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AO M Arquivo Organização e Manutenção Formador: André Vicente ESCOLA PROFISSIONAL DA APRODAZ Rua dos
AO M Arquivo Organização e Manutenção Formador: André Vicente ESCOLA PROFISSIONAL DA APRODAZ Rua dos

AO M

AO M Arquivo Organização e Manutenção Formador: André Vicente ESCOLA PROFISSIONAL DA APRODAZ Rua dos Mercadores

Arquivo Organização e Manutenção

Formador: André Vicente

Índice Arquivo – Organização e Manutenção 3 Documentos de Arquivo: 3 Arquivos 3 Arquivo

Índice

Índice Arquivo – Organização e Manutenção 3 Documentos de Arquivo: 3 Arquivos 3 Arquivo

Arquivo Organização e Manutenção

3

Documentos de Arquivo:

3

Arquivos

3

Arquivo Aberto:

3

Arquivo Fechado:

3

Normas de Produção:

3

Tipologias dos Documentos

4

Informação:

4

 

Oficio:

4

Comunicação interna:

4

Despacho:

4

Tipos de Arquivos:

4

Vantagens dos Arquivos Centralizados:

4

Inconvenientes de arquivo Centralizado:

5

Vantagens dos arquivos parciais:

5

Inconvenientes dos arquivos parciais:

5

Vantagens dos arquivos dirigidos:

5

Inconvenientes dos arquivos dirigidos:

5

Instalação do arquivo:

5

A

localização do arquivo (regras):

5

Segurança do arquivo:

6

Sistemas de arquivo:

6

O

sistema Vertical:

6

Sistema Horizontal:

6

Sistema rotativo:

6

Unidade Arquivística:

7

Documentos electrónicos:

7

Tipos de classificação de arquivos:

7

Classificação por ordem alfabética:

7

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ESCOLA PROFISSIONAL DA APRODAZ Rua dos Mercadores nº 76, 9500-092 Ponta Delgada Telefone 296 285 461 Fax 296 285 463 E-mail: geral@aprodaz.com

Rua dos Mercadores nº 76, 9500-092 Ponta Delgada Telefone 296 285 461  Fax 296 285
Rua dos Mercadores nº 76, 9500-092 Ponta Delgada Telefone 296 285 461  Fax 296 285
Classificação por ordem numérica: 7 Classificação Cronológica: 7 Classificação Geográfica: 8
Classificação por ordem numérica: 7 Classificação Cronológica: 7 Classificação Geográfica: 8

Classificação por ordem numérica:

7

Classificação Cronológica:

7

Classificação Geográfica:

8

Classificação ideológica:

8

Classificação Decimal:

8

Classificação Decimal Universal

8

Classificação Automática

8

Reflexão final

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Arquivo – Organização e Manutenção Documentos de Arquivo: Conjunto ou conjuntos orgânicos de documentos, qualquer
Arquivo – Organização e Manutenção Documentos de Arquivo: Conjunto ou conjuntos orgânicos de documentos, qualquer

Arquivo Organização e Manutenção

Documentos de Arquivo:

Conjunto ou conjuntos orgânicos de documentos, qualquer que seja a sua data e suporte material, produzidos por uma pessoa ou instituição do decorrer da sua actividade. Estes documentos são conservados para servir como testemunho e informação para a pessoa ou instituição que os produziu ou como fonte para a história.

Suporte

que os produziu ou como fonte para a história. Suporte Informação Papel Conteúdo Electrónico

Informação

ou como fonte para a história. Suporte Informação Papel Conteúdo Electrónico Estrutura

Papel

Conteúdo

Electrónico

Estrutura

Microfilme

Contexto

Estes Documentos conservam e transmitem informação e são produzidos e/ou recebidos por actos de gestão.

Arquivos

Arquivo Aberto:

Está permanentemente a receber informação/documentação. Arquivo Fechado:

Cessa as suas actividades, não recebe mais documentação.

Normas de Produção:

Conjunto de elementos formais, nomeadamente diplomáticos e jurídicos, que caracterizam um documento, de acordo com as suas funções a que se destina.

