SECRETARA DE ESTADO DE HACIENDA

DIRECCIN GENERAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

NORMA DE ANTICIPOS FINANCIEROS (FONDOS EN AVANCE Y REPONIBLES)

MARZO, 2009 SANTO DOMINGO, REP. DOM.

ndice
NORMA DE ANTICIPOS FINANCIEROS (FONDOS EN AVANCE Y REPONIBLES).........................................1 TTULO I ......................................................................................................................................................................1 ANTICIPOS FINANCIEROS .......................................................................................................................................1 CAPTULO I .................................................................................................................................................................1 DISPOSICIONES GENERALES .................................................................................................................................1 CAPTULO II................................................................................................................................................................3 NORMAS GENERALES..............................................................................................................................................3 CAPTULO III ..............................................................................................................................................................6 ASIGNACIONES PREIMPUTADAS ..........................................................................................................................6 CAPTULO IV ..............................................................................................................................................................7 FONDOS EN AVANCES AUTORIZADOS POR EXCEPCIN ................................................................................7 CAPTULO V................................................................................................................................................................8 FONDOS EN AVANCES CONTRAPARTIDA PARA PROYECTOS Y PROGRAMAS ..........................................8 CAPTULO VI ..............................................................................................................................................................8 FONDOS REPONIBLES Y LIQUIDABLES ...............................................................................................................8 FONDO REPONIBLE INSTITUCIONAL ...................................................................................................................9 FONDO REPONIBLE PARA ASISTENCIA SOCIAL................................................................................................9 FONDO REPONIBLE PARA EVENTOS ..................................................................................................................10 FONDO REPONIBLE PARA CATSTROFES NATURALES Y EMERGENCIAS ...............................................11 CAPTULO VII...........................................................................................................................................................11 AMPLIACIN DEL FONDO REPONIBLE ..............................................................................................................11 CAPTULO VIII..........................................................................................................................................................13 DISMINUCIN Y CIERRE DEL FONDO REPONIBLE..........................................................................................13 CAPTULO IX ............................................................................................................................................................13 DISPOSICIONES GENERALES DE ADMINISTRACIN PARA ANTICIPOS FINANCIEROS .........................13 CAPTULO X..............................................................................................................................................................13 DISPOSICIONES GENERALES PARA LA CREACIN DE FONDOS DE CAJA CHICA....................................13 CAPTULO XI ............................................................................................................................................................14 DISPOSICIONES FINALES ......................................................................................................................................14 I.-GLOSARIO DE TRMINOS:.................................................................................................................................15 ANEXOS:....................................................................................................................................................................18 1. PROCEDIMIENTO DE REGISTRO PARA LAS ASIGNACIONES PREIMPUTADAS.....................................18
Norma de Anticipos Financieros (Fondos en Avance y Reponibles)

1.1 1.1.1 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 2. 2.1 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 2.2.6

GESTIN DE APERTURA .................................................................................................................18 INSTITUCIONES.....................................................................................................................................18 SOLICITUDES POSTERIORES (REPOSICIN) ..............................................................................18 INSTITUCIONES.....................................................................................................................................18 DIRECCIN GENERAL DE PRESUPUESTO (DIGEPRES) .......................................................................19 CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA .......................................................................................19 DIRECCIN GENERAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL:............................................................19 TESORERA NACIONAL: .......................................................................................................................20 FONDOS EN AVANCE, REPONIBLES Y LIQUIDABLES..............................................................20 CONSIDERACIONES GENERALES.................................................................................................20 GESTIN DE APERTURA ................................................................................................................21 DIRECCIN GENERAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL .............................................................21 INSTITUCIN ........................................................................................................................................21 DIRECCIN GENERAL DE PRESUPUESTO (DIGEPRES) .......................................................................22 SECRETARIO DE ESTADO DE HACIENDA ..............................................................................................22 CONTRALORA GENERAL DE LA REPUBLICA .......................................................................................22 TESORERA NACIONAL.........................................................................................................................23

2.3 REGISTRO DE LA RENDICIN Y REPOSICIN DE LOS FONDOS (EN AVANCE, DE CONTRAPARTIDAS DE PRSTAMOS Y DONACIONES, REPONIBLES Y LIQUIDABLES) ..........................23 INTRODUCCIN.......................................................................................................................................................23 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.5 3. 4. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 INSTITUCIONES.....................................................................................................................................23 CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA .......................................................................................24 DIRECCIN GENERAL DE PRESUPUESTO (DIGEPRES) .......................................................................24 TESORERA NACIONAL.........................................................................................................................24 CONCEPTOS Y CARACTERSTICAS DE LAS CAJAS CHICAS ...................................................25 GENERALIDADES DE LOS RGANOS RECTORES QUE INTERVINIENTES...........................25 SECRETARA DE ESTADO DE HACIENDA. ..................................................................................25 DIRECCIN GENERAL DE PRESUPUESTO...................................................................................26 DIRECCIN GENERAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL ...........................................26 CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA ...........................................................................26 TESORERA NACIONAL...................................................................................................................27 INSTITUCIONES ................................................................................................................................27

MODELO DE RESOLUCIN PARA TRAMITAR ANTE EL SECRETARIO DE HACIENDA UN ANTICIPO FINANCIERO.............................................................................................................................................................28

Norma de Anticipos Financieros (Fondos en Avance y Reponibles)

INFORMACIONES NECESARIAS PARA EL CONOCIMIENTO DE UNA SOLICITUD DE ANTICIPO FINANCIERO AUTORIZADO POR LA SECRETARIA DE ESTADO DE HACIENDA .......................................30

Norma de Anticipos Financieros (Fondos en Avance y Reponibles)

NORMA DE ANTICIPOS FINANCIEROS (FONDOS EN AVANCE Y REPONIBLES)

CONSIDERANDO: Que los Anticipos Financieros son un mecanismo de asignacin de recursos
pblicos que deben cumplir con el principio de transparencia.

CONSIDERANDO: Que se hace necesario adecuar la normativa de operacin y uso de los recursos
otorgados mediante el mecanismo de Anticipos Financieros a las regulaciones establecidas en las Leyes y Reglamentos de operacin de las instituciones que conforman el rea de la Administracin Financiera del Gobierno Central.

CONSIDERANDO: Que estas regulaciones estn claramente establecidas en los roles y funciones de
dichas instituciones.

TTULO I ANTICIPOS FINANCIEROS CAPTULO I DISPOSICIONES GENERALES

Art. 1.- Objetivo: Establecer la normativa que regular la asignacin y uso de los recursos otorgados a
las Instituciones Pblicas bajo la modalidad de Anticipos Financieros, atendiendo a su marco legal regulatorio, as como, los procesos a seguir para su autorizacin.

Art. 2.- mbito de Aplicacin: Las normas y procedimientos aqu establecidos son de aplicacin
general para los Poderes Legislativo, Ejecutivo, Judicial e Instituciones Pblicas amparadas por leyes que le confieren autonoma presupuestaria y administrativa, Organismos Especiales, Entidades Ejecutoras de Prstamos.

Art. 3.- Base Legal: La presente Norma est amparada en el conjunto de leyes que se citan a
continuacin: Ley No. 494-06 del 27 diciembre 2006, sobre Organizacin de la Secretara de Estado de Hacienda. Ley de la Tesorera Nacional Nm. 567-05 del 30 de diciembre 2005 y su Reglamento de Aplicacin Nm. 441-06. Ley Orgnica de Presupuesto para el Sector Pblico, Nm.423-06, de fecha 14 de noviembre del 2006 y su Reglamento de Aplicacin.
Norma de Anticipos Financieros (Fondos en Avance y Reponibles) 1

Ley Nm. 126-01 que crea la Direccin General de Contabilidad Gubernamental y su Reglamento de Aplicacin. Ley 10-07 d/f 4 de enero 2007, que instituye el Sistema Nacional de de Control Interno y su reglamento de aplicacin No. 491-07. Ley Electoral Nm. 275-97 de fecha 21 de diciembre del 1997, Ttulo III, De La Junta Central Electoral Artculo 3 Asiento. Jurisdiccin, donde se establece la Personalidad Jurdica y la autonoma econmica y presupuestaria. Ley Nm. 194-04 sobre Autonoma Presupuestaria y Administrativa del Ministerio Pblico y de la Cmara de Cuentas de la Repblica Dominicana. Ley Nm. 46-97 de fecha 13 de noviembre de 1996, sobre el Fortalecimiento de la Autonoma Administrativa del Poder Legislativo y el Poder Judicial.

