ASOCIACIN DE ESTADOS DEL CARIBE AEC

GUA PARA LA ELABORACIN DEL DOCUMENTO DE CONCEPTO DE PROYECTO DE LA AEC (DCP AEC)

NDICE

Documento de Concepto de Proyecto de la AEC se debe escribir el nombre y nmero del proyecto aqu.

ABBREVIATURAS Y SIGLAS..................................4 I.PERSPECTIVA GENERAL DEL PROYECTO....5 A.DESCRIPCIN DEL PROYECTO................5 I.1Nombre del Proyecto...........................................5 I.2AEC Area Focal y Programa...............................5 I.3Objetivos y Justificacin ....................................5 I.4Resultados/Componentes.....................................5 .................................................................................5 I.5Duracin y Costo previstos..................................5 I.6Estado actual del Proyecto...................................5 B.PARTES INTERESADAS................................5 I.7Entidad responsable.............................................5 I.8 Beneficiarios.......................................................5 I.9Instituciones colaboradoras.................................5 I.10Instituciones Ejecutantes...................................5 I.11Instituciones de Financiamiento........................5 II.LGICA DE INTERVENCIN DEL PROYECTO..........................................................6 A.CONTEXTO Y ANTECEDENTES.................6 II.1Caractersticas del sector....................................6 II.2Problemas que se abordarn...............................6 II.3Propuesta de Proyecto........................................6 II.4Otras intervenciones...........................................6 B.OBJETIVOS......................................................7 II.5Objetivo general del Proyecto............................7 II.6Objetivo(s) especfico(s) del Proyecto...............7 II.7Resultados previstos ..........................................7 C.PARTES INTERESADAS................................7 II.8Beneficiarios.......................................................7 II.9Instituciones involucradas ................................7 D.BENEFICIOS, RIESGOS Y SOSTENIBILIDAD .....................................8 II.10Beneficios.........................................................8 II.11Riesgos crticos y Sostenibilidad ....................8 II.12Sostenibilidad ex post ......................................8 III.EJECUCIN DEL PROYECTO..........................8 A.COMPONENTES Y ACTIVIDADES.............8 III.1Descripcin de los componentes .....................8 III.2Listado de las actividades ...............................9 III.3Calendario previsto...........................................9 B.EJECUCIN......................................................9 III.4Recursos fsicos requeridos...............................9 III.5Pericia requerida...............................................9 III.6Equipo de Proyecto ........................................10 III.7Matriz de Responsabilidades..........................10 C.COSTO.............................................................10 III.8Matriz de Financiamiento (hoja de clculo)...10 IV.EVALUACIN DEL PROYECTO.....................11 IV.1Lecciones derivadas de programas relacionados ................................................................................11

Documento de Concepto de Proyecto de la AEC se debe escribir el nombre y nmero del proyecto aqu. ABBREVIATURAS Y SIGLAS
Las abreviaturas y siglas que se utilizarn en el documento deben indicarse aqu, asi como los URLs de las instituciones mencionadas, si existen. AEC: Asociacin de los Estados del Caribe ...

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I.

PERSPECTIVA GENERAL DEL PROYECTO A. DESCRIPCIN DEL PROYECTO I.2 AEC Area Focal y Programa Desastres Naturales (ND), Desarrollo del Comercio y Relaciones Econmicas Externas (TD), Transporte (TP), Turismo Sustentable (ST) o Fondo Especial (SF). Si el proyecto es parte de un programa especifico de la AEC dentro de una rea focal, el nombre del Programa y sus objectivos deben ubicarse aqu.

I.1 Nombre del Proyecto Nombre del Proyecto: El nombre del proyecto permite una identificacin inmediata del proyecto y deber ser una breve frase asociada con preguntas tales como: Qu se va a hacer y con qu propsito? Debe derivarse directamente del enunciado del objetivo especifico del proyecto. rea Focal y Nmero del Proyecto: ND-xxx (Desastres Naturales), TD-xxx (Desarrollo del Comercio y Relaciones Econmicas Externas), TP-xxx (Transporte), ST-xxx (Turismo Sustentable), o SF-xxx (Fondo Especial).

