EVALUACIN DE RECURSOS INFORMATICOS TAREA #2 ANLISIS COSTOBENEFICIO INTRODUCCIN En la administracin de una empresa es muy importante la toma de decisiones, por

eso hay que tener muy en cuenta el anlisis estratgico de los costos, el cual nos ayuda en la elaboracin y control de las transacciones de la compaa. Para realizar un anlisis estratgico hay diferentes tcnicas gerenciales, como son la informacin de costos para la evaluacin del desempeo, en la cual se especifica la planeacin y evaluacin estratgica, los presupuestos, entre otras cosas, tambin la planeacin y control de costo.

Si este anlisis est bien fundamentado y concluye en una cifra atractiva para la empresa, el proyecto califica para competir por los limitados recursos financieros, junto con otros proyectos candidatos. Sin embargo normalmente los proyectos de desarrollo de sistemas de informacin son la excepcin de esta regla de oro, dado que muchas empresas invierten en tecnologas de la informacin (hardware, software y comunicaciones) ingentes cantidades de dinero, sin mayor fundamento y lo que es peor, nunca llegan a saber posteriormente, si dicha inversin fue rentable o al menos, si no gener prdidas. Causas por las cuales no se pueden determinar exactamente los costos beneficios. Las causas para este extrao comportamiento son la especial naturaleza del software aplicativo, difcil de definir con precisin y muy expuesto a ser afectado por cambios del entorno o en los alcances inicialmente fijados por los usuarios, lo que a su vez genera una gran dificultad en lo que se refiere a la evaluacin de los recursos y tiempos a emplear. Por otra parte, un sistema aplicativo puede producir una gama tan grande e indefinible de servicios y logros difciles de cuantificar, que convierten la tarea de estimar los beneficios tangibles, que ofrecer el sistema una vez concluido y puesto en servicio, en algo extremadamente complejo y difcil. En el mejor de los casos solo se llega a enumerar un conjunto de beneficios intangibles, tales como: "se reducir el costo en personal" o "se lograr reducir significativamente los tiempos de atencin a los usuarios", "se tendr un mejor control reduciendo el nmero de errores humanos en cierto proceso" que no ser posible evaluar posteriormente en cuanto a su cumplimiento, dada su condicin genrica e imprecisa. Qu hacer en estas circunstancias ? La respuesta es muy sencilla, hay que determinar beneficios tangibles, es decir, que puedan ser medidos en forma numrica, tanto cuando se les enuncia, como posteriormente, cuando se trate de determinar si realmente se logr el resultado esperado. Y por qu no se hace esto ? Porque no es sencillo. Pero esta es una responsabilidad que debe asumir el Ingeniero de Sistemas. Para comenzar, se trabaja en un campo extremadamente incierto, sometido a severas variaciones del entorno, 1

