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AUDITORIA Y CONTROL INTERNO, Y EL INFORME AUDITADO

LECCIN N XI

EL CONTROL INTERNO
CAPACIDAD A DESARROLLAR Analiza y evala el control interno de una empresa.

PASOS PARA EFECTUAR LA EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Evaluacin del Ambiente de Control. Antes de proceder a efectuar el examen preliminar del Control, resulta muy til realizar una evaluacin del ambiente de control existente. Esta evaluacin brindar al Auditor el primer elemento para confiar en la aplicacin apropiada de los mecanismos de control dentro del rea o procedimiento sujeto a examen, ya que un ambiente favorable propicia la implantacin y operacin de dichos mecanismos, mientras que uno desfavorable hace ms difcil su aplicacin. La evaluacin del ambiente puede hacerse con base en una cdula descriptiva o un formato elaborado previamente para tal fin, en ambos casos, la base de datos sern las observaciones hechas por el Auditor durante la investigacin previa, con relacin a la Actitud de la Direccin ante el Control, la Competencia e Integridad del Personal y la Vigilancia y Evaluacin de los Sistemas, segn se muestra a continuacin:

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CEDULA PARA EVALUACIN DEL AMBIENTE DE CONTROL

ORGANIZACION "X", S. A. DE C. V. AUDITORIA DE: AREA: INICIALES FORMULO REVISO FECHA

FACTORES DE EVALUACIN INDICADORES 1.- IMPORTANCIA QUE SE DA AL CONTROL - ALTA. INTERNO - MODERADA. - BAJA. 2.- PROCEDIMIENTOS ESCRITOS - ORIENTAN ESPECFICAMENTE SIN DEJAR LUGAR AL USO DEL CRITERIO. - ORIENTAN DE MANERA FLEXIBLE DANDO LUGAR A UN USO SIGNIFICATIVO DEL CRITERIO. - NO EXISTEN PROCEDIMIENTOS ESCRITOS. 3.- ESPECIFICACIN DE METAS Y METAS Y OBJETIVOS FORMALMENTE MEDICIN DE SU CUMPLIMIENTO ESTABLECIDOS CUYO CUMPLIMIENTO ES REVISADO PERIODICAMENTE. - METAS Y OBJETIVOS USADOS INFORMALMENTE O CON POCO SEGUIMIENTO. - METAS Y OBJETIVOS NECESARIOS, PERO NO ESTABLECIDOS. 4.- AMBITO DE AUTORIZACIN ESCRITA - CLARO. - SE REQUIERE CLARIFICARLO. - DEFICIENTE. 5.- RECURSOS HUMANOS - PERSONAL SUFICIENTE Y CALIFICADO. - PERSONAL SUFICIENTE PERO SE REQUIERE CAPACITACIN. - PERSONAL INSUFICIENTE O MAYORA DE PERSONAL CARENTE DE CALIFICACIN O QUE NECESITA CAPACITACIN. 6.- EVALUACIN PERIDICA DEL - EXISTEN Y SE APLICAN SISTEMAS DE EVALUACIN PERSONAL. DE PERSONAL. - NO SON CLAROS Y/O CONSISTENTES LOS SISTEMAS DE EVALUACIN DEL PERSONAL. NO EXISTEN SISTEMAS DE EVALUACIN DEL PERSONAL. 7.- PROCESAMIENTO AUTOMATIZADO DE - LA FIABILIDAD DE LOS DATOS (OPORTUNIDAD Y DATOS. PRECISIN) Y LA SEGURIDAD SON SATISFACTORIAS. - LA FIABILIDAD DE LOS DATOS O SU SEGURIDAD NECESITAN DE CIERTA EVALUACIN. - LA FIABILIDAD Y SEGURIDAD DE LOS DATOS ES UN PROBLEMA IMPORTANTE. 8.- ADECUACIN DE LOS INFORMES A LAS - PRECISOS Y OPORTUNOS. NECESIDADES DEL REA. - ALGUNAS VECES IMPRECISOS, INCOMPLETOS Y/O RETRASADOS. - USUALMENTE INADECUADOS Y RETRASADOS. 9.- APEGO AL PRESUPUESTO ASIGNADO. - ESTRICTO. - GENERALMENTE SE CUMPLE CON LO PRESUPUESTADO. - NECESIDAD CONSTANTE DE LLEVAR A CABO ADECUACIONES Y REGULARIZACIONES PRESUPUESTARIAS. VALORACIN DEL AMBIENTE DE CONTROL
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BUENO ____

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REGULAR ____ MALO ___

Cuando se utiliza un Formato, la evaluacin se efecta asignando puntuacin a determinados aspectos relevantes que intervienen en el Ambiente de Control, de los cuales habr que elegir uno solo de los indicadores, los valores indicados se suman con el fin de ubicar la calificacin en las escalas de Bueno (mayor a 23 puntos), Regular (de 20 a 23 puntos), o Malo (menor a 20 puntos). Cabe destacar que los valores para cada uno de los indicadores relativos a los Factores de Evaluacin ser de 3 puntos para el primero, 2 puntos para el segundo y 1 punto para el tercero. Dicho lo anterior, la puntuacin total asciende a 27 puntos, que de llegar a obtenerse equivaldra a una escala de Bueno.

