REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DE EDUCACIN SUPERIOR UNIVERSIDAD SIMN RODRGUEZ CONVENIO UNESR-FIEC-ASOECUC

DESARROLLO DE UN SISTEMA DE CUENTAS POR COBRAR PARA LA EMPRESA MAFLOVA, C. A.

AUTORES: CEREZO CRISALIDA C.I. 12.765.764 CONTRERAS YURBIS C.I. 15.437.328 PRADA BEATRIZ C.I. 16.085.697 TUTOR: ZULLY CORREA

Caracas, marzo de 2009

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DE EDUCACIN SUPERIOR UNIVERSIDAD SIMN RODRGUEZ CONVENIO UNESR-FIEC-ASOECUC

DESARROLLO DE UN SISTEMA DE CUENTAS POR COBRAR PARA LA EMPRESA MAFLOVA, C. A.

NDICE GENERAL LISTA DE CUADROS.................................................................................................1 LISTA DE FIGURAS...................................................................................................1 INTRODUCCIN.........................................................................................................1 CAPTULO I.................................................................................................................3 EL PROBLEMA............................................................................................................3 Planteamiento del Problema..................................................................................3 Objetivos de Estudio..............................................................................................5 Objetivo General............................................................................................................5 Objetivos Especficos....................................................................................................5 Justificacin...................................................................................................................6 Alcances y Delimitacin................................................................................................6 MARCO TORICO REFERENCIAL..........................................................................8 Antecedentes de la Investigacin..................................................................................8 Descripcin General de la Empresa.............................................................................11 Bases Tericas.............................................................................................................12 Bases Legales..............................................................................................................17 MARCO METODOLGICO.....................................................................................19 Tipo de la Investigacin..............................................................................................19 Diseo de Investigacin...............................................................................................21 Poblacin y Muestra....................................................................................................21 Tcnicas de Recoleccin de Datos..............................................................................22 Medicin de Variables.................................................................................................23 Anlisis de Resultados.................................................................................................24 PROPUESTA..............................................................................................................27 Metodologa para el Diseo y el Desarrollo................................................................27 Vialidad de Ejecucin..................................................................................................29 Aspectos Tcnicos...............................................................................................29 Aspectos Econmicos..........................................................................................30 Aspectos Operacionales.......................................................................................31 Diseo de la Propuesta................................................................................................32 Requerimientos de Salida....................................................................................32 Fig. 1. Diagramas De Flujo De Datos Del Sistema Propuesto - Nivel 0.............32 Fig. 2. Diagramas De Flujo De Datos Del Sistema Propuesto - Nivel 1.............33 [ANEXO A].................................................................................................................44 -[ANEXO B]................................................................................................................45 Validacin del Instrumento.........................................................................................45 B Validacin del Instrumento.............................................................................42

LISTA DE CUADROS CUADRO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. pp. Identificacin y Operacionalizacin de Variables............................. 7 Personal Involucrado en el Proceso Administrativo......................... 20 Comparacin de resultados en la encuesta ....................................... 24 Tabla TblContrato............................................................................. 34 Tabla TblCliente................................................................................ 34 Tabla TblAbono................................................................................. 35 Tabla TblLateral................................................................................ 35 Tabla TblInstituto.............................................................................. 35 Tabla TblSus...................................................................................... 35 Tabla TblPromocion.......................................................................... 35 Tabla TblMedida............................................................................... 36 Tabla TblPiedraSintetica................................................................... 36 Tabla TblOtraSintetica...................................................................... 36 Tabla TblFinanciamiento................................................................... 36 Tabla TblModeloAnillo..................................................................... 36 Tabla TblMaterial.............................................................................. 37 Tabla TblPrecioAnillo....................................................................... 37 Tabla TblAdicional............................................................................ 37 Tabla TblDetalleAdicional................................................................ 37

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LISTA DE FIGURAS FIGURAS 1. 2. pp. Diagramas de flujo de datos del sistema propuesto nivel 0............... 29 Diagramas de flujo de datos del sistema propuesto nivel 1............... 30

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INTRODUCCIN Las organizaciones disponen de un nmero cada vez mayor de sistemas de informacin, creados para facilitar y optimizar las labores de la organizacin. La inclusin de dichos sistemas modifica de manera radical los procesos manuales que con anterioridad eran empleados, convirtindolos en procesos automatizados y mucho ms eficientes, seguros, confiables y oportunos en la atencin a los clientes. La mayor debilidad de los sistemas manuales es que se vuelven lentos cuando se trata de procesar volmenes elevados de informacin, haciendo insuficiente el recurso humano con que cuenta la empresa y en consecuencia resta eficiencia y confiabilidad a las labores que se estn realizando. Actualmente la empresa Maflova, C.A., carece de una herramienta que le permita llevar un control de cuentas por cobrar de los anillos que comercializa, estas actividades se realizan de manera manual utilizando: un cuaderno para anotaciones donde se apuntan los datos del cliente y una hoja de clculo para los abonos, donde fcilmente se pueden alterar los datos. El objetivo de este trabajo es automatizar el proceso de las cuentas por cobrar en relacin a las ventas de anillos, con el fin de evitar las modificaciones en los abonos, mejorar el tiempo de espera del cliente, reducir el tiempo que emplea el personal en la realizacin de estas actividades, obtener informacin precisa en cuanto a: tiempo de entrega de anillo, abonos y contratos realizados en el da. El presente trabajo de grado contempla: La definicin del problema, se refiere al planteamiento del problema, la descripcin del problema y las bases que servirn de referencia para la elaboracin de la investigacin. El Marco Terico Referencial que corresponde a los aspectos conceptuales para la mejor comprensin del Sistema de Cuentas por Cobrar, su definicin, caractersticas y funciones. Igualmente, se enuncian los conceptos asociados, fases de desarrollo del sistema, as como tambin los antecedentes de la investigacin.

El Marco Metodolgico, se refiere a la herramienta utilizada para el desarrollo del proyecto y los pasos a seguir para el anlisis y diseo del sistema. Tambin se incluyen conclusiones sobre el sistema.

CAPTULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

En la actualidad el desarrollo tecnolgico es constante, y por estas variaciones dinmicas en el ambiente en el que se desarrollan las organizaciones modernas, se plantea la necesidad de adaptarse a transformaciones de manera inmediata. La Alta Direccin empresarial durante muchos aos, han reconocido que la informacin contable tradicional utilizada para el clculo de utilidades ha tenido un valor limitado para el control. Sin embargo existen muchas empresas donde estos son los nicos datos que se recopilan peridicamente. No obstante, la gran mayora de las empresas estn conscientes de que para obtener mejores resultados se necesita adaptarse constantemente a las nuevas condiciones del entorno, un entorno que ha dejado de ser estable para convertirse en turbulento. La innovacin, la rapidez, el servicio de gran calidad y el ritmo al que se mejora y aplica el conocimiento constituyen las nuevas reglas del juego. En el mundo de hoy, la dedicacin y la aportacin de fuerza laboral son decisivas y la informacin es el arma esencial en esta batalla. Mientras que los directivos vean la informacin como un instrumento para ejercer control, y no como un medio para mejorar la empresa, sern incapaces de apreciar los beneficios que conlleva la elaboracin de nuevos sistemas de informacin basados en la relevancia de estas informaciones para la gestin empresarial.

