Restructuration et mnage des catgories

MODERNISATION DE LA PLATEFORME ORACLE SYSTME INTGR MONTRAL

Auteur: Mise jour: Version: 1.0 Yasmina Bellache Date de cration: 30 Mai 2011

Table des matires

Introduction 1. Porte du mandat. 2. tapes prparatoires effectues aux CES 3. Limites et restrictions sur la restructuration 4. Volets critiques considrer lors de la restructuration. 5. Rles et responsabilits. 6. Prsentation du plan de travail et chancier 7. tapes venir. Prsentation du Catalogue Iproc Classification des fournisseurs dans le fichier fournisseur dOracle. 8. Questions/Rponses.

Introduction :

Vu le volume considrable de donnes existantes (catgories, articles, transactions, historique), la restructuration et le mnage des donnes des catgories de la CBS ncessitera un travail ardu et minutieux et peut staler sur plusieurs mois dpendamment de la nature de la restructuration et des donnes corriger. La solution peut consister en une combinaison dactions manuelles, dactions automatiques (scripts et SQL qui devraient tre valids par Oracle) et aussi de changement dans le paramtrage de lapplication. Un plan daction dtaill doit tre mis en place. Les tapes de ce plan doivent tre excutes dans des environnements de test et dacceptation avant de les excuter en PROD. Plusieurs de ces tapes ncessiteront lintervention du client. 1. Porte et primtre du mandat : Changement de la structure actuelle des catgories ou mnage des donnes (ajout, suppression, modifications de catgories) ou les deux? Catgories dachat ou catgories dinventaire ou les deux? Changement des descriptions darticles. limination des codes BG. Historique des transactions dans SIMON.

2. tapes prparatoires faites au CES : Recommandations dOracle pour la gestion des catgories :

1. Le nombre de segments dpend de la codification voulu et du degr de dtail voulu. Gnralement deux segments sont suffisants et certains clients vont jusqu utiliser trois segments. 2. Une taille de segments entre 4 et 12 est raisonnable. 3. Utiliser une codification normalise telles que: UNSPSC, NIGP. Plusieurs clients dOracle utilisent une des deux codifications. Ces codifications sont volutives et permettent beaucoup de flexibilit et de possibilit de codifications. 4. Dsactiver les catgories non utilises au lieu de les supprimer afin de prserver lhistorique et viter des corruptions dans les donnes. 5. Faire rgulirement un mnage des donnes pour ne garder que les catgories/articles ncessaires.

Examen de modles de CBS de certains clients dOracle ( modle UNSPSC, NIGP). Examen de trois cas de restructuration des catgories chez des clients dOracle. Statistiques dutilisation des catgories dans SIMON (annexe A). Tests de diffrentes approches et impact sur SIMON (annexe B). Premire valuation des impacts de la restructuration des catgories sur les futurs modules (Iproc, sourcing, supplier) :

1. Si les BG sont conservs, il faudra mettre un prix pour chaque article BG pour pouvoir linsrer dans le catalogue de Iprocurement 2. Une fois Iporc install, il faudra aprs chaque changement dans les catgories refaire le mappage des catgories entre IProc et PO. 3. Pour les ententes dont les catgories ont t changes, il faut dsactiver la ligne avec lancienne catgorie et la remplacer avec une nouvelle ligne, avec la nouvelle catgorie pour la voir apparatre dans le catalogue. 4. Si des commodity codes (regroupement de catgories) sont utilises dans le module Sourcing, celles-ci doivent tre mise jour si leur catgories sont modifies. 5. Si la classification des fournisseurs par catgories est intgre au fichier fournisseur, le changement des catgories affectera cette classification.

3. Limites et restrictions considrer lors de la restructuration des catgories : Compte tenu des risques majeurs de corruption et de pertes dintgrit de donnes, Oracle ne recommande pas les modifications de structure suivantes : Changement du jeu de catgories associ aux catgories dans PO ou Inventaire Cration dune nouvelle structure de catgorie, il faut utiliser la mme structure et la modifier ( sous certaines conditions), si ncessaire. Suppression de segments existants de la structure; Ajout de validation sur les segments existants de la structure. Rduction de la taille des segments existants.

