Лабораторная работа № 4

Наименование работы.
Обследование объекта и обоснование необходимости создания АС.

Цель работы.

Приобретение навыков поведения обследования объекта автоматизации и

оформление системной документации о выполненной работе.

Содержание работы.
Данная работа выполняется в соответствии с ГОСТ.34.601-90 «Автоматизиро-
ванные системы. Стадии создания».
Первая стадия создания АС - это формирование требований к АС, которая состоит из
следующих этапов:
- обследование объекта и обоснование необходимости создания АС;
- формирование требований пользователей к АС;
- оформление отчета о выполненной работе и заявки на разработку АС (тактико-
технического задания).
На этапе «Обследование и обоснование необходимости создания АС» в общем
случае приводят:
- сбор данных об объекте автоматизации и осуществляемых видах деятельности;
- оценку качества функционирования объекта и осуществляемых видов деятельности,
выявление проблем, решение которых возможно средствами автоматизации;
- оценку (технико-экономической, социальной и т.п ) целесообразности создания АСУ.
На этапе «Формирование требований пользователя к АС» проводят:
- подготовку исходных данных для формирования требований к АС (характеристика
объекта автоматизации, описание требований к системе, ограничение допустимых затрат
на разработку, ввод в действие и эксплуатацию, эффект, ожидаемый от системы, условия
создания и функционирования).
На этапе «Оформление отчета о выполненной работе и заявки на разработку АС
(тактико-технического задания)» проводят оформление отчета о выполненных работах и
оформление заявки на разработку АС.

Варианты исходных данных и условий по заданию.

1. Обследовать и обосновать необходимость создание АС деятельность кафедры;

2. Обследовать и обосновать необходимость создание АС рабочее место студента;
3. Обследовать и обосновать необходимость создание АС в поликлинике;
4. Обследовать и обосновать необходимость создание АС в газетном киоске;
5. Обследовать и обосновать необходимость создание АС на мебельном складе.

Теоретические вопросы по работе.

Организация обследования объекта.

 Формулирование цели обследования.
 Определение состава исполнителей.
 Разработка программы обследования.
 Выбор метода проведения обследования.
 Выбор источников информации.
Направления проведения обследования, конкретный выбор которых зависит от вида
обследуемого объекта:
 организационная структура;
 функциональная структура;
 информационные потоки;
 материальные потоки;
 методы управления (планирования, учета, регулирования и др.);
 используемые технические средства.

Указания к организации и проведению обследования.

«Формулирование цели обследования»- это представление в общих выражениях
цели исследования объекта, например:
a) Цель проведения обследования
Целью проведения обследования является изучение существующего объекта и
выдвижение предложений по автоматизации функции управления.
b) Цель обследования:
Изучение функционирования отдела материально-технического снабжения в условиях
существующей на предприятии автоматизированной системы управления, выявление
недостатков и особенностей, влияющих на уменьшение эффективности работы отдела
На основе результатов обследования, разработать и предложить концепцию
усовершенствования автоматизированной системы управления отделом МТС, которая
устранила бы существующие недостатки и повысила эффективность
функционирования отдела МТС.
«Определение состава исполнителей» - перечень Ф.И.О. специалистов, включаемых в
группу по обследованию, с указанием их специальностей и должностей, например
таблица 2.
Таблица 2. - Состав исполнителей
№ ФИО Должность специальность
п/п
1 Иванов А И. руководитель группы инженер-
Маякова ведущий специалист системотехник
ОН. ст. инженер инженер-
Сальников программист
ё«Разработка программы обследования» - составление плана обследования и его
оптимизация с помощью программных средств, имеющихся в наличии. Программа может
иметь следующий вид, таблица 3.

