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INTRODUCCIN

La administracin del tiempo; es uno de los recursos ms apreciados. Sin embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo muy valioso. Para aprender a valorar el tiempo y a planificar el estudio y el trabajo, tanto a corto como a medio y largo plazo, es imprescindible:

Identificar metas, objetivos y prioridades. Conocer las prcticas habituales en cuanto a la organizacin y planificacin del tiempo. Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificacin del tiempo. Seleccionar las estrategias ms idneas para alcanzar las metas, los objetivos y las prioridades. Lograr habilidades suficientes en la administracin del tiempo que sirvan tanto en la vida acadmica como en la vida profesional. En este trabajo necesitamos cumplir un objetivo que es ayudar a planificacin y saber administrar el tiempo; el rendimiento de cada persona es diferente y vara a lo largo del tiempo. Identificando los momentos de ms rendimiento, se puede planificar mejor el trabajo donde plantearemos pequeos ejercicios y dinmicas que nos lleven a reflexiones muy concreta y precisa permitiendo visualizar la deficiencia en algunos espacios de nuestra vida.

DEFINICIN ADMINISTRACIN DEL TIEMPO


La administracin del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos ms importantes y crticos de los administradores. ALGUNAS DE LAS CARACTERSTICAS DEL TIEMPO SON:

Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar. Puede ser un recurso escaso, si no se controla en funcin de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias aun emprendedor. Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen. No se puede comprar. No se puede atrapar, detener o regresar. Es lo ms valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el mximo grado de efectividad. Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.

PRINCIPIOS BSICOS PARA ADMINISTRAR CON EFICIENCIA EL TIEMPO:

Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilizacin efectiva del tiempo.

Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeacin del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecucin y produce mejores resultados. Una tcnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los ltimos 20 minutos de labores, en planear el da siguiente. El tiempo del emprendedor rara vez se utiliza exactamente como el lo planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos. Los resultados ms efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, ms que por la pura casualidad. El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los emprendedores deben utilizar su tiempo en relacin a la importancia de sus actividades. El establecer un determinado tiempo o fechas limites para cumplir con los compromisos de los emprendedores, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisin y a la tardanza. Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad. No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados. El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situacin en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por s mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo. Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hbito que desperdicia Tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presin de las fechas lmite establecidas. Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible. Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repeticin de acciones y reducir las interrupciones a un mnimo como contestar o hacer llamadas telefnicas. El mantener a la vista la agenda del da facilita el administrar correctamente el tiempo. El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el da, en la semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro del tiempo, como confiar en la memoria o establecer metas irreales.

Administracin de tiempo/Como ocupar "tiempo muerto"


Tiempo comprometido: En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el que uno realmente no est haciendo aquello para lo cual ha comprometido su tiempo: minutos o incluso horas de ocio cuando se est esperando o no totalmente ocupado.

Para la mayora de la gente el tiempo de espera es tiempo perdido. Sin embargo, con un poco de planeacin y resolucin, uno puede realizar varias actividades dentro de los minutos que gasta esperando al jefe o al mdico. Podemos planear el trabajo de maana, escribir una carta o buscar soluciones a algn problema que nos inquiete. Ross Webber nos comenta: "Uno de los mejores en administradores de tiempo que conozco siempre lleva consigo tres carpetas dentro de su portafolios:

Carpetas de beiges que contienen asuntos pendientes, tales como cartas por contestar o informes por revisar. Carpetas rosas que contienen proyectos en va de elaboracin, como pueden ser presupuestos, polticas, procedimientos, el plan de mercadeo, etc. Carpetas azules que contienen los sueos dorados para el futuro; cuando se tiene una idea luminosa se anota en la carpeta azul. Si el tiempo de espera es largo estudia las carpetas azules para determinar cual de todas las ideas se puede convertir en el prximo proyecto y as transferirla a la carpeta rosa. En cambio si la espera es breve se dedica a procesar los aspectos ms o menos rutinarios que encuentra en la carpeta beige". Lo anterior puede parecer exagerado, pero si estamos preparados para darle algn uso al tiempo que esperamos, podremos ir eliminando tareas o pendientes que no requieren de mucha atencin y mucho menos de nuestro tiempo ptimo. Otra forma prctica de ocupar dicho tiempo es llevar con nosotros un libro -delgado- o revista de nuestro inters. De esa manera aprovechamos cada "tiempo muerto" en aumentar nuestros conocimientos. Colocar una tarjeta telefnica usada a modo de separador nos ahorrar tiempo al buscar continuar nuestra lectura. "Todo lo que no llega a ser un compromiso consciente con lo sustancial, termina siendo un compromiso inconsciente con lo insustancial" 1. Las personas y el cambio Hoy existe un generalizado acuerdo acerca de que las organizaciones son organismos vivos e inteligentes, en el sentido de que tienen la posibilidad de evolucionar hacia maneras superiores de hacer y de ser. Estos atributos organizacionales son un derivado directo de la capacidad de las personas que las integran. Y lo que nos distingue a las personas de cualquier otro organismo viviente es nuestra capacidad de formular y cumplir promesas, a nosotros mismos y a los dems. Esta capacidad es la que nos permite coordinar acciones con otros y mejorar nuestros hbitos en el manejo del tiempo. "El filsofo alemn Friederich Nietzsche sostuvo: "Los hombres son animales que hacen promesas" Pero si de nuestra capacidad de cambiar de hbitos deriva la mejora de la administracin del tiempo, es preciso que reconozcamos ciertas caractersticas contradictorias que asume el proceso de cambio en las personas. La primera cuestin a considerar es que los seres humanos vivimos en un constante devenir, en un estado de incompletud e insatisfaccin y que a lo largo de nuestra vida

