Открыть Электронные книги
Категории
Открыть Аудиокниги
Категории
Открыть Журналы
Категории
Открыть Документы
Категории
М.К.
С.С.
Marie Kondo and Scott Sonenshein
JOY AT WORK
Copyright © 2020 by Marie Kondo/KonMari Media Inc. (KMI)
and Scott Sonenshein. This translation arranged through
Gudovitz & Company Literary Agency, and InkWell Management
С.С.
Высокая цена нематериальной
захламленности
В расчистке нуждаются не только наши рабочие столы. Мы
перегружены еще и нефизическим, нематериальным беспорядком. В
частности, современная технология производит «цифровой хлам»
в форме избыточной электронной переписки, файлов и онлайн-
аккаунтов. Прибавьте сюда многочисленные встречи, совещания и
другие задачи, которые необходимо решить, – и уже кажется
невозможным удерживать все это под контролем. Чтобы добиться
стиля работы, действительно приносящего радость, нужно навести
порядок во всех аспектах до единого, а не только в физическом
пространстве.
Согласно одному исследованию, типичный офисный работник
тратит почти половину дня на электронную переписку, и в любой
отдельно взятый день в среднем около 199 писем[11] в почтовом ящике
все равно остаются непрочитанными. По данным Центра творческого
лидерства, 96 процентов работников считают, что зря тратят время на
ненужную почту[12]. Вдобавок почти треть программ, установленных
на большинстве компьютеров, никогда не используется. Из одних этих
примеров ясно, что мы на работе просто завалены цифровым хламом.
А что говорить об информации, которая нужна нам, чтобы
пользоваться разнообразными аккаунтами онлайн-сервисов? У
среднего интернет-пользователя около 130 онлайн-аккаунтов на
каждый почтовый адрес. Даже если учесть, что некоторые из них
можно объединить и управлять ими под одним аккаунтом, например с
помощью Google или Facebook, количество пользовательских ID и
паролей, необходимых для этого, все равно остается впечатляющим. И
подумайте только, что происходит, если вы забыли пароль. Вы вновь и
вновь вводите комбинации возможных ID и паролей – напрасно – и,
наконец, сдаетесь и меняете пароль.
Увы, статистика показывает, что так случается неоднократно.
Согласно проведенному в Америке и Великобритании опросу, потери в
продуктивности из-за забытых или потерянных паролей в денежном
выражении доходят до 420 долларов на работника ежегодно[13], и это
по самым скромным оценкам. В компании, где работает около 25
человек, это составляет в сумме более 10 000 долларов в год.
Возможно, нам следовало бы учредить «фонд потерянных паролей», в
который автоматически будет переводиться некоторая сумма каждый
раз, когда кто-то забудет свой пароль, чтобы ее можно было
использовать на пользу обществу.
Встречи и совещания тоже отбирают большой процент рабочего
времени. В среднем офисный работник тратит 2 часа 39 минут[14] в
неделю на неэффективные совещания. В ходе опроса старших
менеджеров, проведенного исследователями, большинство
респондентов выразили неудовлетворенность совещаниями в своей
компании[15], утверждая, что они непродуктивны, неэффективны,
мешают более важной деятельности и не способны сплотить
коллектив. Совещания вроде бы проводятся ради блага компании,
однако, как ни иронично, старшие менеджеры, те самые люди, которые
ответственны за их организацию, считают, что от них одни убытки.
Расходы на непродуктивные совещания составляют более
399 миллиардов долларов ежегодно[16]. Когда я думаю об этом – и еще
о потерях, вызванных забытыми паролями, и 8,9 миллиарда долларов
убытков из-за времени, потраченного на поиск предметов, – я не могу
не представлять, сколько денежных средств могло бы получить
правительство, обложив налогом этот вид неупорядоченности. Звучит
безумно, понимаю, но все же…
В главах, начиная с четвертой, Скотт подробно расскажет, как
расчищать нематериальную захламленность. А пока просто обратите
внимание на препятствия. Стоит лишь справиться с ними, и работа
будет приносить вам радость. Это означает, что у вас есть гигантский
потенциал к совершенствованию. Представьте себе, что вы не только
расчистили рабочий стол, но и привели в порядок электронную
переписку, файлы и прочие цифровые данные, всегда успеваете
провести все совещания и решить разнообразные задачи,
запланированные в расписании. Подумайте, сколько радости это может
вдохнуть в вашу работу.
С.С.
