Введение (1)

О необходимости навыков работы в современном офисе (2)

Информатизация общества предъявляет к выпускникам образовательных учреждений
новые требования. Сегодня вне зависимости от выбранной профессии любой человек
сталкивается с необходимостью наличия базовых знаний в области электронных
коммуникаций, компьютерной обработки информации, делопроизводства, маркетинга.
В эпоху Интернета стираются границы между странами и формируется международный
рынок труда. Стремительное развитие технологической базы приводит к тому, что в мире
уже сейчас наблюдается нехватка специалистов с хорошим знанием современных
информационных технологий. В последнее время активно развиваются виды
деятельности, при которых результаты выполненной работы передаются по глобальной
сети. В этих условиях будет востребован не тот сотрудник, который находится рядом, а
тот, который работает эффективнее.
Другая тенденция современной организации труда заключается в том, что время кустарей-
одиночек прошло. Современный продукт есть результат коллективного труда. Любой
высокотехнологичный и информационноемкий проект создается рабочими группами в
рамках офиса или целого ряда офисов, разбросанных по всему миру. Работа в таком офисе
невозможна без знания современных средств коммуникации, Интернета, электронной
почты, норм и этики делопроизводства.
Офис, делопроизводство, автоматизация делопроизводства(3)
В название курса вынесено слово "офис". Прежде всего следует пояснить, что же мы
имеем в виду под термином "офис".
Согласно определению популярного американского словаря, Н. Уэбстера, "Офис - это
место, где совершается служба и деловые операции".
В более широком понимании данный термин отражает не только и не столько
территориальное размещение сотрудников, сколько систему сбора, анализа и обработки
информации для принятия управленческих решений.
Офис - это также совокупность коммуникационных технологий для обмена информацией
в целях поиска оптимальных управленческих решений.
История делопроизводства(1)
Первые документы появились практически одновременно с возникновением
письменности.
Со временем работа с документами, включая их создание, контроль и хранение, вылилась
в определенный вид деятельности - так называемое делопроизводство. История
документов и делопроизводства тесно связана с эволюцией материалов, на которых
записывались документы, с развитием технологии их передачи, а также с изменением
правил их создания и оформления
Современные офисные пакеты (1)
Пакеты Microsoft Office (2)
Microsoft Word 2003(3)
Microsoft Word - это многофункциональная система обработки текстов, обладающая
полным набором средств, необходимых для быстрого создания и эффективной обработки
документов практически любой степени сложности
Microsoft Outlook 2003 (3)
Microsoft Outlook представляет собой мощное средство для работы с персональной
информацией. Программа объединяет функции электронной почты, личного календаря,
средств планирования, управления личной информацией (такой, как контакты и задания),
создания специальных приложений для сотрудничества и совместного использования
информации. Outlook обеспечивает ведение списка контактов, позволяющего хранить
данные об адресатах, а также вести журнал, в котором можно сортировать и находить
документы Microsoft Office по времени работы с ними.
Microsoft PowerPoint 2003 (3)

Кафедра ИТМ ХГУ «НУА»

Microsoft PowerPoint - это популярная программа подготовки презентаций, которая
широко используется бизнесменами, преподавателями, лекторами и служащими офисов.
Широкое распространение этой программы изменило само представление о трудоемкости
создания презентации. Всего 15 лет назад доклады и презентации сопровождались
преимущественно бумажными плакатами, изготовление которых было весьма трудоемким
и часто требовало услуг профессиональных чертежников. Обычно плакаты
фотографировались и с них делались слайды, которые демонстрировались с помощью
слайд-проекторов. Сегодня благодаря появлению программ типа PowerPoint оформление
доклада самым качественным иллюстративным материалом занимает считанные минуты.
Microsoft Excel 2003 (3)
Microsoft Excel - это идеальное средство для решения учетных задач, обработки
экспериментальных данных, составления отчетов и т.п.
Документ Excel называется рабочей книгой. Книга Excel состоит из листов,
представляющих собой таблицы ячеек, в которых может храниться числовая и текстовая
информация. Такая книга служит хорошим организационным средством. Например, в ней
можно собрать все документы (рабочие листы), относящиеся к определенному проекту
(задаче), или все документы, которые ведутся одним исполнителем.
Интеграция приложений MS Office (2)
Продукты семейства Microsoft Office содержат однотипные панели инструментов, а также
целый набор инструментов, общих для всех приложений (механизмы проверки
правописания, средство для рисования, редактор диаграмм, библиотека клипартов,
рисунков и т.д.).
Поэтому, научившись работе с одним из приложений, пользователи могут легко освоить
другие составляющие пакета.
Дополнительные офисные программы (2)
Помимо пакета программ Microsoft Office пользователи в своей работе задействуют и
другие программы, в том числе отечественных разработчиков. В первую очередь это
приложения, связанные со спецификой русского языка.
Одними из наиболее востребованных российскими пользователями программ являются
отечественные компьютерные словари, переводчики, программы распознавания символов.
Большинство таких программ дополняют работу приложений Microsoft Office и
интегрированы в интерфейс его приложений. Среди компьютерных словарей следует
выделить продукт компании ABBYY Lingvo (www.lingvo.ru), который оперативно
осуществляет перевод с русского на английский, французский, немецкий, итальянский,
испанский и обратно. Компания ABBYY также предлагает программу FineReader для
распознавания текстов бумажных документов и их перевода в электронный вид.
Документооборот на современном предприятии (1)
Информационные связи предприятия (2)
Типовая структура предприятия (3)
При обсуждении общих вопросов делопроизводства под термином "предприятие" обычно
подразумевают достаточно широкий спектр различных организаций. То есть не только
предприятия, производящие материальный продукт (заводы и фабрики), но и
организации, результатом деятельности которых является нематериальный продукт или
услуга (школа, институт, банк, химчистка и т.п.).
Технологии перевода бумажных документов в электронные (2)
В отличие от бумажных документов, электронные могут обрабатываться более
эффективно (тиражироваться, рассылаться, храниться и т.п.). В настоящее время активно
развиваются технологии перевода бумажных документов в электронную форму с целью
реализации электронного документооборота. Остановимся подробнее на применяемых
технологиях и используемой терминологии.
На первом этапе перевода документа в электронную форму производится его
сканирование и создается электронная копия документа в виде изображения.

