Concepto de administracin Cuando queremos conocer algo adecuadamente, el medio principal es la definicin de esa cosa.

Por esta razn, tras de buscar en este primer captulo definir la Administracin, estudiaremos en los siguientes sus especies, sus relaciones, y los elementos, que integran ese fenmeno tan interesante sobre todo en estos momentos- que es la Administracin. Definicin Etimolgica La definicin de algo puede ser nominal o real, segn que se investigue el significado de la palabra con que esa cosa se designa, o directamente lo que la cosa es en s misma. La definicin etimolgica es la forma ms usual de la definicin nominal, o sea, la explicacin del origen de la palabra con que se designa aquello que se estudia. La palabra administracin, se forma del prefijo ad , hacia, y de ministratio . Esta ltima palabrea viene a su vez de minister , vocablo compuesto de minus , comparativo de inferioridad, y del sufijo ter , que sirve como trmino de comparacin. La etimologa nos da pues de la Administracin, la idea de que sesta se refiere a una funcin que se desarrolla bajo el mando de otro; de un servicio que se presta. Servicio y subordinacin, son pues los elementos principales obtenidos. Uso de la palabra Administracin El empleo que de la palabra han hecho los tcnicos en la materia, esta aun en pleno periodo de formacin. Sin embargo, de las definiciones dadas por los principales autores en Administracin, podremos deducir sus elementos bsicos. J.D. Mooney: Es el arte o tcnica de dirigir o inspirar a los dems, con base en un profundo y claro conocimiento de la naturaleza humana. Peterson and Plowman: Una tcnica por medio de la cual se determinan, clarifican y realizan los propsitos y objetivos de un grupo humano particular. G.P. Terry: Consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno. Henry Fayol (Padre de la Administracin moderna), dice que administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar . Se ha hecho corriente, diremos por ltimo, la definicin breve de la Administracin como la funcin de lograr las cosas se realicen por medios de otros , u Obtener resultados a travs de otros .

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Su objeto Sobre qu recae la Administracin? En qu medio puede darse solamente? Es indiscutible que quien realiza por s mismo una funcin que no merece ser llamado administrador . Pero desde el momento en que delega en otros, determinadas funciones, siempre que estas funciones se realizan en un organismo social, dirigiendo y coordinando lo que los dems realizan, comienza a recibir el nombre de administrador. Ahora bien: la experiencia nos ensea y los estudios sociolgicos que el hombre se agrupa en sociedad. La sociedad es por lo tanto, el objeto sobre el que recae la Administracin. Precisamente, el elemento coordinacin sistemtica de medios es el que exige el concepto de la Administracin en toda sociedad. La Administracin se da necesariamente en un organismo social. Su Finalidad La administracin busca en forma directa precisamente la obtencin de resultados de mxima eficiencia en la coordinacin. La coordinacin es considerada por ello, con la esencia misma de la Administracin, por la mayor parte de los autores de importancia. Co-ordinar, implica el ordenamiento simultneo y armonioso de varias cosas. Supone, por lo mismo, que hay, que hay diferentes personas, y medios diversos, orientados todos ellos a la realizacin de un fin nico. Sus etapas Si observamos cmo se desarrolla la vida de todo organismo social podemos distinguir dos fases o etapas principales. La primera etapa en todo organismo es la de estructuracin o construccin del mismo. La segunda etapa es aquella en la que, ya totalmente estructurado el organismo, desarrolla en toda su plenitud las funciones, operaciones o actividades que le son propias. Cosa semejante ocurre en un organismo social: en su primera etapa, partiendo de la iniciativa de uno o pocos hombres todo se dirige a la estructuracin de ese organismo social; cuando est debidamente estructurado, hay una segunda etapa, de suyo indefinida, que consiste en la operacin o funcionamiento normal del mismo, para lograr los fines propuestos. Dos Aspectos El estudio de estas dos etapas distintas, tiene como fin principal comprender mejor dos aspectos diversos:

