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31/07/2011

II

Tabla de contenido
Tabla de contenido _____________________________________________________________II Tabla de ilustraciones __________________________________________________________ III a) b) c) CMO CREAR UNA TABLA DE CONTENIDO. ______________________________________ 1 CREANDO MARCADORES. ____________________________________________________ 1 NDICE DE CONTENIDO ______________________________________________________ 2
Paso N1: Marcar las entradas de ndice.________________________________________________ 2
Marcar palabras o frases ___________________________________________________________________ 2 Marcar entradas de ndice para texto que se extiende por un intervalo de pginas _____________________ 3

Paso N2: Crear el ndice. ____________________________________________________________ 4

d)

ENVIAR UNA CARTA A VARIOS DESTINATARIOS __________________________________ 6

Origen de datos desde un documento. _________________________________________________ 8
Volver al principio ________________________________________________________________________ 8

Origen de datos desde Excel __________________________________________________________ 9 Antes de conectar con la hoja de clculo, siga estos pasos en Word:_________________________ 10
Volver al principio _______________________________________________________________________ 12 Trabajar con campos: ejemplos_____________________________________________________________ 14

Origen de datos desde Access Predeterminado ________________________________________ 21

Finalizar la combinacin __________________________________________________________________ 22

e) f)

SECCIONES Y UTILIDADES ___________________________________________________23 INSERTANDO DIFERENTES OBJETOS ___________________________________________25

IMGEN _________________________________________________________________________ 25 IMAGEN PREDISEADA _____________________________________________________________ 26 Insertar Ecuacin __________________________________________________________________ 27 En la ficha Insertar, en el grupo Smbolos, haga clic en la flecha que hay junto a Ecuaciones y despus en la ecuacin que desee. _________________________________ 27 INSERTAR SMBOLO _______________________________________________________________ 27 Formato de las imgenes u objetos ___________________________________________________ 28
Ajustar texto alrededor de una imagen o un objeto de dibujo _____________________________________ 28

INDICE DE PALABRAS __________________________________________________________ A

III

Tabla de ilustraciones
Ventana 1 ___________________________________________________________________________________ 1 Ventana 2 ___________________________________________________________________________________ 1 Ventana 3 ___________________________________________________________________________________ 2 Ventana 4 ___________________________________________________________________________________ 3 Ventana 5 ___________________________________________________________________________________ 3 Ventana 6 ___________________________________________________________________________________ 4 Ventana 7 ___________________________________________________________________________________ 5 Ventana 8 ___________________________________________________________________________________ 7 Ventana 9 ___________________________________________________________________________________ 7 Ventana 10 __________________________________________________________________________________ 9 Ventana 11 _________________________________________________________________________________ 11 Ventana 12 _________________________________________________________________________________ 13 Ventana 13 _________________________________________________________________________________ 13 Ventana 14 _________________________________________________________________________________ 14 Ventana 15 _________________________________________________________________________________ 15 Ventana 16 _________________________________________________________________________________ 16 Ventana 17 _________________________________________________________________________________ 16 Ventana 18 _________________________________________________________________________________ 17 Ventana 19 _________________________________________________________________________________ 17 Ventana 20 _________________________________________________________________________________ 19 Ventana 21 _________________________________________________________________________________ 22 Ventana 22 _________________________________________________________________________________ 22 Ventana 23 _________________________________________________________________________________ 22 Ventana 24 _________________________________________________________________________________ 23 Ventana 25 _________________________________________________________________________________ 24 Ventana 26 _________________________________________________________________________________ 25 Ventana 27 _________________________________________________________________________________ 26 Ventana 28 _________________________________________________________________________________ 26 Ventana 29 _________________________________________________________________________________ 26 Ventana 30 _________________________________________________________________________________ 27 Ventana 31 _________________________________________________________________________________ 27 Ventana 32 _________________________________________________________________________________ 28 Ventana 33 _________________________________________________________________________________ 28 Ventana 34 _________________________________________________________________________________ 29

CONCEPTOS BSICOS
2011

a)

CMO CREAR UNA TABLA DE CONTENIDO.

Utilice este procedimiento si cre un documento utilizando estilos de ttulo: 1. Haga clic en el lugar donde desee insertar la tabla de contenido, normalmente al principio del documento. 2. En el grupo Tabla de contenido de la ficha Referencias, haga clic en Tabla de contenido y, a continuacin, en el estilo de la tabla de contenido que desee.

Ventana 1

b)

CREANDO MARCADORES.

1. Seleccione el texto o el elemento al que desee asignar un marcador o haga clic en el lugar donde desee insertar un marcador. 2. En la ficha Insertar, en el grupo Vnculos, haga clic en Marcador.

Ventana 2

3. En Nombre del marcador, escriba o seleccione un nombre. 4. Los nombres de los marcadores deben comenzar por una letra y pueden incluir nmeros. No se puede incluir espacios en el nombre de un marcador. No obstante, se puede utilizar el carcter de subrayado para separar palabras, por ejemplo, "Primer ttulo". 5. Haga clic en Agregar.

CONCEPTOS BSICOS
2011

c)

NDICE DE CONTENIDO

Para crear un ndice, marque las entradas, seleccione un diseo y, a continuacin, genere el ndice.

Paso N1: Marcar las entradas de ndice.

Siga uno de estos procedimientos para marcar las entradas de ndice: Marcar palabras o frases Marcar entradas de ndice para texto que se extiende por un intervalo de pginas

y y

Marcar palabras o frases

1. Para utilizar texto existente como entrada de ndice, seleccione el texto. Para escribir su propio texto como entrada de ndice, haga clic donde desee insertar la entrada de ndice. 2. En el grupo ndice de la ficha Referencias, haga clic en Marcar entrada.

