Capacitación Contabilidad

Universidad Tecnolgica de Honduras Mster Viena Martnez
1CAPITULO
LA INFORMACIN FINANCIERA PARA LA TOMA DE DECISIONES
1.1 INTRODUCCION Para poder comprender la importancia de la informacin financiera, es necesario conocer y entender su sentido y su utilidad. Por ello es importante que el lector este consciente de que vivimos en la era de la informacin, que conozca el valor de ella para la toma de decisiones y que finalmente sepa que es la informacin financiera, quien la requiere, para que se utiliza y que beneficios genera para la sociedad. Responder a estos cuestionamientos ser una de las mejores maneras de iniciarse en el estudio de la informacin financiera para la toma de decisiones. 1.2 LA ERA DE LA INFORMACIN La vida es una sucesin de decisiones que hay que tomar para lograr una diversidad de propsitos. En el mundo de los negocios, contar con informacin adecuada puede ser la diferencia del xito o el fracaso, ya que la misma se usa para la toma de decisiones. Desde este punto de vista la informacin tiene valor porque ayuda a asumir posiciones y a tomar decisiones. De otra forma nadie estar dispuesto a pagar ni un centavo por la informacin y mucho menos a invertir una considerable suma de recursos en desarrollar la infraestructura necesaria para generarla. Por lo general en el mundo financiero, la toma de decisiones descansa en informacin cuantitativa. 1.3 LAS ORGANIZACIONES ECONOMICAS Una organizacin econmica independientemente del giro al que se dedique, tiene como objetivo servir a sus clientes, ya sea en un segmento de la sociedad o en la sociedad en conjunto. Segn se vaya satisfaciendo la necesidad de los clientes, la entidad maximizar su valor. Existen muchas organizaciones cuyos objetivos no se limitan a generar utilidades, sino a satisfacer necesidades de la comunidad. Generalmente cuando pensamos en empresa creemos que son aquellas que generan utilidades. Por lo cual encontramos tres tipos de organizaciones:
Contabilidad General
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Lucrativas
Son las ms comunes
No lucrativas
Gubernamentales
No persiguen lucro Estatales Sus utilidades se reinvierten Municipales
Prestacion de servicios Comercializan o manufacturan bienes
Prestan servicios o comercializan bienes
Cuando se refiere a organizaciones lucrativas, las operaciones se pueden agrupar en cuatro diferentes categoras: y Empresas de servicios: son aquellas que tienen como objetivo la prestacin de alguna actividad intangible. Ejemplos de ellos son: los servicios de vigilancia, limpieza, transporte, plomera, entretenimiento, tintorera, abogados, salas de belleza, escuelas, colegios, etc. y Empresa comercializadoras: son aquellas dedicadas a la compra y venta de mercanca, como ser los supermercados, farmacia, libreras, muebleras, ferreteras, joyeras, etc. y Empresas manufactureras: se dedican a la compra de materia prima para que mediante el empleo de mano de obra y tecnologa sean transformadas en un producto terminado para su posterior venta. Algunos ejemplos son las maquiladoras, las cerveceras, tabacaleras, etc. 1.4 FORMAS DE ORGANIZCIN DE LAS ENTIDADES LUCRATIVAS Existen tres formas legales de organizacin:
Comerciante Individual
Es una sola persona que se constituye como entidad economica.
Sociedad
Se reunen varias personas que participan en un mismo negocio con el fin de obtener utilidades. Tipos de sociedades: Anonima Responsbailidad limitada
Asociacin
Agrupacin de personas que deciden comenzar un negocio y que buscan obtener utilidades Cooperativas
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1.5LA INFORMACION CONTABLE EL IDIOMA DE LOS NEGOCIOS Los acreedores y accionistas de un negocio son los principales interesados en conocer la situacin financiera de una empresa a travs de la informacin que peridicamente est obligada a proporcionar, sobre todo si el dinero aportado por accionistas o prestado por los acreedores fue canalizado a travs del sistema financiero. Bsicamente las decisiones que los acreedores y los accionistas toman en relacin con el negocio en los que tienen intereses econmicos se refiere a la forma en que se obtienen los recursos y cmo se utilizan, y fundamentalmente estn agrupadas en:Financiamiento, Inversin y Operacin. Para la obtencin de recursos existen dos fuentes principales:Los que aportan los socios y los obtenidos mediante prstamos que implican decisiones relativas al financiamiento. Por otro lado la aplicacin de los recursos obtenidos implica tomar decisiones correspondientes a la inversin; finalmente la decisin de qu hacer con dichas inversiones entra en el contexto de la operacin. Ejemplo: y Decisiones de Financiamiento: UN negocio requiere de financiamiento para comenzar a operar y para crecer de acuerdo con sus planes. Algunos ejemplos sobre este tipo de decisiones son: Cunto dinero se debe pedir prestado? Cul opcin de financiamiento es ms conveniente? y Decisiones de Inversin: estas decisiones implican la adquisicin de nuevos bienes, Como terrenos, maquinaria, equipo de transporte, etc. Ejemplos de estas decisiones son: Es conveniente comprar maquinaria adicional para aumentar las ventas? Qu tipo de adquisicin es la que ms conviene al negocio? Es adecuado el nivel de inversin en inventarios? y Decisiones de Operacin: las actividades Como la produccin de bienes o prestacin de servicios, distribucin del producto y otras ms son propias de la operacin del negocio. Ejemplo de estas decisiones son: Cul es el margen de utilidad de las operaciones del negocio? Cul es el flujo de efectivo que genera la operacin del negocio? A qu precio se deben vender los productos o el servicio? Cunto cuesta cada producto o servicio? Se puede observar los diferentes tipos de decisiones que se pueden tomar basndose en informacin financiera, cuyo fin no es slo generar informacin, sino que sta sea aprovechada para lograr la meta del negocio y para realizar los objetivos, planes y proyectos de los diferentes usuarios de la misma. 1.6 EL SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE El propsito bsico del sistema de informacin contable de una empresa es proveer informacin til acerca de una entidad econmica, para facilitar la toma de decisiones de sus diferentes usuarios ya
sean estos accionistas, acreedores, inversionistas, administradores o el gobierno.

Con base en las diferentes necesidades de informacin de los distintos segmentos de usuarios, la informacin total que es generada en una entidad econmica se ha estructurado en tres subsistemas: y El subsistema de informacin financiera: contabilidad financiera. y El subsistema de informacin fiscal: Contabilidad fiscal. y El subsistema de informacin administrativa: Contabilidad administrativa. Contabilidad General Pgina 3
Subsistema de Informacin Financiera:Est conformado por una serie de elementos tales como las normas de registro, criterios de contabilizacin y formas de presentacin de informacin a usuarios externos. A este tipo de sistema de informacin se le conoce como contabilidad financiera debido a que expresa en trminos cuantitativos y monetarios las transacciones que realiza una entidad as como ciertos acontecimientos econmicos que le afectan, con el fin de proporcionar informacin til y confiable a los diferentes usuarios externos para su toma de decisiones. Subsistema de Informacin Fiscal: Est diseado para dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de las organizaciones respecto de un usuario especfico: el gobierno. Las autoridades gubernamentales les interesan contar con informacin de las diferentes organizaciones econmicas para cuantificar el monto de la utilidad que hayan obtenido de acuerdo con las leyes fiscales, como producto de sus actividades y as poder determinar la cantidad de impuestos que le corresponde pagar. Subsistema de InformacinAdministrativa: Es un sistema de informacin al servicio de las necesidades internas de la administracin, orientado a facilitar las funciones administrativas de planeacin y control as como la toma de decisiones. Entre las herramientas tpicas se cuenta la elaboracin de presupuestos, la determinacin de costos de produccin y la evaluacin de la eficiencia de las diferentes reas operativas de la organizacin, as como el desempeo de los diferentes ejecutivos de la misma.
y y
1.7USUARIOS DE LA INFORMACION Usuarios de la contabilidad financiera: la informacin generada por el subsistema de informacin financiera es til para los acreedores, accionistas, analistas e intermediarios financieros, al pblico inversionistas, los organismos reguladores y para todos aquellos usuarios externos de la informacin contable de una organizacin econmica. Usuarios de la contabilidad fiscal: la informacin generada por el subsistema de informacin fiscal es til solo para las autoridades fiscales. Usuarios de la contabilidad administrativa: la informacin generada por el subsistema de informacin administrativa, es til solo para los usuarios internos de la organizacin representados por los directivos de la misma, especialmente por los directores generales, gerentes de rea, jefes de departamentos.
CUESTIONARIO 1. Cul es el principal objetivos de las entidades econmicas? 2. Cmo se pueden clasificar las entidades econmicas? 3. Cul es la diferencia entre una entidad lucrativo y una no lucrativa? 4. Cul es el objetivo de la informacin financiera en los negocios? Contabilidad General Pgina 4

5. Mencione brevemente cuales son las principales diferencias de la contabilidad financiera con la contabilidad fiscal y la administrativa? OPCIN MLTIPLE: Seleccione la respuesta correcta 1. La informacin requerida por los usuarios internos de la contabilidad tiene como caractersticas: a. Un alto nivel de detalle b. No se encuentra regulada por ningn organismos o autoridad gubernamental c. Se adapta a las necesidades del usuario d. Ayuda a monitorear el desempeo de cada rea de la organizacin e. Todas las anteriores 2. La contabilidad financiera sirve para: a. Dar cumplimiento a las obligaciones tributarias b. Facilitar las funciones administrativas de planeacin y control c. Expresar en trminos cuantitativos y monetarios las transacciones de una entidad d. La toma de decisiones de los usuarios internos de una organizacin e. Solo c y d 3. Las diferencias principales entre la contabilidad financiera y la fiscal son: a. la contabilidad financiera produce informacin para acreedores, accionistas, proveedores, clientes, empleados y otros, mientras que la fiscal genera informacin requerida por el gobierno. b. La contabilidad financiera est regulada por los principios de contabilidad y la fiscal por preceptos contenidos en las leyes fiscales. c. Existen diferencias entre la conceptualizacin de los ingresos y gastos. d. Todas las anteriores. e. Solo a y b. 4. Algunas diferencia que hay entre la contabilidad financiera y la administrativa son: a. La contabilidad administrativa produce informacin para los usuarios externos y est enfocada hacia el pasado, mientras que la contabilidad financiera produce infamacin para los usuarios internos y est enfocada hacia el futuro. b. La contabilidad financiera est regulada por los principios de contabilidad, mientras que la administrativa se adecua a las necesidades de los usuarios internos de la organizacin. c. La contabilidad financiera interacta con otras disciplinas como la estadstica y la economa, lo cual no sucede con la contabilidad administrativa. d. La contabilidad administrativa produce informacin para los usuarios internos y est enfocada hacia el futuro, mientras que la contabilidad financiera produce informacin para los usuarios externos y se basa en informacin del pasado. e. Solo b y d.
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2 CAPITULO
ESTADOS FINANCIEROS
2.1 INTRODUCCIN El ambiente en que se desenvuelven los negocios es tan dinmico como la economa de un pas. Para un empresario es de vital importancia tomar decisiones a la velocidad con que evoluciona la economa para no quedar rezagado. En consecuencia, la informacin financiera debe ser de calidad y oportuna para poder cumplir con su objetivo. En este captulo el lector podr conocer cules son las caractersticas que debe reunir la informacin financiera y, sobre todo conocer que tipo de informacin le ser til conocer y en su caso analizarla en relacin con las transacciones que realiza una organizacin y que afectan la formulacin de los estados financieros. 2.2 OBJETIVO DE LA CONTABILIDAD FINANCIERA Como ya se menciona en el captulo anterior, la contabilidad financiera tiene como objetivo generar y comunicar informacin til para la oportuna toma de decisiones de los diferentes usuarios externos de una empresa. Ahora bien, normalmente dicha informacin est contenida en los estados financieros bsicos, los cuales se comentarn en este captulo. Es conveniente aclarar que uno de los datos ms importantes para esos usuarios, el cual es indispensable informar, es la utilidad o prdida de un negocio; es decir, la cuantificacin de los resultados generados por la prestacin de servicios a los clientes o por la manufactura y venta de productos. La contabilidad permite a los directores de la empresa conocer el curso de sus negocios mediante datos contables y estadsticos, su estabilidad y su solvencia, las tendencias sobre los cobros y pagos, las ventas, costos y gastos generales, entre otros permitindoles disponer de informacin concreta sobre la capacidad financiera de la empresa. 2.2.1 Caractersticas bsicas de la informacin financiera La caracterstica ms importante de la informacin financiera es que sea til, es decir, que sirva para lo que fue diseada: La toma de decisiones. En efecto, dado que el propsito fundamental de la contabilidad es preparar informacin financiera que fundamente el proceso de toma de decisiones de los distintos usuarios, para asegurar su calidad es necesario que cumpla con una serie de caractersticas bsicas, entre las que estn las de utilidad, confiabilidad y provisionalidad.
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Para entender la aplicacin e importancia de las caractersticas bsicas de la informacin financiera se puede utilizar una analoga entre la informacin que aparece en un peridico y la que se presenta en los estados financieros de una empresa. y Utilidad: Esta caracterstica bsica significa que la informacin debe adaptarse a las necesidades de los usuarios para que puede ser usada en el proceso de toma de decisiones. As como un peridico est integrado por diferentes secciones para satisfacer las necesidades de las diferentes clases de lectores, la informacin financiera se debe adecuar a las necesidades particulares de los usuarios externos. y Confiabilidad: Para que la informacin financiera sea confiable es necesario que el proceso de integracin y cuantificacin de los estados financieros haya sido objetivo, que las reglas bajo las cuales se genera la informacin sean estables y, adicionalmente, que exista la posibilidad de verificar los pasos seguidos en el proceso de elaboracin de la misma de tal forma que los usuarios puedan depositar su confianza en dicha informacin. y Provisionalidad: Se refiere al hecho de que los tipos de usuarios deben estar conscientes de que la informacin que aparecer en un estado financiero o en un peridico es provisional; es decir, ambos medios presentan la informacin con todos los elementos y circunstancias que estuvieron vigentes hasta el momento de la elaboracin de los estados financieros o de la edicin del peridico. 2.3 LA ECUACION CONTABLE La informacin financiera est estructurada con base en una sencilla igualdad llamada ecuacin contable, la cual contiene tres importantes variables: Activo (recursos), Pasivos (obligaciones) y Capital (recursos aportados). De un lado estn los activos y del otro lado las fuentes de financiamiento, es decir, el pasivo y el capital contable. La ecuacin se muestra a continuacin: Activo = Pasivo + Capital contable La ecuacin contable, como podemos observar, implica que cada evento econmico que la afecte lo har de manera dual; es decir, afectar dos cuentas bsicas, puesto que los recursos econmicos (activos) deben ser iguales a todos los derechos (pasivo y capital). Los activos de una empresa son los beneficios econmicos que esta controla, que van desde cuentas de inventario hasta equipo de transporte. Por otro lado, los pasivos son las obligaciones que una empresa posee para adquirir sus activos. Por ltimo, el capital contable de una empresa es el derecho de los dueos sobre el remanente de los activos una vez liquidado todos sus pasivos.
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2.3.1 Efecto de las transacciones de negocios en la ecuacin contable Todas las transacciones mercantiles pueden expresarse como cambios en los tres elementos de la ecuacin contable. El lector ver la forma en la que las transacciones afectan la ecuacin contable mediante el estudio de algunos ejemplos comunes. A manera de ejemplo se usar una empresa que constituye Cristina Montero. EJEMPLO: Suponga que el 1 de febrero del 2010 inicia una empresa llamada EMC Internacional, dedicada a la prestacin de servicios de limpieza. Cristina espera que esta fase inicial del negocio dure de uno a dos aos, durante el cual podr reunir informacin sobre las necesidades de sus clientes. Transaccin # 1: Cristina deposita L. 25,000 en una cuenta bancaria de HSBC a nombre de EMC Internacional. Efecto: aumentar el activo (efectivo), en el lado izquierdo de la ecuacin en L. 25,000. A fin de mantener la igualdad de la ecuacin, el capital contable se aumenta en la misma cantidad, el lado derecho de la ecuacin. El capital contable se registra con el nombre del dueo y la frase Cuenta de capital . El efecto de esta transaccin en la ecuacin contable se muestra a continuacin: Activo = Pasivo + Capital Contable Efectivo = Cristina Montero, Capital L. 25,000 = L. 25,000 Transaccin # 2: EMC Internacional compr un terreno por L. 20,000 en efectivo, el cual se localiza cerca de una nueva zona comercial con un acceso conveniente a los servicios de limpieza. Efecto: La compra del terreno modifica la composicin de los activos, ya que aumentan. La compra del terreno se registra en terreno dentro de los activos al lado izquierdo de la ecuacin contable, y como se compr en efectivo disminuye el efectivo siempre dentro del activo, al lado izquierdo de la ecuacin contable. Activo = Pasivo + Capital Contable Efectivo + Terreno = Cristina Montero, Capital L. 25,000 L. 25,000 -20,000 +20,000 Saldo L. 5,000 + 20,000 = + L. 25,000 Transaccin # 3: EMC Internacional compr suministros por L. 1,350 al crdito y acord el pago al proveedor en un futuro cercano. Efecto: En esta transaccin se gener un pasivo llamado cuentas por pagar, que se encuentra al lado derecho de la ecuacin contable, y los suministros comprados son un activo, los cuales aumentan. Activo = Pasivo + Capital Contable Cuentas por Cristina Montero, Efectivo + Insumos + Terreno = Pagar Capital L. 5,000 20,000 L. 25,000 + 1,350 + 1,350 saldo L. 5,000 + 1,350 + 20,000 = 1,350 + L. 25,000 Contabilidad General Pgina 8

