Elaborado por: Jos Alemn

INDICE
Introduccin

CAPITULO 1 Requisitos del sistema Instalacin de la aplicacin Configuracin general

CAPITULO 2 - Opciones del men archivos: Tipos de habitacin Habitaciones Tipos de tarifa Planes de tarifa Motivos de visita Motivos de anulacin Grupos de personas Tipos de reserva

CAPITULO 3 - Opciones del men procesos: Reservacin Check in / Recepcin Cambio de habitacin Check out / Facturacin Alertas y avisos Auditoria nocturna Planning de ocupacin Ama de llaves Configurar promociones

CAPITULO 4 - Opciones del men informes: Lista de ocupacin Lista de reservaciones Libro de reservacin Reporte policial Relacin de cargos Evaluacin de visitas Evaluacin de anulaciones Lista de precios Lista de mensajes Lista negra Lista de habitaciones

Glosario de trminos Anexos

INTRODUCCIN
En Enero del 2.010 nace el software Premium Hoteles, en vista a la oportunidad de negocio que representa este tipo de aplicacin.

Premium Hoteles es un producto verstil orientado inicialmente a cubrir las necesidades esenciales de los pequeos negocios del ramo hotelero, que funciona como modulo complementario integrado al Back Office Premium, lo cual le permite aprovechar sus fortalezas y ventajas.

Entre las caractersticas del software podemos destacar las siguientes:

Planificacin grfica e interactiva. Configuracin de temporadas y tarifas ilimitadas. Configuracin de precios y promociones. Clculo de aplicacin automtico. Reservas y estadas a grupos y particulares. Impide los overbooking. Base de datos de huspedes, y consultas de preferencias e historial de visitas. Control completo sobre la cuenta del cliente con unificacin y separacin de cuentas. Facturacin en controlador fiscal. Consultas sobre ocupacin histrica y libro policial. Control de alertas y avisos. Reporte de auditoria nocturna. Libro de reservacin. Lista negra. Anlisis de datos y estadsticas. Motor de base de datos cliente-servidor (Windows / Linux). Permite procesos e informes adicionales.

REQUISITOS DEL SISTEMA

Windows XP o superior. 512MB de RAM. Monitor resolucin 1024 x 768. MySQL Connector/ODBC 3.51

CAPITULO

INSTALACIN DE LA APLICACIN
Para poder instalar el mdulo de Administracin de Hoteles es necesario que se encuentre instalado el sistema Administrativo Premium-Soft y que ste tenga las estructuras de todas sus tablas actualizadas. (Versin 01-08-2010 o posterior), luego de haber realizado dicha operacin proceda con los pasos que se indican a continuacin.

Acceda

al

sistema

Administrativo

ejecute

la

opcin

Administracin/Miscelneos/Actualizar estructuras de datos cuando el sistema solicite la ubicacin del archivo Script Sql seleccione el archivo

premiumhotelstruc.dbf y ejecute una actualizacin completa con dicho archivo, al concluir esta actualizacin de estructuras salga del sistema Administrativo.

Ejecute el programa Hoteles.Exe que se encuentra en la carpeta donde instal el sistema Administrativo Premium-Soft.

Al iniciar el programa por primera vez le aparecer la imagen que se muestra a continuacin:

Haga clic en el botn Aceptar

En la siguiente ventana de acceso al sistema, seleccione la Empresa Modelo, Oficina Principal, usuario Premium, clave premium y presione la tecla [Enter]

Le aparecer el mensaje

Haga clic en el botn Aceptar, le aparecer la siguiente ventana

Haga clic en el botn [], le aparecer la ventana para seleccionar la carpeta que contiene los scripts,

Sombree la carpeta tablescripthotel y haga clic en el botn Seleccionar, aparecer la ventana que se muestra a continuacin:

Haga clic en el botn Validar Aparecer el siguiente mensaje

Haga clic en el botn Aceptar Le aparecer el siguiente mensaje

Haga clic en el botn Aceptar. Le aparecer la siguiente ventana:

Una vez seleccionado el usuario, expanda la lista de Tipos de usuarios tal como se muestra a continuacin

Seleccione el tipo de usuario y marque las opciones a las cuales tiene acceso

Una vez realizados estos pasos el sistema estar inicialmente preparado para funcionar.

