Trabajo a Presentar En el Congreso Internacional de informacin INFO2006 Ttulo: la auditora de informacin como herramienta para el diagnstico de la gestin de informacin:

anlisis de posibles resultados. Title: information audit as tool for the diagnostic of the information management: analysis of possible results.
Autora: Lic. Ivette Marrero Antunez Resumen: En el presente trabajo se realiza la caracterizacin del proceso de auditora de informacin, teniendo en cuenta el criterio de algunos estudiosos del tema, las exigencias impuestas por el contexto organizacional actual y la experiencia prctica alcanzada por la autora en su aplicacin. Se establecen las condiciones necesarias para el desarrollo exitoso de este proceso en cualquier entidad, as como se esquematizan las etapas fundamentales que lo componen. Adems de exponerse un grupo de elementos, que por su naturaleza, pueden constituir resultados de la aplicacin de este tipo de auditora, en los cuales se profundiza a partir del uso de grficos. Palabras clave (keywords): Gestin de informacin, Auditora de informacin, Herramienta de diagnstico.

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INTRODUCCIN: La informacin contina ocupando un lugar protagnico en la sociedad actual, dado su papel como recurso clave para el xito de cualquier tipo de organizacin. Esto se debe a que se requiere del consumo informativo constante, si se pretende lograr una toma de decisiones oportuna y eficaz. Actualmente resulta imposible vivir a espaldas de esta realidad y por tanto las entidades precisan de la gestin de grandes volmenes de informacin para su desempeo diario. Cada da se hace ms importante el establecimiento en las mismas de un sistema que permita el cumplimiento de este objetivo, es decir que sea integrador y lo suficientemente abarcador como para centrar su atencin en el control del flujo de informacin, teniendo en cuenta a su vez, las caractersticas e influencias que sobre su comportamiento, ejerce el entorno que les rodea. En este sentido es posible afirmar, que al partir de tales premisas, toda entidad necesita conocer de manera sistemtica, el estado en el que se encuentra la gestin de la informacin en sus condiciones especficas. Por ello se precisa del diagnstico y validacin del comportamiento de este proceso, considerando sus condiciones particulares de estructura, naturaleza de la actividad realizada, distribucin de recursos, etc. Es por esto que en la actualidad juega un papel fundamental la aplicacin del proceso de auditora de informacin en las organizaciones, dadas sus potencialidades en el cumplimiento del objetivo planteado. Se habla de una forma de asesora que se propone identificar, analizar, examinar y evaluar el comportamiento de los componentes del proceso de gestin de informacin en una entidad. Por tanto es posible decir que el objetivo fundamental de este proceso es ofrecer el diagnstico del estado de la gestin de este recurso en una organizacin. En general existen otros tipos de auditora, ya sea econmica, informtica, de calidad, etc. Pero es vlido afirmar que la auditora de informacin es ms amplia que las mencionadas, y a su vez alcanza menos profundidad en el anlisis de cada uno de los elementos especficos que abarca.

Segn Carro (2005) los beneficios de una auditora de informacin son muy variados y de gran importancia para el desarrollo institucional. Entre ellos este autor menciona la obtencin del balance informacional, as como el estudio y conocimiento de los flujos de informacin y los procesos que inciden en su comportamiento de forma dinmica. Tambin incluye el fomento de la conciencia acerca de la importancia del uso adecuado de este recurso, a partir de enfatizar su papel en el desempeo eficaz y eficiente de la organizacin y la identificacin de los problemas en la gestin de informacin de la entidad, mediante la focalizacin en las reas ms representativas en este sentido. Dadas las premisas explicadas anteriormente, el presente trabajo tiene como objetivo general la caracterizacin del proceso de auditora de informacin, sobre la base de las exigencias del contexto organizacional actual y de la experiencia prctica alcanzada por la autora en su aplicacin. Para ello, dentro de los objetivos especficos, se concibi el establecimiento de la conceptualizacin de este proceso, as como de las condiciones necesarias para su aplicacin exitosa en la organizacin. Igualmente se propuso la definicin de las etapas que lo componen y el anlisis de algunos posibles resultados a obtener. En aras del cumplimiento de tales objetivos, se aplic el anlisis documental clsico, la consulta a expertos y se tuvo en cuenta la experiencia de la consultora en la aplicacin del proceso analizado en varias entidades a nivel nacional. DESARROLLO La aplicacin de una auditora de informacin es posible llevarla a cabo a travs del uso de mtodos, tales como la observacin directa, el anlisis documental y la aplicacin de encuestas y/o entrevistas. Estos ltimos deben ser enfocados directamente hacia una muestra del personal institucional, seleccionada atendiendo a su influencia sobre la gestin de informacin en la entidad. En este trabajo se recomienda especialmente la aplicacin de todos los mtodos mencionados de forma conjunta, a fin de que se complementen y se obtengan resultados de mayor calidad. De la misma manera se sugiere que este proceso sea desarrollado por un equipo de auditores, que domine perfectamente todos los 3

