O campo dos sistemas parte essencial do trabalho do administrador.

. Todo dirigente responsvel pelos procedimentos que seus subordinados adotam. Introduo Analisaremos a importante tcnica de representao grfica, que permite organizar e visualizar os sistemas de forma racional, clara e concisa, facilitando seu entendimento geral por todos os envolvidos. A mais utilizada tcnica o fluxograma. Por meio desse que pode-se representar vrios fatores e variveis que ocorrem no sistema, os circuitos de informaes correlacionadas ao processo decisrio, bem como as unidades organizacionais envolvidas. Mtodos administrativos so os meios manuais, mecnicos ou eletrnicos pelos quais as operaes administrativas individuais e/ou das unidades organizacionais so executadas. Abordagens Mtodos- diz respeito a maneira como executado o trabalho; Processos - com o tipo de trabalho feito; Sistema corresponde quando conjunto de processos relacionados. Rapidez no circuito de informaes, economias de mo de obra, de material, exatido das tarefas executadas, so obtidas pela simplificao dos mtodos administrativos. Objetivo Conhecer os principais aspectos das representaes grficas que visam auxiliar o analista de OSM com tarefas bsicas: Responder ao final: Quais so as tcnicas de representao grfica a disposio do analista de OSM? O que representa a tcnica de fluxogramas? Como o analista de OSM pode utilizar, da melhor maneira possvel, a tcnica de representao grfica? Tcnica do Fluxograma: Deve ser estudado com profundidade, pois o fluxograma de uso intenso e universal. Ele representa com clareza, com racionalidade, com lgica e sintese as rotinas ou procedimentos que estejam envolvidos documentos , informaes recebidas, processadas e emitidas, bem como seus respectivos responsveis e/ou unidades organizacionais. Por meio de smbolos convencionais, representa de forma dinmica o fluxo de trabalho, ou a sequencia normal de trabalho. Mostra como se faz o trabalho e analisa problemas cuja soluo interessa diretamente ao exerccio de uma administrao racional. Identifica a circulao de documentos e formulrios entre diversa unidade org. da empresa, ou entre pessoas.

 utilizado para pesquisa de falhas na distribuio de cargos e funes, nas relaes funcionais, na delegao de autoridade, na atribuio de responsabilidades e em outros aspectos do funcionamento do processo administrativo. Conceito de Fluxograma Fluxograma a tcnica de representao grfica que apresenta a sequncia de um trabalho de forma analtica, caracterizando as operaes, os responsveis e/ou unidades organizacionais envolvidos no processo. Nomenclaturas: Flow-chart Carta de fluxo de processo Grfico de sequencia Grfico de processamento; Outros Objetivo Padronizar a representao dos mtodos e procedimentos administrativos; Maior rapidez na descrio dos mtodos adm.; Facilitar a localizao e a identificao dos aspectos mais importantes; Maior flexibilidade e; Melhor grau de anlise. Informaes bsicas Tipos de operaes e tramites que integram o circuito de informaes; O sentido da circulao/fluxo de informaes; Unidades organizacionais onde se realizada cada operao; O volume de operaes efetuadas; Os nveis hierrquicos que intervem nas operaes do mtodo adm. representado no fluxograma. Analise do fluxograma A cada sistema convm um tipo de anlise, as perguntas so comuns: O que feito e para que serve essa fase? Por que essa fase necessria? Tem influencia no resultado final da rotina analisada? H necessidade absoluta dessa fase? Onde essa fase eve ser feita? A mudana do local em que se faz no permitir maior simplificao na rotina? Tal mudana vivel? Quando esta fase deve ser feita? A sequncia est corretamente fixada? Quem deve executar esta fase? H algum mais bem qualificado para executla Seria mais lgico ou conveniente que outra pessoas realiza esta fase? Como a fase est sendo executada? Simbologia

Tem objetivo de identificar origem, processo e destino da informao escrita e/ou verbal componente de um sistema ou mtodo adm.. Existe tendencia de padronizao dos smbolos convencionais que representam elementos ou situaes comuns na empresa. A combinao de simbolos com outros complementares permite ampliar, esclarecer oun interpretar os passos dos mtodos adm.. Tipos Vertical Parcial ou descritivo Global ou de coluna

Simbologia do fluxograma vertical

Anlise ou operao

Transporte

Arquivo definitivo

Execuo ou inspeo

Permanncia temporria ou passagem Arquivo provisrio

Demora ou atraso Simbologia de fluxograma global ou de coluna Simbolo Significado

terminal

conector

arquivo

deciso

destruio ou inutilizao de documento

demora ou atraso Cont. simbologia do fluxograma global ou de coluna

documento

informao oral

operao

conferencia

sentido de circulao

documentos informaes orais material