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23/03/2009 - A gramtica do PowerPoint Dicas para criar apresentaes com a ferramenta que est moldando a linguagem de executivos e acadmicos

O popular PowerPoint - programa de computador utilizado para criar apresentaes que resumem palavras, imagens e sons em slides ["lminas", em ingls] - j virou parte no s do imaginrio de empresas como tambm conquistou espao em universidades e escolas. O aplicativo pertence a um popular pacote de ferramentas virtuais, atualmente usado por mais de 500 milhes de pessoas no mundo todo, segundo dados de sua criadora Microsoft, sendo que metade da populao adulta norte-americana faz uso dele frequentemente. Bem antes do avano da informtica, apresentaes por meio de transparncias e slides fotogrficos j eram usadas em larga escala. Mas o uso do PowerPoint est to arraigado no mercado de trabalho que no se pode falar nele e deixar de lado o discurso corporativo do qual faz parte, com sua tendncia hierarquizao e sistematizao de conceitos e ideias. Em algumas empresas, os contedos de palestras, relatrios e atas de reunio, entre outros tipos de documentos, passaram a ser elaborados seguindo uma lgica "powerpointiana", cuja relao com o usurio difere de outras ferramentas informticas de texto por restringir o nmero de palavras em cada tela. Tal lgica baseia-se em frases enxutas e conceitos resumidos a palavras-chave, exibidos de forma sequencial e agrupados em tpicos, e parte do pressuposto que o orador dar explicaes complementares ao que foi exposto. Didtico Ao agregar recursos como sons, cores e imagens ao verbo, a ferramenta torna a apresentao mais atraente ao pblico, o qual pode perder o interesse se lhe for oferecido s o que est na tela, sem nenhuma outra informao adicional. Por isso, muitos profissionais ainda escorregam na hora de montar apresentaes em PowerPoint que sejam geis e dinmicas, subestimando a inteligncia de seus ouvintes. - O PowerPoint auxilia na apresentao desde que seja bem utilizado. Muitos profissionais colocam informao em excesso nos slides, e no h sincronia entre o que falam e o que est sendo mostrado na tela. J outros o utilizam por insegurana, com medo de esquecer do que vo falar, e acabam exagerando na quantidade de informao. O programa deve ser usado para destacar os pontos mais importantes, com pouco texto, e deve facilitar o acompanhamento, j que, alm de ouvir, ver a palavra facilita a memorizao - afirma Ana Cludia Moreira, professora de lngua portuguesa da Faculdade de Informtica e Administrao Paulista (Fiap). Para Ana Cludia, alunos e professores esto aos poucos descobrindo as possibilidades oferecidas pelo aplicativo, embora o preo elevado de retroprojetores e teles ainda dificulte a adeso pelas escolas. O programa, afirma a professora, faz com que quem dele se utiliza estimule a prpria capacidade de sntese, exercitando conciso e objetividade, e tenha ateno redobrada pelo padro do idioma, j que o manejo atropelado da lngua se torna, durante uma apresentao, algo que "salta aos olhos" - e o menor deslize compromete a imagem do usurio. Mas a professora da Fiap adverte que a banalizao da ferramenta em escolas pode ser nociva ao ensino se desestimular os estudantes a fazerem anotaes em aula. - A gente acaba acostumando mal os alunos. Quando havia s giz e lousa, as crianas escreviam mais. Hoje, os alunos esto acomodados. O professor passa o PowerPoint e depois passa para os alunos o arquivo. H uma cobrana deles pelo arquivo, e a deixam de escrever e anotar - diz Ana Cludia. Estragos Uma tecnologia no benfica ou nociva em si: ter o efeito que seu usurio pretender, a partir das possibilidades que ela oferece. Segundo Ricardo Macedo, coordenador do curso de publicidade e propaganda da Universidade Positivo, em Curitiba (PR), o uso do PowerPoint em sala de aula vai muito alm de uma apresentao ou de tpicos em uma determinada sequncia, e aconselha que a ferramenta seja usada com moderao.

