e-ARQ Brasil 2011

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Modelo de Requisitos
para Sistemas Informatizados
de Gesto Arquivstica de Documentos
e-ARQ Brasil
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e-ARQ Brasil
Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados
Verso 1.1
Adotada pelo Conselho Nacional de Arquivos
em dezembro de 2009
Rio de Janeiro | 2011
Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos
Copyright 2011 Conselho Nacional de Arquivos
Praa da Repblica, 173 - 20211-350, Rio de Janeiro - RJ - Brasil
Telefone: (21) 2179-1271
E-mail: conarq@arquivonacional.gov.br
Presidenta da Repblica
Dilma Rousseff
Ministro da Justia
Jos Eduardo Cardozo
Presidente do Conselho Nacional de Arquivos
Jaime Antunes da Silva
Coordenadora do Conselho Nacional de Arquivos
Marilena Leite Paes
Equipe de Redao da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos
Claudia Lacombe Rocha (presidente)
Margareth da Silva e Rosely Curi Rondinelli
Equipe de consolidao dos metadados
Brenda Couto de Brito Rocco, Carlos Augusto Silva Ditadi,
Claudia Lacombe Rocha, Luiz Fernando Sayo,
Margareth da Silva, Neire do Rossio Martins
e Rosely Curi Rondinelli
Coordenadora-Geral de Acesso e Difuso Documental
Maria Aparecida Silveira Torres
Coordenadora de Pesquisa e Difuso do Acervo
Maria Elizabeth Bra Monteiro
Reviso
Alba Gisele Gouget e Mariana Simes
Diagramao
Alzira Reis
Capa
Tnia Maria Cuba Bittencourt
Conselho Nacional de Arquivos (Brasil). Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos.
e-ARQ Brasil: Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos /
Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos. 1.1. verso. - Rio de Janeiro : Arquivo Nacional, 2011.
136 p.; 29,7 cm.
Verso adotada pelo Conselho Nacional de Arquivos em dezembro de 2009.
ISBN: 978-85-60207-30-5
1. Sistemas Informatizados. 2. Gesto Arquivstica. Ttulo.
CDD 025.04
e-ARQ Brasil
Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados
4 e-Arq Brasil
EQUIPE TCNICA DE ELABORAO DO E-ARQ BRASIL
Integrantes da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos que participaram deste trabalho
Ana Pavani
|
PUC-RJ
|
AT SETEMBRO DE 2004
Brenda Couto de Brito Rocco
|
ARQUIVO NACIONAL
|
A PARTIR DE MAIO DE 2007
Carlos Augusto Silva Ditadi
|
ARQUIVO NACIONAL
Carlos Henrique Marcondes
|
UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE
|
A PARTIR DE MAIO DE 2007
Carmen Tereza Coelho Moreno
|
BIBLIOTECA NACIONAL
|
AT JULHO DE 2005
Claudia Lacombe Rocha
|
ARQUIVO NACIONAL
Cludio Muniz Machado Cavalcanti
|
MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO
|
A PARTIR DE FEVEREIRO DE 2008
Ednylton Franzosi
|
MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO
|
DE MARO DE 2005 A FEVEREIRO DE 2008
Gladys Machado Pereira Santos Lima
|
MARINHA DO BRASIL
|
DE ABRIL DE 2006 A JUNHO DE 2007
Humberto Innarelli
|
UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS
Joo Alberto de Oliveira Lima
|
SENADO FEDERAL
|
A PARTIR DE JULHO DE 2008
Luiz Fernando Sayo
|
COMISSO NACIONAL DE ENERGIA NUCLEAR
Marcos de Oliveira Matos
|
MARINHA DO BRASIL
|
AT JULHO DE 2004
Margareth da Silva
|
UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE
Maria Izabel de Oliveira
|
ARQUIVO NACIONAL
Maria Rosangela da Cunha
|
MARINHA DO BRASIL
|
AT AGOSTO DE 2008
Neire do Rossio Martins
|
UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS
Paulo Roberto Ferreira Passos
|
PRESIDNCIA DA REPBLICA
|
AT MAIO DE 2005
Rosely Curi Rondinelli
|
FUNDAO CASA DE RUI BARBOSA
Sergio Dagnino Falco
|
CMARA DOS DEPUTADOS
Vanderlei Batista dos Santos
|
CMARA DOS DEPUTADOS
Colaboradores
Ana Celeste Indolfo
|
ARQUIVO NACIONAL
Elisabeth Maulo
|
ARQUIVO NACIONAL
Eugnio Pacelli
|
CASA CIVIL DA PRESIDNCIA DA REPBLICA
Jos Mrcio Batista Rangel
|
ARQUIVO NACIONAL
Nilmar Sasse
|
ANALISTA DE SISTEMAS
Rodolfo de Sousa Nascimento
|
ARQUIVO NACIONAL
Vera Lcia Hess de Mello Lopes
|
ARQUIVO NACIONAL
Contribuies s consultas pblicas
Adriana Lampert Berwanger, Carmem Clia Vieira dos Santos, Eliane de Mello Miranda, Emiliano Medeiros,
Ftima Lcia Gazen de Mesquita, Leonice Geni Rpke, Luciana Baggio Bortolotto, Marcelo Bernardes, Norma
Helena Kunrath e Vanessa Berwanger Sandri (MINISTRIO PBLICO DO RIO GRANDE DO SUL); Albano Oliveira, Aurora
Freixo, Pablo Soledade, Ricardo Andrade e Tarsio Cavalcante (GRUPO DE ESTUDOS SOBRE CULTURA, REPRESENTAO E
INFORMAO DIGITAL/INSTITUTO DE CINCIA DA INFORMAO DA UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA); Alraune Reinke da Paz, Andresa
de Moraes e Castro e Sebastiana Coelho Costa (SECRETARIA DE ARQUIVO DO SENADO FEDERAL); Claudia Martinez Bandeira
Oliveira; Jackson Guterres dos Santos; Jairo Fonseca; Kathya S. O. Campelo Bezerra; Katia de Pdua Thomaz;
Luiz Fernando Duarte de Almeida; Marcelo Breganhola; Nelson da Silva e Ricardo Felipe Custdio (LABORATRIO
DE SEGURANA EM COMPUTAO DA REDE NACIONAL DE ENSINO E PESQUISA LABSEC/RNP); Nicir Maria Gomes Chaves; Patricia Dias
de Rossi; Snia Reimo; Ana Ctia Ferreira Viana, Danielle da Silva Rocha, Fabianne Gonalves, Ivonete Pereira
Tavares e Vilma Jesus de Oliveira (CENTRO DE DOCUMENTAO E HISTRICO DA AERONUTICA E MUSEU AEROESPACIAL/COMANDO DA
AERONUTICA/MINISTRIO DA DEFESA)

O Centro de Pesquisa e Desenvolvimento em Telecomunicaes (CPqD) apoiou o Arquivo Nacional na redao
dos requisitos de segurana, armazenamento, preservao, funes administrativas e tcnicas, usabilidade,
interoperabilidade, disponibilidade, desempenho e escalabilidade.
e-Arq Brasil 5
SuMRIo
INTRoDuo 9
1 objetivos 12
2 mbito e utilizao 12
3 Limites da especifcao 13
4 Normas e outras orientaes de referncia 13
4.1 Normas 13
4.2 Resolues do Conselho Nacional de Arquivos 13
4.3 Modelos de requisitos para sistemas informatizados
de gesto arquivstica de documentos 14
4.4 Padres, modelos e esquemas de metadados 14
4.5 orientaes para gesto e preservao de documentos digitais 14
5 organizao da especifcao 14
PARTE I
Gesto arquivstica de documentos 16
1 Consideraes iniciais 16
2 o que gesto arquivstica de documentos? 17
3 Defnio da poltica arquivstica 19
4 Designao de responsabilidades 19
5 Planejamento e implantao do programa
de gesto arquivstica de documentos 20
5.1 Exigncias a serem cumpridas pelo programa de gesto
arquivstica de documentos 21
5.2 Metodologia do programa de gesto 22
5.3 Suspenso ou extino do SIGAD 25
6 Procedimentos e operaes tcnicas do sistema de gesto
arquivstica de documentos digitais e convencionais 26
6.1 Captura 26
6.1.1 Registro 27
6.1.2 Classifcao 28
6.1.3 Indexao 28
6.1.4 Atribuio de restrio de acesso 29
6.1.5 Arquivamento 29
6.2 Avaliao, temporalidade e destinao 29
6.3 Pesquisa, localizao e apresentao dos documentos 31
6.4 Segurana: controle de acesso, trilhas de auditoria e cpias de segurana 31
6.5 Armazenamento 34
6.6 Preservao 35
6 e-Arq Brasil
7 Instrumentos utilizados na gesto arquivstica de documentos 36
7.1 Plano de classifcao e cdigo de classifcao 36
7.2 Tabela de temporalidade e destinao 36
7.3 Manual de gesto arquivstica de documentos 37
7.4 Esquema de classifcao de acesso e segurana 38
7.5 Glossrio 38
7.6 Vocabulrio controlado e tesauro 38
PARTE II
Especifcao de requisitos para sistemas informatizados
de gesto arquivstica de documentos (SIGAD) 39
ASPECToS DE fuNCIoNALIDADE 39
1 organizao dos documentos arquivsticos:
plano de classifcao e manuteno dos documentos 39
1.1 Confgurao e administrao do plano de classifcao no SIGAD 40
1.2 Classifcao e metadados das unidades de arquivamento 41
1.3 Gerenciamento dos dossis/processos 42
1.4 Requisitos adicionais para o gerenciamento de processos 43
1.5 Volumes: abertura, encerramento e metadados 44
1.6 Gerenciamento de documentos e processos/dossis
arquivsticos convencionais e hbridos 45
2 Tramitao e fuxo de trabalho 46
2.1 Controle do fuxo de trabalho 47
2.2 Controle de verses e do status do documento 49
3 Captura 49
3.1 Procedimentos gerais 50
3.2 Captura em lote 53
3.3 Captura de mensagens de correio eletrnico 53
3.4 Captura de documentos convencionais ou hbridos 54
3.5 formato de arquivo e estrutura dos documentos a serem capturados 54
3.6 Estrutura dos procedimentos de gesto 55
4 Avaliao e destinao 56
4.1 Confgurao da tabela de temporalidade e destinao de documentos 56
4.2 Aplicao da tabela de temporalidade e destinao de documentos 58
4.3 Exportao de documentos 59
4.4 Eliminao 60
4.5 Avaliao e destinao de documentos arquivsticos convencionais e hbridos 61
5 Pesquisa, localizao e apresentao dos documentos 62
5.1 Aspectos gerais 62
5.2 Pesquisa e localizao 62
5.3 Apresentao: visualizao, impresso, emisso de som 64
e-Arq Brasil 7
6 Segurana 66
6.1 Cpias de segurana 66
6.2 Controle de acesso 67
6.3 Classifcao da informao quanto ao grau de sigilo
e restrio de acesso informao sensvel 70
6.4 Trilhas de auditoria 71
6.5 Assinaturas digitais 73
6.6 Criptografa 74
6.7 Marcas dgua digitais 75
6.8 Acompanhamento de transferncia 75
6.9 Autoproteo 76
6.10 Alterar, apagar e truncar documentos arquivsticos digitais 77
7 Armazenamento 78
7.1 Durabilidade 79
7.2 Capacidade 80
7.3 Efetividade de armazenamento 81
8 Preservao 81
8.1 Aspectos fsicos 83
8.2 Aspectos lgicos 83
8.3 Aspectos gerais 84
9 funes administrativas 84
10 Conformidade com a legislao e regulamentaes 85
11 usabilidade 85
12 Interoperabilidade 88
13 Disponibilidade 89
14 Desempenho e escalabilidade 89
METADADoS 90
1 Documento 97
2 Evento de gesto 112
3 Classe 114
4 Agente 116
5 Componente digital 116
6 Evento de preservao 122
GLoSSRIo 123
REfERNCIAS 133
e-Arq Brasil 9
INTRoDuo
Neste documento, apresentado um Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gesto
arquivstica de documentos e-ARQ Brasil, elaborado no mbito da Cmara Tcnica de Documentos
Eletrnicos (CTDE) do Conselho Nacional de Arquivos. No perodo de 2004 a 2006, foram redigidas a
Parte I e a seo Aspectos de funcionalidade da Parte II e, entre 2007 e 2009, foi elaborado o esquema
de metadados, que complementa a Parte II.
Este trabalho foi desenvolvido considerando a existncia de um importante legado de documentos em
formato digital, que vem sendo tratado por especialistas de diversas reas, entre as quais arquivologia
e tecnologia da informao. Esses especialistas conceituam o documento arquivstico e o documento
arquivstico digital para poder analisar e propor solues que enfrentem os desafos trazidos por este formato.
Inicialmente, importante explicitar as defnies de documento arquivstico e documento arquivstico
digital estabelecidas pela CTDE. Essas defnies, assim como outros conceitos aqui utilizados, encontram-
se no Glossrio.
o que documento arquivstico?
um documento produzido e/ou recebido e mantido por pessoa fsica ou
jurdica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e
dotado de organicidade.
o que documento digital?
a informao registrada, codifcada em dgitos binrios e acessvel por meio
de sistema computacional.
o que documento arquivstico digital?
um documento digital que tratado e gerenciado como um documento
arquivstico, ou seja, incorporado ao sistema de arquivos.
o que documento arquivstico convencional?
um documento arquivstico no digital.
Em seguida, devem ser considerados os fundamentos da diplomtica,
1
da arquivologia, especialmente
da gesto de documentos, e da tecnologia da informao para fornecer um conjunto de requisitos que
seja amplo, rigoroso e de qualidade.
o que e-ARQ Brasil?
uma especifcao de requisitos a serem cumpridos pela organizao
produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gesto arquivstica e
pelos prprios documentos, a fm de garantir sua confabilidade e autenticidade,
assim como sua acessibilidade.
Alm disso, o e-ARQ Brasil pode ser usado para orientar a identifcao de
documentos arquivsticos digitais.
O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mnimos para um Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica
de Documentos (SIGAD), independentemente da plataforma tecnolgica em que for desenvolvido e/
ou implantado.
1 Disciplina que tem como objeto o estudo da estrutura formal e da confabilidade e autenticidade dos documentos.
10 e-Arq Brasil
O SIGAD deve ser capaz de gerenciar, simultaneamente, os documentos digitais e os convencionais.
No caso dos documentos convencionais, o sistema registra apenas as referncias sobre os documentos
e, para os documentos digitais, a captura, o armazenamento e o acesso so feitos por meio do SIGAD.
Os requisitos dirigem-se a todos que fazem uso de sistemas informatizados como parte do seu trabalho
rotineiro de produzir, receber, armazenar e acessar documentos arquivsticos. Um SIGAD inclui um
sistema de protocolo informatizado, entre outras funes da gesto arquivstica de documentos.
O e-ARQ Brasil especifca todas as atividades e operaes tcnicas da gesto arquivstica de
documentos, desde a produo, tramitao, utilizao e arquivamento at a sua destinao fnal.
Todas essas atividades podero ser desempenhadas pelo SIGAD, o qual, tendo sido desenvolvido em
conformidade com os requisitos aqui apresentados, conferir credibilidade produo e manuteno
de documentos arquivsticos.
o que SIGAD?
um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas, caracterstico do
sistema de gesto arquivstica de documentos, processado por computador.
Pode compreender um software particular, um determinado nmero de
softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma
combinao destes.
O sucesso do SIGAD depender, fundamentalmente, da implementao prvia
de um programa de gesto arquivstica de documentos.
A produo de documentos digitais levou criao de sistemas informatizados de gerenciamento de
documentos. Entretanto, para se assegurar que documentos arquivsticos digitais sejam confveis
e autnticos e possam ser preservados com essas caractersticas, fundamental que os sistemas
acima referidos incorporem os conceitos arquivsticos e suas implicaes no gerenciamento dos
documentos digitais.
Nesse sentido, importante estabelecer a diferena entre sistema de informao, gesto arquivstica de
documentos, sistema de gesto arquivstica de documentos, gerenciamento eletrnico de documentos
(GED) e sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos (SIGAD).
Sistema de informao
Conjunto organizado de polticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais
que produzem, processam, armazenam e proveem acesso informao proveniente de fontes internas
e externas para apoiar o desempenho das atividades de um rgo ou entidade.
Gesto arquivstica de documentos
Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento
para guarda permanente.
Sistema de gesto arquivstica de documentos
Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas, cuja interao permite a efcincia e a efccia da
gesto arquivstica de documentos.
Gerenciamento eletrnico de documentos (GED)
Conjunto de tecnologias utilizadas para organizao da informao no estruturada de um rgo ou
entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento
e distribuio. Entende-se por informao no estruturada aquela que no est armazenada em banco
de dados, como mensagem de correio eletrnico, arquivo de texto, imagem ou som, planilha etc.
O GED pode englobar tecnologias de digitalizao, automao de fuxos de trabalho (workfow),
processamento de formulrios, indexao, gesto de documentos, repositrios, entre outras.
e-Arq Brasil 11
A literatura sobre GED distingue, geralmente, as seguintes funcionalidades: captura (ou entrada),
armazenamento, apresentao (ou sada) e gerenciamento, e cita as tecnologias de digitalizao,
automao de fuxos de trabalho (workfow) etc. como possibilidades, no como componentes obrigatrios.
Sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos (SIGAD)
um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas que visam o controle do ciclo de vida dos
documentos, desde a produo at a destinao fnal, seguindo os princpios da gesto arquivstica de
documentos e apoiado em um sistema informatizado.
Um SIGAD tem que ser capaz de manter a relao orgnica entre os documentos e de garantir a
confabilidade, a autenticidade e o acesso, ao longo do tempo, aos documentos arquivsticos, ou seja,
seu valor como fonte de prova das atividades do rgo produtor.
O SIGAD aplicvel em sistemas hbridos, isto , que utilizam documentos digitais e documentos
convencionais.
Um SIGAD inclui operaes como: captura de documentos, aplicao do plano de classifcao, controle
de verses, controle sobre os prazos de guarda e destinao, armazenamento seguro e procedimentos
que garantam o acesso e a preservao a mdio e longo prazo de documentos arquivsticos digitais e
no digitais confveis e autnticos.
No caso dos documentos digitais, um SIGAD deve abranger todos os tipos de documentos arquivsticos
digitais do rgo ou entidade, ou seja, textos, imagens fxas e em movimento, gravaes sonoras,
mensagens de correio eletrnico, pginas web, bases de dados.
Com base nestas defnies, podemos tecer as seguintes consideraes:
Um sistema de informao abarca todas as fontes de informao existentes no rgo ou entidade,
incluindo o sistema de gesto arquivstica de documentos, biblioteca, centro de documentao, servio
de comunicao, entre outros;
Um GED trata os documentos de maneira compartimentada, enquanto o SIGAD parte de uma concepo
orgnica, qual seja, a de que os documentos possuem uma inter-relao que refete as atividades
da instituio que os criou. Alm disso, diferentemente do SIGAD, o GED nem sempre incorpora o
conceito arquivstico de ciclo de vida
2
dos documentos;
Um SIGAD um sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos e, como tal, sua concepo
tem que se dar a partir da implementao de uma poltica arquivstica no rgo ou entidade.
Requisitos arquivsticos que caracterizam um SIGAD
captura, armazenamento, indexao e recuperao de todos os tipos de
documentos arquivsticos;
captura, armazenamento, indexao e recuperao de todos os componentes
digitais do documento arquivstico como uma unidade complexa;
3

gesto dos documentos a partir do plano de classifcao para manter a
relao orgnica entre os documentos;
implementao de metadados associados aos documentos para descrever
os contextos desses mesmos documentos (jurdico-administrativo, de
provenincia, de procedimentos, documental e tecnolgico);
4
2 O ciclo de vida refere-se s sucessivas etapas pelas quais passam os documentos: produo, tramitao, uso, avaliao,
arquivamento e destinao (guarda permanente ou eliminao).
3 Um documento arquivstico digital pode ser constitudo por vrios componentes digitais, como, por exemplo, um relatrio
acompanhado de planilhas, fotografas ou plantas, armazenados em diversos arquivos digitais. Alm disso, h que se
considerar a relao orgnica dos documentos arquivsticos.
4 Ver Glossrio.
12 e-Arq Brasil
integrao entre documentos digitais e convencionais;
foco na manuteno da autenticidade dos documentos;
avaliao e seleo dos documentos para recolhimento e preservao
daqueles considerados de valor permanente;
aplicao de tabela de temporalidade e destinao de documentos;
transferncia e recolhimento dos documentos por meio de uma funo
de exportao;
gesto de preservao dos documentos.
A especifcao dos requisitos e dos metadados a serem implementados em um SIGAD ser tratada na
Parte II deste documento.
1 objetivos
Orientar a implantao da gesto arquivstica de documentos arquivsticos digitais e no digitais;
Fornecer especifcaes tcnicas e funcionais, alm de metadados, para orientar a aquisio e/ou a
especifcao e desenvolvimento de sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos.
2 mbito e utilizao
O e-ARQ Brasil deve ser utilizado para desenvolver um sistema informatizado ou para avaliar um j
existente, cuja atividade principal seja a gesto arquivstica de documentos.
O e-ARQ Brasil aplicvel aos sistemas que produzem e mantm somente documentos digitais e aos
que compreendem documentos digitais e convencionais. Com relao aos documentos convencionais,
o sistema inclui apenas o registro das referncias nos metadados, j no caso dos documentos digitais,
o sistema inclui os prprios documentos.
Desde que a organizao estabelea um programa de gesto arquivstica de documentos, o e-ARQ Brasil
aplicvel aos setores pblico e privado de qualquer esfera e mbito de atuao, servindo para diferentes
tipos de documentos arquivsticos. Destina-se, igualmente, aos documentos relativos s atividades-meio
e s atividades-fm de um rgo ou entidade e no se restringe a um ramo de atividade especfca. Pode
ser adotado como padro ou norma pela administrao pblica federal, estadual, municipal, dos poderes
Executivo, Legislativo e Judicirio, a fm de uniformizar o desenvolvimento e aquisio de sistemas que
visam produzir e manter documentos arquivsticos em formato digital.
O e-ARQ Brasil especialmente dirigido a:
fornecedores e programadores: para orientar o desenvolvimento de um SIGAD em conformidade com
os requisitos exigidos;
profssionais da gesto arquivstica de documentos: para orientar a execuo desses servios a partir
de uma abordagem arquivstica;
usurios de um SIGAD: como base para auditoria ou inspeo do SIGAD instalado;
potenciais usurios de um SIGAD: como apoio na elaborao de edital para apresentao de propostas
de fornecimento de software;
potenciais compradores de servios externos de gesto de documentos: como material auxiliar para
a especifcao dos servios a serem comprados;
organizaes de formao: como um documento de referncia para a formao em gesto arquivstica
de documentos;
instituies acadmicas: como recurso de ensino.
Todo o contedo deste documento est em consonncia com a poltica do Conselho Nacional de Arquivos,
que verifca a proteo especial dos documentos de arquivo e, particularmente, a preservao do
e-Arq Brasil 13
patrimnio arquivstico digital. As orientaes, polticas e especifcaes contidas neste documento esto
alinhadas com a necessidade de garantir que os documentos arquivsticos digitais sejam produzidos e
mantidos de forma confvel, autntica, e permaneam acessveis.
O contedo deste documento de domnio pblico, no havendo restries sua reproduo nem
utilizao das informaes nele contidas. A reproduo pode ser feita em qualquer suporte, sem
necessidade de autorizao especfca, desde que sejam mencionados os crditos ao Conselho Nacional
de Arquivos. O uso do material, no todo ou em parte, com fns depreciativos ser objeto de tratamento
jurdico por parte do Conselho Nacional de Arquivos, vinculado ao Arquivo Nacional, rgo da Casa Civil
da Presidncia da Repblica, detentor dos direitos autorais.
proibida a utilizao do todo ou de parte do contedo deste documento para fns comerciais.
3 Limites da especifcao
O e-ARQ Brasil compreende uma extensa variedade de requisitos para diferentes esferas de atuao,
ramos de atividade e tipos de documentos. No entanto, o e-ARQ Brasil sozinho no abrange todos os
requisitos necessrios para qualquer rgo ou entidade poder criar, manter e dar acesso a documentos
digitais. As organizaes possuem exigncias legais e regulamentares distintas que devem ser
levadas em conta ao se adotar este modelo. Cada organizao deve considerar as suas atividades,
os documentos que produz, bem como o contexto de produo e manuteno do documento e,
dependendo da situao, acrescentar requisitos especfcos e/ou assegurar que os requisitos listados
aqui como facultativos ou altamente desejveis possam ser classifcados como obrigatrios. Alm
disso, o sucesso da implementao depende de uma srie de decises, que vo exigir a adoo de
uma poltica arquivstica abrangente que no se limita, pura e simplesmente, a selecionar um software
ou adaptar um j existente.
O e-ARQ Brasil, ainda que discorra sobre vrios aspectos da gesto arquivstica de documentos, deixa a
critrio de cada organizao ou grupo de organizaes a deciso de como adot-lo, se de forma modular
ou completa. Por ltimo, cabe ressaltar que o presente documento foi elaborado para profssionais das
reas de administrao, de arquivo e de tecnologia da informao, requerendo a interao entre eles
para que a implementao seja bem-sucedida.
4 Normas e outras orientaes de referncia
4.1 Normas
a) Sobre especifcao de requisitos de segurana funcional:
ISO 15408 Common criteria 2.x., 2005
b) Sobre gesto de documentos:
AS ISO 15489-1 Australian standard records management. Part 1: general, 2002
AS ISO 15489-2 Australian standard records management. Part 2: guidelines, 2002
c) Sobre preservao:
ISO 14721 Reference model for an open archival information system (OAIS), 2003
d) Sobre metadados:
ISO 23081-1 Information and documentation Records management processes Metadata
for records Part 1: Principles, 2006
ISO 15836 Dublin core metadata element set, 2003
4.2 Resolues do Conselho Nacional de Arquivos
Resoluo do CONARQ n. 14, de 24 de outubro de 2001
Aprova a verso revisada e ampliada da Resoluo do CONARQ n. 4, de 28 de maro de 1996, que
dispe sobre o Cdigo de classifcao de documentos de arquivo para a administrao pblica:
14 e-Arq Brasil
atividades-meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades
integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinao de
documentos estabelecidos na Tabela bsica de temporalidade e destinao de documentos de arquivo
relativos s atividades-meio da administrao pblica.
Resoluo do CONARQ n. 20, de 16 de julho de 2004
Dispe sobre a insero dos documentos digitais em programas de gesto arquivstica de documentos
dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.
4.3 Modelos de requisitos para sistemas informatizados
de gesto arquivstica de documentos
Design criteria standard for electronic records management software applications: DOD 5015.2-STD, 2002
MoReq Modelo de requisitos para a gesto de arquivos electrnicos, 2002
Requirements for electronic records management systems: Functional requirements, United King-
dom, 2002
4.4 Padres, modelos e esquemas de metadados
e-Government Metadata Standard e-GMS, United Kingdom, v. 3.0, 2004
Metainformao para Interoperabilidade de Portugal MIP, Lisboa, 2006
MoReq 2 Model requirements for the management of electronic records update and extension, 2007
Padro de Metadados do Governo Eletrnico e-PMG, Brasil (minuta)
PREMIS Data Dictionary for Preservation Metadata version 2
4.5 orientaes para gesto e preservao de documentos digitais
Directrices para la preservacin del patrimonio digital, 2002
Documentos de arquivo electrnico: manual para arquivistas, ICA, Estudo n. 16, 2005
Electronic Records Management Initiative. Disponvel em: <http://www.archives.gov/records-mgmt/
initiatives/erm-overview.html>
INTERPARES Project. Disponvel em: <http://www.interpares.org>
Management, appraisal and preservation of electronic records guidelines. Disponvel em: <http://
www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/advice/guidelines.htm>
5 organizao da especifcao
O e-ARQ Brasil est dividido em duas partes. A Parte I, Gesto arquivstica de documentos, pretende
fornecer um arcabouo para que cada rgo ou entidade possa desenvolver um programa de gesto
arquivstica de documentos, e a Parte II, Especifcao de requisitos para sistemas informatizados de
gesto arquivstica de documentos, descreve os requisitos necessrios para desenvolver o SIGAD.
A Parte I contm sete captulos e trata da poltica arquivstica, do planejamento e da implantao
do programa de gesto arquivstica de documentos, dos procedimentos e controles do SIGAD e dos
instrumentos utilizados na gesto de documentos.
A Parte II est organizada em Aspectos de funcionalidade, Metadados, Glossrio e Referncias. Os
Aspectos de funcionalidade contm catorze captulos, divididos em sees, e tratam de organizao de
documentos (incluindo o plano de classifcao), produo, tramitao, captura, destinao, recuperao
da informao, segurana, armazenamento, preservao, funes administrativas e tcnicas, e requisitos
adicionais. Cada seo compreende um prembulo e a relao dos requisitos correspondentes quela
seo. Os requisitos so apresentados em quadros numerados com o enunciado correspondente e a
classifcao dos nveis de obrigatoriedade. O esquema de metadados apresenta elementos relacionados
a quatro tipos de entidades: documento, classe, agente e componente digital.
e-Arq Brasil 15
obrigatoriedade dos requisitos
Os requisitos foram classifcados em obrigatrios, altamente desejveis e facultativos, de acordo
com o grau maior ou menor de exigncia para que o SIGAD possa desempenhar suas funes.
No e-ARQ Brasil, os requisitos foram considerados:
obrigatrios quando indicados pela frase: O SIGAD tem que...
altamente desejveis quando indicados pela frase: O SIGAD deve...
facultativos quando indicados pela frase: O SIGAD pode...
Cada requisito numerado classifcado como:
(o) = obrigatrio = O SIGAD tem que ...
(AD) = altamente desejvel = O SIGAD deve ...
(f) = facultativo = O SIGAD pode ...
Tem = o requisito imprescindvel.
Deve = podem existir razes vlidas em circunstncias particulares para ignorar um determinado item, mas a
totalidade das implicaes deve ser cuidadosamente examinada antes de se escolher uma proposta diferente.
Pode = o requisito opcional.
Tanto para os requisitos considerados altamente desejveis como para os requisitos facultativos, preciso
observar que uma implementao que no inclua determinado item altamente desejvel ou facultativo
deve estar preparada para interoperar com outra implementao que inclui o item, mesmo tendo
funcionalidade reduzida. De forma inversa, uma implementao que inclua um item altamente desejvel
ou facultativo deve estar preparada para interoperar com outra implementao que no inclui o item.
obrigatoriedade dos metadados
Os metadados apresentados neste documento tambm foram classifcados de acordo com o grau maior
ou menor de exigncia para apoiar as funcionalidades do SIGAD.
Cada elemento de metadado classifcado como:
(o) = obrigatrio
(oA) = obrigatrio, se aplicvel
(f) = facultativo
obrigatrio = o elemento deve, obrigatoriamente, estar presente.
obrigatrio, se aplicvel = o elemento pode ser aplicvel ou no, porm, se aplicvel, sua presena
obrigatria.
facultativo = os elementos facultativos esto relacionados implementao do sistema e cabe
instituio decidir ou no pelo seu uso. O grau facultativo pode tornar-se obrigatrio para determinada
instituio, dependendo de suas necessidades especfcas.
16 e-Arq Brasil
PARTE I
Gesto arquivstica de documentos
1 Consideraes iniciais
Aps a Segunda Guerra Mundial, a tecnologia do computador extrapolou os limites do uso militar, e
comeou uma expanso pelas instituies pblicas e privadas dos pases do capitalismo central. At a
dcada de 1970, o uso do computador era limitado aos especialistas devido necessidade do domnio
de estruturas complexas de hardware (componentes fsicos do sistema computacional) e de software
(programas). Eram os tempos do CPD Centro de Processamento de Dados, cujos profssionais atuavam
completamente separados do restante da instituio.
Os anos 80 trouxeram duas grandes novidades: os computadores pessoais e as redes de trabalho. Os
primeiros marcaram o incio da descentralizao das atividades informatizadas. O desenvolvimento
de programas amigveis e a reduo dos custos da tecnologia levaram disseminao do uso dos
microcomputadores. Essa disseminao foi potencializada com o advento da tecnologia de rede, que
evoluiu, rapidamente, das redes locais (local area network LAN) para as metropolitanas, nacionais e
globais, sendo a Internet a maior delas.
O avano das tecnologias de informao e comunicao (TIC), a partir dos anos 90, muda radicalmente
os mecanismos de registro e comunicao da informao nas instituies pblicas e privadas. Os
documentos produzidos no decorrer das atividades dessas instituies, at ento em meio convencional,
assumem novas caractersticas, isto , passam a ser gerados em ambientes eletrnicos, armazenados
em suportes magnticos e pticos, em formato digital, e deixam de ser apenas entidades fsicas para
se tornarem entidades lgicas. Alm disso, o gerenciamento dos documentos, tanto os digitais como os
convencionais, comea a ser feito por meio de um sistema informatizado conhecido como gerenciamento
eletrnico de documentos (GED).
Os documentos digitais trouxeram uma srie de vantagens no que se refere produo, transmisso,
armazenamento e acesso que, por sua vez, acarretaram alguns problemas. A simplicidade de criao e
transmisso de documentos traz como consequncia a informalidade na linguagem, nos procedimentos
administrativos, bem como o esvaziamento das posies hierrquicas. A facilidade de acesso acarreta,
s vezes, intervenes no autorizadas que podem resultar na adulterao ou perda dos documentos.
A rpida obsolescncia tecnolgica (software, hardware e formato) e a degradao das mdias digitais
difcultam a preservao de longo prazo dos documentos e sua acessibilidade contnua. Estes e outros
problemas requerem a adoo de medidas preventivas para minimiz-los.
Considerando-se que os documentos arquivsticos se constituem, primeiramente, em instrumentos
fundamentais para a tomada de deciso e para a prestao de contas de rgos ou entidades, e, num
segundo momento, em fontes de prova, garantia de direitos aos cidados e testemunhos de ao, faz-se
necessria a adoo de procedimentos rigorosos de controle para garantir a confabilidade e a autenticidade
desses documentos, bem como o acesso contnuo a eles. Isso s possvel com a implantao de um
programa de gesto arquivstica de documentos.
Com a difuso dos documentos digitais, a gesto arquivstica de documentos tornou-se o principal foco de
estudo da comunidade arquivstica internacional. Nos ltimos anos, projetos desenvolvidos nos Estados
Unidos, Canad, Europa e Austrlia resultaram na reviso de conceitos arquivsticos, na defnio de
diretrizes de gesto e na especifcao de requisitos funcionais e metadados para sistemas de gesto
arquivstica de documentos.
A gesto arquivstica compreende a responsabilidade dos rgos produtores e das instituies
arquivsticas
5
em assegurar que a documentao produzida seja o registro fel das suas atividades e que
os documentos permanentes sejam devidamente recolhidos s instituies arquivsticas.
A partir da dcada de 50, o conceito de gesto arquivstica de documentos foi estabelecido nos Estados
Unidos com o objetivo de racionalizar a produo documental, facilitar o acesso aos documentos e regular
sua eliminao ou guarda permanente.
5 Entende-se por instituio arquivstica aquela que tem como fnalidade a guarda, preservao, acesso e divulgao de
documentos arquivsticos, ainda que integrando bibliotecas, museus e centros de documentao.
e-Arq Brasil 17
No Brasil, a gesto arquivstica de documentos ganhou amparo legal a partir da lei n. 8.159, de 8 de
janeiro de 1991, a Lei de Arquivos, e do decreto n. 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que regulamenta a
gesto de documentos na administrao pblica federal.
O Conselho Nacional de Arquivos, criado pela lei n. 8.159, de 1991, tem por fnalidade defnir a
poltica nacional de arquivos pblicos e privados, e exercer orientao normativa, visando a gesto
documental e a proteo especial aos documentos de arquivo.
6
um rgo colegiado, vinculado ao
Arquivo Nacional, composto por plenrio, cmaras tcnicas, cmaras setoriais e comisses especiais.
Do plenrio participam o diretor-geral do Arquivo Nacional, representantes dos poderes Executivo,
Legislativo e Judicirio federais, do Arquivo Nacional, dos arquivos pblicos estaduais e do Distrito
Federal, dos arquivos municipais, das instituies mantenedoras de curso superior de arquivologia, das
associaes de arquivistas e das instituies profssionais que atuam nas reas de ensino, pesquisa,
preservao ou acesso a fontes documentais.
O Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) tem o CONARQ como rgo central e composto pelo Arquivo
Nacional, pelos arquivos dos poderes Executivo, Legislativo e Judicirio federais, e pelos arquivos
estaduais, do Distrito Federal e municipais. Podem ainda integrar o SINAR as pessoas fsicas e jurdicas
de direito privado, detentoras de arquivos, mediante acordo com o CONARQ. O SINAR tem por fnalidade
implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, em conformidade com as diretrizes e
normas emanadas pelo CONARQ, promovendo a gesto, a preservao e o acesso s informaes e aos
documentos na esfera de competncia dos integrantes do SINAR.
7
Foi, portanto, no mbito do CONARQ, que a Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos (CTDE) redigiu e elabo-
rou o Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos e-ARQ Brasil.
2 o que gesto arquivstica de documentos?

Os documentos produzidos e recebidos no decorrer das atividades de um rgo ou entidade,
independentemente do suporte em que se apresentam, registram suas polticas, funes, procedimentos
e decises. Nesse sentido, constituem-se em documentos arquivsticos, que conferem aos rgos e
entidades a capacidade de:
conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando a governana e o controle social das
informaes;
apoiar e documentar a elaborao de polticas e o processo de tomada de deciso;
possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistro;
fornecer evidncia em caso de litgio;
proteger os interesses do rgo ou entidade e os direitos dos funcionrios e dos usurios ou clientes;
assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovao, bem como a pesquisa
histrica;
manter a memria corporativa e coletiva.
Para que tenham essa capacidade, os documentos arquivsticos precisam ser confveis, autnticos,
acessveis e compreensveis, o que s possvel por meio da implantao de um programa de gesto
arquivstica de documentos, que permitir a sua preservao.
A CTDE defne gesto arquivstica de documentos
8
como o conjunto de procedimentos e operaes
tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos arquivsticos
em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
No bojo do conceito de gesto arquivstica de documentos, est a teoria de que os documentos passam
por trs idades, a saber:
6 Conforme art. 1 do decreto n. 4.073, de 3 de janeiro de 2002.
7 Conforme arts. n. 10 a 13 do decreto n. 4.073, de 3 de janeiro de 2002.
8 Entende-se gesto arquivstica de documentos como sinnimo de gesto de documentos, ressaltando a caracterstica
arquivstica desta gesto para diferenci-la de outros tipos de gerenciamento de documentos.
18 e-Arq Brasil
corrente: os documentos que esto em curso, isto , tramitando ou que foram arquivados, mas
so objeto de consultas frequentes; eles so conservados nos locais onde foram produzidos sob a
responsabilidade do rgo produtor;
intermediria: os documentos que no so mais de uso corrente, mas que, por ainda conservarem
algum interesse administrativo, aguardam, no arquivo intermedirio, o cumprimento do prazo
estabelecido em tabela de temporalidade e destinao, para serem eliminados ou recolhidos ao
arquivo permanente;
permanente: os documentos que devem ser defnitivamente preservados em razo de seu valor
histrico, probatrio ou informativo.
A passagem dos documentos de uma idade para outra defnida pelo processo de avaliao, que leva em
conta a frequncia de uso dos documentos por seus produtores e a identifcao de seu valor primrio
e secundrio. O valor primrio atribudo aos documentos considerando sua utilidade administrativa
imediata, isto , as razes pelas quais esses documentos foram produzidos. J o valor secundrio
refere-se ao valor atribudo aos documentos em funo de sua utilidade para fns diferentes daqueles
para os quais foram originalmente produzidos, como, por exemplo, provas judiciais e administrativas, e
pesquisas acadmicas. A propsito, lembramos que, segundo Rousseau e Couture: Enquanto todos os
documentos tm um valor primrio que dura mais ou menos tempo conforme o caso, nem todos tm
ou adquirem necessariamente um valor secundrio.
9
Os documentos que cumpriram valor primrio,
mas no apresentam valor secundrio sero eliminados. J aqueles que no so mais necessrios
s atividades rotineiras do rgo ou entidade que os criou, mas apresentam valor secundrio, sero
destinados a guarda permanente.
O Cdigo de classifcao de documentos de arquivo para a administrao pblica: atividades-meio e a
Tabela bsica de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-meio da
administrao pblica, aprovados pelo CONARQ,
10
so instrumentos fundamentais para a implementao
da gesto arquivstica de documentos.
Alm de aprovar e publicar esses instrumentos, regulamentando a classifcao e avaliao de documentos,
o CONARQ regulamentou tambm, em suas resolues, os procedimentos de eliminao, transferncia
e recolhimento de documentos.
11
Os rgos e entidades devem estabelecer, documentar, instituir e manter polticas, procedimentos
e prticas para a gesto arquivstica de documentos, com base nas diretrizes estabelecidas
pelo CONARQ.
A gesto arquivstica de documentos compreende:
defnio da poltica arquivstica;
designao de responsabilidades;
planejamento do programa de gesto;
implantao do programa de gesto.
No fnal do sculo XX, a necessidade da implantao de programas de gesto arquivstica de documentos
foi reforada pela produo crescente de documentos arquivsticos exclusivamente em formato digital
textos, mensagens de correio eletrnico, bases de dados, planilhas, imagens, gravaes sonoras,
material grfco, pginas da web etc.