Configuracin General
Los parmetros de funcionamiento del sistema estn agrupados en cinco (5) secciones: datos generales, colores de estatus, notificacin de reserva, correo electrnico y denominaciones.

Pestaa de configuracin de datos generales.

En esta seccin podr establecer el comportamiento del sistema, y adaptarlo a distintos negocios relacionados con hospedajes (Vase las distintas formas de configurar el sistema). Adems podr indicar la hora de salida, la hora de cambio a estatus sucia y los minutos entre avisos recordatorios.

Nota: Para que los cambios o modificaciones en la configuracin tengan efecto, debe pulsar en la opcin de Grabar.

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Pestaa de configuracin de colores de estatus.

El sistema trae por defecto colores preestablecidos para cada evento.

Si

desea adaptarlos a sus requerimientos, pulse en la opcin Definir color del estatus de su preferencia

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Pestaa de configuracin de notificacin de reserva.

En esta seccin se define el texto del mensaje electrnico que se enva al correo del husped, al momento de procesar una reservacin. A dicho mensaje le puede adjuntar un archivo; y podr enviar fotos de las habitaciones o cualquier otro archivo de imagen.

En la siguiente imagen puede ver un ejemplo de un mensaje:

Las variables a referenciar en el texto comienzan y finalizan con el carcter %, a continuacin se describen las mismas:

%huesped% %localizador% %entrada% %salida% %unidades%

Nombre del husped Nmero de localizador Fecha de entrada Fecha de salida Tipo de unidades

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Pestaa de configuracin del correo electrnico.

Aqu indique los datos del correo saliente

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Distintas formas de configurar el sistema de hotel:

1) Configuracin tradicional.

- Check-in.

Se ocupa la unidad al ingreso del husped.

- Check-out. A la salida del husped genera la factura y libera la unidad.

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2) Configuracin sin generar operaciones en transito y sin cargos automticos.

Ideal para negocios relacionados con la venta de paquetes tursticos, donde su facturacin no se rija por check-in y check-out obligatorios.

- Check-in. - Check-out.

Se ocupa la unidad al ingreso del husped. Libera la unidad de forma manual. Haciendo doble clic en la celda del planning estilo 2. No genera factura ya que no existe la operacin. Podr emitir factura desde el sistema administrativo Importando para ello la reservacin realizada con el sistema de hotel, es decir que el usuario puede preparar dicho documento con antelacin, inclusive mucho antes de la llegada del husped.

- Factura.

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3) Configuracin para moteles.

- Check-in. - Check-out.

Se ocupa la unidad al ingreso del husped. Se factura pero se mantiene la unidad ocupada, La liberacin se realiza de forma manual.

El bloqueo de unidades sucias le permitir controlar la facturacin, ya que podr comparar la cantidad de limpiezas con la cantidad de facturas.

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MEN LATERAL

Las opciones del men de Premium Hoteles se encuentran ubicada en la parte lateral izquierda del escritorio. Estn ordenadas de acuerdo a su

importancia y agrupadas por categora.

Para acceder a una opcin en particular haga clic en la misma.

Todas las opciones del sistema son asignable por usuario, y va a depender de las actividades que ste realice dentro de la organizacin.

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BOTONES GENERALES

Almacena los datos de la ventana activa

Borra los datos de la ventana activa

Permite visualizar o imprimir los datos

Cierra la ventana activa

Permite incluir nuevos registros en la ventana activa

Permite buscar registro

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OPCIONES DEL MEN ARCHIVOS

Tipos de Habitacin

CAPITULO

Pulsando sobre esta opcin en el men de archivos, se tiene acceso a la ficha en donde se ingresarn y actualizarn los datos relacionados a los tipos de habitacin. Dichos datos son requeridos para poder crear las habitaciones y

posterior definicin de sus precios.

