INVENTRIOS

ASPECTOS CONTABILSTICOS - As existncias devem ser mensuradas, data de referncia do balano, ao custo ou valor realizvel lquido, dos dois, o mais baixo: - O custo dos inventrios deve incluir todos os custos de compra, custos de converso e outros custos incorridos para colocar os inventrios no seu local actual e na sua condio; - O valor realizvel lquido o preo de venda estimado no decurso ordinrio da actividade empresarial, menos os custos estimados de acabamento e venda (custos para vender que englobam sobretudo os custos de embalagem e fretes); - Os custos de converso de inventrios incluem os custos directamente relacionados com as unidades de produo (ex. matrias primas e mo de obra directa). Tambm incluem os gastos gerais de fabrico (fixos e variveis), devendo os gastos gerais de fabrico fixos ser imputados com base na capacidade normal de produo (produo que se espera que seja atingida em condies normais de explorao) Sistema de custeio racional; - Quando o valor realizvel lquido inferior ao custo, a diferena ser reconhecida como uma perda por imparidade, a qual ser revertida ou anulada quando deixarem de existir os motivos que a originaram; - permitida a adopo de vrias frmulas de custeio dos inventrios: Identificao especfica: so atribudos custos especficos a elementos identificados de inventrio; FIFO ou custo mdio ponderado; - ainda aceite a utilizao de tcnicas para mensurao do custo, como o custo padro e o mtodo a retalho, desde que se aproximem do custo; - Custo padro: custo que, em condies normais, a entidade teria na fabricao de um determinado produto, tendo em conta a quantidade normal de matria-prima consumida e o seu custo previsto, o nmero de horas de produo e o seu custo horrio, os gastos gerais de fabrico previstos e a capacidade de produo utilizada; - Mtodo a retalho: consiste na reduo da margem normal de lucro ao preo de venda dos inventrios (utilizado nas vendas a retalho de grandes quantidades de artigos).

MEDIDAS DE CONTROLO INTERNO As entidades devem possuir um sistema de controlo interno que permita, entre outros: - Salvaguardar os inventrios de roubos, quebras, etc.; - Identificar os inventrios de baixa rotao ou obsoletos; - Calcular as perdas na realizao dos inventrios. Entrada nos armazns dos inventrios provenientes de compras: - Aps a recepo e conferidos os items recebidos, deve ser emitida uma guia de recepo a qual dever fazer referncia aos nmeros da ordem de compra e da guia de remessa do fornecedor, discriminando os artigos e quantidades contadas; - A guia de recepo deve ser emitida em trs exemplares: original para a contabilidade, duplicado para a seco de compras e triplicado para arquivo do prprio armazm.

