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COMO ENVIAR E-MAILS CORRETAMENTE DENTRO DA EMPRESA E NO SE AFOGAR COM ELES

Livre-se dos e-mails das Capit Leiras e dos Mark Eteiros. Voc se sente afogado em e-mails? Como resolver o problema de centenas de e-mails dirios trafegando na caixa de entrada, diminuindo a quantidade de mensagens. Ao fazer uma analogia entre trfego de e-mails e trfego automotivo voc ir perceber algumas semelhanas e poder criar uma soluo no s pessoal como tambm para a equipe de sua empresa. H 100 anos o automvel era uma nova tecnologia, no existiam regras de trnsito nem era necessrio ter um certificado de habilitao para dirigi-lo. Com o aumento estratosfrico de automveis na rua, sem regras e a necessidade de habilitao do motorista, a quantidade de acidentes multiplicou forando a sociedade e suas autoridades a criar regras para que o transito flusse sem acidentes. A sua caixa de entrada de e-mails sofre hoje o mesmo problema que o automvel h cerca de 100 anos. Quem foi que lhe ensinou a administrar e-mails? A resposta mais comum ralando e tirando duvidas com os colegas. A maioria das pessoas reclama e no sabe direito o que est chegando a sua caixa de entrada. Ao invs de olhar a caixa de entrada em ordem cronolgica de chegada analise a por remetente. Descubra e desmascare comportamentos. Clique no titulo da Coluna de de sua caixa de entrada e analise as mensagens por remetentes internos sua empresa. O que que eles esto pedindo com a mensagem? Comunicar, Solicitar, Informar, Convidar, Enrolar e outras classificaes diversas. A pessoa ansiosa como a personagem Capit Leira ao receber uma tarefa, envia dezenas de e-mails ao seu chefe para informar cada passo da tarefa executada. Ao final da tarefa seu chefe recebeu 25 e -mails ao invs de um nico. Como solucionar este tipo de comportamento? Pergunte a pessoa: Quando ela espera terminar a tarefa? Se a resposta for, por exemplo: dois dias, solicite ento que s informe o encerramento da mesma em dois dias sem enviar e-mails intermedirios. Com esta atitude voc evitar que 25 e -mails sejam escritos. Mark Eteiro envia mensagens a torto e a direito mostrando como ele maravilhoso, eficiente e traz retornos excepcionais empresa. No instante que voc mostra a ele a quantidade de e-mails enviados e os motivos; o comportamento est desmascarado. Ele ir

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pensar sempre antes de enviar a mensagem de como ele o melhor dos melhores jogadores de gua fora da bacia e evitar novas mensagens do gnero. Os e-mails escritos no s traduzem fatos racionais, mas as emoes, ansiedades e stress envolvidos no dia a dia de cada pessoa. Em uma empresa sem um programa de treinamento e regras de utilizao de e-mail as perdas de tempo, produtividade e principalmente de segurana permitem vazar at documento s sigilosos. Criar e implantar um programa empresarial de uso dos meios eletrnicos como e-mail, instant messaging, e telefonia via internet e obter resultados efetivos exigem a forte cooperao da equipe de TI, RH e um programa participativo dos colaboradores enviando sugestes para ento criar as regras, treinar e implantar. Sempre que o conhecimento corretamente disseminado a equipe torna-se consciente dos problemas e passa a evit-los. Capitu Leiras, Mark Eteiros e muitas outras aes erradas podem ser evitadas com treinamento e o uso de um conjunto de regras aplicadas caixa de entrada.

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Processo de anlise e classificao de mensagens em caixa de entrada


Caixa de entrada no deposito de mensagens e sim um portal (gate) de classificao da informao. O objetivo terminar o seu turno de trabalho com zero e-mail na caixa de entrada. No importa qual o Sistema de Mensagens que voc usa. Tudo aquilo que voc pode medir voc pode melhorar. Analise as mensagens por remetente e ttulo da mensagem . Voc notar mensagens em que o contedo, a solicitao, ou o comportamento se repetem. 1. Para classificar as mensagens de sua caixa de entrada: 1. Clique no ttulo da coluna De para classificar as mensagens por remetente; 2. Observe os tipos de mensagens por remetente e voc ir notar as classificaes a seguir: Informaes gerais como boletins eletrnicos e newsletters; Informao de sistemas informando status de procedimentos nos processos empresariais; Solicitao de informao; Solicitao de tarefas; Superviso de tarefas; Convites e reunies; Sociabilidade distorcida, marketing pessoal, ansiedade, aprovao, auto -ajuda, piadas.