I.3

Objetivos y Justificacin

Objetivo general: es el objetivo a largo plazo que el proyecto busca lograr. Se trata de un enunciado de la solucin al problema que ha sido detectado. Generalmente, el proyecto por s solo no ser suficiente para lograr totalmente el objetivo general. Objetivo(s) Especfico(s) : Aqu se debe definir el producto/servicio final que se lograr como resultado de la ejecucin del proyecto. El proyecto deber limitarse a un objetivo especfico o a no ms de dos en casos extremos. Justificacin: Esto es una breve justificacin del proyecto que define cules son los problemas que se abordarn y cmo contribuir el proyecto a solucionarlos. Tambin debe describir brevemente lo que el proyecto busca lograr y el impacto previsto como resultado de la ejecucin exitosa del proyecto.

I.4

Resultados/Componentes

Estos son los principales productos/ resultados o componentes del proyecto (bienes, servicios, capacitacin...) que se obtienen al emprender una serie de actividades conectadas entre s (estudios, consultoras, seminarios, reuniones...), a fin de lograr el objetivo especifico del proyecto. I.5 Duracin y Costo previstos Duracin y costo estimados para el proyecto. B. PARTES INTERESADAS I.8 Beneficiarios I.6 Estado actual del Proyecto Si es relevante, indicar en que etapa se encuentra el proyecto.

I.7 Entidad responsable Institucin responsable del desarrollo del proyecto

Pases en los cuales se est implantando el proyecto y/o entidades que se beneficiarn de la ejecucin del proyecto.

I.9 Instituciones colaboradoras Instituciones que colaboran a la planificacin y a la implementacin del proyecto I.10 Instituciones Ejecutantes Institucin(es) que implementa(n) el proyecto I.11 Instituciones de Financiamiento Fuente(s) y monto de financiamiento si estn identificados, sino esta parte debera ser completado luego de la presentacin del proyecto ante el fondo especial.

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II.

LGICA DE INTERVENCIN DEL PROYECTO Este captulo deber definir los objetivos, polticas y estrategias que justifican la realizacin del proyecto. A tal fin, debe contener una descripcin de los problemas identificados que estn vinculados con el desarrollo econmico y social; debe indicar cmo abordar el proyecto dichos problemas; y debe aclarar cules grupos estn directa o indirectamente involucrados en los resultados del proyecto.
A. CONTEXTO Y ANTECEDENTES

II.1 Caractersticas del sector Esta seccin deber contener un anlisis general de la situacin en el sector objetivo. El anlisis debe basarse en lo siguiente: situacin econmica actual, informacin sobre el nivel de desarrollo, los problemas que se encaran, polticas de desarrollo llevadas a cabo, etc. II.2 Problemas que se abordarn Esta seccin deber describir y analizar en detalle los problemas encarados por el sector objetivo y destacar la importancia de abordar dichos problemas. El anlisis de la situacin existente es uno de los pasos ms importantes en el diseo de la propuesta de proyecto. El asegura que la propuesta de proyecto est bien articulada con el anlisis de los problemas identificados. II.3 Propuesta de Proyecto Esta seccin deber describir qu tipo de Programa Regional ha desarrollado o est desarrollando la AEC dentro de las cuatro reas prioritarias con el fin de abordar los problemas encarados por el sector. Aqu se debe describir la propuesta de proyecto que representa la respuesta que la AEC espera resuelva los problemas enumerados anteriormente.

II.4 Otras intervenciones Esta seccin deber enumerar otras iniciativas tomadas para abordar los problemas encarados por el sector y demostrar que no existe duplicacin sino ms bien complementariedad con estas acciones previas o en progreso.

