PM 2 go Praxis

Projektmanagement wird ein zunehmend wichtigerer Erfolgsfaktor fr Unternehmen im Wettbewerb. In dieser Ausgabe von PM 2 go Standards lesen Sie die praxisorientierten Kurzartikel aus dem Blog von Projekt Management Beratung.

Digitale Projektablage & klare Dateinamenskonvention

By Andreas Heilwagen on June 13th, 2011

Das Thema Digitale Ablage fhrt immer wieder zu Kontroversen und so hat Dr. Thomas Mathoi vom Bau.Projekt.Management-Blog eine Replik zum meinem gestrigen Posting geschrieben: In meinem Beitrag fr das ProjektMagazin.de vom Februar 2010 habe ich mich eingehend mit der digitalen Projektablage und deren Strukturierung beschftigt. Aus diesem Beitrag darf ich aus gegebenem Anlass quasi als Replik zu Andres Heilwagens BlogPost Wie sieht eine vernnftige Dateinamenskonvention aus? hier ein wenig zitieren: Die Projektablage dient zum einen der Bearbeitung von Projektunterlagen im Team und zum anderen der Dokumentation aller Daten und Informationen sowie des Wissens und der Erkenntnisse, die im Zuge der Projektbearbeitung gewonnen wurden. Es handelt sich dabei um eine strukturierte, mglichst zentrale Sammlung aller projektrelevanten Informationen und Daten, die von (fast) allen Projektbeteiligten bearbeitet und regelmig gepflegt werden. Lokale Ableger der Projektablage bei den einzelnen Projektbeteiligten sollten die Ausnahme bleiben. Falls sie dennoch notwendig sind, muss darauf geachtet werden, dass sie hinsichtlich der Aktualitt der Dateien keinen Widerspruch zu der zentralen Projektablage (z.B. auf einem fr alle Projektbeteiligte zugnglichen Projektserver oder virtuellen Datenraum im WWW) darstellen, d.h. es keine Versionsunterschiede einzelner Dateien und somit ein Aktualittsproblem gibt. Fr die Umsetzung einer Projektablage existieren verschiedene Anstze. Die Bandbreite reicht dabei von einer Arbeitspaket orientierten Gliederung bis hin zu einer chronologischen Zeitschienen-Ablage. Im ersten Fall ist die Ablage z.B. in Projektordner, Teilprojektordner, Arbeitspaketordner untergliedert. Im zuletzt genannten Fall ist der Dateiname jeder Datei und jedes Ordners mit einem vorangestellten Datum versehen, wobei umfangreichere Vorgnge in Ordnern zusammengefasst sind. In Bauprojekten hat sich eine gemischte Struktur aus Projektphasen, PM-Handlungsbereichen und Arbeitspaketen optimal bewhrt. Wesentlich fr das Wiederauffinden und kollaborative Bearbeiten von Dateien ist jedoch auch eine klare und sprechende Dateinamenskonvention. Grundstzlich ist es mglich, Dateien lediglich mit einem sprechenden Dateinamen zu versehen und in der gewnschten Ablagestruktur zu speichern. Betreut man jedoch mehrere Projekte und bezeichnet man innerhalb dieser Projekte manche Dateien gleich (z.B. Quartalsbericht2-2011.pages), besteht die Gefahr, dass man die Datei aus dem Projekt A mit der aus dem Projekt B berschreibt. Zudem verliert man bei vielen Dateien in einem Verzeichnis/Ordner rasch die bersicht. Daher ist es sinnvoll, die Namen der Projektdateien in verschiedene Blcke aufzusplitten, die jeweils durch einen Unterstrich getrennt sind. Bestimmte Dateien lassen sich so schnell mit Hilfe der automatischen Sortierfunktion von Dateimanagern finden (z.B. Finder unter Mac OS X, Explorer unter Windows, etc.). Bewhrt hat sich folgende Struktur aus fnf Blcken:

