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Aportado por: Antonio Romero - Administracin de Empresas Universidad Rafael Belloso Chacin. laziali@mipunto.com
Ttulo: OUTSOURCING
CONTENIDO
- Introduccin 1. Historia 2. Qu es el outsourcing? Definicin, importancia y aplicacin. 3. Conceptos y funcionalidades bsicas. 4. Caractersticas 4.1. Relativas al contrato entre partes. 4.2. Relativas a la empresa de outsourcing. 5. Objetivos del outsourcing. 6. Factores condicionales a la tercerizacin. 6.1. La tercerizacin y el ambiente estratgico. 6.2. La tercerizacin y el ambiente organizacional. 6.3. La tercerizacin y el ambiente econmico. 6.4. La tercerizacin y el ambiente social. 6.4.1. Apertura de los nuevos negocios. 6.4.2. Revisin de las funciones. 6.5. La tercerizacin y el ambiente poltico. 6.6. La tercerizacin y el ambiente jurdico legal. 7. Razones para subcontratar y no subcontratar. 8. Que se puede subcontratar y que no 9. El camino para tercerizar. 10. Ventajas y desventajas de la subcontratacin. 11. El outsourcing como herramienta de la reingeniera. 12. Metodologa para establecer un proyecto de outsourcing. 12.1. Convencer la necesidad. 12.2. Implementar el outsourcing. 12.3. Pasos de la metodologa. 13. Evaluacin de las actividades para el outsourcing. 14. Factores relevantes en el proceso de contratacin. 15. Futuro del outsourcing. - Conclusin y recomendaciones.
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INTRODUCCIN
l objetivo del presente trabajo es dar a conocer un poco ms sobre que trata el Outsourcing o la Subcontratacin (como se le suele llamar a esta herramienta). Se lleva a cabo desde hace varios aos, pero recientemente el tema se ha dado a conocer en el mercado debido a que en nuestro pas se est implantado en el mundo de los negocios. Esta modalidad se ha hecho cada vez ms atractiva para los empresarios debido a que stos se enfrentaban a un esquema laboral que mermaba las utilidades de sus empresas, y tambin dicho trmino se utiliza para describir un fenmeno que se est extendiendo a toda la industria. Posiblemente es parte de un movimiento ms amplio de la sociedad para la conformacin de un mundo ms productivo y menos derrochador, plantendole a la gerencia delicados retos de relaciones humanas, ya que puede afectar a cualquier empleado y a cualquier gerente que no est dentro de las llamadas ventajas competitivas.
La tercerizacin es cada vez ms la respuesta comn a la pregunta que se hacen los empresarios para proporcionar un mejor servicio a los clientes: fabricar o comprar? El outsourcing, combinado con otras tcnicas, est creando un ambiente sofisticado totalmente nuevo en la relacin cliente - proveedor. A travs de esta relacin se busca que exista una cooperacin intensa entre el cliente y el proveedor en la que los proveedores adoptan los mismos sistemas que los clientes, de manera de proporcionar as una mejor relacin de trabajo.
DESARROLLO
1. HISTORIA. La traduccin al castellano del neologismo ingls outsourcing viene a ser la externalizacin de determinadas reas funcionales (no slo las informticas). Por tanto, aplicado con carcter general, no es un concepto nuevo puesto que responde al acto mediante el cual una organizacin contrata a un tercero para que realice un trabajo en el que est especializado, con los objetivos de reducir costos y / o evitar a la organizacin la adquisicin de una infraestructura propia que le permita la correcta ejecucin del trabajo.
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2. QU ES EL OUTSOURCING? DEFINICIN, IMPORTANCIA Y APLICACIN. Outsourcing o Tercerizacin (tambin llamada subcontratacin) es una tcnica innovadora de administracin, que consiste en la transferencia a terceros de ciertos procesos complementarios que no forman parte del giro principal del negocio, permitiendo la concentracin de los esfuerzos en las actividades esenciales a fin de obtener competitividad y resultados tangibles. Esta tcnica se fundamenta en un proceso de gestin que implica cambios estructurales de la empresa en aspectos fundamentales tales como la cultura, procedimientos, sistemas, controles y tecnologa cuyo objetivo es obtener mejores resultados concentrando todos los esfuerzos y energa de la empresa en la actividad principal.