Transaccin # 4: Durante sus primeros das de operacin del negocio EMC Internacional proporciono servicios de limpieza a varios clientes, lo cual gener L. 7,500 de honorarios, y recibi esa cantidad en efectivo. Efecto: El dinero recibido aumenta el efectivo de EMC Internacional y aumenta el capital de Cristina Montero, de la siguiente manera: Capital Activo = Pasivo + Contable Cristina Montero, Cuentas Capital Efectivo + Insumos + Terreno = por Pagar Saldo L. 5,000 1,350 20,000 1,350 L. 25,000 Ingresos por + 7,500 + 7,500 servicios Saldo L. 12,500 + 1,350 + 20,000 = 1,350 + L. 32,500 Transaccin # 5: EMC Internacional pag algunos gastos durante el mes, los cuales fueron los siguientes: sueldos L. 2,125; alquiler L. 800; servicios pblicos L. 450 y gastos diversos L. L. 275. Efecto: El efecto de esta transaccin es lo opuesto a la de los ingresos, disminuyen el capital que est al lado derecho de la ecuacin contable, y disminuye el efectivo que est dentro de los activos, al lado izquierdo de la ecuacin contable. Capital Contable Activo = Pasivo + Cristina Montero, Cuentas Capital Efectivo + Insumos + Terreno = por Pagar + Saldo L. 12,500 1,350 20,000 L. 1,350 L. 32,500 -2,125 Sueldos -800 Alquiler -450 Servicios - 3,650 Pblicos -275 Gastos Diversos Saldo L. 8,850 + 1,350 + 20,000 = 1,350 + L. 28,850 Es comn que los negocios registren por separado cada transaccin de ingresos y gastos a medida que ocurren. Sin embargo, para simplificar este ejemplo, resumimos los ingresos y gastos de EMC Internacional durante el mes. Transaccin # 6: EMC Internacional pag a sus acreedores L. 950 en efectivo. Efecto: El efectivo disminuye, por lo tanto se reducen los activos, que estn al lado izquierdo de la ecuacin contable; y disminuyen las deudas que tiene el negocio, las cuales estn al lado derecho de la ecuacin contable, tal y como se muestra a continuacin: Contabilidad General Pgina 9

Capital Contable Cristina Montero, Capital L.28,850 L. 28,850
Activo Efectivo L. 8,850 - 950 L. 7,900 + Insumos 1,350 + 1,350 + + Terreno 20,000 20,000
= = =
Pasivo Cuentas por Pagar L. 1,350 -950 400
+ + +
Saldo Saldo
Puede observar que pagar una cantidad al crdito difiere de pagarla por un gasto. El pago de un gasto reduce el capital contable, como se ilustra en la transaccin 5. Pagar una cantidad a cuenta disminuye el monto adeudado en el pasivo. Transaccin # 7: Al final del mes, el costo de los insumos en existencia es de L. 550, la diferencia se utiliz en las operaciones del negocio y se le trata como un gasto. Efecto: Este valor (1,350 550) es un gasto, es decir el valor de los insumos que se usaron en las operaciones del negocio, los gastos disminuyen el capital contable; en este caso no se est pagando nada, slo se debe registrar los insumos que ya se usaron, por lo tanto disminuyen los insumos, que estn en el activo, como se muestra a continuacin: Capital Contable Cristina Montero, Capital L.28,850 -800 + 20,000 = 400 + L. 28,050 Insumos usados
Activo Efectivo L. 7,900 L. 7,900 + Insumos 1,350 -800 Saldo + 550 + Terreno 20,000
= =
Pasivo Cuentas por Pagar L. 400
+ +
Saldo
Transaccin # 8: Al final del mes Cristina retira de la empresa L. 2,000 en efectivo para su uso personal. Efecto: Esta transaccin es exactamente lo opuesto a una inversin del propietario en el negocio, ya que disminuye el efectivo y el capital contable. Este pago de efectivo no es un gasto del negocio, sino el retiro de una parte del capital contable. El efecto del retiro es el siguiente: Capital Contable Cristina Montero, Capital L.28,050 -2000 L. 26,050 Pgina 10
Activo Efectivo L. 7,900 -2,000 L. 5,900 + Insumos 550 + 550 + + Terreno 20,000 20,000
= = =
Pasivo Cuentas por Pagar L. 400 400
+ + +
Saldo Saldo

Es muy importante no confundir los retiros del dueo con los gastos generados por el propio negocio. Los retiros no son activos, ni servicios utilizados en el proceso de generacin de ingresos. La disminucin del capital contable como consecuencia del retiro se registra en la ecuacin contable bajo el encabezado de capital. Ello se debe a que los retiros se consideran una distribucin de capital al dueo. Resumen: Las transacciones de ECM Internacional se resumen de la siguiente manera. Se identifican, adems, mediante los nmeros asignados con anterioridad. El saldo de cada partida se muestra despus de cada transaccin. Capital Contable Cristina Montero, Capital + 25,000 25,000 + 1,350 1,350 1,350 + 25,000 + 7,500 32,500 - 2,125 - 800 5 - 3,650 - 450 - 275 Saldo 6. Saldo 7. Saldo 8. Saldo 7,900 -2,000 5,900 + + 8,850 -950 7,900 + + 1,350 1,350 -800 550 550 + + 20,000 20,000 = = 400 400 + + + + 20,000 20,000 = = 1,350 -950 400 + + 28,850 28,850 -800 28,050 -2,000 26,050 Gastos por insumos Retiro Ingresos Gastos de Sueldo Gastos de Alquiler Gastos Servicios Pblicos Gastos Diversos
Activo Efectivo + 25,000 - 20,000 5,000 5,000 + 7,500 12,500 + + + 1,350 1,350 1,350 + Insumos + Terreno + 20,000 20,000 20,000 20,000
= =
Pasivo Cuentas por Pagar
+ +
1. 2. Saldo 3. Saldo 4. Saldo
Inversin
+ + +
= = =
Al analizar el resumen anterior, note que las siguientes observaciones se aplican en cualquier tipo de empresa. El efecto de cada una de las transacciones se traduce en el aumento o disminucin en uno o ms de los elementos de la ecuacin contable. y Los dos lados que conforman la ecuacin contable son siempre iguales. Contabilidad General Pgina 11
El capital contable aumenta con las inversiones del dueo y disminuye con sus retiros. Adems, el capital contable se incrementa con los ingresos y se reduce con los gastos. Los efectos de estos cuatro tipos de transacciones en el capital contable se ilustran a continuacin:
Inversiones del propietario Ingresos Capital Contable
Retiros del propietario Gastos
2.4 IMPORTANCIA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS La importancia de los estados financieros radica en que a travs de ellos los usuarios externos, ya sean acreedores o accionistas visualizan el desempeo financiero de una organizacin. En efecto, imagine el lector que tiene participacin accionaria en una empresa. La mejor manera para apreciar cun buena ha resultado su inversin es analizar detenidamente los estados financieros bsicos que ha generado dicha empresa. 2.5 ESTADOS FINANCIEROS BASICOS El producto final del proceso contable son los estados financieros, elemento imprescindible para que los diversos usuarios puedan tomar decisiones. La informacin financiera que los usuarios requieren se centra principalmente en la evaluacin de la situacin financiera, de la rentabilidad y de la liquidez. Con base en las necesidades de informacin de los usuarios, la contabilidad considera que todo negocio debe presentar cuatro informes bsicos, que son. Estado de resultado: Consiste en un resumen de ingresos y gastos de un periodo especfico, e informa sobre la rentabilidad de la empresa. Estado de capital contable: Consiste en un resumen de cambios en el capital contable ocurridos durante un periodo especfico. Balance general: Es una lista de activos, pasivos y capital contable en una fecha especfica. Estado de flujo de efectivo: Es un resumen del efectivo recibi y pagado durante un periodo especifico. 2.5.1 Estado de Resultado En este reporte se informa de los ingresos y gastos de un periodo, con base en el concepto de Correspondencia, el cual se aplica al establecer la correspondencia de los gastos con los ingresos generados durante un periodo. El estado de resultado tambin informa del excedente de ingresos sobre los gastos incurridos. Este excedente se llama Utilidad neta o Ingreso neto. Si los gastos son mayores a los ingresos, existe una prdida neta. Los efectos de los ingresos devengados y gastos incurridos tienen un efecto en el capital contable, cuando se trata de una utilidad, aumentan el capital contable, cuando es una prdida neta, disminuyen el capital contable. Contabilidad General Pgina 12
2.5.1.1 Elementos del Estado de resultados y Ingresos: los ingresos representan recursos que recibe el negocio por la venta de una servicio o producto, en efectivo a al crdito. Cuando el cliente no paga en efectivo por el servicio o producto, se produce una venta al crdito conocida como cuenta por cobrar. Los ingresos se consideran como ingreso en el momento en que se presta el servicio o se vende el producto, y no en el momento que se recibe el efectivo producto de una venta al crdito. Algunos ejemplos de ingresos son las ventas, es decir, los ingresos percibidos por la venta de un producto a un cliente; ingresos por servicios, honorarios devengados, honorarios profesionales, es decir, los honorarios percibidos a cambio de proporcionar un servicio. Los ingresos de una empresa se pueden clasificar en ingresos de operacin y otros ingresos. Los ingresos de operacin son los ingresos obtenidos por la venta de un producto o prestacin de un servicio. Los otros ingresos son aquellos que no se relacionan en forma directa con las principales actividades del negocio, ejemplo de ellos son los arrendamientos, ganancias en ventas de activos (ganancias de capital). y Gastos: Los gastos son activos que se han usado o consumido en el negocio con el fin de obtener ingresos. Los gastos disminuyen el capital contable del negocio. Algunos ejemplos de gastos son: gastos por sueldos y salarios, gastos por seguros, gastos por alquiler, gastos por servicios pblicos (agua, luz, telfono), gastos por comisiones que se le pagan a empleados, gastos por publicidad, entre otros. Los gastos de una empresa se puede clasificar en gastos de operacin (venta y administracin) y gastos financieros. Los gastos de administracin son aquellos en los que se incurre para mantener el funcionamiento de la direccin y administracin de la empresa, estos gastos no estn relacionados directamente con las operaciones que proporcionan ingresos, pero son necesarios. Los gastos de venta son aquellos que se generan cuando la empresa decide comercializar sus productos o servicios. Los gastos financieros son aquellos que son incurridos en actividades relacionadas con el financiamiento de la empresa. ECM Internacional Estado de Resultado Del mes que termina el 28 de Febrero, 2010 Ingresos por servicios L. 7,500 Gastos de operacin: Gastos por sueldo L. 2,125 Gastos por alquiler 800 Gastos por insumos 800 Gastos por servicios pblicos 450 Gastos diversos 275 4,450 Contabilidad General Pgina 13