cambios constantes en las plataformas tecnolgicas de software y hardware y en las mentes de los usuarios del producto a obtener. A ello hay que sumar la incertidumbre que se ha de producir en el proceso de desarrollo, con reuniones difciles de realizar, normalmente contra el tiempo y sin metodologa. Por otra parte, no es simple definir parmetros mensurables que permitan una evaluacin apriorstica de los resultados para anticipar con total claridad el futuro xito del sistema. Factores a considerar: En trminos generales, los factores a considerar se engloban en los dos grandes conceptos de COSTO y BENEFICIO, los que deben calcularse en la etapa de planeamiento o preanlisis del sistema, es decir, en el momento en que se toma la decisin de iniciar el proyecto. Por ms ingrato o incierto que resulte dicho clculo, no debe dejar de hacerse, mxime si detrs de l est una posible inversin millonaria. En todo caso ser preciso apelar a la creatividad y al uso de todo lo que conduzca a reducir la incertidumbre. LOS COSTOS Los principales factores a considerar para el clculo de los costos son los relacionados al PERSONAL, HARDWARE y SOFTWARE, los que se pueden calcular de diversas maneras, que muchas veces se limitan al buen criterio y a la experiencia. Sin embargo, lo recomendable es hacerlo de la manera lo ms tcnica posible, lo que se logra mediante un proceso estructurado que se inicia con la descomposicin modular del sistema, en la que ste se particiona sucesivamente, haciendo uso del concepto de mdulos de servicios, continuando con este proceso hasta poder identificar mdulos de programas de diversos grados de dificultad. Haciendo uso de algn estndar (que se puede establecer con un estudio previo) se establece los tiempos estimados para los diferentes programas, lo que se consigue clasificndolos por tipos de programas y sus grados de dificultad, llegndose finalmente a establecer un estimado de tiempo para el desarrollo del sistema en su totalidad. Siempre es recomendable verificar la validez del estndar adoptado aplicndolo a casos conocidos por anteriores experiencias. Lgicamente, estos tiempos dependen de diversos factores como son la plataforma a emplear: no es lo mismo programar para mainframe, que para una PC o LAN; el lenguaje de programacin a usar: no es lo mismo usar un lenguaje visual, que un lenguaje de tercera generacin o una herramienta CASE. Tambin hay que tomar en cuenta el numero y calidad del personal y finalmente el hardware a emplear durante el desarrollo. Con estos datos y usando la tarifa de horahombre que se estime ms conveniente, es posible determinar el costo debido al personal usado. El otro aspecto a considerar es el del costo por adquisicin de recursos tecnolgicos, el que se puede determinar mediante un preanalisis basado en una ficha tcnica del proyecto que incorpore la cantidad de estaciones de trabajo, redes, servidores, lneas de comunicacin, licencias de software a adquirir y cualquier otro gasto relacionado con estos rubros. Como es natural, estos datos constituyen aproximaciones a la realidad, toda vez que el anlisis en el que se basan es un estimado realizado en un breve plazo y, por lo tanto, 2

incompleto. Tambin es conveniente considerar los Factores Crticos de xito del proyecto y el nivel de riesgo para su correcta culminacin, con los que se puede calcular un coeficiente de seguridad que permita una estimacin mas veraz de los aspectos conducentes al calculo aproximado del costo del proyecto. Entre estos factores siempre ocupa un lugar prominente la disponibilidad del usuario y del personal de sistemas asignado al proyecto, los tiempos para las adquisiciones, las instalaciones remotas, etc. Cmo determinar la viabilidad del proyecto y su aceptacin. Para determinar la ejecucin de un proyecto es conveniente o no, es necesario realizar un estudio de viabilidad, donde se determinar si el proyecto es factible; para lo cual nos basaremos en uno de los mtodos siguientes: * Retorno de la inversin. Este mtodo consiste en calcular el costo y beneficio anual, sabiendo el costo total al iniciar el proyecto C0. Este mtodo nos permitir saber en que ao se recuperar el costo total inicialmente estimado en el proyecto, donde el ao de recuperacin de la inversin es cuando la sumatoria de los beneficios netos es igual al costo total del inicio del proyecto (3Ben.Neto = C0). Ao 0 1 2 n Costo C0 C1 C2 Cn Beneficio 0 B1 B2 Bn Beneficio Neto ............ B1C1 B2C2 BnCn

* Valor actual. Este m todo nos permitir tener en cuenta que un gasto invertido durante un cierto tiempo produce un beneficio. Con este mtodo, podremos determinar la cantidad de dinero que es

viable invertir inicialmente para que se recupere la inversin en un periodo de tiempo determinado por la Direccin. Se deber calcular en primer lugar, el beneficio neto que se obtendr cada ao. Dicho beneficio no es real, ya que se debe estimar el valor real de dicha cantidad en el ao n. Para ello se aplicar la siguiente frmula: Valor Actual = Beneficio Neto / (1 + r/100)n Donde : n = ao ,1,2,3,...,n r = inters utilizado en la evaluacin Para determinar la viabilidad del proyecto, se deber estudiar en cuantos aos se recuperar la inversin realizada inicialmente y si esta inversin es retornada en un perodo de ao fijado previa mente por la Direccin. Si la inversin es el C0, se determinar la viabilidad del proyecto consultando la siguiente tabla. Ao 0 1 2 3 n Costo C0 C1 C2 C3 Cn Beneficio . B1 B2 B3 Bn Beneficio Neto ............ VA1(B1C1)/(1+r/100) VA2(B2C2)/(1+r/100)2 VA3(B3C3)/(1+r/100)3 Van(BnCn)/(1+r/100)n