La ventana de tipos de habitacin lucir como la siguiente:

Para agregar un nuevo registro ingrese un cdigo inexistente. Es obligatorio el ingreso del cdigo, descripcin y la capacidad. Puede realizar bsqueda mediante la opcin buscar.

Adems tiene la posibilidad de asociar hasta 3 imgenes por tipo.

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Habitaciones

Esta opcin del men de archivos permite crear, actualizar, eliminar, buscar y consultar los datos relacionados a las habitaciones. El software requiere para su funcionamiento los datos aqu sealados.

A continuacin se muestra la ventana de habitaciones:

Antes de ingresar las habitaciones debe definir en el sistema administrativo Premium, el producto (servicio) que estar relacionado a la misma, de all se toma la alcuota y otros atributos requeridos por el modulo de hotel.

Para agregar una habitacin solo tiene que especificar el cdigo, nombre, ubicacin, articulo de referencia y tipo de habitacin. Puede realizar bsqueda mediante la opcin buscar.

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Si coloca una habitacin con estatus inhabilitado no podr realizar ninguna operacin con la misma.

En la opcin de dotacin podr registrar el inventario de cada habitacin, bien sea de tipo fijo, consumible o de rotacin.

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Tipos de Tarifa

Esta opcin del men de archivos, permite definir las distintas configuraciones de tarifas a utilizar. Podr establecer tarifas por temporadas, asociadas a un tipo precio o nmero de personas, complementarias y especiales. Si no existen tarifas no podr ingresar los precios de hospedaje. El instalador crea por defecto una tarifa mostrador.

A continuacin se muestra la ventana de tipos de tarifa:

Para crear una tarifa es obligatorio especificar el cdigo, descripcin, y la vigencia de la misma. Si la registra como inactiva el sistema la obviara. Al estar marcado el campo actualizar ao al cambiar, le indica al sistema que actualice automticamente la fecha de vigencia cuando comience un nuevo ao.

La opcin de orden de evaluacin permite establecer la secuencia a considerar para que el sistema asigne las tarifas. Recomendamos que las tarifas por nmero de personas y de temporada estn al inicio.

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Planes de Tarifa
Esta opcin del men de archivos, permite ingresar y actualizar los precios del alojamiento para cada tipo de habitacin. Dichos precios se asocia a un tipo de tarifa y desglosan por das de la semana, ya que en algunos hoteles, para estimular sus ventas se tienen tarifas distintas en los das de baja ocupacin.

La ventana de planes de tarifa lucir como la siguiente:

Haga clic en la opcin de agregar para ingresar los precios en el tipo de habitacin seleccionado. Para actualizarlos haga clic en la opcin de modificar.

Podr emitir una lista de precios selectiva mediante la opcin imprimir.

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La opcin de reajustar tarifas, permite a travs de un porcentaje aumentar o disminuir los precios de hospedaje. En el caso de disminucin utilice el signo negativo. Ejemplo: -10,00%. Se puede realizar dicho reajuste por tipo de

habitacin y por tipo de tarifa.

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Motivos de Visita
Esta opcin del men de archivos, permite definir en una tabla los motivos por el cual los clientes se alojan en el hotel. Este dato es relacionado a su vez en cada proceso de recepcin de husped. El uso del mismo le permitir evaluar grficamente la rotacin del hotel.

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Motivos de Anulacin
Esta opcin del men de archivos, permite definir en una tabla los motivos por el cual los clientes cancelan las reservaciones. Este dato es solicitado a su vez cuando se anula una reservacin. grficamente dichas anulaciones. El uso del mismo le permitir evaluar

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Grupos de personas
En Premium Hoteles la figura de grupo se utiliza para representar aquellas organizaciones con volumen de reserva alto, estos cuentan con tarifas atractivas acordadas previamente.

Pulsando sobre esta opcin en el men de archivos, se tiene acceso a crear, actualizar, eliminar y consultar los datos relacionados a los grupos.