Таблица3. - Программа обследования

сроки
на- форма
№ наименование окон- исполнитель
чала отчетности
чания
1 общее обследование 1 2 отчет Алехин К. И.
изучение организационной
2 2 4 схемы, отчеты Алехин К. И.
структуры
2.1 изучение структуры отделов 2 3 схема
2.2 штатное расписание 3 4 таблица
изучение 5 9 отчеты, таб-
3 Павлова Л. К.
функциональнойструктуры лицы, схемы
3.1 должностные инструкции 5 7 таблица, текст
3.2 функциональная схема 7 9 таблица
 изучение информационных отчет, схемы,
4 10 13 Малова Т Б.
потоков таблицы
схема, табли-
4.1 изучение документооборота 10 12
ца
изучение маршрута
4.2 управляющих 12 13 схема
воздействии
изучение финансовых
5 14 14 схема Корн А. А.
потоков
изучение методов
6 управления, планирования, 15 17 отчеты Пулков С. А.
регулирования и пр.
изучение методов
6.1 15 16 отчет
управления
изучение методов
6.2 16 17 отчет
планирования
изучение методов
6.3 17 19 отчет
регулирования
7 исследование КТС 20 22 схемы, отчеты Чижов Р. Д.
7.1 исследование структуры сети 20 21 схема
7.2 исследование парка ЭВМ 21 22 отчет
7.3 исследование средств связи 22 22 схема, отчет
«Выбор метода проведения обследования».В данном случае необходимо выбрать
один или несколько методов получения информации об объекте:
- выборочный метод;
- опрос;
- фотография рабочего дня;
- анкетирование,
- хронометраж,
- изучение документов.
Например, при обследовании ОМТС использовались следующие методы:
- метод опроса;
- изучение документов;
- фотография рабочего дня.
«Выбор источников информации». Указывается перечень источников информации:
- специалисты;
- нормативные, директивные и др. документы;
- другие источники информации.
Обследование организационной структуры.
Данное обследование предполагает изучение систем управления объектом. Оно
заключается в сборе данных о характере и масштабе управляющей системы в
целом и отдельно по подразделениям. В результате обследования
организационной структуры получаются схемы управления предприятием
(подразделением) как на уровне структурных подразделений (рис. 7), так и на
уровне должностных лиц (рис. 8), например:
 Рис. 7. Схема управления банком.

Рис. 8. Схема управления АО открытого типа.

Кроме схем должно быть сделано описание с указанием количества уровней
управления и подробной характеристикой каждого структурного подразделения и
должности, а именно:
- количество работающих;
- штатное расписание;
- соответствие сложившейся структуры подразделения проектной;
- оклады по должностям;
- образование;
- средний возраст и др.
Форма представления перечисленной информации может быть различной текст, таблица и
др., например таблица 4.
Таблица 4. - Штатное расписание
Наименование должности Кол-во Образование
Руководящие работники единиц
Директор филиала 1 высшее банковское
Заместитель директора 2 высшее банковское
Главный бухгалтер 1 высшее
Специалисты ПЭО
Специалист I категории 1 среднее специальное
Специалист I категории 5 среднее специальное
Специалист II категории (инженер ВЦ) 1 среднее специальное
 Операционный отдел
Зам. главного, бухгалтера I среднее специальное
Старший бухгалтер 3 среднее специальное
Бухгалтер 3 среднее специальное
Операционист 1 среднее
Вкладные кассы
Заведующий вкл. кассами 1 среднее специальное
Специалист вкл. кассы 2 среднее
Кассир 3 среднее
Кассовый аппарат
Заведующий кассой 1 среднее специальное
Кассир вечерней приходной кассы 1 среднее
Контролер кассы пересчета 1 среднее
Кассир кассы пересчета 2 среднее
Юрист 1 высшее юридическое
Прочие
Инспектор делопроизводства 1 среднее специальное
Техничка 1 <->
Дворник 1 < ->
Водитель 1 <->
Итого 35

Обследование функциональной структуры.

Основой для получения информации о функциональной структуре служит схема
организационной структуры, в соответствии с которой следует собрать следующие
данные:
- перечень функций и задач управления;
- количество людей, занятых выполнением функций управления; время, затрачи-
ваемое работниками на выполнение функций и задач управления,
- технические средства, используемые при решении задач;
- имеющиеся должностные инструкции и различные другие положения о
правах и обязанностях подразделений и должностных лиц.

Результаты можно поместить в таблицу вида таблицы 5.

Таблица 5. - Функциональная структура
Техническ
ие
средства,
Наименова- Функция
используем
ние управлени Задача управления
ые
должности я
при
решении
задач
1 2 3 4
Обеспечение эффективного функционирования ПК,
Учет, кон- отдела МТС. Обеспечение предприятия всеми принтер,
троль, необходимыми для его деятельности материальными ресурсами. средства
плани- Разработка и утверждение локально -
рование, проектов перспективных и годовых планов МТ вычислител
Начальник обеспечения производства. Расширение связей с ьной
анализ,
отдела поставщиками. Руководство работой по ресурсосбережению. Контроль сети
регу-
лирование, за состоянием запасов предприяти
принятие материалов и комплексное регулирование запасов, соблюдение я
решений лимитов на отпуск материальных ресурсов, контроль за их
расходованием в
 подразделениях предприятия по прямому назначению. Организация
оперативного учета снабженческих операций, переписей материальных
ресурсов, составление отчетности. Контроль за
выполнением планов материально-технического
снабжения.
Обеспечение предприятия всеми необходимыми ПК,
Учет, для его деятельности материальными ресурсами. Разработка проектов принтер,
контроль, перспективных и годовых планов МТ обеспечения производства. средства
Заместитель
анализ, Расширение связей с поставщиками. Работа по ресурсосбережению. ЛВС
начальника
планирован Организация работы складского хозяйства, своевременной отправки предприяти
ие материально-технических ресурсов на участки предприятия. я
Организация и контроль за своевременным ПК,
обеспечением предприятия необходимым для принтер,
Учет, его производственной деятельности материальными ресурсами средства
планирован закрепленной номенклатуры. ЛВС
Инженер Контроль за выполнением поставщиками договорных обязательств, за предприяти
ие,
анализ качеством и количеством поступающих материалов. Расчет нормы я
расходов материалов на ремонтные работы. Определение потребности
участков, цехов и предприятия в целом в материалах. Определение де-
фицитных материалов на предстоящий квартал, месяц.
Составление текущих, перспективных планов материально- ПК, прин-
Экономист Планиро- технического снабжения предприятия, разработка нормативов
производственных запасов, потребляемых материалов.
тер, сред-
ства ЛВС
вание, учет предпри-
ятия
Оперативный учет движения материалов по складу предприятия, учет ПК, прин-
обеспеченности материалами по складу предприятия на текущий пе- тер, сред-
риод, выявление дефицитных материалов, определение величины ства ЛВС
Экономист Учет предпри-
остатков материалов на дату расчета.
ятия

