Exact Globe for Windows

E-General
Version 3

Copyright
Tanto el software como la documentacin pueden estar sujetos a modificaciones por parte de Exact Holding B.V. sin previo aviso. Exact no es responsable de los ejemplos incluidos y de los procedimientos descritos en este manual, as como de cualquier dao provocado cualquiera que sea su naturaleza. El propietario de la licencia tiene prohibido utilizar o copiar el software para cualquier otro propsito distinto a los recogidos en el contrato de la licencia. No se permite reproducir parte de la documentacin y/o transmitirla a travs de cualquier medio de impresin, fotocopia, microfilm u otro, sin el previo consentimiento escrito de Exact. Copyright Exact Holding B.V. Exact Software es una marca registrada de Exact Holding B.V.

Agosto 1998, Madrid, HBE0000ES

Contenido

Contenido

Introduccin
Acerca del manual Utilizar el software

1
3 4

1 Introduccin a E-General
1.1 Contenido de esta seccin 1.2 El software en E-General 1.3 Mdulos de E-General

9
11 11 12

2 Instalacin
2.1 Introduccin 2.2 Procedimiento 2.3 Requisitos del hardware y del software 2.4 Instalar Exact Globe for Windows 2.5 Procedimiento de instalacin 2.6 Server component monitor 2.7 Estructura del directorio 2.8 Optimizar el sistema 2.9 Actualizar el software de Exact 2.10 Modificar la licencia 2.11 Modificar la licencia 2.12 Comenzar Exact Globe for Windows 2.13 Comenzar Exact con E-Seguridad 2.14 Trabajar con mens 2.15 Definir mens de usuarios 2.16 Trabajar con cuadros de dilogo 2.17 Salir de Exact Globe for Windows

13
15 15 15 16 18 22 27 29 31 32 33 34 34 35 37 39 42

3 Crear empresas
3.1 Introduccin 3.2 Crear empresas utilizando el asistente de la empresa Exact 3.3 Abrir empresas 3.4 Introducir datos de empresa 3.5 Copiar empresas 3.6 Cerrar empresas 3.7 Eliminar empresas

43
45 45 46 48 48 49 49

4 Convertir empresas
4.1 Introduccin 4.2 Se requiere la versin antigua de Exact software 4.3 Qu no puede convertirse? 4.4 Modificaciones en las estructuras del paquete en Exact Globe for Windows, version 3 4.5 Implicaciones para el acuerdo de mantenimiento 4.6 Diversos 4.7 Preparando la conversin 4.8 Convertir empresa por empresa 4.9 Controles generales 4.10 Controles por paquete

51
53 53 53 54 54 55 55 55 55 56

Contenido

4.11 Ejecutar el asistente de conversin 4.12 Conversin del fichero de registro 4.13 Acciones despus de la conversin 4.14 Implementar los cambios indicados 4.15 Examinar los parmetros y formatos 4.16 Restaurando copias de seguridad 4.17 Crear usuarios y conceder derechos 4.18 Listado de explicaciones de los mensajes de error

57 60 60 60 60 61 61 61

5 Conversin al euro
5.1 Introduccin 5.2 UEM y el euro 5.3 Consecuencias del euro 5.4 Exact y el euro 5.5 Cmo le afecta el euro 5.6 Consejo de Exact Software 5.7 Cambiar al euro en Exact 5.8 Introduccin al Euro Wizard 5.9 Preparacin para procesar el Euro Wizard 5.10 Procesar el Euro Wizard 5.11 Su sistema contable despus de procesar el Euro Wizard 5.12 La moneda y el euro 5.13 Crear entradas 5.14 Trabajar con la calculadora de euros 5.15 Procesar 5.16 Listados 5.17 Documentos oficiales 5.18 Introduccin al Euro Conversion Wizard 5.19 Preparacin para procesar el Euro Conversion Wizard 5.20 Procesar el Euro Conversion Wizard 5.21 Mensajes, avisos y acciones a tomar 5.22 Glosario del Euro 5.23 Ms preguntas?

65
67 67 68 68 69 72 72 74 74 75 77 78 83 84 85 85 87 89 89 90 91 96 98

6 Trabajar con distintos idiomas

6.1 Introduccin 6.2 Procedimiento 6.3 Trabajar con distintas descripciones de datos maestros 6.4 Definir interface

99
101 101 101 102

7 Definir parmetros de empresa

7.1 Introduccin 7.2 Procedimiento 7.3 Definir parmetros generales 7.4 Crear una tabla periodo-fecha

105
107 107 107 108

8 Definir parmetros del usuario

8.1 Introduccin 8.2 Procedimiento 8.3 Definir parmetros del usuario

111
113 113 113

Contenido

9 Imprimir y exportar
9.1 Introduccin 9.2 Procedimiento 9.3 Definir los diseos E-Formato para Windows 9.4 Enlazar diseos 9.5 Definir las impresoras del usuario 9.6 Imprimir y exportar 9.7 Imprimir Exportar

115
117 117 117 118 122 122 123 123 124

10 Listados y selecciones
10.1 Introduccin 10.2 Procedimiento 10.3 Utilizar selecciones 10.4 Utilizar listados estndar 10.5 Utilizar presentaciones grficas 10.6 Trabajar con informes

127
129 129 129 131 131 132

11 Proteger datos
11.1 Introduccin 11.2 Procedimiento 11.3 Proteger el hardware 11.4 Proteger la red y el sistema operativo 11.5 Proteger con una copia de seguridad 11.6 Proteger con E-Seguridad 11.7 Trabajar con E-Seguridad 11.8 Procedimiento para crear usuarios 11.9 Procedimiento para crear grupos de usuarios 11.10 Procedimiento para ceder derechos 11.11 Prioridad para ceder derechos

135
137 137 137 138 140 142 143 145 147 149 150

12 Organizar datos maestros

12.1 Introduccin 12.2 Procedimiento 12.3 Borrar datos maestros 12.4 Renumerar datos maestros 12.5 Aadir campos e ndices

153
155 155 155 156 157

13 Utilizar los servicios de atencin al cliente

13.1 Introduccin 13.2 Procedimiento 13.3 Trabajar con las funciones de servicio al cliente 13.4 Llamar a ayuda al cliente de Exact

161
163 163 163 164

14 Exact Enciclopedia
14.1 Acreedor 14.2 Acuerdo de precios 14.3 Albarn de entrega 14.4 Almacn 14.5 Amortizacin

167
169 171 174 176 176
Contenido

14.6 Archivar 14.7 Artculo 14.8 Artculo de fabricacin 14.9 Asiento 14.10 Asiento de compra 14.11 Asiento de venta 14.12 Asiento inverso 14.13 Asiento recurrente 14.14 Autorizacin 14.15 Balance 14.16 Balance de apertura 14.17 Base de datos de la cartera de clientes 14.18 Centro de coste 14.19 Clasificacin de cuentas 14.20 Codificacin 14.21 Cdigo adicional para un artculo 14.22 Cdigo anulacin 14.23 Cdigo factura 14.24 Comprador 14.25 Comprobacin de caja 14.26 Comprobacin periodo-fecha 14.27 Conciliacin bancaria 14.28 Condensacin 14.29 Confirmacin de pedido de venta 14.30 Consolidacin 14.31 Consulta rpida 14.32 Contrapartida 14.33 Control de clientes 14.34 Control de consistencia 14.35 Copia de seguridad 14.36 Cotizacin 14.37 Cuenta bancaria 14.38 Cuenta del libro mayor 14.39 Descuento 14.40 Deudor 14.41 Diario 14.42 Diferencia en pagos 14.43 Diseo 14.44 Ejercicio contable 14.45 Emparejar 14.46 Empresa 14.47 Entrega 14.48 Estado de prdidas y ganancias 14.49 Estado de saldos 14.50 Existencias 14.51 Existencias iniciales 14.52 Factura 14.53 Factura de compra 14.54 Facturacin de mostrador

179 180 183 184 188 193 198 198 199 200 201 206 207 208 209 211 212 213 215 215 216 217 217 218 219 221 222 223 225 226 227 228 231 235 236 239 240 241 242 243 245 245 247 247 248 252 253 256 258

Contenido

14.55 Fases del proceso de venta 14.56 Fecha de vencimiento 14.57 Frmula de propuesta de compra 14.58 Formulario de pedido de compra 14.59 Gestin de contactos 14.60 Grupo del artculo 14.61 Hoja de distribucin de costes 14.62 Informe de archivo 14.63 Informe de asientos 14.64 INTRASTAT 14.65 ISO 14.66 IVA 14.67 Lnea de crdito 14.68 Lista de materiales 14.69 Lista de precios 14.70 Listado cronolgico de deudores/acreedores 14.71 Listado de ventas UE 14.72 Localizacin dentro del almacn 14.73 Mtodo de valoracin de existencias 14.74 Modificacin de precios 14.75 Moneda 14.76 Nota de recibo 14.77 Notificacin 14.78 Operaciones intraempresa 14.79 Operacin 14.80 Partida pendiente 14.81 Pedido de compra 14.82 Pedido de venta 14.83 Pedido en espera 14.84 Pedido proforma 14.85 Periodo 14.86 Precisin 14.87 Presupuesto 14.88 Recargo de crdito 14.89 Recargo de equivalencia 14.90 Recibo 14.91 Registro de facturas 14.92 Registro de Serie/lote 14.93 Revalorizacin de existencias 14.94 Revaluacin 14.95 Sistema financiero de activos 14.96 Subcuenta 14.97 Unidad de coste 14.98 Unidades y paquetes

260 264 265 266 268 270 273 276 278 279 280 281 286 287 289 291 292 294 295 297 298 300 301 302 304 304 307 310 312 314 315 316 317 318 319 319 321 321 323 324 326 328 329 330

Indice
Indice segn funcin Indice alfabtico

333
335 337

Contenido

Contenido

Introduccin

2 z Introduccin

Acerca del manual

Este manual describe los pasos necesarios para instalar y mantener el sistema de contabilidad de Exact Globe for Windows. La documentacin est basada en situaciones de trabajo cotidianas.

El contenido de la documentacin
Las secciones principales son Introduccin a la aplicacin, El proceso contable y la Enciclopedia Exact. Estas secciones proporcionan informacin a diferentes niveles. A continuacin las describiremos brevemente : Introduccin a la aplicacin (captulo 1) Es un listado general de la aplicacin que servir especialmente para los usuarios que lo utilizan por primera vez. Este captulo contiene un listado de las distintas versiones del software y de los mdulos que se pueden utilizar para ampliar la funcionalidad. El proceso contable (otros captulos) Las secciones comprendidas entre la Introduccin de la aplicacin y la Enciclopedia Exact describen el proceso contable. Los pasos se registran en un orden lgico y se basan en situaciones normales. Se han incluido muchos ejemplos sobre tareas habituales en la empresa. En cada captulo, encontrar una explicacin general y una explicacin de las funciones que se utilizan. Incluyendo las descripciones de campos. Enciclopedia Exact

 Enciclopedia Exact se incluye en el texto de ayuda y en el manual de La

E-General. La Enciclopedia Exact se considera una impresin escrita del conjunto de Exact Globe for Windows, exceptuando funcionalidades como el control de accesp del usuario. Le permite conocer rpidamente el software y le proporciona una rpida informacin acerca de los trminos contables utilizados en Exact. La Enciclopedia Exact es un complemento a la descripcin del proceso, por lo que durante la descripcin del proceso contable, encontrar muchas referencias a la Enciclopedia Exact.

 de la informacin se relaciona con otros paquetes que quizs no tenga. Parte

Esta informacin puede ser conveniente, por ejemplo, si se plantea utilizar otros paquetes en el futuro. Tenga en cuenta que Exact software es un software integrado : las aplicaciones suelen estar relacionadas, y a menudo es posible volver a utilizar los datos que fueron introducidos en otro paquete.

Introduccin z 3

 0 Funcionalidad crucial
Existe un nmero de campos y funciones que tienen una importancia crucial. En la documentacin se indica con un smbolo de bomba. La funcionalidad en cuestin tendr un efecto amplio y normalmente irreversible sobre los datos de la empresa y/o los procedimientos de trabajo. Antes de utilizar funcionalidad crucial, lea la informacin disponible detalladamente.

Referencias a las funciones

En el texto, las funciones se representan por trayectos. El trayecto le muestra la manera de acceder a la funcin. Los trayectos se muestran de la forma siguiente : Nunca se menciona la opcin [Men], a no ser que un determinado parmetro de funcin se trate ampliamente. Las referencias a los parmetros y a los archivos maestros siempre comienzan por [Parametrizacin empresa]. La opcin [Men]nunca se menciona si se hace referencia a una funcin que se encuentra en el men del manual que est leyendo. Ejemplo En el manual E-Contabilidad, la consulta rpida para deudores se denomina como [Deudores, Consulta rpida] y no como[Contabilidad, Deudores, Consulta rpida]. Los trayectos que no se incluyen en la documentacin se representan al otro lado del paquete. Ejemplo En el manual E-Facturacin, la funcin de consulta rpida para deudores en E-Contabilidad se denomina como [Contabilidad, Deudores, Consulta rpida].

Utilizar el software
Exact Globe for Windows utiliza una funcionalidad estndar para Windows. Para ms informacin, consulte el manual de Windows.

La ayuda en pantalla
En Exact Globe for Windows es posible solicitar un texto de ayuda haciendo click en o presionando la tecla <F1>. La mayora de la ayuda, que se muestra en la pantalla ofrece una explicacin de la funcin activa en este momento. Si solicita un texto de ayuda cuando no hay ninguna funcin activa determinada, se mostrar un ndice. As, puede recuperar informacin de una materia en particular simplemente pulsando sobre ella.

[Men, Editar]
Exact para Windows siempre incluye el men [Editar], que puede utilizar para mover la informacin de un lugar a otro mediante portapapeles.

4 z Introduccin

Las opciones [Copiar] y [Pegar] le permiten colocar la informacin que necesita ser grabada varias veces en el portapapeles y recuperarla otra vez. As, no tendr que introducir la misma informacin cada vez sino que puede recuperarla las veces que quiera con el portapapeles. Ejemplo Desea aadir la nota Entregas rpidas va DHL a todos sus deudores importantes. Seleccione el primer deudor en [Parametrizacin empresa, Contabilidad, Datos deudor, Deudores] e introduzca la nota. Seleccione la nota y colquela en el portapapeles. Seleccione un nuevo deudor, repare la ventana de la nota y pegue el texto del portapapeles. Repita la operacin con todos los deudores que desee.

 vez que se copian nuevos datos en el portapapeles, los datos escritos Cada
anteriormente se borran. Cuando salga de Windows o apague su ordenador, el portapapeles se vaca. El men [Editar] contiene las siguientes funciones : [Editar, Deshacer] Para rehacer el ltimo cambio o la informacin que introdujo, seleccione [Editar, Deshacer] (o presione <Ctrl>+<Z>). La funcin funciona en la mayora de los campos de texto, y a un nivel nico : al comenzar la funcin una segunda vez, el primer resultado se deshace. [Editar, Copiar] Sirve para copiar los datos de Exact en el portapapeles, por ejemplo, una descripcin en una pantalla de entrada de datos. Primero, seleccione la descripcin y despus [Editar, Copiar] (o presione <Ctrl>+<C>). La descripcin desaparece de la pantalla. [Editar, Cortar] Para trasladar los datos de Exact al portapapeles, por ejemplo, la descripcin de una pantalla de entrada. Primero seleccione la descripcin, y despus [Editar, Cortar] (o presione <Ctrl>+<X>). La descripcin se borra de la ventana y se coloca en el portapapeles. [Editar, Pegar] Para copiar datos desde el portapapeles de Exact, por ejemplo, a una pantalla de entrada. Site el cursor en el punto de insercin requerido y seleccione [Editar, Pegar] (o presione <Ctrl>+<V>). La descripcin no se borra del portapapeles. [Editar, Buscar] Para solicitar un listado de opciones. Site el cursor en el campo y seleccione [Editar, Buscar] (o presione <F5>).

Introduccin z 5

Estructura del men

Cada paquete de Exact Globe for Windows tiene su propio men. Cuando desee utilizar una funcin en particular tendr que ir al men correspondiente. Ejemplo Para activar una funcin de consulta rpida de deudores en E-Contabilidad, seleccione primero [Men, Contabilidad]para obtener el men E-Contabilidad. Despus seleccione [Deudores, Consulta rpida].

 Introduzca sus datos maestros en [Men, Parametrizacin empresa]. Botones estndar

Estos botones tienen la misma funcin en todo el conjunto de Exact Globe for Windows : para crear una nueva empresa. para abrir una empresa ya existente. para imprimir listados, etc. para exportar informacin a un archivo. para recuperar informacin sobre el programa. para aadir una lnea en un archivo. para borrar una lnea desde un archivo. para deshacer el ltimo paso (accin) para cerrar un valor una vez que se ha introducido, as no puede cambiarse en otras funciones. para (des)activar columnas en funciones de entrada. Es posible, por ejemplo, desactivar columnas (como Ejerc.contable o Unidad coste en el diario de venta) para asegurar que se utiliza siempre el valor preferente. Esto facilita la entrada. ir al primer /anterior /siguiente / ltimo dato Las distintas pantallas y ventanas puede contener botones para acciones y funciones especficas. La descripcin que se muestra sobre el botn, explica para qu sirve el botn. Cuando sea necesario, stas se describen para determinadas funciones.

6 z Introduccin

Buscar datos
En muchas funciones es necesario introducir datos que se han creado o introducido anteriormente. Por ejemplo, cuando anote un asiento, debe seleccionar un cdigo de IVA y una cuenta del libro mayor. Se puede obtener un listado de opciones con todos los datos disponibles haciendo click en o presionando <F5>.

Por defecto, la informacin sobre la lista de opciones se busca por cdigo. Puede seleccionar otra bsqueda presionando <F6>. As, puede, por ejemplo, cambiar una bsqueda por nmero de deudor por una bsqueda por cdigo de deudor. Se puede recuperar la bsqueda anterior presionando <Shift>+<F6>.

 no est disponible la tecla de bsqueda requerida, puede aadir una columna Si

a la lista de opciones. Haga click con el botn derecho del ratn una vez est en la barra de ttulo de la lista de opciones. Despus, seleccione Insertar columna y seleccione la tecla de bsqueda que desea. Ejemplo Es la forma en que puede aadir una columna en Categora en la lista de opciones de deudores.

Introducir datos
Consejos para introducir datos : Algunos datos son obligatorios. Si no los introduce o los introduce mal, el campo se pondr rojo. Si hace click con el botn derecho en ese campo, el sistema muestra porqu es incorrecto. Si introduce nicamente el da en un campo de fecha, el resto se introduce automticamente. Se utilizan el mes y ao de la fecha de archivo. Ejemplo En septiembre de 1997, introdujo 27 en el campo de fecha. La fecha ser cambiada a 27-09-97. Con otros botones de opcin : solamente puede seleccionar una de las opciones. Si selecciona (=activa) una opcin, las otras se desactivan automticamente. En el cuadro de dilogo siguiente, al activar la opcin de Pantalla se desactiva automticamente la opcin Impresora.

Los casillas de control : activa el campo marcndolo y lo desactvelo suprimiendo la marca.

Introduccin z 7

8 z Introduccin

Introduccin a E-General

10 z Introduccin a E-General

1.1

Contenido de esta seccin

Esta seccin incluye: Un listado general de los pasos a seguir para trabajar con el sistema de software en E-General. Una enumeracin de los mdulos que se pueden aadir a E-General para hacer uso de todas sus funciones (p.e. E-Seguridad y E-Informes)

1.2

El software en E-General
La siguiente seccin de este manual explica, en general, el momento en que algunos pasos deben o pueden realizarse. Algunos de estos pasos se pueden realizar de una manera diferente, o se pueden omitir si no se quiere utilizar dicha funcin. Esto se aplica a temas que no estn directamente relacionados con E-General, como las funciones de imprimir y la de copia de seguridad, cmo trabajar con idiomas extranjeros y como crear listados y selecciones.

Instalar Exact Globe for Windows

Antes de instalar Exact, examine los requisitos para el hardware y el software. Se puede seleccionar una instalacin completa (la cual hace posible realizar la instalacin de Exact desde la red) o una instalacin de la terminal. Si no est satisfecho con el resultado hay una seccin para optimizar su sistema.

Crear una empresa

Antes de que pueda empezar a usar Exact es necesario crear una empresa. Una empresa es una unidad que contiene su sistema contable. Si necesita crear varias empresas con parmetros similares se puede copiar un de otras.

Definiendo parmetros
Una empresa de demostracin es sustituida por el software de Exact, el cual se puede utilizar para poner a prueba varios parmetros. Hay una diferencia entre los parmetros de la empresa, los que se aplican a toda la empresa y los parmetros del usuario, que slo se aplican a algunos usuarios en particular, sin hacer caso a los usados en la empresa. Un ejemplo de los parmetros de una empresa son las tablas periodo-fecha y tipos de cuentas bancarias. Un ejemplo de los parmetros del usuario son los colores y las impresoras. Tanto los parmetros de la empresa como los del usuario se incluyen en este manual. Antes de que pueda utilizar su empresa debe definir los parmetros de la aplicacin e introducir los datos maestros. Los parmetros de la aplicacin son los parmetros que se tienen para cada aplicacin. Los parmetros del IVA son ejemplos de los parmetros de la aplicacin de E-Contabilidad y los parmetros de las facturas de mostrador son ejemplos de los parmetros de la aplicacin de E-Facturacin. Ejemplos de los datos maestros son la cuenta general y la informacin de deudores/acreedores. Para ms informacin vanse los manuales de la aplicacin.

Introduccin a E-General z 11

Informacin adicional
Una vez que se ha definido la empresa, los parmetros de la aplicacin y los parmetros del usuario, puede empezar a utilizar los paquetes de Exact Globe for Windows. Este manual tambin incluye informacin de algunos epgrafes generales, que no son tratados en los manuales. Unos ejemplos son el uso de los listados, funciones de mantenimiento y la eliminacin de datos maestros.

1.3

Mdulos de E-General
Esta seccin describe brevemente los distintos mdulos que se pueden utilizar para aumentar las opciones disponibles en E-General.

E-Seguridad
Su sistema contable es la columna vertebral de la empresa y contiene informacin muy valiosa. E-Seguridad es una herramienta de total proteccin que evita un uso no autorizado de Exact. Vd. puede utilizar E-Seguridad para controlar accesos y derechos de los usuarios. El control de acceso no solo incluye el acceso a Exact sino que tambin incluye las rutas, las funciones y las empresas o grupo de empresas. Tambin puede definir, leer, escribir y borrar derechos. Vase 11.6 Proteger con E-Seguridad.

E-Renumerar
La informacin maestra se identifica por cdigos nicos. Por ejemplo, dos deudores con el mismo nombre son diferenciados por su cdigo personal. Si desea modificar esos cdigos es necesario E-Renumerar. O puede que quiera cambiar los cdigos si quiere revisar su sistema de cdigo de artculo o si no se puede instalar un cdigo nuevo (p.e. entre cdigos de datos maestros 1002 y 1003). Vase 12.4 Renumerar datos maestros.

E-Informes
El generador de informes le permite crear listados de acuerdo a sus requisitos. Los mdulos de E-Informes estn disponibles en todos los paquetes de Exact. Vase 10.6 Trabajar con informes.

12 z Introduccin a E-General

Instalacin

14 z Instalacin

2.1

Introduccin
Este captulo muestra cmo preparar el software de Exact para que funcione en su ordenador. Despus de la instalacin puede iniciar el programa y crear una empresa.

2.2

Procedimiento
Antes de instalarlo examine si la configuracin de su sistema cumple los requisitos de Exact. Vase 2.3 Requisitos del hardware y del software. Instale el software y los archivos de demostracin en su disco duro o en la red. Vase 2.4 Instalar Exact Globe for Windows. La estructura del directorio que se crea durante la instalacin estndar de Exact Globe for Windows. Cmo optimizar el funcionamiento del sistema. Cmo actualizar Exact o cambiar su licencia.

En este captulo tambin se incluye:

2.3

Requisitos del hardware y del software

Hardware
Ordenador

Requisitos mnimos
PC con un procesador Pentium 16 Mb memoria interna Cliente NT: 32Mb

Disco duro

El tamao requerido del disco depende de la composicin de su licencia y del nmero de empresas con las que trabaje. Si Vd. tiene un sistema independiente con un paquete individual (p.e. E-contabilidad), y una empresa individual, al menos necesitar 55 Mb. En un sistema con varios usuarios, varias empresas y una licencia completa se necesitarn 250 Mb o ms. CD-ROM. (Super) pantalla VGA (800 * 600). Microsoft o compatible. Se recomienda utilizar una impresora lser.

Perifrico Pantalla Ratn Impresora

Software
Trabajar entorno a la red o fuera de la red.

Requisitos mnimos
Microsoft Windows 3.1 Microsoft Windows para trabajos de grupo Microsoft Windows 95 Microsoft Windows NT, versin 3.5 o mayor
Instalacin z 15

Software
Servidor entorno a la red.

Requisitos mnimos
Microsoft Windows NT, versin 3.51 o mayor. Novell Netware 386, versin 3.12 o 4.0

2.4

Instalar Exact Globe for Windows

Antes de comenzar una instalacin debe examinar lo siguiente: Debe tener espacio suficiente en su disco para instalar Exact Globe for Windows. Adems, su sistema debe reunir los requisitos de Exact. Durante la instalacin necesitar el doble de espacio en su disco del requerido para ejecutar el programa. Vase 2.3 Requisitos del hardware y del software. Si se instala en un servidor Novell Netware, debera estar conectado al servidor Novell como Supervisor. Si se instala en un servidor NT, debera conectarse como Administrador y utilizar la terminal del servidor, no puede instalarlo desde cualquier terminal. Debe contar con suficientes derechos cuando instale el software de Exact en una red. Cuando instale un motor de base de datos en un servidor Novell Netware, debera estar conectado al servidor Novell como Supervisor y tener todos los derechos de Supervisor. Cuando instale un motor de base de datos en un servidor NT, debera estar conectado como Administrador y tener los derechos de Administrador. Durante la instalacin debe tener a mano el CD-ROM y la licencia de software adquirido. Durante la instalacin se puede optar por instalar Excel Add-in, a condicin de que esta opcin est incluida en la licencia. Esto implica a las instalaciones en las terminales y a las instalaciones estndar. Antes de la instalacin debe cerrar todos los programas de Windows.

Tipos de instalacin
Cuando ha introducido sus datos de licencia, puede optar por una instalacin de red (con una instalacin opcional de la terminal) o una instalacin normal (nico usuario en un PC autnomo).

16 z Instalacin

Mediante una instalacin normal, todos los archivos se ubican en el disco duro del PC. Mediante una instalacin de red, se crea el directorio adicional EXACRW2\SYSTEM. Cada usuario que quiere hacer uso de la instalacin de red puede comenzar una instalacin de red ejecutando SETUP.EXE. en este directorio. La ventaja de una instalacin de red es que a la mayora de los archivos se accede va red. En el disco duro de la terminal, slo se utilizan cierto nmero de archivos de los directorios WINDOWS, WINDOWS\SYSTEM y WINDOWS\CRYSTAL.

 instalacin de red no tiene por qu ser una instalacin de multi-usuario. Si, Una
por ejemplo, su disco duro del PC no tiene espacio suficiente para una instalacin normal, el software puede instalarse en una unidad de disco de red utilizando la instalacin de red, entonces puede preparar su PC para utilizar el software de Exact va la red, siempre y cuando se realice una instalacin de terminal.

 tiene una licencia para multi-usuario, tambin puede instalarse un componente Si

servidor de Btrieve y un Scalable SQL .

 opta por una instalacin de red, debera realizarse una instalacin en todas Si
aquellas terminales en las que se va a utilizar el software.

 una instalacin en las terminales es posible instalar Excel Add-in. Con  Puede deshacer, en cualquier momento, la instalacin de Exact Globe for
Windows haciendo doble click en Desinstalar Exact Software en el grupo de programa de Exact Globe for Windows (o el grupo en el cual instal Exact Globe for Windows).

Instalacin z 17

2.5

Procedimiento de instalacin
 Durante el procedimiento de instalacin puede hacer click en Anular en
cualquier momento para parar la instalacin.

 mayora de los CD-ROM ejecutarn AUTOSTART, que ejecutar La

automticamente SETUP.EXE. Sin embargo, no todos los CD-ROMs lo hacen, en cuyo caso tendr que seguir los pasos que se describen a continuacin. 1. Inserte el CD para la instalacin en la disquetera del CD-Rom. 2. Seleccione [Archivo, Inicio] en Programa Maestro si utiliza Windows 3.1. Si utiliza Windows 95, seleccione [Inicio, Ejecutar]. 3. Escriba la unidad de disco correspondiente al CD-ROM y el comando SETUP.EXE. Despus haga click en OK. El programa de instalacin se iniciar. Ejemplo La unidad de disco correspondiente al CD-ROM es la D. Debera introducir: D:SETUP.EXE.

 Vd. no conoce la unidad de disco correspondiente al CD-ROM pulse Si

4. 5. 6. Examinar. y escriba la letra correcta de su disco en Udades.de disco y pulse SETUP.EXE. Seleccione el lenguaje que desea utilizar durante la instalacin y pulse Continuar. Aparecer la pantalla de bienvenida de Exact Globe for Windows. Pulse Siguiente. Es posible leer informacin sobre la instalacin o leer las Notas de la Versin haciendo click en el icono en cuestin. Si desea continuar con la instalacin haga click en Siguiente. Aparecer la pantalla Entrada licencia . Copie la informacin tal y como aparece en su licencia y pulse Siguiente. Los datos de licencia se componen de un nmero de control, un nmero de licencia, un nombre de licencia y un cdigo de licencia. Para ir al siguiente campo pulse la tecla <Tab> o haga click en el campo en cuestin.

7.

 Preste especial atencin al uso de maysculas y a la puntuacin. Si comete

un error en la informacin de la licencia deber introducir de nuevo el campo. 8. En la pantalla que aparece a continuacin se deben introducir los nmeros de opcin y la clave de acceso utilizada en el certificado de licencia. Los nmeros de opcin determinan la composicin de su licencia. Pulse <Tab> despus de introducir cada nmero.

 nmeros de comprobacin aparecen automticamente. Si stos Los

coinciden con los nmeros de su certificado de licencia quiere decir que ha introducido correctamente la informacin. 9. Finalmente, introduzca la clave de acceso y pulse Siguiente. Se examinarn los datos de la licencia.

18 z Instalacin

Instalacin de red
1. Haga click en Instalacin de red en Tipo de instalacin para la instalacin de red. 2. Verifique sus derechos y confirme que no hay otros usuarios trabajando en el servidor durante la instalacin.

 tiene una licencia para varios usuarios, se puede instalar, si se requiere, un Si

componente servidor de Btrieve y un Scalable SQL. Btrieve y Scalable SQL son motores de la base de datos que controlan la informacin que se crea en Exact. Deben instalarse ahora, a no ser que ya estn instalados. 3. En la pantalla Determinar tipo de instalacin, seleccione el tipo de servidor (motor) en el cual se quiere instalar marcando la opcin correspondiente.

 instala el software de Exact en una red, debe contar con suficientes Si

derechos. Si instala una base de datos y el software de Exact en un servidor Novell Netware, debe tener todos los derechos de Supervisor. Si instala un motor de la base de datos y el software de Exact en un servidor NT, debe tener todos los derechos de Administrador.

 se instala en un servidor NT, debera especificar que protocolo se utiliza, Si

IPX/SPX o TCP/IP. Para averiguar que protocolo debe utilizarse seleccione [Inicio, Ejecutar, Parmetros, Panel de Control, Red] en la lengeta de Configuracin. Si instala un servidor Novell Netware, slo se podr trabajar con los protocolos de la red IPX/SPX.

 se instala en un servidor Novell Netware, debera asegurarse de que Si

ninguno de los archivos Btrieve est protegido contra la escritura. Adems, debera crear una ruta de acceso al volumen SYS del servidor. Debe conectarse al servidor Novell y tener todos los derechos de Supervisor. 4. En la pantalla Mtodo de instalacin, indique cmo quiere instalar Exact Globe for Windows y haga click en Siguiente. El programa de instalacin buscar los componentes instalados anteriormente. Con una instalacin Estndar, los archivos de demostracin se instalan automticamente. Si no quiere instalar los archivos de demostracin, seleccione Compacta o Avanzada. Haga click en Buscar si quiere modificar el directorio de instalacin.

 escoge Avanzada, puede seleccionar los componentes que quiere Si

instalar. Tambin puede optar por instalar slo el componente del servidor. Puede examinar si hay suficiente espacio disponible en el disco para la instalacin seleccionada. Utilice Unidad de disco para examinar si hay otra unidad disponible con suficiente espacio en el disco.

 aconsejable seleccionar el mtodo de instalacin Estndar y no Es

cambiar el directorio de la instalacin. De esta forma ser ms fcil localizar los archivos y directorios en caso de actualizacin. 5. Si opt por le mtodo de instalacin Estndar o si seleccion los archivos de demostracin en Avanzada, puede indicar dnde quiere instalar los archivos de demostracin. Haga click en Siguiente para aceptar el directorio o haga click en Ajustar para seleccionar distintos directorios.

Instalacin z 19

6. Si hay suficiente espacio disponible puede indicar el grupo de programas en que Exact Globe for Windows debera instalarse. Puede seleccionar un grupo de programas distinto a Exact Globe for Windows. Haga click en Siguiente 7. El programa de instalacin examina si hay suficiente espacio disponible en el disco. Si no hay espacio disponible, aparecer un mensaje y volver a la pantalla Mtodo de instalacin. Aparecer una serie de opciones: Puede seleccionar un mtodo de instalacin diferente, por ejemplo, Compacta. Puede seleccionar un directorio distinto para la instalacin y/o los archivos de demostracin. Puede liberar espacio del disco utilizando el Archivo Maestro en Windows (si tiene Windows 95, utilice Explorador de Windows). Puede cancelar el proceso de instalacin. 8. El programa de instalacin propone un nmero de lneas que deberan aadirse al archivo de configuracin de DOS AUTOEXEC.BAT. Puede saltarse este paso e introducir los cambios ms adelante. Adems puede definir que el programa realice los cambios o cree el archivo AUTOEXEC.EVW, en el cual se guardan los cambios necesarios. Una vez ha hecho su seleccin, haga click en Siguiente.

 Adems de los cambios en AUTOEXEC.BAT, CONFIG.SYS tambin ha de

modificarse durante la inicializacin de la terminal. Si dicho archivo no contiene la lnea Files=150, el programa sugerir un cambio. 9. Se muestran todas las opciones de instalacin especificadas en los pasos anteriores y pueden examinarse. Si encuentra un error y quiere modificar la seleccin, haga click en Atrs. Si est de acuerdo con los parmetros, haga click en Continuar. 10. Con la instalacin de red, puede especificar si quiere que los parmetros del servidor se actualicen. Instalacin del motor de base de datos 1. Aparece la pantalla de bienvenida de Pervasive. Haga click en Siguiente. 2. Aparecer un mensaje en la pantalla avisndole de que tiene que vaciar cualquier motor de Pervasive. En la terminal escriba el comando Bstop, pulse <Enter>. En el mensaje que le aparece en la pantalla haga click en OK. 3. Si ha optado por instalar servidores Btrieve y Scalable SQL acepte los parmetros estndar haciendo click en Siguiente.

 instalar parmetros estndar para todos los componentes. Debe

4. Especifique el directorio en el cual debera instalarse el Scalable SQL para los archivos del servidor Netware. Escoja el volumen de sistema en el servidor. Haga click en Siguiente para continuar.

 instala un servidor Novell Netware, este directorio debera ser el Si

directorio SYSTEM del volumen Sys del servidor. Cuando se instale en un servidor NT, debera ser C:\SSQL40\BIN. 5. Acepte la localizacin propuesta y haga click en Siguiente.

20 z Instalacin

6. Especifique si quiere o no crear o utilizar un grupo de programas ya existente para los iconos del programa. Haga click en Siguiente. Si ha optado por utilizar un grupo de programa, debe indicar el grupo en cuestin (por ejemplo, Base de datos Pervasive Software). Haga click en Siguiente 7. Aparece un mensaje dicindole que la instalacin se realiz con xito. Para leer Install.txt, marque la casilla. SERVIDOR NT Para instalar un servidor NT, siga los pasos que vienen a continuacin: 1. Si se instala en un servidor NT, puede escoger la forma de iniciar Scalable SQL para el servidor NT en la pantalla Select Service start mode. 2. Si instala Btrieve en un servidor NT, puede escoger la forma de iniciar para Btrieve para el servidor NT. 3. Puede definir que el programa instale el componente de servidor. Una vez ha realizado su seleccin, la instalacin comenzar. 4. El protocolo de la red le ofrece 3 opciones, seleccione la que est utilizando. 5. Siga las instrucciones que aparecen en la pantalla. 6. Acepte los destinos estndar sugeridos. 7. Aparece un mensaje dicindole que la instalacin se produjo con xito. Para leer Install.txt, marque la casilla. 8. Puede elegir entre distintos Star Modes. Es aconsejable elegir Automticamente. 9. Aparece un mensaje dicindole que la instalacin se produjo con xito. Para leer Install.txt, marque la casilla.

 Durante la instalacin de la base de datos, pueden aparecer mensajes de

error. Si quiere informacin acerca de estos mensajes, consulte el archivo de ayuda CODEHELP.HLP, disponible en el directorio \EXACTW2\LNG. Puede visualizar el progreso de la instalacin en la ventana de animacin. Si instal los archivos de demostracin, aparecer un mensaje acerque de su utilizacin. Haga click en OK. 1. Si el programa de instalacin hace cambios en el archivo de configuracin AUTOEXEC.BAT de DOS, tiene la opcin de volver a conectar su ordenador ahora o ms adelante. Para trabajar con Exact Globe for Windows adecuadamente, es necesario volver a conectar su ordenador. 2. Cuando se finaliza la instalacin, puede iniciar Exact Globe for Windows. Haga click en Salir para salir del programa de instalacin. Se ha creado una estructura de directorio que contiene los diferentes archivos de programa. Vase 2.7 Estructura del directorio. Exact Globe for Windows est listo para utilizarse. Vase 2.12 Comenzar Exact Globe for Windows.

 componente de servidor debera ponerse en marcha cuando escribe El

SQLSTART en la consola del servidor. Cuando se instala en un servidor Novell Netware, debera aadir el comando SQLSTART a AUTOEXEC.NCF para permitir la puesta en marcha automtica de SQL cuando el sistema se inicia de nuevo.

Instalacin z 21

 opta por una instalacin en la red, se debe instalar a continuacin en todas las Si
terminales que van a utilizar Exact Globe for Windows.

 ms informacin sobre el server component monitor y los parmetros, Para

vase 2.6 Server component monitor.

Instalacin en los terminales

Una vez finalizada la instalacin de la red, debe realizarse una instalacin en todas los terminales (incluyendo el PC de la red) utilizando el comando SETUP.EXE del directorio EXACTW2\WKSINST que acaba de ser instalado. La ventaja de una instalacin en una terminal es que a la mayora de los campos se accede va red. El procedimiento de instalacin es el mismo, excepto por que los archivos slo se encuentran en C:\ WINDOWS y C:\WINDOWS\SYSTEM en distintas terminales. Si la licencia incluye Excel Add-in, el directorio EXACTW2\WKSINST contiene el directorio EXCELAI. Cuando se inicia una instalacin en la terminal, es posible marcar las casillas Instalacin en la terminal y Excel Add-in. Una vez realizada la instalacin en la terminal, el proceso de instalacin se inicializar automticamente. Es necesario especificar el directorio donde se instal Excel. Tambin se debe especificar para que versin de Excel desea instalar el Excel Add-in. Si se indica una versin incorrecta el programa mostrar un mensaje de error. Si la licencia contiene Excel Add-in, esta instalacin se inicia automticamente despus de la instalacin estndar. En una instalacin personalizada es posible deshacer la seleccin si as se desea.

Instalacin estndar
Si quiere utilizar Exact Globe for Windows como un usuario nico en un PC, opte por una instalacin estndar. Todos los archivos se ubicarn en el disco duro.

 no tiene suficiente espacio en su disco o todava quiere hacer uso del software Si
como un usuario nico, puede optar por una instalacin de red. Se acceder a la mayora de los archivos va red y slo un nmero mnimo de archivos se ubicarn en el disco duro. Siga los pasos descritos en Procedimiento de instalacin y haga click en Instalacin normal para realizar la instalacin para un nico usuario en un disco duro.

2.6

Server component monitor

Por lo normal, el software Exact Globe for Windows est provisto con el Server component monitor y los Parmetros. Esto afecta a los siguientes archivos: W32SSMON.EXE Lo que este archivo significa es que el sistema puede examinar los archivos y usuarios activos. W32SSET.EXE Lo que este archivo significa es que el sistema maestro puede definir los parmetros del server component.

22 z Instalacin

Cuando se instala Exact Globe for Windows, estos archivos se colocan en el directorio \WINDOWS\SYSTEM.

 Estos archivos no se comienzan con la instalacin normal, el sistema maestro

debera comenzar cuando se utilice Ejecutar. Archivos de ayuda Los archivos de ayuda W32SSMON.HLP y W32SSET.HLP en el Server component monitor estn instalados en el directorio \EXACTW2\LNG. Este directorio tambin contiene el archivo de ayuda CODEHELP.HLP que proporciona informacin sobre los posibles mensajes de error que pueden aparecer en la pantalla cuando se instale una base de datos.

Server component monitor / Parmetros

Server component monitor 1. Men: Opciones Opcin: Conectarse a Remote Server Introduzca el nombre del servidor al cual se le debera establecer una conexin.

Instalacin z 23

2. Men: MicroKernel Opcin: Archivos activos EL sistema maestro puede utilizar esta opcin para examinar que archivos son utilizados actualmente (arriba a la derecha) y que usuarios los estn utilizando (arriba a la izquierda).

3. Men: MicroKernel Opcin: Usuarios activos El sistema maestro puede utilizar esta opcin para examinar, por usuario, que archivos se utilizan actualmente. Adems, un nmero especfico de datos de los usuarios se muestran a la derecha. Esta opcin puede utilizarse para dejar claro que un usuario debera bloquear sus archivos.

4. Men: MicroKernel
24 z Instalacin

Opcin: Recurso utilizado El sistema maestro puede utilizar esta opcin para examinar si el sistema est o no sobrecargado. Si fuera as, esto podra causar problemas de capacidad.

5. Men: MicroKernel Opcin: Estadsticas de comunicacin El sistema maestro puede utilizar esta opcin para examinar si los problemas de sistema son debidos al sobrepaso de capacidad.

Instalacin z 25

6. Men: SQL Opcin: Sesiones activas El sistema maestro puede utilizar esta opcin para examinar el uso actual de SSQL y para identificar que usuarios estn utilizando esta base de datos.

7. Men: SQL Opcin: Recurso utilizado

26 z Instalacin

8. Men: SQL Opcin: Estadsticas de comunicacin

Parmetros Los parmetros pueden verse y corregirse seleccionando la opcin en cuestin con los parmetros de la casilla y modificarlos con las opciones inferiores.

2.7

Estructura del directorio

Si opt por una instalacin estndar, se crean varios directorios (vase la tabla que sigue). Es posible seleccionar directorios diferentes al instalar Exact. Vase 2.4 Instalar Exact Globe for Windows.

 debera modificar o borrar nunca directorios o ficheros de Exact en DOS No

Windows puesto que podra originar problemas serios. Por ejemplo, estas modificaciones no se reflejarn en los ficheros de Exact. Los derechos del directorio y del fichero deberan definirse slo una vez.

Instalacin z 27

Directorio
\WINDOWS

Descripcin
Este directorio contiene archivos BTRIEVE (WBTR32.EXE) y archivos .INI para Exact Globe for Windows (BTI.INI, EXACT.INI y EXACTUSR.INI). Este directorio contiene BTRIEVE-DLLs (Dynamic Link Libraries, WBTR*.DLL). Este directorio contiene los archivos de los Crystal Reports Este directorio se utiliza en la instalacin de la red y contiene SETUP.EXE y los archivos BTRIEVE. Este es el directorio general de Exact Globe for Windows. Slo contiene archivos DEISL?.ISU que se utilizan para la instalacin. Este directorio contiene todos los archivos de programa de Exact (*.EXE), incluyendo el inicio del programa EVW2.EXE y el sistema DLLs. Este directorio contiene todos los Dynamic Link Libraries (DLL), a excepcin del sistema layer. Cada DLL contiene una unidad de programa de Exact. Para utilizar la memoria del sistema eficientemente, slo se cargan aquellas unidades necesarias para la ejecucin del programa. La informacin de la estructura interna de ficheros de Exact se almacena en ficheros del Diccionario de Datos (*.DD). Adems, este directorio contiene diversos ficheros de definicin, definiciones de mens y los parmetros estndar para las nuevas empresas. Para cada usuario de Exact, se crea un subdirectorio en \EXACTW2\HOME. Este directorio contiene informacin dependiente del usuario como, parmetros generales, impresos y trabajos a imprimir. Si  trabaja de forma autnoma sin el mdulo E-Seguridad slo hay un subdirectorio para el usuario EXACT.

\WINDOWS\SYSTEM \WINDOWS\CRYSTAL \EXACTW2\SYSTEM \EXACTW2 \EXACTW2\BIN

\EXACTW2\DLL

\EXACTW2\ETC

\EXACTW2\HOME\<nombre del usuario>

\EXACTW2\LNG

Todos los ficheros dependientes del idioma se almacenan aqu, tales como los textos de ayuda (*.HLP) y los ficheros de Diccionario de Datos (*.DD) conteniendo nombres de campos y lneas de comentario para idiomas diferentes. Este directorio contiene archivos .REP e informes de Exact Manager Report. Este directorio contiene todos los requisitos del software para crear informes usando Crystal Reports. Este es el directorio de Exact para ficheros temporales. Estos ficheros se crean y se suprimen durante la ejecucin del programa. Si se sale de Exact Globe for Windows de una manera normal, este directorio estar vaco.

\EXACTW2\RPT \EXACTW2\CRW \EXACTW2\TMP

28 z Instalacin

Directorio
\EXACTW2\USR

Descripcin
Este directorio contiene ficheros utilizados por varios usuarios y varias empresas, por ejemplo, diseos, IVA e INTRASTAT. Adems este directorio contiene toda la informacin de sus empresas y sus directorios (BEDRYF.BTR). Este directorio contiene varias imgenes utilizadas en Exact Globe for Windows Cuando se crea una nueva empresa, Exact sugiere un directorio donde se pueden guardar los ficheros de datos. El nombre del directorio es el nmero de la empresa en \BESTW2. Es posible especificar otro directorio, por ejemplo, almacenar una empresa de demostracin en una ubicacin distinta.

\EXACTW2\IMG \BESTW2

 contrario que en DOS Exact software, no hay un directorio ancla fijo, como Al
\EXACT.

2.8

Optimizar el sistema
Exact incorpora la ltima tecnologa disponible e intenta mantener el funcionamiento del sistema en un alto nivel. No obstante, si tiene problemas durante su utilizacin, hay varios parmetros que puede optimizar.

 Optimizar, a menudo, incluye los cambios de los parmetros en los archivos de

inicializacin. Haga una copia de la versin actual de los archivos para que siempre se puedan guardar los parmetros anteriores.

Optimizar el sistema usando DOS

Los parmetros del sistema de DOS se encuentran en dos archivos CONFIG.SYS y AUTOEXEC.BAT. La optimizacin en DOS generalmente incluye estos archivos. Vea su manual de DOS para ms informacin.

 una copia de los ficheros de la versin actual, de esta manera siempre Haga
podr restaurar los parmetros previos. Los siguientes parmetros pueden tener un efecto positivo en la ejecucin de DOS: FILES=150 (o FILE HANDLES=150). Este parmetro define el nmero de ficheros que pueden abrirse simultneamente. DOS=HIGH,UMB Habr ms memoria base disponible si DOS se carga en la memoria alta (1024-1088Kb), y se permiten Bloque de Memoria superior (UMBs; 640-1024Kb). Necesita utilizar el comando DEVICE=C:\DOS\HIMEM.SYS para utilizar memoria alta, y EMM386 para utilizar UMBs (memoria superior).

Instalacin z 29

LH C:\DOS\SHARE /F:6000 /L:100 Necesita este parmetro si trabaja autnomamente o si utiliza una red y sus ficheros de empresa estn en el disco duro local. Le permite una utilizacin compartida de los programas. Esto debera aadirse en AUTOEXEC.BAT. PATH El directorio BIN se aade al comando de DOS PATH durante la instalacin. SMARTDRV Este programa debera aadirse para aumentar la velocidad de acceso (velocidad de lectura) del disco duro. Este programa no funcionar si HIMEM no fue cargado correctamente. Dado que el acceso de memoria es ms rpido que el acceso de disquete, se utilizar parte de la memoria del sistema para almacenar datos del disquete utilizados recientemente. Ms buffers Otra manera de agilizar su sistema es aumentando la cantidad de buffers definidos en CONFIG.SYS. Segn aumenta el tamao del buffer, se reduce la memoria base, de modo que debe buscar un equilibrio entre la memoria y la velocidad. Un parmetro comn es BUFFERS=30.

Optimizar el sistema usando Windows 3.1

En algunos casos Windows tambin utiliza AUTOEXEC.BAT. Adems, se utilizan los archivos de inicializacin WIN.INI y SYSTEM.INI en C:\WINDOWS. Vea su manual de Windows para ms informacin.

 Puede procesar los archivos en Windows utilizando el programa

C:\WINDOWS\SYSTEM\SYSEDIT.EXE.

 archivos-INI pueden crearse, si se necesitan, [Mantenimiento de sistema, Los

Support, Ini editor]. Vase 13.3 Trabajar con las funciones de servicio al cliente. Para Windows y los programas de Windows se utilizan archivos temporales. Si aade las siguientes dos lneas a AUTOEXEC.BAT, la mayora de los ficheros estarn en el directorio mencionado: SET TEMP=C:\WINDOWS\TEMP SET TMP=C:\WINDOWS\TEMP El archivo WIN.INI contiene parmetros para programas que no tienen archivo de inicializacin. Cuando borra algunos programas quedan algunos parmetros que no se eliminan. Es importante para este fichero utilizar algo inferior a 64Kb. A menudo, la memoria disponible es insuficiente. Si se es el caso, se utiliza un fichero de intercambio. Es parte del disco duro utilizado para la memoria. Para asegurarse de una buena realizacin es aconsejable crear un fichero permanente de intercambio que debe ser de 1 a 1,5 ms grande que la memoria. En el Program Manager inicie el Panel de Control. Seleccione el icono 386 Enhanced, pulse en Memoria Virtual y defina un fichero de intercambio en el disco duro, tipo permanente, 1 a 1,5 tan largo como la memoria.

 tamao sugerido por Windows a menudo vara. El

30 z Instalacin

Asegrese de que tiene espacio suficiente en el disco duro (p.e. 20Mb), ya que no se pueden crear archivos temporales. Empiece los programas SCANDISK.EXE y DEFRAG.EXE. El scandisk repara los grupos perdidos que son partes del disco duro. Defrag asegura que no hay fragmentos de archivos en el disco. Limitar los nmeros de fuentes a ser cargados. No utilizar BMPs innecesarios. Cierre o minimice los programas que no estn utilizando. Use <Ctrl>+<Esc> para obtener una lista de programas que se utilizan.

Optimizar el sistema usando Windows 95

Para Windows 95 hay otras opciones disponibles: Utilice el Disk Defragmenter en [Program Files, Accessories, System Tools] en lugar del programa DOS DEFRAG. Asegrese de que tiene espacio suficiente en el disco duro (p.e. 20Mb), si no es imposible crear los archivos temporales. Examine las Propiedades de su disco duro en el Explorador. Vace la Papelera de Reciclaje regularmente.

2.9

Actualizar el software de Exact

Una actualizacin es la funcionalidad adicional (o una mejora en la funcionalidad existente) en la misma versin de su licencia actual.

 ha comprado software adicional de Exact (un nuevo paquete o mdulo), debe Si

ampliar la licencia. Vase 2.10 Modificar la licencia. Si ha recibido una nueva versin, debe instalarla completamente. Vase 2.4 Instalar Exact Globe for Windows. Cuando instala una actualizacin, aade o repone parte de los ficheros de programas. Ya que el proceso de actualizacin coincide en parte con el proceso de instalacin, slo las diferencias con el proceso de instalacin son descritas.

Procedimiento de actualizacin
1. Despus de seleccionar el idioma, seleccione Actualizar instalacin anterior y pulse Siguiente. 2. En la pantalla Mtodo de instalacin, indique como quiere actualizar Exact Globe for Windows y pulse Siguiente. El sistema buscar otros componentes que ya estn instalados. Esto puede llevar algn tiempo. 3. Seleccione los componentes que quiere actualizar y pulse Siguiente.

 puede indicar si los archivos utilizados (p.e. archivos INTRASTAT) Vd.

deben ser sobreescrito. Si primero quiere guardar sus archivos actuales, puede cancelar la actualizacin, hacer una copia de seguridad con Exact Globe for Windows y reiniciar el programa. Vase 11.5 Proteger con una copia de seguridad. 4. El resto del proceso de actualizacin es igual que el procedimiento de instalacin.

Instalacin z 31

Slo actualizar el componente del servidor Tambin es posible actualizar el servidor actualizando slo el componente del servidor. Ejemplo Servidor A tiene el Software Exact Globe for Windows Servidor B tiene los archivos de la empresa Al software y los archivos de la empresa se accede va una terminal En este casa, una instalacin completa de la red debera realizarse en el servidor A. En el servidor B la opcin Avanzada slo puede seleccionarse para actualizar el componente del servidor.

2.10

Modificar la licencia
Cuando compra un paquete o mdulo adicional, o si quiere modificar su nombre de licencia, debe ampliar su licencia. Cuando modifique su licencia recibir un nmero nuevo de comprobante.

 actualizacin es una funcin adicional en la misma versin de su licencia La

actual. Vase 2.9 Actualizar el software de Exact. Si recibe una versin nueva debera instalarla. Vase 2.4 Instalar Exact Globe for Windows. Como el procedimiento de modificacin de licencia en parte corresponde al procedimiento de instalacin, slo describimos las diferencias con este procedimiento.

Procedimiento de modificacin de la licencia

1. Una vez que haya seleccionado el idioma, seleccione Ped.adicional/ Nueva instalacin y pulse Siguiente.

 Modificar nombre de instal. anterior puede cambiar, si quiere, su En

nombre de licencia. Necesitar un comprobante nuevo de licencia para hacerlo. Introduzca la informacin de la licencia, nmeros opcionales y la contrasea utilizada en el nuevo comprobante 2. En la pantalla Mtodo de instalacin, indique como quiere modificar la licencia en Exact Globe for Windows y pulse Siguiente. El programa examinara si ya estn esos componentes archivados. Esto puede llevar algn tiempo. 3. Seleccione los componentes para los que quiere modificar la licencia y pulse Siguiente.

 componentes relevantes sern sobreescritos. Si quiere guardar algunos Los

archivos, puede: Realizar una copia usando File Manager. Cancelar la modificacin de la licencia, hacer una copia de seguridad en Exact Globe for Windows y reiniciar el programa. Vase 11.5 Proteger con una copia de seguridad.

32 z Instalacin

4. El resto del procedimiento es igual al procedimiento de instalacin. El programa no tiene que hacer cambios en DOS en el archivo de configuracin AUTOEXEC.BAT.

2.11

Modificar la licencia
Cuando compra un paquete o mdulo adicional, o si quiere modificar su nombre de licencia, debe ampliar su licencia. Cuando modifique su licencia recibir un nmero nuevo de comprobante.

 actualizacin es una funcin adicional en la misma versin de su licencia La

actual. Vase 2.9 Actualizar el software de Exact. Si recibe una versin nueva debera instalarla. Vase 2.4 Instalar Exact Globe for Windows. Como el procedimiento de modificacin de licencia en parte corresponde al procedimiento de instalacin, slo describimos las diferencias con este procedimiento.

Procedimiento de modificacin de la licencia

1. Una vez que haya seleccionado el idioma, seleccione Ped.adicional/ Nueva instalacin y pulse Siguiente.

 Modificar nombre de instal. anterior puede cambiar, si quiere, su En

nombre de licencia. Necesitar un comprobante nuevo de licencia para hacerlo. Introduzca la informacin de la licencia, nmeros opcionales y la contrasea utilizada en el nuevo comprobante 2. En la pantalla Mtodo de instalacin, indique como quiere modificar la licencia en Exact Globe for Windows y pulse Siguiente. El programa examinara si ya estn esos componentes archivados. Esto puede llevar algn tiempo. 3. Seleccione los componentes para los que quiere modificar la licencia y pulse Siguiente.

 componentes relevantes sern sobreescritos. Si quiere guardar algunos Los

archivos, puede: Realizar una copia usando File Manager. Cancelar la modificacin de la licencia, hacer una copia de seguridad en Exact Globe for Windows y reiniciar el programa. Vase 11.5 Proteger con una copia de seguridad. 4. El resto del procedimiento es igual al procedimiento de instalacin. El programa no tiene que hacer cambios en DOS en el archivo de configuracin AUTOEXEC.BAT.

Instalacin z 33

2.12

Comenzar Exact Globe for Windows

Para trabajar con Exact, debera iniciar el software y seleccionar los requisitos de la empresa. Entonces puede llevar a cabo preguntas relacionadas con la contabilidad.

Procedimiento para comenzar Exact Globe for Windows

Comenzar Windows. Para empezar haga doble click en (si usa Windows 95, seleccione Exact desde la barra de mens Inicio). Seleccione la empresa que quiere en su cuadro de dilogo Abrir empresa. Confirme su seleccin pulsando en OK. Vase tambin 3.3 Abrir empresas.

 todava no ha creado una empresa puede utilizar la empresa de demostracin Si

y crear su propia empresa ms adelante. Vase 3.2 Crear empresas utilizando el asistente de la empresa Exact. Cuando abre una empresa por primera vez, se crea un nmero de archivos. Entonces puede empezar a trabajar.

Solucionar problemas
Qu debo hacer si el icono de Exact Globe for Windows no aparece en la pantalla? Si trabaja con Windows 3.1, haga lo siguiente: Pulse Ventana en la barra de mens en la parte superior de la pantalla. Los programas disponibles aparecern en pantalla. Seleccione Exact Globe for Windows del grupo de programa. Si no parece en la pantalla seleccione Ms ventanas.. Haga doble click en el icono de Exact Globe for Windows. Si trabaja con Windows 95, haga lo siguiente: Pulse el botn de Inicio en la parte de abajo de su pantalla. Seleccione Programas y seleccione Exact Globe for Windows grupo de programas. Ahora puede empezar Exact Globe for Windows desde este grupo. Qu debo hacer si el ratn no funciona? Utilizar el Exact Globe for Windows sin un ratn que funcione correctamente puede ser molesto, porque el funcionamiento est basado en el ratn. Lo primero que hay que hacer es instalar el ratn correctamente. Para ms informacin de cmo usar el ratn y el teclado mire en el manual de Windows.

2.13

Comenzar Exact con E-Seguridad

Utilice el mdulo E-Seguridad para proteger el entorno Exact contra un uso inautorizado. Si usted tiene E-Seguridad, cada usuario tiene que introducir su nombre y la clave de seguridad despus de empezar Exact.

 quiere utilizar E-Seguridad, primero debera introducir los usuarios y definir Si

los derechos por usuario. Vase 11.6 Proteger con E-Seguridad.

34 z Instalacin

El uso de E-Seguridad puede tener las siguientes consecuencias para los usuarios: El acceso a Exact Globe for Windows es denegado. El acceso a ciertas empresas es denegado. El acceso a ciertas funciones es denegado. Las opciones del usuario estn limitadas a ciertas funciones. Por ejemplo, puede ser posible empezar una funcin en particular, pero no aadir informacin (p.e. una nueva cuenta general) o cambiar informacin (p.e. el nmero de cuenta bancaria de un cliente)

Procedimiento para comenzar Exact con E-Clave de acceso

1. Haga doble click en (si usa Windows 95, seleccione Exact desde Inicio en la barra de mens). 2. Introduzca su nombre de usuario y su contrasea y pulse OK. 3. Si introduce su nombre de usuario o su contrasea incorrectamente deber introducirlas de nuevo. Si no tiene nombre de usuario y/o contrasea contacte con el supervisor que est a cargo de E-Seguridad. El administrador del sistema suele ser tambin el Supervisor.

 ms informacin en este proceso, Vase 2.4 Instalar Exact Globe for Para
Windows.

2.14

Trabajar con mens

Cada paquete en Exact Globe for Windows tiene su propia barra de mens. En otras palabras, hay mens separados para E-Contabilidad, E-Stock, E-Pedidos Venta, etc. Adems, hay un men separado para crear empresas y un men que contiene funciones del sistema

Instalacin z 35

El ttulo del men activo aparece en la pantalla en la barra de ttulos en la parte superior de su pantalla. Si quiere utilizar otra funcin desde otro men que no sea el activado, primero debe sacar en pantalla el men relevante y lo siguiente que debe hacer es seleccionar la funcin requerida.

Procedimiento del men de seleccin

1. Seleccione [Men]en la barra de mens. 2. Seleccione el men que desee. La barra de mens en cuestin aparecer en pantalla y Vd. podr seleccionar y ejecutar una funcin. El ttulo del men aparece en la pantalla en la barra de ttulos. Ejemplo Vd. est en el men [Contabilidad]. Este men es parte de E-Contabilidad. Vd. quiere empezar la funcin [Entrada, Pedidos de compra]. Esta es una opcin en el men [Gestin de stock]. Primero seleccione [Men, Gestin de stock]. La barra de mens para E-Stock aparecer en pantalla. Entonces seleccione [Entrada, Pedidos de compra].

 posible utilizar el teclado en vez de el ratn. Todos los mens tienen Es

hotkeys, p.e. las palabras subrayadas en los diferentes mens y sus funciones. Si usted presiona <Alt> en combinacin con las letras subrayadas en el men, la funcin en cuestin del men se seleccionar. En las casillas de dilogo Vd. puede llevar a cabo todas las funciones sin el ratn, simplemente usando las llaves en combinacin con <Tab>, <Enter>, <Esc> y las llaves flecha.

36 z Instalacin

Ejemplo Para activar [Men, Gestin de stock, presione en <Alt>+<M> y <K>. Para activar [Entrada, Pedidos de compra, Entrada], presione <Alt>+<I>, <P> y <E>.

Procedimiento de la funcin de seleccin

Una vez que ha seleccionado el men, puede empezar la funcin disponible en ese men. 1. Haga click en la funcin requerida en la barra de mens. 2. Las funciones siguientes a la opcin principal aparecern en la pantalla. Haga click en la funcin requerida. Algunas opciones se siguen por un tringulo de flechas. Cuando seleccione dicha funcin, aparecer en la pantalla un nuevo (sub)men. Seleccione la funcin requerida.

2.15

Definir mens de usuarios

En Exact Globe for Windows, los mens especficos pueden definirse para varios usuarios en [Fichero, Men del usuario]. Cada usuarios puede incluir las funciones que utilice ms a menudo en un men personal de usuario.

Instalacin z 37

[Fichero, Men del usuario]

Aparecen dos ventanas. La ventana de la izquierda contiene todos los mens principales disponibles. En la ventana de la derecha puede definirse el men del usuario. Los mens de usuarios pueden crearse para usuarios actuales, pero tambin pueden copiarse para otros usuarios. En la ventana de la derecha el men de usuario puede construirse seleccionando un men principal en la ventana de la izquierda y luego haciendo click en >. El men principal se coloca en la ventana de la derecha, incluyendo todos los (sub)mens y las funciones del paquete en cuestin. Si, sin embargo, slo quiere incluir (sub)mens especficos o funciones desde un men principal, debera hacer click en el signo ms (+) que precede al men principal. Todos los mens de ese men principal aparecen en la pantalla. Cuando hace click en el signo ms que precede al submen, las funciones disponibles en ese submen aparecern en el pantalla. Seleccione el (sub)men o funcin requerida y haga click en >. Si seleccion un men principal incorrecto, (sub)men o funcin, puede quitarlo de la ventana derecha (y deshacer la seleccin) haciendo click en <. Cuando quita un (sub)men, automticamente se quitan todos los submens y funciones inferiores. En un men de usuario usted determina como quiere crear los distintos (sub)mens, puede, por ejemplo, colocar las funciones desde varios mens en un mismo (sub)men. Haga click en el signo ms que preceda un (sub)men, quite las funciones que no quiere e incluya cualquier funcin de la ventana izquierda en el men del usuario. Si se ha enlazado una barra de herramientas a un men en [Fichero, Parmetros de usuario], tambin puede enlazarse al men de usuario. Vase tambin 8.3 Definir parmetros del usuario. Puede asignar una descripcin personal a cada componente de men en el men de usuario. Cuando selecciona un componente, la descripcin actual de Exact aparece en Descripcin. Cuando introduce otra descripcin, aparece inmediatamente en el men del usuario. Cuando active el parmetro Mostrar slo men usuario, slo el men definido estar disponible la prxima vez que se comience Exact Globe for Windows. Cuando ha incluido todos los componentes de la aplicacin requeridos en el men del usuario, guarde el men haciendo click en Guardar. Los mens del usuario se crean para su uso mediante [Fichero, Men del usuario]. Sin embargo, un men del usuario tambin puede enlazarse a otros usuarios. Cuando hace click en Copiar a, una lista de usuarios aparecer. Seleccione el o los usuarios requeridos y haga click en OK. Cuando marca la casilla de control Edicin permitida los usuarios seleccionados pueden modificar el men del usuario para ajustarlo a sus requisitos personales.

 men de usuario slo est activo una vez se ha cerrado y se ha vuelto a Un

comenzar Exact Globe for Windows.

38 z Instalacin

2.16

Trabajar con cuadros de dilogo

Una vez que ha iniciado una funcin aparecer un cuadro de dilogos. Generalmente los cuadros de dilogo tienen un diseo estndar. Puede ver una muestra de cuadro de dilogo a continuacin:

La forma de introducir nuevos datos maestros o cambiar los existentes se explica a continuacin. La anotacin de una nueva subclasificacin y la modificacin de una clasificacin ya existente utilizando [Parametrizacin empresa, Contabilidad, Libro mayor, Subclasificaciones] se utiliza como ejemplo. El mantenimiento de los cuadros de dilogo aparece en la pantalla de arriba.

Introducir informacin
1. Una vez que ha introducido la funcin, un listado de materiales aparecer en la pantalla con las subclasificaciones disponibles. 2. Haga click en Nuevo. La funcin de mantenimiento est activada. 3. Introduzca un cdigo para los datos maestros. Debera introducir un cdigo nuevo para las subclasificaciones (p.e. no existente).

 los datos maestros introducidos se les asigna un cdigo que es creciente, A

por ejemplo, los deudores y los acreedores. 4. Introduzca la informacin requerida en Descripcin y Clasificacin. , puede recuperar un cuadro de listados en el campo Clasificacin. Seleccione la clasificacin requerida y haga click en OK. 5. Haga click en Guardar para guardar la informacin.

 Vd. hace click en Si

 click en Cancelar si introduce informacin incorrecta y no puede Haga

corregirla. La informacin se borrar y no se guardar. En la pantalla de muestra de la parte superior debera seleccionar Cancelar si introduce un cdigo incorrecto de subclasificacin. 6. Vuelva al cuadro de listados. Introduzca nueva informacin o cierre el cuadro de listados.

Instalacin z 39

Modificar informacin
1. Una vez haya empezado la funcin, un cuadro de listados aparecer en la pantalla con las subclasificaciones disponibles. 2. Seleccione la clasificacin que quiere modificar y pulse Modificar. Presione <F6> para modificar el ndice en el cuadro de listados. 3. La informacin aparece en la pantalla. Introduzca las modificaciones. abajo a la izquierda en la pantalla de mantenimiento para cambiar otras subclasificaciones sin la necesidad de volver al cuadro de listados. Se utiliza el ndice actual. 4. Haga click en Guardar para guardar los cambios. Si selecciona Cancelarr, la informacin modificada no se guardar y desaparecer de la pantalla inmediatamente. 5. Vuelva al cuadro de listados justo donde hizo los ltimos cambios. Cambie otra informacin o cierre el cuadro de listados.

 Puede utilizar los botones de desplazamiento

Buscar informacin  Vase tambin Usar el software en la Introduccin.

Vd. puede buscar informacin de las siguientes maneras cuando los cuadros de dilogo estn activos: Vd. puede sacar un cuadro de listados haciendo click en . Tambin puede buscar el cuadro de listados pulsando <F5>. Ejemplo Cuando realiza entradas en el diario de ventas y pulsa <F5> en el campo Deudor , un cuadro de listados mostrando aparecern en la pantalla los clientes disponibles. A travs del software necesitar introducir informacin que fue creada antes (posiblemente con una funcin diferente). Haga click en la lupa para sacar un cuadro de listados que contengan las opciones disponibles.

 un cuadro de listados puede seleccionar muchos opciones en las En

diferentes llaves de bsqueda. Tambin puede hacerlo pulsando <F6>. Si pulsa <Shift>+<F6> la secuencia previa se activa de nuevo. Las cuentas del libro mayor, por ejemplo, pueden aparecer en la pantalla por orden de nmero pero tambin por el cdigo de bsqueda. Vd. puede ordenar los datos maestros utilizando Si Vd. ha recuperado los datos maestros, puede utilizar estos botones para ordenarlos ms rpidamente. Utilice los dos botones para ir al siguiente o al anterior informe (p.e., la anterior o la siguiente cuanta del mayor). La informacin aparecer en la pantalla junto al cuadro de listados. Utilice los dos botones exteriores para ir al primer o al ltimo informe.

40 z Instalacin

Introducir informacin en un cuadro de dilogo: Ejemplo

Explicacin : Seleccin del campo En los campos seleccionados puede elegir previamente la informacin introducida. Haga click en este botn para que aparezca el cuadro de listados con la informacin disponible. Cuadro de comprobacin Marque el cuadro de comprobacin para autorizar la opcin relevante. No marque la casilla para desautorizar la opcin. Botn de opcin Los botones de opciones son siempre parte del grupo. A diferencia de los cuadros de comprobacin, en estos slo se puede seleccionar (autorizar) un nico botn de opcin por grupo. Ejemplo El grupo Salida contiene las opciones Pantalla , Impresora y Exportar. Vd. slo puede seleccionar uno de ellos. Las otras opciones desaparecern automticamente.

Instalacin z 41

Listado de opciones Cuando haga click en este botn aparecer en la pantalla un cuadro de listados con un nmero limitado de opciones. La opcin actual aparecer en la pantalla. Puede seleccionar una opcin diferente haciendo click en ese botn y despus hacer click en la opcin requerida. Esta opcin se convertir en una parte de la pantalla como una opcin activa. Notas Algunas veces puede introducir una nota, por ejemplo mientras se mantengan clientes y acreedores. Bloquear informacin Alguna informacin puede utilizarse en distintas funciones y puede modificarse. Puede prevenir esto bloqueando la informacin especfica. Para hacerlo haga click en el botn. Si la informacin no se bloquea el candado se abrir; si se bloquea la informacin, el candado se cerrar. Ejemplo Vd. selecciona un cdigo estndar de IVA para un cliente en [Parametrizacin empresa, Contabilidad, Datos deudor, Deudores]. Este cdigo de IVA aparecer en la pantalla en el diario de ventas. El cdigo de IVA no se puede cambiar, as que debe bloquearlo en la funcin de mantenimiento.

2.17

Salir de Exact Globe for Windows

Puede salir del entorno a Exact utilizando [Fichero, Salir].

[Fichero, Salir]
Cierre todas las funciones que estn todava activas. Si quiere examinar qu opciones continan todava abiertas, utilice la opcin [Ventana].

42 z Instalacin

Crear empresas

44 z Crear empresas

3.1

Introduccin
Una empresa puede utilizarse para mantener las cuentas de un negocio entero, pero tambin puede gestionar la contabilidad de un solo departamento o filial. De este modo, cada empresa es una unidad independiente. Cada empresa tiene sus ficheros de datos separados. Puede trabajar con 1000 empresas distintas en Exact, siempre que su sistema ofrezca suficiente capacidad de almacenamiento. Vase tambin 14.46 Empresa. Antes de que pueda trabajar en una empresa en Exact, necesita crearla, definir los parmetros de la empresa y almacenaje e introducir los datos maestros.

 Puede copiar informacin existente de otra empresa si es similar a la nueva

empresa. Si quiere copiar una empresa, debera hacerlo inmediatamente despus de crear una empresa nueva.

3.2

Crear empresas utilizando el asistente de la empresa Exact

Si Vd. entra en el software de Exact por primera vez y todava no tiene una empresa, debera crear una en [Fichero, Nuevo. Cuando comience esta funcin, el asistente de la empresa Exact se activa automticamente. Este asistente le guiar, paso a paso, a travs de los procedimientos de la empresa. Tiene las siguientes opciones: Cree una empresa nueva y vaca Puede crear una empresa completamente nueva y vaca. para crear nuevas empresas. Debera optar por Nuevo e introducir los datos requeridos.

 Tambin puede hacer click en

Utilice una plantilla Puede crear una empresa que est basada en otra empresa siempre y cuando la creacin y la estructura se conciernan. Tambin es posible tener el sistema creado como una empresa de demostracin. Una empresa como sta seintroduce automticamente con un nmero de datos que le autoriza a intentarcon todas las opciones y posibilidades del software.

 puede instalar las plantillas que aparecen aqu. Slo  Nunca debe utilizar una empresa de demostracin para asuntos contables.
En ambos casos el asistente le guiar, paso a paso, a travs del proceso de crear una empresa. Para pasar al siguiente paso tiene que hacer click en Nuevo. Tambin puede retroceder haciendo click en < Atrs. Siempre que quiera puede anular el asistente haciendo click en Cancelar.

Crear empresas z 45

[Fichero, Nuevo]
Si quiere crear una empresa completamente nueva, marque el botn Crear nueva empresa vaca. Si quiere crear una empresa basndose en una plantilla, active Utilice una de las siguientes plantillas::y seleccione una plantilla. Luego, introduzca los datos requeridos. Nmero de la empresa Introduzca un nmero de tres dgitos para la empresa que quiere crear. Este nmero se utilizar a travs del software para referirse a esa empresa en cuestin. Descripcin Introduzca una descripcin clara y no ambigua para la empresa. Este texto aparecer en la barra de ttulos en el Exact Globe for Windows cuando trabaje en la empresa. Tambin se imprimir en distintos listados. Cdigo bsqueda Introduzca un cdigo de bsqueda de hasta 6 caracteres. Un cdigo de bsqueda es una abreviatura del nombre de la empresa, el cdigo de bsqueda puede ser utilizado para localizar la empresa en cuestin relevante rpidamente. Trayecto de fichero La informacin de la empresa se guarda por cada empresa en distintos directorios en el ordenador o en la red. Puede indicar el directorio a utilizar cuando cree una empresa. El sistema le sugerir una ruta del archivo basada en el nmero que especific en Nmero de la empresa. Una vez que haya introducido la ruta de archivo el sistema examinar si los archivos estn todava disponibles en el directorio especfico. Si es as aparecer una ventana de aviso.

 no sabe la ruta del archivo puede hacer click en Si

para buscar en los directorios. Si el archivo que introduce no existe se crear automticamente.

Cuando la empresa se ha creado con xito, haga click en Fin.

 adelante puede modificar la descripcin especfica, cdigo de bsqueda y Ms

ruta de fichero, en [Fichero, Modificar].

3.3

Abrir empresas
En Exact es posible tener varias empresas abiertas simultneamente. Esto le permite realizar cambios rpidos entre empresas seleccionando otra empresa en el cuadro de listados. Ejemplo El siguiente cuadro de listados muestra en la pantalla las empresas que ya estn abiertas:

46 z Crear empresas

[Fichero, Abrir]
Haga click en la empresa/empresas requerida en la ventana Abrir empresa y haga click en OK.

 empresas tambin se pueden abrir haciendo click en La

Fecha de archivo Esta es la fecha que se sugerir en varias funciones en Exact, por ejemplo cuando realice o archive entradas. Si es necesario, puede modificar la fecha. Cuando abre una empresa nueva y vaca por primera vez en [Fichero, Abrir], se crean varios archivos. Esto tambin puede ocurrir si ha instalado una actualizacin del Software de Exact. Puede seguir el proceso de creacin del archivo en la pantalla. Luego, puede introducir datos adicionales (vase 3.4 Introducir datos de empresa ) y crear su empresa. Si quiere ahorrarse tiempo y copiar datos de otra empresa, debera hacerlo ahora (vase 3.5 Copiar empresas ).

 importante definir la moneda estndar en [Parametrizacin empresa, Es

Contabilidad, Parmetros, General] antes de que comience a trabajar con una empresa. Si lo hace cuando ya ha trabajado con una empresa, todos los campos que contengan importes se convertirn a la moneda estndar.

 ms discusin de varios datos maestros y parmetros relacionados a una Para

aplicacin especfica, vea los distintos manuales de la aplicacin.

Crear empresas z 47

3.4

Introducir datos de empresa

Una vez ha creado una empresa, los datos adicionales de una empresa pueden introducirse utilizando [Parametrizacin empresa, General, Datos de empresa]. La mayora de los datos de la empresa no se utilizan en el programa, pero con ellos se graban los datos de su empresa en una localizacin nica. La mayora de los campos son auto explicativos. Las lengetas Direccin y Pers. contacto2 son para los datos de correspondencia. Las lengetas Dir.pers.cont.1 y Pers. contacto1 para los datos de correspondencia del contacto. En la lengeta Nmero puede introducir su NIF y el nmero de la Cmara de Comercio. En la lengeta Banco puede introducir el nmero de cuenta bancaria para la empresa.

