BAB III PERANCANGAN DAN REALISASI

3.1 Deskripsi Program

Nama Program Aplikasi ini bernama Program Aplikasi Sistem Informasi Database & Payroll berbasis Visual Basic 6 Tujuan Program Aplikasi ini berguna sebagai media penginputan data karyawan, menampilkan keluaran berupa report data diri karyawan pada perusahaan DKM. software penggajian karyawan, dengan aplikasi yang akurat, reliable dan user-friendly. Spesifikasi Dalam pembuatan program aplikasi ini, dibutuhkan software dan hardware untuk menunjang proses perancangan system. Berikut adalah daftar hardware dan software yang dibutuhkan: Software : 1. Visual Basic 6.0 2. Xampp versi 1.7.4 [MySQL 5.5.8] 3. Browser: Google Chrome 7.0.544.0 4. Crystal Report 8.5 Hardware : 1. Intel Dual Core 2. Memori 2 GB 3. Hardisk 300 GB

3.2

Prinsip Kerja Sistem

Aplikasi Sistem Informasi Karyawan merupakan sebuah perangkat lunak yang akan membantu dalam mendukung integritas data, kemudahan pengaksesan, dan kemudahan pengelolaan sehingga dapat mendukung kelancaran pelaksanaan dan fungsi dalam bidang administrasi karyawan yang efektif dan efisien. Program Aplikasi ini terdiri dari 4 komponen utama, yaitu : 1. ADMINISTRASI SISTEM yaitu komponen yang bertanggung jawab untuk memelihara data-data induk yang nantinya digunakan oleh Sistem Informasi Karyawan, misalnya : data-data instansi, satuan kerja, unit kerja, propinsi, kabupaten, dll. Selain memelihara data-data induk, komponen ini juga bertanggung jawab untuk dalam hal

Tugas AkhirAplikasi SIK dan Payroll

45

manajemen pengguna, yaitu memberikan hak-hak sesuai dengan jenis pengguna. 2. PELAPORAN MANAJEMEN yaitu komponen yang menghasilkan laporan-laporan manajemen, misalnya jumlah pegawai, informasi pendidikan, payslip, dll. 3. DATA ENTRI komponen ini merupakan komponen yang sangat penting, karena komponen ini bertanggung jawab dalam memelihara data-data Kepegawaian, misalnya biodata pegawai, jabatan, pendidikan, dll. Di samping itu juga terdapat entri payslip karyawan. 4. OUTPUT komponen ini menghasilkan keluaran-keluaran berupa cetakan yang merupakan hasil dari proses yang dilakukan oleh Sistem Informasi Kepegawaian misalnya SK, DP3, daftar riwayat hidup, payslip, dll. 5. PERHITUNGAN GAJI Komponen ini berfungsi untuk menghitung gaji karyawan dengan menilai aspekaspek seperti bonus gaji. Potongan absen, Pph, dll. Penerapan Sistem Informasi Karyawan berguna bagi pihak personalia untuk me-manage SDM sesuai sasaran kegiatan dalam bidang pengelolaan dan pengembangan SDM, serta penyimpanan data pegawai dengan lebih aman.

3.3

Analisa Proses
3.3.1 Bagan Organisasi Untuk mencapai tujuan yang diinginkan, maka sebuah perusahaan haruslah mengatur pembagian tugas perusahaan sedemikian rupa. Bentuk dari pembagian tugas itu dapat digambarkan ke dalam suatu struktur organisasi atau bagan organisasi, sistem yang akan dikomputerisasi ialah karyawan bagian produksi. Analisis sistem Payroll :

