PLANIFICACION DEL TIEMPO Y SUS ELEMENTOS

Primera Edicin Rosabel Morales

PLANIFICACION DEL TIEMPO Y SUS ELEMENTOS

T.S.U Administracin. Mencin: Sist. Administ. Y Contables. I.U.T Federico Rivero Palacios

Karla Cadecido T. M. Administracin Mencin: Asistencia Gerencial E.T.C. Dr. Jess Muoz Tbar ngel Osorio
Bachiller en Ciencias Colegio Ambrosio Plaza

Maripaula Carrasquel
Bachiller en Ciencias. U.E. Josefa Palacios.

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PLANIFICACION DEL TIEMPO Y SUS ELEMENTOS No est permitida la reproduccin total o parcial de este libro, ni su tratamiento informtico, ni la transmisin de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrnico, mecnico, por fotocopia, por registro u otros mtodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright. DERECHOS RESERVADOS 2011, respecto a la 1 edicin en espaol. Por McGRAW-HILL/INTERAMERICANA DE ESPAA, S.A.U. Edificio Valrealty, 1 planta Basauri, 17 28023 Aravaca (Madrid). ISBN: 84-481-3926-7 Depsito legal: M. 33.879-2003 Patrocinador: Editora: Silvia Figueras Editor de mesa: Susana Santos Cubierta: Karla Cadecido. Impreso en Fareso, S. A. IMPRESO EN ESPAA PRINTED IN SPAIN

NDICE

Prologo Dedicatoria 1. Planificacin del tiempo 1.1. Planificar por adelantado. 1.2. Programa actividades de ocio. 1.3. Promete menos y cumple ms. 1.4. Divide manejables los trabajos grandes en

7 9 10

tareas

1.5. Haz un seguimiento de tus progresos. 1.6. Delega lo que puedas. 1.7. Establece parmetros para decir No. 1.8. Haz y sigue una lista de prioridades. 1.9. Agrupa requeridas. tareas segn las capacidades

1.10. Mantn los ojos abiertos para encontrar atajos

2. Tiempo til 2.1. El horario 2.2. La tranquilidad 3. Uso productivo del tiempo laboral 3.1. El tiempo como un valor

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4.3. Apunte y dispare. 4.4. Sea un corredor de fondo. 4.5. Meno tiempo, ms resultados.

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5. Postergacin

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3.2. El tiempo es igual para todos, es un principio equitativo. 3.3. El tiempo es un recurso perecedero, no se recupera. 3.4. El uso del tiempo es un compromiso entre varios. 3.5. El tiempo ms que un reloj es un hbito. 3.6. El tiempo es empata 3.7. El tiempo y la competitividad. 3.8. Tiempo psicolgico y tiempo cronolgico. 3.9. Tiempo como un deber y un derecho. 4. La planificacin del trabajo 4.1. Establecer metas profesionales. 4.2. Fijar objetivos. 21

5.1. Consejos para manejar el hbito de la postergacin. 6. Delegar. 7. Anlisis de conceptos. 8. Proyectos de vida. 9. Plan de vida. 9.1. El yo integral. 10. Programas de vida 10.1. Programas de reforzamiento. 10.2. Programas de contorno. 10.3. Programas parcial o intermitente. 10.4. Programas de razn. 10.5. Programas de intervalo. 10.6. Programas recurrentes. 35 31 34 26

7 10.7. Programas conjugado o proporcional. 11. Matriz de planificacin 11.1. Qu es? 11.2. Para qu se usa? 11.3. Cmo se usa? 12. Resumen y conclusiones 13. Glosario de trminos. 42 45 40 PRLOGO Uno de los factores que afecta mucho a las madres y padres universitarios es el manejo del tiempo. Son muchas las responsabilidades con las que hay que lidiar (universidad, trabajo, hijos, esposo, esposa, tareas del hogar, familia extendida, la iglesia, asignaciones etc.). Para poder batallar con todos estos roles y responsabilidades es importante hacer un anlisis profundo de cules son las prioridades para ti. La prioridad no debe ser, estar pendiente de todas las necesidades de la familia extendida porque ahora t tienes tu propia familia. Si pierdes mucho tiempo en llamadas telefnicas, frente al televisor o ests muy involucrado en actividades, ya sean de la iglesia o de la comunidad, hay que hacer ajustes en este sentido. Hay actividades que nos gustan porque nos hacen sentir bien, pero en ocasiones hay que aprender a evaluar hasta dnde podemos tomar responsabilidades, ya que si tratamos de abarcar mucho, puede ser que no hagamos ninguna bien. Hay que llegar a hacer un justo balance entre tus responsabilidades y eso lo logrars trabajando cada da por hora. Al principio es un poco difcil en lo que te disciplinas, pero lo que trataremos en este libro es darte varios consejos para que puedas organizarte y utilices efectivamente t tiempo. Cada semana, todos contamos solo con 168 horas. Pero depende de cada quien aprovecharlas al mximo. Tanto en el trabajo, como en el hogar,

8 todos podemos beneficiarnos de hacer uso del tiempo, el recurso ms preciado, en forma eficiente. La administracin del tiempo se refiere a analizar nuestro uso de este recurso en forma regular, para comprender la forma ms adecuada de usarlo en forma efectiva. Manejar su tiempo le obligar a ser explcito en cuanto al valor que le da a su vida personal y profesional, y le permitir dirigir sus esfuerzos en concordancia. Controlar su tiempo le ayudar a mantener el equilibrio entre las mltiples presiones bajo las cuales est sometido, facilitndole entonces el logro de sus objetivos, y evitando el estrs y el cansancio. DEDICATORIA

Primero que nada a dios que sin la fuerza y la voluntad de el no podramos hacer tipo de actividad. A nuestros padres guas y apoyo durante todo el trayecto de nuestras vidas. Por ltimos a nuestros novios (as), esposos (as),amigos y excelentes compaeros (as).