A continuacin se presenta la Cdula Descriptiva y el Cuestionario de Control Interno que servirn como base para el Examen y Evaluacin del Control Interno al Procedimiento de recepcin de material en el Almacn:

ORGANIZACION "X", S. A. DE C. V. AUDITORIA DE: ADQUISICIONES AREA: ALMACEN

FORMULO REVISO

INICIALES JEFC

FECHA 280301

RESPONSABLE ALMACENISTA

ENCARGADO ALMACEN

ACTIVIDAD QUE DESARROLLA 1.- RECIBE DEL PROVEEDOR EL MATERIAL, EL CUAL SE ACOMPAA CON REMISIN EN ORIGINAL Y COPIA. 2.- EXTRAE DEL ARCHIVO DE "RECEPCIONES PENDIENTES EN ALMACEN", LA COPIA 5 DEL PEDIDO (FOLIADA) Y VERIFICA: QUE EL PEDIDO NO ESTE CANCELADO, SE CUMPLA CON EL CALENDARIO DE ENTREGAS PACTADO, QUE EL MATERIAL CORRESPONDA A LO SOLICITADO. EL ARCHIVO ESTA DIVIDIDO EN DOS SECCIONES, UNA PARA LOS PEDIDOS PENDIENTES DE SURTIR Y OTRA PARA LOS PEDIDOS SURTIDOS. 3.- SI DETERMINA QUE EL PEDIDO ESTA CANCELADO O QUE EL MATERIAL NO CORRESPONDE A LO SOLICITADO, REGRESA EL MATERIAL AL PROVEEDOR Y REINTEGRA LA COPIA 5 DEL PEDIDO AL ARCHIVO DE "RECEPCIONES PENDIENTES EN ALMACEN". 4.- SI DETERMINA QUE EL PEDIDO NO ESTA CANCELADO Y QUE EL MATERIAL ES EL SOLICITADO, ENVA LA REMISIN Y LA COPIA 5 DEL PEDIDO AL ENCARGADO DEL ALMACEN. DEL 5.- RECIBE LA REMISION Y LA COPIA 5 DEL PEDIDO Y VERIFICA EN EL ARCHIVO TEMPORAL DE "NOTIFICACIONES DE RECHAZO" QUE EL PEDIDO NO HA SIDO RECHAZADO CON ANTERIORIDAD, EL CUAL SE ENCUENTRA ORDENADO CONFORME AL NUMERO DE PEDIDO Y ANEXA LA COPIA 1 DEL FORMATO RESPECTIVO. 6.- SI EL PEDIDO HA SIDO RECHAZADO ANTERIORMENTE: 7.- EXTRAE LA NOTIFICACION DE RECHAZO DEL ARCHIVO TEMPORAL DE NOTIFICACIONES DE RECHAZO (EL PROCEDIMIENTO CONTINUA EN LA ACTIVIDAD 8). 6.- SI EL PEDIDO NO HA SIDO RECHAZADO ANTERIORMENTE 8.- REVISA EL MATERIAL PARA CERCIORARSE DE QUE SE ENCUENTRA EN BUEN ESTADO Y QUE REUNE LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS EN EL PEDIDO. 9.-SI EL MATERIAL SE ENCUENTRA DETERIORADO Y NO CUMPLE CON LOS REQUISITOS PACTADOS:

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ALMACENISTA

ENCARGADO ALMACEN

10.- FORMULA NOTIFICACION DE RECHAZO EN ORIGINAL Y COPIA Y, EN SU CASO, DESTRUYE LA NOTIFICACION ANTERIOR, ESTE FORMATO SE EXTRAE DEL ARCHIVO ALFABETICO DE FORMATOS, QUE CONTIENE TODOS AQUELLOS QUE UTILIZA EL ALMACEN: LOS DATOS QUE CONTIENE LA NOTIFICACION SON LOS SIGUIENTES: FECHA DE RECHAZO, MOTIVO, NUMERO DE PEDIDO, NOMBRE DEL PROVEEDOR, DESCRIPCION Y CANTIDAD DEL MATERIAL QUE SE RECHAZA. 11.- ENVIA LA REMISION EN ORIGINAL Y COPIA, LA COPIA 5 DEL PEDIDO Y LA NOTIFICACION DE RECHAZO AL ALMACENISTA Y ARCHIVA LA COPIA DE LA NOTIFICACION DE RECHAZO. 12.-REGRESA AL PROVEEDOR EL MATERIAL Y LA REMISION, Y LE ENTREGA EL ORIGINAL DE LA NOTIFICACION DE RECHAZO, ADEMAS, REINTEGRA LA COPIA DEL PEDIDO AL ARCHIVO DE "RECEPCIONES PENDIENTES EN ALMACEN" DEL 9.- SI EL MATERIAL ESTA EN BUEN ESTADO Y REUNE LA CALIDAD REQUERIDA: 13.- AUTORIZA LA RECEPCION DEL MATERIAL EN LA REMISION Y EL PEDIDO Y EN SU CASO DESTRUYE LA COPIA DE LA NOTIFICACION DE RECHAZO. CUANDO SE DE EL CASO DE QUE EL PEDIDO SE RECIBA PARCIALMENTE, FORMULA NOTIFICACION DE RECHAZO Y ANOTA EN LA REMISION LA CANTIDAD DE MATERIAL QUE SE RECIBIO. 14.- ENVIA DOCUMENTOS AL ALMACENISTA. 15.- RECIBE EL MATERIAL DEL PROVEEDOR, SELLA DE RECIBIDO LA REMISION Y LA COPIA DEL PEDIDO Y ENTREGA AL PROVEEDOR LA COPIA DE LA REMISION, REINTEGRA LA COPIA 5 DEL PEDIDO AL ARCHIVO DE "RECEPCIONES PENDIENTES EN ALMACEN" EN LA SECCION QUE LE CORRESPONDA, 16.- ELABORA AVISO DE RECEPCION FOLIADO, EN ORIGINAL Y COPIA, CON BASE EN LOS DATOS QUE CONTIENE LA REMISION ORIGINAL, EL FORMATO DE AVISO SE EXTRAE DEL ARCHIVO ALFABETICO DE FORMATOS. 17.- ENVIA LA REMISION Y EL ORIGINAL DEL AVISO DE RECEPCION AL AREA DE ADQUISICIONES, Y LA COPIA DEL AVISO DE RECEPCION, CON ACUSE DE RECIBO, AL ENCARGADO DEL REGISTRO EN EL SISTEMA DE ALMACENES. DEL 18.- RECIBE AVISO Y REGISTRA DATOS EN EL SISTEMA DE ALMACENES.