Ventana 3

3. Para crear la entrada de ndice principal que utilice su propio texto, escriba o modifique el texto en el cuadro Entrada. 4. Si lo desea, puede personalizar la entrada creando una subentrada, una entrada de tercer nivel o una referencia cruzada a otra entrada:
y y

Para crear una subentrada, escriba el texto en el cuadro Subentrada. Para incluir una entrada de tercer nivel, escriba el texto de la subentrada seguido por dos puntos (:) y, a continuacin, escriba el texto de la entrada de tercer nivel.

Para crear una referencia cruzada a otra entrada, haga clic en Referencia cruzada en Opciones y, a continuacin, escriba en el cuadro el texto de la otra entrada.

5. Para aplicar formato a los nmeros de pgina que aparecern en el ndice, active la casilla de verificacin Negrita o Cursiva bajo Formato de los nmeros de pgina. Si desea dar formato al texto del ndice, seleccione el texto en el cuadro Entrada o Subentrada y haga clic en Fuente. A continuacin, seleccione las opciones de formato que desea utilizar.

CONCEPTOS BSICOS
2011 6. Para marcar la entrada de ndice, haga clic en Marcar. Para marcar todas las apariciones del texto en el documento, haga clic en Marcar todas. 7. Para marcar entradas de ndice adicionales, seleccione el texto, haga clic en el cuadro de dilogo Marcar entrada de ndice y, a continuacin, repita los pasos 3 a 6.

Marcar entradas de ndice para texto que se extiende por un intervalo de pginas
1. Seleccione el intervalo de texto al que desee que haga referencia la entrada de ndice. 2. En el grupo Vnculos de la ficha Insertar, haga clic en Marcador.

Ventana 4

3. Escriba un nombre en el cuadro Nombre del marcador y haga clic en Agregar. En el documento, haga clic al final del texto marcado con un marcador. 4. En el grupo ndice de la ficha Referencias, haga clic en Marcar entrada.

Ventana 5

5. En el cuadro Entrada, escriba la entrada de ndice correspondiente al texto marcado. 6. Para aplicar formato a los nmeros de pgina que aparecern en el ndice, active la casilla de verificacin Negrita o Cursiva bajo Formato de los nmeros de pgina. Si desea dar formato al texto del ndice, seleccione el texto en el cuadro Entrada o Subentrada y haga clic en Fuente. A continuacin, seleccione las opciones de formato que desea utilizar. 7. En Opciones, haga clic en Intervalo de pginas.

CONCEPTOS BSICOS
2011 8. En el cuadro Marcador, escriba o seleccione el nombre del marcador escrito en el paso 3 y, a continuacin, haga clic en Marcar.

Paso N2: Crear el ndice.

Despus de marcar las entradas, est listo para seleccionar un diseo de ndice e insertar el ndice en el documento. 1. Haga clic en el lugar donde desea agregar el ndice. 2. En el grupo ndices de la ficha Referencias, haga clic en Insertar ndice.

Ventana 6

3. Siga uno de estos procedimientos:

y y

Haga clic en un diseo del cuadro Formatos para utilizar uno de los diseos de ndice disponibles. Crear un diseo de ndice personalizado: 1. En el cuadro Formatos, haga clic en Estilo personal y, a continuacin, en Modificar. 2. En el cuadro de dilogo Estilo, haga clic en el estilo de ndice que desea cambiar y, a continuacin, en Modificar. 3. En Formato, seleccione las opciones que desee. 4. Para agregar los cambios efectuados en el estilo a su plantilla, haga clic en Todos los documentos basados en la plantilla. 5. Haga clic en Aceptar dos veces.

4. Seleccione cualquier otra opcin de ndice que desee. Notas Para actualizar el ndice, haga clic en l y presione F9. O bien, haga clic en Actualizar ndice en el grupo ndice de la ficha Referencias.

CONCEPTOS BSICOS
2011

Ventana 7

Si encuentra un error en el ndice, busque la entrada de ndice que desea cambiar, efecte el cambio y actualice el ndice.

Si crea un ndice en un documento maestro, expanda los subdocumentos antes de insertar o actualizar el ndice.

OTROS CONCEPTOS
31 de jul.

d)

ENVIAR UNA CARTA A VARIOS DESTINATARIOS

Utilizar la combinacin de correspondencia para crear e imprimir cartas y otros documentos Mostrar todo Ocultar todo Puede utilizar la combinacin de correspondencia cuando desee crear un conjunto de documentos, como una carta modelo que se debe enviar a muchos clientes o una hoja de etiquetas de direccin. Cada carta o etiqueta contiene el mismo tipo de informacin, aunque su contenido es nico. Por ejemplo, en las cartas que enve a sus clientes, cada carta se puede personalizar con el nombre de la persona a la que vaya dirigida. La informacin nica de cada carta o etiqueta procede de las entradas contenidas en un origen de datos. El proceso de combinacin de correspondencia implica los siguientes pasos generales: Configurar el documento principal. El documento principal contiene el texto y los grficos que son iguales para cada versin del documento combinado. Por ejemplo, en el caso de una carta modelo, el remite o el saludo. Conectar el documento a un origen de datos. Un origen de datos es un archivo que contiene la informacin que se debe combinar en un documento. Por ejemplo, los nombres y direcciones de los destinatarios de una carta. Acotar la lista de destinatarios o de elementos. Microsoft Office Word genera una copia del documento principal por cada elemento, o registro, de su archivo de datos. Si su archivo de datos es una lista de correo, es probable que esos elementos sean destinatarios de la correspondencia. Si desea generar copias slo para determinados elementos del archivo de datos, puede elegir qu elementos (registros) incluir. Agregar marcadores de posicin, llamados campos de combinacin de correspondencia, a los documento. Cuando realice la combinacin de correspondencia, los campos se rellenan con informacin contenida en el archivo de datos. Obtener una vista previa de la combinacin de correspondencia y finalizarla. Puede obtener una vista previa de cada copia del documento antes de imprimir todo el conjunto. Utilice los comandos de la ficha Correspondencia para combinar correspondencia. Sugerencia Tambin puede realizar una combinacin de correspondencia utilizando el panel de tareas Combinar correspondencia, que le dirigir paso a paso a lo largo del proceso. Para utilizar el panel de tareas, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar

OTROS CONCEPTOS
31 de jul.