10 PLANIFICACION DEL TIEMPO Cada evento refleja el conjunto, nico, de prioridades y responsabilidades de la persona que lo ha realizado. No hay dos personas que tengan exactamente la misma idea de lo que constituye la gestin perfecta del tiempo. La idea final es simplemente ver si tu relacin con el tiempo es buena, si te permite responder a tus obligaciones profesionales, disfrutar de la compaa de tus seres queridos y cuidar bien de tu activo ms importante, la salud. No hay un nico modelo a gusto de todos sobre cmo gestionar el tiempo, pero hay una serie de principios bsicos que se pueden aplicar a una gran variedad de circunstancias. Planificar por adelantado. Planificar es la piedra sobre la que se basa la gestin del tiempo, todo el tiempo que le dediques a esa tarea merece la pena. Pero no consiste slo en crear una buena planificacin o programa, debes ser capaz de llevarlo a cabo. Esto supone ser preciso sobre la realidad diaria de tu trabajo y el resto de responsabilidades, contar con las interrupciones, conflictos y retrasos habituales. Como si fuera una prenda de vestir, debes sentirte cmodo y que te quede un poco amplia por si acaso encoge. Programa actividades de ocio. Los mejores planes de gestin de tiempo te acompaan durante toda la vida, no slo durante tus

11 horas de trabajo. Intenta programar periodos de tiempo dedicados a la familia, amigos, hacer ejercicio, intereses especiales o proyectos especiales, en vez de dedicarles el tiempo que quede despus de la rutina diaria habitual. Esto te dar la oportunidad de observar tu relacin actual del trabajo que te llevas a casa y del tiempo libre, para ayudar a restablecer el equilibrio si se ha perdido. Promete menos y cumple ms. Una de las reglas ms inteligentes que se pueden aplicar es establecer fechas de entrega que sean viables. En otras palabras, es una buena idea sobrestimar el tiempo que piensas que te va a llevar un trabajo para, primero, asegurarse el cumplimiento del plazo incluso si hay que enfrentarse a retrasos imprevistos y segundo, sorprender positivamente a tu jefe, clientes, compaeros de comit y familia, terminando antes de lo previsto. Divide los trabajos grandes en tareas manejables. Es muy fcil aceptar trabajos de grandes proporciones. Por ejemplo, pintar la casa ser un proyecto menos desalentador si se siguen bien los pasos hasta conseguir ese objetivo: seleccionar el color, comprar la pintura y empezar a trabajar en la fachada de atrs. Dividiendo un trabajo enorme en pasos manejables, estableciendo un horario para

12 llevar a cabo cada paso y reduciendo paulatinamente el alcance del proyecto, se puede conseguir cualquier cosa y con menos estrs que si se pretende hacerlo todo a la vez. Haz un seguimiento de tus progresos. Cada proyecto de envergadura requiere su propia programacin, agenda y calendario para identificar los pasos principales o hitos en el camino hacia su consecucin. Si has establecido fechas objetivos realistas, y tienes previsto tiempo para resbalones posibles, tus progresos deberan responder a tu plan. Si hay imprevistos que te sitan por detrs de la fecha prevista, puedes avisar a tu jefe o cliente y establecer una fecha de consecucin revisada o dar los pasos necesarios para acelerar su progreso y recuperar el tiempo perdido. Nota: Si puedes, deja espacio en tu programa para anotar trabajos en proceso de realizacin. Delega lo que puedas. Cuando se trata de delegar, parece que hay dos tipos de personas: aquellos que pueden y los que no pueden. Si eres uno de los ltimos y encuentras todo tipo de razones para hacer las cosas por t mismo (se tarda demasiado en explicrselo a otra persona o al final acabo por tener que repetirlo) entonces es intil intentarlo. Sin embargo, si piensas que no eres tan indispensable como crees, es hora de empezar a delegar. Comienza con la rutina,

13 trabajos que requieren mucho tiempo y que sabes que alguien ms puede llevar a cabo. Acepta que ensear a otra persona puede llevar un poco de tiempo, y permite una curva de aprendizaje razonable. Te beneficiars en tener ms tiempo y menos estrs. Establece parmetros para decir No. Todos conocemos a gente que establecen sus lmites de tiempo: No es mi trabajo, dicen. Son las cinco y me voy. Puede parecer excesivo pero tambin sabemos que muchas personas terminan trabajando hasta tarde o se llevan trabajo a casa de vez en cuando, por ello puede que haya llegado el momento de empezar a decir no y no slo a los otros, sino tambin a t mismo. Trabajar durante horas y horas, tanto si recibe paga extra o no, daa el equilibrio entre trabajo y ocio que es bsico para la salud y el bienestar. Haz y sigue una lista de prioridades. No hace falta que seas un experto para elaborar listas de prioridades. Algunas personas llevan varias listas a la vez: una de mayor prioridad para las tareas urgentes y muy importantes, una de prioridad media para las tareas menos urgentes o medianamente importantes, y otra de baja prioridad para tareas que le gustara hacer cuando tenga tiempo. Otras personas simplifican el proceso