O documento digital apresenta especifcidades que podem comprometer sua autenticidade, uma vez que
suscetvel degradao fsica dos seus suportes, obsolescncia tecnolgica de hardware, software
e de formatos, e a intervenes no autorizadas, que podem ocasionar adulterao e destruio.
Somente com procedimentos de gesto arquivstica possvel assegurar a autenticidade dos documentos
arquivsticos digitais.
9 ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol. Os fundamentos da disciplina arquivstica. Lisboa: Publicaes D. Quixote,
1994, p. 118.
10 Resoluo do CONARQ n. 14, de 24 de outubro de 2001.
11 Resolues do CONARQ n. 1, de 18 de outubro de 1995; n. 2, de 18 de outubro de 1995; n. 5, de 30 de setembro de 1996;
n. 7, de 20 de maio de 1997; n. 20, de 16 de julho de 2004; n. 21, de 4 de agosto de 2004; n. 24, de 3 de agosto de 2006.
e-Arq Brasil 19
3 Defnio da poltica arquivstica
rgos e entidades devem defnir uma poltica de gesto arquivstica de documentos que tenha por
objetivo produzir, manter e preservar documentos confveis, autnticos, acessveis e compreensveis,
de maneira a apoiar suas funes e atividades.
Essa poltica iniciada com uma declarao ofcial de intenes que especifca, de forma resumida,
como ser realizada a gesto no rgo ou entidade. A declarao pode incluir as linhas gerais do
programa de gesto, bem como os procedimentos necessrios para que essas intenes sejam
alcanadas. Deve tambm ser comunicada e implementada em todos os nveis dos rgos e entidades.
No entanto, a declarao por si s no garante uma boa gesto arquivstica de documentos. Para a
poltica ser bem-sucedida, so fundamentais o apoio da direo superior e a alocao dos recursos
necessrios para sua implementao. Alm disso, necessria a formao de um grupo de trabalho
ligado aos nveis mais altos da hierarquia do rgo ou entidade, com a designao de um responsvel
pelo cumprimento da poltica e pela implementao do programa de gesto arquivstica.
A poltica de gesto arquivstica de documentos deve ser formulada com base na anlise do
perfl institucional, isto , de seu contexto jurdico-administrativo, estrutura organizacional,
misso, competncias, funes e atividades, de forma que os documentos produzidos sejam os
mais adequados, completos e necessrios. Alm disso, deve estar articulada s demais polticas
informacionais existentes no rgo ou entidade, tais como polticas de sistemas e de segurana da
informao.
fundamental que todos os funcionrios estejam envolvidos na poltica de gesto arquivstica de
documentos a ser implantada na instituio. Para tanto, deve ser feito um trabalho de conscientizao
sobre a relevncia dessa gesto e sobre o papel de cada um na produo e manuteno de documentos
confveis e autnticos.
A poltica de gesto arquivstica de documentos deve explicitar as responsabilidades e designar
as autoridades envolvidas no programa de gesto, de forma que, por exemplo, quando for iden-
tificada a necessidade de produzir e capturar documentos, esteja claro quem o responsvel por
essas aes.
4 Designao de responsabilidades
A designao de responsabilidades um dos fatores que garantem o xito da gesto arquivstica de
documentos. Nesse sentido, as autoridades responsveis tero o dever de assegurar o cumprimento
das normas e dos procedimentos previstos no programa de gesto.
As responsabilidades devem ser distribudas a todos os funcionrios de acordo com a funo e a posio
hierrquica de cada um e envolver as seguintes categorias:
direo superior: a autoridade mxima responsvel pela viabilidade da poltica de gesto arquivstica
de documentos. A ela caber apoiar, integralmente, a implantao dessa poltica, alocando recursos
humanos, materiais e fnanceiros, e promovendo o envolvimento de todos no programa de gesto
arquivstica.
profssionais de arquivo: so os responsveis pelo planejamento e implantao do programa de
gesto arquivstica, assim como pela avaliao e controle dos trabalhos executados no mbito do
programa. Alm disso, os profssionais de arquivo so responsveis tambm pela disseminao das
tcnicas e da cultura arquivstica.
gerentes de unidades ou grupos de trabalho: so os responsveis por garantir que os membros
de suas equipes produzam e mantenham documentos como parte de suas tarefas, de acordo com o
programa de gesto arquivstica de documentos.
usurios fnais: so os responsveis, em todos os nveis, pela produo e uso dos documentos
arquivsticos em suas atividades rotineiras, conforme estabelecido pelo programa de gesto.
gestores dos sistemas de informao e de tecnologia da informao: so as equipes responsveis
pelo projeto, desenvolvimento e manuteno de sistemas de informao nos quais os documentos
arquivsticos digitais so gerados e usados, e pela operacionalizao dos sistemas de computao e
de comunicao.
20 e-Arq Brasil
5 Planejamento e implantao do programa
O programa de gesto arquivstica de documentos deve ter como base a poltica arquivstica e a
designao de responsabilidades defnidas anteriormente, alm do contexto jurdico-administrativo,
de forma que esteja de acordo com a misso institucional e a legislao vigente.
O planejamento envolve o levantamento e a anlise da realidade institucional, o estabelecimento das
diretrizes e procedimentos a serem cumpridos pelo rgo ou entidade, o desenho do sistema de gesto
arquivstica de documentos e a elaborao de instrumentos e manuais.
No planejamento do programa de gesto, algumas tarefas fundamentais devem ser cumpridas:
levantamento da estrutura organizacional e das atividades desempenhadas;
levantamento da produo documental, diferenciando os documentos arquivsticos dos no arquivsticos;
levantamento, caso existam, dos sistemas utilizados, internamente, para tratamento de documentos
e informaes;
defnio, a partir do levantamento da produo documental, dos tipos de documentos que devem ser
mantidos e produzidos, e das informaes que devem conter;
defnio e/ou aperfeioamento da forma desses documentos;
anlise e reviso do fuxo dos documentos;
elaborao e/ou reviso do plano de classifcao e da tabela de temporalidade e destinao;
defnio dos metadados a serem criados no momento da produo do documento e ao longo do seu
ciclo de vida;
defnio e/ou aperfeioamento dos procedimentos de protocolo e de arquivamento dos documentos;
defnio e/ou aperfeioamento dos procedimentos para acesso, uso e transmisso dos documentos;
defnio do ambiente tecnolgico que compreende os sistemas (hardware e software), formatos,
padres e protocolos que daro sustentao aos procedimentos de gesto e preservao de documentos,
integrando, quando possvel, os sistemas legados;
defnio da infraestrutura para armazenamento dos documentos convencionais, que compreende
espao fsico, mobilirio e acessrios;
defnio das equipes de trabalho de arquivo e de tecnologia de informao;
defnio de programas de capacitao de pessoal;
elaborao e/ou reviso de manuais e instrues normativas.
defnio dos meios de divulgao e de capacitao de pessoal;
defnio do plano de ao do programa de gesto, com seus objetivos, metas e estratgias de
implantao, divulgao e acompanhamento, visando a melhoria contnua.
A implantao do programa de gesto arquivstica de documentos envolve a execuo e o
acompanhamento de aes e projetos, efetuados simultaneamente. Deve atender aos objetivos defnidos
no planejamento do programa no que se refere capacitao de pessoal, implantao de sistemas de
gesto arquivstica, integrao com os sistemas de informao existentes e os processos administrativos
do rgo ou entidade. Essa etapa pode incluir a suspenso de atividades e procedimentos vigentes que
forem considerados inadequados.
A execuo propriamente dita signifca pr em prtica os planos de ao e os projetos aprovados.
O acompanhamento da implantao ocorre por meio de relatrios, sumrios, grfcos, reunies e
entrevistas, entre outros. Percorre todo o processo de implantao e pode implicar em reviso e correes
operacionais e estratgicas.
A reviso deve gerar decises, providncias e medidas de aperfeioamento do prximo ciclo do
planejamento da gesto arquivstica de documentos.
e-Arq Brasil 21
5.1 Exigncias a serem cumpridas pelo programa
O programa de gesto arquivstica de documentos ter que atender a uma srie de exigncias, tanto
em relao ao documento arquivstico como ao seu prprio funcionamento:
o documento arquivstico deve:
refetir corretamente o que foi comunicado, decidido ou a ao implementada;
conter os metadados necessrios para documentar a ao;
ser capaz de apoiar as atividades;
prestar contas das atividades realizadas.
o programa de gesto arquivstica de documentos deve:
contemplar o ciclo de vida dos documentos;
garantir a acessibilidade dos documentos;
manter os documentos em ambiente seguro;
reter os documentos somente pelo perodo estabelecido na tabela de temporalidade e destinao;
implementar estratgias de preservao dos documentos desde sua produo e pelo tempo que
for necessrio;
garantir as seguintes qualidades do documento arquivstico: organicidade, unicidade, confabilidade,
autenticidade e acessibilidade.
A cada uma das qualidades do documento arquivstico corresponde um novo conjunto de exigncias a
serem cumpridas pelo programa de gesto, conforme especifcado a seguir:
a) organicidade
O documento arquivstico se caracteriza pela organicidade, ou seja, pelas relaes que mantm com
os demais documentos do rgo ou entidade e que refetem suas funes e atividades. Os documentos
arquivsticos no so coletados artifcialmente, mas esto ligados uns aos outros por um elo que se
materializa no plano de classifcao, que os contextualiza no conjunto ao qual pertencem. Os documentos
arquivsticos apresentam um conjunto de relaes que devem ser mantidas.
Exigncia: Os procedimentos de gesto arquivstica devem registrar e manter as relaes entre os
documentos e a sequncia das atividades realizadas, por meio da aplicao de um plano de classifcao.
b) unicidade
O documento arquivstico nico no conjunto documental ao qual pertence. Podem existir cpias em
um ou mais grupos de documentos, mas cada cpia nica em seu lugar, porque o conjunto de suas
relaes com os demais documentos do grupo sempre nico.
Exigncia: O programa de gesto arquivstica deve prever a identificao de cada documento
individualmente, sem perder de vista o conjunto de relaes que o envolve.
c) Confabilidade
12
Um documento arquivstico confvel aquele que tem a capacidade de sustentar os fatos que atesta.
A confabilidade est relacionada ao momento em que o documento produzido e veracidade do seu
contedo. Para tanto, h que ser dotado de completeza
13
e ter seus procedimentos de produo bem
12 Confabilidade sinnimo de fdedignidade, traduo do termo em ingls reliability. Reliability is conferred to records by
the controls exercised on the creation and by the completeness of their form. DURANTI, Luciana. The InterPARES Project.
In: Authentic records in the electronic age. Vancouver: University of British Columbia, 2000, p. 12, nota 2.
13 Completeza se refere presena, no documento arquivstico, de todos os elementos intrnsecos e extrnsecos exigidos
pela organizao produtora e pelo sistema jurdico-administrativo ao qual pertence, de maneira que esse mesmo docu-
mento possa ser capaz de gerar consequncias (ver Glossrio).
22 e-Arq Brasil
controlados. Difcilmente pode-se assegurar a veracidade do contedo de um documento; ela inferida
da completeza e dos procedimentos de produo. A confabilidade uma questo de grau, ou seja, um
documento pode ser mais ou menos confvel.
Exigncia: Para garantir a confabilidade, o programa de gesto arquivstica dos rgos e entidades deve assegurar
que os documentos arquivsticos sejam produzidos no momento em que ocorre a ao, ou imediatamente
aps, por pessoas diretamente envolvidas na conduo das atividades e devidamente autorizadas; e com o
grau de completeza requerido tanto pelo prprio rgo ou entidade como pelo sistema jurdico.
d) Autenticidade
Um documento arquivstico autntico aquele que o que diz ser, independentemente de se tratar de
minuta, original ou cpia, e que livre de adulteraes ou qualquer outro tipo de corrupo. Enquanto
a confabilidade est relacionada ao momento da produo, a autenticidade est ligada transmisso
do documento e sua preservao e custdia. Um documento autntico aquele que se mantm da
mesma forma como foi produzido e, portanto, apresenta o mesmo grau de confabilidade que tinha no
momento de sua produo. Assim, um documento no completamente confvel, mas transmitido e
preservado sem adulterao ou qualquer outro tipo de corrupo, autntico.
Exigncia: Para assegurar a autenticidade dos documentos arquivsticos, o programa de gesto arquivstica
tem que garantir sua identidade
14
e integridade.
15
Para tanto, deve implementar e documentar polticas e
procedimentos que controlem a transmisso, manuteno, avaliao, destinao e preservao dos documentos,
garantindo que eles estejam protegidos contra acrscimo, supresso, alterao, uso e ocultao indevidos.
e) Acessibilidade
Um documento arquivstico acessvel aquele que pode ser localizado, recuperado, apresentado e interpretado.
Exigncia: para assegurar a acessibilidade, o programa de gesto arquivstica deve garantir a transmisso
de documentos para outros sistemas sem perda de informao e de funcionalidade. O sistema deve ser
capaz de recuperar qualquer documento, a qualquer tempo, e de apresent-lo com a mesma forma que
tinha no momento de sua produo.
5.2 Metodologia do programa de gesto
A metodologia do planejamento e da implantao de um programa de gesto arquivstica de documentos
estabelece oito passos que no so lineares, isto , podem ser desenvolvidos em diferentes estgios,
interativa, parcial ou gradualmente, de acordo com as necessidades do rgo ou entidade. A metodologia
estabelece, ainda, ciclos de aplicao, sendo que as tarefas previstas para os passos C a H devem ser
realizadas periodicamente.
Os oito passos citados acima so:
a) Levantamento preliminar
Consiste em identifcar e registrar atos normativos, legislao, regimento e regulamento.
O objetivo deste primeiro passo gerar o conhecimento necessrio sobre a misso, a estrutura
organizacional e o contexto jurdico-administrativo no qual o rgo ou entidade opera, de forma que
se possam identifcar as exigncias para produzir e manter documentos.
O levantamento preliminar tambm implica numa apreciao geral dos pontos fortes e fracos das
prticas de gesto de documentos existentes no rgo ou entidade. Essa apreciao ser a base para
a defnio do escopo do programa de gesto.
Este passo fundamental para a defnio de quais documentos devem ser produzidos e capturados,
bem como para a elaborao do plano de classifcao e da tabela de temporalidade e destinao, que
devem ter como base as funes e atividades desenvolvidas pelo rgo ou entidade.
14 Identidade refere-se a atributos que caracterizam o documento arquivstico e o distinguem dos demais. Esses atributos se
constituem nos elementos intrnsecos da forma documental e nas anotaes.
15 Integridade refere-se ao estado dos documentos que se encontram completos e no sofreram nenhum tipo de corrupo
ou alterao no autorizada nem documentada.
e-Arq Brasil 23
b) Anlise das funes, das atividades desenvolvidas e dos documentos produzidos
Consiste em identifcar, documentar e classifcar cada funo e atividade, bem como em identifcar e
documentar os fuxos de trabalho e os documentos produzidos.
O objetivo deste passo desenvolver um modelo conceitual sobre o que o rgo ou entidade faz e
como faz, demonstrando como os documentos se relacionam com sua misso e suas atividades. O
modelo subsidiar a definio dos procedimentos de produo, captura, controle, armazenamento,
acesso e destinao dos documentos. Essa definio particularmente importante em ambientes
eletrnicos, onde os documentos adequados no so capturados e mantidos se o sistema no for
projetado para isso.
Os produtos resultantes deste passo podem incluir:
esquema de classifcao das funes e atividades;
mapa dos fuxos de trabalho que mostre quando e quais os documentos so produzidos ou recebidos
como resultado das atividades desenvolvidas pelo rgo.
A anlise das funes e atividades fornece a base para desenvolver ferramentas de gesto arquivstica
de documentos, que podem incluir:
tesauro e vocabulrio controlado para identifcar e indexar documentos de uma atividade especfca;
cdigo de classifcao para contextualizar os documentos produzidos e recebidos;
tabela de temporalidade e destinao que defne os prazos de guarda e as aes de destinao dos
documentos.
c) Identifcao das exigncias a serem cumpridas para a produo de documentos
Consiste em identifcar que documentos devem ser produzidos, determinar a forma documental que
melhor satisfaa cada funo ou atividade desempenhada e defnir quem est autorizado a produzir
cada documento. Essas exigncias devem tomar por base a legislao vigente, as normas internas e os
riscos decorrentes da falta de registro de uma atividade em documento arquivstico.
O objetivo deste passo assegurar que somente os documentos de fato necessrios sejam produzidos,
que sua produo seja obrigatria e que sejam feitos de forma completa e correta.
lista das exigncias a serem cumpridas para a produo e manuteno de documentos;
relatrio de avaliao dos riscos decorrentes da falta de registro de uma atividade em documento
arquivstico;
documento formal, regulamentando as exigncias a serem cumpridas para a produo e manuteno
de documentos, ou seja, defnindo quais documentos devem ser produzidos, que forma documental
devem apresentar e os nveis de permisso de acesso.
d) Avaliao dos sistemas existentes
Consiste em identifcar e avaliar o sistema de gesto arquivstica de documentos e outros sistemas de
informao e comunicao existentes no rgo ou entidade.
O objetivo deste passo identifcar as lacunas entre as exigncias para a produo e manuteno
de documentos e o desempenho do sistema de gesto arquivstica de documentos e dos sistemas
de informao e comunicao existentes. Isso fornecer a base para o desenvolvimento de novos
sistemas ou para alteraes nos sistemas vigentes de forma a atender s exigncias identifcadas e
acordadas nos passos anteriores.
Os produtos resultantes deste passo podem ser:
inventrio do sistema de gesto arquivstica de documentos e dos sistemas de informao e comunicao
existentes no rgo ou entidade;
relatrio sobre o sistema de gesto arquivstica de documentos e os sistemas de informao existentes,
avaliando at que ponto atendem s exigncias a serem cumpridas para a produo e manuteno de
documentos arquivsticos.
24 e-Arq Brasil
e) Identifcao das estratgias para satisfazer as exigncias a serem
cumpridas para a produo de documentos arquivsticos
Consiste em determinar as estratgias (padres, procedimentos, prticas e ferramentas) que levem
ao cumprimento das exigncias para a produo de documentos arquivsticos. O objetivo deste passo
avaliar o potencial de cada estratgia em alcanar o resultado desejado e o risco em caso de falha.
A escolha das estratgias deve levar em conta:
a natureza do rgo ou entidade, incluindo sua misso e histria;
os tipos de atividades desenvolvidas;
a forma como as atividades so conduzidas;
o ambiente tecnolgico existente;
as tendncias tecnolgicas;
a cultura institucional.
lista das estratgias selecionadas de modo a satisfazer as exigncias para produo dos documentos
arquivsticos;
documento a ser encaminhado administrao recomendando a elaborao de um projeto de
gesto arquivstica de documentos e relacionando as estratgias a serem adotadas, com as devidas
justifcativas.
f) Projeto do sistema de gesto arquivstica de documentos
Consiste em projetar um sistema de gesto arquivstica de documentos que incorpore as estratgias
selecionadas no passo anterior, atenda s exigncias identifcadas e documentadas no passo C e corrija
quaisquer defcincias identifcadas no passo D, redesenhando os procedimentos e os sistemas de
informao e comunicao existentes e integrando-os ao sistema de gesto arquivstica de documentos.
O projeto de um sistema de gesto arquivstica de documentos objetiva:
planejar mudanas ou adaptaes para sistemas informatizados, processos e prticas correntes;
determinar como incorporar essas mudanas ou adaptaes para melhorar a gesto dos documentos
arquivsticos no rgo ou entidade;
adaptar ou adotar solues tecnolgicas, considerando, na medida do possvel, um plano estratgico
de evoluo que vise minimizar os efeitos da obsolescncia tecnolgica.
Para alcanar esses objetivos, o projeto de um sistema de gesto arquivstica de documentos deve incluir:
defnio de tarefas, responsabilidades e cronograma;
diagramas representando a arquitetura e os componentes do sistema;
modelos representando vises diferentes do sistema, tais como processos, fuxos de dados e entidades
de dados;
especifcaes detalhadas para construir ou adquirir componentes tecnolgicos como software e
hardware, considerando que o sistema deve ser modular, evolutivo e expansvel;
plano de segurana da informao (fsica e lgica) e de contingncia;
metodologia e procedimentos de auditoria;
planos mostrando como o projeto integrar os sistemas e os processos existentes;
previso de treinamento de pessoal;
planos de teste;
plano de implementao do sistema;
detalhamento das revises peridicas do projeto, em conformidade com o plano estratgico de evoluo
e com as mudanas na tecnologia e no mercado.
e-Arq Brasil 25
g) Implementao do sistema de gesto arquivstica de documentos
Consiste na execuo do projeto por meio de:
treinamento de pessoal;
introduo do sistema de gesto arquivstica de documentos ou adaptao do j existente;
integrao do sistema de gesto arquivstica de documentos com os procedimentos e os sistemas de
informao e comunicao existentes.
A implementao de um sistema de gesto arquivstica de documentos um empreendimento complexo,
que deve ser realizado com o mnimo de interrupo das atividades do rgo ou entidade e envolve
riscos e a necessidade de prestao de contas. Esses riscos podem ser minimizados com o planejamento
cuidadoso e a documentao dos processos de implementao.
regulamentao das polticas, diretrizes e procedimentos, por meio de normas e manuais;
material de treinamento;
documentao dos processos de converso e migrao dos sistemas;
relatrios sobre avaliao de desempenho do sistema de gesto arquivstica de documentos.
h) Monitoramento e ajuste
Consiste em recolher, de forma sistemtica, informao sobre o desempenho do sistema de gesto
Verifca-se o desempenho avaliando se os documentos esto sendo produzidos e organizados de acordo
com as necessidades do rgo ou entidade e se esto relacionados, apropriadamente, aos processos
dos quais fazem parte.
O objetivo deste passo avaliar o desempenho do sistema, detectar possveis defcincias e fazer os
ajustes necessrios.
Este passo envolve:
entrevistas com a administrao, equipe e outros parceiros;
aplicao de questionrios para medir o desempenho do sistema de gesto arquivstica de documentos;
exame da documentao (manuais de procedimentos, material de treinamento) desenvolvida durante
a implementao do sistema de gesto arquivstica de documentos;
observao, anlise e auditoria das informaes e dos procedimentos implementados.
O monitoramento garantir o retorno contnuo dos investimentos no programa de gesto arquivstica de
documentos, alm de fornecer informao objetiva sobre a capacidade do rgo ou entidade de produzir
e gerenciar documentos arquivsticos apropriados, assegurando o seu armazenamento de maneira segura.
O monitoramento minimizar o grau de exposio a riscos por falha do sistema de gesto arquivstica
de documentos. Alm disso, antecipar a identifcao de mudanas signifcativas nas exigncias para
a produo e manuteno de documentos arquivsticos, bem como a necessidade de um novo ciclo de
desenvolvimento do programa de gesto.
desenvolvimento e aplicao de uma metodologia para avaliar, objetivamente, o sistema de gesto
arquivstica de documentos;
documentao do desempenho do sistema de gesto arquivstica de documentos;
relatrio para a administrao, com concluses e recomendaes.
5.3 Suspenso ou extino do SIGAD
Quando um SIGAD suspenso ou extinto, deve fcar acessvel para consulta, e novos documentos no
devem ser includos. Quanto aos documentos j inseridos, eles podero ser removidos de acordo com
as diretrizes de destinao ou transferidos para outros sistemas.
26 e-Arq Brasil
O processo de suspenso ou extino de SIGAD deve ser documentado, inclusive os planos de converso
ou mapeamento dos dados, pois essas informaes detalhadas sero necessrias verifcao de
autenticidade e manuteno da acessibilidade dos documentos inseridos no sistema suspenso ou extinto.
6 Procedimentos e operaes tcnicas do sistema de gesto
arquivstica de documentos digitais e convencionais
6.1 Captura
A captura consiste em declarar um documento como um documento arquivstico, incorporando-o ao
sistema de gesto arquivstica por meio das seguintes aes:
registro;
classifcao;
indexao;
atribuio de restrio de acesso;
arquivamento.
Os objetivos da captura so:
identifcar o documento como documento arquivstico;
demonstrar a relao orgnica dos documentos.
Captura a incorporao de um documento ao sistema de gesto arquivstica, quando ele passa a seguir
as rotinas de tramitao e arquivamento. Uma vez capturado, o documento pode ser includo num fuxo
de trabalho e, posteriormente, arquivado, ou ser, imediatamente, arquivado em uma pasta, no caso de
documentos em papel, ou diretrio, no caso de documentos digitais.
Tradicionalmente, nos sistemas de gesto arquivstica de documentos em papel, a captura feita no
momento em que o documento registrado, classifcado e/ou identifcado.
Em um SIGAD, o documento pode ser produzido tanto diretamente dentro do sistema e ento
capturado, automaticamente, no momento do registro, como fora do sistema e capturado e
registrado posteriormente.
Alm do cdigo de classifcao, descritores, nmero de protocolo e nmero de registro, a captura pode
prever a introduo de outros metadados, tais como data e hora da produo, da transmisso e do
recebimento do documento; nome do autor, do originador, do redator e do destinatrio, entre outros.
Esses metadados podem ser registrados em vrios nveis de detalhamento, dependendo das necessidades
geradas pelos procedimentos do rgo ou entidade e do seu contexto jurdico-administrativo.
Os metadados so essenciais para identifcar o documento arquivstico de maneira inequvoca e mostrar
sua relao com os outros documentos.
A captura tem como pr-requisito a defnio de:
quais documentos (produzidos e recebidos) sero capturados pelo sistema de gesto arquivstica
de documentos;
quem deve ter acesso a esses documentos e em que nvel;
por quanto tempo sero retidos.
As decises sobre captura e reteno devem ser consideradas no momento da concepo do sistema
de gesto arquivstica de documentos. A deciso referente a quais documentos devem ser capturados e
por quanto tempo devem ser mantidos requer que se levem em conta os seguintes fatores: legislao
vigente, exigncias quanto transparncia e ao exerccio das atividades do rgo ou entidade, e o grau
de risco que correm caso no capturem documentos arquivsticos.
Entre os documentos que exigem captura esto aqueles que:
responsabilizam uma organizao ou indivduo por uma ao;
documentam uma obrigao ou responsabilidade;
esto relacionados prestao de contas do rgo ou entidade.
e-Arq Brasil 27
6.1.1 Registro
O registro consiste em formalizar a captura do documento dentro do sistema de gesto arquivstica por
meio da atribuio de um nmero identifcador e de uma descrio informativa. Em um SIGAD, essa
descrio informativa corresponde atribuio de metadados.
O registro tem por objetivo demonstrar que o documento foi produzido ou recebido e capturado pelo
sistema de gesto arquivstica de documentos, assim como facilitar sua recuperao.
Os documentos podem ser registrados em nveis diferentes dentro de um sistema de gesto arquivstica
de documentos, ou seja, alm do nmero identifcador atribudo pelo sistema, o documento pode receber
tambm um nmero nico do processo/dossi a que pertence.
As atividades de protocolo so constitudas pelo conjunto de operaes que visam o controle dos
documentos produzidos e recebidos que tramitam no rgo ou entidade, assegurando sua localizao,
recuperao e acesso. Aps o recebimento dos documentos, o servio de protocolo faz o registro,
atribuindo-lhes nmero e data de entrada, anotando o cdigo de classifcao e o assunto, e procedendo
distribuio dos documentos nas unidades destinatrias.
Na administrao pblica, em determinados casos, documentos formam processos, os quais devem ser
autuados por uma unidade protocolizadora. Um processo o documento ou conjunto de documentos que
exige um estudo mais detalhado ou procedimentos como despachos, pareceres tcnicos, anexos ou, ainda,
instrues para pagamento de despesas. No procedimento de autuao, a unidade protocolizadora faz o
registro do processo, atribuindo-lhe um nmero nico. Esse nmero formado a partir de parmetros
estabelecidos por normas que garantam sua unicidade e integridade.
Nesse sentido, devem ser seguidas as recomendaes e normas especfcas existentes para a utilizao
dos servios de protocolo nas diversas esferas e mbitos da administrao pblica, que regulamentam
o registro, autuao e outros procedimentos relativos aos processos e demais documentos ofciais.
O registro inclui os seguintes metadados obrigatrios:
nmero identifcador atribudo pelo sistema;
data e hora do registro;
ttulo ou descrio abreviada: palavra, frase ou grupo de caracteres que nomeiam um documento
arquivstico;
produtor: nome da pessoa fsica ou jurdica responsvel pela produo do documento arquivstico;

autor: nome da pessoa fsica com autoridade e capacidade para emitir o documento ou em nome da
qual ou sob cujo comando o documento emitido;
redator: nome da pessoa fsica responsvel pela redao do documento;
originador: identifcao da pessoa fsica ou jurdica designada no endereo eletrnico ou login em
que o documento gerado ou enviado.
O registro pode incluir informaes descritivas mais detalhadas a respeito do documento em questo e
de outros a ele relacionados, tais como:
data de produo;
data e hora de transmisso e recebimento;
destinatrio (com identifcao do cargo): organizao ou pessoa para quem o documento foi dirigido;
espcie documental: diviso de gnero documental que rene tipos de documentos por seu formato.
So exemplos de espcies documentais ata, carta, decreto, memorando, ofcio, planta, relatrio;
classifcao de acordo com o cdigo de classifcao;
16
associaes a documentos diferentes que podem estar relacionados pelo fato de registrarem a mesma
atividade ou se referirem mesma pessoa ou situao;
formato, software e verso em que o documento foi produzido ou capturado;
16 Ver 6.1.2 Classifcao.
28 e-Arq Brasil
mscaras de formatao (templates) necessrias para apresentar o documento;
restrio de acesso;
17
descritor: palavra ou grupo de palavras que, em indexao e tesauro, designam um conceito ou assunto
preciso, excluindo outros sentidos e signifcados;
prazos de guarda;
18
documentos anexos.
6.1.2 Classifcao
Classifcao o ato ou efeito de analisar e identifcar o contedo dos documentos arquivsticos e de selecionar
a classe sob a qual sero recuperados. Essa classifcao feita a partir de um plano de classifcao elaborado
pelo rgo ou entidade e que pode incluir ou no a atribuio de cdigo aos documentos.
A classifcao determina o agrupamento de documentos em unidades menores (processos e dossis)
e o agrupamento destas em unidades maiores, formando o arquivo do rgo ou entidade. Para isso,
deve tomar por base o contedo do documento, que refete a atividade que o gerou e determina o
uso da informao nele contida. A classifcao tambm defne a organizao fsica dos documentos,
constituindo-se em referencial bsico para sua recuperao.
Os objetivos da classifcao so:
estabelecer a relao orgnica dos documentos arquivsticos;
assegurar que os documentos sejam identifcados de forma consistente ao longo do tempo;
auxiliar a recuperao de todos os documentos arquivsticos relacionados a determinada funo ou
atividade;
possibilitar a avaliao de um grupo de documentos de forma que os documentos associados sejam
transferidos, recolhidos ou eliminados em conjunto.
A classifcao deve se basear no plano de classifcao e envolve os seguintes passos:
identifcar a ao ou atividade registrada no/pelo documento;
localizar a ao ou atividade no plano de classifcao;
comparar a atividade com a estrutura organizacional para verifcar se apropriada unidade que
gerou o documento;
aplicar as normas/regras de classifcao ao documento.
6.1.3 Indexao
Indexao a atribuio de termos descrio do documento, utilizando vocabulrio controlado e/ou
lista de descritores, tesauro e o prprio plano de classifcao.
A seleo dos termos para indexao feita, normalmente, com base em:
tipologia documental: diviso de espcie documental que rene documentos por suas caractersticas
comuns no que diz respeito frmula diplomtica, natureza de contedo ou tcnica de registro. So
exemplos de tipos documentais: atestado de frequncia de pessoal, atestado de sade ocupacional,
alvar de licena para construo, alvar de habite-se;
ttulo ou cabealho do documento;
assunto do documento: palavras-chave ou termos compostos que representem corretamente o contedo
do documento;
datas associadas com as transaes registradas no documento;
17 Ver 6.1.4 Atribuio de restrio de acesso.
18 Ver 6.2 Avaliao, temporalidade e destinao.
e-Arq Brasil 29
documentao anexada.
A indexao tem como objetivo ampliar as possibilidades de busca e facilitar a recuperao dos
documentos, e pode ser feita de forma manual ou automtica.
6.1.4 Atribuio de restrio de acesso
Os documentos tambm devem ser analisados com relao s precaues de segurana, ou seja, se
so considerados ostensivos ou sigilosos. No caso dos sigilosos, a legislao estabelece graus de sigilo
a serem atribudos a cada documento.
Os documentos que dizem respeito segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios
ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas
estaro sujeitos a restries de acesso, conforme legislao em vigor.
A atribuio de restries deve ser feita no momento da captura, com base no esquema de classifcao
de segurana e sigilo elaborado pelo rgo ou entidade, e envolve os seguintes passos:
identifcar a ao ou atividade que o documento registra;
identifcar a unidade administrativa qual o documento pertence;
verifcar as precaues de segurana e o grau de sigilo;
atribuir o grau de sigilo e as restries de acesso ao documento;
registrar o grau de sigilo e as restries de acesso no sistema de gesto arquivstica de documentos.
6.1.5 Arquivamento
Arquivar a tcnica de colocar e conservar numa mesma ordem, devidamente classifcados de acordo com
o plano de classifcao, todos os documentos de um rgo ou entidade, utilizando mtodos adequados,
de forma que fquem protegidos e sejam facilmente localizados e manuseados.
No sistema de gesto arquivstica de documentos em papel, o documento arquivado quando colocado
em uma pasta ou arquivo que contm um ttulo, juntamente com outros a ele relacionados e ordenados
conforme critrios previamente estipulados. Esse agrupamento conecta o documento a outros sobre o
mesmo assunto, funo ou atividade.
Um sistema de gesto arquivstica de documentos em papel deve controlar os ttulos das pastas. Colocar
um documento em uma pasta um processo consciente de determinar sua classifcao e arquiv-lo
em uma sequncia predefnida. Os documentos arquivados na pasta podem ser datados e numerados
sequencialmente, como medida de segurana. As condies de acesso e a destinao podem ser
controladas por mecanismos predefnidos.
Um sistema de gesto arquivstica de documentos digitais dever tambm controlar os ttulos das
pastas ou diretrios nos quais os documentos foram armazenados procurando fazer as conexes
existentes entre os vrios objetos digitais a partir de uma codifcao identifcadora nica. Os
documentos digitais arquivados em repositrios organizados podem ser datados e numerados
sequencialmente como medida de segurana. As condies de acesso e a destinao podem ser
controladas por mecanismos predefnidos.
A operao de arquivamento dos documentos digitais se diferencia do arquivamento dos documentos
convencionais porque nestes o arquivamento ao mesmo tempo uma operao lgica e fsica, como,
por exemplo, arquivar um relatrio na pasta Relatrios. No documento digital, como suporte e contedo
so entidades separadas e o documento constitudo por um objeto fsico (suporte), lgico (software
e formato) e conceitual (apresentao), a operao de arquivar signifca armazenar o objeto digital,
mantendo sua identifcao nica e os ponteiros para outros objetos digitais.
6.2 Avaliao, temporalidade e destinao
A avaliao uma atividade vital em um programa de gesto arquivstica de documentos, pois permite
racionalizar o acmulo de documentos nas fases corrente e intermediria, facilitando a constituio dos
arquivos permanentes.
30 e-Arq Brasil
o processo de anlise dos documentos arquivsticos, visando estabelecer os prazos de guarda e a
destinao, de acordo com os valores primrio e secundrio
19
que lhes so atribudos. Os prazos de
guarda e as aes de destinao devero estar formalizados na tabela de temporalidade e destinao
do rgo ou entidade.
Os prazos de guarda referem-se ao tempo necessrio para o arquivamento dos documentos nas fases corrente
e intermediria, visando atender, exclusivamente, s necessidades da administrao que os gerou, baseado em
estimativas de uso. Nesse sentido, nenhum documento deve ser conservado por tempo maior que o necessrio.
A aplicao dos critrios de avaliao feita com base na teoria das trs idades e efetiva-se,
primeiramente, nos arquivos correntes, a fm de se distinguirem os documentos de valor eventual (de
eliminao sumria) daqueles de valor probatrio e/ou informativo.
Deve-se evitar a transferncia para os arquivos intermedirios de documentos que no tenham sido
anteriormente avaliados, pois as atividades de avaliao e seleo nesses arquivos so extremamente
onerosas do ponto de vista tcnico e gerencial.
A destinao dos documentos efetivada aps a atividade de seleo, que consiste na separao
dos documentos de valor permanente daqueles passveis de eliminao, mediante critrios e tcnicas
estabelecidos na tabela de temporalidade e destinao.
A complexidade e a abrangncia dos conhecimentos exigidos pelo processo de avaliao, que implica no
estabelecimento de critrios de valor, requerem a participao de pessoas das diversas reas profssionais
do rgo ou entidade, conforme legislao vigente.
O sistema de gesto arquivstica de documentos, particularmente no caso de um SIGAD, deve identifcar
a temporalidade e a destinao previstas para o documento no momento da captura e do registro,
de acordo com os prazos e aes estabelecidos na tabela de temporalidade e destinao do rgo ou
entidade. Essa informao deve ser registrada em um metadado associado ao documento.
O sistema de gesto arquivstica de documentos tambm deve poder identifcar os documentos que j cumpriram
sua temporalidade, para implementar a destinao prevista. Se for um SIGAD, esse sistema deve ser capaz
de listar os documentos que tenham cumprido o prazo previsto na tabela de temporalidade e destinao.
As determinaes sobre a destinao devem ser aplicadas aos documentos, de forma sistemtica, no
curso das atividades rotineiras do rgo ou entidade. Essas determinaes no podem ser implementadas
em documentos que estejam com pendncias, sob litgio ou investigao.
O sistema de gesto arquivstica de documentos deve prever as seguintes aes:
reteno dos documentos, por determinado perodo, no arquivo corrente do rgo ou entidade que os gerou;
eliminao fsica;
transferncia;
recolhimento para instituio arquivstica.
Eliminao
Eliminar signifca destruir os documentos que, na avaliao, foram considerados sem valor para guarda permanente.
A eliminao deve ser precedida da elaborao da listagem, do edital de cincia de eliminao e do
termo de eliminao, de acordo com a legislao vigente, e deve obedecer aos seguintes princpios:
a eliminao deve sempre ser autorizada pela autoridade arquivstica na sua esfera de competncia;
os documentos arquivsticos que estiverem pendentes, sob litgio ou investigao no podem ser destrudos;
a eliminao deve ser realizada de forma a impossibilitar a recuperao posterior de qualquer informao
confdencial contida nos documentos eliminados, como, por exemplo, dados de identifcao pessoal
ou assinatura;
todas as cpias dos documentos eliminados, inclusive cpias de segurana e cpias de preservao,
independentemente do suporte, devem ser destrudas.
19 Ver Captulo 2 da Parte I, O que gesto arquivstica de documentos?.
e-Arq Brasil 31
Transferncia
Transferncia a passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermedirio, onde
aguardaro o cumprimento dos prazos de guarda e a destinao fnal. Ao serem transferidos, os
documentos devem ser acompanhados de listagem de transferncia.
A transferncia pode ser realizada de duas formas:
transferncia para uma rea de armazenamento apropriada sob controle do rgo ou entidade que
produziu o documento;
transferncia para uma instituio arquivstica, que fcar responsvel pela custdia do documento.
Quando os documentos transferidos fcam sob custdia de um rgo ou entidade diferente do que os
produziu, a organizao responsvel pela custdia tem a obrigao de mant-los e gerenci-los de
forma adequada, garantindo sua destinao fnal, preservao e acesso. Todas essas obrigaes devem
estar formalizadas em um contrato frmado entre o rgo ou entidade que produziu os documentos e
o responsvel por sua custdia.
Recolhimento
Recolhimento a entrada de documentos em arquivos permanentes de acordo com a jurisdio arquivstica
a que pertencem. Os documentos a serem recolhidos devem ser acompanhados de instrumentos que
permitam sua identifcao e controle, segundo a legislao vigente.
20
Os procedimentos de transferncia e recolhimento de arquivos digitais para instituio arquivstica
que impliquem na transposio desses documentos de um SIGAD para outro sistema informatizado
devem adotar providncias no que diz respeito a:
compatibilidade de suporte e formato, de acordo com as normas previstas pela instituio arquivstica
recebedora;
documentao tcnica necessria para interpretar o documento digital (processamento e estrutura
dos dados);
instrumento descritivo que inclua os metadados atribudos aos documentos digitais e informaes que
possibilitem a presuno de autenticidade dos documentos recolhidos instituio arquivstica;
informaes sobre as migraes realizadas no rgo produtor.
6.3 Pesquisa, localizao e apresentao dos documentos
O sistema de gesto arquivstica deve prever funes de recuperao e acesso aos documentos
e s informaes neles contidas, de forma a facilitar a conduo das atividades e satisfazer os
requisitos relativos transparncia do rgo ou entidade. A recuperao inclui pesquisa, localizao
e apresentao dos documentos.
Em um SIGAD, a apresentao dos documentos consiste em exibi-los por meio de um ou mais dispo-
sitivos de apresentao, como monitor de vdeo, impressora, caixa de som etc. No mbito do sistema
de gesto arquivstica de documentos, a pesquisa feita utilizando-se instrumentos de busca, como
guias, inventrios, catlogos, repertrios e ndices. J em um SIGAD, a pesquisa se faz por meio de
parmetros predefnidos, selecionados entre as informaes coletadas no momento do registro do
documento e entre os metadados a ele associados.
Todos os recursos de pesquisa, localizao e apresentao de documentos tm que ser submetidos a
controles de acesso e segurana, que sero especifcados a seguir.
