СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ
1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1Обзор предметной области
2.1 Моделирование проектируемой БД
2.1Разработка технического задания
2. КОНСТРУКТОРСКАЯ ЧАСТЬ
1.2Нормализация структуры БД
2.2Разработка таблиц БД
3.2 Конструирование визуальных форм
4.2 Разработка запросов
5.2Разработка отчетов
6.2 Разработка кнопочной формы
3. ЭКСПЕРИМЕНТАЛЬНО-ПРИКЛАДНАЯ ЧАСТЬ
3.1Тестирование системы
3.2 Руководство пользователя
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
 ВВЕДЕНИЕ
Курсовая работа посвящена анализу проектирования баз данных, а также
освещению методов построения форм и отчетов на примере построения
программы ведения электронной документации учебного заведения.
Одной из составных задач можно рассматривать проблему составления
расписания учебного процесса, а так же оперативную корректировку
расписания при возникновении необходимости в этом.
О своевременности и актуальности рассматриваемой проблемы говорит
тот факт, что большую часть своего времени администраторы заведений и
преподаватели тратят на оформление различной документации и отчетов. Базы
данных (БД) составляют в настоящее время основу компьютерного обеспечения
информационных процессов, входящих практически во все сферы человеческой
деятельности.
В настоящее время среди разработчиков базы данных (БД) большой
популярностью пользуется реляционная СУБД ACCESS, входящая в состав
пакета Microsoft Office 2010. Дружественный интерфейс и простота настройки,
эффективные средства создания таблиц, форм, запросов, интеграция с другими
приложениями пакета, средства организации работы с базами данных и защита
информации - вот далеко не полный перечень достоинств этого приложения.
Основные функции СУБД - это описание структуры базы данных,
обработка данных и управление данными.
База данных - это совокупность сведений о реальных объектах, процессах,
событиях или явлениях, относящихся к определённой теме или задаче,
организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой
совокупности, как в целом, так и любой её части. Реляционная база данных
представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых
содержит информацию об объектах определённого типа. Каждая строка
таблицы содержит данные об одном объекте (например, клиенте, автомобиле,
документе), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих
объектов - атрибуты (например, наименования и адреса клиентов, марки и цены
автомобилей). Строки таблицы называются записями, все записи имеют
одинаковую структуру - они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты
объекта. Каждое поле в записи содержит одну характеристику объекта и имеет
строго определённый тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все
записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения
атрибутов.
 АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1 Обзор предметной области
Предметная область - это часть реального мира, данные о которой мы
хотим отразить в базе данных. В качестве предметной области в данной
курсовой работе используется Университет. Предметная область бесконечна и
содержит как существенно важные понятия и данные, так и малозначащие или
вообще не значащие данные. Так, в предметной области Университет, понятия
«Преподаватель», «Лекция», «Дисциплина», «Учебники» являются существенно
важными, а понятие «Зарплата преподавателей»- менее важной. Однако, с точки
зрения отделал кадров эти данные являются существенно важными. Таким
образом, важность данных зависит от выбора предметной области.
Для исследования данной предметной области и построения
инфологической модели, в общем, был использован материал о специфике
работы подобных учреждений, а так же, в частности, материал об должностях и
ученых степенях преподавателей ВУЗов, материал о структуре и особенностях
работы ВУЗов.
2.1 Моделирование проектируемой БД
Модель предметной области - это наши знания о предметной области.
Знаний могут быть как в виде неформальных знаний в мозгу эксперта,так и
выражены формально при помощи каких-либо средств. В качестве таких
средств могут выступать текстовые описания предметной области, наборы
должностных инструкций, правила ведения дел в компании и т.п. Опыт
показывает, что текстовый способ представления модели предметной области
крайне неэффективен. Гораздо более информативным и полезным при