Оперативный учет движения материалов по складу предприятия, учет ПК, прин-

обеспеченности материалами по складу предприятия на текущий пе- тер, сред-
Экономист Учет риод, выявление дефицитных материалов, определение величины ства ЛВС
остатков материалов на дату расчета. предпри-
ятия

Обследование информационных потоков.

Оно предполагает изучение документированной и недокументированной информации с
целью выявления ее качественных и количественных характеристик. Результаты
обследования могут быть представлены в виде:
- модели обобщенных потоков информации, которая показывает информационную
связь между подразделениями, рис.10
-модели документооборота (информационно-функциональная схема, рис. 12)
- модели маршрутов движения документов (информационно-структурная схема), рис.9;
- табличная форма, табл.6;
- матричной модели;
- модели маршрутов движения документа или показателя, рис.11 и др.
 Рис. 9. Информационно-структурная модель.

Рис. 10. Модель обобщенных потоков информации.

Рис. 11. Маршруты финансовых документов.

 Рис. 12. Модель документооборота (информационно-функциональная схема).
Таблица 6. - Таблица количественных оценок для внутрибанковских документов.
Виды и количество (в среднем) документов банка за день Объем документов
стандартны объем
й объем символов
№ вид документа КОЛ-ВО после
символов заполнения
1 авизо 2 Vcl V1
2 мемориальный орден 15 Vc2 V2
3 внебалансовый счет 14 Vc3 V3
4 срочное обязательство 7 Vc4 V4
5 реестр 4 Vc5 V5
6 платежные поручения 85 Vc6 V6
7 инкассовое поручение (распоряжение) 2 Vc7 V
8 приходно-кассовый ордер 32 Vc8 V7
9 объявления на взнос наличными 24 Vc9 V8
2 Vcl0 V9
10 заявления
11 распоряжения кредитного отдела 40 Vс11 V10
бухгалтерский журнал по ежедневным проводкам
12 отделения банка 1 Vcl2 V11
13 бухгалтерский журнал по кредиту 1 Vcl3 V12
Итого: 229 Vcобщее Vзап

Обследование материальных потоков.

Позволяет получить данные о маршрутах движения материальных ресурсов (МР), их
качественных характеристиках, источниках и потребителях МР. Результаты обследования
могут быть представлены:
- в виде таблицы.
- схемы движения материальных потоков, вида.
- описания;
- другие формы представления.
Требования к отчетным материалам по лабораторной работе №4.
 1. Организация обследования объекта.
1.1 Цель обследования .
1.2. Основания для проведения обследования.
1.3. Состав исполнителей.
1.4. Программа обследования
1.5. Источники информации.
1.6. Методы проведения обследования.
2. Общая характеристика объекта обследования.
3. Обследование организационной структуры.
4. Обследование функциональной структуры.
5. Обследование информационных потоков 6 Обследование материальных потоков.
7. Обследование методов управления.
8. Обследование комплекса технических средств.
9. Анализ результатов обследования. Выводы.
10. Литература.

Специальные справочные данные, необходимые для выполнения работы.

1. ГОСТ.34.601-90 «Автоматизированные системы. Стадии создания».

2. Михно Л.М. Информационные технологии. Учебное пособие – Иркутск:
Издательство ИрГТУ.-1999-89с.

Контрольные вопросы.

1. Какие направления обследования вы знаете?

2. Что такое «Формулирование цели обследования»?
3. Что такое программа обследования?
4. Какие методы проведения обследования вы знаете?
5. В чем заключается обследование организационной структуры?
6. В чем заключается обследование функциональной структуры?
7. В чем заключается обследование организационных потоков?
8. В чем заключается обследование методов управления?