Экспресс-контроль управленческой отчетности

Автор: Хомутов Владимир (ведущий консультант Консалтинг-Центра "ШАГ" )

Для получения объективной картины о состоянии компании финансовый

директор, как правило, использует данные управленческого учета. Если такой
учет основан на принципе двойной записи, а управленческая отчетность
формируется в единой системе, достоверность готовящейся информации легко
проверить. Однако очень часто работа по подготовке данных управленческой
отчетности не систематизирована, и в этом случае необходима быстрая
методика проверки данных.

Поиск "проблемных зон"

Управленческая отчетность компании, как правило, серьезно отличается от

бухгалтерской отчетности, ведь она готовится не для проверяющих и контролирующих
органов, а для руководителя и финансового директора предприятия. Если информация
в управленческой отчетности неточна, то руководство не будет представлять реальное
состояние дел в компании. Для проверки достоверности данных управленческой
отчетности и разработана методика экспресс-контроля.

Во многих российских компаниях данные для управленческой отчетности готовят

специалисты разных отделов и служб, каждый из которых может работать в своей
информационной системе или вообще вести учет вручную.

Поэтому и качество отчетов напрямую зависит от ответственности исполнителей.

В этом случае контроль достоверности информации нужен всем, кто готовит полный
комплект управленческой отчетности, а также тем, кто работает с ней.

Но выверять каждую цифру в первичной отчетности долго, а значит дорого. Нужна

быстрая процедура проверки, которая позволит выделить "проблемные зоны" в
управленческой отчетности. Такой процедурой и может стать экспресс-контроль
достоверности информации.

Безусловно, система управленческого учета индивидуальна для каждой компании и

является результатом работы финансового директора, который должен учесть все - от
специфики бизнеса до распределения функций по организационной структуре
компании. Однако экспресс-контроль как часть управленческого учета можно
использовать на любом предприятии исходя из общих принципов работы.

Создайте условия!

Полезно сформулировать требования, которым должен соответствовать управленческий

учет в компании для построения системы экспресс-контроля.

 Предпочтительнее вести учет "по отгрузке", а не "по оплате". По мнению автора,

управленческий учет "по оплате" целесообразен только для компаний с
небольшим числом операций (продаж, договоров) и для фирм, работающих в
основном за наличный расчет (без существенных отсрочек платежей с
клиентами (поставщиками). Во многом именно раздельный учет движения денег
и движения стоимостей1 позволяет строить проверочные показатели в системе
экспресс-контроля.
 В документах управленческого учета должна отражаться информация как об
остатках, так и о движении стоимостей (оборотах). Это позволяет использовать
способ построения проверочных показателей, при котором изменение какой-
либо величины можно определить и как разность между ее конечным и
начальным значениями, и как разность между итоговыми приходом и расходом
по конкретной статье.
  Минимальный набор документов, необходимых для экспресс-контроля, - это
баланс, отчет о прибылях и убытках и отчет о движении денежных средств.

Приведенный перечень нельзя считать исчерпывающим, поскольку система

управленческого учета всегда отражает особенности конкретной компании.

Таблица 1. Контрольный отчет по объему реализации

Сумма,
№ Статья Источник
руб.

Поступление денег по основной Отчет о движении денежных

1. 8934,09
деятельности средств

Дебиторская задолженность на
2. Баланс 12 634,69
начало периода

Дебиторская задолженность на
3. Баланс 14 777,00
конец периода

Авансы клиентов на начало

4. Баланс 14 535,68
периода

5. Авансы клиентов на конец периода Баланс 14 219,00

стр. 1 + (стр. 3 - стр. 2) +

6. Расчетная реализация 11 393,08
(стр. 4 - стр. 5)

7. Реализация Отчет о прибылях и убытках 12 875,15

Завышение (+)/занижение (-)

8. стр. 7 - стр. 6 1482,07
реализации

9. Относительное отклонение стр. 8 / стр. 7 х 100% 11,51 %

"Примерный" экспресс-контроль

Главная идея экспресс-контроля очень проста: если отчетность правильная, то при

любом способе расчета одного и того же показателя должен получаться одинаковый
результат. Это как суммирование чисел в таблице: неважно, как определяется сумма -
по всем строкам или по столбцам, - в обоих случаях итоговая цифра должна быть
одинаковой.

Проиллюстрируем методику экспресс-контроля на примере конкретного предприятия.