Utilidad Neta L. 3,050
2.5.2. Estado de Capital contable El estado de capital contable informa acerca de los cambios ocurridos en el capital contable durante un periodo. Es recomendable elaborar este reporte despus del estado de resultado, ya que la utilidad o prdida del periodo debe quedar registrada. De manera similar se prepara antes del balance general, en el que debe aparecer el monto de capital contable al final del periodo. Debido a ello, el estado de capital contable se considera a menudo como un vnculo entre el estado de resultado y el balance general. Los tres tipos de transacciones que afectan el capital contable son. y La inversin original y La utilidad o prdida del periodo y Los retiros del propietario. EMC Internacional Estado de Capital Contable del mes que termina el 28 de febrero, 2010 Cristina Montero, capital al 1 de febrero, 2010 Inversin realizada el 1 de febrero, 2010 L. 25,000 Utilidad neta del mes de febrero 3,050 Subtotal L. 28,050 Menos Retiros 2,000 Aumento al capital contable Cristina Montero, capital al 28 de febrero, 2010
L.
L.
26,050 26,050
2.5.3 Balance General El balance general informa acerca de los saldos de activo, pasivo y capital contable a una fecha especfica, llamado muchas veces estado de situacin financiera, ya que presenta la informacin necesaria para tomar decisiones en las reas de inversin y de financiamiento. En otras palabras el balance general muestra los recursos que posee el negocio, sus obligaciones y capital aportado por los propietarios. 2.5.3.1 Elementos del Balance General y Activo: Son los recursos econmicos propiedad de una empresa, que se espera que rinda beneficios en un futuro. El valor de los activos se determina con base en el costo de adquisicin, ms todas las erogaciones necesarias para su traslado, instalacin y operacin. Los tipos de activos de un negocio varan de acuerdo con la naturaleza de la empresa. Algunos ejemplos de activos son: Efectivo, Cuentas por cobrar, Terrenos, Edificio, Mobiliario y equipo, Maquinaria Clasificacin del activo y Activo Corriente: son aquellos de los cuales se espera obtener beneficios econmicos en un periodo normal de operaciones, se consuman o bien puedan ser convertidos en efectivo en un plazo menor a un ao. Algunos ejemplos de cuentas que representan los Contabilidad General Pgina 14

activos corrientes son: efectivo, inversiones temporales, cuentas y documentos por cobrar e inventarios. Activos no Corrientes: son aquellos de los cuales se espera obtener beneficios econmicos en un periodo mayor al de la operacin normal del negocio, se consuman o bien puedan ser convertidos en efectivo en un plazo mayor a un ao. Algunos de las cuentas ms representativas son: Terreno, edificios, equipo de oficina, maquinaria, vehculos, patentes, entre otros.
Pasivo: Representa lo que el negocio debe a otras personas o entidades conocidas como acreedores, los cuales tienen derecho prioritario sobre los activos del negocio, antes que los dueos, quienes siempre ocuparan el ltimo lugar. En caso de disolucin o cierre de un negocio, con el producto de la venta de los activos se debe pagar primero a los trabajadores; en segundo lugar se encuentran los acreedores, mientras que el remanente queda para los dueos. Son ejemplo de pasivos: las cuentas por pagar a los proveedores provenientes de compras efectuadas al crdito, los sueldos o salarios pendientes de pago a empleados de la entidad, los impuestos por pagar y los prstamos bancarios a corto y largo plazo solicitados para la adquisicin de activos. y Clasificacin del Pasivo: Pasivos Corrientes: est constituido por aquellas cuentas que representan obligaciones que normalmente vencen en el trmino de un ao o menos. Algunos ejemplos son las cuentas por pagar, los prstamos a corto plazo, impuestos por pagar, entre otros. Pasivos No Corrientes: est conformado por aquellas cuentas que representan las obligaciones cuyo vencimiento es mayor a un ao. Algunos ejemplos son los prstamos por pagar a largo plazo. Capital: Es la aportacin de los dueos conocidos como accionistas. Representa la parte de los activos que pertenecen a los dueos del negocio. EMC Internacional Balance General Al 28 de Febrero, 2010 Activo Pasivo y Capital Efectivo L. 5,900 Cuentas por Pagar L. 400 Insumos 550 Capital Contable Terreno 20,000 Cristina Montero, capital 26,050 Total Activo L. 26,450 Total Pasivo y Capital L. 26,450
2.5.4 Estado de Flujo de Caja El estado de flujo de caja o de efectivo muestra el efectivo recibido y pagado durante un periodo, incluye tres secciones: 1. Flujo de caja de las actividades de operacin: muestra un resumen de las entradas y salidas de efectivo relacionadas con las operaciones normales del negocio, como ser prestacin de servicios, produccin y comercializacin de productos. Contabilidad General Pgina 15

2. Flujo de caja de las actividades de inversin: muestra las transacciones en efectivo por la adquisicin y venta de activo relativamente permanentes. 3. Flujo de caja de las actividades de financiamiento: informa sobre las transacciones en efectivo relacionadas con inversiones y retiros del propietario, as como lo concerniente a prstamos. ECM Internacional Estado de Flujo de Caja Del mes que termina el 28 de Febrero, 2010 Flujo de caja de las actividades de operacin: Efectivo recibido de los clientes L. 7,500 Menos pagos en efectivo de gastos y acreedores 4,600 Flujo de caja neto de las actividades de operacin L. 2,900 Flujo de caja de las actividades de inversin: Pagos en efectivo por la adquisicin de terrenos (20,000) Flujo de caja de las actividades financieras: Efectivo recibido como inversin del propietario 25,000 Menos retiro de efectivo del propietario 2,000 Flujo de caja neto de las actividades financieras 23,000 Flujo de caja neto y saldo de efectivo al 28 de febrero, 2010 L. 5,900
CUESTIONARIO 1. Cul es el objetivo de la contabilidad financiera? 2. Menciones y explique brevemente las caractersticas bsicas de la informacin contable. 3. Exponga los cuatro estados financieros bsicos. 4. Describa cada uno de los elementos de la ecuacin contable. 5. Explique el concepto de activo, pasivo y capital contable y mencione como se clasifican dentro del Estado de situacin financiera. 6. Describa brevemente los conceptos de ingresos y gastos.
OPCION MULTIPLE: Seleccione la respuesta correcta 1. Que la informacin financiera se adecue a las necesidades de los diferentes usuarios corresponde a la caracterstica de: a. Confiabilidad b. Provisionalidad c. Utilidad d. Comparabilidad e. Ninguna de las anteriores 2. Para qu la informacin financiera sea confiable es necesario que: a. El proceso de integracin de los estados financieros haya sido objetivo. b. Las reglas para generar la informacin sea estables. c. Exista la posibilidad de verificacin d. Todas las anteriores e. Slo a y b Contabilidad General Pgina 16

3. La ecuacin contable bsica es: a. Activo = Capital contable b. Activo = Pasivo + Capital contable c. Activo + Pasivo = Capital contable d. Activo + Capital contable = Pasivo e. Ninguna de las anteriores 4. Este estado financiero tiene como objetivo mostrar los cambios en la inversin de los dueos de una empresa: a. Balance general b. Estado de flujo de efectivo c. Conciliacin bancaria d. Estado de resultado e. Estado de capital contable 5. Recurso econmico de una empresa, del cual se recibieron beneficios en el pasado: a. Activo b. Pasivo c. Capital d. Gasto e. Ninguna de las anteriores 6. Concepto que representa lo que el negocio debe a otras personas o entidades conocidas como acreedores: a. Capital contable b. Gastos c. Pasivo d. Activo e. Ninguna de las anteriores 7. La concesin de un prstamo por parte de un banco ocasiona el siguiente efecto en la ecuacin contable: a. Aumenta el activo y disminuye el pasivo b. Aumenta el pasivo y disminuye el capital c. Disminuye el activo y aumenta el pasivo d. Disminuye el pasivo y aumenta el capital e. Aumenta el activo y aumenta el pasivo f. Una forma de aumentar la participacin de los accionistas de una empresa es: 8. Aportacin en efectivo a. Retiro de efectivo mediante dividendos b. Donar un terreno c. Perdidas provenientes del negocio d. Slo a y c
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RELACIONAR: Relacione cada cuenta con su clasificacin correspondiente dentro del estado de situacin financiera: Activo corriente 1. Utilidad Activo no Corriente 2. Impuestos por pagar Pasivo Corriente 3. Edificio Pasivo no Corriente 4. Efectivo Capital 5. Prstamos a largo plazo 6. Cuentas por cobrar 7. Patentes 8. Prstamos bancarios a seis meses EJERCICIOS: 1. Para cada una de las cuentas que se presentan a continuacin, indique en la segunda columna con una A si es un activo, con una P si es un pasivo, con una C si es capital, con una I si es un ingreso, con una G si es un gasto: Cuenta Tipo Cuentas por cobrar Ingresos por servicios Gastos por sueldos Inventarios Cuentas por pagar Terreno Capital social Gastos por servicios pblicos Impuestos por pagar 2. Indique en qu estado financiero se presentan cada una de las partidas que se muestran a continuacin: Estado de resultado = ER Balance general = BG Estado de capital contable = ECC Estado de flujo de caja = EFC Activos Ingresos Aumentos de efectivo Total pasivos y capital Efectivo de operaciones Dividendos Pasivos Gastos Compra de maquinaria
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3. Guillermo del Toro es dueo de un negocio y durante el mes de octubre realiz los siguientes movimientos: a. Pidi dinero prestado al banco. b. Compr al contado un terreno para la construccin de un edificio en el futuro. c. Aument su aportacin al negocio en efectivo. d. Pag una cuenta de la cuenta por pagar. e. Compr maquinaria y equipo firmando un pagar a 90 das. f. Realiz servicios a un cliente que quedo de pagarle en 20 das. g. Retir efectivo para uso personal. h. Recibi efectivo de un cliente al que le prest servicios ese mismo da. i. Pag la renta del local en efectivo. j. Recibi el pago de un cliente que le deba desde hace un mes. Se pide: Indique qu efecto tuvo cada uno de los movimientos anteriores sobre la ecuacin contable. Ejemplo: aument activos y aument pasivos. 4. De la informacin financiera del ao 2009 de AMCO, se obtuvo la siguiente informacin. Ingresos por servicios L. 680,000 Gastos por renta 120,000 Gastos por sueldos 360,000 Gastos por publicidad 60,000 Gastos por servicios pblicos 50,000 Utilidad neta 90,000 Se pide: Elabore el estado de resultado de AMCO correspondiente al 31 de diciembre del 2009. 5. Automotriz Venzo presenta los siguientes saldos en sus cuentas del balance al 31 de enero del 2010: Efectivo L. 150,554 Cuentas por pagar 1,308,748 Capital social 281,208 Inventario 606,689 Inversiones temporales 212,294 Documentos por pagar a largo plazo 569,479 Terreno 400,000 Equipo 213,845 Edificio 608,196 Impuestos por pagar 94,485 Utilidades retenidas 755,419 Cuentas por cobrar 817,761 Se pide: Elabore un balance general clasificado. 6. Carmen Nio es propietaria y administradora de un negocio de diseo de interiores. Al ltimo da de mayo tena los siguientes saldos en su balance general: Contabilidad General Pgina 19

Efectivo Cuentas por cobrar Insumos L. 12,500 Cuentas por Pagar 15,000 Capital social 0 Equipo de oficina L. 80,000 67,500 120,000
Durante el mes de junio se realizaron las siguientes transacciones: a. Carmen hered L. 200,000 y los depsitos en una cuenta bancaria del negocio. b. Brind servicios a un cliente y recibi en efectivo L. 7,000 c. Liquid el saldo que tena en cuentas por pagar. d. Compr materiales de oficina al crdito por L. 10,000. e. Invirti L. 12,000 adicionales en efectivo en el negocio. f. Fue consultada sobre el diseo de interiores de un edificio de oficinas ejecutivas y le factur al cliente L. 24,000 por los servicios prestados. Le pagaran posteriormente. g. Realiz los siguientes pagos en efectivo: renta de las oficinas L. 9,000; anuncio publicitario mensual L. 1,000. h. Vendi una parte de los insumos en L. 1,500 a una amiga que tiene otro negocio. Por ser su amiga, se los vendi al costo, pero le cobr inmediatamente. i. Pag los recibos de servicios pblicos del mes por un total de L. 3,700. j. Retir L. 18,000 en efectivo para uso personal. Analice el efecto de las operaciones anteriores sobre la ecuacin contable. Para ello utilice el siguiente formato sin olvidar anotar los saldos iniciales. Capital Activo = Pasivo + Contable Cuentas Cuentas Carmen por por Nio, Efectivo + Cobrar + Insumos = + Pagar Capital Saldo a. Saldo b. Saldo c. Saldo d. Saldo e. Saldo f. Saldo g. Saldo h. Saldo i. Saldo j. Saldo Contabilidad General Pgina 20

