EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO 10.1.

EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO O LA TEORA DE LAS TRES EDADES Es la denominacin que se da a las distintas fases o etapas por las que va pasando el documento, desde su creacin a su eliminacin o seleccin para su custodia permanente. Tradicionalmente se habla de tres edades. Se estableca en funcin de: 1.- El valor de los documentos; y 2.- La frecuencia de uso. El objetivo es garantizar la presencia del archivero y las tcnicas que aplica para que los documentos reciban el tratamiento adecuado en cada una de esas fases. Suelen ser 3 fases, pero en Espaa se ha aadido una ms a las tres tradicionales: 1.- Archivo de oficina. 2.- Archivo central. 3.- Archivo intermedio. 4.- Archivo histrico. 10.2. ESTADOS UNIDOS Y LA "GESTIN DE DOCUMENTOS" El origen de los archivos se produce en EE.UU. con el "rcord management": la gestin de documentos es una aplicacin de la Administracin con fines de eficacia y consulta en la produccin documental, pero sin beneficio para la futura investigacin. Los objetivos de este tratamiento estn dirigidos a: 1.- Documentacin adecuada. 2.- Evitar lo no esencial. 3.- Simplificar los sistemas de creacin y uso de la documentacin. 4.- Mejorar la forma de organizacin y recuperacin de los documentos. 5.- Proporcionar el cuidado adecuado y almacenamiento no costoso en los centros de documentacin. 6.- Garantizar la distribucin de los documentos.

Los factores que determinan la aparicin de esta teora son 3: 1.- La gran complejidad de la administracin en EE.UU., pues existen muchos documentos. 2.- Adelantos tcnicos. 3.- La no existencia de archivos, puesto que no tenan tradicin anterior, ni tampoco tienen tradicin histrica porque no les importa el documento histrico. El archivo de documentos se desarrolla en la primera mitad del s. XX con antecedentes a finales del s. XIX. Hay muchas leyes emanadas por el primer congreso, existe preocupacin sobre la conservacin de los documentos, ya que fundamentan la existencia del estado. El gran volumen de los mismos ya en ese momento oblig a plantearse el expurgo de documentos histricos o no tiles, pero una comisin determina que en principio no se eliminara. Poco despus, el volumen era tan grande que se autoriza la destruccin de algunos de ellos. Pero, inmediatamente, piensan que, para eliminar menos, hay que producir documentos tiles, por lo que introducen el concepto de eficiencia en la creacin y uso de los documentos, que se constituy como el primer pilar de la Teora General de los Documentos. El segundo momento importante es la creacin en 1934 del primer archivo nacional de EE.UU. Pronto se dieron cuenta de que los problemas no se haban solucionado: porque las oficinas productoras mandaban documentos desordenados; as que hubo que dar instrucciones a los distintos organismos federales para que los fondos que llegaran al Archivo Nacional estuvieran organizados, lo que llev a la culminacin de la Teora de Gestin de Documentos. En todas las oficinas de gobierno se implantan programas permanentes para el control de la documentacin incluso antes de su creacin (rcord management). Desarrollan formularios impresos (en Espaa los formularios empezarn hacia aproximadamente 1958), estandarizacin de equipos, sistemas de creacin y sistemas de recuperacin de la informacin. En 1950 esta teora va a ser sancionada por ley (Primera ley de documentos en EE.UU.). Obliga a todos los organismos a tener un programa permanente y activo que controle la gestin de los documentos en todo su ciclo de vida. La responsabilidad de supervisin de todos estos programas fue asignado por el gobierno de EE.UU. al NARS (ahora NARA). Los organismos ms importantes son:

1.-) Nara es un organismo del gobierno estructurado en distintas agencias, cada una con un objetivo concreto, con competencias en cada uno de los archivos americanos. 2.-) La Agencia de Gestin de los Documentos acta en el campo de la creacin de los documentos. Crean normas, manuales, etc. de tipos documentales, de prcticas de archivo, sistemas de organizacin y recuperacin, digitalizacin, automatizacin... para las oficinas productoras. 3.-) Agencia Central de Archivos: Opera en distintos archivos en los distintos estados que tienen como misin recoger los documentos procedentes de las oficinas federales. La caracterstica es que slo recogen manualmente un volumen de documentos aproximados al que expurgan, seleccionando un porcentaje muy pequeo de documentos de valor duradero. La mayora de los documentos seleccionados responden a un programa llamado Vital Rcords, es decir, aquellos documentos que aseguran la continuidad del gobierno durante y despus de una emergencia nacional. 4.-) El ciclo vital del documento se cierra con la Agencia de Archivos Nacionales, que son aquellos archivos que tienen la responsabilidad de conservar los documentos de valor permanente (vitales). CONCLUSIN: La Teora General de los Documentos supone la intervencin del archivero en las distintas organizaciones, y acta desde que se originan los documentos en las oficinas. 10.3. LA GESTIN DE DOCUMENTOS FUERA DEL MUNDO ANGLOSAJN 10.3.1. EL MODELO FRANCS: "PREARCHIVAGE" Antes de la II Guerra Mundial exista la idea de que los documentos pasaban directamente de la edad actual (institucin productora) a la biblioteca (archivos): un significado en el que el archivo no existe hasta que los documentos no salan de la institucin. Tras la II Guerra Mundial, los sistemas de control de documentos activos eran llamados MISIONES: los archiveros iban a las instituciones productoras a por los documentos que tuvieran que ingresar en los organismos internacionales. Es un intento de establecer un flujo entre instituciones productoras y los archivos. Una 2 fase cuando los archiveros eran requeridos para organizar los archivos departamentales de esas instituciones. Y una 3 fase, en la que se crean depsitos intermedios entre las instituciones productoras y los archivos (depot de prarchivage) 10.3.2. EL MODELO ESPAOL: EL SISTEMA ARCHIVSTICO DE LA ADMINISTRACIN