14 haciendo slo una lista de las cosas que tiene que hacer al da siguiente al final de cada da. Agrupa tareas segn las capacidades requeridas. Para sacar el mayor partido a tu tiempo, trata de realizar los trabajos ms difciles, aquellos que requieren la mxima concentracin y mayor eficiencia en aquellos momentos del da en los que tus niveles de energa y atencin son mayores. Si puedes coordinar esos momentos con periodos en los que tienes menos interrupciones de lo normal, mucho mejor. De la misma forma, trata de programar tu rutina, tareas de bajo nivel para las horas del da en las que te resulta ms difcil concentrarse. El truco est en identificar tus horas de mayor rendimiento y programar tu trabajo en consecuencia. Mantn los ojos abiertos para encontrar atajos Es siempre tentador seguir haciendo las cosas de la forma en que se han hecho siempre, porque es con lo que se est familiarizado. Encontrar, adaptar y aplicar nuevas tcnicas ms eficientes a tus responsabilidades. En fin la planificacin es la preparacin y organizacin del horario, eventos, cosas que hacer, etc; mediante estrategias que nos permitan obtener tiempo para todo lo que necesitamos hacer sin agotarnos, ya que una buena planificacin

15 lograremos obtener tiempo en nuestra vida para estudiar, divertirnos y descansar, adems que nos permite saber con anticipacin que es lo que tenemos que hacer y como distribuir nuestro valioso tiempo en todo lo que tenemos y queremos hacer para lograr nuestros objetivos y metas. En nuestra vida estudiantil es muy importante que aprendamos a organizarnos y a planificar nuestro tiempo de estudio, donde busquemos un lugar adecuado, que nos sea cmodo bien iluminado y con todos los implementos necesarios para evitar distracciones en buscar las cosas que vayamos necesitando, es decir, hacer de todo el tiempo del cual disponemos un tiempo til para el logro de nuestros objetivos. TIEMPO UTIL Es muy conocida la expresin: aprovechen bien el tiempo, porque los das son malos. El tiempo es un bien muy valioso, y aunque todos gozamos de la bendicin de tenerlo, no siempre lo aprovechamos. El horario. Un problema muy comn entre las personas es la disciplina respecto al horario. Por lo general, los lderes carecen de una rutina diaria formal, de manera que construyen su propio horario cotidiano. Personalmente, encontramos til escribir una lista de las actividades que se deben desempear, luego determinar las prioridades y tratar de asignar a cada

16 asunto pendiente el tiempo que se presume se tomar realizarlo. Tranquilidad. Un segundo punto de la disciplina del tiempo, se refleja en lo que podramos llamar das tranquilos. Las responsabilidades rpidamente nos ahogan y derriban. Surgen eventos para los cuales uno no esta preparado, sin embargo la sugerencia es muy sencilla, las personas se deberan tomar un da tranquilo al mes, alejarse de todo y ver hacia el futuro en los prximos meses, para saber hacia dnde se dirige. Estos das de tranquilidad de cada mes, se vuelven tan importantes, que los que usualmente se toman durante algunos aos se convierten en semanales. Por eso recomendamos que cada uno separe por lo menos un da al mes, especialmente para planear hacia el futuro, y de esta manera poder hacer de su tiempo un tiempo mas productivo. USO PRODUCTIVO DEL TIEMPO LABORAL El Tiempo como un valor. Antes de centrarnos en la institucin o empresa y en la importancia del cumplimiento de compromisos y tiempos, es importante recopilar algunos principios que a nivel individual, harn repensar un poco sobre su tiempo, el tiempo de las otras personas, el

17 tiempo de las organizaciones, situaciones estas que hay que armonizar para poder lograr objetivos comunes. Es necesario colocarse el mismo reloj y verlo con cierta frecuencia, para poder trabajar en grupo. El tiempo remite a orden, coherencia, secuencialidad y estos principios son aplicables al trabajo, a la familia, la comunidad, el cuerpo y a la mente. El uso productivo del tiempo se basa en una decisin personal: son los actos diarios los que determinan el logro de los objetivos propuestos. Por ello, se caracterizarn principios bsicos que hacen que el tiempo sea ms que un cronmetro y se convierta en un valor e implique revisar actitudes hacia s mismo y hacia el entorno. El tiempo es igual para todos, es un principio equitativo. Todos disponemos del mismo tiempo (24 horas diarias) pero cmo lo emplea cada quien? he all la gran diferencia. El tiempo es un recurso perecedero, no se recupera. Si lleg tarde al banco, no entreg el producto a la fecha, no se prepar la tierra para la cosecha, lleg tarde a la cita, concluy el periodo de las ofertas y la decisin se demor vendieron el carro, todo tiene que ver con el tiempo individual y el tiempo colectivo.