Наведите порядок в один заход – и не будете
знать рецидивов
«Я разгребала свой стол миллион раз, но не успеваю оглянуться,
как он снова обрастает вещами».
Рецидив – одна из самых частых проблем, в связи с которыми у
меня просят совета. Любой, кто брался за наведение порядка, хоть раз
да столкнулся с ним. Возьмем для примера мою коллегу Джун.
– Я часто навожу порядок, ты же знаешь, – говорила она,
показывая на рабочий стол. – Возможно, с виду так и не скажешь, но я
на самом деле не прочь прибраться.
Увидев стол, внешне, казалось бы, опрятный и аккуратный, я
пробегаюсь взглядом по столешнице, а потом проверяю места,
скрытые от глаз. Начинаю с ящиков. Стоит их выдвинуть, и меня часто
приветствует полный набор: неиспользуемые ручки, старые визитки,
мешанина скрепок и ластиков, покрытый пылью веков бальзам для
губ, упаковка окаменевшей жевательной резинки, канцелярские
принадлежности, пластиковые столовые приборы, бумажные
салфетки, одноразовые пакетики соевого соуса и кетчупа.
После этого я откатываю назад кресло, присаживаюсь на корточки
и заглядываю под стол. Протянув руку, извлекаю из-под него
картонные коробки и бумажные пакеты. Как правило, они набиты
книгами и документами, одеждой, обувью и снеками. Мои действия
люди встречают удивленным взглядом: «Вы имеете в виду, что я и под
столом должен убирать?» Но нельзя расчистить только столешницу
рабочего стола и этим ограничиться.
Если хотите навести порядок настолько полный, чтобы никогда
больше не возвращаться к захламленности, наметьте для себя одну
простую цель: знать, какое место отведено для каждого предмета в
вашем рабочем пространстве. Какого рода вещи у вас есть и сколько
этих вещей? Где вы их держите? Какого типа предметы обычно
накапливаются в силу специфики вашей работы? И куда вы их
убираете, когда это случается? Только после того как вы научитесь
четко распоряжаться всеми этими вещами, можно будет сказать, что вы
навели порядок.
Как этого добиться? Наводите порядок в своем рабочем
пространстве в один заход, распределив вещи по категориям. Если вы
решите сегодня разобраться со столешницей, завтра с первым ящиком,
а послезавтра со вторым, мало-помалу выбрасывая ненужное тогда,
когда на это есть время, то никогда не приведете свое рабочее место в
порядок. Первый шаг – выделить отрезок времени на уборку. Потом
распределите все предметы, которые у вас есть, по категориям и
решите, что из них следует оставить, а что выбросить. Теперь
определите, где будете хранить вещи, которые оставили. Чтобы по-
настоящему навести порядок, следуйте этапам в указанной
последовательности.
Мы со Скоттом подробно объясняем, как это сделать (касаясь
материальных и нематериальных аспектов), начиная с третьей главы и
далее. А пока просто запомните, что таков секрет успеха:
упорядочивать по категориям, расчищать быстро и полностью, всё в
один заход. Где бы вы ни наводили порядок, на работе или дома, в этом
состоит сущность метода КонМари.
Вам может показаться, что это трудная задача, но не волнуйтесь!
Расчистить рабочее место намного проще, чем навести порядок дома –
я говорю сейчас о материальных аспектах уборки. Во-первых,
пространство для работы физически намного меньше, и категорий
предметов не так много, в результате чего легче решить, что оставить и
где хранить. И это занимает намного меньше времени. Чтобы убрать
дом по методу КонМари, требуется как минимум три дня для человека,
который живет один и имеет не так уж много вещей, а для семьи – в
зависимости от того, сколько вещей у каждого из домашних, – от
недели до нескольких месяцев. Для расчистки же рабочего стола
требуется в среднем пять часов – или, в зависимости от специфики
работы, даже меньше, до трех часов. Даже людям, у которых имеется
не только стол, а, например, собственная кабинка или кабинет, обычно
нужно не более десяти часов. Так что если вы сможете выделить себе
на эту задачу два дня, то наверняка сумеете уложиться в отведенное
время.
Если вам трудно выкроить время для уборки – если выделить пять
часов никак не получается, – попробуйте разбить этот процесс на
несколько сеансов. Самый частый подход моих клиентов – приезжать в
офис за два часа до начала рабочего дня и полностью наводить
порядок за три двухчасовых сеанса. Вот что я заметила: клиенты, не
делающие больших перерывов между сеансами, входят в
определенный ритм, который помогает им быстро справиться с
задачей. Так что, если у вас мало «лишнего» времени, рекомендую
ставить в расписании сеансы уборки как можно ближе друг к другу,
чтобы сохранить энергию и темп. Растягивать этот процесс настолько,
чтобы приходилось каждый раз начинать заново, – совершенно пустая
трата времени и самый неэффективный подход к упорядочиванию.