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Informação: Tipologias dos Documentos É um documento que consiste numa emissão de opinião ou transmissão

Informação:

Informação: Tipologias dos Documentos É um documento que consiste numa emissão de opinião ou transmissão de

Tipologias dos Documentos

É um documento que consiste numa emissão de opinião ou transmissão de conhecimentos sobre a matéria da respectiva competência, implicando, ou não, investigação.

Oficio:

É o documento dirigido a entidades exteriores públicas ou privadas, destinado a

transmitir ou a solicitar a informação.

Comunicação interna:

É o documento destinado a transmitir ou a solicitar informação entre subunidades

orgânicas pertencentes à mesma área funcional ou áreas funcionais diferentes, do

mesmo organismo.

Despacho:

É o documento destinado a estabelecer disposições para serem obrigatoriamente

observadas por todas as subunidades orgânicas hierarquicamente dependentes da unidade que o subscreve.

Tipos de Arquivos:

Activos;

Centralizados;

Semi-activos;

Parciais;

Inactivos.

Dirigidos.

Vantagens dos Arquivos Centralizados:

Redução de efectivos de pessoal dedicado às actividades de classificação de arquivo;

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 Possibilidade de dispor de pessoal dotado de um elevado grau de especialização; Inconvenientes de
 Possibilidade de dispor de pessoal dotado de um elevado grau de especialização; Inconvenientes de

Possibilidade de dispor de pessoal dotado de um elevado grau de

especialização;

Inconvenientes de arquivo Centralizado:

A consulta de documentação não pode ser imediata o que implica uma certa

lentidão provocada pela parte burocrática.

Acresce trabalho adicional consequente da relação entre várias

dependências e o arquivo (pedidos, recibos, confirmações, reclamações.

Vantagens dos arquivos parciais:

Proximidade de documentos aos funcionários e serviços que os utilizam;

Aumento da produtividade com a eliminação de demoras e interrupções

na execução do trabalho;

Inconvenientes dos arquivos parciais:

Multiplicidade de sistemas de classificação e controlo da documentação;

Grande variedade de material de equipamento;

Vantagens dos arquivos dirigidos:

Unificação do sistema de classificação de equipamento;

Proximidade dos documentos aos funcionários e utentes;

Inconvenientes dos arquivos dirigidos:

Ocupação de maior área;

Dificuldade na formação do pessoal;

Instalação do arquivo:

A localização do arquivo (regras):

Situar-se próximo aos serviços a qual está associado (no caso dos

arquivos correntes);

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 Não ficar instalado junto dos acessos do edifício necessidade de contacto com o publico);
 Não ficar instalado junto dos acessos do edifício necessidade de contacto com o publico);

Não

ficar

instalado

junto

dos

acessos

do

edifício

necessidade de contacto com o publico);

(por

não

haver

Segurança do arquivo:

Outro requisito que não deve ser descurado é o da segurança do arquivo. Em primeiro lugar, toda a documentação que se encontra em arquivo deve estar suficientemente protegida contra roubos.

Sistemas de arquivo:

O arranjo de documentação, considerando a posição da mesma em arquivo, pode

ser feito de acordo com um dos seguintes sistemas:

O sistema Vertical:

É aquele que coloca os documentos (pastas e fichas, livros…), dispostos verticalmente, uns ao lado dos outros, ou ao lado uns dos outros. No sistema vertical suspenso, as pastas não se encontram apoiadas no fundo do classificador, mas suspensas por varetas que correm sobre trilhos metálicos e dentro de bolsas em cartolina ou fibra.

Sistema Horizontal:

É constituído, geralmente, por armários ou estantes com divisões, onde se colocam os documentos uns sobre os outros. A sua utilização está especialmente indicada para a conservação de mapas e material cartográfico de grandes dimensões.

Sistema rotativo:

É aquele em que os processos, dossiers, fichas e outros documentos se encontram

apoiados e presos a um eixo vertical rotativo que permite o acesso dos utentes aos documentos que tenham necessidade de consultar.

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Unidade Arquivística: Conjunto documental de uma mesma proveniência: documento simples ou composto. Estes conjuntos

Unidade Arquivística:

Conjunto

documental

de

Unidade Arquivística: Conjunto documental de uma mesma proveniência: documento simples ou composto. Estes conjuntos

uma

mesma

proveniência:

documento

simples

ou

composto. Estes conjuntos resultam da organização dada pela entidade produtora.