Компания занимается монтажом высокотехнологичного оборудования, которое

самостоятельно закупает и хранит. Часть работ выполняется с привлечением
подрядных фирм. Система управленческого учета, принятая в компании, не
предполагает ведения двойной записи и поэтому не гарантирует полной достоверности
данных. Управленческая отчетность компании включает три основных документа
(баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств), а также
ряд отчетов по дебиторам, кредиторам, складу и т. п.
Информацию для формирования этих отчетов представляют различные подразделения
предприятия - бухгалтерия, сметно- договорной отдел, отдел закупок и финансовый
отдел.

На предприятии разработана единая методика управленческого учета, согласно

которой должны формироваться отчеты отдельных служб. Таким образом,
достоверность управленческой отчетности зависит от того, насколько точно при
подготовке исходной информации соблюдалась необходимая методика. Кроме того, при
обработке большого количества учетных данных невозможно избежать просчетов,
иногда значительно искажающих отчетность. Рассматриваемая методика экспресс-
проверки позволяет выявить ошибки в важнейших показателях отчетности, возникшие
вследствие нарушения методики или недостатков ее разработки.

Рассмотрим, как оценивалась достоверность расчета двух важнейших показателей -

объема реализации и себестоимости.

Объем реализации. Под объемом реализации в отчетном периоде в управленческом

учете компании понималась сумма, на которую подписаны акты с заказчиком по
реально выполненным работам. Объем реализации рассчитывался сметно-договорным
отделом. Из отчетности сметно-договорного отдела эта сумма переносилась в отчет о
прибылях и убытках. Проверочным показателем выступал расчетный объем
реализации. Сумма поступлений от клиентов бралась из отчета о движении денежных
средств. Изменения полученных авансов и дебиторской задолженности рассчитывались
по данным баланса. Контрольный отчет по объему реализации представлен в табл. 1.

При оценке достоверности результатов руководство ориентировалось как на

относительное отклонение объема реализации, так и на абсолютную величину этого
показателя. Отклонение, не превышающее 15%, было признано приемлемым для
первого этапа внедрения системы управленческого учета. Впоследствии корректировка
методики оперативного учета в сметно-договорном отделе привела к практически
нулевым отклонениям полученного показателя от контрольного.

Себестоимость. Под себестоимостью в управленческом учете предприятия понимались

только прямые затраты - стоимость смонтированного оборудования и оплата работ
субподрядчиков. Себестоимость рассчитывалась сметно-договорным отделом на
основании актов, подписанных с субподрядчиками, и информации склада об отпуске
оборудования в монтаж и отражалась в отчете о прибылях и убытках. Проверочным
показателем выступала расчетная себестоимость - сумма денег, которая в отчетном
месяце была уплачена поставщикам оборудования и субподрядчикам. Из нее
вычитались прирост стоимости оборудования на складе и прирост авансов поставщикам
и субподрядчикам, а также добавлялось изменение суммы кредиторской задолженности
перед поставщиками и субподрядчиками за отчетный месяц.

Контрольный отчет по себестоимости представлен в табл. 2. Значения, приведенные в

отчете, были получены в один из первых месяцев внедрения управленческой
отчетности. Таким образом, уже на этом этапе, благодаря экспресс-контролю,
обнаружилось почти 50-процентное расхождение между полученным и контрольным
показателями, что совершенно недопустимо. В результате было решено изменить
методику расчета себестоимости сметно-договорным отделом.

Кроме того, на этом предприятии в экспресс-контроль достоверности включались

многие показатели, которые рассчитывались на основании других документов.

Таблица 2. Контрольный отчет по себестоимости

№ Статья Источник Сумма,

 руб.

Выплаты, отнесенные на
1. стр. 1.1 + стр. 1.2 7496,45
себестоимость – всего

  В том числе:    

Отчет о движении
1.1 Выплаты поставщикам 4355,58
денежных средств

Отчет о движении
1.2 Выплаты субподрядчикам 3140,87
денежных средств

Задолженность перед поставщиками и

2. Баланс 4420,44
субподрядчиками на начало периода

Задолженность перед поставщиками и

3. Баланс 1012,44
субподрядчиками на конец периода

4. Авансы, выданные на начало периода Баланс 2253,00

5. Авансы, выданные на конец периода Баланс 938,12

6. Товары на складе на начало периода Баланс 50 176,04

7. Товары на складе на конец периода Баланс 51 778,90

стр. 1 + (стр. 3 - стр. 2) -

8. Расчетная себестоимость (стр. 5 - стр. 4) - (стр. 7 - 3800,47
стр. 6)

Отчет о прибылях и
9. Себестоимость 7393,20
убытках

Завышение (+)/занижение (-)

10. стр. 9 - стр. 8 8 3592,72
себестоимости

11. Относительное отклонение стр. 10 / стр. 9 х 100% 48,59%

Экономическая выгода или выгодная экономия?

