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PLANIFICACIN Y GESTIN DE SISTEMAS DE INFORMACIN CASO PRCTICO: PLANIFICACIN DE UN PROYECTO Objetivos:

Utilizar la herramienta MS-Project para realizar la planificacin de un proyecto. Realizar una planificacin de un proyecto, dividindolo en tareas, asignando recursos para la realizacin de esas tareas, todo ello buscando optimizar el coste y tiempo de finalizacin.

Planteamiento y Situacin: Usted est trabajando para la empresa Servicios Integrales de Soporte a Empresas, S.A. (SISESA). La empresa e-Formacin S.A requiere la instalacin y puesta en marcha de la infraestructura necesaria para el desarrollo de cursos de formacin en materias relacionadas con la informtica tanto presenciales como mediante videoconferencia con otros centros asociados. Para ello se debe dotar al edificio de e-formacin de cuatro aulas de laboratorio y un aula de videoconferencia. Tambin se requiere el desarrollo de una aplicacin de gestin de la actividad de la empresa (gestin de empleados, matrculas, cursos, etc..) y de una aplicacin web que facilite a los usuarios interesados la matriculacin en los cursos ofertados y el acceso a los recursos que se publiquen de cada curso. Con el fin de adjudicar el proyecto, la empresa e-Formacin ha pedido presupuesto a diversas empresas del sector entre las que se encuentra SISESA. Entre las empresas que compiten con la nuestra estn empresas con amplia experiencia en el sector de nuevas tecnologas, por lo que se debe tener en cuenta que es muy importante realizar un buen presupuesto que equilibre adecuadamente los aspectos de duracin, coste y calidad. Usted ha sido seleccionado director del proyecto y su primera tarea debe ser la de elaborar el plan del proyecto para conocer su duracin y coste con el fin de preparar el presupuesto definitivo. La intencin de SISESA es la de ocuparse de todo, es decir, tanto de la adquisicin, montaje y puesta en marcha de la infraestructura necesaria (hardware, mobiliario, etc.) como del desarrollo/mantenimiento del software necesario. A continuacin se describe con ms detalle las diferentes actividades necesarias en el proyecto de la empresa e-formacin:

Montaje de los Laboratorios

La empresa dispone de cuatro salas que deben ser acondicionadas como aulas de laboratorio y de una sala que requiere ser acondicionada como aula de videoconferencia. Cada sala puede albergar 20 puestos de trabajo y un puesto para el profesorado. En primer lugar se requiere la realizacin de trabajos de albailera y de electricidad con el fin de acondicionar cada sala para el posterior montaje de la red y equipos necesarios. Los trabajos de albailera son subcontratados habitualmente por SISESA a la empresa Manolo y Benito S.A que ha pasado un presupuesto de 1000 por cada sala y estiman una duracin total de 4 das. Para los trabajos de electricidad se va a contratar a un electricista cuyo presupuesto es: en horario normal: 30 / h y cada hora extra supone un 35% ms respecto de la tarifa de horario normal. Cada sala requiere instalar 21 tomas de corriente (5 por unidad) y el electricista estima que

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tardar 4 horas en el montaje de 7 tomas. Los trabajos de electricidad no pueden comenzar hasta que no han transcurrido 2 das desde la finalizacin de los trabajos de albailera. Una vez finalizada la instalacin elctrica puede comenzar el montaje de la red. Las actividades necesarias se realizan en orden secuencial y son: Actividad Instalar canaletas Instalar cables Instalar tomas de red Realizacin de pruebas Duracin Costos fijos de material 2 das 240 2 das 200 1 da 100 2 das