La empresa en cada una de las reas de funcionamiento se ve en la necesidad de tomar decisiones, desde la ms insignificante hasta aquella que tiene que ver con su existencia misma. Con tal responsabilidad se necesita una base de datos lo ms certera posible sobre la cual descansen esas decisiones. Como es de suponer, esta informacin necesaria para tomar las decisiones no aparece casualmente, sino que es recopilada mediante un sistema informativo que abarca su recepcin, elaboracin, registro y transmisin. Debido a la globalizacin existe una gran competitividad en nuestro mercado laboral, es por ello que todas las empresas de nuestro pas deben estar siempre a la vanguardia de los avances tecnolgicos que se presentan cada da para as obtener un excelente rendimiento y ligereza en todos los aspectos que en ella se realicen. Maflova, C.A., es una empresa dedicada a la fabricacin y venta de anillos de grado que ha estado analizando detalladamente la forma manual de realizar sus procesos, concluyendo que el volumen de las operaciones manejadas diariamente amerita el desarrollo de una herramienta automatizada para solventar problemas como los siguientes: Dificultad en la recoleccin de la informacin del cliente: Al momento de tomar los datos del cliente, se elabora manualmente el llenado del formulario de contrato de anillos, luego esta informacin es vaciada en un cuaderno para tener un archivo del cliente, conjuntamente se elabora una orden para la fabricacin del anillo ocasionando redundancia y a la vez constituye una prdida de tiempo para el personal encargado. Dificultad al momento de acceder a la informacin del cliente: luego que el cliente vuelve para realizar sus prximos abonos o extrava el contrato, el proceso se va tornando gradualmente ms complejo por no tener la informacin del cliente a la mano, al recurrir a cuadernos que sirven de archivos donde no se puede obtener la informacin requerida al momento, no pudiendo prestar el mejor servicio al cliente. Dificultad al momento de presentar reporte de cobros: actualmente se realizan informes diarios, tomando la informacin de copias de los recibos, contratos y

facturas, discriminndolos por tipo y organizndolos cronolgicamente, lo que ocasiona prdida de tiempo para la persona encargada de realizar esta actividad y aumenta el riesgo de error debido a que esto se hace en forma manual. No se emiten recibos de pago: los abonos realizados se registran en el mismo formulario de contrato el cual es propiedad del cliente quien debe presentarlo en la tienda cada vez que efecte un pago, en muchas ocasiones este los extrava, haciendo complejo el proceso de buscar los datos del mismo para la realizacin de otro formulario como constancia de pago, lo cual desmejora la calidad del servicio. De que manera se puede mejorar las cobranzas de la Empresa Maflova, C.A., con el fin de mantener la informacin actualizada, organizada y que esto le permita llevar el control de sus cobros?

Objetivos de Estudio

Objetivo General

Desarrollar un sistema que permita la gestin efectiva de las Cuentas por Cobrar para la Empresa Maflova, C.A.

Objetivos Especficos

Delimitar los problemas que se presentan actualmente en la empresa Maflova, C.A. por no contar con un sistema de cuentas por cobrar que pueda brindarle un control en sus cobranzas. Recopilar la informacin y conocer los procesos manuales realizados por el personal de la empresa para la recoleccin de datos y la forma de dar seguimiento a las cuentas por cobrar.

Determinar los Requerimientos del Sistema con el objeto de satisfacer las necesidades de informacin de los usuarios involucrados en el proceso y las caractersticas operacionales de la propuesta. Desarrollar los mdulos del sistema que permitan una eficiente gestin de las cuentas por cobrar para la empresa Maflova, C.A.

Justificacin Es necesario desarrollar un sistema que permita lograr un mejor resultado en las actividades realizadas por el personal, minimizando los contratiempos que se generan al realizar las actividades de forma manual. Con el desarrollo del nuevo sistema se optimizar el proceso de recoleccin de los datos del cliente durante la elaboracin del contrato debido a que se eliminar la duplicidad de la informacin al transcribirla directamente al sistema y almacenarla en una base de datos que permita realizar consultas y llevar un mejor control sobre las operaciones realizadas por la empresa. Permitir la impresin automtica de documentos, tales como: Contratos, Abonos y Facturas cuando se realiza la cancelacin total del anillo. Adems de la emisin de informacin detallada sobre las operaciones realizadas durante el da, sin necesidad de verificar documentos impresos para realizar los clculos, representado un ahorro de tiempo para el personal encargado de realizar esta actividad. Se eliminar el riesgo de error existente en la realizacin de los clculos matemticos derivados de las actividades que realiza la empresa al momento de elaborar presupuestos y de controlar los abonos realizados por el cliente.

Alcances y Delimitacin El sistema de cuentas por cobrar para la Empresa Maflova, C.A., estar diseado para mejorar de manera significativa el proceso de control de abonos y

pagos de sus productos, por lo que ser desarrollado para sus oficinas ubicadas en la Esq. Camejo a Coln, Pasaje Zingg, Local 8, en el Departamento de Atencin al Cliente y en el Departamento de Administracin, pudiendo a futuro ser instalado en otro Departamento segn los requerimientos de la gerencia de la Empresa Maflova. Cuadro 1 Identificacin y Operacionalizacin de Variables Objetivos Especficos Variable Delimitar los problemas que presenta actualmente la empresa Maflova, C.A. por no contar con un sistema de cuentas por cobrar Problemas que pueda brindarle un control en sus cobranzas. Recopilar la informacin y conocer los procesos manuales realizados por el personal de la Procesos empresa para la recoleccin de datos y la forma de dar seguimiento a las cuentas por cobrar. Determinar los Requerimientos del Sistema con el objeto de satisfacer las necesidades de informacin de los usuarios involucrados en el proceso y las Requerimientos caractersticas operacionales de del Sistema la propuesta.

Definicin Item Es una determinada 1,2 cuestin o asunto que requiere de una solucin. Conjunto de 4 operaciones lgicas ordenadas cuyo fin es la obtencin de resultados determinados. Son las caractersticas 3 que debe tener el software instalado en una computadora para poder soportar y/o ejecutar una aplicacin o un dispositivo. Es un software que 5,6 agrupa un conjunto de subprogramas y estructuras de datos.

Desarrollar los mdulos del sistema que permitan una Mdulos eficiente gestin de las cuentas por cobrar para la empresa Maflova, C.A. Nota: Identificacin y operacionalizacin de Variables definidas en los objetivos especficos.

CAPTULO II

MARCO TORICO REFERENCIAL

Antecedentes de la Investigacin

Una vez determinada el rea sobre la cual se realiza el presente trabajo y precisados sus objetivos generales y especficos, es importante presentar las bases tericas que sustentan el mismo para facilitar su comprensin; por esta razn se hace referencia a sistemas de cuentas por cobrar elaborados con anterioridad que han sido consultados durante esta investigacin. Duque (2005) realiz una investigacin titulada Especificacin e Implantacin de un sistema de cuentas por cobrar. para optar al Ttulo de Tcnico Superior Universitario en Informtica, otorgado por el Colegio Universitario de Caracas, tuvo como objetivo general proponer una herramienta de ayuda para lograr controlar y automatizar las deudas adquiridas por todos los clientes de la empresa, tomando en consideracin que estas contendrn parte de la informacin para alimentar el sistema. Por otra parte, la informacin necesaria proviene de los pagos sobre la deuda y los detalles referentes a las devoluciones. La informacin de salida es el producto de la accin de ciertas operaciones sobre la informacin de entrada, dando como resultado los documentos que ya han sido cancelados. Los requerimientos contemplados dentro de la resolucin del problema son los procesos bsicos y tradicionales de las cuentas por cobrar de una compaa, es decir,

mantener actualizada la informacin de las cuentas de cada cliente y adems suministrar una serie de informes de gran utilidad para la empresa puesto que