7. A continuacin se muestra una tabla que resume el anlisis de siete transacciones de Pollo Feliz, donde aparece el efecto de cada transaccin sobre la ecuacin contable.
Activo Cuentas por Cobrar -15,000 = + Terreno + Edificio + Equipo de Oficina +80,000 -120,000 -30,000 +500,000 +1,500,000 -80,000 +1,000,000 +90,000 = Pasivo Cuentas por Pagar +80,000 -120,000 +60,000 +500,000 +2,500,000 -80,000 + + Capital Contable Capital
a. b. c. d. e. f. g.
Efectivo + 15,000
Se pide: En cada uno de los incisos, explique la transaccin que pudo haber causado dichos efectos. 8. Recientemente Patty e Hilma Andrade fundaron un negocio al que denominaron Apoyo Acadmico, dedicado a brindar clases de apoyo para nios de primaria. Cada una de ellas hizo una aportacin de L. 60,000 en efectivo para iniciar el negocio. El 31 de diciembre se cumpli el primer ao de operaciones, fecha en la cual tenan L. 48,500 en efectivo, L. 46,480 de cuentas por cobrar y L. 54,000 en equipo de oficina. Durante el ao gastaron L. 10,000 en insumos y pidieron un prstamo al banco, del cual slo deben al 31 de diciembre L. 5,000. Por ser el primer ao de operacin no se declararon ni pagaron dividendos. Se pide: Completar el balance general al 31 de diciembre del 2009. Activos Pasivo y Capital Efectivo L. Cuentas por pagar Cuentas por cobrar Documentos por pagar Equipo de oficina Inters por pagar Total Pasivos Capital Contable Capital social Utilidades retenidas Total capital contable Total Activo L. Total Pasivo y Capital
L. 1,200
12,780 L.
PROBLEMAS DE ANLISIS y El 1 de enero del 2010, tres personas formaron un negocio. Cada una de las cuales aport L. 20,000 en efectivo. El 31 de diciembre elaboraron una lista de los bienes que tenan a la fecha y que era propiedad del negocio (activos) y una lista de todas sus deudas (pasivos), ya que han solicitado un prstamo bancario y el banco les pide su balance general. Ninguno de los tres socios ha estudiado contabilidad y la lista que prepararon es la siguiente: Contabilidad General Pgina 21

Bienes del negocio: Efectivo Inventario Camionetas (casi nuevas) Equipo de oficina (casi Nuevo) Cobros pendientes a clientes Total Deudas del Negocio Sueldos no pagados Impuestos no pagados Pagos pendientes a proveedores Pago pendiente de la camioneta Equipo de oficina (an no se paga) Total
L.
120,000 70,000 680,000 300,000 150,000 1,320,000 L. 30,000 50,000 100,000 500,000 100,000 780,000
Se pide: preparar un reporte que incluya: o Qu otros conceptos faltan para completar el balance general? o Si usted fuera la persona que debe decidir por parte del banco si se otorga el prstamo. Qu decisin tomara? Por qu?, Enqu concepto basara su decisin? o De acuerdo con las respuestas dadas en el primer inciso, Cul debera ser el valor de capital contable (activos menos pasivos)? Muestre sus clculos.
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3CAPITULO
ELEMENTOS DEL PROCESO INFORMACIN FINANCIERA
3.1 INTRODUCCIN La contabilizacin de las operaciones de una empresa se realiza con la intencin de integrar una base de datos que permita su posterior utilizacin para generar informacin til para la toma de decisiones de los diferentes usuarios externos de la contabilidad financiera. Para el logro de este objetivo, la informacin financiera depende de una serie de elementos que le facilitan la estructuracin y realizacin de dicho proceso en una forma ordenada. Entre esos elementos se encuentran los siguientes: un grupo compacto de supuestos o postulados bsicos, una serie de normas o estndares contables aplicables a conceptos especficos, algunos lineamientos para aplicar el criterio, as como esquemas que le permiten llevar a cabo todo el proceso mecnico de las transacciones de negocios. 3.2 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS Los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA), son aplicados a la informacin financiera y consisten en un conjunto de supuestos generalmente aceptados sobre lo que se basa el proceso de elaboracin de informacin financiera. Los principios de contabilidad se pueden agrupar en tres categoras, como se muestra a continuacin: Entidad econmica Entidad Realizacin Periodo contable Cuantificacin de operaciones Costo Negocio en marcha Dualidad econmica Presentacin de la informacin Revelacin suficiente Importancia relativa Consistencia
DE
ELABORACION
DE
LA
Entidad: este supuesto indica que las operaciones y la contabilidad de una empresa es independiente de la de sus accionistas, acreedores o deudores, y de cualquier otra organizacin. Su objetivo es evitar la confusin de las operaciones econmicas que celebre la empresa con otra organizacin o individuo. Pgina 23

3.3 LA CUENTA Las transacciones de negocios se clasifican en grupos de partidas similares llamadas cuentas. La cuenta es donde se registran los aumentos o disminucin de cada partida provocados por una transaccin de negocios. Todo sistema contable tiene una cuenta por separado para cada clase de activo, pasivo, capital, ingreso y gasto, Cada cuenta tiene una seccin para anotar los aumentos y otra para registrar las disminuciones. A travs del registro contable se pretende clasificar los efectos de las transacciones realizadas por un negocio en los lugares correspondientes; es decir, todas las actividades relacionadas con el efectivo en la cuenta de Efectivo , todas las de insumos de oficina en la cuenta de Insumos , todas las cuentas por pagar en Cuentas por Pagar , a si con todas las dems. 3.3.1 Partes de una Cuenta
ebe aber
Las cuentas tienen dos columnas bsicas (como se muestra en la figura), las cuales son importantes para registrar las operaciones de los negocios. En dichas columnas se registran los aumentos y disminuciones, los cuales se llaman movimientos. Las columnas se identifican con los nombres de Debe y Haber , o bien Cargo y Abono . Segn la naturaleza de la cuenta, el lado que se utilice para registrar los aumentos y las disminuciones ser
diferente. 3.4 REGLAS DEL REGISTRO CONTABLE Para poder aumentar o disminuir las cuentas se ha establecido un par de reglas muy sencillas, las cuales son bsicas para el registro de las operaciones. Dichas reglas se reducen a saber qu movimiento contable se debe realizar para aumentar o disminuir cada una de las cuentas bsicas. A dichas reglas se les conoce como Reglas de cargo y abono . Dichas reglas son: y Cargo: movimiento del lado izquierdo de la cuenta. Representa un aumento en las cuentas del activo y gasto o una disminucin en las cuentas del pasivo, capital e ingreso. y Abono. Movimiento del lado derecho de la cuenta. Representa una disminucin en las cuentas del activo y gasto o un aumento en las cuentas del pasivo, capital e ingreso.
Activo ebe Aum entos aber ism inuye ebe asivo aber Aumentos apital ontable ebe aber isminuye
isminuye
Aumentos
astos ebe Aum entos aber isminuye ebe
ngresos aber Aumentos
isminuye
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Las reglas de cargo y abono o partida doble son fundamntales para el registro contable de las transacciones en los negocios. 3.4.1 Saldo de la Cuenta El saldo de la cuenta es la diferencia entre las columnas del debe y el haber. Para obtener el saldo se suman algebraicamente las columnas del debe y el haber; es decir, se suman por separado todos los cargos y todos los abonos. Una vez que se tiene la suma de ambas columnas, se resta la suma total de los cargos de la suma total de los abonos. La columna con el importe ms alto determina si el saldo es un saldo deudor (debe) o un saldo acreedor (haber). y Saldo deudor: se presenta cuando el movimiento contable necesario para incrementarla se realiza en l debe. En razn de que se necesita un cargo para aumentar las cuentas del activo y de gastos, el saldo de estas se denomina deudor por lo que se dice que es de naturaleza deudora y Saldo acreedor: se presenta cuando el movimiento contable necesario para incrementarla se realiza en el haber. En razn de que se necesita un abono para aumentar un pasivo, una cuenta de capital o una de ingresos, el saldo de estas se denomina acreedor, por lo que se dice que es de naturaleza acreedora. 3.4.2 Catlogo de Cuentas El catlogo de cuentas representa la estructura del sistema contable. Consiste en una lista que contiene el nmero y el nombre de cada una de las cuentas que son usadas en el sistema de contabilidad de una empresa. Dicha lista debe relacionar los nmeros y los nombres de las cuentas, y estas deben colocarse en el orden de las cinco clasificaciones bsicas: activos, pasivos, capital, ingresos y gastos. Por lo general en los catlogos el nmero de las cuentas de activos comienza con el nmero uno, el de las cuentas del pasivo con el dos, el de las cuentas de capital con tres, las de ingresos con cuatro y las de gasto con cinco. 3.4.3 Manual Contable El manual contable, tambin llamado gua de contabilizacin, sirve de gua cuando se registran las transacciones contables. Complementa la estructura del sistema de contabilidad de una empresa. El manual contable es un documento independientemente donde, adems de los nmeros y nombres de las cuentas, se describe en forma detallada el tipo de transacciones que se deben seguir en cada una de ellas, junto con los documentos que dan soporte a la transaccin as como lo que representa su saldo. 3.5 CICLO CONTABLE Como ya se mencion, el registro de las transacciones que realiza una empresa se efecta con la finalidad de integrar una base de datos que permita generar informacin til y confiable para que los diferentes usuarios externos puedan fundamentar sus decisiones. Al conjunto de actividades que es necesario desarrollar en una organizacin para generar informacin financiera se le denomina Ciclo Contable . El ciclo contable es una serie de actividades que se inician con el registro de las transacciones y culmina con la elaboracin de los estados financieros. Durante el proceso contable se procede a identificar, analizar e integrar una base de datos de las transacciones que hayan afectado la posicin financiera de la empresa de manera tal que facilite la generacin de informacin para la toma de decisiones. Contabilidad General Pgina 25

Dicho ciclo incluye cuatro mdulosprincipales, como ser: y Transacciones: la captura cronolgica y ordenada de todas las transacciones realizadas por las empresa. y Ajustes: la depuracin de la informacin financiera generada preliminarmente. y Estados financieros: la elaboracin de los cuatro estados financieros bsicos. y Cierre: la preparacin de los registros contables para el inicio del nuevo ciclo de contabilizacin En cada mdulo excepto el de los estados financieros se debe realizar cuatro pasos o actividades bsicas para generar la informacin relativa a cada uno de esos procesos: y Anlisis de la informacin (A) y Registro en el diario general (D) y Clasificacin en el mayor general (M) y Elaboracin de la balanza de comprobacin (B) Este proceso se presenta en forma grfica:
Transacciones
1. Anl de l transaccin (A) 2. Registro en el diario general (D) 3. Clasificacin en el mayor general (M) 4. Elaboracin de la balanza de comprobacin (B)
Ajustes
1. Anlisis de la transaccin (A) 2. Registro en el diario general (D) 3. Clasificacin en el mayor general (M) 4. Elaboracin de la balanza de comprobacin (B)
Cierre
1. Anlisis de la transaccin (A) 2. Registro en el diario general (D) 3. Clasificacin en el mayor general (M) 4. Elaboracin de la balanza de comprobacin (B)
En el caso del mdulo de estados financieros dichos pasos se convierten en la elaboracin de los estados financieros bsicos, con base en el siguiente orden: y Estado de Resultado (ER) y Estado de capital contable (ECC) y Balance General (BG) y Estado de Flujo de Caja (EFC) 3.5.1 Diario General El diario general es un libro o registro electrnico en el que quedan registradas cronolgicamente todas las transacciones efectuadas en un negocio de acuerdo con las cormas contables y en funcin del efecto que estas hayan tenido en las cinco cuentas bsicas de activo, pasivo, capital, ingresos y gastos. Contabilidad General Pgina 26

Con este paso, la organizacin adquiere un historial o registro completo de los sucesos, en orden cronolgico y en un slo lugar. Cada operacin registrada debe tener, por lo menos, un cargo y un abono compensatorio igual. En todo momento, la suma de los cargos tiene que ser igual a la suma de los abonos, mecanismo que se conoce como contabilidad por partida doble. Los asientos deben prepararse en forma clara y exacta. Siempre deben recordarse que, despus de cierto tiempo, tanto quien efecta el asiento como otras personas tendrn necesidad de leerlo y entenderlo, por lo cual es necesario usar un formato estandarizado en las empresas. Para asentar las operaciones en forma apropiada se debe observar el siguiente procedimiento:
1 I enti i r e tipo e tr ns
iones re i
De inir s en rent por
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s o ent s on tivi
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i r est s p rti si s e ent s
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A continuacin se muestra un fragmento del diario donde se muestra la aportacin de los socios por L. 280,000 en efectivo, que sirvi para el inicio de operaciones de la empresa Servicios de Ingeniera, S. A. Fecha Descripcin REF. Debe Haber 01-ener-10 A/C No. 1 Efectivo L. 280,000 Capital L. 280,000 Registrando inicio de operaciones de la empresa. Como se puede apreciar, el asiento cuenta con siete partes bsicas: y Fecha y El nmero de la transaccin y Nombre de la o las cuentas a cargar y Nombre de la o las cuentas a abonar y Cantidad o cantidades a cargar y Cantidad o cantidades a abonar y Breve sinopsis Contabilidad General Pgina 27