Personalia

Tugas AkhirAplikasi SIK dan Payroll

46

Kasir

Pengawas Bag. Finance

Pengawas Bag. Housekeeping

Pengawas Bag. Security

Pengawas Bag. Konstruksi

Pengawas Bag. Scrapt

Pengawas Bag. Die Casting

Karyawan Finance

Karyawan Housekeeping

Karyawan Security

Karyawan Konstruksi

Karyawan Scrapt

Karyawan Die Casting

Gambar 3.1 Bagan Perusahaan

Para pegawai tersebut merupakan tenaga kerja dimana pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh pegawai tersebut dibayarkan berdasarkan jumlah hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh pegawai. Sistem Fungsi pegawai, penggajian kepegawaian penetapan tarif bagian produksi jawab ini melibatkan fungsi kepegawaian, fungsi keuangan dan fungsi pengawas. bertanggung upah, dalam atau pengangkatan pegawai, promosi mutasi

penghentian pegawai dari pekerjaannya dan penetapan berbagai tunjangan, iuran serta potongan gaji pegawai. Fungsi keuangan bertanggung jawab atas pelaksanaan perhitungan dan pembayaran gaji pegawai, fungsi pengawas bertanggung jawab atas pengawasan produksi yang meliputi distribusi tenaga kerja serta jumlah produksi yang dihasilkan oleh setiap pegawai , secara garis besar, sistem penggajian pegawai yang berlaku dapat dilihat pada gambar :

Tugas AkhirAplikasi SIK dan Payroll

47

STAFF PERSONALIA

PENGAWAS DEPARTEMEN

3. Staff Personalia menghitung jam kerja serta potongan gaji

Absensi Print Finger 2. Pengawas mengumpulkan absensi karyawan 1. Karyawan menginput identity pada mesin pencatat absensi

Arsip data karyawan 4. Kasir menyerahkan gaji dan kwitansi pada karyawan KASIR KARYAWAN

Gambar 3.2 Alur Sistem Penggajian Karyawan pada PT DKM-Panasonic

Setiap karyawan diwajibkan untuk melakukan absen dengan print sidik jari sebelum dan sesudah bekerja, kemudian pengawas mengumpulkan recorder (absensi) tiap karyawan dan memeriksa serta men-total jumlah jam kerja dan jam lembur tiap karyawan untuk dimasukkan dalam time record. Time card tersebut diserahkan pada staff personalia yang memindahkan data yang ada ke jurnal harian karyawan. Selain itu pengawas juga menghitung jumlah produksi yang dihasilkan oleh masing-masing produksi. Pada akhir periode (1 periode = 4 minggu), staff personalia akan menghitung jumlah gaji yang harus dibayarkan, berdasarkan data yang ada pada jurnal harian karyawan, daftar bonus, serta data karyawan ( untuk menentukan standar gaji kepada keuangan, yang bertugas membagikan gaji pada para karyawan. Staff keuangan juga bertanggung jawab dalam pembuatan kwitansi sebagai bukti tanda terima gaji.

3.3.2

Analisis Arus Informasi dalam Sistem Penggajian a. Diagram Alir Data (Sebelum Terkomputerisasi) 48

Tugas AkhirAplikasi SIK dan Payroll

1. Proses Penggajian Karyawan

Gambar 3.3 DFD Konteks Sistem yang Berjalan

2. Diagram Alir Data level 0

Gambar 3.4 Diagram Nol Sistem yang Berjalan

b.

Diagram Alir Data (Sesudah Terkomputerisasi) 1. Proses Penggajian Karyawan (Sesudah ada Sistem Informasi)

Tugas AkhirAplikasi SIK dan Payroll

49

Gambar 3.5 DFD Konteks Sistem yang Diusulkan

1. Diagram Alir Data (Sesudah ada Sistem Informasi)

Gambar 3.6 Diagram Nol Sistem yang Berjalan

3.4

Perancangan Aplikasi Program

3.4.1 Use Case Diagram 50

Tugas AkhirAplikasi SIK dan Payroll

Menggambarkan fungsionalitas dari sebuah sistem pada aplikasi system informasi karyawan Menekankan kinerja dari sistem, dan merepresentasikan sebuah interaksi antara aktor dengan sistem. Berikut adalah use case sistem :