Говоря, что нужно наводить порядок «быстро и полностью, всё в
один заход», я имею в виду «не более чем за месяц». Хотя некоторые
люди удивляются такому растянутому сроку, месяц – это недолго в
сравнении с годами, в течение которых большинству из нас
приходилось мириться с захламленным столом. Хотя было бы здорово
разобраться со всем за день-два, не страшно, если придется повозиться
чуть дольше. Важно установить для себя строгий дедлайн. Вы можете
решить, например, что намерены завершить весь процесс до конца
месяца, а потом распланировать конкретные временные отрезки для
уборки. Если же вы будете просто твердить себе, что наведете порядок,
когда появится время, то не сделаете этого никогда.
С.С.
Создайте среду, в которой сможете
концентрироваться
Единственные звуки в затихшем офисе – стук пальцев по
клавиатуре и тихий гул голосов. У нас с клиенткой самый разгар
«уборочного сеанса».
– Это приносит вам радость?
– Да.
– Это важная вещь?
– Нет, она мне больше не нужна.
– А вот этот документ?
Голос моей клиентки стихает. Она переходит на шепот:
– А это связано с одним сотрудником, который ушел от нас в
прошлом году. Были неприятности, понимаете…
– О, простите…
Во время этого сеанса с клиенткой, случившегося в самом начале
моей консультативной деятельности, я поняла одну важную вещь. В
тихом офисе подобный урок может казаться довольно шумным, и
очень трудно разговаривать, не тревожа при этом других. Должно
быть, моя клиентка ощущала сильный дискомфорт, бедняжка!
Наводя порядок в рабочем пространстве, важно создать среду,
которая помогает фокусироваться. Если вас беспокоит мнение других,
стоит задуматься о том, когда именно вы будете это делать. Если вы
можете получить доступ к своему рабочему месту в праздники или на
выходных, если у вас есть собственная кабинка или кабинет, тогда вы
более свободны в выборе времени для наведения порядка. Но если ваш
стол ничем не огорожен и наводить порядок можно только в будни,
вероятно, придется заниматься этим делом до начала или после
окончания рабочего дня, чтобы не беспокоить остальных. Я уже
привыкла вести уроки с семи до девяти утра, прежде чем мои клиенты
начинают свой рабочий день.
Наведение порядка с раннего утра имеет множество преимуществ.
Когда знаешь, что в девять начинается работа, за уборку берешься со
всем рвением, а поскольку с утра ты свеж и полон сил, это занятие
воспринимается позитивнее, а процесс доставляет удовольствие. В
этом состоянии решения, что сохранить, а что выбросить, даются
легче. Вот почему я уже многие годы говорю клиентам, что утро –
лучшее время для наведения порядка на рабочем месте. Однако не так
давно мой взгляд начал меняться благодаря тому опыту, что я
приобрела, рассказывая о своем методе в других странах.
В Японии для людей обычное дело – задерживаться в офисе
допоздна, из-за чего после окончания рабочего дня трудно
сфокусироваться на наведении порядка. Но во многих компаниях
в Америке после шести вечера в офисе почти никого не остается. А по
пятницам число работающих начинает постепенно уменьшаться
примерно с трех часов дня. В таких случаях вполне можно заняться
упорядочиванием и после работы.
Я обратила внимание и на другое различие. Большинство
американцев говорили мне, что их ничуть не побеспокоит человек,
наводящий порядок на своем столе посреди рабочего дня, как бы при
этом он ни шумел. Чтобы убедиться, что они поняли, о чем шла речь, я
уточняла: «Даже если это совершенно открытое офисное
пространство, в котором очень-очень тихо?» И все равно получала тот
же ответ. Очевидно, в Америке проблема, с которой я билась годами –
как незаметно прибраться на своем рабочем месте, – менее актуальна.
В Японии считается признаком вежливости обращать внимание
на то, что думают другие, и стараться им не докучать. Уверена, так же
обстоят дела и в Америке, и в большинстве других стран. Однако
благодаря этому опыту я поняла, что людей в разных местах беспокоят
разные вещи. Наводя порядок, важно создать среду, в которой нам
будет комфортно, чтобы мы могли сосредоточиться на том, что делаем.
