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9.1 PROCEDIMIENTO DE LA CONTABILIZACION DE POLIZAS DE DIARIO

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9.1.1 Propsito Establecer los pasos generales a seguir para la contabilizacin de las plizas de diario. 9.1.2 Alcance Este propsito aplica para todos los movimientos contables que no registran por medio de cheque o pliza de ingreso.

9.1.3 Definiciones especficas Pliza de Diario: Es el documento de carcter interno en la que se registran las operaciones y se anexan los comprobantes de dichas operaciones.

9.1.4 Polticas de Operacin De la periodicidad de las plizas de diario Las plizas de diario debern de realizarse diariamente.

Del origen de las plizas de diario 1. La contabilizacin de las plizas de diario, ocurre cuando se recibe del departamento de Nminas cheques cancelados, cheques fuera de nmina, anticipos de sueldo, etc., para su captura y contabilizacin, as como tambin los movimientos (traspasos) de las diversas cuentas bancarias del municipio. Al igual se contabilizan las plizas de ajuste que envan las diferentes dependencias municipales.

De la forma de hacer las plizas de diario 1. Cuando es recibida la informacin que las diferentes dependencias municipales enviaron a este departamento, se deber proceder a la apertura de un lote en el SAF del da en que se recibi la informacin, se captura tal y como se solicita, enseguida se graba y finalmente se contabiliza para que se refleje la informacin en los auxiliares contables.

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2. Al igual se da el caso de que no se contabiliza la pliza porque no existe alguna cuenta, por lo que se tiene que obtener la autorizacin del encargado del control presupuestal para dar de alta las cuentas no existentes, solucionado este problema se proceder a la contabilizacin de la pliza.

9.1.5 Responsabilidades: Del Encargado de Contabilidad 1. Recibir los movimientos contables que envan las dependencias municipales. 2. Realizar la contabilizacin de los movimientos contables solicitados por las dependencias municipales. De las dependencias municipales Enviar las plizas de ajuste necesarias de sus operaciones.

9.1.6 Descripcin del procedimiento: ACT. No. 1 2 3 4 5 6 RESPONSABLE Dependencia Solicitante Encargado Contable Encargado Contable Encargado Contable Encargado Contable Encargado Contable DESCRIPCIN Inicio Entrega de oficio Recibir oficio de reclasificacin de dependencia solicitante y/o formatos. Apertura de pliza de diario en el SAF. Grabar pliza en el sistema. Verificar la pliza. Contabilizar la pliza de diario. Fin la

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9.1.7 Diagrama de flujo Ver en la siguiente pgina

9.1.8 Formatos aplicables Pliza de diario (Asientos contabilizados).

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9.2 PROCEDIMIENTO DE LA CONTABILIZACION DE POLIZAS DE INGRESO

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9.2.1 Propsito Establecer los pasos generales a seguir para la contabilizacin de las plizas de ingreso.

9.2.2 Alcance Este propsito aplica para todas las cuentas que se capturan en las cajas de la Direccin de Ingresos.

9.2.3 Definiciones especficas Pliza de Ingreso: Es el registro contable de los ingresos diarios de las diferentes cuentas municipales.

9.2.4 Polticas de Operacin De la periodicidad de las plizas de ingreso 1. Las plizas de ingreso debern de realizarse diariamente. Del origen de las plizas de ingreso 1. La contabilizacin de las plizas mencionadas inicia con la captura de los ingresos en las diferentes cajas de la Tesorera municipal, cuando el contribuyente se presenta a realizar sus pagos. 2. Al final del da se deber hacer el corte de cajas y el jefe de control interno de cajeros generar un reporte el cual es un concentrado de lo que se ingres para compararlo con los reportes que le entregan los cajeros de las diferentes dependencias y con lo que se deposit en el banco y si estos tres listados son correctos pasa la informacin a la Direccin de Contabilidad.