Solucionar problemas
No puedo introducir una cuenta bancaria. Primero cree el tipo de cuenta bancaria para su banco en [Parametrizacin empresa, Contabilidad, Banco, Tipos cuenta bancaria]. Luego, puede crear su nmero de cuenta bancaria en [Parametrizacin empresa, Contabilidad, Banco, Nmeros cuenta bancaria]. Luego puedo seleccionar el nmero de cuenta bancaria creado en [Parametrizacin empresa, General, Datos de empresa].

3.5

Copiar empresas
Establecer una nueva empresas puede requerir mucho tiempo. Si quiere crear una empresa nueva, similar a otra ya existente, puede copiar los datos de alguna empresa existente para la empresa nueva.

[Mantenimiento de sistema, Empresa, Copiar empresa]  puede utilizar esta funcin si no ha utilizado la empresa anteriormente. Slo
La empresa estndar aparece en los cuadros de dilogo. Seleccione el nmero de la empresa de la que quiere copiar informacin. Tiene la opcin de imprimir un registro cronolgico. Vase tambin Registro cronolgico. Cuando la copia se finaliza, puede examinar los parmetros en [Parametrizacin empresa, General, Parmetros]. Seleccionar copiar ficheros usuarios Tiene las siguientes opciones: {Fich. maestros} Seleccione los datos maestros que quiere copiar en Grupos disponibles a la izquierda y haga click en Insertar. La informacin seleccionada aparecer en Grupos a copiar a la derecha. El espacio requerido del disco aparecer abajo a la derecha, el espacio disponible en el disco aparecer abajo a la izquierda. Le pedir que confirme la seleccin. {La empresa entera} Una vez ha confirmado su seleccin, se copiarn todos los datos. Despus de copiar, debera cerrar y volver a abrir la empresa para activar varios parmetros.

48 z Crear empresas

3.6

Cerrar empresas
No necesita cerrar las empresas para salir de Exact, pero si est trabajando con varias empresas puede ser aconsejable cerrar una o ms antes de abrir otras empresas.

[Fichero, Cerrar]
1. Si usted utiliza varias empresas, seleccione la empresa que quiere cerrar en el cuadro de listados. 2. Cierre todas las funciones abiertas en la empresa en cuestin relevante. Puede ver las funciones activadas en el men [Ventana]. Ejemplo Quiere cerrar la empresa 100. Seleccione [Ventana]. Puede ver que la funcin 100 Clasificaciones est todava activa. Haga click una vez en 100 Clasificaciones. La funcin aparecer en la pantalla. Finalmente, seleccione [Fichero, Cerrar] para cerrar la empresa.

3.7

Eliminar empresas
Puede eliminar empresas que renan los requisitos, p.e. una empresa ficticia se utiliza para probar todas las caractersticas, funciones y los parmetros disponibles en Exact Globe for Windows (si realiza una copia de seguridad de los archivos originales, simplemente tiene que restablecer esa copia de seguridad ms tarde. Vase tambin 11.5 Proteger con una copia de seguridad ).

[Fichero, Borrar]
Asegrese de que todas las empresas estn cerradas, utilizando [Fichero, Cerrar]. Luego seleccione [Fichero, Borrar] y seleccione la empresa requerida. Puede eliminar slo una empresa a la vez. Confirme su seleccin haciendo click en S. Los archivos de la empresa en cuestin sern clarificados (p.e. Todos los archivos disponibles en ese directorio especfico se eliminarn) y el propio directorio se trasladar.

Crear empresas z 49

50 z Crear empresas

Convertir empresas

52 z Convertir empresas

4.1

Introduccin
Este captulo describe como puede convertir empresas mantenidas en Exact for DOS a Exact Globe for Windows, as que puede mantener los mismos datos con el nuevo entorno de programa. Esta conversin implica operaciones tanto DOS como Windows en el programa, y asume que tiene instalado Exact Globe for Windows, version 3. Vase 2.4 Instalar Exact Globe for Windows.

4.2

Se requiere la versin antigua de Exact software

Exact 6.1 Ha de tener Exact 6.1, lote 17 o en adelante. Puede examinarlo en Exact 6.1 va ALT-O, Info. Su nmero de lote aparece aqu.

 su nmero de lote es anterior a 17, primero tendr que actualizarlo a 17 o Si

en adelante. Exact 6.5 Exact Globe 2.0 (lote 18 y en adelante) y Exact Globe 3.0 Exact Globe for Windows, version 1.06

E-Inmovilizados E-Inmovilizados slo puede convertirse si posee el nuevo mdulo de activos. Si posee el mdulo antiguo de activos, los ficheros relevantes han de convertirse primero al nuevo mdulo de activos (vase 4.3 Qu no puede convertirse?, E-Inmovilizados). Puede convertir sus ficheros antiguos de activos en Exact 6.1 lote 21 o en adelante.

4.3

Qu no puede convertirse?
E-Facturacin
Las copias de las facturas no se convierten. Slo es posible imprimir las copias de las facturas en sus antigua licencia DOS utilizando una copia de seguridad de los ficheros de empresa en DOS.

E-Pedidos Venta
Las copias de los albaranes no se convierten. Slo es posible imprimir las copias de las facturas en sus antigua licencia DOS utilizando una copia de seguridad de los ficheros de empresa en DOS.

E-Seguridad
No puede convertir grupos, usuarios y derechos en E-Seguridad. Tendr que crear estos datos de nuevo manualmente. Vase 11.6 Proteger con E-Seguridad.

Convertir empresas z 53

E-Inmovilizados
(Mdulo de E-Contabilidad Los ficheros de E-Inmovilizados pueden convertirse si posee el nuevo mdulo de activos. Si posee el mdulo antiguo de activos, los ficheros relevantes tienen que convertirse primero al mdulo nuevo de activos. Puede examinar fcilmente si est utilizando el mdulo nuevo o antiguo: Si en Exact 6.1 mantiene su administracin de activos va la ruta de men [FT], est utilizando el mdulo antiguo de activos. Si desea utilizar los ficheros de los activos en Exact Globe for Windows, version 3, debe convertirlos al nuevo mdulo de activos. Esta conversin puede llevarse a cabo en Exact 6.1 lote 21 o en adelante. La ruta de men para comenzar esta conversin es [FHNV]. Si en Exact 6.1 mantiene su administracin de activos va la ruta de men [FV], est utilizando el nuevo mdulo de activos. En este caso puede convertir sus ficheros de activos a Exact Globe for Windows, version 3.

Otros datos que no pueden convertirse

Mens del usuario y parmetros del usuario Sin embargo, puede convertir los campos definidos por el usuario. Ficheros de datos maestros de INTRASTAT Estos se expiden con el paquete EGfW 3.0 de manera estndar. Los informes de E-Informes y Crystal Reports

4.4

Modificaciones en las estructuras del paquete en Exact Globe for Windows, version 3
La estructura del paquete Exact Globe for Windows, version 3 se distinta a versiones anteriores. Debido a esto, puede que necesite implementar ciertas modificaciones en sus parmetros antes de la conversin. Esto implica a las siguientes licencias: Los mdulos E-Centro de Coste, E-Unidad de Coste y E-Distribucin de Costes estn enlazados dentro de Exact Globe for Windows, version 3 al mdulo E-Anlisis de Costes. Si en su antigua licencia de Exact utiliz uno o ms de los mdulos E-Centro de Coste, E-Unidad de Coste y E-Distribucin de Costes, podr utilizar el mdulo E-Anlisis de Costes en Exact Globe for Windows.

4.5

Implicaciones para el acuerdo de mantenimiento

Ya que la secuencia lgica de la version 6.1/6.5 es version 7 de DOS, los acuerdos de mantenimiento no proporcionan una migracin entre las dos. Esto es debido a que Exact Globe for Windows con diferencia mejor funcionalidad y una estructura de mdulo diferente y por tanto un nivel de precio parecido ms alto. Si desea pagar la diferencia entre el valor de su licencia actual de la versin 6.1/6.5 y el precio de su nueva licencia de Exact Globe for Windows, puede mejorar Exact Globe for Windows, version 3. Esto costar al menos 37.500 ptas. El acuerdo de mantenimiento ser adaptado a la nueva situacin de precios.

54 z Convertir empresas

4.6

Diversos
Intercambio de datos entre los usuarios y sus contables
Las copias de seguridad no pueden intercambiarse entre Exact for DOS y Exact Globe for Windows, version 3, porque las estructuras de sus bases de datos son distintas. Sin embargo, para facilitar el intercambio de datos entre clientes y sus contables, los contables pueden encargar una licencia de Exact Globe for Windows sin costes extras.

Multi Usuario
Los clientes que trabajan con un nmero pequeo de usuarios simultneos dentro de un paquete y por tanto slo necesitan una licencia pequea de multi usuario a menudo sienten que el precio de la funcionalidad de multi usuario es bastante alto. Para soslayar esto se ha introducido un paquete Multi Usuario para cada paquete por separado, que proporciona derechos de usuario para cuatro usuarios por paquete. De esta manera puede determinar para cada paquete principal cuantos usuarios tienen la posibilidad de trabajar con ello simultneamente. Para los paquetes principales en los que slo trabaja un usuario, no es necesario un paquete Multi Usuario.

4.7

Preparando la conversin
Exact Globe for Windows, version 3 es un programa nuevo, que le ofrece opciones extra y un montn de rasgos tiles para el mantenimiento del da a da de su sistema contable. Uno de estos es Btrieve, la estructura abierta de la base de datos utilizada por Exact Globe for Windows, version 3. Esta estructura le facilita el acceso de sus datos de empresa desde otras aplicaciones. Sus ficheros contables actuales deben convertirse a Btrieve para que lleguen a ser tiles con esta base de datos de estructura abierta. Este captulo describe como convertir los ficheros antiguos de Exact a Exact Globe for Windows, version 3. Tambin son descritas las preparaciones que se llevan a cabo antes de la conversin.

4.8

Convertir empresa por empresa

En Exact puede mantener ms de una empresa. La conversin y las preparaciones descritas deben implementarse por separado en cada empresa. Como el procedimiento es bastante extenso, lo mejor es no convertir las empresas de test o demostracin. Es mejor crearlas nuevas en Exact Globe for Windows, version 3.

4.9

Controles generales
Debe tener la versin apropiada del software, vase 4.2 Se requiere la versin antigua de Exact software. Realice una impresin de sus parmetros. Entonces es posible comparar estos a los parmetros de sus empresas convertidas. Realice una impresin de los datos de E-Seguridad. Esto no puede convertirse.

Convertir empresas z 55

Examine si tiene suficientes derechos de red: preferiblemente derechos de supervisor o administrador. En el momento en que realiza la conversin actual debe ser el nico usuario en Exact software. Debe examinarlo detenidamente. La conversin es un proceso complejo e intenso. Tenga en cuenta que convertir y organizar sus ficheros puede llevar un tiempo considerable. Para alcanzar un balance entre el tiempo de cada da en las operaciones contables y el tiempo de conversin, debe llevar a cabo una conversin de prueba en una copia de los ficheros de la empresa. Reorganice sus ficheros en la empresa antigua de Exact. Realice una copia de seguridad de sus ficheros de empresa actuales. Tambin examine si esta copia de seguridad est en orden adecuado (restituirlo es siempre la mejor manera para examinarlo, ya que disquetes o cintas no pueden ser fiables). Mantenga en mente que despus de la conversin sus ficheros sern 3 2.5 veces mayor que antes. Examine si tiene espacio suficiente para convertir las empresas requeridas.

4.10

Controles por paquete

Antes de comenzar la conversin actual, debe llevar a cabo controles para cada empresa. Los controles requeridos dependen en el contenido de su licencia.

E-Pedidos Venta
Si tiene E-Pedidos Venta y E-Stock sin E-Facturacin, debe procesar todos los pedidos de venta primero. Examine todas las lneas de pedidos de ventas.

E-Facturacin
Contabilice todas las facturas actuales. Utilice un Listado a ser contabilizado para examinar si su empresa contiene facturas que todava necesitan ser contabilizadas. Todas las facturas de mostrados deben imprimirse y contabilizarse. Examine todas las lneas de factura.

E-Stock
Contabilice todas las modificaciones de precios. Utilice el Informe de entradas para examinar si su empresa contiene facturas que todava necesitan ser contabilizadas. Examine sus posiciones de stock.

56 z Convertir empresas

E-Contabilidad
Contabilizar todos los pagos. Todos los pagos en E-Pagos deben llevarse a cabo y contabilizarse. Realizar y contabilizar los pagos en su antigua licencia de Exact utilizando las funciones Realizar pagos [FCBR] y Contabilizar pagos [FCBJ]. Entonces debe realizar las entradas de diario utilizando Procesar entradas [FWW]. Procesar todas las entradas. En Exact usted examina por la presencia de entradas no procesadas utilizando Listado de periodos introducidos o Informe de entradas. Comience el control de consistencia en sus empresa. Imprima el listado. Cualquier inconsistencia encontrada debe repararse primero. Contacte con su distribuidos o con el departamento de Support en Exact. En Exact Globe for Windows, version 3 cada diario debe enlazarse a un cdigo de moneda. Antes de comenzar la conversin debe enlazar primero todos los diarios en su antigua empresa de Exact a un cdigo de moneda.

General
Durante la conversin los ficheros de entrada son eliminados. Es por ello, que siempre debe procesar primero sus entradas. Si no posee E-Contabilidad en su antigua licencia de Exact pero utiliza la opcin de contabilizar facturas a E-Contabilidad (para propsitos de exportacin), los ficheros correspondientes tambin sern eliminados en la conversin. Los distribuidores de Exact no pueden convertir ficheros utilizando las licencias de demostracin de distribuidores, porque en dicha licencia slo un nmero limitado de lneas de operacin pueden utilizarse.

4.11

Ejecutar el asistente de conversin

 Antes de comenzar la conversin, ha de cerrar todas las empresas en Exact
Globe for Windows utilizando [Fichero, Cerrar]. Una vez completadas las preparaciones puede comenzar el asistente de conversin. En su nuevo programa de Exact, Exact Globe for Windows, version 3, utilice [Fichero, Convertir]. Utilizar el asistente de conversin El proceso de conversin consiste en 10 pasos. La conversin actual de sus ficheros comienza despus del paso 9. Con los botones Autorizar y Siguiente ir por distintas pantallas. Puede para en cualquier cada paso del asistente haciendo click en Cancelar o pidiendo informacin en el proceso haciendo click en Ayuda.

Asistente Conversin Exact paso 1 (de 10)

Una vez ha comenzado la funcin, la pantalla preliminar aparecer. Haga click en Siguiente para continuar.

Convertir empresas z 57

Asistente Conversin Exact paso 2 (de 10)

1. Introduzca la ruta de fichero de su antigua licencia de Exact o haga click en Examinar y seleccinelo. Si trabaja con Exact for DOS, debe seleccionar el directorio que contenga el fichero EMENU.EXE. Para Exact 6.1 dicho directorio es el directorio EXACT61. 2. Haga click en Siguiente.

Asistente Conversin Exact paso 3 (de 10)

Debe saber que tanto las rutas de fichero como la versin de su antiguo Exact software antes de llevar a cabo la conversin. El asistente de conversin intenta determinar el nmero de versin desde la ruta de men que introduzca. 1. Seleccione la versin de su antiguo Exact software o confirme el valor que se muestra. 2. Haga click en Siguiente.

Asistente Conversin Exact paso 4 (de 10)

En una lista de control puede indicar si todas las preparaciones de conversin han sido completadas. Para cada accin que se lleva a cabo durante la preparacin, marque la correspondiente casilla de control. Examine si todas las preparaciones se han llevado a cabo. 1. Si ha realizado una copia de seguridad de todos los ficheros, marque la casilla de control.

 no ha realizado una copia de seguridad, haga click en Cancelar. Si

2. Si ha examinado sus derechos de red, marque la casilla de control. 3. Si est seguro que es el nico usuario de Exact en este momento, marque la casilla de control. 4. Haga click en Siguiente. Dependiendo de los contenidos de su licencia, puede que le pregunten por informacin adicional. Antes de continuar con la conversin, debe realizar todas las acciones preliminares y marque todas las casillas de control.

Asistente Conversin Exact paso 5 (de 10)

Para cada paquete se deben realizar varios controles. Dependiendo de la versin y la licencia de su antiguo Exact software, puede saltarse algunos controles (vase Controles por paquetes). Debe marcar todas las casillas de control antes de que contine con el siguiente paso de la conversin. Las entradas no procesadas que se encuentran deben contabilizarse primero. Haga click en Cancelar para interrumpir la conversin y procesar las entradas.

Asistente Conversin Exact paso 6 (de 10)

En Exact puede utilizar dos categoras de ficheros: Ficheros dependientes de la empresa Ficheros independientes de la empresa

58 z Convertir empresas

Los ficheros dependientes de la empresa slo se relacionan a esta empresa en particular. Aparte de esto, tambin puede utilizar ficheros independientes de la empresa en los que todos los datos de empresa relacionados con Exact son almacenados, por ejemplo los formatos de sus informes y ficheros generales. Durante la conversin puede indicar si los ficheros independientes de la empresa deberan tambin convertirse. 1. Marque la casilla de control para convertir formatos si es aplicable. 2. Marque la casilla de control para convertir los archivos generales si es aplicable. 3. Haga click en Siguiente.

Asistente Conversin Exact paso 7 (de 10)

En Exact puede mantener ms de una empresa. Debe indicar que empresa desea convertir. Todas las empresas que desea utilizar dentro de Exact Globe for Windows, version 3 tienen que convertirse. 1. Seleccione una empresa. 2. Haga click en Siguiente. Los datos introducidos anteriormente se muestran. Una ruta de fichero para la empresa convertida se sugiere. De una manera estndar este es el directorio BESTW2, seguido por el nmero de empresa. 3. Puede que tenga que modificar la ruta de fichero para almacenar la empresa convertida, si lo desea. Tiene que introducir un directorio vaco o no existente como la ruta de fichero. Los ficheros colocados en un directorio en una conversin anterior son sobrescritos. Se deben introducir una ruta de fichero distinta si la ruta que fue introducida primero aparece como que ya contiene los ficheros. 4. Haga click en Siguiente.

Asistente Conversin Exact paso 8 (de 10)

La empresa seleccionada se examina teniendo en cuenta todos los requisitos de la conversin. Durante el control: Los ficheros vacos se borran Se analizan los antiguos ficheros

Los errores que puedan aparecer se muestran en la pantalla. Haga doble click en el mensaje de error para una explicacin. Haga click en Cancelar para interrumpir la conversin y solucionar los problemas. Debe solucionar los problemas que encontr en la antigua versin de su programa de Exact.

Si no se encuentran problemas haga click en Siguiente para continuar convirtiendo las empresas.

Convertir empresas z 59

Asistente Conversin Exact paso 9 (de 10)

La conversin de sus ficheros comienza ahora. En su pantalla una serie de ventanas animacin se muestran. En la pequea barra de cada pantalla puede ver que accin se est realizando, el estatus se muestra bajo dicha barra.

Asistente Conversin Exact paso 10 (de 10)

Aparecen los errores que puedan haber ocurrido durante la conversin. Imprima el listado, as lo podr utilizar mientras realiza los controles requeridos despus de la conversin. La conversin se ha completado. Haga click en Terminar para cerrar el asistente. Ahora podr abrir la empresa convertida en Exact Globe for Windows, version 3 utilizando [Fichero, Abrir].

4.12

Conversin del fichero de registro

Durante la conversin el progreso se registra en el fichero B2B.LOG. Una vez finalizada puede encontrar dicho fichero en el directorio de su empresa (BESTW2\nmero de empresa). Si se han encontrado errores durante la conversin, puede ver el fichero de registro para tener ms informacin. Puede ver el fichero B2B.LOG en la libreta para notas. Windows95: comience la libreta de nota haciendo click en el botn de inicio y seleccionando [Programas, Accesorios, Libreta de notas]. Windows 3.10/3.11: comience la libreta de notas desde el grupo de programa Accesorios.

4.13

Acciones despus de la conversin

Despus de la conversin debera abrir su empresa en Exact Globe for Windows, version 3. Antes de comenzar a trabajar, debera realizar los siguientes controles.

4.14

Implementar los cambios indicados

En el paso final (paso 10) del asistente de conversin se daba un listado de las adaptaciones que debera implementar en Exact Globe for Windows, version 3. Utilice una impresin del listado.

4.15

Examinar los parmetros y formatos

Parmetros del paquete Compare los parmetros del paquete en Exact Globe for Windows con los parmetros de sus antigua licencia de Exact de la cual saco una impresin. En Exact Globe for Windows, version 3, los parmetros se colocan por paquete. Encuentra los parmetros en [Men, Parametrizacin empresa]. Los parmetros que no cumplan con los parmetros viejos pueden ajustarse en Exact Globe for Windows, version 3. Si los contenidos de su licencia han cambiado, debe aadir los parmetros que faltan.

60 z Convertir empresas

Formatos Examine los formatos utilizando [Mantenimiento de sistema, Formatos]. Para cada formato examine la posicin correcta de los campos. Entonces realice una impresin de prueba de cada formato, por ejemplo imprimiendo una factura de prueba.

4.16

Restaurando copias de seguridad

Realizar un control de consistencia utilizando [Contabilidad, Libro mayor, Controles, Control de consistencia]. Comparar los resultados a los del control que realiz e imprimi en el otro software. Examine sus posiciones de stock utilizando [Stock, Por comprador, Funciones de correccin, Control posiciones de stock] y [Stock, Por comprador, Funciones de correccin, Restaurar posiciones de stock].

Debe restaurar la copia de seguridad de la antigua versin de Exact y volver a comenzar la conversin si encuentra diferencias entre la antigua y la nueva versin, de las empresas de Exact Globe for Windows durante estos controles. Si todava encuentra inconsistencias en su empresa despus de haber vuelto empezar la conversin, debe contactar con su distribuidor o con el departamento de Support de Exact.

 Nunca empiece a trabajar con una empresa nueva dentro de Exact Globe for
Windows, version 3 si encontr errores u omisiones durante, al final de, o despus de la conversin. Si es as, Exact no puede garantizar la consistencia de sus ficheros.

4.17

Crear usuarios y conceder derechos

Si posee E-Seguridad, debe crear usuarios y concederles derechos en E-Seguridad. Vase 11.6 Proteger con E-Seguridad.

4.18

Listado de explicaciones de los mensajes de error

Antes y durante la conversin, un nmero de controles se llevan a cabo. Si los errores se encuentran en los ficheros de empresa, aparecer un mensaje. Tales errores son a menudo para reparar, por ejemplo el proceso de las entradas no procesadas. Los mensajes de error que se enumeran abajo pueden aparecer en su pantalla durante el paso 8 del Asistente de conversin. Vase 4.11 Ejecutar el asistente de conversin. Los errores causados durante la misma conversin no aparecen en esta lista. Si aparece un mensaje de error durante la conversin debe contactar con su distribuidor o el departamento de Support de Exact.

Convertir empresas z 61

Listado de mensajes de error

Cdigo
CA0001 CA0002 CA0004 CA0006 CA0007 CA0008 CF0001 CF0002 / CF0003 CV0001 CV0003

Mensaje
Se encontraron asientos no archivados. Todava hay pagos presentes. No se pueden leer los parmetros. No se defini ejerc.contable estndar. Ud. est utilizando antiguos ficheros de activos Antes de la conversin, convertir los ficheros de activos en V6.10 (Tray: FHNV). Todava existen facturas a ser contabilizadas. Ud. tiene Exact v. 6.10 batch 17 o mayor aunque todava no se han convertido completamente las antiguas estadsticas de venta. Hay movimientos de stock todava no impresos. Batch %s o superior Conversin serie/lote

Mensajes de error
CA0001: Se encontraron asientos no archivados. En E-Contabilidad las entradas no archivadas se encuentran. Archive estas entradas antes de continuar con la conversin. Solucin Archive las entradas en su antigua licencia de Exact. Para todas las licencias de DOS, la ruta es Archivar entradas [FWW]. CA0002: Todava hay pagos presentes. En E-Contabilidad se presentan los pagos. Solucin Realizar y contabilizar los pagos en su antigua licencia de Exact utilizando las funciones Realizar pagos [FCBR] y Contabilizar pagos [FCBJ]. Entonces usted procesa las entradas de diario en Archivar entradas [FWW]. CA0004: No se pueden leer los parmetros. En E-Contabilidad encontr un error en los parmetros. Examine si: es en este momento el nico usuario de esta empresa. tiene derechos suficientes en la red (si trabaja con una red).

62 z Convertir empresas

CA0006: No se defini ejerc.contable estndar. No defini un ejercicio contable estndar en E-Contabilidad. Primero defina un ejercicio financiero antes de continuar con la conversin. Solucin Defina el ejercicio financiero estndar en su antigua licencia de Exact en los Parmetros del paquete [SAI, Financial, General]. CA0007: Ud. est utilizando antiguos ficheros de activos Durante la conversin averigua que est utilizando antiguos ficheros de activos en E-Contabilidad. Solucin Si desea utilizar sus ficheros de activos en Exact Globe for Windows, version 3 primero debe convertir sus ficheros de activos al nuevo mdulo de activos. Puede realizar la conversin en Exact 6.1 lote 21 o en adelante, utilizando la ruta de men [FHNV]. CA0008: Antes de la conversin, convertir los ficheros de activos en V6.10 (Tray: FHNV). Durante la conversin averigua que est utilizando antiguos ficheros de activos en E-Contabilidad. Solucin Si desea utilizar antiguos ficheros de activos en Exact Globe for Windows, version 3 primero ha de convertir los ficheros de activos al nuevo mdulo de activos. Puede realizar esta conversin en Exact 6.1 lote 21 o en adelante, utilizando la ruta de men [FHNV]. CF0001: Todava existen facturas a ser contabilizadas. En E-Facturacin las facturas no contabilizadas estn todava presentes. Debe contabilizarlas antes de continuar con la conversin. Solucin Contabilice las facturas en su antigua licencia de Exact utilizando Contabilizar facturas [AJA]. Si no posee E-Contabilidad tambin puede eliminar las facturas a ser contabilizadas utilizando Borrar importes de facturas [AJV]. Si posee E-Contabilidad, debera archivar las entradas de diario generadas utilizando Archivar entradas [FWW]. CF0002 / CF0003: Ud. tiene Exact v. 6.10 batch 17 o mayor aunque todava no se han convertido completamente las antiguas estadsticas de venta. Despus de recibir el nuevo lote de E-Facturacin no convirti las estadsticas de ventas. Esto debe realizarse antes de continuar con la conversin.

Convertir empresas z 63

Solucin Convertir las estadsticas de ventas utilizando Conversin de estadsticas de ventas [AUHS]. CV0001: Hay movimientos de stock todava no impresos. En E-Stock las operaciones de stock no impresas estn todava presentes. Esto debe imprimirse antes de continuar con la conversin. Solucin Imprima las operaciones de stock en su antigua licencia de stock utilizando la funcin Imprimir mutaciones de stock [VKVA]. CV0003: Batch %s o superior Conversin serie/lote Debe realizar un conversin en los ficheros de serie/lote en primer lugar. Si utiliza E-Stock lote 17 (version 6.1) o en adelante, un control se realiza automticamente despus de que la empresa se abra. Puede volver a comenzar la conversin despus de este control

64 z Convertir empresas

Conversin al euro

66 z Conversin al euro

5.1

Introduccin
Este captulo le ayudar a entender y a implementar las modificaciones que tiene que llevar a cabo para utilizar el Euro en el software de Exact. Consta de cinco secciones : En primer lugar hay una introduccin al Euro y un listado de las cambios que aparecern. Discutiremos como le afectan esos cambios a usted, a su negocio y a su sistema financiero de Exact y le daremos consejo sobre cuando debe cambiar al Euro en su sistema financiero. Hay distintas estrategias para introducir los cambios requeridos y estos estn perfilados para que as pueda hacer la mejor eleccin para su sistema. En la segunda seccin describimos el Euro Wizard. Utilizar el Euro Wizard es el primer paso para crear los cambios necesarios para utilizar el Euro en el software de Exact. La tercera seccin contiene un listado de las modificaciones que se han hecho en sus sistema financiero al ejecutar el Euro Wizard. La cuarta seccin presenta el Euro Conversion Wizard. Utilizando el Euro Conversion Wizard incluir al completo el Euro en su sistema financiero. Las consecuencias se discuten as que usted podr decidir cuando desea completas este paso. Un glosario y una seleccin de apartados relacionados al Euro se incluyen para ms informacin.

5.2

UEM y el euro
Ms y ms gente estn enteradas que el euro ser prximamente una realidad y que no pueden retrasarse mucho en la reparacin de sus sistemas financieros para la nueva situacin. El euro se introducir como la moneda nica para los pases del UEM en distintas fases. Aqu le mostramos los cambios ms importantes : 1 de enero, 1999 11 pases introducirn el euro : Alemania, Austria, Blgica, Espaa, Finlandia, Francia, Irlanda, Italia, Luxemburgo, Pases Bajos y Portugal Otros pases pueden unirse al UEM e introducirlo pasados 2 aos. Las cotizaciones para las monedas participantes son fijas en relacin al euro y ms adelante se denominarn tasas de conversin La legislacin acerca del estatus legal del euro tiene su efecto El euro es introducido para remesas monetarias pero como operaciones de caja

1 de enero, 1999 - 1 de enero, 2002 Los bancos y el sector financiero se cambian al euro Los negocios se cambian al euro

Conversin al euro z 67

1 de enero, 2002 El euro entra en circulacin Las instituciones gubernamentales y consumidores se cambian al euro

Antes del 1 de julio, 2002 Las monedas locales (monedas y billetes) en circulacin ya no sern legales

5.3

Consecuencias del euro

La introduccin del euro ha alcanzado consecuencias con gran impacto para algunas empresas. La mayora de estas empresas afectarn al software financiero y logstico. Las cotizaciones entre las monedas que forman parte del UEM sern suspendidas Estas monedas se enlazarn al euro como cotizaciones fijas, o, para utilizar terminologa de la UE, tasas de conversin. Esto significa que las empresas en los pases del UEM no tendrn riesgos monetarios cuando negocien con otros pases participantes en el UEM. El ajuste de precios ser transparente, facilitando as la comparacin de precios en otros pases. En breve, la introduccin de una moneda nica facilitar la negociacin y la inversin a travs de los pases participantes. El euro reemplazar las monedas de los pases participantes en el UEM La introduccin ser gradual, comenzando el 1 de enero de 1999 y terminando antes del 1 de julio del 2002. Durante esta fase de transicin habr diferencias entre la moneda transferible y la moneda circulante. El euro existir slo en remesas monetarias, as que la empresas pueden pagar y ser pagadas en euros.

5.4

Exact y el euro
Exact software es su compaero ideal para emprender las consecuencias del euro. El software se ha desarrollado para cubrir sus requisitos y para facilitar la transicin al euro. Vase 5.7 Cambiar al euro en Exact. Puede cambiar al euro y comenzar un sistema financiero con el euro-aprobado en cualquier momento de esta fase de transicin Todos los requisitos del euro se cumplen Puede utilizar el euro como la moneda estndar o secundaria, dependiendo en cuando quiere transferir todos los procedimientos financieros al euro; vase Como le afecta el euro. Para una explicacin de la moneda secundaria, Glosario del Euro. Puede utilizar el telebanking para los extractos bancarios en la moneda local y en el euro Informes, listados y documentos pueden verse en la moneda local y en el euro Puede seleccionar que moneda desea utilizar, la moneda estndar o la secundaria, en todas las funciones La calculadora de euros calcular las tasas de conversin, p.e. tarifas refirindose al euro, vase Trabajar con la calculadora de euros.

68 z Conversin al euro

La exposicin de moneda y la precisin de las tasas de conversin han sido adaptadas para el euro Los diseos de los documentos oficiales que incluyen el euro estn disponibles, p.e. facturas, pedidos, devoluciones

Caractersticas adicionales Las preparaciones se han hecho para posibles desarrollos posibles, como : Pases unindose al UEM en el futuro Esto afectara el enlace a otras monedas locales al euro con una tarifa fija. Pases abandonando el UEM Esto afectara desenlaces de monedas. Modificaciones de tasas de conversin entre monedas del UEM y el euro

5.5

Cmo le afecta el euro

No hay muchas regulaciones en las que se explique a las empresas como deben implementar el cambio de moneda local al euro. Durante la fase de transicin, desde el 1 de enero 1999 al 1 de julio 2002, puede adoptar una de las distintas opciones para implementar los cambios dentro de la empresa. 1. Ningn tipo de modificaciones en su sistema financiero Como los bancos vuelven a calcular los cobros y los pagos desde y a la moneda local, si no lo desea al principio no tiene que adaptar nada en su sistema financiero. Esto significa que no utilizar el euro en su sistema financiero por ahora. Eso s, antes del 1 de julio del 2002 deber realizar un cambio, de lo contrario utilizar monedas que ya no son vlidas. 2. Utilizar una moneda secundaria (el euro) junto a su moneda local y el sistema financiero se adapta a la utilizacin del euro Puede introducir importes en la moneda local a la vez que en euro, y los extractos y listados estn disponibles en ambas monedas. Puede cambiar al euro el sistema financiero al completo ms adelante procesando el Euro Conversion Wizard. Esta la forma ideal para negociar con la fase de transicin, ya que le proporciona la flexibilidad que desea o necesite, la cual debe llevarse a cabo antes del 1 de enero del 2002. Ejemplo Su moneda estndar son las PTS. Una vez ha implementado esta opcin su moneda estndar continan siendo las PTS, pero puede cobrar y pagar importes en euros. Para utilizar esta opcin tiene que comenzar el Euro Wizard, p.e. para implementar el paro 1 como se describe en Cambiar al euro en Exact. 3. Al realizar una conversin cambia al sistema financiero del euro que vuelve a calcular todos los importes de la moneda local al euro en una tarifa fija. Puede continuar trabajando como antes pero todos los procedimientos contables se llevan a cabo utilizando el euro. La moneda estndar en su sistema contable se cambia al euro. Su antigua moneda se convierte en moneda secundaria. Todos los datos se convierten al euro pero todava puede realizar cobros y pagos en otras monedas UEM.
Conversin al euro z 69

Para utilizar esta opcin primero tiene que procesar el Euro Wizard y despus el Euro Conversion Wizard, p.e. para implementar el paso 1 y luego el paso 2 como se describe en Cambiar al euro en Exact.

Cundo debe cambiar al euro?

Antes de que pueda decidir una estrategia para tratar con los cambios que presenta el euro, debe considerar los siguientes puntos: Cundo necesitar utilizar el euro en comunicaciones externas? Esto incluye comunicaciones con compradores, clientes, proveedores y subcontratadores etc. en forma de facturas, pedidos, devoluciones etc. Cmo aparecer el euro en documentos y archivos utilizados para las comunicaciones externas? Necesita tener flexibilidad sobre las monedas que son representadas en la comunicacin externa? Cundo ser el euro la moneda preferida internamente? Cundo debe cambiar todo el sistema contable al euro?

Veamos aqu algunos puntos que se han de considerar cuando decida cambiar al euro en su administracin contable Para decidir cuando debe utilizar el euro en comunicaciones externas debe considerar lo siguiente: La implementacin del euro redacta el plan de sus proveedores o clientes, de una manera ms especifica Si alguno de sus clientes le ha notificado que les gustara recibir las facturas en euros, esta ser la fecha de comienzo para sus comunicaciones externas en euros. El grado de internacionalizacin de la base de su cliente Si tiene clientes en varios pases del UEM, puede ser ms eficiente (desde el punto de vista administrativo) enviar las facturas a todos los clientes en euros en vez mandarlas en cada unas de las monedas. La importancia de los mercados capitales para su organizacin Todos los mercados capitales en los pases participantes en el UEM han anunciado que se convertirn al euro el 1 de enero de 1999. Si su organizacin depende en los mercados capitales para los productos financieros u otro tipo de productos que usted ofrece, puede que esta sea la fecha en la que quiere realizar sus operaciones en euros. La influencia de un uso anticipado del euro para su imagen A algunas organizaciones les gustara que se les conociera como los adoptadores prematuros, especialmente aquellas que se dedican a la tecnologa. Esta imagen puede acentuarse con una adopcin prematuras del euro en las comunicaciones externas. Si es posible para su organizacin saber que moneda prefiere o preferir cada cliente en particular Si tiene informacin precisa sobre ello, imprimir slo un importe en una sola moneda en las facturas, folletos, listas de precios etc. ser suficiente. Aunque

Cmo aparecer el euro en comunicaciones externas, depende de:

70 z Conversin al euro

puede que tambin quiera proporcionar a su cliente una factura con un importe en dos monedas. La influencia del euro en la diferenciacin de precios o los precios de venta psicolgicos La diferenciacin de precios es frecuentemente utilizada por empresas que distribuyen el mismo producto en ms de un pas. Para cubrir los gastos de transporte o adaptarlo a la situacin del mercado local, estas empresas pueden cargar distintos precios de venta en distintos pases por el mismo producto. Los precios psicolgicos se utilizan para facilitar la decisin de compra para los clientes potenciales ofrecindoles productos a un precios que tiene un anillo comercial alrededor, p.e. 149,25 PTS (en vez de 150 PTS). Si actualmente esta utilizando la diferenciacin de precios por pas o los precios de venta psicolgicos como parte de su estrategia de marketing o ventas, no podr continuar hacindolo una vez que el euro haya sido integrado en sus comunicaciones externas de la empresa. Cuando sus precios tienen que ser calculados en euros, la misma moneda se utilizar en varios pases donde exporta sus productos. Esto significa que los clientes en distintos pases pueden comparar fcilmente los precios de ventas. Puede que no sea razonable o posible utilizar la diferenciacin de precios. Para evitarlo tiene que decidir comunicar los precios de ventas en las monedas locales. Despus del 1 de enero de 1999 los importes en las monedas locales deben convertirse a euros utilizando cotizaciones fijas. Probablemente encontrar que los precios psicolgicos, una vez convertidos a euros, no son redondeados o precios atractivos comercialmente. Sin embargo, cuando sus precios han sido calculados en euros (o en monedas locales, una vez ha modificado los precios utilizando importes psicolgicos en euros), uno de ellos no tendr el efecto comercial formal. Debe decidir comunicar los precios en una sola moneda.

Considere lo siguiente como una ayuda para decidir cuando utilizar el euro como el cdigo interno de moneda: No es necesario u obligatorio cambiar al euro completamente como moneda contable estndar desde el 1 de enero de 1999 Las empresas que utilizan el euro en su sistema contable puede que tengan la obligacin de proporcionar los datos en la moneda local durante la fase de transicin Los empleados pueden necesitar algn tiempo para acostumbrarse a trabajar con el euro Los sueldos se continuarn pagando en la moneda local hasta el 1 de enero del 2002 Todos los pagos de caja dentro de su organizacin sern en la moneda local hasta el 2002 Los pagos directos a caja en euros sern posibles a partir del 1 de enero del 2002; los pagos en la moneda local sern posibles hasta el 1 de julio del 2002 Reducir el importe de diferencias de clculos convirtiendo el sistema contable al completo al sistema contable de euros lo ms tarde posible

Conversin al euro z 71

Cundo y cmo implementar la transicin al euro en comunicaciones externas, p.e. en facturas, en mayor parte depende en las expectaciones y requisitos de sus compaeros de negocios.

5.6

Consejo de Exact Software

Puede que le resulte difcil decidir lo mejor para su empresa. Aqu encontrar distintas opciones dependiendo en las circunstancias de su empresa. Si est utilizando la moneda UEM como su moneda estndar tiene las siguientes opciones: Puede dejar la administracin financiera tal y como est Puede procesar el Euro Wizard y seleccionar una moneda secundaria - el euro Puede procesar el Euro Conversion wizard y seleccionar el euro como moneda estndar Puede procesar el Euro Wizard en 1998 Debe recordar que tiene que actualizar las tasas de conversin fijas que se situarn en el 1 de enero de 1999. Puede procesar el Euro Wizard durante la primera semana de enero de 1999 Esto debe hacerse antes de crear una entrada en moneda extranjera. Debe procesar el Euro Wizard en breve antes de que empiece a utilizar el Euro en comunicaciones externas, p.e. facturas, pedidos de ventas

Si posee E-Multi moneda puede decidir entre las siguientes opciones

Si no posee E-Multi moneda:

5.7

Cambiar al euro en Exact

Exact le proporciona flexibilidad a la hora de utilizar la moneda local y el euro durante la fase de transicin, y realizar la conversin final al final de este periodo. El software se ha desarrollado as que hay dos procedimientos para cada uno de estos dos pasos. El primero es el Euro Wizard, el cual procesa para introducir el euro a sus sistema de administracin como un moneda secundaria. El segundo es el Euro Conversion Wizard, con el cual finalmente se cambia al euro como moneda estndar, p.e. convertir su sistema financiero al sistema financiero del euro. El Euro Wizard y el Euro Conversion Wizard son fciles a la hora de usarlos.

Paso 1: Procesar el Euro Wizard

El Euro Wizard le ayuda a introducir todos los parmetros y los datos maestros que necesitar para utilizar el euro en su empresa como una moneda secundaria. Podr utilizar tanto la moneda local (estndar) como el euro (secundaria) en su sistema financiero contable, el cual es perfecto para la fase de transicin. Despus de procesar el Euro Wizard sus empresas estarn instaladas as que trabajar de acuerdo a los requisitos legales del UEM. Tambin puede realizar cambios manualmente si ya ha procesado el Euro Wizard o si no quiere procesarlo. Cuando quiere que se necesiten los cambios en las cotizaciones, puede utilizar el Euro Wizard para implementarlos en sus empresas.

72 z Conversin al euro

 Euro Wizard no adapta su sistema contable al completo en una sola vez si El

mantiene ms de una empresa con Exact. Tiene que procesarlo en cada empresa por separado. Procedimiento conciso para utilizar el Euro Wizard Decida cuando comenzar a utilizar el euro en su empresa Reunir la informacin de moneda que necesite para completar el Euro Wizard Completar el Euro Wizard siguiendo las instrucciones que aparecen en la pantalla Puede imprimir un informe en el cual todos los cambios son enumerados para sus registros Para una descripcin extensa de esta procedimiento, vase Procesar el Euro Wizard. Su sistema contable despus de procesar el Euro Wizard Para un listado de lo que cambiar en la manera de mantener su sistema contable en Exact durante la fase de transicin, vase Su sistema contable despus de procesar el Euro Wizard.

Paso 2: Procesar el Euro Conversion Wizard

Finalmente tendr que cambiar su sistema contable para utilizar nicamente el euro no ms tarde que el 1 de enero del 2002, p.e. al final de la fase de transicin. Para realizar este para necesitar procesar el Euro Conversion Wizard. El Euro Conversion Wizard es un programa que convierte sus sistema financiero actual al sistema financiero del euro. Durante la conversin todos los importes en su moneda formal se volvern a calcular a la moneda estndar, el euro; esto incluye los datos histricos.

 paso tiene implicaciones serias: una vez que los datos se han convertido no Este
pueden volver a convertirse a su estado previo. Tiene que hacer una copia de seguridad de empresa antes de que empiece a utilizar el Euro Conversion Wizard. Ms adelante, para evitar las inconsistencias contables, es aconsejable que proceda este wizard en el final del ejercicio contable o al cierre del periodo de IVA.

 Euro Conversion Wizard no adapta su sistema contable al completo en una El

sola vez si mantiene ms de una empresa con Exact. Tiene que procesarlo en cada empresa por separado. Procedimiento conciso para utilizar el Euro Conversion Wizard Decida el momento adecuado para procesar el Euro Conversion Wizard con su empresa Asegrese de que su sistema financiero ha sido instalado con los requisitos de la UEM. Esto puede cumplirse fcilmente procesando el Euro Wizard Procesar todas las operaciones que no han sido archivadas todava Imprimir los listados requeridos para sus informes internos

Conversin al euro z 73

Examine que sus archivos sean consistentes y que ha realizado una copia de seguridad Comience el Euro Conversion Wizard y compltelo siguiendo las instrucciones que aparecen en la pantalla Imprima y examine los archivos de registro para un listado de lo que ha sido modificado en sus registros

Para un descripcin extensa de este procedimiento, vase Procesar el Euro Conversion Wizard en el manual E-General. Mensajes en el Euro Conversion Wizard En una seccin aparte encontrar un listado de los mensajes que puede encontrar mientras lleva a cabo el Euro Conversion Wizard. Vase Mensajes, avisos y acciones a tomar.

5.8

Introduccin al Euro Wizard

El Euro Wizard le ayudar a realizar los cambios necesarios para la utilizacin del euro en sus sistema contable durante la fase de transicin. Necesita decidir cuando quiere procesar el Euro Wizard. Distintas empresas decidirn a su debido tiempo cuando desean ajustar los sistemas contables, vase Cmo le afecta el euro.

 Euro Wizard no adapta su sistema contable al completo en una sola vez si El

mantiene ms de una empresa con Exact. Tiene que procesarlo en cada empresa por separado. Si comienza el Euro Wizard en una empresa nueva, puede recibir un mensaje diciendo que tiene que iniciar otras partes de la empresa. Vase Crear empresas. El Euro Wizard tambin puede utilizarse para hacer cambios a parmetros de moneda despus de que se ha procesado por primera vez, p.e. cuando otras empresas se unen al UEM. De esta manera no tendr que examinar usted mismo los distintos parmetros de la funciones.

5.9

Preparacin para procesar el Euro Wizard

Reunir la informacin necesaria
Exact software necesita cierta informacin para utilizar el euro. Dicha informacin se le pedir cuando procese el Euro Wizard; entonces se introducir en todos los parmetros y datos maestros por el Euro Wizard, as que no necesita examinar usted mismo todos los parmetros de la funciones. Debe tener la siguiente informacin antes de procesar el Euro Wizard:

74 z Conversin al euro

Monedas Tiene que indicar si su empresa utilizar moneda UEM como moneda estndar La fecha en la que la moneda fue enlazada el euro Esto quiere decir que despus del 1 de enero de 1999 las entradas histricas pueden mantenerse tal y como estn hoy. Exactitud de la tarifa fija del euro (el nmero de decimales utilizados) Debe cumplir con las regulaciones del UEM. Vase 5.22 Glosario del Euro. Tarifas Tarifas fijas del euro para todas las monedas del UEM, en la terminologa de la UE se refieren con tasas de conversin Cotizaciones para todas las monedas que no pertenecen al UEM Despus del 1 de enero de 1999, estas tarifas se calcularn utilizando el euro y no la moneda estndar. Enlaces libro mayor Un enlace del libro mayor se pedir para procesar el clculo del euro si la moneda estndar es una moneda del UEM. Necesita decidir que cuenta del mayor se utilizar o si crear un libro mayor nuevo para las diferencias del clculo del euro. Las regulaciones de la UE requieren que esta sea un cuenta del mayor que slo registre las diferencias del clculo. Puede que haya creado un cuenta especialmente con dicho fin; antes de que pueda empezar a usarla, debe examinar que no se ha hecho ninguna entrada. Si no tiene una cuenta del mayor que ha sido reservada para las diferencias del clculo de euro, deber crearla.

El control puede llevarse a cabo

Le empresa correcta est abierta Slo adaptar una empresa cada vez. Examine que ha abierto la empresa en la quiere procesar el Euro Wizard y que ha cerrado las otras empresas. Se ha hecho una copia de seguridad Si no ha hecho una copia de seguridad recientemente de la empresa en la que va a procesar el Euro Wizard, puede hacer una ahora en [Fichero, Copia seg.].

5.10

Procesar el Euro Wizard

[Parametrizacin empresa, Contabilidad, Euro Wizard]
El Wizard le guiar a travs del proceso de introduccin al euro a su empresa. Una vez ha hecho click en Siguiente > en la ventana que hay abierta, tendr que proporcionar informacin en los campos, la mayora de ellos estn bien explicados en el Wizard. Los campos que necesiten explicacin adicional se describen abajo en el mismo orden en el que aparecen en las ventanas.

Conversin al euro z 75

Moneda estndar Aqu se muestra la moneda que es la estndar para la empresa. Como se ha establecido no podr cambiarla cuando se cree o se mantenga la empresa. Moneda EMU Si la moneda estndar de la empresa es una Moneda EMU, seleccione S. Entonces podr utilizar el euro como moneda secundaria. No se le preguntar por informacin sobre la moneda UEM que sea la estndar en ese momento. Necesita introducir la fecha en la que moneda fue enlazada o ser enlazada al euro y la precisin para las cotizaciones. Vase 5.22 Glosario del Euro. Si selecciona No podr especificar que monedas son monedas UEM pero no utilizar el euro como una moneda secundaria en esta administracin. Fecha ingreso en EMU Introduzca la fecha en la que la moneda indicada en el campo Moneda estndar se enlazar al euro. El sistema muestra la fecha actual, pero probablemente tenga que modificarla. Utilizar moneda secund. Indique si desea o no utilizar una moneda secundaria en esta empresa. Vase 5.22 Glosario del Euro. Si su moneda estndar es una moneda UEM, p.e. las pesetas, el euro automticamente ser seleccionado como la moneda secundaria si autoriza Utilizar moneda secund.. Si no posee E-Multi moneda puede utilizar los dos cdigos de moneda a travs de casi todos los paquetes, como los asientos de programa, listados, generadores de informes, seleccionando {S}. Su sistema contable se convertir en moneda-doble y puede utilizar la moneda estndar y la secundaria de la misma manera. Si selecciona {No}, su software de Exact se quedar con la aplicacin de la moneda nica y nada cambiar. Si posee E-Multi moneda, los cambios que aparecen al seleccionar {S} son menos obvios. Aadir un nivel adicional de cdigos de moneda a su software de Exact, aparte de moneda estndar y divisas. Esta moneda adicional puede ser seleccionada en varios listados y diseos: Tenga o no E-Multi moneda se aplicar lo siguiente si seleccion {S}en Utilizar moneda secund.: Puede crear un gran nmero de listados tanto en la moneda estndar como en la secundaria. Antes de que se cree el listado se le preguntar que moneda desea utilizar. Ejemplo Puede generar un listado de partidas pendientes tanto en la moneda estndar como en la secundaria. Cuando define formatos utilizando el mdulo E-Formato, [Mantenimiento de sistema, Formatos], puede especificar en que campos se imprimirn los importes en moneda secundaria o moneda estndar, o ambas.

76 z Conversin al euro

Tambin puede especificar los campos en que se imprimirn los importes tanto en moneda secundaria como en moneda estndar, o ambos en el generador de informes Crystal Report Writer. Tambin puede especificar los campos en que se imprimirn los importes tanto en moneda secundaria como en moneda estndar, o ambos en los informes generados por el Excel Add-in. {S}. Si no lo hace, el Euro Conversion Wizard no sabr que moneda tiene que convertir, y no puede llevar a cabo la conversin al euro como moneda estndar. Vase 5.20 Procesar el Euro Conversion Wizard.

 desea procesar el Euro Conversion Wizard, este parmetros debe activarse en Si

Factor moneda secundaria Introduzca la tarifa de conversin, p.e. cotizacin fija entre la moneda UEM estndar y el euro. Las cotizaciones oficiales estarn disponibles el 1 de enero de 1999. Esta tarifa se utilizar para calcular los importes en monedas secundarias y estndar.

 cotizaciones introducidas utilizan el euro como el denominador, p.e 1 euro = Las

The exchange rates entered use the euro as the denominator, e.g. 1 euro = 167,327 PTS Indique qu monedas en su empresa son monedas EMU. Utilice las flechas < y > para mover las monedas desde la lista de Moneda no EMU a la lista Moneda EMU , dependiendo si son monedas UEM oficiales o no. Diario de conversin Si desea convertir los diarios enlazados a las cuentas bancarias en euros, seleccinelos en la lista de la izquierda y muvalas a la lista de la derecha Diarios EUR, utilizando las flechas < y >. Esto ser necesario para todas las cuentas bancarias que han sido convertidas por su banco a una cuenta en euros (si usted lo ha pedido). Una vez se ha completado estos pasos, el Euro Wizard puede actualizar su empresa y dejarla preparada para el euro. Una vez el Euro Wizard se ha terminado, una moneda secundaria se introducir, el euro, proporcionndole toda la flexibilidad que quiere tener durante la fase de transicin. Para ms informacin sobre como trabajar con el euro en sus empresas debe procesar el Euro Wizard en, vase 5.11 Su sistema contable despus de procesar el Euro Wizard. Un informe de que ha sido modificado se imprimir automticamente.

5.11

Su sistema contable despus de procesar el Euro Wizard

Una vez se ha completa el Euro Wizard tiene que autorizar el parmetro Utilizar moneda secund. (o manualmente en [Parametrizacin empresa, Contabilidad, Parmetros, General] en la lengeta Proceso o utilizando el Euro Wizard), todos los clculos de moneda en las empresas involucradas cumplirn con las regulaciones del UEM hasta al menos el 1 de enero del 2002. Ser ms fcil utilizar el euro en sus operaciones financieras contables durante la fase de transicin.
Conversin al euro z 77

Los clculos de monedas, con un importe en UEM, siempre utilizarn el euro como moneda intermedia Las listas de precios estn disponibles en monedas locales y en euros Los documentos oficiales (utilizados para comunicarse con los clientes, proveedores, deudores) pueden mostrar los importes en la moneda local y en euros Telebanking es apoyado por monedas locales y por euros Los listados pueden recuperarse en la moneda local estndar y en euros Cuando realice entradas la Calculadora de Euros est disponible para dar informacin extra en importes introducidos Es posible utilizar los euros como moneda estndar para procesar el Euro Conversion Wizard, vase 5.5 Cmo le afecta el euro y vase 5.20 Procesar el Euro Conversion Wizard Despus de la fase de transicin tendr que hacer esto para rellenar los requisitos legales. No ser ms tarde que el 1 de enero del 2002. las que ha procesado el Euro Wizard. Debe procesar el Euro Wizard para cada empresa por separado que mantenga en Exact. Vase 5.10 Procesar el Euro Wizard.

 modificaciones indicadas en este captulo afectarn slo a las empresas para Las

5.12

La moneda y el euro
Debido a la introduccin del euro ha habido varios cambios en la manera en que las monedas se utilizan en los sistemas financieros contables. Esto afecta las monedas mismas y la manera en como se manejan las cotizaciones.

Parmetros de moneda
Cuando completa el Euro Wizard puede utilizar tanto la moneda local (estndar) como el euro, aunque no posee en mdulo E-Multi Moneda. Necesita tener dicho mdulo si desea utilizar ms de dos cdigos de moneda. Si no posee E-Multi Moneda slo puede mantener la moneda fija en los siguientes parmetros de moneda. Todos los siguientes parmetros se actualizarn automticamente si procesa el Euro Wizard. Si no desea procesar el Euro Wizard pero desea utilizar el euro en su empresa, puede modificar manualmente los distintos parmetros de moneda. Esto tambin ser til si ya ha procesado el Euro Wizard pero necesita realizar cambios. Ejemplo Si otro pas se ha unido al UEM, necesitar actualizar esta moneda para tenerlo en cuenta.

78 z Conversin al euro

[Parametrizacin empresa, Contabilidad, Parmetros, General]

Utilizar moneda secund. (lengeta Proceso) Indique si desea o no utilizar una moneda secundaria en esta empresa. Vase 5.22 Glosario del Euro. Si su moneda estndar en una moneda UEM, p.e. Pesetas, se seleccionar automticamente el euro como moneda secundaria. Si no posee E-Multi moneda puede utilizar los dos cdigos de moneda a travs de casi todos los paquetes, como los asientos de programa, listados, generadores de informes, seleccionando {S}. Su sistema contable se convertir en moneda-doble y puede utilizar la moneda estndar y la secundaria de la misma manera. Si selecciona {No}, su software de Exact se quedar con la aplicacin de la moneda nica y nada cambiar. Si posee E-Multi moneda, los cambios que aparecen al seleccionar {S} son menos obvios. Aadir un nivel adicional de cdigos de moneda a su software de Exact, aparte de moneda estndar y divisas. Esta moneda adicional puede ser seleccionada en varios listados y diseos: Tenga o no E-Multi moneda se aplicar lo siguiente si seleccion {S}en Utilizar moneda secund.: Puede crear un gran nmero de listados tanto en la moneda estndar como en la secundaria. Antes de que se cree el listado se le preguntar que moneda desea utilizar. Ejemplo Puede generar un listado de partidas pendientes tanto en la moneda estndar como en la secundaria. Cuando define formatos utilizando el mdulo E-Formato, [Mantenimiento de sistema, Formatos], puede especificar en que campos se imprimirn los importes en moneda secundaria o moneda estndar, o ambas. Tambin puede especificar los campos en que se imprimirn los importes tanto en moneda secundaria como en moneda estndar, o ambos en el generador de informes Crystal Report Writer. Tambin puede especificar los campos en que se imprimirn los importes tanto en moneda secundaria como en moneda estndar, o ambos en los informes generados por el Excel Add-in. {S}. Si no lo hace, el Euro Conversion Wizard no sabr que moneda tiene que convertir, y no puede llevar a cabo la conversin al euro como moneda estndar. Vase 5.20 Procesar el Euro Conversion Wizard.

 desea procesar el Euro Conversion Wizard, este parmetros debe activarse en Si

[Parametrizacin empresa, Contabilidad, Libro mayor, Enlaces libro mayor]

Euro diferencias de clculo (lengeta Cuenta) Es necesario especificar las cuenta del mayor en el cual se introducirn las diferencias de clculo que resultan del uso del euro.
Conversin al euro z 79

[Parametrizacin empresa,Contabilidad, Monedas, Moneda]

Moneda EMU (lengeta General) Si esta moneda es una Moneda EMU, este parmetro ha de estar activado. Fecha ingreso en EMU (lengeta General) Introduzca la fecha en que esta moneda se uni al UEM. Precisin para cotizaciones (lengeta General) Puede indicar el nmero de dgitos que hay despus de la coma de los decimales utilizados para mostrar cotizaciones. Las regulaciones del UEM prescriben que las tarifas se representan con 6 (seis) dgitos en total. Bsicamente determina aqu para esta moneda en que posicin de los seis dgitos situamos el separador de decimales. Par algunas monedas puede que quiera utilizar ms decimales, para otros ms enteros, dependiendo en su valor unitario relativo al euro. Vase 5.22 Glosario del Euro. Ejemplo La tarifa de PTS al EUR es 167,327; por lo tanto en este caso la precisin son 4 dgitos.

Tarifas fijas del euro contra cotizaciones

El 1 de enero de 1999 las cotizaciones para todas las monedas participantes en el UEM sern fijas para el euro. De ah en adelante no puede introducir tarifas diarias para estas monedas, ya que su valor relativo no variar. Estas tarifas fijas del euro, tambin llamadas tasas de conversin, se introducen cuando completa el Euro Wizard. Las cotizaciones entre las monedas UEM no existir; las tarifas expresando su valor relativo se referirn como tasas de conversin. Las legislacin del UEM prescribe que dichas tarifas cruzadas no pueden utilizarse en los clculos contables. Las cotizaciones de IVA para las monedas relevantes se fijar como una figura idntica. Las cotizaciones seguirn existiendo, por supuesto, donde no estn involucradas monedas del UEM. Slo tendr que negociar con esto si posee el mdulo E-Multi Moneda, ya que es el nico momento en el que puede trabajar con ms monedas que la estndar y el euro.

 acuerdo a las tasas, E-Multi Moneda sufrir dos cambios importantes en la De

manera en que se manejan las tarifas en sus empresas despus de procesar el Euro Wizard : Todos los clculos de moneda se realizarn con referencia al euro De acuerdo con las regulaciones del UEM, las tarifas fijas del euro y las cotizaciones aparecern en la tambin llamado representacin Anglosajona, aunque no se marcar como estndar anteriormente (vase 5.22 Glosario del Euro )

80 z Conversin al euro

Cmo se calculan las tarifas fijas? Si est calculando las tarifas de conversin entre las monedas UEM debe utilizar el euro como una referencia para sus clculos de moneda. Ejemplo Importe en moneda UEM * cotizacin UEM del euro = Importe en euros Importe en euros / Cotizacin euro de divisas = Importe en moneda extranjera Esto implica aunque el euro no sea la moneda estndar en sus sistema financiero contable. La tarifa entre cada moneda UEM y el euro es fija Cmo se calcular las cotizaciones? La cotizacin de una moneda que no pertenece al UEM se mantendr con referencia al euro, p.e. ya no es vlida con referencia al cdigo de moneda estndar. Este es el resultado de una nueva legislacin UEM y como una consecuencia, los mercados capitales de los pases UEM se convertirn completamente al euro. Cmo se representarn las tarifas Una vez ha introducido el euro en su sistema financiero procesando el Euro Wizard, las tasas fijas del euro y las cotizaciones se representarn de una manera distintas. La tarifa que aparece ser la que hay entre el euro y la moneda que est utilizando, y se mostrar en lo que se denomina representacin Anglosajona, de acuerdo a las regulaciones de la UEM. Vase 5.22 Glosario del Euro. En las siguientes situaciones el cdigo de moneda estndar es la peseta. Las tarifas slo ilustran estos ejemplos y han sido por lo tanto simplificadas. Estos ejemplos no muestran las figuras significantes de seis dgitos para las tasas fijas de euros y las cotizaciones. La moneda UEM antes de la introduccin del euro Formalmente la cotizacin entre la Peseta y el Florn holands aparece como, p.e., 75, lo cual quiere decir que 1Florn holands (NLG) son 75 PTS.
PTS 75 NLG

Despus de la introduccin del euro, con una moneda UEM como moneda estndar Despus de la introduccin del euro la cotizacin entre el euro y el Florn holands es por ejemplo 2,22. Esto quiere decir que 1 euro con 2,22 NLG.
EUR 166,5 PTS 0,013 2,22 NLG

Ntese que la tarifa figurativa entre la PTS y el NLG ha cambiado debido al cambio de la representacin Anglosajona. La lnea entre ambas monedas est punteada, para indicar que ya no son convertibles directamente.

Conversin al euro z 81

Situacin de una moneda no UEM antes de la introduccin del euro Formalmente la cotizacin entre el Dlar americano y la Peseta era, por ejemplo, 158,25. Esto quiere decir que 1 USD son 158,25 PTS.
PTS 158,25 USD

Despus de la introduccin del euro, con una moneda no UEM como moneda estndar Despus de la introduccin del euro slo la tarifa entre el euro y el Dlar Americano aparecer, por ejemplo, 1,04/ Esto quiere decir que 1 euro son 1, 04 USD.
EUR 166,5 PTS 0,0632 2,22 USD

Ntese que la tarifa figurativa entre los USD y las PTS ha cambiado debido al cambio de la representacin Anglosajona. La lnea entre ambas monedas est punteada, para indicar que ya no son convertibles directamente.

Mantener tarifas
La tarifas fijas del euro y, si posee el mdulo E-Multi Moneda, las cotizaciones se mantienen en [Parametrizacin empresa, Contabilidad, Monedas, Cotizaciones]. Todos los siguientes datos se actualizan automticamente cuando procesa el Euro Wizard. Si no desea utilizar el euro en su empresa, puede hacer los cambios relevantes a las cotizaciones manualmente. Esto tambin ser til si ya ha procesado el Euro Wizard pero necesita realizar algunos cambios. Ejemplo Si otro pas se ha unido al UEM necesitar introducir la tarifa fija del euro para el cdigo de la moneda del pas.

[Parametrizacin empresa, Contabilidad, Monedas, Cotizaciones]

lengeta Euro cotizacin fija Las tarifas fijas entre las monedas UEM y el euro se muestran aqu. Si posee el mdulo E-Multi Moneda, las cotizaciones para las monedas no UEM puede ser mantenidas utilizando las flechas < y >.

82 z Conversin al euro

5.13

Crear entradas
Una vez ha completado el Euro Wizard, puede crear entradas utilizando el euro, o la moneda estndar (local). Exact software soporta las entradas creadas en moneda estndar o monedas secundarias para aquellos usuarios que no poseen E-Multi Moneda El proceso de entrada es el mismo para las entradas de multi-monedas Los clculos cumplirn con las regulaciones del UEM Podr ver los mismos importes en las monedas estndar y secundarias Podr llevar a cabo procesos de moneda doble

Opciones de entrada
Cuando crea entradas despus de procesar el Euro Wizard, puede elegir: Introducir importes en moneda secundaria (euro) Introducir importes en moneda estndar (local)

Las mayora de los cambios afectan al paquete financiero E -Contabilidad. Las modificaciones a otras aplicaciones se discuten al final de esta seccin. Cuando introduce un importe puede hacer click en la Calculadora de euros para ver el importe tanto en moneda secundaria como estndar. Vase 5.14 Trabajar con la calculadora de euros.

E-Multi Moneda
Si posee el mdulo E-Multi Moneda, todas las entradas pueden aparecer en cualquier moneda que elija de las que introdujo en [Parametrizacin empresa, Contabilidad, Monedas, Moneda]. La moneda secundaria y la estndar se incluyen en esta opcin. Si no posee E-Multi Moneda, puede mostrar las entradas en monedas secundarias (euro) y estndar (local) slo despus de haber procesado el Euro Wizard. Ventas, compras, caja, banco, giro y entradas generales Puede crear entradas tanto en la moneda local como en la secundaria. Dependiendo en el cdigo definido en [Parametrizacin empresa, Contabilidad, Diarios].

[Contabilidad, Introducir, Entrada]

Mon. Introduzca la moneda en la que desea crear esta entrada. Codificar partidas pendientes Cuando se recibe un pago para una partida pendiente, los clculos de moneda realizados por su cliente, proveedor o banco puede que hayan resultado en una diferencia de clculo del euro. Todas las monedas tienen que calcularse utilizando el euro como referencia despus del 1 de enero de 1999. Esto puede significar que tenga que anular pequeos importes pendientes debido a estas diferencias de clculo.

Conversin al euro z 83

Un cdigo de anulacin Euro diferencias de clculo puede utilizarse para ser exacto con las cuentas de estas diferencias. Puede anular partidas tanto en moneda estndar o secundarias en Euro diferencias de clculo. Si su moneda estndar (local) no es una moneda UEM y recibe un pago en moneda UEM necesita anular unos importes pendientes pequeos como una Euro diferencias de clculo ya que estos clculos de moneda tambin se utilizarn como una referencia. Cuando quiera que necesite anular pequeos importes como diferencias, cotizaciones e importes involucrados estarn explicados claramente. Si ha procesado el Euro Conversion Wizard y el euro es la moneda estndar, todava necesita anular las partidas pendientes como una Euro diferencias de clculo si un pago no se realiz en euros.

Otros paquetes de Exact

Una vez que ha procesado el Euro Wizard puede hacer otro tipo de entradas como pedidos de compras, facturas, pedidos de ventas y datos INTRASTAT utilizando una moneda secundaria. No puede modificar las cotizaciones para las monedas UEM en el proceso de entrada en cada paquete. Se mostrarn nicamente para su informacin, y refirindose al euro. Las listas de precios estn disponibles en moneda doble. Las tablas de descuento pueden manejarse tanto con monedas secundarias como con monedas estndar.

5.14

Trabajar con la calculadora de euros

Se accede a la calculadora de euros por un botn de la barra de herramientas, , que est activo (disponible) cuando introduce importes en la moneda estndar. Cuando hace esto el botn aparece en amarillo/azul y no como normalmente est en gris. Cuando hace click en este botn el valor equivalente en la moneda secundaria aparecer. Ejemplo Introduce facturas en la lnea de factura de pantalla en la moneda estndar. El botn de la calculadora de euros aparece en gris cuando introduce cantidades, porcentajes y otros datos. Tan pronto como mueva el cursor a un campo de precio o a otro campo que contenga un importe, el botn se volver amarillo/azul, indicando que puede hacer click en l. Si este botn ya est pulsado, un ventana mostrar el importe que acaba de introducir en la moneda estndar calculada en la moneda secundaria. Con la misma calculadora de euros no puede hacer ningn cambio a los importes que aparecen; sin embargo, cada vez que modifique un importe en la funcin de entrada y haga click en el botn de la calculadora de euros, el nuevo, se mostrarn los importes que se ha vuelto a calcular.

84 z Conversin al euro

5.15

Procesar
Una vez ha creado las entradas, tiene que procesarlas para completar la administracin contable. Si cambia al euro procesando el Euro Wizard, la manera en que las entradas se procesan en Exact software cambiarn. Una moneda secundaria, el euro, es reconocido en todas las funciones de proceso La cotizacin que aparece ha sido adaptada a lo que se denomina representacin Anglosajona Esto es para cumplir con los requisitos legales de acuerdo a la representacin de cotizaciones. Vase 5.22 Glosario del Euro.

Archivar entradas
Cuando las entradas se archivan, p.e. se convierten el operaciones, podemos utilizar dos monedas, la moneda estndar y la moneda secundaria, el euro. Para facilitar esto, el Euro Wizard realizar los siguientes cambios: Los clculos hechos mientras se archivaba para las monedas UEM utilizarn el euro como una moneda intermediaria Las diferencias del clculo del euro se escriben en la cuenta del mayor definida en Euro diferencias de clculo en [Parametrizacin empresa, Contabilidad, Libro mayor, Enlaces libro mayor]

5.16

Listados
Los listados dados por Exact software le muestra las datos en el formato que usted especifique. Puede elegir si quiere o no ver los importes en la moneda secundaria o estndar en un gran nmero de listados. Tambin puede facilitar el control de las cotizaciones oficiales ponindolas en los listados para una referencia rpida. Los listados disponibles en Exact software tienen puntos en comn respecto al euro. Bajo estas lneas mostramos informacin ms especfica para los listados disponibles para cada aplicacin que ha cambiado debido al euro. Listados en Exact software: Apoyar las representaciones de cotizacin (vase Glosario del Euro del Euro) prescritas por las regulaciones del UEM y muestra los clculos de moneda en los listados contables Muestra una tarifa de cambio contra la moneda estndar donde los importes se muestran slo en moneda estndar Mostrar slo las tarifas del euro de las monedas UEM cuando las monedas se utilizan Representar las cotizaciones utilizando el mtodo Anglosajn (vase 5.22 Glosario del Euro ) Utilizar el euro como una moneda intermediaria cuando hay ms de una moneda UEM involucrada en una operacin de varias monedas Bloquear el campo de la cotizacin cuando una moneda UEM se selecciona en los listados donde puede mostrar los importes en la moneda seleccionada

Conversin al euro z 85

Si hay monedas no UEM seleccionadas, el campo de cotizacin est accesible y puede modificarse. Muestra las cotizaciones de las monedas UEM

E-Contabilidad
Varios listados, como el de fichas de deudores, fichas de acreedores, fichas del mayor, listados de saldos y listados de saldos de deudores y acreedores, le dan la opcin de elegir entre monedas cuando aparecen los importes. Esta seleccin se hace en la ventana de definicin del filtro precursor de las funciones relevantes en campo aadido Importes. Tiene las opciones {Moneda estndar}, {Moneda secundaria}, o, si el otro, el importe en que la {Moneda original} fue introducida. Consultas rpidas Los precios y los importes pueden verse en la moneda secundaria o en la estndar, dependiendo en que ha seleccionado en la ventana de definicin del filtro precursor de las funciones relevantes en campo aadido Importes.

E-Stock
Varios listados le dan la oportunidad de ver los importes tanto en la moneda secundaria como en la estndar. Normalmente aparece la moneda estndar. Consultas rpidas Los precios y los importes pueden verse tanto en la moneda secundaria como en la estndar, dependiendo en que ha seleccionado en la ventana de definicin del filtro precursor de las funciones relevantes en campo aadido Importes. Listados en tablas de descuentos Hay dos listados nuevos disponibles mostrando los precios en la moneda original tal y como se introdujo en la lista de precios, y en la moneda secundaria.

E-Pedidos Venta
Varios listados le dan la oportunidad de ver los importes tanto en la moneda secundaria como en la estndar. Normalmente aparece la moneda estndar. Consultas rpidas Los precios y los importes pueden verse tanto en la moneda secundaria como en la estndar, dependiendo en que ha seleccionado en la ventana de definicin del filtro precursor de las funciones relevantes en campo aadido Importes.

E-Proyecto
Todos los informes de movimientos, p.e. los informes encontrados en [Proyecto, Introducir, Listado de entradas], y los listados de gestin en [Proyecto, Info] que contiene los importes totales, pueden verse tanto en la moneda secundaria como en la primaria. Si posee el mdulo puede utilizarlos con otros cdigos de moneda.

86 z Conversin al euro

Los informes en los listados totales de los proyectos se disean para mostrar importes en monedas por el usuario como estndar para el proyecto y por ello no puede utilizarse con otros cdigos de moneda.

E-Frmula de montaje
Los listados de clculos pueden verse tanto en la moneda estndar como en la secundaria.

E-PAS
Varios listados pueden mostrarse tanto en moneda secundaria como en la estndar, p.e listados de clculo y listados relacionados con el consumo real. E-PAS Stock & Compra Se aceptan las listas de precios definidas en la moneda secundaria. E-PAS Pedido de Ventas Los listados de clculo pueden verse tanto en la moneda estndar como en la secundaria. E-PAS Costes de produccin Los listados de clculo pueden verse tanto en la moneda estndar como en la secundaria.

5.17

Documentos oficiales
Debe tener clientes que ya ha realizado operaciones con el euro y quiere mandarles facturas que muestren los importes en la moneda que ellos prefieran. Si tiene clientes de los cuales no sabe cual es su moneda preferente puede ensearle el importe en euros y en la moneda estndar (local). Una vez ha procesado el Euro Wizard, una moneda secundaria puede aadirse a todos los documentos oficiales. Esto significa que puede mostrar los importes en dos monedas distintas. Tendr ms flexibilidad en sus comunicaciones externas. Si desea mostrar el importe en una sola moneda en sus documentos, no tendr que modificar nada. El documento se imprimir en la moneda utilizada durante el proceso de entrada. Durante la fase de transicin puede decidir si desea mostrar los importes tanto en moneda estndar (local) o el euro. Una vez ha procesado el Euro Wizard puede elegir como quiere que aparezcan los importes definiendo los campos relevantes en sus diseos correspondiente, utilizando [Mantenimiento de sistema, Formatos]. Una vez ha procesado el Euro Conversion Wizard podr mostrar los importes tanto en euros como en la moneda estndar.

Conversin al euro z 87

[Mantenimiento de sistema, Formatos]  una descripcin detalla del la funcionalidad de los formatos de Exact, vase Para
9.3 Definir los diseos. Moneda secundaria Si est incluyendo un campo de clculo en un diseo, la casilla de control Moneda secundaria estar disponible en la ventana de definicin. Autorice este campo si los importes en el campo que est definiendo para que aparezca en moneda secundaria.

E-Contabilidad
Las declaraciones de IVA, efectos, cheques, remesas, recordatorios, etc. pueden aparecer tanto en moneda secundaria como en estndar. Hace las selecciones mientras se define el campo en los formatos de sus documentos en [Mantenimiento de sistema, Formatos], autorizando o desautorizando la casilla de control Moneda secundaria. Puede seleccionar el formato adecuado en las pantallas que aparecer cuando imprima documentos oficiales, as que la moneda seleccionada aparecer en ellos.

E-Facturacin
Las facturas y el listado de ventas de la UE puede mostrar tanto la moneda estndar como la secundaria. Hace la seleccin durante la definicin del campo en los formatos de sus documento en [Mantenimiento de sistema, Formatos], autorizando o desautorizando la casilla de control Moneda secundaria. Puede seleccionar el formato adecuado en las pantallas que aparecer cuando imprima documentos oficiales, as que la moneda seleccionada aparecer en ellos.

E-Pedidos Venta
Confirmaciones de pedidos, albaranes, y etiquetas de artculos pueden mostrar tanto la moneda estndar como la secundaria. Hace la seleccin durante la definicin del campo en los formatos de sus documento en [Mantenimiento de sistema, Formatos], autorizando o desautorizando la casilla de control Moneda secundaria. Puede seleccionar el formato adecuado en las pantallas que aparecer cuando imprima documentos oficiales, as que la moneda seleccionada aparecer en ellos.

E- Stock Control
En los pedidos de compra puede mostrar tanto la moneda estndar como la secundaria. Hace la seleccin durante la definicin del campo en los formatos de sus documento en[Mantenimiento de sistema, Formatos], autorizando o desautorizando la casilla de control Moneda secundaria. Puede seleccionar el formato adecuado en las pantallas que aparecer cuando imprima documentos oficiales, as que la moneda seleccionada aparecer en ellos.

88 z Conversin al euro

5.18

Introduccin al Euro Conversion Wizard

El Euro Conversion Wizard es un programa que convierte su sistema contable actual al sistema contable del euro. Durante la conversin todos los importes en moneda estndar se volvern a calcular en euros. Despus de la conversin el euro ser la moneda estndar. Necesita decidir cuando quiere procesar el Euro Conversion Wizard. Distintas empresas decidirn convertir sus datos en distintos momentos. Sin embargo, su sistema contable debera cambiarse al euro antes del 1 de enero del 2002, p.e. al final de la fase de transicin, para rellenar los requisitos legales. Vase 5.5 Cmo le afecta el euro.

 Euro Conversion Wizard no adapta su sistema contable al completo en una El

sola vez si mantiene ms de una empresa con Exact. Tiene que procesarlo en cada empresa por separado.

 Procesar el Euro Conversion Wizard tiene implicaciones serias: una vez que los
datos se han convertido no pueden volver a convertirse a su estado previo. Tiene que hacer una copia de seguridad de empresa antes de que empiece a utilizar el Euro Conversion Wizard. Ms adelante, para evitar las inconsistencias contables, es aconsejable que proceda este wizard en el final del ejercicio contable o al cierre del periodo de IVA.

