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Conocer el manejo adecuado de Microsoft Excel para los fines de la Contabilidad Cumplir con las obligaciones de los entes contables en las fechas programadas
Concepto de Contabilidad Contabilidad es la ciencia que recopila informacin mediante documentos fuente, los cuales deben ser analizados y clasificados para luego registrarlos dando inicio al proceso contable cuyo resultado es el de proveer informacin para una adecuada toma de decisiones. Sobre este concepto no existe una definicin universalmente aceptada. Como se inici la Contabilidad Debemos destacar tres perodos claramente definidos que son: 1. Perodo emprico, que comprende las primeras manifestaciones de la Contabilidad, hasta el ao de 1494, aqu se destacan las primeras necesidades del ser humano de conocer y controlar su economa pues aparecen los primeros comerciantes; en principio la contabilidad era una simple retencin mental para identificar la posicin deudora o acreedora frente a terceras personas, pero esto no resultaba eficiente, pues la memoria es frgil y se tena que pensar en algn tipo de registro donde queden asentados por escrito los diversos actos de comercio o de intercambio de aquel entonces. Por sta razn se tuvo que recurrir a prcticas escritas sobre planchas, papiros, tablillas, etc. con el objeto de guardar una memoria de las diversas transacciones, sta prctica lleg a su mxima expresin en el imperio romano donde ya existan libros para registrar los cobros y pagos principalmente. Sin embargo sta ayuda memoria no resultaba del todo eficiente ya que se trataba ms de una narracin que representaba los acontecimientos econmicos aisladamente y dejaba algunos espacios en blanco para luego cerrar las operaciones abiertas en cada da, es decir se trataba de una partida simple que no
3. Perodo cientfico, que comprende desde 1914 hasta nuestros das y se destaca el estudio de las doctrinas de varios pases, entre ellos: Italia, Francia, Alemania, Portugal, Espaa, Argentina, Uruguay, Brasil y Estados Unidos. Cada pas a traves de varios representantes, ha contribuido al enriquecimiento de esta ciencia aportando importantes teoras econmicas, ste proceso continua hasta nuestros das. Quienes deben llevar Contabilidad? Dependiendo de la poltica de cada pas esto puede variar, en el caso de Ecuador estn obligadas a llevar Contabilidad todas las empresas, tengan o no fines de lucro, adems una persona natural, debe llevar contabilidad exclusivamente cuando cumpla con cualquiera de las siguientes condiciones: Opere con un capital propio superior a los USD 60.000 (al inicio de sus actividades econmicas o al 1ro. de enero de cada ejercicio impositivo). Tenga ingresos brutos anuales de su actividad econmica (del ejercicio fiscal inmediato anterior), superiores a USD 100.000 Tenga costos y gastos anuales, de su actividad empresarial (del ejercicio fiscal inmediato anterior), superiores a USD 80.000. En caso de personas naturales que se dediquen a la exportacin de bienes debern obligatoriamente llevar contabilidad, independientemente de los lmites antes indicados. La contabilidad debe ser llevada bajo la responsabilidad y con la firma de un contador legalmente autorizado. ACLARACIN: Desde el ao 2000, la moneda que se maneja en Ecuador es el dlar de los Estados Unidos de Amrica, por esta razn muchas de las citas, ejemplos y transacciones sern hechas en esta moneda.
[1] Como podemos observar, todas las facturas que se emitan en el pas deben cumplir todos estos requisitos para que el documento sea vlido, caso contrario no puede ser considerado como sustento de la transaccin. Existen otros documentos fuente que normalmente acompaan a las facturas como son los cheques, comprobante de retencin, comprobante de egreso, etc. Todos en conjunto respaldan las transacciones efectuadas. Dentro de la Contabilidad existen variados documentos que tambin sirven de fuente de informacin como son: contratos de prestacin de servicios, contratos de arrendamiento de bienes inmuebles, contratos de compra-venta de vehculos, roles de pago, planillas de servicios bsicos, estados de cuenta, notas de dbito, notas de crdito, documentos nicos de importacin, formularios para la declaracin de impuestos, planillas del seguro social, vales de caja chica, etc.
