Proyecto de Sistema de Informacin

Nombre del proyecto : Productora de eventos Integrantes : Barbara Aguilar, Walter Cortez, Julio Araya

Objetivo: Analizar Propuesta de evento del Cliente y realizar su produccin.

Resumen: se inicia cuando el Cliente enva una orden del pedido del Evento. El proceso da curso analizando la posibilidad de satisfacerlo. Finaliza cuando se le comunica al cliente el resultado final del anlisis de su pedido. ARAYA PRODUCCIONES es una empresa de servicios de produccin de eventos creada por la necesidad existente en la ciudad de Antofagasta, por la poca informacin por parte de la poblacin en la existencia de este tipo de empresas en la ciudad. El proyecto tiene como objetivo la realizacin de eventos sin importar el nmero de asistentes. No importa el tamao o el lugar del evento, manteniendo su estilo, simple y elegante como se destaca en cada uno de sus trabajos. La empresa tendr como misin observar, atender y resolver de forma creativa las necesidades de nuestros clientes. Ofrecer alternativas originales en un mercado que exige diferenciacin e innovacin para sobresalir al promedio. El proyecto tendr como fin todos los eventos que se encuentran en la ciudad de Antofagasta ofreciendo un servicio de excelencia y destacado. Para lograr los objetivos, la empresa tendr una fuerte inversin en publicidad la cual permitir de que el pblico en general conozca este tipo de servicios los cuales en la ciudad de Antofagasta son aun desconocidos por las personas quienes se limitan a dirigirse a restoranes y centro de recreacin. Araya Producciones es una sociedad de personas de responsabilidad limitada la cual se encuentra administrada por su propio dueo el cual entregara toda la experiencia y asesora profesional a los clientes que requieran los servicio de la empresa.

DEFINICION DEL PROYECTO Origen de la Idea Araya Producciones una empresa que se dedica a la planificacin, organizacin y ejecucin de diferentes tipos de celebraciones o eventos pblicos que generalmente suelen ser multitudinarios. Es importante que tengamos en cuenta que una empresa productora de eventos generalmente suele detenerse en cada uno de los detalles de la organizacin y justamente por esta razn es que la mayora de las personas prefieren contratar este tipo de servicios y no tener que cargar con el stress que implica la organizacin de una fiesta o evento, especialmente si se trata de algn evento empresarial, conferencia o congreso considerando que en estos casos se trata principalmente de eventos multitudinarios y lgicamente pocas personas jams podran llevar una organizacin de tal magnitud.

Descripcin de proyecto Este proyecto tiene como objetivo la realizacin de eventos sin importar el nmero de asistentes, el cual debe ser una perfecta armona, donde los sabores, olores, colores, luces, estilos y diseos jueguen un papel principal creando un todo nico. Desde mens romnticos para 2 personas hasta fiestas de empresas para cientos de invitados, o de sencillas comidas a domicilio a sofisticadas, exclusivas fiestas y conciertos masivos. No importa el tamao o el lugar del evento, manteniendo su estilo actual, simple y elegante es como se destaca en cada uno de sus trabajos.

Objetivos del Proyecto Consolidarse dentro del mercado de la produccin de eventos como la empresa que mas eventos realiza durante todo el ao, ofreciendo un servicio distinto y de calidad.

ESTUDIO DE MERCADO Anlisis del Mercado Demanda

Los consumidores del servicio son todas aquellas personas o empresas que tienen el dinero e intencin de comprarlo. El segmento que queremos abarcar son empresas y personas abc1, c2 y c3. Los clientes en general estn dispuestos a pagar entre un 15% a 30% extra al valor de contratacin de una productora de eventos. En cuanto a los gustos de empresas en Antofagasta principalmente piden buena recepcin, coctel, adems de animacin de eventos, baile entretenido, concursos y msica en vivo o envasada segn sea el caso y si lo requieren, si es minera solicitan en especial una cena abundante. En cuanto a las persona, depender del tipo de evento que quieran festejar, ya sea cumpleaos, matrimonios, aniversarios, etc. En cuanto a los gustos, las personas siempre buscan dar la mejor impresin en los eventos que realizan. Estos eventos dependen del tipo de celebracin, edades, ingresos, etc, por lo tanto es muy difcil detallar cada uno de ellos, ya que depende de cada persona en particular.