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1) Como deben ser las relaciones que se dan en un organismo social y 2) Como son de hecho esas mismas relaciones. Urwick ha dicho en su libro La teora de la organizacin que una teora sobre la materia es posible tan solo si somos capaces de distinguir entre estos dos aspectos, que l llama Mecnica y Dinmica de la Administracin. En lo que el denomino la Mecnica Administrativa, o sea los aspectos de estructuracin, se trata de como deben ser las relaciones . Mira siempre hacia el futuro, inmediato o remoto, pero siempre hacia algo que debe hacerse . En la Dinmica Administrativa, o sea en lo que es ya operacional, se busca como manejar de hecho los hombre y los bienes que forman un organismo social. Los dos aspectos de la Administracin, se refieren por lo tanto a las formas de Estructurar y de Operar un organismo social, o sea, a su coordinacin terica y practica. Su carcter Tcnico Existen sin embargo dos opiniones extremas entre las que se halla la posicin que aqu adoptamos: la primera es la que la considera como una ciencia; la segunda, la que pretende que es algo meramente emprico, que solo se adquiere por la experiencia. La administracin no es quiz ciencia todava en la prctica pueden sealarse estas diferencias entre las ciencias y las tcnicas: a) La ciencia tiene como objeto el valor verdad ; en tanto que la tcnica busca la realizacin del valor utilidad . b) De lo anterior deriva que la ciencia est formada por un conjunto de principios, al menos se basa en ellos; La tcnica se compone de un conjunto de reglas e instrumentos. c) Precisamente por lo antes asentado, lo que constituye una ciencia es de suyo inmutable, o por lo menos naturalmente estable. d) Otra caracterstica de diferenciacin, consiste en que los principios que forman una ciencia se descubren , en tanto que las normas e instrumentos que constituyen una tcnica se crean . e) De todo lo anterior resulta que la ciencia, en cuanto tal, es eminentemente terica o especulativa, en tanto que la tcnica tiene un carcter esencialmente prctico y de realizacin. Definicin Real Reuniendo los elementos obtenidos podemos formar de la Administracin, la definicin siguiente: ES EL CONJUNTO SISTEMATICO DE LAS REGLAS PARA LOGRAR LA MAXIMA EFICIENCIA EN LAS FORMAS DE ESTRUCTURAR Y MANEJAR UN ORGANISMO SOCIAL.

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Si se quisiera sintetizar en dos palabras, podramos decir que la ADMINISTRACION ES LA TECNICA DE LA COORDINACION De la administracin de Empresas, y a reserva de analizar ms adelante el concepto de estas, podemos formular esta definicin: ES LA TECNICA QUE BUSCA LOGRAR RESULTADOS DE MAXIMA EFICIENCIA EN LA COORDINACION DE LAS COSAS Y PERSONAS QUE INTEGRAN UNA EMPRESA. Caractersticas de la Administracin 1. Su universalidad. El fenmeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, porque en l tiene siempre que existir coordinacin sistemtica de medios. 2. Su especificidad. Aunque la Administracin va siempre acompaada de otros fenmenos de ndole distinta, el fenmeno administrativo es especfico y distinto a los que acompaa. 3. Su unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenmeno administrativo, este es nico y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa, se estn dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. 4. Su unidad jerrquica. Todos cuantos tienen carcter de jefes en un organismo social. Su importancia Bastan los siguientes hechos para demostrarla: 1. La administracin se da dondequiera que existe un organismo social. 2. El xito de un organismo social depende, directa e inmediatamente, de su buena administracin. 3. Para las grandes empresas, la administracin tcnica o cientfica es indiscutible y obviamente esencial, ya que, por su magnitud y complejidad. 4. Para las empresas pequeas y medianas, tambin quiz su nica posibilidad de competir con otras, es el mejoramiento de su administracin. 5. La elevacin de la productividad, preocupacin quiz la de mayor importancia actualmente en el campo econmico social, depende, por lo dicho, de la adecuada administracin de las empresas. Las especies de la administracin Es propio de todo conocimiento sistemtico, como lo es de una tcnica, formar ideas claras y distintas. Necesitamos por lo mismo, precisar las distintas clases de administracin que pueden darse. Administracin pblica y privada