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- uma ferramenta que complementa a educao, como um quadro-negro, um retroprojetor ou um livro ao alcance de um bom educador. Mas um professor que baseia suas aulas s nessa ferramenta comete um grave erro. como comer um s tipo de alimento, por mais que possa ser bom, no nutre por completo - afirma Macedo. Mau uso O mau uso do PowerPoint pode causar estragos, garante o jornalista Clive Thompson, do jornal The New York Times. Em 14 de dezembro de 2003, Thompson demonstrou que a Nasa "confiou demais" num relatrio confuso e simplista, exibido por projeo de um arquivo escrito em PowerPoint, de preveno de danos ao nibus espacial Columbia. A nave tripulada por sete astronautas terminou por se desintegrar em sua reentrada na atmosfera da Terra, em fevereiro daquele ano. Mas a apresentao feita por engenheiros de segurana da Nasa sobre os riscos da aventura teria sido to enganosamente sinttica que omitiu detalhes vitais a uma avaliao precisa do voo de retorno. A comisso que investigou o acidente com a aeronave relatou que era difcil imaginar, a partir daquele documento, que se tratava de uma misso na qual vidas estavam em jogo. poca, o aplicativo ganhou opositores nos EUA, entre eles Edward Tufte, professor de cincia poltica e design da informao da Universidade de Yale. No artigo PowerPoint is Evil (PowerPoint mau), numa edio da revista Wired de 2003, Tufte sugere que o programa de slides pode auxiliar oradores em suas falas, mas que a convenincia de us-lo pode ser penosa para o contedo e, principalmente, para a plateia. "A apresentao padro do PowerPoint privilegia a forma sobre o contedo, e se trai pela postura mercantil que transforma tudo em ndices de venda", escreveu Tufte. Moderao Na vida de um executivo, as reunies podem ser o ponto alto de um projeto, uma oportunidade de tir-lo do papel e torn-lo realidade. Segundo Ricardo Macedo, as pessoas que participam de uma reunio devem ser conduzidas por uma lgica argumentativa antes de tomarem partido ou no de uma ideia, e nesse ponto que o PowerPoint pode ajud-las, caso seja estruturado de maneira convincente. - comum em reunies de empresas uma sesso de PowerPoint. preciso cuidado, pois a ferramenta pode "enfeitar" mais do que fazer uma boa comunicao. Na comunicao visual, o principal a comunicao, o visual deve ser apenas um facilitador, mas o que vemos em muitos casos so aberraes cromticas, imagens estrambticas, letras esdrxulas que criam grandes rudos na mensagem. Quanto mais limpa e objetiva a apresentao, melhor - afirma o coordenador, para quem doses cavalares de efeitos, sons, imagens e outras "frescuras digitais" podem pr a perder uma boa apresentao. Macedo cita como exemplo de exagero a simulao de aplausos no final de uma apresentao, o que pode ser sinal de arrogncia ou at mesmo um atestado de mau gosto da parte de quem criou a apresentao. Para ele, aconselhvel parcimnia na quantidade de informaes veiculadas de modo que as pessoas no se sintam pressionadas a raciocinar depressa. Desafios O uso e a democratizao do computador, na opinio da professora de lingustica do Mackenzie Elisa Guimares, geraram uma srie de novos desafios para os linguistas. A possibilidade oferecida pelo PowerPoint, de relacionar imagens, sons, textos e vdeos, representa um valioso instrumento para o processo de comunicao interpessoal. Porm, para contextualizar consideraes de cunho lingustico sobre a ferramenta, Elisa prope que se pense a cincia como um amplo campo de investigao da linguagem ou, mais especificamente, da interface lingustica na computao, da qual o PowerPoint certamente um dos produtos mais populares. Segundo ela, os recursos no verbais disponveis no PowerPoint constroem um texto sincrtico, uma fuso de elementos audiovisuais, feitos "muito mais para ver do que para ler". Esses recursos que criam a realidade, como fotos, vdeos e udios, produzem efeitos de sentido e de aproximao entre o leitor e o objeto. Projetam no texto o que Elisa considera um simulacro [reproduo grosseira] de uma dada situao, pois "jogam o leitor para dentro dessa situao". Disciplina mental Para o engenheiro e semioticista Abel Reis, da Pontifcia Universidade Catlica de So Paulo (PUC-SP), os recursos e modelos (templates) da ferramenta requerem disciplina mental. - O PowerPoint no favorece o uso particularmente rico e diversificado da lngua. Porm, ao induzir a expresso esquemtica de ideias e conceitos, pode trazer o benefcio da clareza e da simplicidade - afirma. Abel Reis defende, em artigos como A Interface Cultural do PowerPoint (www.p.php.uol.com.br/tropico/html), que "como toda abordagem disciplinadora, [o PowerPoint] traz consigo opes de carter ideolgico, ou seja, certos pressupostos que configuram um espao de possibilidades para a ao e expresso de ideias". Desse modo, a ferramenta deve ser encarada apenas como um apoio, responsvel por facilitar a memorizao do que foi dito e servir de guia audincia. Ela no se presta a longas narrativas ou apresentao de grandiosos volumes de informao, sendo adequada construo de documentos ou bases de dados a ser exploradas de forma livre e no linear.