 Durante la conversin de su moneda estndar al euro, todos los importes se

redondearn a dos decimales, los cuales provocarn inevitablemente diferencias. Estas diferencias no se anularn lnea por lnea, pero una sola entrada de correccin cumulativa se crear y se mostrar en el informe que ser impreso automticamente una vez se ha terminado la conversin.

 est utilizando E-PAS todas las operaciones financieras creadas en E-PAS Si

estn en la moneda estndar. Si tiene que procesar el Euro Conversion Wizard el sistema se transferir automticamente a la nueva moneda estndar - el euro. Esto significa que las operaciones financieras creadas en E-PAS estn en lnea con sus administracin financiera.

5.19

Preparacin para procesar el Euro Conversion Wizard

El control puede llevarse a cabo
Antes de comenzar el Euro Conversion Wizard debe asegurarse de que: La empresa correcta est abierta Slo adaptar una empresa cada vez. Examine que ha abierto la empresa en la quiere procesar el Euro Conversion Wizard y que ha cerrado las otras empresas. Los parmetros y los datos maestros para el euro se han actualizado Esto debe hacerse utilizando el Euro Wizard, vase 5.10 Procesar el Euro Wizard, o tenindolo en cuanta.

Conversin al euro z 89

 Examine que Utilizar moneda secund.en [Parametrizacin empresa,

Contabilidad, Parmetros, General] en la lengeta Proceso est activado en {S} o el Euro Conversion Wizard no sabr que moneda ha de convertir, y no puede realizar la conversin al euro como moneda estndar. Vase 5.12 La moneda y el euro. Las entradas se han archivado y procesado Involucra lo siguiente: Entradas contables Libro Mayor, revalorizaciones de deudores y acreedores Actividades de telebanking, Efectos Movimientos de artculos, facturas de compra y cambios de precios Facturas, albaranes y recibos que no se han impreso finalmente Facturas y pedidos de produccin que no se han contabilizado todava

Sus ficheros son consistentes Utilice [Contabilidad, Libro mayor, Controles, Control de consistencia] para examinar la consistencia de los ficheros en esta empresa. Se ha hecho una copia de seguridad Si no ha hecho una copia de seguridad recientemente, puede hacer una ahora en [Fichero, Copia seg.].

5.20

Procesar el Euro Conversion Wizard

[Fichero, Conversin Euro]
Antes de que el Euro Conversion Wizard convierta cualquier informacin tendr que asegurarse que ha completado ciertos chequeos. Las primeras pantallas contienen casillas de control que debera autorizar cuando ha completado cada paso. Controles generales Examinar que ha hecho una copia de seguridad y que tiene suficientes derechos, que sus archivos son consistentes, que sus datos maestros han sido actualizados utilizando el Euro Wizard o de tenindolo en cuenta. Paquete- controles dependientes de el paquete financiero contable E-Contabilidad Examinar que las entradas han sido archivadas. Paquete- controles dependientes para otros paquetes, p.e E-Stock, E-Facturacin. Examinar que las entradas han sido procesadas.

Si el Euro Conversion Wizard encuentra cualquier error no podr continuar, as que asegrese que estos controles estn totalmente finalizados.

90 z Conversin al euro

 el Euro Conversion Wizard no puede continuar, o si los datos no pueden Si

convertirse, un mensaje de aviso aparecer. Para ms informacin sobre qu se debera hacer, vase 5.21 Mensajes, avisos y acciones a tomar. Una vez estos controles se han completado, la conversin puede comenzarse. Esto puede llevar algn tiempo. Una vez la conversin se ha finalizado, la moneda estndar para esta empresa ser el euro y todos los procedimientos contables utilizarn el euro. Un archivo de registro se crea mientras se procesa el Euro Conversion Wizard y se almacena en el directorio Exact. Puede imprimirlo para un listado de las acciones realizadas: Abrir y cerrar archivos Correcciones realizadas Errores encontrados Recibir mensajes mientras el Euro Conversion Wizard est en proceso si se encuentran algunos errores. Estos errores tambin se registrarn en el listado del fichero. Algunos errores pueden aparece que no pararn el proceso del Euro Conversion Wizard pero se mostrarn en dicho archivo. Puede tomar las medidas necesarias una vez se ha completado el Euro Conversion Wizard. Vase 5.21 Mensajes, avisos y acciones a tomar.

5.21

Mensajes, avisos y acciones a tomar

Cuando actualiza sus archivos utilizando el Euro Conversion Wizard, puede encontrar algunos mensajes o avisos. Estos le avisan si sus archivos no pueden actualizarse. Entonces puede tomar medidas para vencer estos problemas. Cada mensaje y aviso es una referencia para ayudarle a tomar las acciones correctas as sus datos estn actualizados correctamente. Los mensajes y los avisos que aparecen se explican abajo, con sugerencias sobre como vencer los problemas. Estn enumerados con el paquete al que estn relacionados. Cada mensaje tiene un nmero de referencia as que puede solucionar cada problema. Hay dos tipos de errores posibles. Errores que causan problemas a la hora de procesar el Euro Conversion Wizard. Si estos errores ocurren, tendr que parar el proceso del wizard y tomar una de las acciones correspondientes que abajo se mencionan. Entonces puede comenzar de nuevo el Euro Conversion Wizard. Los errores abajo marcados con cdigo que comienza con una C y la mayora de los errores que estn relacionados a E-Pedidos Venta son errores que slo afectarn la validez de los datos histricos; el wizard continuar con el proceso y en el archivo de registro que se crear automticamente puede examinar que historiales de operaciones se ven afectados y corregirlos si quiere que sean vlidos.

Conversin al euro z 91

E-Contabilidad
PA0001 : Todava hay asientos contables a archivar. Examine todas las entradas contables que han sido archivadas. No podr continuar con la conversin hasta que esto se haya llevado a cabo. Pare el Euro Conversion wizard haciendo click en Cancelar, archive las entradas involucradas y comience el wizard de nuevo. PA0002 : Todava hay revalorizaciones del libro mayor a archivar. Examine que todas las revalorizaciones del libro mayor han sido archivadas. No podr continuar con la conversin hasta que esto se haya llevado a cabo. Pare el Euro Conversion wizard haciendo click en Cancelar, archive las revalorizaciones del libro mayor involucradas y comience el wizard de nuevo. PA0003 : Todava hay revalorizaciones de deudor a archivar. Examine que todas las revalorizaciones de los deudores han sido archivadas. No podr continuar con la conversin hasta que esto se haya llevado a cabo. Pare el Euro Conversion wizard haciendo click en Cancelar, archive las revalorizaciones de deudor involucradas y comience el wizard de nuevo. PA0004 : Todava hay revalorizaciones de acreedor a archivar. Examine que todas las revalorizaciones de los acreedores han sido archivadas. No podr continuar con la conversin hasta que esto se haya llevado a cabo. Pare el Euro Conversion wizard haciendo click en Cancelar, archive las revalorizaciones de acreedor involucradas y comience el wizard de nuevo. PA0005 : Todava hay listados de cobros sugeridos a contabilizar. Examine que todas las listas de los cobros sugeridos han sido contabilizados. No podr continuar con la conversin hasta que esto se haya llevado a cabo. Pare el Euro Conversion wizard haciendo click en Cancelar, archive los listados de cobros sugeridos involucrados y comience el wizard de nuevo. PA0006 : Todava hay extractos bancarios a procesar. Examine que todos los extractos bancarios han sido procesados. No podr continuar con la conversin hasta que esto se haya llevado a cabo. Pare el Euro Conversion wizard haciendo click en Cancelar, archive los extractos bancarios involucrados y comience el wizard de nuevo. PA0007 : Todava hay pagos a contabilizar. Examine que todos los pagos han sido contabilizados. No podr continuar con la conversin hasta que esto se haya llevado a cabo. Pare el Euro Conversion wizard haciendo click en Cancelar, archive los pagos involucrados y comience el wizard de nuevo.

92 z Conversin al euro

PA0008 : Todava hay efectos acreedor a contabilizar. Examine todos los efectos acreedor han sido contabilizados. No podr continuar con la conversin hasta que esto se haya llevado a cabo. Pare el Euro Conversion wizard haciendo click en Cancelar, archive los efectos acreedor involucrados y comience el wizard de nuevo. PA0009 : Todava hay efectos deudor a contabilizar. Examine todos los efectos deudor han sido contabilizados. No podr continuar con la conversin hasta que esto se haya llevado a cabo. Pare el Euro Conversion wizard haciendo click en Cancelar, archive los efectos deudor involucrados y comience el wizard de nuevo.

E-Stock
PV0001 : Primero, contabilizar : Movimientos de bienes Examine que todos los movimientos de bienes que han de ser contabilizados. No podr continuar con la conversin hasta que esto se haya llevado a cabo. Pare el Euro Conversion wizard haciendo click en Cancelar, contabilice los movimientos de bienes involucrados y comience el wizard de nuevo. PV0002 : Primero, contabilizar : Facturas de compra Examine todas las facturas de compra que han de ser contabilizadas. No podr continuar con la conversin hasta que esto se haya llevado a cabo. Pare el Euro Conversion wizard haciendo click en Cancelar, contabilice las facturas de compra involucradas y comience el wizard de nuevo. PV0003 : Primero, contabilizar : Modificaciones de precios Examine todas las modificaciones de precios han sido contabilizadas. No podr continuar con la conversin hasta que esto se haya llevado a cabo. Pare el Euro Conversion wizard haciendo click en Cancelar, contabilice los movimientos de bienes involucrados y comience el wizard de nuevo. PV0004 : Error desconocido Pare el Euro Conversion wizard haciendo click en Cancelar, y llame a al departamento de ayuda al cliente en Exact, no podr continuar con la conversin hasta que el error se haya solucionado. Otros errores relacionados con E-Stock Los siguientes errores, marcados con un cdigo que comienza por C, no parar0 el proceso del Euro Conversion Wizard. Slo aparecern en el archivo de registro que se crea automticamente. Si esto ocurriera, las operaciones histricas afectadas indicarn por los nmeros de operaciones, as que puede corregirlos si as lo desea.

Conversin al euro z 93

CV0001 : No es posible encontrar : Moneda CCC Una vez se ha finalizado la conversin, examine que los cdigos de moneda para las operaciones involucradas son correctas. La operacin involucrada se convertir como si fuera introducida en moneda extranjera, la tarifa grabada se convertir en 6 dgitos y todos los importes y precios se convertirn en 4 decimales. CV0002 : No es posible encontrar : Cdigo IVA 000 Una vez la conversin ha sido finalizada, examine los cdigos de IVA para la operaciones involucradas son correctos. CV0003 : Inconsistencias encontradas. : Lneas Pedido de compra (Cdigo moneda) Una vez la conversin se ha completado, procesar un control de consistencia en las monedas del pedido de compra utilizando [Gestin de stock, Proceso, Funciones de correccin]. Las operaciones involucradas se convertirs como si fueran introducidas en moneda extranjera. CV0004 : Inconsistencias encontradas. (Inconsistencias encontradas. : Pedido de compra 0000000000) Una vez la conversin se ha completado, procesar un control de consistencia utilizando [Gestin de stock, Proceso, Funciones de correccin]. CV0005 : Inconsistencias encontradas. : Lneas factura compras (Cdigo moneda) Una vez la conversin se ha completado, procesar un control de consistencia en las monedas de la factura de compra utilizando [Gestin de stock, Proceso, Funciones de correccin]. Las operaciones involucradas se convertirs como si fueran introducidas en moneda extranjera. CV0006 : Inconsistencias encontradas. (No es posible encontrar : Factura de compra 0000000000) Una vez la conversin se ha completado, procesar un control de consistencia utilizando [Gestin de stock, Proceso, Funciones de correccin]. CV0007 : No es posible convertir : Parmetros E-Stock Una vez la conversin se ha completado, examinar los parmetros y vuelva a calculas sus operaciones.

Compacto
PM0001 : Primero, imprimir : Facturas Examine que todas las facturas han sido finalmente impresas. No podr continuar con la conversin hasta que lo haya hecho. Para el Euro Conversion wizard haciendo click en Cancelar, imprima las facturas involucradas y comience el wizard de nuevo.

94 z Conversin al euro

PM0002 : Primero, imprimir : Recibos Examine que los recibos han sido finalmente impresas. No podr continuar con la conversin hasta que lo haya hecho. Para el Euro Conversion wizard haciendo click en Cancelar, imprima los recibos involucrados y comience el wizard de nuevo.

E-PAS
PQ0001 : Primero, contabilizar : Ordenes de produccin Examine que todas las rdenes de produccin han sido contabilizadas. No podr continuar con la conversin hasta que lo haya hecho. Para el Euro Conversion wizard haciendo click en Cancelar, contabilice las rdenes de produccin involucradas y comience el wizard de nuevo.

Pedidos de ventas
PO0001 : Primero, completar : Albaranes impresos definitivamente. Examine que todos los albaranes han sido finalmente impresos. No podr continuar con la conversin hasta que lo haya hecho. Para el Euro Conversion wizard haciendo click en Cancelar, imprima los albaranes involucrados y comience el wizard de nuevo. PO0002 : N pedido de venta (nmero). No se han definido lneas para este pedido venta. Los pedidos de ventas relevantes se borrarn. PO0003 : PedVta recurrente (nmero). No se han definido lneas para este pedido venta. Los pedidos de ventas relevantes recurrentes se borrarn. PO0004 : Historial Pedidos de venta (nmero). No se han definido lneas para este pedido venta. Los historiales de pedidos de venta se borrarn. PO0005 : N de lnea pedido de venta (nmero). No hay encabez. presente. Las lneas de venta relevantes se borrarn. PO0006 : PedVta recurrente (nmero). No hay encabez. presente. Las lneas de venta relevantes recurrentes se borrarn. PO0007 : Historial Pedidos de venta (nmero). No hay encabez. presente. Las lneas del historial de pedidos de venta se borrar.

Conversin al euro z 95

PO0008 : No se convertirn las tablas de descuentos de ventas y compras. Esto es simplemente para informarle. Este mensaje aparecer si mantiene las tablas de descuento pero no posee E-Facturacin en su licencia. PO0009 : No se convertirn losprecios y los importes de acuerdos de precios. Esto es simplemente para informarle. PO0010 : No se convertirn copias de albaranes. Esto es simplemente para informarle. PO0011 : No se convertir el registro cronolgico de ventas. Esto es simplemente para informarle.

E-Facturacin
PF0001 : Este error aparece cuando se encuentran facturas sin contabilizar. Examine todas las facturas que has sido contabilizadas. No podr continuar con la conversin hasta que lo haya hecho. Pare el Euro Conversion wizard haciendo click en Cancelar, contabilice las facturas involucradas y comience el wizard de nuevo.

5.22

Glosario del Euro

Moneda estndar Esta es la moneda que la empresa utiliza como estndar dentro de Exact software. Los importes en todas las otras monedas siempre eran calculadas contra esta estndar. Una vez se ha procesado Euro Wizard, las monedas son calculadas utilizando el euro con referencia. UEM Unidad Econmica y Monetaria, establecida el 1 de enero de 1999. Moneda EMU Esta es la moneda estndar de una pas miembro de la UEM. Estas monedas continuarn en circulacin hasta el 1 de julio de 2002 y entonces sern reemplazadas en todos los pases miembros por el euro. Las monedas UEM actuales son el marco alemn, franco belga/luxemburgus, peseta, franco francs, libra iralndesa, lira italiana, florn holands, cheln austraco, escudo portugus, marco finlands. Euro La nueva moneda del UEM, a ser introducida el 1 de enero de 1999, en los pases que participen en el UEM. Hasta el 1 de enero del 2002 se utilizar para las operaciones monetarias despus de la fase de transicin entrar en circulacin.

96 z Conversin al euro

Euro Conversion Wizard Wizard para implementar la transicin de sus sistema contable desde la moneda estndar (su moneda local) al euro (la moneda estndar desde ese momento), y para iniciar la funcionalidad de la moneda secundaria. Tarifas fijas del euro o tasas de conversin Las cotizaciones de las monedas UEM al euro son determinadas por el UEM. Desde el 1 de enero de 1999 estas tarifas ya no sern objeto de las variaciones mutuas, y sern referidas con tasas de conversin. Estn en contraste a las cotizaciones o las tarifas variables aplicable a las monedas UEM. Euro Wizard Wizard para ayudarle a iniciar las empresa para utilizar el euro en combinacin con los requisitos del UEM. Cotizaciones o tarifas variables Todas las cotizaciones antes del 1 de enero de 1999 y las cotizaciones entre el euro y las monedas no UEM, por ejemplo el dlar, despus del 1 de enero de 1999. Por tanto el trmino cotizacin tiene que ser descartado en cuanto las monedas UEM concierne, se seguir utilizando para otros cdigos de moneda. Fecha ingreso en EMU La fecha en que los pases se unen al UEM, y como una consecuencia la fecha en que las monedas locales de estos pases se enlazan por una tarifa fija al euro. Moneda no EMU Moneda de un pas que no es miembro del UEM. Precisin La precisin indica el nmero de dgitos despus de los puntos decimales. Las tarifas de cualquier moneda UEM deben estar siempre representadas en 6 dgitos. Ejemplo La tarifa de la PTA al EUR es 167,327; por lo tanto en este caso la precisin son 4 dgitos. Representacin de tarifa La manera en que se muestran las tarifas y las tasas de conversin. Hay dos tipos de estilos de representacin: Representacin estndar La tarifa o la tasa de conversin de monedas extranjeras se expresa en la moneda estndar. En otras palabras, para cada moneda extranjera el precio de su propia moneda debera registrarse. Representacin Anglosajona La tarifa o la tasa de conversin refleja el importe de la moneda extranjera relacionada una unidad de la moneda estndar, p.e. el importe de la moneda extranjera necesario para obtener una unidad de la moneda estndar.

Conversin al euro z 97

Ejemplo La cotizacin del euro (EUR) y la peseta (PTS) puede representarse de dos maneras. La moneda estndar utilizada es la peseta. {Estndar}: 1 EUR = 167,327 PTS. {Anglo Sajn}: 1 PTS = 0,0059 EUR.

 vez ha procesado el Euro Wizard, las tarifas en Exact se representarn de Una

acuerdo a la notacin Anglosajona, de acuerdo a las regulaciones del UEM. Moneda secundaria Esta es la moneda secundaria contra la que se calcula la moneda estndar u otras monedas extranjeras. En los pases del UEM, el euro ser la moneda secundaria entre el 1 de enero de 1999 hasta el 30 de junio del 2002. Procesando el Euro Wizard introduce una moneda secundara, el euro, en sus sistema contable. Durante la fase de transicin la moneda local quedar como moneda estndar. Si a continuacin procesa el Euro Conversion Wizard el euro se convertir en la moneda estndar en sistema contable y la moneda local pasar a un segundo lugar. En general, el uso de la moneda secundaria significa que puede introducir, mostrar e imprimir figuras en dos monedas.

5.23

Ms preguntas?
Si tiene preguntas de acuerdo al euro y cmo debera integrarse en su sistema contable, puede llamar a atencin al cliente en Exact. Para ms informacin sobre el Euro puede visitar las siguientes pginas de Internet: www.exact.nl Pgina de Exact-Software. www.europa.eu.int/euro Informacin general del euro, con enlaces a otras pginas que tienen relacin con el euro. www.ispo.cec.be/y2keuro Pgina de la Comunidad Europea, tambin ofrece informacin sobre el proyecto del cambio de milenio, ao 2000.

98 z Conversin al euro

Trabajar con distintos idiomas

100 z Trabajar con distintos idiomas

6.1

Introduccin
Una vez ha sido instalado Exact Globe for Windows, inicializado el software y haber creado una empresa, se deben definir los parmetros de la empresa y los del usuario. Este captulo describe cmo utilizar la funcionalidad multi-idioma de Exact. Exact ofrece la opcin de trabajar con idiomas diferentes en una sesin, y todos los usuarios pueden trabajar con Exact en su propio idioma.

6.2

Procedimiento
Es posible introducir y recuperar datos en su propio idioma, introducir descripciones para datos maestros (p.e. artculos) en mltiples idiomas. Seleccione el idioma actual y los otros idiomas para la descripcin de la informacin maestra. Estos son los parmetros de la empresa. Cada usuario puede seleccionar su idioma estndar en su mdulo de idioma. Si es necesario seleccione un idioma actual diferente para la descripcin de la informacin maestra para los usuarios particulares. Si tiene ms de un mdulo de idioma, cada usuario puede seleccionar su idioma estndar de interface. Este idioma se utiliza, por ejemplo, en pantallas y textos de ayuda.

6.3

Trabajar con distintas descripciones de datos maestros

 utilizar varios idiomas para descripciones de datos maestros, no necesita Para
una licencia multi-idioma. Si su empresa utiliza varios idiomas, cada empleado podr utilizar su propio idioma, tanto para introducir como para mostrar datos. Para cada empresa, es posible definir hasta cinco idiomas para utilizar en las descripciones de los datos maestros (p.e. descripciones de artculos). Uno de esos cinco idiomas puede seleccionarse como idioma estndar. Este parmetro de empresa estndar puede ser ignorado por un parmetro de usuario. Este parmetro de usuario no est limitado a una empresa particular. Defina los idiomas que quiere utilizar en [Parametrizacin empresa, General, Parmetros]. El idioma estndar para las descripciones de los datos maestros es un parmetro de la empresa. Si es necesario, ste puede ser anulado por un parmetro de usuario en [Fichero, Parmetros de usuario]. Ejemplo Una empresa en Blgica tiene 20 empleados que hablan holands y 20 que hablan francs. En [Parametrizacin empresa, General, Parmetros], Belga-Francs y Belga-Holands deberan definirse como descripcin de datos maestros. El BelgaFrancs es el idioma estndar. Los usuarios que hablen Belga-Holands debern utilizar [Fichero, Parmetros de usuario] para definir su idioma como idioma estndar para la descripcin de los datos maestros.

Trabajar con distintos idiomas z 101

[Parametrizacin empresa, General, Parmetros]

Idioma 1 - Idioma 5(lengeta Idiomas) Seleccionar hasta 5 idiomas de la tabla ISO para las descripciones de los datos maestros, listados, etc. Para cada cdigo de lenguaje introducido (para cada lenguaje) puede introducirse una descripcin diferente de los datos maestros.

 es un parmetro dependiente de la empresa. Este

Idioma estndar (lengeta Idiomas) Las descripciones para los datos maestros pueden ser introducidas en 5 idiomas diferentes. Indique que idioma debera ser el estndar en la empresa actual si: El usuario no ha definido el idioma estndar para la descripcin de los datos maestros en [Fichero, Parmetros de usuario]; El idioma definido en [Fichero, Parmetros de usuario] no es uno de los 5 definidos para esta empresa.

[Fichero, Parmetros de usuario]

Descripciones en listado de opciones (lengeta Idioma) Seleccione el idioma estndar que debera utilizar para las descripciones de los datos maestros, etc. El parmetro se activar una vez que salga y reinicie Exact.

 es un parmetro dependiente de usuario, vlido para todas las empresas. Se Este

utiliza solamente en una empresa si el idioma seleccionado es uno de los cinco que han sido definidos para la empresa en [Parametrizacin empresa, General, Parmetros].

6.4

Definir interface
 seccin slo es aplicable si tiene ms de un mdulo de idioma. Si tiene una Esta
nica licencia de idioma, no es posible utilizar otro idioma de interface. Cada usuario puede seleccionar su propio idioma de interface. El nmero de idiomas disponibles depende del nmero de su licencia. Cada nombre de funcin, nombre de men o texto de ayuda se mostrar en el idioma seleccionado.

[Fichero, Parmetros de usuario]

Si selecciona un idioma de interface diferente, no slo los parmetros de Exact sino tambin los de DOS deben definirse correctamente. 1. Incluya los siguientes comandos en CONFIG.SYS: El comando COUNTRY para utilizar los convenios especficos por pas. El comando DEVICE para preparar el monitor para mostrar un grupo de caracteres diferente.

102 z Trabajar con distintos idiomas

2. Incluya los siguientes comandos en AUTOEXEC.BAT: El comando NLSFUNC para cargar el mdulo soporte de idiomas. El comando MODE CON CP PREP para cargar un grupo de caracteres en memoria. El comando CHCP para activar el grupo de caracteres. El comando KEYB para modificar el formato de los caracteres en el teclado. Ejemplo Para Espaa, los siguientes cambios seran apropiados, asumiendo que tiene todos los ficheros relacionados con DOS, en el directorio C:\DOS en su disco duro local: 1. En CONFIG.SYS: COUNTRY=034,,C:\DOS\COUNTRY.SYS DEVICE=C:\DOS\DISPLAY.SYS CON=(EGA,850,2) 2. En AUTOEXEC.BAT (despus del comando PATH): NLSFUNC MODE CON CP PREP=((850)C:\DOS\EGA.CPI) CHCP 850 KEYB GR,,C:\DOS\KEYBOARD.SYS

 Estos parmetros deberan estar definidos en el orden mostrado. Vase el

manual de DOS para mayor informacin. Exact Software (lengeta Idioma) Seleccione el idioma requerido de interface. El parmetro se activar solo cuando se salga o se reinicie Exact.

 es un parmetro dependiente del usuario y aplicado a todas las empresas. Este [Parametrizacin empresa, General, Parmetros]
Idioma (lengeta Idiomas) Seleccione el lenguaje que debera utilizarse para documentos oficiales, como los informes de IVA, listados de ventas en la UE y listados de INTRASTAT.

 es un parmetro dependiente de la empresa. Este

Trabajar con distintos idiomas z 103

104 z Trabajar con distintos idiomas

Definir parmetros de empresa

106 z Definir parmetros de empresa

7.1

Introduccin
Una vez creada la empresa, necesita definir los parmetros de la empresa para poder trabajar en ella. Puede definir los parmetros del usuario y los parmetros de almacenaje, introducir los datos maestros y utilizar la empresa para propsitos contables.

7.2

Procedimiento
Definir los parmetros generales Los parmetros generales se pueden definir para cada paquete de Exact dentro de la empresa. Crear la tabla periodo-fecha Si quiere examinar si una fecha de entrada se recoge en un periodo, deber introducir una tabla periodo-fecha.

7.3

Definir parmetros generales

Antes de que empiece a trabajar en la empresa debe definir un nmero de parmetros generales: Parmetros de registro cronolgico El formato de sus datos de direccin Los parmetros de sus datos de direccin determinan si los datos de direccin se pueden introducir en un formato libre (nmero de telfono, ciudad, etc.). El tipo de cuenta bancaria actual Los parmetros de la cuanta bancaria determinan el tipo de cuenta bancaria actual.

[Parametrizacin empresa, General, Parmetros]  Estos parmetros se relacionan con la empresa introducida. Para ms
informacin en los parmetros del idioma, Vase 6.3 Trabajar con distintas descripciones de datos maestros, y Vase 6.4 Definir interface. Registro de ficheros (lengeta Entrada) Si Vd. autoriza este parmetro, todas las modificaciones de este fichero de esta empresa se graban en un registro de archivos. La informacin grabada en este fichero incluye la fecha y la hora de los cambios introducidos, tanto como el usuario responsable de ellos. En algunos pases, el registro de archivos es obligatorio. Parmetros registro cronol. (lengeta Entrada) Si autoriza este parmetro, todas las modificaciones realizadas a los parmetros de esta empresa se graban en registro de archivo.

Definir parmetros de empresa z 107

Caracter. permitidos (lengeta Entrada) Estos parmetros determinan como se deben introducir las ciudades, cdigos postales y nmeros de telfono: {Maysculas} / {Cifras} Para las ciudades y cdigos postales, puede optar por permitir slo maysculas. Para nmeros de telfono puede optar por permitir slo dgitos. {Maysculas} / {Todos los caract.} Para las ciudades y cdigos postales puede optar por permitir escribirlo con minsculas. Para los nmeros de telfono puede permitir poner caracteres, por ejemplo si poner o no poner el signo ms +, parntesis () o un guin -.

Tipo cuenta bancaria / Tipo cta. Postbank (lengeta Entrada) Tambin puede haber slo un tipo de nmero de cuenta bancaria en su pas, igual quiere hacer una distincin entre las distintas sucursales del banco. Si slo quiere utilizar un tipo de cuenta bancaria para los nmeros de las cuentas bancarias, especifique el tipo en este campo y desautorice el parmetro Modificable. De esa manera no tendr que seleccionar un tipo de cuenta bancaria. Modificable (lengeta Entrada) Autorice este parmetro si prefiere crear diferentes tipos de cuentas bancarias a tener que introducir el tipo estndar en Tipo cuenta bancaria o Tipo cta. Postbank.

7.4

Crear una tabla periodo-fecha

Con cada asiento, un periodo y una fecha de entrada se graban. Generalmente, el periodo de una entrada se corresponde con el periodo de la fecha de entrada. Sin embargo, el periodo de entrada puede desviarse de la fecha de entrada. Ejemplo El 10 de octubre paga la factura de un proyecto que se finaliz en Mayo. Puede decidir introducir esta factura en el periodo 5 con fecha de entrada el 10 de octubre. Utilizando el listado [Contabilidad, Libro mayor, Fichas libro mayor], los movimientos pueden ser recuperados por fecha o por periodo. Si no quiere desviar el periodo y la fecha, puede utilizar una tabla periodo-fecha. Esta tabla enumera las fechas que estn permitidas por periodo. Cuando realiza entradas, la validez de la fecha, en relacin al periodo, se activar por el programa. Ejemplo De acuerdo a la tabla periodo-fecha, el rango-fecha para el periodo 5 va del 1 al 31 de mayo. Si la fecha de entrada 1 de junio se introduce con las entradas del periodo 5, la fecha no se aceptar. Una tabla periodo-fecha puede ser creada para cada apertura de ejercicio contable. Se debe especificar como quiere utilizar la tabla en cuestin en [Parametrizacin empresa, Contabilidad, Parmetros, General].

108 z Definir parmetros de empresa

[Parametrizacin empresa, General, Tabla perodo/fecha, Mantenimiento]  Examine si ya ha introducido un ejercicio contable estndar y si el nmero de la
entrada de periodo est definido correctamente en [Parametrizacin empresa, Contabilidad, Parmetros, General]. Introduzca el ejercicio contable. Haga click en Seleccionar para introducir la tabla manualmente. Haga click en Generar para crear la tabla automticamente o para copiar una tabla ya existente: {Dividir perodos en el rango de fecha} Autorice este parmetro si quiere extender los periodos igualmente a travs del rango de fechas.

 utiliza 12 periodos, tendr periodos de 30 y 31 das. Esto no concordar Si

los meses. {Definir perodos contables en meses} Autorice este parmetro si utiliza 12 periodos que quiere enlazar con cada mes. {Copiar} Autorice este parmetro si quiere copiar una tabla ya existente. Introduzca el ao del que quiere copiar la tabla.

Despus de generar la tabla, puede editarla manualmente.

Solucionar problemas
Mientras hace una entrada, aparece un mensaje en la pantalla y dice que no existe todava una tabla de periodo-fecha. Si crea una tabla periodo-fecha o si desautoriza el chequeo seleccionando {Sin control} en Control Perodo/Fecha en la tecla General en [Parametrizacin empresa, Contabilidad, Parmetros, General]. No puedo introducir el ejercicio contable o financiero requerido. Use [Contabilidad, Procesar, Control de perodos, Abrir nuevo ejercicio contable].

Definir parmetros de empresa z 109

110 z Definir parmetros de empresa

Definir parmetros del usuario

112 z Definir parmetros del usuario

8.1

Introduccin
Una vez que se han definido los parmetros de la empresa, puede definir los parmetros del usuario. Despus, puede definir los parmetros de la aplicacin (vea su manual de aplicacin), introduzca la informacin maestra y utilice la empresa para propsitos contables.

8.2

Procedimiento
Esta seccin describe el proceso de definicin de los parmetros del usuario, p.e. los parmetros puede definirlos Vd. mismo. Para cada usuario, es posible definir, por ejemplo: los parmetros del color, barras de herramientas y el uso de las empresas. Si Vd. no define unos parmetros especficos, los parmetros estndar se utilizarn.

8.3

Definir parmetros del usuario

No tiene que definir los parmetros del usuario; en la mayora de los casos bastarn los parmetros estndar. Los parmetros que puede definir usted mismo estn localizados en las teclas de nmeros. Puede definir los colores de la pantalla y las barras de herramientas y las empresas que deben abrirse y cerrarse. Si tiene E-Seguridad puede definir o modificar la clave de acceso. Vase tambin 11.6 Proteger con E-Seguridad.

[Fichero, Parmetros de usuario]  los parmetros de idioma, Vase 6.3 Trabajar con distintas descripciones Para
de datos maestros, y Vase 6.4 Definir interface. Pedir empresa al iniciar Exact (lengeta General) Autorizar este parmetro para ver el cuadro de listados en Abrir empresa inmediatamente una vez empezado Exact. Tambin puede autorizar el parmetro Guardar ltimas empresas abiertas. Guardar ltimas empresas abiertas (lengeta General) Autorice este parmetro para automatizar las empresas abiertas que utiliz en el ltimo momento en Exact. Si tambin autoriza el parmetro Pedir empresa al iniciar Exact, esas empresas no se abren inmediatamente pero quedan a la vista en el cuadro de listados. Color de fondo / Color primer plano (lengeta Color) Vd. puede cambiar el color de los elementos de la pantallasegn sus preferencias personales. Puede seleccionar tambin un color predefinido o definir un color estndar. Puede definir el color para etiquetas y referencias. Config. estndar de colores (lengetas Color) Haga click en este botn para recuperar los colores estndar de los elementos de la pantalla en Exact Globe for Windows.

Definir parmetros del usuario z 113

Clave acceso antig. / Nueva clave acceso / Examinar (lengeta Clave de acceso) (E-Seguridad) Primero introduzca la clave de acceso antigua para el usuario actual y luego la nueva clave de acceso. Finalmente, vuelva a introducir la nueva clave de acceso para el usuario actual para confirmar la nueva clave. Recuerde que E-Seguridad distingue entre caracteres bajos y altos. Nombre barra de herramientas (lengeta Barra de herramientas) Puede definir una barra de herramientas personal. Haga click en Nuevo e introduzca un nombre claro y no ambiguo para la barra de herramientas. El nombre de la barra de herramientas puede utilizarse para reconocer la funcin de la barra de herramientas ms adelante. La barra de herramientas slo estar visible para el usuario actual. Mostrar barra de herramientas en men: (lengeta Barra de herramientas) Seleccione los mens (los paquetes) que deberan estar visibles en la barra de herramientas. Cuando opta por {(todos)}, la barra de herramientas estar disponible en todos los mens. Si luego hace click en OK, puede enlazar las funciones con los botones en la barra de herramientas. Entonces, solo necesita hacer click en un botn y especificar una funcin. Seleccione un men, seleccione la funcin requerida y haga click en Insertar. Un listado de botones a elegir aparecer en la pantalla. Haga click en el botn requerido, y si es necesario, modifique la funcin de descripcin, luego haga click en OK. Cuando todas las funciones requeridas estn enlazadas a los botones, haga click en OK. En Visible puede especificar la localizacin de la barra de herramientas en los mens definidos. Una vez se ha guardado la informacin haciendo click en Guardar,la barra de herramientas estar disponible inmediatamente en los paquetes especficos.

114 z Definir parmetros del usuario

Imprimir y exportar

116 z Imprimir y exportar

9.1

Introduccin
Una vez que ha definido todos los parmetros de la empresa, ha definido los distintos parmetros de la aplicacin, y ha introducido la informacin maestra, la empresa est lista para comenzar. Las restantes secciones de este manual describen las funciones de impresiones, listados, copias de seguridad y de ayuda.

9.2

Procedimiento
Los listados y las formas de diseo pueden: aparecer en la pantalla, ser impresos a un archivo, ser exportados a varios formatos de informacin o vueltos a imprimir. Definir formatos de diseo Cuando imprime un formato, se utilizar un diseo predefinido. Para usar formatos de impresoras, al menos se debe definir un formato de diseo. Puede cambiar o modificar los formatos de diseo. Vase 9.5 Definir las impresoras del usuario. Imprimir Antes de que pueda definir la utilizacin de la impresora, la impresora ne cuestin debera definirse. La siguiente categora de impresoras estn disponibles: Impresoras del usuario Estas se definen por usuarios en Windows. Impresoras de formularios Puede reservar impresoras especficas para impresiones especficas, por ejemplo, facturas, listados de envos, albaranes de entrega, formularios de pedidos de compra y notificaciones. Puede definir una impresora de formularios enlazando un formulario a un usuario existente de la impresora. Cuando imprime formularios, el formulario enlazado se seleccionar automticamente. Exportar Puede exportar la informacin a archivos con varios formularios.

9.3

Definir los diseos

Un formato es un diseo predefinido que se utiliza en situaciones especficas. Por ejemplo usted puede definir un diseo de formato de factura para imprimir facturas de acuerdo al formato especfico. Tambin puede definir varios diseos de etiquetas. E-Formato para Windows es el mdulo donde se pueden crear los diseos. Este mdulo est incorporado en el software de Exact. El software de Exact incluye varios tipos de formatos, pero el mtodo utilizado para definir los diseos es similar a todos los formatos. Esta seccin describe la funcionalidad general de E-Formato para Windows. Puede definir varios diseos en [Mantenimiento de sistema, Formatos]. Una vez que ya ha creado un diseo de formato, puede seleccionarlo siempre que quiera imprimir el formato. Vase 14.43 Diseo. Adems, los diseos pueden enlazarse a deudores y acreedores especficos. Vase 9.4 Enlazar diseos.
Imprimir y exportar z 117

 diseos pueden leerse y modificarse en cada empresa. Si tiene el mdulo Los

E-Seguridad debe considerar inutilizar el trayecto [Mantenimiento de sistema, Formatos] para usuarios generales.

E-Formato para Windows

 distinguir las rutas de men en E-Formato, precedidas por [E-Formato] Para
Cuando ha comenzado una de las funciones en el men [Mantenimiento de sistema, Formatos], aparece el men de E-Formato para Windows. La funcin en el men [E-Formato, Fichero] le autoriza a crear y modificar diseos de archivos. Adems, puede definir los parmetros de la impresora que tengan que ver con E-Formato, utilizando [Fichero, Impresora formularios].

 la mayora de los casos sera ms fcil definir un nuevo diseo basado en uno En
existente que crear uno completamente nuevo. Seleccione [E-Formato, Fichero, Abrir] para recuperar la lista de diseos disponibles. Seleccione [E-Formato, Fichero, Nuevo] para definir un diseo completamente nuevo.

 debera modificar los diseos estndar de Exact. Si ha basado su nuevo No

formato en un formato estndar salve el nuevo formato con un nombre diferente, utilizando [E-Formato, Fichero, Guardar como]. Los nombres de diseos estndar en Exact consisten en el cdigo del pas, EXACT, y el nmero se secuencia. El men [E-Formato, Vista] contiene opciones que le autorizan a modificar el diseo de la pantalla de E-Formato. Puede especificar si se debera o no se debera incluir Barra de estado (que muestra la accin que el programa est llevando a cabo) y/o Barra herram. en la pantalla. Puede activar estas opciones marcndolas. Cuando se abre un diseo, la opcin adicional Visibilidad est disponible, esto quiere decir que uno o ms bloques pueden quitarse de la pantalla para que as podamos tener una vista clara.

 campos en los bloques invisibles todava estn incluidos en el diseo. Los

Cuando abre un diseo, el men E-Formato muestra varias opciones [E-Formato, Editar] en [E-Formato, Insertar]. Va [E-Formato, Insertar] puede aadir varios campos al diseo. Tambin puede aadir campos haciendo click en el botn derecho del ratn, cuando el cursor est en el diseo. Los siguientes campos pueden aadirse: Campo base de datos Los campos de la base de datos estn divididos en bloques. Cada bloque contiene un (gran) nmero de campos de la base de datos que puede incluirse en el formato. Por ejemplo, cuando el campo de la base de datos Deudor direccin 1 est incluido en una factura se imprimir con el valor introducido para el deudor en cuestin en [Parametrizacin empresa, Contabilidad, Datos deudor, Deudores]. No puede definir que campos de la base de datos estn incluidos en cada bloque. Dependiendo del campo seleccionado tiene un nmero de opciones disponibles como Omitir si vaco, Suprimir repeticiny Separador miles. Puede especificar el color en que debe aparecer el texto.

118 z Imprimir y exportar

Campo de texto Un campo de texto no se introduce con un valor desde la base de datos. Este campo consiste en una o ms lneas de texto que puede incluirse en el formato. Puede especificar el color en que debe aparecer el texto y cmo debera alinearse. Campo de clculo Cuando un campo especfico no est disponible en uno de los bloques, puede crear ese campo usted mismo utilizando un campo de clculo. Los clculos son posibles slo con campos originados del mismo bloque, i.e. no es posible crear un campo de clculo donde un valor del bloque total debera aadirse a un valor desde, por ejemplo, el bloque de partidas. Puede crear un campo de clculo seleccionando un bloque, seleccionando los campos pedidos y movindolos a la seccin Expresin utilizando >>. Luego, se pueden especificar caracteres matemticos utilizando Operadores (+, -, *, /, (), etc.) despus de los cuales los datos del campo de texto debera especificarse hasta que la frmula este completa. Adems, el nmero de posiciones antes y despus del separador de los decimales puede especificarse, un texto (texto de introduccin y cuerpo del texto), color del texto y alineacin. Haga click en OK para guardar los datos. Cuando hace doble click en el campo nuevo, el nombre de la expresin seleccionada aparece de forma codificada (las ltimas 4 posiciones corresponden a las 4 primeras posiciones del nombre original del campo original).

Marco Puede colocar marcos (en distintos colores y tamaos) alrededor de campos especficos o grupos de campos.

Imprimir y exportar z 119

Imagen Puede incluir imgenes .BMP y .JPG directamente en su formato. Slo necesita especificar la ruta de archivo que contiene la imagen. Si, por ejemplo, tiene un logotipo en formato .BMP, puede incluirlo en el formato que hace impresiones posteriores superfluamente.

Todos los campos pueden moverse a la localizacin correcta utilizando el ratn. Adems, E-Formato contiene una funcionalidad estndar de Windows como Cortar y Pegar. Para el formato impreso en papel, es posible diferir un poco lo que aparece en la pantalla en E-Formato. Particularmente donde se utilizan distintas fuentes y tamaos en un formato. Es por ello aconsejable hacer una impresin de prueba del formato antes de hacer la impresin final. Puede examinar el formato en la pantalla en [E-Formato, Fichero, Presentacin preliminar]. Puede hacer una impresin de prueba utilizando [E-Formato, Fichero, Imprimir]. El men [E-Formato, Editar] contiene las siguientes opciones: Modificar campo. Utilice esta opcin para modificar el nmero de parmetros del campo activo, como el texto de introduccin y la alineacin del campo. Tambin puede realizarlo, si hace doble click en un campo. Puede borrar un campo simplemente seleccionndolo y pulsando <Delete>. Parmetros bloqueo Utilice esta opcin para especificar en que pgina del formato debera incluirse el bloque: primera pgina, pginas siguientes o ltima pgina. Parmetros formato Utilice esta opcin para especificar una descripcin desde la cual podamos identificar fcilmente el formato:

Esta descripcin (incluyendo el nombre actual del archivo) tambin aparece en distintas funciones para imprimir cuando se selecciona un formato al azar. Adems, puede especificar cuantas lneas por pgina deberan imprimirse en un formato. Los otros parmetros que aparecen en la pantalla de arriba son parmetros de factura especficos. El resto de los diseos tienen sus parmetros especficos de diseo.

120 z Imprimir y exportar

Tamao original Utilice esta opcin para reducir las imgenes incluidas en el formato a su tamao original. Mostrar campo subyacente Utilice esta opcin para examinar si el campo forma varios bloques semejantes. Esto es posible en, por ejemplo, en un formato de factura, porque los campos del bloque de artculo y el bloque de la lnea de texto deberan coincidir ya que en una factura las lneas de texto y artculos deberan incluirse uno bajo el otro.

Solucionar problemas
Cmo puedo seleccionar un campo? Hay varias posibilidades: Haga click para seleccionar un campo y deshaga la seleccin de los campos previamente seleccionados. Presione <Shift> y haga click en un campo para aadirlo a la seleccin activa. Presione <Ctrl> y haga click en un campo para deshacer la seleccin. Haga click fuera del campo y sujete el botn izquierdo del ratn. Presione <Ctrl>, haga click fuera del campo y apriete el botn izquierdo del ratn. Seleccione. Cmo puedo mover un campo? Utilice <Flecha arriba>/<Flecha abajo>/<Flecha izquierda>/<Flecha derecha> para mover los campos seleccionados. Puede tambin hacer click y apretar el botn izquierdo para mover los campos seleccionados. Cmo puedo reorganizar un campo? Con un solo campo seleccionado, utilice <Shift>+<Flecha arriba>/<Flecha abajo>/<Flecha izquierda>/<Flecha derecha> para reorganizar. Puede tambin hacer click y apretar el botn izquierdo en la esquina de abajo a la derecha del campo seleccionado. Cmo puedo modificar un campo? Con solo un campo seleccionado, presione <Enter> o haga doble click en el campo. Cmo puedo borrar un campo? Presione<Borrar> para borrar todos los campos seleccionados. Cmo puedo aadir un campo? Haga click en el botn derecho del ratn para que aparezca en la pantalla un men pequeo para aadir campos. Tambin puede utilizar [E-Formato, Insertar].

Imprimir y exportar z 121

9.4

Enlazar diseos
El software de Exact incluye muchos tipos de formatos y en cada uno se pueden definir varios idiomas. Vase 9.5 Definir las impresoras del usuario. Es posible enlazar formatos especficos a un deudor y/o acreedor especfico. Cuando imprime formatos, el diseo correcto se seleccionar automticamente. Si selecciona un diseo automticamente, por ejemplo, un diseo de factura cuando quiere imprimir facturas, el programa determinar si se aplica un enlace de diseo al deudor especificado. Si se aplica un enlace, el enlace de diseo se utilizar en vez de la seleccin manual. Slo se utilizar una seleccin manual si no se definen las aplicaciones del enlace. Los diseos se pueden enlazar a deudores y acreedores. Adems, los diseos pueden enlazarse a idiomas ISO. El mtodo utilizado es similar en todos los casos. Esta seccin describe como enlazar diseos a deudores como ejemplo.

[Mantenimiento de sistema, Formatos, Enlazar, Deudores]

1. Un cuadro de listados de deudores disponibles aparecer en la pantalla. Seleccione el deudor a quien quiere enlazar los diseos y haga click en Enlazar. 2. Un diseo de varios tipos de formatos puede ser enlazado al deudor, p.e. facturas y notificaciones. Seleccione el tipo de formato requerido y haga click en el cuadro de listados. Seleccione el diseo requerido. La descripcin del diseo, que asign cuando lo defini, aparecer en la pantalla. 3. Cuando enlaza un diseo a todos los tipos de formatos requeridos haga click en Guardar. 4. Ahora puede enlazar diseos a otros deudores o salir de la funcin haciendo click en Cerrar.

9.5

Definir las impresoras del usuario

Puede definir sus propias impresoras en Windows. En Exact, estas impresoras pueden ser seleccionadas y los parmetros pueden ser modificados, si es requerido. Tambin puede definir sus propias impresoras de formularios. Esto le permite reservar ciertas impresoras para impresiones especficas.

[Fichero, Parmetros de la Impresora]  Antes de que defina los parmetros de la impresora, las impresoras deben de
estar definidas en Windows. Aada o elimine impresoras en Windows haciendo doble click en Impresin maestra. Vea su manual de Windows para ms informacin.

122 z Imprimir y exportar

Utilice esta funcin para definir una impresora en Exact. La impresora instalada actualmente en Windows se muestra. En Impresora especfica puede seleccionar una impresora que se va a utilizar especificamente para Exact Globe for Windows. Si las impresoras estndar de Window es modificada, pasar los miso con la de Exact. Sin embargo, cuando especifique una impresora en particular para Exact, siempre se utilizar en Exact Globe for Windows, aunque se modifique la impresora estndar de Windows. Si hace click en Exact, puede cambiar los parmetros del usuario como los mrgenes y la inclusin del nombre del usuario, fecha y hora. Adems puede modificar la fuente estndar de la impresora y seleccionar la fuente que quiere utilizar en la pantalla. Que es lo que puede o debera definir, depende de la impresora seleccionada

Una vez que ha definido los parmetros de la impresora, haga click en OK para confirmar los nuevos parmetros de la impresora.

[Fichero, Impresora formularios]  Antes de que pueda definir una impresora de formato, una impresora de sistema
o usuario deben ser definidas en Windows. Vea su manual de Windows para ms informacin. Use esta funcin para definir la impresora de formularios. Aparecern todas las impresoras de esa forma definida. Seleccione el formato que quiere utilizar y haga click en Modificar. Seleccione la impresora requerida y haga click en OK.

 Repeta todo lo mencionado para todas las formas requeridas.

9.6

Imprimir y exportar
Los listados y formatos de diseo pueden aparecer en la pantalla, guardarse en un archivo, desviarlos a la impresora o exportarlos en varios formatos de archivo. Antes de que puede desviarlos a la impresora, las impresoras en cuestin deberan definirse primero. Vase 9.5 Definir las impresoras del usuario. Las siguientes categoras de impresoras estn disponibles: Impresoras del usuario Esto puede definirse en Windows por los distintos usuarios. Formatos de la impresora Impresoras especficas puede reservarse para formatos especficos como facturas y notificaciones de pagos.

9.7

Imprimir
Exact distingue entre formatos y otros documentos. Puede imprimir formatos en funciones del paquete tales como Imprimir pedidos de compra o Imprimir fichas de deudores. Otros documentos de impresin incluyen listados, informes, etc.

Imprimir y exportar z 123

Formularios de impresin
Vd. slo puede imprimir formularios si el formulario est enlazado a la impresora. Examine en [Fichero, Impresora formularios] si el formulario que quiere imprimir esta enlazado a la impresora. Si no es as, se utilizar la impresora estndar. Puede modificar la impresora estndar en [Fichero, Parmetros de la Impresora]. Ejemplo Si quiere imprimir recibos, examine en [Fichero, Impresora formularios] si la impresora adecuada est enlazada al formulario para Facturas.

 la impresin no fue satisfactoria, la razn de ello saldr en pantalla. Si Solucionar problemas

Puedo imprimir listados, pero no facturas. Examine la definicin de su impresin de documentos en [Fichero, Impresora formularios]. Seleccione el documento y examine la impresora seleccionada y el mecanismo de salida.

Imprimir otros documentos

Vd. solo puede dirigir los productos a la impresora si ya se ha definido la impresora. Examine en [Fichero, Parmetros de la Impresora] si el usuario de la impresora ha sido definido. Si es necesario, puede modificar la impresora estndar. Si se ha definido una impresora, puede imprimir tanto documentos como listados. Empiece la funcin de impresin relevante. Dependiendo del tipo del documento, varias opciones pueden aparecer en la parte superior de la pantalla. Vase tambin 10.3 Utilizar selecciones. Puede elegir entre las siguientes opciones: Pantalla Para recuperar un listado rpidamente (o no gastar papel), formateelo para la pantalla en vez de para la impresora. Impresora Para permitir la opcin de impresin estndar que seleccion en [Fichero, Parmetros de la Impresora]. Exportar

 posible exportar listados a archivos con un formato de otra aplicacin, Es

p.e. al formato MS-Word.

Exportar
En Exact Globe for Windows es posible exportar listados a archivos con un formato de otra aplicacin, e.g. a formato MS-Word o formato MS_Excel. El nmero de formatos de archivos disponibles depende en el listado en cuestin. Haga click en para exportar a otros archivos de formatos, seleccione el archivo de formato requerido, introduzca un directorio de exportacin y especifique un nombre de archivo.

124 z Imprimir y exportar

 recupera un listado en la pantalla , puede desviarlo a la impresora Si

utilizando [Fichero, Imprimir] o haciendo click en exportado haciendo doble click en . . Puede ser

Imprimir y exportar z 125

126 z Imprimir y exportar

10

Listados y selecciones

128 z Listados y selecciones

10.1

Introduccin
Necesitar informacin detallada a parte de la informacin o listados con grandes cantidades de informacin. Una de las ventajas ms importantes del sistema contable automatizado es que puede recuperar rpidamente la informacin introducida, visto de otro punto de vista y utilizado en otros programas. Los listados que pueden llevar das hacerlos a mano pueden crearse seleccionando un cuadro de listados que contenga la informacin correcta. Instantneamente puede ver el estatus actual de los asuntos y basar sus decisiones en informacin actualizada.

10.2

Procedimiento
El tiempo requerido para crear un listado depende en la seleccin que haga. Para coger ventaja en las opciones de seleccin, debera crear un sistema de cdigo consistente y lgico para sus datos maestros. Vase 14.20 Codificacin. Exact ofrece dos maneras de recuperar informacin: Listados Utilizar listados para crear listados tabulados de los datos. Vase 10.4 Utilizar listados estndar. A la mayora de las funciones del listado les precede una pantalla de seleccin, en la cual se definen los datos que quiere incluir. Vase 10.3 Utilizar selecciones. Grficos La presentacin grfica de los datos da una visin ms rpida de los datos. Muchos listados de gestin se presentan en forma de grficos. Vase 10.5 Utilizar presentaciones grficas.

Los listados y grficos pueden aparecer en la pantalla, desplazarlos a la pantalla o exportarlos a un formato particular de archivo. Vase 9.6 Imprimir y exportar.

10.3

Utilizar selecciones
En muchos casos, por ejemplo cuando recupera un listado, se le solicitar introducir datos en una pantalla de seleccin. Un cuadro de dilogos puede contener campos, cuadros de chequeo, botones opcionales y cuadros de dilogo en los cuales puede indicar la informacin que quiere incluir. Vase 2.16 Trabajar con cuadros de dilogo. La presentacin de los datos depende del tipo de funcin que utilice. En un nmero de funciones es posible especificar una seleccin de criterio adicional que le autorice para hacer selecciones por el nmero de caractersticas. Puede hacer otras selecciones que no estn slo basadas en rangos sino que tambin en condiciones especficas. Cuando realiza una funcin en la cual se pueden especificar la seleccin de criterios adicionales, puede indicar, por datos, a que criterio (i.e. valor) se refiere el dato en cuestin. Adems, el orden en que deberan presentarse los datos puede especificarse en algunas funciones: dependiendo de la llave de bsqueda o el orden invertido de un asiento (i.e. los ltimos datos introducidos aparecen los primeros).

Listados y selecciones z 129

Esta seccin describe como especificar selecciones cuando recupere un listado de deudores utilizando [Parametrizacin empresa, Contabilidad, Listados, Datos deudor, Deudores, Breve por nmero] para un ejemplo.

Definir selecciones estndar

1. Aparecer en la pantalla un cuadro de dilogos. Autorice la opcin requerida de salida. 2. En Rango debera especificar qu deudores deberan estar incluidos en la lista. Cuando se decida por un valor {Cada valor posible}, un campo extra o dos, dependiendo de la opcin seleccionada. Vase la siguiente tabla para los valores disponibles. 3. Una vez que ha especificado los rangos. Haga click en OK. El listado se crear.

Vd. quiere
Seleccione todos los clientes Seleccione un solo cliente Seleccione todos clientes menos uno Seleccione no clientes en un rango de un deudor particular al final de la lista de deudores Seleccione no clientes en un rango desde el principio hasta un deudor particular. Seleccione todos los clientes en un rango desde el principio hasta un cliente particular. Seleccione todos los clientes en un rango desde un cliente en particular hasta el final de la lista. Seleccione un rango de clientes secuenciales. Seleccione todos los clientes, con la excepcin de un rango de clientes secuenciales.

Seleccionar criterio (valor)

{Cada valor posible} {Igual a} {Distinto de} {Menor que}

Campos extra
Ninguno Valor: Seleccione el cliente. Valor: Seleccione el cliente que no quiere incluir. Valor: Seleccione el primer cliente que no quiere incluir. Valor: Seleccione el ltimo cliente que no quiere incluir. Valor: Seleccione el cliente final.

{Mayor que}

{Menor o igual a}

{Mayor o igual a}

Valor: Seleccione el primer cliente.

{Entre} {No entre}

Desde y A: Seleccione el primer y ltimo cliente. Desde y A: Seleccione el primer y ltimo cliente que no debera estar incluido.

Ejemplo Si quiere crear un listado de deudores con cdigos entre 1000 y 1200, seleccione {Entre} e introduzca 1000 en Desde y 1200 en A.
130 z Listados y selecciones

10.4

Utilizar listados estndar

Puede analizar rpidamente sus datos con los listados maestros . Son especialmente tiles para analizar datos estticos. Estn diseados para su uso diario, y puede crearlos en muchas funciones de Exact. La mayora de los listados pueden encontrarse en el men de opciones como en [Listados] pero tambin pueden estar disponibles en funciones especficas. La manera de crearlos es la misma en todas las funciones.

Procedimiento de listados estndar

1. Especificar donde deben crearse los listados. Para informacin sobre imprimir y exportar opciones, Vase 9.6 Imprimir y exportar. 2. Defina qu informacin debera incluirse en el listado. En la mayora de los casos el cuadro de dilogo contiene campos, cuadros de revisin, botones de opciones y cuadros de listados con las cuales puede indicar que informacin quiere incluir. Vase 2.16 Trabajar con cuadros de dilogo y Vase 10.3 Utilizar selecciones. 3. La informacin seleccionada se recupera por el Exact Report Manager. Esto puede tomar algn tiempo, dependiendo en lo que haya seleccionado. 4. Si indic que la salida debe aparecer en la pantalla, puede utilizar los botones de la barra de herramientas para echar un vistazo al listado, salvar el listado, etc. Cuando el cursor se mueve al botn de la barra de herramientas, una llamada de aviso indicar las funciones del botn.

 Utilice el botn Opciones de informe

para indicar que informacin debera aparecer en el listado de la pantalla. Desautorice los campos que no quiere incluir y haga click en OK.

5. Puede salvar el listado haciendo click en . 6. Para salir del listado cierre el cuadro de listados.

10.5

Utilizar presentaciones grficas

Las presentaciones grficas le dan una visin ms rpida de sus datos. Son particularmente tiles para analizar desarrollos en un periodo ms largo de tiempo. Muchos listados de gestin incluyen listados grficos para apoyar y clarificar la informacin dada. Exact Globe for Windows contiene una amplia variedad de listados grficos. La informacin puede aparecer en la pantalla usando distintos tipos de grficos. Esto le autoriza a seleccionar la presentacin que encaje con los requisitos. No hay reglas generales para hacer una presentacin grfica efectiva. Decida lo que quiere presentar y cmo. Es aconsejable experimentar simplemente con los distintos grficos para determinar cual de todos representa mejor la informacin. La presentacin estndar es una barra de caracteres. El mtodo utilizado para generar representaciones grficas es similar en muchas funciones. Esta seccin describe como crear un listado grfico de deudores utilizando [Contabilidad, Deudores, Presentacin grfica] como ejemplo.

Listados y selecciones z 131

Procedimiento de presentacin grfica

1. Defina que informacin debera incluirse en el grfico. En la mayora de los casos los cuadros de dilogo contienen campos, cuadros de chequeo, botones opcionales y cuadros de listados con las que puede indicar qu informacin quiere incluir. Vase 2.16 Trabajar con cuadros de dilogo, y Vase 10.3 Utilizar selecciones. 2. La informacin que seleccione se recuperar y saldr en pantalla en la barra de caracteres. Puede modificar el grfico utilizando los botones de representaciones grficas en la barra de herramientas. Cuando el cursor se mueve a un botn de la barra de herramientas, una seal de aviso indicar la funcin del botn.

 variedad de funciones son auto-explicativas. La

3. Para colocar el grfico a una impresora o para exportarlo a un archivo haga click en . 4. Para salir de la funcin de presentacin grfica cierre la ventana.

10.6

Trabajar con informes

(E-Informes) E-Informes le permite crear y modificar una amplia variedad de informes. Hay 3 tipos de informes disponibles: Informes estndar de Exact Estos son listados, creados por Exact, a los cuales se puede acceder por la barra de mens, p.e. [Parametrizacin empresa, Contabilidad, Listados, Diarios]. Aunque estos listados pueden modificarse, es aconsejable introducir cambios para una copia. Las modificaciones en un informe estndar de Exact afectan los listados en todas las empresas. Plantillas Estos listados son facilitados por Exact. Estos no pueden ser vas de acceso a la barra de mens. Los diseos son necesarios como un punto de comienzo para sus propios listados. Usuarios de informes Estos son informes que los define usted mismo, tambin desde el principio o basndose en los informes de Exact o las plantillas.

Los mdulos de E-Informes estn disponibles para todos los paquetes de Exact. Todos los mdulos funcionan de la misma manera.

[Mantenimiento de sistema, Informes, Todos]  esta descripcin asumimos que todos los mdulos de E-Informes estn En
disponibles. 1. Una vez que ha comenzado [Mantenimiento de sistema, Informes, Todos] una lista de informes disponibles aparecer en la pantalla. La lista consiste en las columnas de Descripcin, Nombre fichero y Tipo. La ltima columna que aparece en la pantalla muestra el tipo de informe. Puede crear nuevos informes, modificar los existentes y crear informes nuevos.
132 z Listados y selecciones

2. Haga click en Opciones. Puede definir que informe quiere ver en la lista de arriba marcando los cuadros de chequeo requeridos. Tiene las siguientes opciones: Informes Exact, Plantillas, Informes usuario. Una vez que haya escogido haga click en OK. 3. Un lista de los tipos de informes que ha seleccionado en Opciones aparecer en pantalla. Si quiere modificar un informe existente seleccinelo desde la lista de informes que aparece en pantalla y haga click en Modificar.

 el informe seleccionado es un informe estndar de Exact (p.e. Tipo es Si

Exact), una seal de aviso aparecer con una frase dicindole si est seguro de que quiere modificar el original. Es aconsejable modificar la copia, no el original. 4. Si quiere crear un informe que estaba disponible en la lista, seleccinelo y haga click en Iniciar. Indique el mtodo de salida y especifique un rango de fechas que debera incluirse en el informe. Haga click en OK. para especificar que informacin debera aparecer en la parte superior del informe marcando los cuadros de chequeo requeridos. 5. Si quiere crear un informe nuevo utilizando el Wizard, debe hacer click en Nuevo. El wizard le guiar, paso a paso, a travs del proceso de crear informes. Puede moverse al siguiente paso (6 en total) haciendo click en Siguiente >. Tambin puede retroceder en los pasos haciendo click en < Atrs. Siempre puede cancelar el wizard haciendo click en Cancelar.

 opta por output la pantalla, haga click en Si

 selecciona Utilizar Asistente abreviado en Opciones, slo los pasos Si

1, 2, 3 y 6 de los pasos que se describen a continuacin estn disponibles. Paso 1. Una lista de paquetes disponibles aparece en pantalla. Seleccione el paquete del cual quiere crear un informe. Paso 2. Una lista de plantillas disponibles aparecer en la pantalla. Seleccione la plantilla que debera formar las bases del nuevo informe. Paso 3. Una lista de las bases de datos disponibles aparecer en la pantalla. Seleccione la base de datos principal requerida. Paso 4. Aparecern dos ventanas. La de la izquierda contiene una lista de campos disponibles en la base de datos principal seleccionada. En la parte inferior de la lista las bases de datos salen en un listado.

Listados y selecciones z 133

Seleccione los campos que deberan estar incluidos en el informe. Puede seleccionar un campo individual haciendo click en l y luego haciendo click en >. El campo se incluir en la ventana de la derecha. Puede seleccionar campos haciendo click en el campo requerido, pulsando <Shift> y luego haciendo click en el ltimo campo requerido, o haciendo click en el primer campo requerido y movindolo al ltimo campo requerido, sin soltar el botn del ratn. Tambin puede seleccionar varios campos separados haciendo click en el primer campo requerido, pulsando <Ctrl> y luego haciendo click el campos seleccionados uno a uno. El rango de campos seleccionados sern marcados e incluidos en el informe cuando haga click en >. Si selecciona un campo incorrecto, puede retirarlo de la ventana derecha y colocarlo de nuevo en la ventana izquierda de nuevo, haciendo click en <. Si hace click en >> o <<, TODOS los campos se retirarn de una ventana y colocados en otra. Paso 5. Vuelven a aparecer dos ventanas. La de la izquierda contiene los campos que seleccion. Ahora puede especificar la secuencia de esos campos. De la misma manera en la que se describen, los campos pueden seleccionarse haciendo click en los botones disponibles. En la de la derecha puede especificarlo, por campo, si la clasificacin debe de ser Ascendente o Descendente marcando el botn relevante opcional. Los campos que precedern por {A} de ascenso o {D} de descenso. Paso 6. Debe especificar el nombre y un ttulo para el informe. El cdigo del paquete que especific en el paso 1 ya est predefinido. 6. Haga click en Fin para comenzar los Crystal Reports. Todos los campos seleccionados estn disponibles en la definicin del informe.

 Asegrese que los Crystal Reports no estn activados todava. Si es as, el

informe no puede crearse. 7. Vea su manual de Crystal Reports para informacin sobre cmo cambiar la definicin.

134 z Listados y selecciones

11

Proteger datos

136 z Proteger datos

11.1

Introduccin
Los datos de la empresa que introduce usando Exact Globe for Windows son la columna vertebral de su empresa. Esta informacin es valiosa y debera protegerse de cualquier dao, prdida y utilizacin no autorizada. Las distintas medidas que puede elegir estn en este captulo.

11.2

Procedimiento
Medidas del Hardware El (los) ordenador (es) que trabajan con el software de Exact deben de estar protegidos. Vase 11.3 Proteger el hardware. Proteger la red y el Sistema Operativo Utilizar la red del sistema operativo, puede proteger su informacin contra un uso desautorizado. Vase 11.4 Proteger la red y el sistema operativo. Copias de seguridad La realizacin de copias de seguridad es un punto esencial para la proteccin de los datos, y debera convertirse en una rutina diaria. Si realiza regularmente una copia de seguridad de los datos, en caso de que los ficheros sean daados o perdidos, puede restaurarlos con la copia de seguridad ms reciente. Vase 11.5 Proteger con una copia de seguridad. El sistema de seguridad de Exact Si tiene el mdulo E-Seguridad, puede crear una proteccin adicional contra el uso no autorizado del software de Exact. Vase 11.6 Proteger con E-Seguridad.

11.3

Proteger el hardware
El (los) ordenador (es) en el (los) cual (es) se instala(n) el software de Exact merecen especial atencin. Por ejemplo, si tiene un fallo en el software, si tiene fallos en el hardware o ste es robado, necesita una solucin temporal mientras se resuelve el problema. Puede proteger su hardware como sigue: Mantener en lugar seguro los ordenadores que procesan Exact. Si mantiene el hardware en un lugar aparte, es ms fcil controlar el acceso y la utilizacin. Los requisitos fsicos de seguridad adicionales incluyen sistemas de alarma, aire acondicionado, un suministro de energa aparte y llaves de cierre para los sistemas de ordenador, unidades de disco y teclados. Si trabaja en una red, utilizar un servidor libre. Instale nicamente el software esencial en este servidor libre. Si el primer servidor falla, restablecer la copia de seguridad en el servidor libre.

 slo funciona si realiza una copia de seguridad regularmente. Vase Esto

tambin 14.35 Copia de seguridad.

Proteger datos z 137

11.4

Proteger la red y el sistema operativo

Red Dado que la red Novell es la red ms utilizada, se han utilizado los parmetros de Novell como ejemplo. Todas las siguientes secciones sern relevantes para usted. Sistema operativo Si no utiliza la red puede omitir algunas secciones.

Proteger en el procedimiento de acceso a la red

Al trabajar en la red Novell, los usuarios deben acceder a la red. Puede asegurar una seguridad ptima estableciendo restricciones consistentes en cuentas de usuarios. Cuando se crea un usuario, se establece una cuenta para ese usuario. La cuenta de usuario permite acceder a la red. La definicin de la cuenta contiene parmetros tales como: Restricciones de la clave de acceso. Obligatorias Los usuarios deben utilizar una clave de acceso. Longitud de palabra mnima Una clave de acceso corta puede ser descubierta fcilmente. Utilice una longitud de palabra de al menos ocho caracteres. Modificacin regular y nica Las claves de acceso sern modificadas regularmente, y no deben parecerse a claves antiguas. Los usuarios tienen un nmero limitado de veces de acceso a la red utilizando una clave de acceso que ya ha expirado (accesos a al red de gracia). Restriccin de tiempo Puede limitar el tiempo de acceso a la red o a un servidor concreto de la red. Esto puede prevenir al usuario de acceder a la red en horas fuera de oficina, por ejemplo. Restriccin de estacin Puede limitar las localizaciones fsicas en las que un usuario puede acceder a la red. Por ejemplo, puede definir que los usuarios accedan a la red nicamente desde la estacin de trabajo de su propia oficina.

Proteger con derechos de acceso por usuario

En Novell puede definir los derechos de fichero y/o directorio para un usuario o un grupo de usuarios:

138 z Proteger datos

Abreviatura
F R W C E M

Dchos accesos
Revisin de ficheros Leer Escribir Crear Borrar Modificar

Explicacin
Los usuarios pueden ver los ficheros. Los usuarios pueden leer los ficheros. Los usuarios puede leer y editar ficheros. Los usuarios pueden crear directorios y/o ficheros. Los usuarios pueden borrar directorios o ficheros. Los usuarios pueden modificar los nombres y atributos de directorios y ficheros. Sea  muy selectivo con este derecho.

Control de acceso

Los usuarios pueden asegurar a otros usuarios todos los derechos. Sea  muy selectivo con este derecho.

Supervisor

Los usuarios pueden asegurar todos los derechos a un grupo para el fichero/directorio en el cual el/la supervisor (a) tiene los derechos. Sea  muy selectivo con este derecho.

Proteger con derechos de acceso por fichero/directorio

Si trabaja en la red Novell, puede proteger un directorio utilizando el comando FLAGDIR (para ficheros utilizar FLAG). Todos los usuarios con derechos a modificar pueden cambiar estos atributos. Si trabaja autnomamente, utilizar el comando de DOS ATTRIB. Los atributos son:

Atributos
H RO RW S

Dchos acceso
Oculto Slo leer Leer Escribir Compartir

Explicacin
Los usuarios no pueden ver ficheros/directorios. Los usuarios puede leer ficheros/directorios. Los usuarios pueden leer ficheros/directorios y pueden cambiar contenidos. Los usuarios pueden utilizar estos ficheros/directorios al mismo tiempo.

Proteger datos z 139

Proteger los ficheros de Exact a travs de los derechos de acceso

Crear los siguientes derechos de acceso para los ficheros y directorios de Exact para usuarios:

Directorio
EXACTW2 EXACTW2\SYSTEM EXACTW2\BIN EXACTW2\DLL EXACTW2\LNG EXACTW2\RPT EXACTW2\CRW EXACTW2\ETC

Dchos. Accesos
FR FR FR FR FRWC FRWCEM FR FRWCEM

Atributos
RO ROS ROS ROS RW RWS ROS RWS ROS

Excepciones

Todos los derechos para la gestin de sistema Ficheros con la  extensin de *.DD y *.DDC requerido RWS.

EXACTW2\USR EXACTW2\HOME EXACTW2\TMP BESTW2

FRWCEM FRWCEM FRWCEM FRWCEM

RWS RWS RWS RWS

11.5

Proteger con una copia de seguridad

Hay programas generales de copia de seguridad para DOS, Windows y una media especfica de copias de seguridad. Puede utilizar esto para hacer copias de seguridad de su software y/o ficheros. El programa de copia de seguridad de Exact permite hacer una copia de seguridad de sus archivos de la empresa de Exact. Vase tambin 14.35 Copia de seguridad. Debera hacer una copia de seguridad para cada empresa en su licencia. Minimice el espacio requerido del disco, las copias de seguridad se comprimen.

 no usuarios deben estar trabajando en la empresa de la que estn haciendo Los

una copia de seguridad. Es preferible hacer una copia de seguridad despus de las horas de trabajo.

140 z Proteger datos

Las copias de seguridad pueden hacerse para toda la informacin o slo para una parte de la informacin. Puede determinar que tipo de ficheros se incluirn en la copia de seguridad. Por ejemplo, puede optar por ficheros de empresas, ficheros generales, diseos y ficheros de E-Seguridad. La informacin en cada copia de seguridad en el registro de la copia de seguridad. Utilice la informacin en este registro si quiere recuperar informacin de su copia de seguridad. La funcin [Fichero, Copia seguridad/Restaurar] consiste de un asistente, que le gua a travs del procedimiento de la copia de seguridad. El asistente consiste en un nmero de pasos, que se describen en esta seccin. Puede ir de un paso a otro haciendo click en Siguiente >. Siempre puede retroceder pasos haciendo click en < Atrs.

 Antes de que pueda hacer una copia de seguridad, debe cerrar todas las
empresas utilizando [Fichero, Cerrar].

[Fichero, Copia seguridad/Restaurar]

(hacer una copia de seguridad) 1. Especifique que quiere realizar una Copia seg. 2. Seleccione la empresa en la que quiere hacer una copia de seguridad. Luego, marque los tipos de archivo (grupos de fichero) que quiere incluir en la copia de seguridad/recuperar. 3. Seleccione el disco y el directorio donde la copia de seguridad debera guardarse/recuperada.

 Todos los archivos disponibles en la copia de seguridad se perdern cuando

realice una copia de seguridad. Si una copia de seguridad previa est disponible, puede salirse del proceso de copia de seguridad haciendo click en Cancelar. 4. Introduzca el comentario, si se solicita. Podra, por ejemplo, especificar cuando y/o porqu la copia de seguridad se realiz. 5. La informacin introducida durante los pasos previos aparecer en la pantalla. Cuando toda la informacin sea correcta haga click en Fin para comenzar la copia de seguridad.

[Fichero, Copia seguridad/Restaurar]

(Recuperar una copia de seguridad) 1. Especifique que quiere recuperar una copia de seguridad. 2. Seleccione la empresa de la que quiere recuperar una copia de seguridad. Cuando recupere una copia de seguridad, puede seleccionar desde los lotes de copia de seguridad haciendo click en Buscar y seleccionar la disquetera y el directorio requerido. Luego, marque los tipos de archivos (grupos de archivo) que quiere incluir donde recupere la copia de seguridad.

 Cuando recupere la copia de seguridad, obviamente slo puede seleccionar

desde los grupos de archivos que fueron marcados e incluidos en la copia de seguridad original.

Proteger datos z 141

3. Seleccione la disquetera y el directorio donde debera recuperarse la copia de seguridad.

 Todos los archivos disponibles en la copia de seguridad recuperada se perdern

cuando recupere una copia de seguridad. Si una copia de seguridad anterior est disponible, puede salir del proceso de copia de seguridad haciendo click en Cancelar o continuar y volver a escribir la copia de seguridad antigua. Cuando recupere la copia de seguridad, asegrese de que lo hace correctamente en la empresa correcta. Si no lo hace, los datos se perdern desde que la copia de seguridad de los archivos reescribe los archivos de la empresa. 4. Cuando se realiz la copia de seguridad, se han introducido comentarios. En las bases de este comentario puede examinar si ha seleccionado la copia de seguridad correcta. 5. Los datos introducidos durante los pasos anteriores se mostrarn. Si ha cometido algn error, puede retroceder a dicho paso y corregirlo. Cuando todos los datos son correctos, haga click en Fin para recuperar la copia de seguridad.

11.6

Proteger con E-Seguridad

E-Seguridad permite el bloqueo o limitar el acceso a determinados mens o partes del men para los usuarios no autorizados. Es posible registrar los derechos de los usuarios y examinarlos mientras se utiliza el programa. E-Seguridad has sido integrado en el software de Exact. Para crear y mantener usuarios deben de registrarse como Supervisor en Exact Globe for Windows y seleccionar la ruta de men [Fichero, Administrador]. Esta ruta, a diferencia de otras rutas de men, slo puede accederse por el supervisor y el controller. Pueden concederse los mismos derechos a otros, pero estos dos usuarios en particular estn disponibles como estndar en E-Seguridad y no pueden ser borrados o modificados. Supervisor

 apartado es interesante si usted en el supervisor. Los usuarios normales slo Este

tienen que introducir la contrasea para poder trabajar con el software de Exact y no han de trabajar con E-Seguridad. Antes de que los usuarios puedan hacer uso del software de Exact, han de registrarse en E-Seguridad. Este mdulo examina si el usuario tiene acceso al software y, si es as, a que partes del software. El usuario que controla E-Seguridad es el supervisor. Es el nico que puede acceder al sistema como supervisor. El supervisor slo puede crear usuarios, grupos y derechos, pero no puede acceder a otras funciones de Exact. Si se desean crear ms supervisores para la organizacin, todos los usuarios que deberan tener los mismo derechos que el supervisor han de ser incluidos en el grupo de administradores (Vase 11.9 Procedimiento para crear grupos de usuarios ).

142 z Proteger datos

Controller Ya que los supervisores pueden abusar de sus derechos, el software tiene incorporado un controlador. Todas las acciones que realiza se registran automticamente en un archivo de registro. El registro cronolgico puede verse en el submen [Fichero, Administrador, Listados]; el nico que puede limpiar el archivo de registro en el controller. Otros usuarios que han de tener los mismos derechos que el controller deben de incluirse en los grupos de usuarios Controllers (Vase 11.9 Procedimiento para crear grupos de usuarios ). Acceso E-Seguridad le autoriza a controlar el acceso del software de Exact en distintos niveles. Puede indicar si un usuario tiene acceso a : Empresas Mens, submens y funciones

Asignar derechos a los usuarios puede llevar algn tiempo. La manera ms rpida de asignar derechos es clasificar los usuarios en grupos y definir los derechos por grupo. Para usuarios en particular es posible corregir y extender sus derechos. Para usuarios que no pertenecen a ningn grupo en particular se han de asignar derechos individuales.

