UNIVERSIDAD ANDRES BELLO ESCUELA DE INGENIERIA COMERCIAL

COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL Seccin 203 GESTION DE EMPRESAS Seccin 202 GESTIUON DE OPERACIONES Seccin 202 1er. Semestre 2011

Sobre el concepto utilitario de

PISO ORGANIZACIONAL
(Versin en desarrollo)

Profesor Juan Alberto Bustos Bilbao

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INDICE
3.........................................................................................................................3
Conocimientos y experiencia en Administracin. .....................................................................................3 Sobre las tres clases de funciones que comprende la Administracin en general. ...........................4 Administracin General. ................................................................................................................4 Funcionamiento. .............................................................................................................................4 Infraestructura. ...............................................................................................................................5 Conocimiento de las materias a ser administradas. ...................................................................................5 Conocimiento de las singularidades de la unidad orgnica a su cargo. .....................................................6 Un caso ficticio demostrativo de la necesidad de manejar los conocimientos referidos. ..........................6 Sobre el rol de la organizacin en el piso organizacional. ........................................................................8

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QU ES LO ESPERADO DE UN ADMINISTRADOR? A travs de este texto revisaremos ciertos aspectos acerca de los conocimientos que podramos esperar de un profesional de la Administracin a cargo de una unidad orgnica, conocimientos a los que en clases hemos referido con la expresin Piso Organizacional. Y hemos comentado que el manejo apropiado de tales conocimientos en la unidad orgnica por parte del administrador debe permitir operar es decir, funcionar y adaptar los mbitos de Administracin General, infraestructura y Funcionamiento a nivel de acciones. Hemos mencionado tambin que cualquier falencia en el piso organizacional redundar en bajas de la productividad, en fallas de Planeamiento y Control, exceso de Coordinacin y en inevitables errores que derivarn en sanciones a subordinados faltos de criterio por no haber sabido adivinar lo que el administrador ignorante fue incapaz de programar, entre otros aspectos; que se traducirn de una u otra forma en el deterioro del clima laboral. Es as que nuestro concepto de piso organizacional en relacin con el Comportamiento Organizacional nos permite establecer una base de referencia, un nivel cero correspondiente a lo mnimo que debiera darse en una unidad orgnica bien administrada. De modo que si se da el piso organizacional hay problemas (los de carcter tcnico) que desaparecen de la temtica del CO, permitiendo que la disciplina se centre en la atencin de los factores biolgicos, psicolgicos y sociales nicamente; el piso organizacional no debiera ser materia del CO sino de la Administracin General y, ms precisamente, de Organizacin y de Infraestructura. Con algunas diferencias de enfoque podemos concordar en que un administrador es un profesional que debiera manejar tres clases de conocimientos: Sobre Administracin en general no slo sobre Administracin General; Sobre la materia que administra, en el contexto del giro de la empresa; y, Acerca de la unidad orgnica a su cargo.

En lo que sigue de esta seccin fundamentaremos nuestros dichos revisando en qu consisten esas tres clases de conocimientos, su disponibilidad efectiva en la teora administrativa y la manera en que son encarados en nuestra carrera de Ingeniera Comercial. Conocimientos y experiencia en Administracin. Puesto que un administrador debe administrar como especialista, debe poseer conocimientos sobre los tres mbitos funcionales que en nuestro enfoque cubre la Administracin en general: Administracin General; Funcionamiento; e, Infraestructura. Si bien las palabras que hemos empleado para referir son conocidas, los conceptos que les asociamos en nuestro enfoque difieren con respecto a los planteamientos generalmente aceptados de la teora administrativa; no obstante que para bien, pues permiten esclarecer ciertos aspectos oscuros de nuestra disciplina. Precisaremos esto haciendo una revisin somera de los conceptos asociados. Cabe tener presente la distincin terminolgica que hacemos en casos de homnimos: empleamos palabras que empiezan con mayscula para designar a funciones y procesos como Organizacin, por ejemplo, y palabras que empiezan con minscula para referir a los productos de esas funciones organizacin es el producto de Organizacin, el plano de diseo de ingeniera de detalle de la empresa.