necesitamos buscarle sentido a nuestra existencia. Esta caracterstica presupone que contamos con una natural fuerza impulsora hacia el cambio. Pero en forma paralela, somos una gran fuerza conservadora que concibe al cambio slo como una opcin secundaria porque lo percibimos como una amenaza a nuestro ncleo bsico de coherencia y estabilidad. Sin embargo, la necesidad de transitar el cambio es a menudo en s mismo un intento por restablecer la misma coherencia y equilibrio de la fuerza conservadora personal que se ve amenazada. Si adherimos a este enfoque, podemos reconocer que todo proceso de cambio desata una tensin entre las fuerzas restrictivas al cambio y las fuerzas impulsoras, pero cuando se dan condiciones adecuadas nuestras fuerzas personales impulsoras del cambio superan con creces a las fuerzas conservadoras que lo resisten. 2. El huevo o la gallina? La antigua fbula de Esopo, "La Gallina de los Huevos de Oro", es un excelente ejemplo para reconocer la ecuacin que toda persona u organizacin debe resolver a cada momento, el equilibrio entre lo "Urgente" y lo "Importante", entre el "Hoy" y el "Maana". La historia cuenta que un granjero un da va al corral donde tena a sus gallinas y encuentra un brillante huevo de oro. Aunque duda de su suerte, decide llevar el huevo a su casa donde comprueba que el huevo es de oro autntico. Desde ese da, todas las maanas el granjero encuentra un huevo de oro debajo de una de sus gallinas en el corral y pronto se hace rico. Mientras aumenta su riqueza, tambin aumenta su impaciencia con los huevos que pone la gallina. En un intento por obtener todo el oro de la gallina de una sola vez, la abre, pero no slo no encuentra nada adentro sino que la mata. Con la muerte de la gallina, sobreviene tambin la desaparicin de su riqueza. Esta antigua fbula, mantiene vigente el enorme desafo al que nos enfrentamos hoy las personas: La cuestin de la sostenibilidad y el uso del tiempo. "Muchas veces, al igual que el granjero de la fbula priorizamos los resultados a corto plazo (los huevos de oro) y ponemos en riesgo nuestro bienestar a largo plazo (la gallina)" Para responder a esta pregunta necesitamos pensar en una manera de manejar el tiempo que desplace a los mtodos tradicionales basados primordialmente en la Urgencia y la Eficiencia y alcanzar un nuevo modelo que se asiente en la Importancia y la Efectividad.

La visin de futuro
Llamaremos visin de futuro a nuestra aptitud para ver ms all de la realidad actual y convertirnos en algo que todava no somos. La existencia de una visin de futuro es un elemento indispensable para que exista la posibilidad de superacin personal y colectiva. Nadie puede encontrar motivacin para superarse teniendo en cuenta slo su situacin actual. Por lo tanto, sin visin de futuro no hay motivacin y sin motivacin tampoco hay nadie que pueda mejorar su manejo del tiempo. Por lo que si no existe una visin de futuro o ni siquiera un modelo aproximado que nos impulse a imitar es indispensable crearlo. "Tener una visin de futuro nos permite aventurarnos a ejercer nuestro pensamiento creativo y no simplemente responder a las circunstancias actuales"

La visin es la certeza de haber encontrado el destino correcto. Puede asimilarse a la brjula que nos marca el norte que necesitamos sincronizar con nuestro reloj para privilegiar las actividades que nos mantengan dentro de la direccin adecuada. Cuando nuestra visin es limitada por ejemplo un horizonte de tiempo de semanas o a lo sumo de un par de meses-, basamos nuestras elecciones en lo inmediato. Tambin si nuestra visin esta sesgada a una sola esfera -social o econmica, por ejemplo- estas opciones nos pueden llevar al desequilibrio y a la frustracin por olvidar otras necesidades (mentales, espirituales, etc.) La visin que sirve de base a un cambio sostenible debe integrar todos los roles de nuestra vida en un equilibrio adecuado. No se trata de triunfar en un rol a expensas de los dems. La sostenibilidad es equilibrio y el equilibrio es conjuncin ( y ), de ninguna manera disyuncin ( o ). Podemos afirmar que si la posibilidad de cambiar distingue a las personas inteligentes de las que no lo son, entonces la posibilidad de lograr cambios efectivos, diferencia a su vez a las personas inteligentes de las que se destacan por poseer rasgos de sabidura.

6. Lo urgente y lo importante
Estas premisas tambin se adecuan a las organizaciones, ms all del tipo de organizacin que se trate: empresas, instituciones sin fines de lucro u organismos estatales. Porque la nocin de organizacin presupone un doble significado: Primero, el que identifica a un grupo de personas que voluntariamente se agrupan para desarrollar tareas a travs de las cuales esperan transformar la realidad. Segundo, la propia distribucin y coordinacin de esas tareas y actividades. Considerando este doble significado, toda organizacin debe tomar decisiones sobre 2 tipos de aspectos a los debe integrar en un permanente estado de equilibrio. Uno de esos aspectos es la atencin de lo Urgente. Lo Urgente est dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atencin inmediata. Podemos definir a la atencin de lo Urgente como toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafos que se nos presentan. Esta capacidad se expresa a travs de la produccin de resultados cotidianos de una organizacin. El otro aspecto a integrar es la atencin de lo Importante. Definimos as a las actividades que se ocupan de atender lo que da le da sentido a la existencia a largo plazo a una organizacin: Lo que constituye la razn de ser o Misin. Al igual de lo que pasara en nuestro plano personal, la definicin de lo que resulta Importante para una organizacin, es lo que nos permite trascender nuestra realidad actual proyectndonos hacia el futuro. La atencin de lo Importante es toda actividad que se ocupa de desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura a los desafos del entorno. Si asimilamos el manejo del tiempo a una balanza podramos decir que el equilibrio del sistema depender del balance que se logre entre la energa asignada a atender lo Urgente y lo Importante. 7.La matriz de administracin del tiempo Representar las variables en una matriz de doble entrada, facilitar no slo la comprensin, sino que adems nos brindar una herramienta til para luego "vivir" el modelo propuesto. Cuadrante 1: Llamaremos a este cuadrante Lo Urgente e Importante. Caracterizado por ser actividades que de no ser atendidas, veramos amenazada nuestra existencia hoy: proyectos