6.4 Segurana: controle de acesso, trilhas de auditoria e cpias de segurana
O sistema de gesto arquivstica deve prever controles de acesso e procedimentos de segurana que
garantam a integridade dos documentos. Entre esses procedimentos, podem-se destacar o uso de
controles tcnicos e programticos, diferenciando tipos de documentos, perfs de usurios e caractersticas
de acesso aos dados, e a manuteno de trilhas de auditoria e de rotinas de cpias de segurana.
20 Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e Resoluo n. 2 do CONARQ, de 1995.
32 e-Arq Brasil
Alm disso, tambm devem ser levados em conta exigncias e procedimentos de segurana da
infraestrutura das instalaes.
Controle de acesso
O sistema de gesto arquivstica precisa limitar ou autorizar o acesso a documentos por usurio e/ou
grupos de usurios.
O controle de acesso deve garantir, no mnimo, as seguintes funes:
restrio de acesso aos documentos;
exibio dos documentos, criptografados ou no, e dos metadados somente aos usurios autorizados;
uso e interveno nos documentos somente pelos usurios autorizados.
Os documentos tambm devem ser analisados com relao s precaues de segurana, ou seja, se
so considerados ostensivos ou sigilosos. No caso dos documentos sigilosos,
21
existem regras, normas e
legislao
22
que estabelecem diferentes razes e graus de sigilo a serem atribudos a cada documento, alm
de defnirem as autoridades competentes para faz-lo (ver seo 6.1.4 Atribuio de restrio de acesso).
Os documentos relativos ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da
imagem das pessoas, como, por exemplo, dossis funcionais e pronturios mdicos, esto sujeitos a
restries de acesso, conforme legislao especfca.
Um sistema de gesto arquivstica deve impedir que usurios no autorizados tenham acesso aos
documentos classifcados como sigilosos, isto , submetidos s categorias de sigilo previstas em lei, bem
como queles tidos como originalmente sigilosos. O acesso aos metadados dos documentos sigilosos
depende de regulamentao interna do rgo ou entidade.
O monitoramento e mapeamento das permisses de acesso deve ser um processo contnuo em todos
os sistemas de gesto arquivstica de documentos.
uso e rastreamento
O uso dos documentos pelos usurios deve ser registrado pelo sistema nos seus respectivos metadados.
A gesto desse uso inclui:
identifcao da permisso de acesso dos usurios, isto , do que cada um pode acessar;
identifcao da precauo de segurana e da categoria de sigilo dos documentos;
garantia de que somente os indivduos autorizados tenham acesso aos documentos classifcados e aos
originalmente sigilosos;
registro de todos os acessos, tentativas de acesso e uso dos documentos (visualizao, impresso,
transmisso e cpia para a rea de transferncia), com identifcao de usurio, data, hora e, se
possvel, estao de trabalho;
reviso peridica das classifcaes de acesso a fm de garantir sua atualizao.
O rastreamento dos documentos em trilhas de auditoria uma medida de segurana que tem por objetivo
verifcar a ocorrncia de acesso e uso indevidos aos documentos. O grau de controle de acesso e o detalhamento
do registro na trilha de auditoria dependem da natureza do rgo ou entidade e dos documentos produzidos.
Trilha de auditoria
A trilha de auditoria o conjunto de informaes registradas que permite o rastreamento de intervenes
ou tentativas de interveno no documento arquivstico digital ou no SIGAD.
A trilha de auditoria deve registrar o movimento e o uso dos documentos arquivsticos dentro de um
SIGAD (captura, registro, classifcao, indexao, arquivamento, armazenamento, recuperao da
informao, acesso e uso, preservao e destinao), informando quem operou, a data e a hora, e as
21 Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
22 Decreto n. 4.553, de 27 de dezembro de 2002; decreto n. 5.301, de 9 de dezembro de 2004, e lei n. 11.111, de 5 de maio de 2005.
e-Arq Brasil 33
aes realizadas. A trilha de auditoria tem o objetivo de fornecer informaes sobre o cumprimento
das polticas e regras da gesto arquivstica de documentos do rgo ou entidade, e serve para:
identifcar os autores de cada operao realizada nos documentos;
prevenir a perda de documentos;
monitorar todas as operaes realizadas no SIGAD;
garantir a segurana e a integridade do SIGAD.
No caso de procedimentos que exijam prazo a ser cumprido pelo rgo ou entidade, devem ser
implementadas aes de rastreamento, de forma a:
determinar os passos a serem dados em resposta s atividades ou aes registradas no documento;
atribuir a uma pessoa a responsabilidade por cada ao;
registrar a data em que uma ao deve ser executada e a data em que ocorreu.
Cpias de segurana
O SIGAD deve prever controles para proporcionar a salvaguarda regular dos documentos arquivsticos e
dos seus metadados. Deve tambm poder recuper-los rapidamente em caso de perda devido a sinistro,
falha no sistema, contingncia, quebra de segurana ou degradao do suporte. Esses mecanismos
devem seguir a poltica de segurana da informao do rgo ou entidade.
Em sistemas de gesto arquivstica de documentos convencionais, pode-se prever a reproduo de
documentos em outros suportes como medida de segurana, como, por exemplo, pelos processos de
microflmagem e digitalizao.
Nos sistemas de gesto arquivstica de documentos digitais, o SIGAD deve prover meios de realizao
de cpias de segurana (becape, do ingls backup). Esse processo consiste na realizao de cpias
peridicas das informaes com o propsito de restaurao posterior, em caso de perda devido a falhas
de software, hardware ou mesmo acidentes. O processo reverso ao backup a restaurao (restore), que
consiste em recuperar as informaes para o ambiente de produo do SIGAD em um estado consistente.
Como o objetivo restaurar o sistema em caso de falhas, as informaes no so armazenadas por
perodos muito longos (normalmente, at um ano). Dessa forma, o procedimento de cpias de segurana
no pode ser confundido com uma estratgia de preservao de longo prazo.
Segurana da infraestrutura
A natureza das medidas de segurana da infraestrutura de instalaes do acervo digital diz respeito a
requisitos operacionais e no muito diferente daquela do acervo convencional. Essas medidas devem
considerar os seguintes aspectos:
as salas reservadas a computadores servidores, equipamentos de rede e ao armazenamento dos
documentos digitais devem ter temperatura ambiente e umidade relativa do ar controladas e
fornecimento estvel de energia eltrica. Deve haver controle contnuo para verifcar se essas condies
esto sendo atendidas;
equipamentos contra incndio devem estar presentes em toda a rea de instalao e de acordo com
as normas de segurana estabelecidas;
os equipamentos contra incndio devem ser verifcados periodicamente e substitudos antes do trmino
da vida til prevista;
o rgo ou entidade tem que prever instalaes adequadas de para-raios, com procedimentos de
manuteno peridica, seguindo a legislao e as normas tcnicas estabelecidas;
a rea reservada instalao do SIGAD deve ser compartimentada, com o objetivo de controlar o
acesso s informaes;
as salas de computadores servidores so de uso exclusivo de pessoal autorizado e devem ter controle
eletrnico de acesso;
para acesso a reas de segurana, identifcaes e credenciais de segurana tm de estar de acordo
com as atribuies individuais e as regras de segurana do rgo ou entidade.
34 e-Arq Brasil
6.5 Armazenamento
As consideraes e aes relativas ao armazenamento dos documentos arquivsticos convencionais e
digitais permeiam todo o seu ciclo de vida. Esse armazenamento deve garantir a autenticidade e o acesso
aos documentos pelo tempo estipulado na tabela de temporalidade e destinao.
Documentos de valor permanente, independentemente do formato, requerem um armazenamento
criterioso desde o momento da sua produo, para garantir sua preservao no longo prazo.
Num cenrio hbrido, isto , que envolve ao mesmo tempo documentos arquivsticos convencionais e
digitais, devem-se considerar requisitos de armazenamento que atendam igualmente s necessidades
desses dois tipos de documentos.
As condies de armazenamento tm de levar em conta o volume e as propriedades fsicas dos
documentos. Devem ser projetadas considerando tambm a proteo contra acesso no autorizado e
perdas por destruio, furto e sinistro.
No caso dos documentos arquivsticos digitais, os rgos e entidades devem dispor de polticas e diretrizes
para converso ou migrao desses documentos de maneira a garantir sua autenticidade, acessibilidade
e utilizao. Os procedimentos de converso e migrao devem detalhar as mudanas ocorridas nos
sistemas e nos formatos dos documentos (ver seo 6.6 Preservao).
Os fatores mais importantes para a seleo das opes de armazenamento so:
volume e estimativa de crescimento dos documentos: este fator deve ser levado em conta para
se avaliar a capacidade de armazenamento, isto , as reas de depsito, os tipos e a quantidade de
estantes e, para os documentos digitais, a capacidade dos dispositivos de armazenamento;
segurana dos documentos: as instalaes de armazenamento (depsitos, arquivos, computadores)
devero prever a limitao de acesso aos documentos, como, por exemplo, o controle das reas de
armazenamento e sistemas de deteco de entrada no autorizada. O depsito deve estar localizado
em rea que no seja de risco. No caso de documentos digitais, devem ser previstos procedimentos
que previnam a perda de documentos por falha do SIGAD (ver seo 6.4 Segurana: cpias de
segurana e segurana da infraestrutura);
caractersticas fsicas do suporte e do ambiente: fatores como tipo de suporte, peso, grau de
contaminao do documento e do ambiente, temperatura e umidade infuenciam a adequao das
condies de armazenamento. Nesse sentido, devem ser adotados procedimentos como controle e
verifcao do tempo de vida til e da estabilidade dos suportes para prevenir danos aos documentos.
importante que os meios de acondicionamento sejam robustos e adequados ao formato e quantidade
de documentos. As reas de depsito devem ter amplitude adequada, estabilidade de temperatura e
de nveis de umidade, proteo contra sinistro, contaminao (istopos radioativos, toxinas, mofo) e
infestao de insetos ou micro-organismos. Os documentos digitais devem passar, periodicamente,
pela troca de suporte, isto , as informaes contidas num suporte devem ser transferidas para outro.
Essa tcnica denominada atualizao (refreshing).
frequncia de uso: o uso mais ou menos frequente dos documentos deve ser levado em conta na
seleo das opes de armazenamento. No caso dos documentos convencionais, as opes envolvem
acondicionamento (pastas suspensas, caixas) e localizao dos depsitos (prximos ou distantes da
rea de trabalho). J em relao aos documentos digitais, as opes podem envolver armazenamento
on-line (acesso imediato) ou off-line, nas chamadas mdias removveis de armazenamento (disco
ptico, fta magntica), em diferentes graus de disponibilidade e velocidade.
custo relativo das opes de armazenamento dos documentos: alm do custo dos dispositivos
de armazenamento, devem ser considerados, para sua manipulao, os valores dos equipamentos e
do software de controle. Pelo previsvel alto custo, pode-se considerar a possibilidade de terceirizao
do armazenamento. Nesse caso, porm, surgem outros problemas, como garantias legais sobre a
custdia, restries de acesso e capacidade tecnolgica. Recursos como o uso de criptografa podem
impedir o acesso no autorizado, assim como a utilizao de checksum
23
permite rastrear eventuais
comprometimentos de contedo.
23 Valor calculado a partir dos dados que permite verifcar se houve alterao.
e-Arq Brasil 35
Os documentos digitais so armazenados em dispositivos eletrnicos, magnticos e pticos. interessante
notar que, do ponto de vista tecnolgico, distinguem-se trs tipos de memria, em ordem decrescente
de preo e velocidade de acesso:
memria primria;
memria secundria;
memria terciria.
A memria primria essencial a qualquer sistema computacional. nela que software e dados so
armazenados durante a execuo. Representantes tpicas dessa classe so as memrias RAM (random
access memory), memrias extremamente rpidas. Seu contedo de natureza dinmica, voltil, e
permanece registrado apenas durante a execuo do software.
A memria secundria apresenta volume maior de armazenamento que a primria, sendo, por outro
lado, mais lenta. No voltil. So exemplos os discos rgidos magnticos (hard disk, HD), que podem
ser usados isoladamente ou combinados em disk arrays. Diversas tecnologias permitem, com o uso de
disk arrays, obter maior desempenho e confabilidade do que seria possvel com discos isolados.
A memria terciria compreende ftas magnticas, discos pticos e outros. Usos tpicos incluem
armazenamento do acervo digital e cpias de segurana. Outra nomenclatura corrente para essa
classe de memria mdia de armazenamento. A memria terciria tem caracterstica no voltil
na preservao de dados. Seu preo unitrio to pequeno, que requisitos de confabilidade devem
prevalecer. Em caso de desastre, o prejuzo com a perda de dados superior ao preo das mdias
que fsicamente os contm.
As memrias secundria e terciria so adequadas ao armazenamento.
6.6 Preservao
Os documentos arquivsticos tm de se manter acessveis e utilizveis pelo tempo que for necessrio,
garantindo-se sua longevidade, funcionalidade e acesso contnuo. Devem ser asseguradas as caractersticas
dos documentos, tais como autenticidade e acessibilidade, pela adoo de estratgias institucionais e
tcnicas proativas de produo e preservao que garantam sua perenidade. Essas estratgias so
estabelecidas por uma poltica de preservao.
Tradicionalmente, a preservao de documentos arquivsticos concentra-se na obteno da estabilidade
do suporte da informao. Nos documentos convencionais, contedo e suporte esto intrinsecamente
ligados, de modo que a manuteno do suporte garante a preservao do documento. Por outro lado,
nos documentos digitais, o foco da preservao a manuteno do acesso, que pode implicar mudana
de suporte e formato, bem como atualizao do ambiente tecnolgico. A fragilidade do suporte digital
e a obsolescncia tecnolgica de hardware, software e formato exigem intervenes peridicas.
As estratgias de preservao de documentos arquivsticos devem ser selecionadas com base em sua
capacidade de manter as caractersticas desses documentos e na avaliao custo-benefcio. Podem incluir
monitoramento e controle ambiental, restries de acesso, cuidados no manuseio direto e obteno de
suportes e materiais mais durveis (papel, tinta, disco ptico, fta magntica).
No caso especfco dos documentos digitais, essas estratgias incluem a preveno da obsolescncia
tecnolgica e de danos fsicos ao suporte, por meio de procedimentos de migrao, como atualizao
(refreshing) e converso.
24
Outras tcnicas utilizadas na preservao de documentos digitais so emulao, encapsulamento e
preservao da tecnologia. A adoo de formatos digitais abertos confgura-se, adicionalmente, como
medida de preservao recomendvel e necessria.
Qualquer que seja a estratgia de preservao adotada, preciso documentar os procedimentos e as
estruturas de metadados.
O desenvolvimento de novas tecnologias pode tornar disponveis outros procedimentos para preservar
documentos digitais por longos perodos.
24 Ver Glossrio.
36 e-Arq Brasil
As estratgias de preservao de documentos digitais e dos respectivos metadados devem ser formuladas
e integradas ao SIGAD desde a fase de elaborao do projeto do sistema. S assim ser possvel garantir
o uso e o acesso aos documentos digitais durante todo o perodo previsto para sua guarda.
7 Instrumentos utilizados na gesto arquivstica de documentos
necessrio o desenvolvimento de uma srie de instrumentos para apoiar os procedimentos e operaes
tcnicas de gesto arquivstica de documentos.
Instrumentos principais
plano de classifcao, codifcado ou no, baseado nas funes e atividades do rgo ou entidade;
tabela de temporalidade e destinao;
manual de gesto arquivstica de documentos;
esquema de classifcao referente segurana e ao acesso aos documentos.
Instrumentos adicionais
glossrio;
vocabulrio controlado;
tesauro.
Outros instrumentos que no so especfcos da gesto arquivstica de documentos, mas podem apoiar
as operaes de gesto:
relatrio de anlise do contexto jurdico-administrativo do rgo ou entidade;
relatrio dos riscos que envolvem as atividades desenvolvidas pelo rgo ou entidade;
plano de contingncia e plano de preveno contra desastres;
estrutura organizacional e delegao de competncias do rgo ou entidade;
registro dos funcionrios e das permisses de acesso aos sistemas do rgo ou entidade.
7.1 Plano de classifcao e cdigo de classifcao
Um plano de classifcao um esquema de distribuio de documentos em classes, de acordo com
mtodos de arquivamento especfcos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funes de uma
instituio e da anlise do arquivo por ela produzido.
25
A estruturao de um plano de classifcao pode ser facilitada pela utilizao de cdigos (numricos ou
alfanumricos) para designar as classes, constituindo um cdigo de classifcao.
O cdigo de classifcao de documentos um instrumento de trabalho utilizado para classifcar todo e qualquer
documento produzido ou recebido por um rgo ou entidade no exerccio de suas funes e atividades.
A classifcao utilizada para agrupar os documentos a fm de contextualiz-los, agilizar sua recuperao
e facilitar tanto as tarefas de destinao (eliminao ou recolhimento dos documentos) como as de acesso.
O nmero de nveis de classifcao varia de acordo com o rgo ou entidade e envolve os seguintes fatores
natureza das atividades desenvolvidas;
tamanho do rgo ou entidade;
complexidade da estrutura organizacional;
tecnologia utilizada.
7.2 Tabela de temporalidade e destinao
A tabela de temporalidade e destinao um instrumento arquivstico que determina prazos de guarda
tendo em vista a transferncia, recolhimento e eliminao de documentos.
A elaborao da tabela de temporalidade e destinao deve envolver a autoridade administrativa, o
arquivista ou o responsvel pela guarda de documentos, os profssionais das reas jurdicas e fnanceiras,
25 Cf. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2005, p. 132.
e-Arq Brasil 37
alm de profssionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos objeto da avaliao
e outros que se faam necessrios.
No setor pblico, a aplicao da tabela de temporalidade e destinao deve estar condicionada sua
aprovao pela instituio arquivstica pblica em sua especfca esfera de competncia.
A tabela de temporalidade e destinao deve contemplar as atividades-meio e as atividades-fm. Sua
estrutura bsica deve apresentar os seguintes itens:
identifcador de classe;
prazos de guarda nas fases corrente e intermediria;
destinao fnal (eliminao ou guarda permanente);
observaes necessrias a sua aplicao.
Deve-se elaborar um ndice alfabtico para agilizar a localizao dos assuntos no plano ou cdigo e na tabela.
A defnio dos prazos de guarda no sistema de gesto arquivstica de documentos de um rgo ou
entidade tem por fnalidade:
conservar os documentos necessrios ao cumprimento de obrigaes legais e de prestao de contas;
conservar os documentos importantes para a memria corporativa;
eliminar os documentos que no so mais necessrios;
atender s necessidades e interesses de pessoas ou instituies externas ao rgo ou entidade por
meio das seguintes aes:
identificao dos interesses legtimos de terceiros na preservao dos documentos arquivsticos.
Os interessados podem ser pessoas e organizaes afetadas pelas aes ou decises do rgo
ou entidade ou que precisam dos seus documentos arquivsticos para cumprir suas funes
como auditores, entidades investigativas, autoridades arquivsticas ou pesquisadores;
identificao e avaliao dos ganhos legais, financeiros, polticos, sociais e outros que o rgo
ou entidade possa ter na preservao dos documentos arquivsticos para servir aos interesses
da pesquisa e da sociedade como um todo;
cumprimento dos regulamentos da autoridade arquivstica, na sua esfera de competncia.
O prazo de guarda estabelecido para a fase corrente corresponde ao perodo em que o documento
frequentemente consultado, exigindo sua permanncia junto s unidades organizacionais.
O prazo de guarda estabelecido para a fase intermediria corresponde ao perodo em que o documento
ainda necessrio administrao, porm com uso pouco frequente, podendo, ento, ser transferido
para depsitos em outro local, embora permanea disposio do rgo produtor.
7.3 Manual de gesto arquivstica de documentos
O rgo ou entidade deve elaborar um manual com o objetivo de estabelecer procedimentos regulares no tocante
produo, tramitao, arquivamento e destinao dos documentos arquivsticos, de acordo com as normas e
a legislao vigente. Esse manual deve contemplar todos os tipos de documentos necessrios conduo das
atividades do rgo ou entidade, independentemente do suporte, incluindo atividades-meio e atividades-fm.
O manual pode compreender os seguintes pontos:
defnio e identifcao de todos os documentos arquivsticos produzidos e identifcao e separao dos
documentos no arquivsticos, como documentos pessoais, cpias extras, publicaes, entre outros;
classifcao dos documentos de acordo com a atividade desenvolvida;
classifcao dos documentos quanto a segurana e sigilo, e sua desclassifcao;
estabelecimento da forma documental no que diz respeito a logomarca, ttulo, numerao, local, data,
origem, destinatrio, assunto, anexos, normas de redao, formas de tratamento, assinatura, regras
de digitao, rubrica, autenticao (selo, carimbo, carimbo de tempo, assinatura digital) etc.;
procedimentos para captura, registro, autuao, recebimento, tramitao, distribuio, expedio e
reproduo dos documentos;
38 e-Arq Brasil
procedimentos para implementao do plano de classifcao, da tabela de temporalidade e destinao
e da destinao dos documentos.
7.4 Esquema de classifcao de acesso e segurana
O esquema de classifcao de acesso e segurana a defnio das categorias de usurios e das
permisses de acesso e uso do sistema de gesto arquivstica para produo, leitura, atualizao e
eliminao dos documentos.
O rgo ou entidade deve controlar quem est autorizado a acessar os documentos arquivsticos e em
que circunstncias esse acesso permitido, dado que os documentos podem conter informao pessoal,
comercial ou operacionalmente sensvel. igualmente necessrio aplicar as restries de acesso a
usurios externos, de acordo com a legislao vigente.
7.5 Glossrio
Glossrio um vocabulrio afeito a uma rea especfca do conhecimento, que envolve defnies
conceituais, dispostas em ordem alfabtica. Num glossrio, os termos no guardam relaes entre si.
Um glossrio pode estar anexo ao plano de classifcao e tabela de temporalidade e destinao, bem
como ao manual de gesto.
7.6 Vocabulrio controlado e tesauro
A indexao dos documentos pode ser limitada terminologia estabelecida no plano de classifcao ou
a outros controles adequados complexidade dos documentos do rgo ou entidade, como vocabulrio
controlado ou tesauro.
Vocabulrio controlado um conjunto normalizado de termos que serve para indexao e recuperao da
informao. Permite controlar a terminologia utilizada na indexao, estabelecendo os termos aceitos pelo rgo
ou entidade e controlando o uso de sinnimos, homnimos, abreviaturas e acrnimos. O signifcado dos termos
no defnido, mas apenas algumas associaes entre eles, como, por exemplo, a relao entre sinnimos.
Tesauro uma lista controlada de termos ligados por meio de relaes semnticas, hierrquicas,
associativas ou de equivalncia que cobre uma rea especfca do conhecimento. Em um tesauro, o
signifcado do termo e as relaes hierrquicas com outros termos so explicitados.

e-Arq Brasil 39
PARTE II
Especifcao de requisitos para sistemas informatizados
de gesto arquivstica de documentos (SIGAD)
ASPECToS DE fuNCIoNALIDADE
1 organizao dos documentos arquivsticos:
plano de classifcao e manuteno dos documentos
A organizao dos documentos arquivsticos feita com base num plano ou cdigo de classifcao.
Tal instrumento constitui-se no ncleo central de qualquer SIGAD. Por meio dele, so estabelecidas a
hierarquia e a relao orgnica dos documentos, devidamente demonstradas na forma como eles so
organizados em unidades de arquivamento.
26
Os documentos produzidos ou recebidos no decorrer das atividades do rgo ou entidade so acumulados
em unidades de arquivamento e organizados, de forma hierrquica, em classes,
27
de acordo com um
plano de classifcao.
28
Como no h, necessariamente, o agrupamento fsico dos documentos digitais,
eles so reunidos em unidades lgicas de arquivamento por meio de metadados, como, por exemplo,
nmero identifcador, ttulo e cdigo.
As atividades de gesto de documentos, como controle de temporalidade e destinao, so feitas com
base nas unidades de arquivamento. Dessa forma, no momento do arquivamento, os documentos devem
ser inseridos em uma unidade de arquivamento, que est subordinada, hierarquicamente, ao plano de
classifcao. O diagrama a seguir exemplifca esta organizao hierrquica dos documentos.
Diagrama de organizao dos documentos
26 Unidade de arquivamento o documento considerado para fns de classifcao, arranjo, armazenamento e notao. Uma
unidade de arquivamento pode ser um dossi, processo ou pasta em que estejam reunidos documentos sob o mesmo c-
digo de classifcao, como, por exemplo, as folhas de ponto de determinado ano, relatrios de atividades de um perodo
especfco ou atas de reunio.
27 Daqui em diante, nesta seo, deve-se entender classe como um termo genrico que inclui os demais nveis do plano de
classifcao, isto , subclasse, grupo e subgrupo.
28 A Resoluo do CONARQ n. 14, de 28 de outubro de 2001, aprova a verso revisada e ampliada da Resoluo do CONARQ
n. 4, de 28 de maro de 1996, que dispe sobre a classifcao, temporalidade e destinao de documentos de arquivo
relativos s atividades-meio da administrao pblica. Esse instrumento tambm orienta a elaborao de cdigo de clas-
sifcao e tabela de temporalidade e destinao de documentos para as atividades fnalsticas.
UNIDADE DE
ARQUIVAMENTO
CLASSE CLASSE CLASSE CLASSE
SUBCLASSE SUBCLASSE SUBCLASSE SUBCLASSE
GRUPO GRUPO
SUBGRUPO
UNIDADE DE
ARQUIVAMENTO
UNIDADE DE
ARQUIVAMENTO
ITEM DOCUMENTAL ITEM DOCUMENTAL ITEM DOCUMENTAL
40 e-Arq Brasil
1.1 Confgurao e administrao do plano de classifcao no SIGAD
Os requisitos desta seo referem-se s funcionalidades do sistema para apoiar a confgurao do plano
de classifcao no SIGAD, ou seja, como desenhar um plano de classifcao em um SIGAD.
Referncia Requisito obrig
29
1.1.1 Um SIGAD tem que incluir e ser compatvel com o plano de classifcao
do rgo ou entidade.
O plano de classifcao dos integrantes do SINAR deve estar de acordo
com a legislao e ser aprovado pela instituio arquivstica na esfera de
competncia especfca.
O
1.1.2 Um SIGAD tem que garantir a criao de classes, subclasses, grupos e
subgrupos nos nveis do plano de classifcao de acordo com o mtodo de
codifcao adotado.
Por exemplo, quando se adotar o mtodo decimal para codifcao, cada
classe pode ter no mximo dez subordinaes, e assim sucessivamente.
O
1.1.3 Um SIGAD tem que permitir a usurios autorizados acrescentar novas
classes sempre que necessrio.
O
1.1.4 Um SIGAD tem que registrar a data de abertura de uma nova classe no
respectivo metadado.
O
1.1.5 Um SIGAD tem que registrar a mudana de nome de uma classe j
existente no respectivo metadado.
O
1.1.6 Um SIGAD tem que permitir o deslocamento de uma classe inteira, includas
as subclasses, grupo, subgrupos e documentos nela classifcados, para outro
ponto do plano de classifcao. Nesse caso, necessrio fazer o registro do
deslocamento nos metadados do plano de classifcao.
O
1.1.7 Um SIGAD deve permitir que usurios autorizados tornem inativa uma
classe em que no sejam mais classifcados documentos.
O
1.1.8 Um SIGAD tem que permitir que um usurio autorizado apague uma
classe inativa.
S pode ser apagada uma classe que no tenha documentos nela classifcados.
O
1.1.9 Um SIGAD tem que impedir a eliminao de uma classe que tenha documentos
nela classifcados. Essa eliminao pode ocorrer a partir do momento em que
todos os documentos ali classifcados tenham sido recolhidos ou eliminados,
e seus metadados apagados, ou que esses documentos tenham sido
reclassifcados.
O
1.1.10 Um SIGAD tem que permitir a associao de metadados s classes, conforme
estabelecido no padro de metadados, e deve restringir a incluso e alterao
desses mesmos metadados somente a usurios autorizados.
O
1.1.11 Um SIGAD tem que disponibilizar pelo menos dois mecanismos de
atribuio de identifcadores a classes do plano de classifcao, prevendo
a possibilidade de se utilizar ambos, separadamente ou em conjunto, na
mesma aplicao:
atribuio de um cdigo numrico ou alfanumrico;
atribuio de um termo que identifque cada classe.
O
29 O campo obrigatoriedade apresenta a seguinte classifcao: O obrigatrio; AD altamente desejvel; F facultativo.
e-Arq Brasil 41
1.1.12 Um SIGAD deve prever um atributo associado s classes para registrar a
permisso de uso daquela classe para classifcar um documento.
Em algumas classes, no permitido incluir documentos. Nesse caso,
os documentos devem ser classifcados apenas nos nveis subordinados.
Por exemplo, no cdigo de classifcao previsto na Resoluo do CONARQ n. 14:
No permitido classifcar documentos no grupo 021 (ADMINISTRAO
GERAL:PESSOAL:RECRUTAMENTO E SELEO). Os documentos de recru-
tamento e seleo devem ser classifcados nos subgrupos 021.1 (ADMI-
NISTRAO GERAL:PESSOAL: RECRUTAMENTO E SELEO:CANDIDATOS
A CARGO E EMPREGO PBLICOS) e 021.2 (ADMINISTRAO GERAL: PES-
SOAL: RECRUTAMENTO E SELEO:EXAMES DE SELEO).
AD
1.1.13 Um SIGAD tem que utilizar o termo completo para identifcar uma classe.
Entende-se por termo completo toda a hierarquia referente quela classe.
Por exemplo:
MATERIAL:AQUISIO:MATERIAL PERMANENTE:COMPRA
MATERIAL:AQUISIO:MATERIAL DE CONSUMO:COMPRA
O
1.1.14 Um SIGAD tem que assegurar que os termos completos, que identifcam
cada classe, sejam nicos no plano de classifcao.
O
1.1.15 Um SIGAD pode prever pesquisa e navegao na estrutura do plano de
classifcao por meio de uma interface grfca.
F
1.1.16 Um SIGAD deve ser capaz de importar e exportar, total ou parcialmente,
um plano de classifcao.
Ver item 12 Interoperabilidade
AD
1.1.17 Um SIGAD tem que prover funcionalidades para elaborao de relatrios
de apoio gesto do plano de classifcao, incluindo a capacidade de:
gerar relatrio completo do plano de classifcao;
gerar relatrio parcial do plano de classifcao a partir de um ponto
determinado na hierarquia;
gerar relatrio dos documentos ou dossis/processos classifcados em
uma ou mais classes do plano de classifcao;
gerar relatrio de documentos classifcados por unidade administrativa.
O
1.1.18 Um SIGAD deve possibilitar a consulta ao plano de classifcao a partir
de qualquer atributo ou combinao de atributos, e gerar relatrio com
os resultados obtidos.
AD
1.2 Classifcao e metadados das unidades de arquivamento
Os requisitos desta seo referem-se formao, classifcao e reclassifcao das unidades de
arquivamento (dossis/processos e pastas) e associao de metadados.
1.2.1 Um SIGAD tem que permitir a classifcao das unidades de arquivamento
somente nas classes autorizadas.
Ver requisito 1.1.12
O
1.2.2 Um SIGAD tem que permitir a classifcao de um nmero ilimitado de
unidades de arquivamento dentro de uma classe.
O
1.2.3 Um SIGAD tem que utilizar o termo completo da classe para identifcar
uma unidade de arquivamento, tal como especifcado no item 1.1.13.
O
42 e-Arq Brasil
1.2.4 Um SIGAD tem que permitir a associao de metadados s unidades de
arquivamento e deve restringir a incluso e alterao desses metadados a
usurios autorizados.
O
1.2.5 Um SIGAD tem que associar os metadados das unidades de arquivamento
conforme estabelecido no padro de metadados.
O
1.2.6 Um SIGAD tem que permitir que uma nova unidade de arquivamento
herde, da classe em que foi classifcada, alguns metadados predefnidos.
Exemplos desta herana so prazos de guarda previstos na
tabela de temporalidade e destinao e restrio de acesso.
O
1.2.7 Um SIGAD deve relacionar os metadados herdados de forma que uma
alterao no metadado de uma classe seja automaticamente incorporada
unidade de arquivamento que herdou esse metadado.
AD
1.2.8 Um SIGAD pode permitir a alterao conjunta de um determinado metadado
em um grupo de unidades de arquivamento previamente selecionado.
F
1.2.9 Um SIGAD tem que permitir que uma unidade de arquivamento e seus
respectivos volumes e/ou documentos sejam reclassifcados por um usurio
autorizado e que todos os documentos j inseridos permaneam nas unidades
de arquivamento e nos volumes que esto sendo transferidos, mantendo a
relao entre documentos, volumes e unidades de arquivamento.
O
1.2.10 Quando uma unidade de arquivamento ou documento reclassifcado, um
SIGAD deve manter o registro de suas posies anteriores reclassifcao,
de forma a manter um histrico.
AD
1.2.11 Quando uma unidade de arquivamento ou documento reclassifcado,
um SIGAD deve permitir que o administrador introduza as razes para a
reclassifcao.
AD
1.2.12 Um SIGAD pode permitir que os usurios criem referncias cruzadas para
unidades de arquivamento afns.
F
1.3 Gerenciamento dos dossis/processos
Os requisitos desta seo referem-se ao gerenciamento dos documentos arquivsticos no que
diz respeito a controles de abertura e encerramento de dossis/processos e seus respectivos
volumes, e incluso de novos documentos nesses dossis/processos e seus volumes ou nas
pastas virtuais.
1.3.1 Um SIGAD tem que registrar nos metadados as datas de abertura e de
encerramento do dossi/processo.
Essa data pode servir de parmetro para aplicao dos prazos de guarda
e destinao do dossi/processo.
O
1.3.2 Um SIGAD tem que permitir que um dossi/processo seja encerrado
por meio de procedimentos regulamentares e somente por usurios
autorizados.
O
1.3.3 Um SIGAD tem que permitir a consulta aos dossis/processos j
encerrados por usurios autorizados.
O
e-Arq Brasil 43
1.3.4 Um SIGAD tem que impedir o acrscimo de novos documentos a dossis/
processos j encerrados.
Dossis/processos encerrados devem ser reabertos para receber novos
documentos.
O
1.3.5 Um SIGAD deve ser capaz de registrar mltiplas entradas para um
documento digital (objeto digital) em mais de um dossi/processo ou
pasta, sem a duplicao fsica desse documento.
Quando um documento digital estiver associado a mais de um dossi
ou processo, o SIGAD deve criar um registro para cada referncia desse
documento. Cada registro estar vinculado ao mesmo objeto digital.
AD
1.3.6 Um SIGAD tem que impedir sempre a eliminao de uma unidade de
arquivamento digital ou de qualquer parte de seu contedo, a no ser
quando estiver de acordo com a tabela de temporalidade e destinao
de documentos.
A eliminao ser devidamente registrada em trilha de auditoria.
O
1.3.7 Um SIGAD tem que garantir sempre a integridade da relao hierrquica
entre classe, dossi/processo, volume e documento, e entre classe,
pasta e documento, independentemente de atividades de manuteno,
aes do usurio ou falha de componentes do sistema.
Em hiptese alguma pode o SIGAD permitir que uma ao do usurio
ou falha do sistema d origem a inconsistncia em sua base de dados.
O
1.4 Requisitos adicionais para o gerenciamento de processos
A formao e manuteno de processos no setor pblico obedecem a regras especfcas, que os dife-
renciam dos dossis e apoiam a preservao de sua autenticidade. O detalhamento dessas regras est
previsto em normas e legislao especfca, que devero ser respeitadas pelo rgo ou entidade, de
acordo com sua esfera e mbito de atuao.
Esta seo inclui requisitos especfcos para a gesto dos processos, aplicveis caso o SIGAD capture
esse tipo de documento.
1.4.1
Um SIGAD tem que prever a formao/autuao de processos
30
por
usurio autorizado conforme estabelecido em legislao especfca.
O
1.4.2 Um SIGAD deve prever funcionalidades para apoiar a pesquisa sobre a
existncia de processo relativo mesma ao ou interessado.
AD
1.4.3 Um SIGAD tem que prever que os documentos integrantes do processo
digital recebam numerao sequencial sem falhas, no se admitindo que
documentos diferentes recebam a mesma numerao.
O
1.4.4 Um SIGAD tem que controlar a renumerao dos documentos integrantes
de um processo digital.
Este requisito tem por objetivo impedir a excluso no autorizada de
documentos de um processo.
Casos especiais que autorizem a renumerao devem obedecer legislao
especfca na devida esfera e mbito de competncia.
O
30 Ver Glossrio.
44 e-Arq Brasil
1.4.5 Um SIGAD tem que prever procedimentos para juntada de processos
segundo a legislao especfca na devida esfera e mbito de competncia.
A juntada pode ser por anexao
31
ou apensao.
32
Este procedimento deve ser registrado nos metadados do processo.
O
1.4.6 Um SIGAD tem que prever procedimentos para desapensao de processos
segundo a legislao especfca na devida esfera e mbito de competncia.
Esse procedimento deve ser registrado nos metadados do processo.
O
1.4.7 Um SIGAD tem que prever procedimentos para desentranhamento de
documentos integrantes de um processo, segundo norma especfca na
devida esfera e mbito de competncia.
O
1.4.8 Um SIGAD tem que prever procedimentos para desmembramento de
documentos integrantes de um processo, segundo norma especfca na
devida esfera e mbito de competncia.
O
1.4.9
Um SIGAD tem que prever o encerramento
33
dos processos includos seus
volumes e metadados.
O
1.4.10 Um SIGAD tem que prever o desarquivamento para reativao dos processos,
por usurio autorizado e obedecendo a procedimentos legais e administrativos.
Para manter a integridade do processo, somente o ltimo volume receber
novos documentos ou peas.
O
1.5 Volumes: abertura, encerramento e metadados
Em alguns casos os dossis/processos so compartimentados em volumes ou partes, de acordo com
normas e instrues estabelecidas. Essa diviso no se baseia no contedo intelectual dos dossis/
processos, mas em outros critrios, como dimenso, nmero de documentos, perodos de tempo etc.
A prtica tem como objetivo facilitar o gerenciamento fsico dos dossis/processos.
Os requisitos desta seo referem-se utilizao de volumes para subdividir dossis/processos.
1.5.1 Um SIGAD deve ser capaz de gerenciar volumes para subdividir dossis/
processos, fazendo a distino entre dossis/processos e volumes.
AD
1.5.2 Um SIGAD deve permitir a associao de metadados aos volumes e
restringir a incluso e alterao desses metadados a usurios autorizados.
AD
1.5.3 Um SIGAD tem que permitir que um volume herde, automaticamente,
do dossi/processo ao qual pertence, alguns metadados predefnidos,
como, por exemplo, procedncia, classes e temporalidade.
O
31 Juntada por anexao a unio defnitiva e irreversvel de um ou mais processos ou documentos a outro processo consi-
derado principal, desde que pertenam ao mesmo interessado e contenham o mesmo assunto.
32 Juntada por apensao a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais antigo, mantendo cada um a sua numera-
o especfca, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, tendo ou no o mesmo interessado.
33 Na administrao pblica federal, o processo arquivado; o que se encerra a ao.
e-Arq Brasil 45
1.5.4 Um SIGAD tem que permitir a abertura de volumes para qualquer
dossi/processo que no esteja encerrado.
O
1.5.5 Um SIGAD deve permitir o registro de metadados correspondentes s
datas de abertura e encerramento de volumes.
AD
1.5.6 Um SIGAD tem que assegurar que um volume conter somente
documentos. No permitido que um volume contenha outro volume
ou outro dossi/processo.
O
1.5.7 Um SIGAD tem que permitir que um volume seja encerrado por meio
de procedimentos regulamentares e apenas por usurios autorizados.
O
1.5.8 Um SIGAD tem que assegurar que, ao ser aberto um novo volume,
o precedente seja automaticamente encerrado.
Apenas o volume produzido mais recentemente pode estar aberto;
os demais volumes existentes no dossi/processo tm que estar
fechados.
O
1.5.9 Um SIGAD tem que impedir a reabertura, para acrscimo de documentos,
de um volume j encerrado.
O
1.6 Gerenciamento de documentos e processos/dossis
arquivsticos convencionais e hbridos
O arquivo de uma organizao pode conter documentos ou dossis/processos digitais e convencionais.
Um SIGAD deve registrar os documentos ou dossis/processos convencionais, que devem ser classifcados
com base no mesmo plano de classifcao usado para os digitais, e ainda possibilitar a gesto de
documentos ou dossis/processos hbridos. Os documentos ou dossis/processos hbridos so formados
por uma parte digital e outra convencional.
1.6.1 Um SIGAD tem que capturar documentos ou dossis/processos
convencionais e gerenci-los da mesma forma que os digitais.
Para o conceito de captura, ver item 3.
O
1.6.2 Um SIGAD tem que ser capaz de gerenciar a parte convencional e a parte
digital integrantes de dossis/processos hbridos, associando-as com o
mesmo nmero identifcador atribudo pelo sistema e o mesmo ttulo, alm
de indicar que se trata de um documento arquivstico hbrido.
O
1.6.3 Um SIGAD tem que permitir que um conjunto especfco de metadados
seja confgurado para os documentos ou dossis/processos convencionais
e incluir informaes sobre o local de arquivamento.
O
1.6.4 Um SIGAD tem que dispor de mecanismos para acompanhar a
movimentao do documento arquivstico convencional, de forma que
fque evidente para o usurio a localizao atual do documento.
O
1.6.5 Um SIGAD tem que ser capaz de oferecer ao usurio funcionalidades
para solicitar ou reservar a consulta a um documento arquivstico
convencional, enviando uma mensagem para o detentor atual do
documento ou para o administrador.