Возможно, для этого придется выбрать время, когда в офисе меньше
людей, или просто предупредить коллег, что мы будем наводить
порядок. А еще можно предложить коллегам присоединиться к нам в
этом благом деле. Более того, я рекомендую при возможности делать
это одновременно во всей компании.
Мой знакомый издатель под конец года выделил один день на то,
чтобы каждый служащий привел в порядок свой стол и пространство
вокруг него. Очевидно, в результате воздух стал значительно чище, а
психологическая атмосфера в компании улучшилась настолько, что в
следующем году издательство выпустило немало бестселлеров.
Порядок повышает эффективность труда каждого человека в
коллективе и способствует позитивному подходу, так что эти
прекрасные результаты вполне логичны. Даже если невозможно
вовлечь в это мероприятие всю компанию разом, разве не замечательно
было бы, если бы сотрудники целого отдела или всей рабочей группы
решили навести порядок вместе?
Да начнется фестиваль наведения порядка!
Когда я начала давать уроки наведения порядка руководителям
бизнеса, моя жизнь стала гораздо более насыщенной. По будням я вела
занятия с семи до девяти утра, потом с половины десятого до позднего
вечера усердно трудилась в своем отделе продаж. А по выходным
учила клиентов наводить порядок дома. В разговорах с коллегами я
упоминала, что в выходные помогла такой-то клиентке завершить
генеральную уборку на кухне или что этим утром такая-то владелица
бизнеса избавилась от четырех мешков бумажного мусора. Очень
скоро все в компании знали, что я веду собственный бизнес в сфере
уборки и наведения порядка, и посыпались просьбы об уроках от
коллег и начальников.
Словом, скучать не приходилось, и это не могло не радовать, но
мне и в голову не приходило сделать наведение порядка своей
профессией. Коллеги благодарили меня приглашениями в ресторан, и
хотя я принимала плату от клиентов вне своей компании, эти уроки
рассматривала как побочный бизнес, а не постоянную работу.
Однажды после завершения очередного курса уроков клиент
повернулся ко мне – я как раз любовалась его идеально
упорядоченным рабочим столом – и сказал: «Право, вам следовало бы
распространять этот метод наведения порядка, чтобы его знал каждый.
Знаете, ведь вы единственная, кто умеет это делать». Его слова
заставили меня осознать, что многие люди жаждут порядка и, самое
главное, что я обожаю помогать его создавать. Это заставило меня
задуматься о независимой карьере. В итоге я ушла из компании, чтобы
сосредоточиться на своей работе консультанта по уборке и наведению
порядка.
С тех пор я накопила огромный опыт в консультировании. И
в процессе его накопления не раз обращала внимание на несколько
неверных представлений об уборке, встречающихся особенно часто.
Например, большинство людей верят, что это тяжелая обязанность,
которую они обречены выполнять ежедневно до конца своих дней.
Возможно, кое-кто из вас тоже так думает. Но на самом деле
существует два типа наведения порядка: повседневный
и «фестивальный». Первый – это когда вы убираете вещи, которыми
пользовались в течение дня, на отведенные для них места и
определяете, где будут размещаться любые новые приобретенные
предметы в вашей системе хранения. А «фестивальное» наведение
порядка означает, что вы заново оцениваете свою собственность, в
связи с каждым предметом задаете себе вопрос, действительно ли он
важен для вашей жизни в данный момент, и организуете свою
собственную систему хранения. Я называю этот процесс
«фестивалем», потому что его осуществляют энергично и в один заход
за сравнительно небольшой промежуток времени.
В нашем случае «фестиваль наведения порядка» означает
пересмотр не только каждого физического предмета в рабочем
пространстве, но и всех нематериальных аспектов. Например,
упорядочивая электронную переписку, необходимо выяснить, какого
типа отправления содержатся в вашем ящике входящих, в то время как
упорядочение использования времени включает выяснение, какое его
количество вы тратите на каждый вид деятельности. Это дает вам
полную картину того, что у вас есть и в каком количестве. А перебирая
предметы в каждой категории один за другим, вы можете определить,
что следует сохранить и в каких местах и какие предметы имеют
первостепенную важность.