con fechas de cierre y con tiempo lmite, vencimientos, resolucin de problemas inmediatos, etc. Toda actividad que presiona sobre nosotros y signifique una gestin orientada a resolver problemas, enfrentar crisis, etc. caracteriza a este cuadrante. Cuadrante 2: lo Importante, No Urgente. Este cuadrante refiere a aquellas cuestiones que si bien estn ms lejanas en cuanto a horizonte de tiempo para su resolucin, son las que permiten nuestro aprendizaje y mejora a futuro. En alguna medida, aprender significa sacrificar parcialmente nuestro bienestar actual en pos de una mejora futura. Ejemplos son: Planificar mejoras, capacitar, prevenir riesgos, anticiparse a tendencias, resolver conflictos antes de que se transformen en crisis, descanso y recuperacin de energas personales, etc. Lo Importante, No urgente representa el desarrollo de las capacidades para mejorar la respuesta a desafos futuros. Pero adems este cuadrante y lo que coloquemos en l, determina a todos los dems: Sin Importante, no puede haber Urgente. Poner primero, lo primero (es decir lo Importante), ser nuestra consigna. Como estas cuestiones estn ms lejanas en el tiempo para su resolucin, no presionan sobre nosotros. Sino, que nosotros debemos presionar sobre ellas. 8. Los "Roba tiempos" Pero tambin las personas invertimos tiempo en actividades y tareas que no corresponden a los Cuadrantes 1 o 2. Llamaremos Roba tiempos a estos verdaderos consumidores de nuestra energa. A los Roba tiempos los ubicaremos en nuestro esquema en: Cuadrante 1: Lo Urgente, No Importante: componen a este cuadrante todas las interrupciones, imprevistos, reuniones no planificadas, etc. En general, representan deseos y necesidades de las dems personas que se transforman en solicitudes explcitas hacia nosotros y nos distraen de las tareas de los Cuadrantes 1 y 2. Ceder a estas solicitudes es una tentacin constante ya que de ellas deriva muchas veces nuestra popularidad y aceptacin personal frente a las dems personas. Aunque podemos comprobar que el costo de ceder, significa postergar nuestros deseos y aspiraciones. En mis cursos ejemplifico este cuadrante con una frase habitual entre nosotros: "Me pas todo el da ocupado, pero siento que no hice nada de lo importante que tena previsto". Cuadrante 2: Lo No Urgente, No Importante: actividades de evasin, trivialidades, ocio no planificado, prdidas de tiempo, etc. Muchas veces, el pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede acarrear una crisis por falta de previsin y preparacin adecuada para enfrentar nuestros problemas. La indiferencia o la culpa son subproductos emocionales resultantes de este cuadrante. a. Grfico de la Matriz de Manejo del Tiempo
Urgente No Urgente

Cuadrante 1: Crisis, Presin, "Apagar Incendios", Fechas Lmites, Problemas Acuciantes.

Cuadrante 2: Planificacin, Visin, Valores, Preparacin, Recreacin verdadera.

Importante

Cuadrante 3: No Importante Interrupciones Varias, Reuniones Imprevistas, Visitas Inesperadas.

Cuadrante 4: Actividades de Evasin, Trivialidades, Prdidas de Tiempo.

9. Privilegiar lo Importante, sobre lo Urgente Todas las personas -al igual que las organizaciones-, acabamos en mayor medida, transformndonos en el objeto de nuestra atencin, recorriendo un trayecto de profeca auto cumplidor: Si dedicamos la mayor parte de nuestro tiempo a pilotear tormentas y manejar crisis, es probable que slo por azar podamos navegar en aguas calmas. Y esto es lo que habitualmente sucede cuando no conseguimos superar la tendencia a atender slo lo urgente y enfocarnos sobretodo, en planificar y atender lo importante. Para superar esta riesgosa tendencia, es necesario revisar primero algunos esquemas de interpretacin de la realidad. Particularmente, aquel que entiende que ocuparse de planificar el futuro es un privilegio reservado a personas "exitosas" que atraviesan una circunstancia tal, que les permite disponer de tiempo y recursos suficientes para hacerlo. Pero en verdad, este razonamiento invierte peligrosamente los trminos. Porque el xito de una persona u organizacin no deriva de su circunstancia actual, sino que ms bien su circunstancia actual, es el resultado de su comportamiento anterior. Y si observamos a quienes atraviesan hoy circunstancias exitosas, veremos que dedicaron ayer un espacio central para ocuparse de lo importante, adems de atender lo urgente. Por lo tanto la prioridad de quien aspire a alcanzar efectividad, es responsabilizarse por construir desde hoy, los pilares de su futuro. Paradoja: " Lo que resulta verdaderamente urgente, es ocuparse de lo importante." 10. Podemos cambiar nuestros hbitos? Los hbitos son patrones de conducta compuestos de tres componentes que se superponen: Conocimiento (Saber), Actitud (Querer) y Habilidad (Poder). Debido a que son aprendidos y no heredados, nuestros hbitos constituyen nuestra segunda naturaleza, no la primera. Nuestros hbitos nos resultan muy tiles, porque nos evitan tener que empezar siempre "desde cero". El problema radica cuando el hbito se transforma de "una manera" de hacer las cosas, en "la nica" manera de hacer las cosas. La primera decisin que debemos tomar para cambiar un hbito es evitar definirnos a nosotros mismos en trminos de nuestros hbitos, caractersticas y tendencias actuales. Los hbitos de la efectividad pueden ser aprendidos, los de la inefectividad desaprenderse. Como el xito del cambio de hbitos deriva inicialmente de la relacin que establecemos con nosotros mismos, es vital mejorar nuestras "conversaciones privadas". Podemos decirnos a nosotros mismos: "No niego, ni reprimo mi estado emocional actual por ms negativo que sea. Pero yo no soy mi emocin dominante, si me lo propongo puedo ejercitar mi capacidad para impedir que este estado emocional negativo me controle o me paralice". Si bien resulta obvio que conversaciones como estas no sern suficientes por si solas para sostener un proceso de cambio, es un punto de partida indispensable para comenzarlo. 11. Cunto tiempo dedicamos a lo Importante?

