LA DOCUMENTATION

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Guide sur les exigences de documentation de lISO 22000:20051

1. Quest-ce quun document ? Dfinitions et rfrences
Les principaux objectifs viss par la documentation d'un organisme, que celui-ci ait tabli ou non un systme de management de la scurit des aliments (SMSA) officiel, sont les suivants : Communication d'informations Outil de transmission et de communication d'informations. Le type et l'tendue de la documentation dpend de la nature des produits et procds de l'organisme, du degr de formalisme des systmes de communication, du niveau d'aptitude communiquer interne l'organisme, de mme que de la culture de cet organisme. Preuve de la conformit preuve dlivre que ce qui a t prvu est rellement accompli, partage des connaissances, dissmination et conservation des expriences de l'organisme. Exemple type : un journal des incidents qui peut tre utilis comme base pour valuer les dangers dans le produit. Une liste de termes couramment utiliss se rapportant la documentation est prsente dans lISO 9000:2005. Il doit tre soulign que, selon lISO 22000:2005, paragraphe 4.2 Exigences relatives la documentation, les documents peuvent se prsenter sous toute forme et sur tout type de support, et que la dfinition dun document donne dans lISO 9000:2005 au paragraphe 3.7.2 donne les exemples suivants: papier support magntique support lectronique ou disque optique photographie chantillon talon. Les utilisateurs pourront se rapporter galement lISO/TR 10013 Lignes directrices pour la documentation des systmes qualit pour dautres prcisions.

2. ISO 22000:2005 Exigences en matire de documentation

Selon larticle 4.1 de lISO 22000:2005 Exigences gnrales, l'organisme doit "tablir, documenter, mettre en uvre et maintenir un systme efficace de management de la scurit des denres alimentaires et le mettre jour conformment aux exigences de la prsente Norme internationale. Le paragraphe 4.2.1 Gnralits explique que la documentation du systme de management de la scurit des aliments doit comprendre: lexpression documente de la politique en matire de scurit des denres alimentaires et des objectifs affrents;
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les procdures documentes exiges par la norme; les documents ncessaires lorganisme pour assurer l'efficacit du dveloppement, de la mise en uvre et de la mise jour du systme de management de la scurit des aliments; les enregistrements exigs par la norme; Lorsque la norme requiert spcifiquement une procdure documente, cela signifie que cette procdure doit tre tablie, documente, applique et tenue jour. Tous les documents qui constituent la documentation du systme de management de la scurit des aliments doivent tre matriss conformment aux exigences du paragraphe 4.2.2 de lISO 22000:2005 ou, dans le cas particulier des enregistrements, selon le paragraphe 4.2.3.

3. Explication du paragraphe 4.2 de lISO 22000:2005

Les remarques suivantes ont pour objet d'aider les utilisateurs de l'ISO 22000:2005 comprendre l'intention des exigences gnrales en matire de documentation de la Norme internationale. a) Expression documente de la politique en matire de scurit des aliments et des objectifs affrents : Les exigences relatives la politique de scurit des aliments sont dfinies au paragraphe 5.2 de lISO 22000:2005. L'expression documente de la politique de scurit des aliments doit tre matrise selon les exigences du paragraphe 4.2.2. Pour les organismes qui procdent pour la premire fois la rvision de leur politique HACCP afin de satisfaire aux exigences de lISO 22000:2005, une attention particulire devra tre accorde aux alinas (c), (d) et (g) du paragraphe 4.2.2. Les objectifs de scurit des aliments doivent tre mesurables (5.2 f)). Ces objectifs de scurit des aliments documents sont galement soumis aux exigences de matrise des documents du paragraphe 4.2.2. b) Procdures documentes : LISO 22000:2005 requiert spcifiquement de lorganisme quil ait des procdures documentes pour les six activits suivantes: matrise des documents (4.2.2) ; matrise des enregistrements (4.2.3) ; matrise des produits potentiellement dangereux (7.6.5/7.10.3) correction (7.10.1) ; actions correctives (7.10.2) ; audit interne (8.4.1). Ces procdures documentes doivent tre matrises conformment aux exigences du paragraphe 4.2.2. Certains organismes peuvent juger pratique de combiner la procdure applicable plusieurs activits en une seule procdure documente (par exemple, combiner matrise des documents et matrise des enregistrements ou encore traabilit et retrait / rappel des produits). D'autres peuvent choisir de documenter une activit donne sous la forme de plusieurs procdures documentes (par exemple pour les audits internes : planification + ralisation). Ces deux solutions sont acceptables.

