POLTICAS DE CONTROL INTERNO EN EL REA DE CAJA

Los principios operativos observados y utilizados como directrices para el establecimiento de polticas y proce dimientos de gestin en el rea de caja y su movimiento. Estos son los siguientes: (1) Registro y documentacin de las transacciones (2) La segregacin de funciones y responsabilidades (3) Autorizacin de operaciones (4) La puntualidad de pago (5) Revisin y verificacin de documentos (6) Seguridad de las condiciones fsicas (7) Supervisin, control y trazabilidad de los movimientos de fondos (8) Planificacin y control del presupuesto (9) Establecimiento de la rendicin de cuentas (10) Las limitaciones sobre la accesibilidad y disponibilidad (11) Registro y reportes (12) del elemento de sorpresa en relacin con auditoras peridicas e iniciativas relacionadas. Polticas y procedimientos formulados por la integracin de estos principios incorporados en las medidas p reventivas y correctivas en el manejo de los siguientes aspectos de las operaciones comerciales:
y y y y y

Recibo o cobro de los pagos Para sufragar los gastos y compras Para pagar las obligaciones El mantenimiento de los fondos no utilizados o disponibles. Asegurar el dinero recaudado de las operaciones comer ciales y otras fuentes

Los recibos y las colecciones son las transacciones ms vulnerables y sensibles relacionadas con el fraude de manejo de efectivo. Control interno requiere que los procedimientos de compensacin y conciliacin se real izan a diario para asegurarse de que todo el dinero recibido se manejan y registran con exactitud. De esta manera, los orgenes de excedentes y la escasez se pueden establecer fcilmente, mientras que las correspondientes cuentas

afectadas son llevados a los saldos correctos al final del da. A partir de una hoja en blanco al comienzo de cada nueva ronda hace que el trabajo de llevar los libros equilibrado mucho ms fcil. Tenga en cuenta que los ingresos en efectivo incluyen cheques de los clientes y los pagos de tarjetas de crdito, a s como las transferencias electrnicas de fondos, puesto que tambin se traducen en incrementos en los depsitos de fondos. La aceptacin de otros modos de pago que no sea por medio de un exceso de las transacciones de venta libre proporciona un mtodo ms seguro de recibir el pago. Por otro lado, ciertas transacciones en efectivo se clasifican como " equivalentes de efectivo ", que representan los fondos excedentes invertidos en cuentas de alto rendimiento con el fin de optimizar la capacidad de generar ingresos a la espera de mejores estrat egias de inversin. Sus medidas de control relacionadas con las prcticas de inversin, ya que sus balances de cuenta es probable que se mantengan fijas por un perodo especfico de tiempo. Los procedimientos de control se examinan a continuacin en relacin con la recepcin de dinero en efectivo en el punto de venta (POS) y las transferencias de las colecciones de pago de crdito. Uso y Control de Automatizacin Para las empresas que tienen que ver mucho con los recibos de caja, una caja registradora informatizada incorpora otras funciones de control de la transmisin simultnea de la transaccin en efectivo a los mdulos del programa. Este sistema garantiza la consistencia de los importes utilizados para registrar las transacciones relacionadas. Los saldos reales de efectivo al final del da son en comparacin con el saldo al final del da generada por la mquina. Las transferencias de los cobros al banco depositario estn bien seal un funcionario de control en la cinta de registro antes de obtener el dinero en efectivo y otros artculos en una bolsa cerrada con llave. Por otra parte, la exactitud de saldo de caja de la mquina debe ser comprobada antes de transferencias. Las transferencias pueden incluir asuncin de turnos horarios entre los cajeros, pero no debe obstaculizar las operaciones del negocio. El objetivo es determinar en qu punto de excedentes de caja o la escasez se produjo y bajo su responsabilidad. En cuyo caso, las discrepancias observadas son registra temporalmente como por exceso o escasez de dinero en efectivo, sino con la intencin de la hora de desarrollar la discrepancia al final del da.

Todos los traslados estn documentadas a travs de un formulario de envo, en el que se indica el desglose de dinero en efectivo transferidos. El dinero recibido por la compaa de crdito coleccin unidad se transfieren a un cajero antes de las mquinas se cerraron durante el da. Las transferencias se apoyan en un informe de recopilacin de crdito junto con la carta de envo. Los informes tambin son mquinas val idado o apoyado por una cinta de registro. Un informe de caja diario es elaborado por cada operador de la caja registradora, y resumida por el supe rvisor a cargo. Copias de los informes y las cartas de transmisin se envan al departamento de contabili dad para facilitar o validar todas las entradas de contabilidad de back -office. La caja registradora se utiliza nicamente para transacciones de venta y no se debe utilizar para verificar el cobro de la casa. Devoluciones de ventas, reembolsos o descuentos son las nicas operaciones que creara una reduccin de la recaudacin de efectivo total para el da.