Fruto de mi experiencia como docente en programas de capacitacin y procesos de coaching para lderes empresariales y sociales, he podido comprobar que la administracin del tiempo es uno de los factores clave para la superacin personal, y la mejora organizacional y comunitaria. Ya que las actividades del Cuadrante 2 (Importante, No Urgente) nos proporcionan los aprendizajes ms significativos del cual se deriva nuestro desempeo como lderes, padres, maestros, etc. y del que en definitiva, depender nuestro bienestar y calidad de vida a futuro. Basado en esta comprobacin he formulado a no menos de 500 personas en los ltimos aos preguntas sobre sus hbitos en el uso del tiempo:

Cunto tiempo por da dedican a la atencin de lo importante? Qu espacio de su agenda reservan a estas actividades? Cunto tiempo y esfuerzo estn poniendo para alcanzar el bienestar y la mejora que desean? Las respuestas son reveladoras para los participantes ya que resulta particularmente bajo el porcentaje de esfuerzo personal que se dedica a la planificacin del futuro. Tambin perciben que resulta insuficiente para sus propsitos el espacio reservado a mejorar procesos de trabajo o a clarificar los valores compartidos. No slo en comparacin con la predisposicin a ocuparse de cuestiones urgentes, sino que muchas veces perciben que estn equiparadas las actividades de planificacin, con los Roba tiempos. Estas respuestas resultan preocupantes porque la gran mayora de las personas que participa ejerce funciones de responsabilidad en sus respectivas organizaciones, no son los menos instruidos, ni tampoco los peor remunerados, en trminos relativos. Tampoco reciben muchas rdenes y ms bien dicen tener suficiente libertad para planificar sus tiempos. 12. Puntos de partida para la mejora Si esto sucede con personas bien intencionadas, productivas y predispuestas al cambio, seguramente fuerzas poderosas y que operan bajo su nivel de conciencia y percepcin deben actuar para generar inefectividad en el manejo del tiempo. Por lo que es preciso conocer las variables que debemos manejar para enfrentar con xito cualquier proceso de cambio. En primer lugar, es preciso asumir que como personas nos encontramos atravesando una situacin dada, referida a nuestra propia experiencia personal y que esa situacin nos genera un nivel de insatisfaccin que ya no nos resulta aceptable. Llamaremos a esta primer variable Consciencia. El otro aspecto, es nuestro grado de dominio percibido sobre disciplinas o saberes que nos permitan superar de manera satisfactoria esa situacin dada. Llamaremos a esta segunda variable Competencia. De la interrelacin de estas 2 variables, podemos establecer 4 fases del ciclo de cambio que bien manejados y en forma progresiva, pueden ampliar nuestra capacidad de accin. Al primero de ellos lo llamaremos Ceguera, se caracteriza por combinar el mnimo nivel de conciencia y de competencia respectiva. En este estadio ni siquiera somos capaces de percibir ningn problema y por lo tanto tampoco podemos aportar soluciones: No s, qu no s es el enunciado que caracteriza a este primer estadio. A menudo es la mirada de un

observador diferente de nosotros el que nos ayuda a reconocer y atravesar esta fase, hacia una evolucin en nuestro nivel de conciencia. En otras oportunidades es la recurrencia de haber pasado por repetidas situaciones de frustracin la que puede llevarnos a indagar acerca de lo que nos pasa y porque nos pasa. Ms all del camino que nos lleve hasta l, llamaremos Ignorancia a esta segunda fase. La declaracin de ignorancia representa un avance en la situacin porque nos hace conscientes de nuestra incompetencia. Perdemos el bienestar relativo del que disfrutbamos en la fase anterior pero se abre ante nosotros la oportunidad de hacernos cargo de la situacin y manejarla productivamente. La ignorancia no nos hace an competentes, pero representa una mejora en nuestro estado de consciencia. Es preciso aprender a tolerar cierto grado de ansiedad e incomodidad para transitar este cuadrante. S, qu no s, es el enunciado que lo define. Pero an es indispensable adosarle competencia a este estado de conciencia. Llamaremos a este cuadrante que maximiza tanto la consciencia como la competencia como del Principiante (S, qu s). Es el cuadrante que requiere la mayor dosis de esfuerzo, porque para poder instalar los nuevos hbitos, es preciso primero desinstalar los anteriores. Tambin es el espacio donde ejercitamos nuestra mayor dosis de pensamiento creativo. La ltima fase del ciclo se alcanza con la competencia inconciente o la Expertise (No s, qu s). Los nuevos hbitos despliegan su efectividad, sin necesidad de darnos cuenta que lo estamos haciendo. As nuestra capacidad de aprendizaje queda en libre disponibilidad para abarcar nuevas disciplinas o saberes.

