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CONTROLE DE ESTOQUE COM O USO DE FERRAMENTAS DE GESTO NA EMPRESA WBM BOMBAS E AR CONDICIONADO LTDA.

Weudson Batista Moreira

RESUMO Este artigo tem por objetivo apresentar a necessidade de se ter um controle sobre o estoque de uma empresa. De forma bastante sucinta pretende-se demonstrar a importncia dos estoques nas organizaes, apresentar as ferramentas que podem auxiliar no controle de estoque e a aplicao prtica dessas ferramentas. Ser tomado como base para essa pesquisa o processo de controle de estoque na empresa WBM Bombas e Ar Condicionado Ltda., em que ser analisada como realizada a gesto de estoque, bem como ser proposto sugesto da utilizao das ferramentas de controle de estoque com o fim de se obter um controle efetivo sobre os itens ali alocados. Palavra Chave: Administrao de Materiais, Controle de estoque, Ferramentas de Controle. ABSTRACT This article has for objective to present the necessity of if having a control on the stock of a company. Briefly intended to demonstrate the importance of the stocks in the organizations, to present the tools that can still assist in the stocks control and the practical application of these tools. The process of control of stocks in company WBM Bombas e Ar Condicionado Ltda., which will be analyzed the stock management, as well as will be considered suggestion of the use of the tools of control of stock with the end of if getting an effective control on the item placed there. Key words: Materials Management, Inventory Control, Control Tools.

1 INTRODUO O tema abordado refere-se a uma rea de atuao da administrao chamada Administrao de materiais, que trata da coordenao dos equipamentos e controle do fluxo de materiais de uma organizao. O objetivo apresentar a melhor forma de se ter um controle sobre os materiais estocados. notrio que hoje o mercado bastante competitivo. No se pode negar o fato que h muitas empresas de diferentes ramos inseridas nesse cenrio e esto demandando bastante esforo para se manter sempre crescente. Nesse contexto, de suma importncia que se tenha um diferencial para se manter competitivo, exercer controle sobre finanas, sobre a hora certa

de se repor material, ter noo da quantidade mdia que ser demandada do produto, como comprar com eficincia, etc. Por no ter esse controle definido, muitas empresas acabam por ter problemas com materiais, compram a preos mais elevados, no tendo controle sobre os produtos que possuem em estoque, o alto ndice de produtos parados em estoque, no possuem inventrio atualizado, alm de no se ter uma viso financeira dos materiais, ou seja, no enxergam os produtos por uma perspectiva contbil. Com vista a esclarecer o exposto acima, foi realizada uma pesquisa em uma empresa de pequeno porte, cuja identidade no ser mencionada a pedido do proprietrio, e por esse motivo ser adotado o nome fictcio de WBM Bombas e Ar Condicionado Ltda., para termos uma breve noo do problema ao que ser apresentado nesse artigo. Pretende-se com isso expor as necessidades de se ter um controle eficaz de estoque, embasadas em autores consagrados que abordam o assunto. A pesquisa de campo realizada na WBM Bombas e Ar Condicionado Ltda, apresentando na prtica como as ferramentas de controle podem auxiliar numa boa gesto de estoque. importante evidenciar que, tendo um controle eficaz de estoque, h uma diminuio de custo, pois se evita gastos com compras sem planejamento, gera-se um aproveitamento maior do material em estoque, evita-se desperdcio, entre outros. Como j mencionado, apresentaremos ferramentas de apoio ao controle do estoque, como o sistema ERP (Enterprise Resource Planning,), curva ABC e outros mtodos estatsticos, bem como utilizao de mapa de fluxo entre outras ferramentas, a fim de disponibilizar um referencial de pesquisa para os interessados em iniciar esse processo de controle. 2 ADMINISTRAO DE MATERIAIS Para Drucker (1998), dentro do conceito geral de administrao, administrar uma arte de gerir uma organizao de forma que ela venha alcanar seus objetivos com eficincia, mantendo as organizaes coesas, fazendo-as funcionar. Dentro das vertentes da administrao surge ento a Administrao de Materiais, que se preocupa com o gerenciamento dos materiais tais como sua aquisio, guarda e alocao.

Martins (2003) diz que a grande preocupao dos gerentes, engenheiros e administradores e pessoas envolvidas no processo de produo tem sido a administrao de produtos escassos, tanto na produo de bens tangveis quanto na prestao de servio. Ele ainda afirma que a administrao de materiais uma sequncia de operaes que tem seu incio na identificao do fornecedor, passando pelo processo de compra do bem, recebimento acondicionamento, processo produtivo, armazenamento como produto acabado e finalmente em sua distribuio ao consumidor final.
Administrao de Materiais AM se refere totalidade das funes relacionadas com os materiais, seja com sua programao, aquisio, estocagem, distribuio etc., desde sua chegada empresa at sua sada com direo aos clientes. A focalizao desse conceito reside na atividade dirigida aos materiais. AM a preocupao principal, enquanto a produo apenas um usurio do sistema. (Chiavenato, 1991, p. 35)

