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PROYECTO DE MEJORA DE LA CALIDAD EN UN PROGRAMA DE GESTIN DE ESTABLECIMIENTOS CON CONTROL SANITARIO PROJECT OF IMPROVES OF THE QUALITY IN THE MANAGEMENT PROGRAM OF ESTABLISHMENTS WITH SANITARY CONTROL
Hernndez Torres, A.1; Sanlleh Vila, N.2; Gil Collado, N.3; Garca Poveda, A.4; Navarrete, A.5; Villanueva Perea, R.6
1

Departamento de Salud y Consumo. Albarracn. Gobierno de Aragn; 2Colegio Oficial de Farmacuticos de Teruel; 3Farmacutica Comunitaria. Gea. Teruel; 4Departamento de Salud y Consumo. Mora. Gobierno de Aragn; 5Departamento de Salud y Consumo. Teruel. Gobierno de Aragn; 6Departamento de Salud y Consumo. Teruel. Gobierno de Aragn.

Resumen
Fundamento: Centrando las estrategias en la eficiencia y la calidad, la gestin en los equipos de trabajo es fundamental para conseguir una mayor implicacin de los profesionales, una participacin ms flexible y horizontal y una planificacin ms coherente del trabajo de inspeccin. Mtodos: Estudio desarrollado entre los aos 2004-2006 durante el periodo de reestructuracin de los servicios farmacuticos cuando surge la figura del Farmacutico de Administracin Sanitaria (FAS). La adscripcin al programa fue voluntaria. Se analizaron los registros, tanto de Higiene Alimentaria (HA) como de Salud Ambiental (SA), que se disearon para el programa de gestin y que cumplimentaron los farmacuticos. Se realiz una encuesta entre los FAS para sondear el grado de aceptacin del programa de gestin. Resultados: Un 78,52% de los FAS se pudo evaluar y todos ellos cumplimentaron el programa de Gestin. La realizacin de listados fue llevada a cabo por el 85,71%, se historiaron el 78,57% de los establecimientos. El porcentaje de registros cumplimentados fue del 71,43%. Se analiz el porcentaje de establecimientos de HA y de SA que se inspeccionaron utilizando el sistema de gestin: Piscinas, Campamentos Abastecimientos y Analticas, 78,6%; Plaguicidas, 75%; Legionella, 76,9 por ciento; Manipuladores, 21,4%; Bodegas 100 por cien; Panaderaspasteleras 78,57%; Almazaras, 75%; Minorista, 64,3%. La encuesta de satisfaccin arroj unos resultados altos. Conclusiones: : Durante la realizacin del estudio se foment el trabajo en equipo habindose evidenciado un cambio general de actitudes y conductas, unificando criterios y siendo el germen de siguientes trabajos. Palabras clave: Farmacuticos de la Administracin Sanitaria. Calidad en la gestin. Establecimientos con control sanitario.

Abstract
Background: If we focus the strategies on the efficiency and quality, the management of the working teams is essential in order to obtain a larger involvement of the professionals, a more flexible and horizontal participation and a more coherent planning of the inspection work. Methods: A study carried out from 2004 till 2006, during the period of restructuration of the pharmaceutical services when the role of the Health Administration Pharmacist (FAS) arises. Attachment to the program was voluntarily. The lists of both Food Hygiene (FH) and Environmental Health(EH) that were designed for the management program and completed by the pharmaceutics were analyzed An inquiry was carried out amongst the FAS to sound the acceptance rate of the management program. Results: 78.52% of the FAS could be evaluated and all of them completed the management program. 85.71% filled in the listings, 78.57% of the establishments were recorded. The percentage of completed registers was 71.43%. The percentage of FH and EH establishments inspected were analyzed, applying the management system: swimming pools, holiday camps, supplies and tests/analysis 78.6%, Pesticides 75%, Legionella 76.9%, Manipulators 21.4%, Pantries 100%, Bakeries-Pastry shops 78.57%, Oil mills 75%, Retailers 64.3% The satisfaction inquiry produced good results Conclusions: During the realization of this project the teamwork was promoted, showing a general change in attitude and conduct, uniting criteria and being the seed of projects to follow. Key words: Health Administration Pharmacists. Quality management. Establishments with sanitary control.