ALMACENISTA

ENCARGADO REGISTRO

ORGANIZACION "X", S. A. DE C. V. AUDITORIA DE: ADQUISICIONES AREA: ALMACN

FORMULO REVISO

INICIALES JEFC

FECHA 280301

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

PREGUNTA SI 1.- EXISTEN HORARIOS PARA RECEPCIN X DE MATERIALES? 2.- SE VERIFICA QUE EL MATERIAL CORRESPONDA A LO SOLICITADO? 3.-SE REVISA EN TODOS LOS CASOS, QUE EL MATERIAL SURTIDO SE ENCUENTRA EN BUEN ESTADO Y CON LA CALIDAD REQUERIDA? 4.- LOS REPORTES DE RECEPCION DE MATERIAL SE LLEVAN EN CONSECUTIVO NUMERICO? 5.EXISTE ALGUNA PERSONA RESPONSABLE PARA LA RECEPCION DEL MATERIAL? 6.- EL PERSONAL DEL ALMACEN CONOCE EL MATERIAL Y ESTA FAMILIARIZADO CON SU MANEJO? 7.- EXISTE UN PLANO DE LOCALIZACION DE X X NO N/A OBSERVACIN 9:00 A 14:00 Y DE 17:00 A 18:00 HAS., LUNES, MIRE., Y VIERNES

EL ENCARGADO DEL ALMACEN Y EL ALMACENISTA. EL ENCARGADO DEL ALMACEN HA TRABAJADO CON MATERIALES DURANTE 12 AOS.

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MATERIALES? 8.EXISTE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS QUE ESPECIFIQUE EL TRAMITE PARA LA RECEPCION DE MATERIALES? 9.- EL AREA DE ADQUISICIONES ENVIA OPORTUNAMENTE LA INFORMACION RESPECTO AL MATERIAL QUE SE RECIBIRA EN EL ALMACEN?

EN OCASIONES ENVIA LOS AVISOS DE CANCELACION O MODIFICACION DE LOS PEDIDOS CON RETRASOS DE UN MES.

A continuacin, se presentan los Mecanismos de Control, Factores que promueven la aplicacin del Control en el Procedimiento, y Debilidades de Control identificados en el proceso de Recepcin de Materiales en el Almacn. Mecanismos de Control 1. El Almacenista verifica en pedido si la mercanca presentada por el Proveedor, corresponde a lo solicitado. 2.- El Encargado del Almacn verifica si el Pedido no fue rechazado con anterioridad. 3.- El Encargado del Almacn revisa material entregado por el Proveedor. 4.- El Encargado del Almacn elabora "Notificacin de rechazo" para especificar las causas de devolucin del material al Proveedor. 5.- El Encargado del Almacn autoriza la recepcin. 6.- El Almacenista recibe el material y sella de recibido. 7.- El material recibido se captura en el Sistema de Almacenes. 8.- Existe la separacin de las actividades de autorizacin de recepcin y de recepcin de materiales. 9.- Se tiene un horario establecido para la recepcin de materiales. Factores que promueven la aplicacin del Control. 1.- Se cuenta con un Plano de localizacin de materiales. 2.- El Encargado del Almacn ha trabajado durante 12 aos, con material similar al que se recibe cotidianamente. Debilidades de Control. a) Detectadas en el Cuestionario: 1.- No se cuenta con un Manual de Procedimientos para la recepcin de materiales.