El proyecto ser viable si la sumatoria del Valor Actual es mayor al Costo Inicial (3VAi > C0)a lo largo del proyecto. EL COSTO DE CONSTRUCCIN DEL SISTEMA

Las cosas que se necesitan estimar en un proyecto de desarrollo de sistemas y lo principal que se requiere estimar es:

 Recursos humanos. Cuantos programadores, analistas, diseadores de base de datos, expertos en telecomunicaciones, representantes de los usuarios y otros tipos de personas se necesitan para el proyecto? Tiempo. Cuanto tardar el proyecto? Cuanto tiempo se puede esperar invertir en cada fase tpica del proyecto? (Ver ciclo de vida clsico). Programacin de personal. Adems de saber cuntas personas requiere el proyecto, necesitamos saber cundo se requerirn. Si el proyecto requiere diez programadores, se necesitar el mismo tiempo? Presupuesto. Cunto costar desarrollar el sistema? El costo principal ser probablemente el de los sueldos del personal de desarrollo, y esto usualmente se puede calcular directamente una vez que se conoce los recursos humanos y la programacin del personal. Los salarios y gastos extra para todo el personal relacionado con el proyecto. Costos de capacitacin. Tiempo de computadora y herramientas de desarrollo para el personal. Costos de reclutamiento del personal nuevo. Espacio de oficina y equipo para el personal nuevo. Gastos de viaje para visitar usuarios lejanos. El COSTO DE INSTALAR EL SISTEMA

En un proyecto sencillo, pudiera ser suficiente llamar por telfono al usuario y decirle que se termin de desarrollar el sistema; puede entregarse en un disco flexible y dejar que l mismo lo instale en su computadora personal. Pero en un proyecto grande y complejo, el proceso de instalacin es ms difcil e incluye muchos gastos. Entre ellos los siguientes: Gastos de capacitacin a usuarios. Gastos de conversin de base de datos o si no existe, gastos substanciales asociado con el ingreso de datos. Gastos de instalacin comercial. Gastos de ejecucin de paralelas. Gastos de aprobacin reglamentaria. Gastos de equipo de desarrollo durante la instalacin. El COSTO DEL DINERO

El dinero que se requiere para desarrollar e instalar el sistema no se da de los rboles; la organizacin tiene que pedirlo prestado, o bien debe sacarse de sus fondos actuales. Por tanto existe un costo asociado con el uso del dinero. Dependiendo de su organizacin, se le puede pedir que exprese esto en trminos del costo del dinero prestado, o de los intereses que ganara si se tuviera invertido en lugar de estarse usando para el 5

proyecto. COSTOS OPERACIONALES

Una vez instalado el sistema, al usuario le costar dinero continuar operndolo. Sin embargo, esto tambin debe representar un rea en la que el nuevo sistema ahorrar dinero, dado que es de suponerse que ser ms econmico que el que actualmente tiene el usuario. Algunos ejemplos tpicos de costos operacionales son: Costo de hardware y materiales y equipos relacionados. Costos de software. Costos de personas. Costos de mantenimiento. Costos de facilidades. EL COSTO DEL FRACASO

Existe otro gasto ms que debe tener en cuenta: el costo de posibles fallas del nuevo sistema. Es conveniente sepultar esto en la categora de costos de operacionales, pero tiende a ocultar lo que se convertir en un aspecto importante de los sistemas de informacin en un futuro: su confiabilidad. ANLISIS ESTRATEGICO DE LOS COSTOS Y SU IMPORTANCIA EN LA TOMA DE DECISIONES GERENCIALES Planeacin y Evaluacin Estratgica. Permite desarrollar metas y polticas organizacionales a largo plazo, proporciona la directriz de las actividades de la empresa en su inters por determinar y satisfacer las necesidades de los clientes, as como la seleccin de cules productos se deben vender y en cules mercados, la manera de promoverlos y distribuirlos. Ventajas. 1. Obliga a la administracin a especificar objetivos tanto a corto como a largo plazo. 2. A analizar problemas futuros a fin de reconocer planes alternativos. 3. Dirige los esfuerzos y fondos a las alternativas ms rentables. 4. Pone de relieve la necesidad de coordinacin de todos los elementos empresariales. 5. Sirve como instrumento de comunicacin. 6. Proporciona estndares de desempeo que sirve como incentivos para el logro de una actuacin ms efectiva. 7. Indica las reas que carecen de control, proporcionando datos usados para analizar las variaciones entre las operaciones reales y las operaciones presupuestarias. La planeacin estratgica es absolutamente necesaria tanto para grandes empresas como para pequeas, la planeacin es el proceso de seleccionar las metas de una organizacin, determinar las polticas y programas necesarios para alcanzar los objetivos especficos en el camino hacia las metas propuestas, y establecer los mtodos necesarios para asegurarse de que los polticos y los programas sean ejecutados. La planeacin Implica una gua ara la accin; mediante pasos lgicos, y sistemticos de las actividades, 6