Art. 4.- Vigencia: la ejecucin de gastos mediante los procedimientos que se establecen en esta norma
es de carcter transitorio, hasta la implementacin del Sistema de Cuenta nica del Tesoro debido a que este sistema har ms eficiente la asignacin y disposicin de los recursos presupuestados.

Art. 5.- Se define como Anticipos Financieros, aquellas transferencias de recursos que amparadas en un
preventivo presupuestario se ordenan para que las instituciones pblicas ejecuten gastos de acuerdo a los lmites establecidos en esta Norma, los cuales deben imputarse presupuestariamente para su reposicin y/o liquidacin. Prrafo: Las diferentes modalidades de Anticipo Financiero que abarca esta Norma son: Asignaciones Preimputadas Fondos en Avance 1. Fondo en Avance Autorizados por Excepcin 2. Aportes de Contrapartida para Proyectos y Programas Fondo Reponible: 1. Institucional 2. Asistencia Social 3. Catstrofes Naturales y Emergencias 4. Eventos no Recurrentes

Art. 6.- La utilizacin de esta modalidad de ejecucin del gasto, es un mecanismo de excepcin, y
limitado a casos que no permitan la tramitacin normal del documento de gasto y posterior pago; por consiguiente, tanto la clasificacin de gastos, como el monto mximo de las operaciones a cancelar, responden a un criterio restrictivo.

Art. 7. El incumplimiento de lo establecido en esta Norma, inhabilitar la reposicin y/o apertura de cualquier Anticipo Financiero a la Institucin.

Norma de Anticipos Financieros (Fondos en Avance y Reponibles) 2

CAPTULO II NORMAS GENERALES

Art. 8.- A los efectos de la presente Norma, un Anticipo Financiero se formaliza cuando las Unidades
Ejecutoras hayan cumplido las normas y regulaciones contenidas en esta y se emita su correspondiente resolucin aprobatoria. El Anticipo Financiero ser de uso exclusivo para casos de urgencia o gastos menores de las instituciones. Prrafo I: La creacin del Anticipo Financiero con cargo al ejercicio fiscal vigente conllevar, que la Direccin Administrativa y Financiera (DAF) lo solicite al Secretario de Estado de Hacienda, a travs de la Direccin General de Presupuesto (DIGEPRES), quien evaluar la solicitud y presentar el informe correspondiente acompaado del Proyecto de Resolucin. Prrafo II: Toda solicitud de creacin de Anticipo Financiero deber especificar las siguientes informaciones: a) Justificacin de la solicitud. b) Identificar la estructura institucional y presupuestaria. c) El monto solicitado. d) Disponer de balance de apropiacin. e) Tener una cuenta bancaria exclusiva para manejar dichos recursos. Dicha cuenta bancaria deber estar registrada en la Tesorera Nacional. f) Identificar los funcionarios responsables del manejo de los recursos. g) Informar el Registro Nacional de Contribuyente (RNC) de la institucin. h) Otras informaciones que pudieran ser requeridas.

Art. 9.- El proyecto de resolucin presentado al Secretario de Estado de Hacienda, contendr como
mnimo las siguientes informaciones: a) Institucin a la cual pertenece la estructura presupuestaria. b) El nombre de la Unidad Ejecutora a la cual se le autoriza el anticipo. c) El nombre del funcionario con facultades para disponer gastos y pagos con cargo al Anticipo Financiero. d) El monto aprobado. e) Los conceptos de gastos que pueden atenderse con cargo al Fondo, indicando la estructura presupuestaria segn la Ley de Gastos. f) Las normas y limitaciones especficas, en funcin de los objetivos del Anticipo Financiero. g) La cuenta bancaria habilitada en el SIGEF para la operacin del Anticipo.

Art. 10.- Aprobada la resolucin por el Secretario de Estado de Hacienda, la Direccin General de
Contabilidad Gubernamental, tendr la responsabilidad de registrar en el SIGEF las especificaciones y limitaciones que la misma indique. Con los parmetros establecidos en este registro, se definen los lmites financieros y presupuestarios para la ejecucin de los recursos asignados mediante este mecanismo de Anticipo Financiero.

Norma de Anticipos Financieros (Fondos en Avance y Reponibles) 3

Art. 11.- Recibida la Resolucin de aprobacin del anticipo, las instituciones procedern a registrar en el
SIGEF la apertura del fondo por el monto aprobado, con el cual se genera el preventivo presupuestario; a fin de reservar la apropiacin para su liquidacin. Prrafo.- Generado el preventivo presupuestario, se crea el expediente del Anticipo Financiero y la Unidad Ejecutora lo tramitar a la Contralora General de la Repblica, para su validacin y posterior remisin a la Tesorera Nacional para la transferencia de recursos.

Art. 12.- El monto de los desembolsos mensuales, por todos los conceptos de anticipos que reciba la
institucin no podr ser superior al quince por ciento (15%) del valor de las apropiaciones aprobadas en el presupuesto, incluyendo todas sus fuentes de financiamiento, dividido entre 12.

Art. 13.- Las instituciones receptoras de estos recursos, deben imputar sus erogaciones como mximo
cinco (5) das hbiles despus de realizado el gasto, a fin de reflejar oportunamente la ejecucin presupuestaria y financiera del mismo. Para tales fines debern contar con la correspondiente cuota de compromiso. Prrafo: La Direccin General de Contabilidad Gubernamental velar por el fiel cumplimiento de esta disposicin, informando a la Contralora General de la Repblica el incumplimiento de este Artculo, a fin de que se tomen las medidas correspondientes.

Art. 14. Para presentar la rendicin y/o reposicin del Anticipo Financiero, las instituciones deben haber
ejecutado por lo menos un cincuenta por ciento (50%) del monto del anticipo.

Art. 15.- Las instituciones debern presentar por ante la Contralora General de la Repblica, los
documentos de gastos imputados, a fin de verificar el cumplimiento de los procedimientos establecidos para la ejecucin. La Contralora General de la Repblica dar el estado aprobado en el sistema, a los gastos ejecutados correctamente y pondr en estado observado los que deban ser completados o aclarados por las instituciones. Para el monto aprobado, las instituciones podrn solicitar la reposicin correspondiente. Concluida la intervencin, los documentos originales aprobados retornarn a la institucin de origen para su archivo y custodia. Prrafo I: Se entiende por Fondos Observados, el total de comprobantes que acompaan una rendicin o liquidacin que no cumple con los requisitos formales y prescripciones legales para ser considerados soportes de la ejecucin. Prrafo II: Cuando el 60% de los comprobantes presentados sean observados por la Contralora General de la Repblica, no se autorizar la reposicin, ni la apertura de un nuevo fondo hasta que las instituciones aclaren las observaciones a los comprobantes. De acuerdo a su marco legal, la Contralora General de la Repblica podr emprender otras acciones que considere de lugar para el cumplimiento de esta disposicin.

Art. 16.-Cuando a una entidad se le objeten ms de una vez los comprobantes de rendicin, el Contralor
General de la Repblica notificar por escrito al incumbente sobre la situacin e informar al Secretario de Estado de Hacienda, a la Direccin General de Contabilidad Gubernamental y a la Direccin General de
Norma de Anticipos Financieros (Fondos en Avance y Reponibles) 4

Presupuesto (DIGEPRES). De ser reincidente en estos incumplimientos, la Contralora General de la Repblica solicitar a la DIGECOG para que esta declare en cierre el Fondo Reponible.

Art. 17.-Se prohben los pagos en efectivo con cargo a los Anticipos Financieros, salvo aquellos que se
realicen a travs de fondos de Cajas Chicas, constituidas a partir de los mismos. De igual manera no se podr cubrir con cargo a estos fondos, el pago de sueldos de personal fijo, nominal, contratado o de cualquier otro tipo de nombramiento.

Art. 18.- Los Anticipos Financieros no perimen al finalizar el ejercicio presupuestario. Si resultaren
saldos disponibles al final del perodo, los mismos sern traspasados al ejercicio fiscal siguiente. Prrafo I: Los gastos que se hayan ejecutado a la fecha del cierre, debern ser imputados dentro del presupuesto del ejercicio vigente. Prrafo II: El monto del preventivo equivalente a los saldos transferidos al perodo siguiente, deber ser liberado en el perodo de cierre. El monto transferido forma parte del total del valor original autorizado en la resolucin de apertura del anticipo y estar cubierto por el preventivo que se establezca en el nuevo perodo.