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2.- Existe retraso hasta de un mes en el envo de informacin del Area de Adquisiciones, respecto a los avisos de cancelacin o modificacin de los pedidos. b) Detectadas en el Cuestionario: 1.- Se destruye la notificacin de rechazo cuando se recibe el material. Toda vez que se ha efectuado el reconocimiento de los mecanismos, debilidades de control y factores que apoyan su aplicacin, el siguiente paso consiste en elaborar una Matriz de Control, misma que constituye el principal papel de trabajo producto del Examen y Evaluacin del Control Interno, y debe incluir los datos siguientes: 1. Objetivos Especficos de Control 2. Riesgos del Procedimiento 3. Mecanismos de Control 4. Factores que Promueven la Aplicacin del Control. El diseo de la Matriz debe permitir relacionar los Mecanismos de Control y los Riesgos que se pretenden reducir con ellos, y destinar un espacio para asentar el resultado de la evaluacin de cada riesgo. La relacin de los Mecanismos de Control con los riesgos, se efecta tomando en consideracin si dichos mecanismos reducen la ocurrencia de algn o algunos riesgos, en cuyo caso se marca la matriz con una cruz, a saber:
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ASEGURAR QUE SE RECIBA EN EL ALMACEN EXCLUSIVAMENTE EL MATERIAL QUE FUE SOLICITADO Y QUE CORRESPONDE A OBJETIVOS LAS CARACTERISTICAS Y CONDICIONES DE CALIDAD PACTADA EN LOS PEDIDOS, Y CONTAR CON INFORMACION VERAZ. QUE SE QUE SE QUE SE QUE SE RECIBA RECIBA RECIBA DESCONOZCAN RIESGOS MATERIAL NO MATERIAL EN MATERIAL DE LAS SOLICITADO. MALAS PEDIDOS EXISTENCIAS MECANISMOS CONDICIONES. CANCELADOS. DE MATERIALES. EL ALMACENISTA VERIFICA EN X X PEDIDO SI LA MERCANCA PRESENTADA POR EL PROVEEDOR, CORRESPONDE A LO SOLICITADO. EL ENCARGADO DEL ALMACN X X VERIFICA SI EL PEDIDO NO FUE RECHAZADO CON ANTERIORIDAD. EL ENCARGADO DEL ALMACN X ELABORA NOTIFICACIN DE RECHAZO PARA ESPECIFICAR LAS CAUSAS DE DEVOLUCIN _______________________________________________________________________________________

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DEL MATERIAL AL PROVEEDOR. EL ENCARGADO DEL ALMACN AUTORIZA LA RECEPCIN. EL ALMACENISTA RECIBE EL MATERIAL Y SELLA DE RECIBIDO. EL MATERIAL RECIBIDO CAPTURA EN EL SISTEMA ALMACENES. SE DE

X X

X X

EXISTE LA SEPARACIN DE LAS ACTIVIDADES DE AUTORIZACIN DE RECEPCIN Y DE RECEPCIN DE MATERIALES. SE TIENE UN HORARIO ESTABLECIDO PARA LA RECEPCIN DE MATERIALES.

Para determinar si los Mecanismos de Control hacen administrables los riesgos y coadyuvan al logro de los objetivos especficos de control, es necesario que el Auditor analice los mecanismos relacionados con cada riesgo en particular con base en los criterios siguientes: Criterio 1.Los Mecanismos de Control administracin del riesgo. aparentemente s hacen factible la

Criterio 2.- Los Mecanismos de Control aparentemente hacen factible la administracin del riesgo, en forma parcial. Criterio 3.Los Mecanismos de Control administracin del riesgo. aparentemente no hacen factible la

En caso de que la evaluacin del Control en cada riesgo se establezca dentro de los Criterios 2 y 3, es necesario que se especifiquen las causas que soportan el resultado, a travs de Notas a la Matriz, para lo cual se tomarn como base los puntos incluidos en los papeles de trabajo que se hayan manifestado o detectado de antemano con fallas o debilidades en el Control. Evaluacin Final del Control Interno. Una vez concluida la evaluacin preliminar y determinada que aparentemente los Mecanismos de Control contribuyen a que los objetivos del control se cumplan y a que los riesgos sean administrables, se tiene que probar si dichos mecanismos funcionan en la prctica y operan segn lo planeado, lo cual se hace a travs de pruebas de cumplimiento. Las pruebas de cumplimiento son los procedimientos que un Auditor aplica para recabar evidencia de que los Mecanismos de Control, en los que se apoyar para realizar una evaluacin final, en realidad estn siendo empleados en el desarrollo de las operaciones y se puede esperar que sigan utilizndose. Para seleccionar los Mecanismos a probar y cmo hacerlo, adems de usar sus conocimientos y experiencia, tomar en cuenta:
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- La dificultad de mantener los mecanismos. - La importancia de los riesgos que se estn administrando, as como el objetivo especfico de control dentro del procedimiento. - La confianza en el Sistema de Control. Existen dos tipos de pruebas de cumplimiento: Detalladas y de Observacin. a) Las Pruebas Detalladas.- Son aplicadas a los Mecanismos de Control que constan en documentos, seleccionando mediante muestreo y conocimientos y experiencia del Auditor, la informacin que se debe de evaluar, verificando si consta en dichos documentos la aplicacin de los Mecanismos de Control. b) Las Pruebas de Observacin.-Se aplican en los Mecanismos de Control que se ejecutan sin dejar evidencia documentada, y solo pueden ser probados si el Auditor observa su aplicacin durante la operacin Las Pruebas de Cumplimiento marcan la pauta para realizar la Evaluacin Final, ya que brindan al Auditor los elementos necesarios para depositar cierto grado de confianza sobre el Control en su conjunto, asimismo, hacen posible llegar a los resultados siguientes: - Los Mecanismos de Control se aplican de acuerdo a lo planeado. - Los Mecanismos de Control se aplican en algunas ocasiones de acuerdo a lo planeado. - Los Mecanismos de Control no se aplican de acuerdo a lo planeado. Con base en el resultado de la evaluacin final, el Auditor puede opinar sobre la suficiencia y efectividad del Control Interno del Arrea auditada. Informe de Resultados. El Auditor presentar un Informe de Resultados como producto del Examen y Evaluacin del Control Interno, en el que se incluirn los aspectos siguientes: a) Situaciones que denoten vulnerabilidad de la organizacin o empresa ante los riesgos a los que est sujeta. b) Oportunidades de mejora para los Sistemas de Informacin y Registro. c) Mecanismos de Control que, de ser adicionados en el Procedimiento, posibiliten la promocin de la eficiencia en las operaciones. d) Mecanismos de Control que apoyen el cumplimiento de las disposiciones legales. e) Mecanismos de Control que deban ser eliminados por considerarse innecesarios o excesivos.