18 Estos ejemplos son desajustes de los ciclos, falta de previsin y coordinacin, ya que todo proceso tiene un principio y un fin, inicio y conclusin, como por ejemplo, la jornada diaria de trabajo. El uso del tiempo es un compromiso entre varios. Por lo anterior se han creado normas, convenciones internacionales de usos horarios, acuerdos que nos permiten tener y respetar el tiempo, como una variable sin la cual no se cumpliran objetivos o metas que le son comunes a uno o varios grupos. El tiempo ms que un reloj es un hbito. Los hbitos son pautas coherentes, que de modo cotidiano y permanente, expresan nuestro carcter y disposicin, son mecanismos individuales aliados para la productividad o... improductividad personal u organizacional. La puntualidad, por ejemplo, si bien es una regla en las empresas, es un hbito personal acertado que refleja el respeto que se siente por el tiempo de las otras personas. El tiempo es empata. El emplear el tiempo segn lo acordado, significa colocarse en igualdad de condiciones que los otros, es empata y afecto. Llegar a la meta a tiempo, no dejar esperando para una cita, implica

19 motivacin y deseo acoplado a un mismo tiempo (psicolgico y cronolgico). Tiempo y Competitividad. Dentro del mundo de los negocios y las competencias personales, el mejoramiento en la calidad de los servicios, productos o desempeos, est vinculado con el tiempo y su aprovechamiento para beneficio de los clientes. Una acertada administracin del tiempo en las organizaciones (la eliminacin de tiempos muertos) es un proceso que coloca a la persona o a la empresa en situacin favorable competitivamente hablando, es decir, en mejor ubicacin dentro del mercado. Tiempo psicolgico y tiempo cronolgico. Si bien es cierto que el tiempo es igual para todos, esta percepcin est muy vinculada con la edad, el grado de madurez, el estado de nimo u otras condiciones que rodean a las personas (tiempo psicolgico). Asimismo, es necesario acoplar el tiempo individual a las actividades de tipo gerencial (tiempo cronolgico) que le permitir tener una institucin ms exitosa. Es indudable que en la medida en que el trabajador est ms consciente de su tiempo cronolgico y de

20 su responsabilidad, puntualidad y compromiso con los objetivos de la organizacin (tiempo psicolgico), su conducta ser mucho ms eficiente. La importancia de lo temporal, del control del tiempo en la vida diaria y en el puesto de trabajo, se debe a un ritmo de horas tiles para el desarrollo de algunas actividades, las horas del da principalmente, las cuales hay que utilizar de forma creativa, eficiente y til para la persona y las organizaciones. El tiempo como un deber y un derecho. Como deber se pudiera agregar que el tiempo es el Gran Administrador, del cual dependen a su vez otros procesos, por lo tanto el individuo asume el conducir o chequear el tiempo de forma responsable, en funcin de lapsos y periodos. El ceirse y comprometerse con las metas conduce al xito, es un deber cumplido y un motivo de celebracin. En Japn por ejemplo el sistema Justo a Tiempo ha sido un logro de esa nacin sobre el mercado mundial, ya que el cumplimiento en los plazos de entrega de sus productos es una de las caractersticas que lo hacen lderes de la economa contempornea. El Justo a Tiempo no es una funcin solamente en las empresas, ni una campana indicando que se acab el tiempo, es una verdadera filosofa gerencial.

21 Visto como un derecho, tanto nios como adultos se encuentran amparados a nivel mundial, ya que existen tratados internacionales que invocan al respeto y seguridad por las horas de trabajo, descanso y recreacin. Igualmente existe una reglamentacin en la planificacin del trabajo que es la hora/hombre y de la jornada diaria de trabajo, clculo en base a tiempo de dedicacin y a su respectiva remuneracin en dinero, lo cual han sido derechos ganados por los trabajadores en largos aos de lucha. LA PLANIFICACION DEL TRABAJO Establecer metas profesionales En la planificacin del trabajo es prioritario discernir entre las tareas que le van a reportar beneficios y las que son de simple rutina. En esta parte aprender a establecer metas de largo alcance y a dejar en un segundo plano o a delegar las actividades de bajo rendimiento. Fijar Objetivos. Apunte y dispare. Antes de decidirse a mejorar la gestin de su tiempo, es fundamental que aprenda a establecer la prioridad de los proyectos a abordar. Es difcil apuntar sin ver el blanco. Tmese un tiempo de

22 reflexin y plantese si prefiere ser un especialista de los 100 metros lisos y conseguir objetivos rpidos de forma explosiva o si desea ser un corredor de fondo que planea de forma precisa su carrera hacia una meta de larga distancia. Visualice su blanco, apunte y dispare Sea un corredor de fondo. Una de las claves del xito en la administracin del tiempo es ir por sistema tras las metas importantes. Seguramente usted tiende a empezar el da por las tareas menores sencillamente porque las realiza ms rpido y en mayor cantidad. Pero, debe reducir al mnimo el tiempo que dedica a detalles triviales. Decida a diario qu le va a reportar ms beneficios y empiece por ello. Para conseguirlo:
y Identifique metas a largo plazo, tanto

23 Menos tiempo, ms resultados. Identificar en qu tareas se debe invertir el tiempo le resultar ms fcil si aplica la regla del 80/20 que establece que el 20 por 100 de lo que se hace reporta el 80 por 100 de los resultados y, al revs, el 80 por 100 de lo que se hace reporta el 20 por 100 de los resultados. Vea algunos ejemplos: Si usted se dedica a las ventas, ver con frecuencia que un 20 por 100 de los clientes genera el 80 por 100 del valor de las ventas. Busque las condiciones ms favorables para las ventas. Localice ese lucrativo 20 por 100 de clientes y dedqueles el tiempo eficazmente. y El 20 por 100 de su lista de cosas que hacer y de papeleo le reporta el 80 por 100 del valor de sus gestiones. Aprenda a reconocer esos asuntos, a centrarse en ellos y a resolver los dems lo antes que pueda y con las mnimas exigencias requeridas. y En el 20 por 100 del peridico se encuentra el 80 por 100 de las noticias. Limtese a hojear el resto.
y

profesionales como personales, para obtener un sentido ms claro de la orientacin.

y Marque prioridades. y Reparta las metas en fases medibles.