Кафедра ИТМ ХГУ «НУА»

Изображение, полученное в результате сканирования, также называют образом
документа. Сканирование является начальным этапом любой системы
автоматизированного ввода документов.
Виды систем ввода документов (2)
Помимо технологических аспектов, о которых мы говорили выше, существует также
специфика, связанная с масштабом использования технологии ввода бумажных
документов. Действительно, когда говорят о домашних или о персональных системах
ввода документов, то обычно подразумевают именно распознавание неформализованных
документов, при незначительном количестве ввода документов за единицу времени. В
данном случае на первое место выходит именно технология OCR.
Продукты для персонального ввода неформализованных документов (3)
В этой области следует прежде всего выделить продукт FineReader.
Программу отличает высокая точность распознавания и оформления документа; большое
количество языков распознавания (177 в версии FineReader 7.0), интеграция с Microsoft
Office Word 2003.
Продукты для промышленного ввода документов (3)
Программно-аппаратные решения на основе стандартных домашних сканеров не
обеспечивают производительности, необходимой корпоративным заказчикам, которым
нужны так называемые технологии потокового сканирования. Только
специализированные программные комплексы в совокупности с
высокопроизводительным офисным оборудованием позволяют без задержек
распространять по организации электронные версии документов, поступивших в
бумажном виде.
Единственной зарубежной системой промышленного ввода документов, представленной
на российском рынке, является система Ascent Capture - программа, предназначенная для
потоковой обработки сканируемых документов и извлечения данных. Максимальный
эффект от применения этой системы отмечается при объемах поступления новых
документов - от 1000 до 100 000 страниц в сутки.
Продукты для персонального ввода форм(3)
Наиболее известными решениями являются ABBYY FormReader и система Cognitive
Forms.
ABBYY FormReader обеспечивает высокую степень распознавания печатных символов,
меток и штрих-кодов. Автоматический контроль результатов распознавания с помощью
проверок по словарям и базам данных обеспечивает высокую корректность информации.
Программа легко настраивается на новые формы. Использование ABBYY FormReader,
установленной на один компьютер, позволяет ежедневно вводить от 500 до 1000 страниц,
в зависимости от сложности формы и аппаратной конфигурации.
Процедура создания шаблона формы в большинстве случаев достаточно проста.
FormReader позволяет различить и идентифицировать в едином потоке около 100
различных шаблонов и форм.
Документооборот с использованием технических средств (1)
Автоматизация документооборота (2)
В процессе автоматизации документооборота можно условно выделить четыре стадии
(рис. 3.20.): бумажный документооборот, бумажный документооборот с использованием
автономных ПК, смешанный и безбумажный документооборот.
Бумажный документооборот (3)
Бумажный документооборот означает, что все этапы документ проходит в бумажной
форме. Еще полтора десятка лет назад данный вид документооборота был
доминирующим. Для регистрации бумажных документов использовались большие
журналы или листы большого формата, в которые вписывались вновь зарегистрированные
документы. По истечении определенного срока журналы и листы сдавались в архив.

Кафедра ИТМ ХГУ «НУА»

Когда появились компьютеры, они заменили журналы и листы, положив начало
бумажному документообороту с использованием автономных ПК.
Бумажный документооборот с использованием автономных ПК (3)
Бумажный документооборот с использованием автономных ПК означает, что ПК
используется для подготовки и регистрации документов. Собственно, на данном этапе и
возникает понятие электронного документа, т.е. такого документа, который хранится
исключительно в компьютере, или, как говорят, "на машинных носителях". Однако
преимущества электронного документа при отсутствии локальной сети могут быть
реализованы лишь в незначительной степени. Передача, согласование и утверждение
документов на этой стадии осуществляется в бумажном виде.
Смешанный документооборот (3)
Смешанный документооборот предполагает, что компьютеры, объединенные в локальную
сеть, служат для подготовки, передачи и хранения документов, однако юридическую силу
документ имеет только в бумажном виде. Согласование и утверждение финансовых и
юридических документов осуществляется в бумажном виде.

Кафедра ИТМ ХГУ «НУА»