 Exact, los derechos son siempre definidos por usuario, bien a un usuario en En
particular o a un grupo.

11.7

Trabajar con E-Seguridad

Acceder a E-Seguridad por primera vez
Para instalar E-Seguridad, no es necesario seguir un procedimiento separa. El mdulo se instalar automticamente, si su licencia de Exact contiene dicho mdulo Vase 2.4 Instalar Exact Globe for Windows. La persona que ejerce como controller comenzar Exact Globe for Windows directamente despus de haber terminado la instalacin registrndose como CONTROLLER y utilizando la contrasea estndar control. Se le pedir inmediatamente que cree una contrasea nueva que ha de introducirse en la siguiente pantalla con Clave de acceso y tambin debe confirmarla en Examinar. Para los supervisores se da el mismo caso, han de registrarse como SUPERVISOR y la contrasea estndar supers.

 asegurarse de que el controller y el supervisor modifican la contrasea Debe

regularmente (una vez al mes). La ruta ha seguir para cambiar la contrasea es [Fichero, Administrador, Usuarios].

 el supervisor olvida su contrasea, los nicos que pueden recuperar su acceso Si

a [Fichero, Administrador] son los del departamento de support . Los otros usuarios ya creados pueden seguir trabajando con Exact.

Proteger datos z 143

Antes de crear usuarios y/o grupos, se han de definir los parmetros generales en E-Seguridad utilizando [Fichero, Administrador, Parmetros]. La primera vez que comienza Exact como Supervisor, ver un nmero de parmetros estndar. Cada vez que cambia los parmetros, slo implicarn a los nuevos usuarios que est creando. Para cada usuario puede definir otros valores, Vase 11.8 Procedimiento para crear usuarios.

[Fichero, Administrador, Parmetros]

Introducir los datos requeridos. Seleccionar los parmetros que deberan aplicarse a la mayora de los usuarios. Esto significa que los cambios de datos que se introducirn por usuario son menores. Extens.mn. clave acceso Cuanto ms larga sea la contrasea ms difcil es irrumpir en el sistema de una manera ilegal. La longitud mnima de 8 caracteres es aconsejable. Plazo validez clave acceso Puede indicar por cuanto tiempo la contrasea ha de ser vlida. Una vez ha indicado el nmero de das en que la contrasea es vlida, ha de cambiar la contrasea. Si se introduce un 0 en este campo, la contrasea permanecer vlida ilimitadamente. En general, se les recomienda a los usuarios cambiar las contraseas regularmente, as que una contrasea robada slo puede utilizarse por un poco tiempo. Modificar clave de acceso Es posible indicar si los (grupos de) usuarios tienen permiso para modificar su propia contrasea. Asegurndose de que las contraseas se cambian regularmente, limita el periodo en el cual pueden ser utilizadas en abuso.

Procedimiento breve para utilizar E-Seguridad

Si se est utilizando un servidor Novell o NT, es posible importar un lista de usuarios utilizando [Fichero, Administrador, Importar usuarios de la red] y contine a partir del tercer paso. Vase 11.8 Procedimiento para crear usuarios. 1. Crear un nuevo usuario de Exact y sus contraseas en [Fichero, Administrador, Usuarios]. Vase 11.8 Procedimiento para crear usuarios. 2. En [Fichero, Administrador, Grupos de usuarios] crear los grupos a los que se quieren aadir los usuarios. Vase 11.8 Procedimiento para crear usuarios. 3. Crear derechos para los grupos y usuarios utilizando el botn Ceder derechos, que est disponible en [Fichero, Administrador, Grupos de usuarios] en la lengeta E-Seguridad tambin en [Fichero, Administrador, Usuarios]. Siga estos pasos (vase 11.10 Procedimiento para ceder derechos para informacin ms detallada) : Primero crear los derechos de grupos, los cuales pueden ser necesarios para acceder varias empresas Si es necesario puede modificar los derechos de los usuarios y grupos por empresa

144 z Proteger datos

Si es necesario puede modificar los derechos por usuario y crear usuarios, y sus derechos, que no pertenezcan a ningn grupo

11.8

Procedimiento para crear usuarios

 los usuarios que han sido definidos en E-Seguridad pueden trabajar con el Slo
software de Exact. Antes de comenzar a crear usuarios, deben definirse los parmetros generales del usuario en [Fichero, Administrador, Parmetros]. Vase 11.7 Trabajar con E-Seguridad.

[Fichero, Administrador, Importar usuarios de la red]

Si se est utilizando un servidor, los usuarios puede que ya hayan sido creados. Es ms fcil seleccionar los usuarios que tener que crearlos de nuevo. Si se est trabajando con Exact en un entorno Novell o NT, es posible utilizar el asistente bajo [Fichero, Administrador, Importar usuarios de la red] para seleccionar los usuarios de la red e incluirlos en E -Seguridad.

 usuarios NT slo pueden importarse desde un ordenador que est trabajando Los
con Windows NT. En el asistente puede moverse de un paso a otro haciendo click en Siguiente; cualquier error puede corregirse haciendo click en Atrs. 1. Una vez ha comenzado el asistente, introduzca el servidor y seleccione los grupos de usuarios de la red desde la cual quiere importar los miembros a E-Seguridad. 2. Seleccione el/los usuario/s que necesite. Para seleccionar ms usuarios que estn juntos en el listado presione la tecla <Shift> y seleccione los usuarios haciendo click sobre ellos. Los usuarios que no estn juntos en el listado pueden seleccionarse de manera similar presionando la tecla <Ctrl>. 3. En la siguiente ventana, puede aadir los usuarios seleccionados a cualquier grupo, marcando la casilla que aparece y el grupo deseado. 4. Haga click en No hay datos de pas ISO en la tabla INTRASTAT.. Los usuarios de la red se leern en E-Seguridad. Puede repetir los pasos anteriormente nombrados para otros servidores y/o grupos de usuarios de la red.

[Fichero, Administrador, Usuarios]

Para cada usuario que se defina utilizando el siguiente procedimiento, puede modificar los parmetros ms adelante en la misma ruta de men. Para crear un usuario nuevo seleccione Nuevo. Tambin puede seleccionar un usuario ya importado y haga click en Modificar. ID Usuario Introduzca el nico ID de usuario (nombre de acceso). Lengeta General Introduzca el nombre, apellido, datos NDC y otros datos del usuario en esta lengeta. Si el usuario fue importado de Novell o NT, y su nombre ya estaba introducido aqu, esta lengeta mostrar los datos importados.
Proteger datos z 145

Lengeta Empleo Introduzca informacin adicional en el usuario (empleado). Bloquear (lengeta E-Seguridad) Los usuarios confirmados han sido creados desautorizando esta opcin. Esta casilla de control se marcar como estndar as que un usuario que no ha sido creado completamente no tiene derechos en Exact. Una vez se ha definido el usuario, puede bloquear todo el acceso autorizando Bloquear, sin que tenga que cambiar los derechos para empresas o mens en particular. Debe hacer esto si el usuario en cuestin deja la empresa, o estar ausente por un largo periodo de tiempo y quiere prevenir un uso no autorizado para su cdigo de acceso. Clave de acceso (lengeta E-Seguridad) Introduzca una contrasea para el usuario que se registrar y codificar una vez se haya introducido en Confirme contrasea tambin. La contrasea slo ser aceptada cuando cumpla la Extens.mn. clave acceso, que puede modificarse en esta lengeta para el usuario en particular.

 autorizar al usuario a seleccionar el mismo la contrasea, puede introducir Para

una contrasea preliminar y autorice Modificar clave de acceso. Despus del primer acceso, el usuario puede introducir su propia contrasea en la lengeta Clave de acceso en [Fichero, Parmetros de usuario]. Fecha comz. / Fecha final (lengeta E-Seguridad) Si es necesario puede fijar el periodo vlido para la contrasea introducida. Extens.mn. clave acceso (lengeta E-Seguridad) En este campo, es posible introducir un valor que modifique el valor general definido en [Fichero, Administrador, Parmetros]. Modificar clave de acceso (lengeta E-Seguridad) Indquese si el usuario debera modificar su propia contrasea. Si autoriza esta casilla puede decidir cuando la contrasea debera modificarse en los siguientes parmetros. Plazo validez clave acceso (lengeta E-Seguridad) Slo puede introducir otro valor (estndar) si Modificar clave de acceso est autorizado. Modif.contrasea en sig.inicio (lengeta E-Seguridad) Slo es posible autorizar esta opcin si Modificar clave de acceso ha sido autorizado. Autorizando esta opcin, puede hacer al usuario introducir una contrasea nueva la prxima vez que acceda al sistema. Una vez se haya llevado a cabo, la casilla de control se desautorizar automticamente.

146 z Proteger datos

Botn Grupos (lengeta E-Seguridad) Si hace click en el botn, las dos ventanas en la pantalla de abajo le autorizan a aadir el usuario a los grupos. Puede seleccionar los grupos a los que quiere aadir el usuario en la ventana No es socio de; luego hacer click en <. Los grupos de los que desea borrar el usuario estn marcados en la ventana Miembro de, despus ha de hacer click en >. Tambin puede crear o borra enlaces de la otra manera, es decir desde el punto de vista de grupos vase 11.9 Procedimiento para crear grupos de usuarios. Botn Ceder derechos (lengeta E-Seguridad) Vase 11.10 Procedimiento para ceder derechos para tener ms informacin sobre esta funcin. Botn Copiar (lengeta E-Seguridad) Puede ceder al usuario los mismos derechos que a cualquier usuario ya existente. En la ventana que aparece seleccione el ID Usuario del usuario que debera servir como modelo, abajo se pueden marcar las propiedades que quiere copiar : Grupos, Derechos de acceso depend. de empresa y/o Derechos de acceso independ. de empresa. Confirmar la seleccin haciendo click en Copiar una vez ms. Haga click en Guardar. Los pasos arriba mencionados se pueden repetir para otros usuarios.

Solucionar problemas
Dnde puede cambiar un usuario su contrasea? Todos los usuarios pueden modificar las contraseas en [Fichero, Parmetros de usuario] en la lengeta Clave de acceso si tienen derechos a hacerlo. Los supervisores pueden modificar las contraseas en [Fichero, Administrador, Usuarios].

11.9

Procedimiento para crear grupos de usuarios

Los usuarios que deben de tener los mismos derechos pueden agruparse. Esto significa que tendr que ceder estos derechos una sola vez. Es mucho ms fcil hacer esto que crear derechos por separado para cada usuario, y de esta manera se ahorrar mucho tiempo. Adems, puede ceder derechos extras a usuarios individuales.

 usuario puede pertenecer a varios grupos, que puede llevar a derechos Un

contradictorios. Vase Prioridades para ceder derechos para ms informacin sobre la criteria que aplica a esta situacin. Antes de aadir usuarios a un grupo, primero deberan introducirse en E-Seguridad en [Fichero, Administrador, Usuarios]. Tambin es posible crear grupos primero, que entonces enlaza a los usuarios.[Fichero, Administrador, Grupos de usuarios]. El grupo ms grande debera crearse primero, comenzar con un grupo que contenga todos los usuarios. Entonces podra crear un nmero de grupos funcionales, de general (muchos usuarios) a detallado (pocos usuarios). Esta es la mejor manera de prevenir muchos errores y dobles entradas.

Proteger datos z 147

Ejemplo Cree primero el grupo General para todos los usuarios. Puede ceder a este grupo, por ejemplo, slo el derecho a consultar listados en particular. Entonces cree los grupos funcionales Contabilidad, P&O, Compras y Ventas con sus correspondientes derechos. Finalmente, se crear el grupo Gestin. E-Seguridad contiene dos grupos estndares de usuarios que no se pueden borrar. Administradores y Controllers. Estos grupos tienen los mismos derechos que el supervisor y el controller. Si comienza E-Seguridad por primera vez estarn todava vacos. Cualquier usuario que se aada a estos grupos tendr los mismos derechos y puede reemplazar o ayudar al verdadero supervisor o controller.

 usuarios que pertenecen a otros grupos a la vez tendrn incluso ms Los

derechos que el verdades supervisor o controlador. As que tenga cuidado al ceder derechos. Tambin existe la posibilidad de dejar ambos grupos vacos.

[Fichero, Administrador, Grupos de usuarios]

Seleccionar Nuevo en la ventana Grupos de usuarios. Si ya se han creado grupos, puede seleccionarlo y hacer click en Modificar. Grupo Introduzca un cdigo nico de grupo que no contenga ms de 20 caracteres (p.e. MPLY) Descripcin Introduzca una descripcin clara y nica (p.e. Dpto. personal") Puede aadir usuarios a grupos utilizando las dos ventanas que hay al final de la pantalla. Puede seleccionar los usuarios que quiere incluir en el grupo haciendo click en Miembros; y entonces haga click en <. Los usuarios que desea borrar del grupo son seleccionados en la ventana Miembro de, despus de hacer click en >. Tambin puede crear o borrar enlaces de otra manera, p.e. desde el punto de vista de los usuarios vase 11.8 Procedimiento para crear usuarios. Botn Ceder derechos Vase Procedimiento para ceder prioridades para informacin ms detallada sobre esta funcin. Haga click en Guardar. Los pasos arriba mencionados pueden repetirse para cualquier otro grupo.

 vez el supervisor ha definido ambos usuarios y grupos, el controller puede Una

ver los usuarios por grupo y los grupos por usuario en [Fichero, Administrador, Listados]. Las siguientes opciones estn disponibles : Derechos efectivos Usuarios Usuarios por grupo Grupos por usuario Registro cronolgico

148 z Proteger datos

Tray.de men modificados

11.10

Procedimiento para ceder derechos

Cediendo o negando derechos, puede ceder o negar el acceso de los usuarios a partes en particular del software de Exact. Los derechos le autorizan a gestionar el uso de funciones particulares por usuarios en particular. Los derechos pueden definirse por grupo y por usuario utilizando el botn Ceder derechos que est disponible en [Fichero, Administrador, Grupos de usuarios] en la lengeta E-Seguridad tambin en [Fichero, Administrador, Usuarios]. Las descripcin de abajo es para usuarios pero este procedimiento tambin puede utilizarse para grupos, funciona de la misma manera en ambos casos., pero los grados en los que se pueden ceder los derechos es distinto.

 distintos derechos que un usuario puede estar dando - ambos Los

individualmente o con varios grupos - puede ser conflictivo. Para informacin ms detallada Vase Prioridades para ceder derechos.

1. En la lengeta Derechos de acceso depend. de empresa, seleccionar la empresa para la que desea definir derechos de acceso.

 asterisco * (comodn) le ayuda a seleccionar todas las empresas; con El

4*, por ejemplo, selecciona todas las empresas entre 400-499.

Proteger datos z 149

2. La ventana indica todos los mens de Exact en estructura de rbol. Cada parte de men que contiene niveles menores es precedida por un signo positivo o negativo. Haciendo click en esto, puede expandir o colapsar la estructura. Cada parte mostrada se redondear con un pequeo crculo. La primera vez que se definen los derechos para un usuario, todos los crculos se colorearn en rojo, e indicar que no se han definido derechos, y no tendrn la oportunidad de comenzar ninguna funcin. 3. Seleccione una parte de men y marque en la parte derecha de la lengeta Derechos de acceso depend. de empresa una de las siguientes opciones para ceder estos derechos : {Derechos} Si autoriza esta opcin, el usuario puede comenzar y utilizar la funcin seleccionada. El crculo ser ahora verde y las indicaciones de funcin sern precedidas por un *, que indica que este es un derecho particular. {Sin derechos} Si autoriza esta opcin, el usuario no tiene ningn derecho y no tendr acceso. El crculo para esta funcin se volver (o continuar) rojo. {Derecho de mayor nivel} Si autoriza esta opcin, los derechos cedidos a un nivel superior se copiarn. Este es normalmente es caso. Los crculos para las funciones que estn de esta manera son verdes.

 Algunas veces los usuarios necesitan tener derechos casi idnticos. Puede
trabajar ms rpido utilizando el botn Copiar derechos de acceso; seleccionar un ID Usuario y simplemente copie la combinacin de los derechos que necesita. 4. En la lengeta Derechos de acceso independ. de empresa, puede indicar que derechos tiene un usuario, no importa con que empresa estn trabajando. Aqu, la ventana muestra las funciones disponibles en [Fichero]. Ceder los derechos relevantes de la misma manera que se hizo en la lengeta Derechos de acceso depend. de empresa. 5. Haga click en Guardar. Los pasos arriba mencionados pueden repetirse para otro usuario.

11.11

Prioridad para ceder derechos

Los derechos de grupo son distintos de los derechos de usuario. Si los distintos grupos a los que un usuario pertenece tienen distintos derechos de grupo, puede que no est claro que derechos aplicarle personalmente. El sistema, sin embargo, examina, compara y pesa los datos definidos y decide cuando un usuario tiene derechos en particular. Los criterios que se han registrado aqu son (en orden de prioridad) : 1. Un derecho definido en detalle prevalece sobre un derecho no detallado. Ejemplo {Sin derechos} o {Derechos} prevalece sobre {Derecho de mayor nivel}.

150 z Proteger datos

2. El nivel men X prevalece sobre el nivel men X-1. Ejemplo El usuario Cavalera es miembro de dos grupos. El grupo 1 tiene {Derechos} a un men un nivel inferior que el grupo principal. El grupo 2 tiene {Sin derechos} a un men dos niveles inferiores que este men principal. Los derechos del grupo 1 prevalecen sobre los derechos del grupo 2. Por consiguiente, Cavalera podr llevar a cabo las funciones con menor nivel (de hecho, Derecho de mayor nivel se aplica). 3. Los derechos de usuario prevalecen sobre los derechos de grupo. Ejemplo El usuario Cavalera pertenece a un grupo que no tiene acceso a todas las partes en particular de un submen. El mismo, sin embargo, tiene derechos a un nmero de partes que han sido bloqueadas para el grupo. Estar dispuesto a trabajar con estas partes en particular. 4. Cuanto ms se haya detallado una empresa al definirla, mayor son las prioridades. Ejemplo El usuario Cavalera tiene acceso a las empresas 100 y 110. En el grupo de empresas 1* se ha bloqueado un submen. Con la empresa 110 el usuario tiene {Derechos} a este submen. Como un derecho particular una empresa prevalece sobre los derechos en un grupo de derechos, Cavalera puede utilizar esta funcin. 5. Si los derechos contradictorios al mismo nivel, entonces los {Derechos} prevalecen sobre {Sin derechos}. Ejemplo El usuario Cavalera es miembro de dos grupos. El Grupo 1 tiene {Sin derechos}, el grupo 2 tiene {Derechos} a un men especfico. Cavalera podr trabajar con este men.

Proteger datos z 151

152 z Proteger datos

12

Organizar datos maestros

154 z Organizar datos maestros

12.1

Introduccin
En Exact Globe for Windows usted mantiene un gran nmero de archivos maestros. Este captulo describe como manejar los distintos datos maestros eficientemente.

12.2

Procedimiento
Borrar datos maestros Los datos maestros pueden borrarse utilizando las funciones de mantenimiento de varios archivos maestros. Sin embargo, Exact Globe for Windows tambin incluye una funcin a parte para borrar varios (inutilizar) grupos de datos maestros. Los datos que todava estn en uso no pueden borrarse. Estudio de consistencia Con objetivo de examinar si los distintos totales de su empresa todava estn en el balance (movimientos, estado de balance, etc.), puede ejecutar un chequeo consistente en sus datos. Vase el manual E-Contabilidad para una descripcin de este chequeo. Volver a numerar los datos maestros Los datos maestros son identificables por cdigos nicos. Por ejemplo, dos clientes con el mismo nombre son diferenciados por su cdigo de datos maestros (Vase tambin 14.20 Codificacin ). Si quiere puede modificar estos cdigos, necesita el mdulo E-Renumerar. Aadir campos e ndices a archivos maestros Si quiere aadir informacin extra en Exact, puede modificar las definiciones de archivo en una empresa aadiendo sus campos personales o creando ndices personales.

12.3

Borrar datos maestros

Los datos maestros pueden borrarse en cada submen de datos maestros. Sin embargo, puede querer tratar con varios archivos sin tener que ir de una funcin a otra, puede optar por [Mantenimiento de sistema, Empresa, Borrar datos maestros].

 datos que estn siendo utilizados no pueden borrarse todava. Por ejemplo, Los
no puede borrar un deudor con partidas pendientes.

[Mantenimiento de sistema, Empresa, Borrar datos maestros]  Dependiendo en el tamao de su empresa, esta funcin puede tomar bastante
tiempo ya que examina todos los ficheros. 1. Una vez que el sistema ha determinado que ficheros maestros estn disponibles, una lista en orden alfabtico se crea y aparece en la pantalla en un cuadro de listado. Seleccione el archivo requerido y haga click en OK. 2. Seleccione los datos que quiere eliminar (varios datos pueden ser seleccionados) y haga click en Borrar. Confirme si ha seleccionado los datos correctos a eliminar.
Organizar datos maestros z 155

3. El sistema de examen, si los datos estn seleccionados, est todava en uso. Si no es as, se elimina inmediatamente. Despus, un informe se genera, conteniendo los datos seleccionados. Por datos separados se especifica si han sido eliminados o no. Los datos que no pueden ser eliminados es por que no estn especificados. 4. Haga click en Cerrar para finalizar este informe o para salir de esta funcin.

12.4

Renumerar datos maestros

(E-Renumerar) Los datos maestros se identifican por cdigos nicos. Por ejemplo, dos deudores con el mismo nombre se distinguen por sus cdigos de datos maestros. Si quiere modificar estos cdigos, debera tener el mdulo E-Renumerar. Puede querer modificar los cdigos para revisar su sistema de codificacin de artculos, o cuando no puede introducir un nuevo cdigo (p.e. entre los cdigos de datos maestros 1002 y 1003).

[Mantenimiento de sistema, Control de ficheros, Renumerar, Renumerar]  Realizar una copia de seguridad de la empresa que quiere renumerar. Vase 11.5
Proteger con una copia de seguridad. 1. Haga click en Nuevo y saque un cuadro de listado en Fichero. Seleccione el archivo maestro que quiere renumerar. Para cada renumeracin, seleccione el cdigo antiguo, especifique el cdigo nuevo y la razn de la modificacin. Haga click en Guardar para almacenar el cdigo nuevo. Seleccione otro archivo maestro o salga de las funciones haciendo click en Cerrar.

 este punto, slo se han introducido las renumeraciones: todava no son En

efectivas. 2. Cree un listado utilizando [Mantenimiento de sistema, Control de ficheros, Renumerar, Listados, Renumerar] para ver la renumeracin que ha introducido, pero que todava no ha hecho efecto. Examine si todas las renumeraciones son correctas. Si no, imprima el listado para tenerlo a mano mientras realiza las correcciones, utilizando Modificar. 3. Si quiere mover las renumeraciones, seleccione los archivos maestros requeridos y haga click en Borrar.

[Mantenimiento de sistema, Control de ficheros, Renumerar, Realizar renumeracin]

Las distintas modificaciones y eliminaciones introducidas, mientras se realizaba la renumeracin, estn introducidas dentro de archivos realizando sus funciones.

 Mientras utiliza esta funcin, debera ser el nico usuario de esta empresa.
1. Una lista de archivos maestros renumerados aparecern en la pantalla. Seleccione los archivos en los que quiere realizar una renumeracin especfica. Haga click en Marcar todo para seleccionar todos los archivos en una sola vez.

156 z Organizar datos maestros

 Todos los archivos se seleccionarn. Dependiendo en el tamao de la

empresa, est funcin puede llevar algn tiempo. En ese caso, iniciar esta funcin por la tarde. De esta manera puede asegurarse que no hay otros usuarios trabajando en la empresa. 2. Crear un listado utilizando [Mantenimiento de sistema, Control de ficheros, Renumerar, Listados, Historial renumeraciones] para ver las renumeraciones que han tenido efecto. Si quiere modificar renumeraciones en este momento, tendr que deshacer las renumeraciones previas utilizando [Mantenimiento de sistema, Control de ficheros, Renumerar, Renumerar]. Debera introducir el cdigo nuevo como el cdigo viejo, especifique otro cdigo nuevo e introducir una razn. Si se requiere.

12.5

Aadir campos e ndices

Si quiere aadir informacin extra a Exact, puede utilizar [Mantenimiento de sistema, Control de ficheros, Gestin de base de datos] para crear o modificar las definiciones de la base de datos. Puede modificar o volver a nombrar campos existentes, aadir campos o borrar campos de las tablas. Tiene varias opciones, por ejemplo, puede hacer obligatorios los campos de entradas especficas; puede escribir un texto de ayuda para usuarios que introducen datos en el campo; puede asegurar que las entradas se realizarn siempre en maysculas, etc. En la mayora de las tablas puede modificar, aadir o borrar campos. Adems, los campos de ndice pueden aadirse. Si quiere aadir informacin extra, puede modificar las definiciones del archivo en una empresa aadiendo campos personales extra a un nmero de archivos maestros en su aplicacin de Exact o aadiendo ndices personales (llaves de bsqueda) a los ndices estndares.

[Mantenimiento de sistema, Control de ficheros, Gestin de base de datos]  campos e ndices que crea utilizando esta funcin estn disponibles slo en Los
la empresa actual.

 archivos extra creados estn incluidos en las funciones de mantenimiento de Los

los archivos maestros en cuestin en la lengeta Extra . Los campos pueden introducirse y mantenerse en esa lengeta. Tabla Aqu puede recuperar una lista de archivos disponibles en sus aplicaciones de Exact y a qu campos o ndices pueden aadirse. Cuando ha seleccionado el archivo requerido, los campos actuales en la definicin de archivo en cuestin se muestran. Los campos existentes pueden modificarse marcando el campo en cuestin y haciendo click en Modificar. Puede borrar campos marcando el campo en cuestin y haciendo click en Borrar.

 campos estndar (precedidos por el signo ms) no pueden Los

modificarse/borrarse, porque perjudicara la consistencia de los datos.

Organizar datos maestros z 157

Por medio de la lengeta Campos se pueden aadir nuevos campos. Introduzca el nombre del campo o modifquelo en Descripcin.

 campo Nombre se utiliza para uso interno. Los 10 primeros caracteres del El
campo Descripcin aparecen automticamente en Nombre, pero usted puede modificar esto si es necesario. Referencia (lengeta Campos) Puede introducir o modificar la tabla a al que se refiere este campo.

 crea un campo de referencia, no puede introducir Tipo de campo. Si

Tipo (lengeta Campos) Cuando aada un campo, tiene que definir el tipo de campo. El tipo determina que datos pueden introducirse en este campo.

Tipo de campo
{Alfanumrico} {Importe}

Utilizacin
Para campos en los que introduce texto libro (nmeros o letras). Para campos en los que introduce importes. La diferencia entre campos de importe y campos de precios es que el nmero estndar de decimales es 2 para importes pero puede ser mayor para precios. Para campos en los que introduce un nmero de cuenta bancaria. Para campos en los que introduce nombres de ciudades. Para campos en los que quiere indicar un color. Para campos en los que introduce una fecha. Para campos en los que introduce una cotizacin. Para campos en los que introduce figuras. Las figuras que empiezan por cero y estn alineadas a la derecha. Para campos en los que introduce el nombre y localizacin de un archivo (p.e. un formato de carta). Puede buscar en el disco duro o en la red. Para la descripcin de campos en los que quiere introducir descripciones en distintos idiomas. Para campos en los que slo puede seleccionar {No} o {S}. {No} es el valor estndar. Para campos en los que introduce nmeros. Los nmeros no comienzan por cero y no tienen una alineacin especfica. Los  nmeros se utilizan para calcular, p.e. el nmero de empleados. Para grabar nmeros como nmeros de la Cmara de Comercio, puede utilizar un campo alfanumrico.

{Cta bancaria} {Ciudad} {Color} {Introd. y archiv. directamente} {Cotizacin} {Cifras} {Fichero} {Cotz.} {No} {Nmero}

{Numrico} {Cdigo postal}

158 z Organizar datos maestros

Para campos en los que slo quiere introducir nmeros. Los nmeros no contienen ceros al principio y estn alineados a la derecha. Para campos en los que quiere introducir cdigos postales.

Tipo de campo
{Campo opciones}

Utilizacin
Para campos en los que puede introducir varias alternativas. Haga click en Alternativas para introducir las distintas alternativas. Para introducir las alternativas, haga click en Insertar en el cuadro de dilogo (con un mximo de 62). Aparecern en la lista bajo Alternativas. Para cambiar o modificar una alternativa, seleccinela y haga click en Modificar o Borrar. Puede modificar el orden de las alternativas en la lista, en la pantalla de entrada, la lista aparecer en el orden que introduce aqu. El valor superior es el valor estndar. Haga click en OK para guardar la lista. Seleccione un valor estndar en la pantalla principal.

{Precio}

Para campos en los que quiere introducir precios. La diferencia entre campos de importe y precios es que el nmero estndar de decimales es 2 para importes pero puede ser superior para precios. Para campos en los que quiere introducir nmeros de telfono y nmeros de fax. Para campos en los que quiere introducir una hora o duracin. Para campos en los que slo puede seleccionar {S} o {No}. {S} es el valor estndar.

{Telfono} {Hora} {S}

Extensin (lengeta Campos) Puede modificar el tamao del campo.

 Cuando crea un nmero de campos, debera introducir el nmero de posiciones

incluyendo el nmero de decimales y el separador de decimales. Por ejemplo, el nmero 123,50 tiene un tamao de 6 posiciones.

 opcin no est siempre disponible porque algunos tipos de campo tiene un Esta
tamao y una estructura determinada (p.e. Cdigo postal o S/No). Puede introducir o modificar el nmero de decimales en Precisin para campos del tipo {Importe}, {Nmero}, {Cotz.} y {Precio}. Para campos de importes, se sugieren 2 posiciones de forma estndar.

 posicin slo est disponible para campos de nmeros. Introduzca el Esta

nmero de decimales. Para campos de importe y precio, le nmero de decimales se determina por sus parmetros estndar. Texto de ayuda (lengeta Campos) Puede utilizar un texto de ayuda para definir una instruccin de entrada para cada campo. El texto de ayuda aparecer en la parte inferior de la pantalla de entrada y ayudar al usuario (la persona que introduce los datos) a introducir los datos correctamente.

Organizar datos maestros z 159

Maysculas / Obligatorio / Aadir 0 / Positivo (lengeta Campos) Si quiere que aparezcan los datos automticamente en letras maysculas, active el parmetro Maysculas.

 opcin no est disponible siempre porque algunos tipos de campo tienen un Esta
tamao y una estructura justa. Si la entrada de un campo especfico es obligatoria, active el parmetro Obligatorio. Si el campo estndar debera estar alineado a la izquierda con ceros al principio, active el parmetro Aadir 0.

 opcin slo est disponible para campos numricos. Esta

Si el campo slo contiene valores positivos, active al parmetro Positivo. Indices (lengeta Indices) Los ndices son llaves de bsqueda con las cuales se pueden buscar registros especficos. Los ndices se utilizan en distintas ventanas de bsqueda en las aplicaciones de Exact. Cuando los ndices estndar no cumplen sus requisitos, puede crear un ndice para un campo en la lengeta Indices, as puede buscar con los valores introducidos en ese campo. Haga click en Insertar, introduzca el nombre del ndice y active el parmetro Unico si quiere que slo ocurra una vez. Bajo Campos, marque los campos requeridos y haga click en > para seleccionarlos. Ejemplo Cuando cree un ndice en el campo Cdigo postal en la tabla de contactos, puede buscar contactos por el cdigo postal. Haga click en Guardar para guardar los cambios del campo y confirmar su seleccin en el cuadro de dilogo.

 click en No si quiere deshacer los cambios en el campo. Entonces Haga

volver a la funcin y puede cambiar otro campo o abandonar la funcin. Si quiere salvar los cambios en el campo, haga click en S. Haga click en Cancelar para continuar modificando los campos. Una vez ha hecho todos los ajustes necesarios, haga click en Guardar para guardar todos los cambios introducidos y confirmar su seleccin en el cuadro de dilogo.

 vez ha realizado todos los cambios y quiere abandonar la funcin, haga Una
click en Guardar en la parte inferior del cuadro de dilogo. Si quiere abandonar esta funcin y deshacer todos los cambios, haga click en Cancelar.

160 z Organizar datos maestros

13

Utilizar los servicios de atencin al cliente

162 z Utilizar los servicios de atencin al cliente

13.1

Introduccin
Cuando compra el software de Exact, no compra nicamente una caja de disquetes y manuales. Cuando tiene una pregunta, o se encuentra con un problema que no puede resolver con los manuales, Exact le ofrece varios niveles de apoyo adicional.

13.2

Procedimiento
Textos de ayuda La mayora de los comandos se explican en la lnea de comentarios. Adems, Exact dispone de un sistema de ayuda completamente clasificados en pantalla. Funciones de ayuda al cliente El software de Exact est equipado con un submen de soporte, conteniendo muchas funciones que pueden ayudar a resolver los problemas por usted mismo, o que pueden ayudar a los empleados de Exact a resolver los problemas para Vd. Vase 13.3 Trabajar con las funciones de servicio al cliente. Ayuda al cliente por telfono. Exact ofrece apoyo telefnico en varios idiomas a travs de distribuidores, proveedores, centros de negocio, filiales de Exact y el departamento central de atencin al cliente en Delft. Si tiene un contrato de mantenimiento, este servicio es gratuito. Vase 13.4 Llamar a ayuda al cliente de Exact.

13.3

Trabajar con las funciones de servicio al cliente

El software de Exact contiene siempre un grupo de funciones de apoyo, disponibles en [Mantenimiento de sistema, Support, Funciones de support]. Estas funciones tiene dos propsitos: 1. Los empleados de ayuda al cliente de Exact (pregunte por ellos) los utilizan, para encontrar informacin rpidamente en el software de Exact y en el sistema de configuracin. 2. Puede utilizarlos para examinar su sistema o resolver un problema que ha encontrado.

 Tenga cuidado con el uso de las funciones de ayuda al cliente. No empiece las
funciones si no sabe exactamente lo que debe hacer. En caso de duda llame a una persona especializada. Vase 13.4 Llamar a ayuda al cliente de Exact. La mayora de las funciones de apoyo son autoexplicativas. Hay, sin embargo, 3 funciones disponibles que estn resumidas brevemente aqu.

[Mantenimiento de sistema, Support, Reparacin de ficheros]

No debe empezar, nunca, una funcin por s mismo. Slo lo pueden iniciar los empleados del departamento de ayuda al cliente de Exact. Si esta funcin se utiliza sin ningn tipo de conocimiento, los archivos pueden daarse de tal manera que no podr utilizarlos nunca ms y necesitar restaurar una copia de seguridad.

Utilizar los servicios de atencin al cliente z 163

[Mantenimiento de sistema, Support, Ini viewer]

Esta funcin le capacita para ver los contenidos de los distintos archivos disponibles en el directorio \WINDOWS. En Fichero puede seleccionar el archivo requerido. Una tabla de contenidos del archivo seleccionado aparece en la pantalla. Haciendo click en un asunto, los valores o parmetros especficos para ese asunto aparecen en la pantalla.

[Mantenimiento de sistema, Support, Ini editor]

Esta funcin le capacita para cambiar los distintos archivos INI. Seleccione un archivo de la manera descrita antes. Seleccione el parmetro que quiera para editar y haga click en Modificar. Una vez hechos los cambios requeridos, haga click en OK para implementarlos.

 muy cuidadoso utilizando esta funcin. Si no est seguro contacte con el Sea
departamento de ayuda al cliente antes de editar los ficheros INI.

[Mantenimiento de sistema, Support, Lista de ficheros]

Esta funcin le autoriza a sacar una lista de archivo. La lista le proporciona informacin sobre los archivos utilizados en Exact Globe for Windows. Esta funcin es particularmente til cuando utiliza E-Port y quiere definir personalmente las definiciones importadas. Entonces puede utilizar la funcin para examinar que campos son importados y que condiciones deberan suponer. Para ms informacin sobre definiciones importadas y E-Port, vaya al manual de la aplicacin. En la lengeta Lista de ficheros, aparece una lista de archivos disponibles en la compaa actual, incluyendo un nombre de archivo y una descripcin de archivo. Adems, se muestra el nmero de informes en el archivo. Cuando ha seleccionado un archivo, puede ver estos ndices en la lengeta Indice. En la lengeta Campos puede examinar qu campos han sido incluidos en el archivo seleccionado y examine su tipo de archivo. Puede mandar los datos a imprimir haciendo click en Imprimir.

13.4

Llamar a ayuda al cliente de Exact

Exact ofrece atencin telefnica al cliente en varios idiomas. Durante los tres primeros meses despus de la compra del software, este servicio es gratuito. Despus de estos tres meses, hay que pagar una cuota por llamada. Si no tiene un contrato de mantenimiento o si todava no lo ha hecho, le aconsejamos solicitar uno. Un contrato de mantenimiento tambin le asegura recibir automticamente la ltima versin del software. El software de Exact se suministra a travs de sus oficinas centrales y regionales en los Pases Bajos, las filiales de Exact en Europa, los Centros de negocio de Exact, los proveedores y los distribuidores.

 requiere ayuda por telfono, es aconsejable tener su nmero de cliente en la Si

mano (nmero de licencia). Tambin puede recuperar su nombre de licencia utilizando [Ayuda, Acerca de Exact Software].

164 z Utilizar los servicios de atencin al cliente

Procedimiento de la llamada a ayuda al cliente

Todas las mesas de ayuda al cliente son dirigidas por especialistas, quienes harn todo lo posible para solucionar sus preguntas o problemas. Puede realizar una llamada de ayuda los das de semana entre las 08.30 y las 17.30 (hora local). Primero contacte con el proveedor de su propio pas. Vase Servicio local de ayuda al cliente. Si en su pas no tiene una sucursal de Exact o un distribuidor, contacte con el departamento de ayuda al cliente internacional de Exact en Delft, Holanda. Vase Servicio internacional de ayuda al cliente.

Servicio local de ayuda al cliente

La ayuda al cliente local se puede obtener de las sucursales de Exact y de los distribuidores de muchos pases. La tabla que aparece abajo muestra todos los telfonos disponibles y nmeros de fax.

Pas
Asia (Malasia, Kuala Lumpur) Blgica, Zaventem Repblica Checa, Praga Francia, Pars Alemania, Neuss Gran Bretaa, Middlesex Hungra, Budapest Mxico, Ciudad de Mxico Pases Bajos Antillas, Curaao Polonia, Poznan Polonia, Varsovia Rusia, Mosc Espaa, Madrid

Sucursal de Exact
Exact Software Asia Sdn. Bhd. Exact Blgica NV / SA Exact RC s.r.o. Exact Francia SARL Exact Software GmbH Exact Software UK Ltd. Exact Hungra Kft Exact Mxico Exact software (Antillas) N.V. Exact software Polonia Sp. z.o.o. Exact software Polonia Sp. z.o.o. Exact Rusia B.V. Exact Software Espaa SRL

Telfono
+60 3 244 1344 +32 2 721 92 00 +42 2 2323631 +33 1 49194922 +49 2131 933810 +44 1784 466224 +36 1352 2458 +525 4880680 +599 9 650077 +48 61 531 431 +48 22 444 851 +7 095 2586060 +34 1 3500149

Fax
+60 3 244 9444 +32 2 721 92 09 +42 2 24835094 +33 1 49194913 +49 2131 933845 +44 1784 466210 +36 1252 3162 +525 4880685 +599 9 650082 +48 61 518344 +48 22 445097 +7 095 2586061 +34 1 3507744

Utilizar los servicios de atencin al cliente z 165

Pas
Australia, Rosehill N.S.W. Chile, Santiago Cuba, La Habana Hong Kong Marruecos, Rabat Rumania, Bucarest Rumania, Cluj-Napoca

Distribuidor
Hume Computers Pty, Ltd. SoftwareFinanciero CenterSoft APSC Empresa de consultas Abacus Marruecos SA Soluciones de ordenador srl Soluciones de ordenador srl

Telfono
61-29-637-4500

Fax
61-29-637-4352

+5622341811 +53 733 1409 +852 23751720 +212 7 805 202 +40 1 3367099 +40 64 198685

+5622341810 +53 733 0875 +852 23020748 +212 7 804 648 +40 1 3354851 +40 64 197868

Servicio internacional de ayuda al cliente

El departamento internacional de ayuda al cliente en las oficinas centrales de Exact le ofrece ayuda al cliente en varios idiomas. Todas estas personas son nativos de los idiomas que se mencionan en la lista que aparece a continuacin y tiene una buena preparacin en los pases y el idioma.

Idioma
Holands Ingls Francs

Telfono
+31 15 2515151 +31 15 2515130 +31 15 2515133

Puede llamar al servicio internacional de ayuda al cliente los das laborales entre las 08.30 y las 17.30 hora local (CET). El nmero de fax de este servicio es +31 15 2618647. 1. Llame al nmero de telfono segn el idioma que quiera utilizar. 2. Si tiene un telfono de pulso qu est conectado a un telfono digital, introduzca su nmero de cliente. Tendr que esperar. Si no introduce el nmero de cliente (o si su nmero de cliente no se encuentra), el telefonista le atender. 3. Tan pronto como sea posible se le conectar con un empleado que hable el idioma que ha seleccionado.

 el tiempo de espera supera el minuto y medio, tendr la opcin de dejar su Si

nmero de telfono pulsando el 1. Por favor introduzca el nmero completo que se debe marcar si se llama desde Delft. Exact contactar con Vd. lo antes posible. Di el nmero de cliente se introdujo correctamente, se leer en alto su nmero, y se le pedir confirmar este nmero.

166 z Utilizar los servicios de atencin al cliente

14

Exact Enciclopedia

168 z Exact Enciclopedia

14.1

Acreedor
Definicin
Los bienes y servicios son comprados a proveedores que se denominan acreedores.

Explicacin
Los bienes y servicios pueden ser abastecidos por varios proveedores pero hay normalmente un proveedor principal que ofrece los mejores plazos. Aparecen otros proveedores si el proveedor principal no puede satisfacer la demanda o no puede entregarla a tiempo. La seleccin de proveedores es un paso importante en el proceso de compra. La mayora de los compradores utilizan clasificaciones para elegir nuevos proveedores o revisan peridicamente sus proveedores actuales segn precio, calidad, fiabilidad en los plazos de entrega, etc. La rapidez con la que puedas conseguir estos datos facilita la compra. Genere todos los acreedores requeridos de una vez y utilice los listados disponibles.

 Deben crear por adelantado los datos a enlazar con el acreedor Por ejemplo si
desea enlazar una cuenta de contrapartida estndar primero tendr que crear esta cuenta del Mayor. Introduzca un nico cdigo para el acreedor. El acreedor ser identificado por ese cdigo en el sistema contable y logstico. La entrada de datos se facilita ampliamente por el hecho de que muchos datos maestros tienen un cdigo de bsqueda. En las funciones de entrada, puede utilizar el cdigo de bsqueda en lugar del nmero de acreedor. Agrupar acreedores Es posible clasificar sus acreedores en grupos separados utilizando cdigos de categoras. Estos cdigos pueden asignarse a . De esta forma, Vd. puede agrupar acreedores segn el origen, zona, ingresos, etc. Estas categoras son tiles al clasificar los listados. Ejemplo Asigne el cdigo10 a todos los proveedores habituales. Esto permite seleccionar todos los proveedores habituales utilizando cdigo 10. Bloquear acreedores Si se bloquea un acreedor , aparecer un mensaje cuando se contabilicen los asientos, aunque todava puede hacerlo. Sin embargo, no puede introducir pedidos de compra para un acreedor bloqueado. Informacin financiera Lnea de crdito Puede introducir una cantidad mxima posible para ese acreedor. Cuenta de contrapartida

Exact Enciclopedia z 169

Una contrapartida estndar puede asignarse a un acreedor. Esta contrapartida ser sugerida al introducir las compras (en el diario de compras). En general, una cuenta de gastos o cuenta de stock se utiliza como cuenta de contrapartida. Ejemplo Solamente Vd. compra materias primas de algunos acreedores. Especifique nicamente la cuenta del Mayor Materias primas como la cuenta de contrapartida estndar. Esta cuenta aparecer automticamente cuando contabilice los asientos de compra de estos acreedores. Condiciones de pago Es posible enlazar una condicin de pago con un acreedor. Esta condicin de pago enlazado a ser sugerida en las funciones de entrada. Mtodo de pago Introduzca el mtodo de pago (al contado, banco, giro) utilizado normalmente para este acreedor. IVA Puede introducir el cdigo de IVA del acreedor. Este cdigo ser sugerido en distintas funciones de entrada. Nmero de IVA Utilice el nmero de identificacin de IVA para acreedores extranjeros. Este acreedor le facilitar el nmero correcto. Las primeras dos posiciones del nmero de IVA se generarn automticamente cuando se introduzca el cdigo del pas. El nmero de identificacin de IVA ser comprobado por el sistema en distintos pases.

 el nmero de IVA cambia, deber cambiarlo manualmente Si

Moneda Si se utiliza una moneda fija para un acreedor, puede introducir esos datos. Dependiendo de los parmetros de la aplicacin, esta moneda se sugiere cuando introduzca pedidos o contabilice asientos de compra con ese acreedor.

Informacin sobre la compra Enlaceentre un artculo y un proveedor. En el sistema de control de stock, es posible enlazar artculos con el (principal)acreedor. Cuando realice un pedido, seleccione uno de los proveedores. Tambin se puede borrar este enlace. S es as, realice varias comprobaciones antes de borrar, por ejemplo para determinar si los pedidos de compra son disponibles el acreedor. Cdigo de cliente Introduzca el cdigo de cliente que el acreedor utiliza para Vd. Este cdigo se utiliza automticamente como la referencia de pago cuando contabilice. Descuento Adems de los descuentos registrados en la lista de precios, se pueden acordar distintos acuerdos sobre descuentos basados en el volumen de compra o venta anual. Este tipo de descuento puede registrarse como un porcentaje fijo. Al enlazar este porcentaje a un cliente o acreedor se asegura que el descuento se tomar en cuenta. Se sugiere este porcentaje cuando introduzca pedidos de
170 z Exact Enciclopedia

compra y facturas de compra. Se utiliza automticamente cuando se generan los pedidos de compra. Descripcin de artculo extra . Es posible indicar que descripcin del artculo extra deber utilizarse para el acreedor (p.e. descripciones en un idioma distinto). La descripcin del artculo se utiliza en el paquete logstico. Puede incluir esta descripcin en varios documentos, si lo especifica. Ejemplo Ha enlazado el cdigo de descripcin de artculo FR (Francia) con un acreedor. En los pedidos de compra, la descripciones de los artculos aparecern en francs si lo ha definido en el diseo de pedido de compra. Lista de precio Si un proveedor utiliza una tabla de descuento de compra, lo puede enlazar con cdigo de precio de compra una vez grabados los datos de la tabla de descuento de compra.

Vase tambin 14.67 Lnea de crdito 14.88 Recargo de crdito 14.75 Moneda 14.39 Descuento 14.21 Cdigo adicional para un artculo 14.7 Artculo 14.41 Diario 14.32 Contrapartida 14.80 Partida pendiente 14.69 Lista de precios 14.10 Asiento de compra 14.66 IVA

14.2

Acuerdo de precios
Definicin
Los acuerdos de precios pueden ser el instrumento a utilizar cuando llevamos a cabo una poltica de precios complicada. Si los comparamos con los descuentos, con los descuentos en pedidos de ventas y los descuentos sobre cantidades, los acuerdos de precios tienen las siguientes ventajas: Se pueden establecer muchos tipos diferentes de acuerdos de precios. Los acuerdos de precios pueden incluir descuentos, tablas de descuentos, artculos con descuento, etc. Los acuerdos de precios slo sern de aplicacin si se cumplen ciertas condiciones. Estas condiciones deben especificarse en el mismo acuerdo de precios. Algunas de las condiciones que se pueden fijar son un pedido mnimo, el nmero de artculos que deben solicitarse, etc.

Exact Enciclopedia z 171

Explicacin
El contenido de un acuerdo de precios Condiciones de los pedidos de venta Antes de que se aplique un acuerdo de precios deben cumplirse varias condiciones. Estas condiciones pueden ser opcionales u obligatorias. Las condiciones obligatorias deben cumplirse en cualquier caso. Si las condiciones son opcionales, slo es necesario cumplir una de ellas. Ejemplo El acuerdo de precios slo ser aplicable si se cumplen las siguientes condiciones -Que se realice el pedido de ventas en temporada baja (p.e. entre mayo y septiembre). - Que el importe de la venta est por encima de 1.000.000.-En este caso, ambas condiciones son obligatorias.

 vez de utilizarse un acuerdo de precios por cada cliente se puede emplear En

uno general para todos. En este caso se puede incluir una condicin que especifique el cdigo para ese cliente o el cdigo de seleccin. Descuentos En un acuerdo de precios nos referimos siempre a los descuentos, los recargos, los artculos sin cargo, los costes adicionales, etc., como descuentos. En los pedidos de ventas es posible introducir los siguientes descuentos: Descuento en forma de porcentaje sobre el precio de venta del artculo Descuento en forma de cantidad total sobre el precio de venta del artculo. El precio de venta del artculo se sustituye por otro precio El precio que figura en el pedido de venta es el precio del pedido de compra aumentado en un porcentaje. Recargo sobre el precio de venta Descuentos sobre cantidades. Se puede utilizar una lista de precios que hayamos creado anteriormente Descuento por nuevo cliente, en vez del descuento habitual a clientes Descuento sobre pedido de ventas Costes de transporte Gastos del pedido de ventas Artculos con descuento Puede incluir un artculo con descuento en el pedido de ventas. Adems, puede introducir un precio de pedido de ventas para el artculo con descuento. Si dicho artculo se suministra gratuitamente, introduciremos 0,00.

Descuentos aplicables a un pedido de ventas completo:

172 z Exact Enciclopedia

Condiciones adicionales por descuento (condiciones del descuento). Ejemplo Se puede incluir un artculo con descuento siempre que el pedido de ventas contenga al menos 10 artculos de una determinada categora. Esta es la condicin de descuento. Tipos de acuerdos de precios Existen tres tipos de acuerdos de precios. Aunque su contenido es bsicamente el mismo, tienen propsitos diferentes: Acuerdo de precios con un cliente Acuerdo de precios para un cliente concreto. Una vez creado el acuerdo de precios para un cliente en particular, puede copiarlo para otros clientes y ahorrar as tiempo. Acuerdo de precios general Acuerdo de precios para todos los clientes o para una categora de clientes. Se puede emplear un mismo acuerdo de precios para todos los clientes. Debe definirse en los parmetros. Cdigos de archivo de los acuerdos de precios Estos cdigos pueden copiarse en los acuerdos de precios para un cliente o en los acuerdos de precios generales.

Evaluacin de los acuerdos de precios Evaluacin es la palabra con la que designamos el proceso de revisin de las condiciones de los acuerdos de precios, de los descuentos, de los recargos etc. Podemos evaluar los acuerdos de precios cuando introducimos pedidos de ventas o cuando los autorizamos (si es necesario). Procedimiento a seguir: 1. Determinar qu acuerdo de precios se puede utilizar Quiz se puedan aplicar varios acuerdos de precios, pero slo est permitido utilizar uno. En primer lugar se revisarn todas las condiciones de cada acuerdo de precios. Se visualizar el acuerdo de precios aplicable segn las condiciones.

 utiliza un acuerdo de precios estndar, no se visualizar ningn acuerdo Si

de precios durante la evaluacin. 2. Seleccione el acuerdo de precios a utilizar. 3. Indique qu descuentos quiere que figuren en el acuerdo de precios. 4. Vea el resultado. Si es satisfactorio, aplique los descuentos. Si no lo es modifique los descuentos. Si la moneda que figura en el acuerdo de precios es diferente a la moneda del pedido de ventas, los importes del acuerdo de precios figurarn en la moneda del pedido de ventas. Dependiendo de los parmetros, el procedimiento puede diferir de lo mencionado: No es posible intervenir en la eleccin del acuerdo de precios. Si las condiciones se cumplen, el acuerdo de precios aparecer automticamente. Si las condiciones no se cumplen, no se utilizar ningn acuerdo.

Exact Enciclopedia z 173

Si utiliza un acuerdo estndar. De todas formas tendr que indicar qu descuento se concede al cliente.

Impresin de los acuerdos de precios en formularios oficiales Se puede incluir la informacin sobre los acuerdos de precios en los albaranes de entrega, en las confirmaciones de pedidos de venta y en las facturas. Los valores de los acuerdos de precios se pueden imprimir separadamente en los albaranes, etc., si no defini los campos del acuerdo de precios en el diseo correspondiente. Vase tambin 14.39 Descuento 14.82 Pedido de venta

14.3

Albarn de entrega
Definicin
Es un documento impreso, enviado a un cliente con los bienes pedidos. El director de almacn de nuestro cliente utiliza este documento para comprobar si los bienes se entregaron correctamente.

Explicacin
Los pedidos de ventas se comprueban a menudo a partir del albarn de prueba como una parte integral del proceso de venta. Despus de la autorizacin, puede imprimir confirmaciones de pedidos de venta y albaranes de entrega finales. Contenido del albarn de entrega Los datos N.D.C.(Nombre, Direccin, Ciudad) Nmero de pedido de venta Nmero de albarn de entrega Fecha de pedido de venta, fecha de albarn de entrega y fecha de entrega Artculos entregados y a entregar Cantidades pedidas y en pedido de espera Utilizar albarn de entrega de prueba Compruebe que la impresora funciona y que el papel se ha colocado correctamente. Esto es recomendable si se imprime varios tipos de documentos. Compruebe el importe real del pedido de venta. Esto se utiliza bastante, por ejemplo, por el departamento de envos con el fin de asegurar la mercanca o para comprobar la lnea de crdito de un cliente. Compruebe que los datos son correctos. Imprima una copia extra. Esto es til si hay dudas acerca del pedido de venta y se necesita pruebas de las acciones realizadas.
174 z Exact Enciclopedia

Utilizar albaranes de entrega finales Cuandoest seguro de que el pedido de venta es el correcto, puede imprimir el albarn de entrega final. Una vez que el albarn de entrega final se imprime, los bienes pueden entregarse. Las cantidades del stock se actualizan y las facturas se crean teniendo en cuenta los pedidos de venta. Si el albarn de entrega final impreso no sale bien , por ejemplo debido a problemas con la impresora o fallo elctrico, los pedidos de venta deben liberarse para poder imprimir nuevamente. Imprimir albaranes de entrega Los albaranes de prueba se imprimen para la persona o departamento responsable de la autorizacin final. Si el albarn de entrega de prueba es correcto, puede imprimir el albarn de entregas final. Si los pedidos de venta necesitan ser autorizados, la autorizacin debe tener lugar antes de que el albarn de entregas final puede imprimirse. Vd. puede definir un diseo estndar de albarn de entrega. Imprimir un albarn de prueba no afecta el estado de pedido de venta. Puede imprimir un albarn de entregas de prueba despus de autorizar y despus de que haya imprimido las confirmaciones de pedidos de venta. Los albaranes de entrega finales solamente se imprimen una vez. segn: Nmero de pedidos de venta Cliente00 Cdigo de seleccin

Corregir albaranes de entrega Compruebelos datos en el albarn de entrega final. Si en la impresin tuvo algn problema utilice los siguientes mtodos: Libere el pedido de venta e imprima el albarn de entrega otra vez. Si indic que la impresin tuvo xito, pero el albarn de entrega final no se imprimi, deber imprimir uno nuevo, con un pedido de venta correcto y otro con un pedido de venta negativo para corregir el antiguo. Si el albarn de entrega original se estropea, puede imprimir una copia de este a partir del archivo histrico.

Vase tambin 14.14 Autorizacin 14.47 Entrega 14.43 Diseo 14.29 Confirmacin de pedido de venta

Exact Enciclopedia z 175

14.4

Almacn
Definicin
Todas las operaciones de stock y las cantidades de stock son registradas en el almacn. Los recibos y los artculos se registran en la localizacin del almacn. Los bienes pueden ser trasladados de un almacn a otro. Excepciones Es necesaria la funcin de almacn para utilizar las localizaciones del almacn y para realizar las operaciones intra-empresa.

Explicacin
Grabar el stock por el almacn significa que se deben introducir el pedido de compra y los recibos por el almacn. Los diferentes almacenes estn situados en diferentes localizaciones y se utilizan para partes distintas del proceso logstico. Por ejemplo, un almacn puede utilizarse para recibir bienes mientras otro se utiliza para recogerlos. Hay otro que puede ser utilizado para el almacenaje a granel. Por eso es necesario moverlos entre almacenes. Para mantener el control sobre el stock, se debe grabar la informacin en los diferentes almacenes.

 puede bloquear un pedido de almacn para realizar slo operaciones de Vd.

intra-empresa para este almacn. Si Vd. lo hace, ser imposible realizar movimientos con los bienes del almacn. Cuando introduzca un pedido de compra, la direccin del almacn seleccionado se utiliza para los albaranes de entrega estndar. Vase tambin 14.78 Operaciones intraempresa 14.7 Artculo 14.50 Existencias 14.72 Localizacin dentro del almacn

14.5

Amortizacin
Definicin
Desde el momento en que se compra un activo fijo, su valor comienza a disminuir tras un periodo. Esta disminucin se denomina amortizacin, que se recoge en el Libro mayor a travs asientos.

Explicacin
A lo largo del tiempo un activo fijo disminuye su valor. La forma en la que ese valor disminuye y cmo se refleja en el Libro mayor depende del tipo de activo. Existen tambin requisitos fiscales sobre el modo de reflejar la amortizacin de los activos. La manera de definir sus activos fijos depende de requisitos especficos y determinadas circunstancias. Es necesario indicar, por ejemplo, si desea utilizar
176 z Exact Enciclopedia

aos, trimestres, meses o semanas como periodos de amortizacin. Deber establecer los mtodos de valoracin a utilizar en el sistema contable. Periodo de amortizacin El periodo de tiempo durante el cual un activo se utiliza y representa un valor econmico se denomina vida til. Este periodo se divide en subperiodos. En cada subperiodo la disminucin del valor del activo se recoge en una cuenta del libro mayor. Vd. puede elegir registrar esta disminucin semanal, mensual, trimestral o anualmente. Ejemplo Si la vida til de un activo es de 5 aos y hay 12 periodos de amortizacin cada ao, la amortizacin origina 5*12=60 entradas del periodo. Valoracin estndar Puede utilizar una valoracin fiscal y econmica estndar. Al usar la valoracin fiscal estndar como la principal y la econmica como la secundaria (o al contrario), puede calcular la prrroga fiscal y si es necesario, hacer asientos de correccin. Mtodo de amortizacin El mtodo de amortizacin determina que la cantidad a amortizar en cada periodo y si se deprecia la misma cantidad cada periodo o no. En la lista siguiente se enumeran los mtodos de amortizacin ms corrientes: Amortizacin decreciente Amortizacin decreciente = Porcentaje fijo y valor contable decreciente Amortizacin lineal Amortizacin = importe de la compra /vida til Suma de dgitos al ao Amortizacin = (((periodo mximo + 1) - periodo) / suma anual) * (importe de la compra - valor residual) Ejemplo Amortizacin en 5 aos : suma anual =1+2+3+4+5=15 Ao 1 : 5/15*(importe de la compra-valor residual) Ao 2 : 4/15*(importe de la compra-valor residual) Ao 3 : 3/15*(importe de la compra-valor residual) Mtodo normal por anualidades Clculo de la amortizacin : N = nmero por periodos; R = inters Para el primer perodo : T (porcentaje total) = 1 Y (variable temporal = (1 + (R/100)) elevado a N Anualidad inicial = ((R/100) * Y) / (Y - 1) Anualidad (1) = (Anualidad inicial - (R/100)) * valor de compra Para todos los dems perodos :

Exact Enciclopedia z 177

Anualidad (i) = Anualidad inicial - ((R/100) * (T - Anualidad(i-1)) * valor de compra (T deber reducirse en Anual(i-1) cada vez) Registrar un mtodo de amortizacin Los mtodos de amortizacin se registran utilizando tablas de amortizacin, cada tabla de amortizacin tiene el nmero total de periodos de amortizacin y el mtodo de amortizacin utilizado. Todos los activos que pertenezcan a ese subgrupo o grupo debern amortizarse segn las tablas de amortizacin enlazadas. Puede enlazar una tabla para la valoracin fiscal estndar y otra para la valoracin econmica estndar.

 mtodos de amortizacin dependen de la versin de software de cada pas. Los

Cuentas del libro Mayor El descensodel valor de sus activos debe registrarse en sus cuentas contables utilizando asientos de amortizacin. Las amortizaciones constituyen gastos recurrentes y deber de estar dividido por igual en todos los periodos. Es por ello una cuenta de Gastos recurrentes (Cuenta de explotacin) se carga en intervalos regulares. La contrapartida utilizada en este asiento depende del mtodo de proceso contable. Hay dos mtodos de procesar las operaciones financieras (mtodos de proceso) recogidos en el sistema contable de los activos fijos. Estos mtodos determinan las cuentas del libro mayor que deben crearse. 1. Los importes de la amortizacin se introducen en el libro mayor en el cual se registra la compra del activo, esto es la cuenta de la compra y la cuenta del activo. En este caso, solamente es necesario crear dos cuentas del libro mayor por grupo de activos. La cuenta de activo reflejar siempre el valor contable del activo. Ejemplo (Este ejemplo muestra un asiento por la amortizacin de los edificios Gasto de amortizacin de los edificios -,-a Edificios -,-Desde un punto de vista contable este no es el mejor mtodo, ya que la cuenta del activo no muestra el importe original de la compra. 2. El importe de la amortizacin se introduce en una cuenta de amortizacin (acumulativa). En este caso, Vd. debe crear tres cuentas del mayor por grupo de activos. Ejemplo (Muestra un asiento por la amortizacin de los edificios.) Gastos de amortizacin de los edificios -,-a Amortizacin de los edificios -,-Si utiliza este mtodo, la cuenta de activo siempre muestra el importe original de la compra. Vase tambin 14.15 Balance 14.75 Moneda
178 z Exact Enciclopedia

14.44 Ejercicio contable 14.13 Asiento recurrente 14.92 Registro de Serie/lote 14.95 Sistema financiero de activos

14.6

Archivar
Definicin
Archivar los asientos del diario consiste en transferirlos del diario a las cuentas apropiadas del libro mayor. Denominamos como movimientos los asientos ya archivados. Los movimientos son definitivos y no se pueden modificar. Si se quiere corregir un movimiento, debe introducirse un asiento de correccin y archivarlo.

Explicacin
Al archivar los asientos, se borra la informacin contenida en los diarios y se crean los movimientos. A diferencia de los asientos del diario, los movimientos no se pueden borrar ni modificar. Esto se aplica tambin a las partidas pendientes ligadas a los movimientos y a los asientos de centros de coste y unidades de coste. Procedimiento Una vez seleccionados los diarios y periodos a archivar, deben revisarse los archivos de la empresa. Si algn dato es incorrecto o se ha perdido, el proceso de archivado se cancelar y los errores se reflejarn en un informe de errores. Este tipo de errores suele darse al introducir asientos con combinaciones periodo-fecha que no concuerdan con la tabla periodo-fecha. Tambin puede darse el caso de que se pierdan enlaces de las cuentas del libro mayor. Consecuencias del archivado de los asientos Los asientos se desplazarn de los diarios al libro mayor. Las subcuentas (deudores, acreedores, centros de coste y unidades de coste) y las estadsticas de deudores y acreedores tambin se actualizarn. Si se han archivado todos los asientos del diario para un periodo determinado, el nmero secuencial de este diario/periodo volver a 0. Se asignar un nmero de archivado del diario y un nmero de archivado general por diario y por periodo a todos los asientos archivados. Si archiva en grupo asientos de un diario y periodo, se asignar un nmero distinto para cada grupo. Ejemplo Si archiva todos los asientos del diario general dentro del periodo 5 en tres grupos, se generarn tres nmeros de archivado del diario y tres nmeros generales de archivado. Si archiva todos los asientos al mismo tiempo, slo se generar un nmero general de archivado y un nmero de archivado del diario.

Exact Enciclopedia z 179

Informe de archivo Tras archivar, se crear un informe de archivo. Dependiendo de sus parmetros, se imprimir directamente tras el archivado, o tendr que imprimirlo en otro momento. Revise el informe de archivo. Vase tambin 14.28 Condensacin 14.18 Centro de coste 14.97 Unidad de coste 14.9 Asiento 14.63 Informe de asientos 14.41 Diario 14.62 Informe de archivo

14.7

Artculo
Definicin
Es la informacin recogida en el sistema contable logstico relacionada con los bienes o artculos con los que se trabaja.

Explicacin
La codificacin de los artculos relaciona cada artculo con un nmero que lo identifica. Esto permite recoger y acceder a informacin sobre ingresos y costes por artculo. La informacin permanente y dinmica se archiva por producto. Usted mismo puede archivar informacin permanente, por ejemplo: Precio de venta Descripcin Localizacin dentro del almacn Grupo del artculo Informacin sobre el proveedor Precio de coste Horario de entrega

La informacin dinmica se archiva automticamente, dado que provoca continuas variaciones en ciertos datos del producto, por ejemplo: Existencias Ingresos Compras Ventas Las ventas, compras y los departamentos del almacn. Muchas decisiones se toman en funcin de las existencias disponibles, por ejemplo: si se pueden entregar inmediatamente o no los bienes correspondientes

Una informacin clara y precisa mejora el sistema de control de existencias para:

180 z Exact Enciclopedia

a un pedido de venta, o si se necesita realizar antes una compra. Conocer la localizacin de sus productos dentro del almacn reduce el tiempo necesario para reunir los bienes correspondientes a un pedido de venta. Esta informacin es especialmente til si los puntos de localizacin estn enumerados de tal forma que el pedido de venta se convierte en un listado de recogida con una ruta ptima en el almacn. Control de existencias, control de compras, etc. El control automtico de existencias le permite realizar pedidos de compra de forma automtica. El sistema est preparado para enviar pedidos de compra de forma automtica al proveedor principal.

Todos los artculos deberan introducirse con un cdigo creado por usted mismo. Es importante decidir qu sistema de cdigos se va a utilizar. Puede utilizar alguno de los siguientes: Sucesivo El primer artculo tiene el cdigo 1 y cada nuevo artculo tendr el siguiente nmero disponible. Sucesivo por grupo del artculo Es similar a la opcin anterior: los artculos se organizan por grupos, y todos los artculos de un grupo se codifican de forma sucesiva. Cdigo descriptivo El cdigo describe el artculo. Muchas empresas utilizan este mtodo.

Para archivar la informacin sobre el artculo, existen dos mtodos 1. Por artculo. Este mtodo recoge bsicamente la informacin necesaria para los departamentos de compra y venta. Es decir, informacin sobre existencias, horarios de entrega, precios, etc. 2. Por grupos de artculos. Recoge la informacin necesaria para el departamento de contabilidad. Es decir aquella informacin referente al valor de los bienes Grupo del artculo La informacin cuantitativa del sistema contable logstico est relacionada con el sistema contable financiero. Cada artculo est ligado a un grupo de artculos especfico con un propsito financiero. Para ello, se define un grupo de cuentas del libro mayor (precio de coste, ingresos, existencias, etc.) para cada grupo de artculos. Las operaciones con bienes (p.e. debidas a compras o ventas) se anotan en la cuenta del libro mayor relacionada con el grupo de productos al que el artculo pertenece. La clasificacin de los productos por grupos tiene un objetivo principal: ligar las operaciones de bienes con el sistema contable financiero. Clase de artculo Es importante definir los artculos por clases a la hora de archivar y de utilizar stos en el sistema contable logstico. El producto puede clasificarse como Ventas, Interno, Texto o Irregular. La mayora de los artculos sern artculos de venta.

Exact Enciclopedia z 181

Artculos de venta. Estos artculos no han de cumplir condiciones especiales. Podemos encontrarlos en el proceso de compras, de ventas y de almacn. Artculos internos Se puede adquirir un artculo para uso interno de la empresa. No podr ser vendido. Tampoco pueden registrarse pedidos de venta o facturas para esta clase de bienes. Sera el caso del material de oficina: sillas, grapas, Texto Puede utilizar artculos de texto para aadir textos y precios a las facturas, a pedidos de venta y a pedidos de compra. Los artculos de texto son muy tiles para tratar la informacin intangible, como p.e. el salario por hora. Los artculos de texto se procesan de la misma forma que los artculos de ventas. Por ello, estos artculos no han de cumplir condiciones especiales. Podemos encontrarlos en el proceso de compras, de ventas y de almacn. Discontinuo Los artculos discontinuos no pueden volver a ser seleccionados cuando se registran facturas, pedidos de venta o pedidos de compra. Si su sistema de contabilidad logstica posee la funcin de pedidos de venta, aparecer un mensaje cada vez que introduzca un artculo discontinuo, siempre que el articulo haya sido realmente discontinuo. Puede indicar que todava se desea facturar el artculo. Se puede borrar el artculo mientras halla datos disponibles en su sistema contable de existencias y en el de estadsticas de ingresos. Utilice esta clase de artculos para evitar operaciones no deseadas. Artculos de stock Para cada artculo se debe indicar si es o no es un artculo de stock. Los artculos de stock aparecen en los listados al igual que los movimientos de bienes, las ventas de mostrador y los listados de inventario. Cuando los artculos de stock que han de venderse no estn en stock , pueden anotarse como pedidos en espera. En el momento en que se reciban, saldrn automticamente de pedidos en espera. Serie/lote Para cada artculo debe indicar si desea o no utilizar registro en serie o por lotes. Artculo de fabricacin Los artculos de fabricacin son aquellos compuestos a su vez por diferentes artculos. Para cada artculo se puede indicar si ste est formado por otros o no. Se puede crear una lista de materiales exclusiva para artculos de fabricacin. Principal proveedor Puede que existan varios proveedores para el mismo artculo. Para cada proveedor, es posible almacenar informacin sobre el producto (p.e. el precio de compra y el nmero de unidades por paquete de compra). Para cada artculo hay que indicar qu

182 z Exact Enciclopedia

acreedor es el proveedor principal. Cuando se realicen compras automticas, se recurrir siempre al principal proveedor. Precio de coste estndar Si desea valorar sus existencias de acuerdo con el mtodo del precio de coste estndar (PCE), puede introducir un precio igual al coste medio esperado para un bien durante un periodo de tiempo determinado, p.e. un ao. Para cada transaccin de bienes, se realizar la correspondiente carga o abono en la cuenta de mercaderas siguiendo el mtodo del PCE. Si se produce una diferencia de precio entre el precio de compra y el PCE, sta se anotar en la cuenta del libro mayor denominada: Diferencias de precio". Precio medio de compra El precio medio de compra (PMC) es el precio medio por paquete comprado. Se calcula automticamente a partir de todos los pedidos de compra. Vase tambin 14.8 Artculo de fabricacin 14.83 Pedido en espera 14.68 Lista de materiales 14.20 Codificacin 14.1 Acreedor 14.47 Entrega 14.21 Cdigo adicional para un artculo 14.38 Cuenta del libro mayor 14.60 Grupo del artculo 14.57 Frmula de propuesta de compra 14.50 Existencias 14.93 Revalorizacin de existencias 14.73 Mtodo de valoracin de existencias 14.98 Unidades y paquetes 14.4 Almacn 14.72 Localizacin dentro del almacn

14.8

Artculo de fabricacin
Definicin
Unartculo de fabricacin es aquel compuesto por otros, los cuales pueden ser a su vez productos de fabricacin. Es posible indicar si un producto es de fabricacin o no.

Explicacin
Los productos de los que est compuesto un artculo de fabricacin se definen en el sistema de contabilidad logstico, y se enumeran en la lista de materiales. Estos productos se llaman partes. Una parte puede ser tambin un artculo de fabricacin.
Exact Enciclopedia z 183

 Solamente se puede crear una lista de materiales para cada artculo de

fabricacin. Es obligatorio enlazar al menos un proveedor con cada producto. Puede introducir su propia empresa o el departamento de produccin como proveedor para cada Artculo de fabricacin. Se puede hacer una propuesta de pedido de compra para un producto que no sea de fabricacin , mediante la frmula de propuesta de pedido de compra. Esta frmula no es vlida para los productos de fabricacin. Pero para estos productos s es posible hacer una propuesta de produccin. Dicha propuesta deriva de la del pedido de compra. Vase tambin 14.7 Artculo 14.68 Lista de materiales 14.57 Frmula de propuesta de compra

14.9

Asiento
Definicin
Las operaciones en las cuentas del libro mayor se registran como asientos en los diarios. El proceso de transferir los asientos a la cuenta del libro mayor apropiada se llama archivar. Un asiento archivado se denomina como una operacin. Los asientos se pueden contabilizar directamente en el sistema contable o se pueden generar. El generar asientos, p.e. basndose en facturas de compra, le ahorra tiempo y mejora la coherencia de su contabilidad.

Explicacin
Antes de introducir asientos Es posible acelerar el proceso creando asientos recurrentes. Una vez definido un asiento recurrente, se puede generar asientos normales para periodos mltiples p.e. para asientos de amortizacin. Documentos de entrada Los asientos se deben realizar por diario. Por ello, los documentos de entrada deben ser clasificados por diarios. Si no, tendr que pasar frecuentemente de un diario a otro, al utilizar los documentos de entrada. Numero de documento El nmero de documento es un un nmero de documento que deber ser nico. Esto se consigue incorporando un cdigo para el ejercicio contable y un diario en el nmero de documento. Cuando comience un nuevo asiento, automticamente se crear un nmero de documento.

184 z Exact Enciclopedia

Ejemplo Se recibe un extracto por cada cuenta bancaria. Estos extractos se enumeran por series. Esta numeracin empieza con 1 al comienzo de cada ao. Estos extractos son especialmente tiles para introducir asientos. Cada asiento debe contener todas las operaciones en un nico extracto. Ejemplo El primer nmero de documento en el diario010 en 1996 es 96010001. El segundo es 96010002, el tercero es 96010003, etc. El nmero de serie ocupa las ltimas tres cifras del nmero de documento. La consecuencia es que este mtodo solamente puede ser utilizado siempre y cuando tenga menos de 999 nmeros de documentos por diario Si tiene ms nmeros de entrada, puede utilizar el segundo nmero del ejercicio financiero (el 6 en96) lo que permitir utilizar series de un nmeros en lugar de tres nmeros. Hechos financieros sin numero de documento Cada asiento en contabilidad debe tener un nmero de documento. Si no hay ningn nmero de documento, es necesario asignar un nmero al hecho financiero. Este numero de documento puede ser incluido en la lista de asientos. De esta forma, tendr un asiento (explicado de forma escrita) para cada operacin financiera incluida en un asiento del diario. Ejercicio contable, periodo y fecha Existen algunas limitaciones dentro del ao financiero, periodo, y fecha del asiento. El asiento - despus de archivar - se originar en el Balance, o cuenta de prdidas y ganancias del ejercicio contable seleccionado. Solamente puede seleccionar un ejercicio contable entre el primero y el ltimo ejercicio contable. Solamente es posible seleccionar un periodo para el diario que no se ha cerrado Puede ser obligatorio que coincida la fecha y el periodo. Esto depende de la comprobacin periodo-fecha.

Introducir facturas de clientes y acreedores Introduzca un asiento para cada factura. Introduzca facturas en el diario de venta y en el de compra. Cuando introduzca el asiento, se crear una partida pendiente para el deudor o el acreedor seleccionado. Es posible introducir condiciones de pago para las partidas pendientes. Los diarios de venta y compra tienen una contrapartida que siempre se usar en el asiento. Introducir pagos en Exact Cada cuenta bancaria tiene su propio diario con una contrapartida separada. Es posible utilizar distintos diarios de venta. Cuando realice un asiento, solamente puede introducir un lnea de asiento para la contrapartida; el saldo ser introducido en la contrapartida estndar automticamente. Si el saldo se incrementa, la contrapartida se cargar, si disminuye, se abonar.

Exact Enciclopedia z 185

Ejemplo Introduzca un extracto bancario con los siguientes pagos: - Recibido : 2.000,-- Pagado : 800,-Introduzca esos pagos en dos lneas de asientos separadas. El saldo (1200) de esas lneas de asiento ser introducido en la lnea de contrapartida de la cuenta estndar del diario. Transferir una cantidad a otra cuenta bancaria En primer lugar seleccione el diario en donde se debe introducir el pago. Introduzca la cantidad en una cuenta transitoria. Despus de recibir el pago, introduzca el pago en el diario de la cuenta bancaria por el recibo, usando la misma cuenta transitoria. Anular una partida pendiente A menudo, los pagos deben ser relacionados con las partidas pendientes. Una partida pendiente normalmente se utilizar en el diario de venta o de compra. En la lnea de crdito, introduzca la contrapartida del diario donde cre la partida pendiente. Despus, selecciones al deudor o acreedor relevante e introduzca informacin adicional para completar el asiento. Introducir un pago por la partida pendiente que no ha sido creado todava Existen dos formas de introducir esos pagos: Se conoce el nmero de factura. Introduzca el pago en el diario de banco en la cuenta bancaria donde se recibi el pago. La contrapartida deber ser una contrapartida estndar del diario de ventas en donde se crear una partida pendiente. Introduzca el nmero de asiento de la factura. La partida pendiente tendr que crearse en la ltima etapa. Ejemplo Uno de los clientes ha pagado una factura por adelantado a travs del banco. No se ha introducido la factura todava. La factura introducida ser introducido despus en el diario de ventas para deudores nacionales, por cual la contrapartida estndar es deudores nacionales - Introduzca el pago en el correspondiente diario de banca. La contrapartida es Deudores nacionales. Cree una partida pendiente utilizando el nmero de la factura. - Introduzca la factura en el diario de venta para deudores nacionales, utilizando el nmero de factura creado con anterioridad en el diario de banca como el nmero de asiento. El nmero de factura es desconocido Introduzca el pago en el diario de banco en la cuenta bancaria donde se ha recibido el pago. La contrapartida ser la cuenta estndar del diario de ventas en donde la partida pendiente se generar. Automticamente se crear un nmero de asiento. Introduzca la factura en el diario de ventas. Utilice un asiento de ajuste para enlazar la factura con el pago.