Gambar 3.7 Use Case Diagram SIK & Payroll

3.4.2

Sequence Diagram Menggambarkan interaksi antar objek di dalam dan di sekitar sistem, digunakan untuk menggambarkan skenario atau rangkaian langkah-langkah

Tugas AkhirAplikasi SIK dan Payroll

51

yang dilakukan sebagai respons dari sebuah event untuk menghasilkan output tertentu. Berikut adalah sequence diagram Program SIK & Payroll : 3.4.2.1 Login Admin Login admin dilakukan untuk mencegah sembaran user menggunakan aplikasi. Oleh karena itu hanya user tertentu (admin) yang dapat menggunakan setelah user (admin) melakukan verifikasi data. Admin akan masuk ke dalam menu utama dimana tidak semua komponen dapat digunakan jika user tak melakukan login.

Gambar 3.8 Sequence Diagram Login Admin

3.4.2.2 Login Karyawan

Tugas AkhirAplikasi SIK dan Payroll

52

Yang dimaksud dari login karyawan disini adalah: para karyawan bertindak yang sebagai client, masuk ke dalam sistem saat mereka hendak bekerja, sehingga data jam kerja karyawan (daily time record) dapat terhitung otomatis sebagai penilaian dari upah lembur pada saat pihak keuangan (kasir) memberikan gaji lembur tiap bulannya.

Gambar 3.9 Sequence Diagram Login Karyawan

3.4.2.3 Input Data Karyawan Admin melakukan input data karyawan pada sistem, sebagai database perusahaan. Yang pertama dilakukan adalah admin melakukan login (gambar 3.8), kemudian admin memasukin halaman utama dan melakukan sejumlah input data pada Form Add Employee.

Gambar 3.10 Sequence Diagram Input Karyawan

3.4.2.4 Input Payroll

Tugas AkhirAplikasi SIK dan Payroll

53

Pihak HRD tiap bulan melakukan penginputan payroll yang diperoleh dari pihak kasir. Setelah memasuki login (gambar 3.8), kemudian masuk ke Form Payroll. Klik save jika ingin menyimpan, dan tombol close apabila ingin menyudahi.

Gambar 3.11 Sequence Diagram Input Payroll

3.4.2.4 Melihat Data Karyawan Untuk melihat data karyawan, admin memasuki halaman utama setelah login. Kemudian klik menu view Employee Info, atau klik gambar yang sesuai pada toolbar.

Gambar 3.12 Sequence Diagram Lihat Data Karyawan

3.4.2.5 Mengubah Data Karyawan Untuk mengubah data karyawan, admin memasuki halaman utama setelah login. Kemudian klik menu Add Employee, atau klik Tugas AkhirAplikasi SIK dan Payroll 54

gambar yang sesuai pada toolbar. Pilih salah satu nama karyawan pada datagrid, kemudian tekan edit maka data karyawan pun dapat diubah.

Gambar 3.13 Sequence Diagram Ubah Data Karyawan

3.4.2.6 Menghapus Data Karyawan Untuk menghapus data karyawan, admin memasuki halaman utama setelah login. Kemudian klik menu Add Employee, atau klik gambar yang sesuai pada toolbar. Pilih salah satu nama karyawan, kemudian tekan hapus makan data karyawan tersebut telah dihapus. Biasanya data karyawan yang telah dihapus adalah karyawan yang telah meninggalkan perusahaan tersebut. Dan data ini akan masuk ke database output.

Gambar 3.14 Sequence Diagram Hapus Data Karyawan

3.4.2.7 Mengubah Password

Tugas AkhirAplikasi SIK dan Payroll

55

Gambar 3.15 Sequence Diagram Ubah Password

Untuk mengubah password, admin masuk ke dalam menu utama terlebih dahulu. Kemudian pilih menu security change password. 3.4.2.8 Mencetak Data Karyawan Untuk mencetak data karyawan, admin masuk ke dalam menu utama, kemudian view Employee Info atau pilih gambar pada toolbar yang sesuai. Setelah itu seleksi karyawan yang akan dicetak. Tekan tombol print untuk mencetak. Data karyawan ini berguna bagi pihak Manager saat melakukan pengambilan keputusan.