Reflexione acerca de: actividades le rendimientos ms altos?

y Qu

reportan

y Qu es lo que le reporta mayor

satisfaccin personal?

y Qu es lo que puede usted hacer

25 Algunas personas tienen graves problemas con la postergacin, ya que se acostumbran a posponer todo hasta el ltimo minuto y nunca tienen el tiempo suficiente para terminar las cosas. Por eso, analice lo que est haciendo y de esta forma reducir este hbito aunque sea un poco. Averige que es lo que est evitando Por qu lo hace? Por qu no quiere hacerlo? Quizs tiene una buena razn para evitarlo, pero muchas veces no la tiene y pospone lo que debe hacer sin razn alguna. Si ese es el caso, comience de una vez. Tenga en cuenta las cosas que debe hacer y escrbalas, por ejemplo si es un gran proyecto, este mtodo le ayudar a reducirlo a pequeos pasos. Cuando divide el proyecto en tareas pequeas, no se sentir de la misma forma que cuando lo abarca por completo y le ser ms fcil empezar. Dedique tiempo a las cosas ms difciles al comenzar su da y oblguese a terminarlas, una vez que las haya acabado no se sentir presionado. Muchas veces al terminar lo que se debe hacer, al final del da uno se siente mejor. A veces lo que hace que tenga problemas con la postergacin es porque cree que su trabajo debe estar perfecto. Es difcil hacer todo a la perfeccin cuando tiene muchas cosas de las que ocuparse, as que no se preocupe por eso y haga su trabajo bien y con calidad.

para servir mejor a su empresa?

En resumen, la Planificacin del Trabajo Diario. Conlleva una evaluacin continua, aqu no tiene cabida la postergacin. Es la clave administrativo. del xito para el asistente

El profesional de oficina debe organizar el trabajo para hacer buen uso del tiempo y garantizar eficiencia y efectividad en la realizacin de las tareas, as economiza esfuerzo y logra mayor productividad. Conocer el trabajo. Adquirir buenos hbitos de trabajo POSTERGACION. Dentro de la planificacin del trabajo no hay cabida a la oracin Dejar una cosa para hacerla despus. Aplazar o posponer algo colocar a una persona o una cosa en un lugar inferior al que le corresponde: lo han postergado a un segundo plano. Consejos Para Manejar El Hbito De La Postergacin.

26 Asegrese de comenzar la tarea que ha estado posponiendo y dedquele veinte minutos, una vez hecho esto se dar cuenta de si ha avanzado o no. Slo empiece primero dedicando algunos minutos y despus le ser ms fcil continuar su tarea. DELEGAR. Es el proceso que seguimos para encomendar y responsabilizar, a un colaborador, una tarea sobre la que tenemos responsabilidad y cuya realizacin nos incumbe. Debemos delegar cuando nuestra responsabilidad va ms all de nuestras capacidades, incluso cuando se tenga responsabilidad absoluta. Sin embargo delegar es un verbo demasiado abstracto que define una accin sin tiempo definido. Delegar es algo tan complejo que obliga al jefe, o encargado, a confiar en terceras personas. Para aclarar lo que se debe hacer a la hora de delegar Peter Drucker nos deca que hay tres tipos de tareas: 1. Las tareas que no son necesarias elimnelas. 2. Las tareas que puede hacer otro delguelas. 3. Las tareas que no se pueden delegar y que son fundamentales para la consecucin de los objetivos hgalas usted mismo tan bien como sea posible.

27 Delegar o no delegar e ah la cuestin? Delegar se presta a malos entendidos ya que no se trata de librarse de tareas sencillas para las que no tienes tiempo. Delegar no slo le permite conseguir ms tiempo para hacer lo realmente importante, sino que ayuda a los miembros de su equipo a desarrollar su potencial, lo que aumenta la eficacia y eficacia de dicho equipo y su crdito. En atencin a ello que cabe el espacio para hacer un anlisis resumido sobre estos conceptos para su mejor comprensin y aplicacin. Eficiencia: Consiste en la medicin de los esfuerzos que se requieren para alcanzar los objetivos. El costo, el tiempo, el uso adecuado de factores materiales y humanos, cumplir con la calidad propuesta, constituyen elementos inherentes a la eficiencia. Los resultados ms eficientes se alcanzan cuando se hace uso adecuado de estos factores, en el momento oportuno, al menor costo posible y cumpliendo con las normas de calidad requeridas Eficacia: Eficacia mide los resultados alcanzados en funcin de los objetivos que se han propuesto,