O
46 e-Arq Brasil
1.6.6 Um SIGAD pode incluir mecanismos de impresso e reconhecimento de
cdigos de barras para automatizar a introduo de dados e acompanhar
a movimentao de documentos ou dossis/processos convencionais.
F
1.6.7 Um SIGAD tem que assegurar que a recuperao de um documento
ou dossi/processo hbrido permita, igualmente, a recuperao dos
metadados da parte digital e da convencional.
O
1.6.8 Sempre que os documentos ou dossis/processos hbridos estiverem
classifcados quanto ao grau de sigilo, um SIGAD tem que garantir que
a parte convencional e a parte digital correspondente recebam a mesma
classifcao de sigilo.
O
1.6.9 Um SIGAD tem que poder registrar na trilha de auditoria todas as
alteraes efetuadas nos metadados dos documentos ou dossis/
processos convencionais e hbridos.
O
2 Tramitao e fuxo de trabalho
Os requisitos desta seo tratam apenas dos casos em que o SIGAD inclui recursos de automao de
fuxo de trabalho (workfow).
34
Eles abrangem funes para controle do fuxo de trabalho e atribuio de
metadados para registro da tramitao dos documentos, incluindo-se o status do documento (minuta,
original ou cpia).
Os recursos de um SIGAD para controle do fuxo de trabalho podem compreender:
tramitao do documento antes do seu registro/captura;
tramitao aps seu registro/captura;
As tecnologias de fuxo de trabalho transferem objetos digitais entre participantes sob o controle
automatizado de um programa. So geralmente usadas para:
gesto de processos ou tarefas, tais como registro e destinao de documentos e dossis/processos;
verifcao e aprovao de documentos ou dossis/processos antes do registro;
encaminhamento de documentos ou dossis/processos, de forma controlada, de um usurio para outro,
com a identifcao das aes a serem realizadas, como: verifcar documento e aprovar nova verso;
comunicao aos usurios sobre a disponibilidade de um documento arquivstico;
distribuio de documentos ou dossis/processos;
publicao de documentos ou dossis/processos na web.
Um participante de um fuxo de trabalho pode ser um indivduo especfco, um grupo de trabalho ou
mesmo um software. Um participante o responsvel pela realizao de uma tarefa estabelecida
ao longo de um fuxo de trabalho predefnido. Caso o participante seja um indivduo, a tarefa
direcionada a um usurio com uma identifcao especfca. Se o participante for um grupo de
trabalho, a tarefa dirigida ao grupo (formado por vrios usurios, cada um com sua identifcao
no sistema). A tarefa tem que ser distribuda entre os usurios do grupo, e, aps ser cumprida por
um membro desse grupo, o documento segue o fuxo previsto. Quando o participante um software,
a tarefa direcionada a uma funo de programa, que a realiza automaticamente e reencaminha o
documento ao fuxo previsto.
34 Ver Glossrio.
e-Arq Brasil 47
2.1 Controle do fuxo de trabalho
2.1.1 Um recurso de fuxo de trabalho de um SIGAD tem que fornecer os passos
necessrios para o cumprimento de trmites preestabelecidos ou aleatrios.
Nesse caso, cada passo signifca o deslocamento de um documento ou dossi/
processo de um participante para outro, a fm de serem objeto de aes.
O
2.1.2 Um SIGAD tem que ter capacidade, sem limitaes, de estabelecer o
nmero necessrio de trmites nos fuxos de trabalho.
O
2.1.3 O fuxo de trabalho de um SIGAD tem que disponibilizar uma funo
para avisar um participante do fuxo de que um documento lhe foi
enviado, especifcando a ao necessria.
O
2.1.4 O fuxo de trabalho de um SIGAD deve permitir o uso do correio
eletrnico, para que um usurio possa informar a outros usurios
sobre documentos que requeiram sua ateno.
Esse requisito requer a integrao com um sistema de correio eletrnico
existente.
AD
2.1.5 O recurso de fuxo de trabalho de um SIGAD tem que permitir que fuxos
de trabalho pr-programados sejam defnidos, alterados e mantidos
exclusivamente por usurio autorizado.
O
2.1.6 O administrador deve poder autorizar usurios individuais a redistribuir tarefas
ou aes de um fuxo de trabalho a um usurio ou grupo diferente do previsto.
Um usurio pode precisar enviar um documento a outro usurio, devido ao
seu contedo especfco ou caso o usurio responsvel se encontre em licena.
AD
2.1.7 Um recurso de fuxo de trabalho de um SIGAD tem que registrar na
trilha de auditoria todas as alteraes ocorridas neste fuxo.
O
2.1.8 Um recurso de fuxo de trabalho de um SIGAD tem que registrar a
tramitao de um documento a fm de que os usurios possam conhecer
a situao de cada um no processo.
O
2.1.9 Um recurso de fuxo de trabalho de um SIGAD deve gerir os documentos em
flas de espera que possam ser examinadas e controladas pelo administrador.
AD
2.1.10 Um recurso de fuxo de trabalho de um SIGAD deve ter a capacidade de
deixar que os usurios visualizem a fla de espera de trabalhos a eles
destinados e selecionem os itens a serem trabalhados.
AD
2.1.11 Um recurso de fuxo de trabalho de um SIGAD deve fornecer fuxos
condicionais de acordo com os dados de entrada do usurio ou a partir
dos dados do sistema.
Os fuxos que remetem o documento a um dos participantes dependem
de uma condio determinada por um deles. Por exemplo, um fuxo
pode levar um documento a um participante ou a outro, conforme os
dados de entrada do participante anterior; ou a defnio do fuxo pode
depender de um valor calculado pelo sistema.
AD
2.1.12 Um recurso de fuxo de trabalho de um SIGAD tem que fornecer um
histrico de movimentao dos documentos.
O histrico de movimentao corresponde a um conjunto de metadados
de datas de entrada e sada, nomes de responsveis, ttulo do documento,
providncias etc.
O
48 e-Arq Brasil
2.1.13 Um recurso de fuxo de trabalho de um SIGAD pode permitir que
usurios autorizados interrompam ou suspendam temporariamente um
fuxo com o objetivo de executar outro trabalho.
O fuxo s prosseguir com a autorizao do usurio.
F
2.1.14 Um recurso de fuxo de trabalho de um SIGAD tem que incluir
processamento condicional, isto , permitir que um fuxo de trabalho
seja suspenso para aguardar a chegada de um documento e prossiga
automaticamente quando este recebido.
O
2.1.15 Um recurso de fuxo de trabalho de um SIGAD deve poder associar
limites de tempo a trmites e/ou procedimentos individuais em cada
fuxo e comunicar os itens que expiraram de acordo com esses limites.
AD
2.1.16 Um recurso de fuxo de trabalho de um SIGAD tem que reconhecer
indivduos e grupos de trabalho como participantes.
O
2.1.17 Sempre que o participante for um grupo de trabalho, um recurso de
fuxo de trabalho de um SIGAD deve prever a forma de distribuio dos
documentos entre os membros do grupo. Essa distribuio pode ser de
duas formas:
de acordo com uma sequncia circular predefnida, o SIGAD envia
o prximo documento independentemente da concluso da tarefa
anterior; ou
medida que cada membro conclui a tarefa, o SIGAD lhe envia o
prximo documento da fla do grupo.
AD
2.1.18 Um recurso de fuxo de trabalho de um SIGAD deve permitir que a captura
de documentos desencadeie, automaticamente, fuxos de trabalho.
AD
2.1.19 Um recurso de fuxo de trabalho de um SIGAD tem que fornecer meios de
elaborao de relatrios completos para permitir que gestores monitorem
a tramitao dos documentos e o desempenho dos participantes.
O
2.1.20 Um recurso de fuxo de trabalho de um SIGAD tem que registrar a
tramitao de um documento em seus metadados. Os metadados
referentes tramitao devem registrar data e hora de envio e
recebimento, e a identifcao do usurio.
O
2.1.21 Um SIGAD deve manter verses dos fuxos alterados e estabelecer
vnculos entre os documentos j processados ou em processamento nos
fuxos alterados.
AD
2.1.22 O SIGAD deve assegurar que qualquer modifcao nos atributos dos
fuxos, como extino ou ampliao do nmero de pessoas ou extino
de autorizao, leve em conta os documentos vinculados.
AD
e-Arq Brasil 49
2.2 Controle de verses e do status do documento
Um SIGAD tem que ser capaz de, por meio de seu recurso de fuxo de trabalho, estabelecer o status do
documento, isto , se uma minuta, original ou cpia. No caso dos documentos digitais, esse status
estabelecido de acordo com a rota do documento no SIGAD. Assim, por exemplo:
um documento criado no espao individual ou do grupo, mas no transmitido, uma minuta;
um documento transmitido do espao individual ou do grupo para o espao gerencial, onde no
pode mais ser alterado, e deste para fora da instituio, ser sempre recebido como um original e
armazenado no espao de origem (individual, do grupo ou gerencial) como uma ltima minuta. Isso
porque a transmisso acrescenta metadados ao documento (como data e hora da transmisso) que
o tornam mais completo;
um documento enviado do espao individual para o do grupo, para receber comentrios, uma minuta,
que deve ter seu nmero de verses devidamente controlado;
quando um usurio autorizado recupera um documento do espao gerencial e o armazena em seu
prprio espao, ele cria uma cpia. O mesmo acontece nos casos em que o usurio reencaminha um
documento para outro usurio.
2.2.1 Um recurso de fuxo de trabalho de um SIGAD tem que ser capaz de
registrar o status de transmisso do documento, ou seja, se minuta,
original ou cpia.
O
2.2.2 Um SIGAD tem que ser capaz de controlar as diversas verses de um
documento que est tramitando.
O
2.2.3 Um SIGAD tem que ser capaz de associar e relacionar as diversas
verses de um documento.
O
2.2.4 Um SIGAD tem que manter o identifcador nico do documento, e o
controle de verses tem que ser registrado em metadados especfcos.
O
3 Captura
A captura consiste em declarar um documento como documento arquivstico ao incorpor-lo num SIGAD
por meio das aes de registro, classifcao, indexao, atribuio de metadados e arquivamento.
O arquivamento envolve procedimentos diferentes no que diz respeito aos documentos digitais e
convencionais. Enquanto os primeiros so arquivados dentro do SIGAD, os convencionais seguem a
forma tradicional, isto , em pastas ou equivalentes, sendo referenciados no SIGAD. Caso um documento
convencional seja acompanhado de anexos digitais armazenados em mdia mvel (disquete, discos
pticos ou ptico-magnticos, ftas magnticas etc.), esses anexos podem ser mantidos tanto no SIGAD
como nas referidas mdias.
A captura de documentos digitais em um SIGAD pode ser feita de diversas formas:
captura individual de documento produzido em arquivo digital fora do SIGAD, em aplicativo e formato
especfcos (.doc, .pdf, .rtf) o registro inicial feito pelo usurio ao capturar o documento para o SIGAD;
captura individual de documento produzido em workfow ou em outro sistema de forma integrada ao
SIGAD o registro e a anexao ao sistema de gesto podem ser automticos, complementados pelo
usurio do SIGAD;
captura em lote incluso, no sistema, de um grupo de documentos do mesmo tipo oriundos de outro
SIGAD ou de um GED. Ex.: faturas dirias, dossis, processos.
50 e-Arq Brasil
3.1 Procedimentos gerais
3.1.1 A captura tem que garantir a execuo das seguintes funes:
registrar e gerenciar todos os documentos convencionais;
registrar e gerenciar todos os documentos digitais, independentemente
do contexto tecnolgico;
classifcar todos os documentos de acordo com o plano ou cdigo de
classifcao;
controlar e validar a introduo de metadados.
O
3.1.2 Um SIGAD tem que ser capaz de capturar documentos digitais das
formas a seguir:
captura de documentos produzidos dentro do SIGAD;
captura de documento individual produzido em arquivo digital fora do SIGAD;
captura de documento individual produzido em workfow ou em outros
sistemas integrados ao SIGAD;
captura de documentos em lote.
O
3.1.3 Um SIGAD pode automatizar a produo de documentos por meio da
exibio de formulrios e modelos predefnidos pelo programa de gesto
F
3.1.4 Um SIGAD tem que aceitar o contedo do documento, bem como as
informaes que defnem sua aparncia, mantendo as associaes entre
os vrios objetos digitais que compem o documento, isto , anexos e
links de hipertexto.
O
3.1.5 Um SIGAD tem que permitir a insero de todos os metadados
obrigatrios e opcionais defnidos na sua confgurao e garantir que se
mantenham associados ao documento.
Os metadados obrigatrios so:
nome do arquivo digital;
nmero identifcador atribudo pelo sistema;
data de produo;
data e hora de transmisso e recebimento;
data e hora da captura;
ttulo ou descrio abreviada;
35
classifcao de acordo com o plano ou cdigo de classifcao;
prazos de guarda;
autor (pessoa fsica ou jurdica);
36

redator (se diferente do autor);
37

originador;
38
destinatrio (e respectivo cargo);
nome do setor responsvel pela execuo da ao contida no documento;
indicao de anotao;
indicao de anexos;
indicao de verso;
restrio de acesso;
registro das migraes e data em que ocorreram.
Os metadados opcionais se referem a informaes mais detalhadas sobre
o documento, tais como:
espcie/tipo/gnero documental;
O
35 Palavra ou frase que nomeia uma unidade arquivstica. Pode ser formal, quando aparece explicitamente na unidade ar-
quivstica que est sendo descrita, ou atribuda.
36 Nome da pessoa fsica ou jurdica (rgo ou entidade) com autoridade e capacidade para emitir o documento ou em nome
da qual ou sob cujo comando o documento emitido.
37 Nome da pessoa fsica ou jurdica que tem autoridade e capacidade para elaborar o contedo do documento.
38 Nome da pessoa fsica ou jurdica designada no endereo eletrnico no qual o documento gerado ou enviado.
e-Arq Brasil 51
associaes a documentos diferentes que podem estar relacionados
pelo fato de registrarem a mesma atividade ou se referirem mesma
pessoa ou situao;
formato e software (nome e verso) em que o documento foi produ-
zido ou capturado;
mscaras de formatao (templates) necessrias para interpretar a
estrutura do documento;
assunto/descritor (diferentes do j estabelecido no cdigo de
classifcao);
localizao fsica; e
outros que se julgarem necessrios.
3.1.6 Um SIGAD tem que prever a insero dos metadados obrigatrios,
previstos em legislao especfca na devida esfera e mbito de
competncia, no momento da captura de processos.
O
3.1.7 Um SIGAD tem que ser capaz de atribuir um nmero identifcador a cada
dossi/processo e documento capturado, que serve para identifc-lo
desde o momento da captura at sua destinao fnal no SIGAD.
O
3.1.8 O formato do nmero identifcador atribudo pelo sistema deve ser
defnido no momento da confgurao do SIGAD.
O identifcador pode ser numrico ou alfanumrico, ou pode incluir os
identifcadores encadeados das entidades superiores no ramo apropriado
da hierarquia.
O
3.1.9 Num SIGAD, o nmero identifcador atribudo pelo sistema tem que:
ser gerado automaticamente, sendo vedada sua introduo manual e
alterao posterior; ou
ser atribudo pelo usurio e validado pelo sistema antes de ser aceito.
Uma opo seria gerar o nmero identifcador automaticamente, mas, nesse
caso, ocultando-o do usurio e permitindo a este introduzir uma sequncia
no necessariamente nica como um identifcador. O usurio empregaria
essa sequncia como um identifcador, mas o SIGAD a consideraria um
metadado pesquisvel, defnido pelo usurio.
O
3.1.10 Um SIGAD tem que prever a adoo da numerao nica de processos
e/ou documentos ofciais de acordo com a legislao especfca a fm de
garantir a integridade do nmero atribudo ao processo e/ou documento
na unidade protocolizadora de origem.
O
3.1.11 Um SIGAD deve utilizar tesauro ou vocabulrio controlado para apoiar a
atribuio do metadado assunto/descritor.
No caso da administrao pblica federal, deve ser utilizada a Lista de As-
suntos de Governo, conforme orientao dos Padres de Interoperabilidade
de Governo Eletrnico (e-Ping).
AD
3.1.12 Um SIGAD tem que garantir que os metadados associados a um documento
sejam inseridos somente por usurios autorizados.
O
3.1.13 Um SIGAD tem que garantir que os metadados associados a um documento
sejam alterados somente por administradores e usurios autorizados e
devidamente registrados em trilhas de auditoria.
O
3.1.14 Um SIGAD deve ser capaz de relacionar um documento digital (objeto
digital) a mais de um dossi ou processo, sem a sua duplicao fsica.
Por exemplo, uma lista de alunos aprovados em um concurso de
doutorado de determinada universidade estar associada ao dossi
Concurso doutorado 2005 e aos dossis de cada aluno aprovado.
AD
52 e-Arq Brasil
Quando um documento digital estiver associado a mais de um dossi,
o SIGAD deve criar um registro para cada referncia desse documento.
Cada registro estar vinculado ao mesmo objeto digital.
3.1.15 Um SIGAD deve ser capaz de inserir, automaticamente, os metadados
previstos no sistema para o maior nmero possvel de documentos, pois
isso diminui as tarefas do usurio do sistema e garante maior rigor na
insero dos metadados.
Por exemplo, no caso de documentos com forma padronizada (formulrios,
modelos de requerimento, de memorando etc.), alguns metadados podem
ser inseridos automaticamente, tais como nmero identifcador, ttulo,
classifcao, prazo de guarda.
AD
3.1.16 Um SIGAD tem que garantir a visualizao do registro de entrada do
documento no sistema com todos os metadados inseridos automaticamente
e os demais a serem atribudos pelo usurio.
Por exemplo, o sistema pode atribuir, automaticamente, o nmero identi-
fcador, a data de captura, o ttulo, o originador, e requerer que o usurio
preencha os demais metadados.
O
3.1.17 Um SIGAD tem que garantir a insero de outros metadados aps a captura.
Por exemplo, data e hora de alterao e mudana de suporte.
O
3.1.18 Sempre que um documento tiver mais de uma verso, o SIGAD tem que
permitir que os usurios selecionem pelo menos uma das seguintes aes:
registrar todas as verses do documento como um s documento
arquivstico;
registrar uma nica verso do documento como um documento
arquivstico;
registrar cada uma das verses do documento, separadamente, como
um documento arquivstico.
O
3.1.19 Um SIGAD deve prestar assistncia aos usurios no que diz respeito
classifcao dos documentos, por meio de algumas ou de todas as
aes a seguir:
tornar acessvel ao usurio somente o subconjunto do plano de
classifcao que diz respeito sua atividade;
indicar as ltimas classifcaes feitas pelo usurio;
indicar dossis que contenham documentos de arquivo relacionados;
indicar classifcaes possveis a partir dos metadados j inseridos,
como, por exemplo, o ttulo;
indicar classifcaes possveis a partir do contedo do documento.
AD
3.1.20 Um SIGAD deve permitir que um usurio transmita documentos a outro
usurio para completar o processo de captura, caso os procedimentos
dessa captura sejam distribudos entre vrios usurios.
AD
3.1.21 No caso de documentos ou dossis/processos constitudos por mais de
um objeto digital, o SIGAD tem que:
tratar o documento como uma unidade indivisvel, assegurando a
relao entre os objetos digitais;
preservar a integridade do documento, mantendo a relao entre os
objetos digitais;
garantir a integridade do documento quando de sua recuperao,
visualizao e gesto posteriores;
gerenciar a destinao de todos os objetos digitais que compem o
documento como uma unidade indivisvel.
O
3.1.22 Um SIGAD tem que emitir um aviso caso o usurio tente registrar um
documento que j tenha sido registrado no mesmo dossi/processo.
O
e-Arq Brasil 53
3.2 Captura em lote
3.2.1 Um SIGAD tem que proporcionar a captura em lote de documentos
gerados por outros sistemas. Esse procedimento tem que:
permitir a importao de transaes predefnidas de arquivos em lote;
registrar, automaticamente, cada um dos documentos importados
contidos no lote;
permitir e controlar a edio do registro dos documentos importados;
validar a integridade dos metadados.
Exemplos de lotes de documento: mensagens de correio eletrnico,
correspondncia digitalizada por meio de escner, documentos provenientes
de um departamento, grupo ou indivduo, transaes de aplicaes de um
computador ou, ainda, documentos oriundos de um sistema de gesto de
documentos.
O
3.3 Captura de mensagens de correio eletrnico
O correio eletrnico um sistema usado para criar, transmitir e receber mensagens eletrnicas e outros
documentos digitais por meio de redes de computadores. As caractersticas do correio eletrnico podem
difcultar o seu gerenciamento. Assim, um SIGAD tem que permitir controles de gesto para:
capturar todas as mensagens e anexos emitidos e recebidos;
dotar os usurios da capacidade de capturar apenas mensagens e anexos previamente selecionados.
Observao: este ltimo procedimento requer que os usurios avaliem a pertinncia e importncia dos
itens, bem como a possibilidade de eles no serem capturados.
3.3.1 Um SIGAD tem que permitir que, na fase de confgurao, seja escolhida
uma das seguintes operaes:
capturar mensagens de correio eletrnico aps selecionar quais sero
objeto de registro; ou
capturar, automaticamente, todas as mensagens de correio eletrnico.
O
3.3.2 Um SIGAD pode permitir que os usurios tratem e capturem as
mensagens de chegada a partir do seu prprio sistema de correio
eletrnico. O usurio deve poder tratar cada mensagem na caixa de
entrada, como se segue:
visualizar cada mensagem de correio e uma indicao dos respectivos
anexos, caso existam;
visualizar os contedos dos anexos utilizando um dispositivo para
visualizao de documentos em diferentes formatos;
registrar no SIGAD a mensagem de correio e respectivos anexos
como um novo documento de arquivo;
relacionar a mensagem e respectivos anexos a um documento
existente no SIGAD.
F
3.3.3 Um SIGAD deve assegurar a captura do nome, e no somente do
endereo, do originador do correio eletrnico. Por exemplo, Lus
Santos, alm de lsa25@ab.br.
AD
54 e-Arq Brasil
3.4 Captura de documentos convencionais ou hbridos
O programa de gesto arquivstica de documentos de um rgo ou entidade nico para documentos
convencionais, digitais e hbridos. Assim, o SIGAD tem que capturar todos esses tipos de documentos.
A captura do documento convencional ser realizada pelo SIGAD por meio das atividades de registro,
classifcao e indexao. O arquivamento ser feito da forma apropriada ao suporte, formato e tipo
de documento.
3.4.1 O SIGAD tem que poder capturar tambm os documentos convencionais
e/ou hbridos.
O
3.4.2 O SIGAD tem que acrescentar aos metadados dos documentos
convencionais informaes sobre sua localizao.
Essa informao s ser acessada por usurios autorizados.
O
3.5 formato de arquivo e estrutura
39
dos documentos a serem capturados
rgos e entidades precisam capturar uma gama diversifcada de documentos com formatos de arquivo
e estruturas diferentes. Os requisitos tcnicos para a captura variam de acordo com a complexidade dos
documentos. Em alguns ambientes no possvel identifcar, antecipadamente, todas os formatos de
arquivo e estruturas possveis dos documentos, j que alguns so recebidos de fontes externas.
Documentos automodifcveis
Alguns documentos parecem ter seu contedo alterado sem interveno do usurio. Por exemplo, um
modelo para elaborao de correspondncia cuja data colocada, automaticamente, pelo sistema e
armazenada como um campo ou cdigo. Nesse caso, cada vez que o documento exibido, a data
apresentada atualizada. Entretanto, o documento lgico no se modifca, apenas sua exibio
(documento conceitual) que sofre alteraes conforme o software utilizado para visualiz-lo.
Outros documentos podem conter um cdigo que os modifca realmente. o caso de uma folha de clculo
com um macro sofsticado que a altera (por meio de software de aplicaes utilizado para visualizao)
e, em seguida, guarda a folha automaticamente.
Os documentos automodifcveis devem ser evitados. Caso isso no seja possvel, devem ser armazenados
em formatos que desativem o cdigo automodifcador ou visualizados por meio de software que no
desencadeie a alterao. Por exemplo: uma planilha de clculo que contenha macros deve ser convertida
para um formato estvel, como o .pdf, antes de ser capturada para o SIGAD.
Quando no for possvel converter os documentos automodifcveis para um formato estvel ou
visualiz-los por meio de um software que no desencadeie a alterao, a captura desses documentos
no SIGAD deve ser acompanhada do registro, nos metadados, das informaes relativas s funes
automodifcadoras.
3.5.1 Um SIGAD tem que possuir a capacidade de capturar documentos com
diferentes formatos de arquivo e estruturas.
O
39 A estrutura dos documentos refere-se a um ou mais arquivos que compem o documento, conforme exemplifcado
no item 3.5.3.
e-Arq Brasil 55
3.5.2 Um SIGAD deve poder capturar, entre outros, os documentos a seguir:
calendrios eletrnicos;
informaes de outros aplicativos contabilidade, folha de pagamento,
desenho assistido por computador (CAD);
documentos em papel digitalizados por meio de escner;
documentos sonoros;
videoclipes;
diagramas e mapas digitais;
dados estruturados (EDI);
bases de dados;
documentos multimdia.
A lista de documentos que um SIGAD tem que suportar varia de rgo
para rgo.
AD
3.5.3 Um SIGAD tem que capturar documentos que se apresentam com as
seguintes estruturas:
simples: texto, imagens, mensagens de correio eletrnico, slides
digitais, som.
composta: mensagens de correio eletrnico com anexos, pginas
web, publicaes eletrnicas, bases de dados.
O
3.5.4 Um SIGAD tem que ser capaz de incluir novos formatos de arquivos
medida que forem sendo adotados pelo rgo ou entidade.
O
3.6 Estrutura dos procedimentos de gesto
A gesto arquivstica de documentos digitais prev o estabelecimento de trs domnios no ambiente
eletrnico: espao individual, espao do grupo e espao geral. O espao individual corresponde ao
espao defnido para cada funcionrio; o espao do grupo, ao espao para cada grupo, equipe, comit;
e o espao geral, ao servio de protocolo e arquivos do rgo ou entidade, e sua principal caracterstica
que, uma vez ali, o documento no pode mais ser alterado.
As regras estabelecidas pelo sistema de gesto arquivstica de documentos defnem:
os espaos em que os documentos podem ser produzidos, recebidos, alterados, capturados (registrados,
classifcados, indexados e arquivados ou encaminhados), armazenados e eliminados;
o espao em que os metadados sero includos;
os direitos de acesso a cada espao e a maneira como os documentos tramitaro dentro e fora do
rgo ou entidade.
Uma vez capturados no espao geral, os documentos e seus metadados tm que ser mantidos em verso
defnitiva e protegidos contra alteraes deliberadas ou acidentais. O contedo, contexto e forma dos documentos
capturados devem ser mantidos ao longo de todo o seu ciclo de vida, a fm de preservar sua autenticidade.
3.6.1 Um SIGAD tem que ser capaz de reconhecer trs domnios para o
controle dos procedimentos de gesto: espao individual, espao do
grupo e espao geral.
O
3.6.2 Um SIGAD tem que ser capaz de operacionalizar as regras estabelecidas
pelo sistema de gesto arquivstica de documentos nos trs espaos.
O
3.6.3 Um SIGAD tem que impedir que o contedo de um documento seja
alterado por usurios e administradores, exceto se a alterao fzer parte
do processo documental. (Ver seo 6.10 Alterar, apagar e truncar)
O
56 e-Arq Brasil
3.6.4 Um SIGAD deve poder emitir um aviso caso se tente capturar um
documento incompleto ou inconsistente a ponto de comprometer sua
futura autenticidade.
Por exemplo, uma correspondncia sem assinatura digital vlida ou uma
fatura de fornecedor no identifcado.
AD
3.6.5 Um SIGAD deve poder emitir um aviso caso se tente capturar um
documento cuja autenticidade no possa ser verifcada no futuro.
AD
4 Avaliao e destinao
Os requisitos desta seo referem-se aos procedimentos de avaliao e destinao dos documentos
gerenciados pelo SIGAD.
No contexto de um SIGAD, a avaliao dos documentos refere-se aplicao da tabela de temporalidade
e destinao de documentos. Essa tabela defne o prazo pelo qual os documentos tm que ser mantidos
em um SIGAD e a destinao dos mesmos aps esse prazo, ou seja, recolhimento ou eliminao.
Para cumprir a destinao prevista na tabela de temporalidade e destinao, um documento deve ser
exportado do SIGAD. Alm disso, um SIGAD pode exportar documentos para outro sistema por outras
razes, como cumprimento de trmite e migrao.
Esta seo estabelece requisitos para a confgurao e aplicao da tabela de temporalidade e destinao
de documentos no SIGAD e para a exportao e eliminao de documentos desse sistema.
4.1 Confgurao da tabela de temporalidade e destinao de documentos
Estes requisitos referem-se criao e manuteno de tabelas de temporalidade em um SIGAD.
4.1.1 Um SIGAD tem que prover funcionalidades para defnio e manuteno
de tabela de temporalidade e destinao de documentos, associada ao
plano de classifcao do rgo ou entidade.
O
4.1.2 Um SIGAD tem que associar, automaticamente, ao dossi/processo o prazo
e a destinao previstos na classe em que o documento foi inserido.
O
4.1.3 Um SIGAD tem que manter tabela de temporalidade e destinao de
documentos com as seguintes informaes:
identifcador do rgo ou entidade;
identifcador da classe;
prazo de guarda na fase corrente;
prazo de guarda na fase intermediria;
destinao fnal;
observaes;
evento que determina o incio da contagem do prazo de reteno na
fase corrente e na fase intermediria.
A tabela de temporalidade e destinao de documentos dos integrantes
do SINAR deve estar de acordo com a legislao e ser aprovada pela
instituio arquivstica na especfca esfera de competncia.
40
O
40 A Resoluo do Conarq n. 14, de 28 de outubro de 2001, aprova a verso revisada e ampliada da Resoluo do Conarq
n. 4, de 28 de maro de 1996, que dispe sobre a classifcao, temporalidade e destinao de documentos de arquivo
relativos s atividades-meio da administrao pblica. Esse instrumento tambm orienta a elaborao de cdigo de clas-
sifcao e tabela de temporalidade e destinao de documentos para as atividades fnalsticas.
e-Arq Brasil 57
4.1.4 Um SIGAD tem que prever, pelo menos, as seguintes situaes para
destinao:
apresentao dos documentos para reavaliao em data futura;
eliminao;
exportao para transferncia;
exportao para recolhimento (guarda permanente).
O
4.1.5 Um SIGAD tem que prever a iniciao automtica da contagem dos
prazos de guarda referenciados na tabela de temporalidade e destinao
de documentos, pelo menos, a partir dos seguintes eventos:
abertura de dossi;
arquivamento de dossi/processo;
desarquivamento de dossi/processo;
incluso de documento em um dossi/processo.
Acontecimentos especfcos, descritos na tabela de temporalidade e
destinao, como, por exemplo, cinco anos a contar da data de aprovao
das contas, quando no puderem ser detectados automaticamente pelo
sistema, devero ser informados ao SIGAD por usurio autorizado.
O
4.1.6 Um SIGAD tem que prever que a defnio dos prazos de guarda seja
expressa por:
um nmero inteiro de dias ou
um nmero inteiro de meses ou
um nmero inteiro de anos ou
uma combinao de um nmero inteiro de anos, meses e dias.
O
4.1.7 Um SIGAD tem que limitar a defnio e a manuteno (alterao, inclu-
so e excluso) da tabela de temporalidade e destinao de documentos
a usurios autorizados.
O
4.1.8 Um SIGAD tem que permitir que um usurio autorizado altere o prazo
ou destinao prevista em um item da tabela de temporalidade e
destinao de documentos e garantir que a alterao tenha efeito em
todos os documentos ou dossis/processos associados quele item.
As alteraes na tabela de temporalidade e destinao s podero ser
feitas como resultado de um processo de reavaliao realizado pela
comisso de avaliao do rgo ou entidade em virtude de mudana do
contexto administrativo, jurdico ou cultural.
Os integrantes do SINAR devero ainda ter suas tabelas aprovadas pela
instituio arquivstica na especfca esfera de competncia.
O
4.1.9 Um SIGAD deve ser capaz de manter o histrico das alteraes realizadas
na tabela de temporalidade e destinao de documentos.
AD
4.1.10 Um SIGAD deve ser capaz de importar e exportar total ou parcialmente
uma tabela de temporalidade e destinao de documentos. (Ver item
12 Interoperabilidade)
AD
4.1.11 Um SIGAD tem que prover funcionalidades para elaborao de relatrios
que apoiem a gesto da tabela de temporalidade e destinao, incluindo
a capacidade de:
gerar relatrio completo da tabela de temporalidade e destinao de
documentos;
gerar relatrio parcial da tabela de temporalidade e destinao de
documentos a partir de um ponto determinado na hierarquia do plano
de classifcao;
gerar relatrio dos documentos ou dossis/processos aos quais foi
atribudo um determinado prazo de guarda;
identifcar as inconsistncias existentes entre a tabela de temporalidade
e destinao de documentos e o plano de classifcao.
O
58 e-Arq Brasil
4.2 Aplicao da tabela de temporalidade e destinao de documentos
Estes requisitos referem-se aplicao da tabela de temporalidade e destinao de documentos, ou seja,
aos procedimentos de controle e verifcao dos prazos e da destinao previstos, antes de se proceder s
aes de destinao propriamente ditas.
4.2.1 Um SIGAD tem que fornecer recursos integrados tabela de temporalidade
e destinao de documentos para implementar as aes de destinao.
O
4.2.2 Para cada dossi/processo, um SIGAD tem que acompanhar automatica-
mente os prazos de guarda determinados para a classe qual pertence.
O
4.2.3 Um SIGAD tem que prover funcionalidades para informar ao usurio
autorizado sobre os documentos ou dossis/processos que j cumpriram
ou esto para cumprir o prazo de guarda previsto.
O
4.2.4 Um SIGAD tem de prover funcionalidades para gerenciar o processo de
destinao, que tem de ser iniciado por usurio autorizado e cumprir os
seguintes passos:
identifcar automaticamente os documentos ou dossis/processos
que atingiram os prazos de guarda previstos;
informar o usurio autorizado sobre todos os documentos ou dossis/
processos que foram identifcados no passo anterior;
possibilitar a alterao do prazo ou destinao previstos para aqueles
documentos ou dossis/processos, caso necessrio;
proceder ao de destinao quando confrmada pelo usurio autorizado.
O
4.2.5 Um SIGAD tem sempre que pedir confrmao antes de realizar as aes
de destinao.
AD
4.2.6 Um SIGAD deve prever, em determinados casos, dispositivo de aviso
antes do incio de uma ao de destinao. Por exemplo, emitir aviso ao
administrador, caso um documento arquivstico possua um determinado
nvel de segurana.
O
4.2.7 Um SIGAD tem que restringir as funes de destinao a usurios
autorizados.
O
4.2.8 Quando um administrador transfere documentos ou dossis/processos
de uma classe para outra, em virtude de uma reclassifcao, o SIGAD
tem que adotar automaticamente a temporalidade e a destinao
vigentes na nova classe.
O
4.2.9 Quando um documento digital (objeto digital) estiver associado a mais de
um dossi ou processo, e tiver prazos de guarda diferentes associados
a ele, o SIGAD tem que automaticamente verifcar todos os prazos de
guarda e as destinaes previstas para esse documento e garantir que ele
seja mantido em cada dossi/processo pelo tempo defnido na tabela de
temporalidade e destinao de documentos, de forma que:
a remoo de um documento de um dossi/processo no prejudique
a manuteno desse mesmo documento em outro dossi/processo,
at que todas as referncias desse documento tenham atingido o
prazo de guarda previsto;
a manuteno de um documento em um dossi/processo por prazo
mais longo no obrigue a permanncia desse mesmo documento em
outro dossi/processo de prazo mais curto. Nesse caso o registro
do documento com prazo mais curto tem que ser removido, mas o
documento mantido no SIGAD.
O
e-Arq Brasil 59
Quando um documento digital estiver associado a mais de um dossi ou
processo, o SIGAD dever criar um registro para cada referncia desse
documento. Cada registro estar vinculado ao mesmo objeto digital.
No momento da eliminao, o objeto digital no poder ser eliminado
sem que antes se verifque a temporalidade de todas as referncias
associadas a ele. O objeto digital s poder ser eliminado quando os
prazos de guarda de todas as referncias tiverem sido cumpridos. Antes
disso, s se pode fazer a eliminao de cada registro individualmente.
4.3 Exportao de documentos
Um SIGAD deve ter capacidade de exportar documentos para apoiar as aes de transferncia e
recolhimento de documentos, ou ainda para realizar uma migrao ou enviar uma cpia para outro
local ou sistema.
Em alguns casos os documentos sero eliminados do SIGAD aps a exportao; em outros, sero
mantidos. Em todos os casos, absolutamente necessrio que as aes sejam executadas de maneira
controlada, fazendo-se registro nos metadados e na trilha de auditoria e verifcando-se os documentos
relacionados.
4.3.1 Um SIGAD tem que ser capaz de exportar documentos e dossis/
processos digitais e seus metadados para outro sistema dentro ou fora
do rgo ou entidade.
O
4.3.2 Quando um SIGAD exportar os documentos e dossis/processos de uma
classe para executar uma ao de transferncia ou recolhimento, tem
que ser capaz de exportar todos os documentos e dossis/processos da
classe includos na ao de destinao, com seus respectivos volumes,
documentos e metadados associados.
O
4.3.3 Um SIGAD tem que ser capaz de exportar um documento e dossi/
processo ou grupo de documentos e dossis/processos numa seqncia
de operaes, de modo que:
o contedo, o contexto e a estrutura dos documentos no se degradem;
todos os componentes de um documento digital sejam exportados como
uma unidade. Por exemplo, uma mensagem de correio eletrnico e seus
respectivos anexos;
todos os metadados do documento sejam relacionados a ele de forma
que as ligaes possam ser mantidas no novo sistema;
todas as ligaes entre documentos, volumes e dossis/processos
sejam mantidas.
O
4.3.4 Um SIGAD deve ser capaz de exportar dossis/processos:
em seu formato nativo (ou no formato para o qual foi migrado);
de acordo com os formatos defnidos em padres de interoperabilidade;
de acordo com o formato defnido pela instituio arquivstica que ir
receber a documentao, no caso de transferncia ou recolhimento.
AD
4.3.5 Um SIGAD deve ser capaz de exportar metadados nos formatos previstos
pelo padro de interoperabilidade do governo.
AD
4.3.6 Um SIGAD tem que ser capaz de exportar todos os tipos de documentos
que est apto a capturar.
O
60 e-Arq Brasil
4.3.7 Um SIGAD tem que produzir um relatrio detalhado sobre qualquer falha
que ocorra durante uma exportao. O relatrio tem que identifcar os
documentos e dossis/processos que originaram erros de processamento
ou cuja exportao no tenha sido bem sucedida.
O
4.3.8 Um SIGAD tem que conservar todos os documentos e dossis/processos
digitais que foram exportados, pelo menos at que tenham sido
importados no sistema destinatrio com xito.
O
4.3.9 Um SIGAD tem que manter metadados relativos a documentos e dossis/
processos que foram exportados.
O administrador deve indicar o subconjunto de metadados que dever
ser mantido.
O
4.3.10 Um SIGAD tem que gerar listagem em meio digital e em papel para descre-
ver documentos e dossis/processos digitais que esto sendo exportados.
Este requisito se aplica principalmente nos casos em que feita exportao
para transferncia ou recolhimento a uma instituio arquivstica pblica.
Nesse caso, a listagem dever ser produzida no formato estabelecido pela
instituio arquivstica recebedora.
O
4.3.11 Um SIGAD deve possibilitar a incluso de metadados necessrios
gesto do arquivo permanente nos documentos e dossis/processos que
sero exportados para recolhimento.
AD
4.3.12 Um SIGAD pode possibilitar a ordenao dos documentos e dossis/
processos digitais a serem exportados de acordo com elementos de
metadados selecionados pelo usurio.
F
4.3.13 Quando exportar documentos e dossis/processos hbridos, um SIGAD
deve exigir do usurio autorizado a confrmao de que a parte na forma
convencional dos mesmos documentos e dossis/processos tenha pas-
sado pelo procedimento de destinao adequado antes de confrmar a
exportao da parte na forma digital.
AD
4.3.14 Um SIGAD deve permitir que documentos sejam exportados mais de uma vez. AD
4.4 Eliminao
A eliminao de documentos arquivsticos deve ser realizada de acordo com o previsto na tabela de temporalidade
e destinao de documentos, aps a avaliao dos documentos e de acordo com a legislao vigente.
41
Da mesma forma que a exportao, as aes para eliminao de documentos arquivsticos em um SIGAD
tm de ser executadas de forma controlada, fazendo-se registro nos metadados e trilha de auditoria e
verifcando-se os documentos relacionados.
4.4.1 Um SIGAD tem que restringir a funo de eliminao de documentos ou
dossis/processos somente a usurios autorizados.
O
41 Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e Resolues do CONARQ n. 5, 7 e 20, bem como a legislao especfca das esferas
municipal e estadual e poderes da Unio.
e-Arq Brasil 61
4.4.2 Um SIGAD tem que pedir confrmao da eliminao a um usurio autorizado
antes que qualquer ao seja tomada com relao ao documento e dossi/
processo e cancelar o processo de eliminao se a confrmao no for dada.
