ESTOQUE DE PEAS EQUILIBRADO A importncia e os conceitos fundamentais para atingir esse objetivo O gerenciamento de peas em um Distribuidor consiste em,

basicamente, administrar de forma eficaz a equao da Rentabilidade do Capital, a saber:

RC = MARGEM x GIRO
No que se refere Margem de Lucro do Departamento de Peas, a Rede Ford vem registrando resultados crescentes, conforme demonstra o grfico:

% Lucro Operacional Peas

14,0% 12,0% 10,0% 8,0% 6,0% 4,0% 2,0% 0,0% 1997 1998 1999 2000 2001 7,3% 6,1% 9,8% 11,3% 11,6%

Fonte: Composite da Posio Econmica Financeira - PEF

Em contrapartida, o segundo componente da equao, o Giro dos Investimentos em Peas, no apresenta os mesmos nveis de crescimento, notadamente no que se refere aos estoques: Investimentos Giro Crdito Peas - Dias Giro Estoque Dias 1.997 35 126 1.998 37 126 1.999 37 123 2.000 38 117 2.001 21 123

Fonte: Composite da Posio Econmica Financeira - PEF

Apesar de os estoques ainda estarem em patamares bastante elevados, eles se apresentam estveis. A situao requer aes mais enrgicas, visando adequao dos estoques a patamares mais razoveis e suportveis para os dias de hoje.

A seguir, algumas recomendaes sobre a Gesto do Estoque de Peas. Necessidade de Capital de Giro do Departamento de Peas O gerente de Peas deve se preocupar no apenas com as vendas e o lucro, mas tambm com o impacto das aes administrativas no caixa do Distribuidor. Da, a importncia de o gerente entender que a venda e o lucro no vo diretamente para o caixa. Antes, eles passam pelo Estoque e Valores a Receber, que so os principais componentes do Capital de Giro necessrio para manter as operaes do Departamento de Peas. As vendas de peas so feitas normalmente a prazo, ou seja, o Distribuidor, atravs dessa forma de pagamento, deixa nas mos do cliente a pea, os impostos, as comisses, os salrios, os encargos sociais, as outras despesas e o seu prprio lucro. Os valores so transformados em caixa somente no dia em que o cliente faz o pagamento, isso se no ocorrer inadimplncia. Do mesmo modo, o Distribuidor investe na manuteno de estoques de peas, que, via de regra, ficam na prateleira por um determinado perodo, quando no se tornam obsoletos. Por outro lado, as revendas tm a opo de efetuar as compras a prazo, fato que ameniza em parte esse tipo de investimento. Assim, o Capital de Giro necessrio para operar o negcio de peas composto basicamente pelos Estoques mais os Valores a Receber menos os Fornecedores de Peas. importante que o Capital de Giro no aumente de um ms para o outro, caso contrrio, o Distribuidor ter de investir mais dinheiro no negcio, uma vez que o lucro das peas nem sempre suficiente para cobrir a Variao da Necessidade de Capital de Giro. Em outras palavras, ser necessrio desviar recursos de outros departamentos ou at mesmo recorrer aos bancos, para cobrir o dficit. A composio da Variao da Necessidade de Capital de Giro a seguinte:

Como exemplo, vamos supor que o Lucro Operacional do Departamento de Peas, em um determinado ms, seja de R$ 30.000,00 e a Variao da Necessidade de Capital de Giro, R$ 50.000,00, resultando em um dficit de R$ 20.000,00 que o Caixa do Distribuidor deve cobrir. Quando o gestor est focado apenas em Vendas e Lucros, no costuma perceber esse tipo de problema. Estoque de Peas, o Maior Investimento Financeiro Como todo investimento, o estoque de peas tambm tem de gerar um retorno que o remunere adequadamente. Conforme demonstra a equao da Rentabilidade do Capital, existem duas maneiras de otimizar a Rentabilidade, uma aumentar a Margem e a outra implementar um maior Giro. Investimento Financeiro do Distribuidor

Estoque Usados

Duplicatas Peas e Servio

Estoque Peas

Considerando que o Distribuidor tem menos possibilidades de aumentar a Margem de Lucro, o grande potencial de crescimento est no Giro do Estoque, atravs de um melhor Gerenciamento do Estoque de Peas. Levando em considerao uma taxa de juros de 2,5% ao ms e um perodo de 120 dias, para o Giro do Estoque, percebemos, claramente, que grande parte do Lucro Operacional, de 11,6%, mencionado no primeiro grfico, foi consumido.

Portanto, a otimizao dos recursos aplicados no Estoque de Peas est ligada diretamente necessidade de se melhorar a Rentabilidade do Capital, atravs da reduo da Necessidade de Capital de Giro. Cinco Regras para Melhorar a Gesto do Estoque A Gesto do Estoque de Peas bem-sucedida atinge a eficcia medida pelos ndices:

Giro do Estoque

Estoque enxuto de acordo com a demanda de mercado (45 a 60 dias de estoque)

Nvel de Servio

Peas disponveis para atender s solicitaes dos clientes (80% a 90% no primeiro atendimento)

Os dois ndices, em princpio, opostos entre si, possibilitam o equilbrio das atividades de peas com fortes conseqncias para o resultado do Departamento.