B. OBJETIVOS

II.5 Objetivo general del Proyecto El Objetivo general es el propsito ultimo al que el proyecto contribuye, pero est ms all de su alcance inmediato. Generalmente, el proyecto no se bastar para alcanzar el desarrollo del objetivo. Proyectos complementarios sern necesarios para alcanzar este objetivo. II.6 Objetivo(s) especfico(s) del Proyecto El objetivo especfico es el propsito inmediato que el proyecto espera lograr en un periodo dado, por s mismo, y con sus propios recursos. Deber describir de manera clara los beneficios sustentables que el (los) grupo(s) objetivo obtendrn de la utilizacin de los servicios/productos entregados por el proyecto. El proyecto debe limitarse a un objetivo especfico en casos extremos no ms de 2-, la razn de ello es claridad. II.7 Resultados previstos Esta seccin deber describir cmo contribuir la ejecucin exitosa del proyecto a lograr el objetivo de desarrollo. A tal fin, se deber tambin presentar y justificar el impacto de los resultados esperados, demostrando cmo dichos resultados solventarn los problemas descritos en el numeral 2.2, y cmo llenan las expectativas de los beneficiarios.
C. PARTES INTERESADAS

Se debe enumerar todas las partes interesadas y se debe documentar el inters que tiene cada grupo de partes interesadas en el proyecto. II.8 Beneficiarios Estos son los grupos objetivo del proyecto. Es esencial buscar una participacin activa de los beneficiarios en la ejecucin del proyecto, por que la satisfaccin de sus intereses representa el propsito del proyecto y una de los indicadores-clave en el proceso de evaluacin del proyecto. II.9 Instituciones involucradas Esta seccin deber enumerar cada entidad involucrada directa o indirectamente en el proyecto y su inters en el proyecto: institucin ejecutantes, de colaboracin y de financiamiento. La informacin deber incluir el Nombre, Tipo, Ubicacin, Fecha de Constitucin, Mandato y Membreca/Liderazgo. Esta seccin deber tambin incluir los apellidos y posiciones de los representes legales de las principales organizaciones involucradas en el proyecto. Se puede adjuntar cualquier informacin adicional como un anexo.

D. BENEFICIOS, RIESGOS Y SOSTENIBILIDAD II.10 Beneficios Los beneficios son las ganancias que se espera obtendrn los beneficiarios con la ejecucin del proyecto y todos los otros beneficios relacionados directa o indirectamente con la ejecucin del proyecto. II.11 Riesgos crticos y Sostenibilidad Los riesgos son los factores externos que podran afectar el progreso o xito del proyecto (riesgos ambientales, polticos, sociales, financieros y econmicos). Los Riesgos Crticos del proyecto no se refieren a los posibles riesgos resultantes de la realizacin del proyecto, sino a los riesgos y amenazas que podran poner en peligro el progreso o xito del proyecto. Los riesgos deben indicarse en una matriz, as como su probabilidad de aparicin y la forma de abordarlos, especialmente si se les considera como una amenaza importante para la ejecucin apropiada del proyecto.
Riesgos Crticos Clasificacin de Riesgo Alto / Mediano / Insignificante Medidas de Mitigacin de Riesgos

II.12 Sostenibilidad ex post Esta seccin deber describir cmo se sostendr el proyecto luego de su ejecucin, es decir, demostrar que los beneficios obtenidos con la implementacin del proyecto sern sustentables. III. EJECUCIN DEL PROYECTO Este captulo presenta las actividades que se implantarn y los medios fsicos y no fsicos necesarios para la ejecucin del proyecto.
A. COMPONENTES Y ACTIVIDADES

III.1 Descripcin de los componentes Los componentes son los productos (bienes y/o servicios, obras, capacitacin...) que debern producir las organizaciones ejecutantes dentro del presupuesto asignado. Deben ser expresados en trminos de resultados verificables y tareas completadas (obras completadas, sistemas implantados, personal capacitado...). Cada componente debe ser necesario para lograr el objetivo especfico del proyecto. Aqu se debe citar los componentes. Se debe adems indicar su propsito y un resumen de las actividades que se llevarn a cabo bajo cada componente.

