111.

Los sistemas y procedimientos administrativos

La finalidad del estudio de sistemas y procedimientos administrativos es ayudar a la alta gerencia a planear y obtener las metas de la organizacin, a que haga del conocimiento general lo que se persigue, y contribuir a que el personal pueda satisfacer esos deseos. La revisin de ambos elementos de la administracin busca mejorar los mtodos, disminuir los costos del procesamiento de trabajo de oficina mediante la eliminacin de la duplicidad de funciones, ineficiencias, desperdicios, as como desechar procedimientos anticuados. El libro es una excelente gua para los interesados en establecer los sistemas y procedimientos en su organizacin, de modo que persigan el logro de un objetivo comn con arreglo a procedimientos establecidos. Un sistema conceptual o sistema ideal es un conjunto organizado de definiciones, nombres, smbolos y otros instrumentos de pensamiento o comunicacin. Ejemplos de sistemas conceptuales son las matemticas, la lgica formal, la nomenclatura binomial o la notacin musical. Un sistema es un conjunto de elementos relacionados intimamente entre s para alcanzar un objetivo. Un sistema real es una entidad material formada por partes organizadas (o sus "componentes") que interactan entre s de manera que las propiedades del conjunto, sin contradecirlas, no pueden deducirse por completo de las propiedades de las partes. Tales propiedades se denominan propiedades emergentes. Los sistemas reales intercambian con su entorno energa, informacin y, en la mayor parte de los casos, tambin materia. Una clula, un ser vivo, la Biosfera o la Tierra entera son ejemplos de sistemas naturales. El concepto se aplica tambin a sistemas humanos o sociales, como una sociedad entera, la administracin de un estado, un ejrcito o una empresa. O a una lengua, que es un sistema conceptual complejo en cuya aparicin y evolucin participan la biologa y la cultura. Encontrar lo comn a entidades muy diferentes. El esfuerzo por encontrar leyes generales del comportamiento de los sistemas reales es el que funda la Teora de sistemas y, ms en general, aquella tendencia de la investigacin a la que se alude como pensamiento sistmico o Sistmica, en cuyo marco se encuentran disciplinas y teoras como la Ciberntica, la Teora de la informacin, la Teora de juegos, la Teora del caos y otras.

Tipos de sistemas
En cuanto a su constitucin, pueden ser fsicos o abstractos:

Sistemas fsicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. El hardware.

 Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hiptesis e ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es el software. En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos:

Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son hermticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningn recurso externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinista y programado y que opera con muy pequeo intercambio de energa y materia con el ambiente. Se aplica el trmino a los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rgida produciendo una salida invariable, como las mquinas. Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a travs de entradas y salidas. Intercambian energa y materia con el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Su estructura es ptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximndose a una operacin adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-organizacin.

Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. Los sistemas cerrados, cumplen con el segundo principio de la termodinmica que dice que "una cierta cantidad llamada entropa, tiende a aumentar al mximo". Existe una tendencia general de los eventos en la naturaleza fsica en direccin a un estado de mximo desorden. Los sistemas abiertos evitan el aumento de la entropa y pueden desarrollarse en direccin a un estado de creciente orden y organizacin (entropa negativa). Los sistemas abiertos restauran sus propia energa y reparan prdidas en su propia organizacin. El concepto de sistema abierto se puede aplicar a diversos niveles de enfoque: al nivel del individuo, del grupo, de la organizacin y de la sociedad.

Caractersticas de los sistemas

Sistema es un todo organizado y complejo; un conjunto o combinacin de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario. Es un conjunto de objetos unidos por alguna forma de interaccin o interdependencia. Los lmites o fronteras entre el sistema y su ambiente admiten cierta arbitrariedad. Segn Bertalanffy, sistema es un conjunto de unidades recprocamente relacionadas. De ah se deducen dos conceptos: propsito (u objetivo) y globalismo (o totalidad). Propsito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propsitos. Los elementos (u objetos), como tambin las relaciones, definen una distribucin que trata siempre de alcanzar un objetivo.

Globalismo o totalidad: un cambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad producir cambios en las otras. El efecto total se presenta como un

ajuste a todo el sistema. Hay una relacin de causa/efecto. De estos cambio y ajustes, se derivan dos fenmenos: entropa y homeostasia. Entropa: es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse, para el relajamiento de los estndares y un aumento de la aleatoriedad. La entropa aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la informacin, disminuye la entropa, pues la informacin es la base de la configuracin y del orden. De aqu nace la negentropa, o sea, la informacin como medio o instrumento de ordenacin del sistema. Homeostasia: es el equilibrio dinmico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno.

Una organizacin podr ser entendida como un sistema o subsistema o un supersistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la realizacin de un objetivo, dado un cierto nmero de restricciones. Los sistemas pueden operar, tanto en serie como en paralelo. El o un procedimiento es el modo de ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de la misma forma, con una serie comn de pasos claramente definidos, que permiten realizar una ocupacin , trabajo, investigacin, o estudio correctamente. Y puede referirse a:

Subrutina en programacin. Procedimiento efectivo en teora de la computacin. Procedimiento administrativo. Gestion de la Calidad. Procedimiento. Procedimiento judicial. Procedimiento pedaggico. Procedimiento mdico

Colegio de educacin profesional tcnica del estado de Quintana roo plantel Cancn 009

Nombre: Susana Casarrubias de Jess

Materia: diseos de procedimientos administrativos

Profesor: Jess Odiln Abad Chi Naal

Grupo: 610

turnos: vespertino

Cancn quintana roo a 10 de feb. Del 2010

121. principios de los sistemas y procedimientos

El concepto positivo que se tenga de los sistemas y procedimientos en cualquier empresa, estar en proporcin con el grado en que ella adopte los siguientes principios fundamentales:

122. Principios de los sistemas y procedimientos

1. Un buen sistema debe suministrar con prontitud el servicio requerido al

mnimo costo 2. La deliberacin de los sistemas y procedimientos es una parte esencial de todos los procesos de administracin de empresas y debe ser dinmica.
3. Para obtener sistema eficientes, las responsabilidades de cada unidad en la

organizacin deben constituir un grupo armnico y lgico de requerimientos; para as, cumplir con los objetivos de la empresa. 4. Los planes de accin alcance, objetivos y responsabilidades del programa de los sistemas y procedimientos de la empresa, deben presentarse por escrito y con claridad. 5. Especialmente donde el elemento tiempo es importante, las actividades que deben ser llevadas con determinacin secuencia, deben ser ubicadas tan cerca como sea posible, tanto fsica como organizativamente.
6. Las sistematizacin de todas las funciones requeridas para cumplir con los

objetivos de una empresa debe ser delegada a determinados grupos de la organizacin. Un defecto en este particular puede ser la causa de una de estas situaciones: a) La funcin no se ejecuta, trayendo como resultado el resentimiento de las operaciones. b) La funcin la asume una unidad que no es la apropiada; como resultado, la ejecucin es deficiente y costosa. c) La funcin la dividen en porciones, en diferentes grupos, resultando una ejecucin incompleta y un desperdicio de esfuerzo 7. Un sistema de control debe ahorrar por lo mensos el monto del dinero que cuesta. Este principio, sin embargo, no es fcil aplicacin en muchos casos, por que es difcil estimar las perdidas que son evitadas por un sistema