Martins (2003), enfatiza que a administrao de patrimnio segue a mesma trajetria da administrao de materiais, diferenciando o seu destino final que, ao invs de atender ao consumidor final, tem-se incio a conservao, manuteno, controle e, quando for o caso, a alienao deste bem. 2.1 A Utilizao da Administrao de Material como Ferramenta Estratgica Pozo (2008) afirma que j no se pode pressupor que o sucesso de hoje continuar no futuro. Por isso, a procura de uma vantagem competitiva sustentvel e defensvel tem-se tornado a preocupao dos gerentes modernos e com viso para a realidade do mercado. Hoje a ferramenta Suply Chain Management (SCM) tem representado uma nova e promissora fronteira para empresas interessadas na inteno de vantagens competitivas de forma efetiva. Uma administrao de materiais planejada e bem estruturada, dentro de toda a sua estrutura fornece ao gestor a fcil anlise das necessidades estratgicas para o desenvolvimento da organizao. Para tanto, Pozo (2008) fornece alguns passos da SCM que viabilizam melhores resultados. a) b) c) d) Integrao de Infraestrutura com Fornecedores e Clientes. Reestruturao do nmero de fornecedores e clientes Desenvolvimento integrado do produto Cadeia estratgica produtiva.

Dias (2009) concede a seguinte diviso para uma organizao de sistema de materiais conforme o esquema abaixo: a) b) c) d) e) controle de estoques; compras; almoxarifado/estoques; planejamento e controle da produo; transporte e distribuio;

Para o objetivo desse estudo, ser abordado somente o assunto referente aos estoques, que o alvo desta pesquisa.
2.2 Os Estoques

2.2.1 Breve histrico Moro1 diz que na antiguidade, os produtos no eram produzidos onde as pessoas queriam e tambm no eram acessveis quando elas desejavam. Os alimentos e outros itens no se concentravam num lugar especfico. Havia abundncia apenas em determinados perodo do ano e eram muito dispersos, forando as pessoas a consumirem as mercadorias imediatamente nos locais onde encontravam, ou transferirem para um local de sua preferncia para uso posterior. Porm, o transporte das mercadorias era limitado ao que o indivduo podia transportar, alm da possibilidade de armazenamento de alimentos perecveis serem possveis apenas por determinado perodo de tempo. Com a evoluo do comrcio e o aumento de sua amplitude, passando a transpor os comrcios martimos entre outras naes, foi havendo uma melhoria crescente no sistema de armazenagem e alocao dos produtos, provocando um desenvolvimento do processo logstico, levando algumas regies a se especializarem em mercadorias que poderiam ser produzidas com mais eficincia, gerando excesso de mercadoria que poderia ser exportados para outras naes e os produtos que necessitassem seriam importados. Atualmente, a gesto de estoque um grande desafio. Principalmente pelas questes que se relacionam aos custos, pois se procura solues contnuas de reduo de custos, alm de

Moro, Marcelo. Artigo Sobre Gesto de Estoques. Disponvel em: <http://acasadomarcelo.blogspot.com/2008/06/artigosobre-gestao-de-estoques.html> Acesso em: 05 de maio 2010

eficincias no controle de entrada e sada de produtos. E para isso, criam-se adaptaes de mtodos que satisfaam as polticas atuais da empresa. Dessa forma nenhuma organizao pode planejar detalhadamente todos os aspectos de suas aes atuais ou futuras.

2.2.2 Finalidade, Funo e Objetivos do Estoque Por definio tem-se que estoque qualquer quantidade de material armazenada para uso futuro, conforme a atividade empresarial, como segue: a) indstria - matria-prima, materiais auxiliares e produtos acabados; b) comrcio - mercadorias para revenda; c) servios - materiais necessrios realizao dos servios.2 Os estoques so integrantes de uma rea da administrao que cuida da Administrao de Materiais e tambm compe a cadeia de logstica que trata da movimentao, armazenamento e distribuio de equipamentos, recursos e informao para organizaes. Para Dias (2009) o estoque necessrio para que o processo de produo/venda da empresa opere com um nmero mnimo de preocupao e desnvel. Martins (2003) nos afirma que os estoques funcionam como reguladores do fluxo de negcio. Segundo ele, como a velocidade de mercadoria recebida usualmente diferente da velocidade com ela utilizada, h necessidade de um estoque funcionando como um amortecedor. Dias (2009) fornece alguns tipos de estoque, a saber: estoque de matria-prima, produtos em fabricao e produtos acabados. Ele ainda salienta que o setor de controle de estoque controla o nvel de estoque e o investimento financeiro envolvido. Para Accioly (2008) os estoques so importantes combustveis para alimentar a cadeia de suprimento, com o objetivo de manter a atividade produtiva em funcionamento. So geradores de custos, mas em contrapartida exercem a funo essencial no favorecimento de realizao das receitas, afetando direta e positivamente a competitividade e o resultado financeiro das organizaes.
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Controle e Gesto dos Estoques, a eficincia da empresa depende do seu gerenciamento. Disponvel em: <http://www.simonicontabil.com.br/gestao_empresarial.html> Acesso em: 05 de maio 2010

