Casa matriz. Contabilidad. Organizacin de ventas. Departamentalizacin territorial.

Personalidad jurdica Agencias y Sucursales:

- Son medios para proyectar la organizacin de ventas en territorios situados a alguna distancia de la oficina central. - Son lugares de negocios sin personalidad jurdica en los que la empresa efecta toda, o parte de su actividad, procedimiento tpico de expansin.

Agencia:
Una agencia es una etnicidad, fsica o moral, que ejerce sus actividades con independencia econmica y administrativa de la casa matriz. Su funcin: consiste en distribuir los productos de un tercero, al cual se conoce como casa matriz.

Diferencia entre agencia y agente:

La diferencia bsica entre agencias y agentes es que aquellas cuentan con un local fsico con instalaciones para distribuir los bienes o servicios a donde normalmente el cliente acude a comprar los productos, mientras que los agentes son personas fsicas que visitan a los potenciales clientes y no cuentan necesariamente con un local.

Caractersticas de una agencia o de un agente:

- Normalmente distribuyen productos de diferentes marcas y fabricantes. - Cobran comisin por las mercancas vendidas. - No mantienen inventarios. Colocan pedidos, adems de efectuar cobranzas y remitir el efectivo a la casa matriz.

Ventajas:
- Poca inversin en infraestructura. - La comisin es un costo variable de ventas. - Rpido crecimiento. - Menores costos laborales.

Desventajas:
- Elevado porcentaje de pago de comisiones. - Prdida de control. - No existe contacto directo con el cliente. - Mayor cartera incobrable. - Poca fidelidad de los agentes.

Contabilidad de la casa matriz.

La casa matriz debe matriz debe llevar un control contable de las ventas, costos y, en su caso, de los gastos de cada agente, con el fin de calcular las comisiones, informacin estadstica de carcter administrativo as como otros datos de relevancia. Este control puede ser realizado mediante las cuentas denominadas costo de ventas de agentes, gastos de ventas de agentes y ventas de agentes. Cada una de estas cuentas debe tener un sud cuenta por cada agente. Para el control de los inventarios se puede utilizar el procedimiento analtico o inventarios perpetuos. Cuando la casa matriz decide enviar mercanca al agente, debe efectuarse un control especial de la mercanca en consignacin, ya que la propiedad de sta es conservada por la casa matriz. Si la mercanca que se enva al agente ya ha sido previamente vendida por ste, el importe de los fletes, seguros y dems gastos originados por el envo deben considerarse como gastos de ventas. Si la mercanca es enviada en consignacin, los gastos relacionados con la remisin deben ser considerados parte del costo de la mercanca. Es conveniente llevar un control de esos gastos debido a que la distancia de la casa matriz al domicilio del agente determina una mayor o menor utilidad neta sobre las ventas. Es poco comn que las empresas utilicen sistemas manuales para realizar la contabilidad, la seleccin de un adecuado programa de cmputo es primordial para un eficiente desempeo de los sistemas de informacin contable y administrativo.

Sucursales:
El establecimiento de sucursales consiste en crear extensiones de la misma compaa en diferentes lugares en los que se efecten operaciones para los clientes. La casa matriz necesita conocer la informacin financiera, los resultados de operacin y los cambios en la posicin de cada una de las sucursales que integran su empresa, ya que

constituyen un elemento de juicio, imprescindible cuando existe la necesidad de abrir o cerrar sucursales, as como para evaluar la administracin de cada una de ellas.

Caractersticas para la apertura de una sucursal:

- Jurdicamente son una extensin de la casa matriz. - Fiscalmente se considera que el contribuyente ha abierto un nuevo local, por lo que es necesario presentar el correspondiente aviso al Registro Federal de Contribuyentes. - Efecta su propia facturacin. - Por su naturaleza, tienen un local propio, por lo general tienen inventarios y, de acuerdo con sus caractersticas, pueden o no llevar una contabilidad propia, que debe ser integrada cada cierto tiempo a la de la cas matriz. El local y las inversiones necesarias para su constitucin son aportados por la casa matriz.