permitan realizar anlisis estadsticos, financieros y/o de cualquier otra ndole con el fin de disponer de la inversin de la forma mas eficiente posible. Rodrguez (2006), realiz una investigacin titulada Sistema Automatizado de Cuentas por Cobrar para el Grupo Odontolgico Onnis; para optar al Ttulo de Licenciada en Administracin, otorgado por la Universidad Nueva Esparta, tuvo como objetivo general elaborar una herramienta para el anlisis y gestin de sus cuentas por cobrar, con el fin de mejorar el control de la informacin sobre las deudas presentadas por los pacientes. Dicha Empresa presenta un elevado volumen de trabajo que hace necesaria la adopcin de un sistema que mejore el tratamiento de las cuentas por cobrar y agilice la obtencin los datos, ofreciendo un control mas estricto y efectivo en cuanto a las cobros de los servicios y permitiendo brindar a los usuarios una mejor atencin y seguridad en sus estados de cuenta, el levantamiento de informacin se obtuvo directamente de la realidad mediante las entrevistas no estructuradas, cuestionarios y observaciones simples, adems presenta tambin un diseo bibliogrfico debido a que se har uso de libros y diccionarios para la elaboracin de la bases tericas. Toda lo anterior deja ver que el nivel de la investigacin es de tipo aplicativa, enmarcada dentro de un proyecto factible. Brito (2003), realiz una investigacin titulada Sistema de informacin para el registro, control de cobranzas de la empresa Satcontrol, C.A., para optar al Ttulo de Tcnico Superior Universitario en Informtica, otorgado por el Colegio Universitario Francisco de Miranda, tuvo como objetivo general disear un sistema de informacin para el registro, control de cobranzas, bajo arquitectura cliente/servidor, as mismo esta herramienta permite optimizar el tiempo y precisin de los reportes de cuentas por cobrar y en la elaboracin de presupuestos, por lo tanto se lograran avances en el aspecto de estudio tales como almacenamiento y procesamiento de informacin, concerniente a los procesos antes mencionados. La informacin se logr obtener mediante la observacin simple, y entrevistas estructuradas para una poblacin internacional, dirigida a empleados del departamento de ventas y el departamento de administracin de la empresa. Se realizara bajo la modalidad de proyecto factible, y la investigacin es de campo ya

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que permite recopilar los datos en forma directa de la realidad donde se presentan. Una vez finalizado la recoleccin y anlisis de los datos, se concluy que mediante el uso del sistema propuesto se pueden mejorar los procesos, a fin de obtener resultados de mayor calidad en el desempeo del departamento de ventas y el departamento administracin.

Descripcin General de la Empresa La Empresa Maflova, C.A., se encuentra ubicada en la Esq. Camejo a Coln, Pasaje Zingg, Local 8. Misin: Lograr ser la mejor empresa de servicios a Nivel Nacional, ser preferidos en el mercado por la excelencia dada en el Servicio Premium y la calidad en la atencin prestada. Ser reconocidos por ofrecer una respuesta eficaz y predecible de responsabilidad y dinamismo, con un alto nivel de calidad y servicio. Ser los nmero uno del mercado por el ejemplo de XITO obtenido. Nuestro norte es crear una empresa de Servicio Premium, donde el Cliente pueda cubrir todas sus necesidades para el momento del xito obtenido, como lo es su Graduacin. Manteniendo en todo momento la excelencia y la calidad en el Servicio prestado. Para ello, en cada momento vemos la necesidad de aumentar nuestra calidad humana y mejoramiento de nuestro nivel de respuesta, al ofrecer servicios y productos de alta calidad, respaldados por una sola familia conformada por nuestro personal motivado y comprometido con nuestra empresa. Mantenindonos a la altura de las necesidades de nuestros Clientes. Visin: Lograr un posicionamiento estndar en las mentes de nuestros clientes aspirando a la expansin y profundidad de la cultura del producto y servicio de nuestra empresa, enfatizando en el incremento de la demanda de nuestras ofertas en los diferentes segmentos.

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Valores

organizacionales:

como

pilar

fundamental

consideramos

la

responsabilidad como el primer valor de nuestra organizacin; la valoramos en cada accin que emprendemos. Esta nos permite reconocernos como un equipo integral, formado por un conjunto de profesionales con el fiel propsito de ofrecer la excelencia en el servicio, dada gracias al alto nivel de tica de nuestro personal. un equipo que inicialmente valora la honestidad y confianza como principios en todas nuestras acciones. Todo es logrado gracias al esfuerzo y dedicacin de nuestro personal, a su alta calidad humana, valor que constantemente como empresa nos encargamos directamente de incrementar de manera constante.

Bases Tericas A continuacin se presentan las bases tericas que permitirn conocer algunas definiciones relacionadas con el tema y que facilitarn la comprensin del trabajo que se esta realizando: Sistema: Conjunto de componentes que interaccionan entre si para lograr un objetivo comn. Para alcanzar sus objetivos, los sistemas interactan con su medio ambiente, el cual esta formado por todos los objetos encontrados fuera de las fronteras de los mismos. Tambin se puede decir que un sistema es cualquier conjunto de dispositivos que colaboran en la realizacin de una tarea, o cualquier coleccin o combinacin de programas, procedimientos, datos y equipamiento utilizado en el procesamiento de informacin determinada. Algunas de sus caractersticas son: Todo sistema contiene otros sistemas (Subsistemas) y a la vez esta contenido en otros sistemas de carcter superior. Esto da como resultado, haciendo hincapi en la idea, una autentica categorizacin de suprasistemas, sistemas y Subsistemas. Todos los componentes de un sistema, as como sus interrelaciones, actan y operan orientados en funcin de los objetivos del sistema. Se puede deducir que

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los objetivos constituyen el factor o elemento que direccional todas las partes del conjunto. La alteracin o variacin de una de las partes o de sus relaciones incide en las dems y en el conjunto. Sin dejar de reconocer la importancia de las otras caractersticas, esta constituye uno de los soportes bsicos para la construccin del modelo o matriz de anlisis administrativo. Con el incremento de las actividades econmicas se hace indispensable el uso de Sistemas de Informacin que permiten recopilar, administrar y manipular un conjunto datos que conforman la informacin necesaria para que los estamentos ejecutivos de una organizacin puedan realizar una toma de decisin adecuada; es decir, un conjunto ordenado de elementos (no necesariamente computacionales) que permiten manipular toda aquella informacin necesaria para implementar aspectos especficos de la toma de decisiones. Segn Montilva (1992), Un sistema de informacin es un sistema que procesa datos a fin de: registrar los detalles originados por las transacciones que ocurren y las entidades que forman una organizacin y proporcionar informacin que facilite la ejecucin de actividades y operaciones en una organizacin Resumiendo, es la unin de personas, datos y procedimientos que funcionando en conjunto busquen un objetivo comn, apoyando de esta manera las actividades de la organizacin, entendindose stas como las operaciones diarias de la empresa, la comunicacin de datos e informes, la administracin de las actividades y la toma de decisiones. Un sistema de informacin financiera se basa en la disponibilidad de datos fidedignos, exactos y oportunos que permitan aprovechar al mximo los recursos disponibles. En la actualidad, todo trabajo contable y administrativo requiere de los sistemas y estos son indispensables en una empresa para el correcto funcionamiento del proceso financiero y administrativo puesto que la toma de decisiones y anlisis de resultados se basa en la informacin generada por los sistemas de informacin gerencial implantados para tal fin.

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Las empresas utilizan Sistemas de para el procesamiento de la informacin generada por todas sus operaciones, eligiendo el que ms se adapte a las caractersticas del negocio. Entre los principales sistemas administrativos tenemos: Sistemas Integrados: que implican compartir informacin entre dos o ms sistemas, basado en los siguientes principios: Eliminar redundancia de la informacin. Facilitar el acceso a los datos o informacin. Facilitar la elaboracin de informes. Para que un sistema se considerado integrado, debe existir alguna transferencia de informacin desde el lugar donde se originan los datos, hasta el sitio donde sern centralizados con otra informacin o movimientos. Esta operacin es realizada diaria, semanal o mensualmente de acuerdo a los requerimientos de la organizacin. Sistemas No Integrados: En un sistema de este tipo no existe la transferencia de informacin, es decir, los sistemas son manejados como mdulos aislados que funcionan de manera independiente y que la informacin entre ellos no guardar ninguna relacin hasta que el personal encargado realice el traspaso de informacin entre un modulo y otro. Sistemas Auxiliares: Todos aquellos sistemas que manejan de forma operativa y detallada todas las transacciones comunes a una actividad tpica del negocio, ejemplo: Produccin, ventas, facturacin, inventario, cuentas por cobrar, etc. Una caracterstica bsica de un sistema auxiliar es la de manejar informaciones en forma detallada. Por ejemplo, un sistema de cuentas por cobrar maneja en forma detallada varios tipos de operaciones: El registro de los derechos que se tienen por cobrar de las ventas que se hacen (Funcin de Facturacin). El registro de los cobros por los bienes o servicios vendidos o prestados (funcin de cobranza). Los Sistemas de Cuentas por cobrar se implementan en las organizaciones para controlar la informacin referente a los derechos adquiridos por la empresa a travs de sus unidades administrativas, por la prestacin de un servicio o por la venta de un