28 presuponiendo que esos objetivos se mantienen alineados con la visin que se ha definido. Mayor eficacia se logra en la medida que las distintas etapas necesarias para arribar a esos objetivos, se cumplen de manera organizada y ordenada sobre la base de su prioridad e importancia. La efectividad se encuentra en el equilibrio entre la produccin de los resultados deseados y la capacidad de produccin. Anlisis de Conceptos La eficiencia y la efectividad son dos adjetivos de naturaleza cualitativa, ambos aplicables a los procesos logsticos o cualquier rea en general, pues en condiciones ordinarias se propende a la optimizacin; lo que implica eficiencia y en condiciones extraordinarias se debe cumplir la misin an a costa de los medios, sin llegar a convertirse en victorias falsas; es importante entender, que la eficacia no es un defecto, pues una alta eficiencia depende de seguir estrictamente los lineamiento de la planificacin, pero es conocido que la planificacin debe ser flexible, pues existen variables influyentes, especialmente las del entorno que producen cambios que de no poderse actuar en ellos podran producir el fracaso, es en estas contingencias donde la eficacia se impone. Por otra parte, la efectividad es la cuantificacin del

29 cumplimiento de la meta, no importa si sta se logra en forma eficiente o en forma efectiva. En algunos casos, se acepta la efectividad como el logro de una meta acertadamente seleccionada en el proceso de planificacin, es decir, la hiptesis que produca la solucin idnea al problema o necesidad existente. Sin embargo, esto corresponde a la asertividad, palabra sta, que no se encuentra en el diccionario. Eficiencia y Eficacia dentro de una organizacin. A partir de las definiciones de eficacia y eficiencia se pueden graficar las distintas situaciones que pueden presentarse y como afectan a la organizacin dependiendo del sector del cuadrante en que se encuentre: Puede hacerse un anlisis particular de cada sector, partiendo de la premisa que para que una organizacin funcione debe tener, al menos, un mnimo nivel de eficacia y eficiencia en sus procedimientos. Lo peor que le puede ocurrir en una organizacin es tener bajos niveles de eficiencia y eficacia. Esto genera una actitud vegetativa. Su partida de defuncin est en marcha. No tiene posibilidades de competir. Tampoco es lgico pensar que se puede desenvolver normalmente la organizacin donde la

30 preponderancia de uno de los factores sobre el otro sea abrumadora. Uno no puede imaginarse lo que puede suceder en un ente con un alto grado de eficacia y muy baja eficiencia (alcanzar los objetivos a cualquier precio). La adrenalina ser altsima, pero cuando se mide el costo de alcanzar los objetivos trazados, muchas sonrisas se transformarn en muecas. Cuando se haya puesto como objetivo alcanzar un grado de eficiencia por sobre todas las cosas, seguramente no pasar nada extraordinario o fuera de lo normal (hacer la plancha) pero esto tambin puede conducir a la desaparicin, aunque sin demasiado ruido, de la organizacin. Se puede inmovilizar al ente y causar perjuicios muy altos e irreversibles, teniendo en cuenta la velocidad del cambio que debe producirse en las organizaciones para poder perdurar en este mundo altamente globalizado va a desaparecer prolijamente. Lo peor que puede ocurrir en una organizacin es tener bajos niveles de eficiencia y eficacia. Esto genera una actitud vegetativa. No tiene posibilidades de competir. No es lgico pensar que se puede desenvolver normalmente la organizacin donde la preponderancia de uno de los factores sobre el otro sea abrumadora.

31 Sin duda una situacin donde el Lder de la organizacin se desenvuelva en un alto grado de eficacia que alcance los objetivos planteados al menor costo posible (mayor eficiencia) forma parte del ideal de todo emprendedor o de su mximo responsable. La bsqueda de un alto grado de eficacia, lograda en forma eficiente debe formar parte de la visin de la organizacin y formar parte vital de la misin de sus lderes. Un lder se considerar satisfecho de haber cumplido su funcin y deber ser reconocido su xito, cuando alcance el justo equilibrio entre eficacia y eficiencia en su gestin. No slo a nivel personal, sino trasmitindola a todos los componentes de su grupo de trabajo. La composicin de un equipo de trabajo debe procurar que sus integrantes estn conformados por una adecuada dosificacin de eficacia y eficiencia a travs de sus acciones y aptitudes. Para que un buen lder pueda cumplir efectivamente con su labor debe estar anmicamente y a nivel personal estable o preparado para ello. Aqu entra a jugar un papel importante lo que son lo planes, programas y proyecto de vida que tenga como visin dicho gua.

PROYECTO DE VIDA. 33 Existir significa, potencialmente, construir proyectos en los que el hombre despliega sus aptitudes y recursos. Anticipa un futuro en el que la meta de la autorrealizacin despierta y sostiene ese despliegue. Dichos proyectos giran de modo especialmente destacado en torno de dos grandes cuestiones, el amor y el trabajo. Para que el hombre pueda construir su proyecto de vida, debe cumplir con ciertas condiciones bsicas, de tal suerte que asegure la conservacin y el desarrollo de sus potencialidades. Esas condiciones surgen de la interaccin hombre-mundo. Como Elaborar un Proyecto de Vida. La elaboracin de un proyecto de vida, debe considerar aspectos tales como: el entorno y conocimiento de la persona; la bsqueda de informacin para satisfacer las inquietudes y posibilidades que nos rodean para alcanzar las metas propuestas; y la flexibilidad, que no debe faltar, pues los seres humanos poseen mltiples intereses, habilidades y la capacidad de rectificar, adems los resultados no dependen slo de la persona. Al definir un proyecto de vida las personas podrn defender lo que piensan, sus intereses y formarse un carcter menos vulnerable al medio. El punto de partida Mi situacin.