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Por ltimo, deber cuidarse de que el Informe se emita con la oportunidad necesaria para evitar que un riesgo mal administrado produzca efectos negativos sobre las operaciones. Conclusiones. 1).- Las Normas de Auditoria son la base en la que se apoya el trabajo profesional del Auditor. 2).- Se entiende por Normas de Auditoria, los requisitos mnimos de calidad relativas a la personalidad del Auditor, al trabajo que desempea y a la informacin que rinde con motivo de su trabajo, las cuales se derivan de la naturaleza profesional de la actividad de Auditoria y de sus caractersticas especficas. 3).- El Auditor debe poseer entrenamiento tcnico y una capacidad profesional, ejercitar un cuidado y diligencia razonables en la realizacin de su trabajo y en la presentacin de su informe. 4).- La Independencia mental en la realizacin del trabajo del Auditor es una Norma de capital importancia. 5).- El trabajo de Auditoria relativo al Examen y Evaluacin del Control Interno, es con la finalidad de rendir una opinin objetiva y profesional sobre la razonabilidad de los mecanismos de control y el grado de apego a los mismos por parte de quienes intervienen directamente en las funciones operativas, con base en la recopilacin y anlisis de informacin general del rea, de la identificacin de los riesgos del procedimiento y de los objetivos especficos de control, hasta adquirir la certeza moral de que la opinin del Auditor acerca de la suficiencia del Sistema es la correcta.

Carta de Control Interno Durante el curso de una auditora financiera, el auditor debe estar al tanto de los asuntos relacionados con la estructura del control interno, que puedan ser de inters para la direccin de la entidad. Los asuntos que requieren ser reportados se conocen como "condiciones reportables"; es decir, son asuntos que llaman la atencin del auditor y que en su opinin se deben comunicar, ya que representan importantes deficiencias en el diseo u operacin de la estructura de control interno que podran afectar negativamente la capacidad de la entidad para registrar, procesar, resumir y reportar informacin financiera uniforme con las afirmaciones de la gerencia en los estados financieros. El auditor tambin debe identificar asuntos que en su opinin no son condiciones reportables; sin embargo, tendr que decidir si comunicar o no estos asuntos para beneficio de la administracin y de otros interesados si les concierne. Debe tenerse presente que el objetivo del auditor, en la realizacin de una auditora de estados financieros, es formarse un juicio para emitir una opinin sobre los estados financieros de la entidad en general. El auditor no tiene la obligacin de investigar y encontrar "condiciones reportables"; sin embargo, debe estar al tanto de posibles condiciones reportables a travs de la consideracin de los elementos de la estructura de control interno, o de la aplicacin de procedimientos de auditora en saldos o transacciones, o de alguna otra manera dentro del curso de la auditora. La conciencia del auditor, con respecto a las condiciones reportables, vara en
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cada auditora y est influenciada por la naturaleza y extensin de los procedimientos de auditora y otros numerosos factores, tales como el tamao de la entidad, su complejidad y la naturaleza y diversificacin de sus actividades en el objetivo de la entidad. El mantenimiento de un sistema de control interno siempre ha sido una responsabilidad inherente a la administracin. Se sabe que la informacin sobre la efectividad de un sistema de control interno es necesaria para que las autoridades y funcionarios responsables del estado puedan evaluar el desempeo de los administradores gubernamentales; as como la confiabilidad de la informacin financiera que reciben. Por lo tanto, es una buena prctica de gerencia que cada entidad adjunte a sus estados financieros un reporte sobre la efectividad de sus controles internos. Una forma de incrementar la credibilidad de la administracin gubernamental, puede lograrse mediante la expedicin de un informe sobre la efectividad del control interno de cada entidad. Esto es importante, dado que constituye un inters legtimo de los niveles superiores conocer el alcance de las responsabilidades de la gerencia por el control interno y, tambin, la forma en que se descargan sus responsabilidades. Este informe de la administracin debe incluir: Identificacin de los controles internos pertinentes. Declaracin acerca de las limitaciones inherentes a los sistemas de controles internos. Declaracin acerca de la existencia de mecanismos de monitoreo del sistema y evaluacin de las deficiencias encontradas. . Identificacin de los criterios contra los cuales se mide el sistema de control interno. Conclusin sobre la efectividad del control interno e identificacin de las debilidades materiales, s existiesen. Fecha en la que se presenta la conclusin. Nombre de quien firma el informe. Adems, el auditor debe informar sobre las aseveraciones de la administracin acerca de su estructura de control interno si las siguientes condiciones estn satisfechas: La administracin acepta su responsabilidad para lograr la efectividad de la estructura del control interno. La administracin evala la efectividad de su estructura de control interno basada en el criterio de control. La evidencia comprobatoria suficiente est disponible para verificar la evaluacin efectuada por la administracin sobre su estructura de control interno. La administracin presenta una aseveracin por escrito acerca de la efectividad de su estructura de control interno.