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La primera clasificacin que se presenta, y el criterio para distinguir estas dos grandes especies de la administracin, es aparentemente muy sencillo: cuando se trata de lograr la mxima eficiencia en el funcionamiento de un organismo social de orden pblico, la tcnica respectiva forma la administracin pblica; cuando se busca la de un organismo de tipo privado estamos en la administracin privada. Tres suelen proponerse dentro de la ciencia del Derecho para distinguir y diferenciar una funcin propia del derecho pblico de otra del privado. a) La naturaleza del rgano. Segn esta teora, una funcin social debe considerarse de orden pblico, cuando interviene en ella una autoridad soberana, precisamente con ese carcter. Funcin privada ser, por el contrario, aquella que no existe intervencin directa de una autoridad soberana, o bien, que tal intervencin no se realiza precisamente bajo ese carcter. b) El fin buscado. Este criterio es quiz el ms antiguo y de mayor simplicidad. Esta ya plenamente en el derecho romano: Derecho pblico es el que mira al bien de la republica de roma; privado, en cambio, el que solo atiende a la utilidad particular. La administracin ser pues pblica o privada, segn que se d con el fin de lograr directamente un beneficio particular, o bien que se refiera inmediatamente a un bien social. c) La fuente inmediata. Este ltimo criterio mira al medio jurdico que el que emana el acto administrativo. Cuando este deriva inmediatamente de la ley, sin necesidad de ninguna aceptacin o convenio, sino que aquella se impone unilateralmente por la autoridad a sus sbditos, es evidente que se trata de un acto de administracin pblica: Cuando, por el contrario, la fuente inmediata de la obligatoriedad de realizar un acto dentro de un organismo social, es el hecho de haber celebrado, expresa o tcitamente, un convenio, contrato, convencin, etc. Administracin de personas y cosas Divisin Bsica El xito de toda funcin social, y en particular de las que se realizan en una empresa, depende de dos elementos distintos: las personas que las llevan a cabo y las dirigen, y las cosas o bienes de que se valen para realizarlas. As, entre las personas podemos mencionar en una empresa lo directivos, los administradores, los tcnicos, los supervisores inmediatos, los empleados calificados y no calificados, los obreros calificados, semicalificados y no calificados etc. Entre las cosas, aunque puede considerarse un gran nmero, podemos mencionar las maquinas, los materiales, los mtodos, y el dinero. Su influencia administrativa Las cosas son elementos puramente pasivos, ya que carecen de inteligencia y libertad. Son por ello, exclusivamente medios para la mejor realizacin de los fines de un organismo social.

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Las personas por el contrario, tienen un carcter eminentemente activo en el desarrollo de dichas funciones: se dirigen a s mismas, dirigen a las dems personas y, sobre todo, a las cosas, en forma tal, que la administracin de cosas no puede ser realizada sino en, y a travs de la administracin de personas. Elementos de la Administracin Su Concepto Unidad y divisin del proceso administrativo Todo proceso administrativo, por referirse a la actuacin de la vida social, es de suyo nico, forma un continuo inseparable en que cada parte, cada acto, cada etapa, tienen que estar indisolublemente unidos con los dems, y que, adems, se dan de suyo simultneamente. Seccionar el proceso administrativo, por lo tanto, es prcticamente imposible, y es irreal. En todo momento de la vida de una empresa, se dan, complementndose, influyndose mutuamente, e integrndose, los diversos aspectos de la administracin. Beneficios de una divisin conceptual No obstante, desde un punto de vista meramente conceptual, metodolgico y con el fin de estudiar, comprender y aplicar mejor la administracin, es conveniente y lgico separar aquellos momentos o elementos que en una circunstancia dada puedan predominar, porque de esa manera se pueden fijar mejor sus reglas, tcnicas, etc. Diversos criterios de divisin Siendo toda divisin de algn modo arbitraria y con fines de estudio, es natural que se presenten criterios diversos para distinguir y separar los elementos de la administracin. Mencionaremos los criterios ms seguidos. -Divisin Tripartita. La American Management Association (y ms concretamente Appley, su presidente). Considera que en la administracin existen dos elementos: 1) Planeacin y 2) Control. Pero al dividir este ultimo en Organizacin y Supervisin, en realidad propone una divisin tripartita. -Divisin en cuatro elementos. Una de las formas ms extendidas de agrupar los elementos, es quiz la que considera en ella cuatro, la cual es seguida, entre otros, por Terry; estos elementos son: 1) Planeacin, 2) Organizacin, 3) Ejecucin y 4) Control. - Divisin en cinco elementos. Fayol, como ya sabemos pone cinco elementos en la administracin: 1) Prever, 2) Organizar, 3) Mandar, 4) Coordinar y 5) Controlar.

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-Divisin de Koontz en cinco elementos. El magnfico libro de Koontz y O Donell, Principles of Management , propone una divisin en los siguientes elementos: 1) Planeacin, 2) Organizacin, 3) Direccin, 4) Direccin y 5) Control. Recogiendo lo ms til, a nuestro juicio, de las diversas clasificaciones de los elementos, pero sobre todo de las Terry y de Koontz y O Donell, seguiremos nosotros la siguiente: Previsin: Qu puede hacerse? Planeacin: Qu se va a hacer? Organizacin: Cmo se va a hacer? Estos tres elementos se refieren a la fase que Urwick llama mecnica. Integracin: Con que se va hacer? Direccin: Ver que se haga Control: Como se ha realizado. Elementos de la mecnica administrativa a) Previsin. Consiste en la determinacin, tcnicamente realizada, de lo que se desea lograr por medio de un organismo social. La previsin comprende, por lo mismo, tres etapas: 1. Objetivos: a esta etapa corresponde fijar los fines. 2. Investigaciones: se refiere al descubrimiento y anlisis de los medios con que puede contarse. 3. Cursos alternativos: trata de la adaptacin genrica de los medios encontrados, a los fines propuestos para ver cuantas posibilidades de accin distintas existen. b) Planeacin. Consiste en la determinacin del curso concreto de accin que se habr de seguirme, fijando los principios que lo habrn de presidir y orientar. 1. Polticas 2. Procedimientos 3. Programas c) Organizacin. Se refiere a la estructuracin tcnica de las relacione, que debe darse entre las jerarquas, funciones y obligaciones individuales necesarias en un organismo social para su mayor eficiencia. 1. Jerarquas: Fijar la autoridad y responsabilidad correspondientes a cada nivel. 2. Funciones: La determinacin de cmo deben dividirse las grandes actividades especializadas, necesarias para lograr el fin general. 3. Obligaciones: Las que tiene en concreto cada unidad de trabajo susceptible de ser desempeada por una persona.

