Статья: Функция проверки орфографии и

грамматики в MS Word 2016

(Артонкина Н.)
("Кадровая служба и управление
персоналом предприятия", 2021, N 11)

Документ предоставлен КонсультантПлюс

www.consultant.ru

Дата сохранения: 18.01.2023

 
Статья: Функция проверки орфографии и грамматики в MS Word 2016
Документ предоставлен КонсультантПлюс
(Артонкина Н.)
Дата сохранения: 18.01.2023
("Кадровая служба и управление персоналом...

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2021, N 11

ФУНКЦИЯ ПРОВЕРКИ ОРФОГРАФИИ И ГРАММАТИКИ В MS WORD 2016

Любой специалист, работающий на компьютере с текстами, знает, что ошибки в документах

случаются даже у самых грамотных. Спешка, невнимательность или большой объем работы могут
привести к неприятным последствиям в подготавливаемом на подпись приказе или другом
кадровом документе. В прошлом номере мы рассказывали, как на ошибки реагирует суд. А сейчас
поговорим о функции правописания в Word, использование которой займет немного времени, но
избавит от самых неприятных ошибок в тексте документа. Узнаете, как пользоваться функцией
проверки орфографии и грамматики в автоматическом и ручном режиме, какие настройки можно
сделать, чтобы облегчить себе работу в Word.

Автоматическая проверка

Примечание. См. статью "Прописная или строчная буква: инструкция для кадровика" в N 12,
2018, на с. 43.

MS Word по умолчанию "подчеркивает" красной линией слова, которые он считает

ошибочными. Если нажать по такому подчеркнутому слову правой кнопкой мыши, то в
открывшемся контекстном меню можно увидеть варианты исправления ошибки, которые
предлагает MS Word (см. "!" на рисунке 1). Однако бывает так, что альтернатив нет ("!" на рисунке
2).

Рисунок 1

КонсультантПлюс www.consultant.ru Страница 2 из 7

надежная правовая поддержка
Статья: Функция проверки орфографии и грамматики в MS Word 2016
Документ предоставлен КонсультантПлюс
(Артонкина Н.)
Дата сохранения: 18.01.2023
("Кадровая служба и управление персоналом...

Рисунок 2

Если вы точно знаете, что то или иное слово, опознаваемое программой MS Word как ошибка,
вы будете неоднократно использовать и вы уверены в его корректности, то стоит добавить его в
словарь с помощью соответствующей команды в контекстном меню (отмечена "2" на рисунках 1 и
2). Никаких дополнительных действий для этого не требуется: просто правой кнопкой мыши
щелкаем по слову и затем по команде "Добавить в словарь", на этом все. Слово добавлено в
словарь, и программа больше не подчеркивает его красной линией. В других вордовских файлах
оно теперь тоже будет считаться корректным.

Избавиться от подчеркивания можно еще одним способом: с помощью команды "Пропустить

все" ("1" на рисунках 1 и 2). Тогда данное слово больше не будет выделяться как ошибка только в
текущем файле.

Зачем пополнять словарь? Дело в том, что MS Word не всегда "понимает" фамилии, имена,
географические названия, специфические термины в ваших документах. В том числе и часто
используемые кадровиками слова. Например, рекрутмент, ассесмент, декретница,
матответственность, профстандарт, самозанятый, коронавирус. Если вы будете добавлять их в
словарь, то со временем программа будет все меньше правильных слов подчеркивать как ошибки,
т.е. не будет лишний раз отвлекать на них ваше внимание. Например, вы внесли в словарь
фамилию гендиректора организации, и тогда при ее корректном написании в тексте или других
реквизитах она подчеркиваться не будет, Word обратит на нее ваше внимание только при реальной
опечатке. Ведь это полезно, правда?

Эти служебные подчеркивания в Word видны пользователю на экране. При распечатке

документа созданные программой (а не пользователем) линии не фигурируют.

Аналогичным образом MS Word проверяет грамматические конструкции. Только

подчеркивает ошибки в них синей линией. Достаточно часто такие предположения MS Word
ошибкой не оказываются. Одним словом, программа тоже может ошибаться и не стоит ей слепо
доверять. Контекстное меню для работы с такой ошибкой также доступно по клику правой
клавишей мыши (см. "1" и "2" на рисунке 3).

КонсультантПлюс www.consultant.ru Страница 3 из 7

надежная правовая поддержка
Статья: Функция проверки орфографии и грамматики в MS Word 2016
Документ предоставлен КонсультантПлюс
(Артонкина Н.)
Дата сохранения: 18.01.2023
("Кадровая служба и управление персоналом...

Рисунок 3

Для настройки набора доступных грамматических правил нужно на закладке "Файл"

обратиться к команде "Параметры" (рисунок 5), а затем в открывшемся диалоговом окне перейти
на вкладку "Правописание".

Ручной "перебор" ошибок

Примечание. См. статью "Учимся использовать режим "Рецензирование" в MS Word" в N 8,

2021, на с. 46.