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3. La informacin de los ingresos se importa a contabilidad por medio del SAF, esto se hace cuando el jefe de control interno de cajeros avisa a el encargado de la contabilizacin de estas plizas que esta lista, y se deber generar la importacin de asiento para visualizar la pliza y contabilizarla. 4. La Coordinadora de Control de Ingresos enva a contabilidad la pliza con la papelera que la integra cuando esta ya esta en el SAF de la Direccin de Contabilidad. De la forma de hacer las plizas de ingreso 1. Cuando las plizas de ingreso se tienen en el sistema y la papelera que la integra, el encargado de contabilizarlas deber revisar las fichas de depsito lo que ayudara a saber que los depsitos estn en su cuenta contable de banco correcta. 2. Se debern revisar los certificados de ingresos cancelados y se corregirn los que tengan incorrecta la cuenta en la pliza. 3. El siguiente paso es agregar a dicha pliza los faltantes de los cajeros, para lo cual se utilizan las cuentas de deudor empleado que tienen asignadas. 4. Se debern capturar las fichas de depsito de la cuenta de dlares, para que la persona de encargada de realizar la conciliacin tenga el dato del importe en dlares. 5. Cuando la pliza este correcta se procede a contabilizar. De los errores que se pueden generar en la importacin de la pliza de ingresos 1. Los errores que se presentan en la importacin son porque se capturan mal las cuentas. Cuando esto ocurre el encargado de contabilizar dichas plizas le avisa al jefe de control interno de cajeros que la pliza gnero un error, este a su vez se comunicar a la Direccin de Informtica para que corrijan la cuenta y despus de este proceso se vuelve a importar la pliza.

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9.2.5 Responsabilidades: Del Encargado de Contabilidad 1. Solicitar diariamente a la Direccin de Ingresos, que cargue las plizas de ingreso al SAF, as mismo que enve la papelera que la forma. 2. Contabilizar la pliza con todas las modificaciones necesarias. 3. Realizar una relacin de las fichas de depsito faltantes.

De la Direccin de Ingresos 1. Diariamente cargar al SAF las plizas de ingreso. 2. Enviar diariamente la pliza con la papelera correspondiente a la Direccin de Contabilidad.

9.2.6 Descripcin del procedimiento: ACT. No. 1 2 3 RESPONSABLE Inicio Direccin de Ingresos Direccin de Ingresos Encargado Contable Encargado Contable Encargado Contable Encargado Contable Encargado Contable Encargado Contable Capturan los ingresos en cajas Genera concentrado. Se importa la pliza al SAF de contabilidad Verificar que no existan errores en la importacin Si: Pasa a la actividad 5 No: Pasa a la actividad 6 Se hacen las correcciones a las cuentas Se hacen las correcciones necesarias a la pliza Se graban las correcciones en el SAF. Se contabiliza la pliza. Fin DESCRIPCIN

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9.2.7 Diagrama de flujo Ver en la siguiente pgina

9.2.8 Formatos aplicables Pliza de ingreso (Asientos contabilizados).

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9.3 PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA DE CUENTAS CONTABLES

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9.3.1 Propsito Establecer los pasos generales a seguir para la apertura de cuentas contables.

9.3.2 Alcance Este propsito aplica para todas las combinaciones de cuentas contables que las dependencias del municipio soliciten.

9.3.3 Definiciones especficas Cuentas contables: Son instrumentos de representacin del patrimonio municipal, es decir son registros que recogen los movimientos contables que son parte del municipio.

9.3.4 Polticas de Operacin De la periodicidad de las cuentas contables. 1. Se aperturarn las cuentas contables diariamente.

Del proceso para la apertura de cuentas contables. 1. Se genera la necesidad de apertura de una cuenta en las dependencias municipales. 2. Cada dependencia deber de solicitar la apertura de la cuenta por medio de una solicitud de apertura contable. 3. Para la apertura de una cuenta presupuestal se deber de presentar el formato de solicitud en primer lugar en la Direccin de Egresos; esta ser revisada por el encargado del control de presupuesto para determinar si la combinacin presupuestal cuenta con suficiencia de fondos para posteriormente sea autorizada por el Director de Egresos. 4. Posteriormente el encargado del control del presupuesto entregar a la Direccin de Contabilidad la solicitud de apertura para que sea autorizada por el director de esta direccin y darse de alta en el sistema SAF.

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5. Para la apertura de cuentas de balance, es necesario entregar en la Direccin de Contabilidad la solicitud de apertura contable, esta deber ser autorizada por el director para que pueda darse de alta en el catalogo del sistema SAF.

9.3.5 Responsabilidades: Del encargado de Contabilidad. 1. Recibir la solicitud de apertura de cuentas contables que presentan las dependencias municipales. 2. Presentar al Director de Contabilidad la solicitud para que autorice la apertura de la cuenta. 3. Dar de alta en el catalogo la cuenta solicitada por la dependencia.