В заключение несколько рекомендаций для тех, кто хочет дополнить управленческий

учет в своей компании экспресс-контролем достоверности или готов внедрить эту
систему уже на этапе постановки управленческого учета.

Прежде всего, нужно решить - достаточно ли первичной информации, а также оценить

содержание существующих или разработанных управленческих отчетов. Для этого
необходимо ответить на вопросы: все ли производственные этапы отражаются у вас в
учете и содержатся ли в вашей отчетности и остатки, и обороты. Только при
положительном ответе на оба вопроса вы можете ввести эффективный экспресс-
контроль достоверности информации управленческого учета, который будет охватывать
все производственные этапы.

Конечно, чем детальнее информация в управленческом учете, тем полнее

представление об экономической ситуации на вашей фирме. Однако для учета каждого
производственного этапа (занесения информации в компьютер или в бумажный отчет,
первичного контроля, составления соответствующей отчетности) необходимы время и
деньги. Эти, на первый взгляд, незначительные затраты в итоге могут стать весьма
существенными. Поэтому финансовый директор всегда должен сравнивать выгоду от
наличия оперативной и полной информации по компании с затратами на ее получение.

Система управленческого учета должна работать в режиме реального времени

Интервью с президентом Агропромышленного холдинга "Русагрокапитал" Яковом

Шляпочником

- Что дает Вашей компании система управленческого учета?

- Наша компания объединяет десять сельскохозяйственных

предприятий в восьми регионах. Производство у нас очень
динамичное, поэтому чтобы его контролировать, нужен хорошо
поставленный управленческий учет. Бухгалтерский учет в этом случае
бесполезен. В результате около 5 лет назад у нас была введена
система управленческого учета, которая постоянно совершенствуется.
Система очень важна для управления производством, для расчета
себестоимости и управления издержками и, главное, - для управления
продажами. Дело в том, что наш рынок подвержен сильнейшим ценовым колебаниям,
которые иногда достигают 50-100%. Мы должны использовать современные методы
продаж, такие как "короткие продажи", "страховка будущими продажами", а для этого
нужна оперативная и детальная система учета.

- Как организован управленческий учет в Вашем холдинге?

- Главное - оперативный учет. Мы добились того, что раз в неделю формируется общий
управленческий баланс компании. Помимо этого сотрудники московского офиса
ежедневно могут находить в компьютерной системе информацию об остатках товаров
по всем предприятиям холдинга.

Всего в нашей компании составляется порядка двадцати управленческих отчетов, и

основные - баланс и отчет о прибылях и убытках. Баланс содержит расшифровку
склада по товарам. Отчет о прибылях и убытках готовится в разрезах: по
предприятиям, товарным позициям, даже по цехам.

- Предполагает ли Ваша система управленческого учета какие-либо

внутренние механизмы проверки достоверности данных?

- Если учет основан на принципе двойной записи, то в нем уже заложен механизм
проверки. Когда регионы присылают отчеты, мы можем в течение дня выявить
искажения. Консолидированный баланс составляется в Москве, поэтому ошибки мы
отлавливаем на этапе формирования баланса.

- Могли бы Вы рассказать о ситуации, когда в результате проверки

управленческого учета были выявлены значительные расхождения и
пришлось менять методику отчетности?

- Нечто похожее было, когда у нас менялись акционеры. Мы провели глобальную

инвентаризацию имущества. Кроме того, пересмотрели собственно систему управления
бизнесом и контроля за бизнес-процессами. Обнаруженные неточности (небольшие,
около 10% от валюты баланса) сейчас исправляются.

- Могли бы Вы дать какие-либо рекомендации по построению надежной

системы управленческого учета?

- Во-первых, необходимо использование двойной записи. Во-вторых, в компании

должен быть единый информационный центр, через который проходит информация о
движении всех товарных и финансовых потоков. Собственно в этом центре и
производится учет. Если на предприятии есть несколько директоров, реально
распоряжающихся материальными или финансовыми ценностями, то нужен единый
механизм, через который проходит вся информация о принимаемых ими решениях,
иначе систему учета не построить.

Я считаю, что система управленческого учета должна работать в режиме реального

времени. В нашей компании управленческие отчеты формируются ежедневно, и
оперативность учета не уменьшает его точность. В результате мы лучше управляем
производством, быстрее принимаем инвестиционные решения.

______________________________________________________________

1
Под движением стоимостей понимается изменение данных об активах и
обязательствах в учетных регистрах (для целей управлен- ческого учета).