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Sobre las tres clases de funciones que comprende la Administracin en general. En una empresa, desde una cierta perspectiva podemos distinguir entre las funciones de Administracin General, creadoras de sinerga, y las funciones ejecutoras, de Funcionamiento y de Infraestructura. Administracin General. Las funciones creadoras de sinerga, que determinan lo que la empresa debe ser y hacer, son las que asociamos con las de Administracin General, tratadas originalmente por Fayol. Rememorando los planteamientos de Koontz & ODonnell de fines de la dcada de los 70, nos decan que comprendan Direccin, Planeamiento, Organizacin, Coordinacin y Control; hoy, en tanto, nos han sido re-organizadas por el mismo Koontz en Direccin, Planeamiento y Control no ya separadas sino, atendiendo a los planteamientos de R. N. Anthony, como una nica funcin donde una parte carece de sentido sin la otra, Organizacin e Integracin de Personal. Las diferencias entre ambas clasificaciones, al igual que con respecto a otras mltiples y diversas re-estructuraciones sufridas por las funciones originales de Fayol, son diferencias ms bien de reordenamiento y priorizacin contingente de temas segn las pocas, que no significan modificacin de la cobertura de las funciones de Fayol, cobertura que ha permanecido sin variaciones por ya alrededor de un siglo. No obstante lo anterior, en nuestro enfoque mantenemos las cinco funciones de Fayol como las que integran la Administracin General, aadiendo la de Informtica; e incluimos las de Integracin de Personal entre las funciones de Infraestructura. Funcionamiento. Estas funciones son las que, dada la infraestructura, se ocupan de producir los productos finales e intermedios que permiten realizar inmediatamente el objetivo institucional. Dada la infraestructura, se ocupan de obtener los insumos de sus fuentes, de transformarlos en productos intermedios y en los productos finales, y de entregar dichos productos finales en sus destinos a cambio de un precio, satisfaciendo con ello por una parte la necesidad social que da sentido social a la existencia de una empresa y, por otra, el inters de los propietarios, de los inversionistas que esperan obtener una retribucin econmica o social mediante la realizacin del giro. Identificamos como funciones del mbito del Funcionamiento: Abastecimiento, Bodega, Produccin, Comercializacin y Finanzas. El dada la infraestructura en el primer prrafo es determinante para entender nuestro planteamiento. A modo de ejemplo, Ventas, funcin que es parte de Comercializacin, vende productos en el local que tiene asignado y habilitado a los efectos de vender; y muestra en ese local ciertos productos en una vitrina, de la cual los saca si un cliente potencial lo pide. Mas, si se rompe el vidrio de la vitrina alguien acudir a proteger los productos, pero nadie de Ventas reparar la vitrina; el jefe llamar a Servicios Generales y pedir que venga alguien a hacer la reparacin. Las funciones de Funcionamiento no hacen nada con la infraestructura y sus elementos salvo usarla; es dada, es un dato y deben asumirlo para hacer lo que tienen que hacer, con sus

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capacidades y limitaciones, en el lugar y oportunidad en que la infraestructura es asignada para su uso, para funcionar. Infraestructura. Las funciones de Infraestructura son funciones ejecutoras que contribuyen de manera necesaria pero mediata al logro del objetivo institucional, ocupndose de proveer los elementos de infraestructura agentes, y sus herramientas materiales e intelectuales construir la infraestructura y de mantenerla permanentemente disponible para la Operacin. Aqu nos preguntamos por qu hablamos de Operacin cuando en la vieta anterior hablbamos de Funcionamiento? Pues, la Operacin es un concepto que empleamos para referir a todo lo que la empresa hace por s (una vez creada); y lo que hace, lo que realiza son funciones, y hemos dicho que hay tres grupos de funciones: Administracin General, Funcionamiento e Infraestructura, que deben hacerse por medio de infraestructura; incluso las funciones de Infraestructura requieren de infraestructura para poder ser realizadas. Entendemos por infraestructura (cosa, producto de la funcin Infraestructura) al conjunto de personas y sus herramientas, intelectuales y materiales, relacionadas sinergticamente en lo estructural (constituyendo sistemas dispuestos para operar pero sin operar). La infraestructura hace posible que la empresa realice las funciones de su Operacin, es decir, sus labores de Funcionamiento, de Administracin General y las mismas de Infraestructura. Conste que no hablamos de recursos como hace la tradicin administrativa sino de conjunto de personas y sus herramientas, intelectuales y materiales, relacionadas sinergticamente. Trataremos este punto ms adelante por su relevancia al poner de manifiesto una de las carencias tericas mas importantes de la teora administrativa. Las funciones de Infraestructura comprenden las proveedoras de elementos de infraestructura: Recursos Humanos, Elementos de Infraestructura Material (buena parte de los cuales asociamos con los activos fijos) y Organizacin, como proveedoras inmediatas de elementos de infraestructura; ms, la funcin Finanzas de Infraestructura, que si bien es funcin de Infraestructura interviene mediatamente. Pero a ellas es preciso aadir la misma de Infraestructura no como funcin comprensiva, jerrquicamente superior, sino como funcin integradora de las otras tres, sinergetizadora. El tema de la funcin Infraestructura es complementario del de infraestructura-cosa; y en conjunto permiten suplir carencias hasta hoy insalvables para la teora administrativa. Conocimiento de las materias a ser administradas. Pero, ocurre que un administrador no hace nunca Administracin pura, sola, sino que siempre administra algo. Y en ello debemos distinguir dos situaciones: la del gerente general que administra una empresa completa, y la del administrador de mando superior, medio u operativo. En lo que toca al gerente general, este debe conocer con un adecuado nivel de profundidad lo relativo al giro de la empresa e, idealmente, de todas y cada una de las reas funcionales de la empresa. Ya hemos comentado que el gerente general es una persona que llega al cargo desde una lnea de especialidad administrativa, usualmente Finanzas o Comercializacin, y que de las restantes reas funcionales no sabe ms que generalidades aprendidas al cursar la carrera y algo logrado a travs de la experiencia. Ello a diferencia de lo que ocurre con el capitn del barco