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Concepto de Informe sobre la Estructura de Control Interno Es el documento mediante el cual el auditor comunica a la entidad los resultados de su comprensin o evaluacin del control interno, llevado a cabo con motivo de una auditora financiera. En este documento el auditor deber incluir, en forma sucinta, las observaciones ms importantes detectadas referidas al diseo u operacin del control interno, que podran afectar en forma negativa la capacidad de la entidad para registrar, procesar, resumir y reportar informacin financiera confiable y consistente. Responsabilidades Aunque el auditor est comprometido para informar sobre la aseveracin gerencial acerca de su estructura de control interno, la administracin es responsable por su diseo y mantenimiento efectivo. Por lo tanto, la administracin es libre de evaluar su estructura de control interno sin perjuicio de la realizada por el auditor. As mismo, el auditor puede examinar e informar sobre la estructura de control interno slo cuando la administracin presente una aseveracin, por escrito, acerca de la efectividad de su estructura. De esta forma, el auditor no est formndose una opinin sobre la efectividad de su estructura de control interno, sino, ms bien, en torno a la aseveracin efectuada por la entidad sobre dicha estructura. Elementos Bsicos del Informe sobre la Estructura de Control Interno

Ttulo Destinatario Prrafo de Introduccin -Identificacin de los estados financieros examinados. -Expresin de la responsabilidad de la administracin de la entidad sobre la estructura del control interno. Prrafo de alcance -Referencia a las normas de auditora generalmente aceptadas y normas de auditora gubernamental. -Descripcin del trabajo por el auditor para estudiar la estructura de control interno y evaluar el riesgo correspondiente. -Descripcin de los objetivos de la estructura de control interno. Prrafo de identificacin de los hallazgos de auditora. Prrafo de salvaguarda sobre la consideracin de la estructura de control interno. Lugar y fecha del informe. Firma del auditor.

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Modelo de Carta de Control Interno

Informe de los Auditores Externos

Al Titular de la Entidad X Y Z 1. Hemos auditado el balance general y los estados de gestin y de flujos de efectivo de la Entidad XYZ por el periodo comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 20XX, y hemos emitido nuestro informe sobre el mismo con fecha ! De marzo de 20XX. La administracin de la entidad es responsable de establecer y mantener una estructura de control interno. Para cumplir con esta responsabilidad, se requiere de estimaciones y opiniones de la direccin de la entidad para determinar y evaluar los beneficios esperados y costos relacionados de las polticas y procedimientos de la estructura de control interno. 2. En el planeamiento y realizacin de la auditora a los estados financieros de la entidad XYX, por el ao terminado al 31 de diciembre de 20XX, consideramos su estructura de control interno para determinar nuestros procedimientos de auditora, con el propsito de expresar una opinin sobre tales estados, mas no para proporcionar una seguridad del funcionamiento de la estructura de control interno. Sin embargo, notamos ciertos asuntos relacionados con el funcionamiento de dicha estructura, que consideramos deben ser incluidos en este informe por estar de acuerdo con las normas de auditora generalmente aceptada. Los asuntos que nos llaman la atencin y que estn relacionados con deficiencias importantes en el diseo y operacin de la estructura de control interno, en nuestra opinin, podran afectar en forma negativa la capacidad de la entidad para registrar, procesar, resumir y reportar informacin financiera consistente con las aseveraciones de la administracin en los estados financieros. Los objetivos de una estructura de control interno son proporcionar a la administracin de la entidad con razonable, pero no absoluta seguridad, que los activos estn protegidos contra prdidas debido al uso o disposiciones no autorizadas, y que las transacciones son ejecutadas de acuerdo con autorizaciones de la administracin de la entidad y registradas adecuadamente para permitir la preparacin de los estados financieros. Debido a las limitaciones inherentes a cualquier estructura de control interno, pueden ocurrir errores o irregularidades, y no ser detectados. Tambin la proyeccin de alguna evaluacin de la estructura para periodos futuros est sujeta al riesgo que los procedimientos lleguen a ser inadecuados debido a cambios en las condiciones o que el grado de cumplimiento de los procedimientos se haya deteriorado. 3. Para fines de este informe, hemos clasificado las polticas y procedimientos significativos de la estructura de control interno en las categora siguientes: A. Aspectos Generales B. Aspectos Contables, Financieros y Operativos C. Tesorera (recepcin, custodia y pago de fondos) D. Adquisicin de Bienes y Servicios E. Gastos de Personal F. Activos Fijos G. Otros Gastos e Ingresos Extraordinarios Para todas las categoras antes descritas obtuvimos un entendimiento de las polticas y procedimientos relevantes y si es que han sido puestas en operacin, y evaluamos los riesgos de control. 4. Una debilidad material es una condicin en la cual el diseo y operacin de los elementos especficos de la estructura de control interno no reducen a un nivel relativamente bajo el riesgo de errores o irregularidades, en montos que podran ser importantes en relacin con los estados financieros auditados, puedan ocurrir y no ser detectados oportunamente por los empleados en el cumplimiento de sus funciones asignadas. Notamos ciertos aspectos que involucran la estructura de control interno y sus operaciones, que consideramos como hallazgos de auditora bajo las normas de auditora establecidas en el pas,. Los hallazgos de auditora comprenden aspectos relacionados con deficiencias en el diseo u operacin de la estructura de control interno, que a nuestro juicio, podran afectar en forma negativa la habilidad de la entidad XYZ para registrar, procesar, resumir y reportar informacin financiera consistente con las aseveraciones de la administracin de la entidad sobre el contenido de los estados financieros, por el periodo comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 20XX. Los hallazgos de auditora estn descritos con mayor detalle en las

