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Le guide Dokeos pour la gestion de projet e-learning

Dokeos, 2007. Tous droits rservs. 10/06/2007

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I. Introduction

Ce guide est le rsultat d'une srie de collaborations avec des responsables RH et responsables de formation. Dans la plupart des cas, ces dpartements souhaitaient dployer un programme de formation en e-learning pour augmenter la flexibilit de l'offre de formation, rendre les formations plus accessibles, les horaires plus flexibles, optimiser les ressources humaines disponibles et amliorer la productivit. Ce document dfinit des lignes de conduite pour la phase pilote d'un tel projet.

II. Gestion de la qualit

Prs de 70% des projets e-learning chouent. Les participants abandonnent, les comptences ne sont pas acquises, le projet n'est pas financirement viable ou bien il est dsavou par la direction. Il est donc important de prter attention aux faiblesses caractristiques de ce mode de formation, l'insuffisance de l'analyse et du design tant les plus vidents. L'analyse des besoins de formation, du public et des ressources disponibles, mais aussi des normes en vigeur dans le domaine : SCORM, W3C, normes pour l'valuation ainsi que normes internes l'organisation qui monte le projet aideront en dfinir les contours et garantir la qualit. Dans l'une des socits avec lesquelles nous travaillons, le projet e-learning est induit par la ncessit de se conformer une srie de normes nouvellement en vigueur (PALASet CMMI). Le projet pilote e-learning constitue une occasion d'apprhender ces normes et d'exploiter leurs mcanismes propres de validation ainsi que les contenus de formation ou d'information qui leur sont associs. On part toujours du principe que la formation doit oprer dans un contexte aussi proche que possible que la situation de travail laquelle elle est cense prparer.

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III. Une approche oriente comptences

Si la plupart des spcialistes recommandent que la formation se centre sur les comptences (ce que les stagiaires seront capables de faire) plutt que sur les contenus (ce que les stagiaires sauront), c'est plus vrai encore en e-learning. Le transfert d'une partie de votre programme vers des parcours d'apprentissage en ligne vous invite dcire le processus tape par tape en termes d'activits et de tests et vous tes amen dfinir les tests en termes de comptences. La formation en salle tolre des objectifs du type : la fin de la formation, les participants connatront les principales rgles de qualit de l'organisation mais la mme formation en ligne vous conduira dcrire les objectifs en termes de : etc. Un des exercices les plus utiles que puissent faire les responsables de formation au commencement du projet e-learning est de redfinir les leons et leurs objectifs en termes de comportements mesurables d'o sont excluses toutes considrations mentales du type penser , comprendre , apprhender . associer une rgle universelle une situation particulire en rpondant une srie de questions sur un cas donn dfinir ce qui est inclus dans la rgle et ce qui ne l'est pas comparer les rsultats de deux processus et dcider lequel applique le mieux une rgle donne

Description oriente contenus Connatre le protocole PALAS

Description oriente comptences Lister les rgles PALAS

Comprendre les rgles PALAS

Rpondre correctement un questionnaire choix multiple sur PALAS Pointer les fautes dans une application incorrecte de PALAS une situation donne. Remplir un formulaire PALAS propos d'une situation donne.

Appliquer PALAS une situation particulire

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La taxonomie de Bloom nous aidera dtailler le programme d'un cours et analyser une leon ou un sminaire en termes de comptences. On se rfrera utilement un tableau du type de celui-ci.

Catgorie Connatre: Mmoriser des informations.

Exemple et mots-clefs Exemples: Rciter un manuel. Dresser une liste de prix de mmoire un client. Connatre les rgles de scurit en vigueur. Mots cl: dfinir, dcrire, identifier, connatre, lister, faire correspondre, reproduire, slectionner.

Comprendre: comprendre le sens, traduire, interprter un jeu d'instructions, reformuler.

Exemples: Rcrire un protocole de test. Expliquer dans ses propres mots les tapes requises dans un processus. Transposer une quation dans une feuille Excel. Mots cls : comprendre, distinguer, estimer, tendre, gnraliser, donner des exemples, infrer, interprter, paraphraser, prdire, rcrire, rsumer, traduire.