Art. 19. Cuando la Direccin General de Presupuesto (DIGEPRES) informe de cambios en la estructura
institucional, los organismos afectados debern cerrar el Fondo Reponible existente, y solicitar un nuevo Anticipo Financiero ajustado a su nueva estructura.

Art. 20.- La Direccin General de Contabilidad Gubernamental (DIGECOG), al inicio de cada perodo
fiscal, preparar y remitir un informe a la Direccin General de Presupuesto, al Secretario de Estado de Hacienda y a la Contralora General de la Repblica, en el cual presentar la situacin de incumplimiento de las Instituciones con respecto a las normas de rendicin y/o liquidacin de los Anticipos Financieros, realizando las recomendaciones de lugar. Prrafo I: Las instituciones que operen Anticipos Financieros debern reportar los inventarios de sus bienes a la DIGECOG, con independencia de que estos bienes se adquieran para uso de la institucin o para donaciones. Prrafo II: Queda prohibido imputar gastos a los objetos 4 (Transferencia Corriente) y 5 (Transferencia de Capital), excepto que se trate de transferencias a personas, siempre que se encuentren presupuestadas en programas sociales y bajo estrictas evidencias que la institucin no puede ejecutar estos gastos bajo otros procedimientos.

Art. 21.: Las instituciones no podrn aperturar certificados financieros o utilizar cualquier otra modalidad de inversin financiera con los recursos puestos a su disposicin bajo la modalidad de anticipo financiero. Art. 22: Si los recursos recibidos mediante el mecanismo de Anticipo Financiero no son utilizados en un
plazo de 45 das, stos debern ser reembolsados transitoriamente a la Tesorera Nacional, la cual lo individualizar para un futuro requerimiento. Este requerimiento no podr ser realizado hasta despus de 45 das de su reembolso. Esto tiene como objetivo disminuir la existencia de recursos ociosos y aumentar la liquidez de la cuenta del tesoro.
Norma de Anticipos Financieros (Fondos en Avance y Reponibles) 5

Prrafo: La Tesorera Nacional, recomendar al Secretario de Estado de Hacienda la disminucin del monto aprobado de aquellos anticipos financieros que presenten una rotacin inferior a seis (6) reposiciones durante el ejercicio anterior. Esta disposicin se inscribe en el objetivo institucional de eficientizar el uso de los recursos del Estado.

Art. 23.- La Direccin General de Contabilidad Gubernamental, al finalizar el ejercicio fiscal coordinar
con las instituciones la imputacin y liquidacin de los Gastos realizados a travs de los Anticipos Financieros, aplicando el siguiente procedimiento: a) Utilizando los objetos registrados en la previsin de apropiacin, se efecta la imputacin del presupuesto en las cuatro etapas del Gasto. b) Traspasa la gestin del Anticipo Financiero con su saldo disponible para el prximo ejercicio fiscal. c) Una vez distribuido el presupuesto aprobado, la institucin registra una Previsin de Apropiacin por el monto aprobado en la resolucin vigente. d) La institucin que haya traspasado saldos de un ejercicio a otro, solicitar a la Tesorera Nacional, va la Contralora General de la Repblica, la transferencia por la diferencia entre el valor aprobado y el monto traspasado. Prrafo: Las instituciones liquidarn todas sus operaciones hasta el 31 de diciembre del ejercicio que se cierra, dejarn sus balances de cuentas conciliados y la Tesorera Nacional traspasar los balances de disponibilidades al prximo ejercicio fiscal. CAPTULO III ASIGNACIONES PREIMPUTADAS

Art. 24.- Las instituciones que se rigen por esta modalidad de ejecucin del Presupuesto debern cumplir
los siguientes requisitos: a) Individualizar una cuenta bancaria en el Banco de Reservas de uso exclusivo del fondo; b) Cuando la institucin no tenga cuenta bancaria, para Fondo Avance, deber solicitar al Tesorero Nacional de la Repblica la autorizacin para su apertura. c) Designar a un funcionario Responsable del Fondo en Avance a los efectos de que el mismo lleve a cabo la administracin operacional del fondo y se responsabilice totalmente por la utilizacin eficiente y destino de los mismos;

Art. 25.- Los Poderes e instituciones del Estado y Organismos Especiales, cuyas Leyes de creacin
establecen que se les debe girar mensualmente el valor equivalente a la (12) duodcima parte de su presupuesto, debern tramitar sus desembolsos de fondos, utilizando el tipo de transaccin denominada Asignacin Obligatoria del Tesoro. La doceava parte corresponde siempre a la fuente de financiamiento 10 Fondo General. En el caso de Fuente de Financiamiento Externo, el monto que la

Norma de Anticipos Financieros (Fondos en Avance y Reponibles) 6

Tesorera Nacional podr asignar queda sujeto a la disponibilidad que dicho fondo mantenga en la Cuenta Repblica Dominicana a la fecha de elaborar la solicitud. CAPTULO IV FONDOS EN AVANCES AUTORIZADOS POR EXCEPCIN

Art. 26.- Esta modalidad de Anticipo Financiero comprender los programas y proyectos del Poder
Ejecutivo y casos de emergencia nacional financiados con Recursos Internos y los correspondientes a contrapartidas para proyectos financiados con Recursos Externos.

Art. 27.- Cuando los Anticipos Financieros son otorgados por excepcin, la creacin queda definida acogindose a las siguientes restricciones:
a) La utilizacin de los objetos cuatro (4), Transferencias Corrientes y cinco (5), Transferencia de Capital, quedan prohibido, excepto que se trate de transferencias a personas y siempre que la Resolucin de aprobacin de este tipo de fondos lo exponga explcitamente. b) Las instituciones que reciban recursos mediante la modalidad Anticipo Financiero por Excepcin, deben incorporar sus cuentas bancarias en el SIGEF, esto les permitir operar contabilizando y rindiendo sus gastos desde sus Estados de Cuenta, alimentando el libro banco en el SIGEF. c) Los Anticipos Financieros por Excepcin se distinguen de otras categoras de anticipo porque el monto individual de gastos no est sujeto a monto especfico, sino al lmite de apropiacin y cuota de compromiso; le son aplicables todas las normas de rendicin y liquidacin. d) Queda totalmente prohibido el uso de los objetos ocho (8) Pasivos Financieros, y nueve (9) Gastos Financieros. e) La utilizacin del Objeto 1 (Servicios Personales), bajo esta modalidad quedar sujeta slo a aquellos organismos de inteligencia del Estado.

Art. 28.- El monto de los desembolsos autorizados a las instituciones que ejecutan sus presupuestos bajo
esta modalidad, estar en funcin de la apropiacin aprobada en el Presupuesto de Ingresos y Ley de Gastos Pblicos y la programacin de ejecucin del proyecto.

Norma de Anticipos Financieros (Fondos en Avance y Reponibles) 7

CAPTULO V FONDOS EN AVANCES CONTRAPARTIDA PARA PROYECTOS Y PROGRAMAS

Art. 29.-Los Programas y Proyectos que operan con recursos de contrapartida podrn solicitar los
desembolsos de fondos con cargo a las apropiaciones previstas en su presupuesto, estableciendo el preventivo para el anticipo; bajo la modalidad de transaccin denominada Aportes de Contrapartida para Proyectos y Programas. Prrafo I: En adicin a los requisitos establecidos en las normas generales, debern presentarse los siguientes: a) Nombre de la Institucin a la cual pertenece el Programa y Proyecto b) Que el monto de contrapartida este incluido en la Programacin del Trimestre; c) Certificar que los montos de contrapartida obedecen a las regulaciones contractuales estipuladas en el prstamo. d) Remitir a la Contralora General de la Repblica, una copia de la auditora externa o interna que se realice sobre los Estados Financieros en cada programa o proyecto financiado con recursos externos. e) Los objetos autorizados a ejecutar mediante este mecanismo son los que se correspondan con la descripcin de los gastos e inversiones identificados en el presupuesto aprobado; Prrafo II: Los recursos internos y los destinados como contrapartida que se asignen mediante anticipos financieros, estarn sujetos a la programacin de desembolsos de la Tesorera Nacional. Prrafo III.- Mensualmente la Unidad Ejecutora deber elaborar un informe detallado de la ejecucin total o parcial del desembolso anterior a nivel de sub-cuenta y remitirlo a la Contralora General de la Repblica. Los documentos y sus soportes originales reposarn en los archivos de la institucin, excepto que sean requeridos temporalmente por la Contralora General de la Repblica o la Direccin General de Contabilidad Gubernamental.