conceptos y elementos que deben aplicarse en la encuesta y/o entrevista, en aras de garantizar la mayor calidad en la labor a realizar. Se considera importante la presencia de un especialista en informacin, dadas sus habilidades en el manejo de este recurso. En el diseo de las encuestas a aplicar, se debe tener en cuenta el alcance que se desee establecer para el desarrollo de la auditora de informacin, as como los objetivos trazados para el cumplimiento de este proceso. Dichos objetivos pueden estar encaminados hacia el diagnstico del comportamiento de elementos tales como: los recursos de informacin, flujos informativos, necesidades de informacin y el acceso y uso de este recurso en la organizacin. Se profundizar en cada caso, en dependencia de las caractersticas particulares de la entidad de la que se trate y de los intereses establecidos por la direccin de la misma para el trabajo a desarrollar. Se recomienda que los cuestionarios a aplicar se basen en el establecimiento de categoras genricas de informacin, que respondan a las necesidades de la gestin institucional y a su vez sean capaces de reunir en s mismas una serie de informaciones especficas, agrupadas por su naturaleza y contenido. Dichos cuestionarios deben ser annimos y contar con preguntas cerradas que faciliten el posterior procesamiento de los datos recogidos. En general, se puede lograr que, a partir de las respuestas obtenidas, se llegue a conocer las categoras de informacin (interna y externa) ms y menos usadas en la organizacin, el comportamiento de la informacin en la cadena de valor y su nivel de intensidad en la actividad institucional. Tambin se pudiera obtener el diagnstico del nivel de conocimiento de los trabajadores de la misin, visin, metas y objetivos estratgicos de la entidad y del valor del acceso y uso de la informacin para su labor diaria. Adems de conocer el comportamiento de la explotacin de las tecnologas disponibles en sta, el estado de normalizacin de la informacin usada en la misma; as como de la gestin documental y de archivos y de todos aquellos elementos que caractericen el flujo de informacin en este entorno especfico.

En aras de la aplicacin efectiva de la auditora de informacin se hace necesario el apoyo directo de la alta direccin de la entidad y tomar como punto de partida de las etapas que componen este proceso, las condiciones particulares en las que se desarrolla la gestin de informacin en la misma. Se trata de obtener la identificacin de los problemas existentes en el flujo de este recurso, as como las deficiencias en relacin a su uso y accesibilidad. Por otra parte es posible mencionar que una vez concluida la etapa de recoleccin de datos de inters para los auditores, se debe realizar el procesamiento y anlisis exhaustivo de los mismos, con la ayuda de herramientas y softwares, tales como Excel y Statistica. Se trata de obtener conclusiones que reflejen los posibles relacionados con el desarrollo de la gestin de problemas y dificultades

informacin en la organizacin. Seguidamente se debe pasar a la recomendacin de posibles soluciones a las dificultades encontradas, que funcionen como impulso al desarrollo institucional en general. Los auditores deben redactar un informe que recorra todas las etapas cumplimentadas a lo largo de la aplicacin de la auditora, as como que aborde las dificultades encontradas en cada una de ellas, para as contribuir a que los ejecutivos de la institucin conozcan la situacin en la que se encuentran respecto a la informacin interna y externa que se maneja en la misma. Se considera que los auditores en cuestin deben ser objetivos y cuidadosos ante la recogida y procesamiento de la informacin, en aras de que los resultados alcanzados reflejen la realidad de la gestin de este recurso en la organizacin. En la actualidad ha sido propuesta una amplia gama de metodologas para la realizacin de la auditora de informacin en una organizacin. Pero es importante decir que no existen recetas nicas, capaces de funcionar como una solucin a la medida de cualquier tipo de entidad, pues la aplicacin de este proceso est directamente condicionada por las caractersticas que tenga cada institucin.

Despus del anlisis realizado hasta el momento es posible representar el proceso de auditora de informacin de la siguiente manera: Reconocimiento e interaccin previa con la entidad y su personal. Colecta de los datos de inters(Aplicacin de las encuestas y/o entrevistas). Anlisis de la informacin obtenida y arribo a conclusiones.