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producto a crdito, prstamos o donaciones prometidas. El objetivo de este sistema es manejar las operaciones de cobranza relacionadas con los clientes de la empresa, mediante la planificacin y el seguimiento de todos los documentos procesados y pendientes por cancelar. Generalmente esta orientado a las siguientes actividades: Mantener archivos maestros correspondientes a los clientes son sus respectivos datos personales. Es responsables de la facturacin a los clientes. Tiene la capacidad de reconocer los depsitos en las cuentas bancarias. Reflejar en los Estados de Cuenta los abonos realizados por los clientes. Debe tener la capacidad de imprimir listados con las cuentas por cobrar. Procesos relacionados con la facturacin y cuentas por cobrar: El ciclo de facturacin y cuentas por cobrar, tambin conocido como de ingresos y cobros, es fundamental para la empresa, porque de este dependen sus ingresos. En la mayora de las empresas medimos el crecimiento o tamao a travs de cifras de ventas. Esta cifra de ventas es significativa tanto en unidades monetarias como en unidades de venta, su incremento constante nos dar indicios de una empresa en expansin, con posibilidades de inversin. Las ventas pueden clasificarse de la siguiente forma: Por el volumen de unidades: Al detal: pequeas unidades que van directamente al consumidor. Al mayor: grandes volmenes vendidos a distribuidores. Por pedidos especficos: rdenes especiales de clientes. Por el volumen de unidades: De contado: pago inmediato al momento de la compra. A crditos: se difiere al pago, puede ser de dos formas: Pago parcial (en cuotas) Pago total a cierto tiempo (Ej. factura a 30 das) Por las condiciones de entrega y precios: A entrega de factura

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A entregas parciales Con derecho a devolucin. Comprobantes: Son formularios que cumplen una destacada misin en el mecanismo funcional del rgimen contable, como elementos de registro, informacin y control (facturas, recibos, etc.). Toda operacin debe ser respaldada por un comprobante o formulario que permita su apropiada contabilizacin y que sirva para conocer los diferentes datos. Factura: Es un documento con el que se avala la venta de mercaderas u otros efectos. En l se hacen constar las mercancas vendidas o servicios prestados en cantidades, precios e importes, las condiciones de pago y otros datos relativos a la operacin. Recibo: Es un documento en el cual una persona reconoce haber recibido una determinada suma de dinero en efectivo o mediante cheque a su orden, un pagar, mercancas u otros bienes. Atencin al Cliente: Es el conjunto de actividades interrelacionadas que ofrece un suministrador con el fin de que el cliente obtenga el producto en el momento y lugar adecuado y se asegure un uso correcto del mismo, brindando la informacin necesaria y un tratamiento adecuado para la satisfaccin del consumidor. Para lograr la excelencia en el servicio prestado es necesario cumplir con un conjunto de habilidades Tcnicas que permiten satisfacer las necesidades de los clientes en relacin con los productos, los procesos, y en general, las exigencias en relacin con la empresa y habilidades Personales que permiten establecer una excelente comunicacin con los clientes como base para fomentar relaciones humanas, por lo cual es importante que se escuche al cliente; que se le hable correctamente y que se le demuestre empata de tal manera que se sienta totalmente satisfecho.

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Bases Legales

El desarrollo del Sistema de Cuentas por Cobrar se fundamenta en las disposiciones constitucionales y legales siguientes: Ley Especial Contra los Delitos Informticos Artculo 1: Objeto de la ley. La presente ley tiene por objeto la proteccin integral de los sistemas que utilicen tecnologas de informacin, as como la prevencin y sancin de los delitos cometidos contra tales sistemas o cualquiera de sus componentes o los cometidos mediante el uso de dichas tecnologas, en los trminos previstos en esta ley. De los Delitos Contra los Sistemas que Utilizan Tecnologas de Informacin Artculo 6. Acceso indebido. El que sin la debida autorizacin o excediendo la que hubiere obtenido, acceda, intercepte, interfiera o use un sistema que utilice tecnologas de informacin, ser penado con prisin de uno a cinco aos y multa de diez a cincuenta unidades tributarias Artculo 7. Sabotaje o dao a sistemas. El que destruya, dae, modifique o realice cualquier acto que altere el funcionamiento o inutilice un sistema que utilice tecnologas de informacin o cualquiera de los componentes que lo conforman, ser penado con prisin de cuatro a ocho aos y multa de cuatrocientas a ochocientas unidades tributarias. Incurrir en la misma pena quien destruya, dae, modifique o inutilice la data o la informacin contenida en cualquier sistema que utilice tecnologas de informacin o en cualquiera de sus componentes. La pena ser de cinco a diez aos de prisin y multa de quinientas a mil unidades tributarias, si los efectos indicados en el presente artculo se realizaren mediante la creacin, introduccin o transmisin, por cualquier medio, de un virus o programa anlogo. Artculo 8. Sabotaje o dao culposos. Si el delito previsto en el artculo anterior se cometiere por imprudencia, negligencia, impericia o inobservancia de las normas

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establecidas, se aplicar la pena correspondiente segn el caso, con una reduccin entre la mitad y dos tercios. Artculo 9. Acceso indebido o sabotaje a sistemas protegidos. Las penas previstas en los artculos anteriores se aumentarn entre una tercera parte y la mitad cuando los hechos all previstos o sus efectos recaigan sobre cualquiera de los componentes de un sistema que utilice tecnologas de informacin protegido por medidas de seguridad, que est destinado a funciones pblicas o que contenga informacin personal o patrimonial de personas naturales o jurdicas Artculo 10. Posesin de equipos o prestacin de servicios de sabotaje. El que, con el propsito de destinarlos a vulnerar o eliminar la seguridad de cualquier sistema que utilice tecnologas de informacin, importe, fabrique, posea, distribuya, venda o utilice equipos, dispositivos o programas; o el que ofrezca o preste servicios destinados a cumplir los mismos fines, ser penado con prisin de tres a seis aos y multa de trescientas a seiscientas unidades tributarias. Artculo 11. Espionaje informtico. El que indebidamente obtenga, revele o difunda la data o informacin contenidas en un sistema que utilice tecnologas de informacin o en cualquiera de sus componentes, ser penado con prisin de cuatro a ocho aos y multa de cuatrocientas a ochocientas unidades tributarias. La pena se aumentar de un tercio a la mitad, si el delito previsto en el presente artculo se cometiere con el fin de obtener algn tipo de beneficio para s o para otro. El aumento ser de la mitad a dos tercios, si se pusiere en peligro la seguridad del Estado, la confiabilidad de la operacin de las instituciones afectadas o resultare algn dao para las personas naturales o jurdicas como consecuencia de la revelacin de las informaciones de carcter reservado. Artculo 12. Falsificacin de documentos. El que, a travs de cualquier medio, cree, modifique o elimine un documento que se encuentre incorporado a un sistema que utilice tecnologas de informacin; o cree, modifique o elimine datos del mismo; o incorpore a dicho sistema un documento inexistente, ser penado con prisin de tres a seis aos y multa de trescientas a seiscientas unidades tributarias.