O
4.4.3 Um SIGAD tem que avisar o usurio autorizado quando um documento
ou dossi/processo que estiver sendo eliminado se encontrar relaciona-
do a outro; os sistemas tambm tm de suspender o processo at que
seja tomada uma das medidas abaixo:
confrmao pelo usurio autorizado para prosseguir ou cancelar o
processo;
produo de um relatrio especifcando os documentos ou dossis/
processos envolvidos e todas as ligaes com outros documentos ou
dossis/processos.
O
4.4.4 Um SIGAD deve permitir a eliminao de documentos ou dossis/processos
de forma irreversvel a fm de que no possam ser restaurados por meio da
utilizao normal do SIGAD nem por meio de rotinas auxiliares do sistema
operacional nem por aplicaes especiais de recuperao de dados.
AD
4.4.5 Quando um documento tem vrias referncias armazenadas no
sistema, um SIGAD tem que garantir que todas essas referncias sejam
verifcadas antes de eliminar o objeto digital.
Ver requisito 4.2.9
O
4.4.6 Um SIGAD tem que produzir um relatrio detalhando qualquer falha
que ocorra durante uma eliminao. O relatrio tem que identifcar os
documentos cuja eliminao no tenha sido bem sucedida.
O
4.4.7 Quando eliminar documentos ou dossis/processos hbridos, um SIGAD
deve exigir do usurio autorizado a confrmao de que a parte deles na
forma convencional seja eliminada tambm antes de confrmar a elimi-
nao da parte na forma digital.
AD
4.4.8 Um SIGAD tem que gerar relatrio com os documentos e dossis/
processos que sero eliminados.
Essa listagem deve seguir o formato da listagem de eliminao conforme
o estabelecido na norma vigente.
O
4.4.9 Um SIGAD tem que manter metadados relativos a documentos e dossis/
processos eliminados.
O administrador deve indicar o subconjunto de metadados que dever ser mantido.
O
4.5 Avaliao e destinao de documentos arquivsticos convencionais e hbridos
Os documentos arquivsticos convencionais e os hbridos gerenciados pelo SIGAD devem ter os procedi-
mentos de avaliao e destinao controlados pelo SIGAD, da mesma forma que os documentos digitais.
4.5.1 Um SIGAD tem que aplicar a mesma tabela de temporalidade e destinao
de documentos para os documentos convencionais, digitais ou hbridos.
O
4.5.2 Um SIGAD tem que acompanhar os prazos de guarda dos documentos con-
vencionais e deve dar incio aos procedimentos de eliminao ou transfe-
rncia desses documentos, tomando em considerao suas especifcidades.
O
62 e-Arq Brasil
4.5.3 Um SIGAD tem que alertar o administrador sobre a existncia e a loca-
lizao de uma parte convencional associada a um documento hbrido
que esteja destinado a ser exportado, transferido ou eliminado.
O
4.5.4 Um SIGAD deve exportar metadados de documentos e dossis/processos
convencionais.
AD
5 Pesquisa, localizao e apresentao dos documentos
Um SIGAD precisa prover funcionalidades para pesquisa, localizao e apresentao dos documentos
arquivsticos com o objetivo de permitir o acesso a eles.
Todas essas funcionalidades tm de ser submetidas aos controles de acesso descritos na seo 6
Segurana.
5.1 Aspectos gerais
5.1.1 Um SIGAD tem que fornecer facilidades para pesquisa, localizao e
apresentao dos documentos.
O
5.1.2 Um SIGAD deve fornecer interface de pesquisa, localizao e apresentao
opcionais via ambiente web.
AD
5.1.3 Um SIGAD deve prever a navegao grfca no plano de classifcao,
a navegao direta de uma classe para os documentos arquivsticos
produzidos nesta classe e a seleo, recuperao e apresentao dire-
ta dos documentos arquivsticos e de seus contedos por meio desse
mecanismo.
AD
5.2 Pesquisa e localizao
A pesquisa o processo de identifcao de documentos arquivsticos por meio de parmetros defnidos
pelo usurio com o objetivo de confrmar, localizar e recuperar esses documentos, bem como seus
respectivos metadados.
5.2.1 Um SIGAD tem que fornecer uma srie flexvel de funes que
atuem sobre os metadados relacionados com os diversos nveis de
agregao (documento, unidade de arquivamento e classe) e sobre
os contedos dos documentos arquivsticos por meio de parme-
tros definidos pelo usurio, com o objetivo de localizar e acessar
os documentos e/ou metadados, seja individualmente ou reunidos
em grupo.
O
5.2.2 Um SIGAD tem que executar pesquisa de forma integrada, isto , apresentar
todos os documentos e dossis/processos, sejam eles digitais, hbridos ou
convencionais, que satisfaam aos parmetros da pesquisa.
O
e-Arq Brasil 63
5.2.3 Um SIGAD tem que permitir que todos os metadados de gesto
42
de um
documento ou dossi/processo possam ser pesquisados.
O
5.2.4 Um SIGAD deve permitir que o contedo dos documentos em forma de
texto possa ser pesquisado.
AD
5.2.5 Um SIGAD tem que permitir que um documento ou dossi/processo
possa ser recuperado por meio de um nmero identifcador.
O
5.2.6 Um SIGAD tem que permitir que um documento ou dossi/processo
possa ser recuperado por meio de todas as formas de identifcao
implementadas, incluindo, no mnimo:
identifcador;
ttulo;
assunto;
datas;
procedncia/interessado;
autor/redator/originador;
classifcao de acordo com plano ou cdigo de classifcao.
O
5.2.7 Um SIGAD deve fornecer uma interface que possibilite a pesquisa
combinada de metadados e de contedo do documento por meio dos
operadores booleanos e, ou e no.
AD
5.2.8 Um SIGAD deve permitir que os termos utilizados na pesquisa possam
ser qualifcados, especifcando-se um metadado ou o contedo do
documento como fonte de busca.
AD
5.2.9 Um SIGAD pode permitir o uso de perodos tpicos de pedidos de
pesquisa nos campos de data, como, por exemplo, semana anterior,
ms corrente.
F
5.2.10 Um SIGAD deve permitir a utilizao de caracteres curinga e de trunca-
mento direita para pesquisa de metadados.
Por exemplo, o argumento de pesquisa Bra*il pode recuperar Brasil
e Brazil, e o argumento de pesquisa Arq* pode recuperar Arquivo,
Arquivstica.
AD
5.2.11 Um SIGAD deve permitir a utilizao de caracteres coringa e de
truncamento direita para pesquisa no contedo do documento.
AD
5.2.12 Um SIGAD deve proporcionar pesquisa por proximidade, isto , que
uma palavra aparea no contedo do documento a uma distncia
mxima de outra.
AD
5.2.13 Um SIGAD deve permitir que os usurios armazenem pesquisas para
reutilizao posterior.
AD
5.2.14 Um SIGAD deve permitir que os usurios refnem pesquisas j realizadas. AD
5.2.15 Quando o rgo ou entidade utilizar tesauros ou vocabulrio controlado,
um SIGAD deve ser capaz de realizar pesquisa dos documentos e
dossis/processos por meio da navegao nesses instrumentos.
AD
42 Os metadados de gesto so aqueles que apoiam a gesto arquivstica do documento, tais como temporalidade e desti-
nao prevista, cdigo de classifcao, entre outros.
64 e-Arq Brasil
5.2.16 Um SIGAD deve permitir que usurios autorizados confgurem e alterem
os campos default de pesquisa de forma a defnir metadados como
campos de pesquisa.
AD
5.2.17 Um SIGAD tem que permitir a pesquisa e recuperao de uma uni-
dade de arquivamento completa e exibir a lista de todos os docu-
mentos que a compem, como uma unidade e num nico processo
de recuperao.
O
5.2.18 Um SIGAD tem que limitar o acesso a qualquer informao (metadado
ou contedo de um documento arquivstico) se restries de acesso e
questes de segurana assim determinarem.
O
5.3 Apresentao: visualizao, impresso, emisso de som
Um SIGAD pode conter documentos arquivsticos com os mais diversos formatos e estruturas, e deve
ter a capacidade de apresentar esses documentos ao usurio sem adulter-los, seja exibindo-os na tela
do computador, imprimindo ou emitindo som.
O sistema deve informar os programas (softwares) adicionais necessrios e a confgurao adequada,
como, por exemplo, plug-in e confgurao de navegador.
5.3.1 Um SIGAD tem que apresentar o resultado da pesquisa como uma lista
de documentos e dossis/processos digitais, convencionais ou hbridos
que cumpram os parmetros da consulta e deve notifcar o usurio se o
resultado for nulo.
O
5.3.2 Quando o resultado de uma pesquisa for nulo, o SIGAD pode sugerir
outros parmetros aproximados que possam ser satisfeitos.
Por exemplo:
Pesquisa inicial com o parmetro Arquivo Macional.
O SIGAD apresenta a seguinte mensagem: Voc no quis dizer Arquivo
Nacional?
F
5.3.3 Aps apresentar o resultado da pesquisa, um SIGAD tem que oferecer
ao usurio as opes:
visualizar os documentos e dossis/processos resultantes da pesquisa;
redefnir os parmetros de pesquisa e fazer nova consulta.
O
5.3.4 Um SIGAD deve permitir que os documentos e dossis/processos
apresentados em uma lista de resultados sejam selecionados e, em
seguida, abertos por meio de um clique ou toque de tela ou aciona-
mento de tecla.
AD
5.3.5 Um SIGAD deve permitir a confgurao do formato da lista de resul-
tados de pesquisa pelo usurio ou administrador, incluindo recursos
e funes como:
seleo da ordem em que os resultados de pesquisa so apresentados;
determinao do nmero de resultados de pesquisa exibidos em
cada tela;
estabelecimento do nmero mximo de resultados para uma pesquisa;
armazenamento dos resultados de uma pesquisa;
defnio dos metadados a serem exibidos nas listas de resultados
de pesquisa.
AD
e-Arq Brasil 65
5.3.6 Um SIGAD deve fornecer recursos que permitam ao usurio navegar
para o nvel de agregao imediatamente superior ou inferior, como, por
exemplo:
de um documento para a unidade de arquivamento em que est includo;
de uma unidade de arquivamento para os documentos nela includos;
de uma unidade de arquivamento para a respectiva classe;
de uma classe para as unidades de arquivamento a ela relacionadas.
AD
5.3.7 Um SIGAD tem que ser capaz de apresentar o contedo de todos os
tipos de documentos arquivsticos digitais capturados, de forma que:
preserve as caractersticas de exibio visual e de formato apresenta-
das pela aplicao geradora;
exiba todos os componentes do documento digital em conjunto, como
uma unidade.
O
5.3.8 Um SIGAD tem que ser capaz de exibir em tela todos os tipos de
documentos capturados.
O
5.3.9 Um SIGAD tem que ser capaz de imprimir os documentos capturados,
preservando o formato produzido pelas aplicaes geradoras.
O
5.3.10 Um SIGAD tem que ser capaz de exibir/reproduzir o contedo de
documentos que incluam imagem fxa, imagem em movimento e som.
O
5.3.11 Um SIGAD tem que proporcionar ao usurio formas fexveis de
impresso de documentos com seus metadados e possibilitar a defnio
dos metadados a serem impressos.
O
5.3.12 Um SIGAD tem que ser capaz de exibir em tela e imprimir todos os
metadados associados aos documentos e dossis/processos resultantes
de uma pesquisa.
O
5.3.13 Um SIGAD tem que permitir a impresso de uma lista dos documentos
e dossis/processos resultantes de uma pesquisa.
O
5.3.14 Um SIGAD tem que permitir a impresso de uma lista dos documentos
que compem um dossi/processo.
O
5.3.15 Um SIGAD deve permitir que os metadados exibidos nas listas a que
se referem os requisitos 5.3.13 e 5.3.14 possam ser definidos pelo
usurio.
AD
5.3.16 Um SIGAD tem que permitir que todos os documentos de um dossi/
processo sejam impressos em uma nica operao, na sequncia
determinada pelo usurio.
O
5.3.17 Um SIGAD tem que incluir recursos destinados a transferir para suportes
adequados documentos que no possam ser impressos, tais como
documentos sonoros, vdeos e pginas web.
O
5.3.18 Um SIGAD deve ser capaz de apresentar os documentos arquivsticos
em outros formatos alm do nativo, tais como:
formato .xml adequado para publicao;
formato .html adequado para publicao;
formato aprovado por organismos padronizadores na sua esfera de
competncia;
No que se refere interoperabilidade com outros sistemas, ver seo
12 Interoperabilidade.
AD
66 e-Arq Brasil
5.3.19 Um SIGAD tem que ser capaz de realizar pesquisa e exibio de documentos
e dossis/processos, simultaneamente, para diversos usurios.
O
5.3.20 Um SIGAD deve permitir ao administrador determinar que todas as
cpias em papel de documentos e dossis/processos sejam impressas
junto com metadados pr-selecionados.
AD
6 Segurana
Esta seo contm um conjunto de requisitos para servios de segurana: cpias de segurana, controle
de acesso (tanto baseado em papis de usurio como em grupos de usurios), classes de sigilo, trilhas
de auditoria de sistemas, criptografa para sigilo, assinatura digital e marcas dgua digitais.
Os requisitos de identifcao, autenticao de usurio e trilhas de auditoria devem integrar qualquer
SIGAD. Polticas de segurana especfcas podero defnir o rigor, maior ou menor, do tratamento dos
demais requisitos.
No que diz respeito ao controle de acesso, esta especifcao contempla trs tipos de requisitos:
de controle de acesso baseado em papis de usurio;
de controle de acesso por grupos;
de classifcao quanto ao grau de sigilo.
Os trs tipos de controle de acesso podem ser combinados e os requisitos de administrao de controle
de acesso devem ser adaptados a cada tipo mencionado antes ou a uma combinao deles, de acordo
com a legislao vigente.
Quanto ao uso da tecnologia de criptografa, tanto para sigilo como para autenticao, o rigor dos requisitos
est sujeito legislao vigente e poltica de segurana especfca. Muitas vezes, a criptografa usada
como mecanismo de apoio ao controle de acesso para reforar o sigilo das informaes. Os requisitos de
assinatura digital e certifcao digital so necessrios para aquelas organizaes em que documentos
so assinados digitalmente ou para as verifcaes eletrnicas de autenticidade.
Esses requisitos no esgotam o tema segurana da informao, pois a segurana integral sistmica e
abrange no somente a tecnologia, mas tambm pessoas, processos e legislao.
6.1 Cpias de segurana
As cpias de segurana tm por objetivo prevenir a perda de informaes e garantir a disponibilidade
do sistema. Os procedimentos de backup devem ser feitos regularmente e pelo menos uma cpia deve
ser armazenada, preferencialmente off-site.
Podem-se distinguir vrios tipos de informao necessrios ao funcionamento de um SIGAD. Essas infor-
maes compreendem os documentos digitais, metadados e informaes de controle associadas s cama-
das de software relacionadas ao SIGAD (sistema operacional, gerenciador de bancos de dados, software
aplicativo). Todas essas informaes devem ser includas nos procedimentos de cpias de segurana.
6.1.1 Um SIGAD tem que permitir que, sob controle do seu administrador,
mecanismos de backup criem cpias de todas as informaes nele contidas
(documentos arquivsticos, metadados e parmetros do sistema).
O
6.1.2 O administrador do SIGAD tem que manter o controle das cpias de
segurana, prevendo testes de restaurao.
O
e-Arq Brasil 67
6.1.3 As mdias removveis devem ter cpias em suportes equivalentes e ar-
mazenamento off-site.
AD
6.1.4 Os discos rgidos devem ter backups armazenados em pelo menos dois
locais diferentes e fsicamente distantes.
AD
6.1.5 Um SIGAD deve ser capaz de agendar, automaticamente, os backups
com periodicidade estipulada pelo administrador. Deve permitir cpias
incrementais ou completas.
AD
6.1.6 Um SIGAD deve dispor de mecanismos de assinatura digital das cpias de
segurana, de modo a garantir a integridade dos dados e a identifcao
do responsvel pelo procedimento.
As assinaturas digitais possibilitam a verifcao de integridade inclusive
em mdias que estejam off-site. Essas verifcaes podem ser realizadas
sem o auxlio do SIGAD.
AD
6.1.7 Um SIGAD tem que incluir funes para restituir os documentos de arquivo
e metadados a um estado conhecido, utilizando uma combinao de cpias
restauradas e rotinas de auditoria.
O
6.1.8 Dados crticos de confgurao e controle do sistema operacional e do
gerenciador de bancos de dados devem ser especialmente protegidos.
Mecanismos especiais de backup devem ser previstos para dados crticos.
AD
6.1.9 Trilhas de auditoria devem ser copiadas com frequncia, prevendo-se cpias
a serem armazenadas em pelo menos um local off-site.
AD
6.2 Controle de acesso
Esta seo trata dos requisitos de identifcao e autenticao de usurios, controle de acesso ba-
seado em grupos de usurios e em papis de usurios, bem como dos requisitos comuns a qualquer
tipo de controle de acesso.
Identifcao e autenticao de usurios
Os requisitos abaixo tratam do mapeamento da identidade do usurio legtimo e das permisses concedidas
a ele, imediatamente aps sua autenticao.
Usurios acessam dados, metadados e funes via interface do programa. A associao entre identidade
do usurio e autorizaes de acesso feita durante a fase de identifcao e autenticao do usurio
por meio da interface do programa, com base nas credenciais de autenticao.
6.2.1 Para implementar o controle de acesso, um SIGAD tem que manter pelo menos
os seguintes atributos dos usurios, de acordo com a poltica de segurana:
identifcador do usurio;
autorizaes de acesso;
credenciais de autenticao.
Senha, crach, chave criptogrfca, token USB, smartcard, biometria (de im-
presso digital, de retina etc.) so exemplos de credenciais de autenticao.
O
6.2.2 Um SIGAD tem que exigir que o usurio esteja devidamente identifcado
e autenticado antes de iniciar qualquer operao no sistema.
O
68 e-Arq Brasil
6.2.3 Um SIGAD tem que garantir que os valores dos atributos de segurana e
controle de acesso, associados ao usurio, estejam dentro de conjuntos
de valores vlidos.
O
6.2.4 As credenciais de autenticao s devem ser alteradas pelo usurio pro-
prietrio ou pelo administrador, com a anuncia do proprietrio e em
conformidade com a poltica de segurana.
AD
Aspectos gerais de controle de acesso
Os requisitos desta seo so aplicveis a qualquer organizao para conduo de suas funes e
atividades, independentemente do modelo de controle de acesso adotado, de acordo com a poltica
de segurana.
6.2.5 Um SIGAD tem que permitir acesso a funes do sistema somente
a usurios autorizados e sob controle rigoroso da administrao do
sistema, a fm de proteger a autenticidade dos documentos arquivs-
ticos digitais.
O
6.2.6 Se o usurio solicitar o acesso ou pesquisa de um documento arquivs-
tico, volume ou dossi/processo especfco a que no tenha direito de
acesso, um SIGAD deve fornecer uma das seguintes respostas (estabe-
lecidas durante a confgurao):
mostrar o ttulo e os metadados do documento;
demonstrar a existncia do dossi/processo ou documento, mas no
o respectivo ttulo nem outro metadado;
no mostrar qualquer informao do documento, nem indicar a sua
existncia.
Essas opes so apresentadas em ordem crescente de segurana. O
requisito da terceira opo (isto , a mais rigorosa) implica que um SI-
GAD tem que excluir esses documentos de qualquer listagem de resul-
tados de pesquisa. Esse procedimento , normalmente, adequado para
documentos que requeiram elevado grau de segurana e sigilo.
O SIGAD deve ser capaz de registrar e informar tentativas indevidas de
acesso.
Este requisito se aplica tanto a pesquisas em metadados quanto a pes-
quisas no prprio documento (texto livre).
AD
6.2.7 Somente administradores autorizados tm que ser capazes de criar, al-
terar, remover ou revogar permisses associadas a papis de usurios,
grupos de usurios ou usurios individuais.
O
6.2.8 Um SIGAD deve implementar, imediatamente, alteraes ou revo-
gaes dos atributos de segurana de usurios e de documentos
digitais.
AD
6.2.9 Um SIGAD deve oferecer ferramentas de aumento de produtividade ao
administrador, tais como a realizao de operaes sobre lotes ou gru-
pos de usurios e lotes de documentos digitais, agenda de tarefas, an-
lises de trilhas e gerao de alarmes.
AD
6.2.10 Quando um SIGAD controlar o acesso por grupos de usurios, papis
de usurios e usurios individuais, deve obedecer a uma hierarquia de
permisses preestabelecida na poltica de segurana.
AD
e-Arq Brasil 69
Controle de acesso por grupos de usurios
Grupos so conjuntos de usurios (possivelmente com papis diferentes) reunidos para a realizao de
alguma atividade em comum, por tempo determinado.
Estes requisitos s so aplicveis s organizaes em que h controle de acesso por grupos de usurios.
6.2.11 Um SIGAD tem que implementar a poltica de controle de acesso a do-
cumentos por grupos de usurios considerando:
a identidade do usurio e sua participao em grupos;
os atributos de segurana, associados ao documento arquivstico di-
gital, s classes e/ou aos dossis/processos.
O
6.2.12 O acesso a documentos, a dossis/processos ou classes tem que ser
concedido se a permisso requerida para a operao estiver associada a
pelo menos um dos grupos aos quais pertena o usurio.
O
6.2.13 Um SIGAD tem que permitir que um usurio pertena a mais de um grupo. O
6.2.14 Um SIGAD pode permitir que alguns usurios estipulem que outros usu-
rios, papis ou grupos de usurios podem ter acesso aos documentos sob
sua responsabilidade. Essa permisso deve ser atribuda pelo administrador,
de acordo com a poltica de segurana do rgo ou entidade.
F
Controle de acesso por papis de usurios
Papis so funes ou cargos com responsabilidades e autoridades bem defnidas. Operaes correspon-
dem a tarefas executadas nos documentos, dossis/processos e classes. Atribuies de usurios so as
associaes entre usurios e papis. Um usurio pode estar associado a um ou mais papis e vice-versa.
Permisses constituem garantias aprovadas para realizao de operaes em documentos arquivsticos.
Estes requisitos s so aplicveis aos rgos e entidades em que h controle de acesso por papis
de usurios.
6.2.15 Um SIGAD tem que usar os seguintes atributos do usurio ao implementar a
poltica de controle de acesso aos documentos digitais por papis de usurios:
identifcao do usurio;
papis associados ao usurio.
O
6.2.16 Um SIGAD tem que usar os seguintes atributos dos documentos digitais
ao implementar a poltica de controle de acesso por papis:
identifcao do documento digital;
operaes permitidas aos vrios papis de usurios, sobre as classes
ou unidades de arquivamento a que o documento pertence.
O
6.2.17 O acesso a documentos, dossis/processos ou classes tem que ser con-
cedido somente se a permisso requerida para a operao estiver pre-
sente em pelo menos um dos papis associados ao usurio.
O
6.2.18 Um SIGAD tem que impedir que um usurio assuma papis com direitos
confitantes.
O
6.2.19 Um SIGAD pode permitir a criao de hierarquias de papis e o conceito
de herana de permisses entre eles.
F
70 e-Arq Brasil
6.3 Classifcao da informao quanto ao grau de sigilo e restrio
de acesso informao sensvel
Os requisitos descritos nesta seo referem-se ao acesso aos documentos arquivsticos, com base na classifcao
do grau de sigilo, bem como restrio de acesso informao sensvel. Informao sensvel pode estar rela-
cionada honra e privacidade de pessoas ou a questes estratgicas e de segredo corporativo. Os requisitos
so fexveis para atender tanto s organizaes privadas como aos rgos pblicos. Os documentos produzidos
pelos rgos da administrao pblica esto sujeitos aos graus de sigilo defnidos na legislao vigente.
Estes requisitos so aplicveis s organizaes em que o teor dos documentos produzidos e recebidos exige sigilo.
6.3.1 Um SIGAD tem que implementar a classifcao de grau de sigilo de
documentos, dossis/processos e classes do plano de classifcao, e de
todas as operaes de usurios nos documentos.
O
6.3.2 Um SIGAD tem que implementar a classifcao de grau de sigilo base-
ando-se nos seguintes atributos de segurana:
grau de sigilo do documento;
credencial de segurana do usurio.
O grau de sigilo tem que estar associado credencial de segurana.
O
6.3.3 Um SIGAD tem que recusar o acesso de usurios a documentos que
possuam grau de sigilo superior sua credencial de segurana.
O
6.3.4 Um SIGAD tem que garantir que documentos sem atribuio de grau de
sigilo, importados a partir de fontes externas ao SIGAD, estejam sujei-
tos s polticas de controle de acesso e de sigilo.
O
6.3.5 Um SIGAD tem que ser capaz de manter a marcao de sigilo original du-
rante a importao de documentos a partir de fontes externas ao SIGAD.
O
6.3.6 Um SIGAD deve garantir que no haja ambiguidade na associao entre
as marcaes de grau de sigilo e outros atributos de segurana (permis-
ses) do documento importado.
AD
6.3.7 Um SIGAD tem que permitir que um dos itens abaixo seja selecionado
durante a confgurao:
graus de sigilo a serem atribudos a classes e dossis/processos;
classes e dossis/processos sem grau de sigilo.
O
6.3.8 Em caso de erro ou reavaliao, o administrador tem que ser capaz de
alterar o grau de sigilo de todos os documentos arquivsticos de um dos-
si/processo ou de uma classe, numa nica operao.
O
6.3.9 Um SIGAD tem que garantir que o grau de sigilo de um documento im-
portado esteja associado a um usurio autorizado com a credencial de
segurana pertinente para receber o documento.
O
6.3.10 Um SIGAD tem que permitir somente aos administradores autorizados a
possibilidade de alterar a confgurao dos valores predefnidos (default)
para os atributos de segurana e marcao de graus de sigilo, quando
necessrio e apropriado.
O
6.3.11 Somente administradores autorizados tm que ser capazes de realizar
as seguintes aes:
remover ou revogar os atributos de segurana dos documentos;
criar, alterar, remover ou revogar as credenciais de segurana dos usurios.
O
e-Arq Brasil 71
6.3.12 Um SIGAD tem que permitir somente ao usurio autorizado, mediante con-
frmao, a desclassifcao ou reduo do grau de sigilo de um documento.
O
6.3.13 Um SIGAD deve permitir o armazenamento dos documentos sigilosos
em meios fsicos ou lgicos distintos.
AD
6.3.14 Um SIGAD tem que impedir que um documento sigiloso seja eliminado.
Os documentos sigilosos tm que se tornar ostensivos para serem sub-
metidos ao processo de avaliao e receberem a destinao prevista.
O
6.3.15 Um SIGAD tem que implementar metadados nos nveis de dossi, documen-
to ou extrato de documento para controlar o acesso informao sensvel.
O
6.4 Trilhas de auditoria
A trilha de auditoria consiste num histrico de todas as intervenes, ou tentativas de interveno,
feitas no documento e no prprio SIGAD. Nesse sentido, tambm um metadado sobre os documentos
arquivsticos digitais e informa sobre sua autenticidade.
6.4.1 Um SIGAD tem que ser capaz de registrar, na trilha de auditoria,
informaes acerca das aes a seguir:
data e hora da captura de todos os documentos;
responsvel pela captura;
reclassifcao, desclassifcao ou reduo do grau de sigilo de um
documento ou dossi/processo, com a classifcao inicial e fnal.
qualquer alterao na tabela de temporalidade e destinao de
documentos;
qualquer ao de reavaliao de documentos;
qualquer alterao nos metadados associados a classes, dossis/
processos ou documentos;
data e hora de produo, aditamento e eliminao de metadados;
alteraes efetuadas nas permisses de acesso que afetem um
dossi/processo, documento ou usurio;
aes de exportao e importao envolvendo os documentos;
tentativas de exportao (inclusive para backup) e importao
(inclusive restore);
usurio, data e hora de acesso ou tentativa de acesso a documentos
e ao SIGAD;
tentativas de acesso negado a qualquer documento;
aes de eliminao de qualquer documento e seus metadados;
infraes cometidas contra mecanismos de controle de acesso;
mudanas no relgio gerador de carimbos de tempo;
todas as aes administrativas sobre os atributos de segurana
(papis, grupos, permisses etc.);
todas as aes administrativas sobre dados de usurios (cadastro, ativa-
o, bloqueio, atualizao de dados e permisses, troca de senha etc.);
todos os eventos de administrao e manuteno das trilhas de
auditoria (alarmes, cpias, confgurao de parmetros etc.).
O
6.4.2 Um SIGAD tem que registrar, em cada evento auditado, informaes sobre
a identidade do usurio, desde que essa identifcao esteja de acordo
com a poltica de privacidade da organizao e a legislao vigente.
O
6.4.3 Um SIGAD deve permitir apenas ao administrador e ao auditor a leitura
das trilhas de auditoria.
AD
72 e-Arq Brasil
6.4.4 Um SIGAD tem que assegurar que as informaes da trilha de auditoria
estejam disponveis para inspeo, a fm de que uma ocorrncia especf-
ca possa ser identifcada e todas as informaes correspondentes sejam
claras e compreensveis.
O
6.4.5 Um SIGAD deve possuir mecanismos para realizao de buscas nos
eventos das trilhas de auditoria.
Para facilitar a visualizao do relatrio, os resultados podem ser apre-
sentados de modo ordenado, mas essa ordenao no pode alterar os
dados includos na trilha.
AD
6.4.6 Um SIGAD tem que ser capaz de impedir qualquer modifcao na trilha
de auditoria.
O
6.4.7 Somente administradores autorizados tm que ser capazes de exportar
as trilhas de auditoria sem afetar a trilha armazenada, ou transferir as
trilhas de auditoria de um suporte de armazenamento para outro.
A trilha de auditoria no pode ser excluda antes da data indicada na
tabela de temporalidade. Porm, a transferncia implica a cpia da trilha
para outro espao de armazenamento, com a subsequente liberao do
espao original. A exportao a cpia sem liberao do espao.
O
6.4.8 Um SIGAD deve ser capaz de gerar um alarme para os administradores
apropriados se o tamanho da trilha de auditoria exceder um limite pre-
estabelecido.
Esse alarme deve ser usado para indicar a proximidade do esgotamento
do espao reservado trilha de auditoria.
AD
6.4.9 Quando o espao de armazenamento da trilha de auditoria atingir o
limite preestabelecido, um SIGAD deve permitir somente operaes au-
ditveis originadas por administradores.
Todas as outras operaes estaro bloqueadas at a liberao pelo ad-
ministrador.
AD
6.4.10 Um SIGAD deve ser capaz de aplicar um conjunto de regras na mo-
nitorao de eventos auditados e, com base nelas, indicar a possvel
violao da segurana.
AD
6.4.11 Um SIGAD deve garantir pelo menos as seguintes regras para monitora-
o dos eventos auditados:
acumulao de um nmero predeterminado de tentativas consecutivas
de login com erro (autenticao malsucedida), conforme especifcado
pela poltica de segurana;
ocorrncia de vrios login simultneos do mesmo usurio em locais
(computadores) diferentes;
login do usurio fora do horrio autorizado, aps logoff no perodo normal.
AD
6.4.12 Um SIGAD tem que fornecer relatrios sobre as aes que afetam clas-
ses, unidades de arquivamento e documentos, em ordem cronolgica
e organizados por:
documento arquivstico, unidade de arquivamento ou classe;
usurio;
tipo de ao ou operao.
O
6.4.13 Um SIGAD pode fornecer relatrios referentes a aes que afetem documen-
tos e dossis/processos organizados por posto de trabalho (nos casos em que
for tecnicamente adequado), endereo de rede ou outra interface de acesso.
Alguns sistemas podem oferecer diversas interfaces de acesso aos docu-
mentos. Por exemplo, interface web externa, interface da intranet e inter-
face desktop. Pode ser interessante o registro da interface de acesso usada.
F
e-Arq Brasil 73
6.4.14 Somente administradores autorizados tm que ser capazes de confgurar
o conjunto de eventos auditveis e seus atributos.
O
6.4.15 Somente administradores autorizados, acompanhados do auditor, tm
que ser capazes de confgurar o conjunto de eventos auditveis e seus
atributos.
O
6.5 Assinaturas digitais
Assinatura digital uma sequncia de bits que usa algoritmos especfcos, chaves criptogrfcas e
certifcados digitais para autenticar a identidade do assinante e confrmar a integridade de um do-
cumento. Certifcao digital uma tcnica, baseada em uma infraestrutura de chaves pblicas, de
garantia da validade de assinaturas digitais.
O uso de assinaturas digitais e de certifcao digital na administrao pblica foi padronizado e
normalizado com a criao da Infraestrutura de Chaves Pblicas Brasileira (ICP-Brasil).
Os requisitos s so aplicveis quando h necessidade de utilizar assinaturas digitais para assegurar
autenticao, imputabilidade e irretratabilidade (ou irrefutabilidade).
6.5.1 Um SIGAD deve ser capaz de garantir a origem e a integridade dos do-
cumentos com assinatura digital.
AD
6.5.2 Somente administradores autorizados tm que ser capazes de incluir,
remover ou atualizar no SIGAD os certifcados digitais de computadores
ou de usurios.
O
6.5.3 Um SIGAD tem que ser capaz de verifcar a validade da assinatura
digital no momento da captura do documento.
O
6.5.4 Um SIGAD, no processo de verifcao da assinatura digital, tem que ser
capaz de registrar, nos metadados do documento, o seguinte:
validade da assinatura verifcada;
registro da verifcao da assinatura;
data e hora em que ocorreu a verifcao.
O
6.5.5 Um SIGAD deve ser capaz de armazenar, juntamente com o documento,
as informaes de certifcao a seguir:
assinatura digital;
certifcado digital (cadeia de certifcao) usado na verifcao da
assinatura;
lista de certifcados revogados (LCR).
AD
6.5.6 Um SIGAD deve ser capaz de receber atualizaes tecnolgicas quanto
plataforma criptogrfca de assinatura digital.
AD
6.5.7 Um SIGAD deve destruir ou tornar indisponveis as chaves de criptografa
que constem em listas de certifcados revogados (LCR).
AD
74 e-Arq Brasil
6.5.8 Um SIGAD deve ter acesso a relgios e carimbador de tempo confveis
para seu prprio uso.
O relgio gerador do selo de tempo deve ser sincronizado com o Obser-
vatrio Nacional.
43
AD
6.6 Criptografa
Criptografa um mtodo de codifcao de objetos digitais segundo um cdigo secreto (chave), de
modo que no possam ser apresentados de forma legvel ou inteligvel por uma aplicao e somente
usurios autorizados sejam capazes de restabelecer sua forma original.
Esta seo trata dos servios de segurana apoiados em criptografa. Estes requisitos s so aplicveis
a organizaes em que h elevada necessidade de garantia de sigilo.
importante salientar que, no uso de criptografa em documentos que apresentam longa temporalidade,
devem ser tomadas medidas administrativas para garantir a manuteno do sigilo e do acesso. Esses
documentos no devem ser armazenados criptografados. Alguns fatores que pem em risco a criptografa
no longo prazo so o comprometimento ou obsolescncia da chave, indisponibilidade do portador da
chave e evolues tecnolgicas.
importante lembrar mais uma vez que o Conselho Internacional de Arquivos defne como longo prazo
para documentos digitais um perodo de mais de cinco anos contados a partir da data de produo.
44
6.6.1 Um SIGAD tem que usar criptografa no armazenamento, na transmisso
e na apresentao de documentos arquivsticos digitais ao implementar
a poltica de sigilo.
O
6.6.2 Um SIGAD tem que limitar o acesso aos documentos cifrados somente
queles usurios portadores da chave de decifrao.
O
6.6.3 Um SIGAD tem que registrar os seguintes metadados sobre um
documento cifrado:
indicao sobre se est cifrado ou no;
algoritmos usados na cifrao;
identifcao do remetente;
identifcao do destinatrio.
O
6.6.4 Um SIGAD deve poder assegurar a captura de documentos cifrados,
diretamente, de uma aplicao de software que disponha da funcionali-
dade de cifrao.
AD
6.6.5 Somente usurios autorizados tm que ser capazes de realizar as ope-
raes a seguir:
incluir, remover ou alterar parmetros dos algoritmos criptogrfcos
instalados no SIGAD;
incluir, remover ou substituir chaves criptogrfcas de programas ou
usurios do SIGAD;
cifrar e alterar a criptografa de documentos;
remover a criptografa de um documento.
O
43 Observatrio Nacional Diviso do Servio da Hora. Disponvel em: <http://pcdsh01.on.br>.
44 Ver CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS, 2005, p. 41.
e-Arq Brasil 75
A remoo da cifrao pode ocorrer quando sua manuteno resultar na
indisponibilidade do documento. Por exemplo, se a chave de cifrao/
decifrao estiver embarcada em hardware inviolvel cuja vida til este-
ja prestes a se esgotar ou se o documento for desclassifcado.
6.6.6 Em caso de remoo da cifrao do documento, os seguintes metadados
adicionais tm que ser registrados na trilha de auditoria:
data e hora da remoo da cifrao;
identifcao do executor da operao;
motivo da remoo da cifrao.
O
6.6.7 Um SIGAD deve possuir arquitetura capaz de receber atualizaes
tecnolgicas no que se refere plataforma criptogrfca.
AD
6.7 Marcas dgua digitais
Marcas dgua servem para marcar uma imagem digital com informao sobre sua provenincia e
caractersticas, e so utilizadas para proteger a propriedade intelectual. As marcas dgua sobrepem,
no mapa de bits de uma imagem, um desenho complexo, visvel ou invisvel, que s pode ser suprimido
mediante a utilizao de um algoritmo ou de uma chave protegida. Tecnologias semelhantes podem
ser aplicadas a sons e imagens em movimento digitalizadas.
O SIGAD pode manter, recuperar e assimilar novas tecnologias de marcas dgua.
Estes requisitos s so aplicveis s organizaes em que so usadas marcas dgua digitais.
6.7.1 Um SIGAD tem que ser capaz de recuperar informao contida em mar-
cas dgua digitais.
O
6.7.2 Um SIGAD tem que ser capaz de armazenar documentos arquivsticos
digitais que contenham marcas dgua digitais, assim como informao
de apoio relacionada marca dgua.
O
6.7.3 Um SIGAD deve possuir arquitetura capaz de receber atualizaes tec-
nolgicas no que se refere plataforma de gerao e deteco de
marca dgua digital.
AD
6.8 Acompanhamento de transferncia
Durante seu ciclo de vida, os documentos arquivsticos digitais e seus respectivos metadados podem
ser transferidos de uma mdia de suporte, ou de um local, para outro, medida que seu uso decresce
e/ou se modifca. Essa transferncia tanto pode ser interna, implicando, por exemplo, o deslocamento
de armazenamento on-line para armazenamento off-line, como externa, envolvendo o deslocamento
para outra instituio. necessrio um recurso de acompanhamento a fm de se registrar a mudana
de local, para facilitar o acesso e cumprir requisitos regulamentares.
76 e-Arq Brasil
6.8.1 Um SIGAD deve ser capaz de manter, para cada documento ou dossi/
processo, o histrico das movimentaes e transferncias de mdia
sofridas por esse documento ou dossi/processo.
AD
6.8.2 Um SIGAD tem que fornecer um recurso de acompanhamento para
monitorar e registrar informaes acerca do local atual e da transferncia
de dossis/processos digitais e convencionais.
O
6.8.3 A funo de acompanhamento de transferncia tem que registrar
metadados que incluam:
nmero identifcador dos documentos atribudo pelo sistema;
localizao atual e localizaes anteriores, defnidas pelo usurio;
data e hora de envio/transferncia;
data e hora da recepo no novo local;
destinatrio;
usurio responsvel pela transferncia (sempre que for adequado);
mtodo de transferncia.
O
6.9 Autoproteo
Num ambiente digital, a autoproteo consiste na capacidade do sistema de computao de verifcar
a integridade de programas e dados de controle como uma medida de proteo inicial. As tcnicas de
autoproteo aumentam a confana no funcionamento correto dos programas de computador.
Esta seo trata dos requisitos relativos capacidade do SIGAD de se autoproteger contra erros, falhas
ou ataques ao prprio sistema.
Alm dos requisitos de autoproteo, o SIGAD deve interagir com outros sistemas de proteo, tais
como antivrus, frewall e anti-spyware.
6.9.1 Um SIGAD deve fazer a verifcao de vrus ou pragas antes da efetivao
da captura.
AD
6.9.2 Um SIGAD deve ter dispositivos e procedimentos que reduzam a possi-
bilidade de erros, falhas e descontinuidades no seu funcionamento, ca-
pazes de causar danos ou perdas aos documentos arquivsticos digitais.
AD
6.9.3 Aps falha ou descontinuidade do sistema, quando a recuperao au-
tomtica no for possvel, um SIGAD tem que ser capaz de entrar em
modo de manuteno, no qual oferecida a possibilidade de restaurar o
sistema para um estado seguro.
Na restaurao ao estado seguro, um SIGAD deve ser capaz de garantir
a recuperao de perdas ocorridas, inclusive dos documentos de tran-
saes mais recentes.
O
6.9.4 Um SIGAD deve garantir que os dados de segurana, quando replicados,
sejam consistentes.
Permisses de controle de acesso, chaves criptogrfcas e parmetros
de algoritmos criptogrfcos so exemplos de dados de segurana.
AD
6.9.5 Um SIGAD tem que garantir que as funes de controle de acesso sejam
invocadas antes de qualquer operao de acesso e retornem sem erros
antes do prosseguimento da operao.
O
e-Arq Brasil 77
6.9.6 Um SIGAD tem que preservar um estado seguro de funcionamento, in-
terrompendo completamente a interao com usurios comuns, quando
ocorrer um dos erros a seguir:
falha de comunicao entre cliente e servidor;
perda de integridade das informaes de controle de acesso;
falta de espao para registro nas trilhas de auditoria.