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INTRODUCCIN
Calidad en la gestin: Los programas de mejora continua de la calidad provienen de la industria manufacturera y han sido adaptados en los ltimos 15 aos en las industrias de servicios y en los ltimos diez en el rea de servicios de salud. La mejora continua de la calidad se desarroll a partir de las ideas de Shewart y Deming y se ha utilizado en las industrias japonesas y estadounidenses.1 Con base al xito en la mejora de la calidad, las organizaciones internacionales de servicios de salud comenzaron a utilizarlo hacia finales de los aos ochenta. Los ministerios de Salud en ms de 30 pases comenzaron a emplear esta visin innovadora para adecuar sus programas. Muchos de los enfoques comparten elementos de esta tcnica empresarial, pero algunas organizaciones de servicios de salud lo han modificado formulando sus propios mtodos y adaptndolos a sus necesidades.2,3 La mejora continua de la calidad es equivalente a la gestin de la calidad total y consiste en un proceso, paso a paso, para la mejora de la calidad utilizado por el personal considerando a la organizacin de forma completa e integral para introducir en la misma cambios e incrementos sucesivos. La gestin de la calidad total implica, por lo tanto, planificar las mejoras, ejecutarlas y vigilar los resultados.4,5 La calidad es control y slo se puede controlar aquello que se planifica.6 La implantacin de un sistema de gestin de la calidad es un proceso ambicioso que afectar a toda la organizacin y en la que todo el personal de la misma debe verse inmerso. La direccin deber liderar el proyecto de mejora de la calidad para que la implantacin sea efectiva. Para que el proceso se haga realidad debe potenciarse la accin conjunta de la direccin y el personal. La sinergia del personal y la direccin ser posible cuando se asignen responsabilidades sobre las tareas a desarrollar, cuando toda la organizacin se implique en el proyecto y lo haga suyo. La asignacin de responsabilidades se debe llevar a cabo como una muestra de confianza de la direccin hacia el personal, no se debe enfocar como un trabajo extra ni como un castigo. Cada organizacin tiene sus propias particularidades, aspecto que debe tenerse en cuenta para evitar que se produzcan interferencias en las actividades cotidianas o conflictos interpersonales.7 Los individuos y los departamentos de una determinada organizacin son, a su vez, proveedores y clientes unos de otros, este concepto de cliente interno que recibe servicios, lleva a incluir la satisfaccin de los profesionales como parte del proyecto de calidad.8

Los programas de calidad paso a paso efectan pequeas mejoras continuas, en vez de grandes mejoras abruptas, a medida que la autoevaluacin se convierte en una parte integral del sistema gerencial de las organizaciones. Nuevo marco de trabajo A raz del Decreto 252/2001, de 23 de octubre, del Gobierno de Aragn, por el que se regula la reestructuracin de los servicios farmacuticos y su integracin en las estructuras sanitarias de Atencin Primaria surge la figura del Farmacutico de Administracin Sanitaria (FAS) encargado de prestar asistencia farmacutica a la poblacin, adems de desarrollar entre otras, las funciones relativas a higiene alimentaria y sanidad ambiental. Cuando se plantea la forma de llevar a cabo las funciones de los FAS, anteriormente desempeadas por los Farmacuticos Titulares, y teniendo en cuenta la proyectada reestructuracin de los servicios perifricos, se detectan una serie de oportunidades de mejora: 1. Heterogeneidad de los procedimientos de trabajo. 2. Variabilidad en el control sanitario de establecimientos. 3. La dispersin geogrfica dificulta la comunicacin entre profesionales. 4. El trabajo en equipo es escaso. 5. Los recursos econmicos y humanos de que disponemos son limitados. 6. La calidad de los resultados conseguidos puede ser mejorada. 7. Insatisfaccin de los usuarios y de los propios profesionales.

MATERIAL Y MTODOS
Componentes del equipo En nuestro proyecto de mejora de la calidad, han participado de manera sinrgica tanto la Subdireccin de Salud Pblica de Teruel, como los FAS( Farmacuticos de la Administracin Sanitaria) de la Provincia de Teruel. Anlisis del problema 1. Acumulacin de zonas. 2. Inexistencia de protocolos de actuacin: elevada variabilidad en la forma de gestionar el trabajo diario, organizacin de ficheros, temporalizacin 3. Deficiencias tcnicas y materiales importantes. 4. Dificultades para hacer una previsin temporal de las necesidades de inspeccin. 5. Divergencia entre el nmero de acciones declaradas a los servicios centrales y las realizadas por los FAS.