III.2 Listado de las actividades Las actividades son las tareas que se llevarn a cabo a fin de producir cada componente / producto que implique gastos. Las actividades dentro de cada componente deben estar numeradas y escritas en orden cronolgico en una frase corta. La lista de actividades es necesaria para identificar los costos unitarios por rubro de gasto (consultoras, materiales, equipos, documentacin, comunicaciones...) y para permitir un control preciso del progreso del proyecto. III.3 Calendario previsto La duracin de la ejecucin del proyecto y de cada componente debe indicarse aqu de la siguiente manera: Aos Meses Componente 1 Componente 2
B. EJECUCIN

1 1 2 3 12

III.4 Recursos fsicos requeridos Los recursos fsicos requeridos debe estar basada en las actividades enumeradas en 3.2. Se deberan los costos de adquisicin de los equipos y materiales requeridos para la ejecucin del proyecto, basndose en cantidades y precios unitarios. III.5 Pericia requerida La pericia requerida debe estar basada en las necesidades para la ejecucin de las actividades enumeradas. Todos los requisitos para los consultores deben estar indicados con precisin (experiencia previa, calificaciones, idiomas, etc...). Los Trminos de Referencia detallados pueden adjuntarse en Anexo. Como parte de los consultores a corto plazo, se debe tambin incluir un consultor de evaluacin para el componente de evaluacin del proyecto. Dicho consultor de evaluacin debe ser un consultor externo que no haya estado involucrado anteriormente en el proyecto.

III.6 Equipo de Proyecto El Equipo de Proyecto est compuesto de actores que tienen una responsabilidad clave y directa en la ejecucin del proyecto (el lder de Equipo -por ejemplo, el Directorio de la AEC en el rea focal del proyecto, consultores a corto plazo y/o largo plazo, etc.). III.7 Matriz de Responsabilidades La matriz de responsabilidades indica el papel de los distintos actores (organizaciones ejecutantes, de cooperacin, de monitoreo, de financiamiento, etc.) en la ejecucin del proyecto.
Papel / Responsabilidad Actor

C. COSTO

III.8 Matriz de Financiamiento (hoja de clculo) Basndose en el presupuesto detallado presentado en el Anexo II , esta matriz deber resumir los costos del proyecto, desglosndolos entre consultoras, equipos, administracin y monitoreo del proyecto, y otros gastos importantes de la siguiente manera:
Unidad Das Honor. / Monto

Fuentes de financiamiento

TOTAL

Consultoras
Honorarios Consultores Viajes Consultores

Equipos (Compra / Produccin) Otros

Monitoreo y Administracin del Proyecto Informes de progreso y final

Comunicaciones Traducciones Gastos imprevistos TOTAL

Nota : Las fuentes de financiamiento se indicarn despues de ser identificadas

Estimacin de los costos de la Unidad Ejecutor: basado en los sueldos y salarios del personal asignado, haga una estimacin del tiempo que estas personas dedicarn a la ejecucin del proyecto. Los costos de adquisicin de los equipos y materiales requeridos para la ejecucin del proyecto aparecen separados. Estimacin de los costos imprevistos: dependiendo del grado de confiabilidad con que se hayan calculado los costos indicados en los numerales anteriores, se deber estimar un porcentaje para imprevistos para cada rubro de costos. Generalmente, este porcentaje se encuentra entre los margenes del 5% y del 10%.

IV.