Accioly (2008) concede um exemplo de uma cadeia de suprimentos complexa como a aquisio de um simples produto num mercado, como um abridor de lata. Antes de o produto chegar ao consumidor final ele passa pelo processo de produo, iniciando com a aquisio da matria prima que o ao bruto extrado da natureza. Da ele passa para a confeco da chapa por outra organizao da cadeia de suprimentos que vendida para uma empresa metalrgica que transformar essa chapa no abridor de latas, que adiciona uma embalagem de papel e plstico transparente, correspondente a resultado de interao com outras organizaes atuantes em outros setores produtivos. Se imaginarmos, porm esse processo numa cadeia mais complexa ns veremos um processo bem mais amplo. Os estoques tm, portanto a finalidade de suprir essa cadeia para que se possa prevenir que no meio desses processos no haja a falta do material necessrio para a continuidade do processo de produo at chegar ao consumidor final. Quando falta estoque, corre-se o risco de comprometer a cadeia produtiva e, conseqentemente, levar a cadeia de suprimento ao desabastecimento, gerando insatisfao do cliente ou consumidor. Quando se fala de um produto acabado, por exemplo, sua falta geralmente leva o consumidor a procurar outro produto alternativo, de outro fabricante ou um substituto. Numa prestao de servio, a falta do material necessrio para subsidiar o servio pode levar o cliente a encerrar o contrato e buscar outro fornecedor. Em contrapartida, o excesso tambm um fator a ser analisado. Umas das conseqncias primeiras o aumento da necessidade do capital para a formao de estoques, riscos de obsolescncia, necessidade de espaos maiores, riscos de fraudes e dispndio desnecessrio com controles. A seguir, sero apresentadas algumas ferramentas que so de grande ajuda para a anlise, o planejamento e o controle efetivo do estoque. 2.3 Ferramentas de Auxlio para Controle de Estoque. 2.3.1 O fluxograma O fluxograma sem dvida uma das ferramentas mais importante para desenhar o fluxo de um processo. Arajo (2001) diz que o fluxograma, de maneira geral, procura apresentar o processo passo a passo, ao por ao. Toda ocorrncia num determinado processamento deve merecer registro na folha de fluxograma.

O fluxograma a ferramenta de gesto que tem a funo de mapear os processos, apresentando-os passo a passo, por meio de figura especfica para cada rotina apresentada. De acordo com Cruz (2002), o fluxograma deve ser escrito de cima para baixo e da esquerda para a direita, em forma de formulrio, embora essa disposio no seja rgida e sirva apenas para dar ordem representao grfica. Cruz (2002) ainda enfatiza trs tcnicas diferentes de fluxograma, a saber, o Fluxograma Sinttico, o Fluxograma de Blocos e o Fluxograma analtico. O fluxograma sinttico representa, de forma genrica, um conjunto de atividades ou parte de um conjunto maior. As informaes contidas so bem sucintas. No h ttulos, cargos, localizao, nada a no ser informaes genricas.
O fluxograma sinttico nada mais do que a representao de uma sequncia dos vrios passos ou de grupo de passos relativos a determinado processo, em que oferecida uma idia genrica do que feito no processo. No h outras informaes, como ttulos de cargo e unidades, pois no o objetivo. (Luiz Csar G. de Arajo, 2001, p. 68).

O fluxograma de bloco (Figura 1) similar ao sinttico. Ele tem origem em outro instrumento de anlise chamado diagrama d bloco, e muito utilizado por analistas de sistemas. Cruz (2002) faz a seguinte distino deles. a) O fluxograma de blocos pode apresentar o fluxo alternativo quando esse existir; b) O fluxograma de blocos pode estabelecer se o processo positivo ou negativo; c) No fluxograma de blocos os passos podem ser escrito dentro do smbolo. Figura 1 Fluxograma de Blocos

Fonte: http://img.efetividade.net/img/fluxograma-exemplo.png

O fluxograma vertical uma ferramenta poderosa de levantamento e anlise desenvolvida pelo Michael Addison. Ele permite que mesmo profissionais de diversos pases o entendam, por utilizar uma simbologia simples conhecida internacionalmente. Os smbolos utilizados so padronizados pela ASME (American Society Mechanical engineers). Este modelo de fluxograma adota formulrios pr-impresso, tornando seu

preenchimento mais rpido e sua leitura mais inteligvel. Entretanto, no uma tcnica que pode ser utilizada por quem no tenha experincia com essa ferramenta.