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Su duracin. Las condiciones de la cesin de los activos (tanto econmicas como de otro tipo) referidos al momento inicial del acuerdo entre la Administracin y el contratista. Las condiciones de la gestin de los SI a llevar a cabo durante el contrato (nivel de servicio).
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Precio fijo. Precio variable, por unidad de uso. Precio mixto (parte fija y parte variable). Salidas programadas: El contrato de outsourcing debe prever los mecanismos necesarios para que a la terminacin del mismo sea posible la transferencia de activos y del servicio. Este concepto est relacionado con la terminacin del contrato, puesto que define: Los momentos especficos de tiempo (a un ao de la firma, a dos, etc.) en los que se podr dar ste por finalizado. La posibilidad de cancelacin anticipada del contrato con su correspondiente compensacin econmica. Los plazos de preaviso de resolucin anticipada del servicio. Estas salidas programadas debern quedar reflejadas dentro de alguna de las clusulas del contrato.
Gestin de instalaciones: Es el servicio que tiene como objetivo realizar las tareas propias de un Centro de Proceso de Datos (CPD) de una organizacin, consistentes bsicamente en: Operacin de SI. Gestin de redes. Soporte tcnico. Este servicio puede proporcionarse va remota desde las instalaciones de la empresa contratada o en las propias de la organizacin contratante y los recursos
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Diseo. Codificacin. Pruebas. Formacin de usuarios. Implantacin de SI. Este servicio, por sus peculiaridades especficas, es ms difcil de definir y dimensionar que los dos anteriores.
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Out-tasking: Una modalidad de outsourcing ms focalizada hacia tareas especficas. As pues, se observa cmo, en algunos casos, el outsourcing transita hacia: Contratos de escala reducida. Se confan menos funciones a la empresa proveedora del servicio. Los servicios estn ms especializados.
4. CARACTERSTICAS. 4.1. RELATIVAS AL CONTRATO ENTRE LAS PARTES. Su elaboracin es compleja, puesto que debe establecer claramente las responsabilidades de ambas partes en cualquier aspecto, no slo del nivel de servicio actual sino tambin del nivel de servicio futuro.
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9. EL CAMINO PARA TERCERIZAR. 9.1. EL PROCESO DE TERCERIZACIN La aplicacin de la tercerizacin en las empresas debe hacerse tomando en cuenta dos puntos de vista muy importantes: Se debe encontrar una empresa que ofrezca un servicio igual o mejor que el que se ejecuta internamente. El servicio a ser provisto debe hacerse de manera oportuna, en el menor tiempo y con la mayor calidad posible. Estos dos aspectos determinan claramente, y de una forma simple, un nuevo posicionamiento para las empresas contratadas y contratantes. Segn American Managment Association (AMA), para poner en prctica una tercerizacin estratgica se debe aplicar el siguiente proceso: Transformar a la jerarqua funcional de la estructura organizacional en una representacin del proceso de los roles que cumple cada empleado en la empresa. Con esto se transforma la rgida organizacin funcional en una representacin del proceso de roles, es decir, que los empleados desempeen una serie de actividades requeridas y que estas se acoplen de forma que las personas de diferentes departamentos puedan trabajar juntas de manera eficiente y eficaz. Combinar varios procesos en unidades de negocio como una nueva estructura organizacional. Las unidades estratgicas de negocios son pequeos negocios definidos y establecidos como unidades en una empresa mayor, creadas con el fin de asegurar la promocin y el manejo de un cierto producto o servicio como si se tratara de un negocio independiente. Clasificar las unidades del negocio como una capacidad esencial o complementaria para el propsito de la empresa. Comprometer todas las unidades complementarias del negocio a una estrategia de desarrollo de capacidades independientes. Definir las especificaciones y oportunidad par la compra y venta de los productos o servicios de las unidades complementarias del negocio. Se trata de definir en dnde est la diferencia entre el proveedor interno y las mejores opciones del mercado.