Del Director de Contabilidad 1. Revisar y autorizar la apertura de cuentas contables firmando por Director de Contabilidad. 9.3.6 Descripcin del procedimiento: ACT. No. RESPONSABLE DESCRIPCIN Inicio Entregan solicitud de apertura de cuenta contable en el formato Solicitud de apertura de Cuentas Contables Recibe la solicitud de apertura de la cuenta. Se le pasa al Director de Egresos para su autorizacin. Entrega al Director de Contabilidad la solicitud para su autorizacin. Autorizan apertura Si: pasa a la actividad 6 No: pasa a la actividad 7 Se apertura la cuenta en el catalogo. Se regresa a la dependencia si no se autoriza. Fin

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Dependencias Municipales Encargado Contable Encargado de Presupuesto Encargado Contable Director de Contabilidad Encargado Contable Encargado Contable

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9.3 PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA DE CUENTAS CONTABLES

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9.3.7 Diagrama de flujo Ver en la siguiente pgina 9.3.8 Formatos aplicables Solicitud de apertura de cuentas contables.

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9.4 PROCEDIMIENTO PARA LA CONCILIACION BANCARIA

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9.4.1 Propsito Establecer los pasos generales y polticas a seguir para conciliar las cuentas bancarias del municipio.

9.4.2 Alcance Este propsito aplica para todas las cuentas que sean propiedad del municipio y cuyo manejo este a cargo de la Direccin de Egresos.

9.4.3 Definiciones especficas Conciliacin Bancaria: La conciliacin bancaria es la tarea de cotejar las anotaciones que figuran en el extracto bancario con el libro de bancos, para efectos de determinar el origen de las diferencias.

La conciliacin bancaria consiste en verificar la igualdad entre las anotaciones contable y las constancias que surgen de los resmenes bancarios, efectuando el cotejo mediante un bsico ejercicio de control, basado en la oposicin de intereses entre el municipio y el banco.

9.4.4 Polticas de Operacin De la periodicidad de las conciliaciones 1. Las conciliaciones de cada una de las cuentas se debern realizar mensualmente a ms tardar dentro de los 30 das del mes siguiente.

De las partidas que no se concilian 1. Aquellos movimientos que no se concilian al momento de realizar la conciliacin, se debern investigar la causa para saber si se trata de una causa generada por el municipio, o bien por omisin del banco, de esta manera realizar las acciones para actualizar informacin.

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2. Si al revisar los movimientos no conciliados, se detecta que se refiere a movimientos que s estn en el estado de cuenta del banco, pero no en los libros del SAF, entonces se verifican con la Direccin de Egresos para confirmar si sta expedido el cheque correspondiente al movimiento en cuestin, si es as se deben realizar las acciones necesarias para integrarlo a los libros contables del SAF. 3. Por el contrario si se detecta que se trata de un error del banco ya sea por diferencia en los importes o por duplicidad de los mismos se procede a realizar un oficio dirigido al banco correspondiente, en el cual se reclamen las diferencias. Dicho oficio debe ir firmado invariablemente por el Director de Contabilidad. 4. Los oficios de reclamacin llevaran copia del estado de cuenta bancario, as como una relacin de los movimientos que se reclaman, esto para facilitar la labor de investigacin del banco y disminuir los tiempos de respuesta al municipio. De la forma de hacer las conciliaciones 1. Las conciliaciones de cuentas de aquellos bancos que proporcionen el estado de cuenta en archivo electrnico, se debern realizar a travs del SAF, esto para aprovechar la ventaja de que se concilie automticamente. De las conciliaciones manuales 1. Todas las conciliaciones de cuentas de bancos que no permitan obtener el estado de cuenta en dispositivo electrnico, se debern hacer de manera manual de acuerdo a las disposiciones contables generales establecidas. 2. Todas las conciliaciones manuales debern llevar la firma del Jefe del departamento de Contabilidad. De la cancelacin de partidas pendientes de conciliar. 1. Ser facultad del tesorero al cancelar despus de un periodo razonable, las partidas que estn pendientes de conciliar, para ello autorizar por escrito al Director de Contabilidad, previa solicitud de ste donde especifique la relacin.

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9.4.5 Responsabilidades: Encargado de Contabilidad 1. Solicitar mensualmente a la Direccin de Informtica, que cargue los estados de cuenta bancarios al SAF. 2. Conciliar automticamente utilizando el SAF, las cuentas de los bancos que si otorguen estados de cuenta en archivos magnticos. 3. Realizar relacin de cheques cuyas diferencias sean mayores a $50 pesos para reclamarlas posteriormente al banco mediante oficio. 4. Conciliar manualmente las cuentas cuyos estados financieros solo se expiden por escrito en papel.