O
6.9.7 Quando no for possvel escrever na trilha de auditoria, um SIGAD deve
impedir toda operao de qualquer usurio e passar para o modo de
manuteno.
AD
6.9.8 Um SIGAD deve detectar o reenvio de dados de autenticao e seguran-
a de um usurio, sem conhecimento deste. O evento deve ser registra-
do nas trilhas, cancelando a comunicao com o sistema remoto/usurio
e considerando o usurio fora do sistema.
AD
6.9.9 Um SIGAD pode atribuir a cada documento, no momento da captura, um
cdigo de manuteno de integridade baseado em criptografa robusta.
F
6.10 Alterar, apagar e truncar documentos arquivsticos digitais
Os documentos arquivsticos completos no podem, em regra, ser alterados e eliminados, exceto no
trmino do seu ciclo de vida num SIGAD. No entanto, os administradores podem precisar apagar docu-
mentos arquivsticos para corrigir erros de usurio (p. ex., declarar documentos de arquivo no dossi/
processo errado) ou para cumprir requisitos jurdicos no mbito da legislao sobre proteo de dados.
A ao de eliminar pode ter um dos signifcados a seguir:
eliminao defnitiva;
reteno, acompanhada de anotao nos metadados do documento arquivstico, informando que ele
no est mais sob o controle da gesto de documentos arquivsticos.
A capacidade de apagar documentos tem que ser, rigorosamente, controlada para proteger a integridade
dos documentos arquivsticos. Todas as informaes referentes a essa ao tm que ser registradas na
trilha de auditoria, e elementos indicativos da existncia dos documentos arquivsticos apagados tm
que permanecer nos dossis afetados.
s vezes, os administradores tm necessidade de publicar ou disponibilizar documentos arquivsticos que con-
tm informaes sigilosas (seja em consequncia de legislao sobre proteo de dados, seja por questes de
segurana ou segredo comercial etc.). Por esse motivo, aos administradores tm que ser dada a possibilidade
de retirar a informao sensvel, sem afetar o documento arquivstico correspondente. Esse processo chamado
de truncamento ou corte, e o SIGAD armazena o documento original e a cpia truncada, chamada de extrato.
6.10.1 Um SIGAD tem que permitir, a um administrador autorizado, anular a
operao em caso de erro do usurio ou do sistema.
Anular uma operao no signifca apagar um documento arquivstico
capturado pelo SIGAD.
A anulao da eliminao defnitiva de documentos, por ser irreversvel,
no possvel.
O
6.10.2 Um SIGAD, para evitar erros irrecuperveis, deve inibir a eliminao
(permanente ou lgica) de grupos ou lotes de documentos fora do
processo regular de eliminao previsto na tabela de temporalidade e
destinao de documentos.
AD
78 e-Arq Brasil
6.10.3 Em situaes excepcionais, o administrador tem que ser autorizado a
apagar ou corrigir dossis/processos, volumes e documentos. Nesse
caso, um SIGAD tem que:
registrar integralmente a ao de apagar ou corrigir na trilha de auditoria;
produzir um relatrio de anomalias para o administrador;
eliminar todo o contedo de um dossi/processo ou volume, quando
forem eliminados;
garantir que nenhum documento seja eliminado se tal ao resultar
na alterao de outro documento arquivstico;
informar o administrador sobre a existncia de ligao entre um dos-
si/processo ou documento prestes a ser apagado e qualquer ou-
tro dossi/processo ou documento, solicitando confrmao antes de
concluir a operao;
manter a integridade total do metadado, a qualquer momento.
O
6.10.4 Em caso de erro na insero de metadados, o administrador ter que
corrigi-lo, e o SIGAD tem que registrar essa ao na trilha de auditoria.
O
6.10.5 Um SIGAD tem que permitir a um usurio autorizado fazer um extrato
(cpia truncada) de um documento, com o objetivo de no alterar o original.
O
6.10.6 Um SIGAD deve possibilitar a ocultao de informao sigilosa contida
na cpia truncada do documento, permitindo:
retirada de pginas de um documento;
adio de retngulos opacos para ocultar nomes ou palavras sensveis;
quaisquer outros recursos necessrios para formatos de vdeo ou
udio, caso existam.
Se o SIGAD no fornecer, diretamente, esses recursos, tem que permitir
que outros pacotes de software os proporcionem.
essencial que, quando os recursos para truncar documentos forem em-
pregados, nenhuma informao retirada ou ocultada seja passvel de visu-
alizao na cpia truncada, na tela, nem quando impressa ou reproduzida
por meios audiovisuais, independentemente da utilizao de quaisquer re-
cursos, tais como rotao, variao focal ou qualquer outra manipulao.
AD
6.10.7 Quando uma cpia truncada produzida, um SIGAD tem que registrar
essa ao nos metadados do documento, incluindo, pelo menos, data,
hora, motivo e quem a produziu.
O
6.10.8 Um SIGAD pode solicitar a quem produziu a cpia truncada que a inclua
em um dossi/processo.
F
6.10.9 Um SIGAD deve registrar uma referncia cruzada a uma cpia truncada
nos mesmos dossis/processos, pastas e documentos em que se
encontra o documento original.
AD
6.10.10 Um SIGAD tem que armazenar, na trilha de auditoria, qualquer alterao
efetuada para satisfazer os requisitos desta seo.
O
7 Armazenamento
A estrutura de armazenamento em um SIGAD deve fazer parte de uma arquitetura tecnolgica que permita
a preservao e a recuperao de longo prazo dos documentos arquivsticos. Por isso, essa estrutura
deve abrigar os documentos, seus metadados, os metadados do sistema (informaes sobre segurana,
direitos de acesso e usurios, entre outros), trilhas de auditoria e cpias de segurana. Do ponto de vista
fsico, tais informaes residem em dispositivos de armazenamento eletrnicos, magnticos e pticos.
A arquitetura tecnolgica para gerenciamento de arquivos digitais deve ser planejada e dimensionada de
acordo com a misso e as competncias da organizao. Alm disso, os equipamentos devem adequar-
e-Arq Brasil 79
se s caractersticas on-line ou off-line das operaes. Operaes on-line so aquelas que s podem ser
realizadas atravs do SIGAD, ao passo que operaes off-line podem ser executadas em outros sistemas
computacionais, pois esto desvinculadas do funcionamento do SIGAD.
Um SIGAD deve utilizar dispositivos e tcnicas de armazenamento que garantam a integridade dos
documentos arquivsticos digitais.
Os itens a seguir enumeram requisitos de armazenamento organizados segundo os critrios de
durabilidade, capacidade e efetividade de armazenamento.
7.1 Durabilidade
Os dispositivos de armazenamento de um SIGAD e os documentos neles armazenados devem estar
sujeitos a aes de preservao que garantam sua conservao de longo prazo.
7.1.1 Um SIGAD deve utilizar, preferencialmente, dispositivos e padres de
armazenamento maduros, estveis no mercado e amplamente disponveis.
Um SIGAD deve utilizar, preferencialmente, padres abertos de armaze-
namento (como, por exemplo, ISO 9660:1999, defnio do formato de
sistema de arquivos para CD-ROM).
A escolha dos dispositivos de armazenamento deve contemplar padres
estveis de mercado e fornecedores consolidados.
AD
7.1.2 A escolha de dispositivos tem que ser revista sempre que a evoluo
tecnolgica indicar mudanas importantes.
O
7.1.3 Atividades de migrao tm que ser efetivadas, preventivamente, sempre
que se torne patente ou previsvel a obsolescncia do padro corrente.
O
7.1.4 Para as memrias secundrias, um SIGAD tem que manter registro de
MTBF (mean time between failure),
45
bem como suas datas de aquisi-
o.
O
7.1.5 Para as memrias secundrias e tercirias, um SIGAD tem que fazer o
gerenciamento das mdias por meio do registro de durabilidade prevista,
data de aquisio e histrico de utilizao.
As informaes tcnicas sobre previsibilidade de durao de mdias
referidas no item/elemento 7.1.3 devem ser obtidas, preferencialmente,
a partir de rgos independentes. Quando isso no for possvel, podem
ser utilizadas informaes de fornecedores.
Em ambos os casos deve fcar registrada a origem da informao.
O
7.1.6 Para as memrias secundrias e tercirias, um SIGAD deve manter
estatsticas da durabilidade efetivamente observada.
AD
7.1.7 No caso de uso de ftas magnticas, o mecanismo de backup provido
pelo SIGAD deve proporcionar meios para que o item/elemento 8.2.6
possa ser implementado automaticamente, integrado ao do backup.
AD
7.1.8 O acesso s informaes armazenadas em memria terciria deve ser
efetuado, preferencialmente, mediante o uso de rede de dados.
O objetivo minimizar o acesso fsico s mdias, visando diminuio
do desgaste. A manipulao direta das mdias deve ser restrita aos
administradores do sistema, e no aos usurios comuns.
AD
45 MTBF (mean time between failure, ou tempo mdio entre falhas, um valor relativo ao perodo mdio entre as falhas de
um sistema ou dispositivo, que permite a avaliao de sua confabilidade ou vida til.
80 e-Arq Brasil
7.1.9 Quando se proceder eliminao de documentos, as memrias
de suporte tm que ser, devidamente, sanitizadas, isto , ter suas
informaes, efetivamente, indisponibilizadas.
Este requisito aplica-se, principalmente, s memrias secundria e ter-
ciria, por sua caracterstica no voltil. As informaes devem ser eli-
minadas de forma irreversvel, incluindo, no caso de memria terciria,
a possibilidade de destruio fsica das mdias.
O
7.2 Capacidade
Um SIGAD deve garantir escalabilidade no armazenamento, permitindo a expanso ilimitada dos
dispositivos de armazenamento.
7.2.1 Um SIGAD tem que possuir capacidade de armazenamento sufciente
para acomodao de todos os documentos e suas cpias de segurana.
Para grandes volumes de dados, conveniente o uso de dispositivos
com maior capacidade unitria de armazenamento, a fm de reduzir a
sobrecarga operacional.
O
7.2.2 Em um SIGAD, tem que ser prevista a possibilidade de expanso da
estrutura de armazenamento.
A quantidade de memria primria deve ser superestimada no momento
da aquisio, a fm de minimizar as indisponibilidades do SIGAD nas
situaes de expanso desse tipo de memria.
Quando da aquisio de disk arrays, as possibilidades de expanso dos
equipamentos de controle devem ser consideradas.
Para backups em fta magntica, em sistemas com grande volume de
informao, devem ser utilizados sistemas automticos de seleo,
troca e controle de ftas (robots).
O
7.2.3 Um SIGAD deve permitir ao administrador confgurar os limites de capa-
cidade de armazenamento dos diversos dispositivos.
AD
7.2.4 Um SIGAD deve oferecer ao administrador facilidades para monitorao
da capacidade de armazenamento.
Esse controle indica, por exemplo, capacidade utilizada, capacidade
disponvel e taxa de ocupao. Tais informaes so teis para subsidiar
aes de expanso em tempo hbil.
AD
7.2.5 Um SIGAD deve informar, automaticamente, ao administrador quando
os dispositivos de armazenamento on-line atingirem nveis crticos de
ocupao.
AD
7.2.6 Um SIGAD deve manter estatsticas de taxa de crescimento de utilizao
de memria secundria e terciria para informar ao administrador previ-
ses de exausto de recursos.
Este tipo de estimativa possibilita ao administrador antecipar aes de
expanso antes que a utilizao atinja nveis crticos.
AD
e-Arq Brasil 81
7.3 Efetividade de armazenamento
7.3.1 Os dispositivos de armazenamento de um SIGAD devem suportar
mtodos de deteco de erros para leitura e escrita de dados.
AD
7.3.2 Um SIGAD tem que utilizar tcnicas de restaurao de dados em caso
de falhas.
O
7.3.3 Um SIGAD tem que utilizar mecanismos de proteo contra escrita,
que previnam alteraes indevidas e mantenham a integridade dos
dados armazenados.
O
7.3.4 A infraestrutura de um SIGAD deve prever o uso de tcnicas para
garantir maior confabilidade e desempenho.
As tcnicas recomendadas incluem:
espelhamento (mirroring) nas memrias secundrias para maior
confabilidade;
partio de dados (data stripping) nas memrias secundrias para
maior desempenho.
AD
7.3.5 A integridade dos dispositivos de armazenamento tem que ser, periodi-
camente, verifcada.
O
8 Preservao
Exatamente como no caso dos documentos convencionais, a preservao de documentos arquivsticos
digitais no um fm em si mesmo. Antes possui um propsito que deve ser considerado na defnio e
implementao das estratgias de preservao. A razo para se preservar um determinado documento
pode ser seu valor probatrio e/ou informativo.
Os documentos arquivsticos digitais gerenciados por um SIGAD devem ser preservados durante todo
o perodo previsto para sua guarda, conforme determinado na tabela de temporalidade e destinao
de documentos. Ressalte-se que as caractersticas desses documentos demandam ateno especfca,
sobretudo em relao queles que sero mantidos por mais de cinco anos, o que, nesse contexto, j se
considera preservao de longo prazo.
A degradao do suporte e a obsolescncia tecnolgica so os principais fatores de comprometimento da
preservao dos documentos digitais, uma vez que ameaam sua autenticidade, integridade e acessibilidade.
A degradao do suporte causada por fatores como falta de controle de temperatura, umidade, lu-
minosidade, agentes qumicos e biolgicos agressores, bem como pela manipulao inadequada ou
baixa/m qualidade do suporte utilizado. Alm de respeitar as condies ambientais especifcadas pelo
fabricante, preciso realizar a substituio dos suportes antes do fm de sua vida til, tcnica conhecida
como atualizao (refreshing).
A obsolescncia tecnolgica refere-se tanto a hardware como a software e formatos. resultado das
mudanas causadas pelo desenvolvimento de novas tecnologias e sua ascenso no mercado.
O hardware obsoleto pode ser, por exemplo, um determinado tipo de suporte (por exemplo, disco ptico,
fta magntica), unidades de disco, unidades de fta magntica ou mesmo os processadores e componentes
utilizados na execuo de programas (softwares). Em alguns casos, os fabricantes procuram manter a
compatibilidade com o antigo hardware, assegurando que software e formatos antigos continuem sendo
utilizados. No entanto, essa situao no persiste indefnidamente, pois a compatibilidade geralmente
mantida apenas em relao aos hardwares recm-substitudos.
As mudanas em software incluindo sistemas operacionais, sistemas de gerenciamento de banco de
dados e aplicativos como editores de texto, planilhas eletrnicas, editores de imagem, entre outros
costumam ser frequentes. Os softwares podem ser, simplesmente, descontinuados, substitudos por
82 e-Arq Brasil
outros equivalentes, supostamente melhores, ou, ainda, ter sua verso atualizada para correo de bugs
ou acrscimo de novas funcionalidades. importante notar que os fornecedores de software deixam de
prestar suporte a verses mais antigas de seus produtos.
Os formatos tambm sofrem alteraes, muitas vezes devido a mudanas ocorridas nos programas
(softwares) aos quais esto associados. Novos programas podem ser compatveis com os formatos anti-
gos, mas podem apresentar incorrees durante operaes de leitura e escrita de dados nesses formatos.
Estas so algumas das tcnicas comumente utilizadas para evitar os riscos provenientes da obsoles-
cncia tecnolgica:
preservao da tecnologia: evita a necessidade imediata de implementao de novos sistemas.
Porm, a manuteno e a integrao com outros sistemas podem tornar-se problemticas ao longo
do tempo. A preservao do hardware, em especial, uma alternativa cara, mesmo nas situaes em
que compartilhado por mais de um usurio. Alm disso, essa alternativa no exequvel no longo
prazo, uma vez que o hardware pode ser danifcado de forma irreversvel, fcando completamente
indisponvel.
emulao: a simulao de determinado hardware ou software por meio de software. Permite que
um computador moderno, possivelmente mais barato e de fcil manuteno, possa executar programas
(softwares) antigos, desenvolvidos, originalmente, para outra plataforma. Para evitar possveis perdas
de informao e funcionalidades, deve ser realizada com bastante rigor. A probabilidade de perda de
informaes e funcionalidades aumenta medida que so utilizadas diversas camadas de emulao,
como resultado da aplicao desta tcnica repetidas vezes.
converso de dados: empregada quando os formatos tornam-se obsoletos. Os dados em formatos
antigos so convertidos para novos formatos, apoiados em hardware e software mais atuais. Esse processo
no est livre de problemas, podendo resultar em perda de informaes e funcionalidades. A converso de
dados tambm pode ser utilizada para reduzir a quantidade de formatos utilizados e, consequentemente,
de sistemas a serem mantidos e gerenciados, de modo a facilitar as aes de preservao.
migrao: a migrao para novos sistemas realizada no caso de obsolescncia de hardware, software
ou formatos. Envolve, inclusive, converso de dados. Pode abranger grande quantidade de elementos
hardware, software e formatos e, dessa forma, apresentar maior complexidade de planejamento
e execuo. Apesar disso, mostra-se como uma alternativa interessante para o acompanhamento das
mudanas decorrentes da evoluo tecnolgica. A migrao, assim como a emulao e a converso de
dados, apresenta riscos quanto integridade e funcionalidade dos documentos arquivsticos digitais,
por isso deve ser realizada de modo criterioso e sistemtico.
Embora os problemas de degradao dos suportes e obsolescncia tecnolgica possam ser contornados
com conhecimento tcnico e uso de mtodos de preservao, sua soluo pode ser muito dispendiosa.
Por isso, a preocupao com a preservao deve existir desde a concepo do SIGAD e a escolha de sua
base tecnolgica. De modo geral, recomenda-se o uso de suportes de alta qualidade e com previso de
vida til adequada aos propsitos de preservao, o monitoramento contnuo dos avanos tecnolgicos
e da degradao do suporte, a adoo de formatos abertos e a busca por solues independentes de
hardware, software e fornecedor.
As estratgias e procedimentos de preservao devem ser bem defnidos, documentados e, periodi-
camente, revisados. importante destacar que as aes de preservao so contnuas e devem ser
implementadas desde a produo dos documentos at sua destinao fnal.
Nesta seo, no se pretende apresentar procedimentos de preservao preestabelecidos ou argu-
mentar em favor de uma tcnica especfca. Os requisitos foram organizados em aspectos fsicos,
lgicos e gerais. Levando em conta esses aspectos, cada organizao deve desenvolver e imple-
mentar sua prpria estratgia de preservao de documentos arquivsticos digitais, da forma mais
adequada sua realidade e de acordo com as diretrizes fornecidas pela instituio arquivstica em
sua esfera de competncia.
e-Arq Brasil 83
8.1 Aspectos fsicos
8.1.1 Os suportes de armazenamento de um SIGAD tm que ser acondicionados,
manipulados e utilizados em condies ambientais compatveis com sua vida
til prevista e/ou pretendida, de acordo com as especifcaes tcnicas do
fabricante e de entidades isentas, e com base em estatsticas de uso.
A vida til pretendida de um suporte pode ser menor que sua vida til
prevista, o que permite condies ambientais mais fexveis.
O
8.1.2 Um SIGAD deve permitir ao administrador especifcar a vida til prevista/
pretendida dos suportes.
AD
8.1.3 Um SIGAD tem que permitir o controle da vida til dos suportes para
auxiliar no processo de atualizao.
O
8.1.4 Um SIGAD deve informar, automaticamente, quais so os suportes cuja
vida til se encontra perto do fm.
AD
8.2 Aspectos lgicos
8.2.1 Um SIGAD tem que manter cpias de segurana.
As cpias de segurana devem ser guardadas em ambientes seguros,
em locais diferentes de onde se encontra a informao original.
O
8.2.2 Um SIGAD tem que possuir funcionalidades para verifcao peridica
dos dados armazenados, visando deteco de possveis erros.
Nesse caso, recomenda-se o uso de um checksum robusto, ou seja, que per-
mita a constatao da integridade dos dados e seja seguro quanto a fraudes.
O
8.2.3 Um SIGAD tem que permitir a substituio dos dados armazenados que
apresentarem erros.
O
8.2.4 Um SIGAD pode permitir a correo dos erros detectados nos dados
armazenados.
Nesse contexto, a correo de erros refere-se restaurao de dados
corrompidos.
F
8.2.5 Um SIGAD deve informar os resultados da verifcao peridica dos
dados armazenados, incluindo os erros detectados, bem como as
substituies e correes de dados realizadas.
AD
8.2.6 Um SIGAD deve manter um histrico dos resultados da verifcao
peridica dos dados armazenados.
AD
8.2.7 Aes de preservao tm que ser efetivadas sempre que se torne patente
ou previsvel a obsolescncia da tecnologia utilizada pelo SIGAD.
O
8.2.8 Um SIGAD tem que suportar a transferncia em bloco de documentos
(incluindo as demais informaes associadas a cada documento) para
outros suportes e/ou sistemas, de acordo com as normas aplicveis aos
formatos utilizados.
O
84 e-Arq Brasil
8.3 Aspectos gerais
8.3.1 Um SIGAD tem que registrar, em trilhas de auditoria, as operaes de
preservao realizadas.
O
8.3.2 Um SIGAD deve utilizar suportes de armazenamento e recursos de
hardware e software que sejam maduros, estveis no mercado e am-
plamente disponveis.
AD
8.3.3 As modifcaes em um SIGAD e em sua base tecnolgica tm que ser
verifcadas num ambiente exclusivo para essa fnalidade, de modo a
garantir que, aps a implantao das alteraes, os dados continuem
sendo acessados sem alterao de contedo.
O
8.3.4 Um SIGAD deve utilizar normas amplamente aceitas, descritas em espe-
cifcaes abertas e disponveis publicamente, no que se refere a estru-
turas para codifcao, armazenamento e banco de dados.
AD
8.3.5 Um SIGAD deve evitar o uso de estruturas proprietrias para codifca-
o, armazenamento ou banco de dados. Caso venha a utiliz-las, de-
vem estar plenamente documentadas, e essa documentao, disponvel
para o administrador.
AD
8.3.6 Um SIGAD tem que gerir metadados relativos preservao dos docu-
mentos e seus respectivos componentes.
O
9 funes administrativas
9.1.1 Um SIGAD tem que permitir que os administradores, de maneira contro-
lada e sem esforo excessivo, recuperem, visualizem e reconfgurem os
parmetros do sistema e os atributos dos usurios.
O
9.1.2 Um SIGAD tem que fornecer relatrios fexveis para que o administra-
dor possa gerenciar os documentos e seu uso. Esses relatrios devem
apresentar, no mnimo:
quantidade de dossis/processos, volumes e itens a partir de par-
metros ou atributos defnidos (tempo, classe, unidade administrativa
etc.);
estatsticas de transaes relativas a dossis/processos, volumes e
itens;
atividades por usurio.
O
9.1.3 Um SIGAD tem que dispor de documentao referente a aspectos de
administrao do sistema. A documentao deve incluir todas as infor-
maes necessrias para o correto gerenciamento do sistema.
O
e-Arq Brasil 85
10 Conformidade com a legislao e regulamentaes
Um SIGAD tem que cumprir a legislao e as regulamentaes vigentes. Setores de atividades distintos apre-
sentam requisitos legislativos e regulamentares diferenciados. Sendo assim, todos os requisitos desta seo
so genricos e tm que ser adaptados realidade de cada rgo produtor de documentos arquivsticos.
46
10.1.1 Um SIGAD tem que estar de acordo com a legislao e as normas per-
tinentes, tendo em vista a admissibilidade legal e o valor probatrio dos
O
10.1.2 Um SIGAD tem que estar de acordo com a legislao e as normas espe-
cfcas para gesto e acesso de documentos arquivsticos.
O
10.1.3 Um SIGAD tem que estar em conformidade com requisitos regulamen-
tares especfcos e cdigos de boa prtica necessrios para a execuo
de determinadas atividades.
Este requisito pode ser personalizado para cada contexto, como, por
exemplo, sade, justia, educao, previdncia.
O
11 usabilidade
Um sistema de software com boa usabilidade
47
deve apoiar a realizao de tarefas simples, diretas e
objetivas, que garantam as metas de produtividade e qualidade de trabalho do usurio. Se os usurios
de um SIGAD encontrarem inmeras difculdades de operao, sua efetiva implantao pode fracassar,
ocasionando desperdcio de recursos.
Para se obter maior grau de usabilidade, deve-se pensar no usurio e em suas necessidades de utilizao,
o que signifca criar um sistema fcil de entender, de operar, e que siga padres de boas prticas tcnicas j
conhecidas e bem estabelecidas. A usabilidade depende, diretamente, das tarefas especfcas que os usurios
realizam por meio do sistema, bem como do nvel de conhecimento desse sistema pelos usurios envolvidos.
As recomendaes para boa usabilidade esto associadas ao contexto operacional do sistema, aos diferentes
tipos de usurios, tarefas, ambientes fsicos e organizacionais. Ao se elaborar a descrio das caractersticas
de um SIGAD, deve-se considerar a facilidade de utilizao da interface, tipos de usurios, facilidade na
execuo de tarefas, uso de equipamentos adequados, ergonomia, ambiente e contexto de uso.
11.1.1 Um SIGAD deve possuir documentao completa, clara, inteligvel e
organizada para instalao e uso do software.
AD
11.1.2 Um SIGAD deve possuir sistema de ajuda on-line. AD
11.1.3 O sistema de ajuda on-line fornecido pelo SIGAD deve ser vinculado
funo ou tarefa executada, em todo o sistema.
Exemplo: Se o usurio estiver executando uma operao de edio, uma
vez acionada a ajuda, ela deve remeter ao tpico de ajuda sobre edio.
AD
46 Para obter informaes sobre a legislao arquivstica brasileira, consulte a seo Legislao Arquivistica Brasileira, dis-
ponvel em <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br>.
47 Uma das caractersticas de qualidade em uso do software a usabilidade, conforme a norma ISO/IEC 9126:1991 Infor-
mation technology Software product evaluation: quality characteristics and guidelines for their use, 1991.
86 e-Arq Brasil
11.1.4 Um SIGAD deve permitir a personalizao de contedo de ajuda on-line
por adio de texto ou edio do texto existente.
Exemplo: O responsvel pela administrao do contedo da ajuda pode
adicionar esclarecimentos ou alterar o contedo das descries, de
modo a facilitar o entendimento das funes.
AD
11.1.5 Toda mensagem de erro produzida pelo SIGAD deve ser clara e signif-
cativa, de modo a permitir que o usurio se recupere do erro ou cancele
a operao.
AD
11.1.6 A interface de um SIGAD deve seguir padres preestabelecidos e conso-
lidados como boas prticas de projeto grfco.
Normas ou regras de interface podem ser relativas utilizao de pa-
dro de identidade visual (ligado marca da instituio ou a alguma
legislao especfca do estado, municpio ou rgo federal), bem como
de guias de estilo para implementao e verifcao da padronizao da
interface.
Exemplo: Em 2000, o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) elabo-
rou o documento Diretrizes gerais para a construo de websites de
instituies arquivsticas, que procura fornecer um referencial bsico
s entidades interessadas em criar ou redefnir seus stios na internet.
AD
11.1.7 O SIGAD deve empregar um conjunto simples e consistente de regras
de interface, privilegiando a facilidade de aprendizado das operaes
pelos seus usurios.
O uso de um conjunto de regras em conformidade com o ambiente
operacional em que o SIGAD ser executado permite que ele apre-
sente menus, comandos e outras facilidades consistentes em toda a
aplicao.
Essas regras de interface, quando compatveis com outras aplicaes
principais j instaladas, levam padronizao da terminologia utilizada
para funes, rtulos e aes no sistema.
AD
11.1.8 A interface de visualizao dos documentos arquivsticos deve fornecer
o recurso de arrastar e soltar, se for apropriado no ambiente operacional
do SIGAD.
AD
11.1.9 O SIGAD deve permitir que sua estrutura de classes e dossis/processos
possa ser visualizada em diferentes formas de apresentao.
AD
11.1.10 O usurio deve poder personalizar a interface grfca de um SIGAD.
A personalizao deve incluir, pelo menos, as seguintes possibilidades:
contedo de menus;
formatos de tela;
utilizao de teclas de funo;
alterao de cor, fonte e tamanho de letra em telas e janelas;
avisos sonoros.
AD
11.1.11 Sempre que um SIGAD utilizar janelas pop-up e barras de ferramentas,
deve-se oferecer ao usurio a possibilidade de confgurar e habilitar/
desabilitar esse tipo de recurso.
Porm, preciso no infringir a recomendao de uso de um conjunto
simples e consistente de regras de interface.
AD
11.1.12 Sempre que um SIGAD permitir o uso de janelas, deve admitir sua mo-
vimentao, redimensionamento e gravao das modifcaes da apa-
rncia, possibilitando a personalizao por perfl de usurio.
AD
11.1.13 Um SIGAD deve permitir a seleo de avisos sonoros e a personalizao de
tom e volume, bem como a gravao dessas escolhas no perfl do usurio.
AD
e-Arq Brasil 87
11.1.14 Um SIGAD deve permitir a gravao de opes default para entrada de
dados de confgurao, como:
valores de variveis defnidas pelo usurio;
valores iguais aos de um item anterior;
valores que possam ser selecionados em uma lista confgurvel;
valores derivados do contexto, como data, referncia do dossi/pro-
cesso, identifcador do usurio;
valores predefnidos por um administrador (para campos de metadados
como, por exemplo, o nome da organizao que est utilizando o sistema).
AD
11.1.15 A interface de um SIGAD com o usurio deve ser adequada a adap-
taes e personalizaes que permitam sua utilizao por usurios
com necessidades especiais. Essas opes devem ser compatveis
com software especializado que possa vir a ser acoplado (por exemplo,
leitores de tela para cegos), bem como seguir orientaes especfcas de
acessibilidade de interface.
Para ambientes e stios apoiados na web, importante seguir orienta-
es especfcas de acessibilidade.
48
desejvel que o padro considerado possa ser verifcado por meio da
aplicao de uma validao manual ou automtica, de preferncia visan-
do obteno de certifcao de acessibilidade.
AD
11.1.16 Um SIGAD deve permitir a realizao de transaes ou tarefas mais fre-
quentemente executadas com um pequeno nmero de interaes (por
exemplo, cliques de mouse) e sem mudanas excessivas de contexto.
AD
11.1.17 Um SIGAD deve estar fortemente integrado ao sistema de correio ele-
trnico da organizao, de forma a permitir a gerao de mensagens
com possibilidade de manipular documentos digitais, sem necessidade
de sair do SIGAD.
Este requisito deve estar de acordo com as normas de segurana.
AD
11.1.18 Em caso de integrao do SIGAD com o sistema de correio eletrnico,
deve ser possvel fazer referncias a documentos arquivsticos sem ne-
cessidade de envio de cpias adicionais.
AD
11.1.19 Um SIGAD deve estar integrado com o sistema padro de edio de
documentos, de modo que possa fazer uso da facilidade de gravao.
AD
11.1.20 Um SIGAD pode fornecer recursos que possibilitem o reconhecimento
ptico de caracteres (como, por exemplo, OCR optical character recog-
nition e ICR intelligent character recognition), quando for necessria a
introduo de metadados a partir de imagens de documentos impressos
ou etiquetas identifcadoras de documentos.
F
11.1.21 Um SIGAD tem que estar de acordo com a legislao e as normas per-
tinentes, tendo em vista a admissibilidade legal e o valor probatrio dos
AD
11.1.22 Um SIGAD deve disponibilizar pelo menos dois papis de acesso dife-
renciados, um para usurio fnal e outro para administrador de sistema.
AD
48 Exemplos: e-MAG Modelo de acessibilidade de governo eletrnico, disponvel em <http://www.governoeletronico.gov.br/
governoeletronico/index.wsp>; decreto n. 5.296, de 2 de dezembro de 2004, que estabelece normas gerais e critrios bsi-
cos para a promoo da acessibilidade das pessoas portadoras de defcincia ou com mobilidade reduzida; Guia de acessibili-
dade PRODAM, <http://prodam.sp.gov.br/acessibilidade>; Guia de validao SERPRO, <http://www.serpro.gov.br/
acessibilidade/g_validacao.php>; W3C HTML validation service, <http://validator.w3c.org>.
88 e-Arq Brasil
11.1.23 Um SIGAD deve fornecer a usurios fnais e administradores funes
intuitivas e fceis de usar, que requeiram poucas aes para completar
uma tarefa padro.
Sobretudo durante sua operao normal, um SIGAD deve ser capaz de:
capturar e declarar um documento arquivstico com no mximo trs
cliques de mouse ou acionamentos de tecla;
apresentar todos os elementos de metadados obrigatrios para a
captura do documento com mnima demanda para o usurio;
apresentar o contedo de um documento arquivstico, a partir de uma
lista de pesquisa, com no mximo trs cliques de mouse ou aciona-
mentos de tecla;
apresentar os metadados de um documento arquivstico com no m-
ximo trs cliques de mouse ou acionamentos de tecla.
AD
11.1.24 Um SIGAD tem que restringir o acesso s funcionalidades administrati-
vas e impossibilitar sua visualizao pelo usurio fnal.
Exemplos: As operaes no disponveis aparecem com fonte atenuada
nos menus e possuem efeito nulo quando acionadas.
O acesso s operaes indisponveis restringido pela confgurao dos
menus, que no apresentam essas operaes ao usurio sem permisso
para execut-las.
O
11.1.25 Um SIGAD deve levar em considerao as condies de operao, como
rudo, luminosidade, necessidade de rapidez na concluso da tarefa, de-
mandas especfcas para dispositivos mveis, ambiente desktop/web e
necessidade de instalao automtica, para confgurar as formas de in-
terao com o usurio.
Exemplo: No devem ser utilizados menus audveis em ambientes que
apresentam alto volume de rudo prximo aos terminais de usurios.
AD
12 Interoperabilidade
A adoo de regras e padres de comunicao j consolidados permite a consulta entre sistemas hete-
rogneos sem que o usurio perceba as operaes envolvidas, convergindo para uma relao sinrgica
entre as partes.
Esta seo estabelece requisitos mnimos para que um SIGAD possa interoperar com outros sistemas
de informao, inclusive sistemas legados, respeitando normas de segurana de acordo com padres
abertos de interoperabilidade.
Por interoperabilidade, entende-se o intercmbio coerente de informaes e servios entre sistemas.
A interoperabilidade deve possibilitar a substituio de qualquer componente ou produto usado nos
pontos de interligao por outro de especifcao similar, sem comprometimento das funcionalidades
do sistema.
49
Isto se faz por meio do uso de regras e padres de comunicao.
O governo brasileiro defniu a arquitetura e-PING Padres de Interoperabilidade de Governo Eletrnico,
visando interoperabilidade nas diversas esferas do poder pblico.
50
Nos rgos e entidades da
administrao pblica federal, o SIGAD tem que adotar a arquitetura e-PING a fm de aumentar a
viabilidade tcnica no intercmbio de informaes entre sistemas.
49 <http://www.governoeletronico.gov.br/governoeletronico/publicacao/noticia.wsp?tmp.noticia=241>
50 A arquitetura e-PING do governo brasileiro est disponvel em <http://www.governoeletronico.gov.br/governoeletronico/index.wsp>
e-Arq Brasil 89
12.1.1 Um SIGAD deve ser capaz de interoperar com outros SIGAD, permi-
tindo, pelo menos, consulta, recuperao, importao e exportao de
documentos e seus metadados.
As operaes de interoperabilidade devem respeitar a legislao vigente
e a poltica de segurana.
AD
12.1.2 Um SIGAD deve ser capaz de interoperar com outros sistemas por meio
de padres abertos de interoperabilidade.
Por exemplo, padres abertos como os estabelecidos pela e-PING, XML
e Dublin Core.
AD
12.1.3 Um SIGAD tem que aplicar os requisitos de segurana descritos neste
documento para executar operaes de interoperabilidade.
Isso fundamental para que as operaes, feitas em ambiente com
interoperabilidade, no afetem a integridade dos documentos e impos-
sibilitem acessos no autorizados.
O
13 Disponibilidade
Requisitos de disponibilidade descrevem as exigncias mnimas sobre prontido de atendimento de um sistema.
Os requisitos de disponibilidade devem ser especifcados pelo administrador do SIGAD de acordo com o
nvel de servio a ser fornecido. Por exemplo, os perodos previstos de atendimento (8x5 indica oito horas
por dia til, 24x7 indica atendimento contnuo), bem como o tempo mximo tolervel em interrupes
previstas. O grau de disponibilidade a ser estabelecido deve levar em conta fatores como as regras de
negcio da organizao, a necessidade de realizao de backup, manutenes planejadas, entre outros.
13.1.1 Um SIGAD tem que se adequar ao grau de disponibilidade estabelecido
pela organizao.
O
14 Desempenho e escalabilidade
Os requisitos de desempenho enfocam a efcincia no atendimento aos usurios, de acordo com suas
expectativas quanto ao tempo de resposta. Os tempos de resposta so infuenciados por fatores externos
ao SIGAD, como, por exemplo, infraestrutura de rede, volume de trfego de dados e dimensionamento
dos servidores e estaes de trabalho.
Em um SIGAD, entende-se escalabilidade como a capacidade de um sistema responder a um aumento do
nmero de usurios e do volume de documentos arquivsticos, mantendo o desempenho de suas respostas.
Para tanto, faz-se necessrio que a cada aumento de hardware corresponda um aumento de desempenho.
Esses acrscimos de hardware podem se dar pelo aumento de hosts (escalabilidade horizontal) ou de
memria RAM, ou do poder de processamento dos hosts existentes (escalabilidade vertical).
14.1.1 Um SIGAD deve manter estatsticas dos tempos de atendimento,
discriminadas por tipo de operao.
AD
14.1.2 Um SIGAD deve ser expansvel at comportar um nmero mximo, preestabe-
lecido, de usurios simultneos, provendo a continuidade efetiva dos servios.
AD
90 e-Arq Brasil
14.1.3 Um SIGAD tem que incluir rotina de manuteno de:
dados de usurios e de grupos;
perfs de acesso;
plano de classifcao;
bases de dados;
tabelas de temporalidade.
Essas tarefas devem atender s mudanas planejadas da organizao,
sem causar grande sobrecarga de administrao.
O
14.1.4 Um SIGAD deve ser escalvel, a fm de permitir adaptao a organiza-
es de diferentes tamanhos e complexidades.
AD
14.1.5 Um SIGAD deve fornecer evidncias do grau de escalabilidade ao longo
do tempo.
Avaliaes quantitativas devem incluir:
nmero mximo de stios remotos suportados com desempenho ade-
quado;
tamanho mximo do repositrio, expresso em gigabytes ou tera-
bytes, que pode ser suportado com desempenho adequado;
o nmero mximo de usurios simultneos que podem ser atendidos
com desempenho adequado;
sobrecarga administrativa prevista para um perodo de cinco anos,
permitindo o crescimento do nmero de usurios e da quantidade de
registros;
quantidade de reconfguraes e indisponibilidades previstas para um
perodo de cinco anos, permitindo o crescimento do nmero de usu-
rios e da quantidade de registros;
quantidade de reconfguraes e indisponibilidades previstas para um
perodo de cinco anos, permitindo mudanas substanciais na estrutu-
ra da organizao, nos esquemas de classifcao e na administrao
de usurios.
AD
METADADoS
A concepo adotada neste trabalho baseou-se na defnio do termo metadado conforme estabelecido
no Glossrio da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos (CTDE) do Conselho Nacional de Arquivos,
isto , dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e/ou preservar
documentos arquivsticos ao longo do tempo.
As premissas que nortearam a elaborao deste esquema de metadados foram:
a complementao dos requisitos do SIGAD, compreendendo a identifcao de documentos (docu-
mentos simples, processos ou dossis, que podem se apresentar em formato convencional, hbrido
ou digital) e as aes de gerenciamento do seu ciclo de vida;
o aproveitamento de elementos de metadados de esquemas similares j consagrados por organismos
nacionais e internacionais, visando assegurar a interoperabilidade dos sistemas. Optamos por nos apro-
ximar do modelo em desenvolvimento pelo Grupo de Trabalho de Padro de Metadados do Governo
Eletrnico (e-PMG), integrante dos Padres de Interoperabilidade de Governo Eletrnico (e-PING).
a especifcao de um esquema de metadados em termos conceituais, e no o detalhamento visando
implementao.
Metodologia
A especifcao deste esquema de metadados envolveu quatro etapas:
identifcao dos metadados referidos no e-ARQ Brasil;
complementao dos metadados a partir de normas e referncias bibliogrfcas das reas de arqui-
vologia e diplomtica;
e-Arq Brasil 91
confronto do levantamento inicial com esquemas, normas e padres de metadados semelhantes,
nacionais e internacionais;
anlise, defnio e aprovao do esquema.
O levantamento inicial teve como ponto de partida a identifcao dos metadados referidos no prprio
e-ARQ Brasil, em especial na descrio das etapas da gesto arquivstica, constante da Parte I, e nos
requisitos apresentados na seo de aspectos de funcionalidade do SIGAD, da Parte II. Esse levantamento
limitou-se aos aspectos funcionais de organizao de documentos arquivsticos (plano de classifcao
e manuteno dos documentos); tramitao e fuxo de trabalho; captura; avaliao e destinao
de documentos; pesquisa, localizao e apresentao de documentos; segurana; armazenamento;
preservao; e funes administrativas.