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FASE 5 ADMINISTRACIN Y REVISIN. Qu hace? Revisa el contrato en forma regular, comparndolo contra los niveles de servicios acordados. Plantea las negociaciones para tomar en cuenta los cambios y requerimientos adicionales. Cunto tiempo? De uno a cinco aos, dependiendo de la duracin del contrato. Normalmente es de tres a cinco aos. Quin Participa? Representante del contratista responsable de la entrega del servicio. Representante de la funcin del usuario, responsable de la administracin del contrato y del proveedor. Qu se entrega? Un servicio administrado. Revisiones regulares. Ausencia de sorpresas. Qu se decide? Verificacin anual de la validez de la evaluacin original. Decisin sobre la continuacin del contrato. 13. EVALUACION DE LAS ACTIVIDADES PARA EL OUTSOURCING. Un modelo sencillo determina qu actividades son consideradas como reas de responsabilidad. Esto entra un poco en conflicto con el pensamiento actual sobre administracin y reingeniera de procesos, ya que un aspecto crtico para la reingeniera de procesos con xito es la habilidad para evaluar los procesos que atraviesan fronteras funcionales. Las actividades no centrales incluyen: Apoyo a clientes Ventas Tecnologa informtica Propiedades Recursos Humanos
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Finalmente en cualquier comparacin de esta naturaleza, el costo nunca es lo que parece; los verdaderos costos de comprar servicios a un proveedor se ven mejor como un iceberg, siendo los costos obvios los que estn arriba de la lnea de flotacin, tal vez slo la punta. Para demostrar este iceberg miremos: Arriba de la lnea de flotacin El precio compuesto de: o Materiales o Mano de obra o Gastos generales o Marginales Debajo de la lnea de flotacin El verdadero costo de la relacin compuesto de: o Garantas o Distribucin o Capacitacin o Rapidez de respuesta o Inventario o Impuestos o Desarrollo o Consignacin o Herramental o Premios o Seguros o Administracin o Transporte o Niveles de calidad
Entre las figuras de Outsourcing podemos destacar las llamadas cooperativas de trabajo asociado (C.T.A.), las empresas asociativas de trabajo (E.A.T.) y los contratistas independientes (C.I.). 14. FACTORES RELEVANTES EN EL PROCESO DE CONTRATACIN. En la definicin del objeto del contrato y los requisitos inherentes al mismo, as como en la valoracin y comparacin de ofertas de los licitadores pueden intervenir muchos factores y de muy diversa ndole. Por todo ello es recomendable el
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No obstante, y a ttulo orientativo, en este apartado se hace mencin de aquellos factores que, entre los anteriores, pueden intervenir en mayor medida en el proceso de contratacin de un servicio de outsourcing cuyo seguimiento debe efectuarse exhaustivamente: Transferencia de equipamiento se valorar positivamente, en su caso, que la empresa de outsourcing acepte los activos de la Administracin y el valor econmico que sta propone en cuanto a: o Equipos fsicos. o Equipos lgicos (no aplicativos). o Instalaciones. o En el caso de transferencia de equipamiento lgico aplicativo que sea susceptible de reutilizacin se valorar la cuanta econmica con la que la empresa de outsourcing compense a la Administracin. o El importe que suponga la transferencia de recursos se descontar del costo del servicio. Flexibilidad ser valorada positivamente, para que la empresa de outsourcing se comprometa a adaptarse en la mayor medida posible a cambios respecto del nivel de servicio pactado, en cuanto a: Incremento del horario de utilizacin de los SI. Variacin de los perodos de tiempo que requieran una capacidad de proceso masivo (24 horas al da). Incremento y mejora del parque de equipos, respecto de lo acordado en el mantenimiento. Actualizacin tecnolgica de los equipos lgicos (versiones, nuevos productos, etc.). Variacin de las especificaciones en el desarrollo o mantenimiento de aplicaciones.
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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES Al contratar un servicio de Outsourcing, las organizaciones pueden enfocarse ms en la principal actividad de su negocio. El Outsourcing se lo debe realizar siempre y cuando la empresa tenga la certeza de obtener el menor costo y maximizando los beneficios. El Outsourcing se da en un ambiente de cooperacin entre dos empresas, es decir, dos organizaciones con distintos objetivos y planteamientos estratgicos, se fusionan para poder compartir un mismo ideal, el servir al cliente y el obtener un mayor beneficio o utilidad. En Venezuela, por la legislacin laboral que existe en el pas, es comn encontrar en empresas grandes el Outsourcing en el rea de contratos al personal. RECOMENDACIONES Es recomendable el planteamiento de comenzar cualquier proceso de Outsourcing de forma escalonada y en fases independientes para poder ir midiendo el impacto y corregir cualquier desviacin. Es recomendable, el mantener un contacto continuo con la empresa en la que se ha contratado el servicio, evaluando continuamente le funcionamiento de el rea en el que se presta el servicio, y comparando los resultados continuamente, para verificar si est cumpliendo con los objetivos planteados inicialmente.
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