Оба типа наведения порядка важны, но, несомненно, наибольшее
воздействие на нашу жизнь оказывает «фестивальный». Вот почему я
рекомендую вначале завершить его, а потом уже думать о том, как
ежедневно поддерживать аккуратность и опрятность вашего
пространства. Если вы в один заход проведете качественную расчистку
завалов и упорядочение, прочувствовав, что такое аккуратное и
опрятное рабочее место, клетки вашего тела запомнят, насколько
приятное ощущение создает такая среда. Это чувство будет
естественно побуждать вас и впредь содержать свое пространство в
таком же порядке. Разумеется, этот подход применим не только к
физическим, но и нематериальным аспектам вашей работы, например
цифровым данным и деловым контактам, о которых пойдет речь
начиная с четвертой главы. Вначале оцените текущую ситуацию, затем
определите, что́ на самом деле хотите сохранить, – и ощущайте
радость от работы в прибранном и ухоженном пространстве.
Итак, давайте начнем. Для начала спросите себя, какого рода
трудовая жизнь заставит вас лучиться радостью, и отчетливо и ярко
нарисуйте ее в уме. Затем примите нашу помощь в организации и
проведении «фестиваля наведения порядка», который сделает этот
идеал реальностью. При правильной психологической установке и
подходе вы сможете организовать для себя трудовую жизнь, о которой
всегда мечтали.
3. Как навести порядок на рабочем
месте
Прежде всего рассмотрим конкретные шаги для расчистки вашего
физического рабочего пространства. О нематериальных аспектах речь
пойдет в последующих главах.
Где бы вы ни работали – за своим столом, в собственной кабинке
или кабинете, – основные этапы метода КонМари для расчистки
физического рабочего пространства остаются одинаковыми.
Для начала приведите в порядок место, за которое несете
ответственность только вы сами. Это кардинальное правило уборки, и,
по сути, оно означает, что начинать нужно с собственного стола. Если
рядом есть какие-то места общего пользования, например, помещение
для хранения расходных материалов, комната отдыха или конференц-
зал, пока просто не обращайте на них внимания, даже если они не
настолько организованы, как вам хотелось бы.
Если вы работаете дома, разбирайтесь отдельно с предметами,
связанными с профессиональной деятельностью, отдельно с личными
вещами. Например, если какие-то книги и документы используются в
работе, а какие-то нет, пока сосредоточьтесь только на рабочих
материалах и упорядочивайте их, оставив личные вещи на потом,
когда будете готовы заняться расчисткой дома.
Если у вас собственная студия или мастерская, принципы
остаются прежними, но в зависимости от количества принадлежащих
вам вещей их разбор может потребовать больше времени. Например,
если ваша мастерская размером с просторный гараж, если полки и
шкафчики полны инструментов и запчастей или если у вас всегда под
рукой множество изделий и художественных работ, дайте себе больше
времени на завершение процесса упорядочивания – может быть, даже
месяца два.
В методе КонМари важен порядок действий. При уборке дома я
рекомендую начинать с одежды и постепенно переходить к более
сложным категориям в следующем порядке: книги, документы, комоно
(разное) и предметы, имеющие сентиментальную ценность. Этот
порядок я рекомендую потому, что, начиная с самой простой категории
и заканчивая самой сложной, вам будет легче развить умение
выбирать, что сохранить и с чем расстаться, а также решить, что и где
вы будете хранить. Берясь за расчистку рабочего места, просто
пропустите категорию одежды и двигайтесь дальше в указанном
порядке: книги, документы, комоно, предметы, имеющие
сентиментальную ценность.
Правила упорядочивания предметов тоже одинаковы. Работайте с
каждой категорией поочередно. Для начала соберите все предметы из
одной категории или подкатегории и сложите их вместе. Например,
если работаете с категорией комоно, с подкатегорией «ручки», выньте
из ящиков и держателей все свои ручки и выложите их на столешницу.
Затем выберите те, которые хотите оставить себе. Этот процесс дает
вам четкое представление о том, сколько именно предметов у вас в
каждой категории, в результате чего вам будет легче сравнить их и
решить, какие оставить, а какие выбросить. Кроме того, вы облегчаете
себе следующий шаг – хранение по категориям.
Пункты, о которых стоит помнить, решая вопрос хранения
оставленных вещей, перечислены на с. 63–67. Вы можете убрать
предметы после того, как закончите работать со всеми категориями, а
можете убирать сразу, по ходу дела, как только решите, что приносит
вам радость, и продолжать в том же духе с каждой последующей
категорией.
Разобравшись с этими основами, можно взяться за упорядочение
вашего рабочего стола.