Pesquisas feitas em normas brasileiras que regulamentam servios de protocolo permitiram complementar a
defnio de elementos relacionados identifcao e ao gerenciamento de processos e dossis. Referncias
bibliogrfcas das reas de arquivologia e diplomtica forneceram subsdios para a identifcao e descrio de
elementos de metadados, tais como redator, originador, interessado, juntada etc. Foram utilizados, sobretudo:
Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica, Arquivo Nacional, 2005;
Dicionrio de terminologia arquivstica, Associao dos Arquivistas Brasileiros Ncleo Regional de
So Paulo, 1996;
Manual de gesto de processos e de expedientes no mbito da Universidade Estadual de Campinas,
Universidade Estadual de Campinas;
Portaria normativa n. 5, de 19 de dezembro de 2002, do Ministrio de Planejamento, Oramento e
Gesto, que dispe sobre os procedimentos gerais para utilizao dos servios de protocolo, no mbito
da administrao pblica federal, para os rgos e entidades do Sistema de Servios Gerais (SISG);
Requisitos para apoiar a presuno de autenticidade de documentos arquivsticos eletrnicos,
InterPARES, 2006;
Norma geral internacional de descrio arquivstica ISAD(G), Conselho Internacional de Arquivos, 1999.
Esquemas, normas e padres nacionais e internacionais foram usados como referncia, e aqueles
voltados para a gesto arquivstica de documentos, confrontados, diretamente, com o levantamento
inicial de metadados, a fm de identifcar as semelhanas e o oportuno aproveitamento de defnies.
Foram utilizados, principalmente:
ISO 23081-1 Records management processes Metadata for Records, 2006;
ISO 15836 Dublin core metadata element set, 2003;
e-Government metadata standard e-GMS, United Kingdom, v. 3.0, 2004;
Metainformao para interoperabilidade de Portugal MIP, 2006;
Model requirements for the management of electronic records MoReq 2, 2007;
Padro de Metadados do Governo Eletrnico e-PMG, Brasil (minuta);
PREMIS Data dictionary for preservation metadata fnal report, 2005.
92 e-Arq Brasil
organizao do esquema de metadados
Foram defnidos metadados para as entidades: documento, evento de gesto, classe, agente,
componente digital e evento de preservao. O modelo a seguir representa estas entidades e seus
relacionamentos:
Este modelo deve ser entendido da seguinte maneira:
Documento refere-se aos documentos arquivsticos que so gerenciados pelo SIGAD.
Documentos arquivsticos relacionam-se entre si, formando agregaes, denominadas processos ou
dossis. Os documentos arquivsticos podem ser classifcados e gerenciados de duas formas: agregados
em processos ou dossis ou individualmente (documento a documento). Os processos/dossis, por
sua vez, podem ser divididos em volumes.
Todo documento arquivstico tem que ser relacionado a uma classe no momento da captura para o SIGAD.
Todo documento arquivstico digital composto por um ou mais componentes digitais.
Ao longo do ciclo de vida, uma srie de eventos ocorre no documento, e eles devem ser registrados
no SIGAD. Cada documento arquivstico est relacionado a uma srie de eventos de gesto.
Evento de gesto refere-se s aes de gesto que ocorrem com os documentos arquivsticos ao
longo de seu ciclo de vida, como captura, tramitao, abertura e encerramento de processo/dossi,
classifcao, desclassifcao, eliminao, transferncia, recolhimento, entre outros.
Evento de gesto relaciona-se com o documento e com o agente responsvel pela ao.
Classe refere-se aos diversos nveis de agregao do plano de classifcao: classes, subclasses, grupos
e subgrupos, que so organizados de forma hierrquica. Em cada classe esto associadas informaes
a respeito da temporalidade e da destinao prevista para os documentos nela classifcados. Todas as
alteraes ocorridas no plano de classifcao devem fcar registradas nos metadados da classe.
As classes esto relacionadas aos documentos arquivsticos que foram nelas classifcados.
Agente refere-se aos usurios que acessam o SIGAD. O agente pode se apresentar como usurio, como
papel desempenhado e como grupo a que pertence. Grupos so conjuntos de usurios reunidos para
realizao de uma atividade em comum, por tempo determinado. Papis so funes ou cargos com
responsabilidades e autoridades bem defnidas. Um usurio pode estar associado a um ou mais papis.
Agentes relacionam-se entre si, uma vez que os usurios podem ser agregados em papis e grupos.
Agente relaciona-se com o evento de gesto pelo qual foi responsvel.
Agente relaciona-se com o evento de preservao pelo qual foi responsvel.
Componente digital refere-se aos objetos digitais que compem o documento arquivstico digital. De
modo geral, pode-se dizer que componentes digitais so os arquivos de computador que contm as
informaes de contedo, forma e composio necessrias apresentao do documento arquivstico.
As aes de preservao so realizadas nos componentes digitais.
CLASSE
AGENTE
DOCUMENTO
COMPONENTE
DIGITAL
EVENTO
DE GESTO
EVENTO DE
PRESERVAO
e-Arq Brasil 93
Cada documento est relacionado a um ou mais componentes digitais. Um componente digital pode
conter informaes relativas a um ou mais documentos.
Uma srie de eventos de preservao ocorre nos componentes digitais para permitir o acesso continu-
ado ao longo do tempo e deve ser registrada pelo SIGAD. Cada componente digital est relacionado
a uma srie de eventos de preservao.
Evento de preservao refere-se s aes de preservao realizadas nos documentos arquivsticos
digitais, tais como migrao (atualizao, converso), compresso, validao, decifrao.
Evento de preservao relaciona-se com o componente digital e com o agente responsvel pela ao
de preservao.
O documento arquivstico digital a apresentao, em formato acessvel ao ser humano, de um ou
vrios componentes digitais que esto relacionados entre si. Alm disso, como mencionado acima, os
documentos arquivsticos digitais relacionam-se formando agregaes conceituais, isto , processos e
dossis. Um processo ou dossi pode conter um ou mais volumes. Um volume pode conter um ou mais
documentos. Cada documento composto por um ou mais componentes digitais.
O diagrama abaixo ilustra os relacionamentos entre documentos arquivsticos e entre um documento
arquivstico e seus componentes digitais.
Os elementos de metadados esto reunidos de acordo com a estrutura a seguir:
1 Documento
1.1 Identifcador do documento
1.2 Nmero do documento
1.3 Nmero do protocolo
1.4 Identifcador do processo/dossi
1.5 Nmero do processo/dossi
1.6 Identifcador do volume
1.7 Nmero do volume
1.8 Tipo de meio
1.9 Status
1.10 Identifcador de verso
1.11 Ttulo
1.12 Descrio
1.13 Assunto
1.14 Autor
1.15 Destinatrio
1.16 originador
1.17 Redator
COMPONENTE
DIGITAL a
COMPONENTE
DIGITAL b
COMPONENTE
DIGITAL c
COMPONENTE
DIGITAL d
COMPONENTE
DIGITAL e
COMPONENTE
DIGITAL f
COMPONENTE
DIGITAL g
COMPONENTE
DIGITAL n
DOC. N PAPEL DOC. 1 DOC. 1
VOLUME 1
PROCESSO/DOSSI
VOLUME 2 VOLUME n
DOC. 1 DOC. n DOC. n
94 e-Arq Brasil
1.18 Interessado
1.19 Procedncia
1.20 Identifcador do componente digital
1.21 Gnero
1.22 Espcie
1.23 Tipo
1.24 Idioma
1.25 Quantidade de folhas/pgina
1.26 Numerao sequencial dos documentos
1.27 Indicao de anexos
1.28 Relao com outros documentos
1.29 Nveis de acesso
1.30 Data de produo
1.31 Classe
1.32 Destinao prevista
1.33 Prazo de guarda
1.34 Localizao
2 Evento de gesto
2.1 Captura
2.2 Tramitao
2.3 Transferncia
2.4 Recolhimento
2.5 Eliminao
2.6 Abertura_processo/dossi
2.7 Encerramento_processo/dossi
2.8 Reabertura_processo/dossi
2.9 Abertura_volume
2.10 Encerramento_volume
2.11 Juntada_anexao
2.12 Juntada_apensao
2.13 Desapensao
2.14 Desentranhamento
2.15 Desmembramento
2.16 Classifcao_sigilo
2.17 Desclassifcao_sigilo
2.18 Reclassifcao_sigilo
3 Classe
3.1 Descrio de classe
3.1.1 Classe_nome
3.1.2 Classe_cdigo
3.1.3 Classe_subordinao
3.1.4 Registro de abertura
3.1.5 Registro de desativao
3.1.6 Reativao de classe
3.1.7 Registro de mudana de nome de classe
3.1.8 Registro de deslocamento de classe
3.1.9 Registro de extino
3.1.10 Indicador de classe ativa/inativa
3.2 Temporalidade associada classe
3.2.1 Classe_cdigo
3.2.2 Prazo de guarda na fase corrente
3.2.3 Evento que determina a contagem do prazo de guarda na fase corrente
e-Arq Brasil 95
3.2.4 Prazo de guarda na fase intermediria
3.2.5 Evento que determina a contagem do prazo de guarda na fase intermediria
3.2.6 Destinao fnal
3.2.7 Registro de alterao
3.2.8 Observaes
4 Agente
4.1 Nome
4.2 Identifcador
4.3 Autorizao de acesso
4.4 Credenciais de autenticao
4.5 Relao
4.6 Status do agente
5 Componente digital
5.2 Nome original
5.3 Caractersticas tcnicas
5.4 formato de arquivo
5.5 Armazenamento
5.6 Ambiente de software
5.7 Ambiente de hardware
5.8 Dependncias
5.9 Relao com outros componentes digitais
5.10 fixidade
6 Evento de preservao
6.1 Compresso
6.2 Decifrao
6.3 Validao de assinatura digital
6.4 Verifcao de fxidade
6.5 Clculo hash
6.6 Migrao
6.7 Replicao
6.8 Verifcao de vrus
6.9 Validao
Para os elementos de metadados referentes identifcao do documento, foi elaborada uma fcha
individual que detalha cada elemento e apresenta as seguintes informaes:
Designao
Defnio
objetivo
Aplica-se a Processo | dossi Volume Documento
Nota de aplicao
Exemplos
Requisito
96 e-Arq Brasil
Designao: Indicao do nome atribudo ao elemento;
Defnio: Indica que informao deve ser registrada no elemento de metadado;
objetivo: A referncia do que se pretende alcanar com a aplicao do elemento;
Aplica-se a: Indica a obrigatoriedade da aplicao do elemento para cada nvel de agregao: documento,
volume, processo/dossi. Os valores possveis so: obrigatrio (o), obrigatrio se aplicvel (oA),
facultativo (f) ou no se aplica (NA).
Nota de aplicao: Sugere formas de aplicao do elemento;
Exemplos: Apresenta alguns exemplos de aplicao que explicam o elemento;
Requisito: Os requisitos funcionais relacionados com o elemento de metadado.
Para os elementos de metadados relativos a evento de gesto e evento de preservao, so
apresentadas, em uma tabela, as seguintes informaes:
Evento Defnio e elementos obrig Req
Evento: Indicao do evento que deve ser registrado em metadado;
Defnio e elementos: Indica a defnio do evento e que informao deve ser registrada em metadados;
obrig: Indica se o elemento de metadado de aplicao obrigatria ou no. Os valores possveis so:
obrigatrio (o), obrigatrio se aplicvel (oA), facultativo (f) ou no se aplica (NA);
Req: Os requisitos funcionais relacionados com o elemento de metadado.
Para os elementos de metadados relativos a classe e agente, so apresentadas, em uma tabela, as
seguintes informaes:
Evento Defnio obrig Req
Elemento: Indicao do nome atribudo ao elemento;
obrig: Indica se o elemento de metadado de aplicao obrigatria ou no. Os valores possveis so:
obrigatrio (o), obrigatrio se aplicvel (oA), facultativo (f) ou no se aplica (NA);
Req: Os requisitos funcionais relacionados com o elemento de metadado.
Para os elementos de metadados referentes identifcao do componente digital foi elaborada uma
fcha individual que detalha cada elemento e apresenta as informaes a seguir:
Designao
Defnio
objetivo
obrigatoriedade
Nota de aplicao
Exemplos
Requisito
e-Arq Brasil 97
Designao: Indicao do nome atribudo ao elemento;
objetivo: A referncia do que se pretende alcanar com a aplicao do elemento;
obrigatoriedade: Indica a obrigatoriedade da aplicao do elemento. Os valores possveis so:
obrigatrio (o), obrigatrio se aplicvel (oA), facultativo (f) ou no se aplica (NA).
Nota de aplicao: Sugere formas de aplicao do elemento;
Exemplos: Apresentam-se alguns exemplos de aplicao que explicam o elemento;
Requisito: Os requisitos funcionais relacionados com o elemento de metadado.
obrigatrio (o) = o elemento deve obrigatoriamente estar presente.
obrigatrio se aplicvel (oA) = o elemento pode ser aplicvel ou no, porm, se aplicvel, sua
presena obrigatria
facultativo (f) = o elemento no obrigatrio. Os elementos facultativos esto relacionados
implementao do sistema e cabe instituio decidir us-los ou no. O grau facultativo pode se tornar
obrigatrio para uma instituio dependendo de suas necessidades especfcas.
no se aplica (NA) = no cabe o uso do elemento naquele contexto.
1 Documento
Estas informaes referem-se identidade e integridade do documento e apoiam sua identifcao no
sistema de gesto arquivstica de documentos.
Alguns elementos de metadados de identifcao devem ser aplicados nos trs, em dois ou em apenas
um dos nveis de agregao (processo/dossi, volume e documento). A tabela descritiva a seguir indica
o nvel de agregao a ser aplicado.
1.1 Identifcador do documento
Designao Identifcador do documento
Defnio Identifcador nico atribudo ao documento no ato de sua captura
51
para o SIGAD.
objetivo Identifcar de forma unvoca o documento para que o SIGAD possa gerenci-lo.
Aplica-se a
Processo/dossi
NA
Ver elemento 1.4
(Identifcador
do processo/dossi)
Volume
NA
Ver elemento 1.6
(Identifcador do volume)
Documento
o
Nota de
aplicao
Aplicvel no mbito do SIGAD.
Pode ser um elemento identifcador simples e conter um componente para
localizao em ambiente eletrnico.
Deve, preferencialmente, ser gerado de forma automtica pelo SIGAD.
Esse identifcador tem de ser unvoco e persistente.
As instituies devem seguir normas especfcas em seu mbito de atuao ou
esfera de competncia.
Requisito 1.6.2 / 3.1.5 / 3.1.7 / 3.1.9 / 5.2.6 / 6.8.3
51 Observar a defnio de captura na Parte I, item 6.1 do e-ARQ Brasil.
98 e-Arq Brasil
1.2 Nmero do documento
Designao Nmero do documento
Defnio Nmero ou cdigo alfanumrico atribudo ao documento no ato de sua produo.
objetivo Permitir a identifcao precisa de um documento.
Aplica-se a
Processo/dossi
NA
Ver elemento 1.5
(Nmero do processo/dossi)
Volume
NA
Ver elemento 1.7
(Nmero do volume)
Documento
oA
Nota de
aplicao
Pode ser acrescido da data de produo e da sigla do rgo produtor.
Exemplos
Mem.119/COAD/DIRHU;
Ofcio n. 78/2008/GABIN-NA;
Aviso 123/2008-SCT-PR.
Requisito 3.1.10
1.3 Nmero do protocolo
Designao Nmero do protocolo
Defnio Nmero ou cdigo alfanumrico atribudo ao documento no ato do protocolo.
objetivo Permitir a identifcao e o controle da tramitao do documento.
Aplica-se a
Processo/dossi
No se aplica
Ver elemento 1.5
Volume
No se aplica
Ver elemento 1.7
(Nmero do volume)
Documento
oA
Nota de
aplicao
Pode ser acrescido da data de registro.
Os rgos e entidades devem seguir normas especfcas em seu mbito de
atuao ou esfera de competncia.
Esse nmero deve estar disponvel para o usurio.
Exemplos
Carta: AB/11.000/2008;
Processo n. 0400.001412/2000-26.
Requisito 3.1.10
e-Arq Brasil 99
1.4 Identifcador do processo/dossi
Designao Identifcador do processo/dossi
Defnio Identifcador nico atribudo ao processo ou dossi no ato de sua captura para o SIGAD.
objetivo
Identifcar de forma unvoca e persistente o processo ou dossi para que o SIGAD
possa gerenci-lo.
Estabelecer a relao entre o processo ou dossi e os volumes e documentos que
os integram.
Aplica-se a
Processo/dossi
o
Volume
o
Documento
o
Nota de
aplicao
Pode ser um elemento identifcador simples e conter um componente para
localizao em ambiente eletrnico.
Deve, preferencialmente, ser gerado automaticamente pelo SIGAD.
Esse identifcador no est disponvel para o usurio. um controle interno do sistema.
Esse identifcador tem de ser unvoco e persistente.
Requisito 1.6.2 / 3.1.7 / 3.1.9 / 5.2.6
1.5 Nmero do processo/dossi
Designao Nmero do processo/dossi
Defnio Nmero ou cdigo alfanumrico de registro do processo ou dossi.
objetivo
Identifcar de forma unvoca e persistente um processo ou dossi.
Permitir o controle dos registros de autuaes de processos e dos registros de
abertura de dossis.
Permitir a pesquisa sobre processos e/ou dossis.
Aplica-se a
Processo/dossi
o
Volume
f
Documento
NA
Ver elemento 1.2
(Nmero do documento)
Nota de
aplicao
Exemplos
Processo n. 0032.000125/2008;
Processo n. 0400.001412/2000-26.
Requisito 3.1.10
100 e-Arq Brasil
1.6 Identifcador do volume
Designao Identifcador do volume
Defnio
Identifcador nico atribudo ao volume do processo ou dossi no ato de sua
captura para o SIGAD.
objetivo
Identifcar de forma unvoca o volume do processo ou dossi para que o SIGAD
possa gerenci-lo.
Estabelecer a relao entre o processo ou dossi e os volumes e documentos que
os integram.
Aplica-se a
Processo/dossi
NA
Ver elemento 1.4
(Identifcador
do processo/dossi)
Volume
o
Documento
o
Ver elemento 1.1
(Identifcador do documento)
Nota de
aplicao
Pode ser um elemento identifcador simples e conter um componente para localizao
em ambiente eletrnico.
Pode ser gerado automaticamente pelo SIGAD.
recomendvel que possa se integrar a sistemas de identifcadores persistentes.
Requisito 1.5 / 1.6.2 / 3.1.7 / 3.1.9 / 5.2.6
1.7 Nmero do volume
Designao Nmero do volume
Defnio Nmero de registro do volume do processo ou dossi.
objetivo Identifcar o volume do processo ou dossi.
Aplica-se a
Processo/dossi
NA
Ver elemento 1.5
Volume
o
Documento
NA
Ver elemento 1.2
(Nmero do documento)
Nota de
aplicao
O controle de volumes deve obedecer s normas das instituies.
Requisito Ver seo 1.5 Volumes: abertura, encerramento e metadados
1.8 Tipo de meio
Designao Tipo de meio
Defnio
Identifcao do meio do documento/volume/processo/dossi: digital, no
digital ou hbrido.
objetivo
Identifcar se o documento/volume/processo/dossi digital, no digital ou hbrido
para controlar as relaes entre os meios e o monitoramento de preservao.
Aplica-se a
Processo/dossi
o
Volume
o
Documento
o
Nota de
aplicao
No documento/volume/processo/dossi hbrido, os relacionamentos devero ser
registrados para identifcar a parte no digital e a parte digital.
Ver elemento 1.1.28 Relao com outros documentos.
Requisito 1.6.1 / 1.6.2 / 3.4 / 4.3.13
e-Arq Brasil 101
1.9 Status
Designao Status
Defnio
Indicao do grau de formalizao do documento:
minuta/rascunho (pr-original): verso preliminar do documento;
original: primeiro documento completo e efetivo;
cpia: resultado da reproduo do documento.
objetivo
Identifcar o grau de formalizao do documento e as relaes existentes entre os
originais, as minutas e as cpias.
Manter um controle sobre a disposio de cpias.
Aplica-se a
Processo/dossi
NA
Volume
NA
Documento
o
Nota de
aplicao
Dever haver relacionamento entre os vrios graus de formalizao dos documentos.
A organizao dever ter um plano de organizao e registro do status dos docu-
mentos e da forma de relacion-los.
Requisito 2.2.1
1.10 Identifcador de verso
Designao Identifcador de verso
Defnio Identifcao da verso do documento.
objetivo
Identifcar a verso do documento e estabelecer a relao entre as verses ante-
riores e posteriores.
Aplica-se a
Processo/dossi
NA
Volume
NA
Documento
oA
Nota de
aplicao
Registrar informaes relativas a: identifcador da verso, descrio de alteraes, data/
hora da produo da verso e da transmisso, e o relacionamento entre as verses.
recomendvel que seja gerado automaticamente pelo SIGAD.
Verses de documentos podem integrar processos e/ou dossis.
Requisito 2.2.2 / 3.1.5 / 3.1.18
1.11 Ttulo
Designao Ttulo
Defnio
Elemento de descrio que nomeia o documento ou processo/dossi. Pode ser
formal ou atribudo:
formal: designao registrada no documento;
atribudo: designao providenciada para identifcao de um documento
formalmente desprovido de ttulo.
objetivo
Identifcar o documento.
Servir como elemento de acesso ao documento.
Aplica-se a
Processo/dossi
f
Volume
NA
Documento
o
Nota de
aplicao
Cada instituio dever fxar critrios para ttulos atribudos.
Exemplos
Processo de Aquisio de Equipamentos de Informtica;
Balancete da Universidade ACD 2007.
Requisito 1.6.2 / 3.1.5 / 5.2.6
102 e-Arq Brasil
1.12 Descrio
Designao Descrio
Defnio Exposio concisa do contedo do documento, processo ou dossi.
objetivo
Identifcar o contedo do documento.
Facilitar a pesquisa.
Aplica-se a
Processo/dossi
f
Volume
NA
Documento
f
Nota de
aplicao
Cada instituio dever fxar critrios e modelos com elementos bsicos para a
elaborao da descrio.
Exemplos
Convnio de cooperao para desenvolvimento de aplicaes do laser entre a
Instituio A e a Instituio B, com recursos do Programa Nacional ABC.
Requisito 3.1.5 / 3.1.11
1.13 Assunto
Designao Assunto
Defnio
Palavras-chave que representam o contedo do documento.
Pode ser de preenchimento livre ou com o uso de vocabulrio controlado ou tesauro.
Diferente do j estabelecido no cdigo de classifcao.
objetivo Referir de forma sucinta o teor geral do documento.
Aplica-se a
Processo/dossi
f
Volume
NA
Documento
f
Nota de
aplicao
As instituies devem defnir sua poltica de indexao.
Requisito 3.1.5 / 3.1.11 / 3.2.11 / 5.2.6
1.14 Autor
Designao Autor
Defnio
Pessoa fsica ou jurdica com autoridade para emitir o documento e em cujo nome
ou sob cuja ordem ou responsabilidade o documento emitido.
objetivo
Identifcar o autor do documento.
Fornecer informao sobre o contexto de produo do documento.
Demonstrar a autenticidade de um documento, indicando o responsvel direto
pela sua produo.
Aplica-se a
Processo/dossi
o
Volume
NA
Documento
o
Nota de
aplicao
Registrar informaes tais como: nome, cargo, endereo, contato.
As instituies devem estabelecer normas para controlar as entradas de nomes.
Exemplos Santos, Jos ou Jos Santos
Requisito 3.1.5 / 5.2.6
e-Arq Brasil 103
1.15 Destinatrio
Designao Destinatrio
Defnio
Pessoa fsica e/ou jurdica a quem foi dirigida a informao contida no documento.
Pode ser nominal ou geral:
nominal: pessoas especfcas;
geral: refere-se a uma entidade maior, indeterminada. Ex.: cidados, povo,
estudantes, a quem possa interessar, a todos os envolvidos.
objetivo
Identifcar o destinatrio do documento.
Demonstrar a autenticidade de um documento, indicando a quem ele dirigido.
Aplica-se a
Processo/dossi
f
Volume
NA
Documento
o
Nota de
aplicao
Registrar informaes tais como: nome, cargo, endereo, contato.
As instituies devem estabelecer normas para controlar as entradas de nomes.
Requisito 3.1.5
1.16 originador
Designao originador
Defnio
Pessoa fsica ou jurdica designada no endereo eletrnico ou login em que o
documento gerado e/ou enviado.
objetivo
Identifcar o originador do documento.
Demonstrar a autenticidade de um documento, indicando o responsvel legal pela
sua emisso.
Aplica-se a
Processo/dossi
NA
Volume
NA
Documento
o
Nota de
aplicao
Aplica-se quando o nome do originador for diferente do nome do autor ou do redator.
Requisito 3.1.5 / 5.2.6
104 e-Arq Brasil
1.17 Redator
Designao Redator
Defnio Responsvel pela elaborao do contedo do documento.
objetivo
Identifcar o redator do documento.
Demonstrar a autenticidade de um documento, indicando o responsvel pela
articulao de seu contedo.
Aplica-se a
Processo/dossi
NA
Volume
NA
Documento
o
Nota de
aplicao
Aplica-se quando o nome do originador for diferente do nome do autor ou do redator.
Requisito 3.1.5 / 5.2.6
1.18 Interessado
Designao Interessado
Defnio
Nome e/ou identifcao da pessoa fsica ou jurdica que tem envolvimento
ou a quem interessa o assunto do documento.
objetivo Facilitar a pesquisa.
Aplica-se a
Processo/dossi
o
Volume
NA
Documento
NA
Nota de
aplicao
As instituies devem controlar a forma de entrada dos nomes.
O interessado pode ser qualifcado como, por exemplo: ru, vtima, inventariante,
inventariado, apelante, apelado, requerente, solicitante.
Pode-se fazer o cadastro de interessados internos da organizao por categorias
para facilitar o registro automtico, com dados de identifcao. Ex.: nmero de
matrcula, nome, documento de identifcao.
Exemplos
Jos da Silva;
987.745.465-73 (CPF);
59873/0001-38 (CNPJ);
8783000238 (nmero de matrcula).
Requisito 3.1.6 / 5.2.6
e-Arq Brasil 105
1.19 Procedncia
Designao Procedncia
Defnio
Origem do registro do documento, isto , instituio legitimamente respon-
svel pela autuao e/ou registro do processo/dossi.
objetivo
Apoia a administrao das unidades de protocolo e outras unidades de registro
arquivstico.
Apoia a presuno de autenticidade de um documento, indicando a procedncia
do seu registro.
Aplica-se a
Processo/dossi
o
Volume
NA
Documento
oA
Nota de
aplicao
Pode-se fazer o cadastro de procedncias de organismos internos instituio,
para facilitar a automatizao desse elemento, tais como: nome, sigla, nmero
correspondente numa tabela de rgos etc.
Exemplos
Ministrio da Educao Gabinete do Ministro.
Fundao ABCD.
Requisito 1.5.3 / 3.1.6 / 5.2.6
Designao Identifcador do componente digital
Defnio Identifcador dos componentes digitais que integram o documento.
objetivo
Estabelecer a relao entre o documento e os componentes digitais necessrios
para apresent-lo.
Aplica-se a
Processo/dossi
NA
Volume
NA
Documento
o
Nota de
aplicao
Um documento pode ser formado por um ou mais componentes digitais, que
so os componentes fsicos do documento. De modo geral, pode se dizer que os
componentes digitais so os arquivos de computador que formam um documento.
Cada componente deve ser identifcado individualmente a fm de que o documento
possa ser recuperado de maneira completa.
Exemplos
Um relatrio de atividades pode ser composto por diversas sees, sendo que
cada uma delas constitui um arquivo separado. Entretanto, todos esses arquivos
integram-se para a representao completa do documento.
A mesma situao aplica-se a documentos estruturados em bases de dados ou,
ainda, a documentos multimdia.
Requisito 3.1.7 / 3.1.9 / 3.1.21
106 e-Arq Brasil
1.21 Gnero
Designao Gnero
Defnio
Indica o gnero documental, ou seja, a confgurao da informao no
documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao
do documento.
objetivo
Monitorar os diversos gneros documentais de um acervo para fns de gesto
arquivstica.
Aplica-se a
Processo/dossi
NA
Volume
NA
Documento
f
Nota de
aplicao
necessrio que a instituio elabore uma tabela com os gneros e suas
designaes, para facilitar sua indicao no registro.
Exemplos Audiovisual; textual; cartogrfco; iconogrfco; multimdia.
Requisito 3.1.5
1.22 Espcie
Designao Espcie
Defnio
Indica a espcie documental, ou seja, a confgurao da informao no docu-
mento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas.
objetivo
Complementar a descrio do documento ou a identifcao de ttulo.
Aplica-se a
Processo/dossi
NA
Volume
NA
Documento
f
Nota de
aplicao
As instituies podem preparar, como instrumento complementar de gesto, glossrios
de espcies de documentos que so produzidos no cumprimento de suas funes e
atividades. A existncia de tabelas pode facilitar o registro desse elemento.
Relaciona-se com tipo documental, descrio e ttulo.
Exemplos Processo; ofcio; ata; relatrio; projeto; pronturio.
Requisito 3.1.5
e-Arq Brasil 107
1.23 Tipo
Designao Tipo
Defnio
Indica o tipo documental, ou seja, a confgurao da espcie documental de
acordo com a atividade que a gerou.
objetivo
Complementar a descrio do documento ou a identifcao do ttulo.
Permite a pesquisa limitada a um determinado tipo.
Aplica-se a
Processo/dossi
NA
Volume
NA
Documento
f
Nota de
aplicao
H instituies que preparam, como instrumento complementar de gesto de
seus documentos, glossrios de tipos documentais que so produzidos no cum-
primento de suas funes e atividades. A existncia dessas tabelas pode facilitar
o registro desse elemento.
Relaciona-se com espcie documental.
Exemplos
Relatrio de pesquisa; carta precatria; ofcio-circular; pronturio mdico; pron-
turio de funcionrio.
Requisito 3.1.5
1.24 Idioma
Designao Idioma
Defnio Idioma(s) em que expresso o contedo do documento.
objetivo
Identifcar o(s) idioma(s) do contedo do documento.
Permitir a pesquisa limitada a um determinado idioma.
Aplica-se a
Processo/dossi
NA
Volume
NA
Documento
f
Nota de
aplicao
As instituies devem, preferencialmente, utilizar padres para identifcar idiomas,
como, por exemplo, a norma ISO 639-2/RA (Codes for the representation of names
of languages Part 2: alpha-3 code).
Requisito
108 e-Arq Brasil
1.25 Quantidade de folhas/pginas
Designao Quantidade de folhas/pginas
Defnio Indicao da quantidade de folhas/pginas de um documento.
objetivo
Permitir o controle de folhas ou pginas por processo e por volume.
Facilitar o registro e o acesso a um documento especfco dentro do processo ou dossi.
Aplica-se a
Processo/dossi
o
Volume
o
Documento
f
Nota de
aplicao
Usado para gerenciamento de processos convencionais, que limitam a quantidade
de folhas, sugerindo a abertura de volumes.
As instituies devem determinar as normas para esse tipo de ao.
Requisito 1.4.3 / Ver seo 1.5 Volumes: abertura, encerramento e metadados
1.26 Numerao sequencial dos documentos
Designao Numerao sequencial dos documentos
Defnio Numerao sequencial dos documentos inseridos em um processo.
objetivo
Ordenar os documentos em um processo.
Controlar a integridade do processo.
Facilitar a referncia a um documento especfco.
Aplica-se a
Processo/dossi
o
Volume
NA
Documento
NA
Nota de
aplicao
Usado para processos e dossis digitais.
Devem-se numerar os documentos na ordem em que so inseridos no processo a
fm de garantir sua integridade.
Requisito 1.4.3
1.27 Indicao de anexos
Designao Indicao de anexos
Defnio Indica se o documento tem anexos.
objetivo
Registrar a existncia de anexos de um determinado documento para apoiar o
controle de sua integridade e facilitar o acesso.
Aplica-se a
Processo/dossi
NA
Volume
NA
Documento
o
Requisito 3.15
e-Arq Brasil 109
1.28 Relao com outros documentos
Designao Relao com outros documentos
Defnio
Registro das relaes signifcantes de um documento com outros. Estas
relaes podem ser entre:
documentos diferentes que esto relacionados por registrarem a mesma
atividade, pessoa ou situao;
diferentes nveis de agregao (dossi, volume e documento);
diferentes manifestaes do mesmo documento. Ex.: formatos HyperText
Markup Language (HTML), Open Documet Format (ODF), Portable
Document Format (PDF/A) ou mesmo em papel.
objetivo
Tornar explcito o relacionamento e facilitar o processamento automtico e o
gerenciamento arquivstico.
Demonstrar a organicidade dos documentos.
Facilitar a pesquisa de informaes de documentos relacionados.
Aplica-se a
Processo/dossi
oA
Volume
NA
Documento
oA
Nota de
aplicao
As instituies devem estabelecer os tipos de relacionamentos que devero ser
controlados e suas restries ou condies. Estas relaes podem ser expressas
das seguintes formas:
tem parte de, parte de (relaciona os nveis de agregao);
referenciado ou ver tambm;
tem extrato, extrato de;
manifestao de;
ligao para parte em papel (dossi hbrido).
Requisito 3.1.5 / 3.1.10 / 3.4 / 11.1.21
1.29 Nveis de acesso
Designao Nveis de acesso
Defnio
Indicao dos nveis de acesso ao documento a partir da classifcao da
informao quanto ao grau de sigilo e restrio de acesso.
objetivo Garantir o acesso somente a pessoas autorizadas.
Aplica-se a
Processo/dossi
o
Volume
NA
Documento
o
Nota de
aplicao
As instituies devem estabelecer as normas para a classifcao de sigilo de
acordo com suas necessidades ou com base na legislao.
Relaciona-se com tabela de classifcao de segurana.
Requisito 3.1.5 / 6.3.1
110 e-Arq Brasil
1.30 Data de produo
Designao Data de produo
Defnio Registro cronolgico (data e hora) e tpico (local) da produo do documento.
objetivo Indicar local e data em que foi produzido o documento.
Aplica-se a
Processo/dossi
o
Volume
NA
Documento
o
Nota de
aplicao
Requisito 1.3.1 / 3.1.5 / 3.3.1 / 5.2.6
1.31 Classe
Designao Classe
Defnio
Identifcao da classe
52
do documento com base em um plano de
classifcao.
objetivo
Identifcar a localizao intelectual do documento no mbito da estrutura orgnica
ou funcional.
Aplica-se a
Processo/dossi
o
Volume
NA
Documento
o
Nota de
aplicao
As instituies devem estabelecer um plano de classifcao para aplicar esse elemento.
Pode-se registrar o cdigo e/ou o nome completo da classe em que o documento
est classifcado.
Requisito 1.2.1 / 1.5.3 / 3.1.5 / 3.1.10 / 5.2.6
1.32 Destinao prevista
Designao Destinao prevista
Defnio
Indicao da prxima ao de destinao (transferncia, eliminao ou
recolhimento) prevista para o documento, em cumprimento tabela de
temporalidade.
objetivo Apoiar o controle do ciclo de vida do documento.
Aplica-se a
Processo/dossi
o
Volume
NA
Documento
o
Nota de
aplicao
Para a fnalidade deste instrumento, considera-se a transferncia como uma ao
de destinao.
As instituies devem estabelecer uma tabela de temporalidade associada ao plano
de classifcao para aplicar este elemento.
Este elemento est relacionado ao 1.1.33.
Requisito 1.5.3 / 4.1.2 / 4.2.4
52 O termo classe dever ser entendido como designao genrica que inclui os demais nveis do plano de classifcao, isto
, subclasse, grupo e subgrupo.
e-Arq Brasil 111
1.33 Prazo de guarda
Designao Prazo de guarda
Defnio
Indicao do prazo estabelecido em tabela de temporalidade para o
cumprimento da destinao.
objetivo Apoiar o controle do ciclo de vida do documento.
Aplica-se a
Processo/dossi
o
Volume
NA
Documento
o
Nota de
aplicao
As instituies devem estabelecer uma tabela de temporalidade associada ao
plano de classifcao para aplicar esse elemento.
Este elemento est relacionado ao 1.1.32.
Requisito 1.5.3 / 3.1.5 / 4.1.2 / 4.2.4
1.34 Localizao
Designao Localizao
Defnio
Local de armazenamento atual do documento.
Pode ser um lugar (depsito, estante, repositrio digital) ou uma notao fsica.
objetivo
Permitir a localizao dos documentos em qualquer mdia.
Monitorar o armazenamento de documentos.
Aplica-se a
Processo/dossi
oA
Volume
f
Documento
oA
Nota de
aplicao
Deve ser utilizado, obrigatoriamente, quando o documento no se encontra no
sistema de gesto arquivstica de documentos, e mantido em outra rea de
armazenamento, seja virtual ou fsica.
Utilizado apenas para os documentos no digitais, para a parte no digital dos
documentos hbridos ou para os documentos digitais off-line.
No caso de documentos digitais on-line, este controle feito com relao aos
componentes digitais. Ver metadado 5.5.
Exemplos
Depsito 201, estante 8, prateleira 2;
Caixa 3456;
Centro de documentao do IFP, repositrio alfa;
Notao XY.2540.
Requisito 1.6.1 / 1.6.3 / 1.6.4 / 1.6.7 / 3.1.5 / 3.4.1 / 3.4.2 / 6.8.3
112 e-Arq Brasil
2 Evento de gesto
As informaes a seguir referem-se a eventos de captura, movimentao e controle do ciclo de vida
do documento. Para cada evento, so apresentados uma defnio e os elementos de metadados que o
caracterizam e que devem ser registrados.
Evento Defnio e elementos Aplica-se a Req
Processo|dossi Volume Documento
2.1 Captura Descreve a captura do documento.
Registrar informaes tais como: iden-
tifcao do documento, data/hora da
captura, responsvel pela captura.
O NA O 3.1.5
3.1.16
3.2.1
3.3.1
3.4.1
6.4.1
2.2 Tramitao Registro da tramitao do documento.
Registrar informaes tais como: iden-
tifcao do documento, data/hora de
transmisso, remetente, data/hora do
recebimento, destinatrio, situao do
trmite.
O NA O 3.1.5
2.1.20
2.3 Transferncia Registro de transferncia de documentos.
Registrar informaes tais como: data/
hora de envio, data/hora de recebimen-
to, destinatrio, mtodo utilizado, res-
ponsvel pela transferncia, responsvel
pelo recebimento, localizao/suporte
anterior, localizao/suporte atual, iden-
tifcao do lote, nmero do termo de
transferncia.
Os sub-elementos registram as infor-
maes do evento transferncia, e deve
ser feito um registro para cada lote
transferido.
No metadado do documento pode ser
registrado apenas o nmero do lote de
transferncia.
O NA O 4.1.4
6.8.3
2.4 Recolhimento Registrar informaes tais como: data/
hora de envio, data/hora de recebimen-
to, destinatrio, mtodo utilizado, res-
ponsvel pelo recolhimento, localizao/
suporte anterior, localizao/suporte atual,
identifcao do lote, nmero do termo
de recolhimento.
O NA O 4.1.4
2.5 Eliminao Indica se o documento foi eliminado.
hora do procedimento, responsvel, n-
mero do termo de eliminao, nmero
do edital.
O NA O 4.1.4
4.4.9
2.6 Abertura_
processo/dossi
Registro de abertura de um processo/
dossi num sistema de gesto arquivstica.
Registrar informaes tais como: data/hora
da abertura, responsvel pela abertura.
O O NA 1.3.1
4.1.5
e-Arq Brasil 113
2.7 Encerramento_
processo/dossi
Registro do encerramento ou arquiva-
mento de um processo/dossi num sis-
tema de gesto arquivstica.
hora do encerramento, responsvel.
O O NA 1.3.1
1.4.9
2.8 Reabertura_
processo/dossi
Registro de reabertura de processo/dossi.
hora da reabertura, responsvel.
O NA NA 1.4.10
2.9 Abertura_volume Registro de abertura de um volume num
sistema de gesto arquivstica.
da abertura, responsvel pela abertura.
NA O NA 1.5.4
1.5.5
1.5.8
2.10 Encerramento_
volume
Registro do encerramento ou arquiva-
mento de um volume num sistema de
gesto arquivstica.
hora do encerramento, responsvel.
NA O NA 1.5.5
1.5.7
1.5.8
1.5.89
2.11 Juntada_anexao Registro da juntada, em carter defni-
tivo, de documento ou processo a outro
processo, na qual prevalece para refern-
cia o nmero do processo mais antigo.
hora da anexao, responsvel pela ane-
xao, identifcador do processo que foi
anexado.
O NA NA 1.4.5
2.12 Juntada_
apensao
Registro da apensao, ou seja, juntada
em carter temporrio, com o objetivo
de elucidar ou subsidiar a matria trata-
da, conservando cada processo sua iden-
tidade ou independncia.
hora da apensao, responsvel pela
apensao, identifcador do processo
que foi apensado.
O NA NA 1.4.5
2.13 Desapensao Registro da desapensao.
hora da desapensao, responsvel pela
desapensao, identifcador do processo
que foi desapensado.
O NA NA 1.4.6
2.14 Desentranhamento Registro de retirada autorizada de docu-
mentos de um processo.
hora do desentranhamento, responsvel
pelo desentranhamento, identifcador
das peas que foram desentranhadas.
O NA O 1.4.7
2.15 Desmembramento Registro de desmembramento de pro-
cessos.
hora do desmembramento, respons-
vel pelo desmembramento, registro dos
documentos retirados, identifcador do
novo processo formado com os docu-
mentos retirados.
O NA NA 1.4.8
114 e-Arq Brasil
2.16 Classifcao_sigilo Registro do procedimento de classifca-
o de sigilo.
Registrar informaes referentes clas-
sifcao de grau de sigilo, tais como:
grau de sigilo, data/hora da classifca-
o, responsvel pela classifcao.
