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Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Por Cleber Rodrigo Baptistel

Este artigo analisa alguns destaques das ltimas duas edies do Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil (2008 e 2009). Este estudo realizado anualmente pelo Project Management Institute PMI, que habitualmente apresenta o posicionamento de importantes segmentos empresariais brasileiros, e tem sido considerado referncia em excelncia e sucesso na rea do Gerenciamento de Projetos. Este artigo se detm na discusso dos conceitos de Projeto, Gerenciamento de Projetos e Benchmarking. PROJETO Ao longo da sua evoluo, as empresas, especialmente as do setor de tecnologia da informao, tem se defrontado com ambientes competitivos, complexos e instveis. Suas trajetrias tem sido um permanente desafio estratgico, em meio s incertezas, obrigando-as a manter-se em constante adequao nas tticas organizacionais face os contextos do mercado. Assim, as aes que emergem no processo de ajuste, normalmente so seguidas de mudanas, que requerem um projeto. Segundo o guia de boas prticas PMBOK (2008, p.5), um projeto um esforo temporrio empreendido para criar um produto, servio ou resultado exclusivo. A sua natureza temporria indica um incio e um trmino definidos. O trmino alcanado quando os objetivos tiverem sido atingidos ou quando se concluir que esses objetivos no sero ou no podero ser atingidos e o projeto for encerrado, ou quando o mesmo no for mais necessrio. O projeto um instrumento essencial para qualquer atividade de modificao e gerao de produtos e servios. Podem abranger desde uma nica pessoa at vrias pessoas organizadas em grupos e ter a durao de um perodo curto ou at mesmo de alguns anos. Cada projeto cria um produto, servio ou resultado exclusivo. Embora elementos repetitivos possam estar presentes em algumas entregas do projeto, essa repetio no muda a singularidade fundamental do trabalho do projeto (PMBOK, 2008, p.4). De acordo com a norma ISO 10.006 (Diretrizes para Qualidade de Gerenciamento de Projetos), projeto um processo nico consistindo de um grupo de atividades coordenadas com datas para incio e trmino, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos especficos, incluindo limitaes de tempo, custo e recursos. Os projetos, por definio, tm,

portanto, uma data de incio e de trmino definidas, sendo esta a chave para determinar se um trabalho um projeto (XAVIER, 2005, p.4). No contexto das empresas, os projetos so iniciativas que visam o aumento da capacidade de gerao de valor nas organizaes e, portanto, so um caminho para organizar atividades no abordadas, dentro dos limites operacionais da instituio. GERENCIAMENTO DE PROJETOS O gerenciamento de projetos a aplicao de conhecimento, habilidades, ferramentas e tcnicas s atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos. O gerenciamento de projetos realizado atravs da aplicao e integrao apropriadas dos quarenta e dois processos agrupados logicamente abrangendo os cinco grupos. Os cinco grupos de processos so: Iniciao, Planejamento, Execuo, Monitoramento e controle e Encerramento (PMBOK, 2008, p.6). Atualmente, o gerenciamento de projetos definido como a aplicao de conhecimento, de habilidades, de ferramentas e tcnicas a uma ampla gama de atividades para atender aos requisitos de um determinado projeto. Os gerentes de projetos fazem isso ao padronizar tarefas rotineiras para obter resultados repetitivos e reduzir o nmero de tarefas que poderiam ser negligenciadas ou esquecidas (PMI, 2010). Segundo Xavier (2005, p.7), o gerenciamento de projetos (GP) um ramo da Cincia da Administrao que trata da iniciao, planejamento, execuo, controle e fechamento de projetos. O Gerenciamento de Projeto envolve a aplicao de conhecimento, habilidades, ferramentas e tcnicas s atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos. Sua aplicao ao longo de todo o trabalho permite a avaliao do desempenho, o aprendizado contnuo e a antecipao do desempenho futuro com razovel confiabilidade. BENCHMARKING Segundo Kerzner (2002, p. 216), Benchmarking o processo de comparao e mensurao continuadas com uma empresa de qualquer parte do mundo destinado a informaes capazes de aperfeioar seu desempenho e posio competitiva. De acordo com alguns autores o Benchmarking pode segmentar-se da seguinte forma: interno, competitivo e genrico. Benchmarking Interno: so comparadas atividades ou processos realizados em unidades internas da organizao com vista a disseminar as melhores prticas por todas ajud-la a obter

as demais unidades da mesma organizao. Exemplo: comparar o processo de compras entre estabelecimentos da mesma rede; Benchmarking Competitivo: so comparados produtos, servios ou processos prprios de vrias organizaes concorrentes no mesmo segmento, com vistas identificar os de melhor resultado. Exemplo: comparar o processo de compras de estabelecimentos concorrentes; Benchmarking Genrico: so comparados processos similares entre organizaes, independentemente do setor de suas atuaes (empresas concorrentes ou no concorrentes). A inteno e identificar as melhores prticas de gesto, de forma genrica. Exemplo: comparar o processo de compras de um supermercado com o de uma empresa do ramo automobilstico. Planejar, coletar, analisar, adaptar e melhorar so as cinco fases importantes para que o benchmarking possa ser usado como uma ferramenta de anlise e otimizao da realidade empresarial.

