Sistemas de Informacin Aplicados a Instituciones Educativas Un sistema de informacin es un conjunto de procedimientos ordenados q u e , a l s e r e j e c u t a d o s , p r o p o r c i o n a n i n f o r m a c i n p a r a a p o y a r l a t o m a d e decisiones y el control de la Institucin.

. La informacin se define como una entidad tangible o intangible que permite reducir la incertidumbre acerca de algn estado o suceso. L o s s i s t e m a s d e informacin administrativa se estn volviendo indispensables,a gran velocidad, para la planificacin, la toma de decisiones y e l c o n t r o l . L a v e l o c i d a d y e x a c t i t u d c o n q u e l o s d i r e c t i v o s p u e d e n r e c i b i r informacin sobre lo que esta funcionando bien o lo que est funcionando mal determinarn, en gran medida, la eficacia que tendrn los sistemas de control. Dado que los sistemas de informacin desempean un papel tan importante en la administracin de instituciones educativas, ahora es fundamental que los directivos entiendan cmo deben disear aplicar y manejar tales sistemas. Antelas presiones econmicas y de inscripciones que las universidades enfrentan en estos tiempos, la importancia de los sistemas de informacin administrativa le saltar a la vista, todos los das, en su universidad, si usted la busca. OBJETIVO GENERAL Construir un sistema integral de informacin administrativa que, por su misma configuracin, haga confiable el que los datos que se registren, compilen y c l a s i f i q u e n , e s t n f e h a c i e n t e m e n t e v a l i d a d o s y a c t u a l i z a d o s , e s t e s i s t e m a estar integrado por tres vertientes: RECURSOS FINANCIEROS CONTROL ESCOLAR Y R E C U R S O S HUMANOS. OBJETIVOS PARTICULARES G e n e r a r u n a r e d e l e c t r n i c a q u e a n a l i c e y t r a n s f i e r a f lujos de inf ormacin, p r e v i a m e n t e p r o c e s a d o s , d e t a l m o d o q u e , e n v i r t u d d e s u p r e c i s i n y oportunidad, contribuya a la adopcin de medidas y decisiones adecuadas para el impulso y mejora de las funciones sustantivas y adjetivas de la universidad. Readecuar la organizacin y estructura institucional, en funcin de las evidencias aportadas por el Sistema Integral de Informacin Administrativa, a los efectos de situar verdadera y concretamente a las funciones adjetivas al servicio de las sustantivas. REQUERIMIENTOS D e s a r r o l l a r y e s t a b l e c e r c r i t e r i o s y n o r m a s g e n e r a l e s homogneos en un E s t n d a r N a c i o n a l , e n l o q u e r e s p e c t a a l a i n t e g r a c i n , p r e s e n t a c i n y utilizacin de informacin administrativo financiera, que sea de relevancia pral a s p r o p i a s i n s t i t u c i o n e s p e r o q u e s e a a c o r d e c o n l o s e s t n d a r e s internacionales, especialmente al contar con el tratado de Libre Comercio, La informacin que proporcione el SIIA, deber ser evaluada en cuatro sentidos: CALIDAD DE LA INFORMACION : Cuanto ms exacta la informacin, tanto mayor su calidad y tanta mayor confianza pueden depositar los directivos en e l l a p a r a t o m a r d e c i s i o n e s . S i n e m b a r g o , e n g e n e r a l e l c o s t o d e o b t e n e r informacin aumenta conforme la calidad deseada se eleva. OPORTUNIDAD DE LA INFORMACION: Para tener un control ms efectivo, se deben aplicar medidas correctivas antes de que la desviacin del plan o la norma sea demasiado grande. Por tanto la informacin ofrecida por un sistema de informacin debe estar al alcance de la persona indicada, en el momento oportuno, para que se emprendan las medidas adecuadas. CANTIDAD DE INFORMACION: Los directivos no pueden tomar decisiones exactas y oportunas si no cuentan con suficiente informacin. No obstante, con frecuencia, los directivos reciben demasiada informacin irrelevante o

intil. Si reciben ms informacin de la que pueden usar en forma productiva, quiz pasen por alto la informacin sobre problemas graves. Los registros d e sasistencia a clases de cada estudiante seguramente seran una carga excesiva para la oficina de rectora y no tiene ningn sentido para ella. RELEVANCIA DE LA INFORMACION: Asimismo, la informacin que reciben los directivos debe ser relevante para sus funciones y labores. El director de personal seguramente no necesita saber cules son los niveles de inventarios, y el directivo a cargo de reordenar los inventarios no necesita saber nada de la condicin del personal de otros departamentos.
Sistemas de informacin para mejorar la gestin
En la actualidad el sector educativo nacional presenta mltiples fuentes de informacin dispersa, no estructurada y cuyo procesamiento se hace de manera manual con gran dificultad para su anlisis. La informacin presentada de esta forma genera problemas en el acceso a los archivos histricos, eleva su cantidad de parmetros y criterios de anlisis y origina una alta probabilidad de inconsistencias. Por ello el Ministerio de Educacin, por medio de la Direccin de Planeacin y el Programa Nuevo Sistema Escolar, est fortaleciendo la capacidad de procesamiento, anlisis y uso de informacin en todos los niveles del sector y la comunidad mediante la implementacin de un Sistema Nacional de Informacin que promueva y facilite la existencia de informacin oportuna y adecuada para la toma de decisiones y para la participacin ciudadana. El Sistema Nacional de Informacin, SIN, es un conjunto de aplicaciones y programas que no slo permite contar con informacin consistente y accesible sobre docentes, directivos docentes, administrativos, instituciones educativas, planes, programas y proyectos entre otros, sino que tambin propicia el libre acceso a informacin sobre la calidad y cobertura en la educacin, as como la generacin de una cultura de uso de informacin para la gestin, la toma de decisiones, la rendicin de cuentas y la participacin ciudadana en el seguimiento de resultados. Adicionalmente la creacin del SIN generar beneficios como :