Combinar correspondencia y, a continuacin, haga clic en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

Ventana 8

Configurar el documento principal Inicie Word. De manera predeterminada se abre un documento en blanco. Djelo abierto. Si lo cierra, no estarn disponibles los comandos del paso siguiente. En el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia.

Ventana 9

Haga clic en el tipo de documento que desea crear. Por ejemplo, puede crear: Un conjunto de sobres El remite es el mismo en todos los sobres, pero la direccin de destino es nica para cada uno de ellos. Haga clic en Sobres y especifique sus preferencias para el tamao del sobre y el formato del texto en la ficha Opciones de sobre del cuadro de dilogo Opciones de sobre. Un conjunto de etiquetas de direccin Cada etiqueta muestra el nombre y la direccin de una persona, pero el nombre y la direccin de cada etiqueta son nicos. Haga clic en Etiquetas y especifique sus preferencias para el tipo de etiqueta en el cuadro de dilogo Opciones para etiquetas.

OTROS CONCEPTOS
31 de jul.

Un conjunto de cartas modelo o mensajes de correo electrnico El contenido bsico es el mismo en todas las cartas o mensajes, pero cada uno contiene informacin especfica para cada destinatario, como su nombre, direccin o cualquier otra informacin. Haga clic en Cartas o en Mensajes de correo electrnico para crear esos tipos de documentos. Un catlogo o directorio Para cada elemento se indica el mismo tipo de informacin, como su nombre o su descripcin, pero el nombre y la descripcin de cada uno es nico. Haga clic en Directorio para crear este tipo de documento. Reanudar una combinacin de correspondencia Si tiene que dejar de trabajar en una combinacin de correspondencia, podr guardar el documento principal del sobre y reanudar la combinacin ms adelante. Microsoft Office Word conserva la informacin del origen de datos y de los campos. Si estaba utilizando el panel de tareas Combinar correspondencia, Word vuelve al lugar donde estaba en el panel de tareas cuando reanude la combinacin. Cuando est listo para reanudar la combinacin, abra el documento. Word muestra un mensaje que le pide que confirme si desea abrir el documento, que ejecutar un comando SQL.

Origen de datos desde un documento.

Puesto que este documento est conectado a un origen de datos y desea recuperar esos datos, haga clic en S. Si estuviera abriendo un documento que no supiera que estaba conectado a un origen de datos, podra hacer clic en No para impedir accesos posiblemente malintencionados a los datos. Aparece el texto del documento, junto con los campos insertados. Haga clic en la ficha Correspondencia y reanude el trabajo.

Volver al principio
Conectar el documento a un origen de datos. Para combinar informacin en el documento principal, debe conectarlo a un origen de datos, tambin llamado archivo de datos. Si no dispone previamente de un origen de datos, puede crearlo durante el proceso de combinacin de correspondencia. Elegir un archivo de datos En el grupo Iniciar combinacin de correo de la ficha Correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios.

OTROS CONCEPTOS
31 de jul.

Ventana 10

Siga uno de estos procedimientos:

Origen de datos desde Excel

Si tiene una hoja de clculo de Microsoft Office Excel, una base de datos de Microsoft Office Access u otro tipo de archivo de datos, haga clic en Usar lista existente y busque el archivo en el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos. En el caso de Excel, puede seleccionar datos desde cualquier hoja de clculo o rango con nombre de un libro. En el caso de Access, puede seleccionar datos desde cualquier tabla o consulta (consulta: forma de buscar todos los registros almacenados en un origen de datos que cumplen los criterios que indique. Las consultas pueden contener operadores, comillas, caracteres comodn y parntesis para limitar la bsqueda.) definida en la base de datos. Para cualquier otro tipo de archivo de datos, seleccione el archivo en el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos. Si no aparece el archivo en la lista, seleccione el tipo de archivo apropiado o elija Todos los archivos en el cuadro Tipo de archivo. En una combinacin de correspondencia se pueden utilizar los siguientes tipos de archivos de datos: Archivos de programas de base de datos basados en archivos y de fila nica, para los que tenga instalado un proveedor de OLE DB (OLE DB: arquitectura de base de datos de componentes que implanta un acceso eficiente a red e Internet para llegar a muchos tipos de orgenes de datos, entre los que se incluyen datos relacionales, archivos de correo, archivos simples y hojas de clculo.) o un controlador ODBC (ODBC (Conectividad abierta de bases de datos): mtodo estndar para compartir datos entre bases de datos y programas. Los controladores ODBC utilizan SQL (Lenguaje de consulta estructurado) para obtener acceso a datos externos.). Con Microsoft Office se incluyen varios controladores de este tipo. Un archivo HTML que incluya una sola tabla. La primera fila de la tabla debe contener nombres de columna y las dems filas deben contener datos. Libretas de direcciones electrnicas: Libreta de direcciones de Microsoft Outlook Lista de contactos de Microsoft Schedule+ 7.0 Cualquier lista similar creada con un sistema de correo compatible con MAPI (MAPI: especificacin de interfaz de Microsoft que permite a diferentes aplicaciones de envo de mensajes y trabajo en grupo (incluidos el correo electrnico como, por ejemplo, Microsoft Outlook.

OTROS CONCEPTOS
31 de jul.

