FASE INTERNA DE LAS CONTRATACIONES

ADA BASULTO LIEWALD

Procedimiento de Adquisiciones y Contrataciones del Estado

3 Fases:

PLANIFICACIN Y ACTOS PREPARATORIOS

SELECCIN

EJECUCIN CONTRACTUAL

Esquema clsico

Nuevas modalidades

PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIN:
Planificacin y Actos Preparatorios
Plan Estratgico Inst. Plan Estratgico Inst. Plan Operativo Inst. Plan Operativo Inst. Determinacin de Determinacin de necesidades necesidades Presupuesto Presupuesto Institucional Institucional Plan Anual de Plan Anual de Contrataciones Contrataciones Expediente de Expediente de contratacin contratacin Comit Especial/Bases Comit Especial/Bases

Seleccin

Ejecucin Contractual
Suscripcin Suscripcin Garantas Garantas Adelantos Adelantos Adicionales yy Adicionales reducciones reducciones Ampliaciones yy Ampliaciones prrrogas prrrogas Subcontratacin Subcontratacin Recepcin yy Recepcin conformidad conformidad Liquidacin Liquidacin

Convocatoria Convocatoria Registro de Registro de participantes participantes Consultas Consultas Observaciones Observaciones Presentacin de Presentacin de propuestas propuestas Evaluacin yy Evaluacin calificacin calificacin Otorgamiento de la Otorgamiento de la Buena Pro Buena Pro

Entidad (mx. aut. y funcionarios)

Interaccin Entidad Proveedores

Interaccin Entidad Contratista

Definicin de Actos Preparatorios

Constituye una etapa de actuaciones de la fase de planificacin y programacin, previa al desarrollo del proceso de seleccin, que se inicia con la decisin de adquirir o contratar.

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES (PAAC)

Planificacin de la gestin
! Planes

Sectoriales (PESEM)

Estratgicos Multianuales

! Programa Multianual de

Inversin Pblica (PMIP)

! Planes

de Desarrollo Concertado (PDC)

Planificacin de la gestin
! Plan Estratgico Institucional (PEI) ! Plan Operativo Institucional (POI)

Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) ! Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (PAAC)
!

! El presupuesto

Contenido
! El PAAC como instrumento de gestin: ! Finalidad y caractersticas ! El PAAC y las fases de la contratacin pblica ! Programando las adquisiciones: ! Qu adquirir y cunto adquirir? ! Pedidos Vs. Presupuesto ! Proceso de elaboracin del PAAC en relacin con el Presupuesto ! Contenido del PAAC ! Modificacin del PAAC ! Errores y omisiones frecuentes

El PAAC como instrumento de gestin

Finalidades: ! Programar ! Difundir ! Evaluar Caractersticas: ! Obligatorio ! Integral ! Pblico ! Formal

El PAAC y las Fases de la Contratacin Pblica

Programacin Programacin Seleccin Seleccin PAAC Ejecucin Ejecucin Contractual Contractual

Programando las Adquisiciones

! Qu adquirir y cunto adquirir? ! Pedidos Vs. Presupuesto

Elaboracin del PAAC y su relacin con el PIA

Segundo Momento (30 Das naturales despus)

Aprobacin de PIA

Aprobacin

Plan Anual

Consolidacin de cuadro de necesidades

Primer Momento

Difundir:
Dentro de los 5 das hbiles de aprobado

SEACE
LOCAL Y WEB DE LA ENTIDAD

Usuarios definen requerimientos

Modificacin
! Reprogramacin
!

de la asignacin presupuestal o de metas institucionales.

Incluir o Excluir procesos. ! Valor Estimado vare en +/- 25% y cambie Tipo de Proceso.

! Aprobacin formal. ! Comunicacin: ! CONSUCODE : SEACE ! Local y web de la Entidad.

Errores Frecuentes (1)

! De las formalidades en su aprobacin: ! Aprobacin y/o publicacin del instrumento aprobatorio del PAAC fuera de plazo. ! No public instrumento aprobatorio en SEACE y/o en la Web de la Entidad. ! Aprobacin en vas de regularizacin. ! De las formalidades en su modificacin: ! No inform modificacin al SEACE o lo hizo fuera de plazo. ! El funcionario designado como usuario no cumple con mantener actualizado su PAAC.

Errores Frecuentes (2)

! Del contenido:

No incluye procesos de otros regmenes. ! Se incurre en fraccionamiento. ! No se determina correctamente el objeto de contratacin ni el tipo del proceso de seleccin.
!

Conclusiones
! Herramienta de gestin logstica. ! Elaboracin vinculada a instrumentos de gestin

! ! ! ! !

estratgica y tctica as como al proceso presupuestario anual. Exige formalidades establecidas por Ley. Incluye todos los procesos (sancin de nulidad). Excepcin para AMC no programables. Acceso a PROMPYME a travs del SEACE. Dos supuestos de modificacin segn Ley.

EXPEDIENTE DE CONTRATACIN

Definicin de Expediente de Contratacin

Documento que contiene todas las actuaciones referidas a la adquisicin o contratacin, desde la decisin de adquirir o contratar hasta la culminacin del contrato.