Plan de Marketing El plan de marketing de Araya Producciones producciones est orientado a satisfacer las necesidad de entregar a la ciudad de Antofagasta la alternativa real en la produccin de eventos, considerando que en esta ciudad existen alternativas, el desconocimiento del publico nos obliga a crear un fuerte plan que permita a las personas a conocer a la empresa y sepan que existen opciones reales y tangibles para la realizacin de sus eventos.

Precio La poltica de precio de la productora ser de un 30% sobre los costos de la realizacin del evento. Pero siempre respetando el precio de mercado existente. Para la poltica de precios se han tomado datos del mercado que permiten conocer cules son los valores que las empresas piden por los servicios de produccin de eventos. Se debe tener en cuenta que los precios bases que se utilizaran solo como una presentacin de los servicios ya que cada evento es nico y se deben establecer precios dependiendo de la necesidad de los clientes

ESTUDIO TECNICO

Proceso Productivo

CORRIENTES DE ENTRADA Materiales: Estos equipos cumplen con la funcin de apoyar la realizacin de los eventos. * Equipos sonido * Cajas, amplificadores, micrfonos, etc. elementos que sirven para la implementacin de la msica y apoyar la animacin del evento. * Equipos iluminacin * Focos, luces robotizadas, fresnel: estos permiten una iluminacin adecuada. * Equipos Amplificacin * Mesa, power, concert, cables, etc.-

* Escenografa fija * Telas, velas, centros de mesa, alfombras, mantelera etc.: Estos elementos permiten una adecuada ornamentacin. * Vehculo fijo * Necesario para el transporte de los equipos y otros. * Publicidad, pendones, afiches, flyer, tarjetas de presentacin, pagina Web. * Servicios bsicos: * Arriendo del lugar del evento, arriendo de carpas montables y camiones de traslado. * Lugar necesario que permite la realizacin del evento de acuerdo a las necesidades de los clientes y el traslado de los materiales necesarios.

Recursos Humanos: Los recursos humanos son el activo mas importante ya que de ellos depende en gran manera el xito de evento, la necesidades de personal son variables al estilo de evento.

* Garzones, cocineros, anfitrin: * Estas personas son las responsables de la atencin directa a los invitados del evento.

* Animador, Msicos: * Son las personas que permiten la animacin y entretencin en el evento.

PROCESO DE CONVERSION * Contacto ya sea telefnico o atencin personal: * Es la primera etapa de la prestacin del servicio, el momento en que se realiza la primera comunicacin con el cliente.

* Descripcin del tipo de evento requerido: * Es cuando se acuerda el tipo de evento a realizar.

* Firma del contrato de acuerdo del servicio:

* Traslado de los equipos al lugar del evento: * Es la accin de transportar los equipos a la direccin escogida para el evento.

* Instalacin de los equipos y escenografas: * Es la instancia de preparar los equipos y escenografa de acuerdo a su funcionamiento para su desarrollo en llevar a cabo el evento con un maximo 4 hrs en instalaciones siempre dependiendo del tipo de evento.-

* Inicio del evento: * Es el inicio del servicio a prestar.

* Coordinacin del personal de servicio: * Se trata del desarrollo logstico del personal para lograr de estos la mayor eficiencia posible.

* Limpieza y retiro de los equipos: * Es la finalizacin del evento como servicio, dejar limpio el lugar y trasladar los equipos a la bodega de la empresa.

FLUCTUACIONES * Falla en lo equipos: * Instancia de que no funciones los equipos o lo hagan de manera defectuosa donde puede ocurrir en cualquier momento debido a errores de fbrica, depreciacin o mal mantenimiento

* Falla en el vehculo de traslado: * Etapa de llevar a cabo el evento en que no se realice el traslado de los equipos en el momento indicado debido a choques, trfico, o cualquier circunstancia externa.

* Rotacin del personal: * Debido a que la mayora no se contrata personal para el evento de manera indefinida y se hace por evento existe alta rotacin de empleados.

* Entregas tardas: * Es cuando el evento no se realiza a la hora definida por variables ajenas a la propia empresa.

