ACADEMIA DE STUDII ECONOMICE

FACULTATEA DE COMER

AUDITUL CALITII PRODUSULUI I PROCESULUI

VOICU DIANA GABRIELA Grupa 357, Seria D, An III

BUCURETI 2010 INTRODUCERE Dup cum spunea i Jacques Renard: Auditul este ca mirosul de gaz: este rareori agreabil, dar poate, de regul, s evite explozia. Scopul principal al auditului calitii este de a evalua aciunile corective necesare pentru eliminarea deficienelor i posibilitilor de mbuntire a sistemului calitii ntreprinderii, a proceselor sale, a produselor i serviciilor pe care le ofer. Conceptul de audit al calitii a suferit o serie de transformri calitative, fapt ce a condus la mbuntirea activitii de auditare. n literatura de specialitate exist urmtoarea clasificare a auditurilor desfurate n domeniul calitativ: auditul de sistem, auditul de proces, auditul de produs/serviciu i auditul de mediu. n acest proiect voi vorbi despre doar dou dintre aceste audituri, i anume: auditul de proces i auditul de produs/serviciu. Pentru mai multe informaii cu privire la aceast tem am apelat la literatura de specialitate, precum Managementul calitii sau Managementul calitii totale. De asemenea, v voi prezenta i un raport de audit al calitii la o firm ce comercializeaz i distribuie materiale pentru construcii i sisteme de tmplrie Veratec. Auditul unui sistem de management al calitii se realizeaz fie pentru a evalua un furnizor, n situaia n care se dorete stabilirea unei relaii contractuale; fie pentru a verifica dac SMC (Sistem de management al calitii) unei organizaii continu s satisfac condiiile specificate i dac acesta este implementat sau se realizeaz pentru a evalua SMC n raport cu standardul din domeniul calitativ, n vederea certificrii acesteia.

CAPITOLUL 1: AUDITUL CALITII PRODUSULUI Scopul principal al auditului calitii este de a evalua aciunile corective necesare pentru eliminarea deficienelor i posibilitilor de mbuntire a sistemului calitii ntreprinderii, a proceselor sale, a produselor i serviciilor pe care le ofer. 1.1 Obiectivele auditului calitii produsului Auditul calitii produsului servete pentru evaluarea conformitii caracteristicilor de calitate a unui produs finit sau semifinit (componente, pri constructive) cu cerinele clientului sau cu cerinele specificate n documentele de referin (standarde, specificaii tehnice, documente de fabricaie etc.)1. Astfel, sunt verificate i documentele de referin cu privire la realizarea obiectivelor preconizate n domeniul calitii produselor. Totui, auditul nu se rezum doar la o simpl examinare a calitii produsului, acesta avnd n vedere i evaluarea eficacitii dispoziiilor n realizarea obiectivelor propuse n domeniul calitii. Prin auditul calitii ntreprinderea urmrete i identificarea punctelor critice, n vederea reducerii costurilor referitoare la calitate, ca i supravegherea aplicrii msurilor corective stabilite. Se recomand ca2: Necesitatea i frecvena auditurilor calitii produselor s fie menionate n planul calitii; Programarea lor efectiv pe tipuri de produse s fie fcut de compartimentul calitate din ntreprindere; Posibilitatea efecturii unor audituri s fie asigurat ori de cte ori este necesar. n urma rezultatului obinut dup auditare, se stabilesc msuri corective sau de mbuntire necesare, privind produsul auditat. 1.2 Metodologia auditului calitii produsului Efectuarea unui audit al calitii produsului presupune parcurgerea urmtoarelor etape mai importante3 (Fig.1): Examinarea produsului n raport cu documentele de referin, n relaie cu procesele implicate n realizarea produsului i cu materiile prime, materialele care au fost utilizate; Elaborarea raportului de examinare, cu specificarea clar a neconformitilor constatate; Analiza neconformitilor i a cauzelor acestora; Stabilirea msurilor corective sau de mbuntire necesare; Supravegherea aplicrii msurilor corective sau de mbuntire stabilite.

Olaru, M., Managementul calitii, Ediia a II-a revizuit i adugit, Editura Economic, Bucureti, 1999 (p.p. 283-284) 2 Olaru, M., Vasile, D., NOTE CURS MQ_licen_Comer_2010_2011, capitolul 5, p.6 3 Idem 1, p.284 3

AUDITUL CALITII PRODUSULUI

EXAMINAREA PRODUSULUI N RAPORT CU: CAIETUL DE SARCINI SPECIFICAIA PRODUSULUI

EXAMINAREA PRODUSULUI N RELAIE CU: MEDIUL MATERIALELE PRELUCRATE

ELABORARE RAPORT DE EXAMINARE ANALIZA NECONFORMITILOR ANALIZA CAUZELOR NECONFORMITILOR

STABILIRE

MSURI CORECTIVE

SUPRAVEGHEREA APLICRII MSURILOR CORECTIVE Fig. 1 Metodologia general a unui audit al calitii produsului
Sursa: Olaru, M., Managementul calitii, Ediia a II-a revizuit i adugit, Editura Economic, Bucureti, 1999, p.285

Frecvena auditurilor calitii produselor se programeaz de ctre compartimentul calitate la anumite perioade sau ori de cte ori este necesar (atunci cnd exist reclamaii sau apar neconformiti majore i repetate)4.