Un documento de Microsoft Word. El documento debe incluir una sola tabla. La primera fila de la tabla debe contener ttulos y las dems filas, los registros que desee combinar. Tambin puede utilizar un origen de encabezado (origen de encabezado: documento que contiene la fila de encabezado (o registro de encabezado) que se va a utilizar con el origen de datos especificado para un documento principal de combinacin de correspondencia.) como origen de datos. Cualquier archivo de texto que contenga campos de datos (campo de datos: categora de informacin que corresponde a una columna de informacin en un origen de datos. El nombre de cada campo de datos aparece en la primera fila (registro inicial) del origen de datos. "CdigoPostal" y "Apellidos" son ejemplos de nombres de campos de datos.) separados o delimitados por marcas de tabulacin o comas, y registros de datos (registro de datos: conjunto completo de informacin relacionada que corresponde a una fila de informacin en el origen de datos. Toda la informacin referente a un cliente en una lista de correo de clientes es un ejemplo de un registro de datos.) separados por marcas de prrafo. Sugerencias para aplicar formato a los datos en Excel Si el archivo de datos es una hoja de clculo de Excel que incluye porcentajes, valores de moneda o cdigos postales, puede conservar el formato numrico de los datos mediante la opcin Intercambio dinmico de datos para conectar con el libro de Excel desde Word. Por ejemplo, puede asegurarse de que un cdigo postal de cinco dgitos como 07865 contenido en el archivo de datos no se muestre como el nmero 7865 (sin el cero a la izquierda).

Antes de conectar con la hoja de clculo, siga estos pasos en Word:

Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Opciones de Word. Haga clic en Avanzadas. Desplcese hasta la seccin General y active la casilla de verificacin Confirmar conversiones del formato de archivo al abrir. Haga clic en Aceptar. Con el documento principal de la combinacin de correspondencia abierto, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios y, a continuacin, haga clic en Usar lista existente. Busque la hoja de clculo de Excel en el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos y haga doble clic en ella. En el cuadro de dilogo Confirmar origen de datos, haga clic en Hojas de clculo de MS Excel con DDE (*.xls) y en Aceptar.

Nota: Si no aparece el elemento Hojas de clculo de MS Excel con DDE (*.xls), active la casilla de
verificacin Mostrar todo.

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OTROS CONCEPTOS
31 de jul.

En el cuadro de dilogo Microsoft Office Excel, seleccione en Nombre o rango de celdas el rango de celdas o la hoja de clculo que contiene la informacin que desea combinar y haga clic en Aceptar. Nota Para evitar que se le pregunte cada vez que abra un archivo de datos, puede desactivar la opcin Confirmar conversiones al abrir despus de haber establecido la conexin con la hoja de clculo. Si todava no tiene un archivo de datos, haga clic en Escribir una nueva lista y utilice entonces el formulario que se abrir para crear su lista. La lista se guarda como archivo de base de datos (.mdb) que se puede utilizar posteriormente. Nota Si ha instalado 2007 Microsoft Office System (en vez de instalar Microsoft Word de forma independiente), tambin puede utilizar Microsoft Query para construir una consulta (consulta: forma de buscar todos los registros almacenados en un origen de datos que cumplen los criterios que indique. Las consultas pueden contener operadores, comillas, caracteres comodn y parntesis para limitar la bsqueda.) y recuperar los datos que desee de un origen de datos externo (origen de datos externo: origen de datos que contiene los datos a los que un usuario desea tener acceso: por ejemplo, una lista de Microsoft Excel o una base de datos de Microsoft Access.).

Volver al principio
Acotar la lista de destinatarios o de elementos Cuando conecte con un determinado archivo de datos, puede que no desee combinar en el documento principal la informacin contenida en todos los registros de ese archivo de datos. Para acotar la lista de destinatarios o utilizar un subconjunto de los elementos contenidos en el archivo de datos, siga este procedimiento: En el grupo Iniciar combinacin de correo de la ficha Correspondencia, haga clic en Editar lista de destinatarios.

Ventana 11

En el cuadro de dilogo Destinatarios de la combinacin de correspondencia, siga uno de estos procedimientos: Seleccionar registros individuales Este mtodo resulta muy til si la lista es breve. Active las casillas de verificacin junto a los destinatarios que desee incluir y desactive las que aparecen junto a los destinatarios que desee excluir.

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OTROS CONCEPTOS
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Si sabe que desea incluir slo unos cuantos registros en la combinacin, puede desactivar la casilla de verificacin de la fila de encabezado y seleccionar slo aquellos que desee usar. De manera similar, si desea incluir la mayor parte de la lista, active la casilla de verificacin de la fila de encabezado y despus desactive las casillas de verificacin de los registros que no desee incluir. Ordenar registros Haga clic en el ttulo de columna del elemento por el que desee ordenar. La lista se ordena en orden alfabtico ascendente (de A a Z). Haga clic en el encabezado de columna otra vez para ordenar la lista en orden alfabtico descendente (de Z a A). Si desea ordenar los datos de una manera ms compleja, haga clic en Ordenar bajo Restringir lista de destinatarios y elija sus preferencias de clasificacin en la ficha Ordenar registros del cuadro de dilogo Filtrar y ordenar. Por ejemplo, puede usar este tipo de ordenacin si desea que las direcciones de los destinatarios se dispongan en orden alfabtico por los apellidos y los cdigos postales por orden numrico. Filtrar registros Esta funcin resulta til si la lista contiene registros que no desee ver o incluir en la combinacin. Una vez filtrada la lista, puede utilizar las casillas de verificacin para incluir y excluir registros. Para filtrar los registros, siga este procedimiento: En Restringir lista de destinatarios, haga clic en Filtrar. En la ficha Filtrar registros del cuadro de dilogo Filtrar y ordenar, elija los criterios que desea utilizar para el filtro. Por ejemplo, para generar copias del documento principal nicamente para las direcciones que contengan Australia como pas o regin, haga clic en Pas o regin en la lista Campo, en el elemento Igual a de la lista Comparacin, y en Australia en la lista Comparado con. Para restringir an ms el filtro, haga clic en Y o en O y especifique ms criterios. Por ejemplo, para generar copias del documento principal slo para las empresas de Munich, podra filtrar por los registros cuyo campo Ciudad contenga Munich y aquellos cuyo campo Nombre de la compaa no est en blanco. Si utiliza el operador O en vez de Y en este filtro, la combinacin de correspondencia incluye todas las direcciones de Munich as como todas las direcciones que incluyen un nombre de compaa, independientemente de la ciudad. Nota Si ha instalado software de validacin de direcciones, haga clic en Validar direcciones en el cuadro de dilogo Destinatarios de la combinacin de correspondencia para validar las direcciones de los destinatarios.