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Alm disso, cabe ao orador, seja ele um executivo ou um professor, conduzir o raciocnio at chegar concluso, deixando detalhes mais apurados, por sua vez, para outros formatos de documentos, como relatrios, projetos ou teses.

Apresentao passo a passo

Dicas para se sair bem em exposies usando o PowerPoint, segundo Mara Aparecida Bertoni, do Senac-SP Ao criar os slides Busque conhecer o pblico e suas expectativas antes de preparar os slides. Fuja de apresentaes padronizadas. No porque funcionaram para a empresa A que iro necessariamente funcionar para a empresa B. Estude e conhea profundamente o assunto/produto a ser abordado. Faa um esboo sobre o tema. O PowerPoint deve ser visto como um suporte para o palestrante ou orador. No deve ser usado como escudo perante o pblico. Clareza e visibilidade O tamanho aconselhvel da fonte (tipo de letra) a ser usada numa apresentao em PowerPoint 30. Com um tamanho de letra menor do que esse, seu texto pode no ser visto pela pessoa que est sentada na ltima cadeira de um auditrio. No escreva muito. Empregue palavras-chave para expressar uma frase: de preferncia, seis linhas por slide com seis palavras em cada linha. Alm do tamanho, preciso cuidado com o tipo de fonte a ser utilizada, que deve ser fcil de ler. A cor do plano de fundo de cada um dos slides deve facilitar a leitura do que est sendo apresentado. As imagens e grficos devem ser ntidos. Evite determinadas armadilhas que atrapalham a nitidez de um slide: cores claras devem ser usadas para contedos leves, alegres; cores escuras ajudam a demonstrar seriedade. Efeitos especiais devem ser usados somente para chamar a ateno para determinado item, no podem simplesmente distrair o pblico. Lembre-se de que imagens servem para informar e no enfeitar a apresentao. Busque cenas condizentes com o tema. Objetividade Dez slides o aconselhvel para apresentar um tema; Caso se veja obrigado a ultrapassar essa quantidade, divida tudo em blocos. Para melhor entendimento, abrir espao para jogos de interao pode quebrar a monotonia. Apresentaes muito longas podem ser desinteressantes, alm de no absorvidas pelo pblico: 20 minutos o suficiente para "vender seu peixe". Calcule o tempo que ir falar; 5 slides = 5 minutos; 20 slides = 20 minutos. Pontualidade e organizao No chegue atrasado ou em cima da hora, e se isso acontecer, comece logo a apresentao. Comece e termine no horrio, sempre administrando o tempo. Informe e defina logo no incio o objetivo da apresentao; o tempo que ser utilizado; os possveis intervalos e, principalmente, se haver tempo, no final da apresentao, para responder a eventuais dvidas. Mantenha, por cautela, um plano B ao PowerPoint. Problemas acontecem e o computador ou projetor pode falhar na hora ag. Mantenha uma verso da palestra impressa sempre mo. Cuidados com a fala importante falar de maneira clara e articulada, tomando cuidado com o uso de grias. Evite simplesmente ler a tela ou as fichas. A plateia est ali para ver e ouvir o que voc tem a dizer. Cuidado para no dar as costas para o pblico: pega mal e diminui a sua credibilidade. A voz tambm uma ferramenta: procure dar entonao sua fala para no aborrecer o pblico. Cuidado ao gesticular demais, mas tambm no fique parado como uma esttua. Quando no tiver mais o que dizer, pare.

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