* Catstrofe natural: * Debido a un desastre de la naturaleza afecte al inicio, desarrollo, o final del que no se pueda realizar o suspender el evento.

CORRIENTES DE SALIDAS

* Cumplimiento de la expectativa en el servicio prestado * Cumplir a cabalidad con todos los requerimientos solicitados por el cliente

* Animacin entretenida y acorde al evento * Dependiendo al segmento que va dirigido el evento, se contrata la animacin por ejemplo: * Eventos para nios (payasos, Disfraces) * Empresas (Humoristas, Locutores de Radio. Etc.)

* Comida de buena calidad * Entregar alimentos equilibrados, supervisados por nutricionistas experimentados.

* Buena iluminacin * Contra con buenas luces, focos, halgenos; estroboscopias para el sector de recepcin y saln del evento. * Buena Sonido Constando con equipos necesario para cumplir con varias expectativas.-

* Escenografas de con el evento solicitado * Contar con todos los artefactos y artculos necesarios para ambientar la situacin que necesita el cliente.

Disponibilidad y costos de mano obra: debido a la ubicacin nuestra mano de obra se puede adquirir sin problemas ya que gran parte de esta corresponde a estudiantes universitarios. Cercana de las fuentes de abastecimiento y del mercado: nuestra empresa no requiere de fuentes de transporte muy sofisticados, esto debido a que nuestro vehiculo de trabajo nos permite realizar los distintos traslados.

Factores Ambientales: nuestra empresa no se ve afectada por los factores ambientales, ya que en la regin no se caracteriza por tener mala condiciones meteorolgicas. Costo, Disponibilidad y caractersticas de terrenos: estudiando una gran cantidad de propuestas se considero la mas beneficiosa para nuestros intereses, desde el punto de vista de optimizar los costos. Disponibilidad de Agua, energa y otros suministros: debido a su ubicacin y modernidad del edificio cuenta con todos los consumos bsicos para que esta oficina este en operacin. Posibilidad de desprenderse de desechos: nuestra empresa emanan solamente desechos orgnicos debidos a la alimentacin que se desarrolla en los eventos realizados.

ESTUDIO ORGANIZACIONAL MISION: La misin es observar, atender y resolver de forma creativa las necesidades de nuestros clientes. Ofrecer alternativas originales en un mercado que exige diferenciacin e innovacin para sobresalir al promedio.

VISION: Convertirnos en la primera opcin en la mente de todos nuestros clientes, apoyado de un liderazgo indiscutido en nuestro mercado. Se entregara un servicio de excelencia que ser reconocido por nuestros clientes en todas nuestras reas, desde el contacto inicial, hasta la recepcin conforme del producto ofrecido, segn los estndares acordados. Es por eso que, promoveremos el mejoramiento continuo de la calidad en todos nuestros productos.

OBJETIVO: Consolidarse dentro del mercado de la produccin de eventos como la empresa que mas eventos realiza durante todo el ao, ofreciendo un servicio mas distinto como es el usoluces, calidad de sonido, buen servicio, etc., para nuestros clientes.

PRODUCTOS Y SERVICIOS: Productora de eventos realizacin de eventos sin importar el nmero de asistentes, debe ser una perfecta armona, donde los sabores y olores, colores y luces, estilos y diseos jueguen un papel principal creando un todo nico. Desde mens romnticos para 2 personas hasta fiestas de empresas para cientos de invitados, o de sencillas comidas a domicilio a sofisticadas y exclusivas fiestas o conciertos. No importa el tamao o el lugar del evento, manteniendo su estilo actual, simple y elegante es como se destaca en cada uno de sus trabajos.

ORGANIGRAMA TIPO DE ORGANIGRAMA: Nuestra empresa cuenta con un organigrama vertical. En los organigramas verticales, cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por lneas que representan la comunicacin de responsabilidad y autoridad. De cada cuadro del segundo nivel se sacan lneas que indican la comunicacin de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de l y as sucesivamente.