Correspondencia:
Antonio Hernndez Torres C/ Collado, 10 44110-Gea Teruel Telfonos: 978702166-626185009-978710127 e-mail: ahernandezt@aragon.es

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Proyecto de mejora de la calidad en un programa de gestin de establecimientos con control sanitario

Tabla 1. DISEO DE NOMENCLATURA DE HISTORIA

LOCALIDAD AL AR BR CA FR GR GU JA MA MO MS NO OR RO SA TE TI TO TR VA VB VC VF VM VO VR LOCALIDAD 1 LOCALIDAD 2 LOCALIDAD 3 LOCALIDAD 4 LOCALIDAD 5 LOCALIDAD 6 LOCALIDAD 7 LOCALIDAD 8 LOCALIDAD 9 LOCALIDAD 10 LOCALIDAD 11 LOCALIDAD 12 LOCALIDAD 13 LOCALIDAD 14 LOCALIDAD 15 LOCALIDAD 16 LOCALIDAD 17 LOCALIDAD 18 LOCALIDAD 19 LOCALIDAD 20 LOCALIDAD 21 LOCALIDAD 22 LOCALIDAD 23 LOCALIDAD 24 LOCALIDAD 25 LOCALIDAD 26 SERVICIO 1 SALUD AMBIENTAL REA 0.0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 19 20 20 20 20 21 27 29 40 10 20 30 0.0 0.0 0.0 FUENTES ABASTECIMIENTOS ANALTICAS AGUA AGUA RESIDUAL HOTELES PISCINAS PLAGUICIDAS TORRES ZONAS ACAMPADA ZONAS BAO TUBRCULOS HARINAS PANADERAS PASTELERA HORNEADO VERDURAS AGUA REFRESCOS POLIVALENTES VACUNAS BOTIQUN TIRAS GLUCEMIA CONFERENCIAS PROYECTO BOTQUINES TITULARIDAD

2 HIGIENE ALIMENTARIA

USO RACIONAL EpS CALIDAD O. FARMACUTICA

4 5 6

6. Inexistencia de un registro de establecimientos fiable. Objetivos Objetivo general Mejorar la gestin de los establecimientos controlados por los FAS, a travs de un reenfoque de las funciones desempeadas por los mismos. Objetivos especficos 1. Unificacin de criterios en los procedimientos de trabajo en salud pblica. 2. Conseguir una mayor implicacin y motivacin, fomentando el trabajo en equipo. 3. Conseguir un mayor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales. 4. Formacin de los FAS en materias relacionadas con la calidad. 5.Disponer de listados dinmicos de las actuaciones en salud ambiental, higiene alimentaria, ordenacin farmacutica y educacin para la salud. 6.Satisfacer a los usuarios internos y externos. Mtodo y actividades para mejorar 1. En cada zona el farmacutico ser el responsable de llevar a cabo el proyecto de gestin.

2. Formacin mediante sesiones de calidad, organizadas en sectores siguiendo una metodologa de accin participativa. 3. Sesiones de puesta en comn de los conceptos trabajados. Aplicacin del plan de mejora El inicio del plan de mejora comprende las siguientes actividades: 1. Estudio retrospectivo de la gestin realizada en los ltimos aos (2001-2004). 2. Implantacin del programa de gestin por el FAS de Albarracn-Cella de forma experimental. 3. Diseo de nomenclatura de historia. Para realizarlo tuvimos como referencia el modelo que se aplica a los usuarios de atencin primaria. Cada establecimiento tiene un cdigo propio que consta de dos letras que indican la localidad, un dgito que nos seala el servicio al cual se adscriben, dos dgitos segn el rea y dos letras que indican la titularidad (ver tabla 1). 4. Seleccin de un programa informtico para la gestin. Existen multitud de herramientas que permiten el establecimiento, documentacin y seguimiento de la evaluacin de un plan de actuacin. Conscientes de que la no disponibilidad y la com-

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Tabla 2. HOJA DE ESTABLECIMIENTOS

FICHAS DE INDUSTRIAS O ESTABLECIMIENTOS Industria o Establecimiento: Direccin Establec.: Actividad: Razn Social: NRSI: Apert / Conva. Telfono: Cd.Post: Fax: Poblac.:

Fecha

Observaciones

PLAN DE AUTOCONTROL APPCC Fecha Observaciones

MANIPULADORES:

D.N.I.

