Google Docs

1-Qu es Google Docs? Google Docs es una sencilla pero potente suite ofimtica, todo en lnea. Nos permite crear nuevos documentos, editar los que ya tenamos o compartirlos en la red. Las principales ventajas de Google Docs son: Nuestros documentos se almacenan en lnea: esto nos permite acceder a ellos desde cualquier ordenador con conexin a internet, y compartirlos con quienes nosotros queramos, permitiendo su edicin o llegar a publicarlos para que todo el mundo pueda verlos.La gran cantidad de formatos que soporta: con el procesador de texto podremos editar nuestros documentos de Word, Openoffice, documentos de texto... y guardarlos con el mismo formato u otros distintos. Y lo mismo sucede con presentaciones y hojas de clculo.Su precio: Google Docs es una herramienta totalmente gratuita. 2. Cmo inicias el programa? Para poder utilizar Google Docs debemos tener una cuenta Google (por ejemplo una cuenta de correo GMail). Al ser una aplicacin Web, Google Docs necesita ser utilizado a travs de un navegador. As que el primer paso ser abrir una nueva ventana el nuestro. Tras abrir el explorador, tecleamos la direccin http://docs.google.com. Tambin encontraremos enlaces a Docs cuando accedamos a los servicios de Google, como nuestra cuenta de GMail, o en el men del buscador Ahora en la casilla Correo electrnico introducimos la direccin que usamos en nuestra cuenta Google (si es GMail, no es necesario escribir @gmail.com), y en la casilla inferior nuestra contrasea. Slo nos queda pulsar el botn Acceder. 3. Qu tipo de tareas podes realizar en googledocs

Google Docs nos permite la creacin de seis elementos:

4. Podes subir archivos?Explica. Existe la opcin de subir archivos que ya tengamos listos o que estemos preparando en nuestras computadoras. El sistema acepta la mayora de los formatos de archivo comunes, como .DOC, .XLS, .ODT, .ODS, .RTF, .CSV, .PPT,etctera. Y en la pgina principal, se encuentra el botn Subir o Upload. (Lapgina principal quedar minimizada en la barra de Tareas). Esa opcin da paso a una pantalla donde es posible Examinar (Select files toupload) y buscar dentro de su computadora el archivo a subir (tener presentes lasindicaciones que figuran a la derecha sobre el tamao de los archivos que sepueden subir, ya que vara entre unos y otros tipos de archivos).

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Documento, un documento de texto. Presentacin, basada en diapositivas. Hoja de clculo. Formulario, con el que podemos recoger informacin de otros usuarios. Dibujo, donde podremos dibujar grficos y diagramas. Carpeta, para organizar nuestros elementos

5. Podes crear documentos con plantillas? Explica. Cuando estamos trabajando ya dentro de un documento, la ruta ms rpida paracrear otro nuevo es desde: Archivo Nuevo Documento; Hoja de clculo;Presentacin. Con la opcin Desde plantilla o From template se pueden iniciar documentos condiseos prefijados desde una pantalla como la que se muestra en la siguienteimagen. En la parte superior contamos con un buscador de plantillas (SearchTemplates) y, a la izquierda de la pantalla, algunas clasificaciones y formas deordenar los resultados. En el centro podemos

seleccionar qu tipo de plantillanecesitamos (si es para un documento, hoja de clculo o presentacin). Es posiblehacer una vista previa, o directamente aplicarla y comenzar a utilizarla con el botn Utilizar esta plantilla. 6. Cmo editas o modificas el formato de un documento? Podemos clasificar las acciones que tienen que ver con el formato en dos grandes grupos. Formato carcter. Afectan a los caracteres en s mismos como el tipo de letra o fuente, tamao, color, etc.. Los caracteres son todas las letras, nmeros, signos de puntuacin y smbolos que se escriben como texto. Las letras incluidas en imgenes, no se consideran caracteres a estos efectos y no se les pueden aplicar los formatos que vamos a estudiar. Vamos a ver las posibilidades ms comunes para variar el aspecto de los caracteres que estn disponibles en la barra de formato o en una parte de la barra estndar: fuente, tamao, estilo de fuente y color. Bsicamente, podemos emplear estos formatos de dos formas: - Aplicarlo a un texto ya escrito: para ello, seleccionamos el texto a formatear, y elegimos la fuente, el tamao o el estilo que deseemos. El texto seleccionado tomara los nuevos valores. - Aplicarlo al texto que se va a escribir: hacemos clic en la parte del documento donde vamos a escribir y elegimos un formato. El texto que escribamos aparecer ya con el nuevo formato. Permanecer as hasta que lo cambiemos, o situemos el punto de insercin en un texto ya escrito. El formato tomar entonces los valores que tenga ese texto. Formato prrafo. Afecta a grupos de caracteres como lneas y prrafos, por ejemplo alineacin y sangras. En un texto escrito, un prrafo es la parte del texto comprendida entre dos puntos y aparte. En Google Docs un prrafo finaliza al pulsar la tecla Intro (no tiene por qu estar entre la etiqueta de prrafo de HTML) para realizar un salto de lnea y retorno de carro. Cuando al escribir de forma normal, llegamos al margen derecho, y cambiamos a la lnea de abajo, no se limita un prrafo. Al insertar un prrafo, este toma las mismas caractersticas de formato del prrafo anterior. Para cambiar las caractersticas de formato de un prrafo, basta con dejar el punto de insercin dentro del prrafo y modificar las caractersticas que queramos.