Figura 1 Fases do Benchmarking Fonte: Fundao Nacional da Qualidade (FNQ).

De acordo com o guia PMBOK (2008, p.197), Benchmarking envolve a comparao de prticas de projetos reais ou planejados com as de projetos comparveis para identificar as melhores prticas, gerar idias para melhorias e fornecer uma base para medir o desempenho.

Esses outros projetos podem estar na organizao executora ou fora dela, e podem estar dentro da mesma rea de aplicao ou em outra rea. Segundo Marshall (2006, p.144), Benchmarking um processo contnuo e sistemtico para avaliar produtos, servios e processos de trabalho de organizaes que so reconhecidas como representantes das melhores prticas, com a finalidade de melhoria organizacional. Cabe ressaltar que Benchmarking no se limita ao simples ato de realizar uma visita a outra empresa com o intuito de estabelecer uma troca de informaes. preciso identificar os referenciais de excelncia (Benchmark) e realizar as devidas comparaes com esses referenciais (Benchmarking). Assim, possvel saber como uma empresa se encontra em relao aos concorrentes direitos e aos de melhor desempenho em atividades similares (MARSHALL, 2006, p. 145). Um bom estudo de Benchmarking pode contribuir, de maneira significativa, para a melhoria da performance de uma empresa, em questes relacionadas s suas estratgias, ao desenvolvimento e ao aprimoramento do gerenciamento de projetos. A finalidade do Benchmarking captar e aprender, identificando oportunidades e ameaas. Uma empresa que se proponha a realizar Benchmarking objetiva aperfeioar a sua gesto. Os resultados so reduo de prazos e custos, melhoria de processos e de prticas. O Project Management Institute - PMI uma associao sem fins lucrativos, cujo principal objetivo difundir a gesto de projetos no mundo, de forma a promover tica e profissionalismo no exerccio desta atividade, visando promover e ampliar o conhecimento existente sobre gerenciamento de projetos, assim como melhorar o desempenho dos profissionais e organizaes nesta rea. Anualmente o PMI conta com uma iniciativa de carter nacional, desenvolve um Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil. (PMI, 2010). O Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil tem por objetivo apresentar um perfil de importantes setores da economia, no que diz respeito Gerenciamento de Projetos, oferecendo: estatsticas sobre prticas de Gerenciamento de Projetos utilizadas, nvel de adequao dos setores da economia s melhores prticas, ferramentas e tcnicas mais utilizadas, perspectivas e tendncias em Gerenciamento de Projetos. (PMI, 2010). O cenrio brasileiro, ser representado por alguns dos destaques do ltimo Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil (2009) e tambm do estudo realizado em 2008, como segue:

entre as 300 organizaes participantes do estudo em 2009, verifica-se que 21% so do setor de tecnologia da informao, conforme grfico 1. No ano de 2008, participaram 373 empresas, sendo que destas 23% so do ramo de Tecnologia da Informao, conforme ilustrado no grfico 2. Assim sendo, h de se inferir o setor da tecnologia da informao como o grande representante entre os participantes do estudo;

Grfico 1 Distribuio por setor da economia. Fonte: Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil (2009).

Grfico 2 Distribuio por setor da economia. Fonte: Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil (2008).

o nvel de resistncia das organizaes em relao ao gerenciamento de projetos cada vez menor, como caracterizam-se os grficos 3 e 4. A queda de 7% em comparao ao estudo realizado em 2008, na questo resistente ou muito/extremamente resistente;

Grfico 3 Nvel de Resistncia da Organizao em Relao ao Gerenciamento de Projetos. Fonte: Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil (2009).

Grfico 4 Nvel de Resistncia da Organizao em Relao ao Gerenciamento de Projetos. Fonte: Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil (2008).

o nvel de utilizao de Benchmarking como prtica corrente cada vez maior nas organizaes brasileiras. Em 2009 observa-se um aumento de 5% em relao ao estudo de Bencmarking de 2008, sendo que 48% das organizaes utilizam o Benchmarking como prtica corrente segundo ltimo estudo disponibilizado, como verifica-se no grfico 5;

Grfico 5 Nvel de utilizao de Benchmarking como prtica corrente. Fonte: Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil (2009).