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mercante que, para llegar a serlo, debe recorrer toda o una parte significativa de la organizacin de la nave, desde abajo; lo que le permite decidir con conocimiento de causa ante cualquier contingencia que deba afrontar en la soledad del mando. En lo que concierne al administrador de un rea funcional, ya sea que realice funciones de especialidad por ejemplo en Administracin General, Finanzas, Comercializacin o Recursos Humanos, siempre las realiza aplicndolas al giro de la empresa, giro que debe conocer suficientemente al partir y con una profundidad creciente en la medida que avanza escalando en la estructura orgnica. Los conocimientos acerca del giro pueden ir desde el tratamiento de aguas servidas a la fabricacin de alimentos, pasando por la fabricacin de maquinarias, vestuario industrial, o la provisin de servicios de asesora o de turismo. Los conocimientos acerca de las diversas reas funcionales dentro de la Administracin deben ser adquiridos a travs de los distintos ramos de la carrera. Conocimiento de las singularidades de la unidad orgnica a su cargo. Esto representa la ltima exigencia que hacemos a un administrador. Es uno de los temas que determina Organizacin y que realiza Infraestructura. Todo administrador administra una unidad orgnica que entendiendo unidad orgnica en sentido amplio podemos hacer coincidir tanto con lo que de ordinario hemos entendido por unidad orgnica (una gerencia o un departamento), pero tambin con un equipo de proyecto o de trabajo que podemos tratar como una unidad orgnica transitoria. Revisamos esto con mayor detalle en las normas del ramo (texto 0), al tratar el tema del TIG bajo el prisma de una unidad orgnica transitoria. Y, sea cuales sean las dimensiones y alcances de la unidad orgnica de su responsabilidad, el administrador slo podr administrarla idneamente si posee de ella el conocimiento de sus singularidades, es decir: del rol asignado en la empresa, aquello para lo cual la unidad orgnica existe en la empresa; las funciones que dicho rol involucra, desglosadas a nivel de tareas elementales, de funciones realizables por personas, acciones, relacionadas en una secuencia predeterminada; y, la infraestructura requerida para la realizacin de cada accin; infraestructura que consiste de un agente con sus herramientas intelectuales y materiales; y que exige que el administrador conozca los mecanismos a travs de los cuales la unidad orgnica a su cargo se integra con la funcin Infraestructura y con las funciones proveedoras de elementos de infraestructura. Lo del rol de la unidad orgnica en la empresa es lo mnimo, y requisito para todo lo dems. La desagregacin del rol en acciones, con su infraestructura ad hoc es requerido porque en los hechos no podemos administrar funciones agregadas sino nicamente funciones realizables inmediatamente por personas con sus correspondientes elementos de infraestructura. No podemos planear funciones mediatas sino nicamente programar acciones; y no podemos sino controlar lo programado. Lo dems son abstracciones. Un caso ficticio demostrativo de la necesidad de manejar los conocimientos referidos. Consideremos un caso de ejemplo simple para aclarar esto. Imaginemos que lo que administra nuestro administrador es una lnea de fabricacin de pallets para manipulacin de bins de frutas que debe producir 1.000 pallets/da en una fbrica de