EVALUACIN DEL PROYECTO El propsito de la evaluacin del proyecto es comparar el progreso de la ejecucin del proyecto con las expectativas planificadas (por ejemplo, confrontar los resultados del proyecto con sus objetivos enunciados). En esta seccin se debe describir la metodologa de la evaluacin del proyecto. El marco lgico es la principal herramienta utilizada en la evaluacin del proyecto. IV.1 Lecciones derivadas de programas relacionados Aqu se debe incluir informacin relacionada a la ejecucin (especialmente las actividades exitosas) y los resultados de otros proyectos similares, con la intencin de ensear la elaboracin del proyecto. IV.2 Enfoque especfico Esta seccin deber presentar las principales interrogantes que sern respondidas por la evaluacin y las claves ms importantes del proceso de evaluacin para el proyecto. IV.3 Indicadores verificables La especificacin de indicadores verificables acta como una comprobacin de la viabilidad de los objetivos y forma la base del sistema de monitoreo del proyecto. Se debe enumerar los indicadores verificables, as como su relevancia. Cada indicador debe especificar la cantidad, calidad y tiempo de los resultados que se obtendrn. Adems, se debe indicar las fuentes de informacin y la forma de recabarla, i.e. los medios de verificacin. IV.4 Informes de Progreso y Final Esta seccin deber contener lo siguiente: las fechas para los informes de progreso y final; la persona a cargo de escribirlos y los objetivos y contenido de dichos informes segn el enfoque especfico descrito en el numeral 4.2. Estos informes debern incluir una comparacin entre los costos estimados y los gastos reales.

ANEXO I - CALENDARIO DE ACTIVIDADES Este anexo tiene como objetivo describir en detalle el tiempo estimado para cada actividad principal, incluyendo el tiempo para cada tarea cuando sea necesario. Este calendario es una herramienta importante que permite comparar el progreso del proyecto y el calendario estimado. Aos Meses
Componente 1 Actividad 1 Actividad Componente

1 2 1 2 3 4 5 6 7 8

1 3

12

ANEXO II - PRESUPUESTO DETALLADO Este anexo deber contener el presupuesto de la forma ms detallada posible. Se debe indicar el costo unitario de cada actividad utilizando los objetos de gastos correspondientes. Esto se har basndose en la experiencia de la ejecucin de actividades de proyecto similares y en la consulta con los recursos humanos que tienen los conocimientos tcnicos relevantes y pericia cada vez que sea posible. Los rubros de gastos pueden ser Consultoras, Equipos, Viajes, Viticos, Capacitacin, Documentacin, Comunicaciones, Traducciones, Informes, etc.
COMPONENTE X : Actividades X.1 X.2 X. TOTAL COMPONENTE X Nota 1: De ser relevante, la estimacin de los honorarios de los consultores puede dividirse en Lder de Equipo, consultores a corto plazo y consultores a largo plazo. Nota 2: En caso de que el proyecto incluya un aspecto financiero importante, especialmente si el proyecto esta destinado a ser rentable, la propuesta de proyecto tendr que incluir un programa de inversin detallado. En estos casos, el financiamiento del proyecto podr incluir fondos reembolsables. Deber presentarse un plan global de inversiones necesarias por fuentes de financiamiento, as como las posibles (o efectivas) condiciones financieras en que se otorgarn los recursos de fuentes externas: - un detalle mensual o trimestral que muestre por rubros de costos como se van a utilizar los recursos financieros, (calendarios de pago de los bienes profesionales, conforme contrato de consultora, de adquisiciones de bienes, etc.) , desglosado por moneda (local y extranjera) durante el perodo de ejecucin del proyecto; - Presentar un plan global de inversiones necesarias para el proyecto tanto por rubros de costo (conforme el captulo anterior) como por fuentes de financiamiento. Lo anterior se requiere para poder atender adecuadamente los posibles reintegros de gastos efectuados con fondos propios y que corresponde a inversiones a realizarse con fondos del financiamiento solicitado; Rubros de gastos
Unidad

Duracin Honor./ Fuentes de financiamiento Costo Total Das Meses monto

Sealar las posibles (o efectivas) condiciones financieras en que se otorgarn los recursos de fuentes externas; Programa de desembolsos: presentar en forma resumida el programa de desembolsos (mensual o trimestral) de los recursos, desglosado por fuentes de financiamiento.