En la siguiente imagen se muestra la ventana de grupos de personas:

Para crear un grupo es obligatorio registrar el cdigo, descripcin, cantidad de personas, cliente a facturar y la tarifa otorgada.

Puede realizar bsqueda mediante la opcin buscar.

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Tipos de reserva
Esta opcin del men de archivos, permite definir en una tabla los tipos de reserva. Este dato es relacionado a su vez en cada proceso de reservacin.

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Huspedes

Pulsando sobre esta opcin en el men de archivos, se tiene acceso a la ficha en donde se actualizarn y consultarn los datos relacionados a los huspedes.

La ventana de huspedes lucir como la siguiente:

Podr bloquear al husped pasndolo a lista negra, para ello utilice el campo de Status y el de observaciones, este ltimo para describir el motivo por el cual no se le permite la entrada al hotel.

Como podr observar en la figura, la ventana cuenta con dos secciones: una para los datos generales y la otra para el historial de alojamiento, donde se refleja de forma descendente las fechas en que el husped se ha hospedado en el hotel, adems de las habitaciones que ocupo en ese momento.

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OPCIONES DEL MEN PROCESOS Reservacin

CAPITULO

Pulsando sobre esta opcin en el men de procesos, se tiene acceso a la ficha en donde se ingresarn y actualizarn los datos relacionados a la reservacin.

Una reservacin puede ser garantizada o no. Se garantiza a travs de un pago o abono que podr ingresar desde este modulo. El sistema no dispondr de las habitaciones con reservaciones de este tipo.

En la siguiente imagen se muestra la ventana de reservaciones:

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Para realizar una reservacin normal se requiere del nombre del husped, nmero telefnico, fecha de entrada, fecha de salida, tipo y cantidad de habitaciones. Desde la misma ventana de centro de reservas el usuario podr escoger los nmeros de habitacin requeridos por el husped.

Luego de almacenada la reservacin se enva un mensaje con los datos de la misma al e-mail del husped, claro si se seala la direccin de correo. El texto del mensaje de notificacin de reserva es configurable. configuracin general. Vase la opcin de

El nmero de localizador es un identificador nico que genera la aplicacin.

Podr emitir una reservacin mediante la opcin imprimir. Recuerdo que la bsqueda por diversos criterios la obtiene en la opcin buscar.

La opcin borrar solamente permite anular la reservacin, debe sealar adems el motivo de la anulacin.

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Pasos para garantizar una reservacin:

1. Primero seleccione la reservacin a garantizar.

2. Marque o pulse en la casilla correspondiente a dicha operacin.

3. En la prxima ventana ingrese los datos del cliente y los datos del abono.

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Check in / Recepcin
A esta opcin accedemos desde el men de procesos. Pulsando sobre la misma tenemos acceso a la ficha donde se ingresarn y actualizarn los datos relacionados a la recepcin de huspedes.

Como podr observar en la siguiente imagen, la vista esta compuesta por tres secciones: la primera para el registro de los datos, la segunda para consulta y bsqueda de reservaciones pendientes, y la ltima para consultar la lista de huspedes en casa. proceso check in. Todo desde un mismo sitio, pensado en la rapidez del

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Para realizar una recepcin sin reservacin, ingrese el tipo y nmero de habitacin, nmero de cdula o pasaporte, nombre del husped, direccin, telfonos, nacionalidad, datos del vehiculo si posee, cliente a facturar, fecha de salida, los nombres de los acompaantes, los dems datos son opcionales.

Con respecto a la recepcin con reservacin, primero vaya a la segunda pestaa, ubique la reserva a travs del nmero localizador o nombre del husped, luego pulse en la opcin check-in reservacin y por ltimo pulse en la opcin s. El resto del procedimiento es ingresar o actualizar los datos sealados

anteriormente. Vase el siguiente ejemplo:

La tarifa sugerida la preasigna el sistema de acuerdo a la temporada y atributos de las mismas, aunque existe la posibilidad de que los usuarios la

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cambien. En cuanto al descuento, se aplica si existe alguna promocin para el tipo de habitacin a la fecha.