Principais unidades arquivísticas:

Processo

Série

Dossier

Sub-Série

Colecção

Fundo

Documentos electrónicos:

Sub-fundo/Secção

Define-se como documentos electrónico todo o documento produzido em computador integrado em sistemas e redes, não tendo existência própria se for deslocado do sistema de informação e de arquivo que lhes deu origem. O documento electrónico é produzido, transmitido e conservado em formato digital, permanecendo ao longo do seu ciclo de vida na dependência do sistema informático que o elaborou.

Tipos de classificação de arquivos:

Classificação por ordem alfabética:

É o sistema mais conhecido, o mais utilizado e o mais antigo de todos.

Classificação por ordem numérica:

Esta utiliza a sequência natural dos números inteiros para ordenar os elementos de um conjunto de documentos.

Classificação Cronológica:

Tem por base a possibilidade em agrupar determinado número de documentos de acordo com as divisões naturais do tempo: anos, meses, semanas, dias horas.

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Classificação Geográfica: Utiliza um sistema idêntico ao cronológico com a diferença de que os documentos

Classificação Geográfica:

Classificação Geográfica: Utiliza um sistema idêntico ao cronológico com a diferença de que os documentos são

Utiliza um sistema idêntico ao cronológico com a diferença de que os documentos são classificados e agrupados com base nas divisões geográficas/administrativas do globo: países, regiões, províncias, distritos, concelhos, cidades, vilas, bairros, freguesias, ruas e outros critérios geográficos e de localização.

Classificação ideológica:

Baseia-se fundamentalmente na divisão de assuntos, ideias, conceitos e outras divisões, sendo os documentos referentes a um mesmo assunto ou objecto de conhecimento, ordenados segundo um conceito chave ou ideia de agrupamento, colocando-se a seguir, de forma alfabética.

Classificação Decimal:

Pode ser considerado um critério classificativo resultante da combinação da classificação numérica com a ideológica.

Classificação Decimal Universal É um esquema de classificação uniformizado e normalizado, amplamente usado

nacional e internacionalmente, que visa cobrir e organizar a totalidade do conhecimento humano.

-

Classificação Automática. Pode ser objecto de uma automatização em moldes parciais, já que a inteligência humana continua a ser indispensável para seleccionar o assunto principal e determinar as informações secundárias.

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Reflexão final Arquivo, Organização e Manutenção No módulo de Arquivo Organização e Manutenção com a

Reflexão final

Reflexão final Arquivo, Organização e Manutenção No módulo de Arquivo Organização e Manutenção com a duração

Arquivo, Organização e Manutenção

No módulo de Arquivo Organização e Manutenção com a duração de 50 horas e leccionado pelo formador André Vicente tinha como principal objectivo identificar e aplicar as regras de funcionalidade do arquivo de acordo com as técnicas de tratamento de informação documental. Começamos primeiro por identificar o conceito de arquivo as suas finalidades e funções. Tivemos também que aprender a classificar os diferentes tipos de arquivo e saber distingui-los quanto à sua abrangência e natureza. Foi preciso também tomar conhecimento das vantagens e inconvenientes entre os vários tipos de arquivo. Identificar os vários tipos de documentos como por exemplo o processo, dossier, despacho, colecção entre outros é de grande importância para que o arquivo se encontre bem organizado. Abordamos ainda os vários sistemas de classificação e as suas respectivas regras como a classificação por ordem alfabética, classificação por ordem numérica, classificação por assunto e a classificação por ordem cronológica. O arquivo em suporto electrónico também constitui uma peça chave neste módulo, assim como deverá ser feita a sua organização, qual a duração dos documentos no arquivo. Os documentos servem como prova ou referência para determinados assuntos logo, quando estes não são necessários deve-se proceder a sua eliminação para que outras pessoas ou entidades não tenham acesso a esses documentos. O perfil do arquivista é algo que se deve em conta, pois este terá de ter muitas qualidades entre elas, descrição, ética, delicadeza e diplomacia. Este módulo veio trazer uma nova visão do arquivo e a sua respectiva importância, pois é neste local que guardadas todas as informações referentes à actividade de uma empresa.

24 De Setembro de 2010

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