Fecha Curso

Tipo

Empresa Formadora

INSPECCIONESYVISITAS

Fecha

Asunto

Comentario

plejidad en el manejo de programas informticos pudiera ralentizar el objetivo propuesto, decidimos adoptar un plan informtico sencillo basado en Excell.6 5. Hoja de establecimientos. Realizado por el FAS de Cantavieja-Mosqueruela (ver tabla 2). 6. Control mensual de establecimientos inspeccionados y establecimientos existentes (ver tabla 3). 7. Realizacin de las fichas de los abastecimientos. (ver tabla 4). 8. Realizar listados dinmicos de las actuaciones en salud ambiental, higiene alimentaria, ordenacin farmacutica (ver tabla 5). 9. Realizar encuesta personalizada de satisfaccin. 10. Activar la comunicacin entre los FAS va email. Evaluacin y seguimiento 1. El seguimiento ser supervisado por los farmacuticos de la Subdireccin de Salud Pblica de Teruel responsables de cada seccin. Seccin de Higiene Alimentaria y Seccin de Salud Ambiental. 2. La evaluacin del proyecto se realizar trimestralmente, ser llevada a cabo por un FAS y una persona de la Subdireccin. 3. Anualmente se realizar una evaluacin conjunta de todos los sectores en la que se marcarn las pautas para el prximo ao y se analizar la evolucin del programa.

Calendario de evaluacin previsto Para la evaluacin del efecto de la intervencin se dise un calendario que se estructur de la siguiente manera: Fecha de inicio: segundo semestre 2004 Fecha 1 evaluacin: marzo-2005. Fecha 2 evaluacin: mayo-2005. Fecha 3 evaluacin: octubre-2005. Fecha evaluacin anual: diciembre-2005. Implantacin total: ao 2006.

RESULTADOS
Porcentaje de FAS que cumplimentan (grfico 1) Un 78,52% de los FAS se pudo evaluar y se observ que todos ellos cumplimentaron el programa de Gestin. Un 7% de los FAS se encontraba de baja de larga duracin y no se evaluaron Un 15% de los FAS no se pudo evaluar en un primer momento por no mandar los resultados solicitados dentro del plazo. Evaluacin del programa de Gestin (grfico 2) La evaluacin se llev a cabo midiendo los siguientes parmetros: Realizacin de listados, 85,71%.

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Tabla 3. ESTABLECIMIENTOS INSPECCIONADOS/ESTABLECIMIENTOS EXISTENTES

HIGIENE ALIMENTARIA EXISTENTES ENERO TUBRCULOS VERDURAS HARINAS PANADERAS PASTELERA HORNEADO AGUA REFRESCOS POLIVALENTES 1 3 1 12 3 1 1 1 31 EXISTENTES TORRES HOTELES PISCINAS PLAGUICIDAS RESIDUALES ABASTECIMIENTOS CLIMATIZADAS CAMPAMENTOS 5 50 5 2 1 25 1 8 ENERO 3 3 1 14 3 1 1 31 SALUD AMBIENTAL INSPECCIONADOS FEBRERO 2 20 1 1 8 1 MARZO 10 1 INSPECCIONADOS FEBRERO MARZO

1 1

1 3 1

10 1 1

Tabla 4. HOJA DE ABASTECIMIENTOS

FICHAS ABASTECIMIENTOS Empresa: Direccin Actividad Apellidos Nombre Alcalde Secretario Alguacil SINAC: Asunto Telfono Poblacin Mvil Das Horario

Fecha

Observaciones

Protocolo Autocontrol Titular Datos de: Gestor Laboratorio INSPECCIONESYVISITAS Fecha Asunto

Comentario

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Tabla 5. LISTADOS DINMICOS DE LAS ACTUACIONES EN ORDENACIN FARMACUTICA, HIGIENE ALIMENTARIA Y SALUD AMBIENTAL.
ORDENACIN FARMACUTICA 2006. INSPECCIN BOTIQUINES. ZONA ALBARRACN HISTORIA UBICACIN FARMACIA FARMACUTICO TELFONO HORARIO