Elaboracin Del Cuestionario

Organizac. y Procesam. De la Informacin Intercambio

Presentacin y discusin del informe final con los directivos de la entidad.

Evaluacin De los Resultados

Elaboracin del Informe de recomendaciones y posibles soluciones a los problemas detectados

De Criterios y Opiniones entre los auditores

Fig. No.1. Fases o etapas generales del proceso de auditora de informacin segn el criterio de la autora.

A partir de la aplicacin de la auditora analizada se pueden llegar a detectar diversos problemas en la gestin de informacin de una organizacin, tales como: balance informacional incorrecto y duplicidad de informacin. Igualmente se pueden identificar deficiencias en el canal de entrada de este recurso a la entidad, explotacin inadecuada de las tecnologas disponibles en la misma, carencia de normalizacin de la informacin utilizada, desconocimiento sobre los costos de su proceso de gestin y baja cultura de uso de este recurso (incluyendo ndices de intercambio). A continuacin se expondrn dos grficos con la intencin de ilustrar ms claramente algunos de los problemas en la gestin de informacin que han sido mencionados. Es importante decir que los mismos parten de datos reales, obtenidos durante la aplicacin del proceso de auditora de informacin a dos entidades del entorno empresarial del pas. Se exponen los datos a partir de la definicin previa de ocho categoras de informacin interna y cinco categoras de informacin externa, que en cada caso surgieron del anlisis de las caractersticas particulares de las empresas clientes. En los ejemplos que se abordan, se destacan las categoras que se especificarn a continuacin, debido a que son bastante comunes a toda organizacin, y por tanto se facilita la comprensin de 6 bajos

los resultados obtenidos. Adems en los casos analizados, el comportamiento de las mismas permite visualizar los problemas de la gestin de informacin explicados. Categoras de informacin interna: 1.2 (informacin sobre suministradores) y 1.7 (informacin sobre el cumplimiento del plan institucional). Categoras de informacin externa: 2.2 (informacin jurdica, reguladora y legislativa) y 2.4 (informacin de prensa especializada y actualidad tecnolgica).
Informacin interna duplicada e innecesaria
25 20 15 10 5 0 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 Tipos de informacin Recibe informacin que no necesita Alguien recibe informacin que no necesita Falta informacin Hay informacin duplicada

Respuestas positivas

Grf.No1. Informacin interna duplicada e innecesaria por categoras

En el grfico No.1 es posible observar como en el caso de la categora 1.2 existen necesidades insatisfechas por parte de sus trabajadores, ya que la mayora de los encuestados afirmaron que no se encontraban recibiendo dicha informacin de forma oportuna. Por otra parte, tambin fue posible detectar la presencia de su entrega a personal, para el cual la misma no resulta significativa en funcin de la actividad que desempea, lo cual denota una planificacin de la distribucin deficiente en este sentido. De la misma manera se llegan a identificar duplicidades, lo cual equivale a decir que su generacin ocurre en varias reas de la empresa innecesariamente. Esto denota esfuerzos empleados en la misma tarea en vez de ser aprovechados en el ahorro de tiempo y el cumplimiento de otras actividades. 7

En el caso de la categora 1.7 es posible observar en mayor medida la presencia de informacin duplicada, bajo los mismos principios explicados anteriormente, al igual que la entrega innecesaria de informacin de este tipo en determinadas reas de la empresa. Existe una parte de los encuestados que afirma necesitarla y no tenerla disponible, por tanto es posible concluir que en el caso analizado se podra llegar a obtener, como resultado de la auditora, el balance de informacin incorrecto.

Conoce los costos operacionales del ciclo de vida de la informacin externa?

120 100

Valores

80 60 40 20 0 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

Si No

Tipos de informacin

Graf.No.2 Conocimiento de los costos operacionales de colectar, procesar, almacenar, acceder y usar la informacin externa.