Volver al principio
Agregar marcadores de posicin, llamados campos de combinacin de correspondencia, a los documento

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OTROS CONCEPTOS
31 de jul.

Una vez conectado el documento principal a un archivo de datos, estar listo para escribir el texto del documento y agregar marcadores de posicin que indiquen dnde aparecer la informacin nica en cada copia del documento. Los marcadores de posicin, como los de direcciones y saludos, se denominan campos de combinacin de correspondencia. Los campos de Word se corresponden a los encabezados de columna del archivo de datos que seleccione.

Ventana 12

Las columnas de un archivo de datos representan categoras de informacin. Los campos agregados al documento principal son marcadores de posicin para estas categoras. Las filas de un archivo de datos representan registros de informacin. Al realizar una combinacin de correspondencia, Word genera una copia del documento principal por cada registro. Colocando un campo en el documento principal, indica que desea que en esa ubicacin aparezca una determinada categora de informacin, como un campo o una direccin.

Ventana 13

Nota Cuando se inserta un campo de combinacin de correspondencia en el documento principal, el nombre del campo siempre se indica entre comillas de combinacin ( ). Estas comillas no aparecen en los documentos combinados. Simplemente ayudan a distinguir el texto normal de los campos en el documento principal.

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OTROS CONCEPTOS
31 de jul.

Qu ocurre al realizar la combinacin Al combinar, la informacin contenida en la primera fila del archivo de datos reemplaza los campos del documento principal para crear el primer documento combinado. La informacin de la segunda fila del archivo de datos reemplaza los campos para crear un segundo sobre, y as sucesivamente.

Ventana 14

Trabajar con campos: ejemplos

Puede agregar cualquier encabezado de columna de su archivo de datos al documento principal como campo, lo que ofrece gran flexibilidad al disear cartas modelo, etiquetas, mensajes de correo electrnico y otros documentos combinados. Por ejemplo: Suponga que est creando una carta para notificar a las organizaciones locales que han sido seleccionadas para ser incluidas en la gua urbana anual. Si su archivo de datos contiene una columna Organizacin con el nombre de cada empresa con la que desea establecer contacto, puede insertar el campo Organizacin en lugar de escribir el nombre de cada organizacin especfica. Imagine que trimestralmente enva mensajes de correo electrnico a sus clientes informndoles de nuevos productos y ofertas especiales. Para personalizar esos mensajes para sus mejores clientes, puede agregar una columna NotaPersonal a su archivo de datos, en la que escribir notas como, por ejemplo "Sra. Garca, este nuevo artculo es exactamente lo que estaba buscando". Colocando un campo NotaPersonal en el documento principal, puede incluir esas notas al final de mensajes concretos. Suponga que su lista de correo es la de los suscriptores de su boletn y que su archivo de datos incluye una columna, llamada FechaCaducidad, en la que se indica la fecha en que finaliza cada suscripcin. Si coloca un campo FechaCaducidad en el documento principal de la etiqueta antes de ejecutar la combinacin de correspondencia, los suscriptores podrn ver sus respectivas fechas de caducidad en sus etiquetas postales. Los campos se pueden combinar y separar con signos de puntuacin. Por ejemplo, para crear una direccin, puede colocar los campos en el documento principal de esta manera: Nombre Apellidos

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OTROS CONCEPTOS
31 de jul.

Direccin Cdigo postal Ciudad, Estado o provincia Para elementos que se utilizan con frecuencia, como bloques de direccin o lneas de saludo, Word proporciona campos compuestos que agrupan entre s una serie de campos. Por ejemplo: El campo Bloque de direcciones es una combinacin de varios campos que incluye el nombre, los apellidos, la direccin, la ciudad y el cdigo postal.

Ventana 15

El campo Lnea de saludo puede incluir uno o varios campos de nombre, dependiendo del tratamiento de cortesa elegido. Puede personalizar el contenido de cada uno de estos campos compuestos. Por ejemplo, podr seleccionar un formato de nombre formal en la direccin (Sr. Javier Garca Saavedra), mientras que, en el saludo, podr optar por usar "Para" en lugar de "Estimado". Asignar los campos de combinacin de correspondencia al archivo de datos Para asegurarse de que Word encontrar una columna del archivo de datos que corresponda a todos los elementos de direccin o de saludo, puede que sea necesario asignar los campos de combinacin de correspondencia de Word a las columnas del archivo de datos. Para asignar los campos, haga clic en Asignar campos en el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia.

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OTROS CONCEPTOS
31 de jul.

Ventana 16

Se abrir el cuadro de dilogo Asignar campos.

Ventana 17

Los elementos de la direccin y el saludo se colocan a la izquierda, mientras que los encabezados de columna del archivo de datos aparecen a la derecha. Word busca la columna que coincide con cada elemento. En la ilustracin, Word hizo coincidir automticamente la columna Apellidos del campo de datos con la columna Apellidos. Pero Word no pudo hacer coincidir los dems elementos. En este archivo de datos, por ejemplo, Word no puede asignar el campo Nombre. En la lista de la derecha, puede seleccionar la columna de su archivo de datos que corresponde con el elemento de la izquierda. En la ilustracin, la columna Nombre coincide ahora con el campo Apellido. No es problema que los campos Tratamiento de cortesa, Identificador nico y Segundo nombre no estn asignados. No es necesario que el documento de la combinacin de correspondencia utilice todos los campos. Si agrega desde su archivo de datos un campo que no contiene datos, en el documento combinado este campo aparecer como marcador de posicin vaco, normalmente una lnea en campo o un campo oculto.