А можно и вручную проверить ошибки, чтобы оценить каждую, ни одну не пропустив, внося
исправления по ходу рассмотрения ошибок. И надо-то всего нажать на клавиатуре F7 либо на
закладке "Рецензирование" кликнуть "Правописание" (рисунок 4). Справа откроется специальная
панель, где вам будут предлагаться варианты, на которые можно исправлять ошибки, и кнопки по
управлению процедурой.

Рисунок 4

Если в ходе проверки своего документа вы вручную "пропускали" какие-либо слова ("1" на
рисунках 1 и 2), а потом засомневались в правильности этого действия, то его можно отменить:
перейдите на закладку "Файл", нажмите кнопку "Параметры" и на вкладке "Правописание" опцию

КонсультантПлюс www.consultant.ru Страница 4 из 7

надежная правовая поддержка
Статья: Функция проверки орфографии и грамматики в MS Word 2016
Документ предоставлен КонсультантПлюс
(Артонкина Н.)
Дата сохранения: 18.01.2023
("Кадровая служба и управление персоналом...

"Повторная проверка" (см. "3" на рисунке 5). Но будьте готовы к тому, что эта операция очистит
весь список пропущенных слов (об этом будет выведено соответствующее сообщение).

Рисунок 5

Управление словарем

Предположим, что вы добавили слово в словарь, а потом решили его все-таки удалить из него
или вообще "почистить" словарь. Снова нужно перейти на закладку "Файл", потом - в
"Параметры" и на "Правописание", а потом нажать кнопку "Настраиваемые словари" (см. "4" на
рисунке 5). Далее нужно выбрать используемый словарь и нажать "Изменить список слов" ("1" и
"2" на рисунке 6). По умолчанию слова добавляются в словарь RoamingCustom.dic. В него и
внесем изменения.

КонсультантПлюс www.consultant.ru Страница 5 из 7

надежная правовая поддержка
Статья: Функция проверки орфографии и грамматики в MS Word 2016
Документ предоставлен КонсультантПлюс
(Артонкина Н.)
Дата сохранения: 18.01.2023
("Кадровая служба и управление персоналом...

Рисунок 6

Выделив слово и нажав команду "Удалить", вы удалите слово из словаря ("3" и "4" на рисунке
6). А можете вообще удалить все из словаря, нажав кнопку "Удалить все".

Здесь же можно и добавить слова в словарь. Для этого нужно в поле "Слова" напечатать
слово и нажать команду "Добавить" ("5" и "6" на рисунке 6).

По окончании всех этих манипуляций не забывайте нажимать "ОК" ("7" и "8" на рисунке 6).

Изменение языка

По умолчанию Word отслеживает правила русского языка. Можно запустить проверку

орфографии, грамматики и на других языках. Для этого на закладке "Рецензирование" нужно
нажать команду "Язык", а затем - "Язык проверки правописания" (см. рисунок 7). В открывшемся
диалоговом окне вы увидите перечень всех доступных языков. Здесь же можно указать, на каком
именно языке набран текст и, соответственно, на каком языке нужно проверять орфографию.

Рисунок 7

Таким образом, вы сможете работать не только с распространенными языками (русским,

английским, немецким), но и с языками наших соседей (например, азербайджанским, армянским,
казахским и др.) и даже с экзотическими для нас арабскими наречиями или тибетским языком и
т.п.

Отключение проверки

КонсультантПлюс www.consultant.ru Страница 6 из 7

надежная правовая поддержка
Статья: Функция проверки орфографии и грамматики в MS Word 2016
Документ предоставлен КонсультантПлюс
(Артонкина Н.)
Дата сохранения: 18.01.2023
("Кадровая служба и управление персоналом...

Автоматическую проверку можно отключить, причем выборочно. То есть можно отключить

грамматику либо проверку орфографии, а можно и то и другое.

Для этого нужно снять галочку с опции "Проверять орфографию в процессе набора текста"
("5" на рисунке 5), и тогда раздражающих красных волнистых линий больше не будет. Если вы
хотите отключить данную опцию только для текущего документа, то поставьте "галочку" на
"Скрыть орфографические ошибки только в этом документе" ("6" на рисунке 5). Таким же образом
можно отключить проверку грамматики:

- во всех вордовских документах, убрав "галочку" у установки "Отмечать ошибки грамматики

в процессе набора текста" ("7" на рисунке 5) или

- отключить данную опцию только для этого документа, сняв "галочку" с опции "Скрыть
грамматические ошибки только в этом документе ("8" на рисунке 5).

Ну и, конечно, не забываем подтверждать изменение настроек нажатием кнопки "ОК".

Н. Артонкина
Специалист
по внедрению автоматизированных
систем управления
Подписано в печать

21.10.2021

КонсультантПлюс www.consultant.ru Страница 7 из 7

надежная правовая поддержка