Gambar 3.16 Sequence Diagram Cetak Data Karyawan

3.4.2.9 Mencetak Jam Kerja Karyawan Tugas AkhirAplikasi SIK dan Payroll 56

Untuk mencetak jam kerja, admin masuk ke dalam menu utama, kemudian view Employee DTR atau pilih gambar pada toolbar yang sesuai. Setelah itu pilih karyawan dan tekan tombol print untuk mencetak. Data ini digunakan sebagai penghitungan jam lembur pada penggajian karyawan.

Gambar 3.17 Sequence Diagram Cetak DTR

3.4.2.10 Mencetak Payslip Payslip digunakan sebagai tanda terima gaji karyawan yang kemudian karyawan serahkan kepada pihak keungan untuk dicairkan. Setelah melakukan penginputan gaji (gambar 3.11), admin kemudian dapat masuk ke form payslip untuk kemudian melakukan cetak payslip berdasarkan data yang telah masuk.

Gambar 3.18 Sequence Diagram Cetak Payslip

3.4.2.11 Melakukan Backup Data Tugas AkhirAplikasi SIK dan Payroll 57

Admin dapat melakukan backup dengan masuk ke halaman utama kemudian pilih security backup data, atau dengan menekan tombol pada toolbar yang sesuai. Backup ini penting dilakukan mengingat data-data perusahaan perlu disimpan setiap tahunnya.

Gambar 3.19 Sequence Diagram Backup Data

3.4.2.12 Melakukan Restore Data Admin dapat juga melakukan restore data dengan masuk ke halaman utama, kemudia pilih security restore data, atau dengan menekan tombol yang sesuai pada toolbar.

Gambar 3.20 Sequence Diagram Restore Data

3.4.2.13 Logout Admin

Tugas AkhirAplikasi SIK dan Payroll

58

Untuk melakukan logout, admin hanya perlu memilih menu, kemudian pilih logout.

Gambar 3.21 Sequence Diagram Logout Admin

3.4.2.13 Logout Karyawan Ketika karyawan login pada komputernya masing-masing, maka karyawan dapat melakukan logout ketika jam kerja telah habis atau kapanpun mereka berhenti bekerja.

Gambar 3.22 Sequence Diagram Logout Karyawan

3.4.3

Activity Diagram

Tugas AkhirAplikasi SIK dan Payroll

59

Menggambarkan representasi grafis dari sebuah alur kerja dengan tahapan kegiatan dan tindakan dengan dukungan choice, iteration, dan concurrency. 3.4.3.1 Login Admin Proses di awali dengan admin memasukkan username dan password kemudian data divalidasi.

Gambar 3.23 Activity Diagram Login Admin

3.4.3.2 Login Karyawan Proses di awali dengan employee memasukkan username dan password kemudian data divalidasi dan masuk ke database server.

Tugas AkhirAplikasi SIK dan Payroll

60

Gambar 3.24 Activity Diagram Login Karyawan

3.4.3.3 Input Data Karyawan Setelah login, Admin dapat melakukan input data karyawan pada form Add Employee.

Gambar 3.25 Activity Diagram Input Data Karyawan

Tugas AkhirAplikasi SIK dan Payroll

61

3.4.3.4 Input Payroll Admin memasukkan payroll data setiap bulannya. Proses ini diawali dengan masuk ke Form Add Payroll pada jendela utama. Lakukan input data, kemudian klik save untuk menyimpannya. Dan apabila ingin diteruskan untuk melakukan cetak, klik print, maka form akan menuju ke Form Payslip.

Gambar 3.26 Activity Diagram Input Payroll

3.4.3.5 Mengubah Data Karyawan Proses mengubah data karyawan dapat dilakukan dengan menuju ke Form Add Employee pada jendela utama. Kemudian pilih salah satu karyawan (apabila data sudah ada) yang muncul di datagrid dan klik tombol edit. Setelah melakukan edit data, klik save.