ANNEXO III - MARCO LGICO El Marco Lgico es la principal herramienta utilizada para facilitar la conceptualizacin, diseo, ejecucin, gestin y evaluacin. Su propsito es estructurar el proceso de planificacin y comunicar la informacin esencial sobre el proyecto. El Marco Lgico contribuye a asegurar la relevancia, factibilidad, implantacin apropiada y monitoreo del proyecto, as como su sostenibilidad.
OBJETIVOS INDICADORES VERIFICABLES Estos indicadores describen cmo se medir el impacto general del proyecto. MEDIOS DE VERIFICACIN Estos medios son las fuentes de informacin que se pueden utilizar para verificar si las metas han sido logradas (publicaciones, inspeccin visual, encuestas, etc.). Fuentes que permiten verificar si se estn logrando los objetivos del proyecto. Estas fuentes podran sealar la existencia de un problema y sugerir cambios en los componentes (informes de avance, encuestas, estadsticas, etc.). SUPUESTOS FAVORABLES stos indican los acontecimientos, condiciones y decisiones que son importantes y necesarias para la sostenibilidad de los beneficios generados por el proyecto.

OBJETIVO GENERAL Defina cmo contribuir el proyecto a solventar el(los) problema(s) del sector.

OBJETIVO ESPECIFICO (No ms de dos) Defina el resultado final que se lograr al utilizar los componentes (productos) y que entregara beneficios sustentables a los grupos-objetivo . Se trata de una hiptesis sobre el impacto o beneficio que el proyecto intenta lograr. COMPONENTES / PRODUCTOS stos son los bienes y/o servicios, obras, capacitacin... que la organizacin que implantar el proyecto debe producir segn el contrato del proyecto. Deben estar expresados en trminos de tareas implantadas (obras terminadas, sistemas implantados, personal capacitado).

stos describen cmo se medir el impacto directo obtenido al concluirse el proyecto. Deben incluir las metas que reflejen la situacin al final del proyecto.

Aspectos favorables para el xito del proyecto en la obtencin del objetivo general.

Describa breve y claramente cada componente que se completar durante la ejecucin del proyecto. Para cada uno de ellos, se debe especficar quantitativa y qualitativamente o en terminos de duracin, los servicios y/o productos que quedarn como resultado.

Esto facilita la identificacin de fuentes de informacin para verificar que los productos acordados han sido entregados (inspeccin del sitio, informes de auditora, etc.).

Aspectos favorables que tienen que ocurrir a fin de que los componentes del proyecto logren el objetivo especfico del proyecto para el cual se han llevado a cabo.

ACTIVIDADES / INSUMOS Las principales tareas generales que se llevarn a cabo para complementar cada componente.

Describa el presupuesto para cada componente que se entregar segn el proyecto.

La informacin que verifique si el presupuesto se gast segn lo planeado. En la mayora de los casos, estos son los libros de contabilidad de la unidad de ejecucin.

Aspectos favorables que tienen que ocurrir a fin de completar los productos del proyecto.

ANEXO IV - OTROS En este anexo se puede incluir la informacin relevante sobre las partes interesadas (nombre y ttulo del funcionario encargado, direccin completa, fax, telfono, direccin de correo electrnico, pgina web, actividades, etc.). Se puede incluir la correspondencia sobre el proyecto. Se debe especificar si el producto del proyecto es un bien o un servicio y describir su contenido (un estudio, sistema de informacin, etc.). Adems, si se requieren medios fsicos importantes para la ejecucin del proyecto, su descripcin y cualquier informacin relevante se incluirn en anexos (por ejemplo: los trminos de referencia detallados para los expertos/consultores que sern contratados para la ejecucin del proyecto).