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Como toda ecuacin, la ecuacin contable es susceptible de sufrir variaciones mediante la transposicin de trminos, de esta forma podemos obtener las siguientes variaciones.
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Esta segunda variacin es conocida como ecuacin patrimonial. Como vemos se puede despejar cualquiera de los trminos que conforman la ecuacin contable. ILUSTRACIN: Primera operacin: Para una mejor interpretacin de la importancia que ejerce la ecuacin contable, en los negocios vamos a suponer que se inicia un negocio de prestacin de servicios tursticos, para lo cual se ha constituido una compaa limitada denominada Fragata Tours Ca. Ltda., con un aporte en efectivo de $12.000,oo. 1era. Ecuacin contable:
Comentario: El valor del lado izquierdo de la ecuacin contable es igual al valor del lado derecho. El Activo es igual a $12.000,oo, la suma de los Pasivos (0,oo) ms el Patrimonio es igual a $ 12.000,oo Segunda operacin: Con el propsito prestar servicios de transporte a turistas, la empresa adquiere un Vehculo tipo furgoneta en $18.000,oo, con un Pagar a 180 das. Variacin ecuacin contable: aumento de un Activo por el aumento de un Pasivo.
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Comentario: Se compra un vehculo que pasa a ser parte de la propiedad de la empresa (Activo), por tanto, el total del activo luego de esta operacin es igual a $ 30.000,oo. Por otra parte el Pasivo tienen una obligacin (pagar) a cancelar, por el valor del Vehculo igual a 18.000, mantenindose estable el Patrimonio, Con lo que se justifica la ecuacin contable (Activo = Pasivo + Patrimonio). Tercera operacin: La empresa compra un Computador en $1.800,oo en efectivo. Variacin de la ecuacin contable: disminucin de un Activo por el aumento de otro Activo, mantenindose constante el Pasivo y el Patrimonio.
Comentario: Los pagos de combustible y viticos disminuyen el efectivo a $13.800,oo (14.200-400) afectando al Patrimonio por que los gastos tienen un efecto inverso al de los ingresos, por tanto, el Patrimonio se ve reducido en $400,oo (16.000 400) La igualdad de la ecuacin contable siempre se mantiene. RESUMEN FINAL DE LAS OPERACIONES A continuacin presentamos la Posicin Financiera de las Empresa Fragata Tours Ca. Ltda., luego de las operaciones efectuadas.
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[1] Econ. Victor Hugo Vela Oviedo, gua de Contabilidad I, Universidad Tecnolgica Amrica, Unita
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Los trminos Debe y Haber tienen mas una connotacin fsica dentro de la cuenta, que de otra ndole; se les conoce tambin como Cargo y Abono; existen dos tipos de cuenta, las cuentas de gestin y las de patrimonio, stas ltimas aparecen en el Balance General o Estado de Situacin, mientras que las cuentas de gestin pertenecen a gastos o ingresos de la entidad y pertenecen al Estado de Prdidas y Ganancias. Las cuentas son de naturaleza deudora o acreedora, por lo general las cuentas que tiene naturaleza deudora representan a un activo o un gasto, mientras que las cuentas de naturaleza acreedora, representan a un pasivo o un ingreso, por ejemplo en el caso de la cuenta CAJA, es una cuenta de activo por tanto su naturaleza es deudora, esto quiere decir que recibe valores en el Debe cuando registra ingresos y cuando entrega valores en el Haber, es por pagos realizados por diferentes conceptos, pero prevalece un valor mayor en el Debe.