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CAPTULO III

MARCO METODOLGICO

Tipo de la Investigacin Segn el Manual de Trabajos de Grado, de Especializacin, Maestra y Tesis Doctorales de la Universidad Pedaggica Experimental Libertador (UPEL, 2003), la investigacin de campo consiste en el anlisis sistemtico de problemas con el propsito de describirlos, explicar sus causas y efectos, entender su naturaleza y factores constituyentes o predecir su ocurrencia (p.5). El estudio es descriptivo porque permite, segn lo seala Ary, Jacob y Razaviech (1992), describir lo que existe con respecto a las variaciones o las condiciones de una situacin, es decir, ayuda a buscar informacin para tomar una decisin (p.302). En los estudios descriptivos se evalan diversos aspectos, dimensiones o componentes de los fenmenos al investigar. La investigacin explicativa segn Gabriela Urbano Es aquella que tiene relacin causal; no slo persigue describir o acercarse a un problema, sino que intenta encontrar las causas del mismo. Se ocupa de la generacin de teoras, determina las causas de un evento. En la investigacin explicativa se pretende detectar las relaciones entre eventos de la hiptesis causal. En la investigacin experimental el investigador desea comprobar los efectos de una intervencin especfica, en este caso el investigador tiene un papel activo, pues lleva a cabo una intervencin.

El estudio que se est desarrollando se realiz bajo la modalidad de proyecto factible, enmarcado dentro la investigacin de campo, de tipo descriptiva- explicativa, donde se considera que permite presentar el fenmeno de manera precisa de acuerdo

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con la naturaleza de la situacin, tal como existe en el momento de la investigacin. De acuerdo con lo antes mencionado es oportuno sealar, segn Balestrini Mirian. (Febrero 2002), que un proyecto es denominado factible cuando la investigacin, elaboracin y desarrollo de una propuesta es viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales.

Diseo de Investigacin Segn Sabino (1992) En los diseos de campo los datos se recogen en forma directa de la realidad. Estos datos, obtenidos directamente de la experiencia emprica, son llamados primarios, denominacin que alude al hecho de que son datos de primera mano. (p.56). Como el caso de la investigacin planteada el objetivo es diagnosticar la situacin actual, para luego analizar e interpretar los resultados, entonces se determina que el Diseo da la Investigacin ser de Campo.

Poblacin y Muestra Se entiende por poblacin al universo o un conjunto formado por la totalidad de los elementos que se desean estudiar, ya que estos estn involucrados con la investigacin. Segn Tamayo y Tamayo (2001), una poblacin est determinada por sus caractersticas definitorias. Por lo tanto, el conjunto de elementos que posea esta caracterstica se denomina poblacin o universo. Poblacin es la totalidad del fenmeno a estudiar, donde las unidades de poblacin poseen una caracterstica comn, la que se estudia y da origen a los datos de la investigacin, y segn Gabaldn (1997), se entiende por poblacin un conjunto finito o infinito de personas, casos o elementos que presentan caractersticas comunes.

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Tamayo y Tamayo (2001), la muestra descansa en el principio de que las partes representan al todo y, por tal, refleja las caractersticas que definen la poblacin de la que fue extrada, lo cual indica que es representativa. La muestra se toma a travs de la seleccin sobre una poblacin. En est investigacin, se utiliz el total de la poblacin, basado en una seleccin con criterios establecidos por los investigadores donde simplemente se estima el uso total del mismo ya que el sistema interacta directa o indirectamente con el mismo. Por lo tanto, la generalizacin depende de la validez y tamao de la muestra, as se escoger el total de la poblacin involucrada directamente en los procesos administrativos de la Empresa Maflova, C.A. El siguiente cuadro muestra la distribucin del personal de la Empresa Maflova, C.A., involucrado en el proceso administrativo. Cuadro 2 Personal Involucrado en el Proceso Administrativo. Departamento Presidencia Administracin Atencin al Cliente Total Fuente: Maflova, C.A. (2007) No de Personas 1 2 3 6

Tcnicas de Recoleccin de Datos Segn Hernndez, Fernndez y Baptista (2002) una gua de observacin consiste en un conjunto de preguntas respecto a una o ms variables a medir (p.207). Las tcnicas son los medios empleados para recolectar la informacin y son de dos tipos, primarias y secundarias. Entre las variadas tcnicas de recoleccin de datos primarios se aplicar la de la Entrevista, para la recopilacin de la informacin, con las personas que laboran en

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el rea de atencin al cliente y en administracin, adems se recolectar documentos, recabando la informacin necesaria acerca de los procesos administrativos como datos relevantes. Revisin Bibliogrfica: Esta fuente permite obtener toda la informacin a travs del material escrito, se caracteriza por la revisin de libros, trabajos de grado, manuales etc. La Encuesta: Se basa en la obtencin de informacin mediante una serie de preguntas estructuradas con respuestas de seleccin simple. La Entrevista: Esta tcnica de recoleccin de datos permite obtener informacin a travs de la formulacin de preguntas cuyo objetivo tiene por descubrir como hechos opiniones o ambas cosas. La Observacin: Esta tcnica es la ms comn ya que sugiere y motiva los problemas y conduce a la necesidad de la sistematizacin de los datos, mediante la observacin de los procesos y las actividades realizadas en la Empresa Maflova, C.A.

Medicin de Variables Para medir las variables se utilizaron los instrumentos de recoleccin de datos que se explicaron anteriormente, para luego proceder a elaborar un anlisis de la informacin levantada, evaluando los resultados en dos oportunidades, antes y despus. Como ya se conoce el tamao de la poblacin (6 personas) se procede a realizar una encuesta simple a la cantidad de personas que la muestra indica, dicha encuesta estar conformada por 6 preguntas, que son las variables a evaluar y as obtener resultados que puedan ser mostrados en forma de grficos y porcentajes.

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Anlisis de Resultados Este procedimiento se encarga de descomponer un todo en sus partes constitutivas para su ms detallado examen. Este proceso es llamado por algunos autores anlisis anticipado y es fundamental para evitar fallas lamentables. Determinado el tamao de la muestra, se realiz la encuesta, para conocer el funcionamiento del sistema actual y conocer el proceso administrativo para realizar el sistema. Se determin que, se elabora manualmente el llenado del formulario de contrato de anillos, luego esta informacin es vaciada en un cuaderno para tener un archivo del cliente, conjuntamente se elabora una orden para la fabricacin del anillo ocasionando redundancia y a la vez constituye una prdida de tiempo para el personal encargado. Igualmente al momento de acceder a la informacin del cliente, cuando este vuelve para realizar sus prximos abonos o extrava el contrato, el proceso se va tornando gradualmente ms complejo por no tener la informacin del cliente a la mano, al recurrir a cuadernos que sirven de archivos donde no se puede obtener la informacin requerida al momento, no pudiendo prestar el mejor servicio al cliente. Actualmente se realizan informes diarios, tomando la informacin de copias de los recibos, contratos y facturas, discriminndolos por tipo y organizndolos cronolgicamente, lo que ocasiona prdida de tiempo para la persona encargada de realizar esta actividad y aumenta el riesgo de error debido a que esto se hace en forma manual. Tambin se determin que los abonos realizados se registran en el mismo formulario de contrato el cual es propiedad del cliente quien debe presentarlo en la tienda cada vez que efecte un pago, en muchas ocasiones este los extrava, haciendo complejo el proceso de buscar los datos del mismo para la realizacin de otro formulario como constancia de pago.

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Cuadro 3 Comparacin de resultados en la encuesta.

Pregunta 1.- Indique el Grado de Confiabilidad de los Datos del Sistema Respuesta Baja Regular Normal Alta Excelente Baja Regular Normal Alta Excelente Baja Regular Normal Alta Excelente Baja Regular Normal Alta Excelente Baja Regular Normal Alta Excelente Baja Regular Normal Alta Excelente Cant. 3 1 1 0 0 4 1 0 0 0 1 2 3 0 0 3 2 1 0 0 5 0 0 0 0 3 2 1 0 0 % 60 20 20 0 0 90 10 0 0 0 20 30 50 0 0 60 30 10 0 0 100 0 0 0 0 60 30 10 0 0

2.- Indique el Nivel en cuanto al la Informacin Actualizada del Sistema

3.- Indique el Nivel de Accesibilidad a la Informacin del Sistema

4.- Indique el Nivel de Seguridad del Sistema en Cuanto a la Proteccin y Resguardo de la Informacin

5.- Indique el Nivel de Detalle en las Consultas para poder filtrar la Informacin no Necesaria

6.- Indique el Nivel de Agrado del Sistema en cuanto a Interfase (Presentacin Grfica)

Nota: Resultados obtenidos realizados en encuesta al personal de la Empresa Maflova, C.A.. A continuacin, se presentan un anlisis de los datos mostrados en la tabla anterior, donde se puede observar la necesidad de realizar un cambio en el sistema actual para lograr satisfacer las necesidades del personal de la empresa Maflova, C.A., en cuanto al control las cuentas por cobrar.