186 z Exact Enciclopedia

Adelantos y aumentos Si un asiento se relaciona con diferentes periodos o aos financieros, es posible introducirlo como una cuenta de adelantos y aumentos. Diversas asientos Los asientos diversos , como las amortizaciones pueden ser introducidas en el libro Mayor. Es posible crear partidas pendientes, pero no le permitir introducir condiciones de pago. IVA El IVA puede calcularse automticamente a travs de cdigos de IVA. El importe del IVA puede ser archivado. in la cuenta de IVA. Los cdigos de IVA no son disponibles en el Libro Mayor. Introduzca el IVA en una lnea de asiento utilizando la cuenta de IVA.

 Correcciones de los importes del IVA pueden ser introducidos en el diario del
IVA Corregir los asientos del diario Al corregir un asiento de diario, simplemente recuprelo y corrija el asiento o introduzca un crdito. Es posible borrar una lnea de asiento o uno completo. Vd. puede tambin corregir un periodo de asiento.

 borra un asiento en el cual se ha creado una partida pendiente, la partida Si

pendiente tambin ser borrada Un asiento archivado se denomina movimiento. Corregir movimientos Los movimientos (asientos archivados) no pueden ser corregidos o borrados. En su lugar se deber realizar un asiento de correccin Si un movimiento es incorrecto, tendr que equilibrar la diferencia entre el ltimo importe y el nuevo. Asegrese de que corrige los importes correctamente. Por ejemplo, si el importe cargado fue demasiado alto, tendr que abonar la misma cantidad por la diferencia. Si un importe se introdujo en la cuenta incorrecta, tendr que realizar contra asientos e introducir el importe en la cuenta que correspondiente. El procedimiento prctico depende del tipo de asiento: Si ha introducido un extracto de cuenta en un diario de banco incorrectamente, tendr que introducir un contra asiento en el diario correcto. Despus realice un nuevo asiento en el diario apropiado. El mismo procedimiento se aplica a un asiento en un diario de caja incorrecto. Si un asiento se realizo en un diario de compra o venta incorrectamente, realice un contra asiento en el diario apropiado. Vd. tendr que utilizar el nmero de asiento original. Si no, la partida pendiente permanecer despus de haber realizado en contra asiento y aparecer una partida pendiente con un saldo negativo.

Exact Enciclopedia z 187

Si recibe un albarn de entrega, tendr que introducirlo en el diario original y utilizar el nmero de factura del albarn como el nuevo nmero de asiento. Esto origina dos partidas pendientes: la partida pendiente original y la nueva partida con un importe negativo. Utilice el libro Mayor para anular las partidas pendientes. Realice un asiento en el cual cargue y abone el importe de la factura. Esto anular la partida pendiente original y la partida negativa.

En el diario de ventas y de compra, puede utilizar un asiento inverso. El mtodo de asiento es el mismo que el de contra asiento, pero los importes se presentarn de una manera diferente en la tarjeta del libro Mayor. En el contra asiento, los importes cargados sern abonados y viceversa. En un asiento inverso, los importes sern mostrados en el lado contrario de la tarjeta del libro Mayor, utilizando un signo negativo para indicar que se trata de un contra asiento. Despus de contabilizar asientos Los asientos deben siempre ser comprobados antes de archivarse, utilizando un informe de asiento. Si encuentra un error, corrjalo antes de archivar. Despus, genere un nuevo informe de asiento y vuelva a comprobarlo. Vase tambin 14.63 Informe de asientos 14.44 Ejercicio contable 14.38 Cuenta del libro mayor 14.41 Diario 14.32 Contrapartida 14.80 Partida pendiente 14.26 Comprobacin periodo-fecha 14.10 Asiento de compra 14.6 Archivar 14.13 Asiento recurrente 14.12 Asiento inverso 14.11 Asiento de venta

14.10

Asiento de compra
Definicin
Son los asientos del diario anotados en el sistema de contabilidad financiera cuando se reciben las mercancas y las facturas de compra.

Explicacin
Dependiendo de si las mercancas y la factura de compra han sido recibidas y de si las cantidades y los precios en la factura de compra coinciden con los del recibo, se anotarn diferentes asientos en el diario mayor.

188 z Exact Enciclopedia

Recepcin de mercaderas anterior a la factura de compra Mercaderas ---a Facturas a recibir El asiento se anota en el diario general. Origen de las cuentas del libro mayor: Mercaderas Del grupo de artculos Facturas a recibir De los parmetros de la aplicacin ----

Factura de compra posterior a la recepcin de mercaderas Facturas a recibir ---IVA soportado a Proveedores El asiento se anota en el diario de compras. Origen de las cuentas del libro mayor: Facturas a recibir De los parmetros de la aplicacin IVA soportado Del cdigo de IVA Proveedores Del diario de compras -------

Factura de compra anterior a la recepcin de mercaderas Mercaderas a recibir ---IVA soportado a Proveedores Este asiento se introduce en el diario de compras. Origen de las cuentas del libro mayor: Mercaderas a recibir De los parmetros de la aplicacin IVA soportado Del cdigo de IVA Proveedores Del diario de compras -------

Recepcin de mercaderas posterior a la factura de compra Mercaderas ---a Mercaderas a recibir Este asiento se anota en el diario general.
Exact Enciclopedia z 189

----

Origen de las cuentas del libro mayor: Mercaderas Del grupo del artculo Mercaderas a recibir De los parmetros de la aplicacin

Recepcin simultnea de mercaderas y factura de compra Mercaderas ---IVA soportado a Proveedores Este asiento se apunta en el diario de compras. Origen de las cuentas del libro mayor: Mercaderas Del grupo del artculo IVA soportado Del cdigo de IVA Proveedores Del diario de compras -------

Factura de compra posterior a la recepcin de mercaderas

 precio de compra es mayor que el precio de coste. El

Facturas a recibir Diferencias de precios IVA soportado a Proveedores El asiento se anota en el diario de compras. Origen de las cuentas del libro mayor: Facturas a recibir De los parmetros de la aplicacin Diferencias de precios Del grupo del artculo IVA soportado Del cdigo del IVA Proveedores Del diario de compras -------------

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Factura de compra posterior a la recepcin de mercaderas

 precio de compra es menor que el precio de coste. El

Facturas a recibir IVA soportado a Proveedores a Diferencias de precios Este asiento se anota en el diario de compras. Origen de las cuentas del libro mayor: Facturas a recibir De los parmetros de la aplicacin IVA soportado Del cdigo de IVA Proveedores Del diario de compras Diferencias de precios Del grupo del artculo -------------

En vez de la cuenta del Mayor Diferencias de precios, podemos utilizar la cuenta DPF de los parmetros de la aplicacin, siempre que haya una diferencia de precios entre el pedido de compra y la factura de compra y el mtodo de valoracin de las existencias sea el precio medio de compra o el FIFO. Factura de compra posterior a la recepcin de mercaderas

 importe es mayor que el calculado. El

Facturas a recibir Diferencias de clculo IVA soportado a Proveedores El asiento se anota en el diario de compras. Origen de las cuentas del libro mayor: Facturas a recibir De los parmetros de la aplicacin Diferencias de clculo De los parmetros financieros IVA soportado Del cdigo de IVA Proveedores Del diario de compras -------------

Exact Enciclopedia z 191

Factura de compra posterior a la recepcin de la mercaderas

 importe es menor que el calculado. El

Facturas a recibir IVA soportado a Proveedores a Diferencias de clculo El asiento se anota en el diario de compras. Origen de las cuentas del libro mayor: Facturas a recibir De los parmetros de la aplicacin IVA soportado Del cdigo del IVA Proveedores Del diario de compras Diferencias de clculo De los parmetros de la aplicacin -------------

Factura de compra posterior a la recepcin de mercaderas

 cantidad que figura en la factura es superior a la que se recibe y se acepta la La

diferencia (no habr ningn otro recibo) Facturas a recibir Diferencia recibido/facturado IVA soportado a Proveedores El asiento se introduce en el diario de compras. Origen de las cuentas del libro mayor: Facturas a recibir De los parmetros de la aplicacin Diferencia entre lo recibido y lo facturado IVA soportado Del cdigo de IVA Proveedores Del diario de compras -------------

192 z Exact Enciclopedia

Factura de compra posterior a la recepcin de mercaderas

 cantidad facturada es menor que la recibida y se acepta la diferencia (no La

habr ninguna otra factura). Facturas a recibir IVA soportado a Proveedores a Diferencia recibido/facturado El asiento se anota en el diario de compras. Origen de las cuentas del libro mayor: Facturas a recibir De los parmetros de la aplicacin IVA soportado Del cdigo del IVA Proveedores Del diario de compras Diferencia entre lo recibido y lo facturado De los parmetros de la aplicacin -------------

Vase tambin 14.9 Asiento 14.38 Cuenta del libro mayor 14.60 Grupo del artculo 14.41 Diario 14.32 Contrapartida 14.80 Partida pendiente 14.53 Factura de compra 14.90 Recibo 14.11 Asiento de venta 14.66 IVA

14.11

Asiento de venta
Definicin
Los asientos de venta son asientos de diario realizados por el sistema contable logstico (factura y pedidos de compra) despus de facturar o imprimir notas de entrega para un pedido sin cargo o para un pedido pro-forma

Explicacin
Dependiendo en el tipo de factura, pueden surgir diferentes asientos de venta. Las cuentas coste de ventas, artculos en almacn y artculos a entregar mencionadas en esta seccin slo se utilizarn cuando se tenga administracin de almacenaje en el sistema contable logstico.
Exact Enciclopedia z 193

Si su empresa no vende artculos estndar, pero a cambio utiliza lneas de texto para las ventas, las cuentas generales de los grupos de artculos no pueden ser utilizadas. En ese caso, la cuenta ingresos se puede seleccionar durante un proceso de entrada y las cuentas generales para costes de ventas y artculos en almacn se cogern de los parmetros de la aplicacin (contabilidad del almacn). Factura comn Deudores a Ingresos a IVA repercutido Este asiento se realiza en el diario de ventas. Origen de las cuentas generales: Deudores Del diario de ventas Ingresos Del grupo de artculos IVA repercutido Del cdigo de IVA -------

-------

Coste de ventas a Artculos en almacn

Este asiento se realiza en el diario general. Origen de las cuentas generales: Coste de ventas Artculos en almacn Del grupo de artculos.

Nota de entrega de pedido sin cargo Coste de ventas ---a Artculos en almacn Este asiento se realiza en el diario general. Origen de las cuentas generales: Coste de venta Artculos en almacn Del grupo de artculos ----

Factura basada en un pedido pro-forma Deudores a Ingresos a IVA repercutido Este asiento se realiza desde el diario de ventas

----------

194 z Exact Enciclopedia

Origen de las cuentas generales: Deudores Del diario de ventas Ingresos Del grupo de artculos IVA repercutido Del cdigo de IVA ----

Coste de ventas a Artculos a entregar

Este asiento se realiza en el diario general Origen de las cuentas generales: Coste de ventas Del grupo de artculos Artculos a entregar De los parmetros de la aplicacin

Nota de entrega del pedido pro-forma Artculos a entregar //Artculos en almacn ---Este asiento se realiza en el diario general. Origen de las cuentas generales: Artculos a entregar De los parmetros de la aplicacin Artculos en almacn Del grupo de artculos

Nota de entrega de pedido comn Ingresos ---IVA repercutido ---a Deudores Este asiento se realiza desde el diario de ventas Origen de las cuentas generales: Ingresos Del grupo de artculos IVA repercutido Del cdigo de IVA ----

Exact Enciclopedia z 195

Deudores Del diario de ventas ----

Artculos en almacn a Coste de ventas Este asiento se realiza desde el diario general Origen de las cuentas generales: Artculos en almacn Coste de ventas Del grupo de artculos

Facturas de mostrador pagadas en caja Deudores a Ingresos a IVA repercutido Este asiento se realiza en el diario de ventas Origen de las cuentas generales: Deudores Del diario de ventas Ingresos Del grupo de artculos IVA repercutido Del cdigo de IVA -------

-------

Caja //Deudores

Este asiento se realiza en el diario de caja Origen de las cuentas generales: Caja Del diario de caja Deudores Del diario de ventas -------

Coste de ventas a Artculos en almacn

Este asiento se realiza en el diario general. Origen de las cuentas generales: Coste de ventas Artculos en almacn Del grupo de artculos

196 z Exact Enciclopedia

Facturas de mostrador en cuenta Deudores a Ingresos a IVA repercutido Este asiento se realiza en el diario de ventas Origen de las cuentas generales: Deudores Del diario de ventas Ingresos Del grupo de artculos IVA repercutido Del cdigo de IVA ----

-------

Coste de ventas a Artculos en almacn

Este asiento se realiza en el diario general. Origen de las cuentas generales: Coste de ventas Artculos en almacn Del grupo de artculo

Vase tambin 14.9 Asiento 14.38 Cuenta del libro mayor 14.52 Factura 14.60 Grupo del artculo 14.41 Diario 14.32 Contrapartida 14.80 Partida pendiente 14.10 Asiento de compra 14.90 Recibo 14.82 Pedido de venta 14.66 IVA

Exact Enciclopedia z 197

14.12

Asiento inverso
Definicin
Un asiento inverso es un asiento que se utiliza para corregir asientos que ya han sido archivados.

Explicacin
Si se ha realizado un asiento, pero necesita ser corregido, se puede utilizar un asiento normal de contrapartida o un asiento de contrapartida en forma de asiento inverso. A diferencia de los asientos normales de contrapartidas , los asientos inversos confirman que las cantidades sean correctas en el mismo lado del balance donde estaban desde un principio. Esto a su vez previene que el total del debe y del haber sean engaosamente altos. Ejemplo

Cuenta general Asiento incorrecto + Asiento de contrapartida +

Cuenta general Asiento incorrecto + Asiento inverso -

Vase tambin 14.9 Asiento

14.13

Asiento recurrente
Definicin
Asientos recurrentes son asientos realizados de forma repetitiva y con un mismo fin.

Explicacin
La mayora de las empresas realizan regularmente los asientos en el diario, como los asientos de amortizacin, facturas de electricidad y entregas estndar. En lugar de hacer asientos repetidamente, pueden ser introducidos de una sola vez para periodos especficos (p.e. todas las depreciaciones para un solo ejercicio contable). Esto a su

198 z Exact Enciclopedia

vez es ms eficiente que introducirlos por separado. Si se examinan todos a la vez se ahorra tiempo. Ejemplo Vd. dirige una empresa de catering y cada viernes entrega la comida a uno de sus clientes. Debera crear el siguiente asiento recurrente: Cliente A -,-a a IVA a pagar Ingreso -,--,--

Un asiento recurrente para un grupo de deudores/acreedores debera ser slo dirigido por un solo deudor/acreedor, siempre que el resto de la informacin sea la misma. De esta manera este asiento recurrente puede ser utilizado por varios deudores/acreedores. Ejemplo Vd. dirige una empresa de coches de alquiler, alquila coches a sus clientes. Para cada deudor, debe anotar mensualmente una partida pendiente en el diario de ventas. Introduzca la partida pendiente como asiento recurrente para un solo deudor. Si tiene otros cliente que utilizan el mismo contrato de alquiler con el mismo cdigo, las partidas pendientes para estos clientes se pueden crear con el mismo asiento recurrente. Vase tambin 14.9 Asiento

14.14

Autorizacin
Definicin
Una autorizacin permite comprobar y aprobar los datos antes de procesarlos.

Explicacin
La autorizacin puede ser til, por ejemplo, para los pedidos de compra, pagos o facturas. En muchos casos, los datos no se comprueban ni aprueban por la persona que introduce los datos, sino por la persona responsable. Lo ptimo es definir una funcin de autorizacin nicamente para dicha persona. Sin permiso para otras.

 no utiliza autorizaciones manuales , la autorizacin se realiza Si

automticamente despus de cada entrada Las funciones de autorizacin estn disponibles para mltiples tipos de datos. En la mayora de los casos, se utilizan para comprobar la validez de los datos, y para aprobar (o rechazar) un resultado. Despus de la autorizacin los datos pueden imprimirse o contabilizarse. Ejemplos: Importe La autorizacin de una cantidad se utiliza solamente para importes elevados. Si el importe es inferior al importe autorizado, no se requiere ninguna autorizacin.

Exact Enciclopedia z 199

Factura de compra La autorizacin de facturas de compra hace posible comprobar si la factura se ha relacionado correctamente con un pedido de compra y un recibo. Las facturas finales pueden siempre ser impresas y contabilizadas despus de la autorizacin. En cuanto a las facturas sin autorizar, solamente pueden imprimirse las de prueba. Pago Al autorizar los pagos, lo que hacemos en realidad, es una comprobacin adicional. Se utiliza para prevenir pagos no deseados, o para estar al tanto de los pagos efectuados. En algunos casos es posible solicitar dos autorizaciones separadas para los pagos. Algunas funciones requieren un cdigo personal antes de autorizar los pagos. Pedido de venta La autorizacin de pedidos de venta comprueba que la informacin sobre los datos del acreedor y sobre la lnea de crdito es correcta, y si se dispone de stock. La confirmacin de los pedidos de venta o de los albaranes solamente puede imprimirse despus de la autorizacin. Vase tambin Gestin del presupuesto 14.52 Factura 14.90 Recibo 14.82 Pedido de venta

14.15

Balance
Definicin
El Balance muestra el activo y el pasivo de la empresa.

Explicacin
El Balance es un listado de todos los activos, capital, reservas y pasivos. Se elabora al principio y al final del ejercicio contable. El balance de cierre es el balance del apertura el ejercicio siguiente. Ejemplo El balance es elaborado el 31 de diciembre de 1999. Este es tambin el balance de apertura del ao 2000. El balance de apertura solamente tiene que ser introducido el primer ejercicio contable . El de los ejercicios contables posteriores se basa en el balance de cierre del ao anterior. En el balance se crea una cuenta para cada elemento. Esta cuenta del libro Mayor recoge todos los cambios que se producen en el activo o en el pasivo. De esta manera se puede crear un balance actualizado en cada momento. El balance se muestra segn un plan de cuentas para un nmero consecutivo de periodos o para el ejercicio financiero en su totalidad.

200 z Exact Enciclopedia

Vase tambin Activo 14.19 Clasificacin de cuentas 14.44 Ejercicio contable 14.38 Cuenta del libro mayor 14.16 Balance de apertura 14.6 Archivar 14.48 Estado de prdidas y ganancias

14.16

Balance de apertura
Definicin
El balance es un listado de todos los activos, del capital, de las reservas y de las partidas del pasivo. El balance de apertura supone el saldo de apertura de cada cuenta general en un ejercicio financiero en particular. En la mayora de los casos, el balance de cierre del ejercicio financiero anterior es el balance de apertura del ejercicio financiero actual. Slo es necesario introducir el balance de apertura para el primer ejercicio financiero; los balances de apertura de los ejercicios posteriores sern generados automticamente. Esto ocurrir al empezar un nuevo ejercicio financiero.

Explicacin
Explicaremos los siguientes conceptos: Introduccin del balance de apertura Balances de apertura en futuros ejercicios financieros Balances de apertura para ejercicios financieros anteriores

Introduccin del balance de apertura En Exact, el balance de apertura slo debe introducirse para el primer ejercicio financiero. Para todos los ejercicios financieros posteriores el balance de apertura se obtiene del balance de cierre del ejercicio anterior. As pues, este proceso slo deber realizarse una vez. Introduzca el balance de apertura una vez haya introducido los datos maestros. Las subcuentas con partidas pendientes de deudores y acreedores se actualizarn simultneamente.

 Puede anotar otros asientos del diario para el periodo 1 y periodos posteriores
antes de introducir el balance de apertura. De todas formas, es aconsejable introducir el balance de apertura tan pronto como pueda.

 asientos del diario para el balance de apertura deben realizarse en el periodo Los
0. Es importante: Tener a mano listados impresos del balance de apertura y de las partidas pendientes. Asegurarse de que todos los datos maestros han sido introducidos.
Exact Enciclopedia z 201

Crear una cuenta transitoria. Una vez que el balance de apertura haya sido introducido completamente, la cuenta transitoria tendr un saldo cero.

Paso 1: Introducir los saldos de caja y banco Los saldos de caja y banco deben introducirse en las cuentas correspondientes del libro mayor. Esto puede realizarse de dos maneras: A travs de los diarios correspondientes Hay una contrapartida estndar enlazada con estos diarios. Introduzca los saldos de apertura en los diarios correspondientes, utilizando una cuenta transitoria. Para las cuentas bancarias, puede introducir el saldo de cierre del ltimo extracto.

 Puede que ya haya introducido el saldo de apertura para cada diario. Este
saldo de apertura no se registrar en las contrapartidas a las que est ligado, ya que slo se conserva con propsito informativo. A travs del diario general Introduzca el saldo de apertura de cada cuenta e introduzca el saldo de estos asientos en la cuenta transitoria. Utilizando este sistema, el nmero de apunte y el balance de apertura de los diarios -que se conserva por separado- no se actualizarn. Tendr que actualizarlos manualmente.

Paso 2: Introducir las partidas pendientes Las partidas pendientes de deudores y acreedores corresponden a subcuentas diferentes. El total de todas las partidas pendientes de los deudores debe igualar el saldo de la cuenta del libro mayor Deudores, en la que se archivan las ventas. Del mismo modo, el total de las partidas pendientes de los acreedores debe ser igual al saldo de la cuenta del libro mayor Acreedores. De nuevo, existen dos formas de introducir partidas pendientes: en los diarios de compras y de ventas, o en el diario general. A travs de los diarios de compras y ventas Hay una contrapartida estndar (bien Deudores, bien Acreedores) ligada a cada uno de esos diarios. Debe realizarse un asiento diferente para cada partida pendiente. Pueden introducirse condiciones de pago especficas. Los importes de las partidas pendientes se aadirn a las estadsticas de ingresos de deudores y acreedores. A travs del diario general

 Primero determine qu cuentas de control deben utilizarse. Las cuentas

afectadas son las contrapartidas enlazadas con los diarios de ventas y de compras. Seleccione la cuenta de control apropiada e introduzca la partida pendiente. Tras introducir todas las partidas pendientes, introduzca el saldo en una cuenta transitoria. Como no es posible introducir las condiciones de pago, se utilizar el mtodo de pago estndar. Las estadsticas de deudores y acreedores no quedarn actualizadas, siempre que haga los asientos en el periodo 0. Para los apuntes en el periodo 1 o sucesivos, depender de sus parmetros.
202 z Exact Enciclopedia

Paso 3: Revisar el saldo de la cuenta transitoria Antes de proseguir debe determinar el saldo de su cuenta transitoria. Este saldo debe ser igual al saldo de los asientos pendientes. Si este no es el caso, antes de proseguir, revise los asientos realizados anteriormente. Paso 4: Introducir las partidas restantes del balance. Ahora puede introducir todas las partidas del balance de apertura aparte de las de Acreedores y Deudores y de los saldos de caja y bancos. El saldo de estas partidas restantes debe ser igual al saldo de la cuenta transitoria.

 quiere realizar asientos en las cuentas de existencias, introduzca las Si

existencias iniciales en el sistema de contabilidad de existencias y contabilcelas. De otro modo, su sistema de contabilidad de existencias y la administracin financiera podran diferir. Las partidas restantes del balance deben introducirse en el diario general. Si estos asientos dan como resultado un saldo deudor, la cuenta transitoria deber abonarse por el mismo importe y viceversa. Una vez realizados los asientos restantes del diario, la cuenta transitoria debe tener un saldo cero. Paso 5: Revisar y corregir los asientos Antes de archivar los asientos, revselos cuidadosamente. Una vez archivados, los asientos ya no pueden modificarse ni borrarse. Por lo tanto, cualquier error que se detecte tras archivar debe corregirse con asientos de correccin. Los asientos se pueden corregir de la siguiente manera: Recupere los asientos incorrectos en la funcin entrada y corrjalos. Si no es posible, brrelos e introdzcalos de nuevo si es necesario.

Una vez hechas las correcciones, imprima un nuevo informe de asientos para el diario o los diarios afectados. Tras haber hecho las correcciones, es importante asegurarse de que todo sea correcto antes de archivar los asientos. Adems, pude ser til ms adelante tener un informe de asientos que sea consistente al 100% con los asientos del balance de apertura. Paso 6: Archivar los asientos en las cuentas del libro mayor A partir de aqu los asientos ya no existen como tales. Han sido transferidos de los diarios a las cuentas del libro mayor y por lo tanto ya no es posible ni modificarlos ni borrarlos. Esto significa que las partidas pendientes ligadas a los asientos tambin desaparecern. Es aconsejable hacer una copia de seguridad antes de archivar. Paso 7: Imprimir el balance de apertura El balance de apertura es ahora correcto, siempre que todos los datos hayan sido introducidos correctamente. Compare el balance de Exact con el balance utilizado para asegurarse de que ste es el caso. Paso 8: Cerrar periodo 0 en Exact Para distinguir los apuntes del balance de apertura de otros asientos, no podrn realizarse otros apuntes en el periodo 0. Por tanto, deber cerrar el periodo 0 para posteriores asientos.

Exact Enciclopedia z 203

Ejemplo Este ejemplo muestra como introducir un balance de apertura simple. No explica todos los detalles, pero incluye todos los asientos relevantes del diario Balance de apertura
Balance de apertura a 1 de enero de 1996 220 Terrenos 221 Construcciones 223 Maquinaria 300 Mercaderas 440 Deudores 570 Caja 572 Banco 200.000 1.000.000 240.000 100.000 120.000 110.000 30.000 1.800.000 1.800.000 100 Capital social 112 Reservas 120 Remanente 170 Deudas a LP 410 Acreedores 800.000 130.000 70.000 600.000 200.000

Cantidades reclamadas a los deudores: - Deudor 1: 70.000,-- Deudor 2: 20.000,-- Deudor 3: 30.000,-Cantidades adeudadas a los acreedores: - Acreedor 1: 150.000,-- Acreedor 2: 50.000,-Tras introducir los saldos de caja y banco y las partidas pendientes (pasos 1 y 2), deber determinar el saldo de la cuenta transitoria.
Cuenta transitoria Balance de apertura 410 Acreedores 410 Acreedores 0,00 150.000 50.000 570 Caja 572 Banco 440 Deudores 440 Deudores 440 Deudores Saldo Total 60.000 260.000 Total 260.000 110.000 30.000 70.000 20.000 30.000

204 z Exact Enciclopedia

Ya puede determinar si el saldo de 60.000 es correcto. La cuenta transitoria deber tener eventualmente un saldo cero. Para que este saldo sea cero, el saldo actual debera ser igual al saldo de las partidas pendientes de introducir. Haber: - 100 Capital social - 112 Reservas - 120 Remanente - 170 Deudas a LP Total haber Debe: - 220 Terrenos - 221 Construcciones - 223 Maquinaria - 300 Mercaderas Total debe: Diferencia entre el debe y el haber 1.000.000 240.000 100.000 1.540.000 60.000 200.000 800.000 130.000 70.000 600.000 1.600.000

Introduzca las partidas pendientes del balance. Primero cargue la Cuenta transitoria por 60.000,--. A continuacin puede anotar todas las partidas del balance que no se han introducido previamente. Imprima un informe de los asientos del diario. En este listado debera aparecer el siguiente asiento. Cuenta transitoria 220 Terrenos 221 Construcciones 223 Maquinaria 300 Mercaderas a 100 Capital social a 112 Reservas a 120 Remanente a 170 Deudas a LP 60.000 200.000 1.000.000 240.000 100.000 800.000 130.000 70.000 600.000

Archive el asiento y revise el informe de archivado. Ahora, la cuenta transitoria debe tener un saldo cero. Imprima el balance de apertura y comprelo con el balance original. Balances de apertura en futuros ejercicios financieros Al abrir un nuevo ejercicio financiero se generar inmediatamente el balance de apertura. Ser una copia del asiento de cierre del ejercicio financiero anterior.

 puede abrirse un ejercicio financiero inmediatamente a continuacin del Slo

ltimo ejercicio anterior.

Exact Enciclopedia z 205

Cada vez que archive un asiento en un ejercicio financiero determinado, todos los balances de apertura de ejercicios financieros posteriores se mantendrn. Esto significa que habr que introducir un asiento de correccin en todos los ejercicios siguientes para mantener la consistencia. Ejemplo Su primer ejercicio financiero es 1992; el ltimo 1998. Cuando abra 1999, el balance de cierre de 1998 ser utilizado para generar el balance de apertura de 1999. Cuando introduzca un asiento en 1997, los balances de apertura de 1998 y 1999 tendrn que ser actualizados para mantener la consistencia. Balances de apertura de ejercicios financieros anteriores Si el balance de apertura de ejercicios financieros anteriores no est disponible - por ejemplo porque no utilizaba Exact en ese momento - lo puede introducir manualmente. Puede introducir los totales del debe y del haber en cada cuenta general para cada ejercicio financiero. Esto le permitir utilizar esta informacin al comparar listados, por ejemplo si quiere comparar el balance de apertura del ejercicio en curso con el del ejercicio anterior.

 Cuando se borra un ejercicio financiero, puede borrarse toda la informacin, o

slo las operaciones. Es aconsejable borrar slo las operaciones, as el balance de apertura seguir disponible. Vase tambin 14.15 Balance 14.18 Centro de coste 14.97 Unidad de coste 14.9 Asiento 14.44 Ejercicio contable 14.80 Partida pendiente 14.48 Estado de prdidas y ganancias

14.17

Base de datos de la cartera de clientes

Definicin
La CdC utiliza una base de datos, es decir, un conjunto de informacin. Una base de datos puede entenderse como un amplio archivo en el que se almacena una gran cantidad de informacin. Una vez almacenada dicha informacin (operacin de entrada) podemos acceder a ella de diferentes formas (operacin de salida).

Explicacin
Una base de datos est compuesta por campos, documentos y archivos. Un campo es la parte ms pequea en la que se puede almacenar informacin en la base de datos, p.e. Cdigo de contacto y Nombre. Una unidad logstica de campos se denomina documento, por ejemplo: una tabla de relaciones, que muestra un listado de los datos generales de contactos. Un conjunto de documentos se denomina archivo , por ejemplo: los documentos sobre las relaciones componen el documento.
206 z Exact Enciclopedia

En la base de datos de la cartera de clientes puede seleccionar informacin detallada en base a un criterio especfico o puede realizar comparaciones. Una base de datos bien organizada se actualiza cada da, por lo que la informacin est siempre disponible. Es muy importante disponer de una informacin correcta antes de introducirla en la base de datos: la empresa tiene que estar constantemente alerta de sus obligaciones en lo referente a la informacin que debe archivar. La CdC debe disearse de tal forma que la informacin que registramos sea consistente, sino no podramos realizar comparaciones, tampoco interesa guardar informacin irrelevante.

14.18

Centro de coste
Definicin
En el libro Mayor, los gastos se registran segn el tipo de costes, p.e. alquiler, salarios. Tambin puede distribuir los gastos a centros de coste y/o unidades de coste. Esto permite registrar los costes de varias maneras, p.e. por producto o por departamento. A travs de los centros de coste y unidades de coste, se har una idea ms clara de la estructura de costes de su empresa. En general, los departamentos se utilizan como centros de coste.

Explicacin
Aunque los centros de coste se utilizan para registrar los gastos por departamentos, en la prctica, los puede organizar como Vd. desee. Puede introducir costes e ingresos en centros de coste y adems presupuestar.

 posible tambin distribuir costes de un centro a otro a travs de una hoja de Es

distribucin de costes. Asientos en los centros de coste Los asientos se pueden realizar de dos formas: : Directamente en el sistema de contabilidad financiera. Indirectamente, por ejemplo cuando se introducen pedidos/facturas de compra o pedidos/ facturas de venta.

Entradas directas en el sistema de contabilidad financiera. Despus de haber seleccionado una cuenta de libro Mayor en la lnea de entrada, puede seleccionar uno de los centros de coste disponibles. Entradas indirectas Es posible realizar asientos en el centro de coste fuera del sistema de contabilidad financiera, p.e. cuando se introduce pedidos de compra , facturas o amortizaciones en el Activo. Unicamente es posible seleccionar un centro de coste si la entrada se refleja en el Diario.

Exact Enciclopedia z 207

Actualizar fichas de centros de coste Las fichas de centro de coste se actualizan cuando se archivan las anotaciones del Diario. Las entradas realizadas fuera de la contabilidad financiera tendrn primero que contabilizarse y posteriormente archivarse. En algunos listados de centros de coste, se pueden recuperar los movimientos y los asientos por archivar. Estos listados no incluyen los asientos de otras aplicaciones todava no contabilizadas.

 cantidades del IVA que se han introducido usando un cdigo de IVA no se Las
registrarn en las fichas de centros de coste. Vase tambin 14.61 Hoja de distribucin de costes 14.97 Unidad de coste 14.9 Asiento 14.6 Archivar

14.19

Clasificacin de cuentas
Definicin
Los listados de informacin financiera pueden presentar las cuentas del libro mayor de forma agrupada,. De esta manera el Plan Contable agrupara las cuentas del libro mayor en subgrupos y estos subgrupos se incluirn dentro de los subgrupos. Antes de crear las cuentas del libro mayor en su sistema contable, deber considerar como desea disponer las cuentas a nivel de grupo

Explicacin
Existen dos niveles de clasificacin: grupos y subgrupos. El siguiente grfico clarifica el principio de agrupacin.
Grupo
Activo circulante

Subgrupos

Activos lquidos

Existencias

Deudores

Trabajos en curso Trabajos en curso

Caja

Existencias A Existencias B Existencias C Existencias D

Deudores nacionales Deudores extranjeros Deudores de dudoso cobro

Cuentas del libro mayor

Bancos

208 z Exact Enciclopedia

La presentacin de las cuentas del libro mayor no solamente se determina por la forma de clasificar las cuentas. Tendr que tener en cuenta los siguientes aspectos determinados por la cuenta del libro mayor: Los saldos pueden mostrarse en la parte del debe o del haber del balance o de la cuenta de prdidas o ganancias. Las cuentas del libro mayor sern dispuestas tanto en el balance como en la cuenta de prdidas y ganancias. Depende del tipo de cuenta. Los subtotales de los grupos de las cuentas del libro mayor se pueden mostrar separadamente. As, es posible mostrar el saldo de unas cuentas dentro de un subgrupo o un grupo.

Una vez que contabilizado estos asientos, no se deber cambiar la clasificacin. Esto evitar incoherencias. Ejemplos de clasificaciones A continuacin se enumeran los siguientes ejemplos de clasificaciones. Los subgrupos se muestran en parntesis. Inmovilizados (edificios, maquinaria, fondo de comercio, gastos de investigacin y desarrollo (capitalizados),participaciones, etc.) Activo circulante (existencias, deudores, etc.) Capital (capital, reservas, etc.) Provisiones (provisiones por insolvencias de trfico, por depreciacin de existencias, etc.) Pasivo exigible a largo plazo (crditos a largo plazo, prstamos, etc.) Pasivo exigible a corto plazo (acreedores, crditos a corto plazos, etc) Ventas (ingresos por ventas, ingresos diversos, etc) Gastos (gastos de personal, gastos de transporte, gastos financieros).

Vase tambin 14.38 Cuenta del libro mayor 14.15 Balance 14.48 Estado de prdidas y ganancias

14.20

Codificacin
Definicin
Al poner en marcha el sistema, hay que definir los datos maestros. Cada documento de datos maestros tiene un cdigo nico. El conjunto de cdigos utilizado en una empresa es denominado codificacin.

Explicacin
La codificacin se utiliza con diversas finalidades y generalmente los cdigos no se pueden modificar. Por tanto, es de vital importancia utilizar una buena codificacin desde el principio.

Exact Enciclopedia z 209

Una codificacin lgica y coherente nos ayuda a encontrar los datos maestros con rapidez, p.e. en los listados. Adems, una codificacin coherente evita que se recojan dos veces los mismos datos. Ejemplo Queremos establecer una codificacin de productos para una tienda de bicicletas. Si todas las bicicletas para hombres empiezan con HOM, se pueden seleccionar rpidamente en el listado de productos. Orden de clasificacin Cuando se hace una seleccin o se recupera un listado de opciones, se clasifican los datos maestros por su cdigo. Se puede utilizar esta funcin para acelerar la seleccin de los datos maestros. Slo hace falta teclear los primeros caracteres del cdigo para seleccionar el dato maestro apropiado. Ejemplo Si la codificacin de artculos del ejemplo anterior comienza con un cdigo para el tipo de bicicleta (H para bicicletas de hombre), se puede llegar rpidamente a estas bicicletas tecleando H.

 el listado de opciones, los datos maestros se clasifican por una tabla ASCII. En
La secuencia es: espacios, nmeros, letras de la casilla grande, letras de la casilla pequea, otros caracteres. Para evitar confusiones, los datos maestros se codifican automticamente en maysculas, incluso si se introduce el cdigo en letras de casilla pequea. Ejemplo A continuacin se muestran cdigos clasificados por una tabla ASCII: - 1000 - 2000 - HOMBRES_UNION_01 - MUJERES_UNION_01 Ejemplo 1. Revise el nmero de posiciones (caracteres) disponibles para el cdigo. Esta es la longitud del campo del cdigo en la pantalla de entrada de los datos maestros. 2. Divida los datos maestros en un nmero de categoras y agrupe las categoras en un nmero de niveles Ejemplo Quiere que el nivel inferior (la categora) sea el proveedor. El siguiente nivel es el nmero de la clase de artculo. El nivel ms alto es el tipo de bicicletas. 3. Cree cdigos cortos para cada nivel y cada categora. Ejemplo Utilice UNION y GAZEL para el proveedor. Si el nmero que ha introducido es corto, lo puede utilizar como cdigo. Para el nivel ms alto, utilice por ejemplo M para bicicletas de mujeres y H para bicicletas de hombres. 4. Se combina el nivel y la categora del cdigo del mayor al menor nivel en la codificacin. Ponga el nivel mayor a la izquierda y el nivel menor (las categoras) a la derecha.

210 z Exact Enciclopedia

Ejemplo Los niveles de cdigos se pueden separa por guiones: D-1100-UNION yH4555-GAZEL. 5. Para la mayor parte de los datos maestros, puede introducir un cdigo de bsqueda. Si necesita introducir datos maestros, puede introducir el cdigo de bsqueda en lugar del cdigo. Los cdigos de bsqueda tambin pueden ser codificados. Al contrario que los cdigos ordinarios, los cdigos de bsqueda se pueden modificar una vez que han sido introducidos. Los cdigos de bsqueda deben ser nicos. Ejemplo Las cuentas del libro mayor slo tienen un nmero, por lo que su seleccin es difcil. Sin embargo, es posible utilizar un cdigo alfanumrico que sea consistente va el cdigo de bsqueda. Verifique que todas las cuentas de IVA empiezan con IVA, que todas las cuentas de ingresos comienzan con VENTAS, etc.

 Generalmente , los cdigos numricos (p.e. los cdigos de deudores y

acreedores) van en orden creciente y no se utilizan para agrupar categoras. Normalmente, se empieza con un nmero bajo, y cada vez que se aade un deudor o acreedor, el ltimo nmero utilizado aumenta. Vase tambin 14.1 Acreedor 14.40 Deudor 14.7 Artculo

14.21

Cdigo adicional para un artculo

Definicin
Cada artculo tiene una descripcin fija, til tanto para la empresa como para terceros. Si Vd. utiliza cdigos adicionales para un artculo, podr presentarlo con distintas descripciones y en diferentes idiomas. Estas descripciones adicionales se pueden utilizar por el sistema de control de existencias, de pedidos de compras o de facturas.

Explicacin
Pasos 1. Cree un cdigo adicional por cada nueva descripcin del artculo que desee introducir. Luego escriba dicha descripcin asociada al cdigo que elija. Ejemplo Quiere ofrecer una descripcin de sus artculos en el idioma de sus clientes. Suponga que su empresa tiene clientes en el Reino Unido, Francia, Italia y Alemania. Cree entonces cuatro cdigos adicionales (RU, FR, IT, GE). A continuacin, introduzca una descripcin para cada cdigo adicional. En nuestro ejemplo, cada artculo tendr cuatro descripciones adicionales, adems de la del fichero del artculo.
Exact Enciclopedia z 211

 descripciones adicionales son ms largas y permiten recoger ms Las

informacin. Por esta razn son tan apropiadas para descripciones complementarias.

 descripciones adicionales no reemplazan a la descripcin registrada en Las

el archivo de datos maestros de productos. Por ello, la descripcin normal (y no la descripcin adicional) es la que aparecer en los diferentes listados de productos. 2. Relacione cada cdigo adicional con el correspondiente deudor y acreedor. 3. Para aadir las descripciones adicionales en un formato (facturas, notas de entrega, etc.), ste se debe modificar: debe aadirse un campo que permita mostrar la descripcin adicional del artculo. Ponga atencin a la hora de abrir el campo pues la longitud de cada descripcin puede variar. Utilizar cdigo adicional para un artculo Para algunos apuntes como pedidos de venta y facturas, el cdigo adicional de deudores y acreedores aparecer automticamente. Ejemplo Ud. ha introducido un cdigo adicional: RU, que corresponde a una descripcin adicional para un deudor ingls. La descripcin de su producto: telfono mvil , ser reemplazada por aquella que se corresponde con el cdigo RU (p.e. Mobile phone) Vase tambin 14.7 Artculo

14.22

Cdigo anulacin
Definicin
Un cdigo anulacin indica que hacer cuando hay diferencias entre una partida pendiente y un pago.

Explicacin
Si un pago solo cubre parte de un artculo pendiente, se debe decidir qu hacer con el importe pendiente. Tiene las siguientes opciones: Mantener el importe pendiente Ejemplo El importe de las partidas pendientes es 1000,--. Vd. recibe un pago de 700,-.Si mantiene el importe pendiente, la diferencia quedar pendiente. Anular el importe pendiente como un descuento de descuento. Esta opcin aparecer automticamente si se utiliza un cdigo de condicin de pago para garantizar un descuento cuando se introduzca una partida pendiente y si el pago se realiza a tiempo. La fecha de entrada determina si el pago se realiz a tiempo.

212 z Exact Enciclopedia

Ejemplo El importe de las partidas pendientes es 3.000,--. Un descuento del 2% (60,--) se garantizar si el pago se realiza en 14 das. Este es el caso y el cliente paga slo 2.940,-- (3000 - 60). Esta cantidad aparecer como pagada. Una vez se acepte esta cantidad, la opcin de anular el descuento de la cantidad del importe pendiente aparecer automticamente Anular la cantidad pendiente como cargo de pago Utilice esta opcin si el cdigo de condiciones de pago, para los cargos de pago, est enlazado a la partida pendiente. Anular la cantidad pendiente como diferencias de pago. Utilice esta opcin si la diferencia es causada por una diferencia en las diferencias de pago o si es posible coger todas o parte de las partidas pendientes. Anular las cantidades pendientes con una combinacin de las opciones arriba mencionadas. Especifica las cantidades individuales para los descuentos de pago, cargos de pago y/o diferencias de pago.

Las cantidades son anuladas al archivarse. Las cuentas del libro mayor utilizadas. El cdigo de anulacin puede ser utilizado con los pagos a acreedores. Si se cambia la cantidad a ser pagada se utiliza el cdigo de anulacin para indicar qu debera hacerse con la diferencias pendiente Vase tambin 14.80 Partida pendiente

14.23

Cdigo factura
Definicin
Puede utilizar cdigos factura para agrupar facturas. Un cdigo de factura puede considerarse como un archivo. Hay dos maneras de utilizar los cdigos de factura. Para agrupar facturas por criterios diferentes, p.e. agruparlas por tipo de cliente o por la persona que las archiv. Paradeterminar a travs del asiento de la factura, el diario en el que sta se anotar a la hora de contabilizarla.

Explicacin
Ligar diarios de venta con los cdigos factura. En primer lugar, se debe determinar en los parmetros si los cdigos de factura deben ligarse o no. Ligar cdigos de venta con los diarios tiene las siguientes consecuencias: Las facturas se contabilizarn en el diario de ventas del cdigo de factura.

 diario de ventas puede ligarse solamente si el diario tiene un cdigo de Un

moneda variable.

Exact Enciclopedia z 213

Se utilizar como nmero de factura el nmero de asiento del diario en el que las facturas estn contabilizadas. Las facturas se contabilizarn en el ejercicio contable ligado al cdigo de factura.

Utilizar cdigos factura en pedidos de venta y facturas. La mayora de las facturas estn basadas en pedidos de venta. Por lo tanto, es posible ligar un cdigo de factura con los pedidos de venta durante el proceso contable, cuando se autoriza o cuando los albaranes finales de entrega se imprimen. El cdigo de factura tambin puede crearse o corregirse en la funcin de creacin de facturas. Para prevenir que se utilice un cdigo de factura, ste puede bloquearse. Los cdigos de factura pueden utilizarse en los siguientes casos: Facturas recurrentes. Las facturas recurrentes no tienen cdigos de factura. En su lugar poseen cdigos de facturas recurrentes. Debera ligarse un cdigo de factura ordinaria a cada cdigo de factura recurrente. Cuando se crean facturas basadas en facturas recurrentes, se les asignar el cdigo de factura ligado al cdigo de factura recurrente. Ejemplo Usted ha creado un cdigo de factura recurrente 01. A este cdigo de factura recurrente le ha ligado el cdigo de factura 010. Cuando cree facturas basadas en cdigo de factura recurrente 01, el cdigo de factura para las facturas creadas ser 010. Notas de crdito. Las notas de crdito - basadas en facturas ya contabilizadas - pueden crearse automticamente. Puede seleccionar un nuevo cdigo de factura para cada nota de crdito que cree. Si desea diferenciar las notas de crdito de otras facturas, deber utilizar cdigos factura diferentes para las notas de crdito. Cuando cree una nueva factura basada en una nota de crdito, puede tambin seleccionar un nuevo cdigo de factura. Facturas de mostrador. En los parmetros, puede seleccionar un cdigo de factura estndar para las facturas de mostrador.

Vase tambin 14.52 Factura 14.54 Facturacin de mostrador

214 z Exact Enciclopedia

14.24

Comprador
Definicin
Es el empleado que habitualmente negocia y realiza un pedido de compra.

Explicacin
Es importante conocer qu comprador realiz un determinado pedido de compra, por si por ejemplo surgen posteriormente problemas relacionados con ese pedido de compra. Los compradores pueden estar registrados en las operaciones realizadas por las existencias como los pedidos de compra o las facturas de compra. Si se introduce una factura de compra por su nmero de pedido de compra, se nos sugerir el comprador recogido en el pedido de compra seleccionado. En la aplicacin de pedidos de venta se puede introducir un comprador en el momento en el que se generan los pedidos de compra para artculos en espera cuando contamos con la funcin de pedidos en espera. Se puede emplear el nombre del comprador como un criterio de seleccin para imprimir los pedidos de compra, por ejemplo para revisar si los pedidos de compra han sido realizados por un comprador especfico. Se pueden generar estadsticas de compra por comprador. Vase tambin 14.83 Pedido en espera 14.10 Asiento de compra

14.25

Comprobacin de caja
Definicin
La comprobacin de caja es una revisin que se puede realizar en caso de que aparezca un saldo negativo de caja.

Explicacin
Dado que no se puede tener un importe negativo de caja, el saldo de caja siempre debe ser positivo.

 todas las fechas de movimientos, siempre se debe revisar el saldo de caja. Para
La aparicin de un saldo negativo de caja no significa que exista un error. Tambin es posible que los asientos de caja se hayan realizado en una secuencia diferente.

 comprobacin de caja puede utilizarse tambin para cuentas que no sean la La

cuenta de caja. Vase tambin 14.34 Control de consistencia 14.49 Estado de saldos

Exact Enciclopedia z 215

14.26

Comprobacin periodo-fecha
Definicin
Se utiliza la comprobacin periodo-fecha para revisar si los periodos y las fechas de los asientos son consistentes.

Explicacin
Para la comprobacin periodo-fecha, se utiliza una tabla de periodo-fecha. La tabla de periodo-fecha lista las fechas de cada periodo. La comprobacin periodo-fecha puede prevenir la aparicin de errores y mejora la consistencia. La tabla periodofecha es especialmente til cuando la relacin entre el periodo y la fecha del asiento no es obvia, p.e. Cuando no se utilizan los meses como periodos. Cuando el ejercicio financiero no coincide con el ao natural.

Ejemplo Cada periodo es de una semana de duracin, por tanto, los nmeros de la semana y los periodos coinciden. Creamos una tabla periodo-fecha de 53 periodos. Para cada periodo definimos las fechas abarcadas. Para 1996 creamos la siguiente tabla periodo-fecha: Periodo 1: 1 - 7 enero Periodo 2: 8 - 15 enero . Periodo 52: 23 - 29 diciembre Periodo 53: 30 y 31 diciembre

 puede operar con diferentes periodos en la aplicacin de contabilidad Se

financiera y en la aplicacin de costes laborales. La comprobacin periodo-fecha puede utilizarse en ambas aplicaciones. Qu comprobaciones podemos realizar? Si los periodos y las fechas deben corresponderse siempre, la comprobacin periodofecha puede convertirse en obligatoria. Adems, puede escogerse una comprobacin opcional. En ese caso se le har una advertencia en el caso de que el periodo y la fecha del asiento no se correspondan, pero podr anotar el asiento. El ejercicio financiero no coincide con el ao natural Esto significa que el primer periodo contable comienza durante el ao natural. Por ejemplo, cuando el ejercicio financiero comienza el 1 de mayo el periodo 1 comienza el 1 de mayo. Vase tambin 14.85 Periodo

216 z Exact Enciclopedia

14.27

Conciliacin bancaria
Definicin
Las cuentas de conciliacin bancaria le ayudarn a asegurar que los archivos de las operaciones bancarias en las cuentas del libro mayor (cuentas bancarias) casan con las partidas de los extractos bancarios que los bancos le proporcionan.

Explicacin
La conciliacin puede realizarse en dos pasos, una conciliacin en borrador y otra definitiva. En la conciliacin definitiva, el saldo final de la cuenta bancaria debe casar con el extracto bancario. Utilice la conciliacin en borrador para asegurarse de que los saldos del extracto coincide antes de llevar a cabo la conciliacin definitiva. Vase tambin 14.38 Cuenta del libro mayor

14.28

Condensacin
Definicin
Al condensar operaciones, las convertimos en una operacin simple. La condensacin mejora la claridad de los listados de movimientos y libera espacio en el disco. Sin embargo, la informacin de operaciones individuales se perder. La condensacin puede realizarse de dos formas: Se puede condensar toda clase de operaciones para unos determinados periodos. Los asientos del diario pueden condensarse al archivar.

Explicacin
Advertencias Una vez que la operacin se ha condensado, no puede recuperarse ms. Aunque se genera automticamente un listado de todas las operaciones, recuperar la informacin puede tardar mucho tiempo. Deber condensar operaciones de ejercicios financieros en los cuales no se esperen ms entradas. Determinados listados pueden resultar poco fiables El proceso de la condensacin 1. Determine las transacciones a condensar. Solamente debe condensar operaciones de aos en los que no se esperan ms entradas. No condense operaciones que - en cualquier caso - tienen que ver con operaciones sin terminar, como partidas pendientes. Tenga en cuenta que determinada informacin puede ser necesaria para su declaracin tributaria u otros procedimientos legales

Exact Enciclopedia z 217

2.

3.

4. 5. 6.

Asegrese de que dispone de listados detallados de las operaciones a condensar. Aunque las operaciones condensadas se presentaran en un informe, este formato no es el mejor de los posibles. Haga una copia de seguridad de los archivos. Esto es necesario por dos razones: Si necesita informacin detallada de las operaciones condensadas ms adelante, podr recuperarla mediante dicha copia. El proceso de condensacin es complicado. Si existe un fallo elctrico durante la condensacin, puede perderse informacin vital. Asegrese de que todos los usuarios han dejado el sistema. Sino es as puede que alguno de los archivos requeridos para la condensacin est siendo utilizado. Asegrese de que tiene acceso al sistema durante la condensacin. Asegrese de que su impresora est preparada para el informe de condensacin. Introduzca los datos para la condensacin. Se iniciar la condensacin. Tardar algn tiempo dependiendo del nmero de operaciones. Archive el informe de condensacin.

Vase tambin 14.6 Archivar 14.79 Operacin

14.29

Confirmacin de pedido de venta

Definicin
Una confirmacin de pedido de venta es un documento impreso, que se le enva al cliente como confirmacin de un pedido de ventas.

Explicacin
Enviar una confirmacin de pedido de ventas puede prevenir muchos problemas: los clientes pueden utilizarlo para examinar datos como precios, precios acordados, artculos e informacin de entrega. Si se cometen errores los clientes se lo notificarn para que sean corregidos Las confirmaciones de pedidos de ventas contienen la siguiente informacin: Artculos, cantidad y calidad Precios Precios acordados Fecha de entrega Artculos en espera

Puede enviarse una confirmacin de pedido de ventas en las siguientes situaciones: Si el cliente hace un pedido de ventas que no puede realizarse inmediatamente (en espera) Confirmar la entrega bajo las condiciones acordadas Confirmar las entregas parciales

218 z Exact Enciclopedia

Confirmar pedidos de venta especialmente valiosos antes de la entrega.

Si una empresa trabaja con comerciales y representantes, tambin se enviarn generalmente copias de confirmaciones de pedidos de ventas. Imprimir confirmaciones de pedidos de venta

 Antes de la impresin final de la confirmacin de pedido de ventas, deber

autorizarse dicho pedido si se requiere tal autorizacin. La autorizacin no es necesaria para la prueba de confirmacin de pedido de ventas. Es posible imprimir la confirmacin de pedido de ventas para todos los clientes, o solo para clientes especficos. Se puede definir como diseo defectuoso de confirmacin de pedido de venta. Se puede imprimir la confirmacin de pedido de ventas por el nmero del pedido de ventas, cliente, o por cdigo de seleccin. Cuando se imprime por seleccin de cdigo, tambin se puede seleccionar por cdigo de seleccin y definir un rango de notas de entrega.

 quiere mandar a su representante una confirmacin de pedido de venta, se Si

puede imprimir una prueba de la confirmacin de pedido de venta o hacer una copia del original y mandrsela al representante Vase tambin 14.14 Autorizacin 14.47 Entrega 14.43 Diseo 14.58 Formulario de pedido de compra

14.30

Consolidacin
Definicin
Un holding con varias subsidiarias puede ser obligada a preparar un informe anual consolidado cada ao. Entre la informacin que se incluye en el informe anual estn el balance consolidado y la cuenta de explotacin. Esto debe ofrecerle un listado verdadero y honesto del estado de los acontecimientos del ltimo da del periodo de las empresas incluidas en la consolidacin.

Explicacin
La consolidacin se compone de dos etapas: Unir los datos financieros de las empresas a ser consolidadas a la empresa de consolidacin. Llevar a cabo correcciones (ver a continuacin).

Asientos de correccin La consolidacin no es simplemente totalizar los datos de distintas empresas. El estado financiero consolidado debe presentar informacin financiera para el grupo como una nica entidad econmica. Esto quiere decir que si hay deudas o entregas de una empresa consolidada a otra, estas deberan ser eliminadas de la empresa de

Exact Enciclopedia z 219

consolidacin. Generalmente, los asientos de correccin se crean en el Libro mayor. Se distinguen dos tipos de asientos de correccin: Asientos de ajuste Asientos de eliminacin

Asientos de correccin utilizando asientos de ajuste Los asientos de correccin se utilizan para corregir las diferencias en los principios de valoracin de distintas empresas a ser consolidadas y asegurar unas bases iguales desde las cuales se puede determinar el resultado. Los asientos de ajuste pueden ser necesarios en los siguientes casos: Diferencias en los principios de valoracin (balance) entre la oficina central y las sucursales. Ejemplo La oficina central de la empresa crea los asientos para mquinas en dos cuentas del libro mayor, y la sucursal en una sola cuenta. Se utiliza el siguiente asiento para las correcciones: Maquinaria (valor de compra) -,-a Amortizacin acumulada (maquinaria) -,-a Maquinaria (Valor contable) -,-Las diferencias en las bases para determinar resultados (Cuenta de explotacin) entre las oficinas centrales de las empresas y las filiales. Ejemplo La oficina central de la empresa slo declara un ingreso bruto en la cuenta de explotacin, por tanto la sucursal slo declara el margen de beneficio bruto. Se utiliza el siguiente asiento para las correcciones: Ingreso de precio de coste -,-Margen de beneficio bruto -,-a Ingresos -,-Diferencias en (el uso de) las Cuentas generales. Ejemplo La oficina central de la empresa introduce los costes de ventas en la cuenta del libro mayor Costes de bienes vendidos, por tanto la filial utiliza la cuenta del libro mayor Otros costes. Se utiliza el siguiente asiento para las correcciones: Costes de ventas -,-a Otros costes -,--

Asientos de correccin utilizando asientos de eliminacin Los asientos de eliminacin corrigen los ratios entre las sucursales. Estos pueden ser el balance y asientos de prdidas y ganancias. Estos, tambin, se aplican en la empresa de consolidacin. Los asientos de eliminacin pueden ser necesarios en los siguientes casos:

220 z Exact Enciclopedia

Eliminar ratios de deuda entra las sucursales. Ejemplo La oficina central de la empresa tiene un prstamo con la sucursal. Se utiliza el siguiente asiento para la correccin: Deuda (sucursal) -,-a Obligacin -,-Eliminar el asiento Participaciones en el porcentaje del accionista en la corporacin para las sucursales de las empresas consolidadas. Ejemplo El asiento Participaciones en el balance se sustituye por los activos y los pasivos individuales de la sucursal. El asiento Participaciones para la oficina central de la empresa equilibra el porcentaje de accionistas en la corporacin para la sucursal. Se utiliza el siguiente asiento para la correccin: Capital (subsidiaria) -,-Reserva (subsidiaria) -,-a Participacin (Oficina central) -,-Eliminar beneficio del stock de apertura. Ejemplo Si las empresas filiales tienen que realizar entregas entre empresas, con partes todava pendientes en la fecha del balance, entonces parte del cargo extra interno para el beneficio de eliminarse. Esto involucra al beneficio realizado por las entregas de las filiales de la empresa. Se utiliza el siguiente asiento para la correccin: Ingreso -,-a Precio de coste ingresos -,-a Saldo beneficios -,-a Beneficio terceras partes -,--

Vase tambin 14.15 Balance 14.46 Empresa 14.48 Estado de prdidas y ganancias

14.31

Consulta rpida
Definicin
La Consulta Rpida es una forma rpida para que realice un anlisis de sus deudores, acreedores, activos y artculos.

Explicacin
En la mayora de los programas es posible crear un gran nmero de listados. Estos listados pueden servir para distintos, y no siempre especficos, propsitos. La Consulta Rpida, sin embargo, hace lo posible para crear un nmero de listados relacionados con un deudor, acreedor, activo o bien especfico. Esto puede ser muy
Exact Enciclopedia z 221

aconsejable cuando, por ejemplo, usted est hablando por telfono con un acreedor/deudor y necesita, en ese momento, informacin especfica, sobre este acreedor/deudor, o en el caso de que necesite tener informacin sobre un activo/ artculo. Vase tambin 14.70 Listado cronolgico de deudores/acreedores 14.49 Estado de saldos 14.40 Deudor 14.80 Partida pendiente 14.6 Archivar 14.62 Informe de archivo 14.79 Operacin

14.32

Contrapartida
Definicin
Las cuentas del libro mayor ligadas a los diarios se llaman contrapartidas estndar. Estas cuentas son cargadas o abonadas automticamente en el diario cada vez que se introduce una partida del diario. Excepciones Para algunos diarios es necesario especificar las cuentas generales en cada asiento, pero muchos diarios se pueden enlazar con cuentas generales (contrapartida estndar). Es posible ligar muchos diarios con la misma contrapartida, pero es necesario asegurarse de que los nmeros de asiento son nicos.

Explicacin
Administracin de stock Si el PFC o el PMC de la lista de materiales difieren del PFC o PMC de los artculos, la diferencia debe introducirse en una cuenta. Esta partida puede definirse como contrapartida estndar. Ejemplo Existencias de artculos -,-a Diferencias de precios -,-Acreedor Se puede enlazar una partida estndar con un acreedor. En general, se utilizar una cuenta de existencias o una cuenta de gastos para este propsito. Esta contrapartida se le sugerir al introducir compras (en el diario de compras). Ejemplo Slo adquirimos materias primas de determinados proveedores. Para estos proveedores, seleccionamos la cuenta general Materias primas como contrapartida estndar. Esta cuenta aparecer automticamente cada vez que haga asientos de compras a estos proveedores.
222 z Exact Enciclopedia

Deudor Se puede enlazar una contrapartida con un deudor. Normalmente se utiliza una cuenta de ingresos como contrapartida de los deudores (clientes), para recoger las ventas. Esta contrapartida le ser sugerida al hacer los asientos. Artculo Cada grupo de artculos debe tener una cuenta Coste de los artculos vendidos estndar. Esta cuenta es utilizada como contrapartida de la cuenta Existencias cada vez que se anotan salidas de artculos. Diario Algunos tipos de diarios tienen una contrapartida estndar. Cada operacin recogida en el diario se introduce en esta cuenta. Las cuentas de control para los deudores y acreedores estn enlazadas por un lado con los diarios de compras y de ventas y por otro lado con las subcuentas de deudores (clientes) y acreedores. El importe introducido en el encabezamiento de los diarios de compras y de ventas ser archivado en la contrapartida estndar ligada al diario. Existencias Las operaciones con las existencias se introducen en una contrapartida. La cuenta de existencias no se debe utilizar. Ejemplo Existencias de artculos -,-a Contrapartida -,-Vase tambin 14.68 Lista de materiales 14.1 Acreedor 14.40 Deudor 14.7 Artculo 14.41 Diario

14.33

Control de clientes
Definicin
El control de clientes sirve para analizar las partidas pendientes de los clientes. Se basa en el clculo de la prdida por intereses.

Explicacin
Existen diferentes mtodos para calcular las partidas pendientes de clientes. Una de ellas es el control de clientes. El control de clientes permite obtener la prdida por intereses de las cantidades pendientes. Al calcular los intereses acumulados para un periodo especfico, se tiene en cuenta un plazo estndar y slo se utilizan las operaciones de venta. Los clculos pueden realizarse en la pantalla, utilizando diferentes valores para el tipo de inters u otras variables. Los resultados pueden compararse.
Exact Enciclopedia z 223

 Cuando realizamos un control de clientes, para cada cliente obtenemos: la lnea

de crdito, el porcentaje de descuento y los ingresos del ao anterior. As, se podr determinar si la informacin disponible que aparece necesita ser corregida. Trmino medio de pago El trmino medio de pago en el control de clientes, se calcula como sigue: el nmero de das que aparecen en pantalla es la media ponderada del nmero de das por partida pendiente incluida en la gama de fechas y el importe facturado para cada partida pendiente. Intereses acumulados El siguiente mtodo se utiliza para calcular los intereses acumulados en el control de clientes. Un mes tiene 30 das; un ao tiene 360 das. Para el primer mes, los intereses acumulados se calculan como sigue: ((ao - plazo de pago) / 360) * (importe histrico* inters %) = intereses acumulados 1er mes. Para el segundo mes: ((ao - plazo de pago) / 360) * (importe histrico * inters %) = intereses acumulados 2o mes (A). (inters acumulado1er mes * inters %)/ 12 = intereses acumulados 1er mes (B). Intereses 2o mes = (A) + (B) Para el tercer mes ((ao - plazo de pago) / 360) * (importe histrico* inters %) = intereses acumulados 2o mes (A). (intereses acumulados 1er mes * inters %)/ 12 = intereses acumulados 1er mes (B). (intereses acumulados 2o mes * inters %)/ 12 = intereses acumulados 2o mes (C). intereses acumulados 3er mes = (A) + (B) + (C)

Vase tambin 14.70 Listado cronolgico de deudores/acreedores. 14.77 Notificacin

224 z Exact Enciclopedia

14.34

Control de consistencia
Definicin
El control de consistencia comprueba la integridad de los datos archivados y la consistencia del sistema contable.

Explicacin
Haga estas comprobaciones si tiene problemas con el acceso a los datos, o si sospecha que hay inconsistencias en su sistema de contabilidad porque ha ocurrido un fallo elctrico mientras trabajaba con el programa. Debera hacer comprobaciones regularmente.

 ha salido del programa de una manera distinta a la habitual, debera siempre Si

realizar un control de consistencia. Si encuentra algn error, contacte con nuestro servicio de atencin al cliente. La misma informacin se almacena en diferentes ficheros. Es decir, el contenido de los ficheros est interrelacionado. Esta clase de comprobacin prueba la consistencia del registro contable y compara los contenidos de diferentes ficheros. Al trabajar, unos ficheros estn abiertos, actualizados y guardados. Si el programa se interrumpe durante el proceso, los ficheros abiertos pueden estar ya actualizados mientras que la correspondiente fuente de ficheros puede permanecer inalterada. Cuenta Los importes en los ficheros del Libro Mayor pueden compararse con los importes de los ficheros del Libro Mayor de las filiales. Esta comprobacin es especialmente til si ha ocurrido algn problema durante el archivo de datos. Los ficheros abiertos pueden estar actualizados mientras que las correspondientes cuentas generales pueden haber permanecido inalteradas. IVA Los importes por IVAen las cuentas generales pueden compararse con los importes del historial de IVA. Facturas y pedidos de venta El importe total de las partidas pendientes para cada cliente est basado en las facturas y los pedidos de venta de dicho cliente. Este importe total se emplea cuando se introducen pedidos de venta o facturas, para asegurarnos de que el cliente no sobrepasa su lnea de crdito. Este total puede ser distinto al importe total de pedidos/facturas de venta debido a las fluctuaciones de los tipos de cambio de las monedas empleadas. Adems, se pueden realizar las siguientes comprobaciones. Existe realmente el texto en lnea de texto? ? Existe algn dato general sin lneas de factura o de pedido de venta? Existe alguna lnea de factura o de pedido de venta sin datos generales?

Exact Enciclopedia z 225

Vase tambin 14.25 Comprobacin de caja 14.40 Deudor 14.38 Cuenta del libro mayor 14.52 Factura 14.82 Pedido de venta 14.96 Subcuenta 14.66 IVA

14.35

Copia de seguridad
Definicin
Una copia de seguridad es una copia de nuestros archivos en un soporte (externo). Si surgiera cualquier problema con nuestra informacin la podramos recuperar gracias a la copia que hemos realizado. Slo pueden realizarse copias de seguridad si los archivos en cuestin no estn siendo utilizados.

Explicacin
La informacin de una empresa contiene datos esenciales y est sujeta a cambios constantes. Por tanto, se deberan hacer copias de seguridad de los archivos de la empresa a diario para asegurarnos contra los errores o la destruccin de la copia original (la master copy). Estas prdidas pueden deberse a fallos en el disco duro, fallos elctricos, prdidas, daos causados por el fuego, uso desautorizado, etc. Estas copias se deben guardar en un lugar separado distinto al de la copia original. Si ocurriese cualquiera de los casos mencionados se podran recuperar los archivos del da anterior en otro ordenador. Soporte de la copia de seguridad Se puede realizar una copia de seguridad utilizando los siguientes soportes: Disco Apropiado para copias de seguridad pequeas. Disco duro Use este soporte si los archivos originales se han obtenido de una red. Cinta magntica Utilice el programa de copia de seguridad del aparato reproductor.

Cmo realizar la copia de seguridad Elementos a tener en cuenta al realizar una copia de seguridad: Momento Realice la copia de seguridad cuando no haya nadie utilizando los archivos, p.e. de noche. Sistema rotatorio Es aconsejable conservar 7 copias de seguridad: una para cada da de trabajo, una semanal y otra mensual. Etiquete las copias de seguridad con la fecha y el

226 z Exact Enciclopedia

contenido. Reemplace regularmente los discos y/o cintas utilizados para las copias de seguridad. Es aconsejable recuperar las copias de seguridad de vez en cuando para comprobar si el disco o la cinta estn intactos y por tanto la copia de seguridad. Ejemplo Se puede utilizar el siguiente esquema de copia de seguridad: Realice una copia de seguridad al final de cada da de trabajo. Adems de etiquetar los discos con la fecha y el contenido, puede tambin aadir de Lu (lunes), a Vr (Viernes) Dependiendo del tamao de la empresa, una copia de seguridad puede constar de varios discos. Si es as, puede etiquetar los discos con Lu.1, Lu.2, Lu.3, etc. Copias de seguridad diarias: Copia de seguridad 1 en el disco Lu. (o Lu.1, Lu.2, etc.), Copia de seguridad 2 en el disco Ma., Copia de seguridad 3 en el disco Mr., Copia de seguridad 4 en el disco Ju. y Copia de seguridad 5 en el disco Vr.. Copias de seguridad semanales: Guarde las copias de seguridad de los viernes (copias no. 5, 10, 15, etc.). Copias de seguridad mensuales: Guarde las cuatro copias de seguridad semanales como una copia de seguridad mensual. De esta manera siempre se puede recurrir a una copia anterior. Procedimiento Ensee a varias personas cmo realizar y recuperar una copia de seguridad. Guarde las copias de seguridad en un sitio seguro alejadas de los ordenadores y, si es posible, en lugares separados

Vase tambin 14.46 Empresa

14.36

Cotizacin
Definicin
La cotizacin es el valor de una moneda en trminos de otra.

Explicacin
Cuando realice operaciones en moneda extranjera y las recoja en su programa, tendr que introducir sus cotizaciones. Es decir, tendr que asignar un valor a cada moneda con la que trabaje, en trminos de otra. La cotizacin para cada moneda extranjera vendr siempre estimada en trminos de la moneda estndar elegida en su programa.

 crear una seccin separada de las cotizaciones del IVA. Tambin es Debe
posible utilizar cotizaciones consolidadas por separado.

Exact Enciclopedia z 227

Diferencias en cotizaciones Determinar la fecha de la cotizacin es importante porque la cotizacin de una moneda puede fluctuar. En tal caso, es necesario corregir las anotaciones contables realizadas en moneda extranjera. Para ello conviene ir anotando las diferencias en moneda extranjera en una cuenta especfica del libro mayor. Se recomienda crear las siguientes cuentas en su contabilidad: Ganancias en compras de divisas Prdidas en compra de divisas Ganancias en venta de divisas Prdidas en venta de divisas Apreciaciones Depreciaciones Se puede utilizar una cuenta del libro mayor para diferencias de cotizacin en ventas, otra para diferencias en compras y otra para diferencias por apreciaciones y depreciaciones. Propsitos especiales de cotizaciones Cuando realice una declaracin de IVA, puede que sea necesario trabajar con una moneda extranjera y definir su cotizacin. Se puede utilizar una seccin diferente de cotizaciones cuando consolide empresas a la principal de una empresa.

Vase tambin 14.75 Moneda 14.30 Consolidacin 14.94 Revaluacin 14.66 IVA

14.37

Cuenta bancaria
Definicin
Los nmeros de las cuentas bancarias son parte de la informacin sobre deudores y acreedores. Se puede enlazar tambin un diario bancario, por ejemplo. Cada nmero de cuenta bancaria es un tipo particular de cuenta. Cada una tiene su propio formato definido, longitud y comprobacin de validez. Esto hace posible hacer comprobaciones validas.

Explicacin
Comprobaciones de validez Cuando introduzca un nmero de cuenta bancaria tendr que especificar el tipo de cuenta bancaria. Si utiliza muchos nmeros de cuentas del mismo tipo, es mejor especificar una cuenta bancaria estndar. Para evitar equivocarse en los nmeros de cuenta bancaria , se pueden realizar comprobaciones de validez automticamente. Esto depende del tipo de cuenta bancaria que se tenga.
228 z Exact Enciclopedia

 tipo de banco no es lo mismo que un tipo de cuenta bancaria. El tipo de Un

cuenta bancaria determina la comprobacin de validez. y determina el formato de archivo para las funciones del telebanco (Banco electrnico) Se ofrecen los siguientes tipos de cuentas bancarias : Belga Los nmeros de la cuentas bancarias tienen 12 dgitos (###-#######-##). La comprobacin de validez se llama (test 97). Los primeros 10 lugares de los nmeros de la cuenta bancaria se consideran un nico nmero. Se lleva a cabo un modulo 97 sobre ese nmero, tras lo cual se divide por 97 y el resultado se trunca. El resto se considera el resultado del calculo y debe igualar las dos ltimas posiciones del nmero de cuenta bancaria. Ejemplo El nmero de cuenta bancaria es 785-5427590-57. Los 10 primeros lugares se consideran un nico nmero: 7.855.427.590. Primero, este nmero es dividido por 97. El resultado es 80.983.789,58. Este numero esta ahora truncado. Cuando el resultado de esto (80.983.789)se multiplica por 97, el resultado es 7.855.427.533. La diferencia entre este resultado y el original es 57, que es el mismo nmero que las ltimas dos posiciones del nmero de la cuenta bancaria. El nmero es por tanto vlido. Britnica La mayora de las cuentas bancarias britnicas tienen 14 dgitos. Los 6 primeros dgitos sirven para el cdigo de clasificacin. Este cdigo es diferente para cada sucursal en el Reino Unido. Cada banco tiene su propia serie de cdigos de clasificacin. Los 8 dgitos restantes forman los nmeros de la cuenta bancaria propia. Las comprobaciones de validez puede variar por cdigo de clasificacin. Las comprobacin de validez utilizadas son la Comprobacin alternativa doble y la Comprobacin de mdulos estndar. Para clasificar cdigos que comienzan por 11(Halifax Building Society), se suman al nmero 6 dgitos adicionales, lo que hace un total de 20 dgitos. Para algunos cdigos hay 2 pruebas. Si uno o ambos se han realizado correctamente, el nmero es vlido. El esquema utilizado en la Comprobacin alternativa doble siempre comienza con el penltimo dgito empezando por la derecha (en negrita en el ejemplo de abajo). Despus de la multiplicacin, basada en el esquema ponderado que depende del banco de que se trate, se agrupan los dgitos individuales que conforman los productos resultantes de la multiplicacin (p.e. 14 = 1 + 4) y dividido por el mdulo (10 u 11). Despus (del clculo del mdulo) el resultado deber ser 0. Ejemplo El cdigo de clasificacin es 499273, el nmero de cuenta bancaria es 12345678, y la comprobacin es de Alternativa doble(mdulo 10). Paso 1 :

Exact Enciclopedia z 229

4 * 2 = 8

9 * 1 = 9

9 * 2 = 18

2 * 1 = 2

7 * 2 = 14

3 * 1 = 3

1 * 2 = 2

2 * 1 = 2

3 * 2 = 6

4 * 1 = 4

5 * 2 = 10

6 * 1 = 6

7 * 2 = 14

8 * 1 = 8

Paso 2 : 8 + 9 + (1+8)+ 2 + (1+4)+ 3 + 2+ 2 + 6 + 4 + (1+0) + 6 + (1+4) + 8 = 70 Paso 3 : MOD(70; 10) = 0 El nmero de cuenta es vlido. El esquema ponderado usado para la Comprobacin de los mdulos estndar del mdulo depende del banco. El mdulo puede ser 10 u 11. Despus de la multiplicacin, los resultados se suman tal como estn, sin dividirlos en los dgitos que los forman. Es necesario comprobar la sucursal del banco, para ver qu comprobacin de validez se ha efectado en nmeros bancarios.

 es necesario, consulte la documentacin de BACS para la validez de los Si

nmeros de las cuentas bancarias.

 desconoce qu comprobacin de validez se utiliza, puede crear un esquema Si

ponderado compuesto solo por ceros. Esto comprobacin de validez convertir todos los nmeros de cuentas vlidos. Es necesario definir siempre una comprobacin de validez aunque no lo utilice, porque es importante para el telebanco (banco electrnico) y facilita identificar un nmero de cuenta bancaria como britnica.