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pginas siguientes y se resumen a continuacin: a. El ambiente de control durante el periodo examinado fue dbil (ver pgina...). b. No se ha implementado un sistema contable, ni de informacin gerencial que permita controlar efectivamente las actividades financieras y contables, a fin de proteger adecuadamente los activos fijos de la entidad XYZ (ver pgina...). 5 Nuestra consideracin sobre la estructura de control interno no revela necesariamente todos los aspectos de la estructura de control interno que podran ser situaciones reportables, y consecuentemente, no revelar todos los hallazgos de auditora que tambin sean considerados como debilidades materiales como se defini antes. Sin embargo, creemos que los hallazgos de auditora descritos constituyen debilidades materiales. Otros asuntos relacionados con el control interno y su operacin, que consideramos de menor significacin han sido informados a la administracin de la entidad XYZ, por separado, en carta de fecha 15 de febrero de 20XX. 6. El presente informe est destinado slo para uso de la administracin de la entidad XYZ. Esta restriccin no pretende limitar la distribucin de este informe que, con autorizacin de la propia entidad, se considere un asunto de inters pblico. Lima, Per ____ de __________ de _______

Atentamente, _______________________ (Nombre) Jefe Comisin de Auditora

Dictamen Las normas de auditora generalmente aceptadas requieren que se emita un informe, siempre que el nombre del auditor este asociado con estados financieros. Por su parte las normas del INTOSAI (Organizacin Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores) relativas a la elaboracin del informe establecen que: "Al final de cada fiscalizacin, el auditor debe preparar por escrito su opinin o informe poniendo de manifiesto en forma adecuada los hechos descubiertos; su contenido debe ser fcil de entender, estar exento de vaguedades o ambigedades, incluir slo aquella informacin debidamente documentada y adems debe ser independiente, objetivo, imparcial y constructivo". Asimismo, seala: "En relacin a la auditora de regularidad, el auditor debe preparar un informe escrito, que bien formar parte del informe de las cuentas o ser presentado por separado, de los controles de la conformidad a las leyes y reglamentos vigentes. El informe comprender una declaracin de la confirmacin positiva de las partidas comprobadas y una confirmacin negativa de las partidas no comprobadas".

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Informe Largo o Carta a la Gerencia Denominada tambin Carta a la Gerencia, es el medio a travs del cual el auditor emite conclusiones y recomendaciones sobre aspectos de ndole financiero, administrativo y operativo, lo que se determinaron al realizarse el examen a los estados financieros de la entidad. Generalmente, los aspectos que se consideran en el Informe Largo (o Carta a la Gerencia) son de menor materialidad que las salvedades consideradas en el Dictamen; sin embargo, tambin es usual comentar adicionalmente tales salvedades con mayor amplitud y detalle. Estructura La estructura de un Informe Largo ( Carta a la Gerencia) de auditora financiera, comprende dos documentos: La Sntesis Gerencial y el Informe propiamente dicho. A. Sntesis Gerencial Es el documento mediante el cual el auditor presenta en forma resumida a la administracin de la entidad examinada los aspectos ms importantes emergentes de su examen y los resultados alcanzados. Este documento debe ser preparado luego de ser aprobado el borrador del informe por los niveles correspondientes. Las observaciones, conclusiones y recomendaciones incluidas en la Sntesis Gerencial deben ser las ms significativas del informe final y guardar coherencia con el contenido de las mismas en dicho documento. As mismo, debern incluirse las reacciones de la entidad en relacin al informe. B. Informe La estructura del Informe, que se muestra a continuacin, est presentada modernamente en estricto orden de sntesis, por eso inmediatamente despus de la Introduccin se incluyen las Conclusiones; sin embargo, segn la normatividad de algunas EFS, las Observaciones pueden anteceder a las Conclusiones. Introduccin La Introduccin proporciona al lector los datos necesarios para la mejor comprensin del cuerpo principal del informe. El grado de detalle de la informacin incluida en la Introduccin deber ser determinado por el auditor y el supervisor encargado, teniendo en cuenta la naturaleza de los asuntos tratados en el documento. El punto principal es preparar al lector para prestar atencin al mensaje del informe. S la informacin a presentar resulta demasiada extensa, se debe considerar su inclusin como Anexos haciendo las referencias necesarias.

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 Conclusiones

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Las Conclusiones representan el juicio generalizado de carcter profesional del auditor en relacin a las Observaciones formuladas. En su caso, las Conclusiones debern indicar la naturaleza de las responsabilidades en las que hubieren incurrido los funcionarios o servidores pblicos, sea sta administrativa, civil o penal. La definicin de estas responsabilidades deber contar con la opinin legal necesaria. Observaciones En la redaccin de las Observaciones debern considerarse los cuatro atributos principales de los Hallazgos (Condicin, Criterio, Causa y Efecto) adems de la Sumilla que precede a cada Observacin. Igualmente, el Criterio incluido en la Observacin presentada deber ser el mismo que fuera concordado con la entidad durante la fase de planeamiento, a menos que se hubiera coordinado algn ajuste o modificacin. Recomendaciones La formulacin de Recomendaciones debe ser el resultado de un anlisis cuidadoso de las diversas alternativas consideradas para superar la Causa y Condicin de las Observaciones. En dicho anlisis se debe tener en cuenta aspectos, tales como: - Evidencia suficiente, competente y relevante. - La Normativa aplicable vigente. - La naturaleza y magnitud de la entidad. - Condicin aislada o recurrente del problema. - Relacin beneficio-costo. - Medios disponibles al alcance de la entidad. Anexos Est constituida por la informacin ampliada, o de detalle, sobre algunos aspectos comentados en el cuerpo del informe, y deben ser incluidos en menor cantidad posible; es decir, tan slo los necesarios. Por otra parte, es necesario tener en cuenta que en algunos pases se utiliza la denominacin de Informe de Auditora a lo que aqu se denomina como Dictamen y Carta a la Gerencia (es decir juntas, ambas comunicaciones), en cuyo caso el informe de auditora financiera constara de dos partes:

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 Parte I (Equivalente al Dictamen) Dictamen de Auditora. Estados Financieros y Notas.