El problema del espacio tambin afecta a Espaa alrededor de los aos 50, cuando aparece la figura del tecncrata, que estaba formado en modelos de gestin anglosajn pero a travs de la ptica francesa. El resultado es inmediato y nacen en los Ministerios unas unidades llamadas Secretaras Generales Tcnicas. Dentro de estas surgen unas oficinas llamadas Organizacin y Mtodo y tienen como objetivo el trabajo del Ministerio y establecer buenos mtodos de trabajo. Se puso inters en el diseo y difusin de modelos de impresos. Van a potenciar el papel de las bibliotecas y centros de documentacin en las instituciones de la administracin publica, adems de agilizar el trabajo diario. Pero van a dedicar especial atencin a los archivos y determinarn las funciones de los archivos administrativos, y hacindolos depender de las Secretaras Generales Tcnicas, como una unidad ms. SECRETARA GENERAL TCNICA ARCHIVO CENTRAL OFICINA ORGANIZACIN Y MTODO BIBLIOTECAS Y C. DE DOCUMENTACIN Se establece la Ley de Procedimientos Administrativos de 1958, donde se destaca la necesidad de normalizacin y racionalizacin de los documentos. Como consecuencia, se intent normalizar procedimientos y el establecimiento de impresos y formularios para la tramitacin de expedientes homogneos. Ms tarde, pero como consecuencia, se crea el Archivo General de la Administracin (A.G.A.), por el Decreto 914/69. Se plantea como solucin a la falta de espacio en las oficinas y depsitos de los archivos centrales. Su funcin es recoger, seleccionar, conservar y disponer con fines informativos y de investigacin los fondos documentales de la administracin pblica que carezcan de vigencia administrativa. Se dice que los Archivos Histricos Provinciales asumen tambin la funcin que el A.G.A., en lo referente a la documentacin de la administracin central perifrica. La sede se disea con planta de V. Cuando se abre en 1975 se llena rpidamente de documentacin de todo tipo. El sistema que se quera era que paulatinamente todos los organismos de la administracin llevaran all sus documentos. ADMINISTRACIN CENTRAL A.G.A. INSTITUCIONES CENTRALES DELEGACIONES PROVINCIALES ARCHIVOS HISTRICO PROVINCIALES

La mayor preocupacin era saber cundo los documentos perdan vigencia administrativa y se centraron las preocupaciones en establecer los valores de los documentos y cuantificarlos mediante un cmputo cronolgico As, se intentaron establecer calendarios con las edades del documento, que no eran de obligado cumplimiento: 1.- Archivo de Oficina, 5 aos despus de terminada la tramitacin. 2.- Archivo central, 10-15 aos. 3.- Archivo intermedio, hasta que alcanza la edad mnima de 25-30 aos. 4.- Archivo Histrico, durante toda la vida del documento. Tambin se pretenda con estos calendarios saber cuando adquiran valor histrico los documentos, pero nunca se realiz el expurgo. En los aos 80 la directora del A.G.A. dise un sistema de control de archivos administrativos llamado SCAA (Seguimiento y Control de Archivos Administrativos), que se inspiraba en la necesidad de expurgar. Se estructura en 3 pasos: 1// Establecer un sistema de control que permitiera conocer el trmite de los documentos y su estado en el archivo de oficina antes de que se enviaran al archivo central de la institucin. Eran encuestas que llegaban a distintas administraciones. 2// Control de la documentacin en el momento de su ingreso en el archivo central y del A.G.A. Era un sistema normalizado para transferir la documentacin del archivo de oficina al A.G.A. 3// Establecer un sistema para la valoracin de los documentos que ya hubieran ingresado en los archivos sin ningn tipo de control previo. Esto requera estudiar y tipificar todos los tipos documentales y la documentacin acumulada, atendiendo a los siguientes aspectos: Denominacin de la serie. Fechas extremas. Organismo productor descendiendo a la unidad productora. Anlisis de la tipologa documental. Signaturas.

Nivel de descripcin adecuados. Accesibilidad. Vigencia administrativa. Propuesta de eliminacin o conservacin definitiva. Tipos de instrumentos de descripcin. Se denomin a todo sto identificacin, que constituye uno de los pilares de la Archivstica actual. El programa se qued en los papeles, pues no lleg a realizarse en su totalidad, y slo se consigui el que los archivos no aceptasen documentos si previamente no venan identificados. Se crean Comisiones de Trabajo, que de alguna manera realizaron el trabajo del programa alrededor del ao 1989, pero se pararon cuando se acab el dinero. En la administracin se hizo mucho, pero se avanz mucho ms en todo lo referente a metodologa de identificacin y trabajo que antes no exista y se expuso en las Primeras Jornadas que llevaban este mismo nombre: Metodologa para la identificacin y valoracin de series documentales, celebradas en 1991. Los Grupos de Archiveros Municipales de Madrid aplicaron la misma metodologa a los archivos municipales. Ha dado lugar a un manual de tipologa documental (tambin considerado como calendario de expurgo). Los Ayuntamientos s se han planteado seriamente el expurgo mientras que la Administracin Central no se lo ha planteado. Slo se conoce bien en los Gobiernos Civiles desde sus orgenes hasta la actualidad. Se ha realizado un intento en la Secretara de Estado de Comercio. Nuestro sistemas no funcionan porque nunca se ha cuestionado el expurgar, mientras que los americanos s lo han hecho.