De la Direccin de Informtica 1. Mensualmente bajar los estados de cuenta bancarios, del sistema de banca electrnica, y cargarlos al SAF. Del Director de Contabilidad 1. Firmar y enviar oficios de reclamacin de las cuentas no conciliadas a los bancos correspondientes. 2. Solicitar por escrito al Tesorero la conciliacin de partidas por conciliar y elaborar relacin de las mismas.

9.4.6 Descripcin del procedimiento: MUNICIPIO DE JUREZ

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ACT. No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

RESPONSABLE Encargado Contable Direccin de Informtica Direccin de Informtica Encargado Contable Encargado Contable Encargado Contable Encargado Contable Encargado Contable Encargado Contable Encargado Contable Encargado Contable

DESCRIPCIN Inicio Se solicita a la Direccin de Informtica que cargue el estado de cuenta en el sistema Baja estado de cuenta del sistema bancario Carga estado de cuenta al SAF Inicia conciliacin automtica en el SAF Cheques sin conciliar? Si: Pasa a la actividad 6 No: Fin Verifica si las diferencias en los cheques son menores de $50.00 pesos Existen diferencias menores de $50.00? Si: Pasa a la actividad 8 No: Pasa a la actividad 9 Concilia de manera manual en el sistema, cargando diferencia de gastos financieros. Enva oficio al Banco reclamando diferencias. Cheques sin conciliar quedan pendientes hasta recibir contestacin bancaria. Espera oficio del banco con resolucin. Fin

9.4.7 Diagrama de flujo Ver en la siguiente pgina 9.4.8 Formatos aplicables Formato electrnico (ilustrativo) donde se concilian las cuentas automticamente en el SAF. Formato para realizar conciliaciones manualmente.

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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE CONTABILIZACION DE POLIZAS DE DIAR ENCARGADO CONTABLE - DIRECCIN DE CONTABILIDAD DEPENDENCIAS MUNICIPALES

Inicio 2 Recibe oficio 1

Entregan oficio y/o formatos

3 Apertura de poliza en el SAF.

4 Grabar pliza en el sistema

5 Verificar la pliza

6 Contabilizar la pliza.

Fin

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA CONTABILIZACION DE POLIZAS DE INGRESO

DIRECCION DE INGRESO

ENCARGADO CONTABLE - DIRECCION DE CONTABILIDAD

Inicio

1
Captura de los ingresos en cajas A

2
Jefe control cajas Genera concentrado y se checa con reporte de cajeros y bcos. 3 Se importa la pliza al SAF de contabilidad

5
Se corrijen las cuentas

6
Errores en la importacin No Se hacen las correcciones necesarias a la pliza

Si

7
A Se graba en el sistema

Se contabiliza

FIN

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA DE CUENTAS DE CONTAB DEPENDENCIAS MUNICIPALES
Inicio 1 Entregan solicitud apertura de cta.contable 2 Recibe la solicitud de apertura

ENCARGADO CONTABLE DIRECCION DE CONTABILIDAD

DIRECTOR DE CONTABILIDAD

3 Entrega al Dir. De Contabilidad la solicitud p/autorizacin 4 La entrega al 4 Director de Egresos para que la autorice 7 5 Autoriza apertura No Se regresa a la dependencia

Si

6 Se apertura la cuenta en el catalogo

Fin

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA CONCILIACION DE CUENTAS BANCARIAS ENCARGADO CONTABLE DIRECCION DE CONTABILIDAD DIRECCION DE INFORMATICA ENCARGADO CONTABLE - DIRECCION DE CONTABILIDAD

DIRECTOR DE CONTABILIDAD

Inicio 1 Solicita a la Direccion de Informatica que cargue el estado de cuenta en el sistema 4 Enc. Contable Inicia conciliacion automatica en el SAF. 3 2 Baja estado de cuenta del sistema bancario 6

Verifica si las diferencias en los cheques son menores de $50.00 pesos

9 Carga estado de cuenta al SAF 7 Diferencias menores de $50.00? N Envia oficio al Banco reclamando diferencias

Si 5 Cheques sin conciliar? Si A 8 Concilia de manera manual en el sistema, cargando diferencia de gastos financieros

No Fin 10 Cheques sin conciliar quedan pendientes hasta recibir contestacion bancaria

11 Espera oficio del banco con resolucion