4. Volets critiques considrer lors de la restructuration : Les fonctionnalits suivantes sont directement impactes par la restructuration des catgories et le mnage des donnes et doivent tre adaptes, paralllement, ces changements. Les efforts ( ressources, temps) doivent tre estims pour la msie jours de ces fonctionnalits. Il sagit de : cran sources dapprovisionnement:

La classification des fournisseurs par catgories se fait actuellement dans cet cran maison et tout changement doit tre rapport dans cet cran. La technique utiliser pour la mise jour de cet cran (automatique ou manuelle) sera dtermine dans le plan daction. Cet cran doit tre maintenu tant que les appels doffres se feront encore dans les crans Forms de PO.

- Formulaire lectronique dinscription des fournisseurs : (portail Intranet de la Ville de Montral) : Une dcision doit tre prise : faut-il changer le formulaire lectronique? sachant que le changement de catgories se fera, probablement, sur plusieurs tapes , ce qui implique donc plusieurs changements dans le formulaire ou faut-il le garder tel quel et faire un mappage manuel entre les anciennes et nouvelles catgories lors de la cration du fournisseur dans SIMON? - Classification des fournisseurs dans le fichier fournisseurs dOracle: Cette fonctionnalits nest pas utilise actuellement et est remplace par la personnalisation sources dapprovisionnements. Elle doit absolument tre installe et alimente en donnes avant linstallation du module sourcing (appels doffres) car elle constitue, pour le module dappels doffres, la source dinformation sur les fournisseurs et leur classification. Une dcision est donc prendre : Activer cette fonctionnalit et alimenter le fichier fournisseur partir de lcran sources dapprovisionnement et avec les nouvelles catgories. Ceci implique lentretien , en mme temps, des deux options( fichier fournisseurs et cran sources dapprovisionnement). Nactiver cette fonctionnalit qu la fin de la restructuration des catgories mais avant limplantation de Sourcing ( au moins une partie doit tre faite durant la phase de prparation du module et ce pour des fins de test). Cette approche est risque car il se peut que le mnage des catgories stale sur une longue dure. Elle implique aussi lentretien simultan des deux options ( fichier fournisseurs et cran sources dapprovisionnement).

Activer cette fonctionnalit, lalimenter par les donnes existantes dans lcran source dapprovisionnement et avec les nouvelles catgories et liminer lcran personnalis. Une fois lcran personnalis limin, il faudra redvelopper le rapport Simon liste prliminaire pour que celui-ci rcupre linformation sur les fournisseurs partir du fichier fournisseur au lieu de lcran maison. Cette modification est ncessaire tant que les crans Forms de PO seront encore utiliss pour les AO.

Remarque: cette fonctionnalit peut tre active dans lcran fournisseur actuel et ne ncessite pas linstallation du module Isupplier. 5. Rles et les responsabilits des diffrents intervenants : Durant les phases de ralisation de ce projet dautres quipes peuvent tre impliqus. Acheteurs, gestionnaire dinventaire, leurs rles et responsabilits seront dtermins lors de leur implication. quipe CES: - Sassurer que la solution est faisable et ne reprsente pas de risque sur le systme et les donnes existantes. - valuation des risques lis la solution adopte - Fournir le support ncessaire au client pour son analyse (rapports, requtes..) - laborer les programmes et SQL ncessaires pour les tapes raliser Automatiquement ( dfinir dans le plan daction). Pratiques daffaires : Dsigner la ressource responsable de la coordination avec lquipe du CES Dfinir le modle de catgories Mettre en place une procdure de mnage des donnes des catgories. Assurer la coordination entre les quipes de pratiques daffaires et les autres quipes pouvant tre impliques dans le projet (acheteurs, responsables des appels doffres, responsables dinventaire).

6. Prsentation du plan de travail et chanciers: - Pour les tapes effectuer par les quipes de pratiques daffaires, assigner les ressources et dterminer, dans la mesure du possible, les premiers chanciers. - Synchronisation des tches pratiques daffaire et CES

7. tapes venir. - Prsentation du Catalogue Iproc - Prsentation de la fonctionnalit Classification des fournisseurs dans le fichiers fournisseur dOracle. - Excution des autres tapes du plan de travail.