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Primera pregunta de la encuesta: Indique el grado de confiabilidad de los datos del sistema. Un 60% del personal encuestado considera que el grado de confiabilidad del sistema actual es bajo, un 20% dice que es regular y el otro 20% expresa que es normal, los resultados fueron los esperados, esto demuestra la deficiencia del sistema actual. Segunda pregunta de la encuesta: Indique el nivel en cuanto a la informacin actualizada del sistema. El 90% del personal encuestado considera que el nivel de la informacin actualizada en el sistema es bajo, el otro 10% por su parte lo considero regular, con estos resultados se demuestra que la informacin no es constantemente actualizada. Tercera pregunta de la encuesta: Indique el nivel de accesibilidad a la informacin del sistema. Un 20% del personal encuestado considera que el nivel de accesibilidad al sistema es bajo y un 50% considera que es normal, estos resultados demuestran que los datos no son accesibles no estn al momento de solicitar informacin. Cuarta pregunta de la encuesta: Indique el nivel de seguridad en cuanto a proteccin y resguardo. Un 60% del personal encuestado considera que el nivel de seguridad en cuanto a proteccin y resguardo de la informacin es baja. Quinta pregunta de la encuesta: Indique el nivel de detalle en las consultas para poder filtrar la informacin no necesaria. El 100% del personal encuestado considera que el nivel de detalle en las consultas para poder filtrar la informacin no necesaria es baja, estos resultados sealan claramente la necesidad de un sistema automatizado que permita obtener informacin confiable y necesaria. Sexta pregunta de la encuesta: Indique el nivel de agrado del sistema en cuanto a interfaz. El 60% del personal encuestado considera que el nivel de agrado del sistema en cuanto a interfaz es bajo, el 30% lo considera regular y el restante 10% lo considera normal.

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CAPTULO IV

PROPUESTA

Metodologa para el Diseo y el Desarrollo Con el fin de llevar a cabo este proyecto, se utilizar la Metodologa para el Desarrollo de Sistemas de Informacin (MEDSI), por ser esta una tcnica adecuada para estructurar sistemas, permitiendo identificar las necesidades particulares de informacin del usuario. Dicha metodologa posee caractersticas que la hacen adecuada para el desarrollo de este proyecto, entre las cuales se tienen: 1. Es estructurada debido a que utiliza varios mtodos y tcnicas estructuradas, pertenecientes a la ingeniera de la programacin y han demostrado ser las ms eficientes y eficaces para el desarrollo de sistemas. Por otra parte, sirve de gua paso a paso, pasando de lo general a lo especfico, explicando en cada paso lo que se debe llevar a cabo para realizar el sistema de informacin. 2. Es completa: Ya que la misma cubre todas y cada una de las distintas fases del ciclo de desarrollo de un sistema de informacin, desde la definicin del proyecto hasta la implantacin del sistema en la organizacin, adems de funcionar como una gua para el desarrollo del proyecto a travs de las fases, a un nivel muy detallado, explicando las actividades que deben hacerse y en la mayora de los casos, enumerando las tareas especficas que se deben realizar.

3.

Es particionada: A fin de manipular mejor lo inherente a un proyecto de este tipo, la metodologa se divide en fases, y cada una de las fases esta compuesta por pasos, los cuales estn orientados a algn tipo de tpico, aspecto o elemento

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de un sistema de informacin. Cada paso a su vez agrupa un conjunto de actividades que deben realizarse. El sistema a nivel funcional ser capaz de: Elaboracin del contrato del cliente. Controlar los pagos realizados por los clientes. Consultar los movimientos y Estado de Cuenta de los Clientes. Emitir recibos de pago para controlar los abonos realizados por el cliente. Generar reportes diarios de los cobros realizados por la empresa. Emitir facturas al momento de la cancelacin total.

Vialidad de Ejecucin De acuerdo a los requerimientos de los usuarios se plantean las siguientes alternativas para su solucin: Creacin de un sistema automatizado para la gestin de cuentas por cobrar que permita un manejo eficiente y eficaz de los procesos de la Empresa y permita mejorar a su vez la atencin al cliente. Compra o adquisicin de un software administrativo disponible en el mercado. Mantener el sistema manual. Es necesario realizar un estudio de factibilidad para determinar cual de las alternativas propuestas ofrece los beneficios esperados y elegir la ms favorable para implementar en la empresa.

Aspectos Tcnicos

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El sistema ser instalado en un computador que sirva de servidor segn las caractersticas necesarias para el funcionamiento ptimo del mismo. Este ser controlado igualmente por el personal de administracin de la empresa. La factibilidad tcnica queda demostrada en este proyecto por los siguientes datos que se presentan a continuacin: La Tecnologa existe y se encuentra al alcance para su utilizacin. El hardware requerido no necesita especificaciones tan altas para el funcionamiento idneo. El Sistema trabajar en un Servidor el cual fue configurado nicamente para que cumpliera con la labor de almacenarlo, sus especificaciones son: Intel Pentium II 233 MHZ Disco Duro 20 Gb Memoria Ram de 512 MB Unidad de CD-ROM. Monitor Super VGA. 17. Teclado. El desarrollo del Sistema puede elaborarse sin mayores dificultades ni inconvenientes, puesto que los autores del mismo cuentan con los conocimientos necesarios para ello.

Aspectos Econmicos

Se realiz el anlisis de los costos en cuanto a la elaboracin del sistema para la empresa, y se estableci que el proyecto es financieramente factible por las siguientes razones: La empresa se muestra optimista en cuanto a la elaboracin e implementacin del sistema, tanto por la necesidad del mismo as tambin porque econmicamente no debern invertir en gastos adicionales ya que el sistema

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esta incluido dentro de los honorarios previamente establecidos al tratarse de un trabajo de grado que se le esta presentando por parte de sus autores. En cuanto a una inversin en equipos, tampoco deber la empresa elaborar un gasto, puesto que en la misma cuenta con los mismos a la disposicin. Tampoco debern realizar una vez implementado el sistema un gasto en cursos ni entrenamiento del personal que se encargar de su operatividad. Una vez analizadas todas estas caractersticas en cuanto a la implementacin del sistema dentro de la empresa Maflova, C.A., queda comprobado y demostrado que el proyecto y su implementacin es completamente factible.

Aspectos Operacionales

Desde el punto de vista operativo, se parti de lo actual para poder definir as como se proceder a generar el nuevo sistema; cuando se menciona lo actual se refiere al mtodo de control de cobranzas existente actualmente en la empresa, en el cual se realiz una recoleccin manual de datos y fueron llevadas a una hoja de Excel, la cual no fue actualizada con el tiempo. Se cont con la participacin del personal de la empresa para la elaboracin del anlisis y diseo del sistema, para poder cumplir con los requerimientos necesarios en cuanto a su funcionamiento e interaccin de parte de ellos con el mismo. No ser posible alterar o modificar los datos existentes sin contar con los privilegios de usuario requeridos por el sistema, que contar siempre con la validacin del mismo. El sistema ser de fcil uso, manteniendo un entorno conocido, esto con la finalidad de que el personal que trabaje con l no requiera de un mayor entrenamiento para poder hacerlo.

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Diseo de la Propuesta Requerimientos de Salida

La Empresa Maflova, C.A., en la bsqueda de prestar el mejor servicio a sus clientes desea obtener una herramienta que le permita llevar el control eficaz de los cobros realizados y de la informacin concerniente a sus clientes, como: estados de cuenta, prxima fecha de pago, deuda pendiente y que adems optimice los siguientes procesos: Elaboracin de Contratos de manera automatizada que permita incluir, eliminar y modificar los datos del cliente. Emitir automticamente los recibos de pago como constancia del abono realizado. Obtencin de reportes de los cobros realizados al finalizar las actividades diarias. Emitir facturas al momento de la cancelacin total.