{Dateityp}_{Projektnummer}_{Kurzbeschreibung}_{Version}_{Verfasse z.B.: DOKU_4711_Dateibezeichnung_v1-2_THM.pages Im ersten Block des Dateinamens steht der Dateityp. Es handelt sich dabei um eine 4-stellige Abkrzung, die bereits einen ersten Hinweis auf den Inhalt der Datei liefert (z.B. DOKU fr Dokument = Schriftstck bzw. Dokumentation, BERI fr Bericht, GRAF fr Grafik, LIST fr Liste, KALK fr Kalulation, SVER fr Schriftverkehr, etc.). Die Projektnummer ordnet eine Datei klar einem Projekt zu, sofern die Projektnummer immer eindeutig auch das jeweilige Projekt identifiziert. Bei der Kurzbeschreibung im dritten Block gilt das Motto: In der Krze liegt die Wrze. Zu lange, epische Bezeichnungen sind unbedingt zu vermeiden. Ebenso drfen keine Umlaute, Leerzeichen, Punkte und Sonderzeichen in Dateinamen vorkommen, da es dann beim Datenaustausch mit anderen Betriebssystemen (z.B. Linux) oder Fremdsprachen (z.B. Englisch) zu Fehlern in der Dateibezeichnung kommen kann. Mithilfe der Versionsnummerierung im vierten Block knnen von einer Datei mehrere Zwischenstnde gespeichert werden (z.B. von einem Quartalsbericht). Dies ist insbesondere bei Dateien empfehlenswert, die in mehreren Arbeitsschritten und vielleicht sogar von mehreren Teammitgliedern erstellt werden. Zudem knnen so auch quasi historische Entwicklungsschritte einer Datei zurckverfolgt werden und man kann anhand der Version im Dateinamen sofort zwischen einem Vorabzug (Versionsnummern: 0.x-) und den letztgltigen, freigegeben Versionen (Versionsnummern ab 1.x) unterscheiden. Bei Protokollen und Schriftverkehr ist es sinnvoll, eine Datumsangabe in den Dateinamen zu integrieren. Die Versionsnummer kann in diesem Fall entfallen, weil es bei Protokollen und Schriftverkehr im Regelfall nur eine einzige Version gibt. Die Datumsangabe ermglicht, diese Dateien im Dateimanager zum Beispiel aufsteigend nach dem Datum sortiert anzuzeigen. Damit das gelingt, muss das Datum im Dateinamen mglichst weit vorne stehen. Geeignet ist die Position im dritten Block, nach Dateityp und Projektnummer: {Dateityp}_{Projektnummer}_{Datum}_{Kurzbeschreibung}_{Verfasser z.B.: SVER_4711_11-06-09_Dateibezeichnung_THM.pdf Wichtig ist dabei auch die Schreibweise der Datumsangabe, die fr eine korrekte chronologische Sortierung im Dateimanager im Format JJ-MM-TT erfolgen muss. Den ganzen Artikel knnen Sie unter ProjektMagazin.de nachlesen.

Wie sieht eine vernnftige Dateinamenskonvention aus?

By Andreas Heilwagen on June 13th, 2011

Eigentlich begegnet mir das Thema bei jedem Kunden und in vielen Fllen kommt nach einigen Runden die gleiche Lsung heraus. Ungnstig ist, dass es sich um ein Thema handelt, bei dem jede(r) unbedingt mitdiskutieren will, da er/sie glaubt durch die Kompetenz eine Datei umbenennen zu knnen prdestiniert zu sein eine langfristig gltige Konvention vorzuschlagen. Das geht hufig schief und fhrt zu Zusatzrunden, in denen dann alle Dateien wieder umbenannt werden drfen. Und die Unfhigsten schreien meist am lautesten, da sie durch die Konvention endlich die Rettung aus ihrem selbstverursachen Chaos kommen sehen Letztlich geht es um das Grundprinzip, verschiedene Versionen von Dateien und Ordner jederzeit kontextfrei und geeignet sortiert finden bzw. identifizieren zu knnen, d.h.: 1. Alle Dateien und Ordner mssen einen Namensbestandteil aufweisen, der ihren Inhalt beschreibt.