Art. 30.- Las instituciones que operen bajo este rgimen, podrn crear Fondos de Caja Chica;
acogindose a la normativa establecida en el Captulo correspondiente a Disposiciones Generales para la creacin de Cajas Chicas. CAPTULO VI FONDOS REPONIBLES Y LIQUIDABLES

Art. 31.- La utilizacin del procedimiento de ejecucin de gastos mediante esta modalidad es un
mecanismo de excepcin, y limitado a casos que no permitan la tramitacin normal del documento de gasto y posterior pago; por consiguiente, tanto la clasificacin de gastos, como el monto mximo de las operaciones a cancelar, responden a un criterio restrictivo. Prrafo: A tal efecto, se consideran como Anticipos Financieros de tipo Fondo Reponible las siguientes categoras: a) Institucional, b) Asistencia Social, c) Eventos No Recurrentes y d) Catstrofes Naturales y Emergencia.
Norma de Anticipos Financieros (Fondos en Avance y Reponibles) 8

FONDO REPONIBLE INSTITUCIONAL

Art. 32. Es el Anticipo Financiero que se asigna a las Unidades Ejecutoras para sufragar gastos
operativos menores, no preimputado, y ajustados a los lmites establecidos por esta Norma y la Resolucin que lo sustenta.

Art. 33. Es responsabilidad de la Direccin General de Contabilidad Gubernamental (DIGECOG), exigir

la liquidacin final y ejecutar el cierre de los Fondos Reponibles de aquellas instituciones que tengan cambios de estructura presupuestaria en el ejercicio fiscal que se inicia. Esto aplicar para las siguientes situaciones: a) cuando el programa que le corresponda pasa a otra institucin; b) cuando existe una norma legal que elimina la institucin; u otras.

Art. 34.- Los Fondos Reponibles Institucionales podrn crearse por importes que no superen el 2% del
total del presupuesto de gastos apropiados en los objetos 2 (Servicios no Personales), 3 (Materiales y Suministros), y la cuenta 6.1 (Maquinarias y Equipos). Prrafo: El monto para la apertura del Fondo Reponible, no podr superar la doceava parte del monto total que resulte del clculo establecido en este Artculo.

Art. 35.- El monto mximo del gasto individual autorizado para cada operacin dentro del rgimen del
Fondo Reponible Institucional ser el equivalente a Cincuenta Mil pesos (RD$50,000.00). El Secretario de Estado de Hacienda podr autorizar la modificacin de este lmite, el que no podr superar lo dispuesto por la Direccin General de Contrataciones Pblicas para las compras menores. Esta es la nica ley que limita las compras mnimas.

Art. 36.- Los fondos de Caja Chica estarn vinculados al Fondo Reponible Institucional, previo
cumplimiento de las formalidades que establece este rgimen.

Art. 37.- Las instituciones que operen Fondo Reponible Institucional debern presentar su rendicin de
gastos, previo a cada reposicin, a nivel de subcuenta del clasificador presupuestario, anexando a los documentos de gastos regularizados los soportes originales correspondientes. FONDO REPONIBLE PARA ASISTENCIA SOCIAL

Art. 38. Es el Anticipo Financiero que se asigna a las Unidades Ejecutoras que cumplen una funcin
social y que operan a nivel nacional de manera desconcentrada. Prrafo: Estos Fondos se tipifican dentro de las siguientes actividades: a) b) c) d) Cubrir las necesidades de Salud (Hospitales Pblicos, Centros de Salud, Policlnicas, entre otras). Programa de Siembra. Desayuno Escolar. Plan Social de la Presidencia.
Norma de Anticipos Financieros (Fondos en Avance y Reponibles) 9

e) Seguridad Ciudadana (Barrio Seguro).

Art. 39.- Los Fondos Reponibles para Asistencia Social podrn crearse por importes que no superen el
2% del total del presupuesto de gastos apropiados en los objetos 2 (Servicios no Personales), 3 (Materiales y Suministros) y cuenta 6.1 (Maquinarias y Equipos). Prrafo I: La utilizacin de la cuenta 4.2 (Transferencia a Personas), del objeto 4, podr utilizarse siempre que est contemplada en la resolucin que crea el Fondo. Prrafo II.-Los recursos destinados al Desayuno Escolar que son administrados a travs del mecanismo de Fondo Reponible para Asistencia Social, slo podrn cubrir gastos correspondientes al Objeto 3 (Materiales y Suministros), especficamente la partida 311 Alimentos y Bebidas para Humanos. Prrafo III.- El monto total de la apropiacin destinada para cubrir el desayuno escolar, se distribuir de acuerdo al perodo de duracin del ao escolar.

Art. 40. - Los suplidores del desayuno escolar debern completar el proceso de registro y adecuacin a
las normativas vigentes establecidas por la Direccin General de Impuestos Internos (DGII) y estar al da en sus obligaciones con la Seguridad Social y dems requisitos.

FONDO REPONIBLE PARA EVENTOS

Art. 41.- El Fondo Reponible para Eventos, est destinado para cubrir exclusivamente los eventos de carcter ocasional y de inters nacional.
Prrafo I: Los recursos destinados debern estar previsto en el Presupuesto vigente de la institucin y estar considerado en la cuota trimestral correspondiente.

Art. 42.- La institucin que requiera la apertura de este tipo de fondo, deber acogerse a las normas
generales y presentar un presupuesto detallado a nivel de sub-cuenta, con la descripcin de los trabajos a realizar, el cual ser tomado como referencia para registrar la previsin de la apropiacin.

Art. 43.- La liquidacin final del Fondo destinado para financiar eventos, no podr exceder los 20 das hbiles despus de concluido el evento.
Prrafo: Si el evento se efectuare en el mes de Diciembre, debe ser rendido el mismo mes o con anterioridad a la fecha de cierre presupuestario que determine la Direccin General de Contabilidad (DIGECOG).

Art. 44.- La cuenta bancaria de uso exclusivo del Fondo para Eventos, debe solicitarse su cierre a la
Tesorera Nacional, como mximo, 10 das hbiles despus de finalizado el Evento. De tener saldo disponible este ser reembolsado a la Tesorera Nacional.

Norma de Anticipos Financieros (Fondos en Avance y Reponibles) 10

FONDO REPONIBLE PARA CATSTROFES NATURALES Y EMERGENCIAS

Art. 45.- El Fondo Reponible para Catstrofes Naturales y Emergencias, est destinado exclusivamente
para atender este tipo de situaciones decretadas por el Poder Ejecutivo. Prrafo: Para operar este tipo de fondo, las instituciones debern considerar que el monto del mismo no debe superar el total disponible en su presupuesto, excluyendo el monto reservado para el Objeto 1 (Servicios Personales).

Art. 46.- Cuando la institucin requiera la apertura de este tipo de fondo, deber acogerse a las normas
generales y tomar en consideracin lo siguiente: a) Presentar un presupuesto detallado a nivel de sub-cuenta, con la descripcin de los trabajos a realizar, el cual ser tomado como referencia para registrar la previsin de la apropiacin. b) La institucin no podr operar ms de un Fondo Reponible para Catstrofes Naturales y Emergencias con el mismo propsito. Si se presentare la necesidad de utilizar una cantidad mayor de recursos financiero, previamente deber liquidar el existente.

Art. 47.- Para efectuar la liquidacin de un Fondo Reponible para Catstrofes Naturales y Emergencias,
la institucin deber considerar lo siguiente: a) La liquidacin y cierre del Fondo deber efectuarse al concluirse los trabajos para los cuales fue creado o al momento que se hayan consumido los recursos. Si al consumirse los fondos, existe necesidad financiera para cubrir otros gastos, se deber liquidar el fondo original y solicitar un nuevo fondo. b) Si al finalizar el ejercicio fiscal se mantuvieran saldos disponibles y que estn comprometidos, la institucin deber rendir el monto utilizado y solicitar el traspaso de los montos no ejecutados al prximo ejercicio fiscal, de acuerdo a lo establecido en las normas generales. Los saldos disponibles no comprometidos debern ser reembolsados a la Tesorera Nacional. CAPTULO VII AMPLIACIN DEL FONDO REPONIBLE

Art. 48.- La solicitud de ampliacin de Fondo Reponible Institucional deber cumplir con lo establecido
en las normas para la apertura de anticipo financiero, adems considerar lo siguiente: a) Disponer de la apropiacin presupuestaria para la posible ampliacin del preventivo presupuestario. b) La institucin deber justificar la necesidad de ampliacin. c) La solicitud de ampliacin deber estar avalada por un informe elaborado por la Direccin General de Contabilidad Gubernamental (DIGECOG), donde se haga constar que el Fondo ha
Norma de Anticipos Financieros (Fondos en Avance y Reponibles) 11

sido administrado cumpliendo con las disposiciones de esta Norma y la Resolucin que le dio origen. Este informe deber ser presentado por la DIGECOG cinco (5) das despus de recibida la solicitud. d) La Direccin General de Presupuesto, podr devolver la solicitud que no cumpla con los requisitos establecidos. e) La aprobacin de la solicitud de ampliacin deber estar avalada por una Resolucin del Secretario de Estado de Hacienda.