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Elementos de una dinmica administrativa. d) Integracin. Consiste en los procedimientos para dotar al organismo social de todos aquellos medios que la mecnica administrativa seala como necesarios pasa su ms eficaz funcionamiento. De acuerdo con la definicin, la integracin de las personas abarca: 1. Seleccin: Tcnicas para encontrar y escoger los elementos necesarios. 2. Introduccin: La mejor manera para lograr que los nuevos elementos se articulen lo mejor y ms rpidamente que sea posible al organismo social 3. Desarrollo: todo elemento en un organismo social busca y necesita progresar, mejorar. Esto es lo que estudia esta etapa. e) Direccin. Es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo de un organismo social, con el fin de que el conjunto de todas ellas realice del modo ms eficaz los planes sealados. 1. Mando o Autoridad: Es el principio del que deriva toda la administracin y, por lo mismo, su elemento principal, que es la Direccin. Se estudia como delegarla y como ejercerla. 2. Comunicacin: es l como el sistema nervioso de un organismo social; lleva al centro director todos los elementos que deben conocerse, y de este, hacia cada rgano y clula, las ordenes de accin necesarias, debidamente coordinadas. 3. Supervisin: la funcin ultima de la administracin es el ver si las cosas se estn haciendo tal y como se haban planeado y mandado.

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Control. Consiste en el establecimiento de sistemas que nos permitan medir los resultados actuales y pasados en relacin con los esperados. 1. Establecimiento de normas: porque sin ellas es imposible hacer la comparacin, base de todo control. 2. Operacin de los controles: esta suele ser una funcin propia de los tcnicos especialistas en cada uno de ellos. 3. Interpretacin de resultados: esta es una funcin administrativa, que vuelve a constituir un medio de planeacin.

Etapas Especficas de la Administracin Fase A. Mecnica Elemento 1. Previsin Etapa Objetivos Investigaciones Cursos Alternativos Polticas Procedimientos Programas. Pronsticos. Presupuestos Funciones Jerarquas

2. Planeacin

3. Organizacin

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B. Dinmica

4. Integracin

5. Direccin

6. Control

Obligaciones Seleccin Introduccin Desarrollo Integracin de las cosas Autoridad Comunicacin Supervisin Su establecimiento Su operacin Su Interpretacin

Elementos de la Administracin de cosas A. Operaciones Financieras. Son las que tienen por objeto procurar al organismo social los elementos econmicos que forman la base indispensable para la adquisicin, conservacin y operacin de todos sus elementos materiales y humanos, y ensean la mejor manera de combinar y aprovechar estos elementos econmicos. B. Operaciones productivas. Son las que se realizan bajo las normas tcnicas correspondientes, con el fin de crear los bienes o prestar los servicios que constituyen el objetivo del organismo social. C. Operaciones de ventas o distribucin. Son las que tienen por objeto hacer que los bienes o servicios cuya produccin constituye el fin del organismo social, lleguen en la forma ms efectiva a manos de los consumidores o usuarios que habrn de requerirlos, a cambio del correspondiente precio, que cubre los gastos y utilidades de la empresa. D. Operaciones de conservacin. Son las que se refieren a la mejor forma de proteger los viene materiales y recursos que la empresa utiliza para sus fines, en forma tal que duren el mayor tiempo posible, y en que la erogacin para su mantenimiento sea la mnima. E. Operaciones de registro. Tiene por objeto fijar los resultados de la operacin de la empresa en forma escrita, de tal manera que, en cualquier momento, pueda conocerse la situacin administrativa y sea posible hacer las correcciones y mejoras necesarias. A las cinco de Fayol aaden hoy las: F. Operaciones de compras. Que buscan adquirir los bienes que la empresa requiere para sus labores, al mejor precio posible y en la forma ms apropiada.

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