34 Mis fortalezas. Mis debilidades. Autobiografa. Pasos Hacia el Proyecto de Vida. Reconocer el terreno. Objetivo. El objetivo es conocer las bases con que cuenta una persona para construir su proyecto de vida. Debe propiciar una sana aceptacin de si mismo y de las circunstancias que lo rodean, sin que ello quiera decir que deba contemporizar con todo lo que pueda ser superado. Punto de Partida. El punto de partida no ser, como algunos podran pensar la contemplacin de realidades ajenas a nuestra propia vida. Al iniciar la temtica partiremos del momento de la vida en el que ustedes se encuentran. Este momento tiene dos caractersticas fundamentales. PLAN DE VIDA. Hacia dnde vas?

35 Mi lnea de la vida Qu es lo que ha trado aqu? Qu te gustara hacer, vivir, experimentar antes de morir? a la felicidad? Felicidad Hacia dnde apuntan tus sueos? Esa es tu visin Cmo te ves a 20 aos de hoy? Ests hecho para trascender Cul es tu misin? El YO integral. Logros que deseamos conseguir en un tiempo determinado. Acciones concretas Medibles en resultados. Ser flexibles para llegar a ellas. Tomar en cuenta prioridades lgicas En cada una de las reas de nuestra vida. PROGRAMAS DE VIDA. Programas de Reforzamiento. Los programas de reforzamiento son "reglas", que determinan cuando seguir la entrega o presentacin contingente de un reforzador a la presentacin de una respuesta o conducta. Existen diferentes tipos de programas de reforzamiento, de los cuales, definiremos los ms significativos. Programa de reforzamiento continuo: Se llama a este tipo de programa, cuando el refuerzo es

36 manifestado en cada momento de ser producida una respuesta. Ejemplo: -Cuando en una clase, un alumno levanta la mano para dar su opinin, el profesor pronuncia su nombre dndole la palabra. Programa de reforzamiento parcial o intermitente: Este reforzamiento se da cuando son reforzadas solo algunas de las conductas emitidas por el organismo, no todas. En la vida cotidiana, en el colegio, universidad, etc., se dan estos tipos de programas. Ejemplo: - Cuando llamamos a una persona por telfono, y esa persona no se encuentra, la conducta no ha sido reforzada; no queriendo decir con ello que no ocurra la prxima vez. Los programas de reforzamiento parcial o intermitente, pueden programarse teniendo en cuenta el nmero de respuestas o tambin el tiempo que transcurre. Por lo tanto hay que tomar en consideracin: Programa de Razn. Estos programas consideran el nmero de respuestas antes de presentar un reforzador, es decir, el reforzador depende de la conducta del organismo en base al nmero de respuestas de este.

37 Este programa se subdivide en dos: Razn fija: Que es cuando el reforzamiento se da cada vez que el sujeto cumple con un determinado nmero de repuestas que se ha establecido de antemano. Ejemplo: - Si se le dice a un vendedor, que por cada diez helados que venda, uno ser para el, la razn fija ser 10. Razn variable: los reforzamientos ocurren despus de una cantidad variable de respuestas, no despus de un nmero fijos. Esta cantidad difieren de reforzamiento en reforzamiento. Ejemplo : - Si al mismo vendedor se le dice ahora, en base a un establecimiento previo de la cantidad variable, que se le dar el reforzamiento (dar el helado) cuando venda el primer helado, el segundo reforzamiento le ser dado cuando venda el tercer helado, el tercero cuando venda el cuarto y el cuarto cuando venda ocho. As el valor de la razn variable se designa por el promedio de estas, (1-3-4-8) cuya suma seria 16 en este caso, siendo el promedio cuatro. Programa de Intervalo. Son aquellos que toman la cantidad de tiempo transcurrido antes de proporcionar el reforzador.

38 Los programas de intervalo se definen en funcin del tiempo, pero se refuerzan en base a la primera respuesta que se obtiene luego de transcurrido el tiempo previsto; es decir, el reforzamiento, cualquiera que sea el programa seguido (de razn o de intervalo) siempre debe ser consecuencia de una respuesta. Existen dos tipos de programas de intervalo: Intervalo fijo: que son aquellos en donde se establece un intervalo, donde al trmino de este, se refuerza la primera respuesta que se emita. Intervalo variable: es cuando se establece un determinado intervalo variable, por ejemplo 2-4-7; y en donde se refuerza la primera conducta transcurrido el tiempo. Ejemplo: - Si el intervalo es 2-4-7 se reforzara la primera conducta transcurridos los dos primeros minutos, luego se refuerza la primera conducta pasados cuatro minutos y finalmente se reforzar la primera conducta pasados siete minutos. El promedio de estos ser el valor del intervalo variable Otros programas de reforzamiento: PROGRAMA DE REFORZAMIENTO MULTIPLE: Consiste de dos o ms programas independientes, los cuales se presentan al organismo en forma sucesiva, cada uno de ellos en presencia de un estmulo caracterstico. Los programas mltiples son