As Cinco Regras 1.Controlar a Demanda 2.Otimizar o Investimento no Estoque 3.Identificar as Peas Obsoletas e Inativas 4.Diminuir as Compras de Emergncia 5.Melhorar o Desempenho do Pedido de Estoque

1. Controlar a Demanda: Com a atual tendncia de inovao tecnolgica dos veculos, o mercado de peas tambm tende a mudar, influenciando diretamente a demanda de peas pelo Distribuidor. Nesse cenrio, o grande desafio identificar as demandas de peas atuais e futuras do mercado atendido pelo Distribuidor. Apesar de o Departamento de Peas ter como objetivo suprir as necessidades dos clientes, invivel financeiramente manter em estoque tudo o que o mercado demanda. Por isso, o gerente deve manter o controle da demanda, o que facilitar sua deciso sobre quais peas devem ser estocadas.

Para atingir esse propsito, o gerente deve ter o controle das Vendas Perdidas, fundamental para a identificao das mudanas de mercado. Pode-se afirmar que a ocorrncia de, no mnimo, trs demandas certas, num perodo de seis meses, um bom indicador para a deciso de estocar a pea. 2. Otimizar o Investimento no Estoque: Quando falta um item no estoque, comum o vendedor de peas e o pessoal de servio julgarem que o gerente de Peas no sabe fazer pedidos. A partir da, generalizam e cristalizam a idia de que sempre faltam peas, esquecendo-se que a exigncia da maior parte delas atendida de imediato. Para evitar opinies infundadas, a melhor alternativa orientar o pessoal interno, que necessita de peas, sobre a importncia de o Distribuidor manter estoques que giram. A equipe deve ser conscientizada sobre a impossibilidade de a revenda estocar tudo aquilo que o mercado demanda. A transparncia, nesse caso, essencial, principalmente quando o gerente mostra e explica os motivos para o Distribuidor no manter em estoque determinadas peas. Para ser ainda mais transparente, ele pode, inclusive, divulgar para a equipe o controle sistemtico de acompanhamento (dirio/mensal) do Nvel de Servio (Fill Rate). 3. Identificar as Peas Obsoletas e Inativas: A identificao da tendncia de obsolescncia de determinadas peas o objetivo primrio de qualquer sistema de controle de estoque e uma das funes bsicas da gerncia do Departamento. Cabe ao gerente identificar e remover essas peas do estoque, antes que elas se tornem obsoletas. Um dos maiores focos de obsolescncia so as requisies de compras de peas pela Oficina para atender clientes cujos carros no se encontram mais na Oficina. Quando a pea chega, o cliente, geralmente, j realizou o servio em outro Distribuidor, e a pea fica no estoque. Como esse tipo de pea costuma ser de baixo giro, a tendncia para se tornar obsoleta muito grande. Providncias para a implantao de procedimentos rgidos de controle de compras so o caminho para se evitar o crescimento do estoque de peas obsoletas e, conseqentemente, eliminar a perda de dinheiro. 4. Diminuir as Compras de Emergncia: Compras de emergncia um sistema estabelecido pelas montadoras para atender aos casos mais crticos, envolvendo, normalmente, itens de pouco giro ou peas novas, cuja estocagem no compensadora para o Distribuidor. Tambm podem ser consideradas de emergncia as compras realizadas em outros Distribuidores, com custo significativo no resultado. A revenda deve controlar rigidamente as compras e optar pelo sistema de emergncia apenas quando se tratar de peas de baixo giro, cujo investimento no ultrapasse o limite de 10% do valor total das compras.

As compras de emergncia, nesse caso, tambm passam a ser bons indicadores de mudana de mercado. 5. Melhorar o Desempenho do Pedido de Estoque: De todos os objetivos que o gerente de Peas tem, o mais importante a elaborao do pedido de peas. O desempenho do pedido depende dos critrios de parametrizao que o gerente definiu para o seu sistema informatizado de controle de estoque. Tais parmetros j foram alvo de discusso em fascculos anteriores, cabendo aqui apenas uma meno sobre a importncia das parametrizaes. O sistema de informtica pode responder por 70% do desempenho do pedido de peas, enquanto os outros 30% so de responsabilidade do gerente de Peas, conforme sua experincia e conhecimento. 70% Sistema de Informtica (Parametrizaes) 30% Conhecimento e Experincia das Pessoas

Desempenho do Pedido

Est diretamente relacionado a

Peas 03/2002 O Guia Prtico de Atualizao uma publicao do Programa Nacional de Treinamento (PNT) da Associao Brasileira dos Distribuidores Ford (Abradif). difundido aos associados como sugesto e referncia. Seu contedo de responsabilidade exclusiva dos autores. Coordenao Editorial: Scopus Comunicao Texto/Consultoria: Pedro Toma