Norma de Anticipos Financieros (Fondos en Avance y Reponibles) 12

CAPTULO VIII DISMINUCIN Y CIERRE DEL FONDO REPONIBLE

Art. 49.- Cuando por recomendacin de la Contralora General de la Repblica o la Direccin General de
Contabilidad Gubernamental se disponga el cierre de un Fondo, las instituciones debern presentar una rendicin por el total del gasto ejecutado. Prrafo: Tal decisin deber ser notificada a la Tesorera Nacional a los fines de que sta autorice al banco depositario transferir a la cuenta del tesoro el balance disponible en la cuenta bancaria del fondo; de igual modo, solicitar el cierre de dicha cuenta.

Art. 50. La disminucin de un Fondo Reponible deber estar amparada en una Resolucin del Secretario
de Estado de Hacienda, en la cual se establezca el nuevo lmite. Para hacer efectiva la disminucin se deber: a) Imputar los pagos efectuados. b) Reembolsar a la Tesorera Nacional el monto resultante de la disminucin. CAPTULO IX DISPOSICIONES GENERALES DE ADMINISTRACIN PARA ANTICIPOS FINANCIEROS

Art. 51.- Por cada pago que se efecte con cargo al Anticipo Financiero se debe cumplir con las normas
generales y especficas de control interno que haya emitido la Contralora General de la Repblica, as como las normas de administracin y registro vigente, y los trminos de la Resolucin que cre el Anticipo.

Art. 52. La Contralora General de la Repblica ser responsable de definir los procedimientos de
Control Interno, aplicables a los recursos otorgados mediante la modalidad de Anticipos Financieros. CAPTULO X DISPOSICIONES GENERALES PARA LA CREACIN DE FONDOS DE CAJA CHICA

Art. 53.- La creacin de Fondo de Caja Chica estar sujeta a las mismas caractersticas de aprobacin de
los Anticipos Financieros, con la diferencia que su aprobacin corresponder a la mxima autoridad de la institucin. Los recursos que se utilizarn para operar este mecanismo provendrn de cualquiera de las modalidades de anticipo financiero ya existentes. Los fondos de Cajas Chicas debern operar ajustados a las especificaciones siguientes: a) El monto para la creacin del fondo de Caja Chica ser igual al 10% del Anticipo Financiero al cual pertenece, y en ningn caso podr superar los doscientos mil pesos (RD$200,000.00). b) El monto a pagar por transaccin individual a travs del fondo de Caja Chica no podr superar el 10% del mismo.

Norma de Anticipos Financieros (Fondos en Avance y Reponibles) 13

c) Los conceptos de gastos que pueden atenderse con cargo al fondo de Caja Chica se ajustarn a los establecidos en el Anticipo Financiero, las normas especficas, limitaciones y condiciones especiales que se fijen para su operacin. Prrafo: Los fondos de Caja Chica slo podrn vincularse a un nico anticipo financiero. Los gastos que se ejecuten a travs de Caja Chica, formarn parte de la rendicin del anticipo del que depende.

Art. 54.-La rendicin y reposicin de los fondos de Caja Chica estarn regidos por los mismos
procedimientos establecidos para los Anticipos Financieros y adems debern cumplir lo siguiente: a) La presentacin de rendiciones es obligatoria y se realizar ante el responsable del Fondo. b) El cierre o disminucin del Anticipo Financiero implica el cierre o disminucin de la Caja Chica. CAPTULO XI DISPOSICIONES FINALES

Art. 55. El Secretario de Estado de Hacienda emitir la Resolucin que detalla los proyectos y
programas vigentes, financiados con recursos externos, que recibirn aportes de contrapartida a travs del mecanismo de anticipo financiero. Prrafo: Los nuevos proyectos y programas financiados con recursos externos, que requieran aportes de contrapartida, debern estar amparados en una nueva resolucin que autorice la erogacin de los recursos de contrapartida.

Art. 56.- El funcionario responsable del manejo del Anticipo Financiero especificado en la Resolucin
que lo crea, responder solidariamente por los recursos recibidos a travs del mismo, as como por las erogaciones que se realicen.

Art. 57. Las eventualidades no contempladas en la presente Norma debern ser tramitadas ante la
Direccin General de Presupuesto (DIGEPRES), quien har la evaluacin y posterior recomendacin al Secretario de Estado de Hacienda, previa consulta a la Direccin General de Contabilidad Gubernamental (DIGECOG) y la Tesorera Nacional.

Art. 58. A partir de la entrada en vigencia de la presente Norma, el nico mecanismo que se utilizar
para solicitar, recibir y ejecutar gastos con recursos no preimputados, ser el de Anticipo Financiero.

Art. 59.- Los procedimientos establecidos en el anexo para la operacin de los Anticipos Financieros,
forman parte ntegra de la presente Norma.

Art. 60: La Direccin General de Contabilidad Gubernamental (DIGECOG), elaborar los Manuales que
servirn de gua a los usuarios para el registro y operacin de los anticipos financieros en el SIGEF.

Norma de Anticipos Financieros (Fondos en Avance y Reponibles) 14

I.-GLOSARIO DE TRMINOS: Anticipo: Los anticipos financieros representan trasferencias de fondos a los responsables de su administracin para atender gastos menores y otras obligaciones contractuales o legales, que implican que el Tesorero Nacional autorice la emisin de un medio de pago sin que se cumplan estrictos criterios de prestacin de servicios, recepcin de bienes o cubicaciones de Obras. Si bien la aprobacin de los anticipos dependen de su valoracin presupuestaria y contable, slo podrn hacer efectiva en la medida que el Tesoro pueda incluirlos en la programacin de caja y no implique reasignar otros tipos de gastos prioritarios. Asignaciones Preimputadas: Son aquellos que se encuentran incluidos en el Presupuesto de las Instituciones y deben superar controles de apropiacin y cuota de compromiso, requisito sin el cual no puede liberarse el pago. Estn autorizados a su utilizacin los Poderes Legislativo, Judicial, Procuradura General de la Repblica, Cmara de Cuentas, Junta Central Electoral y actividades del Poder Ejecutivo relacionadas con el sistema de inteligencia. Fondos en Avance Autorizados por Excepcin: Se consideran dentro de esta categora aquellos Anticipos Financieros cuyas caractersticas principales son: no est limitada a objeto de gasto especfico, no es preimputado y est sujeto a imputacin del gasto y a reposicin de acuerdo a los lmites establecidos por la resolucin que lo sustenta. Contrapartida de Donaciones y Prstamos: Este mecanismo de anticipos ser otorgado en aquellos casos donde los beneficiarios de prstamos y donaciones que ejecuten proyectos de inversin, se encuentren debidamente aprobados por ley o decreto y cumplan con todos los requerimientos de habilitacin de cuentas bancarias institucionales y los requisitos del subsistema UEPEX. Fondos Reponibles: Son anticipos financieros de recursos que no se otorgan preimputados a partidas del presupuesto, estos son: a) b) c) d) Institucional; Para Asistencia Social; Para Eventos; Desastres Naturales y Emergencias

Fondo Reponible Institucional: Son fondos que pueden crearse por importes que no superen el 2% del total del presupuesto de gasto aprobado para las instituciones, para atender gastos menores en Bienes y Servicios. Fondo Reponible para Asistencia Social: Son fondos de excepcin autorizados a las instituciones que tienen oficinas regionales o entidades que prestan servicios sociales de primera necesidad, para que las mismas operen con mayor eficiencia. Fondo Reponible para Eventos no Recurrentes: Son fondos previstos a fin de cubrir erogaciones para determinados eventos declarados de inters nacional, los cuales estn consignados en el presupuesto de Ingresos y Ley de Gastos Pblicos del Perodo Vigente.

Norma de Anticipos Financieros (Fondos en Avance y Reponibles) 15

Fondo Reponible para Desastres Naturales y Emergencias: Son fondos previstos para cubrir necesidades originada por desastres naturales y situaciones de emergencia que necesariamente necesitan de erogaciones inmediatas de fondos.

