rEcurSOS

OfIcINAS vIrtuALES

La ventaja de compartir oficina

Las oficinas virtuales se han convertido en un campo de cultivo para nuevos proyectos y negocios. Aqu te damos 10 ideas para sacarles el mximo provecho.
Por AlejAndrA S. InzunzA

18 - 31 De JULiO, 2011 EXPANSIO 103 N

GettyimaGes

OfIcINAS vIrtuALES

EmPrENdEdOrES

uando las oficinas virtuales llegaron a Mxico, hace cinco aos, se trataba slo de grandes espacios en los que, por un precio econmico, cualquiera poda emprender su negocio con todos los servicios incluidos, compartiendo el lugar con otras empresas. el cliente no tena que preocuparse por la infraestructura, contaba con un domicilio fiscal y se olvidaba de todas las cuestiones tcnicas para poner en marcha su compaa. Hoy este concepto ha evolucionado. Adems de adaptarse de manera integral a las necesidades de los clientes, buscan crear sinergia entre ellos para que puedan desarrollar nuevos proyectos, compartir clientes y hacer alianzas laborales. otras han decidido especializarse en nichos especficos y buscar actividades en comn ms all del trabajo diario, como focus groups y conferencias de inters general. una de las pioneras en este tipo de proyecto es Cmo: oficinas a tu medida, una idea de jvenes emprendedores exclusiva para jvenes emprendedores. A diferencia de otras oficinas virtuales que slo brindan servicios como mensajera o recepcin de llamadas, su proyecto consiste en crear correlaciones entre quienes trabajen all para que surjan nuevos proyectos y alianzas que ayuden a hacer crecer sus empresas. Varias de las 10 que trabajan en Cmo se han unido para captar nuevos clientes. lo que queremos en Cmo es retar el statu quo de la vida profesional y el xito formando emprendedores () Hacemos un networking real que les ayuda a profesionalizar sus servicios con un costo mnimo, seala Sarah Aguilar, socia fundadora de Cmo. decenas de oficinas virtuales han implementado modelos similares que superan las oficinas convencionales, en las que compartir el espacio es una ventaja para aquel que quiera hacer crecer su negocio. Aqu proponemos 10 ideas bsicas que ellos han puesto en prctica para explotar al mximo una oficina virtual y hacer crecer un negocio. 1. EnfcatE En un nicho Algunas oficinas virtuales buscan unir criterios en torno a proyectos o ser exclusivas para una rama en particular. otras han buscado su nicho a travs de la edad y quieren ser referencia en ese sector captando slo a emprendedores y gente de menos de 30 aos. Cmo hacerlo? Segn ral lpez, de ivo Business Center, escoger un sector laboral o de edad ayuda a tener clientes seguros. Slo basta hacerse publicidad entre ese rubro y ofrecer los mejores servicios y sistemas para abogados, contadores (o cualquier otra profesin), porque requieren sistemas similares y asistencia laboral que t como oficina puedes ofrecer. lo ms importante es adaptarse al cliente y eso te ayuda a posicionarte en el sector. en espaa, por ejemplo, se han creado oficinas virtuales temporales para proyectos especficos. en Bilbao y Madrid esto se hizo gracias a la instauracin de Strumental, una herramienta en la que diversas empresas se unieron para construir las torres de la Ciudad deportiva del real Madrid. Adems de compartir un espacio fsico, la aplicacin de la empresa Structuralia, permite a arquitectos e ingenieros crear documentacin y compartirla