En el montaje de la red colabora un tcnico especializado en redes y es contratado por SISESA para desarrollar esta actividad. El salario del tcnico de redes es de 60 por hora y por cada hora extra cobre un suplemento de un 15%. Tras finalizar el montaje de la red puede comenzar el montaje del mobiliario. Cada sala requiere 20 puestos de trabajo para el alumnado y un puesto de trabajo especial para el profesor. Las actividades necesarias para el montaje del mobiliario son el montaje del puesto del profesor y el montaje de los puestos interactivos que deben comenzar al mismo tiempo. El comienzo del montaje del mobiliario puede producirse un da antes de haber finalizado el montaje de la red. El proveedor de mobiliario ha indicado a SISESA que los precios son los siguientes: Puesto de trabajo para el alumno: 100. Puesto de trabajo del profesor 200 . Por otro lado SISESA se ha puesto en contacto con cuatro carpinteros que nos ha pasado el siguiente presupuesto: horario normal: 40 / h; horas extra: +20% respecto del trabajo normal. Para el montaje del puesto de trabajo del profesor, dado su especial tamao, las tarifas de los carpinteros suben un 25%. Cada carpintero nos ha indicado que para montar 5 puestos de trabajo de alumno tarda 1 da. Para el montaje de cada puesto de trabajo del profesor 1 carpintero requiere 1 da. Existe una probabilidad de un 30% (debido a posibles variaciones en los presupuestos de los carpinteros y a retrasos en la entrega de los materiales necesarios) de que aumenten los costes del montaje de los puestos de trabajo de los profesores estimndose un coste diario de 110. Esta situacin se debe reflejar en el coste de esta actividad. Finalmente, transcurrido un da tras el montaje del mobiliario se requiere la instalacin de los equipos informticos necesarios. Cada sala tiene un servidor y 21 PCs. Los precios de los equipos son: servidor 1200; Pc 700. La sala de videoconferencia adems dispone de un equipo especial de comunicacin por Internet cuyo coste es de 1500. La empresa de suministro hardware nos ha comunicado que los servidores tienen que transportarse en condiciones especiales lo que supone un coste adicional de 200. El tiempo estimado para el montaje de cada servidor es de 6 horas y el equipo de videoconferencia requiere 4 horas. Una vez instalados los servidores y el equipo de videoconferencia, es posible instalar los ordenadores de cada puesto de trabajo con una duracin estimada de 1 da por cada 21PCs. Para el montaje de todos los equipos necesarios (servidor y ordenadores de los puestos de trabajo) en los tiempos especificados, SISESA debe enviar a uno de sus tcnicos (vase tabla de personal de SISESA).

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Instalacin del Software de Propsito General

Una vez montados los equipos de laboratorio se puede proceder a la instalacin del software de propsito general necesario para su funcionamiento. Para la instalacin del software se puede utilizar a cualquier persona de la plantilla de SISESA (ver tabla de personal de SISESA). Las actividades que se van a llevar a cabo y el trabajo necesario para completarlas se muestra en la siguiente tabla: Actividad Instalar Sistema Operativo Servidores Instalar Sistema Operativo de los Ordenadores de Laboratorios y Sala Videoconferencia Instalar Software Especfico Equipos de Videoconferencia Prueba de la Instalacin del Software Trabajo Necesario 12 horas por cada servidor 32 horas

24 horas total 8 horas

Antes de poder iniciarse la instalacin del sistema operativo de los ordenadores de laboratorio y videoconferencia es necesario haber finalizado la instalacin del sistema operativo de los servidores. Finalmente se instala un software especfico para la comunicacin por videoconferencia en los equipos de dicha sala (incluido servidor). Cuando se ha finalizado la instalacin del software se debe realizar una prueba para garantizar que el sistema funciona correctamente. Los costes de los paquetes software necesarios para estas actividades son: Software Sistema Operativo Servidor Sistema Operativo Terminal Software Videoconferencia Coste 300 por equipo 110 licencia global y recargo de 20 por equipo 120 licencia global y recargo de 15 por equipo

Desarrollo de la Aplicacin Informtica de Gestin

Para facilitar a la empresa de formacin la gestin de su negocio se requiere el desarrollo de una aplicacin informtica. Entre otros requisitos, la aplicacin debe encargarse de la gestin de matriculaciones en los cursos y de la gestin de los empleados (altas, bajas, nminas, etc.). El desarrollo de esta aplicacin va a ser realizado por el equipo informtico1 de SISESA. En la siguiente tabla se muestra el personal que compone la plantilla de SISESA para este proyecto. Para cada recurso se indican las posibles funciones que pueden desempear y el sueldo (en el caso de existir variacin) que obtienen al desempear dichas funciones:

Aadir notas para indicar los roles que puede asumir cada recurso.

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Roles Sueldo A, AW 1400 /ms Federico Gonzlez T 1360/ms A 1500 /ms Marta Urrutia P, PW 1300/ms Jos Campos P, AW, DW 1350 /ms Miriam Vega A, P 1150 /ms P 1000 /ms Elena Nieto T 1800 /ms Mike Beer AW, DW, P 1000 /ms Emilio Snchez AW, T, S 1200 /ms S 1500 /ms Jorge Prez DW, P, PW 1000/ms Mara Tejero AW, DW, PW 1300/ms Pilar Vaquero DW, PW 1340 /ms A: Analista, AW: Analista Web, DW: Diseador Web, P: Programador, PW: Programador Web, S:Supervisor, T: Tcnico