39 programas combinados, en los que se agrega un estmulo discriminativo caracterstico. Programa Concurrente. Estn formados, tambin, por dos o ms programas. A diferencia del mltiple, los programas no son sucesivos, sino simultneos; es decir, que el sujeto puede emitir dos respuestas distintas que se refuerzan simultneamente por programas independientes, pero paralelos en el tiempo. Los reforzamientos previstos en cada programa son independientes entre s. Este tipo de programa se utiliza cuando se desea reforzar ms de una respuesta a la vez, como ocurre en los programas de conducta social. Programa de Conjugado o Proporcional. En estos programas, se establece una proporcin entre cierta medida de la conducta e cierta medida del reforzamiento. Por lo general, estas medidas estn dadas por la frecuencia del reforzamiento, pero tambin pueden seguir propiedades tales como la magnitud de la respuesta y la magnitud.

40 Por ultimo, pero no menos importante analizaremos en este libro, lo que es matriz de planificacin, herramienta utilizada por los lideres para ayudar en la ejecucin de una tarea. MATRIZ DE PLANIFICACIN. Que es? La matriz de Planificacin es una herramienta utilizada para planear la ejecucin de una solucin. El planeamiento de la solucin debe ser elaborado como respuesta a las siguientes preguntas: Qu: Qu accin va ser desarrollada? Cundo: Cundo ser realizada la accin? Quin: Quin implantacin? ser el responsable de la

Por qu: Por qu fue definida esta solucin (resultado esperado)? Dnde: Dnde (alcance)? ser implementada la accin

Cmo: Cmo va ser implementada (pasos de la accin)?

41 Se usa para. Garantizar problema. la solucin adecuada de un RESUMEN Y CONCLUSIONES

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Hacer el seguimiento a la realizacin de una accin. Como usarla? Defina primero, lo ms claramente posible, la accin propuesta. Elabore un cuadro con las seis preguntas de la matriz de planificacin, dejando espacio suficiente para su utilizacin. Llenar cada columna del cuadro Plan de Accin, respondiendo a las preguntas de los ttulos. Defina quin ser el responsable general para el cumplimiento del Plan de Accin.

Existe mucho escrito sobre el manejo del tiempo. Pero la mayora de quienes conocen el tema coinciden en ciertos elementos bsicos para controlar el tiempo: Conozca cmo utiliza su tiempo: durante un par de das (mejor an, una semana), lleve una bitcora del tiempo que dedica a cada actividad. Divida las tareas en categoras como: llamadas, reuniones, visitas inesperadas, trabajo administrativo, viajes, comida, descanso, actividades personales, etc. Analice si el uso de su tiempo se corresponde con sus responsabilidades. Establezca sus objetivos: en base a lo que es importante para usted, determine que quiere lograr cada da y semana. Desglose cada objetivo en tareas, asgneles un tiempo estimado a cada una y establezca sus prioridades. Organice su tiempo: identifique las herramientas correctas que le permitirn comprometerse a cumplir las tareas identificadas en un tiempo especfico. Las herramientas puede ser: listas de cosas por hacer, calendarios, planificadores, etc. Identifique y elimine los enemigos de su tiempo: los principales problemas para controlar el tiempo suelen ser:

43 Sobrecargar su horario: tratar de hacer ms de lo que resulta posible. Asumir tareas de otros: por ejemplo, cuando un subordinado no hace bien su trabajo. Perdedores de tiempo (controlables): tales como llamadas telefnicas no planificadas, visitantes inesperados, reuniones improvisadas, etc. Usted puede decidir si toma estos consejos o no, pero sobre todos los consejos para mejorar su tiempo, siga al menos este: coloque en un papel muy visible (en su telfono, computador, etc.) con lo siguiente escrito bien grande: LO QUE ESTOY HACIENDO EN ESTE MOMENTO, ME MUEVE EN DIRECCION HACIA MIS OBJETIVOS?
APNDICE1

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MATRIZ DE PLANIFICACION DE PROYECTOS

45 GLOSARIO DE TERMINOS. DELEGAR: es el proceso que seguimos para encomendar y responsabilizar, a un colaborador, una tarea sobre la que tenemos responsabilidad y cuya realizacin nos incumbe. EFICACIA: capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera, sin que priven para ello los recursos o los medios empleados. Esta relacionado con lograr los objetivos. EFICIENCIA: capacidad de lograr un fin empleando los mejores medios posibles. Esta relacionado con utilizar en forma optima los recursos para lograr los objetivos. META: es un lmite que marca hasta donde se quiere llegar. Acciones o actividades orientadas a concretar un objetivo determinado. ORGANIZACIN: son sistemas sociales diseados para lograr metas y objetivos por medio de los recursos humanos o de la gestin del talento humano y de otro tipo. Tambin se definen como un convenio sistemtico entre personas para lograr algn propsito especfico. PLANIFICACION: es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situacin actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos.

46 POSTERGACION: Accin de postergar, retraso de una accin. PROYECTO: es una planificacin que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas;1 la razn de un proyecto es alcanzar objetivos especficos dentro de los lmites que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo previamente definido. TIEMPO: es la magnitud fsica con la que medimos la duracin o separacin de acontecimientos sujetos a cambio, de los sistemas sujetos a observacin.