Los nmeros de habitaciones a seleccionar estn ordenados por su rotacin, con el fin de que la asignacin sea equilibrada.

El campo de observaciones puede ser trasladado a avisos recordatorios al momento de grabar. Vase la opcin de alertas y avisos.

Podr emitir una recepcin mediante la opcin imprimir. La bsqueda por diversos criterios la obtiene en la opcin buscar.

A continuacin se muestra la ventana de ocupacin actual. Tiene la opcin de ver slo las salidas pendientes pulsando en la casilla respectiva.

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Cambio de Habitacin
El husped podra solicitar un cambio de habitacin cuando no se sienta a gusto por diferentes motivos, tales como: incomodidad, calor, desperfecto del TV, bullicio y otros.

Pulsando sobre esta opcin en el men de procesos, se tiene acceso a la ficha donde se realizarn los cambios de habitacin.

En la siguiente imagen se muestra la ventana de cambio de habitacin:

Para realizar un cambio especifique primero el nmero de habitacin a cambiar, luego seleccione la habitacin sustitutiva. En el campo de observaciones puede sealar los motivos que generaron dicha operacin. Como podr observar en la figura se cambia de la 201 a la 203.

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Check out / Facturacin

En Premium Hoteles las cuentas abiertas de habitacin se manejan a travs de operaciones en trnsito, para permitir de esta forma la integracin con nuestro software administrativo.

Esta opcin del men de procesos, le permite al usuario consultar y actualizar los cargos asociados a las habitaciones, registrar abonos y generar la factura del cliente al momento de la salida del husped.

A continuacin se muestra la ventana de Check Out:

Inicialmente debe indicar en el rengln Oper. en transito el nmero de la habitacin a manipular, recuerde colocar antes de dicho nmero las letras EH, que identifican el tipo de operacin (E = espera, H = hotel).

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Para realizar el Check out de la habitacin y generar la factura, totalice el documento, pulsando en la opcin F10-Totaliza Documento de la figura anterior y luego pulse en la opcin F10-Totalizar e imprimir en la siguiente figura:

Realizado el paso anterior se desplegara a continuacin la ventana totalizadora, indique aqu el monto a cancelar y luego pulse en la opcin F11Procesar, para registrar el pago o abono.

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Si el monto a cancelar es mayor que cero se mostrar la siguiente ventana, para que el usuario ingrese la forma de pago del cliente y descuente las notas de crdito respectivas, bien sea por reserva garantizada y otras.

Para finalizar el check out y emitir la factura, pulse en la opcin F11Procesar. A partir de este momento el documento en espera se convierte en factura, la habitacin se libera y se marca su limpieza.

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Para registrar los abonos a la cuenta de la habitacin, pulse en la opcin F3-Saldo Actual de la ventana principal de check-out, posteriormente en la siguiente forma pulse en la opcin de Abonar

Desde aqu podr ver de forma detallada o resumida el saldo deudor del cliente, y emitirle su estado de cuenta a travs de la opcin de Imprimir.

El saldo aparece resaltado en la parte superior de la imagen anterior.

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Ingrese aqu el monto abonado, los datos del cliente y la forma de pago, y por ltimo pulse en la opcin de Grabar para almacenar dicha operacin.

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Alertas y Avisos
Pulsando sobre esta opcin en el men de procesos, se tiene acceso a la ficha donde podr controlar los mensajes del hotel. mensajes: los internos y los de huspedes. Existen dos tipos de

Los que son de husped se

diferencian porque tienen asociado un nmero de habitacin.

La ventana de alertas y avisos lucir como la siguiente:

La opcin Nuevo permite agregar un mensaje.

La opcin Borrar permite anular el mensaje seleccionado.

La opcin Imprimir permite emitir una lista selectiva de mensajes.