Norma de Anticipos Financieros (Fondos en Avance y Reponibles) 16

ANEXOS

Norma de Anticipos Financieros (Fondos en Avance y Reponibles) 17

ANEXOS: DEL REGLAMENTO DE ANTICIPOS FINANCIEROS (FONDOS EN AVANCE Y FONDOS REPONIBLES) 1. PROCEDIMIENTO DE REGISTRO PARA LAS ASIGNACIONES PREIMPUTADAS 1.1 GESTIN DE APERTURA

Las instituciones que se rigen por esta modalidad, registrarn la apertura en el Sistema Integrado de Gestin Financiera (SIGEF), indicando el tipo de Transaccin, correspondientes al anticipo (Asignaciones Obligatorias del Tesoro). El registro de esta transaccin en el sistema generar simultneamente las siguientes etapas del gasto: (previsin de la apropiacin, compromiso de apropiacin y devengado). 1.1.1 Instituciones Solicitan el anticipo Preimputado. Completarn las imputaciones indicando la estructura programtica, la clasificacin por objeto segn sus estimaciones de ejecucin y se controlarn automticamente la cuota trimestral y la apropiacin disponible por cada tem de gasto. Preparan los informes de ejecucin para su modificacin presupuestaria (si aplica la modificacin) y lo remite a la Direccin General de Contabilidad Gubernamental (DIGECOG) Informan a la Direccin General de Contabilidad Gubernamental (DIGECOG) las disponibilidades de saldo bancario. Direccin General de Presupuesto (DIGEPRES) 1.2 1.2.1 Asignacin de la apropiacin y cuota correspondiente.

1.1.2

SOLICITUDES POSTERIORES (REPOSICIN) Instituciones

Para las solicitudes posteriores a la primera gestin, los Poderes y los Organismos de Inteligencia del Estado, debern presentar un Informe de Ejecucin junto con el libramiento generado en el SIGEF como condicin para acceder al pago.

Norma de Anticipos Financieros (Fondos en Avance y Reponibles) 18

Una vez invertidos los fondos, se deber elaborar una justificacin del gasto mediante el informe de ejecucin y la correccin correspondiente. Mediante el registro de esta transaccin las instituciones podrn reflejar los conceptos y la inversin real reclasificando de la imputacin del gasto o el monto originalmente registrado. La rendicin ser digitada en SIGEF haciendo uso del Tipo de Transaccin Modificacin de documentos Originales. La cual una vez digitada ser responsabilidad de la institucin solicitar a la Direccin General de Presupuesto (DIGEPRES), las modificaciones a la ejecucin que competan. Si pasado el trimestre estas liquidaciones totales o parciales no se producen, la Direccin General de Contabilidad Gubernamental, ser responsable de solicitar a DIGEPRES, las modificaciones al presupuesto de la institucin, que sean necesarias y ajustar la ejecucin del mismo. Los comprobantes que justifican el gasto se quedarn en la Institucin. 1.2.2 Direccin General de Presupuesto (DIGEPRES) Asignacin de la apropiacin y cuota correspondiente. Monitorea a travs del SIGEF que la imputacin del anticipo preimputado, no supere los lmites de la cuota de compromiso y el clculo de la doceava parte del presupuesto de gastos aprobado. Recibe de la DIGECOG las solicitudes de modificaciones y correcciones al presupuesto y las aprueba. Es responsable de crear las condiciones de registro y del trmite de las modificaciones y/o regularizaciones que se detallen en los Informes de Ejecucin. 1.2.3 Contralora General de la Repblica Verifica las solicitudes de libramiento y las imputaciones de las cuentas e informa a las Instituciones y a la Tesorera Nacional, las irregularidades que se presentan. 1.2.4 Direccin General de Contabilidad Gubernamental: Es responsable de enviar las solicitudes de modificaciones recibidas de las Instituciones, por Anticipos Preimputados, a la DIGEPRES. Es responsable de crear las condiciones de registro y del trmite de las modificaciones y/o regularizaciones que se detallen en los Informes de Ejecucin, cuando no las formalice DIGEPRES.
Norma de Anticipos Financieros (Fondos en Avance y Reponibles) 19

1.2.5

Tesorera Nacional: Verificar las autorizaciones de pago y procede a realizar la transferencia a la cuenta bancaria correspondiente. FONDOS EN AVANCE, REPONIBLES Y LIQUIDABLES CONSIDERACIONES GENERALES

2. 2.1

Mediante el Fondo Reponible se ejecutarn los gastos autorizados por la autoridad competente que no permitan la tramitacin normal y oportuna del gasto, pero cuya ejecucin se informar con cada rendicin. La rendicin deber efectuarse como mnimo una vez al mes. Los Fondos Reponibles pueden ser de distintas clases, diferencindose aquellos que admiten ms de una reposicin y aquellos que son dados para cubrir la necesidad de un evento y deben cerrar al finalizar el mismo. Las Instituciones tendrn la posibilidad de operar en sus cuentas corrientes el manejo de montos para pagos inmediatos directamente a beneficiarios. El Fondo Reponible considera la determinacin de un responsable que ser el funcionario facultado para autorizar y aprobar gastos. Cuando se trate de un Fondo Reponible Eventual el procedimiento no admite nuevas reposiciones. Los Anticipos Reponibles, no sern cerrados al finalizar el perodo, sino que se traspasan al finalizar el ejercicio presupuestario, siempre que no existan cambios institucionales o por disposiciones de los rganos Rectores. La ejecucin presupuestaria se registrar al momento de cada desembolso o pago, por lo tanto, a los fines la rendicin solo se completar con la relacin de gastos y los comprobantes que justificaron la salida de fondos. Con cargo a los Fondos Reponibles o Fondos en Avance, se podrn habilitar Cajas Chicas, en la cantidad estipuladas en el reglamento, con la caracterstica fundamental, que la rendicin se realizar ante el Fondo Reponible o en Avance del cual depende.

Norma de Anticipos Financieros (Fondos en Avance y Reponibles) 20

2.2 2.2.1

GESTIN DE APERTURA Direccin General de Contabilidad Gubernamental

Emite la Norma de Anticipos Financieros (marzo 2009). Recibe la resolucin ya aprobada por el Secretario de Hacienda y procede a cargar la misma en el Sistema Integrado de Gestin Financiera. Es responsable de producir un informe de rotacin y liquidacin sobre el comportamiento de la ejecucin de los anticipos financieros al final del ejercicio fiscal, y lo remite a la Contralora General de la Republica, El Secretario de Hacienda, a la Tesorera Nacional y a la Direccin General de Presupuesto, para su evaluacin. 2.2.2 Institucin

Las instituciones debern tramitar y/o solicitar la siguiente documentacin para la gestin de Apertura del fondo reponible o liquidable: Solicitud de Apertura de Cuenta Bancaria en la Tesorera Nacional, en el Sistema de Cuentas Administradas por el Tesoro, la cual ser de uso exclusivo del fondo o anticipo y deber estar contenido en la resolucin al momento de solicitarla a DIGEPRES. Solicitud de la Apertura del Anticipo (Resolucin) a la Direccin General de Presupuesto (DIGEPRES). Luego de aprobada la Resolucin guardan copia de la misma para futuras revisiones. La institucin registrar la Gestin de Apertura en el Sistema Integrado de Gestin Financiera (SIGEF), indicando el tipo de anticipo contenido en la resolucin aprobada por el Secretario. Verifica la gestin de apertura (cuando ejecuta la accin de verificar, se crea el documento de gasto con un preventivo aprobado) y el estado del documento queda en el estatus de verificado. En caso de que la gestin de apertura tenga algn error, se devuelve en el SIGEF, para su correccin. Aprobado el preventivo, se crea el Expediente, el cual contendr todas las transacciones relacionadas con el fondo en cuestin. La Gestin de apertura la aprueba la DAF.