Stanciu, I., Managementul calitii totale, Editura Cartea Universitar, Bucureti, 2003, p.151 4

Pentru a se putea stabili cele mai potrivite msuri corective sau de mbuntire a calitii produsului, raportul ntocmit la finalizarea auditului trebuie s cuprind toate rezultatele inspeciilor i ncercrilor efectuate, precum i neconformitile i cauzele acestora. CAPITOLUL 2: AUDITUL CALITII PROCESULUI 2.1 Obiectivele auditului calitii procesului Acest audit are drept scop evaluarea conformitii unui proces (de proiectare, producie, administrativ) cu cerinele exprese ale clientului sau cu cerinele specificate n documentele de referin (reete, proceduri, instruciuni de lucru, specificaiile tehnice ale produselor realizate prin procesul respectiv). i n acest caz sunt verificate documentele de referin pentru a stabili daca sunt corespunztoare pentru realizarea obiectivelor anticipate. i n acest tip de audit se verific eficacitatea msurilor de asigurare a calitii, de corecie i de mbuntire continu. Documentele de baz ale auditului calitii procesului sunt procedurile corespunztoare sistemului calitii, documentele referitoare la desfurarea, supravegherea i inspecia procesului, precum i instruciunile de lucru. 2.2 Metodologia auditului calitii procesului Etapele principale necesare efecturii auditului de proces sunt urmtoarele5: Examinarea tuturor elementelor relevante pentru calitatea procesului auditat: a) Valabilitatea documentelor referitoare la proces (instruciuni de lucru, de inspecie, desene etc.); b) Capacitatea echipamentelor (maini, instalaii) privind realizarea calitii cerute; c) Starea echipamentelor de inspecie i corectitudinea utilizrii acestora; d) Analizele referitoare la materiile prime, materialele prelucrate prin procesul respectiv; e) Rezultatele ncercrilor efectuate n cazul pieselor la care se aplic autocontrolul; Elaborarea unor documente intermediare, cuprinznd rezultatele examinrii elementelor menionate (liste de verificare, raport de examinare); Elaborarea raportului de audit, cu specificarea clar a neconformitilor constatate; Stabilirea msurilor corective sau de mbuntire necesare; n aceast privin pot fi fcute propuneri precum: a) Modificarea echipamentelor utilizate n cadrul procesului respectiv; b) Perfecionarea planificrii fabricaiei; c) Modificarea structurii procesului de fabricaie; d) Perfecionarea metodologiei de asigurare a calitii materiilor prime, materialelor prelucrate; e) Corectarea desfurrii anumitor faze ale procesului;
5

Olaru, M., Managementul calitii, Ediia a II-a revizuit i adugit, Editura Economic, Bucureti, 1999, p.p. 286-287 5

 Supravegherea aplicrii msurilor corective sau de mbuntire stabilite. Schematic, metodologia general a auditului calitii procesului, se reprezint ca n Fig.2. AUDITUL CALITII PROCESELOR DOCUMENTE DE REFERIN EXAMINARE ECHIPAMENTE (maini, instalaii)
ECHIPAMENTE DE INSPECIE MATERII PRIME, MATERIALE

PRODUSE
DATE REFERITOARE LA CALITATE

ELABORARE

LISTE DE VERIFICARE RAPORT DE EXAMINARE RAPORT DE AUDIT ANALIZE DEZVOLTAREA PRODUSULUI ECHIPAMENTE
PLANIFICAREA FABRICAIEI DESFURAREA PROCESULUI APROVIZIONARE

STABILIRE MSURI CORECTIVE PENTRU:

SUPRAVEGHERE

MSURI CORECTIVE

Fig. 2 Metodologia general a auditului calitii procesului

Sursa: Olaru, M., Managementul calitii, Ediia a II-a revizuit i adugit, Editura Economic, Bucureti, 1999 p. 288