Appliquer: Utiliser un concept dans une situation nouvelle.

Exemples: Utiliser un manuel pour calculer le salaire d'un employ. Appliquer des lois statistiques un test pour en dterminer la fiabilit. Mots cls: appliquer, modifier, calculer, dmontrer, dcouvrir, manipuler, prparer, produire, mettre en relation, rsoudre, utiliser.

Analyser: Sparer un raisonnement en ses composants afin d'en exposer la structure, distinguer les faits et les raisonnements.

Exemples: Dterminer la cause d'une panne dans un quipement en raisonnant de faon logique. Reconnatre les sophismes dans un raisonnement. Mots cls: analyser, sparer, comparer, construire des diagrammes, identifier, illustrer. Exemples: Rdiger un manuel qui dcrit les oprations courantes d'une socit. Concevoir une machine. Rdiger les minutes d'une runion. Mots cls: assembler, combiner, compiler, crer, concevoir, expliquer, raconter, rsumer, produire. Exemples: Slectionner la meilleure solution. Choisir le meilleur candidat pour une fonction. Justifier une dpense, dfendre un budget. Mots cls: comparer, conclure, mettre en contraste, critiquer de faon constructive, valuer, expliquer, justifier, rsumer, dfendre.

Faire la synthse: Construire un modle partir d'lments divvers pour former un tout cohrent.

Evaluer: Poser des jugements propos de la valeur d'une ide ou d'une proposition.

D'aprs Bloom B. S. (1956). Taxonomy of Educational Objectives, Handbook I: The Cognitive Domain. New York: David McKay Co Inc.

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IV. Conception d'une formation : le storyboard

La conception d'une formation en e-learning commence quand l'quipe responsable est en mesure d'exprimer les comptences qui sont en jeu en termes d'activits. Le tableau cidessous et l'exemple qu'il contient nous aideront articuler objectifs pour l'organisation, mthode pdagogique, tapes du parcours de formation (ou objets d'apprentissage), mdia associs et outils ncessaires pour la production de ces tapes. L'exemple ci-dessous articule les diffrentes tapes d'une leon autour de la mise en application de la norme PALAS au sein d'un processus de production et de livraison en interne dans un groupe industriel. L'avantage offert par la situation de dpart est une formalisation pr-existante la formation en termes de documents de livraison appels Dlivrables . Il s'agit de formulaires remplir pour valider la finalisation d'un dveloppement et notre leon recycle ces formulaires pour en faire des outils d'apprentissage, coller aux situations de travail et en reproduire le formalisme. Les tests pdagogiques sont calqus sur les tests de qualit de la production.
Objectif Remplir le formulaire de dlivrable Comptences cognitives Connatre : dresser la liste des rgles PALAS. Comprendre : reformuler PALAS dans d'autres termes Appliquer : remplir un formulaire PALAS propos d'une situation donne Mthode Etude de cas puis apprentissage par problme. Etapes (objets) Dresser la liste des rgles PALAS Mdia Logiciels

Prsentation Vido flash et/ou multimdia des rgles page cre dans PALAS. Dokeos Documents Choix multiple Outil de tests Dokeos Flash video and/or Dokeos web page authoring Outil de tests Dokeos

Observer un formulaire PALAS correctement rempli et rpondre des questions sur la pertinence des rponses fournies.

Prsentation vido ou texte du formulaire complt Choix multiple

Observer un Prsentation txte ou formulaire PALAS qui vido du formulaire contient des erreurs erron et les dtecter. Choix multiple Observer une situation et un formulaire incomplet. Complter le formulaire. Prsentation multimdia du formulaire trous

Animation flash et/ou page cre dans Dokeos Documents

Outil de tests Dokeos Animation flash et/ou page cre dans Dokeos Documents

Test remplir les blancs Outil de tests Dokeos

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Comparer deux formulaires et et rpondre des questions comparatives Remplir un formulaire vide partir d'une situation donne.