D a to s C lie n te
C L IE N T E

C o n tr a to
1 C U EN TAS POR C O BR AR

D a to s C o n tr a to Abonos

R e cib o s d e A b o n o s F a ctu r a

C LIEN T E

Fig. 1. Diagramas De Flujo De Datos Del Sistema Propuesto - Nivel 0

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Contrato

Datos Contrato

1.1 REGISTRAR CONTRATO

Datos Crdito

1.2 CALCULAR FINANCIAMIENTO

Contrato

Recibo de Abono Abonos

1.3 REGISTRAR PAGOS

Factura

Fig. 2. Diagramas De Flujo De Datos Del Sistema Propuesto - Nivel 1

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Diagrama de Flujo de Procesos del Sistema Propuesto Pago de Abonos

Cliente
Notifica que va a realizar abono

Empleado
Solicita e ingresa cdula de identidad

Ingresa Abono

Chequea si es el ltimo abono

Chequea pago: Efectivo o Deposito

Coloca fecha de retiro anillo

Selecciona tipo de pago

Imprime Factura y entrega anillo

Recibo de Pago

Imprime Recibo de Pago

Recibe Factura y anillo

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CARTA ESTRUCTURADA DEL SISTEMA DE CUENTAS POR COBRAR PARA LA EMPRESA MAFLOVA, C.A.

M e n P r in c ip a l

C o n tra to

M a n t e n im ie n t o

C ob ros

R e p o rte s

S a l ir

C re a r

A c t u a liz a r P r e c io s

A bonos

In g r e s o s D i a r i o s / M e n s u a l e s

C o n s u lt a r

F in a n c ia m ie n t o

C u e n ta s p o r C o b r a r Im p r im ir R e c ib o o F a c t u r a ( s i e s p a g o f i n a l)

A n u la r

A g r e g a r N o m b r e s T r o q u e le s

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Modelo Entidad Relacin

TblAbono IdAbono FechaAbono MontoAbono Status NContrato (FK) CodCliente (FK)

TblCliente CodCliente NombreCliente ApellidoCliente TelefonoCliente DireccionCliente Iniciales

TblContrato NContrato IdLateral (FK) PrecioOtraSintetica CantOtrasSintetica PrecioAnillo Observaciones TotalPrecioAnillo CuotaF IncialF SubTAdic FechaContrato CodCliente (FK) IdOtraSintetica (FK) IdInstituto (FK) CodPromocion (FK) IdMedida (FK) IdFinanciamiento (FK) IdSus (FK) IdPiedraSintetica (FK) IdAdicional (FK) IdMaterial (FK) CodAnillo (FK)

TblLateral IdLateral DescirpcionAnillo

TblOtraSintetica IdOtraSintetica NombreOtraSintetica PrecioOtraSintetica

TblMedidaAnillo IdMedida Medida

TblInstituto IdInstituto NombreInstituto TblPromocion CodPromocion NombrePromocion TblSus IdSus NombreSus TblAdicional IdAdicional NombreAdicional PrecioAdicional TblDetalleAdicional IdDetalleAdicional DescripcionAdicional PrecioDetalleAdicional IdAdicional (FK) NContrato (FK)

TblFinanciamiento IdFinanciamiento TiempoFinaciamiento Cuota PorcentajeFinanciamiento

TblPiedraSintetica IdPiedraSintetica ColorPiedraSintetica

TblModeloAnillo CodAnillo DescripcionModelo TblPrecioAnillo CodAnillo (FK) IdMaterial (FK) PrecioAnillo

TblMaterial IdMaterial NombreMaterial

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Diccionario de Datos A continuacin se presentan las tablas que conforman el diccionario de datos: Cuadro 4 TblContrato Nombre Campo

Descripcin Clave primaria que identifica a cada NContrato Numrico Entero contrato. Indica la fecha de creacin de fechaContrato Fecha 12 contrato. IdOtraSinteticas Numrico Entero Cdigo de otra sinttica. CantOtrasSinteticas Numrico Entero Cantidad de otras sintticas PrecioOtrasSinteticas Numrico Doble Contiene precio de Otras Sintticas. CodAnillo Texto 10 Cdigo del Anillo. PrecioAnillo Numrico Entero Precio del Anillo. Inmaterial Numrico Entero Material del anillo. IdPiedraSintetica Numrico Entero Cdigo del color de la piedra IdMedida Numrico Entero Medida del Anillo. IdLateral Numrico Entero Codigo de los laterales del anillo. IdInstituto Numrico Entero Codigo del Instituto CodPromocion Numrico Entero Codigo de la Promocion. IdSus Numrico Entero Codigo del SUS. IdAdicional Numrico Entero Cdigo de los adicionales. SubTAdic Numrico Entero Sub total de adicionales TotalPrecioAnillo Numrico Entero Precio Final del AnilloIdFinanciamiento Numrico Entero Tipo de Financiamiento. CuotaF Numrico Entero Monto de las cuotas a pagar. InicalF Numrico Entero Monto de la inicial. Observaciones Memo 256 Observaciones del contrato. CodCiente Numrico Entero Cdula del Cliente. Fuente: Propia datos obtenidos de la Empresa Maflova, C.A. (2007) Cuadro 5 TblCliente Nombre Campo CodCiente NombreCliente ApellidoCliente DireccionCliente TelefonosCliente Iniciales

Tipo de Dato

Longitud

Tipo de Dato Numrico Texto Texto Texto Texto Texto

Longitud Entero 50 50 50 50 8

Descripcin Cdula del Cliente. Nombres del Cliente Apellidos del Cliente Direccin del Cliente Telfonos del Cliente Iniciales del Nombre del Cliente.

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Cuadro 6 TblAbono Nombre Campo Tipo de Dato Longitud Descripcin CodCiente Numrico Entero Cdula del Cliente. IdAbono Numrico Entero Cdigo del abono FechaAbono Numrico Entero Fecha del abono MontoAbono Numrico Entero Cantidad del abono. NContrato Numrico Entero Nmero del contrato. Status Numrico Entero Muestra el estado del abono. Fuente: Propia datos obtenidos de la Empresa Maflova, C.A. (2007) Cuadro 7 TblLateral Nombre Campo Tipo de Dato Longitud Descripcin IdLateral Numrico Entero Cdigo del Lateral. DescripcinLateral Texto 50 Nombre del Lateral. Fuente: Propia datos obtenidos de la Empresa Maflova, C.A. (2007) Cuadro 8 TblInstituto Nombre Campo Tipo de Dato Longitud Descripcin IdInstituto Numrico Entero Cdigo del Lateral NombreInstituto Texto 50 Nombre del Instituto Fuente: Propia datos obtenidos de la Empresa Maflova, C.A. (2007) Cuadro 9 TblSus Nombre Campo Tipo de Dato Longitud Descripcin IdSus Numrico Entero Cdigo del SUS. NombreSus Texto 50 Nombre del SUS. Fuente: Propia datos obtenidos de la Empresa Maflova, C.A. (2007) Cuadro 10 TblPromocion Nombre Campo Tipo de Dato Longitud Descripcin IdPromocion Numrico Entero Cdigo de la Promocin NombrePromocin Texto 50 Nombre de la Promocin Fuente: Propia datos obtenidos de la Empresa Maflova, C.A. (2007)