ANEXOS
EJEMPLOS: Los problemas mas comunes que tienen la mayora de los emprendedores para administrar el tiempo son:

Los estimados de tiempo que suponen van a necesitar para una actividad, para transportarse, para resolver situaciones o tomar decisiones, son irreales y son parte de los desperdiciadores de tiempo ms comunes. La escasez del tiempo generalmente resulta de una mala administracin o una carga de trabajo mal planeada y distribuida. Es frecuente que se trata de hacer demasiado en un tiempo muy corto. Tambin sucede que algunos emprendedores no saben decir "no" a las distracciones externas. Confunden prioridades trabajando en cosas de segunda o tercera importancia dejando lo urgente para despus. Se establecen metas diarias muy por encima de la capacidad de cumplirlas. Dejan las anotaciones del registro de como se va utilizar el tiempo para el final del da o cuando haya un momento oportuno, lo cul no es funcional ni realista, ya que la memoria puede fallar, con la cantidad de compromisos e informacin que manejan los emprendedores. No se preocupan por registrar los compromisos y actividades, lo que impide administrar eficientemente el tiempo. Generalmente llegan tarde a las reuniones y en situaciones adversas puede producir crisis innecesarias.

La falta de la planeacin del tiempo, en muchos casos, limita la posibilidad de generar alternativas de soluciones factibles y la posibilidad de seleccionar la va de accin ms efectiva Algunos emprendedores se oponen al registro y control del tiempo, ya que lo consideran como una amenaza o se sienten inseguros porque nunca lo han intentado. En el registro del tiempo cotidiano se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos: Enumerar las metas diarias o los trabajos ms importantes a desempear ese da. Registrar cada actividad en perodos establecidos de tiempo. Definir la prioridad relativa y el objetivo de cada actividad. Determinar el momento para suspender la actividad y establecer cuando se volver a realizar DINMICA Que se percibe con la dinmica? Mostrar al grupo la diferencia de un estudiante como: Objetivos:

Administrar el tiempo para su estudio. Incentivar al grupo que arroje las conclusiones, por lo que se haya transmitido por medio de la dinmica. Llevar las conclusiones para as formar hbitos en funcin de administrar y ahorrar tiempo. Dentro del Desarrollo: a travs de una dramatizacin empleados gestos corporales. Se abrir un ciclo de preguntas del equipo haca el grupo, tratando de concluir. Conclusin del Equipo:

Planificacin de horas de estudios (crear hbitos). Evitar los Distractores (Radio, Televisor, Revistas, Celulares, camas, etc). Realizar horarios segn prioridades. (Tiempo Productivos). Realizar exmenes previ para afianzar dominio de tema. Uno de los mayores impedimentos de un trabajo bien hecho tiene que ver con la mala gestin del tiempo.

EMPRENDEDOR:______________________________________EDAD:_____ ENCUESTA FLASH (Administracin del Tiempo)

Despus es necesario reflexionar sobre las repuestas dadas al cuestionario y cmo se ha empleado el tiempo a lo largo de la semana; pensar sobre si se necesita o no cambiar algo para sacar ms partido al tiempo disponible.

CONCLUSIN
Sabias que: Un granjero haba acumulado una gran fortuna gracias a la gallina de los huevos de oro y de repente se acabo la fortuna. Si nos ponemos a pensar que el tiempo de una manera silenciosa va acompaado y armando o construyendo nuestra vida a transcurrir un segundo hemos vivido una experiencia diferente en nuestro inconciente nos da la sabidura, es verdad en la vida desde nio soamos nuestro futuro, solo esperamos cierta etapa para ver cumplido ese sueo, en algunos momentos desistimos de esa idea por no saber como gestionar ese tiempo gratis, nos desesperamos y lo mal gastamos en indecisiones, si los padres a sus hijos les crearan hbitos rutinarios desde el inicio de su etapa preescolar y los prepararan para sus enseanza, jams tendrn que apresurarse a sus actividades. Despus de haber analizado varios aspectos importantes sobre lo que definimos que es la administracin del tiempos podemos concluir que es una herramienta muy importante en la vida de todas las personas y que debemos usar correctamente para no desperdiciarlo, pues el tiempo es irrecuperable y debe drsele el mejor uso; por lo que se recomienda establecer prioridades, el tiempo esta sujeto a modificaciones en nuestra vida diaria, a su vez esta clasificado en dos categoras; lo importante y lo urgente por esto es recomendable decidir cual actividad va a realizar durante el da para as dar el uso necesario al mismo sin descuidar los objetivos.

Controlar y aprender como darle al tiempo buen uso es facultad de los que desean entrar en la historia de los triunfadores si los humanos nos concentramos de una manera organizada a establecer e ingeniar programas para la administracin del tiempo no existira tanto incumplimiento y la palabra pero no fui a clase hoy, porque me levant tarde!, pero maana voy nunca hay que dejar que esas debilidades nos dominen, no habr otro momento como ese presente da, nuestra participacin es hacer llegar a los interesados especialmente a los emprendedores que reflexionen como quieren dirigir su futuro: le recomendamos planifiquen, consulten no den vuelta al pasado tu juventud es la alegra de la existencia de todo ser res, lloras, brincas ,saltas, corres, juegas, piensas, bailas, descansas pero si olvidas, que esa juventud pasa tan rpido como el viento en tu entorno te sentirs frustrado, recuerda que la esperanza y la alegra de tus padres eres tu.