Se recomand ca auditurile s fie programate i efectuate n mod sistematic, cel puin o dat pe an, pentru toate procesele ntreprinderii, acordndu-se prioritate proceselor complexe, celor cu numr mare de componente intermediare realizate, sau avnd anumite particulariti tehnologice.6 CAPITOLUL 3: RAPORTUL DE AUDIT Raportul de audit este principalul document cu care se finalizeaz auditul. El trebuie s cuprind constatri, concluzii i recomandri care se prezint conducerii spre analiz. Elaborarea raportului se realizeaz sub conducerea auditorului ef, care este responsabil pentru corectitudinea i caracterul complet al acestuia. Structura raportului de audit este urmtoarea7: -Identificarea clientului auditat, data efecturii auditului; -Identificarea auditorului (organism acreditat, auditor ef, membrii echipei); -Obiectivele auditului i domeniul auditului; -Reprezentanii organizaiei auditate; -Documentele de referin; -Activitile de audit la faa locului, conform planului de audit; -Criteriile auditului; -Constatrile auditului; -Concluziile auditului (aprecieri privind conformitatea cu referenialul stabilit, aprecieri privind eficacitatea sistemului calitii n realizarea obiectivelor, observaii, rapoarte asupra neconformitilor); -Diferenele de opinie; -nregistrri i aciuni corective convenite; -Lista de difuzare. Auditorul nu are rolul de a impune modele, activiti de mbuntire i nici nu are calitatea de a sanciona. Pentru auditurile interne, organizaia decide formatul raportului de audit, putnd alege doar completarea listelor de verificare, notelor de neconformiti i a unui rezumat. Proprietarul raportului de audit este clientul auditului, rolul auditorului ncheindu-se odat cu predarea raportului de audit. Clientul auditului este cel care decide ce elemente ale SMC, zone i activiti ale organizaiei urmeaz a fi auditai ntr-un anumit interval de timp. De asemenea, clientul auditului decide necesitatea i scopurile auditului, referenialul pe baza cruia trebuie condus auditul, ce aciuni post audit vor fi ntreprinse i ce organizaie va audita.8 n afar de raportul de audit, n auditul calitii se mai folosesc i o serie de documente, precum: programul de audit, chestionare, liste de verificri, protocoale de audit, plan de audit, raport de aciuni corective, fi de neconformiti i aciuni corective, fi de sintez a neconformitilor, fi de confirmare efectuare audit, registrul de eviden a rapoartelor de audit.
6 7

Olaru, M., Vasile, D. i alii, NOTE CURS MQ_licen_Comer_2010_2011, capitolul 5, p.7 Paraschivescu, A.O., Managementul calitii, Ediia a II-a revizuit i adugit, Editura Tehnopress, Iai, 2008, p.p. 144-145 8 Stanciu, C., Managementul calitii, ediia a II-a revizuit i adugit, Editura Oscar Print, Bucureti, 2005 7

Raportul de audit trebuie s fie datat i aprobat. De asemenea, trebuie respectate confidenialitatea datelor din raportul de audit i destinatarii raportului. Tot ceea ce ine de raportul de audit trebuie s se regseasc n procedurile programului de audit. Orice raport de audit de management trebuie s mearg mult mai departe comparativ cu un audit contabil tipic. Acesta trebuie s fac mult mai mult dect s spun c un colectiv de management n general a acceptat standardele de management9. Rezultatele auditului se nscriu n rezumat pe prima pagin i se detaliaz n urmtoarele pagini ale raportului. Rezumatul auditului ofer managerului general posibilitatea s ia la cunotin n mod operativ de concluziile auditorilor.

Simionescu, A., Bue, F. i alii, Control managerial, Editura Economic, 2006, p. 309 8

STUDIU DE CAZ RAPORT DE AUDIT LA FIRMA S.C. Metale International S.R.L., Focani S.C. Metale Internationl S.R.L. are sediul n Focani pe Str. Mgura 121; a fost nfiinat n anul 2000, avnd Codul Unic de Identificare RO 12671743 i Nr. Registrul Comerului J39/39/2000. Ultima nregistrare la ANAF a fost la 01 Ianuarie 2010. Are un numr mediu de 120 salariai. Compania Metale International S.R.L. este o societate cu capital privat romnesc. Activitatea societii o constituie comercializarea en-gros i en-detail a materialelor pentru construcii, a sistemelor de tmplrie Veratec i distribuia acestora n ar. Sediul firmei este n Focani i deine 6 depozite de materiale pentru construcii situate att n Focani, ct i n Braov. Serviciile oferite i produsele comercializate de ei sunt certificate i conforme normelor, standardelor i cerinelor de reglementare aplicabile, sistemul de management al calitii la S.C. Metale International S.R.L. ndeplinind condiiile ISO 9001: 2000. Ofer : soluie IT profesionist pentru ofertare i producie, pe baza unui soft specializat, la Departamentul de vnzri tmplaria PVC, marca Veratec; calculul gratuit al necesarului pentru acoperi de igl tigRES la domiciliul clientului; know-how dobndit n experiena de lucru cu specialitii partenerilor de afaceri; suport tehnic i documentaie de specialitate; garanie i certificri pentru produsele comercializate. Produsele comercializate de Metale International includ o gam larga de materiale de construcii, iar pentru o bun aprovizionare a centrelor de vnzare cu mrfuri de cea mai bun calitate solicitate de clieni (persoane fizice, firme de construcii, depozite materiale de construcii etc) societatea a ncheiat nenumrate contracte cu furnizori de renume pe piaa intern i extern.