Книги: определите свои ценности при помощи
уборки
Бестселлер, который вы надеялись когда-нибудь прочесть;
руководство по бухучету, которое купили, чтобы усовершенствовать
свои навыки; альбом, полученный в подарок от клиента; деловой
журнал, который ваша компания распространят среди сотрудников…
Какого рода литература находится на вашем рабочем месте?
Книги – источник ценных знаний, которые могут быть полезны
нам в работе. Лежащие на нашем столе или стоящие на полках, они
способны дарить как вдохновение, так и ощущение защищенности.
Чтение за обедом или во время перерыва на кофе может подстегнуть
нашу мотивацию, и, даже просто выставив свои литературные
богатства на обозрение, можно добавить в обстановку рабочего места
личный штрих. Однако в реальности мы часто держим книги на
рабочем месте совсем не по этим причинам.
У одной моей клиентки в кабинете был стеллаж, заполненный
непрочитанными книгами. Когда мы их сосчитали, число томов
перевалило за пятьдесят, и львиная доля их простояла на полках два
года или больше.
– Во время следующего отпуска я прочту сколько успею, –
заявила женщина.
Однако, когда мы снова встретились, я ничуть не удивилась,
узнав, что моя клиентка сдалась на полпути. Большинство книг,
которые она все же прочла, составляли последние приобретения.
– Оставить их непрочитанными казалось мне такой пустой тратой
денег, что я решила применить технику скоростного чтения, чтобы
осилить все, – рассказывала она. – Но у меня появилось ощущение,
что я делаю это только из чувства долга. Чтение не приносило мне
радости. Это казалось еще более пустой тратой времени и сил, так что
я решила расстаться со многими книгами.
В итоге моя клиентка решила оставить в своем кабинете лишь
тщательно отобранные пятнадцать томов. Как и у нас, у книг есть в
жизни свой период расцвета. Именно тогда их следует читать. Но люди
очень часто упускают этот благоприятный момент. А вы? Есть ли у вас
на работе книги, пора расцвета которых миновала?
Разбирая книги, для начала сложите их все в одном месте.
Возможно, вам кажется, что было бы лучше провести отбор, просто
глядя на корешки с заглавиями, пока они стоят на полках, но,
пожалуйста, не пропускайте этот шаг. Книги, которые слишком долго
стояли на полке, сливаются с обстановкой. Ваше сознание не замечает
их присутствия, даже когда они прямо у вас перед глазами, и из-за
этого трудно решить, какие из них доставляют радость. Только взяв в
руки каждую книгу, вы сможете действительно увидеть ее как
отдельную сущность.
Если вам трудно судить, радует вас конкретная книга или нет,
попробуйте задать себе определенные вопросы. Например, когда вы ее
купили? Сколько раз прочли? Хотите ли перечитать? Если это книга,
которую вы еще не читали, вообразите свои чувства в тот момент,
когда только-только приобрели ее. Это воспоминание, возможно,
поможет вам решить, действительно ли она еще нужна. Если это книга
из тех, что вы планировали прочесть «когда-нибудь», рекомендую
назначить срок, в который это будет сделано. Если не прилагать
сознательных усилий, «когда-нибудь» не наступит никогда.
Еще вопрос: какую роль эта книга играет в вашей жизни?
Радующие нас книги – это те, которые мотивируют и заряжают
энергией, когда их читаешь и перечитываешь; или делают нас
счастливыми, просто оттого что мы знаем, что они есть; или помогают
лучше выполнять свою работу (например, руководства и учебники).
Напротив, книги, которые вы купили, повинуясь импульсу, или потому,
что хотели кого-то ими впечатлить, а также те, которые вам вручили
как подарки (но вы сомневаетесь, что когда-либо их прочтете),
исполнили свое предназначение в тот момент, когда вы купили или
получили их. Пора распрощаться с ними с искренней благодарностью
за ту радость, которую они подарили вам в прошлом.
Электроприборы
При разборе электрических комоно довольно часто
обнаруживаются сломанные приборы или гаджеты, которые давно
устарели. Есть ли смысл держать такие вещи в вашем столе? В ящиках
некоторых людей хранятся залежи разнообразных наушников или
шнуров питания для неработающих смартфонов. Это имело бы смысл,
если бы они планировали открыть магазин подержанных аксессуаров,
но в ином случае… Среди этих «кладов» порой попадаются такие
провода и кабели, что даже человек, которому они принадлежат, не
может вспомнить, от какой они аппаратуры. Пространство в вашем
столе, предназначенное для хранения вещей, ограничено. Сейчас вам
представилась возможность разобраться, что это за вещи, и
распрощаться с ними с благодарностью.