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Certains organismes (en particulier les grands organismes ou les organismes ayant des procds plus complexes) peuvent avoir besoin dautres procdures documentes (en particulier pour les procds de fabrication) afin de mettre en uvre un systme de management de la scurit des aliments efficace. Dautres organismes peuvent requrir des procdures supplmentaires, mais la taille et/ou la culture de lorganisme devrait permettre la mise en uvre efficace de ces procdures sans quelles soient ncessairement documentes. Toutefois, afin de dmontrer la conformit lISO 22000:2005, lorganisme doit tre mme de fournir une preuve objective (ne faisant pas ncessairement l'objet d'une documentation) que son systme de management de la scurit des denres alimentaires a t mis en uvre efficacement. Dans certains cas, la norme nexige pas que les procdures soient documentes. Cest le cas par exemple dans les paragraphes 5.7 Prparation et rponse aux urgences et 7.6.1 Surveillance des CCP dans les plans . Il est nanmoins peu probable que les organismes ne ralisent pas, par exemple, une procdure pour la prparation et la rponse aux urgences. LISO/TS 22004 nous donne cependant des recommandations sur le sujet : 4.2 Exigences relatives la documentation [] Lorsque la norme se rfre une procdure ou une dclaration documente, il convient que celle-ci soit interprte comme tant tablie, documente, mise en uvre, revue et maintenue par lorganisme dans le cadre du systme de management de la scurit des denres alimentaires. Les documents faisant gnralement partie du systme comprennent les spcifications relatives aux produits, les plans HACCP, les programmes prrequis (PRP) et les programmes prrequis oprationnels (oPRP) ainsi que dautres procdures de fonctionnement, y compris les contrats relatifs tout processus externalis, par exemple la matrise des nuisibles et lessai des produits. Il convient que les documents utiliss par lorganisme soient disponibles sur demande ; ils peuvent se prsenter sous tout format valide (par exemple, papier, lectronique ou image).

Liste des procdures cites dans lISO 22000 Procdures documentes cites Matrise des documents Matrise des enregistrements Procdure de matrise des produits potentiellement dangereux Correction Actions correctives Audit interne Autres procdures cites Prparation et rponse aux urgences Surveillance des PRP oprationnels Surveillance des CCP dans les plans Retraits Surveillance et mesurage Rfrence 4.2.2 4.2.3 7.6.5 / 7.10.3 7.10.1 7.10.2 8.4.1 Rfrence 5.7 7.5 7.6.1 7.10.4 8.3

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c) Documents ncessaires lorganisme pour assurer l'efficacit du dveloppement, la mise en uvre et la mise jour du SMSA; Pour quun organisme dmontre lefficacit de la mise en uvre de son systme de management de la scurit des denres alimentaires, il peut savrer ncessaire dlaborer des documents autres que les procdures documentes. Les descriptions documentes mentionnes spcifiquement dans lISO 22000:2005 sont :