Es de suma importancia que los asientos sean preparados en forma clara y exacta ya que, despus de cierto tiempo, tanto quien efecta el asiento como otras personas tendrn necesidad de leerlo y entenderlo. 3.5.2 Mayor General El mayor general es un libro o registro electrnico en donde se efecta un registro individual de los aumentos o disminuciones de cuentas especificas dentro del sistema contable. Normalmente, se reserva una seccin del mayor para cada una de las cuentas que maneja una empresa. Por lo tanto, si en el sistema existen 100 cuentas individuales, cada una de ellas ser conocida como una cuenta de mayor, mientras que el total de las 100 cuentas ser el mayor general. Esto quiere decir que el nmero de cuentas contables que haya, ser equivalente al nmero de cuentas del mayor general. Entre las diversas formas de registrar en el mayor, la ms comn es la que se usar en todos los problemas. Tiene una columna para la fecha, otra para conceptos, otra para cargos, otra para abonos y dos adicionales para el saldo. Con este formato cada vez que se registre una operacin puede obtenerse con facilidad el saldo. Para registrar en el mayor es necesario trasladar (copiar) la informacin del diario general a las cuentas individuales del mayor general. A continuacin se explica el procedimiento de pases al mayor general: Se comienza con el cargo: Se localiza(n) la(s) cuenta(s) en el mayor y se anotan las cantidades en la columna o seccin del debe junto con la fecha correspondiente. Despus se anotan los datos del (los) abono(s): Se localiza(n) la(s) cuenta(s) de mayor y se anotan las cantidades en la seccin del haber, adems de anotar la fecha correspondiente. Al igual que se hizo con el cargo, tambin con el abono se debe anotar en la columna de referencia del mayor el nmero correspondiente a la pgina original del diario. Debe observarse que, por lo general, las explicaciones no se traspasan a las cuentas de mayor, pero pueden anotarse algunas aclaraciones especiales. Se obtiene el saldo de cada cuenta de mayor. Dando continuidad con el ejemplo del diario general, a continuacin se muestra como se registrara en el mayor los movimientos generados por la aportacin de capital para el inicio de la empresa Servicios de Ingeniera.
Cuenta: Efectivo Fecha 01-Ene-10 Concepto Aportacin inicial Ref. 1 Cuenta No. 11 Debe L. 280,000 Haber Debe L. 280,000 Saldo Haber
Cuenta: Capital Fecha 01-Ene-10 Concepto Aportacin inicial Ref. 1 Debe Haber
Cuenta No. 31 Saldo Debe L. 280,000 Haber L. 280,000
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3.5.3 Balanza de Comprobacin Despus de haber efectuado los pases al mayor de todas las operaciones del periodo contable, se determina el saldo de cada cuenta al final del periodo. Cuando ya se conocen los saldos de las cuentas del mayor general, puede prepararse una balanza de comprobacin. Una balanza de comprobacin es una lista de cada una de las cuentas del mayor general, cuyo objetivo es realizar una verificacin de este libro para determinar si los totales de los saldos deudores y acreedores son iguales. Es necesario dar los pasos siguientes para elaborar la balanza de comprobacin: Preparar el encabezado de forma adecuada (nombre de la empresa, nombre del estado financiero, fecha) Elaborar una lista de los nombres de las cuentas del mayor en el orden apropiado (activos, pasivos, capital, ingresos y gastos). Registrar en las columnas del debe y haber de la balanza de comprobacin los saldos deudores o acreedores de cada una de las cuentas del mayor general. Sumar tanto la columna del debe como la del haber. Ambas deben ser iguales. Servicios de Ingeniera, S. A. Balanza de Comprobacin al 31 de enero del 2010 Cuenta Debe Efectivo L. 57,163 Cuentas por cobrar 46,000 Impuesto sobre ventas 43,317 Seguros pagados por adelantado 15,000 Insumos de oficina 12,000 Vehculos 240,000 Mobiliario y equipo 84,000 Franquicia 100,080 Cuentas por pagar Anticipos de clientes Dividendos por pagar Acreedores diversos Documentos por pagar L/P Capital social Ingresos por servicios Gastos por comisiones 14,000 Gastos por publicidad 18,000 Gastos por sueldo 26,000 Gastos por renta 10,000 Gastos por servicios pblicos 5,600 Gastos por intereses 3,000 Impuesto sobre la renta 24,140 Totales L. 698,300
Nmero 1010 1020 1030 1040 1050 1060 1070 1080 2010 2020 2040 2050 2060 3010 4010 5011 5012 5021 5022 5025 5030 5040
Haber
13,800 58,900 10,500 90,600 115,000 280,000 129,500
L.
698,300
3.6 ILUSTRACION SIMPLIFICADA DEL MODULO DE REGISTRO DE TRANSACCIONES: A-D-M-B Las transacciones para la apertura de un negocio y su anlisis se presentan a continuacin: Contabilidad General Pgina 29

Anlisis Transaccin 1. La ingeniera Ortega invirti L. 60,000 para abrir una representacin de una empresa internacional. 2. Obtuvo un prstamo del banco por L. 40,000 y firm un documento por pagar. 3. Compr L. 2,000 en materiales de oficina al crdito. Anlisis Activo (efectivo) y Capital (capital social) aumentan en L. 60,000. Activo (efectivo) y Pasivo (documentos por pagar) aumentan en L. 40,000. Activo (insumos) y Pasivo (Cuentas por pagar) aumentan en L. 2,000. 4. Se obtuvieron ingresos por L. 10,000 los cuales Activo (cuentas por cobrar) e Ingresos sern pagados posteriormente. (Ingresos por servicios) aumentan en L. 10,000 5. Se consumieron materiales de oficina por un monto Activo (Insumos) y Gastos (Gastos por de L. 600. insumos) disminuyen en L. 600. 6. Se pagaron L. 1,000 por el adeudo de materiales de Activo (efectivo) y Pasivo (Cuentas por oficina. pagar) disminuyen en L. 1000. Registro Fecha 1 Efectivo Capital Social Inicio de operaciones 2 A/C No. 2 Efectivo Documentos por pagar Prstamo recibido del banco A/C No. 3 Insumos Cuentas por pagar Compra de insumos al crdito A/C No. 4 Cuentas por cobrar Ingresos por servicios Servicios prestados al crdito A/C No. 5 Gastos por insumos Insumos Insumos usados durante el periodo A/C No. 6 Cuentas por pagar Efectivo Pago a los acreedores 40,000 40,000
Concepto A/C No. 1
Ref.
Debe 60,000
Haber
60,000
2,000 2,000
10,000 10,000
600 600
1,000 1,000
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Clasificacin
Cuenta: Efectivo Fecha 1 2 6 Concepto Inicio de operaciones Prstamo recibido Pago a acreedores Ref. Debe 60,000 40,000 1,000 Haber Cuenta No. Saldo Debe 60,000 100,000 99,000 Cuenta No. Ref. Debe Haber 60,000 Saldo Debe Haber 60,000 Haber
Cuenta: Capital social Fecha 1 Concepto Inicio de operaciones
Cuenta: Insumos Fecha 3 5 Cuenta: Documentos por pagar Fecha 1 Concepto Ref. Debe Haber 40,000 Concepto Ref. Debe 2,000 600 Haber
Cuenta No. Saldo Debe 2,000 1,400 Cuenta No. Saldo Debe Haber 40,000 Haber
Cuenta: Cuentas por cobrar Fecha 4 Concepto Ref. Debe 10,000 Haber
Cuenta No. Saldo Debe 10,000 Haber
Cuenta: Cuentas por pagar Fecha 3 6 Cuenta: Gastos por insumos Fecha 5 Concepto Ref. Debe 600 Haber 1,000 Concepto Ref. Debe Haber 2,000
Cuenta No. Saldo Debe Haber 2,000 1,000 Cuenta No. Saldo Debe 600 Haber
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Cuenta: Ingresos por servicios Fecha 4 Concepto Ref. Debe Haber 10,000
Cuenta No. Saldo Debe Haber 10,000
Comprobacin Balanza de Comprobacin Al 31 de enero del 2010 Efectivo L. 99,000 Cuentas por cobrar 10,000 Insumos 1,400 Cuentas por pagar Documentos por pagar Capital social Ingresos por servicios Gastos por insumos 600 Total L. 111,000
L.
1,000 40,000 60,000 10,000 111,000
L.
CUESTIONARIO 1. Defina los principios de contabilidad generalmente aceptados. 2. Realice una breve descripcin de los postulados que se aplican a la entidad econmica. 3. Efectu una breve descripcin de los postulados que se aplican a la cuantificacin de las operaciones. 4. Exponga los postulados referentes a la presentacin de la informacin financiera. 5. Qu es la cuenta? 6. En qu consisten las reglas del cargo y del abono?
OPCION MULTIPLE: Seleccione la respuesta correcta. 1. Si se incluyen los gastos de educacin de los hijos del dueo de un negocio dedicado a la venta de aparatos elctricos, Qu postulado bsico se viola? a. El de revelacin suficiente b. El de consistencia c. El de negocio en marcha d. El de realizacin e. El de entidad Contabilidad General Pgina 32

2. Este precepto implica que toda transaccin de negocios debe registrarse de tal forma que muestre el efecto sobre los activos, pasivos y capital: a. Costo b. Periodo contable c. Realizacin d. Negocio en marcha e. Dualidad econmica 3. Este concepto representa la estructura del sistema contable: a. Capital contable b. Ciclo contable c. Catlogo de cuentas d. Cuenta contable e. Ninguna de las anteriores 4. Documento donde se describe en forma detallada lo que se debe registrar en cada cuenta, junto con los documentos que dan soporte a la transaccin: a. Catlogo contable b. Manual contable c. Balanza de comprobacin d. Balance general e. Ninguna de las anteriores 5. Conjunto de actividades necesarias para mantener el sistema de informacin contable de una organizacin econmica: a. Ciclo contable b. Manual contable c. Catlogo de cuentas d. Estado de resultado e. Ninguna de las anteriores 6. Son los cuatro mdulos principales del ciclo contable: a. Entidad, realizacin, periodo contable y negocio en marcha b. Anlisis de la informacin, diario, mayor y balanza c. Estado de resultado, balance general, estado de capital, balance general d. Transacciones, ajustes, estados financieros, cierre e. Ninguna de las anteriores 7. Actividades bsicas para generar la informacin relativa a cada uno de estos mdulos exceptuando, al de estados financieros: a. Transacciones, ajustes, estados financieros, cierre b. Anlisis de la informacin, registro en el diario general, clasificacin en el mayor general, elaboracin de la balanza de comprobacin c. Estado de resultados, balance general, estado de capital contable, balance general d. Slo a y c e. Ninguna de las anteriores
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8. El objetivo de una lista del saldo de cada una de las cuentas del mayor general es verificarla es para determinar si los totales de los saldos deudores y acreedores son iguales: a. Estado de resultado b. Conciliacin bancaria c. Balanza de comprobacin d. Flujo de efectivo e. Balance general EJERCICIOS 1. En cada una de las siguientes operaciones de Pico Lico, seale cul o cules principios se respetan o, en su caso, cules se violan: a. Registra en contabilidad los viticos de la esposa e hijos del director general: ____________________________________________. b. El gerente le indica al contador que a principios del prximo ao cerrar una venta muy importante, la cual ha sido prometido de palabra por el cliente, por lo que ya se ha registrado e incluso se ha considerado en los estados financieros del presente ao: __________________________________________. c. Se cambi de mtodo para depreciar los activos fijos de la empresa, indicando en las notas a los estados financieros que el nuevo mtodo brinda mayores beneficios ya que se deprecia aceleradamente el costo de los mismos y, adems, modifica los estados financieros del ejercicio anterior. 2. En cada una de las situaciones que se presentan a continuacin indique: Qu principio es el que se aplica? y Si es correcto o incorrecto de acuerdo con los principios. a. En los estados financieros de la empresa no se incluyen los activos de los accionistas.
b. Es necesario que los estados financieros de un periodo sean comparables con los del
periodo anterior.
c. Se preparan estados financieros en intervalos definidos.
d. Todos los eventos significativo, posteriores a la fecha del balance, se incluyen en notas.
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e. Se ajustan las cifras de los estados financieros por el efecto inflacionario.
f. Se reconocen los ingresos en el momento de la venta y no en el del cobro.
g. Una empresa que planea seguir operando durante el siguiente periodo presenta todos
sus activos a valores de liquidacin.
h. El activo siempre tiene que ser igual a la suma del pasivo y capital.
i.
Una empresa no estima la posible incobrabilidad de sus clientes, argumentando que considera que es ms objetivo no anticiparse a los hechos y reconocer como incobrable lo que realmente no se pueda cobrar en el periodo.
3. En cada uno de los siguientes tipos de cuenta indique con qu tipo de movimientos aumenta, con cules disminuye y cul es su saldo normal: Aumenta con Disminuye con Saldo Normal Tipo de cuenta (Cargos o abonos) (Cargos o abono) (Deudor o acreedor) Activos Pasivos Capital Ingresos Gastos 4. En cada uno de los siguientes incisos: a. Identifique si el tipo de cuenta es activo, pasivo, capital. b. Anote si su naturaleza o saldo normal es deudor o acreedor. Tipo de Cuenta Cuenta (Activo, pasivo, capital) Proveedores Seguro pagado por adelantado Terreno Capital social Documentos por pagar Cuentas por cobrar Vehculos Inventario Hipotecas por pagar Contabilidad General
Naturaleza (deudor o acreedor)
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5. En cada uno de los siguientes incisos: a. Identifique si el tipo de cuenta es ingresos o gasto. b. Anote si su naturaleza o saldo normal es deudor o acreedor. Tipo de Cuenta Naturaleza Cuenta (ingreso o gasto) (deudor o acreedor) Ingresos por servicios Publicidad Sueldos y salarios Servicios pblicos Ingresos por renta Intereses Ventas Depreciacin del edificio 6. Presente en forma adecuada una balanza de comprobacin, con base en las cuentas que se proporcionan. Recuerde ordenar las cuentas en activos, pasivos, capital contable, ingresos y gastos. Todas las cuentas tienen saldo normal. Cuenta Saldo Capital social L. 450,000 Ingresos por servicios 482,500 Efectivo 175,800 Gastos por sueldo 59,500 Cuentas por pagar 62,900 Gastos por publicidad 10,000 Cuentas por cobrar 89,500 Mobiliario y equipo 425,000 Gastos por renta 25,500 Inventarios 205,000 Gastos por intereses 8,500 Impuesto sobre venta por pagar 3,400 7. A continuacin se presentan las cuentas y saldo de Gutirrez y Asociados, al 31 de diciembre del 20009. Las cuentas estn en desorden pero todos los saldos son normales. Se le pide ordenarlas y preparar la balanza de comprobacin. Impuesto sobre ventas L. 6,000 Cuentas por cobrar L. 34,500 Ingresos por servicios 120,000 Equipo de oficina 30,000 Efectivo 58,000 Utilidades retenidas 43,000 Capital social 80,000 Intereses por pagar 5,000 Cuentas por pagar 38,500 Equipo de transporte 95,000 Gastos operativos 75,000
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8. Realice los siguientes ejercicios: a. El total de activos de Ropas Finas, S. A. es de L. 600,000 y su capital contable de L. 250,000. Cul es el importe de sus pasivos?
b. El total de activos de la Panadera El Refugio, S. A. es de L. 375,000 y sus pasivos y capital contable tienen el mismo valor cada uno. Cul es el monto del pasivo y del capital?
9. Con base en la informacin que corresponde al estado de resultado, determine las cantidades que faltan para completar cada uno de los siguientes casos independientes: Caso Ingresos Gastos Utilidad o Prdida A 150,000 90,000 B 85,000 12,000 C 95,000 74,000 D 64,000 18,000 E 105,000 (5,500) PROBLEMAS 1. En cada una de las siguientes operaciones de Tersa, S. A. seale cul o cules principios se respetan o, en su caso, cules se violan: a. Se pag una pliza de seguro contra incendio que tiene una vigencia de un ao y el contador lo registr como un activo por el importe total pagado: __________________________________________. b. Uno de los socios tambin es dueo de un pequeo taller mecnico, donde tiene dos empleados. El movimiento de efectivo no es significativo, por lo que utiliza la cuenta de cheques de Tersa para los movimientos del taller mientras el negocio crece: __________________________________________. c. La contabilidad muestra el valor de los bienes a precios de liquidacin a pesar de que la empresa no se encuentra en esa situacin: ________________________________________. d. Se pidi un prstamo bancario por L. 100,000 a sesenta das. Se calcula que deber ser pagados mensualmente, por concepto de intereses, L. 2,500. El contador registr un pasivo de L. 105,000 por concepto de prstamo bancario: ___________________________. e. Por una falla en el sistema elctrico se incendi la bodega y se da parte de la mercanca. De acuerdo con los registros contables se calcul el costo de dicha mercanca y se procedi a estimar la prdida estimada: ________________________________. 2. A continuacin se describen algunas transacciones ocurridas durante el primer mes de operaciones de la Tintorera MagicClean. Realice los registros contables correspondientes en el diario general, en el mayor general y luego elabore una balanza de comprobacin: a. Juan Risa invirti L. 500,000 en efectivo como aportacin de capital. b. Se compr equipo de lavado al crdito en L. 290,000. Contabilidad General Pgina 37