Administrador General Encargado de recursos y Finanzas Encargado de marketing y publicidad Personal Fijo ( Cocineros, sonidista, elctrico, creativo) Personal de Apoyo Rotativo (estudiantes o alumnos en prctica)

DEFINICION DE LOS CARGOS Y FUNCIONES Administrador general: Es la ms alta autoridad administrativa de la sociedad, cuya responsabilidad es ejercer la funcin de organizar y dirigir las actividades.

Asistente ejecutivo: La principal funcin es apoyar las tareas del Administrador General, atencin de publico personalmente y por telfono.

Encargado de recursos y finanzas: Su objetivo ser ver la parte monetaria de la empresa, en este caso como es la venta de proyectos de eventos. La funcin que se cumple en este punto es de ver a los empleados como estn, dndoles un ambiente grato para trabajar y as la produccin sea mayor.

Encargado de marketing y Publicidad: Su principal funcin ser desarrollar una estrategia de marketing para potenciar los eventos. Estar a cargo de todas las operaciones que se hagan como empresa, ya sea compras o arriendos de lugares, etc.

Equipo de trabajo permanente: El equipo de trabajo permanente es aquel que grupo de trabajo ms estable dentro de la empresa, estos nos permiten un apoyo ms profesional dentro de cada eventos a realizar, entre ellos se encuentra el, animador, msicos, sonidista, iluminador, cocineros, etc.

Personal rotativo: Estas personas son contratadas de manera espordicamente o sea de manera rotativa, apoyando las labores de implementacin y el desarrollo del evento (garzones, garzones, guardias, bailarines, aseadores, etc., van a variar dependiendo de la magnitud necesitada.

MARCO LEGAL Productora de eventos Araya Producciones es una sociedad de personas de responsabilidad limitada que se encuentra ubicada en la ciudad de Antofagasta y se entregara servicios de produccin de eventos, tanto a personas y empresas de la Ciudad.

Conclusiones y recomendaciones

El informe entregado que trata el tema del proyecto Araya producciones, puede sealar que de este trabajo se presentaron los diferentes estudios para su evaluacin, como son los de mercado, tcnico, organizacional; financiero y econmico; Sobre la factibilidad de crear o no de esta pequea empresa. De igual forma, se desprende de los aspectos planteados la existencia de espacio en el mercado para una productora de eventos en cuanto a la demanda en sus potenciales clientes como empresas y personas. Adems se debe mencionar el aumento progresivo de la poblacin de trabajadores, habitantes y fuentes de trabajo. Cabe destacar que la competencia de mercado para este proyecto si bien existe, no es lo suficientemente promocionada por lo que hace a Araya Producciones un rea por la cual puede hacerse fuerte y triunfar en este tipo de servicios en Antofagasta. Al mismo tiempo se estimo una fuerte inversin en la compra de activos fijos y contratacin de publicidad que son necesarias para competir en el mercado y que en el flujo de caja con todo lo anteriormente valorizado se tomar la decisin final de viabilidad. En cuanto al servicio se prestara de forma completa y para distintos fines como cumpleaos, matrimonios, empresas; Transformndose en un plus debido a que no son muchas las empresas que prestan estos servicios (detallado en las corrientes de salidas). La informacin entregada por el flujo de caja da como resultado que de acuerdo a nuestra inversin, costos y gastos, y tomando en cuenta los ingresos, que la empresa obtendra utilidades a partir del ao 7, compensado la inversin inicial.

Finalmente valorizados todos lo anteriormente sealado y de acuerdo a los indicados respectivos (VAN y TIR), el proyecto es viable de realizarse tomado en cuenta el estudio del proyecto efectuado. En cuanto a la recomendacin, al ser un servicio no existe costo fijo y siendo as, se estima controlar el costo variable o sea el monto aproximado del 70% sobre las ventas, tratando siempre de aumentar la cantidad de personas para que el costo unitario por persona, sea lo ms bajo posible.