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2. Solues a partir da classificao das mensagens Crie um conjunto de regras de uso e produtividade do e -mail a partir da classificao acima. 1- Elimine o lixo sistematicamente Aplique a regra do Xerife: Toda mensagem que no lhe interessa, seja por remetente ou ttulo, exclua primeiro e pergunte depois, se for importante iro lhe procurar por telefone ou pessoalmente. Se possvel abra o seu webmail primeiro e delete as mensagens antes de ler no seu computador. Elimine o lixo automaticamente Bloqueie o remetente, o domnio do remetente ou alguma palavra do ttulo da mensagem. Todos os sistemas de e-mail possuem um sistema de filtros e regras para mensagens. Clique em ferramentas e regras do seu e-mail ou leia no manual (ou ajuda) como us-lo. 2- Retire as mensagens de informao geral da caixa de entrada Informao voc l quando deseja e no por ordem cronolgica. Crie uma pasta Informao. Crie uma regra quando chegar uma mensagem do remetente de informao como boletim @empresa.com para que a mensagem seja arquivada na pasta Informao. 3- Tudo aquilo em que voc copiado para informao Crie uma pasta chamada cpias e crie uma regra para que toda mensagem que voc copiado (ou seja, aquelas que voc no o destinatrio principal) seja arquivada nesta pasta. 4- Responda j e exclua a mensagem de solicitao A mensagem de solicitao est arquivada com a mensagem enviada, respondeu? Exclua da caixa de entrada.

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5- Utilize a pasta de Tarefas do Microsoft Outlook Cada tarefa que voc no pode fazer no ato arraste-a para a pasta de Tarefas do Outlook e ligue o lembrete como alarme para o horrio desejado. Voc pode usar a pasta Tarefas do Outlook para suas pendncias. 6- Comportamentos sociais distorcidos Quando os comportamentos so expostos, os colaboradores evitam tornar a fazer para no ser rotulada como piadista, marketeiro e outros comportamentos. Treinamentos adequados e bem humorados eliminam a gerao de mensagens desnecessrias antes de serem escritas. Exemplo: Capit -Leira envia para seu chefe um e-mail a cada passo da tarefa solicitada, ao trmino o seu chefe recebeu 32 e-mails. O que fazer? Pergunte quando a tarefa deve ser encerrada: em dois dias? Ento envie um e-mail com o trmino da solicitao em 2 dias. 7- Segurana A engenharia social estuda o comportamento das pessoas e como elas entregam espontaneamente informaes sigilosas. Falsos e-mails dizendo que ganhamos, perdemos ou outro atrativo, permite que sejam instalados programas que roubam as informaes de seu computador. Exemplo: E-mails como se fosse a Receita Federal comunicando-se com voc. No E-mail sempre existe um destaque para o chamado clique aqui do falso programa a ser instalado com a terminao exe. Grandes empresas e provedores de mensagem tm filtros para se proteger deste tipo de ataque, mas, na sua casa, utilize a regra do Xerife: Delete primeiro e pergunte depois. Observe, classifique e elimine o que no lhe importante utilizando as regras do seu sistema de mensagens.

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8-Como comunicar corretamente por e-mail? O e-mail uma comunicao entre duas ou mais pessoas. Qual a finalidade do e-mail que ir enviar? 8.1 - Responder a uma solicitao: Seja breve e direto. 8.2 - Solicitar uma informao: Seja conciso sobre qual informao necessita, porque solicitou desta pessoa e qual o prazo limite para receber a resposta? 8.3 - Solicitar uma Tarefa: Explique corretamente qual a tarefa. Porque esta pessoa deve fazer? At quando? E quais os recursos que necessita? 8.4 - Convite e planejamento de uma reunio: Ao fazer o convite envie a agenda e explique porque o convidado deve aparecer e quais as informaes que deve trazer. 8.5 - Use as perguntas bsicas de planejamento em qualquer comunicao: Porque vou enviar esta mensagem? Para quem? O que se espera desta comunicao? S informar? Solicitar uma tarefa ou fazer um convite? Porque para esta pessoa? O que voc espera receber de resultado deste e-mail? 8.6 - Segue abaixo uma explicao simples e objetiva da funo de cada uma das opes na hora de se enviar um e-mail: To (Para): use para contatos que voc est se comunicando diretamente. Deve ser usado sempre que no houver problema em todos os destinatrios saberem para quem voc est enviando a mensagem e quando todos forem de confiana. CC (Cpia Carbono): use-o quando voc precisar enviar uma cpia do e-mail para outra pessoa, sem que ela faa parte da conversa, mas possa ser identificada por todos. CCO (Cpia Carbono Oculta): essa a mais til, quando voc for enviar um email para vrios destinatrios e no quiser que um saiba que a mensagem est sendo enviada para os outros, voc usa este. ideal para enviar o mesmo email para vrias pessoas, sem correr o risco de dar de bandeja novos e-mails para um spammer. Alm disso, tambm pode ser utilizado quando voc precisa enviar uma cpia da mensagem para um destinatrio secreto, alm dos que esto visveis. Daniel Kiza Informtica Pgina 6

Bibliografia: Material retirado do pocket MBA Melhoria da Performance Gerencial. Marcelo Thalenberg Consultor Snior do Instituto MVC e autor dos livros Managing your Business with Outlook for Dummies e Socorro Roubaram meu Tempo. Site:www.institutomvc.com.br

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