2.3.2 O Sistema ERP Segundo Pinheiro3, o sistema ERP (Enterprise Resource Planning), uma ponderosa ferramenta de gesto computacional que coleta informaes de diversos setores da organizao por meio de um banco de dados central, processa e consolida as informaes, transformando-as em informaes concretas que daro subsdio a decises estratgicas. Esse sistema tem origem a partir do incio da era da computao, basicamente na dcada de 60 quando os grandes mainframes rodavam os primeiros aplicativos organizacionais, conhecidos como sistema de controle de estoque. Na dcada de 70, surge os chamados MRPs (Material Requirement Planning), antecessores dos ERPs, que tinham como objetivo no s o controle do material, mas tambm a requisio e a reposio dele. Com o avano da eletrnica na dcada de 80, veio o incio das redes de computadores e a troca gil de informao. O MRP transforma-se em MRP II (Material Resource Planning), que tinha como objetivo o planejamento de manufatura, controlando agora outras atividades como maquinrios e mo-de-obra. No se sabe ao certo quando foi que os sistema MRP II ganhou a denominao de sistema ERP, o certo que aos poucos esse sistema foi incorporado nos diversos setores da organizao, estabelecendo uma comunicao entre eles. De forma geral, os setores com uma conotao administrativa e de apoio produo ingressaram na era da automao. A importncia do sistema ERP para uma organizao torna-se necessria, visto que um sistema que monitora todo o processo organizacional, desde o incio at a informao final (input e output).
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PINHEIRO, Jos Luiz da Silva. O sistema ERP e as Organizaes. <http://www.castelobranco.br/sistema/novoenfoque/files/08/09.pdf> Acesso em: 18 de maio 2010

Disponvel

em:

Com as informaes dos diversos setores empresariais consolidadas em um nico sistema, torna-se de certa forma fcil de analisar todo o processo empresarial como um todo. Pode-se, por exemplo, detectar as falhas que ocorrem no gerenciamento de estoque devido produo excessiva de determinado produto, ocasionando assim perdas significativas na organizao.4

Os impasses para a implantao desse sistema parte primeiramente parte do pressuposto de que muitos acreditam que para sua implantao a empresa tem que est estruturada para receber a nova tecnologia, pois se no for encontrado um ambiente favorvel, pode ter uma ao inversa do esperado. Outro fator que, como o mercado de software de gesto vem crescendo significativamente, o usurio acaba por ficar refm do fornecedor, por isso necessrio, antes de fazer a aquisio desse software, analisar o fornecedor para ver se ele tem uma estrutura slida e ser capaz de honrar com seus compromissos. Por fim, temos tambm a resistncia do usurio, pois o mesmo se sente controlado pelo sistema, pois esse sistema monitora o seu trabalho e uma das causas do no funcionamento do ERP o no comprometimento do usurio final com o sistema.

2.3.4 Curva ABC De acordo com Martins (2007), a curva ABC um importante instrumento para o administrador, pois permite identificar os itens que justificam ateno e tratamento adequado, pois ela os ordena conforme a sua importncia relativa. A. grupo de itens mais importantes que devem ser tratado com ateno especial pela administrao B. grupo de itens intermedirio entre as classes A e C. C. grupo de itens menos importantes que justificam pouca ateno por parte da administrao. Pozo (2007) mostra quatro estgios para elaborao de uma curva ABC.
1) Inicialmente deveremos levantar todos os itens do problema a ser resolvido, com os dados de suas quantidades, preos unitrios e preos totais; 2) O segundo passo colocar todos os itens em uma tabela em ordem decrescente de preos totais e sua somatria total. Essa tabela deve est composta das seguintes

PINHEIRO, Jos Luiz da Silva. O sistema ERP e as Organizaes. <http://www.castelobranco.br/sistema/novoenfoque/files/08/09.pdf> Acesso em: 18 de maio 2010

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colunas: item, nome ou nmero da pea, preo unitrio, preo total do item, preo acumulado e porcentagem; 3) O prximo passo dividir cada valor total de cada item pela somatria total de todos os itens e colocar a porcentagem obtida em sua respectiva coluna; 4) Finalmente devemos dividir todos os itens em classes A, B e C, de acordo com nossa prioridade e tempo disponvel para tomar deciso sobre o problema.

Na tabela 1 apresentado um exemplo da curva ABC, onde pode-se analisar o seguinte resultado: a) Classe A 17% dos itens corresponde a 76% do valor total b) Classe B 22% dos itens corresponde a 20% do valor total c) Classe C 61% dos itens corresponde a 04% do valor total Com a utilizao dessa ferramenta, o administrador ter uma viso mais precisa dos itens que so mais importantes e os itens que tem menos importncia no seu estoque. Dias (2007) orienta que os estoques e o aprovisionamento dos itens da classe A, deve ser rigorosamente controlados, com o menor estoque de segurana possvel, enquanto que os itens de classe C devem ter controle simples e estoque de segurana maior, pois essa poltica traz pouco nus ao custo total. Os itens de classe B devero estar em classe intermediria.
Tabela 1 Curva ABC
Item 01 A 02 03 04 B 05 06 07 08 09 10 11 12 C 13 14 15 16 17 18 Pea A-1X A-2B B-2A A-3B A-1D C-1A A-1C A-2D C-2A A-1B B-2A C-2B C-2C A-2A C-1B A-2A A-1A C-1C Custo/Unid R$ 50,00 10,00 3,00 8,00 5,00 2,50 20,00 1,00 2,20 0,50 3,00 1,50 0,70 1,00 1,50 0,50 0,50 0,50 Total Acumulado Consum. Peas 500 2.000 5.000 1.000 600 1.000 100 1.000 400 1.000 150 100 200 100 50 100 80 20 Valor/Ms R$ Total 25.000,00 20.000,00 15.000,00 8.000,00 3.000,00 2.500,00 2.000,00 1.000,00 880,00 500,00 450,00 150,00 140,00 100,00 75,00 50,00 40,00 10,00 Acumulado 25.000,00 45.000,00 60.000,00 68.000,00 71.000,00 73.500,00 75.500,00 76.500,00 77.380,00 77.880,00 78.330,00 78.480,00 78.620,00 78.720,00 78.795,00 78.845,00 78.885,00 % 31,7% 57,0% 76,1% 86,2% 90,0% 93,2% 95,7% 97,0% 98,1% 98,7% 99,3% 99,5% 99,7% 99,8% 99,9% 99,94% 99,99%