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insumos para la agricultura. Eso determina el conocimiento del giro de la empresa y el rol de la unidad orgnica en dicha empresa que debe manejar nuestro administrador. Tal lnea de fabricacin comprende las funciones de: Obtencin de tablas de madera nocepillada de las dimensiones a utilizar en la fabricacin de los pallets; Dimensionamiento (corte) de las diversas tablas en los trozos de las dimensiones requeridas; Armado de los pallets; Acopio; y, Entrega de los pallets a Distribucin para entrega a clientes. Pero esas son las funciones que conforman el Funcionamiento, que en lo general consisten en la transformacin de insumos en los productos de la unidad orgnica, y que deben ser realizadas necesariamente para producir pallets. Pero, son funciones agregadas, que no son realizables ninguna de ellas por personas en un solo acto con herramientas; an deben ser desagregadas a nivel de acciones. Analicemos la primera funcin, Obtencin de tablas desde Bodega. De qu dimensiones son las tablas que debe pedir? Pues, unas son tablas de 1x4 y las otras de 2x2; y se da que en la interaccin que debe ocurrir entre Bodega y Produccin de pallets stas s son funciones realizables por personas: un operario calificado de bodega tomar una cantidad de tablas de 1x4 de la ruma de acopio correspondiente con la gra horquilla G2 que le fue asignada y la llevar al lugar de acopio en la planta de Produccin de pallets. Y repetir esta accin tantas veces como sea necesario hasta entregar la cantidad sealada en la Orden de Entrega de Materiales correspondiente. Luego har algo similar con las tablas de 2x2. Queda por precisar qu cantidad debe entregar de cada clase de tabla, materia que debe haber sido resuelta y determinada previamente por el administrador dentro de sus funciones de Programacin (Planificacin Operativa), dentro a la vez de sus funciones de Administracin General. En la siguiente funcin agregada, de corte dimensionado de tablas, hay dos grupos de funciones: dimensionado de tablas de 1x4 y dimensionado de tablas de 2x2, que son tambin agregadas y an no-realizables. En la primera funcin de dimensionado de tablas de 1x4 en nuestro ejemplo ficticio hay 13 acciones involucradas: enchufado del banco de sierra a la red de energa; preparacin de las guas del banco de sierra para corte de las tablas a 100 cm de largo; encendido del motor del banco de sierra; traslado de una tabla de 1x4 desde la ruma de acopio correspondiente; colocacin de la tabla en las guas del banco de sierra; corte del primer trozo de 100 cm; colocacin del remanente de la tabla en las guas; corte del segundo trozo; colocacin del remanente de la tabla en las guas; corte del tercer trozo; apagado del motor acopio de los trozos en la ruma de acopio de trozos de 100 cm; y, acopio de los restos (de 18,8 cm aprox.) en el botadero de restos de madera. A lo que debemos aadir las acciones de limpieza de virutas y aserrn cada cierto tiempo y al final de la jornada. Esas son acciones, son funciones elementales realizables por personas singulares (individuales) idneas, dotadas de los conocimientos tericos y prcticos requeridos y contando con las herramientas fsicas adecuadas, tambin singulares. Las nicas funciones que pueden ser realizadas ocurren en el mundo de lo singular, de las personas y las cosas singulares. No se da que un funcionario corte una tabla con un banco de sierra, sino slo puede ocurrir que el operario Juan Prez, con el banco se sierra BS3 corte esta tabla; y para ello don Juan debe tener los conocimientos suficientes para operar el banco de sierra de manera segura, eficaz y eficiente, para colocar y asegurar las guas segn las dimensiones y caractersticas de la clase de corte a realizar, enchufarlo, colocar la tabla a cortar en las guas, encender el motor del banco y deslizar la tabla con ayuda de las guas para hacer el corte; y para ello, adems, el banco de sierra tiene que estar en buenas condiciones elctricas y mecnicas, con el disco de sierra de 8 de dimetro debidamente asegurado y saliendo no ms de 2 de la superficie del banco por razones de