BIBLIOGRAFA

MASTER Biblioteca Prctica de Comunicacin Aprendizaje. Editorial Ocano. Barcelona Espaa. Tomo II. PP 215.

Para ello, debemos comenzar por comprender dos puntos importantes : 1) El tiempo es el nico bien real que tenemos. 2) El tiempo no es algo vago, general, es el ahora, es el presente, es el hoy. Porque EL AYER ES UN CHEQUE SIN FONDOS, EL MAANA ES UN PAGARE, pero EL HOY ES EL EFECTIVO QUE DEBEMOS APROVECHAR. Por lo tanto, Quien gana tiempo, lo gana todo. No hay que malgastar el tiempo. Una vez pasado, no se puede volver a tener; se va para siempre. El tiempo, usado con acierto, nos puede proporcionar no slo dinero, sino, adems, la realizacin de nuestros sueos y el logro de nuestros objetivos. LA ADMINISTRACIN DEL TIEMPO Y LA VELOCIDAD La primera cuestin en torno a la administracin del tiempo es el concepto de velocidad, que no es sinnimo de hacer las cosas a los apurones. La importancia de la velocidad la ilustr Lewis Carroll hace muchos aos, con curiosas palabras, y mejor que muchos especialistas, en su obra ALICIA EN EL PAS DE LAS MARAVILLAS, cuando dijo : TIENE QUE SER MUY RPIDO PARA MANTENERSE EN EL MISMO PUESTO. PERO SI QUIERE LLEGAR A OTRA PARTE, DEBE IR DOS VECES MAS RPIDO. Ninguna definicin actual puede superar esta frase literaria escrita hace tantos aos. EL VALOR DE LOS MINUTOS Es necesario aprovechar los cuartos de hora, y hasta los minutos. Recomiendo que se tenga cuidado con los minutos, pues las horas se cuidan solas, deca Lord Chesterfield, autor tambin de la popular frase : APRENDE A CONOCER EL VERDADERO VALOR DEL TIEMPO : NUNCA DEJES PARA MAANA LO QUE PUEDES HACER HOY.

Conviene recordar que los minutos perdidos pueden formar un total abrumador al cabo de los aos. Si ganamos, por ejemplo, 15 minutos todos los das, administrando mejor nuestro tiempo, al ao habremos ganado toda una semana. UNA VIEJA PLEGARIA INGLESA TOMA TU TIEMPO PARA LA AMISTAD - ES EL CAMINO A LA FELICIDAD. TOMA TU TIEMPO PARA SOAR - ES TU VEHCULO PARA LLEGAR A UNA ESTRELLA. TOMA TU TIEMPO PARA AMAR Y SER AMADO - ES EL PRIVILEGIO DE LOS DIOSES. TOMA TU TIEMPO PARA MIRAR A TU ALREDEDOR - ES UN DA DEMASIADO FUGAZ PARA EL EGOSMO. TOMA TU TIEMPO PARA RER - ES LA MSICA DEL ALMA.

TIPS PARA ELIMINAR EL OBSTACULO DE LA FALTA DE TIEMPO


Resumen: Una buena gestin del tiempo es indispensable, sobre todo para las mujeres que necesitamos que el da tenga un mayor nmero de horas para poder llevar a cabo todas nuestras tareas. Eso sin tener en cuenta que tambin te gustara disponer de tiempo para ti, para disfrutar. Al final todo es cuestin de organizacin ya que por desgracia de momento no podemos aumentar la duracin de un da. As que te voy a ensear unas pautas para sacar el mximo rendimiento de tu tiempo. Aprende en este artculo como enfrentar el obstculo de la falta del tiempo y a distribuir el mismo de manera que puedas hacer todo lo que te propongas y disponer de algo para ti. Hazte con una agenda. Lo primero antes que nada para una buena gestin de tu tiempo, hazte con una agenda. Si eres mujer y empresaria no te puedes permitir el lujo de estar sin una agenda, ya que esta es parte de tu trabajo. Al ser empresaria no tienes horarios fijos, por lo que es indispensable que cuentes con una agenda para tus citas y ya de paso la aprovechas para organizarte mejor. Delimita tiempos A veces nos quedamos sin tiempo porque no prefijamos un tiempo determinado para cada cosa y dedicamos ms tiempo del necesario a muchas de las cosas que nos ocupan, o se nos va en cosas sin importancia. Es importante que delimites el tiempo para cosa. Delimita tiempo tambin para

imprevistos, hasta cuanto de ms de tiempo en cada cosa le puedes dedicar a un imprevisto. El delimitar tiempos es muy importante sobre todo para mantener un equilibrio entre tu familia, tu profesin y tu tiempo personal (que tambin es tan necesario). Delega Estamos acostumbradas a ser las superwomen y que tenemos que cargar con todo el trabajo. Es la hora de que te acostumbres a delegar, sin excusas, ya que es clave para que puedas disponer de tiempo suficiente. No puedes convertirte en la esclava de todos ya sea en el trabajo cmo en el hogar. En casa dales una tarea a cada uno que incluso puede rotar para que no dar lugar al aburrimiento, y que todo el mundo entienda las labores del otro. Haz lo mismo en el trabajo, delega lo que puedas. Permite que tus empleados roten en sus puestos de trabajo (eso les har ms competitivos y se comprendern mejor unos a otros). Por ltimo aprende a decir no de vez en cuando. Si haces caso sin excusa a estos tres puntos que te indico, ya vers como la falta de tiempo deja de ser un obstculo para ti. Administracin del Tiempo en nuestra vida.