INSPECCIN

HIGIENE ALIMENTARIA 2006. PAN-220. ZONA CELLA ACTIVIDAD DIRECCIN H RAZN SOCIAL CATEGORA TELFONO

R.S.I. C. Form. INSPECCIN 1 INSPECCIN 2 APPC N Manip. DEF/PLAZO DEF/PLAZO

SALUD AMBIENTAL 2006. ABASTECIMIENTOS-110. ZONA DE SALUD ALBARRACN HISTORIA HABITANTES GESTOR ENCARGADO INSPECCIN DEFICIENCIAS

PLAZO

Porcentaje de establecimientos historiados, 78,57%. Cumplimiento de registros en Higiene Alimentaria 71,43%. Porcentaje de registros en Salud Ambiental 71,43%. Trabajo con las fichas interactivas (grficos, 3 y 4) Se analiz el porcentaje de establecimientos de

Higiene Alimentaria y de Salud Ambiental que se inspeccionaron utilizando el sistema de gestin: Salud Ambiental Piscinas, Campamentos de verano, Abastecimientos de agua potable y Analticas de agua 78,6%. Establecimientos en el programa de Plaguicidas 75%. Establecimientos en el programa de Legionelosis 76,9%.

Tabla 6. ENCUESTA SATISFACCIN

MARCADORES UTILIDAD NECESIDAD EFICACIA OPORTUNIDAD TEMPORAL USO LO USO DIARIAMENTE LO RELLENO CUANDO LO EVALUAMOS LO USO EN CARPETA LO USO EN ORDENADOR MODIFICACIONES SUPRIMIRAS PARA MEJORAR: APORTACIONES DE MEJORA: ORGANIZACIN DE FICHEROS ALFABTICAMENTE POR PUEBLOS ALFABTICAMENTE POR ACTIVIDADES ALFABTICAMENTE POR ESTABLECIMIENTOS OTRAS FORMAS. ESPECIFICAR. SI NO NADA POCO MEDIO BASTANTE MUCHO

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Grfico 1. EVALUACIN DEL TRABAJO DE CALIDAD DE LOS F.A.S

7 ,14% 14,29%

que se comenzaron a cumplimentar dos meses antes de la evaluacin, en una actuacin de mejora de los registros de Higiene Alimentaria. Encuesta de satisfaccin ( grfico 5) La encuesta se realiz entre los FAS para sondear el grado de aceptacin del programa de gestin, as como la valoracin del mismo (ver tabla 6) Se analizaron los siguientes marcadores: Utilidad: un 60% lo valor como bastante til y un 10% como muy til. Necesidad: un 60% manifest que el programa era bastante o muy necesario. Eficacia: un 85% valor el programa como medianamente o bastante eficaz y un 5% como muy eficaz. Oportunidad: un 60% lo consider como bastante oportuno y un 5% como muy oportuno. Proyeccin del programa 1. Los FAS han generado un nada despreciable nmero de propuestas de modificacin y mejora (12), tanto estructurales como funcionales, que

78,57%

F .A.S EVALUADOS F .A.S NO EVALUADOS F .A.S BAJA

Higiene Alimentaria: Bodegas, 100%. Panaderas-pasteleras 78,57%. Almazaras 75%. Minoristas 64,3%. Manipuladores de Alimentos 21,4%. Los bajos resultados en este apartado se deben posiblemente a

Grfico 2. PROGRAMA DE CALIDAD F.A.S.

100,00 90,00
PPORCENTAJE DE F.A.S CUMPLIDORES

80,00 70,00 60,00 50,00 40,00 30,00 20,00 10,00 0,00

REALIZACIN LISTADOS REALIZACIN REGISTROS S.A. REALIZACIN REGISTROS H.A. REALIZACIN REGISTROS H

TAREAS DEVALUADAS

Grfico 3. PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO EN SANIDAD AMBIENTAL

ABASTECEMIENTOS CAMPAMENTOS ANALTICAS PLAGUICIDAS LEGIONELA

ESTABLECIMIENTOS

PISCINAS

73

74

75

76
PORCENTAJE

77

78

79

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Grfico 4. PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO EN HIGIENE ALIMENTARIA