разработке баз данных являются описания предметной области, выполненные
при помощи специализированных графических нотаций. Имеется большое
количество методик описания предметной области. Модель предметной области
описывает скорее процессы, происходящие в предметной области и данные,
используемые этими процессами. От того, насколько правильно смоделирована
предметная область, зависит успех дальнейшей разработки приложений.
3.1 Разработка технического задания
НАЗНАЧЕНИЕ РАЗРАБОТКИ
Данная разработка предназначена для хранения и использования
информации по предметной области Университет. С помощью данной
разработки можно составлять расписание лекций, рассчитывать число лекций за
год, вести учет доходов преподавателей, а так же вносить и изменять все
необходимые данные, используемые в данной предметной области.
 КОНСТРУКТОРСКАЯ ЧАСТЬ
1.2 Нормализация структуры БД
После того, как построена инфологическая модель, наступает этап
нормализации структуры БД, суть которой заключается в составлении схемы
таблиц с указанными связями. Для того чтобы связи между таблицами работали
надежно и по записи из одной таблицы можно было однозначно найти записи в
другой таблице, надо предусмотреть уникальные поля. Уникальное поле - это
поле, значения в котором не могут повторяться.
Для указания уникального поля используется понятие ключевого поля.
При создании структуры таблиц одно поле (или одну комбинацию полей).
Можно назначить ключевым. С ключевыми полями компьютер работает особо.
Он проверят их уникальность. Ключевое поле - очевидный кандидат для
создания связей. Иногда ключевое поле называют первичным ключевым.
Как правило, уникальное поле создают искусственно. Для этого нужно
первым свойством каждой сущности указать номер отдельного экземпляра по
порядку. Это поле должно иметь тип Счетчик. Ввести два одинаковых значения
в такое поле нельзя по определению, поскольку приращение значения поля
производится автоматически. Связь между таблицами будет вестись в
дальнейшем именно по этому полю.
Нормализация представляет собой построение так называемой
концептуальной модели БД, которое сводится к представлению инфологической
модели в терминах выбранной СУБД (в данном случае Access). Концептуальная
модель имеет вид, немного отличающийся от инфологической, но строится на
основе инфологической.
2.2 Разработка таблиц БД
Следующим шагом в создании БД является разработка таблиц и
дальнейшая работа над ними непосредственно уже в самой программе (данная
операция называется построением физической модели БД).
Объектами физической модели является таблицы и поля с типами данных
определёнными для выбранной СУБД.
Системы управления базами данных (СУБД) - это программные средства,
с помощью которых можно создавать базы данных, наполнять их и работать с
ними. В мире существует немало различных систем управления базами данных.
Одна из самых популярных - находящаяся в составе пакета Microsoft Office
система управления базами данных Access.
С организационной точки зрения в работе с любой базой данных есть два
разных режима: проектировочный и эксплуатационный (пользовательский).
Создатель базы имеет право создавать в ней новые объекты (например,
таблицы), задавать их структуру, меняться свойства полей, устанавливать
необходимые связи. Он работает со структурой базы и имеет полный доступ к
базе. У одной базы может быть один, два или несколько разработчиков.
Пользователь базы - это лицо, которое наполняет её информацией с
помощью форм, обрабатывает данные с помощью запросов и получает
результат в виде результирующих таблиц или отчетов. У одной базы могут быть
миллионы пользователей и, конечно, доступ к структуре базы для них закрыт.
И так для создания таблиц воспользуемся конструктором таблиц.
Проанализируем ход построения на основе таблицы «Преподаватель».
Вносим в поле «имя поля» названия полей, а в поле «тип данных» тип
данных в соответствии с выбранными характеристиками (к примеру: если поле
«ФИО», то тип данных - текстовый). Следует учесть, что первым полем должно
быть ключевое поле «код преподавателя», тип данных этого поля Счетчик.
Чтобы это поле стало ключевым, нужно во вкладке «конструктор» нажать на
значок ключа, под которым написано «ключевое поле». Далее поля вводятся по
смыслу. (Следует учесть, что поле «Сумма» в таблице «Заработная плата»
имеет тип данных «числовой», это нужно для того, чтобы в дальнейшем
произвести расчеты при составлении запросов).