Tugas AkhirAplikasi SIK dan Payroll

62

Gambar 3.27 Activity Diagram Ubah Data Karyawan

3.4.3.6 Menghapus Data Karyawan

Gambar 3.28 Activity Diagram Hapus Karyawan

Tugas AkhirAplikasi SIK dan Payroll

63

3.4.3.7 Menglihat Data Karyawan

Gambar 3.29 Activity Diagram Lihat Data Karyawan

3.4.3.8 Melihat Jam Kerja Karyawan

Gambar 3.30 Activity Diagram Lihat DTR Karyawan

3.4.3.9 Mencetak Data Karyawan Tugas AkhirAplikasi SIK dan Payroll 64

Gambar 3.31 Activity Diagram Cetak Data Karyawan

3.4.3.10 Mencetak Data Jam Kerja Karyawan

Gambar 3.32 Activity Diagram Cetak DTR Karyawan

3.4.3.11 Mencetak Payslip Tugas AkhirAplikasi SIK dan Payroll 65

Gambar 3.33 Activity Diagram Cetak Payslip Karyawan

3.4.3.12 Mengubah Password

Gambar 3.34 Activity Diagram Ubah Password

3.4.3.13 Melakukan Backup Data Tugas AkhirAplikasi SIK dan Payroll 66

Gambar 3.35 Activity Diagram Backup Data

3.4.3.14 Melakukan Restore Data

Gambar 3.36 Activity Diagram Restore Data

3.4.3.15 Logout Admin Tugas AkhirAplikasi SIK dan Payroll 67

Gambar 3.37 Activity Diagram Logout Admin

3.4.3.16 Logout Karyawan

Gambar 3.38 Activity Diagram Logout Employee

3.5

Perancangan Database
68

Tugas AkhirAplikasi SIK dan Payroll

Dalam perancangan database, menggunakan MySQL sebagai penyimpanan datanya. Di dalam sistem ini terdapat 1 database bernama db_dkm. Berikut adalah daftar table dalam database db_dkm :
Tabel 3.1 Tabel Admin Nama Field id username password Tipe Data varchar string varchar Panjang 11 20 20 Keterangan Id Admin Username Password

Tabel 3.2. Tabel Input Nama Filed nik nama tmpt_lhr tgl_lhr jenis alamat umur agama pendidikan No_ktp S_per S_kel tgl_masuk S_kar Gol Jab Lokasi Dep Npwp Tipe Data varchar String varchar varchar varchar varchar varchar varchar varchar varchar varchar varchar varchar varchar varchar varchar varchar varchar varchar Panjang 30 30 20 20 15 100 2 20 20 15 15 20 15 15 10 20 10 15 15 Keterangan Nomor induk karyawan Nama karyawan Tempat lahir karyawan Tanggal lahir karyawan Jenis kelamin karyawan Alamat karyawan Umur karyawan Agama karyawan Pendidikan terakhir karyawan Nomor KTP karyawan Status pernikahan karyawan Status keluarga karyawan Tanggal masuk kerja Status karyawan Golongan karyawan Jabatan terakhir karyawan Lokasi Departemen Nomor NPWP

Tugas AkhirAplikasi SIK dan Payroll

69

J_npp J_no J_revisi J_tglmsk No_ser No_urut foto

varchar varchar varchar varchar varchar varchar LongBlob

15 15 15 15 15 10

NPP Jamsostek Nomor Jamsostek Revisi Jamsostek Tanggal masuk Jamsostek Nomor sertifikat AKHDK Nomor urut AKHDK Foto karyawan

Tabel 3.3. Tabel Output Nama Field nik nama tmpt_lhr tgl_lhr jenis alamat agama tgl_masuk jab Tipe Data varchar Text Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar varchar Panjang 11 30 30 30 20 50 30 10 30 Keterangan Nomor induk karyawan Nama Karyawan Tempat Lahir Tanggal Lahir Jenis Kelamin Alamat Agama Tanggal Masuk Jabatan