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Los mensajes pueden ir dirigidos a un tipo usuario en particular (Para:), pueden mostrarse a una hora especfica (Hora Alerta:) con sonido de alerta. A continuacin se muestra la ventana donde se incluyen los mismos:

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Planning de Ocupacin / Panel de control

Las tablas de planning visualizan instantneamente el estado actual de cada una de las habitaciones del hotel, y la previsin para fechas futuras. Su

interactividad le permite al usuario acceder de forma rpida a las operaciones bsicas. Se utilizan colores para representar los diferentes eventos, pueden ser definidos dichos colores y los nombres utilizados para identificar los tipos de habitacin.

Desde esta ventana se podr realizar reservaciones, check in, cambio de habitacin, check out, control de mensajes y reporte de auditoria nocturna.

Actualmente el software cuenta con dos estilos de planning:

1. Planning mensual. 2. Planning diario rack.

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Planning mensual / estilo 1

Es una tabla, que muestra en las filas las habitaciones, y en las columnas los das del mes comenzando desde la fecha actual. En la parte inferior tiene

recuadros de textos informativos para datos de la seleccin.

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Planning diario / Estilo 2 (room rack)

Es una tabla, que muestra en las filas las ubicaciones, y en las columnas las habitaciones. En la parte superior tiene botones para filtrar los datos, y en la inferior tiene un Check para cambiar el tamao de las celdas.

Aqu se puede adosar notas o comentarios a cada habitacin, y utilizar colores personalizados adicionales para las unidades ocupadas, que pudiera por ejemplo aplicar para identificar y resaltar las habitaciones con pagos pendientes o adelantados.

Cada celda cuenta con un men emergente que se activa con el botn derecho del ratn, desde aqu tendr acceso directo a las siguientes opciones: caractersticas de la habitacin, estado de cuenta, traslado de cuenta, cambio de habitacin, check-out sin factura, historial del husped y otros.

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Ama de Llaves
Pulsando sobre esta opcin en el men de procesos, se tiene acceso a la ficha en donde se controla la limpieza de las habitaciones.

La ventana de ama de llaves lucir como la siguiente:

Desde esta ventana el usuario podr emitir una lista ordenada de las habitaciones a limpiar, la misma es asignada a las personas encargadas de la limpieza. Luego de realizado el servicio, debe seleccionar y habilitar las

habitaciones que fueron limpiadas.

Como podr observar se utilizan colores para representar los distintos estatus.

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Configurar Promociones
A esta opcin accedemos desde el men de procesos. Pulsando sobre la misma tenemos acceso a la ficha donde se ingresarn y actualizarn los datos relacionados a las promociones y ofertas.

La ventana de ama de promociones lucir como la siguiente:

Para agregar una promocin debe especificar el cdigo, descripcin, vigencia, das de hospedaje, tipos de habitacin y porcentaje de descuento. Puede realizar bsqueda mediante la opcin Buscar.

La opcin Borrar permite eliminar el registro seleccionado.

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CAPITULO

OPCIONES DEL MEN INFORMES

Lista de Ocupacin

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Lista de Reservaciones

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Libro de Reservacin

51

Reporte Policial

Relacin de Cargos

52

Reporte de entradas y salidas de huspedes

53

Evaluacin de visitas

54

Evaluacin de anulaciones

55

Lista de Precios

56

Lista de habitaciones

57

Reporte de control de limpiezas

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GLOSARIO DE TRMINOS
Check in: Es el ingreso del husped al hotel.

Check out: Es la salida del husped del hotel.

Reserva Garantizada: Es una reservacin respaldada a travs de un abono.

No Show: Es una reservacin que ni se cancel, ni se utiliz por el cliente.

Overbooking: Exceso de reserva

Nmero de Localizador: Identificador nico de la reservacin.

Lista Negra: Son los huspedes no aceptados en el hotel.

Planning de ocupacin: Hoja de planificacin, utiliza colores para representar los estatus de las habitaciones.

Auditoria Nocturna: Cierre diario del hotel.

Reporte policial:

Reporte solicitado por los organismos de seguridad pblica.

Contiene los datos de los huspedes que han estado en el hotel.

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