Nombre

Horas Extra +10% +10% +15% +20% +15% +15% +20% +15% +25% +0%

Los miembros del equipo informtico de SISESA cuentan con una amplia experiencia en el desarrollo de este tipo de aplicaciones, lo que va a facilitar en gran medida la reduccin en los tiempos de desarrollo. El horario laboral de estos recursos (excepto Mara Tejero) es el siguiente: - Maana: 8:00-14:00 - Tarde: 15:00-17:00 El horario laboral de Mara Tejero es diferente del resto del equipo. Tiene una jornada laboral de 8 horas y su horario de trabajo es intensivo por la maana de 8:00 a 16:00. De acuerdo al calendario laboral y a los eventos locales en la empresa los das 23 y 24 de Junio no se trabaja. Existen algunas caractersticas especiales sobre los recursos a considerar: El salario de Federico Gonzlez se va a incrementar en un 25% a partir del 16 de Mayo del 2005. Cuando Emilio Snchez o Jorge Prez intervienen en tareas de diseo desempeando el rol de supervisor, se les paga un suplemento sobre su sueldo de supervisor de un 10%.

Para desarrollar la aplicacin de gestin se seguir la metodologa mtrica v 3.0 (paradigma OO). Las actividades que se van a llevar a cabo, el trabajo total necesario en cada actividad, sus relaciones temporales y los roles de recursos necesarios son los siguientes:

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Actividad2
1. Anlisis 1.1. Definicin del Sistema 1.2. Establecimiento de Requisitos 1.3. Anlisis de Casos de Uso 1.3.1 Identificar Actores 1.3.2 Identificar Casos de Uso 1.3.3 Refinar el DCU con relaciones de uso y extensin 1.4 Anlisis de Clases 1.5 Desarrollo del Interfaz de Usuario 1.6 Anlisis de Consistencia 1.7 Aprobacin del Anlisis 2. Diseo 2.1 Definicin de la Arquitectura del Sistema 2.2 Diseo de Clases 2.3 Diseo de los Datos 2.4 Verificacin del diseo 3. Construccin 3.1 Codificacin de las clases 3.2 Desarrollo de la BBDD 3.3 Integracin del sistema 3.4 Aprobacin del Sistema 4. Pruebas 4.1 Ejecucin Pruebas Unitarias 4.2 Ejecucin de las pruebas de integracin 4.3 Ejecucin de las Pruebas de Aceptacin 5. Instalacin

Trabajo Total
96 horas 48 horas 16 horas 24 horas 32 horas 48 horas 24 horas 32 horas 24 horas 128 horas 48 horas 64 horas 32 horas

Actividades Predecesoras
1.1 1.2 1.3.1 1.3.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 2.1 2.1 2.2, 2.3 A A A A A

Roles de Recursos

A A A A(8), S (16) A(16), P(16) A(32), P(16) A(32), P(32) A(8),P (8), S (16) P A(8), P P P(16), S(16) P P A(16), P(16), T(16) T

128 horas 64 horas 32 horas 32 horas 128 horas 64 horas 48 horas 128 horas

2 2 3.1, 3.2 3.3 3 4.1 4.2 4

Algunas consideraciones adicionales sobre las dependencias entre las actividades de desarrollo de la aplicacin informtica son: Las actividades 2.2 y 2.3 deben comenzar al mismo tiempo una vez finalizada la actividad 2.1. La actividad 4.2 puede comenzar 8 horas antes de la finalizacin de la actividad 4.1. La actividad 4.3 debe comenzar un da despus de la finalizacin de la actividad 4.2.

Usar tipos de tarea y su condicionamiento del esfuerzo para conseguir los efectos deseados cuando se aadan o eliminen recursos

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Desarrollo de un Sitio Web

La empresa requiere el desarrollo de un sitio web en el que se publicite las ofertas de cursos en cada periodo, se permita la matriculacin on-line y adems los alumnos puedan acceder de forma privada a una cuenta personal de correo y noticias as como a la documentacin en formato electrnico de aquellos cursos en los que estn matriculados. El desarrollo de esta aplicacin tambin ser realizado por el equipo de SISESA (vase tabla de personal) y las actividades a realizar son:

Actividad
1. Anlisis Preliminar 1.1 Anlisis de Requisitos 1.2 Definicin de Objetivos del Sitio 1.3 Elaboracin del Anlisis 2. Diseo Web 2.1 Definicin de la Arquitectura 2.2 Modelo de Presentacin 2.3 Modelo de Navegacin 2.4 Modelo de Contenidos 2.5 Aprobacin del diseo por el cliente 3. Construccin Web 3.1 Codificacin de las pginas 3.2 Codificacin de Scripts 3.3 Construccin BBDD Local del sitio 3.4 Integracin con los sistemas internos del cliente 4. Puesta en Funcionamiento 4.1 Prueba del Sitio 4.2 Aceptacin