Aspectos financieros:
Generan costos variables en menor proporcin que los agentes, lo cual se debe a que no pagan comisiones por ventas. Los costos fijos son ms elevados por la inversin en infraestructura. Debido a que el total de la inversin es aportada por la casa matriz, los costos fijos con que opera son ms elevados, lo que ocasiona un mayor apalancamiento operativo que genera un mayor potencial de riesgo a bajos volmenes de venta. A volmenes altos el rendimiento se incrementa rpidamente. La estructura financiera que presenta la empresa vista como un todo es mayor y ms firme. Debido al monto de la inversin requerida, la empresa tendr ms activos y, segn el financiamiento de los mismos, pondr presentar mayor firmeza financiera. Control de puntos de venta. El trato con los clientes es directo, es decir, sin intermediarios, por lo que es ms fcil detectar necesidades y evaluar el grado de satisfaccin de los mismos. Debido a los menores costos fijos es posible que el margen de utilidad sobre las ventas sea ms elevado que cuando se vende a travs de agentes. Sin embargo, el margen de rendimiento sobe la inversin puede no ser tan elevado debido a la mayor inversin en activos fijos.

Las sucursales pueden ser:

a) Locales b) Forneas

Sucursales Locales:
Son las que se ubican en la misma ciudad que la casa matriz. El establecimiento de este tipo de sucursales obedece a que en ocasiones es difcil para el cliente acudir a las instalaciones de la casa matriz debido a la lejana o dificultada para llegar a ella. Para proporcionar un mejor servicio y, evitar que el cliente acuda con los competidores, se fundan sucursales en diversas partes de la misma ciudad. Una de las ventajas contables de esta estrategia es que por su cercana, es posible centralizar diariamente en la casa matriz la informacin generada por cada una de ellas as como los cortes de caja. Simplifica las reposiciones de mercancas vendidas, gracias a lo cual la sucursal no necesita hacer compras directas a los proveedores ni manejar cuentas de cheques. Desde el punto de vista financiero, esto es sano debido a que evita saldos muy elevados en los bancos y en inventarios, adems, permite un manejo ms eficiente de los recursos financieros de la empresa. Es posible que la casa matriz desee llevar el control de las operaciones de la sucursal local como tctica para reducir costos administrativos. En ocasiones y principalmente motivado por el tamao que pueden llegar a alcanzar las sucursales locales, la casa matriz puede decidir descentralizar el control administrativo de las sucursales mediante la delegacin de algunas funciones administrativas en cada una de ellas. De esta manera, el funcionamiento de las sucursales puede ser mucho ms gil y responder a las oportunidades ya los retos del entorno en el que efecta su actividad. En el caso de la administracin de la casa matriz decida controlar e integrar a su sistema contable y administrativo directamente los aspectos de operacin y financieros de cada sucursal, por lo menos debe controlar los siguientes elementos: - Mercancas en existencia. - Utilidades o prdidas generadas. - Otros elementos que considere necesarios. Para llevar este control, la casa matriz puede establecer cuentas especiales y registros auxiliares para el registro de las ventas, costos y gastos originados por el funcionamiento de cada sucursal. En la mayora de los casos, la existencia de mercancas debe ser evaluada al costo ms los gastos incurridos para el traslado de la misma sucursal, ya que desde el punto de vista, la sucursal equivale a un almacn e3 la casa matriz.

Sucursales Forneas:
Las sucursales forneas se utilizan cuando se desea abarcar mercados ubicados fuera de la localidad en la que se encuentra la casa matriz. Aqu las sucursales funcionan de manera similar a las locales, aunque la distancia que la separa de la oficina principal les permite y a veces hace indispensable una mayor independencia. Este tipo de sucursales requiere de un fondo de efectivo para su operacin, realizan un control propio de cartera y en ocasiones hacen sus propias compras en los casos que resultan ms prcticos hacerlo directamente a los proveedores en lugar de solicitar remesas de la casa matriz. Debido a la distancia, resulta ms difcil la centralizacin diaria de la informacin contable, una solucin es comunicarse a travs de una red de computadoras enlazadas por mdem, otra, utilizar el envo peridico de la informacin a travs de un servicio de mensajera. Cuando las operaciones de la sucursal son demasiado voluminosas, este envo diario de informacin no resulta prctico. Es este caso lo ms conveniente es que la sucursal posea su propia contabilidad, y enve cada cierto tiempo su informacin contable a la casa matriz. El catalogo de cuentas que utilice la sucursal para el registro de sus operaciones debe ser el mismo que el de la casa matriz ya que, las balanzas de movimientos deben sumarse cada cierto tiempo y la uniformidad de las cuentas que se manejan simplifica este procedimiento. Para el control de las operaciones en este tipo de sucursales se manejan las cuentas siguientes:

En la casa matriz: 1) Sucursal cuenta de inversin:

Se utiliza para registrar el importe de los bienes que se envan a la sucursal para su constitucin, as como los gastos incurridos para iniciar sus operaciones. El saldo de la sucursal le sirve a la casa matriz como un control de la inversin realizada en las sucursales y como un parmetro para medir le rendimiento de cada una de ellas en funcin de la inversin realizada.