78.895,00 100,00% 78.895,00 100,00%

Fonte: Pozo, 2008, p. 94

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2.3.4 Localizao e Classificao dos Materiais Para uma fcil localizao dos materiais estocados e logicamente um controle mais efetivo sobre os diversos itens existentes, imprescindvel a criao de uma estrutura ordenada de produtos, classificando-os conforme cada tipo, fazendo-o por meio de identificao simplificada. Martins e Alt (2003) afirmam que a localizao dos estoques (materiais) uma forma de endereamento dos itens estocados para que eles possam ser facilmente localizados. Com a automatizao dos estoques, a definio de critrios de endereamento imprescindvel. Dias (2007) relata que no existe um sistema pronto para estocagem de um produto, ela deve ser adaptada s condies especficas da armazenagem e da organizao. As caractersticas de um sistema de estocagem esto relacionadas com a natureza do material movimentado e armazenado. Constituem-se em estado fsico (gases, lquidos e slidos), tendo tambm uma classificao mais pormenorizada. Os gases, por exemplo, so divididos em baixa e alta presso e nessas categorias so considerados outros fatores. Dias (2007) diz ainda que localizao desses materiais deva ser de estabelecer os meios necessrios a perfeita identificao dos materiais sob a responsabilidade do almoxarifado, alm de uma codificao representativa de cada local de estocagem. Segundo Dias (2007), h dois mtodos de estocagem: Mtodo de Estocagem Fixo e Mtodo de Estocagem Livre. Pelo mtodo de estocagem fixo, determinado o nmero de rea para um tipo de material, definindo que somente material desse tipo poder ser estocados nos locais marcados. Pode ocorrer por esse mtodo o desperdcio de rea de armazenamento. Pelo fluxo de entrada e sada de material um item por estar maior ou menor quantidade. Se em maior falta espao para armazenagem, se em menor sobra espao. Pelo mtodo de estocagem livre, no existe local de armazenagem fixo, a no ser para materiais de armazenagem especiais. Os materiais ocupam espaos disponveis dentro do estoque. O nico inconveniente o perfeito mtodo de controle que deve existir sobre o endereamento, sob o risco de se ter material em estoque perdido que s ser identificado ao acaso ou na execuo do inventrio.

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2.3.4 Inventrio Fsico Dias (2007) afirma que uma empresa decididamente organizada tem uma estrutura de administrao de materiais com polticas e procedimentos claramente definidos. Visto assim, uma de suas funes a preciso nos registros dos estoques. Portanto, toda a movimentao de estoques deve ser registrada pelos documentos adequados. Periodicamente a empresa deve fazer a contagem fsica dos itens em estoques e produtos em processo para poder avaliar a discrepncia em valor, entre o estoque fsico e o contbil; discrepncia entre os registros e o fsico (quantidade real na prateleira); apurao do valor total do estoque (contbil) para efeito de balanos ou balancetes. Neste ltimo caso o inventrio realizado prximo ao encerramento do ano fiscal.

2.3.5 Melhoria Contnua O modelo de melhoria contnua tem sua origem no Japo, aps a segunda Guerra Mundial. A palavra de origem Kaizen, onde Kai significa mudar e Zen significa para melhor. Essa metodologia nos diz que hoje melhor que ontem e amanh melhor que hoje. Com a implantao do Controle de Qualidade Total (TQC), W. Edwards Deming lana um mtodo muito conhecido hoje, chamado de ciclo PDCA onde as siglas, em ingls, significa Plan, Do, Check e Act,e na traduo planejar, fazer, checar e agir. Falconi (1999) traz a seguinte elucidao dessa metodologia. (P) Planejamento consiste em: a) estabelecer metas entre os itens de controle b) estabelecer a maneira (o caminho, o mtodo) para se atingir as metas propostas. (D) Execuo Execuo das tarefas exatamente como prevista no plano e coleta de dados para verificao do processo. Nesta tarefa essencial o treinamento no trabalho decorrente da fase de planejamento. (C) Verificao A partir dos dados coletado na execuo, compara-se o resultado alcanado com a meta planejada.