Сфотографируй и выброси!
С.С.
Рабочий стол и хранение
После того как вы отобрали вещи, которые вас радуют, пора
определить их на хранение. Соблюдайте три основных правила.
М.К.
М.К.
Не позволяйте электронной переписке
отрывать вас от работы
Мы отсылаем и получаем слишком много электронных писем –
вы это уже знаете. Но, возможно, не осознаете, насколько велика эта
проблема. В среднем офисный служащий тратит около половины
рабочего дня на письма 1[20], и, по данным исследований, больше
половины служащих уверены, что электронная переписка мешает им
делать свою работу 2[21]. Саша тоже была в этом убеждена. Как и
многие другие владельцы небольшого бизнеса, она, консультант по
брендингу, считала, что должна быть всегда доступна для своих
клиентов. Она настолько уставала, проверяя почту, что это стало
мешать ей нормально спать и вести свой бизнес.
– Я тратила так много времени, стараясь ответить всем и держать
все под контролем, что это серьезно повлияло на мою продуктивность
и развитие бизнеса, – призналась она.
По данным исследований, чем больше времени вы тратите на
электронную переписку, тем ниже ваша продуктивность[22] и выше
уровень стресса. Саша поняла, что в ее случае это так и есть, поэтому
начала выделять в своем расписании особые часы для ответов на
сообщения клиентов, а в остальное время дня старалась не
заглядывать в почту. Она сообщила своим клиентам об этих
«приемных часах» для их писем. Поначалу Саша опасалась, что они
расстроятся, сочтя это признаком снижения уровня обслуживания. В
действительности же всем стало только лучше: у Саши появилось
столь необходимое время для сосредоточения на настоящей работе, а
клиенты стали получать от нее более редкие, зато более
информативные письма.
Я знаю, как соблазнительно то и дело проверять почту. За мной
тоже такое водится. Я беспокоюсь, что пропущу какое-нибудь важное
сообщение, и внутренний голос вечно бубнит, что ответственный
человек всегда готов к ответу. Но я предпочитаю напоминать себе, что
у меня есть и другие обязанности, как правило, более важные. Если вы
не в силах устоять перед этим искушением, выделите в расписании
собственные почтовые «приемные часы» и дайте себе возможность
наслаждаться работой без помех, даже если это означает, что вы будете
отключать почту всего на тридцать минут в день.
Исследования определили три основных подхода людей к
электронной переписке[23]. Все три могут привести к проблемам.
Одни люди постоянно чистят свой ящик входящих. Эти
«постоянные рубрикаторы» всегда начеку, дожидаясь входящих писем,
и, когда получают сообщение, тут же берутся за дело. Откладывают
текущие дела, обрабатывают сообщение, а потом сразу убирают его в
ту или иную папку. В чем же проблема? А вот в чем: после перерыва
на одно письмо вам может потребоваться до двадцати шести минут[24],
чтобы включиться в работу с того места, на котором вы ее бросили.
«Постоянные рубрикаторы» в итоге наносят себе еще больший
ущерб, если пользуются сложной и разрозненной системой папок.
Помимо того что на поддержание этой системы требуется много
времени, в ней трудно как находить файлы, так и убирать на
хранение[25]. Действительно, исследования показывают, что, когда
папок становится больше двадцати[26], ими слишком сложно
управлять. При этом мы тратим много времени на поиск нужной папки
для хранения сообщений, а потом и на попытки вспомнить, куда мы их
переместили.
Второй способ обращения с электронной перепиской – каждую
пару месяцев чистить ящик входящих. У сторонников такого подхода –
назовем их «спорадическими рубрикаторами» – периоды
нагромождения писем, в котором невозможно ничего найти,
сменяются проблесками почти полной пустоты в ящике после того, как
они удаляют подавляющее большинство сообщений. Хуже этого
подхода ничего не придумаешь: вначале жить в хаосе, а потом терять
важные сообщения. Мне знакомо это ощущение куража, когда видишь,
как еще минуту назад переполненный ящик вдруг становится пустым.
Но энтузиазм быстро обернется унынием, если по ошибке удалить
важное сообщение.
М.К.
Чем меньше приложений на вашем телефоне,
тем меньше вы отвлекаетесь
В среднем человек пользуется смартфоном восемьдесят пять раз в
день 2[27], что в сумме составляет более пяти часов. Этому есть свое
объяснение. Многие приложения изначально рассчитаны на то, чтобы
вызывать зависимость, и могут отвлекать нас от работы.