PRESUPUESTOS

ARAYA PRODUCCIONES

CENA Y FIESTA DE MATRIMONIO Caractersticas de la prestacin de los servicios - 1. Asesoramos completamente tu fiesta de matrimonio para que nada quede al azar, acompandote en cada una de las etapas, as hacer que vivas un momento realmente inolvidable junto a tus invitados. - 2. Desarrollamos tu fiesta soada. - 3. Saln exclusivo para el evento. (Capacidad 200 personas) - 4. Uso exclusivo de todas las dependencias. - 5. Decoracin Ad-Hoc : Ornamento exclusivo, mesas redondas para 10 personas, cada una de ellas vestidas con mantelera blanca y carpeta de color, sillas vestidas en combinacin con las mesas, servilletas de gnero, cuchillera de la ms fina. La decoracin de los salones son con globos, cintas, velas, flores artificiales y secas, y mucha iluminacin. - 6. En cuanto a la animacin y entretencin presentamos pantalla gigante, msica envasada dirigida por un DJ profesional durante todo el transcurso del evento, se pueden formar dos ambientes complementarios en estilo de msica (Optativo), Data Show, maquina de humo, maquina de burbujas y otros efectos especiales. - 7. Bar abierto en tragos largos (Pisco, Ron, Vodka). - 8. Incluye tambin un amplio men con diferentes alternativas : Cctel de bienvenida, cena, variedad en postres, bajativo. - 9. Personal altamente capacitado para cada servicio que se entregue durante el evento. DESCRIPCIN DEL MEN COCKTAIL (15 bocadillos por personas Aprox.) * * * * * 1 copa de Pisco Sour o Vaina (Artesanal) 1 copa de Champaa Medio litro de Bebida Gaseosa (Lnea Coca - Cola) Variedades en bocadillos fros (Canaps) Variedades de bocadillos calientes (Empanadas de Cocktail y Masas pequeas)

CENA - Entrada : 1. Cornet de Jamn en mousse de palta. 2. Queso fresco con nido de vegetales. 3. Carpacho de Salmn del Pacfico con salsa Muselina al Bosca. 4. Championes rellenos sobre salsa de queso gratinado. 5. Cctel de fruta, pollo en cubitos, pimientos rojos y verde, ciboulette, pia, man, salsa Muselina.

6. 7. 8. 9.

Crep de Marisco. Fondo de alcachofa. Palta Reina. Mousse de marisco palta.

- Plato de Fondo : (Alternativas) A. Lomo Envuelto en Maza Filo. B. Lomo de Cerdo a las finas hierbas. C. Salmn Grillado sobre Cebolla Morada Acaramelada. D. Medalln de Pavo. E. Medalln de pollo grillado / Gordon Blue. - Acompaamiento para el plato de fondo : 1. Mil hojas de papa. 2. Souffl de Queso. 3. Strudel de verduras a las finas hierbas. 4. Tulipa de masa filo rellena con pastelera de choclo o pur rustico. 5. Peperonata de Verduras.( Zanahoria, Zapallo Italiano, Morn rojo y verde) 6. Lasaa de Zucchini. 7. Zanahorias Glaseadas a las finas hierbas. ( Azcar morena ) 8. Flan de Espinacas. 9. Championes salteados a la Jerez y Ciboulette. 10. Papas sacabocado Ciboulette. 11. Flan bicolor. (Espinaca y Zanahoria) POSTRE 1. 2. 3. 4. 5. Suspiro Limeo. Helado de chirimoya con galletas obleas y salsa de frambuesa. Primavera de Pia, Durazno y Kiwi. Copa Mini Volcn. Mousse de variedad.

BAJATIVO * 1 Bajativo a eleccin al final de la cena (Menta o Manzanilla) * 1 Copa de Vino solo durante la cena. OTROS SERVICIOS COMPLEMENTARIOS 1. Bar Abierto : El bar abierto incluye el consumo de: a. Ron (Barcel, Varadero) b. Vodka (Eristoff y PL) c. Pisco (Mistral 40) d. Tragos dulces (Pisco Sour) e. Jugos f. Bebidas (Lnea Coca-Cola) 2. Estacin de Caf : Se dispondr durante toda la noche que dura el evento, una vez concluida la cena de :