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(A) Atuao Corretiva Essa a etapa onde o usurio detectou desvios e atuar no sentido de correes definitivas, de tal modo que o problema nunca volte a ocorrer. Ainda conforme Falconi (1999) O ciclo PDCA de controle pode ser utilizado para manter as melhorias e diretrizes de controle de um processo, que no nosso caso constitui o controle de estoque.

3 MATERIAL E MTODO Mtodo o conjunto das atividades racionais que, com maior segurana e economia, permite alcanar o objetivo (Eva Maria Lakatos 1991). Segundo Gil (1999), a metodologia tem o objetivo distinguir o conhecimento cientfico dos demais, pois para que um conhecimento possa se tornar cientfico torna-se necessrio identificar as operaes mentais e tcnicas que possibilitam sua verificao, ou o mtodo que possibilitou a chegar a esse conhecimento. Para chegarmos a concluso desse estudo fizemos uso de duas tcnicas de pesquisas. So elas: a pesquisa bibliogrfica e a entrevista focalizada. Para Lakatos (1991) a entrevista focalizada um desmembramento da entrevista despadronizada, onde o entrevistador tem liberdade de desenvolver cada situao em qualquer situao que considere adequada por meio de tpicos relativos ao problema que vai se estudar, tendo o entrevistador liberdade de fazer a pergunta que quiser. Gil (1999) nos afirma que esse tipo de entrevista bastante empregado em situaes experimentais, com o objetivo de explorar afundo algumas experincias vividas em condies precisas. Para Cervo (2002), a pesquisa geogrfica procura explicar um problema a partir de referncias tericas publicadas em documentos. Lakatos (1991) nos informa que a pesquisa bibliogrfica abrange toda bibliografia j tornada pblica, ou seja, livros, revistas, artigos, peridicos, comunicao oral (rdio, gravao), udio visuais (televiso, filmes), Internet, entre outros. No nosso caso, a pesquisa bibliogrfica se limitou em busca do assunto em livros e artigos publicados na Internet. Os resultados obtidos por meio da entrevistas foram documentados e confrontados com a pesquisa bibliogrfica, conforme se segue.

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4 RESULTADO E DISCUSSO DOS DADOS COLETADOS. 4.1 Resultado Como j tratado na introduo desse artigo, tomaremos, a partir desse ponto, como base a forma de gesto de estoque na empresa WBM Bombas e Ar Condicionado Ltda. Para tanto, faremos aqui a exposio resumida do funcionamento da gesto do estoque na empresa, a fim de termos uma base de orientao e apresentar ferramentas que podem ser utilizadas para otimizao dos seus processos. O objetivo de estudo a anlise do funcionamento do estoque da WBM Bombas e Ar Condicionado Ltda., ns iremos direto ao assunto e apenas quando necessrio, ser citado a correlao do estoque com outros setores. No estoque da WBM Bombas e Ar Condicionado Ltda trabalham trs funcionrios, que so responsveis tanto pela venda de mercadorias, como pelo atendimento a clientes e tambm pelo estoque. No existe definido uma pessoa para se responsabilizar exclusivamente por esse setor e pelas justificativas diversas, no h um controle do que se entra e o que se sai do estoque e, alm dessas pessoas envolvidas no processo, se umas das trs estiverem ocupadas e o setor responsvel pela manuteno de equipamentos necessitarem de alguma pea eles entram nesse estoque e retira o material que necessita no fazendo nenhum registro de sua retirada, evidenciando a falta do controle nesse estoque. Para retirada de algum item do estoque adota-se o seguinte procedimento.Quando se faz necessria a aquisio de um material, ou para uso no setor de manuteno e reparo de equipamentos ou para vendas, verifica-se a existncia ou no no estoque. Se esse item consta no estoque, o pessoal que responsvel pelo estoque pega esse material e entrega para o funcionrio solicitante o item solicitado, isso verbalmente. Caso uma das pessoas que so responsveis pelo estoque no esteja disponvel no momento o solicitante vai l e retira o material, no sendo necessrio nem uma anotao ou baixa em sistema de controle (a solicitao tambm no controlada). Se for um cliente, verifica-se a existncia do item solicitado se tiver, efetua-se a venda, que feita pelo sistema, vista a necessidade de se emitir NF, quando solicitada pelo cliente. Caso no haja em estoque logo acionado a aquisio desse item para a compra. Vista a necessidade de se adquirir o material para reposio de compra, inicia o processo de compra do item, que se d pelo processo de cotao de preos. Geralmente esse processo feito pela consulta a trs fornecedores que passa pela avaliao de menor preo e