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seguridad y no menos de 1,5 para asegurar que el corte requerido a la tabla de 1x4 pueda efectivamente ser realizado. Y lo que describimos para la realizacin de una accin en particular debe ser realizado para todas y cada una de las acciones que involucra la lnea de produccin de pallets para bins. Si una sola de las funciones elementales que en este caso son todas crticas no ha sido adecuadamente infraestructurada, abastecida, y sus productos distribuidos, la lnea completa no funcionar. Y el nico que debe conocer todas y cada una de las diversas acciones que deben ser realizadas, los procedimientos de realizacin, y las caractersticas reales de los recursos humanos, conocimientos, herramientas, insumos y productos involucrados, es el administrador, pues para eso fue contratado por la empresa. Si el administrador desconoce el total o parte de las funciones elementales que deben ser realizadas y sus caractersticas, no podr planearlas ni dar rdenes a su respecto, y tampoco podr controlar sus resultados ni resolver uno cualquiera de los problemas que se presenten; y todo quedar sujeto al buen criterio de los subordinados, que sern los responsables de cualquier problema y sancionados por ineptos y faltos de criterio por el mismo jefe que no fue capaz de anticipar lo que poda suceder debido al desconocimiento de lo que le fue asignado administrar. Lo sealado es la causa recurrente de muchos hechos noticiosos, por ejemplo, en el mbito de la salud pblica. Los del mbito privado son ropa sucia que es lavada en casa. ---.--Sobre el rol de la organizacin en el piso organizacional. La responsabilidad primera acerca de todo en una unidad orgnica: de la organizacin, de la infraestructura y del Funcionamiento en ella, es del administrador. El objeto de la existencia de una unidad orgnica en una empresa es producir aquellos productos que la empresa necesita a travs del Funcionamiento de la unidad orgnica; y tal funcionamiento ser el adecuado slo si la infraestructura es la adecuada; lo que exige que la organizacin que describe en su detalle a la infraestructura y a la manera de producir los productos de la unidad orgnica valindose de la infraestructura sea la correcta. Y todos esos aspectos que en nuestro enfoque denominamos el piso organizacional, lo que el administrador debe como mnimo saber idneamente y aplicar competentemente constituyen concurrentemente la base de un adecuado Funcionamiento. El administrador debe conocer hasta el ltimo clip de la unidad orgnica a su cargo. De partida debe conocer todos y cada uno de los productos de la unidad, sus caractersticas, destinos, y la oportunidad y mecanismos de la entrega a sus destinos. Luego debe conocer todas y cada una de las acciones los hechos productivos y administrativos elementales que deben ser realizadas por las personas que trabajan desempeando roles conjuntos afines de acciones asignadas para su realizacin por una persona idnea en la unidad, y la secuencia en que deben ser realizadas. Y, tambin debe conocer para cada accin las herramientas materiales requeridas para la realizacin de cada accin, los conocimientos que debe poseer el agente que la realiza acerca de la infraestructura y de los procedimientos ad hoc la manera de usar los elementos de la infraestructura en la produccin del producto de la accin, y la situacin espacio-temporal en que cada accin debe ser realizada. Si uno cualquiera de los aspectos sealados es desconocido por el administrador, no podr planear a ese respecto lo que sus subordinados deben ejecutar, y no podr evaluar los resultados

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de su ejecucin; es decir, no podr hacer aquello para lo cual la empresa lo contrat: administrar idneamente la unidad orgnica a su cargo. No obstante lo anterior, sabemos que las empresas funcionan, y que muchas de ellas logran resultados econmicos importantes y atractivos; y ello es posible porque cuando un administrador desconoce parte de lo que administra lo suple apoyndose en subordinados que s poseen dicho conocimiento; lo que usualmente funciona adecuadamente y sobre la base de la confianza; pero en esa manera de proceder el administrador no puede detectar oportunamente las desviaciones respecto de lo esperado en las materias que desconoce si el subordinado de confianza no le avisa oportunamente y, menos, si tal subordinado intencionalmente hace las cosas en perjuicio de la empresa. Pero, cmo podemos resolverlo? Pues, poniendo la organizacin de la unidad orgnica por escrito al nivel de acciones; es una labor que es necesario realizar por una sola vez hasta el nivel especfico de las acciones, y que debe ser mantenido en su actualidad en lo que dice relacin con la infraestructura de cada accin toda vez que alguno de los elementos componentes de dicha infraestructura cambia; y ello es as porque la especificidad de una accin es permanente y lo nico que puede cambiar de ella es la manera de infraestructurarla con vistas a su realizacin. Y puesto que los cambios en la infraestructura no ocurren sino de tarde en tarde, cuando un agente es reemplazado o cuando una herramienta material queda obsoleta por los avances tecnolgicos, lo que usualmente sucede con uno o dos aos entre cambio y cambio, los tiempos requeridos para actualizar la organizacin o conocer las competencias del agente de reemplazo con vistas a su capacitacin en las materias en que pudiera requerirlo, son mnimos. ---.---

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