 Otros bancos utilizan distintos mtodos y mdulos. Algunos incluyen cdigos de

clasificacin. Otros aplican la la comprobacin de alternativa doble solamente como un subgrupo de dgitos. Sin embargo, se aplican las mismas reglas sin considerar el mtodo usado. Holandesa Los nmeros de cuentas bancarias holandesas tienen 10 dgitos (incluyendo el primero 0 para cuentas corrientes y 1 para cuentas de ahorro). El formato utilizado es (#)##.##.##.###. La comprobacin de validez se llama (test 11). En esta comprobacin, cada dgito se multiplica por el dgito correspondiente de un esquema ponderado fijo (10-9-8-7-6-5-4-3-2-1). Los 10 productos se suman. Se realiza un mdulo en que el divisor es 11. El resultado ser 0. Ejemplo El nmero de cuenta bancaria es 094.05.33.811. La aplicacin del esquema ponderado de este nmero nos da los siguientes productos : 0, 81, 32, 0, 30, 15, 12, 24, 2, 1. Estos productos se aaden y el resultado es 197. MOD (197; 11) = 10. Este resultado no es igual a 0, luego es un nmero incorrecto de cuenta.

 caja de ahorros holandesa Postbank tiene 7 dgitos. No hay ningn test La

especfico en estos nmeros de cuentas
230 z Exact Enciclopedia

Francesa Los nmeros de cuentas bancarias francesas tienen una 23 posiciones y pueden contener letras adems de dgitos. El formato utilizado es ##### ##### ########### ##. Las diferentes partes se llaman Code tablissement (cdigo bancario), Code guichet (cdigo de oficina), Numro de compte (nmero de cuenta) y La cl RIB. Este ltimo es tambin el nombre de la comprobacin de validez. Alemana Los nmeros de cuentas bancarias alemanas tienen 18 posiciones y consisten en el Bankleitzahl (cdigo de banco) y el Kontonummer (numero de cuenta). El formato utilizado es ###-###-## ##########. La comprobacin de validez solamente afecta al Bankleitzahl. Para el primer dgito de este campo, los nmeros 0 al 9 no se permiten. Todas las posiciones deben contener un dgito; no se permiten espacios. Espaola Los nmeros de cuenta espaoles tienen 20 posiciones y son todos numricos. El formato utilizado es #### #### ## ##########. Las cuatro partes se denominan Cdigo de entidad, Cdigo de oficina, Dgitos de control y Nmero de cuenta . La comprobacin de validez se denomina Cdigo Cuenta Cliente. Vase tambin 14.1 Acreedor 14.40 Deudor 14.41 Diario

14.38

Cuenta del libro mayor

Definicin
Todas las operaciones financieras a mantener en las cuentas financieras han de registrarse en una cuenta del libro mayor. Existen dos tipos de cuentas del libro mayor: Cuentas del balance Las cuentas del balance son cuentas en las que se registran las modificaciones de los derechos y obligaciones. El saldo de estas cuentas se transfiere al balance Cuentas de prdidas y ganancias. Las cuentas de prdidas y ganancias son cuentas en las que se registran los ingresos y gastos. Sus saldos se transfieren a la cuenta de prdidas y ganancias.

Excepciones Determinadas transacciones se registrarn en subcuentas.

Exact Enciclopedia z 231

Explicacin
Organizar la ficha de cuentas En primer lugar debe determinar la organizacin de la ficha de cuentas. Una cuenta del libro mayor puede estar formada por subcuentas, dependiendo de sus funciones. Si su ficha de cuentas esta codificada correctamente, un cdigo individual le orientar sobre el tipo de cuenta con que est trabajando.

 Naturalmente, la ficha de cuentas debe reflejarse tambin en el plan de

clasificacin. Una vez decidida la organizacin de la ficha de cuentas, designe un sistema de cdigos. Puede utilizar una ficha de cuentas por decimales. La ficha de cuentas se ha dividido en 10 categoras. Los nmeros de cuentas pertenecientes a la misma categora poseen el mismo primer dgito.

 cuentas subsiguientes pueden completarse en los estados financieros Las

utilizando una cuenta con un resultado parcial. Esta es una cuenta independiente en la que los asientos no pueden registrarse. No debe utilizar nmeros para las cuentas subsiguientes, pero si puede utilizar un factor de incremento de 5, por ejemplo. Esto tambin le permite aadir una cuenta del libro mayor con posterioridad. Ejemplo El factor de incremento es 3. Ha de crear las siguientes cuentas: 0021 Edificios, 0024 Amortizacin de edificios y la subcuenta 0027 Valor registrado de los edificios. No comience a enumerar la cuenta siguiente con 0028 pero con 0030. En este sistema, las cuentas del libro mayor se dividen en 10 categoras:

Categora
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

B/P y P&G
B/P B/P B/P B/P P&G P&G P&G B/P P&G P&G Activos fijos, acciones, provisiones y acreedores Tesorera Gastos e ingresos a distribuir en varios ejercicios Existencias (contabilidad de explotacin) Cuentas de gastos Cuentas de gastos indirectos Cuentas de explotacin Existencias y productos sin terminar Cuentas de ingresos Resultados

232 z Exact Enciclopedia

Uso de las cuentas del libro mayor en estados financieros Para cada cuenta del libro mayor debe determinar en qu estado financiero debe visualizarse y de qu forma. La informacin siguiente es vital: Ligue la cuenta del libro mayor a la clasificacin adecuada. El saldo de la cuenta del libro mayor puede visualizarse como deudor o acreedor. Los saldos de un grupo de cuentas del libro mayor pueden completarse independientemente del plan de clasificacin utilizando cuentas subtotales. Vase a continuacin.

Cuentas subtotales y cuentas en blanco Para mejorar la comprensin de sus estados financieros (informes), puede utilizar resultados parciales o subtotales. Estos subtotales se crean al incluir cuentas subtotales en la posicin apropiada. Las cuentas subtotales equilibran una serie de cuentas enumeradas. Puede realizar asientos en cuentas de subtotales. Puede incrementar la legibilidad de sus estados incluyendo lneas en blanco. Las lneas en blanco se crean definiendo cuentas en blanco.

 el balance, los subtotales aparecen como lneas en blanco. Todos los En

artculos, se organizan en activos, pasivos, gastos e ingresos. En el siguiente ejemplo, la cuenta 0111 contiene los subtotales de las cantidades precedentes. Ejemplo
0100 0110 0111 Inventario Depreciacin del inventario Subtotal inventariado 80.000 123.000 43.000

 cuentas subtotales aparecen con la lnea inmediatamente posterior en blanco. Las

No es necesario definir una lnea en blanco. En una cuenta subtotal, los saldos de las cuentas inmediatamente anteriores o posteriores se completan, comenzando por la cuenta subtotal inmediatamente anterior o por la lnea en blanco. Vase el siguiente ejemplo. Ejemplo
1000 1010 ---(1011 1100 1110 1120 1299 Caja 1 Caja 2 Cuenta en blanco)--Barclays Bank Lloyds Bank Natwest Bank Subtotal bancos 150.000 300.000 120.000 570.000 60.000 10.000

Exact Enciclopedia z 233

La cuenta subtotal 1299 slo recoge el importe de bancos, i.e. las cuentas 1100, 1110 y1120. La omisin de la cuenta en blanco1011 indicara que el saldo de las cuentas de caja debe tambin incluirse en el subtotal. Ejemplo
1000 1010 1100 1110 1120 1299 Caja 1 Caja 2 Barclays Bank Lloyds Bank Natwest Bank Subtotal bancos y caja 60.000 10.000 150.000 300.000 120.000 640.000

En este caso, la cuenta inmediatamente anterior a la cuenta 1000 debe ser una cuenta subtotal o una cuenta en blanco. IVA Se deben definir en primer lugar las cuentas de IVA, como IVA soportado e IVA repercutido. Despus puede crear los cdigos de IVA. Para cada cdigo debe ligar la cuenta del libro mayor para el IVA recin creado.

 Ligue siempre cdigo 0 IVA (no el IVA) a la cuenta de IVA.

Una vez creados todos los cdigos de IVA, puede continuar con otra cuenta del libro mayor. Para cada cuenta del libro mayor, debe ligar un cdigo de IVA estndar. Este cdigo se sugiere cuando realiza un asiento en la cuenta. El IVA se calcular automticamente y se introducir en la cuenta de IVA ligada al cdigo de IVA . Diversos Debe considerar con cuidado los siguientes aspectos: Si una cuenta se incluye en actualizacin automtica. Si las cantidades introducidas en una cuenta se localizan en centros y/o unidades de coste.

Vase tambin 14.19 Clasificacin de cuentas 14.20 Codificacin 14.9 Asiento 14.41 Diario 14.94 Revaluacin 14.66 IVA

234 z Exact Enciclopedia

14.39

Descuento
Definicin
Se pueden aplicar los descuentos a facturas de ventas o compras. Los descuentos se conceden al acordar un precio determinado o al pagar en el plazo previsto o por un pago realizado a su debido tiempo. Si se conceden dos descuentos p.e. descuento deudor y rappels por compra, los parmetros de la aplicacin determinan cmo se aplican.

Explicacin
Descuentos disponibles Descuento deudor y acreedor. Este tipo de descuento se enlaza directamente con un particular deudor o acreedor. Es posible un descuento fijo, p.e. al existir una relacin comercial continua o al alcanzar un volumen determinado de ventas o de compras. Lista de precios Los descuentos por venta o por compra que se relacionan a la cantidad de artculos vendidos o pedidos, se pueden registrar en una lista de precios. Aparecer automticamente al introducir pedidos de venta o facturas de venta/compra. Acuerdos de precios Pueden acordarse precios especiales por artculos determinados y rappels. ejemplo. Generalmente se aplican al existir unas determinadas circunstancias antes de que el descuento se efectu, p.e. si existe un cantidad mnima de pedido. Lnea de descuento Se aplica a un pedido de venta en particular o lnea factura. Este descuento se concede a un tipo de artculo o lnea de texto (en el caso de servicios). Descuento por condiciones de pago ventas /compras. Se concede automticamente si el pago se realiza dentro del plazo. Es posible introducir dos descuentos diferentes, con una condicin de pago especifica para cada descuento. El cliente recibe un descuento en la factura si el pago se realiza antes de la fecha de vencimiento. Representa un importante beneficio financiero. Considere los descuentos de los acreedores , ya se puede conseguir una ganancia considerable . Tenga en cuenta, que el pronto pago es interesante al negociar unos precios ms bajos con los proveedores. La forma en estos descuentos se aplican, depende de los parmetros de la aplicacin. Puede elegir aadir una lista de precio y descuentos de deudor / acreedor, o que el descuento del deudor o acreedor prime sobre lista de precios, o viceversa. Adems es posible acordar precios en pedidos de ventas, que incluyan rappels. Pueden existir adems, otras condiciones de pago relativas a las ventas y a las compras, como plazo de pago y/o recargos.

Exact Enciclopedia z 235

Vase tambin 14.88 Recargo de crdito 14.1 Acreedor 14.40 Deudor 14.2 Acuerdo de precios 14.69 Lista de precios

14.40

Deudor
Definicin
Son los clientes (tanto personas como organizaciones) a los que se venden los productos o servicios.

Explicacin
El registro de los clientes constituye una de las facetas ms importantes de la venta. Es decir, es preciso determinar quin recibe las facturas de venta, las condiciones a aplicar, y el registro de las partidas pendientes. Se debe crear datos maestros por deudor. La ficha de deudor, en la cual se basa las cuentas de deudores, contiene al menos un nmero nico de deudor y sus datos NDC (nombre, direccin, ciudad). Esta ficha debe ser precisa y puesta al da para asegurar que la correspondencia (facturas y notificaciones de partidas pendientes) la recibe la persona apropiada. La informacin del IVA, bancos, monedas, persona de contacto y facturas. (p.e. condiciones de pagos, descuentos, lnea de crdito, etc.) es necesaria al introducir pedidos y facturas. Existen varios tipos de deudores : Deudor de pedido de venta Es aquel que realiza el pedido de venta. No tiene que coincidir con la persona que recibe la factura. La factura puede enviarse a una tercera persona que es el deudor a facturar. Si se enva la factura a otra persona distinta tendr que sealarlo. Deudor a entregar Es aquel que recibe los bienes junto con el albarn de entrega. Normalmente es la persona que realiza el pedido de venta. Registre las distintas direcciones de entrega del deudor en el caso en que existan varias sucursales y/o almacenes. Cuando introduce un pedido de venta, el programa le sugiere el deudor del pedido de venta como el deudor a entregar, si bien puede seleccionar un deudor distinto y/o una direccin de entrega distinta. Deudor a facturar Es a quien se carga la factura y no es necesariamente la persona/empresa que realiza el pedido de venta o recibe los bienes. Una sucursal puede realizar el pedido de venta mientras que es la oficina central la que ajusta la cuenta. Algunos sectores trabajan con intermediarios o dealers que son los que ajustan la factura. Es esencial conocer el deudor a facturar, para completar la factura correctamente. Si manda la
236 z Exact Enciclopedia

factura a la direccin del deudor de pedido de venta, no tendr que registrarla separadamente. Deudor de mostrador Es aquel que paga normalmente en metlico y se lleva la mercanca en el mismo momento. Suele ser un cliente no habitual, por lo que no es necesario registrar sus datos. Denomine un deudor genrico (asigne el cdigo de bsqueda de mostrador) para registrar estas ventas. Normalmente la factura emitida inmediatamente en el mostrador (factura de mostrador), se registra como un albarn de entrega . Ejemplo Una empresa filial, realiza el pedido de venta, pero la factura debe enviarse a la oficina central. Registre la filial como el deudor de pedidos de venta(asigne el nmero de deudor 1040) y a la oficina central como el deudor a facturar(asigne el nmero 1010). Cuando introduzca un pedido de venta del deudor 1040, , la factura ser automticamente enviada al deudor 1010, salvo que se especifique lo contrario. Agrupar deudores Clasifique a sus deudores en grupos separados por medido de categoras :segn su origen, rea, ingreso, etc. Esas categoras servirn para definir rangos de listados. Ejemplo Asigne cdigo 10 a sus clientes habituales. Los podr as seleccionar instantneamente utilizando el cdigo 10. Bloquear deudores Se considera una medida radical, ya que no se aceptarn ms sus pedidos. Cuando contabilicemos un asiento de un deudor bloqueado aparecer un mensaje. Podr contabilizar asientos pero no introducir pedidos de venta. Informacin financiera Datos bancarios Es necesariointroducir y comprobar el nmero de cuenta de sus deudores, lo es especialmente til si los pagos son automticos. Lnea de crdito Esaquella cantidad mxima de partidas pendientes permitida por deudor. Se utiliza para comprobar la deuda de un deudor por pedidos de venta . Contrapartida Asigne unacontrapartida estndar a un deudor. Esta se sugiere al introducir las ventas (en el diario de ventas). La contrapartida utilizada ser normalmente una cuenta de ingresos. Ejemplo Un deudor siempre compra productos x. Ha creado un cuenta de libro Mayor llamada Ingresos del producto x. Al ser una contrapartida estndar, aparecer automticamente cuando contabilice asientos de estos deudores.

Exact Enciclopedia z 237

Condiciones de pago Constituye una parte esencial del control de crdito de deudores, al determinar cuando son morosos y facilitar un pago rpido. Se incluyen el plazo de pago, descuento de ajuste y recargos. Puede enlazar una condicin de pago con un deudor. Se puede sugerir esta condicin de pago enlazada en la funcin de entrada. Mtodos de pago Las partidas pendientes se pagan de varias formas: en metlico, por banco o por orden de cobro (BACS). Se enviarn facturas, y/o notificaciones. Se definir por tanto el mtodo de pago estndar. Datos IVA Para ser capaz de cumplimentar correctamente la declaracin de IVA, es necesario saber el nmero de IVA de nuestro cliente. Legalmente Vd. es el responsable ante la Hacienda Pblica de comprobar que ese nmero es el correcto. Datos de INTRASTAT Los datos maestros de INTRASTAT pueden enlazarse con sus deudores. As, la informacin ser disponible cuando registre estas operaciones. Lista de precios Los descuentos se registran generalmente en la lista de precios. . Una lista de precio puede incluir descuentos al comprar ms de un determinado nmero de artculos (rappels por compra), o cuando el deudor paga un cantidad ms pequea de artculos que la cantidad realmente pedida. Porcentajes de descuento Adems de los descuentos de la lista de precios, es posible acordar descuentos con un deudor por el volumen anual de su compra. .Este descuento se registra como un porcentaje fijo por deudor. Representantes La mayora de las empresas venden a travs de representantes, dealers o agentes que son responsables de los pedidos de venta y de cumplir los objetivos. La cartera de clientes de la empresa se divide entre los representantes. Notificacin Es necesario que registre si desea enviar notificaciones a un deudor determinado. Datos de idioma Se puede dirigir a deudores extranjeros en su propio idioma, as por ejemplo un deudor francs recibir notificaciones en francs.

Vase tambin 14.67 Lnea de crdito 14.88 Recargo de crdito 14.75 Moneda 14.39 Descuento 14.80 Partida pendiente 14.54 Facturacin de mostrador
238 z Exact Enciclopedia

14.69 Lista de precios 14.77 Notificacin 14.11 Asiento de venta 14.66 IVA

14.41

Diario
Definicin
Los diarios se utilizan para registrar asientos. Estos asientos deben registrarse en el libro mayor, pero slo ocurre durante el proceso de archivo. Cuando un asiento se archiva, pasa del diario al libro mayor. Los asientos pueden registrarse directamente en un diario, o pueden crearse basndose en informacin introducida anteriormente, p.e. en facturas. Excepciones Las actualizaciones debidas a variaciones de tipo de cambio se realizan directamente en el libro mayor. Se registran primero en un diario.

Explicacin
Qu diarios estn disponibles Hay un tipo de diario disponible para cada tipo de operacin. Debe crear los diarios que necesite. En la mayora de los casos debe crear al menos un diario para cada tipo de diario, i.e. un diario de caja, un diario de ventas, un diario de compras, etc. A menudo es necesario crear diferentes diarios del mismo tipo, p.e. un diario de banco para cada una de sus cuentas bancarias. Diarios utilizados para mantener subcuentas Para mantener subcuentas, tales como caja, banco, deudores y acreedores, utilice diarios de estos tipos. Cada diario tiene una cuenta de contrapartida fija, en la que los asientos se realizarn. En otras palabras, la cuenta de contrapartida fija se liga a la subcuenta a travs del diario.

 los diarios de compra y venta, las partidas pendientes se crean En

automticamente cuando realiza un asiento de compra o venta. Diarios sin cuenta de contrapartida fija Algunos asientos no estn ligados directamente a una subcuenta. Introdzcalos en los siguientes tipos de diarios: Diario general Diario de IVA Ajustes/pagos anticipados Diario cheque/efecto

Exact Enciclopedia z 239

Asientos del diario directos e indirectos Los asientos de diario puede crearse directamente en un diario o pueden crearse utilizando informacin introducida anteriormente. Crear los asientos es ms eficaz, mejora la consistencia y evita errores. Un ejemplo es crear asientos en el diario de compras utilizando pedidos de compra. Vase tambin 14.75 Moneda 14.9 Asiento 14.80 Partida pendiente

14.42

Diferencia en pagos
Definicin
Una diferencia en pagos es la diferencia entre la cantidad pagada/recibida y el importe pendiente. Puede, por ejemplo, aparecer una diferencia debido a las fluctuaciones de tipos de cambio. Excepciones Las diferencias en pagos que definimos son las diferencias en pagos normales, que no son fruto de un descuento, recargo de crdito o diferencias de clculo.

Explicacin
Hay dos modalidades normales de diferencias en pagos: Diferencias en pagos de compras Es la diferencia entre la cantidad pagada y el importe pendiente Diferencias en recibos de venta Es la diferencia entre el importe recibido y el importe pendiente

Cuando se introduce el pago/recibo, puede determinarse qu hacer con las diferencias en pagos seleccionando un determinado cdigo. Estos cdigos definen las cuentas del libro mayor en las que las diferencias en pagos sern introducidas. Los enlaces entre los cdigos y las cuentas del libro mayor se fijan mediante los parmetros. Esto nos permite introducir las diferencias en pagos en las cuentas del libro mayor que hemos indicado. Vase tambin 14.75 Moneda 14.39 Descuento 14.80 Partida pendiente 14.88 Recargo de crdito 14.94 Revaluacin

240 z Exact Enciclopedia

14.43

Diseo
Definicin
Un diseo es un esqueleto o plantilla para realizar formatos tales como notificaciones, notas de entrega, facturas y pedidos de compra. Tambin puede llamarse Diseo de formato.

Explicacin
En algunos casos, los datos a imprimir deben estructurarse de diferente manera, dependiendo de la funcin utilizada. Una etiqueta no es lo mismo que una factura, y es interesante poder definir el contenido y la apariencia de cada una. Este tipo de datos a imprimir se define en formatos. Para cada tipo de formato se pueden definir uno o ms diseos. Hay muchos tipos de formatos , pero el mtodo utilizado para definir los diseos es el mismo para todos los formatos. En un diseo de formato definimos tanto la informacin que debe contener (encabezamientos, campos, etc.) como la apariencia (posicin en la pgina, tipo de letra, etc.). Despus de definir un diseo de formato ya se puede seleccionar imprimir el formato. Los diseos se imprimen usando una impresora de formato; un nexo entre el formato y la impresora ya existente del usuario. Si es necesario, con la opcin de uso de un diseo diferente al imprimir, se puede asignar un diseo a un tipo de formato en particular. En algunos casos es posible incluso utilizar diferentes diseos para categoras diferentes. Por ejemplo, se pueden utilizar facturas diferentes dependiendo del pas o idioma del cliente. Esto nos permite dirigirnos al cliente en su propio idioma.

 diseos se pueden definir y cambiar en cada empresa. Para asegurarnos de Los

que slo personas autorizadas definen o modifican diseos, puede eliminarse la funcin de definicin de diseo para los usuarios. Vase tambin 14.3 Albarn de entrega 14.78 Operaciones intraempresa 14.52 Factura 14.58 Formulario de pedido de compra 14.90 Recibo 14.76 Nota de recibo 14.77 Notificacin 14.29 Confirmacin de pedido de venta 14.66 IVA

Exact Enciclopedia z 241

14.44

Ejercicio contable
Definicin
Toda operacin real o financiera pertenece a un ejercicio contable determinado. Por esta razn, cada asiento que realice debe asociarse a su ejercicio contable. El ejercicio contable se utiliza cuando archivamos el asiento. Excepciones Algunos asientos no son relevantes para la contabilidad financiera, p.e. operaciones intraempresa y pedidos de compra. No es necesario indicar el ejercicio contable para este tipo de asientos.

Explicacin
Ejercicio contable mnimo, mximo y estndar El nmero de ejercicios contables disponibles viene limitado por un ao mnimo y un ao mximo. Esta limitacin responde a las siguientes razones: Cada ejercicio contable que aadimos requiere el almacenamiento de informacin adicional. No es posible realizar asientos en ejercicios contables en los que dicha operacin est prohibida.

Uno de los ejercicios contables disponibles aparecer como ejercicio contable estndar. El ejercicio contable estndar ser propuesto cuando realice un asiento. Si Vd. no especifica un ejercicio contable, las anotaciones se harn en el ejercicio contable estndar.

 est disponible un grupo de ejercicios contables seguidos. Slo

Ejemplo El ejercicio mximo disponible es 1996. Si quiere realizar un asiento en 1998, tendr que abrir antes los aos 1997 y 1998. Abrir y cerrar ejercicios contables Opciones: Cerrar el menor ejercicio contable Todos los datos financieros del ejercicio contable mnimo se borrarn y ya no ser posible realizar nuevos asientos en dicho ao.

 Utilizando este mtodo, la informacin detallada se perder. Si quiere

mantener dicha informacin pero da por terminada la introduccin de informacin, debe archivar todos los asientos y posteriormente cerrar todos los diarios de todos los periodos. De esta manera, no podrn realizarse nuevas entradas y el balance final junto con la cuenta de prdidas y ganancias quedarn actualizados. Abrir el ejercicio contable siguiente. Slo se puede abrir directamente el ejercicio contable siguiente al ltimo ejercicio contable. Se crear automticamente un balance de apertura para el nuevo ejercicio contable. Cuando realice un asiento en un ejercicio contable,

242 z Exact Enciclopedia

todos los balances de apertura de ejercicios contables posteriores a l se mantendrn. Por esta razn, es importante limitar el nmero de ejercicios contables disponibles. Sino, un gran nmero de balances de apertura tendran que actualizarse al archivar, perdindose mucho tiempo. Ejemplo Su primer ejercicio contable es 1992, el ltimo es 1998. Cuando abra 1999, el actual balance de cierre de 1998 se utilizar para crear el balance de apertura de 1999. Cuando realice un asiento en 1997, los balances iniciales de 1998 y 1999 tendrn que actualizarse para que sean coherentes. Para ello, se crearn asientos de correccin en 1998 y 1999. Vase tambin 14.9 Asiento 14.85 Periodo 14.16 Balance de apertura 14.26 Comprobacin periodo-fecha 14.79 Operacin

14.45

Emparejar
Definicin
Emparejar significa utilizar un cdigo para unir cantidades de cuentas transitorias que estn relacionadas. Esto hace ms sencillo determinar si todas las operaciones se han tratado correctamente.

 se pueden emparejar cantidades si est permitido para esa cuenta del Libro Slo
Mayor en el ejercicio financiero en que operamos.

Explicacin
Ejemplo Las cuentas transitorias se usan a menudo para transferir dinero de una cuenta bancaria y otra. Si esta operacin se realiza frecuentemente, las cuentas transitorias pueden estar equilibradas, pero es difcil ver qu transferencia (incompleta) causa ese equilibrio. Esto lo podemos determinar emparejando todos los movimientos relacionados. Una vez hagamos esto, slo permanecern los movimientos desemparejados. Estos movimientos deben revisarse, para poder establecer la toma de alguna decisin al respecto. Para hacer una transferencia deben realizarse los siguientes movimientos. Cuenta transitoria -,-a Cuenta bancaria A Cuenta bancaria B -,-a Cuenta transitoria

-,--,--

Exact Enciclopedia z 243

El Libro Mayor para la cuenta transitoria mostrar lo siguiente:

Cuenta transitoria .. Cuenta bancaria A -,--,-.. .. Cuenta bancaria B -,--,--,--

Los movimientos realizados se pueden relacionar con un cdigo para indicar que la transferencia ha sido completada. Emparejado Automtico Un emparejado automtico de dos cantidades slo se podr realizar si la cantidad del debe coincide exactamente con la del haber. Si hay varios posibles emparejamientos se realizar entre las cantidades ms antiguas. Emparejar movimientos con cantidades diferentes Las cantidades a emparejar pueden tener importes diferentes. En este caso, el balance de los movimientos referidos debera enviarse a las cuentas correspondientes. Por supuesto, la otra posibilidad es que no todos los apuntes hayan sido ya archivados. Opciones para resolver la situacin: Emparejar movimientos sin contabilizar el balance (este sistema es efectivo si se espera introducir el balance posteriormente) Emparejar movimientos y contabilizar el balance inmediatamente. Dejar de emparejar (no se establecer ningn emparejamiento). Ejemplo Depositamos 10.000,-- en efectivo en una cuenta bancaria. El banco nos descuenta 10,-- en concepto de comisiones bancarias, as que el estado de cuentas nos mostrar un depsito de 9.990,--. Podemos emparejar 10.000,-- y 9.990,-- y contabilizar la diferencia el la cuenta Comisiones bancarias. Emparejar cantidades en el ejercicio 0 Durante el primer ejercicio financiero en que se permite emparejar se incluir el ejercicio 0. Esto no se dar en los ejercicios posteriores, porque los movimientos del ejercicio 0 ya estarn incluidos en el balance de cierre del ejercicio financiero anterior. Ejemplo Determinamos que los movimientos de cuentas transitorias deben emparejarse desde 1995. En 1995, los movimientos se pueden emparejar desde el ejercicio 0 al 12. Sin embargo, en 1996 y durante los aos siguientes los movimientos se emparejarn desde el ejercicio 1 al 12.

244 z Exact Enciclopedia

Vase tambin 14.38 Cuenta del libro mayor 14.79 Operacin

14.46

Empresa
Definicin
Una empresa es una entidad contable propia. En otras palabras, el termino empresa puede utilizarse para registrar la contabilidad de toda una empresa, pero tambin puede referirse a la contabilidad constituir de un nico departamento o de una filial. As, cada empresa es una unidad independiente, no relacionada con otras. Los archivos de cada empresa se almacenan en un directorio por separado.

Explicacin
Parala mayora de las empresas, la contabilidad se registra en una nica entidad. Sin embargo, tambin se puede llevar la contabilidad para filiales, sucursales o departamentos independientes. Entonces, se necesita crear empresas separadas. Si lleva la contabilidad de clientes (por ejemplo si es una gestora), necesitar crear una empresa para cada cliente. Cada empresa contiene los datos maestros de cada sucursal o cliente especfico. Por ejemplo cuentas del Mayor, empleados y clientes. Despus de crear una nueva empresa, es necesario introducir los datos de la misma, y definir un nmero de parmetros generales. La mayora de los datos de la empresa (p.e. direcciones, nmeros y cuentas) no se utilizan en el programa, pero se intenta registrar los datos de su empresa en un nico lugar. Seguidamente, es necesario definir los parmetros generales de la empresa (p.e. la moneda estndar). Establecer los parmetrosde una nueva empresa puede suponerle mucho tiempo. Si quiere crear una empresa similar a la existente, puede copiar los datos de la empresa ya existente.

 Puede tener ms de una empresa al mismo tiempo. Esto le permitir pasar de una
empresa a otra rpidamente. Vase tambin 14.30 Consolidacin 14.75 Moneda 14.44 Ejercicio contable 14.16 Balance de apertura

14.47

Entrega
Definicin
Los apartados que relacionados con la entrega de bienes son: Direccin de entrega Mtodo de entrega Plazo de entrega
Exact Enciclopedia z 245

Explicacin
Direccin de entrega El proveedor necesita conocer la direccin de entrega que ir impresa en el pedido de compra. Si posee un almacn, su direccin aparecer en el pedido de compra. Sin la funcin de almacn, se utiliza el N.D.C. de la empresa. Se permite cambiar la direccin al introducir un nuevo pedido de compra. Mtodo de entrega Los bienes se entregan de distinta forma, por ejemplo con el transporte pagado, almacn gratis o pago al contado. Utilice cdigos para diferenciar los mtodos. Esta informacin puede recogerse en el pedido de compra. Seleccione uno de los cdigos cuando introduzca un pedido. Se puede enlazar un mtodo de entrega con un cliente. El mtodo de entrega puede ser un criterio de seleccin al imprimir facturas. Las facturas pueden emitirse segn el mtodo de entrega. Plazo de entrega El plazo de entrega es el plazo entre el que el cliente realiza un pedido y el momento en el los bienes se pueden entregar. Cuando se realiza un pedido, es posible que los bienes no estn en stock. Los artculos tienen que ensamblarse o importarse (por ejemplo, coches u ordenadores) o comprarse en una subasta. Por eso es importante conocer el plazo de entrega. Esperar la recepcin de artculos, puede ocasionar consecuencias financieras desfavorables, por tanto tendr que prevenir esta situacin: esperar hasta que los artculos lleguen o realizar el pedido con otro fabricante. Es posible registrar el plazo de entrega de los artculos . Despus de introducir un pedido, el programa calcula la fecha en que se reciben los artculos. El plazo de entrega se muestra en la propuesta de pedido de compra y puede influir a la hora de elegir la persona /empresa que va a realizar la entrega. Vase tambin 14.46 Empresa 14.40 Deudor 14.7 Artculo 14.10 Asiento de compra 14.57 Frmula de propuesta de compra 14.58 Formulario de pedido de compra 14.82 Pedido de venta 14.4 Almacn

246 z Exact Enciclopedia

14.48

Estado de prdidas y ganancias

Definicin
El estado de prdidas y ganancias, muestra todos los gastos e ingresos para un periodo especfico, por ejemplo para un ejercicio contable. Excepciones En algunos casos el estado de prdidas y ganancias se refiere a la propia cuenta de prdidas y ganancias.

Explicacin
Para cada artculo en el estado de prdidas y ganancias se crea una cuenta de prdidas y ganancias. Cada aumento o descenso en gastos/ingresos para este artculo se recoge en la cuenta de prdidas y ganancias. Al final de cada periodo el saldo de la cuenta se transfiere al estado de prdidas y ganancias, es decir se pone al da este documento. El estado de prdidas y ganancias se visualiza segn el plan de clasificacin, para un nmero de periodos consecutivos o para un ejercicio contable completo. Vase tambin 14.15 Balance 14.19 Clasificacin de cuentas 14.44 Ejercicio contable 14.38 Cuenta del libro mayor 14.6 Archivar

14.49

Estado de saldos
Definicin
El estado de saldos es un listado exhaustivo que muestra los saldos de una cuenta del Mayor por periodo o partidas pendientes por cliente o por acreedor.

Explicacin
Estado de saldos de una cuenta general La cuenta del libro Mayor seleccionada mostrar todos los saldos finales del ao en cuestin. Puede utilizar el zoom para ver mas detalladamente los movimientos. Estado de saldos de clientes y acreedores

 Como estos saldos son prcticamente iguales, solamente vamos a describir el de

clientes.El saldo actual de partidas pendientes se mostrar por cliente as como el importe pagado y los ingresos del ejercicio contable actual y anterior. Tambin registra una lista de partidas pendientes para un cliente en particular.

Exact Enciclopedia z 247

El estado de saldos puede resultar demasiado largo, por lo que para facilitar el control de clientes, Vd. podr seleccionar aquellos que: Tengan un determinado saldo mnimo Hayan sobrepasado su lnea de crdito.

Se puede indicar si el estado de saldos debe recoger solamente operaciones o tambin asientos. Calcular los ingresos por ejercicio contable Existe la posibilidad de introducir partidas pendientes en el diario de compras, el de ventas, el de caja y el general. Los importes pendientes en el diario de caja y en el general se aadirn nicamente a los ingresos totales del cliente y/o acreedor si se ha indicado en los parmetros. Vase tambin 14.9 Asiento 14.80 Partida pendiente 14.79 Operacin

14.50

Existencias
Definicin
Para cada existencia hay una cantidad especfica y un significado. Hay diferentes existencias para los distintos pasos en las cuales un artculo va a travs del flujo de bienes. Existencias dinmicas Son aquellas existencias que se modifican cuando se recibe el pedido y actividades de venta: Existencias constantes Aquellas cantidades que no cambian con el flujo de los bienes. Son introducidas por el usuario y utilizadas en el proceso para realizar los pedidos correctamente. Existencias calculadas Son combinaciones de existencias dinmicas las cuales guan a las nuevas cantidades dinmicas con sus propios significados y funciones.

Explicacin
La definicin de existencias se puede interpretar de distintas maneras, dependiendo del departamento y del individuo. Por ejemplo un representante de ventas debe saber cuando y cuantas entregas se deben mandar; el comprador querr saber cuando y cuantos artculos debe encargar. El contable est interesado en el valor de las cantidades; p.e. si los artculos encargados forman parte de los almacenados (que todava no han sido enviados)

248 z Exact Enciclopedia

Las existencias dinmicas Existencias reales (ER) Es una existencia financiera. El producto entre las existencias reales y el precio del artculo debe ser igual al saldo de la cuenta de existencias en el sistema de contabilidad financiera. Las existencias reales cambian cuando los movimientos son archivados en el sistema de contabilidad financiera. Esta cantidad muestra cuantos artculo posee la empresa financiera. Con las existencias reales no ocurre lo mismo que con las existencias almacenadas. Reserva de existencias pedidas (REP) Existencias reservadas en espera (ERE) Las existencias reservadas (ERs) son aquellas que estn reservadas para ser vendidas. Las existencias reservadas se basan en los pedidos de venta recibidos. Hay una diferencia entre los artculos que deben de ser entregados inmediatamente y los que van a ser entregados en un largo plazo. Si no hay suficientes artculos en el almacn se debera hacer una distincin entre los que se deben entregar y los que se pueden entregar despus de haber recibido la factura o cuando la produccin es completa. Las existencias reservadas aumentan cuando se introduce el pedido recibido y disminuyen cuando un albarn de entrega es impreso para enviarlo. Las existencias calculadas en el stock libre, stock econmico y stock disponible son influenciadas por un stock reservado. Existencias en proceso (EPc) Es una cantidad para artculos reservados o utilizados para un proyecto o produccin. Estas cantidades aumentan cuando los artculos son llevados a produccin o cuando se han realizado los gastos de los apuntes de artculo. El EP desciende cuando los gastos de los apuntes de artculo o cuando los artculos de fabricacin estn preparados. Existencias en produccin (EPd) Esta es la cantidad de los artculos de fabricacin que se escogen para la produccin. Esta existencia aumenta cuando los artculos son cogidos para la produccin. La EPd disminuye cuando los artculos de fabricacin estn preparados. Existencias pedidas e impresas (EPI) La cantidad de artculos para ser entregados por el proveedor en una fecha especfica. Estas existencias aumentan cuando el pedido de compra se imprime. Cuando los artculos se reciben, las existencias pedidas disminuyen. Las existencias pedidas influyen en el stock econmico. Existencias recibidas (ER) La cantidad de artculos recibidos. Cuando los artculos se reciben, las existencias recibidas aumentan. Estos artculos se han procesado en el sistema de administracin de stock pero todava no se han archivado en el sistema financiero contable.

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Facturas a recibir(FR) No es realmente una cantidad de stock pero muestra que una factura de pedido se espera para un artculo determinado. La FR es una cantidad financiera y no una cantidad de stock. El balance de estas existencias multiplicado por el precio del producto se puede encontrar en la cuenta Facturas a recibir del Libro Mayor. Las FR aumentan cuando los artculos se han recibido y disminuye cuando las facturas son recibidas e introducidas. Mercancas a recibir (MR) Cuando una factura de pedido es introducida sin enlazarla con los artculos recibidos (o en espera de recibirlos), las MR aumentan. Esta cantidad nos muestra el nmeros de artculos pedidos pero no los recibidos. Existencias a facturar (EF) Es una cantidad de artculos en el que una factura de venta debera debe enviarse al cliente. Los artculos abandonan el almacn pero la factura final de ventas no ha sido impresa todava.

Existencias constantes Existencias mnimas (EMn) Este es un artculo de mnima cantidad que debe de estar en stock. El valor depende en el nivel del servicio del cliente. Existencias mximas (EMx) Las existencias mximas dependen del espacio que haya en el almacn y la cantidad mxima permitida a tener en stock. Nivel de pedido de compra (NPC) El nivel de pedido de compra se determina por el tiempo de entrega, tiempo de proceso completo y existencias mnimas. Si la cantidad en stock desciende este nivel se da un aviso de pedido de compra Tamao del pedido de compra (TPC) En general, este es un pedido de compra con gastos mnimos, como el transporte y gastos de almacenaje. Un proveedor tambin puede hacer el pedido mnimo. Existencias calculadas Estas existencias proporcionan informacin en el stock que est presente o reservado y calculado por medio de las existencias dinmicas. Stock almacenado (SA) Es el nmero de artculos que deberan estar en el almacn. SA = ERs -EPc + ER - EF Stock disponible (SD) Es el nmero de artculos disponibles en stock si todas los pedidos de venta se han entregado, sin incluir los que estn en espera. El stock disponible puede determinar si un pedido puede ser entregado. SD = ERc - REP - EPc + ER - EF = = SA - REP

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Stock libre (SL) Es el nmero de artculos disponibles si todos los pedidos de venta se han entregado, incluyendo los que estn en espera. Esta cantidad puede ser entregada sin ningn riesgo. SL = ERc - REP - ERE - EPc + ER - ET = = SA - REP - ERE Stock econmico (SE) Este es un stock por el que corre un riesgo de precio. Ya que las fluctuaciones en la compra y lista de precios y cotizaciones extranjeras, el valor del stock afecta en el resultado de la operacin. La parte del stock que est reservado para las ventas que ya han sido vendidas, no se considera stock econmico. Por otro lado, si un pedido de venta ha sido realizado o si los artculos se han recibido pero no corresponden al pedido realizado, son considerados parte del SE. SE = ERc - REP - ERE + EPI - EF + ER

Ajuste El siguiente listado muestra los diferentes movimientos que afectan a las existencias dinmicas. Existencias pedidas e impresas + Impresin final de pedidos de ventas - Asiento de entrada Existencias recibidas + Asiento de entrada - Contabilizar recibos Facturas a recibir (de compra) + Asiento de entrada - Asiento de pedidos de compra Artculos a recibir + Asiento de pedidos de compra sin asiento de entrada - Asiento de entrada Existencias reales + Contabilizar recibos - Impresin final de las facturas de ventas Existencias pedidas reservadas + Asiento de entrada - Impresin final de albaranes de entrega + Cumplimentacin de pedidos en espera Existencias en espera reservadas + Asiento de entrada - Cumplimentacin de pedidos en espera

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Existencias a facturar + Impresin final de albaranes de entrega - Impresin final de pedidos de ventas

Vase tambin 14.8 Artculo de fabricacin 14.14 Autorizacin 14.83 Pedido en espera 14.68 Lista de materiales 14.47 Entrega 14.7 Artculo 14.60 Grupo del artculo 14.51 Existencias iniciales 14.10 Asiento de compra 14.57 Frmula de propuesta de compra 14.90 Recibo 14.11 Asiento de venta

14.51

Existencias iniciales
Definicin
El valor de todas las cuentas de Mercaderas al comienzo del periodo contable. Este valor debe representar la cantidad de artculos en el almacn.

Explicacin
Antes de empezar a trabajar con E-Stock debe establecer la cantidad de artculos que tiene en su almacn: el stock almacenado. Para hacer un inventario de todos los artculos presentes en el almacn puede generarse una lista del inventario. Los artculos de la lista inventario se organizan segn la ubicacin en el almacn y un cdigo (si cuenta con la funcin Almacn). Si no ha introducido las existencias iniciales todava, la lista inventario mostrar valores cero. Si ya ha introducido las existencias iniciales, se generar una cuenta de correccin (de prueba) para revisar y corregir los datos introducidos. Introducir las existencias iniciales consiste en sustituir la cantidad de existencias existencias reales de valor cero por el valor actual. Tras actualizar las existencias reales deben realizarse asientos en el libro diario porque cualquier cambio en las cantidades de las existencias debe contabilizarse en el sistema de contabilidad financiera. El asiento del diario ser como sigue: Existencias a Cuenta transitoria -,--,--

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Si comienza a manejar el sistema de contabilidad financiera y el de control de existencias al mismo tiempo, la introduccin de las existencias iniciales es parte de la introduccin del balance de apertura. Debe utilizarse entonces una misma cuenta transitoria tanto para las existencias iniciales como para el balance de apertura. Si ya se est utilizando el sistema de contabilidad financiera y las facturas de compra se van introduciendo en el diario de compra, los balances de las cuentas de existencias no sern cero. En este caso debera utilizarse una cuenta transitoria existencias iniciales y realizar el siguiente apunte en el diario general: Cuenta transitoria Existencias iniciales a Existencias Existencias a Cuenta transitoria Existencias iniciales -,--,--,--,--

Utilice esta cuenta transitoria cuando realice los asientos de las existencias iniciales:

De esta forma se evita introducir el valor de las existencias dos veces. La cuenta transitoria Existencias iniciales debe estar saldada una vez se hayan introducido todos los asientos del diario. Slo debe utilizarse la cuenta de existencias como cuenta transitoria si se est completamente seguro de que el saldo de la cuenta de existencias es correcto: Existencias a Existencias Vase tambin 14.9 Asiento 14.38 Cuenta del libro mayor 14.7 Artculo 14.60 Grupo del artculo 14.41 Diario 14.16 Balance de apertura 14.50 Existencias -,--,--

14.52

Factura
Definicin
Una factura es un documento que se enva al cliente o deudor especificando todos los detalles referentes a los bienes que compra. Toda factura tiene un nmero que aparece en cada una de sus copias. La factura muestra la cantidad y la calidad de los bienes a enviar, el precio por unidad, el importe total, el pedido de venta y la fecha de la factura. La factura tambin recoge las condiciones de pago, cmo y cundo se realizar el pago, y si es el caso, el descuento que se aplica si el pago se realiza antes de una fecha determinada, o el recargo a aplicar en caso de retraso en el pago.

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Explicacin
Trabajamos con distintos tipos de facturas: Factura de prueba Antes de imprimir la factura final, se pueden imprimir facturas de prueba. Puede imprimir tantas facturas de prueba como quiera, pero normalmente slo es necesario imprimir una factura de prueba para comprobar si es correcta. A la hora de imprimir las facturas de prueba, no es necesario especificar el periodo contable al que pertenecen dado que no van a quedar archivadas en su sistema de facturacin. Puede utilizar facturas de prueba con los siguientes objetivos: Para comprobar si la impresora y el papel han sido definidos correctamente. Esto es especialmente importante si se utiliza la misma impresora para imprimir otros documentos. Cuando se quiere saber el importe real de la factura. Normalmente necesario en el departamento de envos, para formalizar un seguro o para comprobar una lnea de crdito del cliente. Para comprobar si los datos de la factura son correctos. Una factura de prueba se utiliza normalmente para comparar la factura con el pedido de compra o con el albarn de entrega. Comprobar si los datos del cliente, productos, cantidades y precios son correctos. Como copia a archivar Util para tratar cuestiones que surjan sobre la factura , tambin sirve de prueba de las acciones llevadas a cabo. Factura final. Una vez que las facturas han sido revisadas y si es necesario autorizadas, las facturas finales pueden imprimirse y enviarse a los clientes. Las facturas finales slo pueden imprimirse una vez.

 algunos casos se requiere una copia de la factura, p.e. porque se quiere En

conocer el importe original de la factura y los descuentos antes de enviar una nota de crdito, o si en Aduanas han perdido la factura original o nunca se recibi. Una vez que las facturas finales han sido impresas, se puede obtener una copia a partir del historial de las facturas. Esto es slo posible si se indic en los parmetros de facturacin el deseo de hacer copias de las facturas. Factura recurrente Se pueden utilizar facturas recurrentes para facilitar la creacin de facturas que se repiten regularmente, p.e. semanalmente, quincenalmente o anualmente. Uno de los aspectos fundamentales de las facturas recurrentes es que los datos del cliente son siempre los mismos. Por tanto no es necesario introducir la misma informacin cada vez que se requiere una factura. Se pueden utilizar cdigos de facturas recurrentes para agrupar facturas recurrentes

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Nota de crdito. Las notas de crdito se utilizan para cancelar las facturas enviadas. Si los bienes han sido devueltos (p.e. porque estaban deteriorados) y stos no pueden ser pueden ser reparados o reemplazados, o si a un cliente se le ha facturado una cantidad excesiva o errnea, ser necesario enviar una nota de crdito. Adems, puede que sea tambin necesario introducir un envo de bienes con signo negativo. De forma que el ingreso que registremos por ventas se corresponda con los bienes realmente vendido. Factura de mostrador. Las facturas de mostrador son facturas que se imprimen inmediatamente cuando un cliente o deudor desconocido realiza una compra de bienes. Una factura de mostrador tambin recoge cantidades y precio de bienes. Si el pago es al contado, la factura no se archiva en la contabilidad financiera. Y si los bienes se pagan ms tarde (no al contado), se crear una partida pendiente en el diario de ventas

Cuando se archive una factura de ventas, el sistema crear una partida pendiente en el diario de ventas. Cuando se reciba el pago, la partida pendiente se anular en el diario de caja o en el diario de banco. Es posible verificar la nota de crdito del deudor en los asientos de facturas, siempre que esta orden se haya establecido en los parmetros de la aplicacin. Las facturas pueden reagruparse de acuerdo con un cdigo de facturas. Los cdigos de factura pueden utilizarse para crear asientos en el diario de ventas y para imprimir las correspondientes facturas. Imprimir facturas globales Algunas empresas utilizan facturas globales para ventas regulares que tienen lugar en un periodo determinado. En vez de enviar una factura por cada venta, se enva una nica factura colectiva que recoge todas las ventas del periodo, normalmente al final del periodo. De esta manera, no es necesario imprimir facturas por separado para el mismo cliente o deudor y se puede enviar una factura colectiva. Esto facilita el proceso de pago tanto para su empresa como para el deudor, dado que el deudor paga, p.e. una vez al mes y usted no tiene que ir archivando las mltiples facturas en su sistema contable. Se pueden imprimir facturas colectivas para cada deudor, siempre que se indique en los parmetros de la aplicacin. Las facturas globales se utilizan en: Pedidos de venta (envos parciales) Periodos (una vez por semana, por quincena o al mes) Proyectos (una factura por proyecto) Clientes

No se debe asignar un nmero de factura a aquellas facturas que se incluirn en la factura colectiva. Se debe indicar en los parmetros de la aplicacin que los nmeros de factura nunca deben ser asignados o que ya se requerir la asignacin de los mismos en la funcin de creacin de facturas. Si se opta por esta ltima opcin, se debe indicar en la funcin de creacin de facturas que no desea asignar ningn nmero a la factura. Por lo que el nmero de factura se asignar cuando la factura final se imprima.

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Para incluir una factura individual en una factura global debe completarse la siguiente informacin, que adems ha de ser idntica para cada factura individual: Pedido de venta por deudor (o factura del deudor) Representante Moneda Cotizacin Descuento en la factura Cdigo de la factura Cdigo de las condiciones de pago Forma de entrega individuales se suman y se imprimen como una cantidad nica en la factura global. Vase tambin 14.67 Lnea de crdito 14.88 Recargo de crdito 14.39 Descuento 14.23 Cdigo factura 14.80 Partida pendiente 14.54 Facturacin de mostrador

 costes de transporte y los gastos del pedido de venta para las facturas Los

14.53

Factura de compra
Definicin
La factura de compra recoge informacin sobre el pedido de compra. Cuando se registra una factura de compra, el volumen de existencias se pone al da. Dependiendo de cmo se registre la factura de compra, se actualizaran unas cantidades u otras.

Explicacin
Cuando se registra la factura de compra, debe introducirse informacin como las cantidades entregadas, precios, descuentos, ajustes por descuentos, y cualquier recargo por crditos, Aunque el sistema de software es capaz de detectar errores, es importante que los datos de la factura se comprueben, para as reducir las equivocaciones al mnimo. Despusde realizar un pedido de compra, se recibir una factura de compra. El momento en que sta se reciba depender del proveedor. El software compara la cantidad facturada y registrada con la cantidad calculada a partir de las cantidades, precios y descuentos introducidos. La forma en que se realicen estas verificaciones depender de las ordenes que hayamos introducido al definir los parmetros. La revisin es importante para evitar el pago de cantidades excesivas, o para evitar la recepcin de bienes diferentes a los pedidos. Una manera

256 z Exact Enciclopedia

de evitar estos errores es relacionar o enlazar los datos. Podemos enlazar los pedidos de compra con los recibos, la factura de compra con el pedido de compra o el recibo. Se enlazaran los documentos que presenten alguna relacin entre ellos. Una vez que se ha establecido el enlace, el departamento de contabilidad puede comparar el precio de la factura con el precio de compra del pedido de compra. Se puede hacer lo mismo para las cantidades demandadas, recibidas y facturadas. Si surgen inconsistencias, se puede analizar si los errores se han producido en la propia empresa. Sino, se debe contactar con el proveedor. Si cuando se registra la factura de compra, los documentos no estn enlazados, la informacin no puede ser verificada automticamente por el software.

 todas formas, una vez que la informacin ha sido registrada, se puede crear De
un enlace de forma retroactiva. Existen diferentes formas de registrar una factura de compras. El mtodo a utilizar depende del momento en que la factura llegue, de la informacin disponible en relacin con el pedido de compras y/o de si disponemos del recibo cuando registramos la factura. Factura antes de la entrega Puede registrar la factura de compra del proveedor aunque el pedido de compra todava no haya sido registrado o si no conoce el nmero que la identifica. Puede registrar la factura de compra utilizando el nmero de pedido de compra si lo conoce, es decir estableciendo un enlace entre el pedido de compra y la factura de compra. Factura con entrega. Puede registrar la factura de compra y el recibo simultneamente seleccionando el pedido de compra correcto suponiendo que conozca el nmero que lo identifica. El recibo se crear de forma automtica. Es decir, estableciendo un enlace entre la orden de compra, el recibo y la factura de compra. Se puede registrar la factura de compra y el recibo simultneamente por el proveedor siempre que el pedido de compra no se haya registrado todava o en el caso en que conozca el nmero que le corresponde. El recibo se crear de forma automtica, es decir, estableciendo un enlace entre el recibo y la factura de compra. Factura despus de la entrega Puede registrar la factura de compra por recibo si conoce el nmero de serie, es decir, creando un enlace entre el recibo y la factura de compra. Si el recibo est ya enlazado con el pedido de compra, este ltimo se enlazar con la factura. Si recibe la factura, pero el pedido de compra y el recibo todava no se han registrado, se puede introducir directamente la compra. Se crearn, tanto el pedido de compra como el recibo. La factura, el pedido de compra y el recibo se enlazan entre s de manera automtica. Servicio de facturas y notas de crdito Adems de las facturas para bienes, tambin se pueden recibir facturas por los servicios prestados. Si devuelve los bienes, recibir una nota de crdito.
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Cuando se recibe una factura de servicios, puede registrarse en el sistema logstico contable o va un diario en el sistema financiero contable. Si se decide registrarlo en el sistema logstico contable, introduzca la factura por proveedor. Puede elegir la cuenta apropiada del libro mayor para cada gama de facturas. Si se recibe una serie de facturas similares y regularmente, se puede considerar la opcin de crear textos para estos servicios. El registro de una nota de crdito es parecido al registro de una factura de compra ordinaria. La nota de crdito debe registrarse por proveedor. Las cantidades e importes se registran con signo negativo. Vase tambin 14.14 Autorizacin 14.1 Acreedor 14.39 Descuento 14.38 Cuenta del libro mayor 14.7 Artculo 14.41 Diario 14.81 Pedido de compra 14.90 Recibo 14.50 Existencias

14.54

Facturacin de mostrador
Definicin
Las ventas de mostrador son aquellas en las que se proporciona la factura inmediatamente. Son las ventas que tienen lugar en tiendas, negocios de venta al por mayor y almacenes y se cobran normalmente en efectivo. Este proceso se llama Facturacin de mostrador.

Explicacin
Una factura de mostrador es aquella que se confecciona cuando el cliente ha pedido un artculo y necesita una albarn de entrega, una factura proforma o una factura real inmediatamente despus de la venta. En estos casos, se imprime una factura de mostrador y se le da al cliente.

 quiere imprimir una factura para un cliente desconocido o un cliente Si

ocasional puede utilizar la funcin facturacin de mostrador. El cliente desconocido u ocasional se llamar cliente de mostrador. Si los artculos se entregan inmediatamente, la factura de mostrador se puede utilizar como una albarn de entrega. Puede que Vd. quiera conservar una copia firmada de la albarn de entrega para archivarla.

 recomienda la utilizacin de un PC diferente para las facturas de mostrador. Se

Una vez haya definido los parmetros generales, ya es posible introducir e imprimir facturas durante el resto del da.

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Tipos de facturas de mostrador Puede introducir dos tipos de facturas de mostrador: 1. Una factura definitiva. No se puede modificar una factura definitiva. La factura de mostrador se imprime inmediatamente y se borra del sistema. 2. Una factura proforma o albarn de entrega. En este caso, la factura de mostrador impresa no es definitiva. Por ejemplo, se puede modificar una factura proforma a posteriori si se indic que el pago puede realizarse en efectivo o a cuenta y se cumplen las siguientes condiciones: El cliente de la factura no es el cliente de mostrador. La factura no se paga inmediatamente (el cliente compra a cuenta). La factura se puede contabilizar tras la impresin de la factura definitiva. Se crear una partida pendiente una vez que el asiento de la venta haya sido procesado por la aplicacin financiera. Asientos del diario Al contabilizar una factura de mostrador de cobro no en efectivo, en el diario de ventas se crean los siguientes apuntes para ese cliente en particular: Clientes a Ingresos por ventas a IVA repercutido Compras de mercaderas a Mercaderas Cuando cobre, se crear el siguiente apunte en los diarios de banco o de caja: Caja (o Banco) a Clientes -,--,--.--.--.--.--.--

Si el cliente paga inmediatamente, la partida pendiente se borra mediante los siguientes apuntes del diario de caja: Caja a Ingresos por ventas a IVA repercutido Coste de mercaderas a Mercaderas Vase tambin 14.3 Albarn de entrega 14.52 Factura 14.41 Diario 14.84 Pedido proforma 14.11 Asiento de venta -.--.--.--.--.--

Exact Enciclopedia z 259

14.55

Fases del proceso de venta

Definicin
El proceso de venta incluye todas las etapas referentes a la venta de un producto o servicio. Los pasos a seguir dependern de la estructura y mtodos de trabajo de la empresa. Puede que se quiera ejecutar algunos pasos en distinto orden o simplemente saltarlos por completo. Cada empleado seguir aquellos pasos relevantes para su trabajo. En esta seccin slo se describen esos pasos relevantes para la CdC (Cartera de Clientes).

Explicacin
Distintas etapas conforman el proceso de venta. Antes de describirlas, se debe tener en cuenta la organizacin y poltica que lleva su empresa. Es decir, se debe decidir cmo la empresa se va a dar a conocer . Una amplia CdC - un SMI (Sistema de Marketing Informtico), por ejemplo - puede suministrar la informacin necesaria para la poltica de la empresa. Antes de que se pueda comenzar la primera fase del proceso de ventas, se deben determinar los objetivos actuales - cmo incrementar el beneficio a largo plazo. Se determina una estrategia particular, generalmente para varios productos o servicios, para alcanzar los objetivos. Una decisin estratgica puede introducir una gama de productos en un sector nuevo del mercado. Por tanto, es necesario informarse de las oportunidades de venta para esa gama de productos en su sector de mercado. Si los productos se han vendido en un sector del mercado, se puede utilizar un SMI para explorar la informacin histrica y analizar las oportunidades de venta para lanzar los mismos productos en un sector diferente del mercado. Otra decisin estratgica puede enfocarse ms hacia la seleccin de clientes actuales y menos a nuevas relaciones. Una vez se determine la estrategia, se puede llevar a cabo sobre el proceso de ventas. Las fases del proceso de ventas tratadas en este manual son las siguientes: Fase de realizacin Cada vendedor analiza que estrategia debe utilizar para su rea y grupo de productos. Este anlisis se alcanza mediante una seleccin de contactos actuales, clientes actuales y clientes en perspectiva que estn interesados, dentro de su rea de venta, para sus nuevos productos. Los clientes en perspectiva pueden ser contactos actuales que a la vez compran a la competencia, o nuevos contactos. Se puede utilizar la CdC para realizar este tipo de seleccin. Antes de que la CdC pueda ser utilizada debe actualizarse la informacin. Se pueden visualizar en la pantalla los contactos conocidos por medio de esta va de informacin y hacer una seleccin de esas relaciones con las que podra ser til contactar. Se puede hacer una seleccin de clientes que compran productos con un objetivo similar. O se debe crear una seleccin de contactos que estn activos en ese sector del mercado. Pueden aadirse listas de clientes en perspectiva conseguidas a travs de los archivos de direccin, en ferias comerciales o en otras bases de datos. Finalmente, tendr una relacin de personas con las que quiere contactar. Este grupo es el principal objetivo - las realizaciones para esta gama especfica de productos o

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mercado. Se puede informar a ese grupo de sus productos y servicios por correo, telemarketing, etc. Puede utilizar la CdC para conseguir toda la informacin necesaria para estas actividades, guardar las acciones y no perder la relacin con los clientes. Fase en perspectiva Las respuestas de los contactos realizados con mailings, telemarketing, etc se pueden almacenar en la CdC. La CdC se utiliza tambin para informar al departamento de ventas si ha habido alguna respuesta de las personas contactadas. Basndose en esta informacin, un representante de ventas puede decidir con que persona debera contactar directamente. La informacin conseguida en ese contacto se puede introducir en la CdC. Los contactos que continen interesados en los productos se les llama perspectivas. Se deben mandar ofertas a estas perspectivas. Dependiendo de la informacin obtenida de la CdC, en su oferta se debern incluir descuentos u otros incentivos. Este acto tambin se debe grabar en la CdC, de esta manera se actuar en el momento adecuado. Si todo sale bien se esperar un pedido de venta. El cuestionario que viene a continuacin puede ayudarle a analizar sus perspectivas y una estrategia de aproximacin. Qu sabe sobre las perspectivas de la empresa? La informacin en la empresa es esencial si se est planeando lanzar un producto y si esta aplicacin encaja con las perspectivas requeridas. El listado debe contener las siguientes preguntas: En que sector del mercado est la empresa? Cules son sus productos y mercados? Con que frecuencia la empresa compra su producto o servicio? Quin es la competencia de la empresa? La empresa hace negocios con la competencia? Tiene la competencia planes que en un futuro puedan afectar su producto o servicio? Est su empresa contenta con su proveedor actual? Utiliza su empresa sus propios productos o servicios? Alguno de los empleados de la empresa conocen las perspectivas ejecutivas personalmente? Quin es el actual responsable de la compra de productos o servicios? Hay alguna otra persona que pueda influir en la decisin final del pedido? Quin se encargar del actual proceso de pedido? Qu sabe Vd. sobre la persona de contacto? La informacin relevante de su persona de contacto debe incluir datos correctos como un deletreo exacto del nombre, ttulo, edad, educacin, autorizacin de compra e inters especial. Esta informacin puede parecer trivial pero puede ayudarle a mantener una buena relacin con su perspectiva.

Exact Enciclopedia z 261

Cul es su meta? Se deben tener distintas metas para cada grupo y determinar el resultado deseado cada vez que se comunica con la perspectiva. Qu es lo que realmente espera hacer - darle ms informacin, preparar otra cita o realizar un pedido? Sea claro cada vez que contacte con su futuro cliente Qu va a decir? Antes de llamar o visitar a su futuro cliente se debe preparar lo que le va a decir. Pngase en la situacin del cliente - Qu es lo que quiere saber sobre la empresa y los productos?

Obtener las perspectivas Llamadas en fro Llamamos llamadas en fro a aquellas que realizan los clientes que no han tenido ningn contacto anterior con la empresa. Esta es una opcin si se trabaja con bases de datos de importacin. Empresas, como La Cmara de Comercio, realizarn una lista con las empresas que cumplan los criterios de seleccin, omitiendo la fase de realizacin. Telemarketing Algunas empresas utilizan procedimientos especiales para perspectivas telefnicas y estimar las oportunidades de xito. Las empresas de telemarketing realizan llamadas peridicas para que los interesados aprecien el producto. Los interesados son calificados dependiendo en la reaccin que tengan ante esas llamadas. Continuar las acciones previas Si ya tiene alguna forma de contacto con su interesado puede llamarle para convencerle del inters que tiene en el producto. En el caso de que el interesado haya recibido ya informacin sobre el producto le puede interesar preguntar ms sobre las necesidades. Realizar llamadas telefnicas tiene la ventaja de que el tiempo puede ser ms eficaz que si le estuviera visitando en persona. De todas maneras, una desventaja es que suele ser muy difcil conseguir hablar con la persona adecuada. Visitar a interesados Las solicitudes en fro son visitas que se realizan a los interesados sin cita previa. Esto puede acortar el proceso de venta si el interesado est dispuesto y autorizado a realizar un pedido pero puede que su vendedor tenga que esperar largo rato para ver a la persona adecuada - si al fin y al cabo esa persona est disponible. Una vez que ya ha tenido lugar esa reunin, hay varios caminos para dar a conocer su producto y servicios y cuales son los intereses del futuro cliente. Presentacin Una presentacin da al interesado ms informacin sobre las funciones del producto, es beneficioso y as Vd. conoce los intereses del futuro cliente. Los beneficios del producto deben de ser presentados con los resultados de los test y testimonios de clientes satisfechos u ofreciendo el producto por un tiempo de prueba.

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Demostracin Una demostracin se centra principalmente en comprobar los beneficios de los mecanismos de resolucin de problemas del producto. Puede implicar una situacin artificial en la cual un equipo audiovisual reemplaza el producto en si. Las demostraciones, las cuales generalmente se hacen en la oficina del interesado, le estimulan. Visita del consultor. Es una visita pagada por el interesado durante la cual el consultor ensea como solucionar las problemas. Los consultores tambin suelen crear un proyecto cuando la venta se ha realizado.

Es vital que los resultados de este proyecto se graben en el sistema. La informacin personal obtenida del interesado sirve de gran ayuda para estimar las oportunidades de realizar la venta y descubrir ms soluciones para dar gusto a otros interesados. Fase del pedido de venta Los pedidos regulares de ventas son aceptados y entregados al cliente en la fecha acordada. Sin embargo, si emplea mucho tiempo en los proyectos su pedido de ventas debe de tener categora. Si usted no tiene un proyecto orientado de administracin, puede utilizar la CdC para registrar las categoras de los pedidos de ventas y para informar al cliente. Las categoras deben incluir: Introduccin del pedido de ventas En produccin Preparado para transportar

Fase post-venta Despus de que haya entregado su producto/servicio o finalizado un proyecto es esencial seguir en contacto con el cliente para ver si desea seguir negociando con su empresa. Puede grabar esta informacin en la CdC. El contacto post-venta le permite mejorar la reputacin de la empresa y promover la relacin con los clientes. Grabar la informacin detallada de su cliente permite un contacto personal aparente con los clientes. Si continuamente actualiza la informacin de su cliente, puede crear un archivo para cada cliente que incluya los artculos que han comprado (cundo, dnde, cuntos o por cunto), los problemas que les han surgido y la solucin empleada. Sus funciones de la CdC como una memoria eficiente le permitir impresionar a los clientes, con el conocimiento que tienen de los productos y de sus negocios. Los contactos, por supuesto, pueden ser iniciados por los clientes. En este caso ser para quejas y preguntas o para pedir informacin de otros productos. Si su empresa tiene un departamento de servicio al cliente o un servicio de ayuda - o alguien que haga este papel - los comentarios y las peticiones de los clientes de informacin pueden pasar directamente al departamento de ventas. Las sugerencias de los clientes pueden ayudar a reconocer fallos en el mercado o para dar nuevas ideas para el desarrollo del producto. La informacin grabada en la CdC por el departamento de ventas o el de quejas se puede pasar en el ID (Investigacin y Desarrollo) o al departamento de desarrollo del producto.

Exact Enciclopedia z 263

Pero la razn ms importante de mantener el contacto con los clientes es animarles y as incrementar las ventas. Generalmente es ms fcil - y ms barato- vender a clientes y satisfacer a los clientes que ir directamente al proceso de venta con nuevos propsitos. Una teora de los pedidos actuales es que el 80% de los beneficios de una empresa provienen del 20% de sus clientes. Los clientes actuales y los anteriores que ya se han familiarizado con el producto no necesitan charlas ni presentaciones. Una poltica de la empresa mucho ms efectiva es dedicar tiempo a los clientes y persuadirles para que compren ms.

14.56

Fecha de vencimiento
Definicin
Es aquella la fecha final de vencimiento, por ejemplo, la fecha en el que una partida pendiente debe pagarse. Tambin aparece en las facturas, para aplicar un cargo o un descuento y el tipo que se aplica.

Explicacin
Dependiendo de la funcin que utilice, la fecha de vencimiento se introduce por el usuario, o se calcula utilizando la fecha de entrada o de archivo y el plazo de pago. Ejemplo Las facturas de compra se pagan antes de una determinada fecha. Esta fecha es la fecha de vencimiento. El programa sugiere una fecha, teniendo como referencia la fecha del asiento y el plazo de pago. Las factura de venta deben pagarse antes de una fecha determinada. Esta fecha es la fecha de vencimiento. El programa sugiere una fecha, basada en la fecha de archivo y el plazo de pago. Vase tambin 14.39 Descuento 14.52 Factura 14.80 Partida pendiente 14.88 Recargo de crdito 14.92 Registro de Serie/lote

264 z Exact Enciclopedia

14.57

Frmula de propuesta de compra

Definicin
Las frmulas de propuesta de compra generan una propuesta de pedido de compra cuando las existencias estn por debajo de un nivel predefinido de pedidos de compra. Adems del nivel de pedido de compra, se puede establecer la cantidad a comprar.

Explicacin
Cuando almacenamos artculos en stock, debemos decidir acerca del nivel mximo y mnimo de existencias. Estos valores se basan en la demanda esperada de dichos bienes para un periodo especfico. Las cantidades vendidas en los aos precedentes pueden sernos muy tiles para estimar la demanda. Estos datos suelen registrarse en el informe de ventas por periodo. Antes de volver a pedir, debe conocerse el nivel de pedido de compra, el tamao del pedido de compra, el plazo de entrega por proveedor, etc. El nivel de pedido de compra se obtiene multiplicando el periodo de pedido de compra en das por la demanda estimada por da, e incluye el nivel de stock de seguridad. El periodo de pedido de compra es el nmero de das que transcurren entre el momento de realizacin del pedido y la entrega efectiva de las mercancas. Este periodo puede ser diferente para cada proveedor. El periodo de pedido de compra suele coincidir con el plazo de entrega. Esta es la razn por la que el plazo de entrega suele utilizarse como periodo de pedido de compra. El stock de seguridad sirve para acomodarnos a las fluctuaciones de la demanda o del periodo de pedido de compra. El tamao del pedido de compra es la cantidad de artculos para la que los gastos de pedido de compras tales como transporte, seguro, almacenamiento, etc. son los mnimos posibles. Hay otros factores que pueden afectar a este valor, por ejemplo si el proveedor entrega slo ciertas cantidades de producto. Obviamente, un tamao de pedido de compras demasiado pequeo nos llevara a realizar pedidos con demasiada frecuencia. La forma apropiada de trabajar con la frmula de propuesta de compras es la introduccin de las cantidades de stock mximo, nivel de pedido de compra, tamao de pedido de compra y stock mnimo para nuestros artculos. Se pueden utilizar estas cantidades para crear la frmula de propuesta de compras. La frmula debera definirse de tal manera que cuando el nivel de existencias sea suficiente nos haga una propuesta de compra cero. Hay dos maneras de determinar si es necesario realizar un pedido: La propuesta de pedido de compra Normalmente, se utiliza una propuesta de pedido de compra para generar un listado de artculos a comprar cada vez que queramos realizar un pedido de compra. El listado muestra todos los artculos para los que la frmula de propuesta de compra da como resultado un valor superior a cero. Si se generan los pedidos de compra automticamente, se solicitarn las cantidades recomendadas al proveedor principal. Si la cantidad a comprar, aadida a la previsin de existencias almacenadas excede a las existencias mximas, la cantidad a comprar se redondea a la baja,
Exact Enciclopedia z 265

as que no se superar el valor de las existencias mximas. La previsin de existencias almacenadas no es solamente el valor de las existencias almacenadas, sino tambin las pedidas (e impresas). El listado del flujo de artculos El listado del flujo de artculos puede utilizarse tambin para determinar si debemos realizar o no un pedido de compras. Estos listados nos indican cundo el stock libre de los artculos que se muestran se encuentra por debajo del nivel de pedido de compras.

Antes de comenzar a utilizar la frmula de propuesta de compra, es aconsejable hacer algunas pruebas con una empresa imaginaria. Si la frmula no funciona correctamente, deben hacerse slo pequeos cambios de cada vez. Vase tambin 14.47 Entrega 14.7 Artculo 14.10 Asiento de compra 14.50 Existencias

14.58

Formulario de pedido de compra

Definicin
El formulario de pedido de compra contiene informacin que es importante para diferentes departamentos de la empresa.

Explicacin
El cuadro siguiente muestra la informacin relevante para cada departamento.

266 z Exact Enciclopedia

 CWhich data from the purcal es Qu informacin del formulario de pedidos de compra la relevante para cada departamento y para el proveedor?

Departamento de compras Datos del pedido de compras; datos del proveedor; datos del artculo; copia de la frmula de pedido de compra / confirmacin de los pedidos de compra a los departamentos

Departamento de entrada de productos Tipo de bienes; datos de entrega; empaquetado (cantidad)

Departmento de contabilidad Datos para el control de entregas; precio, descuento y cantidad

Proveedor Toda la informacin bsica y el nmero de pedido de compra que sirve para confirmar el pedido de compra.

Confirmacin del pedido de compra

Departamento de compras El agente que realiza un pedido de compra desear estar informado sobre la evolucin o estado de dicho pedido. Para suministrar dicha informacin, el departamento de compras necesita tener acceso a los ltimos datos del pedido de compra. Este departamento tambin deber informar a sus fuentes de suministro. Incluyendo el proveedor, los artculos suministrados, y las condiciones de entrega, p.e. los datos incluidos en el formulario de compra. El departamento de compras no es necesariamente responsable de las compras. Dicha decisin puede ser tomada por otro agente de la empresa. Para demostrar que una compra ha sido aprobada, una copia firmada del pedido de compras se archiva en el departamento de compras. Cualquier entrega con retardo pueden identificarse gracias a la fecha de entrega que aparece en el formulario de pedido de compras. Departamento de entrada de productos Algunos de los datos recogidos en el formulario de orden de compra son importantes para el director del almacn o para el departamento de entrada de productos. Especialmente la informacin referente a el tipo de producto, la fecha de entrega o el tipo de embalaje. El formulario de pedidos de compra tambin muestra qu proveedores suministraron los bienes en una fecha determinada. Dado que es desaconsejable informar al departamento de entrada de productos de la cantidad de bienes pedidos antes de que sean contados, se puede optar por enviar una nota de movimientos en el almacn en lugar de una copia del formulario de pedidos de compra. Departamento de contabilidad Todos los formularios de pedidos de compra se envan al departamento de compras. El formulario de pedidos de compra contiene informacin sobre
Exact Enciclopedia z 267

nuevas facturas y fuentes de financiacin. La enumeracin consecutiva permite al departamento comprobar que todos los formularios de compra han sido archivados. Proveedor Adems de los departamentos internos, el proveedor tambin recibe un formulario de pedido de compra, que incluye informacin sobre cmo procesar el pedido de forma correcta, cmo transportar los bienes, etc. Al enviar un formulario de pedido de compras, es posible corregir los errores que aparecen antes de que el pedido sea procesado. El proveedor, generalmente, enva una confirmacin del pedido de compras que incluye el formulario de pedido de compra una vez que ha sido revisado por el departamento de compra. El departamento de compras procesa esta informacin en el archivo que contenga la informacin sobre compras. En muchas ocasiones, el departamento de contabilidad tambin recibe una copia de la confirmacin de pedido de compra que permite a este departamento tener una visin completa de los pedidos de compra. Si es necesario, se puede remitir a la confirmacin de pedido de compras durante la fase financiera de la compra.

Imprimir el formulario (final) de pedido de compra significa que el pedido de compra se ha realizado. El volumen de existencias recogido en stock pedido y stock econmico aumenta en la cantidad reflejada en el formulario de pedidos de compras impreso. Recibos y/ facturas de compra pueden registrarse con el nmero de pedido de compra. Vase tambin 14.1 Acreedor 14.10 Asiento de compra 14.57 Frmula de propuesta de compra 14.90 Recibo 14.92 Registro de Serie/lote 14.50 Existencias 14.98 Unidades y paquetes 14.4 Almacn

14.59

Gestin de contactos
Definicin
Intentar conocer las necesidades y deseos de un cliente importante se conoce como Gestin contable. Si se centra la atencin en todas las relaciones, se denomina Gestin de contactos.

268 z Exact Enciclopedia

Explicacin
Mantener una buena relacin empresarial con clientes, clientes en potencia, proveedores y personal es muy importante para cualquier organizacin. Adems una organizacin tiene que tratar con competidores legtimos e instituciones de conservacin medioambiental. La gestin de contactos consiste en recoger y grabar informacin en todas esas relaciones para improvisar el flujo de comunicaciones y la relacin empresarial entre la organizacin. La gestin de contactos es cada vez ms importante ya que las organizaciones ya no pueden incrementar los productos de venta con solo la gestin de producto, es por ello que necesita poner atencin individual a los clientes. Las razones principales de la gestin de contactos son: La dependencia de un grupo relativamente pequeo de clientes para la mayor parte de los ingresos y la necesidad de mantener esas cuentas activas. La necesidad de dar gusto al consumidor a base de conocer sus necesidades e incrementar las ventas. La necesidad de mantener una estrecha comunicacin con los clientes. En las grandes organizaciones es una obligacin mantener un contacto directo con las realizaciones reales. La necesidad de un control de crdito a deudores para incrementar el margen de beneficio. Aprovechar el tiempo del vendedor al mximo. Si los directores financieros estn dispuestos a abastecer las necesidades de un tiempo amplio e importante sus vendedores pueden gastar su tiempo en otros proyectos, como el desarrollo de nuevos mercados.

La gestin de contactos tambin permite controlar la efectividad de los resultados de ventas. Si se graban los orgenes de los realizados, se puede ver que los esfuerzos en las ventas han generado altos resultados. Si se graba la situacin actual de las relaciones (p.e. si hay orgenes, perspectivas o clientes), se podr contactar con relacin a cada estatus, para cambiar de estatus de un origen a una perspectiva. La informacin recogida por la organizacin se puede guardar y utilizar para analizar las relaciones, los modelos de compra y el pago. Los objetivos pueden ser definidos basndose en la estrategia que se debe desarrollar para mejorar las relaciones, en ellas se deben incluir objetivos especficos. Para un uso positivo de la informacin recogida, se debe introducir en un sistema de informacin central en el que tienen acceso cual las organizaciones completas. Automatizar gestin de contactos Automatizar los datos de contacto y los factores del mercado a los que afecta es cada vez ms importante en la mayora de los sectores de la industria. Las decisiones de gestin y estrategias de marketing dependen de como se acceda a la puesta al da de la informacin en la posicin de la organizacin del mercado y los contactos de los clientes (potenciales), competidores y otras relaciones. Recoger esta informacin en una base de datos permite un rpido acceso a la informacin relevante utilizando listados completos de la informacin introducida.

Exact Enciclopedia z 269

Una organizacin con un sistema central de informacin est mejor ubicado para atender a los clientes. No ms all esto depende de los conocimientos personales de los empleados. Si un cliente llama y la persona con la que contacta no est en la oficina, todos los empleados de ventas pueden contestar lo pedido ya que todo el mundo tiene acceso a la misma informacin. Y cuanta ms informacin haya, hay ms posibilidades de mejorar las relaciones. Un sistema central de informacin significa que esa informacin est repartida entre distintos departamentos. Los departamentos de ventas, financiero y logstico deben de tener el mismo acceso para actualizar la informacin, as toda la organizacin puede reaccionar de una manera flexible y consistente a nuevos desarrollos. Las estrategias pueden desarrollarse para optimizar relaciones laborales y los objetivos pueden definirse por relacin o relacin en grupo, dependiendo de si la relacin es una perspectiva, cliente o proveedor. Automatizar la gestin de contactos es una materia compleja. Es esencial determinar como se quiere recuperar la informacin recogida. Ya que la entrada determinar la salida, la salida requerida determinar la entrada. Se debe considerar que la informacin se pedir por los distintos departamentos y trabajadores e incluirlo en la CdC de tal manera que la informacin se pueda recuperar fcilmente. Este es uno de los principales objetivos que deben tenerse en cuenta cuando se realiza un diseo funcional.