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Cuadro 11 TblMedida Nombre Campo Tipo de Dato Longitud Descripcin IdMedida Numrico Entero Cdigo Medida del anillo Medida Numrico Entero Medida del anillo Fuente: Propia datos obtenidos de la Empresa Maflova, C.A. (2007) Cuadro 12 TblPiedraSintetica Nombre Campo Tipo de Dato Longitud Descripcin IdPiedraSintetica Numrico Entero Cdigo del color de la piedra ColorPiedraSintetica Texto 20 Color de la Piedra Fuente: Propia datos obtenidos de la Empresa Maflova, C.A. (2007) Cuadro 13 TblOtraSintetica Nombre Campo Tipo de Dato Longitud Descripcin IdOtraSintetica Numrico Entero Cdigo OtraSintetica NombreOtraSintetica Texto 20 Nombre de lOtra Sintetica PrecioOtraSintetica Numrico Entero Precio de Otra Sintetica Fuente: Propia datos obtenidos de la Empresa Maflova, C.A. (2007) Cuadro 14 TblFinanciamiento Nombre Campo Tipo de Dato Longitud Descripcin IdFinanciamiento Numrico Entero Cdigo del Financiamiento TiempoFinanciamiento Numrico Entero Tiempo del Financiamiento Cuota Numrico Entero Cuota del Financiamiento PorcentajeFinaciamiento Numrico Entero Porcentaje del Financiamien Fuente: Propia datos obtenidos de la Empresa Maflova, C.A. (2007) Cuadro 15 TblModeloAnillo Nombre Campo Tipo de Dato Longitud Descripcin Codanillo Texto 10 Cdigo del Anillo DescripcinModelo Texto 50 Nombre del Modelo de anillo Fuente: Propia datos obtenidos de la Empresa Maflova, C.A. (2007)

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Cuadro 16 TblMaterial Nombre Campo Tipo de Dato Longitud Descripcin Idmaterial Numrico Entero Cdigo del Material NombreMaterial Texto 50 Nombre del Material Fuente: Propia datos obtenidos de la Empresa Maflova, C.A. (2007) Cuadro 17 TblPrecioAnillo Nombre Campo Tipo de Dato Longitud Descripcin Codanillo Texto 10 Cdigo del Anillo Idmaterial Numrico Entero Cdigo del Material PrecioAnillo Numrico Doble Precio del Anillo Fuente: Propia datos obtenidos de la Empresa Maflova, C.A. (2007) Cuadro 18 TblAdicional Nombre Campo Tipo de Dato Longitud Descripcin IdAdicional Numrico Entero Cdigo del Adicional NombreAdicional Texto 20 Nombre del adicional Fuente: Propia datos obtenidos de la Empresa Maflova, C.A. (2007) Cuadro 19 TblDetalleAdicional Nombre Campo Tipo de Dato Longitud Descripcin IdDetalleAdicional Numrico Entero Cdigo del Detalle del Adicional DescripcionAdicional Texto 20 Nombre del adicional PrecioDetalleAdicional Numrico Doble Precio del Det. Adicional IdAdicional Numrico Entero Cdigo del Material NContrato Numrico Entero Nmero del Contrato Fuente: Propia datos obtenidos de la Empresa Maflova, C.A. (2007)

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CONCLUSIONES

El sistema de cuentas por cobrar para la Empresa Maflova ha sido diseado para solucionar los problemas presentados en el procesamiento de la informacin, control de las cuentas por cobrar de los clientes, tiempo de elaboracin de las actividades y atencin al publico. Para determinar las debilidades del sistema actual y obtener informacin de los requerimientos de la Empresa, fue necesario interactuar con el personal encargado de la elaboracin de contratos y cobranza, realizando entrevistas con el fin de de obtener la informacin necesaria de los procesos diarios y corregir las fallas del sistema manual. El siguiente paso fue la definicin del modelo lgico y fsico de la base de datos y creacin de las tablas para almacenar la informacin del sistema con su respectivo diagrama Entidad Relacin, utilizando el manejador de Base de Datos Microsoft Access. Durante la fase de desarrollo se disearon las pantallas y se codificaron todos mdulos del Sistema, utilizando la herramienta Microsoft Visual Basic 6.0. Luego de esto, se realizaron las pruebas necesarias en cada unos de los mdulos para verificar que funcionara correctamente y determinar si era necesaria alguna modificacin, de esta manera el sistema esta listo para ser implantado. Para realizar la instalacin en la empresa y sustituir los procesos manuales, se dise un plan de implantacin que contempl las actividades necesarias para garantizar el correcto funcionamiento del sistema de cuentas por cobrar.

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REFERENCIAS

Balena Francesco (2000): Programacin Avanzada con Microsoft Visual Basic 6.0. Madrid. McGraw-Hill

Sampier Collado, Tercera Edicin. Venezuela. McGrawHill

Metodologa de la Investigacin. Caracas-

Tamayo y Tamayo, M. (2001): El proceso de investigacin Cientfica. Mxico: Ed. Limusa. Ezquerra Eduardo (1999). Manual Prctico de Visual Basic 6.0. Madrid, Espaa. Prensa Tcnica. Tesis y Trabajos de Grado Brito D. (2003), Sistema de informacin para el registro, control de cobranzas de la empresa Satcontrol, C.A, Caracas, CUFM. Duque I. (2005), Especificacin e Implantacin de un sistema de cuentas por cobrar. Caracas, CUC. Rodrguez M. (2006), Sistema Automatizado de Cuentas por Cobrar para el Grupo Odontolgico Onnis. Caracas, Universidad Nueva Esparta. Manuales UPEL (2003) Manual de Trabajos de Grado, de Especializacin, Maestra y Tesis Doctorales de la Universidad Pedaggica Experimental Libertador. Caracas.

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Documentos Jurdicos (Decreto N 3390) (2004/ 12/ 23) Gaceta oficial N 38.095 de fecha 28/ 12/ 2004 Fuentes Electrnicas en lnea Wikipedia Enciclopedia. Lenguaje Informtico [Documento en lnea] disponible: http://es.wikipedia.org/wiki/Lenguaje_inform%C3%A1tico [Consulta: 20 de Octubre de 2008 hora 16:30] Gabriela U. Metodologa de la Investigacin. [Documento en lnea] disponible: http://www.mipagina.cantv.net/grbanoucv23/metodologia%20de%20la %20investigacion.htm [Consulta: 20 de Octubre de 2008 hora 17:00] Raquel Ochoa Arnelas. Simulacin de Algoritmos de Programacin para Computadora. [Documento en lnea] disponible: http://digeset.ucol.mx/tesis_posgrado/Pdf/Raquel%20Ochoa%20Ornelas.pdf [Consulta: 27 de Octubre de 2008 hora 16:30] Antonio Monzn. Calidad de la Especificacin: Se pueden medir los Requisitos? [Documento en lnea] disponible: http://irqaonline.fileburst.com/docs/papers/Calidad_de_la_Especificacion.pdf [Consulta: 27 de Octubre de 2008 hora 16:45] Alejandro Pea Ayala. Ingeniera de Software: Una Gua para Crear Sistemas de Informacin. [Documento en lnea] disponible: http://www.wolnm.org/apa/articulos/Ingenieria_Software.pdf? startMessage=1&passed_id=1495&mailbox=INBOX&ent_id=2 [Consulta: 30 de Octubre de 2008 hora 17:30] Carlos Sabino. El Proceso de Investigacin [Documento en lnea] disponible: http://paginas.ufm.edu/sabino/PI.htm [Consulta: 30 de Octubre de 2008 hora 19:00]

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[ANEXO A] Encuesta: Sistema de Cuentas por Cobrar para la Empresa Maflova, C.A. Nombre y Apellido: Departamento: Cargo:

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-[ANEXO B]

Validacin del Instrumento Para comprobar la validez del instrumento, se elabor una planilla de medicin para ser entregada a personal experto y verificar la pertinencia, claridad y correspondencia de las preguntas realizadas en la encuesta antes de ser aplicada al personal de Maflova, C.A. A continuacin, el formato utilizado para la validacin de la encuesta aplicada.
N DE TEM 1 2 3 4 5 6 COHERENCIA SI NO CLARIDAD SI NO CORRESPONDENCIA SI NO OBSERVACIONES

Observaciones: ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ______________________________________________________________ Nombre y Apellido: _________________________

Cdula de Identidad: __________________________ Firma: ____________________

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