100 80
MANIPULADORES BODEGAS PAN ALMAZARAS AGUAS MINORISTAS PPORCENTAJE

60 40 20 0
ESTABLECIMIENTOS

han ido perfilando un programa dinmico y adaptado a cada puesto. 2.El proyecto de mejora de la calidad en un programa de gestin de establecimientos con control sanitario, ha sido utilizado como base para generar las cargas de trabajo de las distintas secciones de la Subdireccin de Salud Pblica de Teruel, enmarcadas dentro de un Plan Estratgico de la Direccin General de Salud Pblica. 3.La comunicacin continuada entre los miembros ha hecho que se generen grupos de trabajo, grupos de publicaciones, grupos de estudio, cambiando la motivacin y conductas del personal.

resultados, se consiguieron los efectos buscados, tanto en la gestin de los establecimientos como en el cambio de las actitudes y conductas del personal implicado. Los efectos ms importantes han sido: 1. Satisfaccin personal de los FAS. 2. Se ha fomentado el trabajo en equipo. Se ha conseguido crear informes y protocolos de actuacin en el trabajo diario. 3. Germen para trabajos posteriores de H.A., S.A., etc. 4. Se facilita el trabajo para los futuros FAS. 5. Agilizacin de la puesta al da cuando se producen traslados entre los trabajadores de la organizacin. 6. Se han unificado criterios en la forma de trabajar 7. Se ha potenciado la comunicacin entre los FAS, lo que ha originado intercambio de informacin, puesta en comn de los problemas y resolucin conjunta de los mismos. 8. Se ha evidenciado un cambio general de actitudes.

DISCUSIN
En el estudio fue posible evaluar el efecto a corto plazo de la implantacin de un proyecto de mejora de la calidad en un programa de gestin de establecimientos con control sanitario. De acuerdo con los

Grfico 5. MARCADORES DE SATISFACCIN

100 50
NADA POCO MEDIO BASTANTE MUCHO PPORCENTAJE

40 30 20 10 0
UTILIDAD NECESIDAD EFICACIA OPORTUNIDAD TEMPORAL MARCADORES

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9. Han surgido actitudes y conductas con propuestas de solucin o de cooperacin o ayuda. Los resultados y la comunicacin continuada entre los miembros nos muestra la existencia de un cambio en las actitudes y conductas del personal debido a la aplicacin del programa, sin embargo, es deseable eliminar otras causas potenciales del cambio en actitudes y conductas. Los resultados de este estudio permiten sustentar la importancia de este tipo de intervenciones para la mejora de la calidad. Intervenciones sencillas como

sta, podran ser implantadas con xito en organizaciones similares, ya que implican un bajo coste y un potencial de mejora importante. El cambio de actitudes y conductas son aspectos que pocas veces se evalan. Es necesario estudiar a fondo los mecanismos que garanticen que estos cambios se mantengan a mediano y largo plazo. Existen programas en diferentes instituciones que no se conocen. Es importante para el desarrollo del campo fomentar la publicacin de estas experiencias. Deseamos que sta sea una contribucin en ese sentido.

REFERENCIAS
1 2 3 Rosander AC. Los catorce puntos de Deming aplicados a los servicios. Ann Arbor (Mich): Daz de Santos, 1994:1-7. Network en espaol. Fam Health Int 1993;8:1-33. Jain A, Bruce J, Mensch B. Setting standards of quality in family planning programs. Stud Fam Plann 1992; 23(6):392-95. Alvear-Sevilla C. Calidad Total II: Aseguramiento y mejora continua. Mxico, D.F.:Limusa, 1999:167 Juran JM. Juran on planning for quality. Nueva York: Free Press, 1988 6 7 8 Rubio LF. Implantacin de un sistema de gestin de la calidad. Aula de la farmacia. 2006;(28): 62-65. Rubio LF. Implantacin de un sistema de gestin de la calidad. Aula de la farmacia. 2006;(26): 64-65. Saturno PJ. Concepto y Medicin de la Calidad. Curso de Calidad Asistencial en Atencin Primaria. Universidad de Murcia. Perrow C. Sociologa de las organizaciones. 3a. edicin. Madrid: Mc Graw Hill, 1993:96-104.

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