c. Se compraron detergentes, desmanchadores y suavizantes de ropa por L. 82,250 al contado. d. Se cobraron servicios de lavado por un total de L. 51,750. e. Se lavaron los uniformes del personal de una empresa por L. 8,500, cantidad que se cobrar posteriormente. f. Se pag 50% del adeudo contrado en el inciso b). g. Se pag la renta del mes por L. 13,500. h. Se cobr los servicios prestados en el inciso e). i. Se pagaron sueldos por L. 8,000. j. El dueo retir L. 50,000 para uso personal. 3. El contador de la Popular, S. A. enfermo repentinamente y en su escritorio encontraron los registros que haba realizado correspondiente al mes de mayo. Su secretaria con lo que ha aprendido, elabor una balanza de comprobacin al 31 de mayo de la siguiente manera: Efectivo L. 346,750 Cuentas por cobrar 850,640 Ingresos por servicios L. 1,750,000 Utilidades retenidas 850,000 Maquinaria 3,570,000 Seguros pagados por adelantado 460,000 Capital social 3,500,000 Gastos por sueldo 475,000 Gastos por renta 35,000 Gastos por publicidad 23,000 Gastos por servicios 750,000 Insumos de oficina 12,500 Impuesto sobre ventas 18,740 Documentos por pagar 950,000 Proveedores 366,000 Total 6,522,890 7,434740 Dado que no se confiaba mucho en la informacin preparada por la secretaria, se contrat un contador, el cual al ver que el total del saldo deudor no es igual al total del saldo acreedor, revis los registros y encontr los siguientes errores: a. Al saldo de bancos le faltaban L. 69,000. b. No se incluyeron L. 863,250 correspondiente al equipo de oficina. c. El saldo de documentos por pagar no incluye el pago que se hizo de L. 35,000 durante el mes (falta restarlo). Adems se pagaron L. 20,000 adicionales correspondiente a los intereses del mes. d. No se incluy el gasto por servicios pblicos del mes, que ascenda a L. 24,600. e. Est equivocado el saldo de proveedores, el correcto es L. 466,000. Se pide: Elaborar correctamente la balanza de comprobacin de La Popular al 31 de mayo. Contabilidad General Pgina 38
4. A continuacin se presentan las transacciones ocurridas durante el primer mes de operaciones de la Lavandera Klin. Realice los asientos de diario correspondiente: a. El 3 de junio los socios hacen una aportacin de capital por L. 550,000, suma que depositan en una cuenta bancaria del negocio. b. El 4 de junio reciben un crdito de COFISA por L. 750,000, cantidad que depositan en la cuenta del negocio. El prstamo se pagar a tres aos con una tasa del 12% anual. Los intereses se pagaran el da 10 de cada mes a partir de julio. Se firmaron pagars para documentar la operacin. c. El 7 de junio se compr equipo de lavado en L. 660,000. La mitad se pag con cheque y el resto ser pagado en 30 das. La vida til del equipo es de 10 aos. d. El 10 de junio se compraron detergentes y materiales de limpieza especiales para tintoreras al crdito, en L. 21,500. e. El 11 de junio se compraron materiales de oficina por L. 9,000 al contado. f. El 12 de junio se obtuvieron ingresos por servicios de lavado por L. 42,000. De esta suma 50% se recibi en efectivo, el resto se espera cobrar dentro de 15 das. g. El 25 de junio se pagaron los recibos de agua y luz con cheque. El valor total de estos servicios fue de L. 32,800. h. El 28 de junio se pag con cheque la renta del mes por L. 20,000. i. El 30 de junio se pagaron sueldos al personal por L. 30,000. j. Se pagaron los materiales de lavado comprados el da 10 de junio. Se pide: y Registre las transacciones en el libro diario general. y Registre las transacciones en el libro mayo general. y Prepare una balanza de comprobacin al 30 de junio. 5. Ramiro Ramrez es propietario de un negocio dedicado a la reparacin de aparatos electrodomsticos, denominado Sper Reparaciones. A continuacin se muestran los saldos de su balance general al 31 de diciembre del 2009, as como lo ocurrido en el siguiente ao. Sper Reparaciones Balance general Al 31 de diciembre del 2009 Bancos L. 163,450 Proveedores L. 32,500 Clientes 393,500 Capital social 350,000 Seguro pagado por adelantado 17,500 Utilidades retenidas 263,500 Materiales de reparacin 45,300 Equipo de oficina 26,250 Total activos L. 646,ooo Total pasivo y patrimonio L. 646,000 a. Se realizaron diversos servicios de reparacin de los cuales se cobraron L. 738,750 al contado; se efectuaron otros servicios que sern cobrados en enero del 2011 por un total de L. 89,500. b. Se pagaron sueldos y salarios por un total de L. 360,000. Contabilidad General Pgina 39

c. Se contrat un anuncio publicitario en el diario La Prensa que apareci semanalmente y tuvo un costo de L. 24,900, se pag al contado. d. Se pagaron L. 150,000 de renta. e. Se compraron materiales de reparacin durante el ao por L. 184,000, de los cuales L. 50,500 sern pagados en los primeros das del mes de enero del 2011. f. Se pagaron al contado L. 12,300 de gastos de transporte de algunos aparatos reparados a ciertos clientes. g. El total de servicios pblicos durante el ao fue de L. 71,750, pagados en efectivo. h. Se pag a proveedores el saldo que se les deba del 2009 por L. 32,000. i. Se pagaron L. 18,500 de gastos de oficina. j. El seor Ramrez retir L. 40,000 para uso personal. Se pide: y Abrir una cuenta de mayor para cada una de las cuentas del balance general al 31 de diciembre del 2009. y Realizar los pases al mayor de las transacciones anteriores. y Preparar la balanza de comprobacin al 31 de diciembre del 2010. 6. El 4 de mayo, Yolanda Rosales inici un negocio de diseo de interiores. Durante el primer mes de operaciones ocurri lo siguiente: Mayo Transacciones 4 Abri una cuenta bancaria de cheques en HSBC para el negocio en la que deposit L. 350,000. 5 Pag L. 10,000 por renta del mes. 7 Compr equipo de oficina al crdito por L. 85,000. 8 Compr una camioneta usada en L. 184,000, de los cuales pag en efectivo L. 90,000 y por el resto firm un pagar a 30 das. 10 Compr materiales de oficina al contado por L. 3,600. 12 Termin un servicio de decoracin que inici durante la primera semana de mayo y cobr L. 35,000. 23 Pag L. 5,500 por un anuncio en la seccin amarilla con vigencia de un ao. 24 Realiz varios servicios de diseo de interiores al crdito. Envi las facturas que en total suman L. 50,700 25 Recibi L. 12,450 de uno de los clientes a los que haba enviado la factura el da 24. 26 Pag L. 37,500 de lo que deba por el equipo de oficina comprado el da 7 de mayo. 30 Pag sueldos a sus empleados por L. 25,000 Se pide: y Registre en el libro diario lo ocurrido en el mes de mayo. y Efectu los pases al libro mayor y Prepare una balanza de comprobacin
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4CAPITULO
REFINAMIENTO DEL CICLO CONTABLE: MODULO DE AJUSTES Y CIERRE
4.1 AJUSTES Los asientos de ajuste son aquellos que se realizan al final de cada periodo contable y tiene por objetivo actualizar las cuentas de ingresos y gastos para que este adecuadamente enfrentados los ingresos del periodo con todos los gastos que se generaron para la obtencin de los mismos. Cada asiento de ajuste afecta una cuenta del Estado de Resultado y una del Balance General. En consecuencia si el ajuste no afecta una cuenta de ingresos y gastos no se considera un ajuste. Es de suma importancia tener presente que los montos de los asientos de ajuste estn en funcin del periodo contable de referencia, es decir, un mes, un trimestre o un ao. Por ello, es importante precisar la longitud del periodo contable que maneje una empresa para proceder a efectuar los asientos de ajuste necesarios correspondientes al periodo en cuestin. 4.1.1 Ajustes de Ingresos Los ajustes que se realizan a las cuentas de ingreso son necesarios para asegurar que se hayan registrado en la contabilidad todos son ingresos obtenidos en el periodo, con el fin de que la utilidad neta sea expresada en forma correcta dentro del Estado de Resultado. Existen dos tipos de ajustes de ingresos. 1. Ingresos acumulados: son ingresos que se han devengado sin que se haya registrado en las cuentas. El ajuste por dichos ingresos requiere un cargo a una cuenta por cobrar (activo) y un abono a una cuenta de ingresos. Algunos ejemplos tpicos son las cuentas por cobrar por concepto de servicios realizados y no facturados al cliente, comisiones no facturadas de una agencia de viajes, el inters acumulado sobre documentos por cobrar y las rentas acumuladas en inmuebles arrendados a otras personas. 2. Ingresos diferidos o ingresos no devengados: son partidas que se registran inicialmente como pasivo, pero se espera que se vuelvan ingresos con el tiempo o con las operaciones normales de la empresa. Un ejemplo de ingreso diferido es la renta o alquiler no devengado. Otro seran las colegiaturas que recibe una escuela al inicio del curso, suscripciones a una revista. Al finalizar el periodo contable se necesita un asiento de ajuste para disminuir las cuentas de pasivo por el Contabilidad General Pgina 41

importe de los servicios que se hayan realizado, y reconocer la proporcin de ingresos correspondiente para anotar el importe ganado durante el periodo. 4.1.2 Ajustes a Gastos Todos los asientos de ajuste relacionados con gastos acumulados pendientes de pago y gastos que al pagarse fueron registrados como activo en espera de que fueran devengados, requieren un cargo a una cuenta de gasto y un abono a una cuenta de activo o pasivo. Los ajustes a las cuentas de gastos son los siguientes: 1. Gastos diferidos o gastos pagados por anticipado:son partidas que se registran inicialmente como activo, de los cuales se espera que se conviertan en gastos con el tiempo o con las operaciones normales de la empresa. Un ejemplo de gastos diferidos es los seguros pagados por anticipado, los insumos, publicidad, rentas pagadas por anticipado e intereses pagados por anticipado, que pueden requerir ajustes al terminar un ejercicio contable. 2. Gastos acumulados o pasivos acumulados: son gastos en los que se incurre sin que se hayan registrado en las cuentas. Un ejemplo de gasto acumulado son los sueldos y salarios acumulados que se adeudan a los empleados al final de un periodo. Otros ejemplos seran los intereses acumulados sobre documentos por pagar, el servicio de energa elctrica y los impuestos acumulados. 3. Depreciacin: es la distribucin del costo de un activo no corriente a lo largo de su vida til. El gasto por depreciacin es realmente una partida virtual porque no representa un desembolso real de efectivo. Sin embargo tiene que considerarse, pues de no hacerlo el Estado de Resultado no reflejara la utilidad correcta. Cada fin de mes las empresas deben registrar la depreciacin de sus activos no corrientes, sin considerar los terrenos debido a que estos a travs del tiempo no pierden valor sino que aumenta. El asiento de ajuste para registrar la depreciacin es similar al que se usa para los insumos usados. La cuenta a la que se carga es una cuenta de gasto de depreciacin. Sin embargo no se registra un abono en la cuenta del activo, ya que tanto el costo original del activo como la cantidad de depreciacin registrada desde su adquisicin generalmente se presenta en el balance general. El abono se aplica a una contra cuenta como ser cuenta de depreciacin acumulada en la cual se registra el desgaste que estos activos presentan. Las contra cuentas son cuentas complementarias del activo debido a que se deducen del activo en el balance general. Los nombres de las cuentas de las cuentas de activos no corrientes y su contra cuentas, as como su vida til son:
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e rre n o s
in g u n a , y a q ue no se d e p r e c ia
A u m e n ta d e v a lo r
o b ilia rio e u ip o
e c u lo s
a u in a ria e u ip o
4.2 Elaboracin de Asientos de Ajuste A continuacin se muestra la balanza de comprobacin de Servicios de Ingeniera, S. A. al 31 de enero del 2010: Servicios de Ingeniera, S. A. Balanza de Comprobacin al 31 de enero del 2010 Nmero Cuenta Debe Haber 1010 Efectivo L. 57,163 1020 Cuentas por cobrar 46,000 1030 Impuesto sobre ventas 43,317 1040 Seguros pagados por adelantado 15,000 1050 Insumos de oficina 12,000 1060 Vehculos 240,000 1070 Mobiliario y equipo 84,000 1080 Franquicia 100,080 2010 Cuentas por pagar 13,800 2020 Anticipos de clientes 58,900 2040 Dividendos por pagar 10,500 2050 Acreedores diversos 90,600 2060 Documentos por pagar L/P 115,000 3010 Capital social 280,000 4010 Ingresos por servicios 129,500 5011 Gastos por comisiones 14,000 5012 Gastos por publicidad 18,000 5021 Gastos por sueldo 26,000 5022 Gastos por renta 10,000 5025 Gastos por servicios pblicos 5,600 5030 Gastos por intereses 3,000 5040 Impuesto sobre la renta 24,140 Totales L. 698,300 L. 698,300 Contabilidad General Pgina 43
E d i i c io s
D e p r e c ia c i n a c u m u la d a e d ific io D e p r e c ia c i n a c u m u la d a m o b ilia r io y e q u ip o D e p r e c ia c i n a c u m u la d a v e h c u lo s
V id a til 4 0 a o s o 2 .5
V id a til 1 0 a os o 10
V id a til 5 a os o 20
D e p r e c ia c i n m a q u in a r ia y e q u ip o
V id a til 1 0 a os o 10