Armazenagem, movimentao e sada dos inventrios: - Depois de conferidos e codificados, os inventrios so arrumados em locais ordenados, referenciados e protegidos; - As sadas dos inventrios dos armazns devem ser efectuadas, de preferncia, com base em documentos internos (ex. ordens de expedio emitidas pela seco de facturao), dando origem emisso de uma guia de sada de armazm em trs exemplares: original para a contabilidade, duplicado para a seco requisitante e o triplicado para arquivo do prprio armazm. Controlo fsico dos inventrios: - Faz-se atravs da sua inventariao ou contagem; - O controlo fsico recomendvel mesmo quando a empresa tenha implementado o sistema de inventrio permanente, uma vez que atravs dele possvel confirmar se a realidade fsica est de acordo com a realidade escritural; - Quando a empresa adopta o sistema de inventrio peridico (o que denota um fraco sistema de controlo interno), a contagem fsica ter que ser feita no final do ano; - Quando a empresa adopta o sistema de inventrio permanente, no necessitar de efectuar a contagem fsica dos seus inventrios no final do ano, bastando para o efeito, programar contagens cclicas ao longo do ano, atendendo aos items mais valiosos. Instrues escritas para a realizao das contagens fsicas dos inventrios: - Devem ser emitidas instrues escritas, claras e bastante detalhadas, sobre a forma da realizao do inventrio; - Devem ser tidos em conta, os seguintes aspectos: Devem ser referidos os dias e respectivos horrios, assim como os armazns em que decorrero as contagens; Deve ser indicado se a contagem completa ou parcial e, neste caso, quais os items que devero ser inventariados; Devem ser referidos os trabalhos a efectuar antes do incio do inventrio (ex. limpeza e arrumao dos armazns); Devem ser constitudas as equipas de contagem, devendo fazer parte delas, pelo menos um contador, que deve ser um trabalhador do prprio armazm, familiarizado com o local de armazenagem e um escrivo, que deve ser um trabalhador da seco de contabilidade; Deve ser indicada a forma de realizao do inventrio; Devem ser anotadas as contagens em listas ou tales/fichas de contagem, documento este que dever ser numerados sequencialmente; Deve-se atender ao corte das operaes, isto , cortes de recepo e de compras (artigos contabilizados data do inventrio, mas ainda em trnsito e portanto, no includos no inventrio; artigos recebidos dos fornecedores antes da data do inventrio e includos no mesmo, mas apenas contabilizados aps aquela data) e de expedio e de vendas (vendas contabilizadas antes da data do inventrio, mas cujos artigos apenas foram expedidos aps aquela data e portanto, includos no inventrio; artigos expedidos antes da data do inventrio e portanto, no includos no mesmo e que s foram facturados aps aquela data); Aps as concluses das contagens e respectivas conferncias, deve-se comparar as quantidades contadas com os respectivos registos de quantidade e do inventrio permanente, devendo ser de imediato analisadas e clarificadas as eventuais discrepncias;

Devem ser distribudas as instrues escritas a todas as pessoas envolvidas no inventrio, com antecedncia, devendo o responsvel pelo inventrio reunir uns dias antes, a fim de prestar esclarecimentos relativamente a quaisquer dvidas suscitadas pelos intervenientes. Controlo contabilstico dos inventrios: - Faz-se fundamentalmente atravs da existncia e manuteno do sistema de inventrio permanente, o qual permite, em qualquer momento, conhecer as quantidades em stock, o custo do stock e o custo das mercadorias vendidas e das matrias consumidas.

OBJECTIVOS DA AUDITORIA O auditor deve concluir: - Se os procedimentos contabilsticos e as medidas de controlo interno relacionadas com os inventrios so adequados e esto em funcionamento; - Se as quantidades em stock representam inventrios de propriedade da empresa e localizados nos seus armazns, em armazns de terceiros, em trnsito ou consignao; - Se as listas dos inventrios finais esto devidamente compiladas e resumidas, aritmeticamente correctas e se os seus totais so concordantes com os saldos das respectivas contas; - Se os inventrios esto mensurados de acordo com a NCRF 18; - Se os inventrios excessivos ou com pouca rotao, defeituosos ou deteriorados, obsoletos, esto cobertos por ajustamentos adequados; - Se os inventrios finais esto determinados, no que respeita a quantidades, custo unitrio, clculos, etc., em bases consistentes com as utilizadas em anos anteriores; - Se o custo das mercadorias vendidas e das matrias consumidas reflectido na demonstrao dos resultados respeita ao perodo sob exame, foi determinado de acordo com os pressupostos e caractersticas qualitativas do Sistema de Normalizao Contabilstica, calculado de forma consistente com a utilizada no perodo anterior e se est relacionado com os rditos e/ou os inventrios contabilizados no mesmo perodo; - Se todas as informaes requeridas foram adequadamente divulgadas.

PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA Testes s contagens fsicas: - Observao dos procedimentos seguidos pela empresa na contagem e registo das quantidades e realizao de testes apropriados para determinar se os procedimentos esto a ser devidamente seguidos e se esto a obter-se contagens fsicas satisfatrias; - Com base nas instrues escritas sobra a contagem, o auditor deve estudar e analisar os problemas que podero surgir face aos procedimentos adoptados, assim como deve determinar a extenso do seu trabalho a realizar e definir o nmero de tcnicos presentes na contagem; - Devem ser anotados os nmeros das folhas de contagem distribudas s diversas equipas de contagem, a fim de se poder exercer controlo sobre as mesmas e devem ser seleccionados os items que devero ser testados, os quais devem ser representativos dos saldos das diversas contas de inventrios;

- medida que for realizando os seus testes, os auditores devem comparar as contagens efectuadas com as quantidades indicadas nas folhas de contagem e esclarecer imediatamente e no prprio local, quaisquer diferenas encontradas; - No decurso dos seus testes, os auditores devero obter informaes respeitantes situao do inventrio quanto existncia de stocks excessivos, obsoletos, defeituosos, etc., a fim de que posteriormente se possa analisar da necessidade do reconhecimento de perdas por imparidade; - Devem ser percorridos os locais onde a contagem foi efectuada, a fim de certificarmos de que todos os artigos foram contados, devendo obter-se uma relao numrica das folhas de contagem utilizadas, inutilizadas e no utilizadas, como forma de assegurarmos que as listas dos inventrios finais foram preparadas a partir das folhas de contagem utilizadas; Cortes de recepo e de compras e de expedio e de vendas: - Os procedimentos da empresa devem estabelecer normas que permitam obter adequados cortes de recepo e de compras e de expedio e de vendas, a fim de que os saldos das diversas contas correspondam s contagens fsicas realizadas; - O objectivo : Confirmar, por um lado, que todas as encomendas recebidas at data da contagem fsica foram includas no inventrio fsico e que as correspondentes facturas foram registadas como um passivo no perodo que findou nessa data e, por outro lado, que no foram considerados passivos correspondentes a encomendas no recepcionadas; Confirmar, por um lado, que todas as encomendas escrituralmente expedidas at data do inventrio foram deste excludas e que as correspondentes facturas para os clientes foram registadas no perodo que terminou nessa data e, por outro lado, que no foram feitas expedies sem ter sido considerado o respectivo rdito. Testes s mercadorias em trnsito e em poder de terceiros: - Mercadorias em trnsito: as quantidades mencionadas na guia de remessa e factura do fornecedor, deve ser confrontada com a guia de recepo emitida pela empresa, necessariamente datada posteriormente data da auditoria; - Mercadorias em poder de terceiros: deve-se obter confirmao por escrito da parte do consignatrio relativamente s mercadorias sua guarda, bem como sua discriminao (cdigos, designao e quantidades). Testes s listagens do inventrio final: - Somar as listas numa base de amostragem, verificar a coincidncia entre os valores a transportar com os valores transportados, verificar se esto correctas as multiplicaes das quantidades pelos custos unitrios, verificar que todos os items constantes das folhas de contagem utilizadas pela empresa (e s estas) foram includos nas listas, etc. Teste ao custo de aquisio e forma de custear as sadas dos armazns: - Os items a testar devero ser, em princpio, os que nas listas valorizadas do inventrio final apresentam valores totais mais significativos em relao ao saldo de cada uma das contas de existncias; - A quantidade final deve ser reconstituda a partir da ltima entrada, com base nas guias de recepo. Para cada entrada deve-se obter, com base na factura do fornecedor, o valor facturado. Para cada entrada deve-se calcular de forma proporcional, todas as despesas de compra que lhe sejam imputveis.

Com base nos elementos anteriores, deve-se calcular o custo total e o custo unitrio de cada item, devendo o custo unitrio ser comparado com o custo unitrio constante da lista do inventrio final, a fim de detectar eventuais diferenas. Se adequados os custos unitrios, devem ser comparados com os respectivos preos de mercado, a fim de se concluir quanto necessidade de reconhecimento de perdas por imparidade. Anlise do saldo das perdas por imparidade: - As existncias excessivas ou com pouca rotao, defeituosas ou deterioradas e obsoletas (assim como quando ocorrem quebras de preo ou de cotao), devem estar cobertas por ajustamentos adequados.