Las caractersticas ms importantes de formato de prrafo son la alineacin y la sangra, ambas suelen estar disponibles en la barra de herramientas. Ahora veremos la forma de cambiar los distintos formatos, que se har principalmente desde la barra de herramientas.

7. Con este sistema es posible colaborar en la edicin de un documento con otras personas. Cmo? Podemos compartir cualquiera de nuestros elementos de Google Docs, incluso las carpetas. De hecho, al compartir una carpeta, se comparte todo su contenido. Por eso, si tenemos un grupo de personas con el que siempre compartimos documentos, nos ser ms cmodo compartir una carpeta, e ir asignando los documentos a dicha carpeta, que ir compartindolos cada vez. Los pasos a seguir para compartir un elemento son los siguientes:

Podemos compartir varios documentos a la vez desde el listado de la pantalla de inicio. Primero los seleccionamos y despus pulsamos el botn Compartir y seleccionamos Invitar a usuarios... del desplegable para aadir usuarios o Ver quin tiene acceso para administrar a los usuarios existentes.

Para compartir el documento que estamos editando, seleccionamos del botn desplegable Compartir, que mostrar las mismas opciones que vemos arriba.

En cualquier caso llegamos a la pantalla Compartir con otros usuarios. Su aspecto puede variar ligeramente si accedemos desde el listado de documentos o desde uno en concreto. La pantalla Compartir con otros usuarios est dividida en tres secciones, agrupadas en tres pestaas:

En la pestaa Invitar a usuarios tenemos las opciones para invitar a nuevos colaboradores y lectores. 8. Podes editar y acceder desde cualquier parte? Explica. En Usuarios con acceso vemos con quines lo hemos compartido, pudiendo modificarlos y eliminarlos. Si compartimos varios, veremos tambin el listado de documentos. En la pestaa Permisos avanzados, tenemos opciones menos comunes, como permitir que los colaboradores puedan invitar a otros usuarios. 9. Los trabajos se almacenan de forma segura ? Cuando creamos un documento en Google Docs, estamos constantemente editndolo y guardndolo. Y puede llegar el momento en el que nos interese recuperar la versin que tenamos hace un par de das antes de que la modificase un colaborador, o simplemente echarle un vistazo. Pues eso precisamente son las Revisiones de Google Docs. Las Revisiones de un documento forman un historial de sus versiones anteriores, copias del documento, pero antiguas.En ellas tambin aparecen las modificaciones hechas por nuestros colaboradores, si es un documento compartido. Podemos acceder a la pantalla de revisiones, desde la pantalla de inicio, haciendo clic en el men del Ms acciones Revisiones.Otro camino es desde la pantalla de edicin desde el men Archivo revisin. 10. Es posible guardar y exportar copias fcilmente a otros formatos? Otra opcin de la que disponemos, es descargar el documento a nuestro disco duro, pudindolo editar despus con otros programas. Primero debemos elegir cmo lo guardaremos. Para ello debemos tener en cuenta qu vamos a hacer despus con el documento y de qu programas disponemos para leerlo o modificarlo. Google Docs nos permite guardar nuestros documentos en los siguientes formatos: Documentos de texto: Ver Historial de

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Word (.doc) - Necesitars alguna versin de Microsft Word o un programa compatible para abrirlo. OpenOffice (.odt) - Necesitars tener instalado el OpenOffice para abrirlo. PDF (.pdf) - Se usa principalmente para publicar archivos de texto. Se puede proteger para que no se modifique.

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RTF (.rtf) - Es un archivo de texto con formato, que podrs abrir con la mayora de los editores. Texto sin formato (.txt) - Se puede abrir con todos los editores de texto, pero no soporta el texto con formato. HTML comprimido (.zip) - Como una pgina web. Podr abrirlo cualquier navegador, pero en un formato comprimido para ocupar menos espacio. Presentaciones:

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PDF (.pdf) - La presentacin se descargar en un archivo PDF. PowerPoint (.ppt) - Se descargar como un archivo de presentacin, que podramos abrir con PowerPoint. Texto (.txt) - Se descargar slo el texto contenido en las diapositivas, en un archivo de texto sin formato. Hojas de clculo.