Prsentation des deux Animation flash et/ou formulaires. page cre dans Dokeos Documents Choix multiple Rappel des rgles PALAS Outil de tests Dokeos Animation flash et/ou page cre dans Dokeos Documents Outil de tests Dokeos et reporting individuel.

Question ouverte base sur le template des formulaires.

V. Prrequis : les 4 C

Pour limiter les risques d'chec, l'quipe doit s'assurer, au dmarrage du projet, qu'elle a valid 4 pr-requis.

4C 01 Connectivit

Question L'infrastructure informatique garantit-elle que le projet se droulera dans des conditions acceptables?

Rponses Accord avec le dpartement IT Compatibit SCORM Comptabilit W3C test bande passante vrifier si haut-parleurs sur PCs

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Comptences

Formera-ton aux comptences attendues, de manire efficace? Le processus sera-t-il suffisamment adapt aux contraintes propres du elearning?

Etude de cas e-Learning Analyse des comptences attendues Analyse de l'audience : qui s'adresse-t-on? Design de la formation Dveloppement multimdia : acheter ou faire soi-mme? Dploiement de l'interacton de coaching

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Capacit

Les diffrents acteurs du projet (responsables,

Tests sur les utilisateurs fiinaux

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formateurs, coaches, stagiaires, direction) possdent-ils les prrequis suffisants? 04 Culture Les diffrents acteurs sont-ils dsireux d'entrer dans le projet?

Formation des formateurs Support de la direction Matrise du budget Communiquer sur le projet en interne Dtecter la motivation des stagiaires Fournir des garanties aux formateurs (temps consomm, temps gagn, reconnaissance) Valider au moyen d'un certificat Promouvoir la collaboration et la traabilit dans le dispositif (au moyen d'outils)

VI. Analyse, Conception, Dveloppement, Interaction

Une pratique courante est de dmarrer pendant les 6 premiers mois sur un projet pilote afin de se familiariser avec la gestion de projet e-learning et en apprivoiser les forces, les difficults, les opportunits et les dangers. Pendant cette phase, l'quipe projet devrait parcourir les 4 phases de la gestion de projet : Analyse (dfinir les besoins), Conception (dfinir la mthode), Dveloppement (production des parcours d'apprentissage et des mdias associs) et Interaction (diffusion de la formation, maintenance des contenus et des logiciels, interaction avec les stagiaires). La carte conceptuelle ci-dessous dtaille les phases du projet et les questions soulever.

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VII. Tableau de bord du gestionnaire de projet e-learning

Pour grer un projet e-learning grande chelle, l'quipe aura intrt rsumer et archiver ses dcisions, par exemple dans un tableau Excel trois couches: Couche Projet en termes d'Analyse, Conception, Dveloppement et Interaction Couche Scnario de cours en termes de pr-requis, de squenage de l'interaction semaine aprs semaine, de protocole d'valuation et d'organigramme de l'quipe projet Couche storyboard : description des parcours d'apprentissage objet par objet (tape par tape ou SCO par SCO) en termes d'analyse des Objectifs, de Comptences et de Mthode pdagogique.

Download the E-Learning project management dashboard from : http://www.dokeos.com/doc/DokeosElearningProjectDashboard.xls

VIII. Outils auteurs multimdia

Pour analyser, concevoir, dvelopper et organiser ses cours, l'organisation devra recourir une srie de logiciels. On peut imaginer que Dokeos ou un autre LMS compatible SCORM servira de base au dispositif. Il sera complt par une srie d'outils auteurs spcialiss dans les diffrents domaines du multimdia : image, son, image anime. La gestion de projet elle-mme et la conception du dispositif pourraient galement bnficier d'un appui logiciel. Nous utilisons Freemind pour produire des cartes cocneptuelles. Dokeos pour organiser le projet et Flyspray pour grer la maintenance du dispositif. Dokeos promeut l'utilisation de logiciels open source ou Free Software (mais pas celle des logiciels gratuits ou Freeware qui sont de mauvaise qualit et ont une dure de vie limite) car ils offrent souvent un bon respect des normes et des formats d'change, une grande flexibilit et dure de vie. L'absence de cots de licence permet par ailleurs un dploiement rapide.