Tabel 3.4. Tabel Payroll

Nama Field Trans_id Nik Nama

Tipe Data Int varchar Varchar

Panjang 11 50 50

Keterangan

Nomor Induk Karyawan Nama Karyawan

Tugas AkhirAplikasi SIK dan Payroll

70

Monthly_rate dDate xBonus xOT SSS PH Intax Others Absences Advances TAD TD NetPay

Currency Date Currency Currency Currency Currency Currency Currency Currency Currency Currency Currency Currency

30 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20

Gaji per bulan Tanggal Bonus Overtime Pay/Lembur Kontribusi SSS Pph 21 Tax/Pajak Lain-lain Absen Hutang Total Additional Total Deduction Net Gaji

Tabel 3.5. Tabel Time Log

Nama Field Log_Id nama In_am Out_am Total_am In_pm Out_pm Total_pm Grand_Total Id

Tipe Data Int string Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Number

Panjang 11 50 50 30 20 100 30 10 30 10

Keterangan Id Login Nama Waktu login (AM) Waktu logout (AM) Total waktu (AM) Waktu login (PM) Waktu logout (PM) Total waktu (PM) Total time (All)

3.6

Desain Realisasi Program

Merupakan isi rancangan dari masing-masing interface pada program. Halaman home sebagai tempat awal bagi admin untuk menggunakan aplikasi.

Tugas AkhirAplikasi SIK dan Payroll

71

Program dirancang bagi pihak HR untuk melakukan penginputan data karyawan, payroll, dan mencetak slip gaji. Sedangkan untuk karyawan sendiri program dirancang sebagai login waktu kerja karyawan sehingga akumulasi jam kerja karyawan dapat lebih efisien. Berikut adalah desain output dari aplikasi Sistem Informasi Database dan Payroll Karyawan : 3.6.1 Halaman Home

Gambar 3.39 Perencanaan Halaman Home

3.6.2

Halaman Login Admin

Tugas AkhirAplikasi SIK dan Payroll

72

Gambar 3.40 Perencanaan Halaman Login

3.6.3

Halaman Login Karyawan

Gambar 3.41 Perencanaan Halaman Login Karyawan

3.6.4

Halaman Input Data Karyawan

Tugas AkhirAplikasi SIK dan Payroll

73

Gambar 3.42 Perencanaan Halaman Input Data Karyawan

3.6.5

Halaman Input Payroll

Tugas AkhirAplikasi SIK dan Payroll

74

Gambar 3.43 Perencanaan Halaman Input Payroll

3.6.6

Halaman Lihat Data Karyawan

Gambar 3.44 Perencanaan Halaman Lihat Data Karyawan

3.6.7

Halaman DTR Karyawan 75

Tugas AkhirAplikasi SIK dan Payroll

Gambar 3.45 Perencanaan Halaman DTR

3.6.8

Halaman Payslip

Gambar 3.46 Perencanaan Halaman Payslip

3.6.9

Halaman Change Password 76

Tugas AkhirAplikasi SIK dan Payroll

Gambar 3.47 Perencanaan Halaman Change Password

3.6.10 Halaman Backup Data

Gambar 3.48 Perencanaan Halaman Backup

3.6.11 Halaman Restore Data

Gambar 3.49 Perencanaan Halaman Restore

3.6.12 Halaman Help

Tugas AkhirAplikasi SIK dan Payroll

77

Gambar 3.50 Perencanaan Halaman Help

3.6.12 Halaman About Program

Gambar 3.51 Perencanaan Halaman About Program

3.6.13 Halaman About Programmer

Tugas AkhirAplikasi SIK dan Payroll

78

Gambar 3.52 Perencanaan Halaman About Programmer

Tugas AkhirAplikasi SIK dan Payroll

79