Si hubiera un banco que te diera todos los das en la maana 1440 monedas de oro y en la noche al final del da te quitar las monedas que no has usado, que haras? Seguro que gastaras en el da hasta la ltima moneda. Pues bien ese banco existe y se llama tiempo, cada da te entrega 1440 minutos y al final del da te quita los que no has usado, por lo tanto depende de ti como usas esas preciosas monedas llamadas tiempo. Eso me lleva a una pregunta que es el tiempo? La respuesta es que es un recurso que no se puede almacenar, no se puede reemplazar o no tiene sustitutos y por ltimo no se puede dejar de consumir. Frente a esta realidad es necesario administrar este recurso correctamente, a eso le denominamos administracin del tiempo. La administracin del tiempo es determinar como usamos nuestro tiempo para alcanzar nuestros objetivos en el menor tiempo posible. Para ello es necesario comenzar plantendose objetivos para nuestra vida, y los tres objetivos bsicos que yo les recomiendo son: Salud, espiritualidad, felicidad y xito. En la medida que dediques el tiempo a estos tres objetivos logrars un equilibrio en

tu vida, que te permitir crecer como persona, siendo un ejemplo para los dems. La salud es el mantenerse en buen estado fsico, para ello es necesario buena alimentacin y realizar ejercicio fsicos que permitan trabajar resistencia, flexibilidad y fuerza. El objetivo es cuidar el cuerpo que tenemos, logrando que este pueda durar ms tiempo, ya que naturalmente por efectos del tiempo el cuerpo envejece y en ese proceso se va deteriorando llevndonos a la extincin de la vida. La Felicidad es un estado de nimo decidido por ti, es una eleccin que tiene que ver con tu mundo interno, es decir con aquello que t puedes controlar como tu persona, tu inteligencia, tus habilidades, tus resultados, tus logros, tu vida, por lo tanto debemos poner nuestra felicidad en funcin a nuestro mundo interno, por que slo as podremos tomar el control de la felicidad y ser felices. Lo contrario es poner la felicidad en funcin a tu mundo externo, es decir a aquellos que no controlas, como el estado de animo de tu jefes, agradarle a los dems, buscar que una chica que nos gusta nos quiera, etc., lo cual pondra en riesgo tu felicidad, por que le daras a otros esa decisin que te corresponde a ti. Para ser felices debemos ser consistentes entre lo que queremos y hacemos, en la medida que hagamos lo que necesitamos para lograr nuestros objetivos seremos felices an cuando no logremos alcanzar nuestros objetivos. Lo ms importante al momento de tener un objetivo es entregar todo por tratar de alcanzar el objetivo, an no alcanzndolo, mientras hagamos eso seremos felices, por que sabremos que estamos en el camino correcto, lo dems es cuestin de tiempo, lo importante en ese proceso es entregar todo de si, perseverar, aprender de las cadas, capacitarnos y continuar, si hacemos eso nos sentiremos felices con nosotros mismos, por que seremos concientes que estamos en el camino, que no nos hemos desviado y que tarde o temprano lo lograremos, lo importante es no desmayar y mejorar nuestras estrategias. La infelicidad nace de la inconsistencia, de las contradicciones en tu vida, de los conflictos internos, por ejemplo soy gordo quiero adelgazar pero en el da a da me alimento mas de lo que mi cuerpo necesita, soy un fumador quiero dejar de fumar, pero en el da a da fumo bastante, quiero ser un gran profesional pero en el da a da no estudio, todas esas contradicciones en tu vida si te llevarn a la infelicidad, por que no te sentirs bien contigo mismo, por que sers conciente de que pudiste dar ms pero no lo hiciste, te sentirs frustrado, te sentirs mal con tu mundo interno, con todo aquello que controlas pero que no utilizaste bien. Por ltimo el xito, significa alcanzar los objetivos que te trazas, para ello es necesario que le dediques ms tiempo al trabajo estratgico que al trabajo operativo. El trabajo estratgico es aquel trabajo que realizas para decidir que vas a hacer y el operativo es hacer lo decidido o llevarlo a la practica, si tu te equivocas en el trabajo estratgico decidiendo hacer algo que no te generar valor, el hacerlo no tendr sentido, slo te har perder tiempo, por lo tanto es importante que le dediques tiempo al trabajo estratgico. El tener presente estos tres objetivos, te permitir en el da a da priorizar, ser ms estratgico que operativo, tomar decisiones acertadas sobre el uso del tiempo, hacer lo que sea importante en tu vida y no perder tiempo. Para saber que estamos utilizando correctamente el tiempo, acudiremos a la matriz del tiempo en la cual se combina las dimensiones de lo importante y no importante

con las dimensiones de lo urgente y no urgente las cual se puede apreciar en el grfico siguiente:

Como se puede observar en el grfico N 1, la dimensin ideal es la que combina lo importante con lo no urgente (Cuadrante II), si una persona se desenvuelve en esta dimensin significa que planifica su vida y prioriza lo que tiene que hacer para alcanzar sus objetivos, cumpliendo con su plan. En la dimensin de lo importante y urgente (Cuadrante I), estn las personas que planifican, pero no cumplen con su plan, por que en el da a da distraen su tiempo en otras cosas, faltndoles tiempo para cumplir con su plan, haciendo las cosas contra el tiempo. En la dimensin de lo no importante y urgente (Cuadrante III) estn las personas que no planifican, por lo tanto no saben que es lo importante y son reactivos por que su vida esta en funcin de lo que los dems quieren que haga, quienes lo presionan a hacer cosas de forma urgente, no teniendo la persona capacidad para elegir. Por ltimo en la dimensin de lo no importante y no urgente (cuadrante IV) estn las personas que deciden ocupar su tiempo en cosas triviales, cosas que no le permiten construir nada, slo pasar el tiempo divirtindose. Como usted podr observar la base de la administracin del tiempo esta en planificar y cumplir con el plan que se tiene. La planificacin es el proceso mediante el cual establecemos que queremos y como lo vamos a alcanzar, sino planificamos no sabremos hacia donde vamos y por lo tanto no podremos priorizar. Administracin de Tiempo en una Organizacin