O NA O 1.6.8
Ver
seo 6.3
2.17 Desclassifcao_
sigilo
Registro do procedimento de desclassif-
cao de sigilo.
Registrar informaes referentes des-
classifcao do grau de sigilo, tais como:
grau de sigilo, data/hora da desclassif-
cao, responsvel pela classifcao.
O NA O
Ver
seo 6.3
2.18 Reclassifcao_
sigilo
Registro do procedimento de reclassif-
cao de sigilo.
Registrar informaes referentes re-
classifcao do grau de sigilo, tais como:
data/hora da reclassifcao, respons-
vel pela reclassifcao, justifcativa.
O NA O
Ver
seo 6.3
3 Classe
Estas informaes referem-se confgurao e administrao do plano de classifcao.
3.1 Descrio da classe
Elemento Defnio obrig Req
3.1.1 Classe_nome Diviso de um plano ou cdigo de classifcao.
Refere-se s classes, subclasses, grupos e subgrupos.
O 1.1.11
3.1.2 Classe_cdigo Diviso de um plano ou cdigo de classifcao, re-
presentada por um conjunto de smbolos, normal-
mente letras e/ou nmeros convencionados.
Refere-se s classes, subclasses, grupos e subgrupos.
O 1.1.11
3.1.3 Classe_
subordinao
Registra a subordinao da classe na hierarquia do
plano.
O 1.1.13
3.1.4 Registro
de abertura
Registra a abertura de uma classe.
e responsvel.
O 1.1.4
3.1.5 Registro
de desativao
Registra a desativao de uma classe.
e responsvel.
O 1.1.7
1.1.8
3.1.6 Reativao
de classe
Registro de reativao da classe.
Registrar informaes tais como: data/hora e res-
ponsvel.
O 1.1.4
3.1.7 Registro de
mudana de nome
de classe
Registra a mudana de nome de uma classe.
Registrar informaes tais como: data/hora, res-
ponsvel e nome anterior.
O 1.1.5
e-Arq Brasil 115
3.1.8 Registro
de deslocamento
de classe
Registra o deslocamento de uma classe na hierar-
quia do plano de classifcao, ou seja, a mudana
de subordinao.
Registrar informaes tais como: data/hora, res-
ponsvel e subordinao anterior.
O 1.1.6
3.1.9 Registro
de extino
Registra a extino de uma classe.
Registrar informaes tais como: data/hora e
responsvel.
O 1.1.8
3.1.10 Indicador de
classe ativa/inativa
Registro de classes inativas.
Registrar informaes tais como: data/hora e res-
ponsvel.
O 1.1.4
1.1.7
1.1.8
3.2 Temporalidade associada classe
Elemento Defnio obrig Req
3.2.1 Classe_cdigo Identifcador de classe. O 4.1.3
3.2.2 Prazo de guarda
na fase corrente
O 4.1.3
3.2.3 Evento que
determina a contagem
do prazo de guarda
na fase corrente
O 4.1.3
3.2.4 Prazo de guarda
na fase intermediria
O 4.1.3
3.2.5 Evento que
determina a contagem
do prazo de guarda
na fase intermediria
O 4.1.3
3.2.6 Destinao fnal Preservao ou eliminao. O 4.1.3
3.2.7 Registro
de alterao
Registrar informaes tais como: data/hora da al-
terao, responsvel, identifcador da classe que
teve prazo ou destinao alterada, descrio da
alterao (incluindo o prazo/destinao anterior).
O 4.1.7
4.1.8
4.1.9
3.2.8 Observaes Informaes complementares tais como: previso
de converso de suporte, legislao relativa jus-
tifcativa de prazos.
F 4.1.3
116 e-Arq Brasil
4 Agente
A tabela abaixo especifca a aplicao de cada elemento de metadado para cada um dos diferentes tipos
de agentes.
Evento Defnio Aplica-se a Req
Usurio Papel Grupo
4.1 Nome Nome do agente (usurio, papel e grupo). O O O 6.2.1
4.2 Identifcador Identifcador do agente (usurio, pa-
pel e grupo).
O O O 6.2.1
6.2.3
4.3 Autorizao
de acesso
Nvel de restrio de acesso (uso e
interveno) aos documentos e ope-
raes do sistema.
O O O 6.2.1
6.2.3
6.2.8
4.4 Credenciais
de autenticao
Autentica o usurio no SIGAD. Pode
ser: senha, biometria, certifcado di-
gital + chave privada.
O NA NA 6.2.1
6.2.4
4.5 Relao Relaciona o usurio a papis e/ou ao
grupo a que pertence.
As relaes podem ser:
tem usurio;
tem papel;
membro de.
NA O O
O NA NA
O NA NA
6.2.11
6.2.15
4.6 Status do
agente
Indica se o agente est ativo ou ina-
tivo no SIGAD.
O O O 6.2.1
5 Componente digital
Estas informaes referem-se identidade e s caractersticas do componente digital e possibilitam a
identifcao destes componentes no sistema de gesto arquivstica de documentos, alm de apoiar as
aes de preservao de documentos digitais.
Defnio Designao usada para identifcar os componentes digitais que integram o
documento.
objetivo Identifcar de forma unvoca e persistente os componentes digitais armazena-
dos no repositrio gerenciado pelo SIGAD. Cada componente digital mantido
no repositrio tem que possuir um identifcador nico para relacion-lo aos
metadados descritivos e tcnicos de forma que o SIGAD possa gerenci-lo.
obrigatoriedade o
Nota de aplicao O identifcador tem que ser nico no mbito do repositrio.
Devem ser registradas informaes sobre o tipo e o valor do identifcador.
Caso seja utilizado somente um tipo de identifcador no repositrio, no
necessrio explicit-lo, bastando registrar o valor do identifcador.
e-Arq Brasil 117
Exemplos
Tipo do identifcador: handle
53
Valor do identifcador: loc.music/gottieb.09601
Tipo do identifcador: identifcador institucional
Valor do identifcador: CD269/CD269/70/10596.PCD
Requisito 3.1.21
5.2 Nome original
Designao Nome original
Defnio Nome original do componente digital no momento em que foi inserido no
repositrio, antes de ser renomeado com o identifcador do repositrio.
objetivo Possibilitar a identifcao do componente digital por meio de seu nome
original devido a razes diversas: o nome utilizado dentro do repositrio
pode no ser conhecido externamente; um produtor de documentos pode
procurar um arquivo pelo seu nome original ou, ainda, o repositrio pode
necessitar reconstruir links originais com objetivo de disseminao.
obrigatoriedade f
Nota de aplicao Quando dois sistemas/repositrios esto transferindo documentos um para
outro, pode ser importante registrar o nome original do componente para
verifcao posterior.
Exemplos 0078NR.TIF
Requisito Ver seo 8 Preservao
53 O Handle System um servio de informao que prov um identifcador persistente em redes como a internet. Dispon-
vel em: <www.handle.net>.
118 e-Arq Brasil
5.3 Caractersticas tcnicas
Designao Caractersticas tcnicas
Defnio Propriedades tcnicas de um componente digital, aplicveis maioria dos forma-
tos, tais como: nvel de composio, tamanho, software de criao e inibidores.
objetivo Fornecer informaes para apoiar aes de acesso, manuteno e preservao.
obrigatoriedade oA
Nota de aplicao Nvel de composio informa se o componente digital est sujeito a algum n-
vel de compresso ou criptografa e qual este nvel. Nvel de composio <0>
(zero) indica que o componente digital no est sujeito a nenhum processo de
compresso ou criptografa. Nvel de composio <1> (um) ou maior indica que
o componente digital foi submetido a um ou mais processos de compresso ou
criptografa e que deve ser decodifcado para que o documento possa ser aces-
sado. Por exemplo, um arquivo A pode ser comprimido e gerar um arquivo B,
que por sua vez cifrado e gera um arquivo C. Para se ter acesso ao arquivo A
necessrio decifrar o arquivo C e depois descomprimir o arquivo B.
Tamanho informa o nmero de bytes do componente digital. Esta informao
til para garantir a previso de espao de memria sufciente para mover ou
processar arquivos, bem como para previso de capacidade de armazenamento.
Com relao ao software de criao, devem ser informados o nome da
aplicao, a verso e a data da criao.
Inibidores so recursos que inibem o acesso, uso ou migrao do componen-
te digital. Devem ser informados o tipo de inibidor, o alvo e a chave de acesso.
Exemplos Nvel de composio: 0
Tamanho: 345 k
Software de criao_nome: Microsoft Word
Software de criao_verso: 7
Software de criao_data: 2009-10-06
Inibidor_tipo: proteo por senha
Inibidor_alvo: impresso
Inibidor_chave: xyz
5.4 formato de arquivo
Designao formato
Defnio Identifcao do formato de arquivo do componente digital.
objetivo O conhecimento do formato de arquivo do componente digital essencial
para o planejamento e a implementao de diversas aes de preservao,
como, por exemplo, a converso devido obsolescncia do formato.
obrigatoriedade o
Nota de aplicao Devem ser registrados, obrigatoriamente, o nome e a verso do formato.
Informaes adicionais sobre o formato tambm podem ser registradas.
Nos casos em que no for possvel identifcar o formato, este deve ser
registrado como desconhecido.
Recomenda-se o uso de formas controladas para a designao do formato,
como bases de dados de registro de formato. Ex.: PRONOM,
54
MIME.
55
54 Servio de base de dados de formatos de arquivo gerenciada pelo The National Archives (TNA), do Reino Unido. Disponvel
em: <www.nationalarchives.gov.uk/pronom/>.
55 Lista de formatos comuns na internet disponvel em: <http://www.iana.org/assignments/media-types/index.html>.
e-Arq Brasil 119
Designao formato
Exemplos Nome do formato: Adobe PDF
Verso: 6.0
Requisito 3.5.5
5.5 Armazenamento
Designao Armazenamento
Defnio Informaes sobre a localizao e o suporte do componente digital, bem
como os recursos necessrios para armazenamento permanente.
objetivo As informaes sobre localizao so necessrias para encontrar o
componente digital no sistema de armazenamento.
As informaes sobre o suporte em que o componente digital est armazenado
apoiam o monitoramento das aes de preservao necessrias, como, por
exemplo, a migrao.
obrigatoriedade o
Nota de aplicao Caso o repositrio digital utilize um identifcador como o handle, a localizao
estar implcita no identifcador e no ser necessrio registr-la novamente.
Quanto ao suporte, devem ser registradas informaes a respeito do tipo de
suporte utilizado e sua vida til.
Exemplos
Requisito 6.1.7
5.6 Ambiente de software
Designao Ambiente de software
Defnio Informaes sobre o ambiente de software necessrio para apresentar e/ou
usar os componentes digitais, incluindo a aplicao e o sistema operacional.
objetivo Dar conhecimento do ambiente de software necessrio para uso do recurso.
obrigatoriedade o
Nota de aplicao Com relao aplicao de software ou sistema operacional, devem ser
registradas as seguintes informaes: nome, verso, tipo de software (por
exemplo: sistema operacional, browser, editor de texto, planilha, plug-in) e
documentao.
Exemplos Nome: Windows
Verso: XP
Tipo: sistema operacional
Documentao: manual do sistema
Nome: Word
Verso: 7
Tipo: editor de texto
120 e-Arq Brasil
5.7 Ambiente de hardware
Designao Ambiente de hardware
Defnio Informaes sobre os componentes de hardware necessrios para operar o
software referenciado em 5.6, incluindo perifricos.
objetivo Dar conhecimento do ambiente de hardware necessrio para uso do recurso.
obrigatoriedade o
Nota de aplicao Devem ser registradas informaes tais como: nome do componente de
hardware necessrio (que pode incluir o fabricante, o modelo e a verso),
tipo de componente de hardware (por exemplo, processador, memria),
confgurao mnima recomendada para instalar e/ou operar o hardware, e
documentao.
Exemplos Nome: Intel x86
Tipo: processador
Confgurao mnima: 60 Mhz
Nome: RAM
Tipo: memria
Confgurao mnima: 64 Mb
5.8 Dependncias
Designao Dependncias
Defnio Informaes sobre outras dependncias, que no sejam as de software e
hardware, necessrias para apresentar ou usar os documentos (por exemplo,
DTD, XML Schema, fontes, folha de estilo).
objetivo Dar informao sobre outros tipos de dependncias, alm de software e
hardware, necessrias para uso do recurso.
obrigatoriedade oA
Nota de aplicao Devem ser registradas informaes tais como: nome do componente
necessrio e identifcador do recurso especfco (incluindo tipo e valor).
Em alguns casos o identifcador do recurso j torna evidente o nome do
componente necessrio.
Exemplos Identifcador_tipo: URI
Identifcador_valor: <http://www.arquivonacional.gov.br/XYZ/DTD/ojns.dtd>
e-Arq Brasil 121
5.9 Relao com outros componentes digitais
Designao Relacionamento
Defnio Registro das relaes de um componente digital com outros componentes
digitais ou com documentos.
objetivo Tornar explcito o relacionamento entre componentes digitais para possibilitar
o processamento e acesso aos documentos e identifcar os tipos de relao
(estrutural ou de derivao).
Alguns documentos so formados por diversos componentes digitais relacio-
nados. Estas relaes so estruturais. Alm disso, documentos podem ser
armazenados de formas diferentes, como, por exemplo, documento mster
e documento derivado, ou o original e cpias de back-up. Estas relaes so
de derivao.
obrigatoriedade f
Nota de aplicao As relaes estruturais so fundamentais para apresentar o documento ao
usurio. As relaes de derivao so importantes para documentar e con-
trolar a origem do documento.
Devem ser registradas as seguintes informaes para cada relacionamento:
tipo de relao (estrutural ou derivao), identifcao dos objetos relacio-
nados, descrio da relao (por exemplo, parte de).
As instituies devem estabelecer os tipos de relacionamentos mais relevan-
tes, que devero ser controlados nos metadados. Estas relaes podem ser
expressas das seguintes formas:
tem parte de, parte de;
tem fonte de (um componente digital uma verso de outro componente,
criado por uma transformao), fonte de (um componente derivado de
outro componente por um processo de transformao);
inclui, includo em (relao entre documento e componente digital).
Exemplos Relatorio de atividades de 2009 inclui relat_2009.doc
relat_2009 fonte de relat_2009.zip
5.10 fixidade
Designao fixidade
Defnio Informaes utilizadas para verifcar se o componente digital sofreu mudan-
as no documentadas.
objetivo Verifcar se o componente digital foi alterado de forma no documentada ou
no autorizada, comprometendo sua autenticidade.
obrigatoriedade o
Nota de aplicao Esta informao calculada e registrada pelo sistema de maneira automtica.
Ateno: este elemento de metadado no se refere verifcao da fxidade.
Ele registra informaes sobre procedimentos que garantem a autenticidade
do componente digital, como cifragem, assinatura digital ou checksum.
Com relao assinatura digital, devem ser registradas as seguintes infor-
maes: codifcao da assinatura, gerador da assinatura, mtodo da assi-
natura, valor da assinatura, regras de validao da assinatura, propriedades
da assinatura, chave pblica do gerador.
Com relao cifragem e checksum, devem ser registradas as seguintes infor-
maes: algoritmo utilizado, resultado (da cifragem ou checksum), originador.
Requisito 6.5.3 / 6.5.4 / 6.6.3 / 6.6.6 / Ver seo 8 Preservao
122 e-Arq Brasil
6 Evento de preservao
Estas informaes referem-se a eventos de preservao ocorridos com o componente digital. Para cada evento,
so apresentados uma defnio e os elementos de metadados que o caracterizam e que devem ser registrados.
importante notar que esta listagem mostra os eventos mais importantes de serem registrados. No se
esgotaram as possibilidades; os rgos e entidades podem incluir outros eventos que julgarem necessrios.
Evento Defnio e elementos de metadado obrig Req
6.1 Compresso Registro da compresso ou descompresso de
documentos.
Registrar informaes tais como: identifcao da
compresso, data da compresso, agente respon-
svel pela compresso e resultado da compresso.
OA 8.3.1
8.3.6
6.2 Decifrao Registro da decifrao de documentos.
decifrao, data da decifrao, agente responsvel
pela decifrao e resultados da decifrao.
OA 6.6.3
6.6.6
8.3.1
8.3.6
6.3 Validao de
assinatura digital
Registro de validao da assinatura digital de um do-
cumento de acordo com o certifcado digital deste.
validao, data da validao, agente responsvel
pela validao e resultados da validao.
OA 6.5.4
6.5.5
8.3.1
8.3.6
6.4 Verifcao
de fxidade
Registro da verifcao de fxidade de um docu-
mento, ou seja, se os recursos utilizados para ga-
rantir a fxidade (assinatura digital, marca dgua,
checksum etc.) no foram corrompidos.
Registrar informaes tais como: tipo de recurso
de autenticao, identifcao da verifcao, data
da verifcao, agente responsvel pela verifcao
e resultados da verifcao.
OA 6.5.5
6.7.2
8.2.6
8.3.1
8.3.6
6.5 Clculo hash Registro do clculo hash de criptografa.
Registrar informaes tais como: identifcao do
clculo, data do clculo, agente responsvel pelo
clculo e detalhes do clculo.
OA 6.9.9
8.3.1
8.3.6
6.6 Migrao Registro de procedimento de migrao de documento.
migrao, data da migrao, agente responsvel
pela migrao, resultado da migrao e consequn-
cias da migrao.
OA 3.1.5
8.3.1
8.3.6
6.7 Replicao Registro de procedimento de replicao de documento.
replicao, data da replicao, agente responsvel
pela replicao e consequncias da replicao.
OA 6.10.7
8.3.1
8.3.6
6.8 Verifcao de vrus Registro de verifcao de vrus no documento.
verifcao, data da verifcao, agente respons-
vel pela verifcao e detalhes da verifcao.
OA 6.9.1
8.3.1
8.3.6
6.9 Validao Registro de validao de documento.
validao, data da validao, agente responsvel
pela validao e detalhes da validao.
OA
Ver
seo 7.3
(Armaze-
namento)
e-Arq Brasil 123
GLoSSRIo
AC
Ver autoridade certifcadora
acervo
Totalidade dos documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora.
acessibilidade
Facilidade no acesso ao contedo e ao signifcado de um objeto digital. (I) Accessibility.
Ver tambm acesso
acesso
Direito, oportunidade ou meios de encontrar, recuperar e usar a informao.
Ver tambm acessibilidade; classifcao(2); credencial de segurana
anexo
Um objeto digital que segue junto com a mensagem de correio eletrnico ou com um fuxo de
trabalho (I) Attachment.
anotao
Informao acrescentada ao documento arquivstico aps sua produo. Exemplos: urgente,
arquive-se, nmero do protocolo, cdigo de classifcao, temporalidade, data, hora e local da
transmisso, indicao de anexos e outros.
AR
Ver autoridade de registro
armazenamento
1 Guarda de documentos digitais em dispositivos de memria no voltil.
2 Guarda de documentos arquivsticos em local apropriado. (I) Storage.
arquivamento
1 Sequncia de operaes intelectuais e fsicas que visam guarda ordenada de documentos.
2 Ao pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua tramitao.
arquivo
1 Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pblica ou privada,
pessoa ou famlia, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza dos suportes.
2 Instituio ou servio que tem por fnalidade a custdia, o processamento tcnico, a conservao
e o acesso a documentos.
Ver tambm arquivo digital
arquivo digital
Conjunto de bits que formam uma unidade lgica interpretvel por um programa de computador
e armazenada em suporte apropriado.
Ver tambm objeto digital
assinatura digital
Modalidade de assinatura eletrnica resultante de uma operao matemtica que utiliza algoritmos de
criptografa e permite aferir, com segurana, a origem e a integridade do documento. Os atributos da
assinatura digital so: a) ser nica para cada documento, mesmo que o signatrio seja o mesmo; b)
comprovar a autoria do documento digital; c) possibilitar a verifcao da integridade; d) assegurar
ao destinatrio o no repdio do documento digital, uma vez que, a princpio, o emitente a nica
pessoa que tem acesso chave privada que gerou a assinatura.
Ver tambm assinatura eletrnica; certifcado digital; criptografa
124 e-Arq Brasil
assinatura eletrnica
Gerao, por computador, de qualquer smbolo ou srie de smbolos executados, adotados ou
autorizados por um indivduo para ser o lao legalmente equivalente assinatura manual do
indivduo.
Ver tambm assinatura digital
atualizao
Tcnica de migrao que consiste em copiar os dados de um suporte para outro, sem mudar sua
codifcao, para evitar perdas de dados provocadas por deteriorao do suporte. (I) Refreshing;
(F) repiquage; (E) refrescamiento.
Ver tambm converso; migrao; reformatao
autenticao
Declarao de que um documento autntico, ou de que uma cpia reproduz felmente o original,
feita num determinado momento por pessoa jurdica com autoridade para tal (servidor pblico,
notrio, autoridade certifcadora).
Ver tambm autenticidade; certifcado de autenticidade, carimbo digital de tempo
autenticidade
Credibilidade de um documento enquanto documento, isto , a qualidade de um documento ser
o que diz ser e de que est livre de adulterao ou qualquer outro tipo de corrupo.
Ver tambm autenticao; certifcado de autenticidade, carimbo digital de tempo
autoridade certifcadora
Organizao que emite certifcados digitais obedecendo s prticas defnidas na Infraestrutura de
Chaves Pblicas (ICP).
Ver tambm certifcado digital; chave privada; chave pblica; ICP
autoridade de registro
Organizao que distribui certifcados digitais aos usurios fnais mediante processo de identifcao
estabelecido nas prticas defnidas na Infraestrutura de Chaves Pblicas (ICP).
Ver tambm certifcado digital; chave privada; chave pblica; ICP
avaliao
Processo de anlise de documentos arquivsticos que estabelece seus prazos de guarda e sua
destinao de acordo com os valores que lhes so atribudos.
banco de dados
1 Ambiente computacional composto por: a) dados estruturados em bases relacionadas entre si,
de acordo com um modelo de dados; b) regras que defnem as operaes vlidas sobre os dados
e garantem sua integridade.
2 Sistema gerenciador de banco de dados (SGBD): software que implementa o banco de dados
e permite a realizao de operaes de manipulao de dados (incluso, alterao, excluso,
consulta) e administrativas (gesto de usurios, cpia e restaurao de dados, alteraes
no modelo de dados).
Ver tambm base de dados
base de dados
Conjunto de dados estruturados, com as respectivas regras de acesso, formatao e validao,
e administrados por um sistema gerenciador de banco de dados (SGBD).
Ver tambm banco de dados
captura
Incorporao de um documento ao sistema de gesto arquivstica, por meio de registro, classifcao
e arquivamento.
Ver tambm arquivamento; classifcao; registro
e-Arq Brasil 125
carimbo digital de tempo
Cdigo binrio, incorporado a um documento, que registra data e hora em que ocorreu um evento,
como criao, recebimento, leitura, modifcao ou eliminao. uma forma de autenticao do
documento. (I) Timestamp; digital timestamp.
Ver tambm autenticao; autenticidade
categoria de sigilo
Ver grau de sigilo
certifcao digital
Atividade de reconhecimento em meio eletrnico que se caracteriza pelo estabelecimento de uma
relao nica, exclusiva e intransfervel entre uma chave de criptografa e uma pessoa fsica, ju-
rdica, mquina ou aplicao. Esse reconhecimento inserido em um certifcado digital por uma
autoridade certifcadora.
certifcado de autenticidade
Declarao escrita em que se atesta a autenticidade das reprodues dos documentos arquivsticos
digitais, emitida pela instituio responsvel por sua preservao.
Ver tambm autenticao; autenticidade
certifcado digital
Conjunto de dados de computador, gerados por uma autoridade certifcadora (AC), que se destina
a registrar, de forma nica, exclusiva e intransfervel, a relao existente entre uma chave de
criptografa e uma pessoa fsica, jurdica, mquina ou aplicao.
Ver tambm assinatura digital; chave privada; chave pblica
chave privada
Chave matemtica formada por uma sequncia de dgitos usada para criptografa assimtrica
e criada em conjunto com a chave pblica correspondente, que deve ser mantida em segredo
pelo portador. Usada para assinar, digitalmente, documentos, assim como para decifrar aqueles
criptografados com a chave pblica correspondente.
Ver tambm assinatura digital; certifcado digital; chave pblica
chave pblica
Chave matemtica formada por uma sequncia de dgitos usada para criptografia assimtrica
e criada em conjunto com a chave privada correspondente, disponibilizada, publicamen-
te, por certificado digital e utilizada para verificar assinaturas digitais. Tambm pode ser
usada para criptografar mensagens ou arquivos a serem decifrados com a chave privada
correspondente.
Ver tambm assinatura digital; certifcado digital; chave privada
ciclo vital dos documentos
Sucessivas fases por que passam os documentos arquivsticos, de sua produo guarda
permanente ou eliminao.
classifcao
1 Anlise e identifcao do contedo de documentos, seleo da categoria de assunto sob a qual
sejam recuperados, podendo-se-lhes atribuir cdigos.
2 Atribuio a documentos ou s informaes neles contidas de graus de sigilo, conforme legislao
especfca. Tambm chamada classifcao de segurana.
Ver tambm cdigo de classifcao; grau de sigilo; plano de classifcao
cdigo de classifcao
Conjunto de smbolos, normalmente letras e/ou nmeros, derivado de um plano de
classificao.
Ver tambm classifcao; plano de classifcao
126 e-Arq Brasil
completeza
Atributo de um documento arquivstico que se refere presena de todos os elementos intrnsecos
e extrnsecos exigidos pela organizao produtora e pelo sistema jurdico-administrativo a que
pertence, de modo a ser capaz de gerar consequncias. (I) Completeness.
Ver tambm confabilidade; elemento extrnseco; elemento intrnseco
componente digital
Objeto digital que parte de um ou mais documentos digitais e os metadados necessrios para
ordenar, estruturar ou manifestar seu contedo e forma, que requer determinadas aes de
preservao. (I) Digital component.
confabilidade
Credibilidade de um documento arquivstico enquanto afrmao de um fato. Existe quando um
documento arquivstico pode sustentar o fato ao qual se refere, e estabelecida pelo exame da
completeza, da forma do documento e do grau de controle exercido no seu processo de criao.
(I) Reliability.
Ver tambm completeza
contexto
Ambiente em que ocorre a ao registrada no documento. Na anlise do contexto de um documento
arquivstico, o foco deixa de ser o documento em si e passa a abranger toda a estrutura que o
envolve. O contexto pode ser documental, jurdico-administrativo, de procedimentos, de provenincia
e tecnolgico.
Ver tambm contexto de procedimentos; contexto de provenincia; contexto documental;
contexto jurdico-administrativo; contexto tecnolgico
contexto de procedimentos
Normas internas que regulam a produo, tramitao, uso e arquivamento dos documentos da instituio.
Ver tambm contexto de provenincia; contexto documental; contexto jurdico-
administrativo; contexto tecnolgico
contexto de provenincia
Organogramas, regimentos e regulamentos internos que identifcam a instituio produtora de
documentos.
Ver tambm contexto de procedimentos; contexto documental; contexto jurdico-
administrativo; contexto tecnolgico
contexto documental
Cdigo de classifcao, guias, ndices e outros instrumentos que situam o documento dentro do
conjunto a que pertence, ou seja, no fundo de arquivo.
Ver tambm contexto; contexto de procedimentos; contexto de provenincia; contexto
jurdico-administrativo; contexto tecnolgico
contexto jurdico-administrativo
Leis e normas externas instituio produtora de documentos que controlam a conduo das
atividades desta mesma instituio.
contexto tecnolgico
contexto tecnolgico
Ambiente tecnolgico (hardware, software e padres) que envolve o documento.
contexto jurdico-administrativo
controle de verso
Conjunto de operaes que permitem gerenciar as verses de um documento arquivstico digital.
Ver tambm identifcador nico
e-Arq Brasil 127
converso
Tcnica de migrao que pode se confgurar de diversas formas, tais como: a) converso de
dados: mudana de formato; b) converso de sistema computacional: mudana do modelo de
computador e de seus perifricos. (I) Conversion.
Ver tambm migrao; reformatao
correio eletrnico
Sistema usado para criar, transmitir e receber mensagens eletrnicas e outros documentos digitais
por meio de redes de computadores. (I) E-mail.
Ver tambm mensagem eletrnica
credencial de segurana
Atributo ou conjunto de atributos associados a um usurio que defnem as categorias de segurana
segundo as quais o acesso concedido.
criptografa
Mtodo de codifcao de dados com base em algoritmo especfco e chave secreta, de forma que
somente os usurios autorizados possam restabelecer a forma original dos dados.
Ver tambm assinatura digital; chave privada; chave pblica; criptografa assimtrica;
criptografa simtrica; ICP
criptografa assimtrica
Mtodo de criptografa que utiliza um par de chaves diferentes que se relacionam, matematicamen-
te, por meio de um algoritmo, de modo que o texto cifrado por uma chave s possa ser decifrado
pela outra que forma com ela um par. As duas chaves envolvidas na criptografa assimtrica so
denominadas chave pblica e chave privada.
Ver tambm chave privada; chave pblica; criptografa simtrica
criptografa de chave pblica
Ver criptografa assimtrica
criptografa simtrica
Mtodo de criptografa que utiliza uma chave simtrica, de maneira que o texto seja cifrado e
decifrado com esta mesma chave.
Ver tambm criptografa assimtrica
custdia
Responsabilidade jurdica de guarda e proteo de arquivos, independentemente de vnculo de
propriedade.
dado
Representao de todo e qualquer elemento de contedo cognitivo passvel de ser comunicada,
processada e interpretada de forma manual ou automtica.
Ver tambm metadados
destinao
Deciso, com base na avaliao, sobre o encaminhamento de documentos para guarda permanente,
descarte ou eliminao.
Ver tambm eliminao; recolhimento
digitalizao
Processo de converso de um documento para o formato digital, por meio de dispositivo
apropriado.
documento
Unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte ou formato.
Ver tambm documento digital; documento eletrnico; suporte
128 e-Arq Brasil
documento arquivstico
Documento produzido (elaborado ou recebido) no curso de uma atividade prtica, como instrumento
ou resultado dessa atividade e retido para ao ou referncia. (I) Record.
documento arquivstico digital
Documento digital reconhecido e tratado como documento arquivstico. (I) Digital record.
Ver tambm documento arquivstico; documento digital
documento arquivstico eletrnico
Documento eletrnico reconhecido e tratado como documento arquivstico. (I) Electronic record.
Ver tambm documento arquivstico; documento eletrnico
documento digital
Informao registrada, codifcada em dgitos binrios, acessvel e interpretvel por meio de sistema
computacional. (I) Digital document.
documento eletrnico
Informao registrada, codifcada em forma analgica ou em dgitos binrios, acessvel e
interpretvel por meio de equipamento eletrnico. (I) Electronic document.
dossi
Conjunto de documentos relacionados entre si por ao, evento, pessoa, lugar, projeto, que
constitui uma unidade.
Ver tambm dossi hbrido; processo
dossi hbrido
Dossi constitudo por documentos digitais e no digitais. Exemplo: projetos arquitetnicos que
apresentam descrio em papel e plantas em disco ptico.
Ver tambm processo hbrido
elemento extrnseco
Atributo que caracteriza a forma externa do documento arquivstico. Exemplos: tipo, cor e tama-
nho da letra; apresentao (textual, grfco, sonoro ou multimdia); selo, logomarca; assinatura
digital; links.
Ver tambm documento arquivstico; elemento intrnseco
elemento intrnseco
Atributo que caracteriza a forma interna do documento arquivstico. Exemplos: autor, destinatrio,
data, local, assinatura, assunto.
Ver tambm documento arquivstico; elemento extrnseco
eliminao
Destruio de documentos que, na avaliao, foram considerados sem valor para guarda
permanente.
e-mail
Ver correio eletrnico
emulao
Estratgia de preservao digital que se baseia na utilizao de recursos computacionais para fazer
uma tecnologia atual funcionar com as caractersticas de uma obsoleta, aceitando as mesmas
entradas e produzindo as mesmas sadas.
exportao
Processo de transferncia de dados de um sistema informatizado para outro, podendo haver
converso.
Ver tambm converso
e-Arq Brasil 129
forma documental
Regras de representao que defnem como o contedo de um documento arquivstico, seu
contexto administrativo e documental, e sua autoridade so comunicados. A forma documental
possui elementos extrnsecos e intrnsecos. (I) Documentary form.
Ver tambm elemento extrnseco; elemento intrnseco
formato de arquivo
Especifcao de regras e padres descritos, formalmente, para interpretao dos bits constituintes
de um arquivo digital. Os formatos de arquivo podem ser: 1. aberto, quando as especifcaes
so pblicas (p. ex.: .xml, .html, .odf, .rtf, .txt e .png); 2. fechado, quando as especifcaes
no so divulgadas pelo proprietrio (p. ex.: .doc); 3. proprietrio, quando as especifcaes
so defnidas por uma organizao que mantm seus direitos, sendo seu uso gratuito ou no (p.
ex.: .pdf, .jpeg, .doc e .gif); 4. padronizado, quando as especifcaes so produzidas por um
organismo de normalizao, sendo os formatos abertos e no proprietrios (p. ex.: .xml, .pdf/A).
(I) Format; (F) format; (E) formato.
gesto arquivstica de documentos
Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao
e arquivamento de documentos arquivsticos em fase corrente e intermediria, visando sua
eliminao ou recolhimento para guarda permanente. (I) Records management.
Ver tambm sistema de gesto arquivstica de documentos; sistema informatizado de
gesto arquivstica de documentos
grau de sigilo
Gradao de sigilo atribuda a um documento ou parte dele em razo da natureza do seu contedo,
com o objetivo de limitar sua divulgao a quem tenha necessidade de conhec-lo.
hardware
Conjunto dos componentes fsicos necessrios operao de um sistema computacional. (I)(E)
Hardware; (F) matriel.
ICP
Ver infraestrutura de chaves pblicas
identifcador nico
Cdigo gerado automaticamente que identifca o dossi, processo ou item documental de maneira
a distingui-lo dos demais. (I) File identifer.
Ver tambm controle de verso; registro
informao
Elemento referencial, noo, ideia ou mensagem contida num documento.
infraestrutura de chaves pblicas
Conjunto de tcnicas, prticas e procedimentos que estabelecem os fundamentos tcnicos e
metodolgicos de um sistema de certifcao digital baseado em chave pblica. Normalmente,
constitudo por uma cadeia de autoridades certifcadoras composta pela autoridade certifcadora
raiz (AC raiz), pelas demais autoridades certifcadoras (AC) e pelas autoridades de registro (AR).
Ver tambm autoridade certifcadora; autoridade de registro; chave privada; chave
pblica; criptografa assimtrica
integridade
Estado dos documentos que se encontram completos e no sofreram nenhum tipo de corrupo
ou alterao no autorizada nem documentada.
56
56 No confundir com integridade arquivstica, cujo objetivo, decorrente do princpio da provenincia, consiste em res-
guardar um fundo de misturas com outros, de parcelamentos e de eliminaes indiscriminadas. Tambm chamado inte-
gridade do fundo (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2005, p. 108).
130 e-Arq Brasil
item documental
Menor unidade arquivstica intelectualmente indivisvel.
marca dgua digital
Marca que serve para distinguir uma imagem digital com informao sobre sua provenincia e
caractersticas, utilizada para proteger a propriedade intelectual. As marcas dgua sobrepem,
no mapa de bits de uma imagem, um desenho complexo, visvel ou invisvel, que s pode ser
suprimido mediante a utilizao de um algoritmo e de uma chave protegida. (I) Digital watermark.
mensagem eletrnica
Documento digital criado ou recebido por meio de um sistema de correio eletrnico. s vezes,
vem acompanhado de anexos que so transmitidos com a mensagem.
metadados
Dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e/ou preservar
documentos arquivsticos ao longo do tempo.
mdia
Ver suporte
migrao
Conjunto de procedimentos e tcnicas para assegurar a capacidade dos objetos digitais de serem
acessados apesar das mudanas tecnolgicas. A migrao consiste na transferncia de um objeto
digital: a) de um suporte que est se tornando obsoleto, fsicamente deteriorado ou instvel para
um suporte mais novo; b) de um formato obsoleto para um formato mais atual ou padronizado;
c) de uma plataforma computacional em vias de descontinuidade para outra mais moderna. A
migrao pode ocorrer por converso, atualizao ou reformatao.
Ver tambm acessibilidade; converso; objeto digital; reformatao; atualizao
minuta
Verso preliminar de documento sujeita a aprovao.
objeto digital
Uma ou mais cadeias de bits que registram o contedo do objeto e de seus metadados associados.
A anatomia do objeto digital percebida em trs nveis: 1. nvel fsico refere-se ao objeto
digital enquanto fenmeno fsico que registra as codifcaes lgicas dos bits nos suportes. Por
exemplo, no suporte magntico, o objeto fsico a sequncia do estado de polaridades (negativa
e positiva) e, nos suportes pticos, a sequncia de estados de translucidez (transparncia e
opacidade); 2. nvel lgico refere-se ao objeto digital como um conjunto de sequncias de bits,
que constitui a base dos objetos conceituais; 3. nvel conceitual refere-se ao objeto digital
que se apresenta de maneira compreensvel para o usurio, como, por exemplo, o documento
visualizado na tela do computador. (I) Digital object.
Ver tambm arquivo digital
organicidade
Relaes que os documentos arquivsticos guardam entre si e que expressam as funes e
atividades da pessoa ou organizao que os produziu. A organicidade um atributo essencial
para se considerar determinado conjunto de documentos como um arquivo.
Ver tambm documento arquivstico
original
Primeiro documento completo e efetivo.
plano de classifcao
Esquema de distribuio de documentos em classes de acordo com mtodos de arquivamento
especfcos, elaborado com base no estudo das estruturas e funes de uma instituio e na anlise
do arquivo por ela produzido. Expresso geralmente adotada em arquivos correntes.
Ver tambm classifcao; cdigo de classifcao
e-Arq Brasil 131
preservao digital
Conjunto de aes gerenciais e tcnicas exigidas para superar as mudanas tecnolgicas e a fragilidade
dos suportes, garantindo acesso e interpretao dos documentos digitais pelo tempo que for necessrio.
Ver tambm migrao; atualizao; emulao
processo
Conjunto de documentos reunidos, ofcialmente, no decurso de ao administrativa ou judicial e
que constitui uma unidade.
Ver tambm dossi; processo hbrido
processo hbrido
Processo constitudo de documentos digitais e no digitais de natureza diversa, reunidos,
oficialmente, no decurso de ao administrativa ou judicial e que formam uma unidade
conceitualmente indivisvel.
Ver tambm dossi hbrido
programa de computador
Sequncia lgica de instrues que o computador capaz de executar para obter um resultado especfco.
recolhimento
Entrada de documentos em arquivos permanentes.
recuperao da informao
Processo de pesquisa, localizao e apresentao de documentos em um sistema de informao.
A pesquisa feita por meio da formulao de estratgias de busca para identifcao e localizao
de documentos e/ou seus metadados. A apresentao pode se dar por visualizao em tela,
impresso, leitura de dados de udio e/ou vdeo.
reformatao
1 Tcnica de migrao que consiste na mudana da forma de apresentao de um documento
para fns de acesso ou preservao dos dados, como, por exemplo, a impresso ou transformao
de documentos digitais em microflme (tecnologia COM) ou a transferncia de documentos de
um sistema computacional para uma mdia mvel (tecnologia COLD).
2 Supresso de todos os dados de uma unidade de armazenamento. (I) Reformatting.
Ver tambm converso; migrao; atualizao
registro
Procedimento que formaliza a captura do documento arquivstico no sistema de gesto arquivstica
por meio da atribuio de um identifcador nico e de outros metadados (data, classifcao, ttulo)
que descrevem o documento.
Ver tambm identifcador nico
sistema de informao
Conjunto organizado de polticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas
computacionais que produzem, processam, armazenam e proveem acesso informao.
(I) Information system.
sistema de gesto arquivstica de documentos
Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas cuja interao permite a efcincia e a efccia
da gesto arquivstica de documentos.
Ver tambm gesto arquivstica de documentos; sistema informatizado de gesto
arquivstica de documentos
sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos
Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas caracterstico do sistema de gesto arquivstica
de documentos, processado eletronicamente e aplicvel em ambientes digitais ou hbridos, isto
, composto de documentos digitais e no digitais.
Ver tambm captura; gesto arquivstica de documentos
132 e-Arq Brasil
software
Ver programa de computador
suporte
Base fsica sobre a qual a informao registrada. (I) Medium, storage medium.
tramitao
Curso do documento desde a sua produo ou recepo at o cumprimento de sua funo
administrativa. Tambm chamado movimentao ou trmite.
transferncia
Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermedirio.
trilha de auditoria
Conjunto de informaes registradas que permite o rastreamento de intervenes ou tentativas
de interveno no documento arquivstico digital ou no sistema computacional. (I) Audit trail.
valor primrio
Valor atribudo aos documentos em funo do interesse que possam ter para a entidade produtora,
levando-se em conta sua utilidade para fns administrativos, legais e fscais.
valor secundrio
Valor atribudo aos documentos em funo do interesse que possam ter para a entidade produtora
e outros usurios, tendo em vista sua utilidade para fns diferentes daqueles para os quais foram,
originalmente, produzidos.
verso
Uma ou mais variantes de um mesmo documento. (I) Version.
Ver tambm controle de verso; minuta
e-Arq Brasil 133
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Este livro foi composto com a fonte Verdana.
A capa em papel Carto Supremo, 250g e o miolo em papel
Alta Alvura 90g. Impresso e acabamento:
MCE Grfca e editora Ltda.

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