se indica lo que ha de hacerse, dnde, cundo, con qu recursos y quin lo har, es oponente incuestionable de la improvisacin. Constituye un prerequisito para el control; es el punto de partida para hacer comparaciones de rendimiento. Es un enfoque hacia el futuro; obliga a prever o ver anticipadas las cosas y sus posibles efectos positivos o no a la organizacin. Ve la empresa como un todo; todos los elementos organizados armnicamente realizan una labor a la sombra unsona de un fin comn: los resultados esperados no actan separadamente, sino de acuerdo a un plan concebido. Para implementar la planeacin estratgica es necesario comenzar a partir de las siguientes condiciones: A) Desarrollo claro y preciso medible en trminos de resultados en tiempo y espacio. B) Identificar actividades particulares que se necesiten para reforzar el logro de objetivos. C) Asignar responsabilidades y autoridad especfica al personal comprometido en el plan. D) Estimar tiempo y secuencia para las necesidades y la determinacin de los programas para ordenarlos y saciar necesidades inherentes al desarrollo econmico. El proceso de planeacin se sintetiza en las siguientes etapas: A) Anlisis interno de la empresa y del entornomercado. B) Diagnsticos de la empresa relativos a puntos fuertes y dbiles. C) Pronstico de la empresa en relacin al entornomercado D) Fijacin de los objetivos de la empresa. PRESUPUESTO Se pueden preparar de distintas formas dependiendo de los planes estratgicos y de la complejidad deseada. Estos ofrecen muchas ventajas externas e internas y hacen que el proceso de la toma de decisiones sea ms efectiva ayudando a enfrentar las incertidumbres, su objetivo consiste en restituir el xito accidental por juicios de negocios deliberados y bien concebidos deben describir objetivos concretamente logrables, reflejar los planes. El presupuesto es una herramienta operativa y representa un canal de comunicacin formal dentro de una empresa. Este proceso fomenta una coordinacin entre las actividades cada segmento empresarial conforme los administradores consideran la estructura y las interrelaciones de la organizacin entre sus distintos segmentos. Los presupuestos obligan a los administradores a formular planes, a que intercambien sus perspectivas con relacin al punto en el que quiere que se encuentre la empresa a largo plazo. A lo largo de este proceso, pueden surgir diferentes perspectivas con relacin a los objetivos futuros de la empresa; el proceso presupuestal ayuda a los administradores a la formacin de compromisos. Cuando stos no existen, cada segmento de la empresa sigue un curso de accin para beneficio individual. Si el proceso presupuestal no coadyuva a la planeacin es posible que la administracin se ocupe solo del logro de las metas operacionales diarias. La coordinacin se puede lograr mejor usando un enfoque de presupuestacin participativa en el cual todos los administradores proporcionen insumos hacia el proceso de fijacin de metas. 7