14.60

Grupo del artculo

Definicin
El grupo del artculo liga la administracin de existencias en trminos cuantitativos y la contabilidad financiera. Cada artculo debera estar ligado a un grupo de artculos para garantizar la correspondencia entre ambas.

Explicacin
La relacin entre los dos sistemas contables se produce al indicar para cada artculo, el grupo de artculos al que pertenece. Cada grupo de artculos est ligado a una serie de cuentas del libro mayor. Cuando un artculo es comprado o vendido, este enlace asegura que las repercusiones financieras se incluyan en el libro mayor. Cada grupo de artculos est generalmente formado por artculos similares. El nmero de grupos de artculos en los que desee dividir su archivo de productos, depender del grado de detalle que quiera alcanzar en su informacin de existencias, de precio de coste y de ingresos. Antes de crear los grupos de artculos, se recomienda hacer un esquema de las cuentas del libro mayor que se van a utilizar. El nivel de detalle de este esquema, determinar el nivel de detalle y precisin de sus cuentas.

270 z Exact Enciclopedia

El siguiente diagrama muestra cmo el artculo, el grupo del artculo y las cuentas del libro mayor se interrelacionan :
Artculo
Bicicleta de montaa Bicicleta de paseo Bicicleta de carreras Bicicleta

Grupo del artculo

Cuenta del Libro Mayor

Existencias de bicicletas Ingresos por bicicletas Ingresos procedentes del extranjero Precio de coste bicicletas Diferencias de precio en compras Descuentos en ventas

Este esquema ilustra la conexin existente entre el artculo y el libro mayor. En este caso, las anotaciones contables de ventas de los diferentes artculos se realizan en la cuenta Ingresos por bicicletas. Por tanto, la cuenta Ingresos por bicicletas de la contabilidad financiera muestra el importe total obtenido por la venta de bicicletas, pero no especifica si eran bicicletas de montaa, de paseo, o de carreras. Sin embargo, si se ligan artculos con el libro mayor como se observa en el esquema siguiente, sera posible observar la cantidad total de bicicletas de montaa en la ficha del libro mayor total Ingresos por bicicletas de montaa:
Artculo
Bicicleta de montaa A Bicicleta de montaa B Bicicleta de montaa C

Grupo del artculo

Cuenta del Libro Mayor

Existencias de bicicletas de montaa Ingresos por bicicletas de montaa Ingresos procedentes del extranjero Precio de coste de bicicletas de montaa Diferencias de precio en compras
Descuento en ventas

Bicicletas de montaa

Tambin es posible enlazar individualmente cada artculo con su cuenta del libro mayor. Esto se consigue creando un grupo de artculo para cada artculo. Sin embargo, esto es slo posible si se trabaja con un grupo pequeo de artculos. Otra restriccin es el nmero de cuentas del libro mayor disponibles. Este grado de detalle no es normalmente necesario, adems, dificulta el anlisis del libro mayor. Evidentemente, los departamentos de almacn, de ventas y de contabilidad tienen necesidades diferentes. El anlisis pormenorizado de los grupos ofrece tanto ventajas como desventajas. Da una visin detallada de las existencias en el sistema financiero contable, sin embargo el libro mayor puede no ser tan claro. Las sub-clasificaciones y el uso correcto de las cuentas disponibles reducir estas desventajas.

Exact Enciclopedia z 271

Las cuentas del libro mayor referentes al grupo del artculo son: Cuenta de existencias. Esta cuenta debera ser una cuenta de balance. En esta cuenta, las operaciones financieras con artculos en existencias se cargarn como entradas (aumento de existencias) y se abonarn como salidas (disminucin de existencias), y todo ello de acuerdo con precio de coste estndar (PCE), el precio medio de compra (PMC) o el precio de compra cuando se utilicen principios de valoracin del mismo nombre. Cuenta de ingresos. Se debe crear una cuenta del libro mayor, y ms en concreto: una cuenta de prdidas y ganancias. En esta cuenta se abonarn las ventas (facturas) y posiblemente se cargarn las notas de crdito (a travs del diario de ventas). Todo ello de acuerdo con el precio de venta dado. Cuenta de ingresos procedentes del extranjero1/2/3 Si se quiere registrar a los deudores extranjeros de forma automtica en una cuenta de ingresos independiente habr que crear una cuenta de ingresos diferente a la del punto anterior. Va el cdigo moneda ligado a sus deudores, se puede registrar el cdigo requerido. Si se factura en una moneda determinada, el ingreso obtenido por la venta de los artculos se registra automticamente en una de las tres cuentas de ingresos procedentes del extranjero. Al utilizar un cdigo de ingreso ligado al cdigo de la moneda se determina qu cuenta de ingreso debe de utilizarse. Cuenta de precio de venta. En esta cuenta se cargarn automticamente las ventas basadas en el PCE. Esta es una cuenta de prdidas y ganancias. Cuenta de diferencias de precio. Esta cuenta se utiliza para valorar las existencias segn el PCE. Las anotaciones se hacen en esta cuenta si el precio de compra es diferente al PCE. Cuenta descuentos. Los descuentos de ventas se registran en esta cuenta. Los descuentos de ventas se registran automticamente en la cuenta descuentos definida en los enlaces del libro mayor. Cuando se ligan cuentas a un grupo de artculos, stas han de pertenecer al balance o a la cuenta de prdidas y ganancias. Esto implica que slo se puede utilizar una cuenta de prdidas y ganancias para registrar una cuenta por diferencias de precios. En algunos casos, esto no es conveniente. Esto podr evitarse creando en primer lugar el tipo correcto de cuenta y enlazndolo despus con el grupo del artculo, esto modificar el tipo de cuenta. Vase tambin 14.39 Descuento 14.9 Asiento 14.38 Cuenta del libro mayor 14.52 Factura 14.7 Artculo

272 z Exact Enciclopedia

14.41 Diario 14.74 Modificacin de precios 14.82 Pedido de venta 14.73 Mtodo de valoracin de existencias

14.61

Hoja de distribucin de costes

Definicin
Una hoja de distribucin de costes, permite determinar los costes totales por centros de coste. Y tanto costes directos, como indirectos. Los costes directos se pueden introducir directamente en los centros de coste entre los que se debe distribuir, p.e. materias primas. Los costes indirectos se relacionan habitualmente con varios centros de coste, p.e. salarios, gastos de energa, etc. Estos gastos deben tenerse en consideracin cuando se establezca la rentabilidad de un producto. Estos costes no se pueden distribuir directamente, sino utilizando una clave de distribucin. Entonces los costes introducidos en un centro de coste pueden moverse a otro centro de coste. Por ello, han de crearse: un sistema de centros de coste y de llaves de distribucin. P.e. una hoja de distribucin de costes.

Explicacin
Ejemplo Vd. tiene en su sistema administrativo tres niveles de centro de costes. En el primer nivel., se registran todos los costes, por clases, p.e. Partes, Ventas, Salarios y Alojamiento. En el segundo, todos esos costes se distribuyen entre distintos centros de costes, p.e: produccin y venta. En el tercer nivel, los costes del nivel segundo se distribuyen entre los productos terminados. Estos son los centros de coste principales.

Seleccionar un mtodo de distribucin de costes En primer lugar, debe decidir qu mtodo de distribucin de costes desea elegir: Basado en un coste estimado. Este es un mtodo para presupuestar sus centros de costes. Para cada centro de coste, determine el importe de servicios prestados a otros centros de coste. Para ello, se utiliza una tarifa estndar. Determine el nmero de unidades a distribuir a cada centro de coste, esto se multiplicar por la tarifa estndar. Ejemplo El porcentaje estndar del centro de coste de Marketing es 10000, ,el nmero de unidades del Producto A es 50 y el nmero de unidades del B es 70. Al distribuir, 50.000 irn al centro de coste del Producto A y 70.000 ir al centro de coste del producto B.

Exact Enciclopedia z 273

Basado en el clculo del coste real. La distribucin del coste se realiza utilizando los importes realizados que han sido introducidos durante la contabilizacin. Estos costes pueden distribuirse a otros centros de costes paso por paso, hasta que sean finalmente distribuidos a el centro de costes principal. Para cada centro de coste , introduzca un nmero de unidades que le corresponden. Ejemplo Se han introducido 50.000 en el centro de coste de Marketing. El nmero de unidades del Producto A es 40 y el de B es 60. En total es 100. El porcentaje de distribucin es = 50.000 / 100 = 500. El importe de distribucin para el centro de coste del Producto A es 20.000 (500 x 40),el importe de distribucin para el centro de coste del Producto B es 30.000.

Cambiar el mtodo de distribucin de costes No es posible cambiar el mtodo de distribucin una vez que se han creado los asientos de distribucin. Si desea cambiar el mtodo de distribucin borre todas los asientos de distribucin de costes, sin embargo esto puede causar inconsistencias. Por ello, el mtodo de distribucin de costes tiene que cambiarse cuando todos las distribuciones se han realizado o archivados. Si es necesario cambiar el mtodo de distribucin de costes, se debe hacer al comienzo del siguiente ejercicio contable. Niveles de distribucin Cada centro de coste tiene un nivel de distribucin. Unicamente es posible distribuir importes a centros de costes de un nivel superior, para evitar distribuciones circulares. El centro de coste principal deber tener el nivel de distribucin ms alto. Es posible utilizar hasta 99 niveles de distribucin. Es recomendable utilizar un factor creciente para los niveles de distribucin. Esto facilita la adicin de niveles ms adelante. Ejemplo Vd. tiene tres niveles de distribucin . Utilice 10, 20 y 30 (en lugar de 1, 2 y 3). Los importes pueden ser distribuidos en la forma siguiente : - Del nivel 10 al nivel 20 o 30 - Del nivel 20 al nivel 30 Proceso de estimacin de costes Cree la hoja de distribucin de costes Cree todos los centros de costes necesarios y asegrese de que cada centro de coste tiene el nivel correcto de distribucin. Para cada centro de coste, es necesario introducir una cuenta de gastos y una cuenta de control. El importe total distribuido a otros centros de costes ser introducido en la cuenta de control de costes. Las distribuciones a centros de coste separados se archivarn en una cuenta de gastos. Despus, introduzca el porcentaje de distribucin de coste y unidades de todos los centros de costes. Compruebe su entrada utilizando listados.

274 z Exact Enciclopedia

Distribucin La distribucin real debe tener lugar por periodo. Los asientos del diario irn al Libro Mayor de su eleccin. Ejemplo El porcentaje estndar del centro de Marketing es 1000, el nmero de unidades por Producto A es 50 y el nmero de unidades para Producto B es 70. Esto ser contabilizado as : Cuenta de gastos (Producto A centro de coste) 50.000 Cuenta de gastos (Producto B centro de coste) 70.000 a Cuenta de control de costes (Marketing centro de coste) 120.000 Es necesario archivar los asientos para actualizar las tarjetas de centro de costes. Clculo del coste real Crear una hoja de distribucin de costes Deben crearse todos los centros de costes necesarios. Se debe comprobar que cada centro de coste tiene el nivel correcto de distribucin. Se debe enlazar una cuenta de gasto y una cuenta de cobertura para cada centro de coste. El importe total distribuido en otro centro de coste se introducir en la cuenta de cobertura. Las distribuciones a de centros de coste separados se registrarn en la cuenta de gastos.

 es obligatorio enlazar las cuentas. Si no enlaza las cuentas, las cuentas No

generales correspondientes a los asientos originales sern utilizadas para los asientos de distribucin. Aunque estas entradas no influyen sobre el saldo, pueden causar confusin y se aadirn a los totales de las cuentas generales. Esto puede no ser deseable, por lo que es recomendable introducir una cuenta de gastos y una cuenta de cobertura. Despus de haber creado todos los centros de costes, distribuya las unidades entre todos los centros de costes. Compruebe esto utilizado listados. Asiento de costes reales Vd. puede empezar con el proceso normal de entrada, en el que los importes se introducirn en los centros de costes. Distribucin

 Aunque es posible comenzar la distribucin antes de archivar, es recomendable

archivar las entradas a distribuir al principio. Una vez que se han archivado los asientos, stos no pueden modificarse de nuevo. La distribucin real deber tener lugar por periodo. Los asientos del diario se registrarn el libro Mayor que elijamos. Ejemplo Desde el centro de coste de Marketing se ha realizado un cargo de 20.000 al centro de coste de Producto A y 30.000 ha sido distribuido al centro de coste del producto B Se ha realizado la siguiente anotacin : Cuenta de gasto (Producto A centro de coste) 20.000 Cuenta de gasto (Producto B centro de coste) 30.000

Exact Enciclopedia z 275

a Cuenta de cobertura subsecuente (Marketing centro de coste) 50.000 Si no enlaz cuentas del libro Mayor con el centro de coste de Marketing, se utilizar la cuenta del asiento inicial, es decir, si el importe de 50.000 se introdujo inicialmente en la cuenta de Panfletos , esta cuenta se usar tanto para los asientos de cargo y abono. La distribucin conduce a nuevas entradas en centros de coste. Si un importe fue originalmente cargado a un centro de coste, se abonar durante la distribucin de coste. Tanto las entradas o (movimientos) se mostrarn las fichas de los centros de coste. Vase tambin 14.18 Centro de coste 14.6 Archivar

14.62

Informe de archivo
Definicin
Cuando archivamos, los asientos del diario se transfieren desde los diarios al libro mayor. El informe de archivo nos muestra los asientos archivados, esto es, las operaciones. El informe de archivo debera revisarse tras archivar, para asegurarnos de que el proceso se ha desarrollado correctamente. Lo mejor es comparar el informe de archivo con el informe de asiento correspondiente.

Explicacin
Parmetros Cundo se imprime el informe de archivo El informe de archivo se imprime y revisa despus de archivar. Puede imprimir el informe de archivo directamente, tras archivar, o posponer la impresin, ya que el informe de archivo puede ser muy largo. Imprimir operaciones transitorias Si ha abierto ejercicios financieros futuros, se harn asientos de correccin para los balances de apertura de estos ejercicios financieros. Estos asientos son denominados asientos transitorios. Estos asientos harn el informe de archivo ms largo, luego se pueden dejar fuera del informe. Informe de archivo abreviado Si se solicita un informe abreviado, las operaciones que afectan a una misma cuenta aparecern saldadas y abreviadas para una sola operacin, aunque ese no sea el caso en el libro mayor.

276 z Exact Enciclopedia

Contenido del informe de archivo El informe de archivo contiene todas las partidas del diario y los informes de archivo de la subcuentas, si ello es posible. Las partidas del diario aparecern al completo en el informe de archivo. Por tanto, los importes introducidos en contrapartidas fijas aparecern completos. Cada informe de archivo con partidas del diario tendr un nmero de control. Los nmeros de control deben corresponderse con los de los respectivos informes de asiento. Si ste no es el caso, revise las diferencias entre el asiento y su respectivo informe de asiento. Diferencias entre el informe de archivo y el informe de asiento El informe de archivo incluye informes de subcuentas, el informe de asientos no. El informe largo de asientos proporciona informacin sobre las condiciones de pago. El informe de archivo puede incluir operaciones transitorias. Dependiendo de los parmetros, dichas transacciones aparecern o no en el informe de asientos. Los asientos pueden aparecer en el informe de archivo como si fueran operaciones comprimidas, dependiendo de lo que fijen los parmetros. El informe de archivo muestra la numeracin del archivo general y del archivo de asientos.

Revisin del informe de archivo Compare el informe de archivo con el informe de asientos. Se han archivado todos los asientos del diario? Compare el nmero de control de ambos tipos de informe - deberan coincidir. Repase las partidas del diario en el informe de archivo. Algunas de las partidas del diario no aparecern en el informe de asientos, porque se crearon durante el proceso de archivo. Por ejemplo, no muestra los apuntes del IVA (excepto los asientos directos del diario general o del diario del IVA). En el informe de asientos, slo se mostrarn los importes del IVA. El informe de archivo muestra tambin las cuentas del IVA en las que los importes del IVA se han archivado. Archivar el informe de archivo Es muy importante archivar los informes de archivo. Es aconsejable archivar los informes de acuerdo con el nmero de archivo del diario, porque estos nmeros se pueden obtener de las fichas de las cuentas del libro mayor. Vase tambin 14.9 Asiento 14.63 Informe de asientos 14.41 Diario 14.16 Balance de apertura

Exact Enciclopedia z 277

14.63

Informe de asientos
Definicin
El informe de asientos muestra los asientos que todava no se han archivado.

Explicacin
Cundo debe imprimirse un informe de asientos? Elinforme de asientos se puede imprimir en cualquier momento para comprobar los asientos del diario. Es necesario imprimir y comprobar un informe de asientos antes de archivar cualquier asiento. Si encuentra algn error, corrjalo y vuelva a imprimir.

 Despus de corregir, vuelva a imprimir el informe de asientos, as podr

compararlo con el informe de archivo despus de archivar. Qu contiene un informe de asientos?

 contrario de la informacin mostrada en el informe de archivo, no se registran Al

las subcuentas, (clientes, acreedores, centros de y unidades de costes). Puede imprimir un informe breve o ampliado. Los asientos se muestran por nmero de periodo/secuencia, en la forma en que aparecern en la pantalla en el diario. El informe ampliado refleja tambin: las condiciones de pago, los centros de coste y unidades de coste. Nmero de control Cada nmero de serie tiene un nmero de control, que debe parecerse al nmero de control del informe del archivo. Si los nmeros de control no se emparejan , compruebe las diferencias en el informe de asiento y archivo. El nmero de control se calcula sumando a los nmeros de las cuentas del libro Mayor, excepto para: Cuentas de IVA (cuenta general enlazada al cdigo de IVA Las cuentas de recargos o descuentos de ajuste Cuentas sin saldo Cuentas utilizadas para calcular diferencias Contrapartidas estndares enlazada con los diarios Ejemplo Se utilizan las siguientes cuentas del libro Mayor: 4300 : Clientes 4770 : IVA repercutido 7000 : Ingreso hardware 7001 : Ingreso software La cuenta del Mayor Clientes est enlazada con el diario de ventas. La cuenta IVA repercutido se enlaza con el cdigo de IVA usado para el asiento. Las cuentas no se incluyen en el nmero de control. En este caso solamente se utilizan las cuentas de ingresos. El nmero de control es 14001 (7000 + 7001).

278 z Exact Enciclopedia

Varios informe de asientos Es posible generar un informe de archivo de prueba, y un informe de todos los periodos. Se utiliza para comprobar las entradas a archivar. Vase tambin 14.9 Asiento 14.41 Diario 14.16 Balance de apertura 14.6 Archivar 14.62 Informe de archivo

14.64

INTRASTAT
Definicin
INTRASTAT es una serie de estadsticas que muestra el flujo de bienes entre pases de la Unin Europea.

Explicacin
Hasta 1992 la informacin estadstica se registraba en las aduanas. En 1993 fue el ao de la creacin del mercado de la Unin Europea (EU) y las fronteras nacionales pasaron a ser fronteras de la Unin Europea. Por ello, la informacin estadstica debe ser registrada de forma diferente. Si comercia con empresas de pases miembros en la Unin Europea, necesitar revisar sus datos de exportaciones dependiendo del volumen de sus compras y ventas. La informacin debe ser entregada en un disco cada mes a las autoridades estadsticas espaolas. Parmetros de INTRASTAT Antes utilizar cualquier paquete, deber definir los parmetros. Algunos de estos parmetros son tan importantes que no puede empezar antes de definirlos. Otros parmetros son preferentes. Lo ltimo se aplica a los parmetros de INTRASTAT. Los parmetros ms importantes de INTRASTAT son los parmetros del registro de compra y de venta. Estos parmetros determinan si el paquete de Exact sigue el rastro de los importes de compra y de venta. Datos maestros de INTRASTAT Los datos maestros de INTRASTAT se encuentran en su programa, pero es posible que Vd. mismo introduzca los datos maestros si posee un paquete de facturacin, de pedidos o de control logstico.

 datos maestros de INTRASTAT no estn disponibles si posee una versin Los

internacional del programa. Se pueden introducir basndose en las especificaciones de su pas.

Exact Enciclopedia z 279

Los datos maestros de INTRASTAT pueden enlazarse a sus deudores y acreedores (con datos especficos relacionados con los deudores/acreedores, como destino, ciudad o carga/descarga, etc.) y a artculos (cdigo estadstico, factor de venta, factor de compra, peso neto, y unidades estadstica). De esta forma, no tendr que introducir cada vez datos maestros especficos para registrar los movimientos de deudores/acreedores o al introducir una compra, pedido de venta o factura. Los datos se utilizan en las estadsticas de comercio para determinar el flujo de bienes y el volumen de este flujo. Disear la declaracin de INTRASTAT Los datos sobre las operaciones de INTRASTAT deben enviarse a las autoridades estadsticas regularmente. Puede entregar estos datos Vd. mismo o contratar a alguien que lo haga. Con independencia del mtodo que utilice, tendr que ser responsable de entregar la declaracin completa y exacta dentro del plazo. Cuando disee la declaracin de INTRASTAT en Exact, todos los datos de INTRASTAT registrados en el programa debern tomarse en consideracin. Los datos de la declaracin pueden imprimirse o exportarse. Normalmente las autoridades fiscales no establecen un formato especifico a utilizar. Antes de disear su declaracin de INTRASTAT, puede generar un listado con todos los datos a ser incluidos. Utilice este listado para examinar sus datos por si existiera alguna inconsistencia y para decidir quizs si no debe incluir algn dato. Pueden incluir los datos que no desee incluir en su declaracin de INTRASTAT.

 tener ms espacio en su disco puede condensar sus declaraciones de Para

INTRASTAT. No deber borrar las declaraciones que ya ha hecho Vase tambin 14.66 IVA

14.65

ISO
Definicin
ISO es la Organizacin Internacional de Cdigos Estndar.

Explicacin
ISO introdujo una amplia nomenclatura de uso nacional e internacional. Los cdigos ISO para pases, monedas e idiomas son fundamentales en la aplicacin. Se proporcionan listados de estos cdigos. Si ha estado utilizando cdigos para pases, monedas e idiomas, es obligatorio ligar estos cdigos con los cdigos oficiales de ISO. Cada programa en el que se utilizan cdigos de pases, monedas o idiomas ofrece funciones especiales que permiten realizar dichos enlaces. Vase tambin 14.75 Moneda

280 z Exact Enciclopedia

14.66

IVA
Definicin
IVA significa Impuesto sobre el Valor Aadido. El impuesto sobre el valor aadido es el impuesto que se ha de pagar al incrementarse el valor de los bienes y servicios por parte de las empresas. La mayora de las empresas que realizan negocios con otras empresas o particulares tiene que presentar las declaraciones de IVA a las autoridades fiscales. Si slo se comercia dentro del propio pas, se recoge slo cierta informacin del IVA. Si comercia con empresas o particulares de otros estados miembros de la UE, tendr que recoger informacin ms amplia acerca del IVA. Esto significa que tendr que registrar todos los datos (p.e. cantidades) que se refieren a las operaciones (tanto las expediciones intracomunitarias como las adquisiciones intracomunitarias) con estas empresas/particulares. Esto se denomina informacin del listado de ventas entre pases de la UE y debe registrarse en su diario de IVA.

Explicacin
El IVA y al declaracin del IVA recogen muchos aspectos en una administracin informatizada. Las secciones que siguen cubren la mayora de estos aspectos. Parmetros del IVA Los parmetros del IVA determinan como se realiza el proceso del IVA. En estos parmetros se puede indicar si se va a trabajar con IVA o no en la empresa. Si va a utilizar el IVA, debe indicarlo en los parmetros de la aplicacin. Si quiere hacer uso de toda la funcionalidad del IVA, debe guardar el historial del IVA. Adems, debe indicar cmo calcular el IVA: incluyendo o excluyendo los descuentos sobrepagos. Ejemplo IVA del 20,5%, descuento del 2% e importe a pagar 10.000 ptas. IVA a pagar incluyendo el descuento sobre pagos:20,5% * 10.000 = 2.050 ptas. IVA a pagar excluyendo el descuento sobre pagos:20,5% * 9.800 = 2.000 ptas. Nmero de Identificacin Fiscal Registre su propio NIF/CIF (Nmero de Identificacin Fiscal). Este nmero se utiliza en toda la aplicacin cuando se requiere. Posteriormente, introduzca todos los NIF/CIF de sus clientes, acreedores y representantes fiscales. El representante fiscal es la persona que se ocupa de los asuntos relacionados con su IVA en el extranjero. El NIF/CIF del cliente es esencial para las operaciones intracomunitarias y debe estar reflejado en las facturas. Los acreedores extranjeros le tendrn que facilitar su NIF/CIF. Las primeras dos cifras del NIF/CIF se generarn automticamente al introducir el cdigo del pas. Este CIF/NIF se revisar automticamente para algunos pases. El NIF/CIF de un representante fiscal debe estar definido de diferentes maneras. En la UE, el NIF/CIF se deriva del nmero del impuesto sobre ventas. Cada compaa susceptible de pagar IVA cuenta con este nmero. El NIF/CIF se obtiene de la forma que sigue:

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Ejemplo Nmero de impuesto sobre ventas12.34.567.B.01, pas Pases Bajos, cdigo oficial del pas NL. NIF/CIF NL001234567B01 Si es necesario, ponga uno o dos ceros tras el cdigo del pas (el nmero completo cuenta con 14 dgitos). Site su cdigo de pas delante del nmero de impuesto sobre ventas (NL para Pases Bajos). Suprima los periodos entre los dgitos. Cdigos y porcentajes de IVA Las declaraciones de IVA se pueden completar, en gran parte, automticamente. El cdigo de IVA juega un papel esencial en este proceso. Cuando realiza un asiento, slo tiene que seleccionar el cdigo de IVA apropiado. El IVA se calcular y contabilizar automticamente. Los cdigos de IVA slo se pueden utilizar en el diario general. En este diario, los apuntes de IVA slo se pueden anotar manualmente utilizando una lnea de apunte independiente. Los apuntes de IVA slo pueden introducirse en cuentas de IVA diferentes. En la mayora de los pases de la UE, se requieren tres porcentajes de IVA : 0%, un porcentaje alto y un porcentaje bajo. Tambin tendr que distinguirse entre incluido y excluido. Si realiza operaciones intracomunitarias, es aconsejable tener una clasificacin ms amplia de porcentajes.

 cdigos de IVA ya existentes slo se pueden borrar si no estn ligados a una Los
cuenta del mayor o a una seccin de la declaracin de IVA.

 cuentas de IVA deben crearse antes que los cdigos de IVA. Las
Diarios de IVA En su sistema contable, se recoge informacin de diversas clases de operaciones. Al contar con diferentes diarios para cada grupo de operaciones relacionadas, podr estructurar esta informacin. Para este propsito, puede crear diarios de IVA. Los diarios de IVA le ayudarn a recoger informacin especfica acerca del IVA. Los otros diarios no son apropiados para realizar este tipo de asientos de IVA. El diario de IVA se puede utilizar en los siguientes casos: Para introducir correcciones en las cuentas de IVA. Para anotar movimientos de artculos no respaldados por facturas.

Cuentas de IVA Las cuentas de IVA se utilizan para recoger informacin referente al IVA. Existen dos tipos de cuentas del mayor que son importantes para este propsito: Cuenta de IVA soportado (compras) y cuenta de IVA repercutido (ventas) Las cuentas base

Las cuentas IVA soportado e IVA repercutido Estas cuentas de IVA registran el IVA a pagar y el IVA a reclamar.

282 z Exact Enciclopedia

 Utilice distintas cuentas de IVA para el IVA repercutido y el IVA soportado. El

IVA repercutido es una cantidad a pagar, mientras que el IVA soportado es una deuda a recibir. Por ello, estas cuentas aparecen en distintos lados del balance.

 contabilizar el IVA sobre compras, es posible (aunque no es recomendable) Para

utilizar slo una cuenta de IVA. Sin embargo, para contabilizar el IVA sobre ventas esta obligado a distinguir entre dos porcentajes, el bajo y el alto. Es por ello, por lo que se recomienda crear una cuenta de IVA diferente para cada porcentaje para compras y para ventas. Un caso especial de IVA repercutido e IVA soportado es el IVA autosoportado. El IVA soportado consiste en que es el comprador y no el proveedor el que paga el IVA a las autoridades fiscales. Al proveedor se le carga un IVA del 0% por la entrega, con la condicin de que pueda probar la exencin de IVA e incluya el NIF/CIF del cliente en la factura. En general se debe aplicar el IVA autosoportado en el caso de subcontratacin o prestacin de personal, el cliente al que se le prestan los servicios debe pagar el IVA. El cliente debe incluir el IVA repercutido en la declaracin de IVA. Estos slo es posible para las compras porque el IVA autosoportado no se aplica a las ventas. Si trabaja con el IVA autosoportado, debe crear cuentas especficas de IVA y un cdigo especfico de IVA. Ejemplo Este ejemplo muestra las anotaciones en el diario, que resultarn de la utilizacin del IVA autosoportado (en este caso 17,5 %). Suponga que sus gastos por contratar personal son de 1.000.000 ptas. Necesitar utilizar tanto la cuenta de IVA soportado como la de IVA repercutido. Los asientos del diario sern como siguen: Gastos 1.000.000-a Acreedor 1.000.000-IVA soportado 17,5% 175.000-a IVA repercutido 17,5% 175.000-Cuentas base Los importes introducidos en las cuentas base son la base sobre la que se calcula el IVA repercutido y el IVA soportado. Existen tres tipos de cuentas base: Cuentas de ingresos Cuentas de gastos Cuentas neutras

Cuentas de ingresos Los apuntes anotados en estas cuentas estn relacionados con los ingresos y por esa razn el IVA se contabiliza como el IVA repercutido. Qu cuenta del mayor se utiliza depender del cdigo de IVA seleccionado al anotar el asiento.

 Todas las cuentas de ventas son cuentas de ingresos.

Cuentas de gastos Los apuntes anotados en estas cuentas son consideradas como gastos y el IVA se contabiliza como IVA soportado. Qu cuenta del mayor se utiliza depender del cdigo de IVA seleccionado al anotar el asiento.
Exact Enciclopedia z 283

Cuentas neutras Cuando realiza anotaciones en estas cuentas, el programa considera si los importes se deben cargar (=gastos) o abonar (=ingresos). Dependiendo de ello, se seleccionar la cuenta de IVA soportado o IVA repercutido. La siguiente tabla muestra cmo se contabiliza los importes de IVA.

Diario

Asiento

Cdigo IVA

Cuenta

Importe

IVA soportad o/repercu tido

Soportado Repercutido

Compra Ventas IVA Adquisi-cin Entrega Caja/ banco Compra Ventas Ambos Gastos Ingresos Neutra Positiva Negativa

Soportado Repercutido Soportado Repercutido Soportado Repercutido Soportado Repercutido

Ejemplo Este ejemplo ilustra la diferencia entre el uso de una cuenta de gasto y una cuenta neutra para anotar asientos en el diario de caja. Suponga que defini la subscripcin a una revista como una cuenta de gasto y pago demasiado de una vez. La mitad del importe pagado se depositar en su cuenta. El asiento original era : Subscripciones 2000,-IVA soportado 350,-a Banco 2350,-El depsito se contabilizar como sigue: Banco 1175,-a Subscripciones 1000,-a IVA soportado 175,-Suponga que define la subscripcin como una cuenta neutral. El depsito se contabilizara como sigue: Banco 1175,-a Subscripciones
284 z Exact Enciclopedia

1000,--

a IVA repercutido 175,-Como puede ver. El IVA del depsito se contabilizar incorrectamente en la cuenta IVA repercutido. Otros datos de IVA Para poder cumplimentar una declaracin de IVA tendr que introducir los siguientes datos: Representantes fiscales Si su empresa no cuenta con ninguna filial en el extranjero pero tiene que pagar impuestos, puede contratar un representante fiscal. ste, ser la persona o empresa responsable de la cumplimentacin de las declaraciones de IVA y del pago del IVA en el extranjero en nombre de su empresa. El representante tambin se ocupar de las deducciones de IVA y del pago del IVA de las importaciones. Pases Su empresa puede tener relaciones comerciales con empresas o particulares de otros pases. Por esta razn, puede que necesite aadir pases a la lista (que se incluye en el programa). Cotizaciones En su declaracin de IVA, las operaciones en moneda extranjera deben convertirse a la moneda estndar al tipo de cambio oficial. El tipo de cambio de conversin puede desviarse del tipo de cambio utilizado al archivar operaciones. Por tanto es necesario introducir un tipo de cambio oficial adems del tipo de cambio estndar. simplificar el proceso de introduccin de pedidos de compra, pedidos de venta y facturas. Estos datos del IVA contienen los valores estndar de las operaciones de compra y de venta. El que tenga que introducir todos los datos depender de los parmetros de la aplicacin para expediciones intracomunitarias. Registro de IVA Los registros de IVA se han creado para registrar los envos y las recepciones de artculos a procesar y tambin son necesarios si temporalmente transfiere artculos para uso interno a otros pases de la UE. Estos registros pueden ser de ayuda en caso de que las autoridades fiscales les soliciten listados de envos y recepciones de mercanca durante un periodo de tiempo. Los registros de IVA se pueden crear automticamente mediante el programa. Tambin es posible generar un nmero de informes relacionados con los registros de IVA. Declaracin de IVA Cada empresa debe calcular su IVA repercutido, completar la declaracin y enviarla y pagarla a las autoridades fiscales. El momento en que se debe realizar el pago depender del sistema utilizado: el sistema de caja o el sistema de factura. El sistema de factura es el que se utiliza ms frecuentemente.

 Puede enlazar los datos del IVA con los deudores y acreedores. Esto

Exact Enciclopedia z 285

El sistema de factura ofrece dos opciones relacionadas con los artculos vendidos y los servicios prestados: Si el comprador de sus artculos (o servicios) es una empresa registrada, debe enviarle una factura. El IVA debe pagarse en el momento en que enva (debera haber enviado) la factura. Si el comprador de sus artculos (o servicios) no es una empresa registrada y no ha enviado una factura, debe pagar el IVA cuando los artculos/servicios se entreguen.

El sistema de factura ofrece dos opciones en cuanto al momento en que los bienes/servicios entregados a otro pas de la UE se deben pagar: En la fecha de la factura No despus del 15 del mes siguiente a la entrega.

Si utiliza el sistema de caja, no podr pagar el IVA hasta que reciba el pago de los bienes o servicios. En general, esto significa que el IVA se debe calcular sobre los importes que figuran en los recibos. Si vende bienes o servicios sobre los que se aplica el IVA reducido y otros bienes o servicios sobre los que se aplica el IVA ordinario tendr que tratar dichos recibos por separado.

 un deudor no le paga y usted puede probar que dicha deuda es incobrable, Si

puede solicitar el reembolso del IVA pagado. Vase tambin 14.75 Moneda 14.78 Operaciones intraempresa 14.36 Cotizacin 14.38 Cuenta del libro mayor 14.64 INTRASTAT 14.81 Pedido de compra 14.82 Pedido de venta

14.67

Lnea de crdito
Definicin
Es el importe mximo de partidas pendientes (p.e. deuda) que se permite a un cliente o el que un acreedor le permite.

Explicacin
El importe mximo de partidas pendiente sse determina por cliente. El importe acordado se deber comunicar al cliente, as ste sabr cuando ha rebasado la lnea de crdito.

286 z Exact Enciclopedia

Las lneas de crdito son esenciales para la buena gestin del crdito de clientes. Se utilizan como una seal de atencin sobre los riegos de introducir nuevos pedidos/ facturas de venta de clientes. Tambin puede utilizarse para bloquear un pedido. Lo que evita entregar mercancas a un cliente que excede su lnea de crdito. Se utiliza a su vez, para comprobar la deuda con los clientes. Existen dos mtodos: Comprobar la lnea de crdito cuando se produce un pedido de venta. Si excede, aparecer una seal y se informar al cliente. Sin embargo, dependiendo de la poltica de ventas de la empresa, el pedido de venta puede producirse si lo aprueba el director comercial. Se recomienda primero enviar un pedido proforma. La entrega se realiza sin comprobar la lnea de crdito en cada pedido. En su lugar, la solvencia se comprueba regularmente. Este mtodo se usa en las empresas que tienen una relacin comercial estable con sus clientes. Si se demuestra que un cliente no puede pagar, ir a la lista negra y ser bloqueado. Tan pronto como el saldo se situ por debajo de la lnea de crdito, se desbloquear. Ingresos (esperados) Nmero medio de pedidos de ventas Comportamiento pasado del cliente en cuanto a pagos Relacin comercial con el cliente. Un cliente puede ser tambin un proveedor, lo que influye en cuanto a ser flexibles con la lnea de crdito.

Al determinar la lnea de crdito de un cliente, es necesario considerar lo siguiente :

Una vez introducido una lnea de crdito de un cliente, el sistema comprueba si este se sobrepasa al introducir pedidos/ facturas de venta. Esto ocurre cuando el total de pedidos /facturas ventas pendientes es superior a la lnea de crdito. Se puede indicar que aparezca un mensaje. La lnea de crdito puede utilizarse como un filtro que muestre los saldos de los clientes que la sobrepasan. Vase tambin 14.49 Estado de saldos 14.1 Acreedor 14.40 Deudor 14.52 Factura 14.82 Pedido de venta

14.68

Lista de materiales
Definicin
Una lista de materiales es la especificacin de las partes que componen un artculo de fabricacin.

 se puede crear una lista de materiales para un artculo de fabricacin. Slo

Exact Enciclopedia z 287

Explicacin
Las listas de materiales se emplean para registrar la produccin o el montaje de los artculos de fabricacin. Una lista de materiales se compone del artculo de fabricacin y otros artculos diferentes, las partes. Se nos muestra el nmero de partes necesarias para crear cada artculo de fabricacin.

 puede indicar si estos nmeros se registran como paquetes de venta o Se

unidades de venta. Esto es aplicable a todas las listas de materiales Un artculo de fabricacin puede componerse a su vez de artculos de fabricacin. Estos ltimos se ubicarn en el nivel dos de la lista de materiales. Los diferentes niveles se muestran en el siguiente diagrama:
Nivel 1 Artculo A

Nivel 2

A1

A2

A3

Nivel 3

A11

A12

Los artculos del nivel ms bajo son normalmente las existencias. Estos artculos se piden cuando se necesitan. Los artculos de fabricacin se producen o componen normalmente por la misma empresa. Siempre se puede decidir comprar artculos semi-acabados o el mismo producto de fabricacin si es que lo encontramos ms barato o no hay suficiente capacidad productiva. Esto depender de lo que se conoce como decisin de fabricacin - o - compra. Una vez se ha creado la lista de materiales, se pueden generar las siguientes listas: Lista de implosin Esta lista muestra los artculos de fabricacin en los que se emplea un producto. Lista de explosin Esta lista muestra todos los artculos que componen un artculo de fabricacin

Mientras se procesa el artculo de fabricacin, la informacin sobre dicho artculo y sus componentes se ajusta simultneamente (p.e. existencias). Una vez que el artculo de fabricacin se considera terminado, se puede contabilizar automticamente.

288 z Exact Enciclopedia

Valor aadido El valor de un artculo de fabricacin es algo ms que la suma de los valores de las partes que lo forman. Si se utiliza el precio fijo de coste (PFC) como mtodo de valoracin de existencias, podemos introducir la diferencia entre el valor de las partes y el valor del producto de fabricacin en la cuenta Valor aadido. Este proceso se realizar cuando se anoten los asientos del diario para los productos de fabricacin que se consideren terminados.

 no es posible cuando se utiliza el Precio Medio de Compra (PMC) como Esto

mtodo de valoracin de existencias. Vase tambin 14.50 Existencias 14.73 Mtodo de valoracin de existencias 14.98 Unidades y paquetes 14.4 Almacn

14.69

Lista de precios
Definicin
Tanto para las ventas como para las compras, el precio del artculo se puede relacionar con las cantidades pedidas o vendidas. Los descuentos se pueden registrar en una lista de precios. Se deben elaborar dos listas de precios diferentes, una para ventas y otra para compras, incluso si estn relacionadas con el mismo artculo. Excepciones Slo pueden crearse listas de precios para aquellos artculos del archivo de artculos, p.e. artculos que se crearon mediante la funcin de mantenimiento de artculos. No podemos crear ni utilizar una tabla de descuentos para lneas de texto creadas mediante funciones de entrada.

Explicacin  utilizacin de la lista de precios es la misma para los deudores y para los La
acreedores, p.e. para los pedidos de ventas o de compra. Ejemplo Se ha escogido la siguiente lista de precios para un pedido de ventas:

Desde la cantidad
1 501 1001 2001

Hasta la cantidad
500 1000 2000 9999

Descuento %
2 2,5 3 4

Exact Enciclopedia z 289

Un cliente que compra 1500 artculos recibe un descuento del 3%. Crear una lista de precios El contenido de una lista de precios Las listas de precios pueden crearse tanto para artculos como para grupos de artculos. Cuando se crea una lista de precios, puede copiarse una lista de precios ya existente. Una lista de precios puede contener descuentos porcentuales o descuentos en forma de cantidades fijas. Adicionalmente, la lista de precios puede contener otros precios distintos por artculo. Adems, si los precios de los artculos cambian en el archivo de artculos, el nuevo precio del artculo en la lista de precios no se modificar automticamente, tendr que ajustar la lista de precios manualmente. Utilizar varias listas de precios Cada lista de precios puede contener una tabla de descuentos por artculo o grupo de artculos. Se pueden crear muchas tablas de descuentos por artculo, mediante la utilizacin de diferentes listas de precios. Esto puede ser necesario en las siguientes situaciones: Queremos crear una lista de precios para cada pas, p.e. para cada moneda. Queremos crear listas de precios para propsitos diferentes, p.e. para nuevos clientes o promociones especiales.

Enlazar la lista de precios con clientes y acreedores Enlazamos la lista apropiada de precios de venta con los clientes y la lista apropiada de precios de compra con los acreedores. La lista de precios de los clientes se utilizar en las funciones de introduccin de ventas. La lista de precios de los acreedores se utilizar en las funciones de introduccin de compras. Ejemplo Se han creado listas de precios de venta para cada pas. Seleccionamos para cada cliente una lista de precios del pas del cliente. Utilizar la lista de precios en las funciones de introduccin La lista de precios de los clientes o de los acreedores - dependiendo del tipo de funcin de entrada, se aplicar automticamente. El descuento a aplicar saldr en pantalla y podr modificarse, siempre que lo permitan sus parmetros. Cambiar la lista de precios estndar: Si los parmetros le permiten cambiar la lista de precios estndar, podemos seleccionar una lista de precios diferente para cada lnea de entrada, o podemos decidir no utilizar ninguna lista de precios. Si los parmetros no nos permiten modificar la lista de precios estndar, sta ser la que se aplicar. Si el cliente o acreedor no tiene una lista de precios estndar (enlazar una lista de precios no es obligatorio), no se utilizar ninguna lista de precios.

290 z Exact Enciclopedia

Otros descuentos Aparte de las listas de precios, se pueden aplicar lneas de descuentos, descuentos de pedidos de ventas o descuentos de pedidos de compras. Adems pueden utilizarse acuerdos de precios en los pedidos de ventas. Estos acuerdos de precios pueden contener tambin descuentos en forma de cantidades fijas. Vase tambin 14.1 Acreedor 14.40 Deudor 14.39 Descuento 14.2 Acuerdo de precios

14.70

Listado cronolgico de deudores/acreedores

Definicin
Es un listado de partidas pendientes de deudores (acreedores) organizado segn la antigedad de las facturas.

Explicacin
Es importante comprobar y analizar regularmente las partidas pendientes de los deudores (acreedores). As, es posible prevenir tener clientes de dudoso cobro sin disminuir las posibilidades de pago (o pagos atrasados). Por tanto, son necesarios listados de importes pendientes teniendo en cuenta el tiempo (o las cargas por intereses). En algunos casos, se requiere informacin adicional sobre movimientos especficos, partidas pendientes o datos maestros (p.e. partidas pendientes de un mes concreto y por encima de una cantidad especificada. Para analizar las partidas pendientes de los deudores (acreedores) se pueden realizar varios anlisis : Listado cronolgico breve de deudores/acreedores El Listado cronolgico breve de deudores/acreedores muestra todas las partidas pendientes de deudores y acreedores de acuerdo con los cuatro subdivisiones por antigedad. Use el listado cronolgico breve de deudores/acreedores para generar una lista de facturas que estn ms atrasadas. En este listado puede especificar opcionalmente deudor (acreedor) Listado cronolgico de deudores/acreedores ampliado. El Listado cronolgico de deudores/acreedores ampliado es similar al listado cronolgico de deudores/acreedores breve , pero proporciona informacin de cada partida pendiente y por lo tanto se puede utilizar para crear una lista de partidas pendientes a pagar. Listado cronolgico de deudores/acreedores histrico. El Listado cronolgico de deudores/acreedores histrico permite realizar un listado cronolgico de deudores/acreedores en una fecha concreta del pasado. Las partidas pendientes o pagos introducidos despus de esta fecha no se tendrn en cuenta.

Exact Enciclopedia z 291

 Puede generar tambin listados de datos maestros, movimientos y partidas

pendientes. Puede definir su propio criterio de seleccin y decidir cmo se deben presentar los datos. Se toma la fecha inicial de una factura como su fecha de entrada, pero tambin es posible utilizar una fecha de vencimiento. La fecha de vencimiento se calcula aadiendo el plazo de pago a la fecha de entrada.

 no se ha introducido un mtodo de pago en los datos maestros para deudores Si

(acreedores), se utilizar el trmino definido en los parmetros financieros.

 todos los anlisis, se puede introducir un nmero mnimo de das que Para
define la antigedad de las partidas pendientes que desea incluir en el listado. Vase tambin 14.75 Moneda 14.80 Partida pendiente 14.33 Control de clientes

14.71

Listado de ventas UE
Definicin
El listado de ventas UE muestra que los artculos exportados a otros pases de la UE, van realmente a esos estados miembros de la UE. Excepciones No todas las empresas tienen que cumplimentar el listado de ventas de la UE. En caso de duda consulte su agencia tributaria.

Explicacin
La abolicin de las fronteras fiscales el 1 de enero de 1993 dio lugar a una serie de modificaciones en la legislacin del IVA. Hay dos cambios importantes: Las entregas y las adquisiciones dentro de la UE se denominan ahora entregas intracomunitarias y adquisiciones intracomunitarias. Juntas forman los movimientos intracomunitarios. Los controles referidos al pago del IVA ya no lo realizan las aduanas oficiales. declaracin se utiliza para transmitir informacin a otros Estados Miembros de la UE acerca de las entregas realizadas. En relacin al IVA, existen dos principios esenciales en lo que respecta a los movimientos intracomunitarios: Principio de destino El impuesto se calcula en el pas de destino de los artculos. Esto se aplica en las entregas que se realizan entre empresas.

 la declaracin se debe indicar cundo las entregas son intracomunitarias. Esta En

292 z Exact Enciclopedia

Principio de origen Los impuestos se calculan en el pas donde los artculos se han comprado. Esto se aplica a las entregas realizadas de empresas a individuos.

Las entregas intracomunitarias a empresas se calculan en el pas donde son adquiridos los artculos. Existen dos opciones: 1. Los artculos se envan de un pas de la UE a otro, y el transporte finaliza en el segundo pas de la UE. Ejemplo Los artculos se envan desde Francia a Espaa. El transporte finaliza en Espaa y los movimientos se tasan en destino. 2. El transporte finaliza en un pas de la UE distinto a aquel en que reside el cliente. Tambin se incluye en la factura el NIF. Ejemplo Una empresa espaola compra artculos en Blgica, pero los artculos se envan a Alemania. El NIF de la empresa espaola se incluye en la factura. El movimiento se tasa en Espaa.

 Contacte con la agencia tributaria si desea recibir ms informacin acerca de las

entregas intracomunitarias. Hay dos opciones a la hora de pagar el IVA de las adquisiciones intracomunitarias (si es aplicable): Cuando el proveedor proporciona la factura (fecha de factura), aunque sea anterior a la entrega de los artculos. Con anterioridad al 15 del mes siguiente al mes en que se realiz la entrega.

El IVA repercutido se calcula sobre el importe total pagado (con independencia de la divisa empleada). Los importes en moneda extranjera deben convertirse a la moneda del pas en el que est la oficina principal del cliente. Las entregas intracomunitarias son lo contrario a las adquisiciones intracomunitarias. Las entregas a otros pases de la UE se tasan al 0%, siempre que se cumplan las siguientes condiciones: El proveedor es una empresa sujeta a IVA. El cliente es una empresa sujeta a IVA o una persona. Los artculos se envan de un Estado Miembro de la UE a otro. El envo es resultado de una entrega. Los artculos son transportados por el cliente o por el proveedor. Tambin pueden ser transportados por un tercero que acte por cuenta del cliente o del proveedor. El proveedor puede demostrar que los artculos son enviados a otro pas de la UE. El cliente tiene un NIF de otro Estado Miembro de la UE. Los artculos estn en libre comercio.

Si suministra artculos a una empresa o individuo de un pas de la UE distinto al suyo, y la empresa o individuo no est sujeto a impuestos, debe enviarse una factura. La factura debe incluir tanto su NIF como el del cliente.
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Un caso especial de movimientos intracomunitarios son los artculos a ser procesados (una empresa o individuo en otro pas de la UE procesa artculos suministrados por el cliente). Los artculos deben devolverse al cliente, pero la entrega no forma parte del proceso de fabricacin. Existen dos opciones para pagar el IVA en las entregas intracomunitarias (si es aplicable): En la fecha de factura. Con anterioridad al 15 del mes siguiente al mes en que se realiz la entrega.

Al proveedor se le carga un 0% de IVA por la entrega intracomunitaria cuando al cliente le corresponde cierto IVA por la adquisicin intracomunitaria.

 Examine siempre si est autorizado a utilizar un IVA del 0%.  Contacte con la agencia tributaria si desea recibir ms informacin acerca del
pago de IVA. Vase tambin 14.66 IVA

14.72

Localizacin dentro del almacn

Definicin
Puede utilizar la localizacin dentro del almacn como un criterio de seleccin para imprimir listados de recogida de almacn en E-Pedidos de venta y ubicaciones globales del almacn para controlar los movimientos. Es posible guardar ms de un artculo en un ubicacin concreta.

Explicacin
Si los artculos estn almacenados en distintas localizaciones dentro del almacn, esto permite localizar los artculos con un esfuerzo mnimo. En los almacenes grandes es la manera ms eficiente para la localizacin dentro del almacn, lo ms fcil es localizar un artculo especfico. Puede utilizarse la localizacin dentro del almacn para el control de movimientos, creando listados de recogida de almacn, optimizando la ruta a seguir en el almacn y para la realizacin fsica de FIFO/LIFO. Es por ello que se debe grabar la localizacin dentro del almacn para cada artculo en stock. La localizacin dentro del almacn puede ser borrada. Antes de realizarlo, todos los artculos deben de ser trasladados a otra ubicacin. La ubicacin principal, introducida al crearse los artculos, no puede ser borrada. Vase tambin 14.7 Artculo 14.73 Mtodo de valoracin de existencias 14.4 Almacn

294 z Exact Enciclopedia

14.73

Mtodo de valoracin de existencias

Definicin
Es el mtodo utilizado para evaluar las existencias en el sistema de administracin de stock (cantidades) en el sistema de contabilidad financiera (importes). Hay varios mtodos para valorizar el stock: Precio medio de compra (PMC) Precio fijo de clculo (PFC) First in first out (FIFO) Last in first out (LIFO) legislacin fiscal en su pas y en el sistema que se utiliza actualmente en su empresa. Excepciones LIFO no se puede utilizar como un mtodo de valoracin. Es posible crear un listado de valoracin de mtodo de acuerdo LIFO.

 mtodo de valoracin de existencias que se seleccione depende de la El

Explicacin
Precio medio de compra (PMC) El PMC es el precio de compra por paquete de compra, calculado para todos los paquetes de compra para un artculo en particular de un proveedor particular. Ejemplo Vd. tiene un stock real de 100 botellas de vino el 01/03/1996. El artculo PMC es 50.Vd. recibe 20 botellas por el precio de 80 el 01/04/1996. EL nuevo PMC ser: (100 * 50 + 20 * 80) / 120 = 55. Precio fijo de clculo (PFC) Si se quieren valorar las existencias de acuerdo al precio fijo de clculo (PFC), se debe establecer un promedio de precio de venta esperado para un periodo de tiempo, p.e. 1 ao. Si se realiza el movimiento de los artculos, las existencias pueden ser abonadas o cargadas de acuerdo al PFC. Si hay una diferencia de precio entre el precio de compra y el PFC, se debe introducir en las cuentas generales de Diferencias de precio. Si el PFC es elegido correctamente, la cantidad en la cuenta general de diferencias de precio ser insignificante ya que ambas son diferencias positivas y negativas, y el PFC tendr prcticamente el mismo valor que el PMC. First in first out (FIFO) Si el mtodo de valoracin de existencias es FIFO, los primeros artculos recibidos sern los primeros en utilizarse. Los precios histricos, enlazados con el pedido de compra, determinarn el precio FIFO. Last in first out (LIFO) Si su mtodo de valoracin de stock es LIFO, los artculos primeramente recibidos sern los ltimos que se necesiten.

Exact Enciclopedia z 295

Con ambos, LIFO y FIFO, las existencias pueden incluir varios envos con diferentes precios. Para calcular el valor de las existencias, debe conocer los precios histricos de los bienes. Ejemplo Este ejemplo nos muestra las diferencias entre el PFC, FIFO y LIFO. Compra 01/02/1996 10 artculos @ 100 01/03/1996 20 artculos @ 120 01/04/1996 5 artculos @ 140 Vendido: 12/02/1996 5 artculos @ 150 20/03/1996 15 artculos @ 200 El 02/04/1996, tiene15 artculos en existencias. El precio fijo de clculo es 125. Valorizacin de stock acorde a PFC: 15 * 125 = 1875 El total es 1875 Valorizacin de stock acorde a LIFO: 5 * 100 = 500 (primer pedido el 01/02/1996) 5 * 120 = 600 (segundo pedido el 01/03/1996) 5 * 140 = 700 (tercer pedido el 01/04/1996) El total es 1800 Valorizacin de stock acorde a FIFO: 5 * 140 = 700 (tercer pedido el 01/04/1996) 10 * 120 = 1200 (segundo pedido el 01/03/1996) El total es1900

Vase tambin 14.7 Artculo 14.93 Revalorizacin de existencias

296 z Exact Enciclopedia

14.74

Modificacin de precios
Definicin
Las modificaciones de precios se pueden introducir manualmente para cada artculo, o para una seleccin de artculos. Algunas modificaciones de precios conducen a revaluaciones del stock . Estas modificaciones de precios tambin se recogen en el sistema financiero contable.

Explicacin  necesita modificar los precios de venta o de compra, puede que tenga que Si
modificar tambin listas de precios o acuerdos de precios. Procedimiento de introduccin de precios 1. Obtener un listado de los precios utilizados. 2. Introduzca la modificacin de precios. Si esta modificacin de precios afecta al valor del stock, tendr que seleccionar una cuenta de prdidas y ganancias en la que introducir la diferencia resultante. Para hacer el proceso ms rpido, hay diferentes funciones de introduccin de modificaciones en los precios. Mediante estas funciones, las modificaciones de precios pueden afectar a un tipo o grupo de productos.

 modificaciones de precios que afectan a la valoracin del stock, no son Las

efectivas cuando el envo de la mercanca ya ha sido realizado. Para que las modificaciones de precios surtan efecto en estos casos, debemos contabilizar las facturas correspondientes. Las existencias reales se pondrn al da durante este proceso. 3. Contabilizar la modificacin de precios en el sistema financiero contable. 4. Revisar y archivar los asientos en el sistema financiero contable. Si encuentra algn error, corrjalo en el sistema de control de existencias, no en el financiero contable, para evitar problemas de inconsistencia. Contabilizar la modificacin de precios Cuando debe contabilizarse la modificacin de precios? Si modifica el sistema de valoracin de existencias, p.e. de PFC (precio fijo de coste) a PMC (precio medio de coste). Si modifica el precio utilizado para determinar el valor de las existencias, p.e. cuando modificamos el PFC al evaluar segn el criterio de PFC.

Cundo no es necesario contabilizar? Si las existencias reales de los artculos en cuestin son 0. Si modificamos el PMC de un artculo cuando el mtodo de valoracin de existencias es PCF

Exact Enciclopedia z 297

Clculo de las modificaciones en la valoracin de existencias La diferencia en la valoracin de las existencias se calcula de la siguiente manera: (nuevo precio del artculo - anterior precio del artculo) x existencias reales Ejemplo El PFC de un artculo se modifica de 1000 a 1.010, las existencias reales son de 5000 artculos. La modificacin de precios es (1010 - 1.000) x 5000 = 50.000. Esto se contabilizar como sigue: Cuenta de mercaderas 50.000 a Revalorizacin de existencias 50.000

 cuenta de mercaderas que utilizamos est enlazada con el grupo de artculos. La

La cuenta de revalorizacin de existencias debe introducirse cuando se registre el cambio de precios. Vase tambin 14.50 Existencias 14.73 Mtodo de valoracin de existencias 14.93 Revalorizacin de existencias

14.75

Moneda
Definicin
Es un medio de intercambio utilizado en un pas determinado.

Explicacin
Si establece relaciones comerciales con el exterior, ser normal facturar en moneda extranjera. Los proveedores extranjeros tendrn que ser pagados en sus respectivas monedas. Ser el mismo caso si posee filiales en el extranjero . Necesita por tanto, cuentas bancarias de moneda extranjera. Se pueden introducir operaciones y asientos en moneda extranjera en su propia moneda (estndar). Sin embargo, la composicin del activo y pasivo no se muestra con claridad, ya que debe pagar en moneda extranjera. Si mantiene su contabilidad utilizando moneda extranjera, lograr una mayor coherencia de su activo y pasivo en cualquier momento. Las operaciones y asientos se tendrn que revaluar cuando existan fluctuaciones en el tipo de cambio. Moneda estndar Esta definicin es muy importante . Los importes se presentan en la moneda estndar, a no ser que indique lo contrario. Diarios de moneda Es necesariocrear diarios separados de banco y caja para cada cdigo de moneda. La creacin de diarios monetarios es similar a la de los otros diarios. Solamente vara la informacin especfica sobre monedas.

298 z Exact Enciclopedia

 Utilice un nico cdigo monetario en el diario de caja y banco. Si desea

contabilizar asientos en distintas monedas tendr que crear un diario de caja y banco para cada una. Cuando se archivan los asientos, los importes se convierten siempre a la moneda estndar. Si el importe pagado por una partida pendiente difiere del importe original a causa de diferencias en el tipo de cambio, esta diferencia ir a la cuenta Diferencias en el tipo de cambio.

 el cdigo de moneda utilizado es el mismo que el cdigo de moneda estndar, Si

no puede cambiar el tipo de cambio. Facturas en moneda extranjera Es posible facturar a empresas extranjeras en su propia moneda. Los datos de la factura se pueden registrar en moneda extranjera en distintas aplicaciones. Para ello es necesario crear las monedas que necesitemos y los correspondientes tipos de cambio. Al contabilizar un asiento, factura, pedido de compra o venta, puede introducir los datos monetarios y archivar los asientos Pagos en moneda extranjera Introduzcalos pagos en la moneda que desee para anular partidas pendientes. En la siguiente tabla se muestra los posibles casos. Se utilizan como ejemplos los cdigos de moneda.

Moneda estndar
1 2 3 4 5 PTS PTS PTS PTS PTS

Facturas registradas
PTS PTS DM DM GBP

Pagos registrados
PTS DM DM PTS DM

Estos casos afectan en el momento de archivar de los datos, porque la diferencia en el tipo de cambio se archiva teniendo en cuenta la partida pendiente que se anula. Vamos a explicar el quinto caso con el ejemplo siguiente:

 caso, conocido como la situacin multi-moneda, sucede nicamente cuando Este

introduce un pago en un diario de moneda. Ejemplo Suponga que su moneda estndar es la peseta (PTS), ha introducido una factura en libras esterlinas (GBP) y recibe el dinero en marcos alemanes (DM). Puede cambiar el tipo de cambio utilizado para la partida pendiente. Despus, introduzca el importe recibido en DM (moneda en el diario en la que se efecta el pago).
Exact Enciclopedia z 299

Seguidamente, el importe recibido de su cliente en DM se muestra en PTS. Este importe puede diferir del facturado debido a descuentos, recargos, diferencias de pago, etc. Puede anular esa diferencia o conservarla. Listados y anlisis Es posible generarun listado sobre el estado de las monedas extranjeras donde se muestre el importe de las operaciones archivadas. Se incluye el saldo de las cuentas de clientes y acreedores en moneda extranjera y nuestros activos (como cuentas bancarias en moneda extranjera) y deudas. Las columnas de activos y deudas reflejar las operaciones en moneda extranjera para otras cuentas del balance si se indic en los parmetros de las cuentas del libro Mayor. Puede elaborar un listado cronolgico los importes totales de partidas pendientes por moneda, lo que refleja una visin global del riesgo de su moneda. Para cada importe se especifica el momento en el cual el pago vence.

 listado solo muestra operaciones. Este

Vase tambin 14.70 Listado cronolgico de deudores/acreedores 14.36 Cotizacin 14.52 Factura 14.88 Recargo de crdito 14.94 Revaluacin 14.66 IVA

14.76

Nota de recibo
Definicin
Aquel documento escrito que demuestre que los bienes han sido recibidos

Explicacin
Una vez se haya introducido el recibo, para examinar que la informacin es correcta, se puede imprimir una nota de recibo de prueba, incluyendo en ella toda la informacin que aparecer en la nota final de recibo. Por tanto, se utiliza para examinar si un recibo ha sido introducido correctamente y si puede ser autorizado. Una vez se haya examinado que toda la informacin del recibo ha sido introducida o corregida, se puede imprimir una nota final de recibo. De esta manera se confirma que los artculos ya han sido recibidos. Este documento se puede pasar al departamento de contabilidad y mandar una copia al departamento de recepcin de mercancas. Una vez se imprima la nota final de recibo no se podr cambiar dicha informacin. Vase tambin 14.7 Artculo 14.90 Recibo 14.4 Almacn
300 z Exact Enciclopedia

14.77

Notificacin
Definicin
Una notificacin es una carta que enva a su deudor para notificarle las partidas pendientes.

Explicacin
Si ha vencido la fecha de pago de una partida pendiente, es necesario examinar porque el deudor no ha pagado. Si el deudor ha recibido ya un listado de las partidas pendientes y no ha pagado dentro del periodo acordado, debe enviarse una notificacin. Antes de enviar las notificaciones, son necesarias ciertas preparaciones Esto incluye definir los diseos de las notificaciones en el idioma del deudor e indicar si debe enviar una notificacin para cada deudor (normalmente se excluyen los deudores con quien acord un acuerdo de recogida). Antes de imprimir las notificaciones definitivas, imprima una lista de comprobacin para todos los deudores a los que enve las notificaciones. Utilice esta lista para determinar las partidas pendientes que deben incluirse y cuales no al imprimir realmente las notificaciones.

 posible analizar las partidas pendientes a travs de un anlisis de antigedad , Es

de calidad y a travs de la consulta rpida. Preparar las notificaciones Si est utilizando notificaciones por primera vez, comience a introducir una fecha de inicio. Las notificaciones y los listados de control pueden ser imprimidos para los deudores en donde se ha introducido una fecha vlida. Esta fecha ser actualizada al imprimir nuevas notificaciones.

 contar el nmero de notificaciones enviadas, asi que asegrese de que el Se

cdigo de diseo est definido para cada notificacin posterior.

 cambios hechos a los datos de partidas pendientes sern nicamente Los

incluidos en las notificaciones y no afectarn a los nmeros de asiento o importes de las partidas pendientes.

 Deber imprimir un nuevo listado de control para deudores cuyas partidas

pendientes han cambiado. Imprimir notificaciones El nmero de notificaciones y las fechas en las que fueron enviadas deben registrarse cuidadosamente. Puede comenzar enviando una peticin amistosa de pago y gradualmente decirle al deudor que se ver obligado a requerir los servicios de una agencia de deudores morosos Las notificaciones se envan dentro de 10 a 14 das. Mientras, puede localizar a su deudor por telfono y preguntarle el motivo de no haber pagado. El envo de notificaciones es una parte importante del control del crdito para los deudores lo que puede ayudar a bajar el importe total debido a partidas pendientes y limitar el riesgo de crdito.

 Puede imprimir notificaciones con MS-Word.

Exact Enciclopedia z 301

Debido a que normalmente enva varias notificaciones, se registra el nmero consecutivo y se registra el diseo de la notificacin. Existen dos opciones para imprimir las notificaciones. 1. Automticamente Imprima las notificaciones de todos los deudores que cumplen los criterios introducidos. El cdigo del diseo se determina por la cantidad de notificaciones que han sido impresas anteriormente. La secuencia que defini en su paquete financiero ser utilizado. 2. Selectivamente Seleccione manualmente el diseo y los deudores. Las notificaciones slo se imprimen para los deudores para los que indic que este fuera permitido en el fichero maestro del deudor. Si un deudor en particular no debe recibir nunca notificaciones, puede indicar esto tambin. Las notificaciones se imprimen en el idioma seleccionado en el fichero maestro del deudor. Si no enlaza ningn cdigo de idioma a un deudor, las notificaciones se imprimen en el idioma estndar de la empresa. Por supuesto, debe definir los diseos necesarios para cada idioma seleccionado. Vase tambin 14.70 Listado cronolgico de deudores/acreedores 14.43 Diseo 14.33 Control de clientes 14.31 Consulta rpida

14.78

Operaciones intraempresa
Definicin
El traslado de bienes entre diferentes almacenes o dentro de un almacn de una localizacin a otra. Estas operaciones se registran como envos y recibos internos. Si usted dispone de la funcin de compra, puede realizar asientos en los diarios para las transacciones intraempresa Excepciones Si utiliza un almacn con una nica localizacin, no es posible utilizar operaciones intraempresa.

Explicacin
Las mercancas pueden almacenarse dentro de un mismo almacn en diferentes localizaciones. Para encontrar las mercancas lo ms rpidamente posible puede utilizar la localizacin almacn , un nmero o una referencia personal. Si su empresa tiene varias sucursales, el sistema contable para estas sucursales puede presentar las siguientes variantes:

302 z Exact Enciclopedia

Sistema contable dependiente Las diferentes cuentas de las sucursales estn incluidas en el libro mayor de la oficina central, o se utiliza una cuenta sucursal como un Sub-libro Mayor en el libro mayor de la oficina central Sistema contable independiente Se utiliza por separado un libro mayor para cada sucursal.

Usted puede transferir las mercancas de una sucursal o de un almacn a otro, pero tambin puede trasladar las mercancas de una localizacin a otra en el mismo almacn. Cuando las mercancas se transfieren: Las existencias totales no varan. La operacin se procesa automticamente en su sistema de control de existencias. Las existencias por almacn reflejan una variacin. Se puede archivar la operacin en el sistema de contabilidad financiera para que las existencias reales se ajusten. Es opcional autorizar la transaccin antes de archivarla. Ejemplo Este ejemplo de traslado de mercancas est basado en un sistema contable dependiente. Los asientos en el diario seran los siguientes: Envo: Cuenta transitoria --a Mercancas --Recepcin: Mercancas --a Cuenta transitoria --Vase tambin 14.14 Autorizacin 14.38 Cuenta del libro mayor 14.41 Diario 14.50 Existencias 14.4 Almacn 14.72 Localizacin dentro del almacn

Exact Enciclopedia z 303

14.79

Operacin
Definicin
Nos referimos al asiento archivado como una operacin que aparece en las fichas del libro mayor.

Explicacin
Mientras archivamos, los asientos se mueven al diario de la cuenta general. Una vez finalizada la operacin no se puede cambiar ni modificar. Vase tambin 14.28 Condensacin 14.75 Moneda 14.9 Asiento 14.38 Cuenta del libro mayor 14.45 Emparejar 14.6 Archivar 14.62 Informe de archivo

14.80

Partida pendiente
Definicin
Normalmente, los bienes y servicios no se pagan a la entrega, sino que se enva una factura. En el sistema financiero contable se crear una partida pendiente por el importe a pagar. Las partida pendientes permanecen en las subcuentas de deudores y acreedores. Se crean al introducirlas en un diario de compras o de ventas. Se pueden borrar cuando se recoge el pago.

Explicacin
Introducir una partida pendiente Las partidas pendientes se pueden introducir directamente en el sistema de contabilidad financiera, o en la aplicacin logstica: En el sistema de contabilidad financiera Introduzca la partida pendiente en el diario de compras o de ventas. Tanto el libro mayor como cualquier subcuenta relevante quedarn actualizados. En la aplicacin logstica Al contabilizar facturas de compra o de venta se crearn partidas pendientes. Cuando se contabiliza una factura, se genera un asiento en el diario de ventas o de compras. En otras palabras, slo puede crearse una partida pendiente en los diarios de compras o de ventas del sistema de contabilidad financiera.

304 z Exact Enciclopedia

Se pueden introducir Notas de crdito tanto para facturas de compra como para facturas de venta. Si se utiliza el nmero original de asiento, la partida pendiente desaparecer. Si se utiliza un nmero nuevo de asiento, se generar una nueva partida pendiente de importe negativo. Borrar una partida pendiente Una partida pendiente siempre est conectada con la contrapartida estndar de un diario. Para borrar una partida pendiente, el pago debe introducirse en la contrapartida estndar apropiada, empleando el nmero de asiento de la partida pendiente. Si utiliza otro nmero de asiento, se introducir una nueva partida pendiente de importe negativo. Ejemplo Vd. introduce una partida pendiente en el diario de Ventas al extranjero. El nmero de asiento es 96060010. La cuenta de Clientes extranjeros est enlazada con este diario. Cuando se recibe el pago por banco de la partida pendiente , debe introducir dicho pago en el diario de banco en la cuenta de Clientes extranjeros. Debe seccionar el nmero 96060010e introducir el importe que quiere borrar. Borrar una partida pendiente utilizando el diario de ajustes Puede ser que los pagos no se enlacen con partidas pendientes especficas en el momento de su introduccin. En este caso, introduzca los pagos como lo hara normalmente, p.e. en la contrapartida estndar del diario de ventas o de compras en cuestin. Se generar un nmero imaginario de asiento automticamente. Utilice el diario de ajustes para enlazar pagos y partidas pendientes. Borrar una partida pendiente que no ha sido pagada al completo El importe recibido puede ser inferior al esperado, p.e. por las diferencias de tipo de cambio, de costes bancarios o de descuentos. La diferencia en el pago puede manejarse de las siguientes maneras: Anular la diferencia Seleccione un cdigo anulacin para anular la diferencia. El cdigo anulacin est ligado a una cuenta especfica del libro mayor a travs de un enlace del libro mayor. Durante el proceso de archivo, el importe anulado ser archivado en esta cuenta. Ejemplo Si se utiliza el cdigo anulacin para descuentos en un diario de compra, la cantidad se archivar en la cuenta Descuentos compra desde los enlaces del libro mayor. No anular la diferencia La partida pendiente permanecer y habr que pensar qu hacer con el importe pendiente en el futuro.

Pago automtico y cobro automtico Si el pago o el cobro son automticos, las partidas pendientes se anularn automticamente si esto es posible. Esto significa que debe ser posible para el software identificar individualmente cada partida pendiente.

Exact Enciclopedia z 305

Algunas situaciones excepcionales En algunos casos, es necesario seguir un procedimiento especial para introducir y anular las partidas pendientes: Pedidos proforma Los pedidos proforma deben pagarse antes de que la entrega tenga lugar. Tras introducir un pedido proforma , se crear una factura pero no se imprimir un albarn definitivo. Cuando la partida pendiente se ha ajustado en base al pedido proforma, el albarn de entrega puede imprimirse y los bienes y servicios entregarse. Facturas de mostrador Si una factura de mostrador se paga inmediatamente, la partida pendiente se anula tambin inmediatamente. Pedidos sin cargo Los pedidos sin cargo son utilizados cuando no se va a enviar ninguna factura, p.e. cuando queremos enviar una muestra gratuita a un cliente. No se crear ninguna partida pendiente.

Listados En el sistema de contabilidad financiera se dispone de distintos listados de partidas pendientes. Puede consultar informacin detallada de cada cliente y determinar su situacin financiera actual utilizando los estados de saldos y el anlisis de antigedad. Vase tambin 14.70 Listado cronolgico de deudores/acreedores 14.88 Recargo de crdito 14.1 Acreedor 14.75 Moneda 14.40 Deudor 14.39 Descuento 14.56 Fecha de vencimiento 14.9 Asiento 14.52 Factura 14.10 Asiento de compra 14.77 Notificacin 14.82 Pedido de venta 14.96 Subcuenta 14.22 Cdigo anulacin

306 z Exact Enciclopedia

14.81

Pedido de compra
Definicin
El pedido de compra contiene la informacin recogida en el sistema logstico contable referente a las compras. Esta informacin se utilizar para imprimir los formularios de pedido de compras y para revisar recibos y facturas de compra. Una vez que el formulario de pedido de compra se imprime, las existencias registradas en: stock pedido e impreso (SOI) y stock econmico (SE), aumentan.

Explicacin
El pedido de compra impreso se convierte en un acuerdo de compra, por ello, cierta informacin debe incluirse para evitar problemas de comprensin entre el proveedor y el comprador. La informacin puede tambin usarse para examinar la entrega y la factura de compra. Tambin puede registrarse la siguiente informacin en: Proveedor El proveedor al que quiera realizar el pedido de compra o del que quiera recibir los bienes. Nmero de pedido de compras El nmero de pedido de compra se asigna automticamente, y aumenta de uno en uno por cada nueva orden de compra. Pudindose, as, identificar cada pedido de compra. Por lo que cada pedido de compra tiene un nico nmero. La enumeracin en serie puede ser tambin importante para archivar. Es fcil encontrar los pedidos de compra si stos estn archivados por orden numrico. Y adems es posible verificar si falta algn pedido de compra. Referencia Cuando se realiza un pedido de compra, se puede introducir una referencia de uso exclusivamente interno. Fecha del pedido de compra Esta fecha se utiliza para calcular la fecha de entrega de los bienes de la lnea de pedido de compra. Este clculo se basa en la fecha de entrega registrada para el producto. La fecha de pedido de compra puede tambin utilizarse como criterio de seleccin cuando se cree un listado de pedidos de compra. Fechade entrega La fecha que se registr como Fecha de pedido de compra aparece aqu propuesta de forma automtica .Tambin se puede introducir una fecha de entrega para cada lnea de pedidos de compra. Si se registra una fecha diferente a la fecha de la lnea de pedido de compra, la nueva fecha har referencia exclusivamente a esa lnea de compras. Almacn Registre el almacn en el que los bienes deben ser entregados. Cdigo adicional para un artculo El cdigo adicional para un artculo que aparece como valor estndar est ligado al acreedor. Si este no es el caso, tiene la opcin de elegir un cdigo.
Exact Enciclopedia z 307

Comprador Indique el comprador responsable del pedido de compra. Puede utilizar el cdigo de comprador como criterio de seleccin de formularios de pedidos de compras impresos, p.e. si se quiere comprobar qu pedidos de compra han sido expedidos por un comprador en concreto. Tambin se pueden obtener algunos listados de compras por comprador. Mtodo de pedido de compra Informacin adicional sobre el mtodo de pedido de compra, p.e. por telfono o por fax. El mtodo de pedido de compra aparece en varios listados de pedidos de compra. Moneda Se refiere a la moneda utilizada en el pedido de compra (Slo cuando se disponga de la funcin multi-moneda). Centro de coste y unidades de coste Se puede distinguir entre diferentes gastos al aplicar gastos a diferentes unidades de coste y centros de coste. Normalmente, las unidades de coste representan productos y los centros de coste departamentos. Se debe indicar qu centro de coste debe utilizarse cuando se contabilice la factura para ese pedido de compra.(Slo cuando se dispone de la funcin de anlisis de coste).

 Puede registrar un centro de coste diferente y una unidad de coste diferente

para cada pedido. Condicin de pago La condicin de pago contiene el descuento del proveedor y las condiciones de pago. Se debe indicar qu condiciones de pago se establecen. Cuando se introduzca la factura de pedido de compra, aparecern las condiciones de pago. Cuando realice un asiento en su sistema financiero contable, el sistema de pago establecido en las condiciones de pago se utilizar para calcular la fecha de vencimiento de la factura. Mtodo de entrega Se puede indicar cmo sern entregados los bienes Cotizacin Introduzca la cotizacin de la moneda utilizada en el pedido de compra. La ltima cotizacin introducida para la moneda aparece de forma automtica (slo si se dispone de la funcin de multi-moneda). Artculo Se refiere al producto comprado. Existen las siguientes opciones: 1. Seleccionar un artculo existente del archivo maestro de artculos. Se puede incluso seleccionar un artculo que no haya sido definido para un proveedor registrado con anterioridad. Se deber introducir informacin adicional para asegurar que el proveedor es reconocido como proveedor de un artculo especfico. Este enlace significa que se est creando un proveedor alternativo para este producto.