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OTROS CONCEPTOS
31 de jul.

Ventana 18

Escribir el contenido y agregar campos En el documento principal, haga clic donde desee insertar el campo. Utilice el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia.

Ventana 19

Siga uno de estos procedimientos: Bloque de direcciones con nombre, direccin y otra informacin Haga clic en Bloque de direcciones. En el cuadro de dilogo Insertar bloque de direcciones, seleccione los elementos de direccin que desee incluir y los formatos que desee aplicar y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Si aparece el cuadro de dilogo Asignar campos, es posible que Word no haya encontrado la informacin necesaria para el bloque de direcciones. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuacin, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinacin de correspondencia. Lnea de saludo Haga clic en Lnea de saludo. Seleccione el formato de lnea de saludo: incluye el saludo, el formato de nombre y la puntuacin.

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OTROS CONCEPTOS
31 de jul.

Seleccione el texto que desee que aparezca en los casos en los que Microsoft Word no puede interpretar el nombre del destinatario; por ejemplo, cuando el origen de datos no contiene el nombre o apellido de un destinatario sino slo el nombre de una compaa. Haga clic en Aceptar. Si aparece el cuadro de dilogo Asignar campos, es posible que Word no haya encontrado la informacin necesaria para la lnea de saludo. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuacin, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinacin de correspondencia. Campos individuales Puede insertar informacin desde campos individuales, como nombre de pila, nmero de telfono o el importe de un donativo de una lista de donantes. Para agregar rpidamente un campo desde su archivo de datos al documento principal, haga clic en la flecha que aparece junto a Insertar campo de combinacin y haga clic en el nombre del campo. Para obtener ms opciones con el fin de insertar campos individuales en el documento, siga este procedimiento: En el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia, clic haga clic en Insertar campo de combinacin. En el cuadro de dilogo Insertar campo de combinacin, siga uno de estos procedimientos: Para seleccionar campos de direccin que se correspondan automticamente con los campos del origen de datos, aunque los campos del origen de datos no tengan los mismos nombres que los campos, haga clic en Campos de direccin. Para seleccionar campos que siempre toman los datos directamente de una columna del archivo de datos, haga clic en Campos de base de datos. En el cuadro Campos, haga clic en el campo que desee. Haga clic en Insertar y, a continuacin, en Cerrar. Si aparece el cuadro de dilogo Asignar campos, es posible que Microsoft Office Word no haya encontrado la informacin necesaria para insertar el campo. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuacin, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinacin de correspondencia. Nota Si inserta un campo de la lista Campos de base de datos y, ms adelante, cambia a un origen de datos que no tenga ninguna columna con el mismo nombre, Word no podr insertar la informacin de dicho campo en el documento combinado. Campos personalizados de los contactos de Outlook

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OTROS CONCEPTOS
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La nica manera de incluir campos de contacto personalizados en el documento principal consiste en iniciar la combinacin de correspondencia desde Outlook. En primer lugar, configure una vista de los contactos que incluya los campos que desea utilizar en la combinacin. A continuacin, inicie la combinacin de correspondencia. Una vez elegida la configuracin deseada, se abre Word automticamente y puede completar la combinacin. Configurar una vista de los contactos con campos personalizados En los Contactos de Outlook, dentro del men Ver, elija Vista actual y, a continuacin, haga clic en Lista de telfonos. Haga clic con el botn secundario del mouse en un encabezado de columna y luego haga clic en Selector de campos. En la lista desplegable de la parte superior del Selector de campos, seleccione Campos definidos por el usuario en la carpeta. Arrastre el campo que desea agregar desde el cuadro de dilogo hasta los encabezados de columna. Una pequea flecha de color rojo le ayuda a colocar el campo en la ubicacin que desee.

Ventana 20

Nota: Puede agregar un nuevo campo al cuadro de dilogo Selector de campos si hace clic en Nuevo
en la parte inferior. Una vez agregados a la vista todos los campos personalizados, cierre el cuadro de dilogo Selector de campos. Para quitar un campo que no desee incluir en la combinacin de correspondencia, haga clic en el nombre del campo en el encabezado de la columna en la vista Lista de telfonos y arrstrelo para sacarlo del encabezado de columna. Ejecutar la combinacin de correspondencia desde Outlook

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OTROS CONCEPTOS
31 de jul.

En Contactos de Outlook, seleccione contactos individuales manteniendo presionada la tecla MAYS mientras hace clic para seleccionar una serie de campos o manteniendo presionada la tecla CTRL mientras selecciona campos individuales. Si desea incluir todos los contactos mostrados en ese momento en la vista, no haga clic en ningn contacto. En el men Herramientas, haga clic en Combinar correspondencia. Si ha seleccionado contactos individuales para incluirlos en la combinacin de correspondencia, haga clic en Slo los seleccionados. Si desea incluir todos los contactos visibles en ese momento en la vista, haga clic en Todos los de la vista actual. Si ha configurado la vista Lista de telfonos para que muestre exactamente los campos que desea utilizar en la combinacin de correspondencia, haga clic en Slo los de la vista actual. En caso contrario, haga clic en Todos los campos de Contacto para que todos los campos de contacto estn disponibles en la combinacin. Si desea generar un nuevo documento principal a partir de la combinacin de correspondencia, haga clic en Nuevo documento. De lo contrario, haga clic en Documento existente y, a continuacin, en Examinar para buscar el documento que se debe utilizar como documento principal. Si desea guardar los contactos y los campos que ha seleccionado de manera que puedan volver a utilizarse, active la casilla de verificacin Archivo permanente y, a continuacin, haga clic en Examinar para guardar el archivo. Los datos se guardan en un documento de Word con formato de datos separados por puntos y coma. Seleccione las opciones de combinacin que desee usar. Cartas modelo Preparar un lote de cartas para realizar un envo masivo de correo.