Рис 1. Таблица «Дисциплина»

Рис 2. Таблица «Заработная плата»

 Рис 3. Таблица «Лекция»

Рис 4. Таблица «Преподаватель»

Рис 5. Таблица «Учебники»

Затем заполняем созданные таблицы. В результате заполнения всех
созданных таблиц получим:

Рис 6. Заполненная таблица «Дисциплина»

 Рис 7. Заполненная таблица «Заработная плата»

Рис 8. Заполненная таблица «Лекция»

Рис 9. Заполненная таблица «Преподаватель»

3.2 Конструирование визуальных форм
Для создания форм необходимо открыть в БД вкладку «создание» выбрать
в разделе «формы» подраздел «другие формы» и выбрать там из списка «мастер
форм» (Microsoft Office 2010). К примеру, рассмотрим создания формы
«Лекция». После того как открылся мастер форм из появившегося списка
таблиц и запросов выбираем таблицу «Лекция». Затем из списка полей данной
таблицы выбираем все поля (с помощью кнопки >>), нажимаем кнопку «Далее».
Далее выбираем внешний вид формы, в данном примере выбран «в один
столбец», жмем «Далее», появляется список стилей, оставляем «стандартный»,
жмем «Готово». Далее необходимо заменить поле «Код преподавателя» на поле,
содержащие непосредственно имя преподавателя. Для этого открываем
созданную форму в режиме конструктор, удаляем поле «Код преподавателя», на
вкладке « Элементы управления» нажимаем кнопку «поле со списком» и
вставляем поле на то место, где было поле «Код преподавателя». После вставки
открываем меню «Создание полей со списком», сразу жмем «Далее», не
изменяя ничего, теперь из списка таблиц выбираем таблицу «Преподаватель»,
«Далее», выбираем поле «ФИО», «Далее», пропускаем сортировку («Далее»),
«Готово». Теперь создадим кнопки вперед/назад, которые листают записи
соответственно вперед и назад. Для создания данных кнопок нажимаем на
панели «элементы управления» на значок «Кнопка» (значок «ххх») вставляем в
нужное место на форме, после ставки открываем меню настройки кнопки, в
меню выбираем Категории: «переход по записям», Действие: «предыдущая
запись» (создаем кнопку «назад»), жмем «Далее», выбираем «Рисунок»,
«Далее», вписываем название кнопки «Назад», «Готово». Аналогично создаем
вторую кнопку, кнопку «Вперед», только выбираем действие «следующая
запись». После создания кнопок, сохраняем форму. Форма «Лекция» создана.
Примеры некоторых форм:

Рис 10. Однотабличная ленточная форма «Преподаватель»

Рис 11. Форма в один столбец «Лекция»

 Рис 12. Многотабличная форма в табличном виде «Преподаватель
главная»
4.2 Разработка запросов
Запрос - это удобное и гибкое средство доступа к данным. Для одной и
той же таблице можно создать множество разных запросов, каждый их которых
сможет извлекать из таблицы лишь малую часть информации, но именно ту
часть, которая необходима в данный момент.
Примеры запросов:

Рис 13. Запрос на выборку с параметром и условием «Запрос с

параметром»

Рис 14. Итоговый запрос

 Рис 15. Запрос на обновление «Запрос з/п после вычета налогов»

Рис 16. Запрос на удаление

5.2 Разработка отчетов

Отчет - специальный объект, предназначенный для вывода информации
из базы данных на принтер. Отчеты во многом похожи на формы и позволяют
получить результаты работы запросов в наглядной форме, но только не на
экране, а в виде распечатки на принтере. Таким образом, в результате работы
отчета создается бумажный документ. В отчетах данные формируют так, чтобы
их было удобно размещать на отдельных страницах. Отчеты поддерживают
самые разнообразные способы оформления и позволяют группировать данные,
разбивая их на логические целые блоки.
Ниже приведены примеры отчетов.
 Рис 17. Однотабличный отчет «Дисциплина»

Рис 17. Отчет по запросу «Итоговый запрос»