A continuacin se presentan los asientos de ajuste correspondientes al mes de enero: Ajuste 1: a finales del mes de noviembre se pag un seguro con cobertura por un ao. Al 31 de enero ya se utiliz dos meses de cobertura, por lo que debe reconocerse el gasto correspondiente. 15,000/12 meses = 1,250 mensual 1,250 * 2 meses = 2,500 (diciembre y enero) El asiento de ajuste para registrar el gasto de seguro sera: Fecha Descripcin 31/01/10 Gastos de seguros Seguros pagados por adelantado
Ref.
Debe 2,500
Haber 2,500
Seguro Pagado por adelantado Saldo 15,000 Enero 31 2,500 12,500
Gasto de seguro Enero 31 2,500
Una vez asentado el ajuste y registrado en el libro mayor, la cuenta de seguros pagado por adelantado tiene un saldo deudor de L. 12,500. Dicho saldo es un activo que se convertir en un gasto en el futuro. La cuenta de gastos de seguros tiene un saldo deudor de L. 2,500 que corresponde a un gasto que ya se devengo (realiz). Ajuste 2: se reconoce el desgaste del vehculo correspondiente al mes: Gasto de depreciacin=240,000 (240,000*1%) = 47,520/12 meses = 3,960 mensual 5 El asiento de ajuste para registrar el gasto de depreciacin del vehculo es: Fecha Descripcin Ref. Debe Haber 31/01/10 Gastos de depreciacin vehculo 3,960 Depreciacin acumulada vehculo 3,960 Vehculo Saldo 240,000 Depreciacin acumulada vehculos Enero 31 3,960 Gasto de depreciacin vehculos Enero 31 3,960
Ajuste 3: Se reconoce el desgaste del equipo de oficina correspondiente al mes: Gasto de depreciacin = 84,000 (84,000*1%) = 8,360/12 meses = 693 mensual 10 El asiento de ajuste para registrar el gasto de depreciacin del mobiliario y equipo es: Contabilidad General Pgina 44

Fecha 31/01/10 Descripcin Gastos de depreciacin mobiliario y equipo Depreciacin acumulada mobiliario de oficina Ref. Debe 693 Haber 693
Mobiliario y equipo Saldo 84,000
Depreciacin acumulada Mobiliario de Oficina Enero 31 693 Gasto de depreciacin mobiliario y equipo Enero 31 693
Si no se contabiliza el ajuste de depreciacin, la cuenta de gastos por depreciacin vehculos y gasto de depreciacin mobiliario y equipo en el Estado de Resultado se subestimara en L. 4,653 (L.3, 960 ms L. 693), mientras que la utilidad neta se sobre estima por el mismo valor. En el balance general, el valor en libros del vehculo y el mobiliario y equipo y el capital social se sobrestimara en L. 4,653. Ajuste 4: Al igual que el equipo de oficina, vehculos, edificios, maquinaria y equipo, las franquicias son activos que se usan para lograr mayores ingresos, por lo cual debe reconocerse el uso de las mismas, slo que en este caso recibe el nombre de amortizacin y se usa la misma frmula explicada a la depreciacin, con la diferencia de que no existe valor en libros (valor de rescate o residual). Gasto por amortizacin = Costo de adquisicin / Vida til En los registros contables hay una franquicia con valor de L. 100,080 Gasto de amortizacin = 100,080 / 3 = 33,360/12 meses = 2,780 por mes El asiento de ajuste para registrar el gasto de amortizacin es: Fecha Descripcin 31/01/10 Gastos por amortizacin franquicias Amortizacin acumulada franquicia Franquicia Enero 31 100,080
Ref.
Debe 2,780
Haber 2,780
Gastos por Amortizacin Enero 31 2,780 Amortizacin Acumulada Franquicia Enero 31 2,780
Si no se contabiliza el ajuste por amortizacin, la cuenta de gastos por amortizacin en el Estado de Resultado se subestimara en L. 2,780, mientras que la utilidad neta se sobreestimara por el mismo valor. En el balance general, el valor en libros de la franquicia y el capital social se sobrestimara en L. 2,780. Contabilidad General Pgina 45

Ajuste 5: El da 21 de enero se cobr un anticipo de clientes por la cantidad de L. 58,900 que cubra la prestacin de servicios por 31 das. Dichos servicios fueron prestados desde ese da, por lo cual debe reconocerse el ingreso ganado a final del mes que corresponde a 10 das es decir: 58,900 / 31 = 1,900 * 10 = 19,000 Asiento de ajuste Fecha Descripcin Ref. Debe Haber 31/01/10 Anticipos de clientes 19,000 Ingresos por servicios 19,000 Anticipos de Clientes Enero 31 19,000 Saldo 58,900 39,900 Ingresos por servicios Saldo 129,500 Enero 31 19,000 148,500
Una vez que el ajuste se ha asentado y registrado en el libro mayor, la cuenta anticipos de clientes que es un pasivo tiene un saldo acreedor de L. 39,900. Este valor representa un diferimiento que se convertir en un ingreso en un periodo futuro. La cuenta de ingresos por servicios tiene un saldo de L. 148,500, que es un ingreso del periodo que ya se realiz. Si no se realiza el ajuste los estados financieros se prepararan en forma equivocada, ya que en el estado de resultado los ingresos por servicios y la utilidad neta se subestimaran en L. 19,000. En el balance general los anticipos de clientes y el capital social se sobreestimara en L. 19,000. Ajuste 6: Durante el mes se gastaron L. 4,000 en materiales de oficina, por lo que es necesario reconocer el gasto y ajustar la cuenta de materiales para que muestre el valor real que se tiene en existencias: El asiento de ajuste para registrar el gasto de insumos de oficina usados es: Fecha Descripcin Ref. Debe Haber 31/01/10 Gastos de insumos de oficina 4,000 Insumos de oficina 4,000 Insumos de Oficina Saldo 12,000 Enero 31 4,000 8,000 Gastos de Insumos de oficina Enero 31 4,000
Despus de realizadoel asiento de ajuste se debe hacer el pase al libro mayor general. La cuenta de insumos de oficina tiene un saldo deudor de L. 8,000. Este saldo representa un activo que se convertir en un gasto en un periodo futuro. Una vez registrado todos los asientos de ajuste se elabora la balanza de saldos ajustados, que no es ms que la sumatoria de todas las cuentas tanto de activo, pasivo, capital, ingresos y gastos. Contabilidad General Pgina 46
Nmero 1010 1020 1030 1040 1050 1060 1061 1070 1071 1080 1081 2010 2020 2040 2050 2060 3010 4010 5011 5012 5013 5014 5015 5021 5022 5023 5024 5025 5030 5040
Servicios de Ingeniera, S. A. Balanza de Saldos Ajustado al 31 de enero del 2010 Cuenta Efectivo L. Cuentas por cobrar Impuesto sobre ventas Seguros pagados por adelantado Insumos de oficina Vehculos Depreciacin acumulada vehculo Mobiliario y equipo Depreciacin acumulada mobiliario y equipo Franquicia Amortizacin Acumulada franquicia Cuentas por pagar Anticipos de clientes Dividendos por pagar Acreedores diversos Documentos por pagar L/P Capital social Ingresos por servicios Gastos por comisiones Gastos por publicidad Gastos por depreciacin vehculos Gastos de seguro Gastos por amortizacin Gastos por sueldo Gastos por renta gastos por depreciacin mobiliario y equipo Gastos por insumos Gastos por servicios pblicos Gastos por intereses Impuesto sobre la renta Totales L.
Debe 57,163 46,000 43,317 12,500 8,000 240,000 84,000
Haber
3,960 693 100,080 2,780 13,800 39,900 10,500 90,600 115,000 280,000 148,500 14,000 18,000 3,960 2,500 2,780 26,000 10,000 693 4,000 5,600 3,000 24,140 705,733
L.
705,733
4.3 Asientos de Cierre Una vez que se registran los asientos de ajuste en el libro mayor y se prepara la balanza de saldos ajustados, se procede a realizar los asientos de cierre. Los saldos presentados en el balance general se trasladan de un ao a otro. No as con las cuentas del estado de resultado, por lo que se realizan los asientos de cierre. Contabilidad General Pgina 47

Los asientos de cierre transfieren los saldos de las cuentas del estado de resultado a la cuenta de capital contable, ya que el saldo de estas cuentas debe ser cero al inicio del siguiente ao. Las cuentas se convierten a cero usando para tal efecto una cuenta puente denominada Prdida o Ganancia . Los saldos de las cuentas de ingresos y gastos se trasladan a la cuenta de Prdida o Ganancia; luego el saldo de Prdida o Ganancia se transfiere a la cuenta de capital contable. El saldo de la cuenta retiros del propietario se traslada tambin a la cuenta de capital contable. El proceso de esta transferencia se llama Proceso de Ajuste. 4.3.1 Elaboracin asientos de cierre Al finalizar el periodo se requieren que se registren los asientos de cierre. y Cierre cuentas de ingresos: Los ingresos por servicios de Servicios de ingeniera al 31 de enero son de L. 148,500, se debe efectuar un cargo a la cuenta, con crdito a la cuenta puente Prdida o Ganancia por el mismo valor. Fecha 31/01/10 Descripcin Ingresos por servicios Prdida o Ganancia Ref. Debe 148,500 Haber 148,500 Prdida o Ganancia Enero 31 148,500
Ingresos por Servicios Enero 31 148,500 Saldo 148,500
Cierre cuentas de gastos: Las cuentas de gastos son de saldo deudor, por lo cual se debe acreditar cada cuenta de gastos, con cargo a la cuenta de Prdida o Ganancia , por la suma de todos los gastos. Fecha Descripcin 31/01/10 Prdida o Ganancia Gastos por comisiones Gastos por publicidad Gastos por depreciacin vehculos Gastos de seguro Gastos por amortizacin Gastos por sueldo Gastos por renta Gastos por depreciacin mobiliario y equipo Gastos por insumos Gastos por servicios pblicos Gastos por intereses Impuesto sobre la renta Ref. Debe 114,673 Haber 14,000 18,000 3,960 2,500 2,780 26,000 10,000 693 4,000 5,600 3,000 24,140
Pgina 48

Gastos por comisiones Saldo 14,000 Enero 31 14,000 Gastos por publicidad Saldo 18,000 Enero 31 18,000 Gastos por depreciacin vehculos Saldo 3,960 Enero 31 3,960 Gastos de seguros Saldo 2,500 Enero 31 2,500 Gastos por sueldo Saldo 26,000 Enero 31 26,000 Gastos por renta Saldo 10,000 Enero 31 10,000 Gastos por depreciacin mobiliario y equipo Saldo 693 Enero 31 693 Gastos por insumos 4,000 Enero 31 4,000 Gastos por intereses 3,000 Enero 31 3,000 Prdida o Ganancia Enero 31 114,673 Saldo 148,500 Saldo 33,827
Gastos por amortizacin Saldo 2,780 Enero 31 2,780
Saldo Gastos por servicios pblicos Saldo 5,600 Enero 31 5,600 Impuesto sobre la renta Saldo 24,140 Enero 31 24,140 Saldo
Cierre de la cuenta Prdida o Ganancia: la cuenta de prdidas o ganancias presenta un saldo acreedor despus de cerrar los ingresos y gastos. Dicho saldo se traslada al capital contable. Fecha Descripcin Ref. Debe Haber 31/01/10 Prdida o ganancia 33,827 Utilidades retenidas 33,827 Utilidades retenidas Enero 31 33,827 Prdida o Ganancia Enero 31 114,673 Saldo 148,500 Enero 31 33,827 148,500 148,500
4.4 Estados Financieros Una vez realizado los asientos de cierre, es decir una vez que se han cancelado los ingresos y los gastos, se deben preparar los estados Financieros.
Pgina 49

Servicios de Ingeniera, S. A. Estado de Resultado al 31 de enero del 2010 Cuenta Ingresos por servicios Gastos por comisiones Gastos por publicidad Gastos por depreciacin vehculos Gastos de seguro Gastos por amortizacin Gastos por sueldo Gastos por renta Gastos por depreciacin mobiliario y equipo Gastos por insumos Gastos por servicios pblicos Gastos por intereses Impuesto sobre la renta Utilidad neta L.
Debe 14,000 18,000 3,960 2,500 2,780 26,000 10,000 693 4,000 5,600 3,000 24,140 L.
Haber 148,500
114,673 33,827
Servicios de Ingeniera, S. A. Balance General al 31 de enero del 2010 Activo Pasivo y Capital Contable Activo corriente Pasivo Corriente Efectivo L 57,163 Cuentas por pagar Cuentas por cobrar 46,000 Anticipos de clientes Impuesto sobre ventas 43,317 Dividendos por pagar Seguros pagados por adelantado 12,500 Acreedores diversos Insumos de oficina 8,000 Total pasivo corriente Total activo corriente L 166,980 Pasivo no Corriente Activos no Corrientes Documentos por pagar L/P Vehculos L 240,000 Total pasivo Depreciacin acumulada vehculo (3,960) Capital contable Mobiliario y equipo 84,000 Capital social Depreciacin acumulada mobiliario y equipo (693) Utilidades retenidas Franquicia 100,080 Total Capital Contable Amortizacin Acumulada franquicia (2,780) Total Pasivo y Capital Total Activos no Corrientes L 416,647 Total Activo L 583,627
L L L L L L
13,800 39,900 10,500 90,600 154,800 115,000 269.800 280,000 33,827 313,827 583,627
4.4 Hoja de Trabajo Con el fin de recopilar y resumir datos que se necesitan para preparar diversos informes, los cuales se pueden preparar en una hoja de clculo en una computadora. Contabilidad General Pgina 50