Etiquetas postales Configurar etiquetas postales para realizar un envo masivo de correo. Sobres Configurar sobres para un envo masivo de correo. Catlogo Crear un nico documento que contenga un catlogo o una lista de direcciones. Nuevo documento Generar documentos combinados que pueda editar por separado en Word. Impresora Enviar los documentos combinados directamente a la impresora predeterminada. Correo electrnico Generar documentos combinados diseados para ser usados como mensajes de correo electrnico. Cuando est listo para completar la combinacin en Word, en la ficha Correspondencia del grupo Finalizar, haga clic en Finalizar y combinar y, a continuacin, haga clic en Enviar mensajes de correo electrnico. La lnea Asunto se rellena con el texto escrito en el cuadro de dilogo Contactos para combinar correspondencia de Outlook.

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OTROS CONCEPTOS
31 de jul.

Haga clic en Aceptar. Cuando se abra el documento en Word, en la ficha Correspondencia, dentro del grupo Escribir e insertar campos, haga clic en la flecha que aparece junto a Insertar campo de combinacin y, a continuacin, en los campos que desee agregar al documento.

Notas
No se puede escribir los caracteres de los campos de combinacin ( ) manualmente ni utilizar el comando Smbolo del men Insertar, sino que se debe utilizar la caracterstica de combinacin de correspondencia.

Origen de datos desde Access Predeterminado

Si los campos de combinacin aparecen entre llaves, como {MERGEFIELD Ciudad}, eso significa que Microsoft Word muestra cdigos de campo (cdigo de campo: texto de marcador de posicin que muestra dnde aparecer la informacin especificada del origen de datos; los elementos de un campo pueden generar un resultado de campo. El cdigo de campo incluye los caracteres de campo, el tipo de campo e instrucciones.) en lugar de los resultados de los campos (resultados de campo: texto o grfico que se inserta en un documento cuando Microsoft Word realiza instrucciones de campos. Cuando imprima el documento o cuando oculte los cdigos de campo, los resultados de campo sustituirn a los cdigos de campo.). Esto no afecta a la combinacin, pero si desea mostrar los resultados, haga clic con el botn secundario del mouse en el cdigo de campo y, a continuacin, haga clic en Activar o desactivar cdigos de campo en el men contextual. Aplicar formato a los datos combinados Los programas de bases de datos y hojas de clculo, como por ejemplo Microsoft Office Access y Microsoft Office Excel, almacenan como datos sin formato la informacin escrita en las celdas. El formato que se aplique en Access o Excel, como las fuentes o los colores, no se almacena junto con los datos sin formato. Cuando se combina la informacin de un archivo de datos en un documento de Word, se combinan los datos sin el formato que tienen aplicado. Para aplicar formato a los datos del documento, seleccione el campo de combinacin de correspondencia y aplquele el formato que desee, de la misma manera que lo hara con cualquier otro texto. Asegrese de que la seleccin incluye las comillas de combinacin ( ) que rodean el campo.

Volver al principio
Obtener una vista previa de la combinacin de correspondencia y finalizarla Una vez agregados los campos al documento principal, estar listo para obtener una vista previa de los resultados de la combinacin. Cuando est satisfecho con la vista previa, puede completar la combinacin de correspondencia. Obtener una vista previa de la combinacin Puede obtener una vista previa de los documentos combinados y realizar los cambios antes de completar efectivamente la combinacin. 21

OTROS CONCEPTOS
31 de jul.

Para obtener la vista previa, siga uno de estos procedimientos en el grupo Vista previa de resultados de la ficha Correspondencia:

Ventana 21

Haga clic en Vista previa de resultados. Hojee cada documento combinado utilizando los botones Prximo registro y Registro anterior del grupo Vista previa de resultados. Obtenga una vista previa de un documento especfico haciendo clic en Buscar destinatario. Nota Haga clic en Editar lista de destinatarios en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia para abrir el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, en el que puede filtrar la lista o borrar destinatarios si ve registros que no desea incluir.

Ventana 22

Finalizar la combinacin
Puede imprimir los documentos combinados o modificarlos individualmente, as como imprimir o cambiar todos los documentos o slo un subconjunto de ellos. Imprimir los documentos combinados. En el grupo Finalizar de la ficha Correspondencia, haga clic en Finalizar y combinar y, a continuacin, en Imprimir documentos.

Ventana 23

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OTROS CONCEPTOS
31 de jul.

Decida si desea imprimir todo el conjunto de documentos, slo la copia que est visible en cada momento, o bien un subconjunto del total de los documentos, que se especifica mediante los nmeros de registro. Cambiar copias individuales del documento En el grupo Finalizar de la ficha Correspondencia, haga clic en Finalizar y combinar y, a continuacin, en Editar documentos individuales.

Ventana 24

Elija si desea editar todo el conjunto de documentos, slo la copia que est visible en cada momento, o bien un subconjunto del total de los documentos, que se especifica mediante los nmeros de registro. Word guarda las copias que desea editar en un solo archivo, con un salto de pgina entre cada copia del documento. Guardar el documento principal Recuerde que los documentos combinados que guarde son independientes del documento principal. Es conveniente guardar el propio documento principal si desea utilizarlo para otra combinacin de correspondencia. Cuando guarde el documento principal, tambin puede guardar su conexin con el archivo de datos. La siguiente vez que abra el documento principal, se le pedir que indique si desea volver a combinar la informacin del archivo de datos en el documento principal. Si hace clic en S, se abre el documento con la informacin del primer registro ya combinada. Si hace clic en No, se rompe la conexin entre el documento principal y el archivo de datos. El documento principal se convierte en un documento normal de Word y los campos se reemplazan con la informacin del primer registro, exclusivamente.

e)

SECCIONES Y UTILIDADES

Para cambiar el diseo o el formato de una o varias pginas del documento se pueden utilizar saltos de seccin. Por ejemplo, se puede disear parte de una pgina que slo tiene una columna para que tenga dos. Los captulos de los documentos se pueden separar de modo que la numeracin de las pginas de cada captulo comience por 1. Asimismo se pueden crear encabezados o pies de pgina distintos para una seccin del documento.