Grfico 6 Nvel de utilizao de Benchmarking como prtica corrente. Fonte: Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil (2008).

liderando, como maior benefcio obtido com o Gerenciamento de Projetos, est o aumento do comprometimento com objetivos e resultados (78%). Em seguida apresenta-se a disponibilidade de informao para a tomada de deciso com 71% e a melhoria de qualidade nos resultados dos projetos com 70%, evidenciado que a implementao de Gerenciamento de Projetos um forte aliado para auxiliar no alcance dos objetivos estratgicos da organizao. Este cenrio demonstra um crescimento na ordem de 10% em relao ao estudo de 2008, reforando a importncia do Gerenciamento de Projetos;

Grfico 7 Benefcios Obtidos com o Gerenciamento de projetos.

Fonte: Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil (2009).

Grfico 8 Benefcios Obtidos com o Gerenciamento de projetos. Fonte: Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil (2008).

em 2009, verifica-se que 50% das organizaes responderam que conhecem, utilizam ou pretendem utilizar modelos de maturidade em Gerenciamento de Projetos. Outro fator importante a reduo do ndice de falta de conhecimento da organizao de modelos de maturidade, o qual obteve uma reduo de 6%, se comparado ao estudo do ano de 2008, conforme resultados dos grficos 9 e 10. Estas referncias sugerem um aprimoramento, por parte das organizaes, com relao qualidade de seu processos e produtos ;

Grfico 9 Nvel de utilizao de modelos de maturidade em Gerenciamento de Projetos. Fonte: Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil (2009).

Grfico 10 Nvel de utilizao de modelos de maturidade em Gerenciamento de Projetos. Fonte: Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil (2008).

conforme o grfico 11, observa-se que 54% das organizaes, em 2009, realizaram informalmente, conforme interesse ou necessidade do responsvel pelo projeto, o gerenciamento de riscos. Em contrapartida percebe-se um aumento discreto de 4% do uso de metodologia formal em relao ao estudo de 2008. Verifica-se, com estes resultados que a aceitao do gerenciamento de riscos como um componente natural, ainda precisa ser disseminado dentro das empresas, incorporando uma cultura organizacional voltada para anlise de riscos;

Grfico 11 Abordagem para Gerenciamento de Riscos. Fonte: Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil (2009).

Grfico 12 Abordagem para Gerenciamento de Riscos. Fonte: Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil (2008).

CONCLUSO Projetos so precursores de produtos, servios ou processos organizacionais novos e aperfeioados, dotados com estigma de sobrevivncia e competitividade, de modo satisfazer as necessidades subentendidas ou assumidas, de seus clientes. Para sobreviver e crescer as organizaes so foradas a buscar, de forma contnua, o aprimoramento e a melhoria de seus produtos, servios ou processos. Esse esforo ser

produtivo se executado sob influncia de uma adequada aplicao da gesto de projetos que considere as especificidades e o nvel de maturidade da organizao. O Benchmarking um ingrediente importante e valioso, tanto do ponto de vista do planejamento estratgico, quanto do aperfeioamento das operaes, para a obteno de ganhar vantagem competitiva. Para, realmente, se obter vantagem competitiva com o Benchmarking, no suficiente copiar as melhores prticas de outras organizaes, pois isso no resultar em superioridade de desempenho. O fundamental conhec-las, entender sua essncia e adapt-las com criatividade para que as mesmas sejam realizadas na empresa. O Benchmarking uma experincia de aprendizado, no qual ajuda a organizao a focar no que e como deve ser feito, de forma consensual. Na pesquisa de Benchmarking de Gerenciamento de Projetos conduzida pelo PMI em 2009, apenas 20% das empresas afirmaram ter resistncias significativas internas. Comparando com o estudo realizado no ano de 2008, v-se queda de 7% neste aspecto. Esse resultado evidncia uma tendncia de amadurecimento no que diz respeito a gerenciamento de projetos. Este estudo de Benchmarking de Gerenciamento de Projetos pode servir de base para alavancar o aumento da maturidade nas organizaes juntamente com seus gestores, com o propsito de buscar maior eficincia e sucesso nos projetos. Com a prtica do Benchmarking bem organizada todos ganham, organizao e colaboradores, pois as melhores prticas aplicadas trazem melhorias para todos.

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS PMI (PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE) CHAPTERS BRASILEIROS. Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil (2008), (http://www.pmi.org.br, 02/2010). MARSHALL Jr, Isnard; CIERCO, Agliberto Alves; ROCHA, Alexandre Varanda; MOTA, Edmarson Bacelar; LEUSIN, Srgio. Gesto da Qualidade. 8. Ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2006.

KERZNER, Harold. Gesto de Projetos: as melhores prticas. Porto Alegre: Bookman, 2002.

FNQ (Fundao Nacional da Qualidade). Fundamentos, (http:// www.fnq.org.br, 12/2009).