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Tche Gestion de projet Orgniser le travail de l'quipe

Propritaire

Open Source

En ligne avec Dokeos De nombreuses organisations utlisent Dokeos aussi pendant la phase de prparation pour changer des documents, crer des groupes de travail etc. Importer des images dans l'outil Documents au format GIF, JPG ou PNG.

Ms-Excel Ms-Project Outlook MindManager (cartes conceptuelles)

OpenOffice Calc Flyspray Dokeos FreeMind (cartes conceptuelles)

Manipulation des images Redimensionner les photos, dessiner, diter des diagrammes Photoshop The GIMP

Production audio Enregistrer et diter du son au format .mp3

Import audio in the Documents tool in .mp3 format. 64 Kbps is a good compression rate.

Audacity Importer les animations dans l'outil Documents au format SWF puis les intgrer au parcours d'apprentissage

Animation d'cran Crer des simulations logicielles et des diagrammes anims simples Captivate Wink

Parcours d'apprentissage Crer des squences de cours SCORM avec reporting associ

Articulate Lectora e-Doceo e-Learning Maker

Dokeos Reload Editor

Le plus simple est de produire les parcours directement dans Dokeos via l'outil Parcours d'apprentissage. On peut aussi importer des parcours tiers sous forme de ZIP SCORM.

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IX. Agenda du projet pilote

L'quipe projet devra s'accorder sur un agenda des oprations. Voici quelques rubriques types d'un agenda de projet pilote et une proposition de squenage dans le temps titre indicatif.

Mois 1 Choisir un LMS

Mois 2 Slectionner le cours pilote Etudes de cas elearning

Mois 3 Formation en ligne des coaches Formation la pdagogie par le problme

Mois 4 Runion sur le webdesign Dveloppement webdesign

Mois 5 Runion des coaches Dveloppement webdesign

Mois 6 Tests avec les end users Livraison webdesign

Brainstorming

Formation des formateurs : initiation Modliser les cours classiques

Formation au maniement du LMS Formation aux outils auteurs

Complter le Authoring Project Dashboard multimdia

Authoring multimdia

Lancement du cours et interactions Livraison dveloppements LMS Tests de connectivit Evnement de communication

Runion sur les Dveloppement dveloppements LMS apporter au LMS Dveloppement du cours pilote Accompagnement ou dveloppement storyboard et multimdia Tests de connectivit Dveloppement du cours pilote

Dveloppement LMS

Dfinir un tableau de bord projet Dfinir lignes de conduite, choix stratgiques

Analyse du cours pilote Conception et storyboard du cours pilote : acheter ou faire? Plan de communication

Livraison cours pilote

Accompagnement Validation cours ou dveloppement pilote storyboard et multimdia Test de capacit Formation la qualit en elearning

Choisir des outils auteurs

Runion de lancement

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X. Documentation

BE-ODL, 2003, E-Learning, comment commencer? http://www.dokeos.com/doc/thirdparty/CommentCommencer.pdf CrossKnowledge, 2006, La formation distance pour une DRH plus stratgique http://www.dokeos.com/doc/thirdparty/FormDistDrhPlusStrat.pdf DOKEOS, 2006, Dmarrer avec Dokeos, programme pour un sminaire de 2 jours http://www.dokeos.com/doc/demarrer_dokeos.pdf DOKEOS, 2007, E-Learning project Excel dashboard http://www.dokeos.com/doc/DokeosElearningProjectDashboard.xls DOKEOS, 2007, Manuel du formateur Dokeos 1.8 http://www.dokeos.com/doc/DokeosFrenchTrainerManual.pdf DOKEOS, 2004, Les paramtres de l'apprentissage collaboratif en ligne http://www.dokeos.com/doc/depraetere_epsilon.pdf EPIC, 2003, Learning design and e-learning http://www.dokeos.com/doc/thirdparty/Epic_Whtp_learningdesign.pdf Le Prau, 2002, Quel modle qualit pour la e-formation? http://www.dokeos.com/doc/thirdparty/ModeleQualiteEform.pdf

Dokeos, 2007. Tous droits rservs.

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