a travs de internet. en proyectos muy ambiciosos es ms fcil si los involucrados trabajan en un mismo lugar y comparten documentacin online. Si centralizas la informacin, tienes un trabajo ms coordinado, explica Andrs Serrano, director de negocios de Structuralia. 2. aprovEcha El EmprEndimiEnto Casi todas las oficinas virtuales se enfocan en emprendedores, sin experiencia en el mercado laboral, que buscan ahorrar costos y tener una buena imagen. Mnica Cati, directora general de regus Mxico, explica que es necesario tener una buena estrategia de comunicacin y asesorar a los clientes para que se incorporen al mundo profesional. empresas como ibs, ivo y City office han centrado sus esfuerzos en captar emprendedores y ayudarlos a crecer. Martha Alba, una diseadora web de 26 aos, decidi que la nica manera de poner su propio negocio al terminar la carrera era a travs de una oficina virtual. encontr que poda pagar slo 800 pesos al mes por todos los servicios y que, con el tiempo, podra hacer crecer su compaa. despus de dos aos, ya tiene ms de 25 clientes y sigue trabajando desde una oficina virtual. Cualquiera puede hacerlo. Slo hay que buscar las mejores alternativas, escoger y ponerte a trabajar en tu negocio, afirma. 3. divErsficatE la mayor parte de las personas que ocupan una oficina virtual se concentran slo en su negocio, sin embargo, pueden aprovecharse otras disciplinas a travs de algunas herramientas. Por ejemplo, en Cmo: oficinas a tu medida, adems de hacer encuentros semanales entre las 10 empresas que trabajan all, tambin se realizan conferencias sobre temas de inters general en las que participan invitados reconocidos a nivel internacional. Hace un par de meses, por ejemplo, se invit al periodista venezolano Gustavo Azcar, quien fue preso del gobierno de Hugo Chvez. Buscamos que todos estn expuestos a temas y disciplinas que de otra manera estaran excluidos, agrega Sarah Aguilar. la compaa de oficinas tiene que buscar temas de inters general, a travs de encuestas, que sean de utilidad para el cliente y organizar eventos para ellos. 4. rEaliza focus groups Tambin puedes aprovecharlas como semillero de ideas mediante focus groups semanales con las empresas que comparten espacio. All pueden surgir nuevas ideas, adems de probar cmo el pblico recibir los proyectos. en Cmo, cada semana se realiza un desayuno, en el que todos los clientes llegan una hora antes para convivir e intercambiar ideas. esto ha servido para que haya una buena relacin laboral entre ellos y sepan el camino de sus propios proyectos. otras empresas, como ofisur, han establecido Virtual Focus, una herramienta que sirve para hacer focus groups virtuales entre miembros de la empresa y otros ajenos a ella, que puedan ayudar a llevar a cabo entrevistas de reclutamiento, debates e investigacin. la idea consiste en ahorrar tiempo y facilitar el trabajo.Se tiene que tener cierto conocimiento tcnico para utilizar Virtual Focus o programas similares, pero si lo haces con un pequeo curso o si tu oficina virtual ofrece el sistema, ahorras tiempos