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Como podemos observar, a ms del nombre de la entidad o compaa, debe ir el nombre del libro contable, en este caso DIARIO GENERAL, seguidamente debemos registrar el nmero de folio; a continuacin tenemos una columna para registrar la FECHA de cada transaccin, seguidamente en DESCRIPCION, debemos hacer constar las cuentas que han intervenido en la operacin, en REF. colocamos una referencia o cdigo de cuenta, finalmente registramos los valores que deben ir al DEBE y los valores que deben ir en el HABER, cumpliendo el principal principio de la Contabilidad, la partida doble. Asientos Contables Los asientos contables son los registros que se van asentando en forma cronolgica en el DIARIO GENERAL, previo a un anlisis de las cuentas que deben debitarse (registrar en el DEBE) y las cuentas que deben acreditarse (registrar en el HABER), a este anlisis se le denomina JORNALIZACION. Para ejemplificar mejor esta situacin vamos a suponer que la empresa adquiere un vehculo y que paga con cheque la suma de 12.000 dlares. Antes de proseguir el Contador debe asegurarse de que posee toda la documentacin que sustenta la transaccin, esto es, la factura, el
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Luego procede a registrar en el DIARIO GENERAL la transaccin, con el siguiente asiento contable:
En este asiento podemos observar las siguientes partes: 1.- Un nmero de identificacin ------- 1 ------2.- La fecha 26-ago-20.. 3.- La cuenta que se debita: Vehculos con su referencia 1.2.1. 4.- La cuenta que se acredita: Bancos con su referencia 1.1.2. 5.- El valor del DEBE de la cuenta Vehculos 12.000 6.- El valor del HABER de la cuenta Bancos 12.000 7.- Una referencia de la transaccin realizada: Registro de la compra del vehculo marca , chasis No.., motor , con cheque No. Por regla general todo asiento debe contener estas partes. Finalmente nos aseguramos que el asiento est cuadrado por cuanto mantiene igualdad de valores tanto al DEBE como al HABER. ASIENTO SIMPLE.- El asiento que hemos realizado es considerado como asiento simple, por cuanto ha intervenido una sola cuenta deudora y una sola cuenta acreedora.
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A continuacin vamos a realizar un asiento mixto, donde intervienen varias cuentas deudoras y una acreedora. Para esto conocemos que un nuevo socio se integra a la compaa y da un aporte econmico de $ 18.000 de los cuales $ 15.000 lo deposita en Bancos y $ 3000 los ingresa a Caja, adems trae 3 equipos de computacin valorados en $ 2.000. El registro de este asiento es de la siguiente manera:
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Como podemos observar en los asientos realizados, se cumple el principio de la partida doble, tambin en cada uno observamos los 7 pasos que se cumplieron en el asiento nmero 1. Originalmente cuando surgi la Contabilidad, estos libros se tenan que llevar a mano, con buena letra, sin manchones ni enmendaduras, sin embargo con el desarrollo de la civilizacin ahora pues, se pueden realizar en modernos sistemas computarizados, el formato del diario general mantiene su estructura de fondo, pero en algunos casos a cambiado ligeramente de forma para facilitar la jornalizacin conocida modernamente como digitacin de documentos contables. Para mantener un archivo de estos libros es necesario imprimirlos y luego encuadernarlos, pues son necesarios para cualquier consulta posterior o para verificar cualquier dato en caso de litigio entre las partes involucradas, existen diferentes criterios sobre el tiempo que se deben conservar estos libros, dependiendo de la legislacin de cada pas.
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El 2 de agosto de 20_ _ se paga $ 600 con cheque 01 del Banco Popular como abono a la Cuenta por Pagar. En esta misma fecha realizamos el cobro de $ 1.500 de
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Para iniciar el proceso de mayorizacin, contamos las cuentas del primer asiento y
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Este proceso en los inicios de la Contabilidad no estaba libre de error, por tanto era necesario realizar una prueba que se denomina Balance de Comprobacin, precisamente para comprobar si se realiz bien el proceso de mayorizacin. Balance de Comprobacin Este balance sirve para comprobar que la suma de los saldos deudores y acreedores de todas las cuentas que han intervenido en la Contabilidad, totalicen valores iguales, de ser as se tendr la certeza de que el proceso estuvo bien realizado, caso contrario hay necesidad de volver a revisar el proceso de mayorizacin hasta que los
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______________ Con este balance hemos podido comprobar que el proceso se realiz correctamente, en razn de que obtenemos cifras iguales tanto en el Debe como en el Haber de las Sumas, cuando estas dos columnas cuadran, es un buen indicio de que las otras dos columnas de saldos, tambin van a cuadrar y efectivamente as es. Con este pequeo ejercicio el lector puede tener una mejor idea del desarrollo del proceso contable, hemos incluido aqu nicamente cuentas del Estado de Situacin pero posteriormente incluiremos tambin cuentas de ingresos y gastos. Al realizar un anlisis de las dos primeras cuentas del Balance de Comprobacin observamos que estas han registrado movimientos tanto en el Debe como en el Haber, esto se pone de manifiesto tambin en las cuentas de mayor y se debe a que las cuentas que representan mayor liquidez como son Caja y Bancos, siempre tienen mayor movimiento que las otras cuentas, por tanto es preciso que cuando se haga este tipo de ejercicio, la T para estas cuentas, sea un poco mas grande que el resto de cuentas para poder registrar un mayor nmero de movimientos. Una vez totalizadas las cifras, se traza doble lnea debajo de los valores, para indicar que se encuentran cuadrados, finalmente es necesaria una firma de responsabilidad del Contador que certifica este Balance.