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melhor qualidade, escolhendo o fornecedor que melhor se adequar a esses dois critrios. Existem fornecedores que j tm certa credibilidade, que s vezes no passa nem pelo processo de cotao. A aprovao da aquisio do material feita pelo prprio comprador, visto que funo desenvolvida pelos scios. Feita a cotao e a aquisio da mercadoria, o fornecedor envia a mercadoria, que, ao chegar, passa pelo procedimento de conferncia, onde aferido se os itens enviados pelo fornecedor conferem com os solicitados. Havendo conformidade, procede com o recebimento desses itens, assinando o canhoto da nota e dando entrada desse material via sistema. Caso no haja conformidade feita a devoluo da mercadoria para correo, ou se faz o recebimento parcial e espera o restante da mercadoria em outra data. Aps o recebimento e dada a entrada da nota no sistema, feita a estocagem dos materiais que segue um critrio de armazenagem apenas intuitivo, no seguindo critrio de guarda tcnico. Esse critrio se d por tipo de equipamento a ser utilizado, disposto em material eltrico, material para refrigerao, compressor e outros equipamentos utilizados na empresa. No existe, porm identificao dos itens ou endereamento deles, o que faz com que a localizao e descrio dos itens fiquem apenas na intuio dos responsveis pelo estoque. Alm desses pontos j mencionados, foi verificada a existncia de um sistema que responsvel pelo gerenciamento dessas informaes, porm, no que se refere ao estoque, esse sistema no alimentado de forma a fornecer informao de quantidade e valores contidos nesse estoque. 4.2 Discusso Esses problemas apresentados pelo prprio gerente, a princpio parece ser o mais eficiente, pois, segundo ele, uma preocupao a menos para ele, ou seja, como se trata de uma empresa que presta servios em conserto de bombas e manuteno em ar condicionado e tambm vende peas para esses mesmos tipos de equipamentos, fica difcil controlar a entrada e sada dos materiais que so vendidos e os que so usados para o servio, sendo que para os dois casos partem do mesmo estoque ou almoxarifado. H, portanto, um problema implcito. A princpio parece ser que para quem est envolvida na rotina do trabalho, essa a melhor alternativa, porm, se for considerado o estoque contabilmente, percebe-se imediatamente que material estocado dinheiro investido com o fim de produzir um lucro maior, pois esse material estocado ser utilizado para revenda,

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com margem de lucro, ou ser utilizado para subsidiar o servio prestado pela empresa. Sem o controle, portanto, no ter o gestor o feedback do que se tem no estoque, qual o valor do seu estoque, se os itens que esto estocados esto obsoletos e se o ressuprimento do estoque est sendo feita na quantidade certa. Conforme j mencionado anteriormente, a falta de um material em estoque pode fazer com que o cliente procure o concorrente, em contrapartida, o excesso pode causar sua obsolescncia (Felipe Accioly - 2008). Para ser considerada a venda de um produto, a empresa precisa, por exemplo, de calcular os custos do que se vende, seja produto ou servio. Analisando por essa ptica, os estoques constituem os custos maiores para a formao de um preo. Sem a posio de um estoque controlado, o gestor no ter a preciso dos seus custos contabilizados, alm de no ter dados para a reduo de custos com estoque. Outro problema relacionado a fraudes e furtos. Se no se tem controle e todo mundo mete a mo, pode gerar a desconfiana de desvio de material, verdica ou no, que pode gerar um clima no muito confortvel para a organizao por parte da gerencia e colaboradores, ou entre colaboradores. A princpio parece ser mais confortvel a posio do gestor de no se ter um controle sobre o estoque, mais num longo prazo isso pode gerar um problema de gesto que venha causar um desgaste empresa, tanto financeiro quanto fsico, levando a empresa a atravessar momentos de dificuldades. O intuito dessa pesquisa no o de apenas apresentar os problemas que podem surgir advindos da falta de controle do estoque, mais apresentar uma alternativa que possa ser um caminho para obter esse controle, a fim de se ter uma viso geral, fsica e contbil, do material que tem estocado. O uso das ferramentas de controle nos fornece uma base solida para que possamos ter mais preciso em atingir os nossos objetivos. O fluxograma por exemplo uma ferramenta que, por meio de escritas grficas, concede uma visualizao rpida e precisa dos processos, auxiliando numa tomada de deciso in loco. Observando os trs modelos de fluxogramas discutidos nesse artigo, o mais vivel para essa anlise o fluxograma de blocos, que detalha em forma de figuras especficas, permite registrar os processos dentro de cada figura e d uma rpida possibilidade de anlise do fluxo do estoque.

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Com a utilizao do fluxograma, melhora a compreender da rotina utilizada na execuo do processo. A figura 2 mostra o mapeamento do processo de movimentao do material da WBM Bombas e Ar Condicionado Ltda. Por esse mapeamento pode-se identificar quais so os pontos que apresenta algum problema e facilitando a busca de uma soluo de melhoria do procedimento.
Figura 2 - Fluxograma

Um dos pontos falhos detectados foi a no utilizao do sistema para o registro de entrada e sada do material. J foi apresentado que a empresa possui um sistema que d suporte para isso, porm no alimentado de forma correta. O sistema por ERP uma excelente ferramenta de gesto. Como esse sistema pode-se obter o controle sobre todas as movimentaes fsicas da empresa, e no apenas do estoque, alm de fornecer informaes de suma importncia para o gestor que o possibilita tomar decises estratgicas. Porm, se no feito o uso adequado desse sistema ele acaba trazendo informaes no verdicas, levando a empresa a tomar decises que pedem ser prejudiciais. Torna-se ento de fundamental importncia o comprometimento de quem est sobre a responsabilidade da manuteno e controle do estoque, a correta alimentao do sistema, com vista fornecer informaes verdicas, fsica e contbil, ao gestor para que possa tomar decises acertadas no que se refere ao estoque material.