a. Caf. b. T. c. Infusin de hierbas. 3. Msica : Se realiza una sesin de a lo menos 5 reuniones para coordinar la estructura y modelo protocolar a seguir, adems de la debida seleccin de los estilos, intrpretes y piezas musicales a exponerse en cada una de las diferentes etapas de la fiesta (Cctel, cena y baile). En la medida de los requerimientos y del diseo estructural de la fiesta, se pueden formar dos ambientes complementarios en estilo de msica (Esto es optativo). Incluye dos pantallas gigantes, luces robotizadas, rayos lser, mquina de humo, etc. 4. Hora extra : Hora de termino del evento 4:30 AM. (Ocho horas cronolgicas) 5. Recuerdo Digital : Confeccionamos un recuerdo digital con una variedad de fotografas que t hayas seleccionado de tu vida previa al matrimonio, el cual se proyectara durante el cctel en una pantalla gigante. 6. Artculos Decorativos : Entorno de las dependencias y ambientacin de la fiesta. a. Vajilla. b. Cristalera. c. Cuchillera. d. Servilletas de gnero. e. Sillas vestidas. f. Color de carpeta a eleccin. g. Arreglos florales en todas las mesas. h. Bouquet de flores naturales. i. Candelabros con Velas. j. Globos y cintas a eleccin k. Antorchas. l. Pantalla gigante. m. Maquina de humo. n. Rayos lser bicolor. . Luces robotizadas. o. Maquina de burbujas. p. Data Show. q. Mucho Ms. 7. Personal calificado para cada servicio o actividad que se realice en el evento. a. Maestro de Ceremonia b. Coordinadores c. Supervisor d. Dj profesional e. Chef f. Barman g. Garzones h. Guardia de seguridad i. Personal de aseo j. Cuidador de Vehculos

7. Obsequio para los invitados. a. Varitas luminosas de cotilln b. Baile entretendio se incluye en el presupuesto sobre los 100 invitados. c. Cotilln en la fiesta. SERVICIOS ADICIONALES a. Fotografa. b. Filmacin. c. Baile entretenido (Exclusividad) d. Cotilln. e. Msica en vivo durante la cena. f. Orquesta. g. Transporte : A objeto de entregar la facilidad de poder asistir al evento y despus regresar a los hogares en forma cmoda y segura, es que se ha puesto a disposicin un servicio de transporte en buses, Van y vehculos equipados 100 porciento h. Servicio de comidas para nios: * * * * Pizzeta jamn/ queso Pollo asado o Nuggets de pollo con papitas fritas Postre Bebidas gaseosas

VALORES NETOS POR PERSONA (Valor en base a 150 personas como mnimo en caso contrario el valor de este presupuesto no ser el mismo)

Opcin A : $ 30.500 Opcin B : $ 28.500 Opcin C : $ 26.500 Opcin D : $ 25.000 Opcin E : $ 24.000

FIESTAS O CONCIERTOS EN VIVO

Consta de asesoramiento completo a cargo de un Tcnico en Sonido Titulado y con un equipo de trabajo min 4 personas, las cuales se desempearan en la instalacin, requerimientos durante el evento y posterior desinstalacin de todo.-

-Amplificacin Normal: Salida : Consta de 4 concert de 700w RMS 1200 continuos C/U, 2 subbajos de 800wrms 3200 peek C/U, todo con sus power correspondientes, Mesa de beheringer de 32 canales, compresor, crossover, multipar etc.Retornos: Consta de 5 retornos de 300w RMS c/u con su power correspondiente.Accesorios: Cables,Atriles, Micrfonos, etc.$120.000.-

-Amplificacin Grande: Salida : 8 partes Line Array de 700w RMS 1200 continuos C/U, 4 subbajos dobles de 800wrms 3200 peek C/U, todo con sus power correspondientes, Mesa de souncraft de 32 canales, compresor, crossover, multipar etc.Retornos: Consta de 5 retornos de 300w RMS c/u con su power correspondiente.Accesorios: Cables,Atriles, Micrfonos, etc.$500.000.-

Luces : Robotizados, tachos par 64, bolas, controlador DMX,

- Otro servicios Adicionales: Backline: $40.000.- 2 Marshall JCM2000- guitarras (gabinete y cabezal) $20.000.- C/U $20.000.-Hartke - bajo(gabinete y cabezal) $20.000.- Batera TAMA Swinstar 22" 10" 12" 16" con cillin, pedestal de hit-hat, caja, 4 de platillos (sin platillos, sin caja y sin pedal de bombo)

Se hacen precios especiales entre mas cosas se agregan al precio final.-