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Excel (.xls) - Se guardar como una hoja de clculo de Microsoft Excel. OpenOffice (.ods) - Se guardar como una hoja de clculo, editable con OpenOffice PDF (.pdf) - Se guardar como un archivo PDF. CSV (.csv)* - Es un formato de archivo de texto, en el que cada fila forma una lnea y los valores se separan por comas. Se puede utilizar con muchos programas. Texto (.txt)* - Se guarda como un archivo de texto sin formato. Html (.html)* - Se guarda como una pgina web, que contiene una tabla con el contenido de la hoja. * Con estos formatos slo guardamos la hoja, no el libro completo. Dibujos:

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PNG - Es el tipo de archivo ms adecuado para exportar textos, grficos y dibujos, y adems soporta transparencias. JPEG - Es el formato ms adecuado para fotografas, aunque se pierde calidad en textos y no soporta transparencias. SVG - Es un formato de archivo vectorial, en el que conservamos los trazos originales, e incluso podremos editarlo si tenemos el programa adecuado. PDF - Se guardar como un archivo PDF. Documentos PDF.

PDF (.pdf) - Slo podemos descargarlo como PDF, sin convertirlo a otros formatos.

11. Cmo organizar documentos en googledocs? Organizar documentos En Google Docs es posible organizar todo en carpetas, de forma simple: consiste en arrastrar y soltar en tantas carpetas como sea necesario. De esta manera, un mismo documento puede pertenecer a varios proyectos, sin necesidad de duplicarse en cada carpeta en la que se copie 12. Puedes publicar un trabajo en forma de pgina web? Explica. Publicar un trabajo en forma de pgina web Es posible publicar documentos en internet, con un solo clic, como pginas web de aspecto normal y sin tener que aprender nada nuevo ni contratar ningn servicio. Publicar como una pgina web: veremos que se despliega otra ventana donde se abre la posibilidad de publicar el documento, y tambin de automatizar la publicacin de las actualizaciones. Seleccionando la casilla correspondiente, el sistema se encarga de volver a publicar automticamente cada vez que realizamos algn cambio a travs de la edicin de un documento

13. Es posible publicar documentos en internet, con un solo clic? Explica Para publicar tus archivo en internet debes tocar en boton compartir-publicar a la web. Alli te apareceran los enlaces de codigo HTML y Codigo embebido para publicarlos en internet. 14. Cmo controla quines pueden ver una pgina ? Controlar quines pueden ver una pgina De la misma manera que es simple publicar, tambin podemos dejar disponible un documento solamente para algunas personas, y no para todo el mundo. Y, si en algn momento lo deseamos, tambin podemos editar o directamente eliminar esa publicacin 15. Explica cmo publicas documentos en un blog. Publicar documentos en un blog Una vez creado o subido un documento, es posible publicarlo en un blog, directamente desde el entorno de trabajo de Google Docs sin necesidad de crear otras cuentas ni adherirse a otros servicios 16. Puedes subir directamente tus documentos de googledocs a los sitios slideshare y scribd? Explica. En scribd se puede importar los documentos directamente de googledocs vinculando la cuenta de google con la de scribd. De esta manera se puede subir los archivos de google docs de forma directa. 17. Realiza una lista en donde detalles qu es posible hacer con documentos, hojas de clculo y presentaciones.

A continuacin detallamos qu es posible hacer con documentos, hojas de clculoy presentaciones: Con los documentos
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subir documentos de Word, OpenOffice, RTF, HTML o texto (o crear documentos desde el principio); utilizar nuestro sencillo editor WYSIWYG (What You See Is What You Get,lo que ves es lo que obtienes) para dar formato a los documentos, revisar la ortografa, etctera; invitar a otros usuarios (por su direccin de correo electrnico) para quepuedan editar o ver los documentos y hojas de clculo; editar documentos on line en forma colaborativa con otras personas; ver el historial de revisiones de nuestros documentos y hojas de clculo y volver a cualquier versin publicar documentos on line para que estn disponibles para todo el mundo, como pginas web o como documentos publicados en un blog; descargar documentos en el escritorio como documentos de Word, deOpenOffice, RTF, PDF, HTML o ZIP;

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enviar por correo electrnico los documentos como archivos adjuntos.

Con las hojas de clculo

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importar y exportar datos con los formatos .xls, .csv y .ods (y exportar funciones para .pdf y .html); disfrutar de la navegacin y la edicin intuitivas, como en cualquier documento u hoja de clculo tradicional; usar la edicin de formatos y frmulas en las hojas de clculo, con lo que podremos calcular resultados y dar a los datos el aspecto que deseemos;

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chatear en tiempo real con otros usuarios que estn editando nuestra hoja de clculo; incrustar una hoja de clculo, o una seccin de una hoja de clculo, en nuestro blog o pgina web.

Con las presentaciones

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importar presentaciones existentes en los formatos de archivo .ppt y .pps; exportar nuestras presentaciones mediante la funcin Guardar como zip del men Archivo; editar nuestras presentaciones mediante nuestro sencillo editor WYSIWYG; insertar imgenes, dar forma a nuestras diapositivas para que se ajusten a nuestras preferencias; compartir y editar presentaciones con amigos y compaeros de trabajo; permitir la visualizacin de presentaciones, en lnea, desde ubicacionesremotas distintas en tiempo real; publicar nuestras presentaciones en la Web, lo que permite que un granpblico tenga acceso a ellas