6.2 Разработка кнопочной формы

Пункты Подпункт Описание пунктов Макросы

кнопочно ы
й формы
Список Отчет При нажатии на соответствующие -
отчетов Дисципли кнопки открываются необходимые
на пользователю отчеты. Все они
представляют собой некую
совокупность информации и позволяют
передать необходимую информацию на
принтер.
Отчет По -
двум
таблицам
Отчет -
Итоговый
запрос
Назад Подпункт « Назад» является кнопкой, с -
 помощью которой можно перейти к
главной кнопочной форме.
Список Запрос с Позволяет найти всех преподавателей с Макрос
запросов параметро з/п выше указанной Запрос с
м параметро
м
Запрос с Позволяет найти все учебники с годом Макрос
параметро издания раньше указанного Запрос с
м2 параметро
м2

Главная кнопочная форма представляет собой созданную пользователем

форму с кнопками, которая позволяет обращаться к ранее созданным объектам
базы данных из одного окна. В основном кнопочная форма используется в
качестве главного меню приложения.

Экспериментально-прикладная часть
1.3 Тестирование системы
Для тестирования системы приведем два примера:
В качестве первого примера для тестирования системы попробуем
изменить данные в форме Заработная плата, в поле Сумма (данное поле
является числовым). Результаты тестирования приведены в следующей таблице.

Таблица 3.1
Тестирование системы на примере формы Актер
Этапы Проверка в Проверка в Проверка в
тестирования нормальных экстремальных исключительны
Описание условиях условиях х ситуациях
тестового примера
Перечень Система должна Система должна Система
требований к нормально отреагировать и должна
системе отреагировать, откорректировать предупредить
данные должны данные. пользователя об
 измениться во ошибке.
всех разделах,
где они были
применены
ранее.
Перечень данных Изменяем Вводим данные: Вводим в
вводимых данные с 11310 а) добавим буквы данное поле:
пользователем на 17 в Номер состава $256
б)0,524655252
Описание ошибок Ошибок при При вводе При нажатии
при вводе данных вводе данных данных, мы не «сохранить»
и реакции нет, если сможем система
системой на них запустить запрос сохранить незамедлительн
на обновление, данные о сообщает об
то ошибка изменения, нам ошибке:
высветиться сразу Введенное
высвечивают значение не
ошибку о том, подходит для
что введенное данного поля.
значение не Так же система
подходит для приводит ряд
данного поля.. возможных
ошибок (см.
Рис.3.1.)

В качестве второго примера для тестирования системы попробуем

вводить данные в запрос «Запрос с параметром», который позволяет найти всех
преподавателей с з/п выше указанной. Это запрос на выборку с условием.
Результаты тестирования приведены в следующей таблице.

Таблица 3.2
Тестирование системы на примере Запроса с параметром
Этапы Проверка в Проверка в Проверка в
тестирования нормальных экстремальных исключительных
Описание условиях условиях ситуациях
Тестового
примера
Перечень Система должна Система Система должна
требований к нормально должна предупредить
системе отреагировать на отреагировать пользователя об
ввод данных и найти на ошибке.
информацию несоответствие.
Перечень Вводим в Вводим Введем
данных появившемся окне Возраст в буквенное
вводимых Введите сумму : следующем значение.
пользователем «10000» формате:
10000,00
Описание Ошибок нет. Ошибок нет. Система
ошибок при Появляется Система сообщает об
вводе данных и соответствующий выводит ошибке.
реакции список актеров нужную
системой на них таблицу.

3.2 Руководство пользователя

Пользователь при работе в БД, в основном, имеет дело с кнопочной
формой, поэтому логично будет рассмотреть руководство пользователя
непосредственно по работе с ней.
При запуске БД перед пользователем открывается главная кнопочная
форма.
Кнопочная форма позволяет получить доступ к таблицам, запросам,
формам и отчетам. При щелчке на кнопку, расположенную на форме,
открывается соответствующий объект.
При нажатии на главной кнопочной форме кнопки «Список отчетов»
открывается окно, содержащее список отчетов (Рис.3.11)

Рис18. Список отчетов

 При нажатии в списке отчетов на кнопку отчет (к примеру,
«Дисциплина») открывается соответствующий отчет (Рис.3.12).

Рис19. Отчет «Дисциплина»

(Отчеты позволяют пользователю отправить необходимую информацию

на печать).
Возврат к главной кнопочной форме из любого списка осуществляется с
помощью нажатия кнопки «Назад» (Рис.3.13).