Los presupuestos representan un compromiso formal de la administracin por tomar acciones positivas capaces de lograr que los eventos reales correspondan al plan estratgico. El proceso presupuestal falla cuando se visualiza como un proceso mecnico que debe cumplirse y como un instrumento inservible al cual culpar por los problemas de la empresa. Los sistemas de control presupuestal deberan disearse en torno a la estructura de cada organizacin dada la necesidad de diferenciacin entre las reas de la empresa. El proceso presupuestal tambin viene determinado por el tamao y la tecnologa de la organizacin, los sistemas de control presupuestal no funcionan en forma aislada del contexto operacional de la organizacin (la separacin de la realidad los hace inefectivos), los cambios internos y externos, pueden justificar una revisin de los presupuestos. Cuando las empresas no ajustan los presupuestos en funcin de situaciones externas imprevistas, pueden sobrevenir frustraciones. La preparacin presupuestal est bajo responsabilidad de la administracin en lnea. Los presupuestos pueden ser a corto o largo plazo; los presupuestos de lago plazo se encuentran sujetos a muchos cambios, los de corto plazo son ms exactos puesto que reflejan perodos ms cortos. LOS BENEFICIOS Para estimar los beneficios tangibles se requiere una buena dosis de conocimiento del entorno de servicio del sistema (por lo que, normalmente, quienes lo pueden determinar mejor son los propios usuarios) y otra buena dosis de imaginacin. No existen reglas mgicas o modelos matemticos perfectos que permitan este clculo de manera automtica o algo por el estilo. A lo sumo, algunas pautas lgicas como gua y luego una gran cantidad de meditacin que permita la generacin de resultados verosmiles y una cuantificacin en dinero de los mencionados beneficios. Las pautas lgicas se pueden estructurar como una serie de preguntas a formular y responder: Pauta 1: Quines se beneficiarn con el sistema ?,reas de la empresa, clientes, funciones especficas, etc. Pauta 2: Cul ser el beneficio ? describirlo con palabras explicndolo con la mayor claridad y precisin posibles. Pauta 3: Cmo se puede medir, en trminos econmicos, los diversos beneficios identificados ? hay que encontrar esto es lo ms difcil parmetros numricos que tangibilicen los logros en trminos econmicos, precisando en qu plazos y bajo qu circunstancias Pauta 4: Qu pasa si no hay manera de tangibilizar ninguno de los beneficios identificados ? Hay que desterrar esta posibilidad y seguir rompindose la cabeza hasta conseguir algunas cifras fundamentadas y convincentes. Los clculos pueden llegar, para proyectos de cierta envergadura, al calculo del VAN o de la TIR, proyectando los costos y beneficios a lo largo del tiempo. Normalmente esto es lo que se hace con otro tipo de proyectos y no hay ninguna razn para que no se haga as en este caso. 8

Verificacin Por supuesto, las cosas no deben terminar all. Lo lgico y recomendable ser hacer un seguimiento al sistema una vez concluido para verificar, en el terreno de los hechos, si lo prometido se cumpli o no. Normalmente se tiene tanto trabajo que cuando aun no se ha concluido un proyecto ya se esta iniciando varios mas (y con la misma gente !), de modo que, cuando se llega a entregar un proyecto a nadie siquiera se le ocurre dedicar el mas mnimo tiempo a investigar los resultados de este. Sin embargo, este es un tema que debe someterse a un serio anlisis porque su repercusin es bastante grande, a juzgar por la cantidad de problemas que ofrecen los sistemas ya terminados, lo que se traduce en altos costos de personal dedicado al mantenimiento y de perdidas cuantiosas por el lado de servicios no completados o clientela perdida. CONCLUSIN El anlisis CostoBeneficio, permite definir la factibilidad de las alternativas planteadas o del proyecto a ser desarrollado. En un proyecto informtico los costos pueden ser determinados como lo son el valor de las pc's, programadores, analistas, software, commware y otros, pero los beneficios no todos pueden ser representados monetariamente. Utilizando modelos matemticos como el valor actual y el retorno de la inversin podemos cuantificar cuales sern los beneficios tangibles que obtendremos al finalizar la realizacin del proyecto. Algunos de los beneficios intagibles podran ser ahorro de tiempo en los procesos contables, disminucin del tiempo en generar las planilla, agilizacion en los canales de comunicaciones, disminucin en la redundancia de datos, integridad de la data, privacidad de los datos, otros. El anlisis costobeneficio debe ser una tcnica obligatoria en las planeaciones estrategicas para poder tomar las decisiones mas acertadas, para la realizacin de proyectos que se vayan a ejecutar, de tal forma que se puedan determinar los factores de riesgo que puedan dar al traste con la obra.