2)

Sucursal cuenta corriente:

Despus de la creacin de la sucursal, es normal que ocurran transacciones que representen cuentas corrientes entre la casa matriz y la sucursal. La caracterstica de estas transacciones es que no representan inversiones en la sucursal ya que no tienen la finalidad de permanecer en la misma.

En la sucursal: 1) Matriz cuenta de inversin:

Representa la contra cuenta de la que utiliza la casa matriz para contabilizar las inversiones que efecta en las sucursales. Es el equivalente al capital con que opera sta, por los que su naturaleza es acreedores.

2) Matriz cuenta corriente:

Es la contra cuenta de la que utiliza la casa matriz para las cuentas corrientes con la sucursal. Su naturaleza puede ser deudora o acreedora, pero siempre de igual saldo y diferente signo que la casa matriz.

Diferencias entre Agencia y Sucursal: Agencias

a) Tienen un surtido de muestras para que las vean los clientes, pero no mantiene existencias para hacer las entregas a los clientes. Los pedidos se envan a la casa central y sta la que los sirve. b) Los crditos son concedidos por la casa matriz, las cuentas por cobrar se lleven en los libros de la casa matriz, sta efecta los cobros. c) El fondo fijo para los gastos de la agencia lo provee la casa matriz, la cual lo repone a medida que se agota. La agencia no maneja ningn otro efectivo.

Sucursales:
a) Mantiene existencias de mercancas, la mayor parte de las cuales son obtenidas en la casa central, pero parte de las cuales puede haber comprado en otras entidades. Las entregas se hacen de las existencias de la sucursal. b) Los crditos son concedidos por la sucursal; las cuentas a cobrar se llevan a en los libros de la sucursal; sta efecta los cobros. c) Los cobros efectuados por la sucursal son depositados en un banco local para que los acredite a la misma; el gerente de la sucursal extiende los cheques para pagar los gastos. Una agencia ejerce las mismas funciones, pero ms o menos, que un viajante, en tanto la sucursal desempea la mayor parte de sus funciones de una empresa independiente, sujeta solamente a la inspeccin y el control de la casa matriz. Si bien existen agencias y sucursales, existen otros establecimientos que tienen algunas de

las caractersticas de ambas. Agencias que ejercen algunas de las funciones de las sucursales, y sucursales sujetas a algunas restricciones que se aplican a las sucursales. Si una agencia desempea alguna de las funciones de una sucursal o si una sucursal se halla sujeta a alguna de las restricciones que generalmente se aplican a las agencias, se modifican necesariamente sus sistemas de contabilidad para adatarse a la situacin.

Cuentas de las agencias:

Una agencia no necesita llevar un sistema de contabilidad por partida doble. Lo nico que necesita es un libro de caja en el cual anota el dinero recibido de la cas matriz para su fondo fijo, y los pagos hechos con el mismo para sus gastos. El registro de pagos suele llevarse por duplicado. Cuando el fondo fijo disminuye y se desea un cheque para reponerlo, se enva a la casa central una copia de la hoja de pagos, juntamente con los justificantes como evidencia de la ndole a correccin de los desembolsos efectuados, y la copia queda en poder de la agencia. Los asientos a realizar por la casa matriz dependern de si la gerencia desea determinar las utilidades netas.

Cuentas de las sucursales:

Esta es ms complicada que la de las agencias. Lleva un juego completo de libros en el cual anota las mercancas recibidas de la casa matriz y las adquiridas de otras entidades, las ventas, las cuentas a cobra, las cuentas a pagar y los gastos. El mayor contiene una cuenta denominada Casa Central, a la cul se acredita todo aquello que se recibe de la casa matriz y debita de lo que se enva a la misma. Cuando las mercancas se facturan a la sucursal al precio de venta, los procedimientos de contabilizacin son los mismos, sin embargo en vez de rebajar el inventario de la sucursal el precio de costo mediante un porcentaje que se basa en un tipo uniforme de recargo, deben aplicarse diferentes recargos departamentales para ese clculo, o hacer un clculo individual para cada partida del inventario de la sucursal. El activo fijo de las sucursales se lleva por lo regular en los libros de la casa central. Algunos de los gastos aplicables a las operaciones de la sucursal pueden aparecer en los libros de la casa central en lugar de aparecer en los de aqulla. Despus de contabilizar las utilidades tal como las expone la sucursal, la casa matriz debe hacer los asientos en sus libros cargando a Utilidad o Prdida Neta de la sucursal y acreditando Gastos por Depreciacin.