Рис 20. Кнопка «Назад»

Выход из приложения осуществляется путем нажатия на главной
кнопочной форме кнопки выход (Рис.3.14).
При работе с БД пользователь должен учитывать, что в поля с
конкретными типами данных нужно вводить соответствующие данные (то есть,
к примеру, нельзя вводить текст в поля с типом данных числовой, и наоборот)
иначе программа будет выдавать ошибки. Однако стоит отметить, что
программа сама предупредит пользователя об ошибке, и укажет возможные
несоответствия при вводе данных.
Рис21. Кнопка «Выход»
 Заключение

База данных - это совокупность структурированных и взаимосвязанных

данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение
данных. Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного
файла базы данных.
Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания.
Разработанная в данном курсовом проекте база данных для решения задач
документооборота в поликлинике, позволяет автоматизировать весь
документооборот, что позволяет разгрузить отчетный документооборот, и
сократить ошибки в документации. При появлении новых задач разработчик
может в кратчайшие сроки реализовать их в базе данных, путем добавления
строк, столбцов и целых таблиц.
Описанная в этом курсовом проекте база данных должна быть полезна
при работе в данной области.
Microsoft Access, обладая всеми чертами классической СУБД,
предоставляет и дополнительные возможности. Access - это не только мощная,
гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки
работающих с базами данных приложений. С помощью Access можно создать
приложение, работающее в среде Windows и полностью соответствующее
потребностям по управлению данными. Используя запросы, есть возможность
выбирать и обрабатывать хранящуюся в таблицах информацию. Можно
создавать формы для ввода, просмотра и обновления данных, а также
использовать Access для создания как простых, так и сложных отчетов. Формы
и отчеты 2 наследуют» свойства базовой таблицы или запроса , так что в
большинстве случаев необходимо указать форматы, условия назначения и
некоторые другие характеристики данных только один раз. К числу наиболее
мощных средств Access относятся средства разработки объектов - Мастера,
которые можно использовать для создания таблиц, запросов различных типов
форм и отчетов, просто выбрав с помощью мыши нужные опции.
С помощью Access также легко импортировать данные из текстовых
файлов, документов текстовых процессоров и электронных таблиц (и
экспортировать данные в них).
Microsoft Access имеет множество областей применения: на малом
предприятии; корпорации и даже в сфере домашнего применения.
 Список литературы

1. Бакаревич, Ю.Б. Самоучитель Microsoft Access 2002 / Ю.Б. Бакаревич, Н.В.

Пушкина. - СПб.: БХВ-Петербург, 2002. - 468 с.
2. Благодатских, В.А. Стандартизация разработки программных средств /
В.А. Благодатских, В.А. Волнин, К.Ф. Поскакалов. - М.: Финансы и статистика,
2003. - 288 с.
. Бондарева, Г.А. Информатика. Методические указания / Г.А. Бондарева,
Е.В. Сахарова, Л.Н. Королькова. - Ставрополь: СТИС, 2006. - 567 с.
. Вендеров, А.М. Проектирование программного обеспечения
экономических информационных систем. - М.: Финансы и статистика, 2000. -
544 с.
. Гончаров, А.Ю. Access 2003. Самоучитель с примерами. - М.: Кудиц-
образ, 2004. - 272 с.
. Григорьев, В.А. Базы данных. Учебник для вузов / В.А. Григорьев, В.И.
Ревунков. - М.: изд. МГТУ им. Баумана, 2002. - 491 с.
. Евсюков, В.В. Экономическая информатика: Учеб. пособ. - Тула: Гриф и
К, 2005. - 371 с.
. Мейер, М. Теория реляционных баз данных. - М.: Мир, 1987. - 354 с.
. Основы проектирования реляционных баз данных. Электронное пособие.
. Хаббард, Дж. Автоматизированное проектирование баз данных. - М.:
Мир, 1984. - 365 с.
. Харитонова, И. Программирование на Access 2002. Учебный курс / И.
Харитонова, Н. Вольман. - СПб.: БХВ, 2002. - 481 с.
. Домашняя страница Access: справка и обучение
http://office.microsoft.com/ru-ru/access/FX100487571049.aspx