En el grfico No.2 es posible observar que, en este caso, la mayora de los encuestados ha manifestado no conocer los costos operacionales de la gestin de informacin externa en su empresa. En general se observa la tendencia a no saber lo que se invierte en cada uno de los procesos que componen el ciclo de vida de la informacin externa: desde su seleccin y adquisicin, procesamiento, almacenamiento, hasta su difusin y uso en la entidad. Se considera que si se le presta mayor atencin en la organizacin a dichos elementos se puede incidir positivamente en la asignacin de recursos financieros ante la aplicacin de cada proceso mencionado, de modo que se incremente la eficiencia y eficacia en la gestin de la informacin externa que necesita el personal institucional para el cumplimiento de su labor. Para la recogida de los datos expuestos, se obtuvo el criterio de una muestra de trabajadores que abarcara el amplio espectro de niveles 8

en la estructura organizacional, como es habitual en la aplicacin del proceso de auditora de informacin, en funcin de ganar en alcance y claridad en los resultados a obtener. A partir del anlisis de los grficos mostrados anteriormente, es posible concluir que aunque se trata de empresas diferentes, si se toman en conjunto sus perspectivas de funcionamiento, son muy representativas de la existencia de baja cultura de uso de la informacin entre sus recursos humanos (RRHH) a lo largo de todos sus niveles. Dados los problemas sealados en cada caso, es vlido afirmar que conducen a un resultado contundente: existencia del balance informacional incorrecto, al tener como base la existencia de necesidades de informacin que no han sido debidamente satisfechas a partir de los recursos de informacin disponibles. En general, resulta muy frecuente la presencia en las organizaciones de polticas de informacin deficientes, que no son capaces de establecer sobre la base de sus condiciones especficas, los mecanismos adecuados para obtener un acceso constante de sus trabajadores a este recurso, y a la vez garantizar su debida explotacin. Motivo por el cual, se puede decir que la aplicacin del proceso de auditora de informacin, ha ganado un lugar de atencin en la actualidad, ya que cada vez son ms las entidades que manifiestan su inters por conocer sistemticamente el diagnstico de su gestin de informacin y encaminar sus esfuerzos hacia el mejoramiento en el desempeo de este proceso. CONCLUSIONES: La auditora de informacin permite obtener un diagnstico del estado en que se encuentra el desempeo de la gestin de informacin en una entidad en un momento dado. El factor humano juega un papel crucial en el desarrollo de este tipo de auditora, al constituir la fuente principal de obtencin de informacin, a

partir de la cual se hace posible establecer conclusiones sobre los niveles de eficiencia y eficacia en el uso y acceso a dicho recurso. Resulta necesaria la reduccin del componente subjetivo de los auditores a lo largo de todas las etapas del proceso, para obtener resultados confiables y veraces. La metodologa a emplear ante la realizacin de una auditora de informacin debe responder y ajustarse a las condiciones especficas en las que se desarrolle la gestin de informacin en cada organizacin. El informe final de este proceso debe ser conciso, presentar los resultados del cumplimiento de los objetivos propuestos al inicio, y debe contar con la presencia de tablas y grficos que ilustren y faciliten la comprensin de los resultados expuestos.

BIBLIOGRAFA CONSULTADA: Carro, Juan Ramn. Asesora en gestin de informacin. Consultora BioMundi/IDICT, 2005. Encuesta: Auditora de Informacin a la Empresa. Consultora Biomundi IDICT, 2002. Information Management and Technology. audit. Guideline. NSW Government Office of Information Technology. Issue No: 1.0 .Issue Date: 12 September 1997.20p. Information Management and Technology. Chief Information Officer (CIO) Guideline. NSW Government Department of Public Works & Services. Issue No: 1.0 . Issue Date: 14 August 1997.11p. Information Management and Technology. Classification Guideline. NSW Government Department of Public Works & Services, 20p. Information Management and Technology Framework Guideline. Issue No: 1.0, Issue Date: 12 September 1997 NSW Government Office of Information Technology.15p. 10

Information Management and Technology Inventory Guideline. NSW Government Office of Information Technology. Issue No: 1.0 , Issue Date: 12 September 1997,18p. J. Buchanan, Steven. The Information audit: an integrated strategic approach, octubre 23 de 1999. Disponible en: [www.strath.ac.uk/Departments/InfoStrategy/]. Marrero Antunez, Ivette. La gestin de informacin y la gestin del conocimiento en el entorno organizacional del siglo XXI: puntos de contacto, analogas y divergencias. Trabajo de Diploma. La Habana, julio, 2004. Martn Mejas, Pedro. De la Auditora de Informacin a Intranet: claves para la implantacin de sistemas de gestin de informacin en las empresas. Ponjuan Dante, Gloria. Gestin de informacin en las organizaciones: principios, conceptos y aplicaciones. Serie Gestin de Informacin. Impreso en la Empresa Grfica Haydee Santamara, Palma Soriano.

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