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Los municipios e instituciones educativas contarn con un sistema de informacin que adems de apoyar su gestin, posibilite que estos le informen a la comunidad sobre el uso de sus recursos y los resultados del servicio educativo. Los padres y la comunidad en general, tendrn la informacin necesaria que permita hacer seguimiento y vigilancia a la gestin de las instituciones educativas en sus municipios.

Resultados a todo nivel Actualmente, en los diferentes niveles del sector educativo, los resultados de la gestin del equipo que viene trabajando en la construccin de Sistemas de Informacin son significativos. En el mbito nacional, adems de identificar las necesidades de informacin del Ministerio de Educacin, se elabor un documento de avance sobre el modelo conceptual de las aplicaciones para establecimientos, docentes, estadsticas y una asociacin de estas aplicaciones con las reas de decisin que competen al MEN. Se logr el dimensionamiento de la Plataforma Tecnolgica (infraestructura de hardware y software, redes, equipos y cableados) sobre la cual funcionarn las aplicaciones del Nivel Nacional. Con la participacin de funcionarios de las Direcciones de Gestin Territorial y de Planeacin del MEN, se realiz el primer taller sobre el Sistema de Informacin Nacional en el que se socializaron los avances de los prototipos de algunas de las aplicaciones a disear. Adems, el MEN asumi el soporte y asistencia tcnica a las secretaras de educacin en el uso de las diversas aplicaciones utilizadas. A nivel departamental, con las Secretaras de Educacin en Valle, Quindo, Risaralda y Santander se identific la informacin que estas requieren para el cumplimiento de sus funciones, lo que permiti avanzar en el diseo del modelo conceptual del Sistema de Informacin Departamental. En este mismo nivel otros aspectos apoyados fueron:

ASISTENCIA TCNICA PARA DE APOYO A LA GESTIN, GESTIONE

LA

INCORPORACIN

DEL

SISTEMA

DE

INFORMACIN

GESTIONE es una aplicacin desarrollada por la Misin Social del Departamento Nacional de Planeacin y actualmente administrada por el MEN, para la sistematizacin de hojas de vida y nminas en los establecimientos departamentales. En la implementacin de GESTIONE se ha logrado:

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Capacitacin a (usuarios finales) funcionarios que usarn las aplicaciones del sistema en Valle y Risaralda. Evaluacin de la calidad de las bases de datos, hojas de vida, instituciones y nmina de Valle y Quindo. Adquisicin de licencias de Oracle para usuarios finales en Risaralda.

PROGRAMA DE APLICACIN DE NMINA

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Adquisicin de la aplicacin de nmina para Risaralda y avance en el proceso de la implantacin. Avance en el proceso de contratacin de la aplicacin de nmina para Quindo, Atlntico y Valle. La aplicacin de nmina es un programa que permite la liquidacin de sueldos de la planta de personal de las secretaras de educacin en las regiones. Agiliza y facilita su elaboracin.

A nivel municipal se identificaron las necesidades de informacin en Pereira, Cali y Calarc como insumo para la elaboracin del diseo conceptual del sistema de informacin municipal. Por otra parte, se avanz en la capacitacin a equipos locales en el diseo de instructivos para diagnstico del estado de la informacin e infraestructura tecnolgica de los municipios. Igualmente, se adelant el proceso de adquisicin de hardware y software destinado a secretaras de educacin municipal e instituciones educativas a travs de la Licitacin Pblica Internacional Nmero 01/2001, los cuales se estarn entregando durante el primer semestre de 2002, con el propsito de fortalecer la labor administrativa. Finalmente en el marco de lo escolar se inici el proceso de identificacin de necesidades de informacin y de la adquisicin de hardware.

Otras aplicaciones del Sistema Nacional de Informacin Aplicacin Registro nico Departamental Esta aplicacin contendr informacin bsica de docentes. Hojas de vida, costos y novedades de nmina y establecimientos, informacin de presentacin informacin sobre plantas docentes. Aplicacin Registro nico Institucional En esta aplicacin se podrn encontrar directorios e instituciones, autoridades educativas, de ncleos de entidades formadoras de docentes, recursos fsicos, matrculas y situacin acadmica. Aplicacin Planes, Programas y Proyectos Facilitar informacin sobre el Plan Estratgico del MEN, evaluacin de cumplimiento de metas del MEN con relacin a Plan Estratgico, banco de proyectos y programas del MEN, indicadores de gestin de proyectos y programas del sector a nivel nacional, departamental y municipal e informacin financiera de proyectos. Aplicacin Pedaggica Esta aplicacin dar a los usuarios informacin sobre experiencias exitosas por nivel y regin, registro de PEIs Sobresalientes, seguimiento al proceso PEI, valoracin a la implementacin de lineamientos curriculares (evaluacin muestra) y dificultades con la implementacin de esos lineamientos, documentos escritos por maestros e informacin de peridicos en temas pedaggicos. Aplicacin Normativa

Informacin sobre legislacin, polticas, y lineamientos del sector.