Liste des descriptions domumentes cites dans lISO 22000 Matrise des processus externaliss Documents de gestion des activits incluses dans les PRP Informations pertinentes pour la ralisation de lanalyse des dangers Informations relatives aux matires premires, ingrdients et matriaux en contact avec le produit Les caractristiques des produits finis Lusage prvu, les conditions de manipulation raisonnablement attendues Description des tapes de processus et des mesures de matrise Mthodologie utilise pour lvaluation des dangers Mthodologie pour classer les mesures de matrise Les PRP oprationnels Le plan HACCP La raison du choix des limites critiques pour les CCP Instructions prcisant la surveillance des CCP (limites critiques fondes sur des donnes subjectives) Instructions et modes opratoires pour la surveillance des CCP Planification de la vrification Documentation relative aux mesures de matrise ncessaires pour traiter des produits potentiellement dangereux 4.1 7.2.3 7.3.1 7.3.3.1 7.3.3.2 7.3.4 7.3.5.2 7.4.3 7.4.4 7.5 7.6.1 7.6.3 7.6.3 7.6.4 7.8 7.10.3

Tous ces documents doivent tre matriss conformment aux exigences des articles 4.2.2 et/ou 4.2.3, comme il convient. d) Enregistrements Un enregistrement est une preuve de laccomplissement dune action ou dun vnement. Les enregistrements sont des informations exiges par les clients, par la norme, par la rglementation et par lorganisme lui-mme. Ils peuvent se prsenter sous diffrentes formes (papier, informatique). Les enregistrements constituent une dmonstration objective du niveau de matrise de la scurit des denres alimentaires et qui peuvent tre utiles dans le cas de rclamations, dintoxications alimentaires, dinspections et pour la correction sur les produits et dactions correctives sur le procd de fabrication. La ncessit dun enregistrement est formule de diffrentes manires dans lISO 22000. Soit lexigences est claire, de type les enregistrements de revues de direction doivent tre conservs (voir 4.2.3) soit lexigence est sous-entendue, de type Le ou les PRP oprationnels doivent tre documents et inclure pour chaque programme les enregistrements de la surveillance . Les enregistrements cits par lISO 22000 sont nombreux :

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Liste des enregistrements cits dans lISO 22000

Enregistrements Communication externe Comptes rendus des revues de direction Accord ou contrat dfinissant la responsabilit et lautorit des experts externes Attestation de formation / comptence du personnel Vrification et modification des PRP Informations relatives lanalyse des dangers Connaissances et exprience requise pour lquipe charge de la scurit des denres alimentaires Diagrammes vrifis Dangers raisonnablement prvisibles La justification et le rsultat de la dtermination du niveau acceptable de danger pour le produit fini Rsultat de lvaluation des dangers valuation des mesures de matrise (oPRP ou plan HACCP) Surveillance des PRP oprationnels Surveillance des CCP Les rsultats de la vrification Enregistrements relatifs la traabilit valuation des causes de non-conformit et de leurs consquences Enregistrement des corrections Enregistrement des actions correctives Causes, porte et rsultat dun retrait Enregistrement de lefficacit du programme de retrait Rsultats dtalonnage et de vrification Rfrence utilise pour ltalonnage ou la vrification en cas dabsence dtalon valuation de la validit des rsultats de mesurage et actions rsultantes Comptes rendus daudits internes Analyse des rsultats des vrifications et activits rsultantes Activits de mise jour du systme de management de la scurit des denres alimentaires Rfrence 5.6.1 5.8.1 6.2.1 6.2.2 7.2.3 7.3.1 7.3.2 7.3.5.1 7.4.2.1 7.4.2.3 7.4.3 7.4.4 7.5 7.6.1 7.8 7.9 7.10.1 7.10.1 7.10.2 7.10.4 7.10.4 8.3 8.3 8.3 8.4.1 8.4.3 8.5.2

Les organismes sont libres dlaborer dautres enregistrements qui peuvent tre ncessaires pour dmontrer la conformit de leurs procds et produits et de leur systme de management de la scurit des denres alimentaires. Les exigences relatives la matrise des enregistrements sont diffrentes de celles pour les autres documents et tous les enregistrements doivent tre matriss selon larticle 4.2.3 de lISO 22000:2005. Pour aller plus loin sur le sujet :

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