104 EXPANSIO 18 - 31 De JULiO, 2011 N

rEcurSOS

OfIcINAS vIrtuALES

y tienes resultados puntuales, dice ricardo vila, investigador del Instituto empresa, uno de los pioneros en la utilizacin de esta herramienta que ahora es aplicada en diversos tipos de oficinas virtuales. 5. El networking Federico Casas, un estudiante de ingeniera industrial de la universidad Iberoamericana, vendi su primera empresa, Kin Camp dedicada a organizar campamentos de verano a los 23 aos, multiplicando por 20 su valor inicial. Tras ocupar un mdulo de 1,500 pesos al mes y dedicarse a hacer contactos, ya contaba con otras cuatro empresas, una de ellas, Aventones, dedicada al carpool, y que ya est valuada en ms de 2 millones de dlares. llegu a Cmo como Federico Casas. en el sentido de no tengo empresa y voy a poner empresas. Si me quedaba en un Starbucks iba a tener un handicap que me impedira relacionarme con otra gente. All empec a convivir con otras empresas, a tener clientes nuevos, proveedores, colaboradores y socios. es un caldo de cultivo, explica. en ofisur, donde comparten espacio agentes de seguros, contadores y hasta mdicos, han aprovechado para compartir tambin sus experiencias y relaciones. la ventaja de la oficina virtual es que ests rodeada de gente de todos los rubros, y slo basta con aprovechar esos contactos y utilizarlos en lo que necesitas, explica Alejandro Gonzlez. 6. la tEcnologa a tu sErvicio Algunas oficinas brindan herramientas tecnolgicas para facilitar el trabajo a sus clientes a la hora de hacer administracin y gestin de proyectos, diseo grfico, presentaciones, etctera. Muchos clientes todava no estn identificados con internet, as que se les entrena en el uso de nuevas tecnologas y algunas incluso contactan con cursos para aprender a usar programas como Mindmanager, 99 designs, Basecamp, entre otros. Tener una oficina virtual tiene que tener un valor agregado. no slo es ahorrar costos y tiempo, tambin es aprender y darle un nuevo giro a tu oficina, dice Mario Salgado, que tiene su despacho en City office, una empresa que pone especial nfasis en el desarrollo tecnolgico a la hora de tener una oficina virtual. Slo se necesita que el personal tenga disposicin para aprender y buscar una oficina que ofrezca cursos y programas. 7. aprovEcha El tiEmpo los horarios en la mayor parte de las oficinas virtuales son limitados. de lunes a viernes de 8:00 a 22:00 horas. esto puede limitar el margen de accin de los clientes, que pueden perder proyectos y horas extras de trabajo, debido a la limitacin temporal de sus oficinas. una de las ideas principales de Cmo fue que el uso de sus oficinas fuera las 24 horas, para dar al cliente libertad para ocupar sus espacios y trabajar en sus negocios en el tiempo que ellos consideraran necesario. ivo Business Center decidi hacer lo mismo para que sus clientes sintieran que el lugar de trabajo es algo ms que una oficina virtual y desarrollaran un sentido de pertenencia, que les ayudara a aprovechar al mximo el espacio. Trabajar los fines de semana les ayuda a adelantar trabajo y rendir mejor. Por eso somos un lugar accesible, dice laura Gonzlez, de ivo.

Empec a convivir con otras empresas, a tener clientes nuevos, proveedores, colaboradores y socios. Es un caldo de cultivo.
fEdErIcO cASAS, emprendedor de Aventones.

8. a crEcEr Algunas compaas de oficinas virtuales permiten un crecimiento fsico, con la renta de ms locales en el mismo espacio. esto ayuda a que los clientes renten por ms tiempo la oficina y no sea de uso temporal en lo que se hacen de una propia. es el caso de ibs, una de las primeras empresas mexicanas que opt por explotar este nicho. la imagen y los servicios que el negocio necesita los aportamos nosotros. el cliente se encarga de hacer crecer el negocio y aqu le damos la oportunidad para hacerlo, afirma leon W. london, gerente general de ibs, que tiene ms de 600 clientes, despus del xito que tuvieron en menos de cinco aos. 9. ojo con la ubicacin Adems de estar ubicado en un lugar cntrico y de fcil acceso, el sitio donde se instala la oficina virtual debe tener un valor agregado. la idea de Cmo al establecerse en la colonia Anhuac es la de generar un centro creativo para activar la colonia, fomentando el desarrollo de nuevos proyectos. regus, City office e ibs optaron por establecerse en corredores de negocios como reforma, Polanco e Insurgentes, para que los clientes tengan una mejor imagen. escogimos el centro porque la mayor parte de los clientes necesitan moverse por un precio accesible, dice Arturo Woodward, de City office. 10. dEsarrolla El compromiso social Adems de captar clientes y servir slo como oficina virtual, algunas de estas empresas quieren unificar criterios al hacer que todas las compaas que compartan espacio, realicen actividades relacionadas con la responsabilidad social y se enfoquen en proyectos comprometidos con el desarrollo individual y del pas. nosotros difundimos entre nuestros clientes artculos y guas de responsabilidad social corporativa para que sigan este camino, seala Mnica Cati, de regus. otras realizan proyectos urbanos y medioambientales en las zonas aledaas a la oficina. ibs, por ejemplo, considera que para ser socialmente responsable se debe dar una gran calidad en el servicio, para que sus clientes hagan lo mismo. la oficina virtual no slo es barata, puede llevarte a construir nuevos proyectos e, incluso, fundar nuevas empresas, gracias al networking, el trabajo en equipo y las herramientas tecnolgicas, slo es necesario analizar el mercado, buscar las ventajas y aplicar las herramientas especficas para hacer crecer el negocio.

106 EXPANSIO 18 - 31 De JULiO, 2011 N