El Expediente de Contratacin se elabora en la Fase de Actos preparatorios y acaba en la liquidacin del contrato.

Finalidad
Contar con la base tcnica y econmica que le permita a la Entidad obtener una oferta idnea, con la calidad requerida o mejorada y a un costo o precio adecuado.

Inicio
NECESIDAD Consolidar en el PAAC rea Usuaria / Requerimiento DECA Indagaciones: ADS, ADP y AMC Estudios de Mercado: Licit. Y CP

Definicin de caractersticas tcnicas (C.T.) y valor referencial (V.L.)

debe dividir una adquisicin o contratacin para dar lugar al cambio del tipo de proceso de seleccin

Prohibicin de Fraccionamiento: No se

Determinacin del tipo de proceso de seleccin: LP, CP, ADP, ADS, AMC.

Indagaciones
Averiguaciones previas realizadas mediante cotizaciones, compras recientes y similares al objeto del proceso, informacin solicitada a otras Entidades, etc. Ejemplo de Preguntas
! ! !

Si existe el producto en el mercado actualmente. Que cantidad hay para saber si satisface su necesidad. Cuanto va a costar, etc.

Estudio de Mercado
Investigacin y anlisis previo de las condiciones del mercado, mediante la obtencin de documentos tcnicos, publicaciones, investigaciones de campo, etc. que permiten identificar y/o mejorar las caractersticas de lo requerido, conocer el mercado proveedor a travs del volumen y monto ofertado.

Contenido
! ! ! ! ! !

Requerimiento rea Usuaria Estudio de mercado / indagacin Caractersticas tcnicas y cantidad Valor Referencial Tipo de proceso de seleccin Sistema y Modalidad de Seleccin

Obras: Toda la informacin mencionada ms el expediente tcnico, plazo de ejecucin y entrega.

Aprobacin del Expediente

Cada Entidad determina procedimientos y plazos para su elaboracin y aprobacin. Ser aprobado por el funcionario competente, de acuerdo a sus normas de organizacin interna. Una vez aprobado, es entregado al Comit Especial para la elaboracin de las bases.

Conclusiones
El expediente aprobado es requisito para convocar a proceso de seleccin, bajo sancin de nulidad. El expediente de contratacin debe contener todas las actuaciones referidas a la adquisicin o contratacin, desde la decisin de adquirir o contratar hasta la culminacin del contrato.

COMIT ESPECIAL

Definicin
! Es el rgano designado para

elaborar las Bases de un proceso de seleccin y conducir el desarrollo del mismo hasta que quede consentido el otorgamiento de la Buena Pro o se cancele el proceso.

Principios de actuacin del Comit Especial

! Colegialidad ! Especialidad ! Solidaridad ! Autonoma ! Confidencialidad

Estructura
! 3 5 miembros:
!

Uno de ellos con conocimiento tcnico del objeto de la convocatoria.

En: Bienes sofisticados Servicios especializados Obras ! Mnimo:

! !

Uno o ms especialistas de la misma u otra Entidad o expertos independientes

! Suplentes: En igual nmero que los titulares

1 DECA 1 rea Usuaria

En Subasta Inversa 2 miembros: Quien dirige la subasta Secretario

Impedimentos
(Para ser miembro) ! Titular o Mxima autoridad de la Entidad ! Contralores y fiscalizadores ! Aprobaron el expediente o las Bases ! Designaron al Comit Especial ! Resolvern apelacin ! Miembros de CE con sancin vigente

Comit Especial Permanente (CEP)

! ADP / ADS /AMC

Se debe considerar:
! ! ! ! !

Estructura mnima Puede haber uno o ms CEP Duracin: 1 ejercicio? Suplentes No para P/S desierto

Expertos Independientes
! Persona natural ! Persona jurdica
Giro principal: objeto de la convocatoria Representante: persona natural

No tienen que estar inscritos en el RNP Deber de confidencialidad Contratacin: AMC

Expertos de otras Entidades

! Como se relacionan con la Entidad

convocante:

Contrato o convenio?
! Pueden actuar como:

Miembros y asesores?

Designacin
! Titular o Mxima Autoridad de la Entidad ! Por escrito ! Titulares y suplentes ! Persona (nombre), no cargo ! Nombrar Presidente ! Para ms de un proceso de seleccin

Formalizacin
! Notificacin a cada miembro ! Entregar expediente de contratacin

(slo al presidente) ! Instalacin

Funciones (1)
! Consultar y proponer modificaciones al

expediente de contratacin. aprobacin.

! Elaborar las Bases y elevarlas para su ! Convocar el P/S. ! Absolver consultas y observaciones.

Funciones (2)
! Recibir y evaluar las propuestas. ! Otorgar la buena pro. ! Declarar desierto el P/S. ! Todo acto necesario para el desarrollo del

P/S.

Remocin
Caso fortuito o fuerza mayor Cese motivado en el servicio

Renuncia
No cabe

Cese de Funciones
Consentimiento de la Buena Pro Cancelacin del Proceso

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