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10. Hoja de trabajo como herramienta para elaborar los estados financieros
La Hoja de Trabajo Esta hoja segn algunos autores no constituye un documento oficial de la Contabilidad, sino que sirve de herramienta para que el Contador pueda elaborar los estados financieros y presente de forma resumida todas las cuentas que han intervenido en el proceso, se elabora a partir del Balance de Comprobacin. Para ilustrar de mejor manera el uso de este documento, vamos a continuar con nuestro ejercicio incluyendo esta vez cuentas de ingresos y gastos. Transacciones: a) El 5 de agosto de 20_ _ se reciben en Caja $ 18.000 del cliente Productos Kevin por concepto de cancelacin de factura 01 por Comisiones ganadas por servicios de publicidad, comprobante de ingreso 02. b) El 6 de agosto de 20_ _ se deposita en el Banco Popular, el valor ingresado a Caja el da anterior, segn papeleta 6258. c) El 6 de agosto de 20_ _ se cancela a Radio Iris por pautas publicitarias de nuestro cliente Productos Kevin, el valor de $ 2.500, se paga con cheque 03 del Banco Popular, adems se paga a Teleoriente $ 12.000, por pautas en televisin con cheque 04 del mismo banco. d) El 30 de agosto de 20_ _ se contabiliza sueldos por $ 1.400, para pagar a fin de mes. e) El 31 de agosto de 20_ _ se recibe en Caja $ 100 por ingresos no operacionales, segn comprobante de ingreso 03. La hoja de trabajo consta de las siguientes columnas: 1ra. Columna, para el cdigo de cada cuenta 2da. Columna, para el nombre de las cuentas A partir de la tercera columna se deben considerar pares de columnas las mismas que deben estar debidamente cuadradas. 3ra. Columna, para los saldos deudores del Balance de Comprobacin 4ta. Columna, para los saldos acreedores del Balance de Comprobacin 5ta. Columna, para el Debe del Diario General 6ta. Columna, para el Haber del Diario General, sta columna y la anterior se van a utilizar para contabilizar las transacciones que anteceden, tambin se las utiliza para asentar los ajustes contables que se realizan al finalizar un perodo o ejercicio contable, cada asiento se lo identifica con una letra para reconocer fcilmente los dbitos y crditos de cada transaccin. 7ma. Columna, para saldos deudores del Balance de Comprobacin Ajustado
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Cuando ya se dispone de un Balance de Comprobacin Ajustado solo resta repartir los valores hacia las cuatro columnas restantes del lado derecho, pero en realidad cada cifra tiene nicamente dos opciones en razn de que si tiene saldo deudor, puede ser gasto o activo descartando totalmente que pueda ser renta o pasivo; si por el contrario tiene saldo acreedor solo puede ser renta o pasivo y debe descartar que sea gasto o activo, del tal forma que con este anlisis el reparto de las cifras, se hace ms fcil. En las columnas del Estado de Resultados, observamos que se ha obtenido rentas por $ 18.100, mientras que existen gastos por $ 15.900, esto nos da una utilidad de $ 2.200 como Resultado del perodo, que es el mismo valor que debemos sumar al Patrimonio para que cuadren las cifras del Balance General. Con los datos expuestos en la Hoja de Trabajo anterior, se pueden realizar fcilmente los Estados Financieros que es el principal objetivo de toda Contabilidad.
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