El manejo fsico de las colecciones Todo el dinero recibido de venta libre son contados y verificados en la vista del cliente antes de procesar el pago del recibo oficial que reconoce el recibo de pago. (A) los recibos oficiales estn pre -numerados sin importar si es manual o electrnicamente preparados o generados. (B) La persona que recibe el pago en efectivo no debe realizar dos funciones relacionadas con la contabilidad o registro de las transacciones de negocio s. (C) Los pagos recibidos en forma de cheques son a nombre de la entidad comercial. (D) cheques de pago diferido no se tratan como pagos, pero slo como "objetos-mantenidos para la custodia," para que un registro se mantiene para efectos de control las fechas en que se rn tratados como pagos. (E) Todos los documentos se presentan en orden cronolgico para facilitar las futuras revisiones de auditora. (F) Tanto los equipos de auditora interna y externa deber realizar conteos sorpresa en efectivo en el inicio de los compromisos de su auditora. El oficial de control de residentes realiza peridicamente cuenta sin previo aviso en efectivo, aparte de la rutina diaria de equilibrio. Los saldos de las cuentas por

cobrar son verificadas directamente con los clientes mediante el envo de cartas de confirmacin. El control de los fondos utilizados para sufragar los gastos de negocios y compras

Como regla general, todos los gastos en efectivo relacionados con la adquisicin de bienes, bienes y servicios se controlan a travs del desarrollo de un presupuesto debidamente planificado. Un sistema de presupuestacin organiza el uso de dinero como pago por los gastos y compras y se asegura de que los usos de fondos tienen fines justificables en relacin con las proyecciones financieras anuales de la compaa. 1. Slo los gastos incluidos en el plan presupuestario s ern objeto de tratamiento para el pago. En lnea con esto, todas las solicitudes de pago para las compras importantes y los gastos, incluidos los sueldos y salarios, se har cargo la aprobacin del presupuesto oficial para referirse a la polmica y la disponibilidad de fondos. 2. La organizacin establecer un sistema de compras y un departamento que se encarga de la tramitacin de las solicitudes de compra, recepcin efectiva de las compras y las solicitudes posteriores de pagos. a-El sistema de compra de las direcciones de los mtodos utilizados y los procedimientos realizados en relacin con la adquisicin de bie nes y servicios , licitaciones, es decir, la presentacin de cotizaciones, rdenes de compra, recepcin y verificacin de las mercancas entregadas, depsito o almacenamiento, as como el mantenimiento del inventario de existencias. b - Los gastos considerados como leves, mnimos, comunes y recurrentes con frecuencia dentro de un perodo de cuatro semanas se pagan del fondo de caja chica que mantiene cada departamento o unidad organizativa. Estos gastos no requieren de una solicitud de aprobacin de pagos y presupuestario, pero todos deben ser desembolsados de acuerdo con los procedimientos del sistema de anticipos para el manejo de efectivo. Polticas de control interno y los procedimientos para este fin son distintos, pero son parte de procesos de la empresa en materia de adquisiciones de negocios. 3. Procesamiento de solicitudes de pago que cubra los gastos considerables de negocios que se repiten una vez al mes, es decir, empresas de servicios pblicos, nmina, beneficios, caen bajo la responsabilidad de la unidad administrativa del departamento de contabilidad. 4. Todas las solicitudes de los pagos sean aprobados por dos funcionarios autorizados. Un oficial es responsable de la revisin de documentos de apoyo

para determinar la validez, precisin y oportunidad de cada solicitud. El otro oficial que se aprueba asume la responsabilidad de propiedad total de la transaccin. 5. En las grandes estructuras organizativas, las autoridades se asignan para la aprobacin de rangos de valores diferentes o entre parntesis ya que este sistema determina el alcance de la autoridad y la responsabilidad . a - En casos extraordinarios, para lo cual documentacin de apoyo an no estn disponibles o no sea posible, "una sobre -un-aprobacin" de la solicitud de pago ser requerido. Esto significa, un mayor o la ms alta autoridad de firma (la junta directiva) decide sobre la razonabilidad de la transaccin. Por otra parte, la responsabilidad del mando general de la operacin sern asumidos por el oficial de ms alto rango que se aprueba / s. b - En otros casos, ciertos gastos con el apoyo de las justificaciones, la documentacin y la aprobacin del presupuesto, pero la negociacin en curso o los ltimos acontecimientos requieren revisin por parte de un especialista (por ejemplo, abogado, contador, analista, etc.) Este tipo de operaciones requiere "la aprobacin de la materia" antes de que un "uno-en-una aprobacin" se puede asegurar. 6. El departamento de contabilidad se encarga de la tramitacin de todas las solicitudes de pago aprobado por la emisin de cheques que se pagan a la persona o entidad mencionada en los documentos de apoyo. 7. Es importante que el beneficiario del cheque expedir recibos oficiales que reconocer que ha recibido el pago. De lo contrario, el pago con cheque no est fsicamente conferido hasta el momento en que un oficial y validez o la recepcin provisional se pueden emitir. 8. El departamento de compras prepara un resumen de todas las compras realizadas durante el mes y lo remite a los departamentos de contabil idad y presupuesto. Estos departamentos, por el contrario, va a reconciliar el informe con su propio conjunto de registros para asegurar que las necesidades de financiacin se han observado y que las transacciones se registren adecuadamente, ya sea manual o electrnicamente. 9. El auditor de control interno (s) lleva a cabo una auditora anual mediante la revisin de los registros contables y la document acin de apoyo. Un inventario fsico de los activos sin previo aviso de la compaa y el inventario de acciones se llevarn a cabo peridicamente . 10. Revisin anual y el examen de los auditores externos para evaluar el cumplimiento de la Ley Sarbanes -Oxley tambin se realiza.