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Os itens que esto no estoque precisam ser tambm cadastrados. Obviamente se se possui um sistema para controle todos aqueles itens tm que estar cadastrado. preciso tomar cuidado quanto repetio ou duplicidade de registro de um mesmo item. Deve-se, portanto, separar cada item por categoria dentro do estoque. Dias (2007) fornece duas opes para estocagem. Mtodo de Estocagem Fixo e Mtodo de Estocagem Livre. Para o esse caso, a segunda opo mais adequada, pois, haja vista o estoque ser em espao pequeno, tem-se a necessidade de se ocupar o mximo de espao disponvel. Porm, como ele mesmo adverte, h de se ter um controle maior, verificando constantemente esses itens para que ele no venha a se perder, podendo a influir no nosso controle. Os materiais tambm devem estar dispostos de maneira acessvel e de fcil localizao, sendo importante a utilizao de endereamento nas prateleiras. Mesmo que opte pelo mtodo livre de estocagem, ao ser dada a entrada dele via sistema, deve-se especificar o local onde ir armazen-lo, com o fim de facilitar a sua localizao quando dele necessitar. Outra modelo bastante interessante e j apresentada a utilizao da curva ABC. Foi visto que por ela conseguimos classificar os itens pelo seu carter de importncia referente ao custo, ou seja, podemos classificar os itens conforme o seu auto ndice de custo at o menor ndice. O interessante que cerca de 20% desses itens corresponde a 80% do faturamento. Portanto so os itens que temos que da maior importncia. Para se fazer a avaliaes e manter sobre controle os produtos estocados, faz-se necessrio a contagem peridica do estoque. Como no se tem controle nenhum sobre o estoque ainda, necessrio que se faa uma contagem inicial, registrando todos os itens no sistema, as quantidades e seus respectivos valores. Da ento o inventrio tem que ser realizado periodicamente, para garantir o controle total sobre o estoque. Por fim, vale ressaltar a utilizao de uma ferramenta importantssima utilizada pela no setor de Gesto de Qualidade de grandes empresas que o chamado ciclo PDCA. Essa ferramenta utilizada para se trabalhar com uma melhoria continuada, Kaizen no Japo. Utilizando a metodologia do ciclo PDCA pode-se obter o seguinte: a) Planejar: Fazer um esboo do que se pretende com a implantao do controle do estoque, bem como a metodologia que ser utilizada para dar incio a esse novo processo.

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b) Fazer: Colocar em prtica as decises planejadas, capacitando as pessoas que iro se envolver no processo. Neste caso, nossa sugesto que fosse designada uma especfica para cuidar especificamente do estoque e apenas em casos emergentes, ou em inventrio, fosse designada outra pessoa para auxiliar. c) Checar: Verificar se os processos esto sendo feito conforme planejado. d) Agir: Tomar uma atitude quanto aos procedimentos que no esto em conformidade quanto ao planejado e propor melhoria. Vale lembrar que essa ferramenta um ciclo, ou seja, o processo de melhoria contnua que visa sempre est melhorando, portanto, nunca ter um fim, o gestor sempre ir procurar solues para melhorar o processo e assim assegurar o controle eficaz do estoque da empresa. Alm do todo exposto em relao utilizao das ferramentas para o controle efetivos do estoque, de suma importncia o comprometimento integral de todos da organizao e em especial das pessoas envolvidas nesse processo. Sem esse comprometimento torna-se incuo a utilizao dessas ferramentas, podendo-se voltar ao estgio como era ou ocorrer uma degenerao maior do problema j exposto.

5 CONCLUSO A situao apresentada acima no se trata de um fato isolado, esse fato vem se repetindo em vrias empresas e a cada ano vem se repetindo. E a que est o perigo. Muitas empresas tem tido vida curta por no ter planejamento de seus negcios e um dos fatores que mais influenciam nisso o fato de no ter um controle de seus estoques. No jargo empresarial diz se que estoque parado dinheiro parado, e sem um planejamento devido para de estoque, sem o t-lo sobre controle, essa situao ao qual foi apresentada se repetir e muitos no resistiro aos problemas que surgiram em decorrncia disso. O diferencial para uma empresa se tornar competitiva, portanto, no o controle de estoque em si, que a princpio parece bastante desgastante, mais sim os benefcios advindos dele. Como j observado aqui nesse artigo, tendo o controle sobre o estoque h, em consequncia disso uma diminuio dos custos, pois se sabe o que tem estocado, possibilitando assim uma viso concreta de, em que investir e quanto investir nos materiais estocados.

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No queremos, portanto com o que foi aqui relatado terminar o assunto em que se refere a controle de estoque, mais o de trazer luz a necessidade de se ter um controle sobre os estoques se quiserem se tornar competitivo no mercado, que cada dia se torna mais competitivo.

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