Norma de Anticipos Financieros (Fondos en Avance y Reponibles) 21

 Creado el Expediente se procede a realizar la gestin de pago la cual se termina en el sistema y contendr una cadena de firmas que va de la siguiente manera: o Director Administrativo Financiero o Contralora General de la Repblica. o Tesorero Nacional aprueba definitivamente la solicitud de pago. Remite a la Contralora General de la Repblica la impresin del documento de la gestin de apertura, anexo a la Resolucin Original aprobada por el Secretario de Hacienda. La transferencia queda en estado no conciliado. Este proceso de conciliacin de las transferencias, es similar a las certificaciones de cuentas bancarias. La institucin comienza a gestionar pagos. 2.2.3 Direccin General de Presupuesto (DIGEPRES) Recibe y analiza la solicitud de la apertura del Anticipo remitida por las instituciones, para elaborar el Proyecto de Resolucin. Remite al Secretario de Estado de Hacienda el Proyecto de Resolucin para su aprobacin. Es responsable de analizar el presupuesto aprobado e identificar la estructura programtica de las instituciones para la asignacin de cuotas o modificaciones del anticipo si as lo requieren. 2.2.4 Secretario de Estado de Hacienda Recibe el Proyecto de Resolucin de DIGEPRES, si todo esta correcto, aprueba la resolucin y remite copia de la misma a los rganos Rectores (Contralora General, DIGEPRES, Tesorera Nacional y DIGECOG) y a la institucin solicitante le entrega la Resolucin Original El Secretario de Hacienda recibe de DIGECOG un informe sobre la institucin, en donde se expone si las mismas han presentado faltas o incumplimientos con relacin a los anticipos financieros entregados anteriormente, para su evaluacin. 2.2.5 Contralora General de la Republica Recibe el Documento fsico de la Gestin de Apertura con la Resolucin original aprobada por el Secretario, remitido por la Institucin. Valida la informacin registrada en el Sistema contra lo remitido por la Institucin y aprueba la apertura en el SIGEF.

Norma de Anticipos Financieros (Fondos en Avance y Reponibles) 22

2.2.6

Tesorera Nacional

Registra la Cuenta Bancaria a solicitud de la Institucin, la cual no necesita la aprobacin de la resolucin para ser registrada. Aprueba la gestin de pago. El Banco de Reservas le notifica a la Tesorera Nacional los movimientos de la cuenta, luego la Tesorera carga dichos movimientos y corre la conciliacin, colocando los avisos de dbito en estatus conciliado. 2.3 REGISTRO DE LA RENDICIN Y REPOSICIN DE LOS FONDOS (EN AVANCE, DE CONTRAPARTIDAS DE PRSTAMOS Y DONACIONES, REPONIBLES Y LIQUIDABLES) INTRODUCCIN El importe de la reposicin no podr ser mayor al monto de la apertura o creacin, (incluyendo las modificaciones). La gestin del fondo y registro del gasto se realiza contra cada desembolso que realice la institucin. La rendicin expondr la relacin de gastos, indicando los montos y comprobantes relacionados a la rendicin. La creacin y reposicin de Fondo Reponible, registrar un anticipo financiero, el que ser imputado a una cuenta contable, perteneciente al Plan de Cuentas que indique la DIGECOG.

2.3.1

Instituciones Proceden a gestionar la Regularizacin del anticipo en el SIGEF, a travs de los avisos de dbito cargados por la Tesorera Nacional. Valida que el monto a regularizar sea igual al aviso de dbito. Se verifica la gestin y se crea un documento de gasto en estado Terminado, con las firmas pendientes del Analista de la contralora y el Contralor. Si por cualquier situacin la UE quisiera devolver el documento, debe solicitarlo a la Contralora General de la Repblica, siempre que la gestin est en estado de verificado, pero nunca se devuelve el documento terminado, solo se puede rechazar.

Norma de Anticipos Financieros (Fondos en Avance y Reponibles) 23

 Para realizar correccin en el documento, la UE debe devolver el mismo al estatus de creado. Deber refrescar el aviso dbito y corregir el documento. Termina el mismo y lo remite a la Contralora General de la Repblica con los soportes correspondientes. La DAF aprueba el documento de rendicin, luego de ser aprobado la Contralora General de la Repblica. Solo con la gestin de regularizacin y la gestin aprobada, la DAF puede hacer la solicitud de la gestin de pago correspondiente al monto de la regularizacin, que puede ser parcial o total. 2.3.2 Contralora General de la Repblica Analiza el documento de gestin de Regularizacin contra los soportes remitidos por la institucin. Si todo est bien, aprueba el mismo. En ese momento, la DAF puede intervenir la gestin y se actualizan los balances en la consulta de anticipos. En caso de contener errores, lo devuelve a la institucin si aun esta en estatus verificado. Si el documento no coincide con los soportes presentados, procede a devolver el mismo. Si el porcentaje de tems observados, es mayor a lo establecido en el presente Reglamento, procede a rechazarlo. Remite nuevamente el documento a la DAF para que esta apruebe y gestione el pago. En caso de que una institucin sea reincidente en incumplimientos en la ejecucin de los recursos otorgados mediante el mecanismo de anticipos, la Contralora General de la Repblica recomendara a la Secretaria de Estado de Hacienda el cierre del Anticipo Financiero. 2.3.3 Direccin General de Presupuesto (DIGEPRES) Emitir su opinin para la creacin de cada Fondo Reponible. Podr monitorear el comportamiento de las reposiciones de Fondos creados, a fin de evaluar el cumplimiento de los lmites de cuota y objetos gastados a travs del mismo. Eleva el trmite de la solicitud al Secretario de Estado de Hacienda, definiendo la disponibilidad presupuestaria para otorgar el anticipo. Aumenta o disminuye el anticipo con las debidas justificaciones presentadas por las instituciones. 2.3.5 Tesorera Nacional

La Tesorera Nacional ejecutar el circuito de pago de acuerdo a como prescriben los actuales procedimientos.

Norma de Anticipos Financieros (Fondos en Avance y Reponibles) 24

3.

CONCEPTOS Y CARACTERSTICAS DE LAS CAJAS CHICAS

Como consecuencia de las caractersticas particulares que presentan determinadas Instituciones, con relacin a la descentralizacin de los procesos de ejecucin del gasto, se ha previsto la posibilidad de adoptar la utilizacin de este mecanismo, bajo la conformacin de las denominadas Cajas Chicas, las cuales surgirn como dependientes del Anticipo Financiero. De acuerdo con dicha caracterstica, las Cajas Chicas, se regirn por las mismas pautas que el Anticipo Financiero, teniendo en cuenta que desde el punto de vista operativo su proceso de apertura, rendicin y reposicin no se realizar en forma independiente o individual, ante los rganos Rectores, sino como parte integrante del Anticipo. Los principales lineamientos y caractersticas operativas de las Cajas Chicas a tener en cuenta son: Las Cajas Chicas constituyen un monto determinado y definido para un rea, Sector o Programa de la Institucin, que se distribuye del Anticipo. Se debe cumplir las siguientes pautas para su utilizacin: Designar el funcionario responsable de las Cajas Chicas; Los objetos del gasto que se encuentren permitidos, no deben ser distintos a los del Anticipo; Establecer el monto mximo aceptado para cada operacin; Las caractersticas operativas de su rendicin, deben estar referenciadas y limitadas por las que regirn para el Anticipo Financiero. El responsable de la Caja tendr las facultades para autorizar y aprobar el gasto. Este ser responsable por su apertura, reposicin, rendicin y utilizacin en concordancia con lo dispuesto en la normativa. En lo que respecta a las rendiciones de Caja Chica, el responsable de la misma, deber presentarlas al responsable del Anticipo Financiero, en tiempo y forma, para que este proceda a incorporarlas en la solicitud de reposicin. 4. GENERALIDADES DE LOS RGANOS RECTORES QUE INTERVINIENTES

De acuerdo con las caractersticas operativas del Fondo Reponible y atento a los procesos que se definen para su instrumentacin se describen las principales funciones o responsabilidades de cada rgano Rector: 4.1 SECRETARA DE ESTADO DE HACIENDA. Podrn recibir las consultas tcnicas y recomendaciones de DIGEPRES y DIGECOG para crear un Anticipo Financiero determinado.
Norma de Anticipos Financieros (Fondos en Avance y Reponibles) 25

 Recibe de DIGEPRES la resolucin por creacin, ampliacin o reduccin de Anticipos Financieros. 4.2 DIRECCIN GENERAL DE PRESUPUESTO Coordina las solicitudes de creacin y/o ampliacin de Fondos Reponibles. Analiza las solicitudes sometidas en cuanto a disponibilidades de apropiacin y los antecedentes de ejecucin presupuestaria de la institucin solicitante y emite su opinin tcnica. Recomendar la creacin de Fondos Reponibles a solicitud de las Instituciones 4.3 DIRECCIN GENERAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL Define en el plan de cuentas para las aperturas. Remite las recomendaciones de apertura de Fondo Reponible a DIGEPRES Informa a las instituciones, a la Tesorera Nacional, a la Contralora General de la Repblica y a DIGEPRES, las irregularidades y las decisiones que justifican el cierre de cualquier tipo de anticipo. 4.4 CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA Puede definir el cierre de un Anticipo Financiero cuando sus Unidades de Auditoria Interna verifican que existe falta de rendicin e interpone impedimentos de pagos.