2. Alle Dateien und Ordner mssen ggf. einem Oberthema zugeordnet werden knnen. 3. Alle Dateien mssen versioniert sein. 4. Alle Dateien mssen durch den Sortiervorgang des Betriebssystems in geeigneter Reihenfolge dargestellt werden. 5. Alle Dateien und Ordner mssen durch eine Suchmaschine erfasst werden. Kleiner Einschub zu einer modernen Mailkrankheit: Es ist vlliger Unsinn E-Mails auf der Platte ablegen zu wollen, um sie mit anderen zur Verfgung zu stellen oder weil die IT es nicht schafft, gengend Platz auf dem Mailserver zur Verfgung zu stellen. Die meisten IT-Abteilungen stehlen sich aus der Verantwortung einen brauchbaren Mailserver zu betreiben, in dem sie die Postfachgre limitieren (Gru an Exchange). Damit sind Sie als Mitarbeiter in der Pflicht, die Mails anderweitig bis zu 10 Jahre aufzuheben, denn aus juristischer Sicht drfen Sie viele Mails nicht lschen. Falls Ihre IT an der Krankheit leidet, am Besten gleich eskalieren und sehr nachdrcklich darauf hinweisen, dass Plattenplatz billiger ist als Mails auf der Platte ablegen und selbst passende ITMitarbeiter gnstiger einzustellen sind, als den Mailboxplatz zu limitieren. Der Knigsweg heisst hier ffentliche Ordner, d.h. Mails in Postfcher auf dem Mailserver zu kopieren, die allen zur Verfgung stehen und dann mit einer (Desktop-)Suchmaschine zu indizieren. Zurck zu unseren Anforderungen und den Lsungen: 1. Der Namensbestandteil sollte auf den Typ des Dokuments und den konkreten Inhalt hinweisen, z.B. Antrag Kostenerstattung. Abkrzungen sollten auch fr fachfremde Personen klar sein, Umlaute und Sonderzeichen sind selbstverstndlich erlaubt da moderne Betriebssysteme hier so gut wie alles schlucken, auch ber Systemgrenzen hinweg. Die alten Einschrnkungen wie ohne Umlaute und ohne Leerzeichen sind archaisch und beruhen auf einem nicht aktuellen IT-Know-How. Einzige Ausnahme: Leerzeichen sorgen bei manchen Mailprogrammen dafr, dass die in Mails gezogenen Dateinamen nicht mehr durch Klick aufgerufen werden knnen, man muss sie dann in den Finder/Explorer kopieren. Kann man machen, muss man aber nicht machenhier handelt es sich um ein typisches Windows-Problem. 2. Es stellt sich die Grundfrage, ob man alle Dateien auch auerhalb ihres Ordners einem Thema zuordnen knnen will. Ich will es und habe somit meist den Namen des Kunden oder Lieferanten bzw. Projekts in meinen Dateinamen. Falls es sehr viele Dateien werden, lasse ich den Bestandteil auch weg. Bei Ordnern macht es wenig Sinn, die Namen aller bergeordneten Ordner zu bernehmen. 3. Die Versionierung wird hufig ber Versionsnummern vorgenommen, allerdings sind die Formate zu unterschiedlich. Hier hilft die Verwendung des Datums und damit zum nchsten Punkt. 4. Es gibt immer noch Spezialisten, die ein Datum in der Forum TTMMJJJJ in den Dateinamen bringen. Das lsst sich dann auch ganz toll sortieren. Damit das Betriebssystem damit es anfangen kann, ist unbedingt JJJJMMTT zu verwenden, d.h. von den langen zu den kurzen Zyklen. Dieses Prinzip ist auch entscheidend fr das Gesamtkonzept der Datei- und Ordnerbenennung. Grundstzlich vom Allgemeinen zum Speziellen! D.h. wie in einem Regal mit Ordnern kommen zuerst die Ordner, dann die Trennbltter und dann z.B. chronologisch geordnet die Bltter.

5. Bitte nehmen Sie davon Abstand, Alles nur ber eine Hierarchie von Ordnern auffinden zu wollen. Primr werden Dokumente heute ber Suchmaschinen gefunden und Ordner untersttzen nur, wenn die Suchbegriffe ungeeignet gewhlt wurden oder die Dateinamen unglcklich sind. Mails und Dateien gehren komplett indiziert! Wie sieht nun die best practice an Beispielen aus?

Namenskonvention fr Ordner
[(<Datum>|<Ordnungszahl>)-]<Ordnername> Bei Ordnern kommt optional das Datum im Format JJJMMTT oder eine Zahl, um die Reihenfolge unabhngig von der alphabetischen Sortierung ber den Ordnernamen zu beeinflussen. Ordnernamen enhalten keine Verweise auf den darberliegenden Ordner und sind kurz und knackig. Beispiele: 20110609-Umzugsangebote 7-Kreditoren Faux Pas

Namenskonvention fr Dateien
<Datum>-<Thema>-<Inhaltsbezeichnung> Beispiele: 20110609-Finanzamt-Umsatzsteuervoranmeldung Mrz 20110609-Projekt Brchen-Projektplan Und nun viel Spa beim Kommentieren ,-)