La hoja de trabajo es una herramienta que se puede utilizar para resumir los asientos de ajuste y cierre y luego preparar los estados financieros. La Hoja de Trabajo es un medio para entender el flujo de los datos contables desde la balanza no ajustada hasta los estados financieros.
Ttulo de las cuentas Balanza de comprobacin Debe Haber Ajustes Debe Haber Balanza de saldos ajustados Debe Haber Estado de resultado Debe Haber Asientos de cierre Debe Haber Balanza Previa Debe Haber
La hoja de trabajo es un eficaz auxiliar en la preparacin de los estados financieros, ya que se usa para resumir los efectos de los asientos de ajuste y cierre. Aunque con los sistemas contables la hoja de trabajo es innecesaria, ya que el programa registra automticamente los asientos en las cuentas y prepara los estados financieros. A continuacin se presenta un ejemplo sobre la hoja de trabajo:
Pgina 51
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Ttulo de las cuentas Efectivo Cuentas por cobrar Impuesto sobre ventas Seguros pagados por adel. Insumos de oficina Vehculos Depreciac. acum.vehculo Mobiliario y equipo Deprec. acum. Mob. y equi. Franquicia Amortizacin acum. Franq. Cuentas por pagar Anticipos de clientes Dividendos por pagar Acreedores diversos Documentos por pagar L/P Capital social Ingresos por servicios Gastos por comisiones Gastos por publicidad Gastos depreciacin vehc. Gastos por seguro Gastos amor. Franquicias Gastos por sueldo Gastos por renta Gastos dep. mob. y equipo Gastos insumos de oficina Gastos servicios pblicos Gastos por intereses Impuesto sobre la renta Total Utilidad neta Total Balanza de comprobacin Debe Haber 57,163 46,000 43,317 15,000 12,000 240,000 84,000 Ajustes Debe
Mster Viena Martnez

Balanza de saldos ajustados Debe Haber 57,163 46,000 43,317 12,500 8,000 240,000 3,960 84,000 693 100,080 2,780 13,800 39,900 10,500 90,600 115,000 280,000 148,500 14,000 18,000 3,960 2,500 2,780 26,000 10,000 693 4,000 5,600 3,000 24,140 705,733 705,733 Estado de resultado Debe Haber Asientos de cierre Debe Haber Balanza Previa Debe 57,163 46,000 43,317 12,500 8,000 240,000 84,000 693 100,080 2,780 13,800 39,900 10,500 90,600 115,000 280,000 148,500 14,000 18,000 3,960 2,500 2,780 26,000 10,000 693 4,000 5,600 3,000 24,140 114,673 33,827 148,500 148,500 14,000 18,000 3,960 2,500 2,780 26,000 10,000 693 4,000 5,600 3,000 24,140 148,500 148,500 148,500 33,827 148,500 591,060 33,827 591,060 Haber
Haber
2,500 4,000 3,960 693
3,960
100,080 2,780 13,800 58,900 10,500 90,600 115,000 280,000 129,500 14,000 18,000 3,960 2,500 2,780 26,000 10,000 693 4,000 5,600 3,000 24,140 698,300 19,000
19,000
698,300
32,933
32,933
Pgina 52
5CAPITULO
ESTADO DE RESULTADOS: DIFERENCIAS ENTRE EMPRESA DE SERVICIOS Y MERCANTIL
5.1 El Ciclo Operativo y el Estado de Resultados El objetivo de toda empresa es generar utilidades. Si una empresa desea mantenerse en el negocio, estas deben provenir de las actividades propias de su giro. Las empresas adquieren mercancas y contratan servicios para luego vender dichas mercancas y servicios a sus clientes. El tiempo que transcurren desde el momento en que la empresa compra mercancas y servicios hasta el momento en que cobra en efectivo por las ventas a clientes se le conoce como ciclo operativo. Para los gerentes es vital conocer el ciclo operativo, debido a que de su duracin depende la generacin de efectivo, la rentabilidad y el crecimiento. Si la empresa reduce el tiempo que tarda en convertir dinero en ms dinero, el exceso generado permitira a los administradores comprar inventario adicional u otros activos para crecer, saldar deudas o distribuido a los dueos a travs de dividendos. Dada la importancia que representa conocer el desempeo de la empresa, es necesario informar de manera peridica a los distintos usuarios de la informacin financiera y facilitar as la toma de decisiones. Para informar dicho desempeo se usa el Estado de Resultado, conocido tambin como Estado de Prdidas o Ganancias. 5.2 Estado de Resultados Para los administradores es de vital importancia conocer el ciclo operativo, debido a que de su duracin depende la generacin de efectivo, la rentabilidad y el crecimiento de la empresa. Si la empresa reduce el tiempo que tarda en convertir dinero en ms dinero, el exceso generado permitir a los administradores comprar inventario adicional u otros activos necesarios para crecer, saldar deudas o distribuirlo a los socios. Dada la importancia que representa conocer el desempeo de la empresa, es necesario informar de manera peridica a los distintos usuarios de la informacin financiera y facilitar as la toma de decisiones. Para informar de dicho desempeo se utiliza el estado de resultado conocido tambin como Estado de Prdidas y ganancias. El estado de resultado muestra los resultados de las operaciones de un negocio, detallndose en el mismo los ingresos y gastos que se generan de las actividades de un negocio. Como se analiz en el captulo 2, los elementos que lo integran son: Ingresos y gastos. Contabilidad General Pgina 53
5.3 Diferencias entre una Empresa de Servicios y una Empresa Mercantil Bsicamente las diferencias se derivan del estado de resultado. Dentro del mundo de los negocios existen dos tipos de organizaciones econmicas lucrativas como ser las empresas de servicio y las comerciales. Entre ellas existen diferencias muy notables en su forma de operar, las cuales se ven reflejadas contablemente en su informacin financiera.
uentas ING E Empresa de Servicios e usa la cuenta de ingresos por servicios, cada vez ue se brinda un servicio a alg n cliente. Empresa omercial e utiliza la cuenta de ventas para registrar las transacciones de venta de mercanc as. uando se recibe un bien tangible, se puede presentar situaciones como las devoluciones, descuentos o bonificaciones. ara calcular las ventas netas se realiza el siguiente clculo entas enos Descuentos sobre ventas Devoluciones sobre ventas Bonificaciones sobre ventas entas netas En estas empresa existe esta cuenta ya ue la operacin de estos negocios re uiere cuantificar el costo de los productos vendidos, el cual es determinado de manera espec fica o calculado de la manera siguiente Inventario inicial s ompras netas enos Inventario final osto de ventas En estas empresas se debe efectuar compras de mercanc as, por lo cual existirn descuentos sobre compras, pago de fletes, devoluciones y bonificaciones sobre compras por lo ue el clculo de las compras netas se realiza de la manera siguiente ompras totales s fletes sobre compra enos descuentos sobre compras enos Devoluciones sobre compras enos Bonificaciones sobre compras ompras netas En el estado de resultado de una empresa mercantil es necesario calcular la utilidad bruta ue es la diferencia entre las ventas netas y el costo de ventas. osteriormente se restan los dems gastos para obtener la utilidad neta. El clculo es el siguiente entas netas enos osto de ventas
osto de ventas
No existe la cuenta de costo de ventas ya ue no se vende ning n producto tangible, adems de ue el servicio prestado no se identifica directamente con alg n costo especifico.
ompras
Debido a ue en este tipo de negocio no se compras mercanc as para su posterior venta, sino ue su objetivo es brindar un servicio, no existe la cuenta de compras.
G STOS Gastos
En el estado de resultado de una empresa de servicios las diferentes cuentas de gastos se presentan inmediatamente despu s de la cuenta de ingresos por servicios para calcular el monto de la utilidad neta del periodo. El clculo ser el siguiente Ingresos por servicios
Pgina 54

5.4 SISTEMAS DE REGISTRO DE INVENTARIO Uno de los principales objetivos de un sistema contable es facilitar informacin financiera para que los dueos, acreedores y administradores puedan examinar los resultados del negocio y evaluar el potencial futuro de la empresa. Esta informacin se presenta al final de cada periodo contable en los estados financieros, por lo cual todos los procedimientos para generar la informacin contable debe tener por objetivo generarla de manera confiable y oportuna. Por lo cual las empresa comercializadoras tienen una partida que es relevante como ser los inventarios de mercancas, por lo cual se necesita contar con un sistema que permita registrar de forma adecuada las transacciones efectuadas por un negocio relacionadas con los inventarios. Existen dos tipos de sistemas de inventarios para registrar las operaciones referentes a inventarios, los cuales son: Sistema Perpetuo Sistema Peridico y Mantiene un saldo actualizado del inventario de mercanca y del costo de ventas. En cualquier momento se puede conocer la existencia de mercanca. Las transacciones de compras, fletes sobre compras, devoluciones, descuentos y bonificaciones se registran directamente en la cuenta de inventario. y y No mantiene un saldo actualizado del inventario ni del costo de venta. Las transacciones de compras, fletes sobre compras, descuentos, devoluciones y bonificaciones se registran en cuentas especficas. Al final del periodo se realiza un conteo fsico del inventario para determinar las existencias de mercancas en ese momento.
y y
5.5 EJEMPLIFICACION DE LAS PRINCIPALES TRANSACCIONES DE COMPRAS Para comprender mejor los conceptos anteriores tomamos las siguientes transacciones de la empresa Autoteck, S. A., dedicada a la compra venta de accesorios automotrices, S. A. El da 1 de enero del 2010, la empresa compra mercanca al crdito por L. 50,000 ms el impuesto sobre ventas a Cables Automotrices, S. A., con condiciones de crdito 2/10, n/30. Sistema de Inventario Perpetuo Inventario 50,000 Cuentas por pagar 50,000 Sistema de Inventario Peridico Compras 50,000 Cuentas por Pagar 50,000
El 5 de enero del 2010, la empresa devolvi mercanca defectuosa por L. 6,000, ms el impuesto adquirido el 1 de enero a Cables Automotrices, S. A. Sistema de Inventario Perpetuo Cuentas por pagar 6,000 Inventario 6,000 Sistema de Inventario Peridico Cuentas por pagar 6,000 Devoluciones sobre compra 6,000
El 11 de enero del 2010, la empresa liquida su deuda con Cables Automotrices, S. A., y como el pago se realiza 10 das despus de la fecha en que se compr, tiene derecho al descuento por pronto pago. Contabilidad General Pgina 55

El clculo del descuento es el siguiente: Valor de la compra el 01 de enero Menos la devoluciones del 5 de enero = Saldo a pagar al proveedor Menos 2% de descuento por pronto pago (44,000*2%) = Importe a pagar Sistema de Inventario Perpetuo Cuentas por pagar 44,000 Efectivo 43,120 Inventario 880
L. 50,000.00 6,000.00 44,000.00 880.00 L. 43,120.00
Sistema de Inventario Peridico Cuentas por pagar 44,000 Efectivo 43,120 Descuento por pronto pago 880
5.5.1 Gastos Adicionales que forman parte del Producto Al momento de efectuar la compra de mercancas normalmente se incurre en gastos que deben contabilizarse como parte del costo del producto, como ser: 1. Fletes: al adquirir el producto, siempre existe un costo de embarque, el cual debe ser pagado por el comprador o por el vendedor segn lo haya acordado antes de la compra. Estos convenios de embarque aparecen en la factura como condiciones de embarque o de envo, en la forma siguiente: o Libre a bordo (LAB) punto de embarque: el comprador debe pagar todos los costos de envo. o Libre a bordo (LAB) punto de destino: el vendedor debe pagar todos los costos de envo. Los cargos por fletes que paga el comprador son un costo adicional de la mercanca que se adquiere, cuyo costo se carga a una cuenta llamadas fletes sobre compras si se usa el sistema peridico; si se usa el sistema perpetuo se lleva directamente al inventario. Los pagos de embarque que realiza el vendedor se cargan a una cuenta fletes sobre ventas en el caso del sistema peridico y del perpetuo, la cual representa un gasto de venta del producto. 2. Seguros: 3. Impuestos de importacin
Pgina 56

Capacitación Contabilidad

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No persiguen lucro Estatales Sus utilidades se reinvierten Municipales

Prestacion de servicios Comercializan o manufacturan bienes

Prestan servicios o comercializan bienes

Es una sola persona que se constituye como entidad economica.

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sean estos accionistas, acreedores, inversionistas, administradores o el gobierno.

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Pasivo Cuentas por Pagar L. 1,350 -950 400

Pasivo Cuentas por Pagar L. 400

Pasivo Cuentas por Pagar L. 400 400

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Pasivo Cuentas por Pagar

1. 2. Saldo 3. Saldo 4. Saldo

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Retiros del propietario Gastos

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astos ebe Aum entos aber isminuye ebe

ngresos aber Aumentos

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De inir s en rent por

i r est s p rti si s e ent s

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Cuenta No. 31 Saldo Debe L. 280,000 Haber L. 280,000

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13,800 58,900 10,500 90,600 115,000 280,000 129,500

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Concepto A/C No. 1

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Cuenta: Capital social Fecha 1 Concepto Inicio de operaciones

Cuenta No. Saldo Debe 10,000 Haber

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Cuenta No. Saldo Debe Haber 10,000

1,000 40,000 60,000 10,000 111,000

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c. Se preparan estados financieros en intervalos definidos.

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e. Se ajustan las cifras de los estados financieros por el efecto inflacionario.

f. Se reconocen los ingresos en el momento de la venta y no en el del cobro.

Naturaleza (deudor o acreedor)

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