Norma de Anticipos Financieros (Fondos en Avance y Reponibles) 26

4.5

TESORERA NACIONAL Verifica que la cuenta bancaria asignada al Fondo Avance, Reponible y/o Liquidable sea la que ella tiene registrada y ha autorizado en el sistema de Cuentas Administradas por el Tesoro; Verifica las autorizaciones recibidas para llevar a cabo los anticipos financieros correspondientes a la apertura del Fondo y procede a realizar la transferencia correspondiente; Verifica que las reposiciones del Fondo Reponible se encuentren registradas en el SIGEF y procede a emitir la transferencia correspondiente. Procede al cierre del Fondo Reponible cuando as lo requiera la Contralora General de la Repblica o las Instituciones. Concilia las cuentas bancarias con las remisiones del Banco de Reservas.

4.6

INSTITUCIONES Solicitan la creacin, ampliacin, reduccin o cierre del Fondo Reponible, anexando las normas de funcionamiento del mismo. Preparan las rdenes de Pago para los anticipos financieros y las reposiciones posteriores. Registran los gastos y pagos realizados Preparan y registran las rendiciones.

Norma de Anticipos Financieros (Fondos en Avance y Reponibles) 27

MODELO DE RESOLUCIN PARA TRAMITAR ANTE EL SECRETARIO DE HACIENDA UN ANTICIPO FINANCIERO RESOLUCIN No._____________QUE AUTORIZA A LA (COLOCAR EL NOMBRE DE LA INSTITUCION) AL TRAMITE DE FONDO (INDICAR TIPO DE FONDO) CONSIDERANDO: Que la Ley Orgnica de Presupuesto para el Sector Pblico No. (INDICAR EL NUMERO Y EJERCICIO FISCAL DE PUBLICACION, DE LA LEY), entr en vigencia a partir (COLOCAR MES
Y EJERCICIO FISCAL)

CONSIDERANDO: Que la Ley de Organizacin de la Secretara de Estado de Hacienda No. 494-06, esta en vigencia desde el primero (1ro) de enero 2007. CONSIDERANDO: Que el Congreso Nacional aprob mediante Ley No. (INDICAR EL NMERO Y EJERCICIO FISCAL DE PUBLICACION, DE LA LEY) el Presupuesto de Ingresos y Ley de Gastos Pblicos del Gobierno Central de la gestin 2009 Visto: El artculo 3 numeral 5 de la Ley de Organizacin de la Secretara de Estado de Hacienda No.49406. Visto: el artculo. (INDICAR EL NMERO DE ART., DE LEY Y EJERCICIO FISCAL DE PUBLICACIN, DE LA LEY) que aprueba el Presupuesto de Ingresos y Ley de Gastos Pblicos de la gestin 2009 Visto: el artculo 20 de la Ley 567-05, de la Tesorera Nacional, y su Reglamento de Aplicacin Num.441-06, Visto: el artculo 34 de la Ley 10-07 que instituye el Sistema Nacional de Control Interno y de la Contralora General de la Repblica POR TANTO, EL Secretario de Estado de Hacienda, en cumplimiento de sus atribuciones dicta lo siguiente: ARTICULO 1.- Se autoriza a la (Indicar la denominacin de la Institucin ) a la apertura de un (Indicar el Tipo de Fondo) , para fines de cubrir Actividades relacionadas con ( Indicar la Actividad para la cual se lo solicita Ej.: montaje y realizacin de la XIII Cumbre de Cancilleres del Grupo Ro y Unin Europea y la XIX Cumbre de Presidentes del Grupo Ro ), si se trata de un Fondo para Evento o Catstrofes Naturales ( las cuales sern celebradas en los meses de abril y noviembre 2007), respectivamente, (Indicar el Lugar fsico o geogrfico de realizacin del evento). Captulo: Indicar el (NMERO Y LA DENOMINACIN DEL CAPITULO) Dependencia: Indicar el (NMERO Y LA DENOMINACION DE LA DEPENDENCIA) DAF: Indicar el (NUMERO Y LA DENOMINACION DE LA Direccin Administrativa Financiera) UE: (NMERO Y LA DENOMINACION DE LA UNIDAD EJECUTORA) Programa: (NMERO Y DENOMINACION DEL PROGRAMA)
Norma de Anticipos Financieros (Fondos en Avance y Reponibles) 28

Subprograma: (NMERO Y DENOMINACION DEL SUBPROGRAMA) Actividad: (NMERO Y DENOMINACION DE LA ACTIVIDAD) ARTICULO 2.- Los desembolsos de constitucin del fondo, se harn de manera separada por cada evento, tal como se consigna en la comunicacin de solicitud y ajustado a la siguiente clasificacin del objeto del gasto: Indicar por cada Objeto del Gastos de la solicitud (EL NMERO Y LOS CONCEPTOS) ARTCULO 3.- (Indicar el Tipo de Fondos Ej.: El Fondo Reponible Eventual), autorizado mediante la presente resolucin, es por valor de RD$ (INDICAR EL MONTO EN NUMEROS Y LETRAS) ser administrado a travs de la cuenta bancaria No. (NUMERO) del Banco de Reservas y la responsable de su operacin ser (NOMBRE DEL RESPONSABLE), Director @ Financiero @. La transferencia de Fondos no ser autorizada si la institucin no presento la cuenta bancaria para ser incorporada al proceso de pago electrnico y no se encuentra registrada en SIGEF por la Unidad de Administracin de Cuentas Bancarias de la Tesorera Nacional ARTCULO 4.- Las rendiciones y liquidaciones de estos fondos, debern ser presentadas dentro de los plazos establecidos en la normativa vigente. Dada en Santo Domingo de Guzmn, (INDICAR da del mes de XXX y del ao XXX)

________________________________________
(FIRMA Y SELLO DEL SECRETARIO DE ESTADO DE HACIENDA) FECHA: __________________

Norma de Anticipos Financieros (Fondos en Avance y Reponibles) 29

INFORMACIONES NECESARIAS PARA EL CONOCIMIENTO DE UNA SOLICITUD DE ANTICIPO FINANCIERO AUTORIZADO POR LA SECRETARIA DE ESTADO DE HACIENDA

1.-CAPITULO __________
2.-INSTITUCION SOLICITANTE ________________________________________

3.-TIPO DE FONDO QUE ESTA SOLICITANDO ___________________________________

4.-EL FONDO OPERARA EN: PROGRAMA ___________ DAF __________ 5.- MONTO SOLICITADO RD$ ___________________ 6.-SEALAR SI EL FONDO: A.- VA A OPERAR POR PRIMERA VEZ _ ___ B.-ES REAPERTURADO POR CIERRE DE FIN DE AO ____ 7.-- MONTO DEL FONDO ANTERIOR RD$ __________ UE ___________

8.- CUANDO SE TRATE DE FONDOS EN AVANCE, SEALAR EL MES EN QUE TIENEN PROGRAMADO ENTRAR EN FUNCIONAMIENTO ___________ 9- EL FONDO ANTERIOR FUE LIQUIDADO ANTES DE SOLICITAR EL NUEVO _____ 10.- INDICAR LA (S) PERSONA (S) RESPONSABLE DE MANEJAR EL FONDO Y EL CARGO:

____________________________________________________________
11.-NORMATIVA ESPECFICA APLICABLE (SI CORRESPONDE)

__________________________________________________________ _____________________________
ANEXAR:

_____________________________

1.-La carta de la institucin solicitante en donde justifique la necesidad del fondo y el presupuesto de gastos del mismo.
2.-Los clculos del % de los objetos Num. 2 (servicios No Personales), num. 3 (materiales y Suministros) Y 6 (activos no financieros) con cargas fijas incluidas y excluidas.

Norma de Anticipos Financieros (Fondos en Avance y Reponibles) 30

Por la Direccin General de Contabilidad Gubernamental:

Lic. Lus Santana

Lic. Pedro Matos

Lic. Braulino Flores Por la Tesorera Nacional:

Lic. Lus Trinidad

Lic. Fernando Fernndez

Lic. Rafael Ventura

Por la Direccin General de Presupuesto:

Lic. Nelson Cabrera

Lic. Rafael Torres

Por la Contralora General de la Repblica:

Lic. Rafael Gmez

Lic. Omar Caamao

Norma de Anticipos Financieros (Fondos en Avance y Reponibles) 31