И наиболее шокирующий факт: уже само присутствие смартфона
может снижать производительность[28], особенно если он лежит, пусть
и с выключенным звуком, на вашем столе. В одном эксперименте
исследователи просили участников положить телефоны в одно из трех
мест: на стол, в карман или сумку или вынести в другую комнату.
Затем всем участникам было предложено выполнить одну и ту же
задачу, а именно: решить математические примеры и пройти простой
тест на запоминание. На всех телефонах уведомления были выведены
на беззвучный режим, а лежащие на столах аппараты повернуты
экраном вниз. Никто из участников не мог знать, получил ли он
сообщение или звонок.
Когда исследователи изучили результаты, они обнаружили
удивительную вещь. Чем доступнее был смартфон (наиболее
доступными считались те, что лежали на столах), тем хуже участники
справились с математическими примерами и тестами на запоминание.
Присутствие смартфона реально ухудшало их результативность!
Исследователи пришли к выводу: само понимание, что смартфон
лежит под рукой, отвлекало и психологически истощало людей,
несмотря на то что звук был полностью заглушен, а экран оставался
невидимым. Вы думаете о том, что, возможно, упускаете какую-то
информацию или могли бы заняться чем-то другим, если бы телефон
был у вас в руках. На эти размышления тратятся интеллектуальные
ресурсы. В другом исследовании присутствие смартфона во время
экзамена снижало оценки[29] учащихся. Да, смартфоны могут и
способствовать продуктивности, но когда мы слишком привязаны к
ним, они мешают нашей работе. Переведите в беззвучный режим все
уведомления, кроме важнейших, и держите телефон вне поля зрения,
когда он вам не нужен. Выключайте его во время принятия пищи и
выносите в другую комнату на ночь. И помните, что нет
необходимости повсюду носить его с собой. Недавнее исследование
показало, что почти три четверти американцев ходят с телефоном в
туалет и ванную[30]. Поверьте, письмо, СМС или уведомление вполне
могут подождать, пока вы спустите воду!
Будь на вашем телефоне меньше приложений, у вас было бы
меньше отвлекающих факторов и поводов держать его под рукой. Хотя
очень приятно загрузить и попробовать новейшее приложение,
большинство людей впоследствии не удаляют никакие из них, даже
если они им больше не нужны и не вызывают радости. Вовремя
очищая свой смартфон, вы будете экономить место и сохраните резерв
аккумулятора для тех приложений, которые вас действительно радуют.
А теперь возьмите смартфон в руки и переберите поочередно все
приложения. Первым делом спрашивайте себя: «Обязательно ли мне
иметь это приложение?» Некоторые компании требуют, чтобы у
сотрудников, всех без исключения или занимающих конкретные
должности, были установлены определенные приложения, так что эти
вам в любом случае придется сохранить.
Далее спросите себя: «Помогает ли мне это приложение работать
лучше?» Сохраните те приложения, которые позволяют вам быть на
высоте в своей работе или подводят ближе к идеальной для вас
трудовой жизни. Не выдумывайте оправдания, чтобы сохранить то или
иное приложение – типа «я же заплатил за него» или «когда-нибудь
оно может оказаться полезным». Если приложение месяцами занимает
место в вашем смартфоне и ни разу не было открыто, вряд ли вы
проснетесь однажды утром и начнете активно им пользоваться.
И наконец, спросите себя: «Радует ли меня это приложение?»
Сохраняйте те приложения, которыми вам действительно приятно
пользоваться.
После обдумывания всех этих вопросов и выявления приложений,
которые не стоит сохранять, расстаньтесь с ними. Если по какой-то
причине приложение понадобится в будущем, его легко загрузить
снова, и, как правило, повторно платить за него не придется.
После того как вы завершили отбор, пора разделить приложения
по разным категориям и упорядочить рабочий стол смартфона.
Классифицируя их, думайте о том, какой цели служит каждое
приложение и как часто вы им пользуетесь. Один подход – держать
наиболее часто используемые приложения вместе, на домашнем
экране. Другой – распределить их по нескольким папкам, например,
«Продуктивность», «Компания», «Соцсети», «Путешествия» и т. д.
Если приложений у вас немного, можете просто разделить их на две
папки: «Работа» и «Дом». Поскольку все мы пользуемся смартфонами
по-разному, здесь нет какого-то единственного наилучшего решения.
Приложения Мари
М.К.