308 z Exact Enciclopedia

2. Introduzca una lnea de texto para un aviso, para un nico artculo o para gastos que requieren una explicacin adicional. En lugar de introducir un artculo puede introducir texto. El texto puede utilizarse para artculos que no son artculos estndar, para introducir servicios o una frase explicativa para los productos recogidos.

 lnea de texto no es lo mismo que un artculo de texto. Un artculo Una

de texto est simplemente incluido en el archivo maestro de productos. La longitud de la lnea viene determinada por el diseo. Se puede introducir un precio y una cuenta del libro mayor para la lnea de texto. Las lneas de texto no estn enlazadas con los grupos de artculos. Los asientos financieros se registran en las cuentas de Lneas de texto de existencias y Lneas de texto de coste de existencias definidas en los parmetros de la aplicacin. Descripcin Descripcin de cada artculo que se compra. Lista de precios Se indica qu lista de precios debe emplearse para el artculo adquirido. Se sugiere la lista de precios enlazada con el proveedor. Al introducir la factura de este pedido de compra se sugiere dicha lista. Descuento Se puede introducir un porcentaje de descuento para cada lnea del pedido de compra. Se sugiere el porcentaje enlazado con este proveedor. Este descuento porcentual depende de la condicin de pago utilizada, no es el descuento de la factura.

Pedidos de compra automticos Se puede crear de forma automtica un pedido de compras basado en la lnea de pedidos de compra sugeridos o en pedidos en espera. Los pedidos de compra se realizan con el principal proveedor. Basados en una lista de pedidos de compra sugeridos La cantidad a demandar se calcula utilizando la frmula sugerida enlazada al artculo. La cantidad pedida es ordenada en paquetes de compra o de venta dependiendo de los parmetros de empaquetado que se hayan establecido. Primero se crea una lista de sugerencias y luego se crea un pedido automtico de compras. Basado en pedidos en espera Si se recibe un pedido de venta para el que no se dispone de existencias suficientes, dichos artculos se colocan en pedidos en espera. Se puede crear un pedido automtico de compra basado en estos pedidos en espera. Vase tambin 14.14 Autorizacin 14.83 Pedido en espera 14.24 Comprador 14.18 Centro de coste
Exact Enciclopedia z 309

14.97 Unidad de coste 14.1 Acreedor 14.75 Moneda 14.47 Entrega 14.39 Descuento 14.36 Cotizacin 14.21 Cdigo adicional para un artculo 14.7 Artculo 14.60 Grupo del artculo 14.69 Lista de precios 14.10 Asiento de compra 14.53 Factura de compra 14.57 Frmula de propuesta de compra 14.82 Pedido de venta 14.92 Registro de Serie/lote 14.50 Existencias 14.98 Unidades y paquetes 14.4 Almacn

14.82

Pedido de venta
Definicin
Un pedido de venta es un pedido realizado por un cliente. La fase de presupuesto, que incluye negociaciones de varios precios, se concluye con un acuerdo de precio y un pedido de venta. Pueden realizarse sobre plantillas (posiblemente impresas anteriormente), por telfono, por fax o en persona. Se asigna un nmero para cada pedido de venta, para facilitar la cumplimentacin del pedido de venta. Es importante que todos los acuerdos se graben, ya que la factura final se basar en todos ellos. Si el cliente no est introducido en el sistema, como un cliente, antes de realizar el pedido de venta se debe introducir la informacin del cliente. Excepciones Generalmente las empresas que trabajan con una gama ajustada de productos suelen trabajar con artculos estndar. Si, de cualquier manera, una empresa vende un producto que siempre vara y para el cual no existe una descripcin o informacin concreta, se necesita otro modo para introducir el pedido de venta. La lnea de texto se puede utilizar para dos fines: 1. Introducir los pedidos de ventas, prestaciones de servicios o gastos que no estn incluidos como estndar en su listado de artculos demandados. 2. Introducir informacin de texto. El texto puede utilizarse para explicar los datos de artculos en la lnea previa al pedido de venta (p.e. precio =0,--).

310 z Exact Enciclopedia

Explicacin
Hay varios tipos de pedidos de ventas: Comn En este caso el cliente realiza un pedido de venta Pro-forma Un pedido pro-forma es un pedido de venta en el que primero se manda la factura y debe de ser pagada por el cliente antes de que lleguen los artculos. Los pedidos pro-forma deben ser utilizados si la empresa prefiere ese mtodo, si un cliente excede la lnea de crdito considerablemente o es considerado cliente de dudoso cobro, o por si un nuevo cliente realiza un pedido de venta y la empresa requiere que el pago sea realizado antes de que se reciban los bienes o los servicios son devueltos. Pedido sin cargo Un pedido sin cargo es un pedido de venta en el cual la cantidad del pedido de venta es 0,00. Por lo tanto, ninguna factura se crear para este tipo de pedido de venta. Los pedidos sin cargo se pueden utilizar por ejemplo para mandar muestras gratuitas o material de demostracin. En la funcin a autorizar se puede indicar si la autorizacin es necesaria antes de la confirmacin del pedido o las notas de recibo de los pedidos sin cargo pueden imprimirse. Pedido de venta recurrente La mayora de la empresas recurren a una base regular, por ejemplo, semanalmente, mensualmente o anualmente. Para estos recibos regulares se puede utilizar un pedido de venta recurrente. Uno de los aspectos ms importantes del pedido de venta recurrente es que el cliente y los datos de artculo son siempre los mismos. Por lo tanto no tiene sentido introducir el mismo dato de tiempo otra vez. Utilizar un pedido de venta recurrente ayuda a evitar los errores y se puede ahorrar mucho tiempo y esfuerzo.

En la mayora de los casos el pedido de venta es un pedido de venta comn realizado por un cliente ya existente. Asiento de diario Los asientos de diario que son creados cuando se introduce un pedido de venta, dependen de las aplicaciones que se estn utilizando. Si slo se tiene el sistema de pedido de ventas, se deber introducir los importes de la factura manualmente en las cuentas financieras despus de imprimir las notas de entrega finales. Si se tiene un pedido de venta y el sistema de facturacin, se realizarn los siguientes asientos de diario: Cliente a Ingresos de ventas Coste de precio de ventasa Existencias en almacn Para los pedidos pro-forma, se realizar los siguientes asientos de diario: Clientes a Cuenta de ingresos -,--,-Exact Enciclopedia z 311

-.--

Coste de ventas /Artculos a entregar

-,--

Cuando se imprime una nota de entrega de un pedido pro-forma se realizarn los siguientes asientos de diario: Artculos a entregar a Existencias Posteriormente este asiento puede ser contabilizado Vase tambin 14.14 Autorizacin 14.40 Deudor 14.84 Pedido proforma -,--

14.83

Pedido en espera
Definicin
Si se realizan pedidos y no hay existencias disponibles, en este momento, puede emplazarlos como pedidos en espera. De la misma forma, los artculos que deberan entregarse pronto pueden reservarse. De esta manera, se asegura de que la prxima vez que venda un artculo, no solamente se comprar la cantidad regular (basada en p.e. la formula de propuesta compra), sino que tambin se tendrn en cuenta los pedidos en espera. En el momento en que los bienes se reciben se pueden enviar a los clientes. Excepciones Si se dispone de parte de los artculos, se pueden realizar entregas parciales. De esta manera, puede enviar algunos bienes a clientes en lugar de dejarlos en espera hasta recibir todos los bienes. Al introducir pedidos de venta puede utilizar un cdigo de seleccin para lneas de pedidos de venta que contengan pedidos en espera. Esto permite imprimir albaranes de entrega parciales y asignar un cdigo de seleccin diferente para los artculos en pedidos en espera. As, las lneas en pedido de espera por entregas parciales pueden borrarse.

 crea una lnea de factura a partir de una lnea completa de pedido de ventas, Si
no es necesario borrar lneas de pedidos de venta para entregas parciales.

Explicacin
Unicamente puede introducir la cantidad de artculos destinados a pedidos en espera durante la fase del asiento de pedido de venta, si se satisfacen las siguientes condiciones: En los datos maestros de los artculos se ha indicado que se permiten pedidos en espera y que el artculo debe ser incluido en un pedido de compra automtico. En los datos maestros del cliente se ha indicado que se deben colocar en pedidos en espera para ese cliente.

312 z Exact Enciclopedia

Una vez que los bienes se han recibido, el pedido en espera se puede completar. Esto significa que los artculos ya no estarn en espera sino que se incluirn en los pedidos de ventas ordinarios. Si se est utilizando el sistema de control de existencias, se podrn generar pedidos de compra automticos y los artculos desaparecern de los pedidos en espera automticamente. Si no es as, los pedidos en espera habrn de completarse manualmente cuando lleguen las mercancas. Tras completar el pedido en espera se puede imprimir el albarn de entrega definitivo y entregar las mercancas. Tal y como ocurre con otros artculos aquellos situados en pedidos en espera pueden enviarse a otra direccin distinta a la direccin estndar , la direccin de entrega. Completar los pedidos en espera Se puede generar pedidos de compra automticos para pedidos de venta con cantidades en espera. Despus de que la solicitud definitiva de pedido de compra se ha impreso, ya podemos introducir el recibo de la mercanca y decidir si se desea recuperar los artculos de los pedidos en espera. Se comprobar el stock libre automticamente durante este proceso. Completar pedidos en espera sin funciones de control de existencias. Es necesario imprimir un listado de artculos en pedidos en espera por (principal) proveedor. Compruebe la posicin del stock de estos artculos con el director de logstica del almacn. Introduzca los pedidos de compra para los artculos en su contabilidad. Complete los pedidos en espera manualmente. Ejemplo Hay tres pedidos de venta con las siguientes fechas de entrega y cantidades: 01 junio1996: 1.000 artculos 07 julio 1996: 2.500 artculos 10 julio 1996: 4.000 artculos Cuando se reciban los 3.500 artculos, el pedido de venta ms antiguo (01 y 07 julio) se completar en primer lugar. Vase tambin 14.47 Entrega 14.7 Artculo 14.10 Asiento de compra 14.57 Frmula de propuesta de compra 14.82 Pedido de venta 14.50 Existencias

Exact Enciclopedia z 313

14.84

Pedido proforma
Definicin
El proceso normal de entrega consiste en la introduccin del pedido de ventas, la entrega de mercaderas o prestacin de servicios al cliente y el envo de la factura. Para algunos pedidos de ventas este proceso es diferente: se enva primero la factura y tras el pago, se entrega el pedido o se presta el servicio. Este tipo de pedidos de venta se denomina pedido proforma.

Explicacin
Los pedidos proforma se pueden utilizar en las siguientes situaciones: Si la empresa prefiere el proceso inverso (vase definicin) . Si el cliente ha excedido la lnea de crdito o se le considera un cliente moroso. Si un nuevo cliente hace un pedido de ventas y la empresa requiere el pago por anticipado.

El proceso del los pedidos proforma sigue tres pasos: 1. Introducir los pedidos proforma Al introducir el pedido proforma, las mercancas se reservan para el cliente en cuestin. Esto asegura que las mercancas estn listas para el envo una vez nos hayan pagado. Se asigna un nmero de factura al pedido de ventas. 2. Generar facturas basadas en pedidos proforma Se deben imprimir los pedidos proforma antes de generar las facturas. Los pedidos proforma se pueden imprimir de diferentes maneras: por nmero de pedido de ventas, por deudor o por cdigo de seleccin o cdigo de ruta. Se crean los siguientes asientos: Deudores -,-a Cuenta de ingresos -,-Coste de compra de las mercancas -,-a Mercancas a entregar -,-3. Completar el pedido proforma Una vez se ha enviado la factura y se han creado los asientos del diario y la partida pendiente de pago, se puede completar el pedido proforma. El albarn de entrega se puede imprimir y los artculos pueden entregarse. Slo se pueden completar los pedidos proforma que hayan sido pagados o tengan una partida pendiente, esto es , despus de contabilizar. Al imprimir el albarn de entrega, se crea el siguiente asiento del diario: Mercancas a entregar -,-a Mercancas en stock -,-Este asiento podr contabilizarse con posterioridad. Vase tambin 14.52 Factura 14.82 Pedido de venta
314 z Exact Enciclopedia

14.85

Periodo
Definicin
El ejercicio contable se divide normalmente en periodos de 12 (meses) o 52 (semanas). En cada asiento, indicaremos el ejercicio contable y periodo al cual pertenece. En muchas funciones, tendr que seleccionar los movimientos o entradas segn el periodo.

Explicacin
Definir el nmero de periodos Defina el nmero de periodos que desea, sealando el periodo ms alto. Es recomendable establecer un periodo extra para asientos de correccin. Los periodos de amortizacin pueden hacer variar los periodos financieros. Ejemplo Hemos dividido los periodos en meses. Utilizamos para los asientos de correccin un periodo extra para las comprobaciones al final del ao. Al incluir el periodo extra, el ltimo periodo ser 13.

 cambie el nmero de periodos una vez que haya contabilizado asientos. No

No es recomendable utilizar una numeracin distinta de periodos para varios ejercicios financieros ya que no permite realizar comparaciones. Si desea enlazar los periodos y las fechas deber utilizar una tabla periodo-fecha. Utilizar el periodo en los asientos Asientos financieros Es necesario indicar el periodo en el que el asiento se contabiliza, si no, el periodo no se habilita. En este caso, se utiliza la fecha del asiento. Asientos no financieros Generalmente, los asientos no financieros (p.e. facturas) se utilizan para crear asientos del diario en una etapa posterior. Por ello, debe introducir el periodo al contabilizar el asiento, antes de procesarlo o antes de llevarlo al diario. Ejemplo No puede introducir un periodo en facturacin, pero debe introducirlo cuanto imprima facturas finales. Este periodo servir de base para los asientos del diario. El ejercicio contable y el ao natural no coinciden En algunas empresas el ejercicio financiero no empieza el 1 de enero, sino el 1 de mayo. Esto significa que los asientos contabilizados en mayo debern llevar el nmero 1 como periodo, los asientos en junio debern llevar el 2, etc. La comprobacin fecha-periodo se indicar en la tabla fecha-periodo.

Exact Enciclopedia z 315

Cerrar y volver abrir periodos Deber cerrar un periodosi no contabiliza ms asientos. Se puede cerrar periodos de diarios especficos. Si no se permiten ms asientos en un determinado ejercicio, cierre todos los periodos de los diarios. Recuperar operaciones a travs de la fecha o periodo No siempre la fecha del asiento y el periodo del asiento coinciden. Algunas veces un asiento debe colocarse en un periodo distinto, incluso en otro ejercicio contable. Por esta razn, los listados de periodo y por fecha de entrada pueden discrepar. Ejemplo El alquiler se paga siempre por adelantado. Si el alquiler de septiembre fue pagado en agosto, hay que realizar el asiento siguiente en el diario. Ago 15 periodo 8 Cuenta transitoria -,-Ago 15 periodo 9 //Alquiler -,-La ficha del libro Mayor Alquiler del periodo 8 no mostrar esta operacin, en cambio se reflejar en la ficha del libro Mayor del periodo 9. Si recupera el asiento por fecha (entre el 1 de Agosto y el 31), la operacin se mostrar en la ficha del libro mayor de agosto. Vase tambin 14.44 Ejercicio contable 14.26 Comprobacin periodo-fecha

14.86

Precisin
Definicin
Se puede fijar una cantidad o un precio de un producto (basado en la produccin, el transporte, etc.) con una determinada precisin, es decir, un nmero determinado de cifras decimales. Excepciones Este trmino se utiliza tanto para el nmero de decimales que aparecen en listados y grficos como para el nmero de decimales empleados en los clculos.

Explicacin
La precisin es el nmero de decimales a emplear. Ejemplo El precio de un artculo es 777,1234. La precisin empleada es 4. El importe de una partida pendiente es 777,12. La precisin es 2. Los importes en liras italianas nunca tienen decimales. La precisin es 0. Si quiere que los importes figuren en millares (p.e. 1.000 en vez de 1.000.000,--) se puede utilizar una precisin negativa. En este ejemplo, la precisin es -3.

 algunos casos, la precisin no se define con un nmero, sino con una palabra, En
por ejemplo millares o dos decimales.
316 z Exact Enciclopedia

Vase tambin 14.75 Moneda 14.7 Artculo 14.74 Modificacin de precios

14.87

Presupuesto
Definicin
Un presupuesto es una estimacin de los ingresos y de los gastos para un Periodo de tiempo determinado.

Explicacin
Los presupuestos son unas herramientas importantes en la planificacin empresarial. Generalmente incluyen ingresos y gastos, recibos y desembolsos. El presupuesto operativo consta de diferentes (sub)presupuestos ms pequeos. Un presupuesto se puede utilizar para: Planificaciones empresariales para el ao prximo. Fijacin de objetivos a corto plazo (p.e. ingresos mnimos requeridos). Autorizar la utilizacin de materias primas, personal, capacidad productiva, etc. Comparar lo presupuestado y lo realizado

La forma de determinar un presupuesto, depende en gran manera del tipo de empresa de que se trate. Una empresa comercial, por ejemplo, empleara un mtodo diferente que una empresa productora de bienes. De todas las maneras se aplican generalmente los siguientes principios: A menudo los presupuestos estn interrelacionados, por lo tanto podemos utilizar un presupuesto general basado en esos otros presupuestos. Ejemplo El presupuesto general puede ser el presupuesto de ventas (la principal actividad de una empresa). Una vez este presupuesto esta listo, ya se han determinado los otros presupuestos (de produccin, compra, inversin y costes laborales). El presupuesto de caja se puede determinar comparando los recibos y los presupuestos de desembolsos. El presupuesto de caja nos permite tomar medidas para evitar posibles faltas de liquidez.

Tipos de presupuesto La informacin de presupuesto se guarda en la versin de presupuesto. Con una sola versin de presupuesto se pueden presupuestar grupos o cuentas del libro mayor. Adems, se pueden presupuestar centros de coste y unidades de coste. Una versin de presupuesto siempre se aplica en un periodo de tiempo especfico.

Exact Enciclopedia z 317

Es posible utilizar diferentes versiones de presupuesto, p.e. ya que quiere planear cualquier tipo de situacin que se pueda plantear. Slo podemos utilizar una versin de presupuesto de los estados financieros (como el balance) en cada periodo de tiempo. Esta versin se denomina versin activa. Se pueden introducir otras versiones de presupuesto para introducir presupuesto adicionales (secundarios) o con fines comparativos. Mtodos de introduccin de presupuestos La manera en que se determina un presupuesto depende en el tipo de presupuesto. Utilizar el mtodo descendente, se distribuye un presupuesto maestro a niveles menores (inferiores) en la empresa, por ejemplo distribuyendo partes del presupuesto a centros de coste o a unidades de coste. Este puede ser el caso cuando utilice un presupuesto para determinar el objetivo de ventas. Si se utiliza el mtodo ascendente, se pueden introducir presupuestos detallados a niveles menores (o inferiores) en la organizacin. El presupuesto maestro se determina totalizando las figuras del presupuesto. Por ejemplo se puede utilizar este mtodo una vez la produccin estimada se ha pasado a los departamentos involucrados. Pueden utilizar este volumen de produccin estimado para calcular los costes para su departamento en trminos de materias primas, maquinaria, personal, etc.

14.88

Recargo de crdito
Definicin
Un recargo de crdito es un recargo en el importe de la factura que debe pagarse si la factura no se paga a tiempo.

Explicacin
El recargo de crdito es un porcentaje que se incluye en el importe de la factura. Si el importe de la factura se paga dentro del plazo, el recargo de crdito se descuenta. Si el pago se realiza despus de la fecha de vencimiento, la cantidad total incluyendo el recargo de crdito, debe pagarse. Aplicar un recargo de crdito da lugar a dos tipos especficos de diferencias de pago: La diferencia de pago despus del recargo de crdito de compras Esta es la diferencia entre el importe en una factura de compra y el importe pagado realmente si el recargo de crdito se aplica. La diferencia de pago despus del recargo de crdito de ventas Esta es la diferencia entre el importe en una factura de venta y el importe recibido realmente su el recargo de crdito se aplica.

Este tipo de diferencias de pago pueden registrarse en cuentas especficas. Vase tambin 14.39 Descuento 14.38 Cuenta del libro mayor 14.88 Recargo de crdito
318 z Exact Enciclopedia

14.89

Recargo de equivalencia
Definicin
El recargo de equivalencia es un porcentaje adicional que se carga a las venta de productos y servicios realizadas a clientes minoristas que son personas fsicas.

Explicacin
Al utilizar el recargo de equivalencia ser necesario crear unos cdigos de IVA extra de IVA. Estos cdigos de IVA se componen de dos clases de porcentajes, el porcentaje de IVA y el del recargo de equivalencia segn la siguiente tabla.

Porcentaje de IVA
16% 7% 4%

Porcentaje de recargo de equivalencia

4% 1% 0,5%

Los cdigos extra se utilizarn para mostrar los dos porcentajes al imprimir las facturas. El porcentaje de IVA y el porcentaje del recargo de equivalencia se combinan en un nico cdigo de IVA. Por ello, el asiento de diario no separa los importes sino que solamente muestra el porcentaje total (IVA + Recargo de equivalencia). Estos dos porcentajes se muestran detalladamente al imprimir las facturas y la declaracin del IVA. Vase tambin 14.66 IVA

14.90

Recibo
Definicin
Es un sistema contable que recoge los artculos recibidos. Esta informacin se utiliza para imprimir las notas recibidas, examinar las facturas de compra y enlazar el recibo con un pedido de compra. Una vez que el recibo es registrado, las existencias (E) y las facturas a recibir (FR) aumentan. Las existencias almacenadas (EA) , existencias disponibles (ED), y existencias libres (EL) tambin aumentan. Las existencias pedidas e impresas (EPI) descienden.

Exact Enciclopedia z 319

Explicacin
Una vez que los artculos han sido examinados, la informacin del recibo debera grabarse. Esto es necesario para que la empresa sepa que los bienes estn disponibles. Esto a su vez le informa de si el proveedor cumple sus condiciones de compra. Esta informacin es importante cuando seleccione su proveedor. Si se reciben los artculos antes que el recibo de compra, se puede introducir el recibo de formas diferentes. El mtodo escogido depende de la informacin disponible. Por pedido de compra Se enlaza directamente un recibo con el pedido de compra. Se debe conocer el nmero de pedido de compra relacionado con el pedido. Este es el mejor sistema porque le ofrece la opcin de introducir directamente la informacin del recibo seleccionando un nmero de pedido de compra. Puede decidir aceptar la pedido de compra al completo o marcar lneas individuales de pedidos de compra, por ejemplo en caso de que los artculos se entreguen en ms de un envo. Una vez se acepte el pedido de compra o las lneas individuales de pedido de compra, se pueden modificar las cantidades de los artculos recibidos. Si utiliza contabilidad de pedidos de venta tiene la opcin de recuperar pedidos en espera cuando registre el recibo. Por nmero de recibo Si no se conoce el nmero de recibo o si el pedido de compra no ha sido introducido todava. Por almacn Para introducir un recibo enviado a un almacn especfico. Este mtodo se utiliza si no se conoce el pedido de compra relacionado con el recibo y si los bienes entregados se compran para un almacn especfico. (Slo si se manejan distintos almacenes.)

 siempre es necesario introducir el recibo. Este se puede crear No

automticamente al realizar la factura de compra si se reciben la factura y los artculos simultneamente. Vase tambin 14.83 Pedido en espera 14.1 Acreedor 14.7 Artculo 14.53 Factura de compra 14.81 Pedido de compra 14.50 Existencias 14.4 Almacn

320 z Exact Enciclopedia

14.91

Registro de facturas
Definicin
Todas las facturas nuevas pueden ordenarse en un registro de facturas. El registro de facturas es especialmente til para controlar, seguir y buscar las nuevas facturas. Se incluyen aquellas facturas que - por cualquier razn - no se contabilizarn.

Explicacin
Inicialmente, toda factura nueva se registrar en el registro de facturas. Al contrario que en las anotaciones en el diario de compras, no es necesario realizar inmediatamente un asiento completo o un asiento de contrapartida. Tras el registro de la factura se pueden realizar anotaciones complementarias. El registro de facturas ofrece un detallado sistema de autorizacin. A cada factura se le puede asignar un nmero relacionado con la persona encargada de autorizar la factura antes de que sta se contabilice. Una vez que toda la informacin ha sido registrada y la factura autorizada, puede contabilizarse. Se crea un asiento contable y una partida pendiente. La factura pasar del registro de facturas sin contabilizar al archivo histrico. Este archivo es til en el proceso de auditora. Vase tambin 14.9 Asiento

14.92

Registro de Serie/lote
Definicin
Asignar nmeros a artculos o grupos de artculos para controlar el movimiento de esos artculos en el proceso logstico. Debe indicarse artculo por artculo si pueden utilizarse en el registro.

Explicacin
El registro de serie/lote puede ser utilizado para artculos que estn definidos como artculos en serie, lote de artculos o artculos de serie/lote. Artculo en serie A cada artculo en serie se le asigna un nmero de serie.
Artculo Nmero de serie AW3503 AW3504

_ _

Exact Enciclopedia z 321

Ejemplo Vd. vende aparatos de vdeo. Cada vdeo tiene una garanta de 2 aos desde la fecha de compra. Cuando un vdeo es vendido se puede enlazar la fecha de garanta al nmero de serie asignado al vdeo. Si el vdeo es llevado a reparar, se puede examinar el nmero de serie para ver si la garanta ha prescrito o no. Lote de artculos A cada lote de artculos se le asigna un nico nmero de lote
Artculo Nmero de lote

__ __ __ __ __

RSW035

10 artculos en lote

Ejemplo Vd. produce artculos perecederos, p.e. medicinas. La caducidad depende de la fecha de produccin. Se puede asignar un nmero de lote a las medicinas que hayan sido producidas el mismo da. Artculo en serie/lote Es posible asignar ambos nmeros de serie y de lote.
Artculo Nmero de serie Nmero de lote

_ _ _ _ _

AW3505 AW3506 AW3507

AW3503 AW3504

RSW040

Asignar nmeros El momento en que los nmeros se asignen depende de los parmetros de la aplicacin. Es posible asignar los nmeros cuando se introduzcan: Recibos Pedidos de ventas Facturas Emisiones Operaciones intraempresa

322 z Exact Enciclopedia

Vase tambin 14.78 Operaciones intraempresa 14.52 Factura 14.7 Artculo 14.90 Recibo 14.82 Pedido de venta 14.4 Almacn

14.93

Revalorizacin de existencias
Definicin
La revalorizacin de la cuenta de stock en el Libro Mayor se debe a las modificaciones de precios o a los cambios del mtodo en la valorizacin del stock.

Explicacin
Dependiendo del mtodo de valorizacin que se use el cambio del precio medio de compra (PMC) o el precio estndar de coste (PEC) pueden variar los valores en el stock. Con la excepcin de los cambios en el precio de compra, se deben archivar las diferencias de precios en valorizacin a la cuenta de explotacin. El saldo de la cuenta de existencias se basa en las existencias reales y depende del mtodo de valorizacin. Modificar los resultados de los mtodos de valorizacin de stock en una revalorizacin de stock. Para esta revalorizacin se debe crear un asiento de entrada para que el sistema de administracin de existencias y el financiero concuerden. Ejemplo Cambio de precios Los siguientes asientos del diario se realizan si el precio del artculo vara cuando se utiliza el mtodo de precio fijo de clculo. Existencias reales: 90 Real stock: 90 Situacin anterior PEC = 80 Situacin nueva PEC = 100

La diferencia entre el antiguo y el nuevo PEC se determina y entonces se multiplica por las existencias reales. PEC (nuevo) - PEC (antiguo) = 20 ERs * (20) = 1800 El resultado del asiento del diario: Stock a Contrapartida Revalorizacin de existencias 1800 1800

Exact Enciclopedia z 323

Cambio en el mtodo de valorizacin Las existencias consisten en dos artculos. Los siguientes asientos del diario se realizarn si el mtodo de valorizacin cambia debido al precio fijo de clculo (PEC) a precio medio de compra (PMC): Artculo 1 PEC = 50 PMC = 45 ERs = 25 Artculo 2 PEC = 10 PMC = 12 ERs = 45

La diferencia entre el PEC y el PMC se determina y el resultado se multiplica por el stock real (Ers). Artculo 1 PMC - PEC = -5 ERs * (-5) = -125 Artculo 2 PMC - PEC = 2 ERs * (2) = 90

Se crean los siguientes asientos de diario: Stock del artculo 2 90 Contrapartida a Stock del artculo Vase tambin 14.9 Asiento 14.38 Cuenta del libro mayor 14.7 Artculo 14.32 Contrapartida 14.74 Modificacin de precios 14.50 Existencias 14.73 Mtodo de valoracin de existencias

35 125

14.94

Revaluacin
Definicin
Una revaluacin es un ajuste de los valores de activo y pasivo debidos a la diferencia de valor en el cambio de un moneda.

Explicacin
Su sistema de contabilidad debera ser un reflejo fiel del estado financiero de la compaa. Si, por ejemplo, algunas de las cuentas del libro Mayor son asientos en moneda extranjera y la cotizacin ha cambiado, se debern actualizar las cuentas del libro Mayor. Ocurre lo mismo con las partidas pendientes (activos y pasivos) en relacin a las cuentas secundarias del libro Mayor de deudores y acreedores. Durante la revaluacin, los balances contables del libro Mayor, son actualizados. Los movimientos del archivo no cambian. Los movimientos de revaluacin son aadidos si hay alguna diferencia.

324 z Exact Enciclopedia

 el caso de que se introduzcan cotizaciones diferentes se debe aadir un En

principio de prudencia. Esto significa que las prdidas de cotizaciones en la fecha de balance pueden ser introducidas directamente en la cuenta de explotacin, pero que las ganancias de cotizacin deberan ser introducidas slo como beneficio cuando ste ha sido realizado. La revaluacin tiene lugar automticamente en la aplicacin financiera. Una entrada est basada en las diferencias de cotizacin a ser realizadas. Una vez que esta propuesta ha sido aceptada, las entradas pendientes sern revalorizadas basndose en la cotizacin actual. Las diferencias por cotizacin son introducidas en una cuenta de revaluacin.

 cuentas generales y las partidas pendientes de deudores/acreedores slo Las

pueden ser revaluadas si se indica en los datos maestros.

 algunas casos la revaluacin no debera realizarse, por ejemplo para las En

deudas a largo plazo con cotizaciones fijas. Las cantidades con esta cotizacin fija nunca debern ser revaluadas. El proceso de revaluacin cuenta con un nmero de pasos. Antes de revaluar se puede pedir una sugerencia de revaluacin. Esta sugerencia se usa para decidir si es necesaria una revaluacin. El ltimo paso en el proceso de revaluacin es archivar el fichero de revaluacin, tras lo cual el sistema contable es actualizado. Despus de la revaluacin, se puede crear un informe y modificar/borrar la revaluacin. Sugerencia de revaluacin Antes de que se comience la revaluacin un listado de sugerencias puede ser creado. Este listado de sugerencias muestra la revaluacin por cuenta general o por partidas pendientes, y moneda. Una sugerencia ser impresa por cada cuenta general e incluyendo informacin sobre: Tipo de moneda Cantidad total de movimientos en la moneda relevante. Promedio de cotizacin histrica en la moneda relevante. Cantidad total en la moneda por defecto calculada con el promedio de cotizacin histrica. Cotizacin actual. Cantidad total en la moneda por defecto calculada con la cotizacin actual. Diferencia entre el historial y la cantidad actual en la moneda por defecto. aparecer en la pantalla y mostrar la cantidad de 0,00 (si la moneda por defecto son florines holandeses).

 la revaluacin no afecta a las cuentas generales, una nota de sugerencia Si  cuenta general slo puede ser revaluada si es indicado en los parmetros de Una
cuentas generales.

Exact Enciclopedia z 325

Crear un archivo de revaluacin Si la sugerencia muestra que la revaluacin ser til, se debe crear un archivo de la revaluacin. Antes de que la revaluacin tenga lugar, se requiere una informacin de nmeros de cuenta, fechas y el centro de cuentas (para el resultado de revaluacin).

 resultado de revaluacin puede ser archivado en el centro de cuentas que se El

seleccione. El centro de cuentas que se indic cuando se creo el archivo de revaluacin, precede sobre el centro de cuentas enlazado a la cuenta de revaluacin Modificar el archivo de revaluacin Antes de que la revaluacin tenga lugar, se pueden cambiar los archivos de revaluacin de distintas maneras, p.e. por modificacin, aadir o borrar cuentas generales o partidas pendientes. La moneda y la cantidad referida son mostradas, como son el promedio de cotizacin y la cantidad de revaluacin.

 Puede, por ejemplo, que se quiera excluir un partida pendiente especfica ya que
se espera el pago de uno de los deudores a corto plazo. Guardar un archivo de revaluacin Se puede guardar un archivo de revaluacin despus se realiza un informe de revaluacin. Una vez que toda la informacin se introduce, el asiento de diario es realizado y archivado. El tipo de asiento que se realice depende de la cuenta de balance utilizada (activos o pasivos), y fluctuaciones en cotizacin.

 asientos del diario son archivados directamente y la informacin final no se Los

puede cambiar. Vase tambin 14.75 Moneda 14.36 Cotizacin 14.6 Archivar

14.95

Sistema financiero de activos

Definicin
Un activo fijo es un medio de produccin duradero como por ejemplo un edificio o una mquina. El valor de los activos decrecer despus de la compra. Este decrecimiento se denomina amortizacin. La amortizacin se registra en el Libro mayor.

 trmino activo unitario tambin se utiliza en lugar de Activo, para El

distinguir entre activos unitarios, lotes y grupos de Activo.

326 z Exact Enciclopedia

Explicacin
Inicializar un sistema financiero de activo fijo Antes de comenzar a utilizar un sistema financiero de activo fijo, deben considerarse las siguientes preguntas: Cmo deberan estar organizados los activos fijos en el sistema financiero? Cuntos periodos quiere utilizar en un ejercicio contable? Qu mtodos de amortizacin quiere utilizar? Qu mtodo de amortizacin quiere utilizar para registrar la amortizacin en su sistema financiero contable? Es posible utilizar un mtodo adicional para hacer una distincin entre la amortizacin fiscal y econmica.

Estructura del sistema financiero de un activo fijo Los activos fijos se estructuran utilizando grupo de activos, lote de activos y activos: Grupo de activos El grupo de activos proporciona el enlace entre el sistema financiero de un activo fijo y el Libro mayor. Cada grupo de activo contiene enlaces con las cuentas del libro mayor utilizadas para contabilizar compras, ventas y revalorizaciones del activo. Lote de activos Los activos no estn enlazados directamente al grupo de activos. Cada grupo de activos puede tener varios lotes de activo y cada lote de activo puede tener varios activos. Activos Los datos de activo, como el valor de compra y el ao y periodo en que comienza la amortizacin, se registran por activo.

Tablas de amortizacin Las tablas de amortizacin contienen todos los datos requeridos para calcular la amortizacin peridica de los activos. Los importes de amortizacin por activo dependen en: La tabla de amortizacin enlazada al activo en cuestin. Los datos de activo, como el precio de compra y cuando comienza el periodo de amortizacin.

Las tablas de amortizacin deberan estar enlazadas a los grupos de activos. La tabla de amortizacin del grupo de activos aparecer como sugerencia cuando se enlaza un lote de activos a un grupo de activos. Sin embargo, es posible enlazar otra tabla de amortizacin al lote de activos. De esta manera, se pueden utilizar distintas tablas de amortizacin por grupo de activo. Aunque la amortizacin referente a los activos se calcula utilizando distintas tablas de amortizacin, los asientos de amortizacin se crearn en las mismas cuentas del libro mayor.

Exact Enciclopedia z 327

Registrar los asientos de activos en el Libro mayor Los siguientes asientos deben registrarse en el Libro mayor: Compra de activos Amortizacin de activos Venta de activos Revalorizacin de activos Prdida de activos

Vase tambin 14.15 Balance 14.5 Amortizacin 14.44 Ejercicio contable 14.92 Registro de Serie/lote

14.96

Subcuenta
Definicin
A parte del sistema contable financiero se pueden usar varias subcuentas para los campos contables especficos. Mas concretamente estas subcuentas son adicionales al Libro Mayor, pero la mayora de ellas estn completas, en las cuentas contables independientes.

Explicacin
Enlazar una subcuenta al sistema de contabilidad financiera. El tipo de enlace depende del tipo de subcuenta. Las subcuentas de deudores y acreedores estn completamente integradas al Libro Mayor. Las otras subcuentas (p.e. sistema de contabilidad de stock) son sistemas contables independientes, se establece un enlace a travs de los diarios de entrada. Estos deberan crearse automticamente Subcuentas de deudores y acreedores Estas subcuentas se guardan a travs de las contrapartidas de los diarios de compra y venta. Cuando se realiza una entrada en el diario de compra o venta, se crea automticamente una partida pendiente en una de las subcuentas. Cuando se introduce un pago, utilizando las cuenta de deudores o acreedores las subcuentas se actualizan (enlazadas a un diario de compra o venta).

Resumiendo, las subcuentas de deudores y acreedores se mantienen al da para cada entrada que se realice.

328 z Exact Enciclopedia

Otras subcuentas Otras subcuentas se guardan independientemente en el sistema contable financiero. Los asientos que se anotan estn directamente relacionados con la subcuenta y generalmente no hay que registrar ninguna informacin contable. Para actualizar el sistema financiero contable deben contabilizarse los asientos en la subcuenta. En la mayora de los casos las cuentas del libro mayor que se utilizan en los diarios de entrada se enlazan a los datos maestros, p.e. en los enlaces del libro mayor. Despus de realizar los as asientos de diario se deben examinar y archivar en el sistema contable financiero Contabilizar no es obligatorio, pero a menudo es necesario para elaborar informacin. Si Vd. no quiere utilizar los diarios de entrada actuales, brrelos del sistema financiero contable antes de archivarlos.

 asientos de diario no es pueden crear desde las subcuentas. Introducirlos Los

manualmente, una vez que han sido borrados, puede ser muy complicado. Vase tambin 14.1 Acreedor 14.40 Deudor 14.41 Diario 14.38 Cuenta del libro mayor 14.80 Partida pendiente

14.97

Unidad de coste
Definicin
En el libro Mayor, los gastos se registran segn los tipos de costes, p.e. alquiler, salarios, etc. Adems pueden distribuir estos gastos entre centros de coste y/o unidades de coste para registrar los costes de una manera distinta, p.e. por producto o por departamento. Al utilizar centros de coste y unidades de coste, Vd. se formar una idea ms clara sobre la estructura de costes de su empresa. En general, los productos se utilizan como unidad de coste.

Explicacin
Aunque las unidades de coste sirven generalmente para registrar gastos soportados por o para determinados productos, los podr utilizar con otros propsitos .Es posible distribuir los costes e ingresos dentro de unidades de coste. Puede presupuestar una unidad de coste as podemos valorar si un producto proporciona beneficio. Introducir asientos en unidades de costes Los asientos pueden introducirse de dos formas: Directamente en la contabilidad financiera. Indirectamente, por ejemplo al introducir pedidos/facturas de compra, o pedidos /facturas de venta.

Exact Enciclopedia z 329

Entradas directas en la contabilidad financiera. Puede seleccionar una de las unidades de coste posibles para la cuenta del libro Mayor, despus de seleccionar una cuenta del Mayor en la lnea de entrada. Entradas indirectas Se pueden realizar asientos en unidades de coste, fuera de la contabilidad financiera p.e. al introducir pedidos de compra, facturas o amortizaciones. Solamente puede seleccionar una unidad de coste si la entrada repercute finalmente en el diario. Actualizar fichas de unidades de coste Las fichas de unidad de coste se actualizan cuando se archivan los asientos del diario. Las entradas realizadas fuera de la contabilidad financiera debern primero contabilizarse y despus ser archivadas. En algunos listados de unidades de coste, puede recuperar tanto los movimientos como las entradas que todava han de archivarse. Estos listados no incluyen los asientos de otras aplicaciones que todava no han sido contabilizados.

 importes del IVA que se han introducido con un cdigo de IVA no aparecen Los
en las fichas de unidades de coste. Vase tambin 14.61 Hoja de distribucin de costes 14.18 Centro de coste 14.9 Asiento 14.6 Archivar

14.98

Unidades y paquetes
Definicin
Las unidades y los paquetes se usan para definir, por artculo, las distintas cantidades y paquetes en los cuales el artculo es comprado y vendido. Para definir el factor de conversin se utiliza la proporcin entre una unidad comprada y una vendida.

Explicacin
Las diferentes unidades y paquetes son: Unidades de compra Paquetes de compra Unidades de venta Paquetes de venta

Unidades y paquetes de compra Generalmente las compras se introducen en los paquetes de compra. Para cada paquete de compra se definen las unidades de compra, que consisten en el nmero de unidades en un paquete.

330 z Exact Enciclopedia

Ejemplo Vd. compra vino en barriles y cada barril contiene 100 litros. El paquete de compra es el barril y las unidades de compra son los litros. El nmero de unidades compradas por el paquete comprado es 100. Unidades y paquetes de venta Los paquetes y unidades que se venden pueden diferenciarse de los que compra. Para cada paquete de venta se define las unidades de venta de las que consiste y el nmero de unidades por paquete.

 cantidades en el sistema logstico de administracin se dan siempre en Las

paquetes de venta. Ejemplo Vd. vende vino en cajas y cada caja contiene 12 botellas de vino de 0,7 litros. El paquete de venta es la caja y la unidad de venta es la botella. El nmero de unidades de venta por paquete de venta es 12. Factor de conversin El factor de conversin es necesario cuando la unidad de compra y la unidad de venta de un artculo son diferentes. El factor de conversin proporciona la respuesta a la pregunta Cuntas unidades de venta hay en una unidad de compra? Ejemplo La unidad de compra es el litro, las unidades de venta son las botellas de 0,7 litros. En este caso el factor de conversin es 1,43 (unidad de compra/unidades de venta).

 modo en que se definan las unidades de compra y venta afectan al factor de El

conversin. Si la unidad de compra y el paquete de compra son iguales (barril de 100 litros), el factor de conversin es 142,8 (100/0,7). Vase tambin 14.7 Artculo 14.10 Asiento de compra 14.11 Asiento de venta

Exact Enciclopedia z 331

332 z Exact Enciclopedia

Indice

334 z Indice

Indice segn funcin

[Contabilidad, Introducir, Entrada] [Editar, Copiar] [Editar, Cortar] [Editar, Pegar] [Editar, Buscar] [Editar, Deshacer] [Fichero, Abrir] [Fichero, Administrador, Grupos de usuarios] [Fichero, Administrador, Importar usuarios de la red] [Fichero, Administrador, Parmetros] [Fichero, Administrador, Usuarios] [Fichero, Borrar] [Fichero, Cerrar] [Fichero, Conversin Euro] [Fichero, Copia seguridad/Restaurar] [Fichero, Impresora formularios] [Fichero, Men del usuario] [Fichero, Nuevo] [Fichero, Parmetros de la Impresora] [Fichero, Parmetros de usuario] [Fichero, Salir] [Mantenimiento de sistema, Control de ficheros, Gestin de base de datos] [Mantenimiento de sistema, Control de ficheros, Renumerar, Renumerar] [Mantenimiento de sistema, Empresa, Borrar datos maestros] [Mantenimiento de sistema, Empresa, Copiar empresa] [Mantenimiento de sistema, Formatos, Enlazar, Deudores] [Mantenimiento de sistema, Formatos] [Mantenimiento de sistema, Informes, Todos] [Mantenimiento de sistema, Support, Ini editor] [Mantenimiento de sistema, Support, Ini viewer] [Mantenimiento de sistema, Support, Lista de ficheros] [Mantenimiento de sistema, Support, Reparacin de ficheros] [Men, Editar] 83 4 4 4 4 4 47 148 145 144 145 49 49 90 141 123 38 46 123 102, 113 42 157 156 156 48 122 88 134 164 164 164 163 4
Indice z 335

[Parametrizacin empresa, Contabilidad, Euro Wizard] [Parametrizacin empresa, Contabilidad, Libro mayor, Enlaces libro mayor] [Parametrizacin empresa, Contabilidad, Monedas, Cotizaciones] [Parametrizacin empresa, Contabilidad, Parmetros, General] [Parametrizacin empresa, General, Parmetros]

75 79 82 79 102, 103, 107 109 80

[Parametrizacin empresa, General, Tabla perodo/fecha, Mantenimiento] [Parametrizacin empresa,Contabilidad, Monedas, Moneda]

336 z Indice

Indice alfabtico

A
Abrir Empresas 34, 46 Abrir Empresa 6 Abrir balances Para nuevo ejercicio contable 242 Abrir periodos 316 Acreedor Cdigo de IVA 170 Acreedores 304 Bloqueo 169 Categoras 169 Codificacin 211 condensar tarjetas de acreedores 217 Contrapartidas 222 Descuentos de cantidades 289 Subcuenta 328 Activos 326 Nmero de periodos 315 Actualizacin De cuenta del libro mayor 234 Actualizacin del stock 297 Actualizaciones 239 Actualizar Exact Globe for Windows 31 Acuerdo de compra 307 Acuerdo de precios 235 Acuerdos de mantenimiento 54 Acuerdos de precios 171, 291, 297 Acumulados 239 Administracin de stock Contrapartidas 222 Adquisiciones intracomunitarias 292 Ajuste de descuentos Cdigos anulacin 212 Albarn de entrega 174 corregir 175 impresin 175 albarn de entrega de prueba 174 Albarn de entrega final 175 Almacenes 176 Bloquear 176 Localizacin 176 Amortizacin Acumulativa 178 Asientos 178 Amortizacin decreciente 177

Amortizacin lineal 177 Aadir Campos 157 Indices 157, 160 Aadir una lnea de entrada 6 Anlisis de antigedad 301 Anlisis de calidad 301 Analizar Acreedores, Clientes, Artculos 221 Perspectivas 261 Aprobar con autorizacin 199 Archivar 85 Informe 276 Listado de asientos a archivar 278 Archivar fechas 264 Archivar nmeros 179 Archivo control de consistencias 225 Archivo de revaluacin Guardar 326 Modificar 326 archivos 206 Archivos de demostracin 19 Archivos de revaluacin Crear 326 Archivos generales Convertir 59 Artculo de fabricacin 183 Artculo serie/lote 322 Artculos 287 Codificacin 210 Condensacin de transacciones 217 Contrapartidas 223 Descuentos de cantidades 289 Informacin dinmica 180 Informacin permanente 180 Modificacin de precios 297 recuperar desde pedidos en espera 313 situar pedidos en espera 312 Artculos de diario, vase asientos 184 Artculos de fabricacin 182, 287 Lista de explosin 288 Lista de implosin 288 Valor aadido 289 Artculos de stock 182 Artculos de venta 182 Artculos discontinuos 182 Artculos en serie 321 Artculos internos 182 Artculos recibidos Asientos del diario 188
Indice z 337

Artculos sin cargo Artculos Texto Asiento de contrapartida Asientos Archivar Asientos transitorios Comprobar Correcciones Correcciones despus de la consolidacin Desde subcuentas Informe de asientos Operaciones Recurrir Unidades de coste Asientos Asientos archivados Asientos de correccin Periodo extra Asientos de eliminacin Asientos del diario Existencias iniciales Asientos preliminares Despus de la consolidacin Asientos transitorios Asistente Copia de seguridad/Recuperar Asistente de conversin Atencin al cliente Textos de ayuda Aumentos Autoexec.bat AUTOEXEC.EVW AUTOEXEC.NCF Autorizacin Albarn de entrega Confirmacin de pedido de ventas Factura de compra Facturas del registro de facturas Importes Incapacitar Pagos pedidos de venta Autorizar Cuadros de comprobacin Opciones Avisos Avisos Acciones Ayuda Ayuda al cliente Editor INI Funciones Internacional Listado INI
338 z Indice

172 182 198 179 242 278 187 219 329 278 304 198 329 184 304 315 220 252 219 242 141 57 163 163 187 103 20 21 174 219 200 321 199 199 200 200 7 7 91 91 98 164 163 166 164

Llamar a Exact Local Por telfono Reparacin del archivo Ayuda al cliente por telfono Ayuda en pantalla

164 165 165 163 164 4, 6

B
Balance Clasificaciones de cuentas Balances Introducir el de aperturaBancos Tipos Bankleitzahl Base de datos Instalacin Belgas cuenta bancarias Bloque Valor preferido Bloquear Informacin Bloquear deudores Borrar Datos maestros Borrar la lnea de entrada Botn derecho del ratn Botones de opciones Botones en Exact Buffers Buscar En archivos Informacin Bsqueda Listados de opciones Bsqueda de Datos 208 200 201 229 231 20 229 6 42 237 155 6 7 41 6 30 39 40 7 7

C
Calc. de euros 68 Calculadora de euros 83, 84 Clculo Fecha de vencimiento 264 Precisin 316 Clculo del coste real 274 Cambiar Valor preferido bloqueado 6 Cambios despus del Euro Wizard E-Facturacin 88 E-Pedidos Venta 88 E-Stock 86, 88 Cambios despus del Euro Wizard

E-Contabilidad 86, 88 E-Pedidos Venta 86 E-Proyecto 86 Todas las aplicaciones 77, 78, 85, 87 Todos los paquetes 84, 85 Campos 206 Aadir 157 Convertir los campos definidos por el usuario 54 Campos (Des)activar 6 Cancelar la ltima accin 5, 6 Cantidades Cdigos anulacin 212 Caracteres Parmetros 107 Cargos de pago Cdigos anulacin 213 Categoras Acreedores 169 Ceder Derechos 149 Centros de coste 207 Centros de costes Hoja de distribucin de costes 273 Cerrar Empresas 49 Exact 42 Cerrar periodos 316 Cheques Diseos 241 Ciudades 108 Clasificar cdigos 229 Cl RIB 231 Clientes 236 condensar tarjetas de cliente 217 Clientes estadsticas de ingresos 247 estado de saldos 247 Clientes de mostrador 258 Code tablissement 231 Code guichet 231 Codificacin 209 Codificar partidas 83 Cdigo adicional para un artculo 211 Cdigo artculo 180 Cdigo Cuenta Cliente 231 Cdigo de bsqueda Solicitar datos utilizando 7 Cdigo de cliente 170 Cdigo de entidad 231 Cdigo de IVA Acreedor 170 Cdigo de oficina 231 Cdigo personal 200

Cdigos Anulacin 212 Cdigos anulacin 212, 305 Cdigos de bsqueda 211 Cdigos factura 213 ejercicios contables 214 Facturas recurrentes 214 Cdigos IVA Ligar a cuentas del libro mayor 234 Cdigos postales 108 Colores 113 Comentarios 42 Comenzar Exact 34 Exact con E-Seguridad 34 Compradores 215 Comprobacin alternativa doble 229 Comprobacin de caja 215 Comprobacin de mdulos estndar 229 Comprobacin de validez 199 Comprobacin de validez Bankleitzahl 231 Comprobacin alternativa doble 229 Comprobacin periodo-fecha 185 Comprobaciones Autorizacin 199 comprobaciones de La cl RIB 231 comprobaciones de validez 228 comprobaciones de validez 97 test 229 Cdigo Cuenta Cliente 231 comprobacin de mdulos estndar229 Comprobaciones Periodo-fecha 216 comprobaciones validez test 11 230 Comprobante 18 Conciliacin Borrador 217 Cuentas bancarias 217 Definitiva 217 Conciliacin bancaria 217 Conciliacin definitiva 217 Conciliacin en borrador 217 Condensaciones 217 Condicin de pago 170, 308 Condiciones de pago 238 Config.sys 102 Confirmacin de pedido de ventas 218 Confirmacin final de pedido de ventas 219 Confirmaciones Pedido de venta 218 Confirmaciones pedidos venta Diseos 241
Indice z 339

Consolidacin Correcciones 219 Consolidacin Asientos de eliminacin 220 Consulta rpida 221, 301 Consultar 6, 7 Contabilizacin Facturas del registro de facturas 321 Contabilizar facturas 213 Contables Intercambiando copias de seguridad 55 Continuar Para perspectivas 262 Post-venta 263 Contrapartidas 237 Cuentas del libro mayor 222 Diarios 222 Contrapartidas estndar 222 Contrasea 138 Contrasea Modificar 143 Contraseas 18 Control de clientes 223 Control de consistencia facturas 225 importe 225 IVA 225 partidas pendientes 225 pedidos de venta 225 Control de consistencia-lnea de texto 225 Control de consistencias archivo 225 Control de crdito para clientes 286 Controles de consistencia Antes y despus de la conversin 61 Controller 143 Conversin Acciones despus de la terminacin 60 Controles preliminares generales 55 Controles preliminares por paquete 56 Conversin de prueba 56 Dependientes de la empresa 59 Fichero de registro 60 Ficheros 53 Independientes de la empresa 59 Informe de error 60 Mensajes de error 61 Por empresa 55 Preparaciones 55 Realizar 57 Copia de seguridad Asistente 141 Proceso 226 Soporte 226 Copiar
340 z Indice

Datos maestros 48 Empresas 48 Mens de usuarios 38 Copias de albaranes 53 Copias de facturas 53 Copias de seguridad 226 Intercambio DOS-Windows 55 Corregir Albarn de entrega 175 Costes de transporte 172 Cotizaciones 68, 97 En listados 85 Fija 97 Mantener 82 Representacin 81, 97 Representacin Anglosajona 85 cotizacin 227 Creacin del grupo del artculo 270 Crear Empresas 45 Tabla periodo-fecha 108 Crear Empresa 6 Grupos 147 Usuarios 145 Crystal Reports 54 Cuadro de listados 40, 41 Cuadro de listados Ordenar la informacin diferente 40 Recuperar 39 Cuadros de comprobacin 41 Cuadros de dilogo Selecciones 129 Cuadros de dilogos 39 Cuenta bancarias 228 Cuenta bancarias alemn 231 Belgas 229 Britnica 229 comprobaciones de validez 228 espaol 231 francesas 231 holandesas 230 tipos 228 cuenta bancarias alemanas 231 cuenta bancarias britnicas 229 cuenta bancarias espaolas 231 cuenta bancarias francesas 231 Cuenta de contrapartida 169 Cuenta de diferencias de precio Grupo del artculo 272 Cuenta de existencias Grupo del artculo 272 Cuenta de ingresos 272

Cuenta de ingresos procedentes del extranjero Grupo del artculo 272 Cuenta de prdidas y ganancias 231 Clasificacin de cuentas 208 Cuenta de ventas a precio de coste Grupo del artculo 272 Cuenta del libro mayor Codificacin 211 Cuenta descuentos Grupo del artculo 272 Cuentas Cuentas del libro mayor 208 Gastos 283 Ingresos 283 Neutras 284 Cuentas bancarias Conciliacin 217 No se pueden introducir 48 cuentas bancarias holandesas 230 Cuentas de cobertura 275 Cuentas de costes de control 274 Cuentas de gastos 274 Cuentas de gastos coste de distribucin275 Cuentas de ingresos 283 Cuentas del balance 231 Cuentas del libro mayor 231 Activos 178 Asientos y operaciones 184 Contrapartidas 222 Emparejar cantidades 243 Grupo de artculos 272 Grupo del artculo 270 Resultados parciales de estados financieros 233 Cuentas en blanco 233 Cuentas en blanco 233 Cuentas generales condensar operaciones 217 cuentas de cobertura para distribucin de costes 275 cuentas de control de costes para la distribucin de costes 274 Cuentas de gastos para distribucin de costes 275 Cuentas de gastos para distribucin de costes 274 Cuentas subtotales 233 Cuentas subtotales 233 Cuentas transitorias Emparejar operaciones 243

D
Datos

Bsqueda de 7 Bsqueda en un listado de opciones 7 Datos bancarios 237 Datos de 22540 E-Seguridad Impresin 55 Datos de direccin Ajustar el formato 107 Datos de INTRASTAT 238 Datos de IVA 238 Datos maestros Borrar 155 Codificacin 210 Descripciones en vario idiomas 101 Organizar 155 Renumerar 156 Datos maestros Ordenar 40 Datos NCD 236 Decimales 316 Declaracin IVA Diseos 241 Declaraciones de INTRASTAT 280 Definir Mens de usuarios 37 Defrag 31 Departamentos empresas 245 Derechos de acceso Ficheros de Exact 140 Por fichero/directorio 139 Por usuario 138 Derechos de administrador Instalacin en un servidor NT 19 Derechos de red, suficiente 56 Derechos de supervisor Instalacin en un servidor Novell Netware 19 Desautorizar Cuadros de comprobacin 7 Opciones 7 Descripcin Empresas 46 Descripcin de artculo extra 171 Descuento 170 Descuento acreedor 235 Descuento de ajuste 235 Descuento deudor 235 Descuentos 235, 289, 291 Acuerdos de precios (slo ventas) 171 porcentajes 238 Descuentos de cantidades 289 Deshacer la instalacin 17 Deudor a entregar 236 Deudor a facturar 236 Deudor de mostrador 237
Indice z 341

Deudor de pedido de venta 236 Deudores 236, 304 Agrupar 237 Codificacin 211 Descuentos de cantidades 289 Subcuenta 328 Diario de compras 189 Diario general Asiento de compra 189 Diario general 239 partidas pendientes que no estn en estadsticas de ingresos 248 Diarios 239 Archivar nmeros 179 Cerrar y abrir periodos 316 Contrapartidas 222, 223 Convertir 77 Diarios de ajuste 239 Diarios de ajustes 305 Diarios de banco 239 Diarios de bancos 185 Diarios de caja 185, 239 diarios de caja las partidas pendientes que no estn en estadsticas de ingresos 248 Diarios de compra 185, 304 Diarios de compras 239 Diarios de venta 185 Diarios de ventas 239, 304 Diferencia en pagos 240 Diferencias de pago Cdigos anulacin 213 Diferencias del clculo del Euro 75 Dgitos de control 231 Dinero no distribuido 186 Direccin de entrega 245 Directorios 27 Empresas 46 Diseo Albarn de entrega 174 Diseos 241 Confirmacin de pedido de ventas 218 Enlazar 122 Estropear 241 Formatos 117 Informacin sobre acuerdos de precios 174 Distribuidores 164 Documento de pedido de compra Diseos 241 Documento de prstamo Diseos 241 Documentos 206 Impresin 124 Documentos de giro
342 z Indice

Diseos Documentos oficiales DOS Optimizacin DOS comandos archivos Buffers EMM386 File handles HIMEM.SYS Path Share Smartdrv

241 69, 87 29 29 30 29 29 29 30 30 30

E
E-Centro de Coste 54 E-Contabilidad Cambios despus del Euro Wizard 86 88 E-Distribucin de Costes 54 Editar Mens de usuarios 38 E-Facturacin Cambios despus del Euro Wizard 88 E-Formato Aadir campos 118 Campos de clculo 119 Campos de la base de datos 118 Campos de texto 119 Imgenes 120 Marcos 119 E-General Mdulos 12 E-Informes 12, 54, 132 Ejercicio contable 242 Asientos 185 cdigos factura 214 Ejercicios contables Periodos por ejercicio contable 315 Eliminar Empresas 49 Eliminar ratios de deuda 221 Emisiones internas 302 Emparejar 243 Empresa Nmero 46 Empresas 45, 245 Abrir 34, 46, 113 Acceso denegado 35 Cerrar 49 Cdigo de bsqueda 46 Copiar 11, 48, 245 Crear 11, 45 Datos adicionales 48

Descripcin 46 Directorios 46 Eliminar 49 Parmetros 11, 107, 245 Recuerde la ltima 113 Ruta del archivo 46 Empresas Abrir 6 Crear 6 Directorios 245 E-Multi Moneda 83 Enlaces libro mayor 75 Enlazar Diseos 122 Entradas 83 Archivar 85 Centros de coste 207 Proceso 85 Entradas Periodos 315 Entrega de bienes 245 Entregas intracomunitarias 292 E-Pedidos Venta Cambios despus del Euro Wizard 88 Cambios despus del Euro Wizard 86 E-Proyecto Cambios despus del Euro Wizard 86 E-Renumerar 12, 156 Errores 91 Errores Acciones 91 E-Seguridad 12, 142 Comenzar Exact 34 E-Seguridad Abrirlo por primera vez 143 Ceder derechos 149 Controller 143 Crea usuarios 145 Crear grupos 147 Derechos contradictorios 150 Derechos de grupo y derechos de usuario 150 Derechos prioritarios 150 Supervisor 142 esquema de peso 230 Esquema de peso 229 Estadsticas de Comercio 279 estadsticas de compra 215 estadsticas de ingresos 247 Estado de prdidas & ganancias 247 Estado de saldos 247 Estndares de valoracin 177 Estndares de valoracin de activos 177 Estimacin de costes Coste de clculo 273

E-Stock Cambios despus del Euro Wizard 86 88 Estructura de men en Exact 6 Estructura del men Trayectos 4 Estructura modular, modificaciones 54 Etiquetas Diseos 241 Etiquetas de artculo Diseos 241 Etiquetas de factura Diseos 241 Etiquetas de recibo Diseos 241 EU Listas de ventas Idioma 103 E-Unidad de Coste 54 Euro 67, 72, 96 Clculo de diferencias 83 Cambiar al euro 69 Consideraciones 70 Cotizaciones En listados 85 Diferencia de clculo 85 Estrategia de transicin aconsejable 72 Fase de transicin 69, 72, 73, 74, 77 89, 96 Fase transicin 77 Euro fase de transicin 68 Euro Conversion Wizard 70, 72, 73, 97 Controles 90 Cuando procesar 73 Cundo procesar 89 Preparaciones 89 Utilizar 73, 89, 90 Euro Wizard 70, 72, 74, 97 Cambios despus de procesarlo 77 Preparaciones 74 Utilizar 73, 75 Exact Llamar a ayuda al cliente 164 Exact y el euro 68 Exact Globe for Windows Acceso denegado 35 Actualizar 31 Comenzar 34 Comenzar con E-Seguridad 34 Estructura del directorio 27 Instalacin 11, 16 Modificar el nombre de la licencia 32 33 Modificar la licencia 32, 33
Indice z 343

Mdulos E-General 12 Salir 42 Exact Globe for Windows Ayuda en pantalla 4, 6 Botones 6 Buscar datos 4 Estructura de men 6 Estructura del men 4 Funcionalidad decisiva 4 Portapapeles 4 Existencias 248 Calculadas 248 Constante 248 Dinmicas 248 Existencias calculadas Stock almacenado 250 Stock disponible 250 Stock econmico 251 Stock libre 251 Existencias constantes Existencias mximas 250 Existencias mnimas 250 Nivel de pedido de compra 250 Tamao del pedido de compra 250 Existencias dinmicas Existencias a facturar 250 Existencias en proceso 249 Existencias en produccin 249 Existencias pedidas e impresas 249 Existencias reales 249 Existencias recibidas 249 Existencias reservadas en espera 249 Facturas a recibir 250 Mercancas a recibir 250 reserva de existencias pedidas 249 Existencias disponibles 180 Existencias iniciales 252 Asientos del diario 252 Existencias reales 252 Exportar 6, 117, 124 Extractos bancarios Casar el saldo final 217

F
factor de conversin Factura Factura de compra Autorizacin Factura de mostrador Cdigos factura Factura de prueba Facturas Asientos en los diarios de venta y compra
344 z Indice

331 253 256 200 214 254 87 185

Descuentos de cantidades 289 Diseos 241 Nmeros de documento 184 Nmeros de facturas basados en los nmeros de asiento 214 Pago en efectivo 259 registro 256 Facturas Control de consistencia 225 Facturas de compra Asientos del diario 188 Descuentos de cantidades 289 Facturas de los diarios por cdigos factura 213 Facturas de mostrador 255 Facturas de mostrador 258 Partidas pendientes 306 Facturas del diario de ventas por cdigos factura 213 Facturas finales 254 Facturas globales 255 Facturas nuevas 321 Facturas por servicios 258 Facturas recurrentes Cdigos factura 214 Facturas recurrentes 254 fase de realizacin 260 Fase del pedido de venta 263 Fase en perspectiva 261 Fase post-venta 263 Fecha de entrega 307 Fecha de ingreso 97 Fecha de vencimiento Clculo 264 Partidas pendientes 264 Plazos de pago 264 Fecha de vencimiento 264 Fecha del pedido de compra 307 Fecha entrada Controlar consistencia con periodo de entrada 216 Fecha final de vencimiento 264 Fechas 185 Fecha de vencimiento 264 Fechas de entrada 264 fichas del libro Mayor Totales por periodo 247 Ficheros de demostracin 11 Ficheros de entradas Eliminacin durante la conversin 57 File handles 29 Filiales empresas 245 Formato cta. banco 228 Formato de la impresora 123

Formatos Controles despus de la conversin 61 Convertir 59 Diseos 117 Impresoras 117 Formulario de pedido de compra 266 Imprimir 268 Formularios Diseos 241 Impresin 124 Impresoras 123 Informacin sobre acuerdos de precios 174 Frmulas de propuesta de compra 265 Funcin de ayuda 4, 6, 163 Funcionalidad decisiva 4 Funciones Acceso denegado 35 Comenzar 37 Opciones limitadas del usuario 35 Funciones de entrada (Des)activar campos 6

H
Hardware Proteccin Hoja de distribucin de costes Cambiar el mtodo de distribucin Distribucin jerrquica 137 273 274 274

I
Idioma Servicio internacional de ayuda al cliente Idiomas Descripciones de datos maestros Documentos Oficiales Estndar Interface Importe control de consistencia Importes Autorizacin Precisin Importes s negativos de caja Impresin Albarn de entregas Documentos Formularios Impresoras Diseos Formularios Impresoras de formulario Usuarios Impresoras del usuario Imprimir Confirmacin de pedido de ventas Imprimir Listados Impuesto sobre el valor aadido Indice Indices Aadir Informacin Recuperacin usando selecciones/listados Informacin Bloquear Buscar Introducir Modificar Informacin sobre la compra Informe de asientos Informes Informes de IVA 166 101 101 102 101 102 225 199 316 215 175 124 124 241 123 241 123 123 117 219 6 281 40 160

G
Gastos Distribucin a unidades de costes 329 Distribucin en los centros de coste207 Hoja de distribucin de costes 273 Gastos directos 273 Gastos indirectos 273 General Parmetros 107 Generar Listados 131 Glosario 96 Grficas 131 Grupo de artculos Cuentas del Libro 272 Grupo de facturas con cdigo factura 213 Grupo del artculo 270 Cuenta de diferencias de precio 272 Cuenta de existencias 272 Cuenta de ingresos 272 Cuenta de ingresos procedentes del extranjero 272 Cuenta de ventas a precio de coste 272 Cuenta descuentos 272 Cuentas del libro mayor 270 Ligados al libro mayor 271 Grupos de artculos 181

129 42 40 39 40 170 278 54

Indice z 345

Idioma 103 Instalacin 11 Actualizar 31 Archivos de demostracin 19 Avanzada 19 Base de datos 20 Compacta 19 Deshacer 17 Estructura del directorio 27 Exact Globe for Windows 16 Modificar la licencia 32, 33 Normal 19 Instalacin avanzada 19 Instalacin compacta 19 Instalacin de la red 22 Instalacin de la terminal 11 Instalacin en un servidor Novell Netware Derechos de supervisor 19 Instalacin en un servidor NT Derechos de administrador 19 Instalacin estndar Unico-usuario 22 Instalacin normal 19 Intereses acumulados 224 Interface Idiomas 102 International Standardization Organization 280 INTRASTAT 54, 279 Introducir Informacin 39 Introducir una fecha en un campo 7 ISO Idiomas 280 Monedas 280 Pases 280 IVA 187 Cdigos 282 Condensacin de operaciones 217 Cuentas 282 Datos 285 Declaraciones 285 Diarios 239 Parmetros 281 Porcentajes 282 Registros 285 IVA Control de consistencia 225

L
Libro mayor 187 Licencia Comprobante 18 Contrasea 18 Modificar 32, 33 Modificar el nombre 32, 33 Nmero 164 Nmeros optativos 18 Licencias de demostracin de distribuidores 57 Lnea de crdito 169, 237, 286 Lnea de entrada Aadir 6 Borrar 6 Lnea de texto 309 Lneas de comentario 163 lneas de texto 310 Lneas de texto Control de consistencia 225 Lista de materiales 287 Niveles 288 Lista de operaciones comunitarias Diseos 241 Lista de precio 171, 238 Lista de precios 235, 289 Lista inventario 252 Listado cronolgico de deudores/acreedores 291 breve 291 histrico 291 Listado cronolgico de deudores/acreedores ampliado 291 Listado de opciones 42 Codificacin 210 Listado de opciones Aadir columnas a 7 Bsqueda 7 Listado de ventas UE 292 Listados 68, 85, 129 Codificacin 210 Estndar 131 Listados Exportar 6 Imprimir 6 Listados INTRASTAT Idioma 103 Listas de precios Modificacin de precios 297 Localizacin almacn 302 Localizacin dentro de los almacenes 294 Los parmetros de Exact Examinar 55

K
Kontonummer 231

346 z Indice

Lote de artculos

322

M
Memoria 29 Mensajes 91 Mensajes Accin 91 Men de usuarios Editar 38 Mens Modificar 35 Teclado 36 Mens de usuarios Copiar 38 Definir 37 Mens del usuarios 54 Mercaderas almacenadas 252 Mtodo de pago 170 Mtodo de pedido de compra 308 Mtodo de valoracin de existencias 295 First in First out 295 Last in first out 295 Precio fijo de clculo 295 Precio medio de compra 295 Mtodo normal de anualidad 177 Mtodos de amortizacin 177 Mtodos de amortizacin de activos 177 Mtodos de entrega 245 Mtodos de pagos 238 Modificacin de precios 297 Modificaciones de precios Cambiar los descuentos en cantidades 290 Modificaciones despus del Euro Wizard Todas las aplicaciones 83 Modificar Nombre de licencia 32, 33 Modificar Informacin 40 Mdulos 12 E Renumerar 156 E-Informes 12, 132 E-Renumerar 12 E-Seguridad 12 Mdulos E-Seguridad 142 Moneda 78 Cotizaciones 80 E-Multi Moneda 78 Tarifas fijas del euro 80 Tasas de conversin 80 Moneda Circulacin 68 Estndar 68

Secundaria 68 Moneda estndar 68, 76, 84, 96 Crear entradas 83 Moneda no UEM 97 Moneda secundaria 68, 72, 76, 84, 88, 98 Crear entradas 83 Monedas 298 Diarios 298 Estndar 47, 298 Extranjeras 298 Listado posicin 300 Monedas extranjera Pagos 299 Monedas extranjeras Facturas 299 Monedas UEM 77, 96 Movimientos 179 Movimientos Correcciones 187 Movimientos intracomunitarios 292 Muestra de la clasificacin de cuentas 208 Multimoneda 299

N
NIF/CIF Nivel pedido compra Niveles Distribucin de costes Nombres Empresas Nota de entrega Diseos Nota de recibo Diseos Notas Notas de crdito Cdigos factura Notas de crdito Notificaciones Imprimir Notificaciones Preparar Notificacin Diseos Novell Nmero de archivado general Nmero de cliente Numro de compte Nmero Empresa Nmero de control en informe de asiento/archivo Nmero de cuenta Nmero de documento 281 265 274 46 241 241 42 258 214 255 301 301 301 241 138 179 164 231 46 278 231 184

Indice z 347

Hechos financieros sin nmero de documento Nmero de identificacin del IVA Nmero de lote Pedir Nmero de pedido de compra Nmeros Telfono Nmeros de asiento Partidas pendientes Nmeros de telfono Nmeros optativos

185 170 53 307 108 305 108 18

O
Operaciones 231, 239, 304 Condensacin en operaciones simples 217 Operaciones con existencias Contrapartidas 223 Operaciones intraempresa 302 Operaciones transitorias Informe de archivo 276 Optimizar 29 Orden de clasificacin 210 Ordenar Informacin en el cuadro de listados 40 Organizar Datos maestros 155

P
Pago en efectivo Facturas 259 Pagos Asientos manuales en diarios 185 Autorizacin 200 Banco a banco 186 Paquete Multi Usuario 55 paquetes de compra 330 Paquetes de venta 331 Parmetros Ajustar/corregir 60 Aplicacin 11 Caracteres 107 Colores 113 Empresa 11, 107 Empresas 113, 245 General 107 Registro cronolgico 107 Tipos de cuenta bancaria 107 Usuarios 11, 113 Parmetros de la aplicacin 11 Parmetros del paquetes
348 z Indice

Ajustar/corregir 60 Parmetros del usuario 54 Campos definidos por el usuario 54 Partes 287 Partidas pendiente 304 Partidas pendientes Anlisis 291 Cdigos anulacin 212 Crear diarios de caja/banco 186 Fecha de vencimiento 264 Introducir pagos manualmente 185 Mxima cantidad 286 Nmero de facturas en los asientos 184 Subcuenta 328 partidas pendientes Control de consistencia 225 Paths 30 PCE Precio de coste estndar 183 Pedido automtico de compras 309 Pedido de compra 307 Pedido de ventas Confirmaciones 218 Pedidos de compra Descuentos de cantidades 289 Pedidos de compra automticos 182, 313 Pedidos de venta Autorizacin 200 Descuentos 172 Gastos 172 pedidos de venta Control de consistencia 225 Pedidos de ventas Descuentos de cantidades 289 Pedidos en espera 312 Pedidos proforma 314 Partidas pendientes 306 Pedidos sin cargo Partidas pendientes 306 Periodo 315 Periodo de amortizacin 177 Periodo ms alto 315 Periodo pedido compra 265 Periodos 185 Control de consistencia con fecha de entrada 216 Perspectivas Analizar 261 PFC Modificacin de precios 297 Planes de clasificacin Cuentas del libro mayor 232 Plantillas Diseos 241 Plazo de entrega 245

Plazos de pagos Fecha de vencimiento PMC Modificacin de precios Precio medio de compra Posiciones de stock Control despus de la conversin Post-venta continuar Precio de coste estndar PCE Precio de venta Descuentos Nuevo precio de venta Precio medio de compra PMC Precios Descuentos de cantidades Precisin Precios de compra Determine un porcentaje para los precios de venta Modificacin de precios Precios de venta Modificacin de precios Precisiones Precisin Campo Preguntas Preparaciones Conversin Presentaciones Grficas Presentaciones grficas Presupuestos Hoja de distribucin de costes Principal proveedor Proceso entradas Proteccin Medidas del Hardware Proteger Contraseas Derechos de acceso Proceso de acceso Red y sistema operativo Proteger E-Seguridad Proteger datos Proteger el acceso Protocolo compatible Proveedor principal Proveedores Proveedores estadsticas de ingresos estado de saldos

264 297 183 61 263 183 172 172 183 289 316

Prueba de Confirmacin de pedido de ventas 219

R
Ratn Recargo de crdito Compra Ventas Recibos Diseos Recibos internos Recuerde la ltima empresa Recuperar ayuda en pantalla Recurrir asientos Red Instalacin Novell Proteger Registro Facturas Registro cronolgico Parmetros Registro de facturas Autorizacin Contabilizacin Registro de serie/lote Registro en serie/lote Rehacer la accin Rehacer una accin Renumerar Datos maestros Reorganizar ficheros de DOS Representacin de tarifa Anglosajona Cotizacin Estndar Tasa de conversin Representantes Representantes fiscales Resolucin de problemas Revalorizacin de existencias Revaluacin 7 318 318 318 241 302 113 6 198 11 138 138 256 143 107 321 321 321 321 182 5 6 156 56 97 97 97 97 238 281 29 323 324

172 297 297 316 97 159 98 55 131 131 317 273 182 85 137 138 138 138 138 142 137 138 19 169 169 247 247

S
Saldo final Casar extracto bancario Saldos negativos de caja Salir Exact Scalable SQL Scandisk Seguridad 217 215 42 20 31 34
Indice z 349

Seleccin de campos 41 Seleccionar Funcin 37 Men 35 Seleccionar Cuadros de comprobacin 7 Opciones 7 Selecciones 129 Estndar 129 Selecciones estndar 129 Share 30 Smbolo de bomba 4 Sistema de resolucin 29 Sistema operativo Proteger 138 Sistemas de contabilidad 245 Smartdrv 30 Solicitar ayuda en pantalla 4 Solicitud en fro 262 SQLSTART 21 Stock de seguridad 265 Subcuentas 304, 328 Submens 37 Subtotales de los grupos de las cuentas del libro mayor 209 Sucursales Eliminacin de participaciones 221 Eliminar ratios de deuda 221 sucursales empresas 245 sugerencia de revaluacin 325 Suma de dgitos por ao 177 Supervisor 142

Trmino medio de pago test 11 test 97 Test once Tipos Parmetros de la cuenta bancaria Tipos Bancos Cuenta bancarias Tipos de campo Tipos de cuanta bancaria Parmetros Transferencia de bienes Transferencia de mercancas Trayectos Estructura del men

224 230 229 230 107 229 228 158 107 302 303 4

U
UEM Cotizaciones UEM Abandonan Unirse UMB Unico usuario Instalacin estndar Unidad de coste Unidades de compra Unidades de venta Unidades y paquetes Usuario Idiomas Usuarios Impresoras Nombre Parmetros 67, 96 85 69 69 29 22 329 330 331 330 102 117, 123 34 11, 113

T
Tabla periodo-fecha Crear 108 Tamao pedido compra 265 Tarifas Cambios despus de procesar el Euro Wizard 80 Representacin 97 Tarifas Cotizaciones 67 Tasas de conversin 67, 68 Tarifas variables 97 Tasas de conversin 97 Mantener 82 Representacin 97 Tasas fijas del euro Representacin 81 Teclado 36 Telebanking 68 Telemarketing 262
350 z Indice

V
Valor contable Valoracin econmica estndar Valoracin fiscal estndar Valoracin principal estndar Valoracin secundaria estndar Vendedores Ventas Acuerdos de precios Versiones Pedir nmero de lote Versiones de presupuesto Volver abrir periodos 178 177 177 177 177 164 171 53 317 316

W
Windows 3.1 Optimizacin 30

Wi Windows 95 Optimizacin

31

Indice z 351