En el caso de una organizacin, la administracin del tiempo est centrada en como utilizamos el tiempo para contribuir con la organizacin en la cual trabajamos. En ese sentido debemos partir de los objetivos que tiene nuestra organizacin y elaborar un plan que contribuya a dichos objetivos. Teniendo los objetivos claramente definidos y priorizados, y lo que tenemos que hacer para alcanzar dichos objetivos, podremos utilizando la matriz, desenvolvernos en el cuadrante II que es la combinacin de lo importante y no urgente. El problema en una organizacin son los ladrones del tiempo, aquellos que te quitan el tiempo y que no te permiten dedicarte a cumplir con tu plan. Para enfrentar a los ladrones del tiempo les dar los siguientes consejos:

Evitar caer en el perfeccionismo. Muchas personas por querer realizar un trabajo perfecto, no terminan nunca un trabajo, difirindolo permanentemente. Aprender a decir no. Muchas personas no saben decir no y terminan haciendo lo que otras personas quieren que hagan, por que aceptan ser interrumpidos para ir a una reunin, conversar o tratar temas que no contribuyen a su trabajo. Por lo tanto es importante aprender a decir no, pero de forma amable, sin herir susceptibilidades, por ejemplo: te agradezco mucho la invitacin pero no puedo ir. Evitar distracciones. Muchas personas no saben evitar las distracciones, por que tienen la poltica de puertas abiertas, es decir cualquiera puede visitarlo de improviso, interrumpirlo, llamarlo por telfono, etc. Por lo tanto, es necesario que uno aprenda a establecer horarios en los cuales puede recibir visitas, ser interrumpido, para poder dedicarle nuestra total atencin a nuestro trabajo. Hay que aprender a delegar. Muchas personas piensan que son las nicas que pueden realizar todos los trabajos bien, subestimando a los dems y cargndose todo el trabajo, no pudiendo cumplir con los mismos por falta de tiempo. Frente a ello es necesario aprender a delegar, es decir a preparar a las personas en conocimientos y tcnicas para que puedan realizar los trabajos, delegndoles los mismos una vez que se encuentren preparadas. Sea puntual y exija puntualidad. Si usted no es puntual, sus compaeros de trabajo harn lo mismo con usted y le robarn tiempo no llegando a tiempo, por lo tanto debe generar una imagen de puntualidad y los dems respetarn su tiempo. Elimine sentimientos intiles. Elimine sentimientos que le quitan tiempo y no le generan valor, como son las preocupaciones, sentimientos de culpa, odio, miedo, ansiedad, etc. Por ejemplo las preocupaciones son sentimientos que no ayudan a nada, por que nos ocupa de cosas antes de tiempo, como angustiarnos o ponernos nerviosos por un examen que vendr de ac a dos semanas, o los sentimientos de culpa que es sentirnos mal por algo que ya paso y que no lo podemos cambiar, desperdiciando en ambos casos el tiempo por que lo que hacemos no contribuye a nada. Aprender a ir al grano. Muchas personas no saben ir al grano y para abordar un tema pierde tiempo tocando temas relacionados y en un proceso lento llegan finalmente al meollo del asunto.

Hacer un buen manejo de reuniones. Minimice la cantidad de reuniones, aprenda a filtrar reuniones, si usted puede tomar una decisin slo hgalo y no convoque a una reunin, slo convoque o acuda a una reunin si es verdaderamente necesario, cuando realice una reunin o participe en una de ellas exija que se tenga una agenda de temas a tratar con un tiempo estimado para cada tema y para toda la reunin, con hora de inicio y de termino. Maneje ordenadamente el despacho de papeles. Genere un sistema ordenado de archivo de documentos, ordene su despacho por fecha de ingreso y priorice rpidamente, una vez ordenado y priorizado resulvalos inmediatamente. Ello implica que cuando revise un documento no lo deje hasta terminar, no lo postergue, no guarde los papeles en su cajn para una prxima fecha, no apile los documentos por apilar. Evite los conflictos. Se pierde mucho tiempo en conflictos innecesarios, es mejor evitarlos o no personalizar las discrepancias que se tengan con su compaeros, es mejor solucionar los problemas buscando relaciones de ganar ganar, slo ingresar a conflictos cuando son por el bien de la organizacin. Haga un buen uso de los correos electrnicos. En la actualidad, revisar y responder correos electrnicos quinta mucho tiempo, es necesario filtrar los correos, yo recomiendo ser radical, en el trabajo slo revisar y atender aquellos que son del trabajo, dejando aquellos que no lo son para un tiempo fuera del horario de trabajo, evite abrir o responder a cadenas o los famosos spam por que le quitarn tiempo y adicionalmente pueden contener virus afectando su computadora. Uso correcto del telfono fijo y celular. Hay que hacer un correcto uso del telfono, recibiendo y haciendo llamadas que sean slo de trabajo, difiriendo aquellas que no lo son para realizarlos en un horario fuera del trabajo. Uso de tiempos muertos. Hay que aprender a utilizar los tiempos muertos para volverlos productivos, por ejemplo un viaje de trabajo, siempre lleve una lectura de utilidad en su trabajo para aprovechar el trayecto.

Finalmente, les dejo como mensaje que de la forma como administren su tiempo depender el equilibrio en su vida y la contribucin que realicen a sus organizaciones.

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