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OTROS CONCEPTOS
31 de jul.

Ventana 25

Seccin con formato de una sola columna Seccin con formato de dos columnas

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ALGUNOS CONCEPTOS MS ESPECIALIZADOS

f) INSERTANDO DIFERENTES OBJETOS

Cuando inserte un objeto de dibujo en Word, puede colocarlo en un lienzo de dibujo, que le ayuda a organizar el dibujo en el documento. El lienzo de dibujo proporciona un lmite a modo de marco entre el dibujo y el resto del documento. De manera predeterminada, el lienzo no tiene bordes ni fondo, pero se le puede aplicar formato como a cualquier objeto de dibujo. Asimismo, el lienzo de dibujo ayuda a mantener unidas las distintas partes del dibujo, lo que es particularmente til si se compone de varias formas. Si tiene previsto incluir ms de una forma en la ilustracin, lo ms aconsejable es insertar un lienzo de dibujo. Por ejemplo, si desea crear un diagrama de flujo, empiece con un lienzo de dibujo y vaya agregando las formas y lneas del diagrama.

Ventana 26

IMGEN
1. 2. Haga clic en el lugar en que desee insertar la imagen. En el grupo Ilustraciones de la ficha Insertar, haga clic en Imagen.

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ALGUNOS CONCEPTOS MS ESPECIALIZADOS

Ventana 27 3. 4. Busque la imagen que desee insertar. Haga doble clic en la imagen que desee insertar. Imagen, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y, a continuacin, haga clic en Vincular a archivo.

Ventana 28

IMAGEN PREDISEADA
1. En el grupo Ilustraciones de la ficha Insertar, haga clic en Imgenes prediseadas.

Ventana 29 2. En el panel de tareas Imgenes prediseadas, en el cuadro de texto Buscar, escriba una palabra o frase que describa la imagen que desea, o bien, escriba todo el nombre del archivo de la imagen o parte de l. 3. Para acotar la bsqueda, siga uno de los procedimientos siguientes o ambos: Para limitar los resultados de la bsqueda a una coleccin de imgenes prediseadas especfica, en el cuadro Buscar en, haga clic en la flecha y seleccione la coleccin en la que desea buscar.

Para limitar a imgenes prediseadas los resultados de la bsqueda, haga clic en la flecha del cuadro Los resultados deben ser y active la casilla de verificacin que aparece junto a Imgenes prediseadas.

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ALGUNOS CONCEPTOS MS ESPECIALIZADOS

En el panel de tareas Imgenes prediseadas, tambin puede buscar fotografas, pelculas y sonidos. Si desea incluir cualquiera de esos tipos de medios, active las casillas de verificacin correspondientes a los mismos. 4. 5. Haga clic en Buscar. En la lista de resultados, haga clic en la imagen prediseada para insertarla.

Ventana 30

Insertar Ecuacin
En la ficha Insertar, en el grupo Smbolos, haga clic en la flecha que hay junto a Ecuaciones y despus en la ecuacin que desee.

Ventana 31

INSERTAR SMBOLO
1. 2. 3. Haga clic en el lugar donde desee insertar el smbolo. En el grupo Smbolos de la ficha Insertar, haga clic en Smbolo. Siga uno de estos procedimientos: Haga clic en el smbolo que desee en la lista desplegable.

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ALGUNOS CONCEPTOS MS ESPECIALIZADOS

y
4. Si el smbolo que desea insertar no aparece en la lista, haga clic en Ms smbolos. En el cuadro Fuente, haga clic en la fuente deseada, elija el smbolo que desea insertar y, por ltimo, haga clic en Insertar. Haga clic en Cerrar.

Formato de las imgenes u objetos

y
Para cambiar el tamao de una imagen, en Herramientas de imagen, en la ficha Formato, en el grupo Tamao, escriba las medidas que desee en los cuadros Alto y Ancho.

Ventana 32

1.

En Herramientas de imagen, en la ficha Formato, en el grupo Tamao, haga clic en Recortar.

Ajustar texto alrededor de una imagen o un objeto de dibujo

1. Si la imagen o el objeto se encuentra en un lienzo de dibujo, seleccione el lienzo. Si la imagen o el objeto no se encuentra en un lienzo de dibujo, seleccione la imagen o el objeto. 2. En la ficha Formato, dentro del grupo Organizar, haga clic en Posicin.

Ventana 33 Si no aparece la opcin Posicin, haga clic en Organizar y, a continuacin, en Posicin. 3. Haga clic en la posicin de ajuste que desee aplicar

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ALGUNOS CONCEPTOS MS ESPECIALIZADOS

Ventana 34 3. Realice uno de los procedimientos siguientes: Para recortar un lado, arrastre el controlador de recorte central hacia dentro en ese lado. Para recortar dos lados por igual al mismo tiempo, presione y mantenga presionada la tecla CTRL mientras arrastra el controlador de recorte central hacia dentro en alguno de los lados.

y y

Para recortar los cuatros lados por igual al mismo tiempo, presione y mantenga presionada la tecla CTRL mientras arrastra el controlador de recorte de una esquina hacia dentro.

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INDICE DE PALABRAS
A
Acotar 11 Actualizar 4 archivo 13

F
formato 3

I B
boletn 14 informacin 14 intervalo 3

C
clculo 10 campo 16 comandos 6 conectado 8 conjunto 7

O
origen 6

P
principal 19

D
descripcin 8 desplegable 18

V
verificacin 12

E
electrnico 9

, el correo de voz y el fax) trabajar con un nico cliente.)