WARREN Y ASOCIADOS S.A.C.

2011

EDITORIAL IMPRESOS Y REVISTAS SAC

GUIA DE ENTREVISTA DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO DE VENTAS

Nombre: Cargo: Objetivo:

Juan Carlos Lozano Mendoza Jefe de Departamento de Ventas Determinar el grado de eficiencia del departamento y los procesos que genera.

CONCEPTO 1. 2. Quin autoriza las entregas? Si se entrega o despacha mercaderas sin preparar una orden, qu constancia pasa a contabilidad? Quin autoriza los descuentos y bonificaciones a clientes? Cmo se controlan los pedidos pendientes?

SI x

NO

OBSERVACIN El encargado de ventas o el Gerente General. En situaciones, coordinan ambos sobre las entregas. Toda mercadera sale con gua de remisin. No es posible que salga sin una orden

3.

El gerente general y el encargado de ventas. Dependiendo el volumen del trabajo, se ordenan los pedidos. El encargado de ventas controla los pedidos en hoja de clculo. Slo se hacen llamadas en el momento en que ha sido despachada la mercadera para informar al cliente que su pedido est en camino. No existe una certificacin de que la mercadera ha sido entregada No suelen suceder extravos. Por tal motivo, no existen polticas definidas, slo simple costumbre basada en las experiencias anteriores

4.

5.

Qu constancia existe de la entrega de mercadera al cliente? Qu control existe sobre las mercaderas despachadas y extraviadas? Existe un control satisfactorio para asegurar que cada despacho est debidamente facturado a los clientes? Cmo se controlan las mercaderas devueltas por clientes y quin se encarga de recepcionar?

6.

7.

Se elabora la documentacin pertinente. Los documentos son gua de remisin y factura

8.

El registro de devoluciones reporta pocos volmenes devueltos. No existe un encargado definido cuya funcin sea recepcionar la mercadera que se devuelve. Entra a almacn y all se la conserva

Elaborado por: Aplicado por:

Clarisse Aranda Medally Ibaez

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EVALUACIN DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO DE VENTAS Caja Ingresos

Nombre: Cargo: Objetivo:

Juan Carlos Lozano Mendoza Jefe de Departamento de Ventas Determinar el grado de eficiencia del departamento y los procesos que genera.
PREGUNTA Si X No OBSERVACIN

1. Existe una planilla diariamente por ingresos? 2. Los ingresos son depositados ntegramente en la cuenta corriente? 3. Se cuida de poner un endoso respectivo en los cheques inmediatamente? 4. Qu control existe sobre la cobranza efectuada por vendedores, cobradores, sucursales y agencias? 5. Se llevan detalles de la composicin de los depsitos en los bancos? 6. Quin controla los cobradores?

No se cuenta con cobradores ni sucursales. El encargado de las ventas, es quien coordina las cobranzas Las cuentas son analizadas y supervisadas. En contabilidad, se lleva control sobre los depsitos que se efectan en cuenta corriente.

No existen cobradores definidos. En situaciones el cobrador es el mismo encargado de ventas Cuando las ventas son al contado no existen problemas para la venta

7. En control sobre ventas al contacto, es satisfactorio? 8. Son conciliados los ingresos con los libros contables?

Elaborado por: Aplicado por:

Clarisse Aranda Medally Ibaez

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EVALUACIN DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO DE VENTAS Cuentas por Cobrar

Nombre: Cargo: Objetivo:

Juan Carlos Lozano Mendoza Jefe de Departamento de Ventas Determinar el grado de eficiencia del departamento y los procesos que genera.
PREGUNTA Si No N/A El control es elaborado con cierta frecuencia Tienen una hoja donde se encuentran detalladas las facturas que todava tienen saldo pendiente de cobro. Esta hoja detalle est elaborada en hoja de clculo. No se tienen muchos clientes morosos. Generalmente se trabaja con clientes seguros, particularmente, son instituciones de la Iglesia Adventista. La morosidad de las cuentas por cobrar es relativa. No se hacen clculos tcnicos de provisiones. Se hacen provisiones en relacin a experiencia anterior ms no por procedimientos tcnicos. Todo movimiento de esta ndole debe ser aprobado por el gerente general. No se tienen polticas establecidas para otorgar crdito. Se otorgan casi con frecuencia. El acuerdo de pago lo hacen el encargado de ventas o gerente general y el cliente Cuando se tomo una cuenta como incobrable, se mantiene en registro su saldo deudor. El control de estas cuentas es un poco indiferente

1.

Se concilian con regularidad los mayores, auxiliares con las cuentas de control?

2. Estn clasificadas las cuentas por vencimiento?

3. Revisa un funcionario apropiado peridicamente las cuentas morosas?

4. Se fija una provisin suficiente para cuentas incobrables?

5. Aprueba un funcionamiento autorizado las bajas en los libros de las cuentas incobrables? 6. Aprueba un funcionamiento autorizado los ajustes en los crditos?

7. Despus que se ha dado de baja en libros como incobrables una cuenta por cobrar, se ejerce un control adecuado sobre la cuenta y las posibilidades de cobrarla en el futuro? 8. Estn numeradas en secuencia las notas de crdito? 9. Se ejerce accin judicial para X X

Es un proceso acostumbrado. . Por ser una institucin educativa

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las cuentas morosas?

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cristiana, no se consideran acciones judiciales a menos que el caso sea perjudicial para la esencia de la Iglesia. Cada cliente sabe lo que debe. Por ser la mayora de sus clientes de carcter denominacional, no se tienen inconvenientes para enviar estados de cuenta mensualmente o cuando lo requieran.

10. Se envan estados mensuales a todos los clientes? x

Elaborado por: Aplicado por:

Clarisse Aranda Medally Ibaez

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