Trabajo Actividades Total Predecesoras

120 horas 1 32 horas 1 80 horas 1.1, 1.2 32 horas 48 horas 64 horas 32 horas 24 horas 1 2.1 2.1 2.1 2.1.1, 2.1.2, 2.1.3

Roles de Recursos

AW AW AW, S(8) AW AW(32), DW(16) AW(32), DW(32) AW(24), DW(8) AW(8), DW (8), S(8)

64 horas 56 horas 40 horas 32 horas

2 3.1 3.2 3.3

PW DW(8), PW(48) A(8), DW(24), PW(8) PW(16), S(16)

16 horas 32 horas

3 4.1

DW(8), PW(8) DW(16), S(16)

Uno de los requisitos fundamentales de la aplicacin web es su integracin con el sistema de gestin de la empresa. Ello supone entre otros aspectos que a partir de la aplicacin web se puede acceder a la BBDD de la aplicacin de gestin para conocer la informacin de los cursos y poder registrar y matricular a nuevos alumnos. De esta integracin se encarga la actividad 3.4 que no puede comenzar hasta que no ha finalizado la actividad de la aplicacin de gestin 4.3 (Ejecucin de las pruebas de aceptacin)

Prueba Global del Sistema

Una vez instalada la infraestructura hardaware, de comunicaciones y todo el software necesario se debe realizar una prueba global del sistema para comprobar su correcto funcionamiento antes

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de la apertura siguiente: -

de los cursos de formacin. El trabajo3 necesario para completar esta tarea es el Supervisor: 40 horas. Analista: 32 horas. Programador: 72 horas. Tcnico: 80 horas.

Consideraciones finales: La fecha en la que se dar a conocer la empresa que realizar el proyecto para la empresa e-Formacin es el 6 de Mayo del 2005 pudiendo comenzar a realizarse el proyecto el da 9 de Mayo. Algunos hitos importantes del proyecto son: - Finalizacin de las Obras en los Laborarios (tras finalizar el montaje del mobiliario) - Fin de la Instalacin de los Laboratorios - Fin Desarrollo Aplicacin Gestin - Fin del Desarrollo Web El proyecto debera estar finalizado para el 18 de Julio, debindose aplicar en caso de retraso un coste por da de 220. En cualquier caso, el proyecto debe poder estar terminado como mximo para el da 21 de Julio de 2005. Se valorarn ms aquellas alternativas que optimicen la duracin y el coste.

Trabajo a realizar:
Realizar una planificacin para obtener un presupuesto para que SISESA sea finalmente el elegido para desarrollar el proyecto, teniendo en cuenta que se valorar tanto la duracin del proyecto como su coste. Sesin 1. Desarrollar la lista de actividades y sus esquemas, as como la especificacin de los hitos del proyecto. Sesin 2. Establecer las dependencias entre tareas. Obtener el camino crtico del proyecto. Sesin 3. Realizar la gestin de recursos y calendario. Sesin 4. Completar el plan del proyecto: asignar a cada tarea el tipo de programacin ms adecuado, resolver los conflictos de sobre-asignacin de recursos, aadir las delimitaciones de tareas correspondientes, reprogramar hacia atrs para que concluya no ms tarde de la fecha lmite de finalizacin.

Aadir notas si es necesario para indicar, del trabajo que realiza un recurso en la asignacin, cuntas horas emplea para cada uno de los roles posibles que puede asumir

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Sesin 5. Realizar un seguimiento (simulado) al plan del proyecto en el que se aplique lo aprendido en el tutorial.

Documentacin a Entregar:
Ficheros mpp (Project) con la planificacin realizada y las alternativas a dicho plan. Elaborar un informe4 en el que se describan los detalles de la planificacin realizada. En el informe se debe incluir: a. Diagrama de Gantt en el que se muestre la evolucin de las diferentes tareas. b. Tareas que componen el camino crtico (CPM). c. Informes detallados sobre los costes asociados al proyecto. d. Informe sobre los recursos y sus asignaciones en las tareas. Si han surgido sobreasignaciones, se debe indicar cmo se han resuelto. e. Descripcin de la planificacin realizada, indicando en detalle cmo se ha realizado la planificacin temporal y cmo se han gestionado los costes del proyecto. f. Valoracin en trminos de coste y duracin de posibles alternativas al plan del proyecto presentado.

g. Informe del seguimiento del plan seleccionado (sesin 5).

Fecha Lmite de Entrega: 28 Abril 2005

Sugerencia: Personalizar las vistas y tablas que project proporciona para elaborar el informe del plan de proyecto. La directiva valorar especialmente su claridad y su cumplimiento con sus expectativas de coste y duracin.

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