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Dictamen sobre Informacin Financiera Complementaria (si fuera el caso). Informacin Financiera Complementaria. Parte II (equivalente a la Carta a la Gerencia o Informe Largo) Sntesis Gerencial. Introduccin. Conclusiones. Observaciones. Recomendaciones. Anexos.
Modelo de Sntesis Gerencial

Lima, . del 20xx Seor (Titular de la entidad) (Direccin y/o Localidad) Presente.El presente documento contiene el resumen ejecutivo de los resultados de la auditoria financiera practicada al Proyecto "Rehabilitacin Fluvial" - Convenio de Prstamo N 17XXUR con el Banco Internacional de Reconstruccin y Fomento - BIRF, por el periodo comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 20xx. 1. Antecedentes del Proyecto (Comentar los antecedentes; por ejemplo: En 20xx el Banco Internacional de Reconstruccin y Fomento, que en adelante se denominar BIRF , ,y la Municipalidad Provincial de Lima suscribieron el Convenio de Prstamo N 17XX-UR por U.S. $ 170.0 millones para financiar el costo de Proyecto de Rehabilitacin Fluvial.

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El propsito del Prstamo es ......................................................................................... El Proyecto tiene como objetivo rehabilitar la infraestructura de transportes fluviales y se extiende a reformas en el subsector fluvial; comprendiendo los cinco componentes siguientes........................................................................................ El Proyecto est a cargo de la Unidad Ejecutora: ............................................................................................................................. El desagregado del Prstamo por componentes de inversin se describe a continuacin: ............................................................................................................................. 2. Objetivos y Alcance de la Auditora Conforme a las bases establecidas, la EFS determin los objetivos siguientes: (Comentar los objetivos; por ejemplo: emitir un dictamen de auditora sobre los estados financieros e informacin complementaria consolidada del Proyecto de Rehabilitacin Fluvial. Los procedimientos de auditora ms importantes utilizados durante nuestro examen fueron: ................................................................................................................................ 3. Resultados de la Auditora Como resultado de la auditora practicada sobre los estados financieros del Proyecto de Rehabilitacin Fluvial, correspondiente al perodo comprendido entre 01 de enero y el 31 de diciembre de 20XX, hemos emitido nuestro informe de auditora con fecha 18 de marzo de 20XX. Un resumen se presenta a continuacin .................................................................................................... 4. Acciones adoptadas por la Entidad

Mediante Informe N ............... la Gerencia de Administracin y Finanzas del Proyecto de Rehabilitacin Fluvial informa las acciones correctivas dispuestas, a fin de implementar las recomendaciones relacionadas con el control financiero de Proyecto, principalmente en cuanto al control contable de ............................................................................................................... Atentamente, ______________________ (Nombre ) Jefe Comisin de Auditora

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Modelo de Informe Largo (o Carta a la Gerencia)

Informe N YYY-X2 A : (Titular de la Entidad) Asunto : Deficiencias en reas Financiera, Administrativa y Operativa. Fecha : Lima, de 20XX Ref. : Oficio N .................... CAPTULO I INTRODUCCIN A. INFORMACIN RELATIVA AL EXAMEN A.1. Motivo del examen A.2. Naturaleza u objetivo del examen A.3. Alcance del examen A.4. Comunicacin de hallazgos A.5. Informes de auditora emitidos B. INFORMACIN RELATIVA A LA ENTIDAD B.1. Antecedentes y base legal B.2. Principales actividades desarrolladas por la entidad auditada B.3. Relacin de funcionarios a cargo de la gestin CAPTULO II CONCLUSIONES - Conclusin N 1 - Conclusin N 2 - Conclusin N 3 - Conclusin N 4, etc. CAPTULO III OBSERVACIONES Observacin N 1 - Sumilla (o Ttulo) - Condicin - Criterio - Causa - Efecto Observacin N 2 - Sumilla (o Ttulo) - Condicin - Criterio - Causa - Efecto

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CAPTULO IV RECOMENDACIONES Recomendacin N 1 - (Descripcin de la Recomendacin) - Comentarios de la Entidad Recomendacin N 2 - (Descripcin de la Recomendacin) - Comentarios de la Entidad ANEXOS Adjunto se presentan los Anexos siguientes: Atentamente. _________________ (Nombre ) Jefe Comisin de Auditora

DIFERENCIA ENTRE DICTAMEN E INFORME En una auditora financiera el dictamen es el documento en el cual el auditor emite su opinin sobre los estados financieros de una organizacin (todo el trabajo de auditora se resume en la opinin). Un informe de auditora es un documento que no necesariamente tiene efectos legales, se puede generar por auditoras internas y externas y slo es un informe sobre la situacin de determinada rea de la empresa o de la empresa en general. Los ms comunes son los informes de auditora a los estados financieros, al control interno, al sistema de calidad.

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